时间：2022-07-07 23:28:46
序论：在您撰写学院教务处工作计划时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
教务处是学院主管教学、科研工作的职能部门，负责教学管理、图书馆管理和科研管理，协调各系（部）教学工作。主要职责如下：
一、负责拟定和组织实施学院教学工作计划，制订教学方面有关规章制度及有关教学文件，提出学院教育事业的发展规划、专业设置及调整意见。
二、负责学科和专业建设。组织和指导专业规划制订和专业申报、专业设置和专业建设方案工作；组织院级重点课程、重点专业遴选和建设等工作；组织学院的教学改革研究、经验交流以及教学工作会议、学术会议。
三、负责组织各系（部）制定、管理实施全日制大中专及各类成人教育的教学计划和各专业实习计划、各课程教学大纲；协助各系、部做好校内外实习基地建设工作。
四、负责学院图书和教材的管理工作，指导教材建设和评优工作；搞好图书馆日常管理，做好全日制教材、图书报刊资料的订购工作。
五、负责学院全日制大专生的学籍管理，包括注册、休学、复学、退学及转学、成绩管理、学历证书等。
六、负责学院的考务工作，组织、安排各类考试。
七、负责全日制大中专课程教学情况的检查、督导、评优和教学事故认定及上级部门对学院的各类教育教学评估检查工作。
八、会同有关部门编制年度科研和全日制大中专教学经费预算，拟定分配方案，监督审核科研和教学经费使用情况。
九、负责编制学院科研规划，制定科研管理规章制度，组织实施学院科研工作，组织教学和科研项目的申报、立项、管理、评奖和成果转化等工作。
十、参与教师队伍建设工作，协助制定教师培训计划、教师工作量计算办法及教学津贴编制核算工作，协助做好外聘教师聘用和学院教师的教学考核、评先工作。
十一、负责组织编制校历，编写教学进度表、课程任务总表、各教学班级和教师课程表，以及教室的使用调度。
十二、负责学院学术委员会的日常工作。
十三、负责学院文印室工作，承担学院的打字、文印、复印任务。
十四、负责学院的教育统计和教育管理信息系统的建设与管理工作；搞好教学和科研档案立卷归档。
学籍管理工作繁杂，又没有可量化的成果体现，很容易被领导、老师忽视，因此，领导重视是做好学籍工作的重要保障。领导的重视主要体现在学籍管理组织机构健全、软硬件保障有力等方面。组织机构包括管理机制、人员配备、工作机制等方面内容，软硬件保障则包括设备投入、人员继续教育、文化素质的提高等方面内容。学院学籍管理实行院系两级管理，教务处有两名工作人员专门负责普通全日制学生的学籍、学历电子注册、毕业生图像信息采集、学历证书制作与发放等工作。同时，学院还指定相关系部教学秘书、辅导员作为系部学籍管理工作的负责人，责任到人，在教务处的指导下共同完成相关工作。除此之外，还不定期召开由教学副院长牵头，相关处室分管处长、院系党政领导参与的学籍管理工作协调会，对学籍学历工作方面的重大问题及时协调解决。学院为保障学籍管理工作的有序、高效进行，不断加大软硬件设备的投入。先后购买教务软件2套，计10万余元；除常规的电脑、传真、打印设备外，还为相关管理人员配备高配置的电脑、证书用高速打印机等专用设备，以提高工作效率；支持相关人员进修、参加各种交流会议，以提高理论水平和处理实际问题的能力；学信平台对相关人员计算机操作水平要求较高，针对不同人员的薄弱环节，学院除鼓励自学外，还出资聘请相关计算机教师和学生助理兼职处理有关数据。
二、认真贯彻政策，规章制度完善
学籍管理是政策性较强的一项工作，是依法治校的重要环节。因此，学籍管理工作应严格贯彻执行《中华人民共和国高等教育法》和教育部《普通高等学校学生管理规定》的相关规定。其中，教育部《普通高等学校学生管理规定》中多处明确批示，按“学校规定”办理，突出和强调了高等学校在学生管理中的主体地位，扩大了高等学校的办学自[2]，因此，应结合各学校自身实际情况和高职教育教学的特点制定规章制度。学院制定了《学籍管理规定》等11份工作规范文件和17份对应的表格，通过这些文件，贯彻执行国家的法律法规，保证正常的教学秩序，切实维护学生的合法权利。规章制度的完善还体现在文件的增、删、改等修订工作方面，文件制定后并不是一成不变的，而是通过文件的运行与反馈不断修改、完善，如果必要，还会组织大型的研讨会。例如：2005年教育部出台《普通高等学校学生管理规定》文件，学院利用暑期时间加班加点，召开由教务、学生、系部、质管办等多部门参与的会议，制定了《厦门海洋职业技术学院学生管理暂行规定》等十余份文件。据不完全统计，十年来，学籍管理方面的文件共计修改30余次、删除4份。为使学生了解这些文件，针对高职学生纪律意识散漫、自主能动性较差的特点，教务处将上述文件汇编成册，当新生入学受教育时进行宣贯，每个新生人手一份，同时将相关宣贯材料通过张贴、学校电台广播、教务管理系统公告等方式告知学生。
三、结合质量体系，完善运行机制
制度的运行需要相应的机制保障，我校从2002年就开始全面导入ISO9000质量管理理念，建立和运行船员教育和培训质量管理体系，从时间、流程、环节等多个节点强化过程控制，有效保证了学籍管理工作的有序、规范运行。IS09000质量管理体系强调全员参与、全过程管理[3]。质量体系对各岗位职责、权限有明确规定，通过纠正预防措施发现工作中的不足与缺失，建立健全和完善各种工作机制，整合各种资源，形成条块结合、上下联动、左右配合的联动工作体系，确保学籍管理工作规范、高效、有序地运行。通过持续改进和有效运行，质量管理的理念和方法已融入到教育教学活动中，成为学院学籍学历工作规范管理、提高效率、提高服务质量的重要途径，既提高了管理水平，又保证了工作质量。学院每年至少开展一次覆盖所有受控部门的内部质量审核，最高管理者针对主要质量问题组织管理评审，不断提高管理水平。
四、计划加流程图，标准取代经验
