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社会的进步，促进了科技大幅度的提高，以此来制作出了很多有利于人生生活的高科技产品，这些产品也很快的融入了人们的社会，并且起着很重要的作用。数字化技术的出现，是科技史上的一个里程碑，它很大程度的体现出了科技的价值，它主要体现在档案管理上。因为数字化科技的出现，现在的档案管理都实行了数字化管理，以此来使得档案管理变得更容易，能为企业或者集团带来更大的好处，为人们的生活带来更大的利益。
二、浅析数字档案管理以及它的重要性
数字档案管理顾名思义就是利用数字化科技技术，对档案进行合理的管理。数字技术是现在最新的一项科技技术，它的出现，为人们的生活提供了很大的便利以及带来了更多的利益和好处。数字管理技术其实指的就是出现的新型档案管理方案，它主要使用的就是现在最高的科技技术，譬如：摄影技术；扫面技术等，借助这些技术，把文本的形式的信息转化为数字信息，然后利用最新的数字存储技术来储存这些信息，使得这些信息能很好的被保留下来。数字档案管理的出现对人类社会有很大的作用，它主要的目的就是使用数字化技术，保存想要储存的一些重要的信息，把这些信息整理成档案，以便在使用的时候能很快的找到，不至于丢失。数字档案被看重的原因是它有很多的优点，而这些优点都很适合档案管理，首先就是不占空间，数字管理就是把文本直接转化成数字信息，把它们储存在计算机中，使得不占空间；其次就是容易找到；最后就是好管理。
三、数字档案管理所出现的问题
（一）技术不完善。数字档案所用到的数字化技术所使用的时间是非常短的，虽然它的出现为人们的生活带来了很大的好处，但是，因为所使用的时间较短，缺少很多的经验和借鉴资料，导致它的技术还不是很完善，在使用的过程中难免会出现一些问题。众所周知，数字化技术是依附于计算机而出现的，因为我国的计算机水平还不是非常的成熟，对于计算机的各个部分都有待于改善。因为计算机经常会出现各种不同的问题，这就会导致储存在计算机里面的信息出现一些问题，对于档案管理来说，最长见的就是信息安全的问题。很多企业和单位所储存的档案信息都是非常重要的，其价值都是非常的大，所以，要求数字管理必须确保机密，但是因为技术不完善的问题，使得档案的机密性无法保证。
（二）缺乏完整的管理体系。有一套完整的管理体系对于任何一个团体都是非常重要的，因为它就是团体发展的基础，有好的管理体系，团体就会有更好的发展潜力。而数字档案管理也是一样的，为了它有更好的发展，它就必须要创建一套属于它自己的管理体系，但是，在现在，数字档案管理的安全却出现了威胁，主要的原因就是其缺乏完整的管理体系。因为数字档案管理措施没有完整的管理措施，所以在进行档案管理的时候，经常会出现录入错误、操作不规范、系统奔溃等问题，这些问题的出现严重的影响到了数字档案管理的发展。
（三）所使用的储存载体不安全。数字档案管理所储蓄信息的方法和传统的方法是完全不一样的，它已经摆脱了纸上记录的时代，在现在，档案一般都记录在计算机中，以数字的形式存在着。但是，数字档案储蓄也存在着很多的弱点，其中一个就是它的脆弱性，它的出现会为档案带去毁灭性的打击。数字档案的载体本身是非常脆弱的，譬如：光盘；U盘等，这些东西的共同特点就是特别脆，很容易被损坏和遗失；其次就是数字档案的载体是需要经常进行更新的，只有在最新的设备中，信息才能得到最好的保存，才能更加的安全。
四、对数字档案安全管理的措施进行浅析
（一）提高专业技术水平。数字档案管理是非常严格的，在进行管理的时候是不能出现任何错误和过失的，要不然就会造成不可挽回的损失，所以，为了能够达到最好的效果，就需要提高专业技术水平了。对于数字档案管理来说，最重要的就是信息的保密了，所以，为了保证档案更加的安全和绝密，信息加密技术就出现了，它的目的就是对网络中的信息给予多重保护，防止被窃取。其次，为了能使得数字档案更加的安全和自由，就需要设计出认证程序，其主要的目的就是通过一些特殊的密语，来控制档案能否预览，为了防止被人获得密语，就需要设计防火墙来阻挡，以此来增加保护层。
（二）创建一套完整的管理体系。数字档案是非常重要的工作，为了能使得它正常运行，就必须要创建出一个完整的管理体系来控制它的运转，以此来保证能获得更大的利益。完整的管理体系必须要借鉴成功的实例，通过分析它们成功的原因，结合自己的现状，来制定出一套完整的管理方案，这个管理方案一定要适合数字档案管理的现状，要保证能控制数字档案的正常运行。
