时间：2023-01-26 12:22:07
序论：在您撰写档案信息时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
(一)云计算能使信息资源服务更完善
通过云计算对档案信息进行管理,可以使信息资源服务更完善。譬如:从技术的角度来看,云计算资源的伸缩度、资源的集成化管理等各种功能,都是通过应用软件来实现的。通过网络连接的档案数据库虽然有存储功能但属于分布式模式,不能进行集成化管理。通过应用软件,建立规格一致的接口,与一站式检索界面进行结合,用户可以通过本地计算机网络接入到“云”中,实现集成化服务。使用一站式检索界面,实现集成服务,不仅完善了档案信息的管理质量,而且还提高了服务水平。
(二)云计算可以实现信息资源服务多元化
档案资源通过云计算模式进行信息技术处理后,所有资源都储存在云中,进行统一管理。用户只需要会操作应用程序,在规定的权限内进行操作就行,不需要掌握原理性知识和技术性问题,使用更为快捷方便。云计算服务可以是档案信息随时可查,随时管理,随时提取。在高校,可以通过云计算档案管理模式,把档案资源全部输入到“云”中进行整合。尤其是高校图书馆,不仅档案资源丰富,而且类别繁多。在云计算模式下,建立高效数字化档案馆,不仅可以给用户提供各种个性化的服务,而且还可以提高信息服务的有效性。
信息档案化是档案部门面临的新课题，笔者认为，信息档案化包括以下几方面的内容：1.档案部门要树立大档案观，将信息资源扩展为档案管理范畴。过去档案部门将具有凭证、参考作用的原始信息确定为档案，档案管理只是信息的很小一部分。随着信息时代的发展，社会要求档案部门提供广泛的信息服务的呼声越来越高。国内相关单位数字档案馆工程项目在确定建立其数字资源信息库时，大大扩展信息资源采集范围。信息资源采集不仅包括馆藏档案数字化、立档单位数字档案的在(离)线接收、专门专业档案信息收集，还包括各类相关信息(如电子政府的政务信息、社会公众服务信息、数字图书馆信息、网上信息等)的搜索，是社会综合信息资源库，这些信息库必须在严格的标准化和规范化的基础上由多个部门联合建立，以满足社会各方面对档案信息资源的需求。2.各类信息采用档案管理的理念与方法。档案信息化处理是建立在标准化、规范化的基础上的。信息档案化则是采用档案的管理理念，对浩如烟海且杂乱无章的信息进行有序整合、标准化处理。包括对接收的电子文件建立元数据库，对各种数据库的数字信息进行储存格式与载体标准转换。传统的数据库是一类结构化的数据集合，其属性描述和检索处理依赖于精确的人工语言，而这种方法对于管理综合性的超大规模数据库(知识库)很不适应，例如国际互联网上成千上万的大型数据库，由于检索语言不统一和管理方式各异已经造成了极大的混乱。因此必须依赖更为先进的智能化信息管理技术、以求用自然语言进行概念性全网络搜索，才能为用户提供方便、高效的服务。3.建立信息档案化的实施机制。信息档案化是一个全新的概念，还不为人们所了解，笔者认为，其实施需要从以下几方面入手：第一，首先应当在档案部门进行广泛宣传，使档案工作者明确信息时代档案人角色的转变及肩负的历史责任。第二，要向有关领导及信息主管部门宣传呼吁，积极主动地做好有关情况汇报及业务技术咨询工作。第三，要积极与各行业信息管理部门沟通联系，在标准规范及智能信息技术方面给予指导监督。第四，建立信息档案化的实施实体。
二、档案部门在信息社会中的地位与作用
（一）档案信息管理与保存中心
档案机构保存有大量历史真实记录，是各类档案信息的集藏地，是社会各界了解政策形成及效益、工作查考、学术研究的主要资料来源。档案信息涉及社会各个领域，对各行各业均有相当的利用价值，与公民权益息息相关。档案机构在国家信息化建设中要充实自身的信息基础建设，建立档案信息系统及专题资源数据库，通过信息化、数字化档案管理与运用，更好地发挥档案机构建档与扩散功能，发挥各类档案信息中心的重要作用。