学籍管理工作有很高的专业性和时间性要求，尤其是电子注册、图像采集等工作，一旦出现岗位变动、人员离职等状况，新人上岗后需要很长一段时间的磨合期，从而影响学籍学历工作的顺利开展。我院教务处通过管理创新，建立工作计划、工作流程图等标准化程序，较好地解决了这一问题。好的部门工作计划是连接学院战略规划与部门具体工作目标的桥梁，是学院教育教学活动中重要的管理控制工具。教务处通过制定部门年度计划、学期计划和个人学期工作计划、周计划，将全年的工作任务分解，它包含目标的设定、措施的选择和与此相适应的资源保障、时间要求等方面内容。工作计划使学籍管理人员、辅导员、学生都能做到心中有数、准备充分，成为高效管理的“指挥棒”。流程图主要是指表述工作流程的框图，它能以图形方式有条理地表达工作流程，包括内容、步骤、形成材料等内容。它直观的体现了工作从开始到结束的整个过程，它既是办事人办理相关事项的路线图，也是新人上岗后的作业指导书，既提高了办事效率，又减少了新人上岗的磨合时间，共计制作学籍学历方面的流程图11张。通过工作计划、流程图等标准化程序的建立，我院学籍管理工作由以前的靠经验吃饭转变为如今的一切行为有据可查、有章可循，标准取代了经验，将岗位变动、人员交接、突发事件等对学籍管理工作的影响降到最低，从而提高了学院的学籍管理效率，保障了学籍学历工作顺利进行。
五、边工作边思考，认真总结提高
1.1研究背景与问题提出
该高职学院2005年由中专校升格,2007年通过高职高专人才培养工作水平评估,2010年通过高等职业院校人才培养工作评估,获批省级示范性高等职业院校立项建设单位,成为省内同类高职院校中唯一的示范性高等职业院校。学院教学秩序长期稳定。各级教学质量工程项目建设达到预期目标。教学管理各方面各环节有制度保障,具体工作有流程规范。教学管理部门根据院系两级管理、人才培养目标,专业建设与发展布局、学生素质特点等情况,适时修订和调整相关管理制度、工作流程。教学管理人员发挥主动性,积极推进管理理念、管理手段创新,如借助教学管理信息系统平台和自主开发系统提高成绩录入、学生报名、教学采购与申报、课务管理等教学管理工作效率;通过对学生成绩、师生教学评价数据等教学管理信息集成分析,为教学改革、教学管理改革提供基础支持;推进课务两级管理、实习生分类管理按专业指导;学院教务处要求工作人员微笑服务,坚持首问负责制,每学期定期召开教师、学生座谈会。各项教学管理任务、教学管理目标如期达成离不开教师和学生的付出,但也同样少不了各级教学管理人员尽心尽力的工作。尽管如此,各级教学管理人员仍然经常通过不同的途径听到教师、师生、上下级教学管理人员、上下级其他行政部门管理人员以及社会人员(学生家长、毕业生等)的抱怨;而抱怨的内容总能用教学管理行为低效或无效来总结。就总体效果而言,该高职学院教学管理水平逐年提升,且取得了切实的成效,但现实的“差评”反映出师生对教学管理存在更高要求。为此,学院教学管理部门启动学院教学管理行为有效性的专题调研。
1.2案例呈现与剖析
调研通过对三个典型的教学管理实践案例的剖析,查找探究问题,以期举一反三,以点代面,提出解决问题的意见和建议。
1.2.1课务管理没有最好只有更好
该学院课务管理包括学期任课安排、课表编排、日常调停课等内容,贯穿整个学期(甚至寒暑假),与教师日常教学密切相关。学院2006年开始使用教学管理系统网络排课,2011年开始院系两级排课,日常调停课随之下放至系(部、办)。近年,每学期均有110个左右的班级参与排课,6个教学单位(二级院系、专业)以及2个校区教学管理部门实际具有相同的排课权限。因专业教学特点,每学期编排两次课表,期中考试前、后各一次。课表使用过程中,如有需要,教师可向授课班级所在教学单位办理调课相关手续;教务处根据学院要求安排国庆、元旦等特殊周次调(停)课。学院具有较为明确和规范的课务管理工作流程。
面向部分教师代表、教研室负责人、基层教学单位教学管理人员进行的访谈表明,课务管理有效性的负面评价通常指向以下内容:课表公布得太晚(影响实验教学安排,不能满足行业专家教师要求等),个人上课时间安排不合理(如每天都有课、没有腾出预定的时间等),课程教学安排不合理(实验教学时间不足,课程一周教学时间分布不合理等),教师学生课都太多(大班的理论课做实验需要小班进行,只能安排到中午或晚自习上课等);教务处给基层教学单位安排工作时间太紧,不能理解基层教学单位的困难等。
面向学院层面的教学管理人员(教务处、分校区教学管理办公室)进行访谈,他们基于具体工作效果及相关数据,提出了几组情况比较。(1)教务处从未出现无课表上课的重大教学事故,但无法满足基层教学单位要求更早一些公布课表,做到更好地为教学服务。近三年共6次教学任务落实与报送工作,所有基层教学单位都不止1次逾期不达,且班级数较多的系(部)逾期次数均不少于3次;但即便是拖延到最后的基层教学单位(甚至其系主任)也会提出要求,要求两三天后公布课表以方便实验教学准备、方便行业兼职教师工作安排等。(2)两级课务管理之后,有教师反映课程实验安排更加合理,实验调课更便捷;但有关调课汇总数据比较研究及课务管理检查发现,平行班级众多的课程实验调课等并没有显着减少。(3)两级管理后,教务处没有听到教师、学生对课表的满意程度明显提高或明显降低的评论、意见,但两级管理前后都能听到教师不满意的声音;两级管理后,有教师反映调课手续简便了,但公共课程以及在多个教学单位之间交叉任课的教师反映正常调课不便。无论是两级排课之前还是之后,个别教师总会在课表公布之后要求调整课表,以便使其课表更“合理”。
调研人员分析:(1)学院各专业相关性高,任课具有交叉,且网络排课各项工作任务也具有延续性、关联性,一旦某环节脱节,必然会造成总体工作效果、效率和效益欠佳。排课人员加班加点或者匆忙完成排课,实现了出课表的目标,但就整个教学管理行为的有效性来说,排课效果和质量会有折扣,各级人员工作效率不均衡、总体效益欠佳。该学院现行为两级管理体制,各级教学管理部门相对独立,但又是整体教学管理系统的一个部分。所以,教学管理必须要符合科学管理思路,任何一块短板都会影响整体工作效果。作为系统的一部分,教务处应该反思工作计划、工作要求的合理性,基层教学管理单位对常规工作应该做到心中有数,有计划执行,学院教学管理系统的各个成员应具有系统意识和大局意识。(2)基层教学管理单位更了解本部门专业、课程、教师的特点和需求,课务管理下放可以更好地为教学服务;但必须正确认识和对待一些深层次的问题,如人才培养方案中可能存在的结构性问题(如课程设置、课时数不合理)、实践教学资源不足、生师比仍需优化、乃至学制和行业办学特点等。上述问题客观上导致教学管理行为整体有效性欠佳,导致无法显着改善实验教学时间紧凑、部分教师工作量过重、学生周课时偏重等问题。(3)教学管理有效性评价需要辩证进行。个别教师对教学管理有效性的评价具有明显的主观性,一些非理性的因素、个人化的原因可能导致其不能客观评价教学管理有效性。教学管理服务对象是众多的师生,一方面,要遵循教育教学的规律性,另一方面,要以人为本,满足师生的合理的个人要求。但就教学管理而言,尊重教育教学规律,确保教育教学目标实现,确保学生学习权利无疑更为重要。