（三）使用专业的技术性人才。人才是所有团体发展的技术，他们是团体的资本，拥有好的人才，团体的竞争力就越大。对于档案管理来说，它是一项高技术含量的管理措施，所以，需要很多的专业性人才，尤其对现在的数字档案管理来说，人才更是非常重要了。现在需要的人才，首先是要对计算机能有足够的了解和认识，掌握关于它的知识，这样在进行档案数字化的时候，就会变得更加的方便和快捷了。除此之外，这些人还必须要懂得档案的管理知识，以此来保证档案管理的正常运行。
（一）在档案管理中没有处理好纸质档案和数字化档案双轨制管理的问题
随着数字化档案的快速发展，数字化档案信息的总体规模在逐渐扩大，其数量已经达到甚至超过了纸质档案，为了对两种档案加以区别，并发挥最大的管理效益，需要在档案管理中对纸质档案和数字化档案实行双轨制的管理。但从目前的数字化档案信息的管理情况来看，双轨制管理的推行存在一定的阻力，双轨制没有真正得到落实和实行，没有取得预期的效果。
（二）由于互联网的发展，数字化档案信息资源面临着一定的安全威胁
由于互联网技术的发展，为了发挥数字化档案信息资源的作用，可以通过互联网调取所需的数字化档案。这种做法的好处在于可以使数字化档案信息资源得到共享，提高其利用率，但是确定是对于有些机密的数字化档案信息缺乏有效的保护手段，使得网络黑客可以侵入档案管理系统，窃取机密的数字化档案信息资源，所以，对于数字化档案信息资源面临的安全威胁，必须着力解决。
二、解决数字化档案信息资源管理存在问题的对策分析
考虑到当前数字化档案信息资源的重要性，我们必须采取相应的对策解决目前数字化档案信息资源管理中存在的问题，使数字化档案信息资源管理取得预期目的，实现数字化档案信息资源管理的最佳效益。随着数字化档案信息资源规模的扩大，在解决数字化档案信息资源管理问题时，一定要考虑到其实际运行情况，做到优化管理措施，创新管理手段，有效堵塞数字化档案信息资源管理的漏洞。解决数字化档案信息资源管理存在问题的对策，主要应采取以下几种措施：
（一）在档案管理工作中，必须对数字化档案信息资源管理有足够的重视
在档案管理中，数字化档案信息资源的重要性日益突出，我们必须对其重要性引起足够的重视，主要应该采取概念宣贯和理念灌输的方式，从根本上明确数字化档案信息资源的重要性。从目前的档案管理中可以看出，只有观念上重视了，才能保证管理工作得到很好的开展。所以，必须对数字化档案信息资源管理采取足够的重视态度，从档案管理理念上推动数字化档案信息资源管理工作的开展。
（二）有效解决档案管理工作中纸质档案和数字化档案信息资源双轨制管理的难题
对待数字化档案信息资源管理的有效做法是实行档案双轨制管理，逐步提高数字化档案信息资源管理的力度。对于目前档案管理工作中纸质档案和数字化档案信息资源双轨制管理推进速度慢，推进效果不理想的问题，我们要制定具体的数字化档案信息资源管理制度，并创新档案管理手段，实现对数字化档案信息资源与纸质档案的双轨制管理，保证档案双轨制管理有效推进。
（三）对关键的数字化档案信息资源实行加密处理，保证数字档案的安全性
在目前的数字化档案信息资源中，为了预防关键档案信息泄密，要采取信息加密措施，并升级数字化档案信息资源管理系统，从根本上保证数字档案的安全性。为了有效应对网络黑客对关键数字化档案信息资源的窃取，我们要完善并加强硬件网络设施，同时采取先进的数学算法和加密手段，保证关键数字化档案信息资源得到有效保护。通过实践证明，这种加密手段是行之有效的。
三、提高数字化档案信息资源管理效益的具体措施分析
上文分析了目前数字化档案信息资源管理存在的问题，以及解决数字化档案信息资源管理存在问题，从中可以看出，数字化档案信息资源的重要性日益突出，必须采取可靠的手段不断提高数字化档案信息资源管理的效益，满足数字化档案信息资源管理的目标。实践证明，要想提高数字化档案信息资源管理的效益，就应该从以下几个方面入手：
（一）将数字化档案信息资源管理和纸质档案管理一起，纳入到统一的标准化管理体系中来
实践证明，在档案管理中，要想提高管理效益，就要建立统一的标准化管理体系，实行统一管理，发挥管理效益。对于数字化档案信息资源管理而言，要和纸质档案一起，建立统一的标准化管理体系，完善档案管理双轨制。
（二）建立并完善数字化档案信息资源管理数据库，保证数字化档案信息资源管理的有效开展
由于数字化档案信息资源规模逐渐扩大，涉及种类多数据庞杂，为了实现有效管理，建立数据库是未来发展的趋势。所以，要建立并完善数字化档案信息资源管理数据库，有效开展数字化档案信息的管理工作。
（三）统一数字化档案信息资源存储格式，便于数字化档案信息资源的实际使用
为了提高数字化档案信息资源在数据库中的存储效率，节省存储空间，便于用户实际调用，我们应该统一数字化档案信息资源存储格式，保证在数据库中以同一种格式出现，便于存储和利用。
（四）加强数字化档案信息资源的安全管理建设，保证信息安全
