时间：2022-12-18 02:06:16
序论：在您撰写档案资料论文时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
要严格划清密与非密的界限，限制密级文件资料的下发范围和知悉范围。首先在起草的文稿上先拟定密级，防止在起草过程中造成泄密；其次在文件的修改、制作、发送、传阅、使用、销毁等各个环节上按要求进行登记、管理、监控，并确定哪些档案资料能开放利用，哪些应限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，严格执行保密期限、解密时间或者解密条件的规范标准。要主动接受保密部门对调密工作的监督和指导，进一步做好档案资料管理规范化、标准化工作，做到科学的管理，准确的掌握，有效的保密，及时的提供利用。
强化目标管理，应用保密技术促进档案资料管理
随着秘密信息载体形式的多样化，办公自动化的应用，以及网络技术的不断发展，现代企业步入了以电子信息交流为标志的信息化时代，其各项业务由点发展到面，几乎覆盖了办公业务的全部流程，造成了大量数字化信息的不断涌现。我们已逐步认识到，电子文件的传递速度、检索途径等相对于传统的纸质文件来说有着极大的优越性，但在信息采集、处理、存储和交换方式等方面又有其致命的弱点，如：易被窃取、篡改、删除、伪造，如果使用和管理不当，将会给国家和企业带来严重的后果。因此，确保资料的保密性、完整性、有效性、可控性和不可抵赖性是现代企业档案资料管理工作中信息安全保密的目标。在严峻的保密形势下，企业应与时俱进，积极地将保密防范技术和保密检查技术引入档案资料管理工作中。在保证环境、设备、设施安全的前提下，通过备份与恢复、病毒检测与消除、电磁兼容等措施，保证信息系统的运行安全；在进行计算机标引、数据库建设、以及为用户提供网上信息服务时，采取物理隔离、身份鉴别、访问控制、传输加密、存储加密、完整性校验、防电磁泄漏发射、安全审计跟踪等积极主动的防范措施，尽量减少信息利用者的安全风险。
一、做好导查工作
所谓导查就是档案馆工作人员利用其本身职业的熟知度、对档案馆馆藏内容的了解,引导利用者查阅到所需的档案信息。众所周知,当一个人第一次来到一个极不熟悉的环境,自己置身于很陌生的领域中时,如有人为其引导,那当然是利用者求之不得的好事情。需要导查的对象常常是以下几种类型:1、是从来没有到档案馆查过档案的利用者;2、是对其查档线索掌握不够全面的利用者;3、是所查的内容需要跨越多个全宗才能查找到的利用者;4、是按档案馆通常查阅方法,即查阅了全引目录后,没有查到所需档案的利用者;5、是在档案馆查阅了相关的档案全引目录和资料目录后,都无法找到所需档案的利用者。
接待室导查的方法通常是:1、主动询问式,即主动询问利用者的查档目的、已掌握所查档案内容的线索,如所查档案内容的时间、人物、单位、事件等等。2、主动介绍式,主要包括本馆现有查档检索工具介绍,其次是本馆以往至当前利用档案编研资料的种类、内容、查找使用方法、查档应注意事项等的介绍。3、主动告知式,即主动告知利用者所查档案所在的全宗名称、目录号和检索工具存放位置、查阅注意事项等。4、主动引导式,也就是当利用者自己不能顺利地查找所需档案内容时,作为接待人员,就应主动为利用者提供查找所需档案资料的途径和线索。如本馆相关档案的全宗名称及目录的情况或别的检索工具,还有可能保存该档案资料的别的档案馆等。
二、做好排查工作
在档案馆查档接待室,当一个利用者自己不能顺利地找到所需档案时,作为档案馆接待工作者,不能简单地宣判该档案资料查不到或没有,而是要认真分析档案可能存在的位置,从而为利用者提供查找该档案资料的途径、线索和方法。这一过程就是排查。首先,分析利用者所查档案文件之间的有机联系,包括文件之间的流转关系,如请示与批复、收文与发文的关系等;各文件之间的包含关系,如工作总结、会议讲话稿、年报等包括全年很多的单个信息内容;文件之间的办理程序关系,如会议记录与发文,一般是先研究后发文的程序;信息不同载体之间的互补关系,如档案、资料、报纸、文件汇集、馆藏录像带、录音带等不同载体材料之间的重叠与互补等。其次,梳理利用者所需档案所在机构的历史沿革情况,如过去与现在隶属关系的变更,内部机构的设置、分立、改组、合并、撤消等。第三,掌握各级各类档案馆(室)的保管内容、范围、功能与区别。这就要求档案馆的查档接待人员:一要自己熟知馆藏信息和档案业务;二要有为利用者着想的工作激情、热心与高度的工作责任感;三是在档案馆阅览室的接待工作者,对待每一位查档利用者应一视同仁,要有足够的耐心与细心,尽职尽责的做好本职工作。
