时间：2023-10-08 15:33:19
序论：在您撰写社会保险业务档案管理时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
关键词：养老保险社保业务档案管理
1、维护社会保险档案，保护职工权益
随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。
我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册企业职工养老保险卡补缴缴费分解表历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。
随着国有企业重组兼并倒闭，职工下岗中断劳动关系中断缴费情况大量出现，如何记录保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。
1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。
2、社会保险业务规范化管理
在保定市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，保定市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。
社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，保定市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设文件材料收集归类整理立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署同组织同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。
为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。保定市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。
3、社会保险业务档案管理的统一与标准化
社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。
3.1统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理便于查询集中保管确保安全的原则，做到有章可循有制可依有底可查，统一了业务档案管理工作制度。
3.2统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，保定市社保所建立了一个具有防火防光防尘防盗防潮防高温防污染防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房档案查阅办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜灭火器温湿度计空调计算机等专用设备。新晨
3.3统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集积累整理保管应用查询服务工作。
保定市社保经办机构还要求对社保业务档案进行统一集中清理。各社保经办机构按照先收集后筛选保齐全少缺漏的办法集中清理，要求每位职工将橱柜的所有原始资料文件集中起来，进行鉴定整理组卷归档。
关键词：养老保险 社保业务 档案管理
1 维护社会保险档案，保护职工权益
随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。
我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。
随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。
1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。
2 社会保险业务规范化管理
在保定市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，保定市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。
社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，保定市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。
为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。
社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。保定市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。
3 社会保险业务档案管理的统一与标准化
社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。
3.1 统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。
3.2 统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，保定市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。
3.3 统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。
保定市社保经办机构还要求对社保业务档案进行统一集中清理。各社保经办机构按照先收集后筛选、保齐全少缺漏的办法集中清理，要求每位职工将橱柜的所有原始资料、文件集中起来，进行鉴定整理、组卷归档。
培训也是必不可少的。为了做好社保业务档案整理、归档工作，确保业务档案的完整、准确、安全和有效利用，保定市社保所组织各县（市、区）专兼职档案管理人员参加市档案局举办的档案业务培训。通过培训，使档案管理人员全面、系统地了解档案专业知识。并采取走出去、请进来的方法进行辅导。走出去，就是组织各县社保档案员到典型示范单位取经，通过现场观摩提高其感性认识；请进来，就是邀请市、县档案局的专业人员，针对社保业务档案的具体情况，手把手地从应归档的文件材料的收集整理、立卷、归档各个环节进行现场指导，提高实际操作能力，确保档案资料收集齐全，整理规范。
20xx年最新保险公司档案管理办法全文第一条为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规，制定本规定。
第二条依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构(以下简称社会保险经办机构)，管理社会保险业务档案，适用本规定。
第三条本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。
第四条人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。
社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。
社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。
第五条社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所，确保档案的安全，并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。