数字化档案信息资源中包含一些机密的信息，所以我们必须加强安全管理建设，要提高安全管理登记，保证关键数字化档案信息的安全，保证这些机密信息不发生泄漏。
（五）培养数字化档案信息资源管理专项人才，不断提高管理人员素质
1 市政企业档案信息化建设的途径
首先，采取多种途径，引起领导对档案管理的重视。企业领导对档案管理的认识程度和支持，决定了企业在单位档案管理上的投入，也决定了企业档案数字化的可能性。这就要求档案管理人员发挥积极性、主动性，通过不同的渠道和方法，想方设法让企业领导看到档案数字化、信息化带来的好处，必要时，可以借助专业管理机构进行推介，也可通过其他单位的成功经验交流学习的机会，让单位领导认识、接受、进而支持企业的档案管理数字化和信息化。
另外，要从电子计算机硬件的配备上入手，提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平，这也是采集档案信息，实现资源数字化的关键一步。在深化档案管理制度改革的同时，要简化传统的档案整理方法，对永久性保存的纸质档案仍可采用传统方式立卷，其余则一律通过计算机建立“虚拟卷”。这样，可以将工作中心转向档案信息的开发上，同时，也使用了计算机管理的特点，有利于档案工作管理的制度化、标准化。
2 档案数字化采集与输入
档案数据的采集应先易后难，从一般性档案入手，也可以利用计算机的搜索引擎，为档案管理提供搜索服务。利用市政系统开发的档案管理平台软件进行数据输入，从而形成数字化档案管理资源。然后，建立一个可以实现数据交换的机读目录档案系统，把每次采集的数据进行主要信息提取，建立可以通过不同主题词都能够搜索的档案信息。进行档案目录的输入、保存，形成具有规范性、开发性、服务性、共享性档案目录数据库。
旧有的市政企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以市政企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。
3 解决档案数字化人才问题
引进和培养掌握档案管理与数字化技术的人才是实现档案管理数字化的关键。电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更高的要求。许多企业往往把档案室当成“闲差”，对其应有的专业能力不重视，也有一些年轻人，不愿意“闷”在大量的案卷、图纸、资料的梳理中，在一定程度上，影响了档案管理数字化的进程。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，档案、信息处理复合型人才更是缺之又缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有“电脑盲”现象。有些企业档案队伍不稳，人才流失严重。可见，计算机技术人员的培养、教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对其进行培训，掌握信息技术的新知识，解除其“后顾之忧”，以形成最佳的人才结构。“行行出状元”，只要潜心研究，把问题吃透，就可发现档案数字化管理的基本规律，快速推动企业数字化档案管理的进程，在档案管理的工作环境中实现人生价值。
4 在数字应用中提高档案室的地位
实践证明，市政企业信息资源一旦进入数字状态，其利用开发和作用的发挥就会起到事半功倍的效果。例如，编制同一项目部两个不同项目，或不同项目部的同一类项目的材料消耗分析，编制市场劳动力成本走势的分析状况网络图，或编制不同区域项目效益图、进度图，可以从中发现市场巩固和丢失的情况及走势，找出原因，及时调整产品开发和营销策略。市政企业档案数字化工作不仅是技术问题，而且是信息技术与市政业务和管理的融合问题，是涉及企业文化管理模式、业务管理、生产流程以及与外部政府、机构、供应商、客户等多环节的系统化工程。
市政企业要从适应两个根本性转变的高度，转换思维，积极探索新路子、新手段，舍得增加投入，添置先进设备，以改善和强化档案资源开发条件和手段；同时，市政企业档案工作者更要钻研业务、勤奋学习，更好地利用现有条件，积极地开发档案信息资源，当好领导的参谋和助手，通过“以档辅企”，提高自身地位，为市政企业发展做出贡献。
（作者单位：郑州第二市政建设集团有限公司 来稿日期：2012-04-12）
档案数字化是在档案管理活动中，全面应用现代信息技术，对企业档案信息资源进行处置，形成可利用数据的管理手段。作为市政企业，无论在档案保存的空间和安全管理上，还是在市政档案社会化功能信息的再开发利用上，抑或在档案数字化硬件条件及功能上，都对推动档案管理数字化建设提出迫切要求。