三、做好代查工作
代查是指档案馆工作人员代利用者查找档案信息或线索的一种业务。代查是在新的形势下为满足利用者不同类型、不同层面需求的一种市场行为,是一种有偿服务方式。代查可分为三种,1、现场代查,这又分为两种,一种是被动现场代查,即利用者因为查阅档案业务上的障碍,而要求档案馆工作人员予以代查。另一种是主动现场代查,指利用者因为查档行为上的障碍,需档案馆工作人员主动代查,这主要是指那些却需社会给予关爱的特殊群体,如老人、文盲、残疾人等,对这部分特殊群体不仅要我们主动给予热情关爱,而且要尽可能给予无偿服务,给他们以人文上的关怀。2、委托代查。委托代查又分为口头委托式、电话委托式、信函委托式、网络委托式等形式,只要档案馆承诺有代为查找档案资料工作的业务,利用者和档案馆双方就建立了一种简单的劳务合同关系。3、协议代查。机关、企业、乡、镇、村等单位为编史修志、著书、研究、考证历史等,需要查找大量的档案资料,为降低成本,提高效率,与档案馆签订代查协议,档案馆根据其所列清单,代为查找所需的档案资料,利用者付出一定的查档费、复印费、代查劳务费,这叫协议代查。代查程序为:接收受理、告知利用事项(包括保密要求、收费项目和标准、完成时间期限等)、收取费用、送达所查资料。
四、做好协查工作
协查是指以国家综合档案馆为主体,协同各类专业档案馆和各部门各单位档案室,形成一个档案查阅系统,实行档案资料源的互补与共享。在实际工作中,常碰到以下四种情况:1、在大多数社会公众眼中,政府部门的档案馆是能找到所有档案的地方,一旦需要查找档案史料,只想到档案馆,他们不了解,更很难知道各类档案馆(室)的功能与分工,在此,综合档案馆里常碰到利用者走错路入错门的现象。2、在其他专业档案馆(室)接待查档设置的门槛往往比较高,如需领导层层审批,要正式介绍信,内控档案不便利用等等。还有就是机关、企事业部门档案员对外接待查阅不是他们的主要工作,对利用者大多不是推诿就是找不到人,使利用者有时不是跑“冤枉路”就是“望门兴叹”。3、个别档案馆(室)没有收费依据标准,造成乱收费、超标准收费的现象时常发生。4、在个别档案室里,给利用者开具的档案证明,一些部门“不买账”,有关部门只认准档案馆的“档案证明专用章”,因而使利用者交了钱拿了证明却办不了事。按当前理论界“大档案”的理念与思路,把各级综合档案馆办成真正意义上的综合档案馆,这在实际操作中需要一个较为艰难而长期的过程。在这个过渡期,要彻底解决以上问题,为利用者做好协查工作,就显得更为重要和必要。通常为利用者协查的具体做法是:首先,档案馆应将馆藏的全部目录集中到一起存放,使利用通过导查能在较短的时间内,掌握档案馆馆藏的内容,为利用者查找档案提供有价值、有意义的线索。其次,向利用者明确档案馆在查档上的主体地位,即有统一、有步骤的调度、安排、监管查阅者的权利。第三,在档案馆内统一查档制度,统一收费票据,统一收费标准。最后,根据利用者的要求,档案馆应主动在利用者所查档案资料上加盖“档案证明专用章”。
1.1建筑工程档案的内涵
建筑工程档案的内涵十分丰富，不仅有综合性文件资料，也有具体的土建工程、水、电、设备安装施工的文件资料，还包含竣工图资料等。具体来说，各个综合部门的资料包含在综合性文件资料内。这其中有政府部门的审批;地质、水文、地震、气象等文件资料;征地、拆迁安置等上级批准文件;项目设计资料以及有关合同、戏艺术等。具体施工过程中的开工报告、图纸的审查和设计变更、技术的交底记录以及监理资料、材料质量证明文件、试验报告资料、工程质量事故处理文件、施工总结等在土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料中可以找到。另外，竣工图等资料则包含了建筑工程、装饰工程、结构工程和给排水工程的竣工图纸等资料。
1.2建筑工程档案的特点
