时间：2023-10-15 15:33:19
序论：在您撰写档案数字化的关键技术时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
所谓档案的数字化管理是通过网络、计算机等手段，对有用的信息进行数字化处理。这种管理方式改变了传统的文书档案管理繁琐冗杂的缺点，更利于信息的有效管理。随着我国经济社会的飞速发展，对档案进行数字化管理即将成为档案管理工作的一种趋势。作为一种新生事物，在工作人员素质较高的基础之上，加上足够的硬件设施及规章制度，档案的数字化管理将成为社会各企业管理水平高度提高的体现。档案的数字化管理在现实生活中可以使人们工作变得更加简单、易操作，也更利于保管，使用得当的情况下会发挥不可估量的作用。当然，企业的各部门各层人员应当高度重视档案数字化管理的工作，积极配合，以便这种管理方式真正为人们带来较为乐观的积极作用。
1 当前实行档案数字化管理可能出现的问题
⑴没有建立相关完善的管理制度
对档案的管理是一个繁杂细致的工作，有关部门对文书档案并不能进行相应的管理，比如不能将档案管理纳入综合管理考核之中，这就使得相关人员在进行档案管理时不能各司其职，对于档案信息的收集不够准确，对于信息的管理不能进行严格分类，文书档案出现种种问题，这就直接影响了对档案进行数字化管理的进程。
⑵信息更新不准确
我国相关部门对档案的管理缺乏系统规划，相关人员对信息资料收集不上心、不及时，这些导致了对档案信息的管理处于一种杂乱的状态。
⑶硬件设施未达要求
对档案进行数字化管理对计算机等硬件有着严格要求，然而许多部门硬件设施不能做到与时俱进。相关的硬件设施及设备是实现档案数字化管理的前提条件和基础，没有足够的设备，一切都只是空谈，实现档案数字化管理也完全不可能。
⑷相关的管理人员专业素质不达标
在拥有足够完善的设备设施下，如果没有相关的专业人员来进行设备的管理，那这些设备也就只能是摆设，专业人员的技术是实现档案数字化管理的软实力。随着社会不断发展进步，对档案进行数字化管理势在必行，因而必须培养出相关的管理人员，提高他们的专业素质。但是当今许多部门严重缺乏对管理人员的素质培训，是实现档案数字化管理面临的又一问题。
⑸领导等各层人员不重视档案管理工作
领导及其他各层人员不能对档案管理予以重视、不负责任，使得档案管理工作长期处于一种无人管制的混乱状态，增加了实现档案数字化管理的难度。
2 对档案进行数字化管理新思路
⑴领导决策阶层积极辅助完善档案数字化管理
相关部门领导要充分认识到实现档案数字化管理的重要性，对于档案数字化管理工作予以全力支持辅助，创造出一套与当前时展相适应的管理方法。首先应该根据自身情况建立各项规章制度，比如可以将档案管理工作纳入到绩效考核中去，调动工作人员积极性。同时加大在软硬件方面的投入，为保证相关部门档案管理工作能够正常进行提供良好的基础，软硬件设施的完备加上制度的辅助作用，会加快我国对档案进行信息化管理朝着规范、科学化方向发展。
⑵加强相关人员专业素质培训
要想真正实现信息化的管理，就需要拥有一支爱岗敬业的相关专业技术人员。决策层应当建立一支专门的具备计算机技能、对软件开发和利用有经验的专业人员。为他们建立专门的科室，时时信任他们，建立相应的绩效管理制度，任务分解到个人，使他们做到各司其职。并且及时的对他们进行相关的培训，有条件的话可以邀请有关方面的专家来进行讲座，及时发散他们的思维，生活上关心他们，让他们真正做到踏踏实实搞研究，为相关部门实现真正的档案数字化管理贡献自己的一份力。
⑶及时更新完善相关信息
中国文化源远流长，经过这么多年的演变，信息量之大难以估量。随着网络的不断发展，利用信息化技术实现信息的管理工作大势所趋。以往传统的文书档案管理工作者缺乏对档案系统的管理理念，对信息的更新不能做到既准确又及时，这就使得网络化档案管理工作趋于紊乱。因而应该加大对信息的管理力度，让工作人员改变以往事后整理数据的习惯，真正融入到收集资料的大潮中去，做到事前进行介入、参与事中去、事后及时跟踪，只有这样才能及时更新完善相关信息，从而确保各部门档案管理工作正常进行。
⑷资源为本、高效利用、依法治档
档案主要用于对相关信息进行完整、真实的记录，旨在为相关部门工作提供相关信息，只有信息足够准确，才能真正实现档案本身的作用。而且，在网络不断发展的时代下，需要定期对相关人员进行法律知识方面的培训，各部门营造出一种依法治档的氛围，使得相关工作人员拥有较高的法律意识，比如可以组织时间进行法律方面的辩论会，或者将法律知识纳入考核绩效等方式，推动各部门向着法制化、制度化、科学化方向发展。建设档案管理信息化平台，大力倡导人们使用该平台，向他们讲解该平台的优势所在，这种平台的建立真正为社会各部门实现网络化管理建立了良好基础。