1 市政企业档案信息化建设的途径
首先，采取多种途径，引起领导对档案管理的重视。企业领导对档案管理的认识程度和支持，决定了企业在单位档案管理上的投入，也决定了企业档案数字化的可能性。这就要求档案管理人员发挥积极性、主动性，通过不同的渠道和方法，想方设法让企业领导看到档案数字化、信息化带来的好处，必要时，可以借助专业管理机构进行推介，也可通过其他单位的成功经验交流学习的机会，让单位领导认识、接受、进而支持企业的档案管理数字化和信息化。
另外，要从电子计算机硬件的配备上入手，提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平，这也是采集档案信息，实现资源数字化的关键一步。在深化档案管理制度改革的同时，要简化传统的档案整理方法，对永久性保存的纸质档案仍可采用传统方式立卷，其余则一律通过计算机建立“虚拟卷”。这样，可以将工作中心转向档案信息的开发上，同时，也使用了计算机管理的特点，有利于档案工作管理的制度化、标准化。
2 档案数字化采集与输入
档案数据的采集应先易后难，从一般性档案入手，也可以利用计算机的搜索引擎，为档案管理提供搜索服务。利用市政系统开发的档案管理平台软件进行数据输入，从而形成数字化档案管理资源。然后，建立一个可以实现数据交换的机读目录档案系统，把每次采集的数据进行主要信息提取，建立可以通过不同主题词都能够搜索的档案信息。进行档案目录的输入、保存，形成具有规范性、开发性、服务性、共享性档案目录数据库。
旧有的市政企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以市政企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。
3 解决档案数字化人才问题
引进和培养掌握档案管理与数字化技术的人才是实现档案管理数字化的关键。电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更高的要求。许多企业往往把档案室当成“闲差”，对其应有的专业能力不重视，也有一些年轻人，不愿意“闷”在大量的案卷、图纸、资料的梳理中，在一定程度上，影响了档案管理数字化的进程。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，档案、信息处理复合型人才更是缺之又缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有“电脑盲”现象。有些企业档案队伍不稳，人才流失严重。可见，计算机技术人员的培养、教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对其进行培训，掌握信息技术的新知识，解除其“后顾之忧”，以形成最佳的人才结构。“行行出状元”，只要潜心研究，把问题吃透，就可发现档案数字化管理的基本规律，快速推动企业数字化档案管理的进程，在档案管理的工作环境中实现人生价值。
4 在数字应用中提高档案室的地位
实践证明，市政企业信息资源一旦进入数字状态，其利用开发和作用的发挥就会起到事半功倍的效果。例如，编制同一项目部两个不同项目，或不同项目部的同一类项目的材料消耗分析，编制市场劳动力成本走势的分析状况网络图，或编制不同区域项目效益图、进度图，可以从中发现市场巩固和丢失的情况及走势，找出原因，及时调整产品开发和营销策略。市政企业档案数字化工作不仅是技术问题，而且是信息技术与市政业务和管理的融合问题，是涉及企业文化管理模式、业务管理、生产流程以及与外部政府、机构、供应商、客户等多环节的系统化工程。
市政企业要从适应两个根本性转变的高度，转换思维，积极探索新路子、新手段，舍得增加投入，添置先进设备，以改善和强化档案资源开发条件和手段；同时，市政企业档案工作者更要钻研业务、勤奋学习，更好地利用现有条件，积极地开发档案信息资源，当好领导的参谋和助手，通过“以档辅企”，提高自身地位，为市政企业发展做出贡献。
何为数字化？数字化就是将很多多变、冗杂复杂、难以分析的数据转变为可度量、方便理解分析的数据、数字，再运用这些数字、数据来建立适当的数字化模型，然后引入计算机当中，形成一定的管理系统，这便是数字化的基本形式。
那么，石油企业的数字化当然就是把油田企业中很多复杂难以分析的数据转变为可度量的数字、数据，把这些数据输入电脑中形成油田企业数字化有关的专门系统，进一步促进油田的开发、石油的开采与油田企业数字化的管理，从而，使油田企业跟上科技发展的潮流进行良好有序的发展。
二、油田数字化管理建设的基本内容
