时间：2023-10-08 15:33:09
序论：在您撰写人工智能档案时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
关键词：档案管理；信息化；人工智能技术；安全；网络
1人工智能技术与档案管理
1.1人工智能技术
在20世纪50年代中期，欧美等发达国家就已经率先提出了人工智能的概念，并且将这一理论概念逐渐的发展成为了现实存在的技术，震惊了学术界。目前，科学家们致力于研究更加精深的人工智能技术，为此开发了多种多样的理论原理，而人工智能也随着经济全球化得到了普及，被运用到了全球的各个角落当中去，为各行各业的生产力发展提供了巨大的动力。当然，人们所提到人工智能技术的时候，首先会提到的就是AI技术，它是人工智能技术的一个缩写，是通过计算机网络的方式将多个系统集合起来，从而形成一个可以模拟人脑的智能机器，人工智能技术包括了机器视觉、指纹识别、人脸识别、虹膜识别、智能搜索和专家系统等。从这个角度来看，人工智能技术实际上是对人的大脑的一次复制和模拟，尤其是对人脑当中的思维意识和思维过程的一次模拟，但人工智能并不能够与人脑完全等同，他只是人脑的一个低端复制，并不能够超过人的智慧，也不能够进行独立的人类思考。
1.2档案管理
档案管理这项工作属于行政管理工作的范畴，它普遍存在于各行各业和各个层次的公司当中，即便是在规模小的公司，也一定都会具有相应的档案管理工作和专门的负责人员。在传统的档案工作当中，人们主要是通过记忆和书写的方式将一本本档案进行反复的装订和整理，并且撰写目录，相对来说耗时耗力，出现错误的可能性也十分的高。随着科学技术的不断发展，人们更多地将计算机信息技术运用到了档案管理工作当中去，极大地解放了这项工作的生产力，提高了档案管理的工作效率，也使得越来越多的管理人员能够从繁杂的档案整理和文书撰写当中解脱出来。档案管理的内容和项目是复杂的，除了一般的人事档案以外，还包括了文书档案、发展档案、项目档案、财务档案等等内容。
2人工智能技术在档案管理信息化中应用的必要性
2.1降低错误率
将人工智能技术科学地运用到档案管理工作当中去，最显而易见的一个优势就是可以极大程度上降低档案管理的出错率。目前，利用人工智能技术当中的智能检索技术，就可以轻易地降低档案管理和借阅过程当中的错误率，无论是利用语音输入还是图片检索的方式，都使得检索途径逐渐的优化和拓宽，也使得检索的时间成本正在不断的被压缩[2]。另外，有部分工作人员在进行关键词检索的时候，可能对于自己想要的档案和主要的内容还是比较模糊的，这时候利用智能检索技术当中的延伸检索技术，可以对其他相关的档案内容和关键词进行一个拓展和推送，使得用户既能够了解到目前所需的、与关键词相关的档案内容，同时又可以了解到与这些档案相关联或其他用户较多搜索的关联档案内容。即可以不再依赖人力进行档案文字的查阅，通过计算机网络的关键词检索就可以完成档案的查阅，极大地降低了错误率。
2.2提高管理效率
以项目档案为例展开论述的话，当企业展开一个经济活动和项目的时候所需要收集的档案是多方面的，不仅包括了企业的前期投入以及招投标的各个环节，同时也包括了企业的预算以及最后的企业项目负责人员、企业项目决策会议内容等等。如果可以利用人工智能技术，首先在计算机网络当中编制一个成熟的程序，将这些不同的环节和内容首先预留出来，然后再进行完一项工作以后，自动自发地将工作所涉及的档案内容和具体信息上传到计算机中来，最终当整个项目完成以后，就能够形成一份十分详实且准确的项目档案。这种方式可以节约档案管理人员大量的时间，使得他们不用整日被淹没在浩瀚的数据信息当中。档案管理人员往往只需要在后台进行简单的编程操作和扫描工作，就可以将所有的项目信息收录起来，在后期进行简单的排版和目录编制，即可完成一本优秀的项目档案[3]。
2.3减少成本投入
在人工智能可以节约成本这方面，有部分中小企业会表示出较大的质疑情绪，他们认为，人工智能技术相较于传统的聘用管理人员需要付出更多的科技成本，并且后期的养护和维修成本也是一笔高额的支出。人工智能技术是一项长远的投入，当购买一套人工智能技术以后，不仅仅代表着购买了其中的编程和设备，更多的是购买了其中所包含的配套设施和服务，也就是后期的各种更新和维护服务。在传统的档案管理工作当中，企业需要雇佣大量的管理人才，需要付出巨额的人力资源成本，并且还需要缴纳相应的保险支出部分福利。而人工智能技术则更像是一种一次性的投入，仅仅需要在前期支付一笔大额的设备使用和专利使用费用即可。同时，人工智能技术也不需要休假，24h都可以进行工作，工作效率也会一直处于饱和状态。人工智能技术从长远来看，对企业的成本产生了巨大的节约作用。
2.4提高安全性