⑸建立数字电子档案
加强档案数字化管理可以建立相关数字电子档案。数字电子档案一般以磁性材料为载体，将信息录入到光盘中，也可以将信息直接储存在电脑硬盘中。这种数字化电子档案的管理方式，可以让人们随时进行读取和下载，为人们获取信息带来了极大便利。但是这种数字信号为主的信息也较容易被人随意改动，对此可以规范相关的管理标准，设立特定计算机技术人员进行信息的管理工作，必要时可以对文件设置密码，以防资料信息被盗或丢失。
档案数字化管理的为实现我国档案管理的信息化和网络化，为我国文明的传承，信息的广泛传播带来了新思路。互联网盛行的当今社会，将以往的文书档案管理模式转化为数字化管理模式更能与现如今社会发展相适应，人们的工作质量和生活水平在一定程度上也会得到很大提高。因而对档案进行数字化管理的工作方式势在必得，我们可以通过建立健全完善的信息资料库，配置足够完备的软硬件设施，合理利用相关技术人员，再加上领导的全力支持，实现档案数字化管理将不再是梦，我国社会在当前潮流下也会朝着科学化、制度化、规范化的方向发展。
参考文献
[1]梁惠卿. 档案数字化、数字化档案和数字档案概念辨析.《档案管理》.2013年1期
关健词：数字化城建档案馆 信息基础 现代化 优质服务
中图分类号： TU242.3 文献标识码： A 文章编号：
引言：在信息技术革命高涨的世纪，作为各个领域、各种社会活动历史记录的档案，其信息载体正快速地向数字化发展，数字档案将是未来档案的主体。我们在档案管理中要努力提升档案信息的价值，充分发挥档案的作用。对档案信息进行数字化管理，既可以对档案原件进行保护，又便于档案信息的快速传递。本人在城建档案馆工作多年，现就城建档案馆数字化分以下几个方面与同行共同探讨：
一、建设数字化城建档案馆的目标：
近期目标是：立足本馆，建立狭义上的数字城建档案馆。建设数字城建档案馆标准规范体系；建设包括计算机系统软硬件平台，办公环境，现代化库房等；建立一支知识结构合理、层次比例优化、有梯队、复合型、富于创新开拓的人才队伍。
远期目标是：通过本馆的探索和实践，开创性地制定和推行数字城建档案馆的标准、规范与法规，改造城建档案馆的工作流程及人才队伍，开发数字城建档案馆的一站式办公系统及其它应用系统，建设高效的档案数字化生产线，形成先进的数字城建档案馆模式，从而与其他相关单位一起带动整个行业的数字化建设，建立一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的档案馆群，即广义的数字城建档案馆，最大限度地实现档案信息的共享与资源的整合。
二、城建档案馆数字化的意义
档案信息数字化建设的最终目的是将数字化的档案信息网络化，实现资源共享，其意义主要应从以下几方面显现出来。
1.提供高效、优质的服务。档案数字化，改善了档案管理工作，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现了档案信息资源的合理配置、科学管理，从而为社会提供高效、优质的服务。
2.降低档案利用成本。通过数字化档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档数据原文（件）信息，避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。
3.实现资源共享。与其他相关单位一起带动整个行业的数字化建设，建立一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的档案馆群，以实现联网数据库资源共享。
三、城建档案馆数字化的优点
1.信息管理数字化。采用先进数字化存储技术方案，具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点。
2.资源管理虚拟化。通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，实现档案馆馆际互借和文档服务，从而达到档案信息资源共享。
3.信息资源管理智能化。可以使利用者运用超文本及多媒体技术进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广，同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。
4.用户使用方便化。用户可以在任何时间、任何地点通过计算机方便地使用档案信息，获取更为及时、准确、系统的信息，从而节省大量的人力、物力和财力资源。查询速度快：一次查询只需几秒钟；保存时间长：100年以上，保真性高，而一般的纸质只能保存10年左右；内容全面完整：不仅包含档案目录信息，也完整包含了具体的信息内容；真正实施在线：授权使用者可以从全球任何角落访问自己所需要的档案资料。