1.油田数字化管理的基本概念与内容
数字化的管理主要是运用于计算机网络，电子通信技术以及人工智能等方面的管理技术，油田信息化管理实质上也就是一个连接油田井下和地面信息，双向传输信息和处理各种信息的一套比较完善的管理系统。让在地面上的人员了解井下石油项目的情况，从而更好的实施计划管理，勘探石油情况，评估石油质量，与井下人员更好的协调工作，完善配合，从而研究怎样开发油田，开采石油，对整个油气资源数据的了解和数字化的管理都有一定的积极作用。加上数字化管理有遥测、虚拟现实、智能完井和数据集成的关键技术，从而，大幅度的降低了油田开发石油生产的成本，提高了是由工作人员的工作效率。
并且，石油企业数字化的管理其实也是分成了三个层次的，第一个层次主要是针对单个油井项目的开发，单独的采集信息以及进行简单的数字化管理。第二个层次是中段石油开采与油田开发的数字化管理，其中数字化管理是双向的，让地面人员和井底工作人员互通信息，比上各层次更有深度一些。第三个层次针对的是后续石油的储存管理以及如何营销等决策管理。
2.推进油田企业数字化管理所要具备的基本条件
要想切实推进油田企业的数字化管理应该具备以下三个基本条件。
首先，油田企业应该具备了解油田数字化管理的人才，组成一个优秀并且专业的团队。其团队必须要有一定的理论性、实践性和创造性，他们可以利用头脑风暴的方式选择出来合理的检测点，从而也可以确定出监测点的数据。检测点数据对于油田的开采来说是比较重要的资料，在油田数字化建设中需要将检测点进行统一优化分析。
其次，其数字化管理的平台要不断升级优化。数字化管理平台如果一直停留在最初的阶段，一定是跟不上时代的潮流与科学的进步，然而管理平台的建设与油田的开发、管理、储存环保工作息息相关，根据油田开发的工艺路线、安全环保要求上来看，管理平台的升级优化是必然的行为。然而油田应该采用效率更高、反应更快、成本更低的实用性数字化管理平台，不要盲目追求高端的数字化产品，此种行为无异于舍本逐末。数据采集工作需要实施二十四个小时的储存、探究、分析，及时完成数据分析的结果对数字化管理的效率提高有着重要的作用。如果石油企业数字化管理平台一直停留在最初的科技水平，那么此家石油企业发展定会停驻不前，甚至倒闭。因此，石油企业数字化管理平台的逐步优化是很重要的数据管理平台升级的正常化，其应用系统的使用就会更加的正常化。数据化管理系统的优化逐步统一了各大系统的部署情况，提升了系统的优越性，同时也缩小了储存空间，使应用系统的稳定性得到了很大的提高。这也是推进油田企业数据化管理的必要条件之一。
最后，油田企业数字化管理流程要时常创新。创新是发展的必要前提，没有创新就没有出路，创新可以实现更高的工作效率，创造更方便的工作流程，也可以打造更舒适、更活跃的工作氛围。创新对于企业发展的好处不言而喻，只有时常创新数据化管理，才能保证石油项目有效率的开采，提高油田企业的管理水平与水准，保障项目的协调性，以便于用较低的成本实现更大的经济效益。
三、油田数字化管理技术的基本内容
1.油田数字化管理的数据收集技术
不同于早期的人工收集信息有很多缺点与弊端，现在的数据处理主要是有专业的电脑的系统，具有专业性、准确性、时效性的特点。油田生产时的关键数据主要利用温度变送器传达，可以通过传感器与测量仪器等设备进行收集数据，如此便可以更准确的了解油井和油田项目的情况，不像人工采集时那么费时费力，油田数据化管理更加方便、快捷。所以油田数字化管理的数据采集技术更好的进行了油田数字化的管理。
2.油田数字化管理的数据识别技术
此类技术就像是数学学科的验算，因为，石油产业就必须像数学一样，其数据必须要精准无误，否则就会失之毫厘谬以千里。我们将数据采集完成后必须要进行数据的识别，在数据化管理中也有一套识别数据的第三方软件系统，通过此系统来验证之前采集的数据是否精准无误，然后进行加工处理，控制生产项目，采集项目的安全。其中一项数据识别技术可以让人们更加直观的看到数据的状态，在计算机数据对应上可以把采集到的数据用直方图或者饼状图的形态展现给相关的工作人员，把作业做到稳定安全与无误，这也就是数据识别的示功图智能识别的特别设计。然后，还可以更深度的把示功图与标准图对比来深入分析，最终得出比较准确的工程情况，这样可以提高相关工作者的注意程度，让他们认真负责的进行施工，保证油田项目的顺利开展。
3.油田数据管理远程控制技术
一、事业机构档案数字化管理分析