对于一些大型的企业项目和国家机关事业单位来说，在档案管理的工作当中，最重视的就是安全性问题。在传统的档案管理工作当中，主要是依靠人力来完成管理工作，这样一来就存在着很多的不确定性，一旦档案工作人员自身的思想意志不够坚定，就非常容易出现以权谋私贩卖企业经济信息，以及泄漏政府核心机密的问题。现阶段，如果可以使用人工智能技术来代替传统的人力管理，那么相对来说安全性就得到了保障，人工智能技术可以根据前期编程员所设置的种种权限，一些不具备权限的人员想要查阅这些档案是绝对不可能的，而这些档案也必然会在多重安全密钥的加密之下，更加稳妥的被保管在计算机硬盘当中。但这一切都需要建立在已经能够对档案管理信息化系统的安全性充分保障的基础之上，也就是需要建立起更加牢固的防火墙，有效地规避黑客风险和病毒风险。
3人工智能技术在档案管理信息化中的应用措施
探讨人工智能技术在档案管理信息化当中的应用措施，更多的是从技术角度进行探究的。本文按照不同的技术层面对措施进行分类探究，重点提出了系统智能识别技术、指纹虹膜识别技术以及网络平台共享技术3项内容。
3.1系统智能识别技术
人工智能技术最核心也是最基本的技术，就是系统智能识别技术，这一技术也是目前人工智能技术当中发展最为成熟，运用最为广泛的一项技术。目前所探讨的系统，智能识别技术就是经常能够在搜索引擎上使用的搜索框，目前在智能识别技术当中，不仅仅可以通过文字的形式进行检索，同时还可以通过语音的形式进行检索，通过图片的形式智能判断，而这些技术都可以被广泛地运用到档案管理的信息化工作当中来。举例来说，如果想要进行查阅档案工作的时候，就可以利用系统智能识别技术，将已知的档案文号或者档案标题或者是档案当中内容的关键词放置到搜索框当中，只需要轻轻的点击检索按钮，那么即可以搜索出与之相关的各种档案。在语音识别技术方面同样如此，可以通过语音的方式将所口述的内容转化成为文字，在系统当中自动的进行检索，寻找所需要的档案。而图片智能识别技术则更多的被运用在一些历史档案和项目档案当中，例如企业在发展的过程当中所兴办的一些项目可能已经年代久远，记不清当中的关键词和具体信息，但是在官方网站上具有当时项目的相关图片，那么就可以将图片放置到搜索框当中点击搜索。包含此图片或相近图片内容的档案就会一目了然的展示在我们的面前[4]。
3.2指纹虹膜识别技术
在前文中已经提到，对于档案管理工作来说，其最重要也是最难克服的一项问题就是安全问题，如果安全问题无法得到保障，那么档案当中的信息就时刻都有可能被暴露在大众的面前，尤其是在涉及到一些经济项目或政府机密文件的时候，安全问题应当是我们首要需要保障的。利用指纹识别技术和虹膜识别技术，就可以很大程度上杜绝安全隐患[5]。举例来说，当查阅一些机密文件的时候，那么首先就可以对查阅人的虹膜和指纹进行识别，在前期档案管理工作的时候，要对这些机密文件进行权限的设置，只有专门的人员才能够查阅这些文件。例如，政府工作当中的一些文书档案和人事档案，涉及到了机关内部的人事调整和编制职数，这些都属于机密的内容，而在进行档案管理的时候，就可以将人事档案管理的工作人员、主管领导和单位的主要领导作为可查阅人员，将他们的指纹和虹膜录入进来。在后期，如果他人想要查阅这些档案的时候，系统就会自动的对这个人的虹膜进行扫描，一旦发现不匹配的问题，就会在系统内产生警告信息，并且直接以短信和电子邮件的形式发送至主管领导及人事档案管理人员的手机当中，可以有效对可能存在的风险产生一个预警机制。当主要领导和档案管理的负责人员看到某些人妄图窥探企业的机密档案的时候，那么就能够做出相应的处罚条例，积极地调整管理制度，这就可以使得档案管理工作逐渐朝着更好的道路发展，实现一个良性循环。
3.3网络平台共享技术
档案的查阅、借阅以及归还是一项十分复杂的工作，在传统的档案管理流程当中，主要是通过纸质文件的形式逐级进行向上审批，尤其是在涉及一些机密和机要文件的时候，更需要进行一个繁杂的审批流程。这时候，如果能够利用人工智能技术当中的网络平台共享技术，将这些审批流程进行简化，通过电子计算机或者说是OA软件的形式，在网上平台就能够完成各项审批工作。与此同时，在企业或单位内部一些可以公开的档案文件，可以利用平台中的共享技术直接展示在企业和单位的局域网络当中，只要是企业内部的人员，都可以通过自己的账户和ID进行直接登录和查阅[6]。举例来说，如果在新人培训的环节当中，需要让新人更多的了解到这个企业的发展历程和其中蕴含的深厚企业文化，那么就可以让这些员工登录计算机系统，在局域网内搜索相应的档案。这些档案当中记载着企业的发展历程是可以被完全公开的，不含有一些机密内容的，这样一来，员工的借阅档案和查阅资料，不需要经过繁杂的审批手续，大大减轻了档案管理人员的工作负担，真正实现了简政放权，做到了工作流程的优化与高效。
3.4智能检索技术
人工智能技术作为一种高科技的技术，其研发的主要目的就在于解放生产力，提高工作效率，将人工智能技术广泛地运用到档案管理工作当中，来也可以达到这一目标，帮助档案管理工作的效率实现大幅度的提升。现阶段，如果可以采取人工智能技术来进行智能检索的话，可以极大地解放生产力，使得传统的档案管理工作人员的工作压力得以释放[7]。举例来说，如果在电子档案排布方面可以按照其重要程度和具体价值进行顺序排放的话，那么就可以在后期的检索中，同样按照这一排序标准得出最终的检索结论。与此同时，采取智能检索的方式，不仅可以对想要获知的信息进行检索和取得，同样也可以利用人工智能技术将某一用户的多次检索关键词及结果统一起来，科学的计算出这一用户的使用需求和未来检索预期，并为其推荐相关的关键词及档案。这不仅依靠单一的档案检索系统，更多的是需要专业技术人员能够在联网和共享平台的基础之上，开发一款多个档案局共享的计算机管理软件系统，使得各个局和部门的档案信息，能够有效的归类和统一[8]。