（二）数字化档案信息资源保存和传递中心
档案机构保存的各类档案信息，其内容涉及政治、经济、教育、文化、科技、财政、工交等各种专业，档案机构可运用科技手段将馆藏的档案进行数字化处理予以保存管理，从而成为各机构的数字化档案信息资源中心。其中，适宜于向社会开放的档案，可将其置于公共领域，通过网络传送，提供给远距离的信息需求者利用，成为各机构档案信息的传递中心。
（三）档案信息的数字模拟整合技术处理中心
[关键词]档案信息化；信息档案化；联系
一、档案信息化的概念
档案信息的形成、积累、加工与贮存、传递、利用的整个过程，就是档案信息的运动过程。这个运动过程起关键作用的是传递过程。档案信息管理人员通过形成、加工与贮存积累起来的档案信息，主要目的是为了满足利用者需要。这就需要在利用者与档案信息管理者之间找到一种媒介，以沟通供需之间亦即信息与用户之间的信息。档案信息的传递就是沟通供需之间或信息与用户之间信息的媒介。
二、信息档案化的概念与内容
（一）信息档案化的概念
随着信息时代的到来，社会生活的各个领域产生的信息与日俱增，特别是互联网技术的广泛运用，各类信息里几何形式迅速增长，用信息爆炸来形容毫不夸张。面对浩如烟海的信息，如何进行真伪区分、价值鉴定、密级审定、采用识别，使无序的自然信息变为有序的人工信息，提高信息的利用率，则是摆在信息管理部门的一个新问题。从广义来看，信息管理部门包括文献情报图书档案电信通讯等机构，文献情报图书部门管理的信息主要是文献图书情报资料，受特定的管理对象限制，其对管理对象的加工整理方法不适宜用于产生在社会生活各领域的信息。而档案部门管理的档案产生于社会各领域，涵盖了信息产生的各个层面，因此对大量产生的信息进行识别处理，就历史性地落在档案部门的肩上。
信息档案化是指档案部门运用现代管理理念，采用现代管理方法及技术手段，按照档案部门对信息进行有序整合、加工整理、分类检索、开发利用信息资源的方法，对各类信息进行有序化、规范化处理，将系统、全面、有序的信息方便快捷地提供给利用者，以全方位的信息开发服务，满足社会各方面的需求。
（二）信息档案化的具体内容
信息档案化是档案部门面临的新课题，笔者认为，信息档案化包括以下几方面的内容：
1.档案部门要树立大档案观，将信息资源扩展为档案管理范畴。过去档案部门将具有凭证、参考作用的原始信息确定为档案，档案管理只是信息的很小一部分。随着信息时代的发展，社会要求档案部门提供广泛的信息服务的呼声越来越高。国内相关单位数字档案馆工程项目在确定建立其数字资源信息库时，大大扩展信息资源采集范围。信息资源采集不仅包括馆藏档案数字化、立档单位数字档案的在（离）线接收、专门专业档案信息收集，还包括各类相关信息（如电子政府的政务信息、社会公众服务信息、数字图书馆信息、网上信息等）的搜索，是社会综合信息资源库，这些信息库必须在严格的标准化和规范化的基础上由多个部门联合建立，以满足社会各方面对档案信息资源的需求。
2.各类信息采用档案管理的理念与方法。档案信息化处理是建立在标准化、规范化的基础上的。信息档案化则是采用档案的管理理念，对浩如烟海且杂乱无章的信息进行有序整合、标准化处理。包括对接收的电子文件建立元数据库，对各种数据库的数字信息进行储存格式与载体标准转换。传统的数据库是一类结构化的数据集合，其属性描述和检索处理依赖于精确的人工语言，而这种方法对于管理综合性的超大规模数据库（知识库）很不适应，例如国际互联网上成千上万的大型数据库，由于检索语言不统一和管理方式各异已经造成了极大的混乱。因此必须依赖更为先进的智能化信息管理技术、以求用自然语言进行概念性全网络搜索，才能为用户提供方便、高效的服务。
3.建立信息档案化的实施机制。信息档案化是一个全新的概念，还不为人们所了解，笔者认为，其实施需要从以下几方面入手：第一，首先应当在档案部门进行广泛宣传，使档案工作者明确信息时代档案人角色的转变及肩负的历史责任。第二，要向有关领导及信息主管部门宣传呼吁，积极主动地做好有关情况汇报及业务技术咨询工作。第三，要积极与各行业信息管理部门沟通联系，在标准规范及智能信息技术方面给予指导监督。第四，建立信息档案化的实施实体。