首先，单一性。建筑工程的招标、施工直到竣工结束都有与之匹配，记录其真实完整的成长过程的资料，这些资料也仅有一套。其次，真实性。建筑工程的档案资料室不能弄虚作假的，这是见证某一建筑物从无至有的完整过程，甚至是一个城市变迁与发展的完整记录，自诩保证其完整真实。最后，实用性。建筑工程档案资料室建筑工程的成长记录，也是质量监督部门进行竣工验收的依据，并且还为今后的城市建设提供参考借鉴的价值，其实用性是显而易见的。
2建筑工程档案管理的重要作用
在城市快速发展的过程中，建筑施工工程也随之增多。在高楼大厦平地而起的过程中，做好建筑工程档案资料的归档管理工作对保障建筑工程的施工质量有莫大的帮助，也在改善人民生活和促进经济发展方面起到了一定的促进作用。建筑工程档案管理工作的重要性还不止于此，现详细分析如下:
(1)在城市建设和规划管理中起着重要作用
由于建筑工程档案资料的归档管理工作是城市建设活动积累下来的丰富的经验，也是城市建设技术储备的重要手段之一，因此，建筑工程档案资料的归档管理工作在城市规划和建设管理过程中发挥着重要的作用。城市建筑物的扩展和维修以及改建工作也都要以建筑工程档案资料为基础，所以必须加强管理工作的进行。
(2)城市防灾和灾后重建的重要基础
在预防自然灾害破坏以及城市的灾后重建工作中，建筑工程档案资料有助于我们发现建筑工程的薄弱环节，也有助于我们恢复城市灾前的本来面目或者为城市的改建提供参考依据。另外，由于建筑工程档案真实记录了城市建设的全过程以及各建筑物之间的内在联系，因此，建筑工程后期的检测和维修以及灾后破损建筑的拆除和重建都要借鉴建筑工程档案资料的内容，所以必须做好建筑工程档案资料的归档管理工作。
(3)建筑工程的使用和管理业离不开建筑工程档案资料的支持
建筑物的后期使用和管理业始终离不开档案资料的支持。建筑工程使用过程中遇到问题首先用到的就是查阅建筑工程档案资料，因此，做好建筑工程档案资料的归档管理工作是必须也必要的。另外，建筑工程档案资料对于同类工程的设计和建设也具有重要的参考和借鉴价值，是促进建筑工程科学技术发展的基石。
3改进建筑工程档案资料管理的措施
对于建筑工程档案资料的归档管理工作并不是考个人力量和以简单完成的，这需要众多部门的协作和配合。首先要加强档案资料归档管理工作重要性的宣传，让参与此项工作的人员都能提高自己的认识;其次，安排专业的管理人才进行档案资料归档管理工作的进行，对建筑工程档案资料的完整性和连贯性予以保证。最后，做好建筑工程档案资料的分类和编号处理，以便以后查阅相关资料时能快速找到相关文件的位置，同时也能避免工程档案资料的流失。
4结束语
1.1相关人员档案意识薄弱
众所周知，任何一项建筑工程涉及到的档案资料都非常复杂，尤其是在工程竣工验收后所要交付给业主的档案资料非常多。在短时间内如果没有出现工程质量问题，则可以成功交付工程，随即施工队伍就结束工程，但在短时间内，没能收集整理出全面的工程资料，这也给工程档案管理带来了困难。而在利用档案时，工程档案还需要借鉴一些竣工验收证书或者工程决算、竣工图等资料，其他的工程档案就会被忽略，这就直接导致工程档案资料的利用率降低，从而不能确保完整、系统性的档案资料管理。
1.2建筑工程档案资料管理质量低下
作为建筑工程管理的重要环节，包括施工前准备阶段的问卷资料和施工过程中形成的文件和竣工验收形成的文件资料都属于工程档案范围。当前，很多建筑企业对于建筑工程档案只注重资料的数量接受和内容分析，而缺少对资料的坚定，严重忽视了归档工作，从而造成工程档案中混入一些无保存价值的资料，进而影响对档案的优化管理与长期利用。不仅如此，有的工程档案资料在形成的过程中存在分量不足、保管丢失的情况，一些重要的文件和签字等资料随意性较强，最终导致工程档案质量不具真实性和有效性，建筑工程档案资料管理质量低下，严重影响工程档案资料的有效利用。
1.3缺乏严谨的建筑工程档案资料管理体制
因施工企业和建筑企业的不重视，建筑工程的档案管理意识薄弱，普遍存在“重建设轻管理”的现象。很多企业的管理人员认为，档案管理是可有可无的，不能为企业创造更多的经济效益，所以不会对其投入人力、财力、物力等。甚至存在认为档案管理的不规范、不科学对于工程质量的影响不大的思想，所以很多关于建筑工程档案资料管理的体制也只是趋于形式化。除此之外，企业还缺乏相关的建立人员对工程档案管理进行监管。施工监理为建设方提供专业化、社会化的服务，以帮助建设单位对建筑工程的质量、进度、技术等方面进行控制，因此，监理方还要对工程档案资料的管理负起责任。严把各个环节的资料收集、整理与最后的档案形成、保管工作，全面保障工程档案资料的完整性和有效性。