第六条社会保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。
第七条社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》(见附件)进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。
第八条社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用年度业务环节或年度险种业务环节的方法对社会保险业务材料进行分类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。负责档案管理的机构应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引目录。
第九条社会保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为20xx年、30年、50年、120xx年，各种社会保险业务档案的具体保管期限按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。
社会保险业务档案定期保管期限为最低保管期限。社会保险业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。
第十条社会保险经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。
第十一条社会保险经办机构应当对已到期的社会保险业务档案进行鉴定。
鉴定工作应当由社会保险经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。
鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。
第十二条社会保险经办机构对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级人力资源社会保障行政部门备案，经社会保险经办机构主要负责人批准后销毁。
未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
社会保险经办机构应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。
第十三条社会保险经办机构按照有关规定，将永久保存的社会保险业务档案向同级国家综合档案馆移交。
第十四条社会保险经办机构有下列行为之一的，限期改正，并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;给参保单位或者个人造成损失的，依法承担赔偿责任：
(一) 不按规定归档或者不按规定移交档案的;
(二) 伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的;
(三) 玩忽职守，造成档案遗失、毁损的;
(四) 违规提供、抄录档案，泄漏用人单位或者个人信息的;
(五)违反社会保险业务档案和国家档案法律、法规的其他行为。
关键词：档案管理 社会保险 政策建议
现代社会保险业务档案通常情况下是指在办理社会保险业务过程中，社会保险经办机构直接形成的具有保存和利用价值的、专业性的历史记录，这些历史记录的载体主要包括：文字材料、电子文档、图表、声像等，由于数据化载体的方便快捷性，已经在档案总量中占有了越来越多的比重。如今的档案一方面是在办理各项业务的过程中参保主体形成的原始凭证，另一方面为确保参保主体享受社会保险福利的参考依据。因此，在进行社会保险工作过程中，必须给予档案管理工作高度的重视。
那么，在信息化时代，如何更好的建立档案管理系统，来实现档案的系统化管理呢？
目前，我国的社会保险业务档案管理工作中存在的问题：
当前，在我国很多社会保险机构社会保险档案保管仍以手工操作为主，检索速度慢，这样就增大了劳动强度，造成工作效率很低。而且，传统纸质档案资料的分类存储且经常的翻动也容易造成档案的磨损，也造成了大量空间的被占用。综上，都给社会保险业务档案管理工作中形成了很大的困难。
同时，新技术的应用在社会保险业务档案中应用也不够。具体在应用上，尤其是在社会保险业务档案管理中的应用仍然不够。对于各地的社保经办机构来说，其业务软件系统虽然在一定程度上部分地实现了全程数据化管理。但是，业务操作和管理信息化依然存在不匹配的现象，主要表现为在传统空间中保存着各类纸质材料，而且这些实体纸质档案在一定程度上依然处于不断更替的过程中，这些档案都有随时被查阅、使用的可能。在这种情况下，如果对档案依然采用传统的方式进行管理，那么在一定程度上会降低档案查询调阅的效率，同时还会导致原件无法及时归还，甚至档案被遗失、损害的问题。实现系统化操作，将是这些问题最好的解决方案。
所以，我们从社会保险业务档案管理的系统的角度来讨论。
1 加强档案管理人员队伍建设，提高档案管理人员的综合素质和技能
基础的知识、技能、政治素养、道德素养、管理能力，以及分析处理问题的能力等，通常情况下是从事档案工作必须具备的能力。档案业务工作的效率、水平和质量在一定程度上受到档案人员综合素质的高低的影响和制约，同时对档案工作整体效能发挥重要的作用。但是，目前很多保险部门的档案管理者的水平比较低下，服务意识差，主观能动性不强。因此，一方面，档案工作者必须加强业务培训，掌握相关的专业知识，找到工作中的不足之处，并且提高自己的创新意识。另一方面，加强自身学习，因为信息化的现代，档案管理也由简单的手工操作，转为现代化的管理密集知识型的工作。也只有具备高素质的，掌握现代科技的管理人员才能胜任。
2 领导重视，把社会保险业务档案管理摆在重要位置
社会保险机构，要高度重视，增强对参保群众、对历史负责的使命感，切实把社会保险业务档案管理工作纳入社会保险工作的重要议事日程。只有领导思想上重视了才能改善我们现在管理水平低下，以及软件投入力度不够的现状。根据权威机构调查显示，目前，电子信息化管理在大多数的社会保险业务档案中依然没有被采用，进而在一定程度上增加了业务档案归纳、总结以及分类的难度。进而在查阅档案的过程中遇到一系列的问题或困难。只有领导意思增强了，才可能加大软件投入。安装档案管理软件，建立起准确完整的数据库，运用计算机进行检索，确保调档迅速准确，为档案信息利用提供方便。提高档案信息查询效率，并对重要的业务档案进行扫描，实现电子化管理，有条件的还要设立信息服务平台，为参保缴费、养老金查询提供便捷服务。
3 加强对档案业务一体化管理
通常情况下，档案业务一体化的需求，主要体现为：在嵌入业务经办及业务管理中的应用数字档案，社会保险业务档案是一种特殊资源，在信息现代化的今天，我们更是要加强档案的计算机录入工作。数字化加工可分为登记、扫描、挂接、质检、特殊处理、复核、封装、管理8个工作岗位。在建设系统过程中，不断满足业务管理的需要，进而在一定程度上更好的为公众提供全方位的服务。
4 社会保险业务档案管理的统一与标准化
参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇等，通过社保业务档案进行全面系统的记录。通常情况下，档案工作的规范化、标准化是现代化档案管理的重要环节。通过规范化对社保业务档案进行管理，进而在一定程度上确保社保业务档案的完整性、安全性和有效性，社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。
因此，我们从思想上要意识到社会保险档案管理的重要性，加大硬件软件投入，建立比较完善的社保业务档案管理制度，系统化管理是未来档案管理的必然达成的新阶段，所以就给档案工作者提出了更高的要求！
参考文献：
[1]刘秀红.做好社会保险档案管理工作之我见[J].劳动保障世界（理论版），2010（04）.