四、建设数字化城建档案馆所面临的转变
1.城建档案数字化后的观念上的转变，在新形式下，信息浪潮的冲击，新的形式和机遇要求我们必须解放思想、更新观念，转变传统的“重保管，轻利用”的落后管理方式，实现由封闭性向开放性的变革，变被动服务为主动服务，充分开发档案信息资源，由档案保管基地转变为档案信息的开放中心，将传统的档案馆建设成数字档案馆。
2.城建档案职能的转变，将从单纯的保管城建档案的实体机构变成可提供快捷信息的数字化城建信息控制中心。
3.城建档案管理模式的转变，逐步向数字化管理模式转变，并建立和健全一套完整的数字化城建档案管理体系。如建立数字化城建档案管理制度、保管监控制度、利用服务制度等。
4.城建档案馆藏构成的转变，打破单一的只是把传统的档案数字化方式，通过网络模式把分散在不同机关的档案信息联结起来，极大地丰富了数字化馆藏。
五、数字化城建档案馆建设的组成
数字城建档案馆建设包含几个组成部分：第一，标准规范体系建设；第二，基础设施建设；第三，数字信息资源建设；第四，高素质人才队伍的建设。
1.标准规范体系建设
在现代信息社会，统一标准非常重要，如果这样，通过网络联接起来的信息系统就可以轻而易举地实现信息共享与交流；反之，信息很难充分利用。因此，在数字城建档案馆建设中，我们一定要不断完善城建档案信息化标准体系，建立管理、业务、技术三个层面的标准与规范，并大力推行相关标准、规范和法规。其中，管理性标准规范主要包括档案馆工作人员、用户及设备使用、档案的查询与利用等管理规定。业务性标准规范主要包括档案术语、电子档案管理等标准。技术性标准规范主要包括数据存储压缩格式规范、网络数据传输格式、档案馆软硬件基础设施技术标准等。
2.基础设施建设
数字城建档案馆必须在一定的空间数据基础设施和网络基础设施上建设空间数据库和应用服务系统，才能更好地服务于城市建设。基础设施建设主要包括硬件环境、系统软件和网络环境三部分。硬件环境包括计算机系统硬件平台、办公环境建设、现代化库房建设。硬件基础设施主要包括网络通讯设备、服务器、档案数字化处理等设备。软件建设主要指根据实际需要，选择先进、成熟的技术，建设大容量的分布式数据库和大规模并发访问的服务管理系统。管理软件除了能够完成业务管理和档案利用服务等工作外，还能与数据库系统相互融合，实现从数据录入、到数据管理、再到数据输出全过程的应用。网络建设是城建档案馆数字化建设的先决条件，网络环境分为档案馆内部局域网、与政府连接的政务网以及与互联网连接的公众网。
3.数字信息资源建设
数字城建档案馆实质上是一个有大量信息的系统，通过对各类信息的整合，即对数字化的档案数据进行采集、存储、管理，形成一个社会综合信息资源库，并能从海量信息数据库中提取有价值的信息，以满足社会各方面对档案信息资源的需要。其来源和采集范围包括：传统城建档案馆的馆藏、立档单位的文件材料、有档案性质的行业、专题信息资源库和互连网上具有档案价值的信息等。它包括ASCII的文本文件、专业图形文件、栅格图像文件、影像文件、声音文件等数据形式，并分别建立存贮在数据库中。数字城建档案馆还具有鲜明的地理信息特征，它可以通过地理信息系统技术建立地理信息数据库，开发档案管理信息系统，为城市规划建设管理的现代化提供办公决策的依据。
4.人力资源建设
在城建档案馆信息化建设中，主要问题是信息技术人员的缺乏，因此我们要逐步改变现有业务人员队伍专业结构，培养和配备高素质档案工作者，建立一支知识结构合理、层次比例优化、复合型、富于创新开拓的队伍。就要选用具有较全面的知识结构、敏锐的信息意识和较强的信息能力的人才，与此同时积极开展信息技术培训，按照不同层次和业务需要，培训相关人员使用新技术、新设备、新方法的能力，以提高馆员掌握和运用现代化技术的技能，适应数字城建档案馆的建设和正常运行的需要。
1 房产档案管理基本介绍
房产档案管理包括房屋面积、产权属人、交易纪录、司法部查封、权属登记、离婚产权分析、拆迁补偿、房屋结构、租赁抵押担保、产权处理以及房屋继承等。所谓产权档案数字化，指的是通过多媒体技术、网络技术、信息数据库技术、扫描技术以及存储技术有机结合，利用数字化形式将档案信息有效存储，在建立数据库的过程中，实现资源共享。以便更好的实现原件管理和数据管理[1]。
1.1 主要特征