2加强建筑工程档案资料管理的具体措施
2.1提高对建筑工程档案资料管理的意识
当前我国建筑工程档案管理还存在很多的问题，其中最主要的就是建筑工程企业自身缺乏对于工程档案管理的意识，这也是最严重的问题。首先，建立并加强建筑工程档案管理必须提高有关领导的意识与认识，纠正传统的重建设、轻档案的思想观念，不管是项目法人还是技术人员、工程监理人员、管理人员，亦或是档案管理者，都应有组织、有计划地进行档案管理相关法律学习，使其充分掌握专业知识的情况下，进一步统一其思想、业务标准、工作要求，强调建设档案管理的重要性。其次，将档案工作责任落实到部门以及人，从而提高档案工作的自觉性与责任意识，明确法人的职责，构建职责明确，科学严密的档案管理体系，形成分工明确，使其在实际工程项目中发挥作用。
2.2建立并完善档案资料管理的相关机制
缺乏完善的档案管理工作机制是很多建筑企业共同的问题，也是严重影响档案工作开展的重要因素。首先，要求各级建领导应重视起建筑工程档案建设工作，将工作计划纳入建筑企业的议事日程中，确保有专人负责。伴随着建筑工程项目的步步延伸，逐渐形成工程档案，这样一来才能确保档案的完整性。在实际的建筑工程施工中，必须确立负责人，并成立由建设单位、监理单位以及施工单位组成的领导小组，对工程档案管理工作进行全方位的考虑与统筹规划，建立相关制度并落到实处，还要保证这些工作是贯穿建筑工程全过程的。完善建筑工程档案不仅要从建立机制开始，还必须尽快完善工程建设中的各环节的档案收集、保管工作。不断鼓励与引导建筑工程档案组织机构，根据市场的需求，建立开放、推广、服务为一体的机制，进一步开拓企业的服务领域。
2.3明确分工，协调相关业务
建筑工程档案管理是一项涉及面广、时间长且要求高的工作，档案原件的收集、归档与管理工作难度相当大，这些原件又与建筑工程有着密切的关系。因此，对于建筑工程档案管理工作必须严格按照国家颁布的相关规定以及一系列的文件要求。建筑工程档案管理人员必须进行掌握与熟悉法律规定，自觉进行相关法律的学习，提高依法制党的自觉性，才能更好地制定企业的相关工程档案管理标准。对于形成周期较短、时间性要求高的工程档案管理，可以通过明确划分时间段收集的方式，避免造成混淆与遗漏。而移交工程阶段，需要特别注意移交手续的完整性，明确移交的重要性，确保万无一失。
2.4打造综合素质较高的工程档案资料管理团队
建筑工程档案管理工作离不开人，要做好档案管理工作必须有业务能力强，综合素质高的档案管理人员。由于档案管理的多样性与复杂性，这也给档案管理人员的知识与能力方面提出了更高的要求。建筑企业应为档案管理人员提供提升与锻炼的机会，定期聘请相关专业人士进行培训，成立相关的档案管理工作实施奖惩措施，积极鼓励员工进行自我提升的同时制定相关的行为规范，对档案管理工作的标准进行规划。
3结语
一、档案信息服务的内涵与分类
1、档案信息服务的内涵
信息,是物质的一种属性,是客观事物存在形态与运动过程的表现和反映,信息存在于人类社会活动的各个领域,是社会得以存在并不断发展的基础。而信息服务,也就是以信息为内容,以满足社会组织和社会成员的信息需求为目的的社会服务业务。与其他社会化服务相比,信息服务是一项更具有普遍性和社会性的服务,人类从来就没有像今天这样依赖信息,国家、社会、集团和个人之间也从来没有像今天这样通过信息而紧密地联系在一起①。社会信息需求的膨胀与增长,极大地刺激了社会信息服务业的发展,并呈现四个特点:一是从单一形式的服务向综合发展;二是从以部门为主体的信息服务向社会化信息服务模式转变;三是各种专项信息服务和系统化信息保证服务将成信息服务业务发展的一大主流;四是信息服务向多元化和多样化的方向发展②。档案信息服务,是指以档案信息为服务内容的社会信息服务。档案信息资源是社会信息资源系统中的重要组成部分,档案信息服务在整个社会信息服务体系中也有着十分特殊而重要的地位。
2、档案信息服务的分类