事业机构档案数字化是社会发展的重要方向，传统对于档案资料的管理方式慢慢被淘汰，伴随高新科技的日益进步，计算机技术逐渐使用于档案资料管理之中。针对计算机技术的使用，其目的在于较好的实现对档案实现数字化管理，不会由于各种要素阻碍对档案资料的管理，此外，还可以确保对档案的实时调用，由于档案的科学排序与分组，如此就促使其能够在较短的时段内找出相关档案。档案数字化管理可以防止档案资料出现丢失现象，因为纸质档案容易受到损坏，而且因为一些原因会导致纸质外表的数据信息消失，电子档案则防止了这一问题的出现。针对档案资料的管理有很多方式，选用合适的管理方式存在较大的难度，针对各种管理方式所造成的结果也难以预测。因此，针对档案数字化的管理并非是一蹴而就的，其是在慢慢的发展中逐渐完善的，由此，档案信息的管理工作需要进一步改革与创新，落实档案资料的管理机制，推动档案管理的可持续发展。
二、事业机构档案管理存在的问题
事业机构档案管理属于事业机构职能型和最基本的管理任务，是对事业机构多方面资料、数据以及信息的合理加工，标准归纳与保存，对事业机构的常规工作与健康发展而言具有重要的作用。目前，事业机构在开展档案管理的时候产生了很多不足，造成档案管理任务很难正常进行，其中比较常见的问题包括：第一，事业机构档案工作目标不清楚，缺少确切的目标，事业机构的档案工作将无法达到标准化、制度化以及合理化的管理，丧失了事业机构档案管理的作用。第二，事业单位档案工作人员出现能力和素质与社会发展和数字化相差很远的严重情况，这将导致事业机构档案工作长时间在较低层次发展。另外，事业机构档案工作缺少稳固的物质、技术以及管理系统，导致事业机构档案管理无法获得互联网、信息技术的科学支撑，很难较好的达到事业机构档案工作的基本职能与潜能开发。新形势下，数字化给以上存在的问题提供了有效的处理措施。
三、强化事业机构档案管理数字化的有效措施
诚如上文所言，现阶段因为受到诸多因素的影响，事业机构档案管理存在问题，在新时期，积极实现其管理的数字化具有重要现实意义，故此笔者认为需从以下几点出发：
1.确定事业机构档案管理的目标
开展规范化与现代化的事业机构档案管理工作，需要以数字化作为基础。在科学技术与数据技术不断发展的情况下，数字技术已变成事业机构档案工作不可缺少的方法，这就需要在事业机构档案工作目标中，需确定数字化的发展趋势，采取数字化技术的档案管理工作，完成对事业机构档案管理的完全改革，把数字技术有效融进到事业机构档案工作目标体系与管理体制当中，如此一来，事业结构档案管理方可有较为确切的引导，事业机构档案管理的各项任务也才可以变得更为准确、便捷与方便，实现为事业机构、群众及社会的多角度服务要求。
2.提高事业机构数字化管理的观念
在现代化的事业单位发展中，不管是制造单位，政府机构，或者事业机构，其中数字化发展已变成了重要的趋势，经过计算机信息技术的运用，达到生产与管理的自动化管理。在事业机构的档案工作中，工作人员需档案数字化建设的观念，努力学习管理系统，并就当前的管理情况，展开科学化的使用，制定出有效的改善策略，在创新过程中发挥出数字化发展的重要意义。
3.创建完善的管理机制体系
为了保证完成档案管理数字化系统的优化创建，必须创建健全的机制体系作为基础，在具体执行环节，需以档案数字化管理平台创建要求为立足点，为档案数字化系统的创建确定方向，保证信息化平台的正常落实。此外，需创建与之对应的管理机制体系，以规范信息管理者的行为，保证确定落实相关的管理责任，全面挖掘出档案管理的意义和价值。此外，还应该根据事业机构档案管理任务的具体内容，选择合理的?件平台，并保证系统的稳定性，在落实好档案整理工作的前提下，对于档案资料保存等内容进行备份，同时应设置相关的防病毒系统，保证系统的长远运行。对于硬件设备，基于事业机构档案管理工作非常复杂，需加强对硬件设施的投资力度，选用大含量的硬盘来进行信息的准确保存。
4.提升事业机构档案工作人员整体素质与技能
人员素养决定了事业机构档案工作的发展前景与发展趋势，需要根据事业机构档案管理工作的具体情况，经过事业机构档案管理任务的实践活动来提升人员的整体素养和专业技能。而且应鼓励档案工作人员展开深入的学习，由此适应社会发展的要求，紧握高新科技的脉搏，通过科学的理论与操作方式提升自己，并将其运用到档案管理的具体操作当中。事业机构应定时对档案工作人员展开标准而有计划的训练，按照管理的要求对管理人员进行定岗操作，使之在自我的岗位上挖掘出独到的优势，为事业机构提供一些贡献。
关键字：档案管理；数字化；技术变革
中图分类号：F299.23；G270.7
随著互联网信息技术的发展，数字化技术运用到人们工作和生活的许多个方面，在档案管理中，数字化也得到了极大的运用。档案管理的数字化就是在档案管理过程中利用计算机技术和信息技术，使档案变成数字化和网络化的利于管理和处置的电子档案。采用数字化的存储方式，能够节约大量的存储空间，方便检索，便于保存，对于更好的高效利用档案资源有着积极的意义。在档案数字化的运用中，要坚持真实性、安全性、便捷性等原则，提升档案数字化管理的效率。