一、人事档案管理的含义
人事档案形成于一系列人事管理的活动之中。人事档案是由多个个人档案组成的，档案中主要记录的内容是工作人员的个人发展过程、工作经历、个人的思想品德、获奖或者受处分的经历等等，其信息量繁杂且多种多样，在进行整理和查找时很不方便。对人事档案进行管理的主要工作内容是将所有的人事档案进行收集、整合、归类以及将档案进行完整保存。为了确保人事档案的真实性，管理工作中还要对档案中的信息进行核实，确保信息的准确性。
二、人工智能技术的含义
人工智能是集研究智能理论、开发智能技术、模拟拓展智能方法于一体的综合性学科。人工智能技术属于计算机领域的分支，主要开发的是新型智能化机器设备，这类设备可以根据人的语音指令或者对图像的识别做出智能反应。人工智能具有高度理性的特点，在处理信息和数据上速度极快，远远快过人工，节省了时间。人工智能技术的应用不受时间、地点、环境的约束，可以随时开始工作，适应环境的能力更强，因此人工智能为人们的生产以及生活带来了极大的便利。人工智能最大的优点是它的信息检索能力，能够快速提取有效信息，找出解决问题的最佳方案。
三、目前人事档案管理工作的困境
1.档案信息过多，难以整理
我国目前人事档案的整理工作面临很大困境，档案资料过于繁杂、档案数目增多、档案信息缺失等问题持续困扰着档案管理人员。传统的档案采取纸质化的呈现形式，工作人员需要在档案中寻找有用的信息进行核对和整理，工作效率低下。人事档案的来源渠道各式各样，在档案的分类上需要消耗大量的时间，对档案资源的使用造成了一定的影响。个别人对档案的重视度不够，在填写时会漏填、误填信息，这也会对档案整理工作造成影响，导致工作效率的降低。
2.非结构化信息难以分类
档案信息非结构化现象是指信息无法数字化的资料较多。例如，文档资料、图片资料等，这些资料中包含大量的重要信息，但由于文件格式特殊且不能数字化，需要人工提取有效信息并加以分类。在档案管理工作中，非结构化信息越来越多，但是工作人员数量实在有限，给档案信息分类工作带来了很多困难。要加强对非结构化信息数据的管理和使用，才能强化档案管理工作，促进人事档案资源有效利用。
3.隐性信息资源难以转化
人事档案数据信息的资源系统是由两种资源组成的，一种是直观表达在档案信息中的显性信息资源，另一种是由档案管理的工作人员根据档案信息进行自主判断的隐性信息资源。由于档案管理人员的缺少，多数单位档案的隐性信息在获取上有很大难度，而且档案的隐性信息资源无法通过数据进行直观表示，加大了档案信息的评定难度。
四、人工智能技术在人事档案管理中的综合应用
1.高效率地搜集整理档案信息
传统的档案管理工作中，档案信息是用纸质进行记录的，纸质档案占用的空间较大，且纸张容易受潮难以保管，难以随身携带。人工智能技术的出现，将档案中的信息电子化、数字化，把纸质资料转变为了网络资料，方便了档案文件资料的管理。网络化之后的档案信息不需要用纸质记录，只需要利用多媒体设备就可以展示数据，档案资料可以直接保存在电脑中，方便了档案管理人员对档案信息的收集和整理。目前电子档案的内容形成来源有两个，第一是将现有的纸质档案转化为电子档案，第二是利用人工智能技术直接制作形成的电子档案。电子档案的出现减少了管理人员的工作量，降低了人力成本。随着数字化的档案不断增多，在进行档案管理时可以利用多种智能主体帮助工作。人工智能的主体有很多种类，例如，执行命令型的智能主体、学习型的智能主体等，这类智能主体都可以根据事先设置好的程序命令自主完成工作，提高了档案资料收集整理的效率。
2.高速度地检索分类人事档案
人工智能技术利用计算机将档案中的数据信息网络化之后，会对数据信息进行详细分类，这些分类后的数据有两种存储形式，分别是文本形式和多媒体形式。文本分类是根据档案信息中被标记的文本信息，利用人工智能找出与其相关或类似的信息，将这些文本信息进行合理分类。对文本资料的整理和分类充分体现出网络技术智能化的特点，人工智能可以根据管理人员所设定的方式对数据库中的档案信息进行智能分类，同时也能把网络上相同的资料进行整合和分类。在提取档案信息时，人工智能的筛选能力加快了资料检索的速度。与传统的人工筛选相比，人工智能的筛选速度更快、筛选的资料更加准确，可以在短时间内过滤掉大量无用的数据。人工智能技术还具备识别能力，例如，语言识别、图片视频识别等，所以人工智能也可以对多种形式的资料进行检索分类，在人事档案管理中起着重要作用。
3.准确评定档案信息价值