首先，管理内容数字化和网络化。在网络信息化时代中，实施档案数字化和网络化管理，能够将打破传统纸质管理方式的局限性，借助先进计算机技术和高端设备将档案信息载体分离式存储，这不仅能够节省信息存储时间，而且还能提高信息利用价值以及工作效率。其次，管理服务全面化和社会化。计算机设备既能实现文本存储，还能实现图像存储，借助网络平台能够实现信息全面、准确搜集，有利于构建全方面的档案服务模式，此外，在档案信息资源共享的影响下，用户能够有针对性的进行信息搜集、应用，以便提升工作质量和速度，从中能够体现服务社会化特点。
1.2 主要方式
房产档案主要有三种管理方式，第一种是原件管理，即利用信息技术保管好档案原件；第二种是扫描件管理，即借助扫描仪等先进设备实施具体的扫描工作，以便资料查询和实际应用，虽然该设备工作速度较慢，但是扫描效果良好，然而相机设备兼具快速和优质两种效果；第三种是数据分析，即对房产档案数据详细、合理分析，借此方式实现信息保存。
1.3 基本原则
首先，真实性原则。房产档案从原始信息过渡到数字化信息，务必要保证信息的一致性和真实性，对于存在出入的信息要及时纠正，提高信息的可靠性和真实性。然后，安全性原则。确保房产档案信息安全，即保证权利人合法权益的基本表现，一旦信息安全性降低，那么信息资源完整性极易遭到破坏。最后，便捷性原则。应用数字化技术于房产档案管理，能够实现档案信息及时查阅、便捷查阅，能够打破以往档案信息所受地域限制及时间限制。
2 房产档案管理数字化中出现的问题和解决措施
2.1 问题
首先，房产档案资料缺乏完整性，影响相关政策、法规的健全性，具体表现为实际房屋和资料记载存在结构、面积等方面的不同。其次，服?漳谌莸ヒ唬?用户接收的服务仅限于档案证明以及档案信息咨询等潜在层面，对于深层次的利用分析和网上服务研究，还存在一定的工作难度。最后，计算机设备被片面应用于房产档案人工管理，然而房产档案尚未实现信息数字化处理，这在一定程度上影响信息查询全面性[2]。
2.2 措施
2.2.1健全房产档案数字化体系
只有健全房产档案的数字化体系，才能确保房产档案实现信息规范化，在此基础上发挥信息价值，提高房产档案的利用率。如果房产档案未能标准化实施数字信息管理，那么房产档案需要经历较长时间实现管理工作质量优化，促进管理工作有序发展。
2.2.2完善房产档案数字化系统
虽然网络数字化时代提高了信息技术的应用率，但是目前大多数房产档案仍利用纸质化形式，仅在特定条件下才会通过人工应用计算机设备，档案只是实现了输入形式的数字化，未能实现全面数字化，这不仅会降低工作效率，还会降低信息的真实性和实用性。完善房产档案数字化系统，即原文件借助扫描仪的形式实现信息数字化，以此减少信息检索时间、提高信息准确率。
2.2.3大力培养档案专业化人才
提升房产档案人员的综合素质和专业能力，有利于促进房产档案管理工作稳健进行。为此，聘请专家对工作人员进行系统性培训，在培训的过程中，传播丰富的专业知识、提高工作人员对数字化技术的掌握能力和运用能力，促使工作人员在创新型思想的引导下，规范房产档案的工作行为，积极配合房产档案管理。
2.2.4构建档案信息输送平台
构建档案信息输送平台，有利于档案信息数据库提高利用价值，有利于促进档案信息及时、高效、准确传递，同时，还能实现档案信息的便捷化传输，加快信息的传播速度和传播范围，充分发挥数据库的价值和利用率。此外，还能增加客户对房产档案管理工作的认可度和满意度[3]。
关键词：城建档案 数字城建档案馆 为社会服务
城乡建设档案(以下简称城建档案)是指在城乡规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。加强城建档案的管理是搞好城乡规划建设管理的基础。随着数字技术、信息技术、网络技术等渗透到城市生活的各个方面，对城建档案管理提出更高的要求，换言之，城建档案也要与时俱进，打造自身的软硬件，在信息高速公路建设中确立自己位置的需要，努力创建数字城建档案馆，更好地为社会服务。
一、什么是数字城建档案馆？
数字化城建档案馆不仅是对纸质档案、照片档案等档案形式的简单数字化，也不仅是对档案工作流程的计算机化，而是一个系统工程。数字化城建档案馆是一个跨越空间的档案信息资源的集成，主体是依赖网络的共享数据库系统，将分散在不同地点的信息连接起来，向用户提供更为快捷的信息服务，这是数字城建档案馆建设的终极目标。
数字化档案馆，应具备以下特征：一是馆藏资源数字化。数字化档案馆的馆藏是以数字化信息为主，能直接被计算机识别和处理，分为机读型和网络型。机读型是由单台计算机处理的信息；网络型是通过因特网进行远程传递的信息。二是空间的虚拟化。数字化档案馆是一个开放的档案馆，通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，资源共享，每个数字化档案馆都是全球网络档案馆的一个节点，从一定意义上说数字化档案馆的馆藏可以无限扩大。三是信息传递网络化。通过因特网传递馆藏信息，不受时间和空间的限制，提高信息利用率。四是信息检索智能化。通过计算机进行智能化检索，检索速度快、效率高、范围广。五是用户使用方便化。用户可以在任何时间任何地点通过计算机方便地使用档案信息。