1.2.2教学质量工程项目申报突击战
该学院现有部省级以上教学质量工程、教学成果32项,涉及中央财政支持实训基地、中央财政支持重点专业、省级教育教学成果奖、省级品牌特色专业、省级重点专业群、省级优秀教学团队、省级高职实训基地、省级人才培养模式创新实验基地、省级精品课程、省级高校精品教材等各类教学质量项目。学院积极培育教学质量提升工程新增长点,遴选建设院级教学质量工程、教改实践项目48个。该学院高度重视上级教学质量工程、教学成果项目的申报和建设工作。该学院相关申报工作的基本流程为:上级教育主管部门的发文和通知(有时候会在书面行文到达之前发出相应口头通知);按照学院要求,教务处解读、分解申报要求,协调相关工作,向基层教学单位下达申报通知;基层教学单位课程、专业或系(部、办)填写申报材料、提供相关支撑素材;受学院委托,教务处组织院内评审;教务处指定专人负责申报材料汇总、加工、装订、报送;上级公布申报结果。如根据效果、效率、效益的角度进行表面化的粗浅分析,可能会认定相关组织管理工作是有效或者高效的,毕竟各级教学管理人员加班加点也好、多次返工也罢,闪亮的金字招牌已经收入囊中。但事实并非尽然。教学质量工程申报工作中,基层教学单位负面评价包括:教务处下达任务时间太紧,大量的文字材料应该做成什么模样、支撑材料应该包括哪些教务处没有提供明确的标准,大量的具体工作以及与其它部门协调工作没有安排好,经常返工浪费人财物,教学或其它工作任务太多无法按期完成申报材料等。而教务处相关教学管理人员愁容满面则因为:作为申报扎口部门,通过各种渠道收集各种关于此项目的信息,如上级部门相关负责人评论的只言片语,相关的文件精神或者进一步求证后的具体解释等,然后将这些虽没有深加工但又非常重要的信息及时传达给基层教学单位负责人或者项目负责人,但是却被认为是朝令夕改、指令不明确、乱指挥。学院的规定期限之前收不到、收不齐材料,所收材料凌乱粗糙,需要加班加点再加工。申报材料不合格,被上级主管部门拒之门外或发回整改。
调研人员分析认为:一方面,针对具体的申报项目,教务处等学院教学管理部门,应反思在工作流程、工作方式、职责分工、时间等安排方面的合理性。基层教学单位、教师也应认识到各级教学管理部门应是一个系统,面对学院外部工作安排时,尤其如此。各级教学管理人员、教师都是系统链条中的一个环节,甚至教学管理工作有效性评价应是结果导向,整体效率和效益最大化。另一方面,各级教学管理部门、教学管理人员、教师更应认识到包括教学质量工程建设在内的诸多教学管理工作,应是功夫在平时。基层教学单位、专业、课程应、脚踏实地做好院级梯队项目,工作出成效,平时有总结和提炼,才不会“书到用时方恨少”。教务处应该做到长期培育,适时督查,主动提供服务,避免巧妇难为无米之炊状况出现。
1.1基本概念
教学管理行为涉及到专业设置、人才培养方案、课程标准与教材管理、教学行政管理、教学过程管理、教师业务管理、教学研究与信息管理、交流合作、教学设施管理等教育教学过程中的诸多管理问题。
教学管理行为有效性应包括三层含义：（1）效果，指对行为结果与预期目标吻合程度的评价；（2）效率，指单位时间内所完成的教学管理行为工作量；（3）效益，指管理行为的收益、价值的实现。
1.2调查研究的对象与主要方法
调研关注某高职学院日常教学管理活动中的人、方式与方法、制度等因素，采用了自然观察法、访谈法、文献研究法、案例分析法等方法，但观察法、访谈法运用较为开放、非结构化。文献、案例等具该学院院本特征。
1.3调研目的与研究思路
问题提出源自于学院各方面对教学管理活动有效性的质疑。针对性的调查研究目的在于查找学院教学管理存在的问题，探索提升教学管理行为有效性的方式和途径。调研通过选择典型教学管理案例，剖析其具体环节，查找问题，以其解决有效的教学管理行为“是什么”“为什么”“怎么做”等问题。同时，也尝试研究是否存在特定的因素影响了各方面对教学管理行为有效性的判断，即教学管理有效性评价的影响。最后提出本次调研的结论性意见和建议，以及研究的不足和进一步努力的方向。
2研究过程
2.1.研究背景与问题提出
该高职学院2005年由中专校升格，2007年通过高职高专人才培养工作水平评估，2010年通过高等职业院校人才培养工作评估，获批省级示范性高等职业院校立项建设单位，成为省内同类高职院校中唯一的示范性高等职业院校。学院教学秩序长期稳定。各级教学质量工程项目建设达到预期目标。教学管理各方面各环节有制度保障，具体工作有流程规范。教学管理部门根据院系两级管理、人才培养目标，专业建设与发展布局、学生素质特点等情况，适时修订和调整相关管理制度、工作流程。教学管理人员发挥主动性，积极推进管理理念、管理手段创新，如借助教学管理信息系统平台和自主开发系统提高成绩录入、学生报名、教学采购与申报、课务管理等教学管理工作效率；通过对学生成绩、师生教学评价数据等教学管理信息集成分析，为教学改革、教学管理改革提供基础支持；推进课务两级管理、实习生分类管理按专业指导；学院教务处要求工作人员微笑服务，坚持首问负责制，每学期定期召开教师、学生座谈会。
各项教学管理任务、教学管理目标如期达成离不开教师和学生的付出，但也同样少不了各级教学管理人员尽心尽力的工作。尽管如此，各级教学管理人员仍然经常通过不同的途径听到教师、师生、上下级教学管理人员、上下级其他行政部门管理人员以及社会人员（学生家长、毕业生等）的抱怨；而抱怨的内容总能用教学管理行为低效或无效来总结。
就总体效果而言，该高职学院教学管理水平逐年提升，且取得了切实的成效，但现实的“差评”反映出师生对教学管理存在更高要求。为此，学院教学管理部门启动学院教学管理行为有效性的专题调研。
2.2案例呈现与剖析
调研通过对三个典型的教学管理实践案例的剖析，查找探究问题，以期举一反三，以点代面，提出解决问题的意见和建议。
2.2.1课务管理没有最好只有更好
该学院课务管理包括学期任课安排、课表编排、日常调停课等内容，贯穿整个学期（甚至寒暑假），与教师日常教学密切相关。学院2006年开始使用教学管理系统网络排课，2011年开始院系两级排课，日常调停课随之下放至系（部、办）。近年，每学期均有110个左右的班级参与排课，6个教学单位（二级院系、专业）以及2个校区教学管理部门实际具有相同的排课权限。因专业教学特点，每学期编排两次课表，期中考试前、后各一次。课表使用过程中，如有需要，教师可向授课班级所在教学单位办理调课相关手续；教务处根据学院要求安排国庆、元旦等特殊周次调（停）课。学院具有较为明确和规范的课务管理工作流程。