在档案的整理归纳工作中，工作人员要审查档案信息的真实性，判断信息是否有价值，这无疑增加了工作人员的工作量。人工智能由于具有推理、学习、记忆以及决策的能力，它可以使计算机模拟人类的智能行为。因此，在人工智能中植入特定的专家系统，就可以让人工智能依据评定专家的思维方式对档案中的信息进行评定。要想在人工智能中建立档案价值评定系统，需要按照以下步骤进行：首先，建立专家评定的数据库，收集专家的评定准则、评定方法，将这些信息进行程序化编制输入到电脑中；其次，对数据库进行模拟检验，输入简单的信息数据，对人工智能的评定功能进行检验，发现其中是否有漏洞；最后，完善评定系统，投入使用。人工智能可以负责大多数的信息评定，加大了档案价值评定的工作效率。
4.确保档案信息的安全性
档案安全主要包括实体档案安全和数字档案安全。实体档案的安全主要是利用保险柜进行保管，保险柜的钥匙由工作人员管理。由于档案过多，工作人员要保管多把钥匙，无论使用还是携带都极不方便。随着人工智能技术的不断改进，数字档案的安全性已经有极大程度的提高。人工智能在进行资料扫描时，会自动给资料进行归类，为之后工作中查找资料提供了极强的便利性。数字档案的安全由智能密码进行保护，例如，瞳孔密码、指纹密码，这类密码只有相关管理人员才能打开，方便了工作人员对档案的管理，也提高了档案的安全性。人工智能还自带监控功能，如果有人非法触发了档案系统，监控系统会向总控室的工作人员发出警戒信息，有效避免档案丢失的情况。
5.档案服务逐渐智能化
在传统的档案工作中，工作人员会提供档案查阅和答疑的服务，工作人员的工作量很大。在利用人工智能技术之后，档案信息的服务工作形式由人工服务转变为了网络服务，使档案服务工作变得及时、高效。近年来，我国一直不断推进智能机器人为人类提供服务的政策，在这种政策下，智能机器人也走进了人事档案的服务工作中。这类高智能化的机器拥有着智能化、移动性强的特点，可以根据来访客户的需要提供不同的实际服务。智能机器人解决了工作人员数量有限的问题，提供了人性化、智能化的服务。人工智能机器人也可以代替工作人员完成纸质档案的出库、入库工作，减少了人力成本，提高了工作效率。
五、结束语
人工智能技术已经广泛的应用在了我们的生活当中，手机的智能助理、智能美颜相机都标志着人工智能技术开始在生活中普及。将人工智能技术与人事档案管理工作相互结合，将档案的信息和数据进行数字化处理，提高人事档案整理的工作效率。在未来，人工智能技术会越来越成熟，对人事档案管理工作以及我们的生活都会提供更大的便利。
参考文献：
[1]韩平.人事档案管理中人工智能技术的应用[J].山西档案，2018,No.240(4).
[2]张江.浅析人工智能技术在档案管理中的应用与发展[J].决策探索(下半月)，2018,No.589(8).
关键词：人工智能;档案管理;应用
档案管理是一项重复繁琐、枯燥乏味、并容易出错的工作，但在人工智能时代，这种局面在未来将会有较大的改观。人工智能在档案管理领域的应用将推动档案资源数字化、管理网络化、智能化、用户使用便利化，对档案管理和社会服务的影响会是革命性的，呈现一种完全不同的情景。
一是存储数字化，档案柜架消失。这包括档案的数字化采集和数据库建设。档案数字化采集指使用专业化的数字设备，将实物与声像档案中的图文，转化为数字化信息，实现档案采集的目标;数据库建设则是用数据库将收集和编码的档案数据存储和管理起来。概括起来就是档案生产资料的智能化。
二是无人档案馆，档案的收集、整理、分类、归档智能化，这包括网络档案信息资源智能收集、数字档案信息资源智能分类与检索、智能化档案价值鉴定和智能化档案安全管理。在档案工作中可以应用人工智能，包括应用自然语言处理、模式识别和机器学习的相关科学技术对数字档案信息资源进行智能分类，以及应用神经网络算法来让计算机做档案开放鉴定，它通过模仿人脑的机制来解释和处理数据，建立大脑神经网络系统传递信息，分析图像、声音和文本。机器鉴定档案会有以下三个优点：鉴定标准统一，效率高， 无须相关专业知识即可鉴定。简单说，人工智能将使档案管理生产力大幅度提升。
三是档案管理关系将被重新定义，呈现的是全时空机器关系。常言说“生产力决定生产关系，生产关系反作用生产力，生产力与生产关系需要相互适应，并且在矛盾中相互促进发展”。人工智能进入档案管理领域，也将带来档案 管理关系的重大变化，这种关系的解读可以从人工智与档案工作者、人工智能与档案服务、人工智有与档案使用者。任何一种新技术在档案工作中应用的初期都会使档案工作者产生一定的抵触情绪，特别像人工智能这样的技术，可以应用到档案工作的方方面面，势会颠覆档案工作者的原始认知，这需要通过教育来改变。
近年来，随着大数据的快速发展，人工智能技术已经被广泛应用于人们的生活生产中，其应用也将为档案管理工作带来了一系列历史性变革与发展。人工智能技术应用于档案管理中可以实现智能分类检索与智能安全管理，满足用户对档案管理的多元化需求。如2019 年由浙江省档案馆与国家级AI+档案联合实验室（国家档案局档案科学技术研究所和科大讯飞股份有限公司联合成立）（以下简称“联合实验室”）共同签订战略合作协议，同时为“国家级成果应用示范基地”揭牌。一项用于档案管理的“黑科技”—科大讯飞档案机也在今天正式亮相。AI赋能，成效显著。