三、档案部门在信息社会中的地位与作用
（一）档案信息管理与保存中心
档案机构保存有大量历史真实记录，是各类档案信息的集藏地，是社会各界了解政策形成及效益、工作查考、学术研究的主要资料来源。档案信息涉及社会各个领域，对各行各业均有相当的利用价值，与公民权益息息相关。档案机构在国家信息化建设中要充实自身的信息基础建设，建立档案信息系统及专题资源数据库，通过信息化、数字化档案管理与运用，更好地发挥档案机构建档与扩散功能，发挥各类档案信息中心的重要作用。
（二）数字化档案信息资源保存和传递中心
档案机构保存的各类档案信息，其内容涉及政治、经济、教育、文化、科技、财政、工交等各种专业，档案机构可运用科技手段将馆藏的档案进行数字化处理予以保存管理，从而成为各机构的数字化档案信息资源中心。其中，适宜于向社会开放的档案，可将其置于公共领域，通过网络传送，提供给远距离的信息需求者利用，成为各机构档案信息的传递中心。
（三）档案信息的数字模拟整合技术处理中心
档案机构具有长久保存档案及充分发挥档案利用价值的双重职责。因此，一方面要运用各种技术手段使档案长久保存，如将各种纸质、电子档案运用缩微模拟技术处理，以缩微胶片代替原件长久保存、提供利用。另一方面为了使档案信息资源更方便、快捷、广泛地提供利用，又要采用计算机技术对档案进行数字化处理，将大量档案信息在光盘上“海量存储”，在网络上实现远程传送，跨越时空限制。在国家信息化建设中，档案机构比任何其他机构更加关注在文件生命周期的不同时期应采用的相应技术、规范标准及保护措施。
参考文献：
[1]李芃.档案信息化建设中的档案业务工作[J].办公室业务，2011（S1）.
所谓的档案信息化就是指在实际的档案管理工作中，采用信息化的技术和手段，实现信息的共享，为档案应用着提供便利。同时做好档案的开发和整理工作也是现如今社会发展的重要趋势。网络的高度发达成为档案信息化建设的前提和条件，实现档案管理的信息化和网络化符合社会可持续发展的需求，同时还能够提升社会服务的意识，加强服务力度。在进行档案信息化的过程中需要对相应的制度，管理方式等进行高度重视，同时做好档案安全的防御工作也是一种企业或者是事业单位风险评估的重要表现。保证档案信息的真实性和准确性时提升企业信誉程度，树立形象的重要因素。可见，在现如今的社会中，实现档案管理的信息化，加强保证意识具有一定的重要意义，也具有一定的必然性和可行性。
2档案信息化发展的技术环境和政策环境
2.1档案信息化发展的技术环境
从档案信息化的进程上看，其技术环境主要是包括计算机网络的普及以及各种办公方式的优化，做好档案信息的收集、整理以及存储和利用工作是实现档案信息管理的重要环节，在各个关节中都需要将先进的信息技术应用到其中。所以说，各种技术设备和方式的共同作用逐渐完善了档案信息化的进程。另外，还需要提供良好的硬件设施，实现档案信息的资源共享工作，同时保证档案信息传递的快速和便捷。
2.2档案信息化发展的政策环境
由于档案管理的信息化实现给档案管理工作带来较多的便利，因此，国家对这一问题加强了重视。在相关的法律法规中提到了关于档案信息化建设的重要内容。这些举措都是为档案信息化创设一个相对比较公平且开放的环境，使得档案信息能够发挥自身的优势作用，实现全国性和规范性的特点。另外，档案信息的真实性和准确性特点也需要科学的政策环境作为背景，各级单位或者是机关等都应该充分应用网络的相关资源实现档案管理的高效性。不得不提到的是，档案信息的检索功能越来越受到人们的高度重视，在实际的应用中，需要保证应用的快捷性。
3电子档案信息管理存在的安全问题