档案信息一般有广义与狭义之分,狭义的档案信息仅包括档案的内容及表达档案内容的文字、图形、标记、符号等信息与档案形式、档案载体方面的信息;而广义的档案信息还包括由档案内容信息与载体信息经过转移或加工之后的信息,亦即派生信息。因此,广义的档案信息用公式可以表示为:档案信息=档案内容与载体的原生信息+档案内容与载体的派生信息③。
在现代社会中,档案信息服务活动十分频繁,档案信息服务的形式与模式也多种多样,要区分目前档案信息服务的模式,从不同的角度分析,有着不同的划分方法。第一,从服务的方式来分,档案信息服务可以分为传统服务模式与网络服务模式;第二,从服务的性质来分,档案信息服务可以分为公益服务模式与产业服务模式;第三,从服务的层次来分,档案信息服务可以分为机械服务模式与智力服务模式④。本文主要按第二种划分方法研究公益型档案信息服务和商业型档案信息服务。公益性档案信息主要包括:气象、地震、水文、人口、自然资源等方面的内容,这些内容直接关系到人民的正常生活和社会发展,应体现“社会效益”原则,一般无法或不能实现商品化,而只能作为公益型档案信息服务。商业性档案信息包括商贸、投资、金融、科技、人才、企业、经济、娱乐等方面的内容,这类档案信息在客观上既具有商品的属性,又可以不涉及信息的安全问题。⑤
二、档案信息服务经济学分析
1、公益型档案信息服务的公共物品属性
萨缪尔森(Samuelson)在1954年发表的《公共开支的纯理论》中给公共产品下了明确的定义,即“每个人的消费不会减少任意其他人对这种物品的消费”⑥。从这个定义中体现了公共产品的两个基本特征:消费上的非竞争性和占有上的非排他性。所谓非竞争性,是指一个人在消费某物品时,并不妨碍另一个人的消费,换句话说,这样的物品一旦提供,增加一个人的消费并不给任何人带来成本;所谓非排他性,是指不需要支付成本也能够从某物品的消费中得到好处,或者是让某个不付费者不消费这种物品是困难的。公共物品一般都具有外部性。所谓外部性,是某一经济主体不经交易而对其他的经济主体施加利益或成本,即其行为是其他经济主体效用函数的因变量⑦。外部性是由于缺乏直接相关的交易或补偿性支付所造成的。外部性的存在导致了“搭便车”心理。所谓的“搭便车”心理是指在公共产品的消费中,消费者源于自利行为而隐藏自己的真实偏好,希望别的消费者为自己的消费付费的心理。在公益型档案信息服务中,每个使用者都不愿意表达自己从中获得的真实收益,那么私人不可能提供公共产品,而被认为是政府的职能所在。正是因为档案信息使用中外部性和“搭便车”心理使档案信息服务的边际个人收益(MRP)小于边际社会收益(MRS),从而导致档案信息服务供给不足(见图1,其中MCS为边际社会成本,MCP为边际个人成本),不能实现帕累托最优状态⑧。
图1公益型档案服务的正外部性导致供给不足(Q1﹤Q2)
因此,公益型档案的信息服务就只能由国家财政投资,统一监管,通过公益型档案信息服务向公众无偿提供来实现,以满足社会公众的政治、文化、休闲娱乐等各种需要。公益型档案信息服务向社会公众提供的是作为公共物品的公益性信息,有着其他档案信息服务不可替代的社会地位与价值,也是整个档案信息服务业的基础。这类档案信息服务属于社会公共财产,虽然在一定程度上可以实施排他性的措施,但不宜也不能参与市场买卖。
2、商业型档案信息服务经济学分析
商业型档案信息服务是相对于公益型档案信息服务而言的,主要是指将档案信息作为商品,参与市场流通的有偿服务。商业型档案信息服务是我国市场经济与信息服务深化发展的结果,与传统的公益型档案信息服务相比,它主要有两个特点:第一,商业型档案信息服务属于有偿服务。有偿与无偿服务是商业型档案信息服务与公益型档案信息服务的本质区别,产业档案信息服务通过市场的买卖和付费而获得直接补偿。第二,商业型档案信息服务提供档案信息商品。在商业型档案信息服务中,其向社会用户提供的是一种具有价值与使用价值的信息商品,信息商品虽然并不完全具备物质商品的特性,但也存在着市场定价、成本效益等一系列的问题。目前,对于信息商品的定价,理论界主要提出了四种具有代表性的理论,即价值价格论、效用价格论、供求价格论和垄断价格论。而商业型档案信息一般来自于企业或者其他团体,在信息不对称的前提下,一般具有垄断定价的特点。