目前实验室成功利用智能语音识别和实时转写技术实现口述征集，实现了智能语音档案著录，音、视频数字档案检索利用等这些革命性成果，极大的提升了档案工作的效率;用OCR技术识别民国繁体文书类档也取得突破性进展，识别率85%以上，达到可用级别;尤为重要的是，基于机器学习的档案数字化加工系统研制及知识库建设，利用OCR识别与智能语音“双结合”方式以及档案行业规则和知识库学习，对数字化加工应用的创新，整体效能提升40%以上。这些先进成果和技术应用，为联合实验室和浙江省檔案馆的合作奠定了坚实的基础。双方合作以后，联合实验室将利用自身的技术、人才、产品、服务等核心优势，浙江省档案馆提供权威、专业的档案管理研究资源支持，双方共同制订“人工智能+档案”科研成果应用及推广的可行性方案规划设计，共同推动相关成果在区域性国家重点档案保护（华东）中心和浙江省档案馆的国家重点档案保护与开发、口述历史采集室建设运行、音视频档案整理利用、档案开放鉴定、档案著录等工作中的成果转化及推广，创新档案管理工作模式，提升“智慧档案”建设水平。联合实验室首款产品—讯飞档案机，以档案信息安全为基础，具备高保密性。可随时随地进行口述史的征集整理;重大活动全过程记录建档。产品上手简单，操作便捷，是实验室首款既有颜值又有才华的档案专业人工智能创新型产品。浙江省档案馆目前正在进行一系列口述历史的抢救性采集整理工作，从此前走访浙江籍名人，到接下来走访浙籍老艺术家、抗战老兵，包括档案机在内的人工智能黑科技都将发挥巨大的作用。
人工智能是研究、开发用于模拟、延伸和扩展人的智能的理论、方法、技术及应用系统的一门新的技术科学。自诞生以来，人工智能的理论和技术日益成熟，应用领域也不断扩大，基于技术革命的大胆预测，未来人工智能带来的科技变革，将会是人类智慧的一大挑战。综上所述，传统的档案提供利用服务方式一般包括阅览服务、展览服务和咨询服务等被动方式实现，而新型的档案提供利用服务方式主要是网站服务、新媒体服务、精准推送服务等主动方式实现。人工智能可以应用大数据人工智能对使用者的需求进行深度挖掘，及时准确地掌握使用者的个性化需求，真正地实现“以用户为中心”的现代档案服务，包括“万物互联”“万物智能”“无时不在”“无处不联” “无所不有”的等智能服务特点。
参考文献
[1]张江.浅析人工智能技术在档案管理中的应用与发展[J];决策探索（下）;2018 年08 期.
[2]杨洋.人工智能技术的发展及其在教学中的应用[J];软件导刊（教育技术）;2018 年07 期.
[3]李晓丹.人工智能技术在教育考试中的应用[J];教育现代化;2018 年28 期.
[关键词]档案工作人员 服务理念 工作方法 能力素质
中图分类号：G271.6 文献标识码：A
档案是人们从事政治、经济、文化等各项活动的真实记录，是先进生产力和先进文化的重要组成部分。近年来，随着档案工作的创新，对档案人员的素质也提出了新的更高的要求。目前，档案工作人员队伍中，还有不少人的专业知识与思想观念仍停留在原来的基础上，自觉主动服从和服务于大局的意识还不够强，这一现状极大地制约了经济社会发展赋予档案管理新的特点和新的使命，笔者认为，新形势下档案工作人员要实现三个转型：
一、、服务理念由静态管理控制向以人为本的服务转型，让政治素质强起来。
档案工作人员的服务理念和工作质量直接关系到档案资料的完整齐全和利用效果。重点要做到三条：一是要政治素质强。档案工作者必须具有坚定、正确的政治方向，树立正确的人生观、价值观，对党的事业忠心耿耿，忠于党和人民的利益，坚持以人为本的科学发展观，要有强烈的事业心，高度的责任感，具有较高的政治鉴别力。二要恪尽职守好。档案工作是一项复杂、细致的工作，热爱档案事业，忠于职守，具有求真务实、爱岗敬业、热情服务、严肃认真的工作态度，任劳任怨、一丝不苟、不辞辛苦的工作作风，勇于坚持真理、忠于历史、尊重历史的求实精神，这是作为档案工作人员应具备的基本素质。三要敬业精神高。一个档案工作者对事业的热爱、对工作的迷恋，必然促使他积极思考问题，勇于提出改进工作的意见和设想，而且不满足于一得之功，一孔之见，从而不断进行档案工作的探索和创新。档案人员要不计个人得失，甘当配角，甘当无名英雄，要有强烈的敬业精神，勤勤恳恳，树立有为才能有位的观念，在平凡的岗位上创造出不平凡的业绩。
二、工作方法由墨守成规向开拓创新转型，让业务能力硬起来。
档案工作要在经济建设服务中取得更大的生存空间，档案人员必须要以与时俱进的精神，不断地充实自己，善于用创新的理念和丰富的实践，解决在新形势下出现的新情况和新问题，要着力提升三种能力。一是积极主动的协调能力。如何才能得到各方面的支持，除靠有关规章制度外，更主要是靠档案工作者自身的素养和协调能力的发挥，通过积极地努力工作，来达到各部门档案管理的协调统一，上下形成合力齐抓共管。二是组织文字的写作能力。档案人员有一部分工作直接与文字打交道，要有较高文字书写能力和较强的概括能力及语言表达能力。有了一定的文字修养水平，才能胜任档案工作，才能将零散的文件材料和丰富的资源信息编纂成汇编、史志、年鉴等编研材料，直接为各项工作服务，为社会大众服务，为发展先进文化服务。三是应用现代化手段的管理能力。档案管理人员要掌握计算机和网络等相关知识，促进档案人员对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理。将丰富的档案信息予以数字化，并通过专用网络向社会传播档案信息，使档案成为重要的信息资源。