二、数字城建档案馆建设的必要性
一是数字城市的发展的要求。随着科学技术的发展和信息时代的到来，数字化概念正逐渐融入城市建设的各个领域。数字化城市，就是要依托信息和网络技术，通过政府的组织行为，对城市各类信息资源进行有序、有效地整合，建设规范化和标准化的城市信息体系；建设具有统一信息平台和完善的各类信息数据库；形成整个城市发展、管理、服务功能的信息数字化并为调控城市、预测城市、监管城市提供革命性的手段，使城市建设和发展提高到一个新的水平。作为服务于城市规划、建设、管理的城建档案馆必将随着国内数字城市的发展，汇入时代的潮流之中，数字城建档案馆建设已是势在必行。
二是城建档案馆自身发展的趋势。随着计策机技术的普及，城建档案馆接收传统载体的档案，也接收了还有大量的计算机辅助设计技术、电子地图等产生的电子文件，我们不能再按原来的方式去整理、保存这些新形式的城建档案。同时，随着城市化发展进程的逐步加快，建设事业的飞速发展，使城建档案信息容量不断扩大，许多城建档案馆出现了涨库的情况。随着库存档案的增多，档案的查询利用的难度也相应加大，而档案利用者越来越多，需求也越来越高，为了最大限度满足利用者的需求，将城建档案信息资源有效地组织整合，形成开放的、分布的信息资源，使利用者不管身在何处，都能够借助计算机和网络，实现查询方便快捷。
三、城建档案馆数字化建设
数字城建档案馆建设非一蹴而就，需要一个循序渐进的过程，将城建档案数字化转化，形成数字化城建档案管理系统，使其具备城建档案数据远程访问、交换及相互操作的能力，是数字城建档案馆建设的近期目标，也是建设数字城建档案馆的关键和基础。在城建档案馆数字化建设中应注意以下几个问题：
一是要做好规范标准的完善。在现代信息社会，统一标准非常重要，有了统一的标准，通过网络联接起来的信息系统就可以轻而易举地实现信息共享与交流；反之，信息很难充分利用。因此，在城建档案馆数字化建设中，我们一定要不断完善城建档案信息化标准体系，建立管理、业务、技术三个层面的标准与规范，并大力推行相关标准、规范和法规。其中，管理性标准规范主要包括档案馆工作人员、用户及设备使用、档案的查询与利用等管理规定。业务性标准规范主要包括档案术语、电子档案管理等标准。技术性标准规范主要包括数据存储压缩格式规范、网络数据传输格式、档案馆软硬件基础设施技术标准等。
二是建设城建档案管理信息系统。档案管理信息系统是城建档案数字化管理的平台，涵盖城建档案的数字化加工、数字资源管理、电子档案信息的采集、处理、存储、组织、利用等全过程。作为城市建设管理信息系统，可以采用信息技术、人工智能等多种技术与手段，如计算机网络与通讯技术、3S技术、数据的远程访问、数据仓库、数据挖掘、数据交换、超级链接技术等，并以分布式数据库方式存储分散于各种载体、不同地理位置的城建档案信息资源，通过网络将它们互相连接，从而提供及时的数据交换与管理、信息利用等，最终实现城建档案信息资源共享。
三是对城建档案进行数字化转换。就是利用计算机技术对馆藏档案的文字、图形、音像等内容进行数字化处理，建立数字档案库。一方面对城建档案进行著录，实现计算机检索，建立机读目录；另一方面对馆藏档案内容分门别类进行数据录入、图形扫描等数字化处理，实现磁盘存储，形成机读档案。城建档案馆馆藏的各类档案资料，不仅载体多样，而且数量浩繁，在保密要求及利用价值上也有明显区别。城建档案馆应积极制订数字化处理档案信息的规划，分阶段对馆藏各种载体的档案与信息进行数字技术转换，在建立数字档案库时，要根据实际情况，做到传统的档案管理方式与现代数字技术相结合，分轻重缓急，循序渐进，任何一举建成数字化城建档案馆的想法都是不现实。全国大部分的城建档案管理部门在进行馆藏档案数字化转换过程中，不同程度地利用了外部的技术力量。在借助外部技术力量进行数字化转化过程中，要对服务质量提出明确的要求，加强合同实施的监管，严把质量验收关。
面对网络时代城市建设迫切需要远程、公开、快捷的城建档案信息，面对馆藏日益增多的案卷，传统的城建档案保存方式已明显难以适应迅速发展的新趋势。以往一直采用的柜架式纸张保存和目录式管理，不仅占用了大量库房空间，管理成本高，而且易黄、易蛀，保管时易损坏；同时，城建档案数据库中分类信息复杂，靠手工查询速度慢。由于城建纸质档案量大，查阅起来耗时、耗力。传统城建档案使用的种种局限给城建档案管理提出了更高的要求，信息技术的日新月异也给城建档案工作带来了新的研究课题。这一切，都使城建档案数字化建设提上了议事日程。