面向部分教师代表、教研室负责人、基层教学单位教学管理人员进行的访谈表明，课务管理有效性的负面评价通常指向以下内容：课表公布得太晚（影响实验教学安排，不能满足行业专家教师要求等），个人上课时间安排不合理（如每天都有课、没有腾出预定的时间等），课程教学安排不合理（实验教学时间不足，课程一周教学时间分布不合理等），教师学生课都太多（大班的理论课做实验需要小班进行，只能安排到中午或晚自习上课等）；教务处给基层教学单位安排工作时间太紧，不能理解基层教学单位的困难等。
面向学院层面的教学管理人员（教务处、分校区教学管理办公室）进行访谈，他们基于具体工作效果及相关数据，提出了几组情况比较。
（1）教务处从未出现无课表上课的重大教学事故，但无法满足基层教学单位要求更早一些公布课表，做到更好地为教学服务。近三年共6次教学任务落实与报送工作，所有基层教学单位都不止1次逾期不达，且班级数较多的系（部）逾期次数均不少于3次；但即便是拖延到最后的基层教学单位（甚至其系主任）也会提出要求，要求两三天后公布课表以方便实验教学准备、方便行业兼职教师工作安排等。
（2）两级课务管理之后，有教师反映课程实验安排更加合理，实验调课更便捷；但有关调课汇总数据比较研究及课务管理检查发现，平行班级众多的课程实验调课等并没有显著减少。
（3）两级管理后，教务处没有听到教师、学生对课表的满意程度明显提高或明显降低的评论、意见，但两级管理前后都能听到教师不满意的声音；两级管理后，有教师反映调课手续简便了，但公共课程以及在多个教学单位之间交叉任课的教师反映正常调课不便。无论是两级排课之前还是之后，个别教师总会在课表公布之后要求调整课表，以便使其课表更“合理”。
调研人员分析：（1）学院各专业相关性高，任课具有交叉，且网络排课各项工作任务也具有延续性、关联性，一旦某环节脱节，必然会造成总体工作效果、效率和效益欠佳。排课人员加班加点或者匆忙完成排课，实现了出课表的目标，但就整个教学管理行为的有效性来说，排课效果和质量会有折扣，各级人员工作效率不均衡、总体效益欠佳。该学院现行为两级管理体制，各级教学管理部门相对独立，但又是整体教学管理系统的一个部分。所以，教学管理必须要符合科学管理思路，任何一块短板都会影响整体工作效果。作为系统的一部分，教务处应该反思工作计划、工作要求的合理性，基层教学管理单位对常规工作应该做到心中有数，有计划执行，学院教学管理系统的各个成员应具有系统意识和大局意识。（2）基层教学管理单位更了解本部门专业、课程、教师的特点和需求，课务管理下放可以更好地为教学服务；但必须正确认识和对待一些深层次的问题，如人才培养方案中可能存在的结构性问题（如课程设置、课时数不合理）、实践教学资源不足、生师比仍需优化、乃至学制和行业办学特点等。上述问题客观上导致教学管理行为整体有效性欠佳，导致无法显著改善实验教学时间紧凑、部分教师工作量过重、学生周课时偏重等问题。（3）教学管理有效性评价需要辩证进行。个别教师对教学管理有效性的评价具有明显的主观性，一些非理性的因素、个人化的原因可能导致其不能客观评价教学管理有效性。教学管理服务对象是众多的师生，一方面，要遵循教育教学的规律性，另一方面，要以人为本，满足师生的合理的个人要求。但就教学管理而言，尊重教育教学规律，确保教育教学目标实现，确保学生学习权利无疑更为重要。
2.2.2教学质量工程项目申报突击战
该学院现有部省级以上教学质量工程、教学成果32项，涉及中央财政支持实训基地、中央财政支持重点专业、省级教育教学成果奖、省级品牌特色专业、省级重点专业群、省级优秀教学团队、省级高职实训基地、省级人才培养模式创新实验基地、省级精品课程、省级高校精品教材等各类教学质量项目。学院积极培育教学质量提升工程新增长点，遴选建设院级教学质量工程、教改实践项目48个。该学院高度重视上级教学质量工程、教学成果项目的申报和建设工作。
该学院相关申报工作的基本流程为：上级教育主管部门的发文和通知（有时候会在书面行文到达之前发出相应口头通知）；按照学院要求，教务处解读、分解申报要求，协调相关工作，向基层教学单位下达申报通知；基层教学单位课程、专业或系（部、办）填写申报材料、提供相关支撑素材；受学院委托，教务处组织院内评审；教务处指定专人负责申报材料汇总、加工、装订、报送；上级公布申报结果。如根据效果、效率、效益的角度进行表面化的粗浅分析，可能会认定相关组织管理工作是有效或者高效的，毕竟各级教学管理人员加班加点也好、多次返工也罢，闪亮的金字招牌已经收入囊中。但事实并非尽然。
教学质量工程申报工作中，基层教学单位负面评价包括：教务处下达任务时间太紧，大量的文字材料应该做成什么模样、支撑材料应该包括哪些教务处没有提供明确的标准，大量的具体工作以及与其它部门协调工作没有安排好，经常返工浪费人财物，教学或其它工作任务太多无法按期完成申报材料等。
而教务处相关教学管理人员愁容满面则因为：作为申报扎口部门，通过各种渠道收集各种关于此项目的信息，如上级部门相关负责人评论的只言片语，相关的文件精神或者进一步求证后的具体解释等，然后将这些虽没有深加工但又非常重要的信息及时传达给基层教学单位负责人或者项目负责人，但是却被认为是朝令夕改、指令不明确、乱指挥。学院的规定期限之前收不到、收不齐材料，所收材料凌乱粗糙，需要加班加点再加工。申报材料不合格，被上级主管部门拒之门外或发回整改。
调研人员分析认为：一方面，针对具体的申报项目，教务处等学院教学管理部门，应反思在工作流程、工作方式、职责分工、时间等安排方面的合理性。基层教学单位、教师也应认识到各级教学管理部门应是一个系统，面对学院外部工作安排时，尤其如此。各级教学管理人员、教师都是系统链条中的一个环节，甚至教学管理工作有效性评价应是结果导向，整体效率和效益最大化。另一方面，各级教学管理部门、教学管理人员、教师更应认识到包括教学质量工程建设在内的诸多教学管理工作，应是功夫在平时。基层教学单位、专业、课程应、脚踏实地做好院级梯队项目，工作出成效，平时有总结和提炼，才不会“书到用时方恨少”。教务处应该做到长期培育，适时督查，主动提供服务，避免巧妇难为无米之炊状况出现。
2.2.3教学物资采购的烦恼
典型的关于教务处教学物资采购工作不力的抱怨是这样的：我们要的××（仪器设备、实验物品等）已经报上去好几个星期了，马上实验要用了，耽误上课了……通常这样的抱怨来自一线教师或者系（部、办），教师向教务处工作人员抱怨、向系主任抱怨，系主任向教务处领导或者院领导抱怨。