档案管理的安全问题直接影响到档案管理机构的机密或者是相应工作的进展。因此，保证档案管理工作的安全性，做好安全保证工作，能够有效的解决电子档案信息管理工作中出现的众多问题。虽然档案管理工作人员众多，但是工作中出现的问题比较严重，其中包括以下几个方面。
3.1物理安全问题
物理安全问题是档案信息化中最为主要的问题，所谓的物理安全主要是指档案信息存放的条件以及环境，档案信息多以电子形式保存，因此，保存的温度和湿度等都需要控制在相应的范围内。尽量避免出现消磁，毁坏会这是盗窃的问题。从目前电子档案的管理工作上看，出现破坏的可能性主要有表现在两个方面，第一是计算机自身的软件和硬件方面的问题，另一方面则是人为因素。可见保护电子档案的安全性需要做好辐射的防护，提升工作人员的操作技能等等。
3.2软件安全
软件是计算机系统的重要组成部分，只有保证软件的安全问题才能实现档案信息的正常运行，提升利用程度。软件和硬件都是比较重要的两个方面，要在运行的过程中严格按照相应的标准以及规定来进行，同时对软件的使用权限进行控制，同时还需要对电子档案进行归档和整理，避免黑客对档案信息进行拷贝和篡改。
3.3数据安全问题
数据安全才是档案信息安全的基本，电子信息的保护就是要保证信息不被泄露。同时在电子档案的软硬件共同作用的前提下，需要更加注重对数据安全问题的重视。为了保证安全问题，需要将档案信息进行备份处理。通过科学的介质来进行传递，提高其利用程度。还可以根据档案信息的使用频率来设置权限，这样才能保证档案信息的数据安全问题。
3.4网络安全问题
在计算机系统应用的过程中，可能会受到网络节点的制约，形成一定的破坏性，直接影响到计算机网络的安全性，对于档案信息的安全程度也会产生严重的影响。而且网络问题的出现也会造成其他问题的产生，所以需要根据电子信息档案的相关内容以及应用的特点来设置相应的防火墙结构，做好安全技术的推广，对网络安全问题进行严格地控制。在此过程中需要将网络监管工作落到实处，选择专业的工作人员来进行这一工作。
3.4.1单位的安全防范意识要加强
改进服务的方式增加新的举措，提高创新性，在共享电子档案信息资源的前提下，要加强安全性防范，在共享电子档案信息的同时注意信息流失，除了给计算机各类用户提供计算机网络提供优质服务的同时，在技术时上要加强管理，最终做到信息服务的最优化。
3.4.2重视基础设施的建设提高应用系统的维护
在提供了高效便捷的服务下，我们还要重视基础设施的建设提高应用系统的维护。对那些突发性的灾难，在安全上要有积极的应对措施，并最终达到综合性和智能化的电子档案管理。
4结束语
一、档案信息安全性的范围
档案信息的安全性包括三大范围：（1）机密性：使非合法授权者不得使用；（2）真实性：可确定档案来源的合法性；（3）完整性：确保档案没有被有意或无意地篡改。
根据所归纳的安全性的范围，所有这些有关通信和信息传输过程中的各种安全需求可以进一步地被归纳为：保密性需求；真实性需求；完整性需求。为了满足这三个安全需求，需要为电子档案的管理设计一个较为完整的安全系统。
电子文件档案的管理过程完全是通过计算机来完成的。因此，在计算机网络的各个节点上进行文件数据的自由归档和档案资源的共享，实现电子档案的信息公开，就必须建立计算机网络系统。然而，电子档案在网络环境中传播和存储的过程中，每个步骤都可能存在安全漏洞，极易受到黑客攻击，造成档案泄密、信息被窃、被改写或被删除等严重后果，从而在很大程度上限制了档案信息的公开推广。因此，在电子档案安全系统中，应该准备好预防方案和紧急应对的措施，以确保档案信息公开的安全性。
二、档案信息的安全性设计