2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，城建档案数字化建设的问题引起了人们的关注。
城建档案信息数字化就是把纸质档案通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储城建档案信息。城建档案的数字化并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程。我们有必要对这个过程的各个环节进行深入的分析和研究，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划好城建档案管理的数字化之路，为今后的城建档案数字化建设打好基础。
1．确定城建档案数字化指导思想与原则
城建档案数字化指导思想是：以需求为导向，以利用为目的，充分利用计算机软硬件功能，最大限度发挥人力资源和数字化加工设备能力，保护馆藏城建档案原件完好，保证数字化城建档案真实准确，更好地发挥城建档案信息资源的作用。
城建档案数字化原则是：遵循重要城建档案数字化的价值性原则、常用城建档案数字化的实用性原则、开放城建档案数字化的开放性原则、褪迹城建档案数字化的抢救性原则、解密城建档案数字化的及时性原则、目录数字化与全文数字化分步的时效性原则、城建档案数字化加工与利用同步的一致性原则。
2.城建档案数字化建设的步骤
城建档案数字化建设需要投入，特别是建设初期软硬件配置投入较大，建成后也要保持一定的运行成本。因此，要按照成本效益最大化理论，细化城建档案数字化建设的步骤，同时优化城建档案数字化的各种资源配置，根据不同的情况，进行城建档案专业人员和数字化技术人员、计算机和扫描设备的合理搭配，构建城建档案数字化投入小收益大的新模式。
2.1建立城建档案数据库
第一步，输入文件级目录。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保城建档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。
2.2加强电子文件的收集和积累工作
电子文件包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合，是未来数字城建档案最主要的来源。为了确保所形成的电子文件不被丢失，保证电子文件是可存取、可利用和可理解的，必须及时对所形成的电子文件进行收集积累。电子文件的收集积累，不仅保证电子文件的真实性，还维护了它的系统性、完整性，同时，也防止了存有信息内容的载体在个人手中发生丢失、损坏，从而保护电子文件的安全，为电子文件的归档打下基础。
电子文件的收集积累范围，应严格按照国家有关规定执行。用载体传递的电子文件，要按规定进行登记、签署，对于更改处，要填写更改单，按更改审批手续进行，并存有备份件，防止出现差错。
2.3城建档案数字化与上网利用同步
城建档案数字化及管理流程重组是一个管理思想不断地变化的过程，城建档案数字化与上网利用同步即是新技术和新理念相互融合的表现。
数字化城建档案分开放与不开放两种，开放城建档案即上互联网，建立城建档案资料网站，实施资源共享，在互联网上向政府和社会提供城建档案信息查阅。
3.不断增强城建档案数字化管理的技术含量
城建档案数字化的建设过程重在管理，贵在控制。利用计算机进行城建档案数字化，任何一个逻辑错误，都会给数据的管理和使用带来麻烦或隐患。在互联网上公开不真实、不准确的档案，将在社会上产生不良影响。特别是在网络环境下的流水作业，上一道工序一定要为下一道工序负责，各道工序工作量的对等与匹配同样重要。实践证明，建立数字化进度数据库、数字化质量反馈库、城建档案利用登记数据库，通过技术手段将全面质量管理思想引入城建档案数字化建设，实现全程管理、适时控制，才能达到强化数字化城建档案质量保证体系的目的。
4.着力提高数字化城建档案的系统整体水平
关键词：档案；信息化；数字化；档案馆；设想
随着现代社会信息化程度的提高，档案信息化和数字化建设成为档案界普遍关注的问题，它是适应社会信息化发展的必然产物，也是全面提升档案工作为社会服务能力的一个不可缺少的手段。尤其是将来档案信息网络的建设，更是突破单位和行业界限，为当地引进资源，搞活经济提供良好的信息服务软件环境，突破区域界限，实现全社会的档案信息共享，最大限度发挥档案的自身价值。国家档案馆早在2000年的全国档案工作会议上，就正式提出了档案信息化的概念，之后档案信息化、数字化建设在全国各类档案馆和机关档案室中蓬勃开展起来，《档案信息化建设导论》一书对档案信息化和数字化建设是这样定义的：在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。