一、档案管理数字化的意义
实现档案管理的数字化管理是十分必要的，档案管理数字化技术的运用主要是指利用计算机、数字摄影和扫描等先进技术，将档案资料以数字化信息的形式进行保存并加以利用，形成系统的档案管理信息库，进一步提高档案管理的质量和效率。方便快捷的档案数字化管理将改变以往传统的管理模式，有效地提高管理效率。
档案管理数字化主要具有两个方面的意义。一是数字化能够节约档案管理的空间。纸质档案比较厚重，占据较大的空间，保存纸质档案需要较大的场地，在保管的过程中，对于库存的条件要求比较高，在搬运的过程中需要的人力财力也比较高。而采用数字化的存储，更够有效的节约存储的空间，存储较为便捷。二是数字化资源方便档案的处置和共享。采用数字化档案管理的模式，档案检索利用都较为方便，且电子化的档案馆也方便读者进行查阅下载，这有利于对档案资源行进行有效的管理和处置，以达到档案资源的高度共享。
二、档案管理数字化的现状和问题
虽然我国进行档案的数字化管理的时间还不是很长，但也取得了可喜的进步，自上个世纪九十年代行业实行档案数字化管理以来，档案管理逐渐从手工管理向信息化转变，既保护了档案信息，又加快了档案的开发和利用，全面提高了档案管理的合理性。但档案管理数字化技术的运用还是一个不稳定的、易出现问题的新事物，这也体现了事物发展的普遍规律，发展都需要过程，不会一蹴而就。所以，对于不成熟的档案管理数字化管理工作而言，并不是十全十美。当今档案管理数字化技术的运用所出现的问题可以归纳为以下几点。
（一）档案管理的数字化系统不健全
档案数字化管理的目的就是为了方便档案的存储查阅和利用，这就需要建立起完整的档案管理的数字化系统。从档案的存储管理和利用都有着一套较为便捷的平台。但是就目前来说，档案管理的数字化系统并不健全。长时间以来，档案管理资料的作用只是为提供咨询或者证明等简单的服务，在实际利用效果和服务上都缺乏深入和创新，使得档案管理工作只是停留在表面，开发程度还不够，所以很多服务还无法开展。
（二）缺乏标准的档案数字化管理标准
在如今经济和科技都快速发展的时代背景下，信息技术与计算机技术越来越发达，为人们的生活、工作提供了很多便利，但事物的属性都是相对的，大量信息的每日更新使得档案管理资料在搜集与整理的过程中都存在着一定难度，这可能会造成资料的缺失和错误。对于档案管理的数字化建设，需要统一的标准和流程。但是目前，我国在档案管理标准化建设还没有统一的标准，对于档案管理的数字化的相关规范和要求还不够健全。
（三）缺乏专业的档案管理人才
对于档案创新形式的运用，最重要的是要培养熟悉档案数字化管理的人才。但是目前来说，我国对于档案管理学方面的培养力度还不够。很少有专门的大学开设档案管理学，所培养的专门性人才还不多，难以满足档案数字化管理的现实需要。
三、档案管理数字化的改进措施
（一）培养专业性人才
人才是第一生产力，这一点在各行各业中都有很明显的体现，当然，行业中的档案数字化管理工作同样注重人才的培养和利用。只有拥有大量既懂得先进计算机技术，又懂得档案管理的人才，这一领域才能在时代洪流中获得更好的发展。而我国档案管理数字化管理人才的培养主要可以从两方面入手。首先，对已有的数字化档案管理人才进行专业知识的培训，使他们逐渐改变陈旧观念，更新知识结构，提高创新能力和管理能力，进一步改善该行业的人才结构。其次，要积极吸纳高水平、高技能的数字档案管理人才，要从招聘、管理、激励等方面，留住人才。
（二）加强标准体系的建设
缺乏标准化的档案数字化管理会造成档案管理资料保存的不完整且不规范，那么档案管理的数字化管理就失去了满足社会需要、加快档案管理建设的意义，更不用谈档案管理数字化应有的价值。然而，目前档案管理数字化管理中，这种现象还普遍存在，一些档案馆的数字化管理手段和管理制度还不标准、不规范，这极大的阻碍了档案管理数字化管理的正常发展和创新。于是，加强档案管理数字化建设就具有重要意义，只有健全了相关体系，保证档案管理信息的规范和完整，那么数字化技术在档案管理中才能得到更好的利用。此外，规范档案管理的标准和体系，会对档案管理数字化建设、发展产生极大的促进作用。
（三）健全电子档案数据系统
原始的档案管理资料大多是纸质的，通过人工录入或者用扫描仪进行扫描等两种方式，将纸质版的档案资料转化为数字版的档案资料。这是数字档案制作的两种最主要的形式，但前者是一种效率较低、容易出错且占用大量人力资源的方式，而通过扫描仪将纸质版档案转变为电子版档案就是一种比较实用的方法了。但要保证档案管理资料不遗漏、不缺失，就要健全电子档案数据系统的建设。这主要体现在两方面，首先，数字档案的管理人员通过扫描仪在将纸质档案转变为数字档案时，也要将纸质版资料重新录入，并及时修改、补充、更新数据资料；此外还要讲原始的纸质资料保存完好，因为数字档案在存储或传输的过程中可能会出现很多不可控的因素导致资料的丢失或损坏。