学院有明确的设备物资采购工作流程。结合相应流程，学院教学管理部门分析了教学物资没有及时到位的几种原因：（1）申购时物品规格、数量不准确，需要临时调整；（2）没有在规定的时间申购而后临时申购；（3）特殊物品，无法按正常途径采购；（3）教务处或者其他部门审批未通过；（4）招标采购过程因故延时；（5）已经到了库房没人领。
调研人员结合该学院设备物资采购工作流程，分析认为：（1）该学院现有的教学物资采购工作流程并不复杂，教务处与相关部门应该在制度上规避操作环节可能存在的外部因素影响（比如特殊物品的采购政策、招标采购程序等），做到早做计划、提前准备；外部因素影响确实产生后，各部门、各环节之间应及时信息，做到实时沟通反馈，避免或者减少对教学的影响。（2）对于常态的教学管理工作，工作人员应照章办事，避免出现由于责任心不强而犯下低级错误或造成细节失误。管理出效益还在于节约成本、过程优化，教学管理各环节能够按照工作流程办事可以创造更大的管理效益。细节影响成败，管理工作效率来自细节。
3结论与建议
通过选择不同层面的典型教学管理活动案例，剖析教学管理具体环节，分析查找影响教学管理行为有效性评价的影响因素。从而针对性地提出规避教学管理行为“被认为”低效或无效的途径，以及进一步提升教学管理有效性的方式方法。
3.1结论
本文所提教学管理行为指包括教务处、二级院系教学办公室在内的各级教学管理部门实施的教学管理活动，也包括教研室、课程组。
教学管理行为有效性包括三层含义：效果，指对行为结果与预期目标吻合程度的评价；效率，指单位时间内所完成的教学管理行为工作量；效益，指管理行为的收益、价值的实现。
各级教学管理部门（教务处、系乃至教研室）、各级教学管理人员、教师、学生以及一些教学服务部门都是教学管理系统链条中的一个环节。教学管理效果、效率、效益的全面实现需要教学管理系统各个环节的沟通、协作与努力。
规范的教学管理制度、教学管理工作流程以及严格按照规章制度、工作流程办事可以提高教学管理行为的有效性。
各部门或者教师应辩证地评价教学管理行为的有效性，尽量避免主观因素或者非理性因素影响。评价时应考虑到教学管理系统性影响因素。
3.2建议
为了提升教学管理行为的有效性，促进学院教学管理系统的活力，我们建议：
（1）教学管理系统应更加开放，沟通渠道畅通，确保教学管理有效。各级教学管理部门、教学服务部门、教学管理人员主动明确并公布公开各自的教学管理（服务）职责、教学服务形式以及搜集服务对象反馈意见的途径等，以便更好地为教学、为师生服务；教师和学生能够积极主动地提出合理的意见和建议。学院定期开展教学管理（服务）主题活动、师生座谈会，建立开放的网络教学管理议事与交流平台等，广泛设立教学管理（服务）宣传栏。
（2）教学管理部门应积极完善、持续改进教学管理规则制度与工作流程；要加强教学管理规则制度与工作流程的执行力度。对于常规教学管理工作，规则制度和固定的工作流程可以提高管理效率，提高管理效益。
按照学院工作安排，现将2020年5月我到学院工作至今开展的工作情况作简要总结报告，对下半年工作计划简述如下：
一、上半年工作总结
（一）熟悉本系教师、学生基本情况和教学开展情况。
学院现代农业系现开设2个专业，现代农业技术和绿色食品生产与检验，共有专业教师7人，均为全日制硕士研究生，在校全日制学生共54人。
在学院教务处统筹安排下，本系学生自2019年9月入学以来按各专业人才培养方案正常开展课堂教学，疫情期间开展网络在线教学。各门课程基本能够按教学计划的要求完成理论教学，实践教学尚未开展。
（二）完成学院教学管理制度编撰。
由教务处牵头组织，在海副院长的安排指导下完成了学院教学管理制度的初稿编撰工作，具体负责“考试管理规定”“教考分离实施办法”“试题（卷）库建设与管理办法”“阅卷、评分、登分及归档管理规定”“学生考场规则”“学生申诉处理委员会章程”“课程考试主考、监考、巡考职责”“学生缓考管理办法”“学生考试违纪和作弊的认定及处理办法”等9个考试管理制度的编写工作。
（三）完成学院筹建期间借用的实训设备搬迁归还工作。
协调农校教师和实训物资管理人员，对学院筹建期间外借实训设备进行盘点。联系原学院筹建专业负责人组织人员进行搬迁，农业和食品专业所有借用农校的设备均已归还到农校。
（四）组织专业教师上报实践教学开展情况。
安排任课教师上报实践教学开展情况，把已开设专业课程但未开展的实践教学项目列出清单，做出实验（实训）计划，上报实验（实训）所需器材和耗材的采购计划。
（五）安排学生到农校开展实践教学
根据在校学生实验、实训教学开展情况，安排农业、食品专业两个班共54名学生到农校开展化学课实验，筛选了具备实验条件的11个实验，组织开展完成了《无机及分析化学》《有机化学》两门课部分实践教学，完成68个课时的实践教学。
二、下半年工作计划
（一）组织教师修订专业人才培养方案（7~8月）
按照《国家职业教育改革实施方案》《教育部关于职业院校专业人才培养方案制订与实施工作的指导意见》《职业院校专业人才培养方案参考格式及有关说明》的要求，组织相关专业教师修订专业人才培养方案。积极争取学院支持，组织专业教师到企业开展人才需求调研。条件允许的情况下，聘请或邀请行业和企业专家参与人才培养方案的修订。
（二）制定专业建设规划（8~10月）
制定专业建设3~5年发展规划，明确专业办学总体目标，明确招生规模，制定相应的师资队伍建设目标，做出相应的实验（训）室建设规划，提出专业群建设规划，提出课程建设规划，提出科研项目平台建设规划，提出校企合作双元育人“产”“学”“研”一体化发展规划。
（三）推进专业实训基地建设和实践教学工作（7~12月）
目前学院现代农业技术专业2019级全日制在校学生30人，2020年计划招生50人。在校生自2019年9月入学至今已完成1学年教学，公共基础和部分专业理论基础课程已经上完，按照专业人才培养方案及学期教学计划安排，秋季学期计划开设5门专业技能课程，其中有3门课程总共216学时，其中实践教学学时72学时需在户外实验田地开展教学。系部计划招集相关专业教师在职教园区周边地区、曲靖农校、学院北面空地等地进行调研，寻找实践教学用地，以满足目前现代农业专业学生实践技能教学需要。
根据现代农业技术、绿色食品生产与检验专业人才培养方案的要求和2020年秋季学期教学计划安排，开学后上述两个专业在校二年级学生和即将入学的一年级学生将开设《化学》《食品微生物学》等十余门专业课，其中实践教学学时约占总学时的30%。学院现有5个农业和食品专业实训室配置了部分实训设备，但因缺少实训用具和耗材，不能开展实践教学，为了确保实践教学正常开展，充分利用已有实训设备，提高实训室的利用率，计划配合实训中心等部门，尽快推进实训耗材采购和实训室的建设工作。