因此,商业型档案信息服务是在市场机制环境下由市场对资源配置发挥基础性的调节作用,一般以企业或者私人商品的形式提供,其商品价值由市场价格反映。然而由于信息服务产品的特殊性,在市场不能发挥作用或存在市场缺陷和市场失灵的情况下,政府干预则是必要的而且是必须的,政府的干预能够有效保障市场公正,消除市场缺陷和市场失灵,避免由于信息不对称而造成的道德风险和逆向选择行为⑨。
3、公益型和商业型档案信息服务的比较分析
公益型档案信息服务以无偿为特征,从而可以有效地刺激社会公众对档案信息的需求,有利于国家的宏观调控与整个社会档案信息服务业的良性发展。但也存在着诸多的弊端,如经费使用上不计成本,工作不讲效益;资料堆积;服务方式机械呆板,缺乏活力等等。与之相比,商业型档案信息服务强调产出与效益,服务形式多样灵活,内容丰富,而且能很好地调动工作人员的积极性,实施知识管理,因而运作相对高效。但不容置疑,商业型档案信息服务以盈利为直接目的,容易引起因追求短期的经济利益而不顾社会效益的问题,因而需要国家的宏观调控。比较分析见表1。
三、档案信息服务的建议
公益性档案信息由于其具有公共物品的属性,因此这类档案信息服务只能由国家财政投资,统一监管,通过公益型档案信息服务向公众提供来实现。这类信息一般需要依靠专业的机构花费一定的成本才能提供给社会大众,在对档案信息进行加工整理的过程中,档案工作者付出了大量艰辛的体力与智力劳动,由此而创造的派生性档案信息产品应该通过市场获得一定的补偿与报酬,如档案馆公开出版的档案文献编研成果等。这样一方面可以提高档案工作者的积极性,提高服务效率,同时可以加快档案信息的不断更新,内容的不断丰富,更好地履行公益服务的职责。此外,在收取一定的信息编制和管理费的基础上,国家和政府也应给予特定的补贴。
对于集体和个人所有的档案与档案信息,如图纸、信札、书稿、照片等,除了对国家和社会具有保存价值或应当保密的只能向档案馆出售外,其余的在法律规定范围内可向社会公开出售,自由买卖,利用市场机制由市场对资源配置发挥基础性的调节作用。与此同时,政府要建立健全市场机制,完善知识产权保护制度,建立统一的管理机构和管理法规,保证档案信息服务产业的市场秩序,并建立档案信息交换的平台,对档案信息的定价和交易方式以及交易过程予以监督,避免道德风险和逆向选择的发生。两种类型的服务各有特点和侧重,因此只有把两者有机地结合起来,扬长避短,才能更好地促进档案信息服务的发展,图2为档案信息服务体系的基本框架。
注释:
①周晓英:《档案信息论》,北京:中国人民大学出版社,2000:13。
②王协舟、刘安福:《档案信息服务与产业型档案信息服务》,《图书馆》,2007(1):105-108。
③赵屹:《档案信息网络化建设》,北京:北京图书馆出版社,2003:33。
④张林龙:《试论我国的信息服务产业》,《河北科技图苑》,2000(1)。
⑤袁洪:《我国档案信息市场运作模式探析》,《档案学通讯》,2004(1)。
⑥何立胜、杨志强:《内部性·外部性·政府规制》,《经济评论》,2006,(1):55–60。
1.1相关人员档案意识薄弱。
众所周知，任何一项建筑工程涉及到的档案资料都非常复杂，尤其是在工程竣工验收后所要交付给业主的档案资料非常多。在短时间内如果没有出现工程质量问题，则可以成功交付工程，随即施工队伍就结束工程，但在短时间内，没能收集整理出全面的工程资料，这也给工程档案管理带来了困难。而在利用档案时，工程档案还需要借鉴一些竣工验收证书或者工程决算、竣工图等资料，其他的工程档案就会被忽略，这就直接导致工程档案资料的利用率降低，从而不能确保完整、系统性的档案资料管理。
1.2建筑工程档案资料管理质量低下。
作为建筑工程管理的重要环节，包括施工前准备阶段的问卷资料和施工过程中形成的文件和竣工验收形成的文件资料都属于工程档案范围。当前，很多建筑企业对于建筑工程档案只注重资料的数量接受和内容分析，而缺少对资料的坚定，严重忽视了归档工作，从而造成工程档案中混入一些无保存价值的资料，进而影响对档案的优化管理与长期利用。不仅如此，有的工程档案资料在形成的过程中存在分量不足、保管丢失的情况，一些重要的文件和签字等资料随意性较强，最终导致工程档案质量不具真实性和有效性，建筑工程档案资料管理质量低下，严重影响工程档案资料的有效利用。