（一）人员安全。档案信息安全系统，不论设计如何周密，如果没有严格的人员控管，再复杂的加密技术亦是徒具形式。所以，档案信息操作过程中最有可能发生的安全问题，就是人为泄密。因此在档案信息公开前，必须防范任何可能蓄意或者非蓄意的人为疏忽，通过培训教育组织内成员，积极宣传信息安全的重要性，降低失泄密发生的几率。同时，严格执行任何人使用档案信息前，必须先确认使用者身份才能进入档案库房制度。此外档案工作部门的成员，或多或少都会接触到不同程度的档案实体，因此人员异动，包括职位调动、离职、停职及退休等均可能造成信息外流，为避免档案信息意外流出，就必须对人员异动与权限有效期的控管进行管理。任何人员通过电脑接触档案信息时，首先要取得区域内电脑的使用权，落实使用者权限的管控。根据不同职位的职权，给予一般使用、超级使用者或管理者权限。以固定的使用者账号命名逻辑，人工就可以加以初步的辨识，如果有入侵意图，使用不具有管理工作权限的代码，就可以立刻排除。严格要求同仁选用不会让别人轻易猜到或看到的通行密码，强制密码长度及组合复杂度（如强制必须英文、数字混杂），减少被“有心人”猜中的几率；在离开电脑座位时，启动屏幕保护程式的密码等。
（二）操作安全。对员工进行信息安全的教育，是确保信息安全的重要措施。除了宣传信息安全的观念外，应着重于档案信息操作过程的安全概念，包括个人电脑的防毒措施，以及资料备份的观念；避免档案信息公开的过程中，无意间夹带电脑病毒形成感染，而造成使用者档案信息资料毁损或被篡改。档案部门除了在档案服务器中安装杀毒工具之外，同时也应在邮件服务器上安装邮件杀毒软件，建立基本的防毒安全环境。现在的电脑病毒防不胜防，因此还应养成重要资料备份的习惯，将重要档案信息备份于服务器中，并备份于光碟或磁盘中，以减少还原失败的可能性。另外，更重要的是建立异地备份的观念，使备份工作法制化。此处，制定信息安全防护计划及紧急情况应对计划，并定期对所拟定的信息安全相关条文调整及检查，以保证信息安全计划的可行性，让安全意外的通报程序成为档案部门成员所了解的常识，使得电子档案的安全操作有具体的规范。
（三）档案信息内容安全。档案部门能够提供的公开档案信息，主要以电子邮件及网页浏览等方式来操作。为了确保公开的档案信息使用安全，档案信息以电子邮件方式发出前，应用防毒软件、电子邮件扫描软件进行杀毒；以网页方式发出时，应用内容过滤系统以及阻隔浏览网页系统来确保发送资料的安全，并阻止可能发生的攻击事件。
目前的档案全文是以影像为主，影像扫描的过程，可能会遇到人为安全问题或者资料输入大致相同的问题。因此，对提取原卷的过程应加以重视，扫描前与扫描后务必保持原件的数量一致，并确保原件并未受到破坏、恶意删改及盗用。
为了防止档案信息被非法窃取，确保档案部门所公开的档案信息具有唯一性及公信力，文件储存时必须先将文件加密，同时配合完善的存取控制，避免权限不足的人员取得资料。然而，储存加密技术再完善也无法避免系统人员的操作失误，为了避免操作上的人为疏失，引起纠纷，在整套的电子档案操作过程中必须建立完整系统档案，以便日后追踪及调查，包括操作系统的人、事、时、地、物，这样才能称得上安全的电子档案操作。此外，还要制定相关的法律法规，作为责任归属的依据。
电子文件全文信息的采集
随着高校数字化校园建设的不断发展，学校内各业务部门的电子文件通过校园网广为传递，电子文件已成为高校新产生文件的主体，也是高校校务系统的主体。这些新形成的电子文件本身就是数字化的文件，可直接用于全文检索利用，如不及时采集归档，任其“自生自灭”，会给档案信息化工作带来无法挽回的损失。
1.对高校办公自动化系统及各学院、部处中心网页上形成的正式的电子公文及工作信息电子文件，要及时将其打印出来，完成纸质文件的完整收集。在目前电子文件法律凭证作用尚未得到认可的状况下，严格执行纸质文件与电子文件同时归档的“双轨制”原则，以确保档案实体与信息的安全。
2.对高校OA系统上形成流转的大量公务电子文件以及部处中心、各学院网页上形成的电子文件，有两种方式完成归档。对于0A系统编制完备、实现了文件与档案一体化管理的高校，可以直接采用在线归档的方式，将办理完毕的电子文件直接归入档案馆服务器完成电子文件的全文采集。对于未实现文件与档案一体化管理的高校，可以采用物理归档的方式，由学校网络中心负责将OA系统上形成的全部电子文件信息拷贝到光盘进行归档，完成电子文件信息(包括文件的记录信息、背景信息和元数据信息)的完整采集。