（四）组织教师参加教学技能比赛（7~12月以比赛时间为准）
根据国家教育部、省教育厅、市教育局和学校组织教师教学技能比赛的通知和相关文件要求，积极组织教师个人或团队参加比赛，以赛促教，通过参加比赛，促使教师加强学习，得到锻炼，不断提升教师的教学能力水平。
（五）组织教师参加“1+X”证书制度师资培训（8~9月以通知时间为准）
为贯彻落实《国家职业教育改革实施方案》和《关于在院校实施“学历证书+若干职业技能等级证书”制度试点方案》，根据教育部颁发的《教师专业标准（试行）》的基本要求，提升学院专业教师实施专业理论和实践技能教学的能力，促进学院相关专业教育教学质量的全面提升，计划安排绿色食品生产与检验专业教师，参加由培训评价组织举办的线下师资培训，
（六）启动专业课程标准制定工作（8~12月）
在专业人才培养方案定稿后，组织专业教师制定课程标准。原则上每一门课程标准由两个以上专业教师协商、配合共同完成。每学期每个专业完成2~3门课程标准的制定。
（七）完成学院各部门安排的各项工作
（八）完成学院领导交办的各项工作
（九）完成其他临时性工作
1.1研究背景与问题提出
该高职学院2005年由中专校升格，2007年通过高职高专人才培养工作水平评估，2010年通过高等职业院校人才培养工作评估，获批省级示范性高等职业院校立项建设单位，成为省内同类高职院校中唯一的示范性高等职业院校。学院教学秩序长期稳定。各级教学质量工程项目建设达到预期目标。教学管理各方面各环节有制度保障，具体工作有流程规范。教学管理部门根据院系两级管理、人才培养目标，专业建设与发展布局、学生素质特点等情况，适时修订和调整相关管理制度、工作流程。教学管理人员发挥主动性，积极推进管理理念、管理手段创新，如借助教学管理信息系统平台和自主开发系统提高成绩录入、学生报名、教学采购与申报、课务管理等教学管理工作效率;通过对学生成绩、师生教学评价数据等教学管理信息集成分析，为教学改革、教学管理改革提供基础支持;推进课务两级管理、实习生分类管理按专业指导;学院教务处要求工作人员微笑服务，坚持首问负责制，每学期定期召开教师、学生座谈会。各项教学管理任务、教学管理目标如期达成离不开教师和学生的付出，但也同样少不了各级教学管理人员尽心尽力的工作。尽管如此，各级教学管理人员仍然经常通过不同的途径听到教师、师生、上下级教学管理人员、上下级其他行政部门管理人员以及社会人员(学生家长、毕业生等)的抱怨;而抱怨的内容总能用教学管理行为低效或无效来总结。就总体效果而言，该高职学院教学管理水平逐年提升，且取得了切实的成效，但现实的“差评”反映出师生对教学管理存在更高要求。为此，学院教学管理部门启动学院教学管理行为有效性的专题调研。
1．2案例呈现与剖析
调研通过对三个典型的教学管理实践案例的剖析，查找探究问题，以期举一反三，以点代面，提出解决问题的意见和建议。
1．2．1课务管理没有最好只有更好
该学院课务管理包括学期任课安排、课表编排、日常调停课等内容，贯穿整个学期(甚至寒暑假)，与教师日常教学密切相关。学院2006年开始使用教学管理系统网络排课，2011年开始院系两级排课，日常调停课随之下放至系(部、办)。近年，每学期均有110个左右的班级参与排课，6个教学单位(二级院系、专业)以及2个校区教学管理部门实际具有相同的排课权限。因专业教学特点，每学期编排两次课表，期中考试前、后各一次。课表使用过程中，如有需要，教师可向授课班级所在教学单位办理调课相关手续;教务处根据学院要求安排国庆、元旦等特殊周次调(停)课。学院具有较为明确和规范的课务管理工作流程。
面向部分教师代表、教研室负责人、基层教学单位教学管理人员进行的访谈表明，课务管理有效性的负面评价通常指向以下内容:课表公布得太晚(影响实验教学安排，不能满足行业专家教师要求等)，个人上课时间安排不合理(如每天都有课、没有腾出预定的时间等)，课程教学安排不合理(实验教学时间不足，课程一周教学时间分布不合理等)，教师学生课都太多(大班的理论课做实验需要小班进行，只能安排到中午或晚自习上课等);教务处给基层教学单位安排工作时间太紧，不能理解基层教学单位的困难等。
面向学院层面的教学管理人员(教务处、分校区教学管理办公室)进行访谈，他们基于具体工作效果及相关数据，提出了几组情况比较。(1)教务处从未出现无课表上课的重大教学事故，但无法满足基层教学单位要求更早一些公布课表，做到更好地为教学服务。近三年共6次教学任务落实与报送工作，所有基层教学单位都不止1次逾期不达，且班级数较多的系(部)逾期次数均不少于3次;但即便是拖延到最后的基层教学单位(甚至其系主任)也会提出要求，要求两三天后公布课表以方便实验教学准备、方便行业兼职教师工作安排等。(2)两级课务管理之后，有教师反映课程实验安排更加合理，实验调课更便捷;但有关调课汇总数据比较研究及课务管理检查发现，平行班级众多的课程实验调课等并没有显著减少。(3)两级管理后，教务处没有听到教师、学生对课表的满意程度明显提高或明显降低的评论、意见，但两级管理前后都能听到教师不满意的声音;两级管理后，有教师反映调课手续简便了，但公共课程以及在多个教学单位之间交叉任课的教师反映正常调课不便。无论是两级排课之前还是之后，个别教师总会在课表公布之后要求调整课表，以便使其课表更“合理”。
调研人员分析:(1)学院各专业相关性高，任课具有交叉，且网络排课各项工作任务也具有延续性、关联性，一旦某环节脱节，必然会造成总体工作效果、效率和效益欠佳。排课人员加班加点或者匆忙完成排课，实现了出课表的目标，但就整个教学管理行为的有效性来说，排课效果和质量会有折扣，各级人员工作效率不均衡、总体效益欠佳。该学院现行为两级管理体制，各级教学管理部门相对独立，但又是整体教学管理系统的一个部分。所以，教学管理必须要符合科学管理思路，任何一块短板都会影响整体工作效果。作为系统的一部分，教务处应该反思工作计划、工作要求的合理性，基层教学管理单位对常规工作应该做到心中有数，有计划执行，学院教学管理系统的各个成员应具有系统意识和大局意识。(2)基层教学管理单位更了解本部门专业、课程、教师的特点和需求，课务管理下放可以更好地为教学服务;但必须正确认识和对待一些深层次的问题，如人才培养方案中可能存在的结构性问题(如课程设置、课时数不合理)、实践教学资源不足、生师比仍需优化、乃至学制和行业办学特点等。上述问题客观上导致教学管理行为整体有效性欠佳，导致无法显著改善实验教学时间紧凑、部分教师工作量过重、学生周课时偏重等问题。(3)教学管理有效性评价需要辩证进行。个别教师对教学管理有效性的评价具有明显的主观性，一些非理性的因素、个人化的原因可能导致其不能客观评价教学管理有效性。教学管理服务对象是众多的师生，一方面，要遵循教育教学的规律性，另一方面，要以人为本，满足师生的合理的个人要求。但就教学管理而言，尊重教育教学规律，确保教育教学目标实现，确保学生学习权利无疑更为重要。