1 对档案信息化建设的认识
档案信息化建设是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以现代化的档案信息实体的数字化信息处理和利用的这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。但是由于这方面的技术在我市发展时间较短，人们对档案信息化建设的理解和认识上还有一些偏差和不足，在思想观念上还需要有进一步的更新和突破。
第一，更新档案管理的旧有观念。长期以来，档案工作者普遍思想观念比较陈旧，认为档案工作是一个简单的，默默无闻的工作，只要守好摊、看好门，不让档案丢失就行，社会大众也把档案部门看成是一台“文件保险箱”，因此，要真正实现档案信息化，就必须更新档案管理的观念，树立信息意识、服务意识、法制意识、效益意识，通过档案信息服务带动整个档案工作水平的提高。
第二，正确理解现代化、数字化与信息化的关系。档案信息化建设是一个长久的、系统的、庞大的工程，它包括档案信息资源的有序整理，档案信息数据库的建立、档案信息网络的建设以及档案信息资源的最终开发利用。档案现代化是旗帜，数字化是基础，而档案的信息化才是最终的目的，信息化的实现需要有明确的指导思想和领导的重视与支持，需要档案工作人员脚踏实地的工作态度，需要资金和技术的保证，只有把现代信息技术手段的运用与现代信息管理方法的应用有机结合起来，才能确保档案信息化建设取得最优化的效果。
2 我市档案数字化建设进程
过去的纸质档案在多次反复查阅的过程中都产生了或大或小的损伤，利用现代化的技术手段对纸质档案进行全文数据处理就能长久的保管好纸质档案，延长使用寿命。
这几年来，我局领导高度重视档案的数字化建设，投入了大量的人力、物力、财力为我局档案的数字化建设提供了良好的发展空间，多次派干部到省局、黄冈市局以及江汉区、江岸区、青山区等其他的档案管理部门学习档案的数字化处理方法，并结合我馆的实际对麻城市档案馆的重点全宗档案进行了数字化处理，目前已录入目录数据接近100万条，进行全文扫描323万余幅，位居全省前10名，全市机关单位中也有近80家安装使用了科怡档案管理软件，对本单位的档案进行全文数字化处理，这也为我馆将来建设复合型数字档案馆打下了坚实的基础。自2008年我馆搬迁进新馆以来，我馆已逐步使用现代化的管理方法为利用者提供服务，在复退军人档案、婚姻档案、退休干部档案等档案门类中已不需要再到库房翻阅原始文件，而是直接通过科怡管理软件打印出利用者需要的文件材料，既缩短了查阅档案的时间，极大地方便了利用者和档案馆的工作人员，也保护了这些门类档案的纸质材料。延长了他们的使用寿命。
3 未来的复合型数字档案馆
（一）、复合型数字档案馆是发展趋势
随着社会的发展，人们获取信息的方式发生了翻天覆地的变化。档案管理工作将随着信息技术的发展和进步，步入一个新时代。我们可以从信息产业部2001年6月的《国家信息化指标构成方案》中看出我国对档案馆未来建设的发展方向。档案管理工作也将随着社会的发展进入一个新的信息化时代。档案信息已从以往的纸制档案，在质上发生了根本的转变，从最初单一的文字图片资料扩展为音频、视频、数码照片、数据通讯、文件传输、电子邮件、远程登录、网络新闻、压缩和存储技术等各种信息资源。信息资源的重要存储基地，网络也就成为数字化信息资源服务的主要工具，网络上的数字化信息资源的管理就成为建设数字化档案的关键。档案收藏的目的在于利用，档案界理应走在信息时代的前列，顺应时代的潮流，以网络作为一个全新的平台为社会提供档案服务，从现在已进入信息数字化时代，无纸化办公已逐步兴起，建立未来的“数字档案馆”是势在必行之举。
然而数字化档案馆的发展，还需要有个过程，数字化时代传统档案馆不可能消亡，复合型档案馆是档案馆发展模式的现实选择。也就是说，在未来社会里，将会有三种档案馆存在：一是纯数字档案馆，主要是指一些跨馆、跨系统、跨地区的网络档案馆；二是纯传统档案馆，主要是存在于一些基层或经济欠发达地区，这些档案馆将随着社会的发展，其馆藏档案结构也将由纯印刷型档案向印刷型档案与电子型档案并存发展，其档案馆工作将由纯手工操作向逐步实现计算机自动化管理的方向发展；三是传统档案馆与数字档案馆有机结合的档案馆，有数字化程度高的，也有数字化程度低的，这将是目前改进中大量存在的档案馆，这类档案馆就是复合型数字档案馆。
（二）、未来复合型数字档案馆发展前景的设想