关键词：社会保险业务；档案管理；误区
社会保险业务档案是各级经办机构在办理社会保险收、支、管全过程中所形成，并被保存起来以备查考的文字材料、电子文档、图表、声像等不同形式的历史记录。这些记录能够准确反映一个参保对象从办理参加养老保险手续到终止养老保险关系，其间所能享受到的养老、医疗、失业、工伤、生育等待遇。随着社会保险制度改革从局部试点到全面推开，社会保险覆盖范围逐渐扩大，参保人数、参保单位不断上升。与此同时，随着社会保险业务量和档案数量的与日俱增，社会保险部门所承担的安全有序管理社会保险业务档案的职责也日渐沉重。由于社会保险业务档案建设是伴随社会保险制度建立而逐步发展起来的，还属初始阶段，由于没有全国性的社会保险档案业务管理标准和规定，各地业务档案管理不尽统一，缺少规范，因此在具体工作中容易产生一些“误区”。如不及时纠正，会对社会保险业务档案的标准化、规范化管理带来一定的影响。
一、社会保险业务档案管理存在管理上的“误区”
一讲到“社会保险业务档案”，不少同志很容易将其同办公室产生的文书档案联系在一起，因此，把形成的业务资料全部推向办公室，由文书、档案人员判定是否具有归档价值。实际上，业务档案与文书档案形成的范畴、利用的对象都不同。业务档案来自于业务运行过程，是整个业务工作中的一个重要组成部分。因此，业务部门有责任对其进行收集、整理、编目、装订、归档，直至移交档案室，实行集中统一管理。至于收集范围、整理方式要达到什么程度，业务部门可与办公室共同探讨，业务部门有了解业务全过程的特长，办公室人员有收集、归档、保管文书档案的经验，这样各取所长、相辅相成，可制定出比较符合本单位工作实际的《业务档案归档范围和分类方案》。在办理业务过程中，业务部门本着谁经办、谁整理、谁归档的立卷原则，可根据归档范围先分类别，以“参保单位—年度—业务环节（类别）”分类方法，先区分参保单位，再区分年度，第三区分业务环节，同一单位同一年度社会保险文件材料中，件的排列依照社保登记类、参保人员类、申报结算类、保险关系转停类、待遇类顺序排列。密不可分的材料依顺序排列在一起，经办机构的材料在前，参保单位提供的材料在后，结论性材料在前，证据性材料在后。按照业务档案流程编制归档文件目录、加盖归档章、填制备考表，然后装盒归档，全部实行了“一户一档”的管理办法。这样，业务部门就完成了立卷的任务，并于次年1月底前将上年度业务档案移交档案保管部门统一编目、存档、保管和提供利用。值得一提的是，在移交时要办理档案交接手续。这一过程的有分有合，有序流转，也体现了各自“职能”和“责任”的不同，避免了原始依据的遗失、混杂，方便以后利用。
二、社会保险业务档案管理存在载体上的“误区”
目前，计算机在社会保险业务运作中应用广泛，各种数据已通过计算机生成、存贮、共享。有人认为最初记载于纸质的原始资料已无保存价值，认为通过计算机直接查寻更加快捷明了。这种认识存在一定的偏颇。计算机固然有其科学、准确、检索方便、存贮量大、易于修改等特点，但纸质文件、纸质档案却始终保持和发挥着原始凭证的作用，并且有永久保存价值。这一点恰恰是电子文件所欠缺的。因为档案的法律效力是国家《档案法》赋予的。目前，电子文件的法律效力没有得到《档案法》的认可，所以遇到数据更正、司法公正时，只能依靠纸质文件、纸质档案。这方面的事例不胜枚举。即使在国外先进的国家，也重视纸质文件、纸质档案的凭证作用。所以，首先要对社会保险业务档案的载体保管有个正确认识，纸质文件要归档，计算机形成的电子文件同样要归档，从而发挥各自不同的利用价值。对纸质业务资料的归档形式可延用文书档案的管理方式，对电子业务资料的归档则通过程序控制和备份，并刻录成光盘存放在防磁柜里永久保存，每四年再重新刻录一次保存。
三、社会保险业务档案管理存在操作上的“误区”
在具体操作中，也会遇到这样那样的实际问题，也需要有一个协调统一的过程。
1.归档范围
有的同志认为，凡是业务工作中形成的所有资料都要归档，实际上没有这个必要。一定要视业务资料的利用价值而定，实行优化收集，在保管期限上也可以区分一下。同时，也要防止重复劳动。例如：社会保险基金征缴部门形成的一式几联“征缴凭证”，因财务部门托收后将其中一联按月整理装订成基金凭证，并按规定移交档案室，这样基金征缴（下转第75页）（上接第93页）部门产生的一联存放于本部门保管就可以了，因为一个档案室存放两套完全相同的档案也是一种浪费，应根据需要确定归档内容。
2.业务档案形成也要有“收支两条线”的观念
社会保险主要有征收和支付两块工作，征收和支付形成的原始资料不应混杂。一个卷一个内容，即使是以一个单位，也要分清“收”与“支”分作两类归档。
3.案卷排序问题
既要贯彻档案集中统一管理的原则，又要兼顾不同档案的各自特点，分别排序，同一类别的案卷流水号从上到下，从左到右的顺序排列上架，不同类别的案卷不得排列在一起。档案上架后，对各架编制档案存放示意图，便于查寻。
一、社保业务档案的概念及特点