3.对未在校园网上的有保存价值的公务电子文件，由公文拟稿单位专门打印一份纸质版文件，并加盖单位公章，连同相应的电子版信息拷贝归档保存。
对电子文件全文信息采集的优点是；第一，可以直接进行电子文件全文检索，既方便利用又提高了档案的检全率、检准率。第二，省时省力准确率高，电子文件进馆后无须进行人工扫描，就可以完整准确地再现电子文件的原文信息，可以方便快捷地为利用者提供服务。第三，安全高效，使档案“双轨制”得到有效的执行，为档案的安全管理提供了保障，同时电子文件全文信息的采集加快了档案馆数字化建设的步伐。
文件级著录信息的自动采集
目前我国档案界正以极大的热情致力于电子文件收集归档和纸质档案数字化工作。然而我们不能忽略，数字化环境下高校尚有不少的工作信息仍然以纸质文件的方式大量产生，这些文件不仅数量大，而且价值高，及时做好这部分文件的归档与著录数据的自动采集，是确保一个全宗单位档案齐全完整的关键，同时也是推进本单位档案数字化进程的一项得力措施。
在计算机档案管理系统中进行文件数据的著录一直是阻碍广大高校档案数字化进程的瓶颈，而如何实现网络环境下纸质文件著录数据的自动采集，成为推进各高校档案数字化进程的关键。针对传统档案著录过程中著录数据主要靠人工录入、出现数字化进展缓慢、数据质量差等问题，笔者以为高校可以结合目前计算机档案管理系统的特点，以及高校各业务部门归档的习惯，编制一套文件著录数据自动采集软件，有效地解决纸质档案著录滞后的瓶颈问题。
1.参照国家档案著录规范，对学校办公自动化系统之外形成的大量教学、科研、基建、招标采购管理等方面的纯纸质文件的归档要求，做进一步的细化与规范统一，使部门的归档清单附合档案部门著录数据采集的要求。
2.针对目前各文件形成部门通常采用在Word或Excel上登记收发文件的特点，编制一套将扩展名为doc或xls格式的文件转换为txt格式的通用文件著录数据自动采集软件，直接将归档清单的数据批量导入DARMs档案管理系统。在这个方面中山大学档案馆进行了有益的尝试并取得了很好的效果。
纸质文件目录著录数据自动采集的优点是：第一，充分利用业务部门预立卷的成果，通过采集转换软件，快速实现归档文件级目录的自动著录。第二，省时高效，档案部门不用重复录入业务部门已经做好的文件著录项目，避免了手工录入不仅费时费力而且数据准确性不高等弊端，有效突破了档案馆进行计算机档案管理的瓶颈问题。第三，提高了档案的利用时效，文件归档后在较短的时间内就可以完成文件级目录的计算机检索查询，方便了利用者的查询与利用。第四，增加了业务部门继续归档的信心与动力，因为交到档案馆后不用担心找不出来或不方便利用，使档案馆收集难的问题成为一去不复返的过去式。
照片、录音，录像等声像文件信息的采集
1.照片及其信息的采集。照片及其信息的采集主要通过各单位负责拍摄的人员完成。在日常工作中，高校通常由宣传部门负责对学校各项重大活动进行跟踪拍摄和宣传报导。随着数码相机的普及，摄影人员应从每一项活动中的众多数码照片中精选一组有代表意义的照片进行归档，并对归档照片进行文字说明，即填写好照片信息(包括题名、时间、地点、人物和拍摄者)。按照档案馆统一规定的上传方式、单张数码照片分辨率、照片格式等要求，将归档数码照片上传到档案管理信息系统中，还要用一次性刻写光盘刻录两份送档案馆归档保存。
2.多媒体课件文本类、音频、视频类电子文件的采集。各单位电子文件管理员将档案馆印发的《归档电子文件登记表》发给电子文件形成者，由电子文件承办人将表格填好后，将电子文件刻录到光盘上，连同表格一并交给各单位电子文件管理员，于次年6月底前交档案馆归档。在这个领域南京大学档案馆的做法值得大家借鉴。