1．2．2教学质量工程项目申报突击战
该学院现有部省级以上教学质量工程、教学成果32项，涉及中央财政支持实训基地、中央财政支持重点专业、省级教育教学成果奖、省级品牌特色专业、省级重点专业群、省级优秀教学团队、省级高职实训基地、省级人才培养模式创新实验基地、省级精品课程、省级高校精品教材等各类教学质量项目。学院积极培育教学质量提升工程新增长点，遴选建设院级教学质量工程、教改实践项目48个。该学院高度重视上级教学质量工程、教学成果项目的申报和建设工作。该学院相关申报工作的基本流程为:上级教育主管部门的发文和通知(有时候会在书面行文到达之前发出相应口头通知);按照学院要求，教务处解读、分解申报要求，协调相关工作，向基层教学单位下达申报通知;基层教学单位课程、专业或系(部、办)填写申报材料、提供相关支撑素材;受学院委托，教务处组织院内评审;教务处指定专人负责申报材料汇总、加工、装订、报送;上级公布申报结果。如根据效果、效率、效益的角度进行表面化的粗浅分析，可能会认定相关组织管理工作是有效或者高效的，毕竟各级教学管理人员加班加点也好、多次返工也罢，闪亮的金字招牌已经收入囊中。但事实并非尽然。教学质量工程申报工作中，基层教学单位负面评价包括:教务处下达任务时间太紧，大量的文字材料应该做成什么模样、支撑材料应该包括哪些教务处没有提供明确的标准，大量的具体工作以及与其它部门协调工作没有安排好，经常返工浪费人财物，教学或其它工作任务太多无法按期完成申报材料等。而教务处相关教学管理人员愁容满面则因为:作为申报扎口部门，通过各种渠道收集各种关于此项目的信息，如上级部门相关负责人评论的只言片语，相关的文件精神或者进一步求证后的具体解释等，然后将这些虽没有深加工但又非常重要的信息及时传达给基层教学单位负责人或者项目负责人，但是却被认为是朝令夕改、指令不明确、乱指挥。学院的规定期限之前收不到、收不齐材料，所收材料凌乱粗糙，需要加班加点再加工。申报材料不合格，被上级主管部门拒之门外或发回整改。
调研人员分析认为:一方面，针对具体的申报项目，教务处等学院教学管理部门，应反思在工作流程、工作方式、职责分工、时间等安排方面的合理性。基层教学单位、教师也应认识到各级教学管理部门应是一个系统，面对学院外部工作安排时，尤其如此。各级教学管理人员、教师都是系统链条中的一个环节，甚至教学管理工作有效性评价应是结果导向，整体效率和效益最大化。另一方面，各级教学管理部门、教学管理人员、教师更应认识到包括教学质量工程建设在内的诸多教学管理工作，应是功夫在平时。基层教学单位、专业、课程应、脚踏实地做好院级梯队项目，工作出成效，平时有总结和提炼，才不会“书到用时方恨少”。教务处应该做到长期培育，适时督查，主动提供服务，避免巧妇难为无米之炊状况出现。
1．2．3教学物资采购的烦恼
典型的关于教务处教学物资采购工作不力的抱怨是这样的:我们要的××(仪器设备、实验物品等)已经报上去好几个星期了，马上实验要用了，耽误上课了……通常这样的抱怨来自一线教师或者系(部、办)，教师向教务处工作人员抱怨、向系主任抱怨，系主任向教务处领导或者院领导抱怨。学院有明确的设备物资采购工作流程。结合相应流程，学院教学管理部门分析了教学物资没有及时到位的几种原因:(1)申购时物品规格、数量不准确，需要临时调整;(2)没有在规定的时间申购而后临时申购;(3)特殊物品，无法按正常途径采购;(3)教务处或者其他部门审批未通过;(4)招标采购过程因故延时;(5)已经到了库房没人领。调研人员结合该学院设备物资采购工作流程，分析认为:(1)该学院现有的教学物资采购工作流程并不复杂，教务处与相关部门应该在制度上规避操作环节可能存在的外部因素影响(比如特殊物品的采购政策、招标采购程序等)，做到早做计划、提前准备;外部因素影响确实产生后，各部门、各环节之间应及时信息，做到实时沟通反馈，避免或者减少对教学的影响。(2)对于常态的教学管理工作，工作人员应照章办事，避免出现由于责任心不强而犯下低级错误或造成细节失误。管理出效益还在于节约成本、过程优化，教学管理各环节能够按照工作流程办事可以创造更大的管理效益。细节影响成败，管理工作效率来自细节。
2结论与建议
通过选择不同层面的典型教学管理活动案例，剖析教学管理具体环节，分析查找影响教学管理行为有效性评价的影响因素。从而针对性地提出规避教学管理行为“被认为”低效或无效的途径，以及进一步提升教学管理有效性的方式方法。
2．1结论
本文所提教学管理行为指包括教务处、二级院系教学办公室在内的各级教学管理部门实施的教学管理活动，也包括教研室、课程组。教学管理行为有效性包括三层含义:效果，指对行为结果与预期目标吻合程度的评价;效率，指单位时间内所完成的教学管理行为工作量;效益，指管理行为的收益、价值的实现。各级教学管理部门(教务处、系＜部、办＞乃至教研室)、各级教学管理人员、教师、学生以及一些教学服务部门都是教学管理系统链条中的一个环节。教学管理效果、效率、效益的全面实现需要教学管理系统各个环节的沟通、协作与努力。规范的教学管理制度、教学管理工作流程以及严格按照规章制度、工作流程办事可以提高教学管理行为的有效性。各部门或者教师应辩证地评价教学管理行为的有效性，尽量避免主观因素或者非理性因素影响。评价时应考虑到教学管理系统性影响因素。
2．2建议
为了提升教学管理行为的有效性，促进学院教学管理系统的活力，我们建议:
(1)教学管理系统应更加开放，沟通渠道畅通，确保教学管理有效。各级教学管理部门、教学服务部门、教学管理人员主动明确并公布公开各自的教学管理(服务)职责、教学服务形式以及搜集服务对象反馈意见的途径等，以便更好地为教学、为师生服务;教师和学生能够积极主动地提出合理的意见和建议。学院定期开展教学管理(服务)主题活动、师生座谈会，建立开放的网络教学管理议事与交流平台等，广泛设立教学管理(服务)宣传栏。