2009年7月23日，人力资源社会保障部和国家档案局以部门规章的形式联合公布了《社会保险业务档案管理规定（试行）》。它专门规范了社会保险业务档案管理，维护了社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥了档案的服务作用，依据是《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规制定的档案规章。这一规定，从2009年9月1日起施行，对我们社保部门和社会保险业务档案工作者来说，是最为直接的一个关于档案管理的规范性文件。《社会保险业务档案管理规定（试行）》第三条规定，本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。社会保险业务档案具有其独特的特征：一是数量庞大，随着我国社保制度的改革，全民参保的实现，社保业务档案数量会出现爆炸式增长；二是动态变化，随着个人工作单位、工资数额等情况出现变化，社保业务档案也必须时刻跟随具体情况而不断变化；三是以人为本，社保业务档案是个人参与社保的原始凭证，也是维护个人利益的重要凭证；四是规范性强，从产生的过程到形成的材料，从办理程序到缴费标准都具有固定的标准和规范，不能随意改变。
二、当前社保业务档案管理存在的问题及对策
社保业务档案工作是社保体系建设的一项基础性工作，涉及内容多、范围广、政策性强。社保业务档案是做好社保工作的最基础的前提，它不仅是参保人员维护其合法权益的重要凭证，同时也是社保部门进行科学管理、提高工作水平的必要条件。
1.当前在社保业务档案管理工作中存在的主要问题一是不够重视。主要是对社保业务档案的管理缺少相应的投入，人员配备、经费不到位等。有些部门没有专门的档案室，部分档案室不符合标准，档案随意保存、丢失的情况比较严重，部分业务人员存在概念不清、档案意识淡漠的问题。二是档案多头管理，缺乏规范标准。社保业务档案由于涉及的面比较广泛，有养老保险、失业保险等不同类别，不一样的类别的档案分别归属不一样的部门管理，造成一个人的保险资料分别保存在不一样的机构。虽然2009年7月23日，人力资源社会保障部和国家档案局以部门规章的形式联合公布了《社会保险业务档案管理规定（试行）》，我省社保系统也于2010年2月25日起施行了《吉林省社会保险档案管理制度》，但其他类别的社保档案管理缺乏统一的规范和标准，造成水平参差不齐，运行机制和工作秩序缺乏科学化、标准化、规范化。三是业务素质不强，信息开发滞后。社保管理机构对档案人员的业务培训较少，开展经验交流不多，档案专业人才很少，兼职档案工作者业务水平偏低，影响了档案管理工作的水平和效率。不能有效地开发社保业务档案的信息资源，社保管理部门缺乏全局意识和长远意识，没有充分认识到社会保险档案的信息开发对推动社会保险改革所起的重要作用。
关键词：养老保险 社保业务 档案管理
1 维护社会保险档案，保护职工权益
随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。
我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。
随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。
1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。
2 社会保险业务规范化管理
在保定市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，保定市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。
社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，保定市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。
为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。
社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。保定市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。
3 社会保险业务档案管理的统一与标准化
社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。
3.1 统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。
3.2 统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，保定市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。
3.3 统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。