三、信息收集由被动接受向主动挖掘转型，让档案管理活起来。
档案工作人员要更新观念、善于捕捉信息，善于挖掘和捕捉信息，发挥档案知识宝库的巨大能量，为社会经济全面发展提供服务。一要学会扬弃。档案工作人员如何在大量的信息中开发、寻找有效的档案信息资源，档案工作人员除要努力学习专业知识，就要提高业务素质和工作效能。在认真做好档案资料的收集、整理、登记、归档等基础工作中，要将有用的东西加以总结，学会扬弃，充分发挥档案工作在信息时代的服务效能。二要学会利用。要提高档案的查考利用价值，将“死”资料变成“活”资源，变“看摊守业，等客上门”等被动式服务为“走出去，招客上门”主动式的服务，增强服务本领，创新服务机制，充分发挥“五位一体”的服务功能，真正使档案工作服务发展大局。三要学会开发。档案人员要对档案中相关联的信息进行分析、分类，用科学的方法开发档案更多的功能，挖掘档案资料中蕴涵的知识资源，便于及时获取信息。同时充分发挥基层档案科室的作用，实行档案管理双向互动，推动档案管理与利用相互促进。
总之，随着社会、科学技术的进步和发展，档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着新的变化，档案工作人员要进一步提高业务素质，拓展服务领域，创新档案工作，推动档案事业健康、持续发展。
参考文献：
1、韩秀琳.搞好档案咨询服务途径和方法之我见. 科技情报：开发与经济.期刊 2002年 第05期
2、王爱莉. 如何提高档案工作人员的素质.《商业经济》. 2012年10期
【摘要】目前，我国许多高校特别是地方本科高校的人事档案工作存在诸多问题，影响了其服务功能的正常发挥。
因此，只有加强档案工作的领导，提高档案意识，规范档案管理，大胆改革传统的档案管理方式，强化服务意识，着力提高档案管理人员的政治、业务素质，才能使人事档案工作为学校的稳定和发展服务。
关键词 高校；人事档案；服务
高校人事档案工作，是高校组织人事部门的一项基础性工作，为学校干部队伍建设、教职工职称评审、岗位聘任等工作服务。一句话，为学校的稳定和发展是高校人事档案管理工作的出发点和归宿。高校是干部尤其是专业技术干部密集的地方，人事档案工作做得好不好，直接影响到学校的稳定与发展。而目前许多高校尤其是刚刚合并升格的地方本科院校，由于种种原因，人事档案管理工作存在不少问题，如档案意识不强，领导不够重视，基础工作薄弱，管理不够规范；管理手段、管理方式落后；管理人员素质不高，服务意识不强等等。所有这些严重制约和影响了人事档案工作服务功能的正常发挥。要想改变这种状况，充分发挥学校人事档案工作的服务功能，笔者认为，必须树立档案意识、规范意识、改革意识及服务意识，改革管理方式，提高档案管理人员素质。
一、牢固树立档案意识，切实加强对档案工作的领导
人事档案是记录和反映个人德能勤绩等方面情况的，经组织认可归档保存的个人材料。干部职工的人事档案材料是否完整、准确与安全，关系到每一位干部职工的切身利益和政治前途。但由于人事档案的保密性，使很多人对人事档案工作不是很了解，不知道什么材料该存档，什么材料不该存档，档案意识比较淡薄。其表现为：很多干部职工不积极配合人事部门，不主动把诸如学历、学位，资格考试、注册考试、获奖材料、继续教育证明等个人材料交到人事部门归档保存，而当晋升职务、升学考试等急需有关材料时，才心急火燎地来查找。不少领导甚至分管人事的领导也对档案工作不够重视，主要表现为：一是思想上不够重视。认为现在使用干部主要看工作能力和现实表现，档案只是拿来参考的材料，用处不大。二是不甚了解人事档案工作。认为人事档案工作就是收集材料、整理材料，有档案管理人员干就行，不需要领导亲力亲为。
由于不重视档案工作，在实际工作中就存在如下问题：一是没有按要求配备档案管理人员；二是没有按要求去搞好基础设施的配套建设；三是档案管理岗位上的人员变动比较大；四是需收集的人事档案材料比较多，工作人员负担过重。这些问题既影响了人事档案管理人员的工作积极性，又制约着人事档案管理工作水平的提高。
因此，要使高校人事档案工作更好地为学校的建设和发展服务，就必须加大人事档案工作重要性的宣传力度，使教职工尤其是领导干部进一步提高对人事档案工作重要性的认识，牢固树立档案意识。从而一方面积极主动地配合组织人事部门工作，把应当归档的个人材料递交组织人事部门。另一方面，学校领导要重视人事档案工作，在基础设施的配套建设、人员的配备、业务培训等方面给予支持，从而从整体上使人事档案工作水平得到提高。
二、牢固树立档案意识，切实抓好人事档案的基础工作
许多高校尤其是近年来由专科升格为本科的地方本科高校，人事档案不够规范，具体表现为：一是档案材料收集不齐全，对人事档案中必备的材料没收集全，造成档案材料流失。二是对档案材料的鉴别不准确，把一些不应当归档的材料或手续不完备的材料归入人事档案中，损害了档案的真实性。三是整理不及时，对收集来的档案材料没及时整理归档，使档案利用起来不方便。四是基础设施不达标，档案保管条件差，影响了档案的寿命和使用。五是管理制度不到位，管理不规范。