1.3缺乏严谨的建筑工程档案资料管理体制。
因施工企业和建筑企业的不重视，建筑工程的档案管理意识薄弱，普遍存在“重建设轻管理”的现象。很多企业的管理人员认为，档案管理是可有可无的，不能为企业创造更多的经济效益，所以不会对其投入人力、财力、物力等。甚至存在认为档案管理的不规范、不科学对于工程质量的影响不大的思想，所以很多关于建筑工程档案资料管理的体制也只是趋于形式化。除此之外，企业还缺乏相关的建立人员对工程档案管理进行监管。施工监理为建设方提供专业化、社会化的服务，以帮助建设单位对建筑工程的质量、进度、技术等方面进行控制，因此，监理方还要对工程档案资料的管理负起责任。严把各个环节的资料收集、整理与最后的档案形成、保管工作，全面保障工程档案资料的完整性和有效性。
2加强建筑工程档案资料管理的具体措施
2.1提高对建筑工程档案资料管理的意识。
当前我国建筑工程档案管理还存在很多的问题，其中最主要的就是建筑工程企业自身缺乏对于工程档案管理的意识，这也是最严重的问题。首先，建立并加强建筑工程档案管理必须提高有关领导的意识与认识，纠正传统的重建设、轻档案的思想观念，不管是项目法人还是技术人员、工程监理人员、管理人员，亦或是档案管理者，都应有组织、有计划地进行档案管理相关法律学习，使其充分掌握专业知识的情况下，进一步统一其思想、业务标准、工作要求，强调建设档案管理的重要性。其次，将档案工作责任落实到部门以及人，从而提高档案工作的自觉性与责任意识，明确法人的职责，构建职责明确，科学严密的档案管理体系，形成分工明确，使其在实际工程项目中发挥作用。
2.2建立并完善档案资料管理的相关机制。
缺乏完善的档案管理工作机制是很多建筑企业共同的问题，也是严重影响档案工作开展的重要因素。首先，要求各级建领导应重视起建筑工程档案建设工作，将工作计划纳入建筑企业的议事日程中，确保有专人负责。伴随着建筑工程项目的步步延伸，逐渐形成工程档案，这样一来才能确保档案的完整性。在实际的建筑工程施工中，必须确立负责人，并成立由建设单位、监理单位以及施工单位组成的领导小组，对工程档案管理工作进行全方位的考虑与统筹规划，建立相关制度并落到实处，还要保证这些工作是贯穿建筑工程全过程的。完善建筑工程档案不仅要从建立机制开始，还必须尽快完善工程建设中的各环节的档案收集、保管工作。不断鼓励与引导建筑工程档案组织机构，根据市场的需求，建立开放、推广、服务为一体的机制，进一步开拓企业的服务领域。
2.3明确分工，协调相关业务。
建筑工程档案管理是一项涉及面广、时间长且要求高的工作，档案原件的收集、归档与管理工作难度相当大，这些原件又与建筑工程有着密切的关系。因此，对于建筑工程档案管理工作必须严格按照国家颁布的相关规定以及一系列的文件要求。建筑工程档案管理人员必须进行掌握与熟悉法律规定，自觉进行相关法律的学习，提高依法制党的自觉性，才能更好地制定企业的相关工程档案管理标准。对于形成周期较短、时间性要求高的工程档案管理，可以通过明确划分时间段收集的方式，避免造成混淆与遗漏。而移交工程阶段，需要特别注意移交手续的完整性，明确移交的重要性，确保万无一失。
2.4打造综合素质较高的工程档案资料管理团队。
建筑工程档案管理工作离不开人，要做好档案管理工作必须有业务能力强，综合素质高的档案管理人员。由于档案管理的多样性与复杂性，这也给档案管理人员的知识与能力方面提出了更高的要求。建筑企业应为档案管理人员提供提升与锻炼的机会，定期聘请相关专业人士进行培训，成立相关的档案管理工作实施奖惩措施，积极鼓励员工进行自我提升的同时制定相关的行为规范，对档案管理工作的标准进行规划。
3结语
一、城建档案信息电子化数字化的现状
城建档案馆大多在上世纪80年代初建立，80年代末期由芜湖城建档案馆率先试点开始了探索建立档案计算机检索系统。90年代中期部分特大城市城建档案馆开始建立自己的MIS系统，并开始了档案原件电子化工作。所应用的操作系统由DOS转向Wondows，数据库也由最初单机版的dBascII转向支持局域网操作的Foxpro，继而向大型数据库发展。现在部分城建档案馆建立了自己的网站，但内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍，我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与实现电子化数字化管理的要求不太适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。这集中表现在：