高校声像文件信息采集的优势体现在：第一，声像档案可以通过静止、动态的画面和真实的声音再现过去发生的活动，具有强烈的空间感和时间感，在宣传、展示高校形象方面具有不可替代的作用。第二，使档案馆藏结构丰富多样，在传统纸质档案的基础上，集图、文、声、貌于一体，增强了档案服务于民生及休闲服务的能力。第三，声像档案的及时收集，加快了档案馆数字化的进程，强化了档案馆进行爱国主义宣传教育基地的功能。
数据库信息的采集
随着数字化校园建设的推进，近年来许多高校已建成并在网上运行了业务信息管理系统，例如：本(专)科生教务系统、图书馆信息系统、科研管理信息系统、仪器设备和实验室管理信息系统等。这些管理信息系统里的数据一般都比较标准与规范，是档案管理系统中相应业务档案信息的理想来源和数据保障。近年来通过实践，笔者认为应用批量导人式著录方法是快捷高效采集此类专门业务信息的好方法。
将经筛选和处理的业务数据导入通用的临时数据库，例如：Access或SQL Server或Exce1，通过临时数据库将信息导人档案管理信息系统的目录模块中，从而实现档案信息管理系统对业务信息数据库信息的自动采集，这是现代技术条件下一种高效的档案著录信息采集方式。在这个方面华南农业大学档案馆进行了有益的尝试并取得了较好的结果。
论文摘要摘要:档案信息化、信息化建设一直是新时代档案管理追求的目标,上个世纪末开始的计算机信息技术的高速发展是我国档案信息化管理的契机。本文对档案信息化、信息化建设进行了一些讨论。
在当前迅猛发展的信息社会下,档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“已信息化带动工业化”的要求,到国家档案局提出的“已档案信息化促进档案事业发展的目标”要求,档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变,档案信息化和信息化建设势在必行。自2000年全国档案工作会议上正式提出了档案信息化的概念后档案信息化建设在全国各类档案馆(室)中蓬勃开展起来。对于档案信息化及档案信息化建设以前我是知之甚少的,在这几年的工作实践及学习中逐步有了一些认识,现将我的一些拙识浅见拿来与大家一起探讨。
一、究竟什么是档案信息化?什么是档案信息化建设?档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点,向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化;要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;要实现档案信息高度共享,而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案,系统组织成具有有序结构的档案信息库。
档案信息化和档案信息化建设各遵循什么原则呢?
档案信息化应遵循以下三个原则摘要:
1、规范性原则摘要:制定和实施档案工作标准和规范,是档案工作现代化的需要,是提高工作质量和效率的需要。实现馆(室)藏档案信息化,一方面可以将馆(室)藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息,另一方面可以通过接收电子文件进馆,但不管是通过馆(室)藏档案数字化还是接收电子文件,都应该坚持规范性原则,制定相应的标准、规范和法规,如摘要:字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准(包括信息的显示、打印、传递等直接面向网络用户的服务格式)及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档,传统介质档案数字化,数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化,避免出现各自为政,互不兼容,重复建设等现象发生。