以上问题的存在，既有客观原因也有主观原因，就客观原因而言，一是新升本的本科高校无一例外地是由几所学校合并后才升格的，合并前由于隶属关系不同，其人事档案保管分属于不同的部门，呈多头管理状态。二是合并升格前，从领导到干部职工都忙于迎接升本评估的准备工作，无暇顾及人事档案管理规范化建设。三是合并升格后，在校教职工人数成倍增加，而档案管理人员没有相应增加，工作量大，任务繁重，人手短缺。从主观方面来说，人事档案管理规范意识淡薄，认识不到位导致工作不到位。
要使人事档案管理规范化，首先要树立规范意识。要充分认识到维护和保证教职工人事档案的完整性、准确性与安全性，是人事档案管理工作的基本任务，它直接关系到组织部门对干部的评价、培养和使用，涉及到贯彻落实党的干部路线，关系到每一位教职工的切身利益和政治前途，不能掉以轻心，容不得半点马虎。其次，切实抓好基础工作，努力做到以下四点：
一是建立材料收集制度。人事档案材料的收集是一项贯穿始终的经常性工作，不能单纯靠突击收集，要建立必要的工作制度，使人事档案材料收集制度化、程序化。二是认真鉴别材料的真伪和价值。按《干部人事档案管理规范》规定，对收集来的材料进行审查，本着“取之有据，弃之有理”的原则，对收集来的材料进行取舍。三是基础设施标准化。按档案管理基础设施建设的有关要求，设专用库房、阅览室、办公室，配置铁质档案柜，配备电脑、扫描仪等现代化设备，建立数据库及网络，使人事档案管理实现现代化。四是制定工作制度。按人事档案规范管理目标制定具体的工作制度，使每项工作有章可循，保证工作正常、有序、规范地进行。
三、强化改革意识，大胆改革传统的档案管理方式
据笔者了解，目前高校人事档案管理方式大多是比较传统的，大多数院校的档案还没实现数字化，档案管理还是以手工为主，收集材料的手段落后，常常因收集材料不及时，造成整理、归档不及时，使信息不能及时更新和补充，人事档案的管理停留在建档、管档的层面上；服务方式被动、方向单一，坐等用户上门来为其服务，只满足人事工作需要，没能将人事档案工作与学校干部队伍建设、师资队伍建设、学科建设等工作结合起来开展，对人事档案信息资源开发利用不够；人事档案只向组织开放，个人很难看到自己的档案，不大清楚档案里有哪些内容，因而制约了档案的利用。当前，我国的干部人事制度改革正在不断深化，高校也不例外，显然，传统的人事档案管理方式，已难以适应不断改革深化的人事管理工作的需要，因此，必须强化改革意识，从下面几个方面改变传统的管理方式。
一是运用现代化的手段、科学管理。信息技术的发展，为人事档案现代化管理提供了有效的技术手段，利用计算机在信息处理方面的强大功能，建立和完善干部人事档案数据库，及时更新信息，保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性，从而提高档案的利用率。
二是与时俱进，丰富人事档案的内容。一方面建立档案材料收集的绿色渠道，确保档案材料收集齐全。另一方面，丰富人事档案内容，把能反映个人教学、科研、继续教育情况、道德品质、潜在能力等材料增加到档案中，真实、准确、完整、立体地反映干部职工情况，提高决策工作水平。
三是转变观念，主动服务。随着时代的进步和社会的要求，人们利用人事档案的比例在逐年上升，管理者应改变观念，提高服务意识，在工作中根据实际情况，除必须要保密的内容外，在教职工职称评审、进修学习、岗位聘任、工资晋升、办理退休等事宜时，尽最大努力为单位或个人用足用好档案材料，使人事档案工作真正为学校人事工作服务。
四、强化服务意识，不断提高档案人员的综合素质
如上所述，加强人事档案管理的目的，是为了充分利用人事档案资源，为学校建设和发展服务。因而，从某种意义来说，人事档案工作人员所从事的工作就是服务性工作。而要做好服务工作，必须强化服务意识，不断提高人事档案管理人员的综合素质。当前高校尤其是地方本科高校人事档案管理人员整体素质不高。主要表现为：有的政治素质不高，工作原则性不强；有的缺乏奉献精神，工作不安心，总想跳槽；有的没有受过系统或专门的学习培训，业务理论知识缺乏，业务不熟悉或业务水平不高；有的兼职人员，没有把主要时间放在档案管理上；有的服务意识淡薄，对前来查（借）阅档案的人员，不热情、不耐烦，脸难看、话难听。由于素质不高，严重影响了学校人事档案管理质量，使人事档案的服务功能没有得到充分发挥。
针对上述问题，高校组织人事部门应该采取有效措施，加强对人事档案管理工作的人才队伍建设。一是抓培训，通过培训，提高档案管理人员的政治素质和业务水平，这是提高工作效率和工作质量的主要途径，也是解决矛盾，提高人事档案服务功能的重要保证。二是从政治上关心档案管理人员的培养和成长。三是根据人事档案管理的有关规定，制定严格的工作制度。通过一系列措施，从整体上提高人事档案管理人员的综合素质，提高人事档案的管理水平。
参考文献：
[1] 朱玉媛. 现代人事档案管理[M]. 北京：中国档案出版社,2002 年.