1.城建档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性
各基层城建档案馆、室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和领导决策，也不便于编研，这制约了城建档案信息电子化、数字化的进程。
2.建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录
各城市城建档案信息系统和网络建设形式、深度不同，规范性、开发性、服务性、共享性较差，建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录，不能适应城建档案信息资源共享、管理软件共享的要求。
3.城建档案的标准化、规范化工作有待提高
档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地馆、室的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类城建档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外城建档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了城建档案信息工作电子化的应用和推广。
4.城建档案信息网络技术有待提高
城建档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档城建工程文件资料和图纸是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应。城建档案信息安全保障体系的建设还不够完善，网络技术有待提高。
5.城建档案信息管理人员的素质有待提高
实现档案信息电子化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中城建档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
6.各地城建档案部门应用软件系统跟不上现实的需求
各地城建档案部门各自为政地开发设计应用软件系统，重复开发导致浪费了大量的人力和物力，并由于现代信息技术的飞速发展导致了技术落后，跟不上现实的需求。
7.城建档案网络建设资金缺乏
数字化、电子化所需相应计算机、存储、输入输出等硬件设备的大量资金投入，超出通常城建档案馆室所能承担的资金范围，常需要上级政府部门拨款，因此导致建设迟缓。
二、城建档案信息电子化的发展趋势
现代办公自动化、无纸化的发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件资料、照片和图纸等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的电子化数字化档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。那么，城建档案馆的发展方向就应该是：超级秘书网
1.建立、健全城建档案馆藏档案数字化。
2.健全和开展城建档案电子化接收和管理。
3.建设有着各地方特色城建档案的数据库，能更好地提供专业信息和专业服务，并传承承载着中国地方各自悠久历史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的数字化城建档案馆，并做到多城市多馆互通互用。
5.向专业特色的城建档案馆发展，向社会提供网上查询利用。
三、城建档案信息电子化数字化的作用
所谓档案信息电子化，就是把馆、室所藏档案资料以纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其作用有：