未来的数字档案馆可以直接面向最终的档案用户创办自己的电子杂志。 档案利用者在访问档案馆的主页时可以随时订阅，以便定期获取最新的档案信息和馆藏信息。档案馆的电子杂志内容可包括新增加的开放档案目录、新增加的可供网上直接查阅的档案图像信息、本馆新增加的服务内容、国家新近出台的有关档案的政策法规，以及档案简讯、业界动态、热点新闻等。档案馆可以将这些内容通过电子邮件提供给注册用户。另外，档案馆的网页可以相互链接，可以在自己的网页上创办交流园地进行学术交流，可以设立聊天室和留言板，可以接受档案方面的稿件在网上刊登。总之，可以开办的业务不仅仅是对利用者进行查阅取证服务，数字化档案馆将为档案工作开辟了一个全新的天地。
数字化档案馆绝非是在政府上网时创建的网页上加一个选项或链接而已，应该有自己独立的域名和网站。“数字化档案馆”应创建自己独具特色的网页，开发可多级查询档案信息的应用程序，发展注册用户，给予注册用户更多的访问权限或提供更加优质的服务。只要办出特色，吸引档案界和更多的非档案界人士的访问，就会提高了档案馆的影响和馆藏档案的利用率，也有利于提高全民档案意识。社会效益的提高就意味着经济效益的获得。如果档案馆的网页访问量大，广告、合作、赞助等各种经济行为会随之而来，这就会加强档案部门的自身“造血”机能，缓解档案馆常年经费紧张的状况。
随着计算机网络的进一步发展，信息高速公路进一步拓展，复合型数字档案馆将会离我们越来越近，数字化数据、信息将渗透到我们生活的各个领域，任何人和机构只要通过计算机网络，均可拥有和使用数字档案信息。在这个信息化建设的进程中，档案工作会遇到各种各样的困难和挑战，我们将会不断摸索，研究新方法，解决新问题，建设一个符合我市实际情况的复合型数字档案馆。
参考文献
[1]杨公之：《档案信息化建设导论》
[2]陈春红：档案信息化建设初探[J]，上海档案，2006（05）
[3]国家档案局颁发的《数字档案馆建设指南》2010年6月
现阶段随着我国教育改革进一步深化，对高校各方面管理工作提出更高的要求，其中高校学籍档案数字化管理建设面临很大的挑战。高校招生人数增加，学籍档案数量也大幅增加，为档案管理工作带来很大的麻烦，因此加强学籍档案数字化管理建设显得比较重要。本文主要就高校学籍档案数字化管理建设的重要性及主要特征进行分析，并就高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略进行探究。
关键词：
高校；学籍档案；数字化管理建设
高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。
1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征
1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决［1］。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。
1.2高校学籍档案主要特征分析高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等［2］，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。
2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究
2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等［3］。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。
2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究
第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享［4］。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。
第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。
第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现［5］。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。
总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。
参考文献：
［1］秦芳远，刘环琼.学生档案数字化建设的实施方法研究［J］.兰台世界，2015（23）.
［2］吴放.浅谈高校如何建立服务型档案馆［J］.山西科技，2015（04）.