(2)教学管理部门应积极完善、持续改进教学管理规则制度与工作流程;要加强教学管理规则制度与工作流程的执行力度。对于常规教学管理工作，规则制度和固定的工作流程可以提高管理效率，提高管理效益。
(3)各级教学管理人员主动研究工作、创新工作方式和方法，创造管理效益。各级教学管理人员钻研本职本岗工作，通过对工作流程细节的优化，提高管理效率，创造管理效益。教务处以及各级教学管理部门应积极开展专题的教学管理问题调研，如近期教务处针对英语计算机等级考试以及重修补考时学生出勤率低等问题，研究问题成因，探索可能提高出勤率的途径，以减少教学资源浪费和提高学生学习效率。
关键词：二级学院 行政秘书 工作职责 特点
在我国高等教育快速发展和改革的背景下，高校的二级学院已逐渐发展成为教学、科研、管理为一体的相对独立的单位个体，其在高校的位置和重要性也越来越凸显。而行政秘书作为二级学院教育工作管理者，是行政管理的基层岗位，承担了执行、联络、沟通、协调等大量事务性工作，而不再是单纯的“收发文件，打打电话，抄抄写写”，从一名简单的办事员转变成参谋员、协调员、服务员。
1 行政秘书的工作职责
一是文字工作。起草二级学院发展规划、工作计划、报告、总结、决议和行政规章制度；起草、审核、编号、校印、分发文件；整理和保存会议记录、会议纪要；收集、整理、立卷、归档、保管和利用各类文件资料的服务工作；文秘、档案等岗位的管理工作；按照学校管理的规定，使用和管理印章、介绍信、证明信；接洽及处理公函、电话、电报、电传等政务工作。
二是人事工作。按照学院统一的教师工作量核定标准，做好教师工作量的考核工作，并上报学院教务处；计算和审核教师课时津贴和行政人员岗位津贴；负责教职员工的考勤、评教、年度业绩考核工作；负责教职工岗位竞聘、职称申报评定、人事调动、奖惩等工作。
三是日常行政工作。在院领导的直接领导下，组织、协调与管理办公室工作，检查、督促落实情况，保证各项工作正常运行；开展院建设、发展和管理等重大问题的调查研究工作，为院领导决策提供依据和建议；筹备、协调、组织院各类会议，做好对外接待与联络、对外信息、对外宣传工作；协助院领导处理日常行政事务工作，完成部门领导交办的其他工作；负责院资产管理工作、办公用品和办公设施的领取和管理、发放和报刊杂志、信件的分送工作；处理其他一些突发事件和临时性事务，并及时向院领导管理层汇报请示。
2 行政秘书的工作特点
一是政治性。坚持鲜明正确的政治导向是做好行政秘书的必要前提条件。高校行政秘书应该切实关心国家时事政治，及时了解国家教育发展和改革动向。遵守学校各项规章制度，贯彻学校各项精神和指示，掌握学校工作动态，学习和研究领导讲话和文章，要以良好的精神风貌和思想状态、强烈的事业心和工作责任感，爱岗敬业，忠于职守，无私奉献，认真履行行政秘书的工作职责。
二是事务性。行政秘书的工作头绪较多，涉及到二级学院的方方面面。每天工作量繁多且琐碎，从会议的通知、文件的整理传阅、来电来访的接待到领导交待的各项工作、教师学生的联系服务、资产管理、财务报销等等“大大小小”、“婆婆妈妈”的事情，而且还要兼任党务、工会等，工作不定性，几乎包罗万象，通常几件事情一起干，每一件都要仔细认真对待，不能有半点马虎。因此，行政秘书虽然天天忙，月月忙，可是年终总结确实忙忙碌碌一整年，兢兢业业无成绩，显现不出其重要性。但是，还是要求行政秘书要有科学的工作方法，提高工作效率，从大量琐碎的工作中整理头绪，统筹安排，为师生服务，为学校发展服务。
三是协调性。行政秘书工作涉及的范围广，交际的人多，从各级领导到学院教师学生，从各个职能部门到校外合作企业，这就要求其必备较强的沟通协调能力。在高校的二级学院里，行政关系呈现纵横交错的复杂网状关系，行政工作要多个方面、多个部门相互配合协作才能完成，故行政秘书处在行政管理部门、师生的信息交汇点，同时也是各种行政矛盾的集中点，因此行政秘书必须协调好于上级领导、各个行政管理部门、师生、教研室、教学秘书、辅导员等关系，团结协作，责无旁贷地承担起承上启下、联系左右的作用，与各个部门保持良好的合作关系，善于分析和处理复杂关系，政策灵活、行动果断、处事稳妥、勤于思考，提高自己的沟通协调能力，创造一个和谐有序，相互协作的良好局面。
四是参谋性。行政秘书不仅仅只做好学院的行政事务工作，还应当充当领导的考察团和智囊团。在平时的工作中，通过各种途径，深入要教科研、行政的第一线，了解各个工作环节，熟悉教研室、实验室的教师队伍建设、资源配置情况，熟悉各位老师、行政人员的秉性，取得第一手资料，及时收集、整理、解决各种问题和矛盾，认真总结，坚持从实际出发，实事求是向领导汇报，善于发现新经验，提出中肯意见和方案，为领导决策提供最原始准确的资料。同时要注重全局性，多角度观察，全方位思考，避免顾此失彼，努力促成决策的科学合理性。但是在工作中也要准确把我角色定位，只能“参与谋”，而不能“参与断”，当好领导的助手和参谋，把为领导出谋献策的思想深入到工作中，尽职尽责当好参谋员。
五是服务性。行政秘书要充分认识到工作的意义，树立全心全意服务意识。一是服务领导，认真及时完成领导交待的各项任务，为领导提供直接的辅助服务，做好后勤服务工作，开拓思路，掌握和熟知领导工作程序，准确把握领导意图，使学院的各项工作能够有条不紊地开展，为学院的发展打下坚实基础。二是服务师生。教学为立校之本，要切实为师生做好后勤保障工作，先其所想，急其所急，为教学活动顺利开展做好前期准备。在为教师服务过程中，耐心细致，工作到位，确保年度考评工作、职称评审、师资进修等工作顺利开展。对待学生要以诚相待，爱护学生，及时帮助学生解决问题和困难，热情为学生服务，做好管理育人。三是服务各级相关行政部门。高校二级学院行政秘书接触的部门较广泛，涉及到院办、组织人事处、科研处、财务处、学生处、教务处、设备处、纪检处、宣传统战部、工会、实训中心、图书馆、后勤处、各二级学院等相关行政部门，要牢固树立全校一整体的思想，学校整体利益优于二级学院，真正做到相互沟通交流、相互理解、相互配合，及时传递相关信息，落实各项日常工作，同时也要协调好与其他二级学院的关系，为二级学院更好地与其他部门合作打下基础。
总之，要想成为一名优秀的高校二级学院行政秘书，首先要清楚认识到其工作本质，明确其自身职责，树立良好的服务意识，端正工作态度，勤奋好学，认真掌握更多的工作技能，勤勤恳恳，踏踏实实，认真完成每项工作，为新时期学院发展贡献自己的力量。
参考文献：
[1]肖荣英.用科学发展观指导新时期高校行政秘书工作的思考[J].科技创新导报，2010.14.