四、结论
档案管理数字化极大地节省了人力资源，将人力逐渐转向服务行业，简化档案管理流程的同时，还提升了档案管理的质量和效率。在运用数字化进行档案管理的过程中，要注意坚持可用可查可共享的基本原则，简化档案的查询流程，方便档案的使用。为了推进档案数字化的进程，必须进一步培养专业的档案管理人才，加强档案标准化体系建设，进一步健全电子档案的数据系统。
档案在整个社会的发展过程中有着其独特的作用，是整个社会信息资源不可忽视的一部分，所以，为了保证档案管理工作的顺利进行，需要有关部门在做好档案信息的管理工作的同时，更新管理设施并采用较为先进的方法和理念，使档案管理不至于落后于社会的发展。传统的档案管理模式比较复杂困难，主要表现为：档案管理量大且管理工作繁琐，档案资料多为纸质材料，材料间没有特定的规律等。随着时间的累积，档案将会越来越多，工作量将会越来越大，传统的档案管理工作模式已经不能适应高速发展的社会。随着计算机技术的引进，档案管理工作取得了较大的进展，不仅有效减少了档案管理人员的工作量，大幅度降低工作时间，而且大大提高了整个档案信息管理工作的效率，主要表现为：档案管理相关资源利用率更高、档案管理工作的相关操作更加简单方便、准确度更高、速度更快、存储量更大等方面。计算机技术给档案管理带来的另一个好处是实现了特定范围的资源共享，使得档案的服务对象大幅度延伸，不再受地理等因素的影响。总而言之，计算机应用于档案信息管理工作，使其逐渐实现了数字化、信息化、智能化，向着高效化、正规化发展。
二、计算机技术在档案信息管理中的应用
计算机技术的引入使档案管理逐步的实现数字化、自动化，其作用是非常巨大的，有效地促进了档案信息管理工作的改进，保证档案信息管理工作顺利进行。计算机技术在档案信息管理中的应用主要表现在四个方面：逐步实现档案信息管理的数字化、逐步实现档案信息管理的自动化、逐步实现档案信息网络化检索以及加强了档案信息的安全性等。
1.档案信息管理的数字化。
计算机技术使得传统的纸质资料档案管理逐渐转变为数字化的管理，将纸质档案中的信息进行有效地录入，做到了纸质档案做不到的事情，例如保存、查询、修改和检索等工作将会更加简单和有效。同时计算机网络技术也使得各地档案之间实现了共享，相关的工作人员可以通过网络实时查询相关信息，从而达到对档案信息的综合管理，有效且顺畅的进行档案信息的管理工作。随着数字化档案的不断推进，纸质档案的使用逐渐减少，不仅减少了纸质资源的使用，降低整个档案信息管理的成本，而且档案保存的时间更加长久，即使经过很长时间，档案也不会有磨损或者遗失，使得档案信息管理的工作效率提升显著。
2.档案信息管理的自动化。
现代高新技术的代表之一就是计算机技术，其飞速发展给档案信息管理带来莫大好处。计算机技术的高效信息存储、超强处理能力、多种信息同时处理、处理速度超快等特点有效实现了档案信息管理的自动化。设定相关的工作程序，计算机就能够顺利的完成信息整合、分析处理、信息查询、信息管理等工作，整个工作过程不需要人工的干预而且工作的效果比人工更好，实现了档案信息管理的全自动化，因此，档案信息的使用、研究效率将会大幅度的提升，档案信息的管理工作也将会更加科学、高效。
3.档案信息检索的网络化。
科技的飞速发展带动计算机技术水平的提升，计算机技术也得以广泛应用。计算机技术中的网络技术已实现了普及，其在档案管理中发挥着重要的作用。计算机网络技术将各地的档案变成一个统一的整体，相关工作人员进行检索工作时只需进行简单地几个步骤就能完成，计算机网络技术可以提供任何档案信息的检索，不管是本地档案信息查询，还是各处档案的综合查询。工作人员足不出户就可完成相关工作。档案信息的网络化检索使得工作人员的效率大大提高，不仅使得档案管理更加网络化、数字化、智能化，而且实现了各地档案之间的信息共享。
4.档案信息管理的安全化。
档案管理具有一定的特殊性，有时候部分档案需要严格的保密，避免信息泄露、确保档案的安全性至关重要。计算机技术的引入加强了档案的保密性。安全性工作主要有两个方面：一方面是档案资料本身的安全保密。具体来说就是对有关的档案资料附加密码，加强其安全性，使没有权限的人员不能查阅，有权限的工作人员才能查阅相关档案，杜绝档案资料的外泄。另一方面是系统软件的安全加密。加密启动盘，避免人为地复制相关信息，切断信息泄露途径。总而言之，利用技术手段，保证档案信息的绝对安全。
三、结语