到目前为止，中国还没有构建出具有全国性意义的法律层面上的管理责任机制以及管理制度。在政府公信力日趋下滑的现在，中国在现阶段的首要目的是构建出具有全国性意义的法律层面上的管理责任机制以及管理制度。行政执法档案具备着至关重要的法律职能，对执法档案进行管理也具有着很大的意义，它是行政法律是否可以有效的对公权力进行限制的关键。
【关键词】
行政执法档案；法律功能；管理责任；管理制度
行政法的产生主要是在斗争过程和革命中妥协的产物，它存在于社会的最主要的目的在于限制公权力。所有的权力自从出现开始就具备着天生的扩张性。就行政权力而言，如果没有受到法律的制约，就一定会使公民具有的合法权益受到侵犯。所谓行政执法，指的就是实施行政权力，所以就行政执法而言，执法主体一定要严格的根据行政法律程序执行，切实做到合理行政、依法行政，力求用最小的成本获取行政目的。行政执法档案是指行政机关在行使权力时所积累的档案材料，它记录着整个行政执法的过程。
一、行政执法档案以及具备的法律功能
行政执法档案指的主要是具备行政权力的行政机关在行使行政职能时积累的法律文书资料，它是对行政执法过程进行记录以及真实反映的，是在行政诉讼案以及行政复议中对行政行为具有的合法性进行判断的依据。总而言之，行政执法档案指的主要是在对行政许可、行政强制、行政处罚以及行政检查进行实施的活动中所形成的文字、声像、图表以及电子载体等多种形式的记录。就功能而言，行政执法档案主要对行政执法的过程进行真实的记录，它是行政案件中对行政行为具有的合法性进行判断的依据，还是行政行为受到社会监督以及法律监督的反映以及依据，是执行实践行政问责制并对行政责任进行确切追究的法律依据。
二、行政执法档案的管理责任及其管理制度
行政执法档案管理的责任指的主要是对执法档案进行管理时必须要承担的责任。近几年，电子数据档案不断的增多，对行政执法档案进行管理的过程也变得越来越复杂，还会不断的出现违法和违规的行为。追究具体原因，最关键的为没有健全和完善的行政执法档案管理制度，缺失健全的管理责任机制。
（一）缺失健全的档案管理制度
在现阶段，尽管有很多地方（大连、哈尔滨）相继的出台了相关的法律法规，但都是地方级别的，不仅在档案管理的手段以及管理目的上存在着很大的片面性，关键的是作为具有地方性的法律法规和政府规章，在对档案管理制度进行制定过程中的权限方面具有一定的局限性，例如，地方性法律法规以及政府规章不能实施大部分严厉的刑事处罚以及行政处罚。根据我国的《行政处罚法》、《立法法》以及《宪法》等的规定，地方性的法律法规只能进行不被限制人生自由的处罚和一定数额罚款，而地方政府规章也只可以进行警告以及数额较小的罚款，由此可见它们所具有的处罚力度较弱。这也是导致档案管理制度在实行过程中通不能有效发挥自身职能的关键。所以，具有全国性意义的法律层面上的管理责任机制以及管理制度的构建是非常有必要的。
（二）缺乏健全的管理责任机制
行政执法档案在进行管理过程中的责任机制，主要指在对档案进行管理的过程中出现的违反机关制度的违规行为以及违法犯罪行为，应该如何认定和应该承担哪种法律责任的相关管理机制。政执法档案在进行管理过程中的责任机制，在我国法律体系里还没有被建立，现阶段所追究的和档案管理相关的责任一般都是按照《档案法》中的规定。而行政执法的档案的内容和其他档案进行比较，具备着很大的差异，它既可以使档案自身的作用得到充分的发挥，还可以代表着政府的公信力，如果根据普通的档案管理责任对其进行追究就显得处罚力度很弱，不能使对行政执法档案在进行管理的过程中的目的顺利的实现。缺失行政执法档案在进行管理过程中的责任机制，还导致所有行政机关在管理行政执法档案时不能进行足够的重视，并缺失强有力的制度保证，一旦出现问题就采取内部解决的措施，有时还由于部门的利益而掩盖，并帮助违法者撒谎，从而导致档案管理将要面临着非常严重的信任危机。例如前几年在浙江杭州发生“70码”时间以后，公安机关在人们心中的信赖度大大的降低。后来在很多地方的交通执法过程中，人人往往会质疑执法行为，从而使政府形象受到严重的损害，还对全国范围内进行行政执法产生了重大的影响。
行政执法作为行政诉讼以及行政复议的裁决依据，是对行政机关行使自身行政执法职能进行科学合理的法制监督以及社会监督的重要前提，还是对行政责任实施追究的重要法律依据。
三、结语
行政执法档案对行政机关在行使行政权力以及执行行政执法的控制等方面具有着至关重要的作用，它也是实施依法行政的关键。但目前我国还没有构建具有全国性意义的法律层面上的更加权威的档案管理制度，也缺失健全的管理责任机制，所以导致在进行档案管理行政执法的过程中出现了许多违法违规现象，对政府形象以及公信力造成了严重的损害。基于这种情况，一定要构建健全的管理责任机制和档案管理制度。
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2017年是深入实施“十三五”规划的重要一年，是推动档案强省建设向纵深发展的关键之年，如何将2017年全省几项重点工作任务落到实处，见到成效，下面省局几位处长围绕一些“小目标”给大家指出了“路线图”“时间表”和“任务书”。
2017年，省局业务指导处将围绕档案事业发展中心任务，认真贯彻省委、省政府两办《关于加强和改进新形势下全省档案工作的意见》，针对我省档案事业发展中的档案馆室硬件建设规范化率低、业务水平高低分化严重的问题，加大档案管理规范化建设督导力度，认真履行档案行政管理职能，推进档案基础工作扎实开展。
一、锲而不舍的继续推进档案馆建设，重点对已获得中央补助资金但未_工的11个县级档案馆项目进行督导，提高我省县级馆开工率；对于已建成的市、县档案馆新馆的设施设备配备情况予以督导；完善县级综合档案馆项目建设动态数据库，及时更新相关数据；积极做好2018年度县级档案馆申请中央资金补助指导工作。
二、加大民生档案接收进馆工作力度，在11个设区市各选一个县级馆作为试点建立民生档案查阅中心，年内完成试点挂牌工作。按国家局要求，适时开展市、县综合档案馆业务考核试点工作。
三、继续开展对省直单位年度档案工作监督指导工作，实地检查不少于60家；同时督导各市县对直属机关单位开展相关监督指导工作，要求三年内全部检查一遍，以此为抓手全面提高各单位的案卷整理质量和档案归档率。
四、印发《河北省档案局关于加强档案室建设的意见》（暂定名），以此为契机，推进机关团体及企事业单位档案工作目标管理认定工作，推进档案室工作的规范化建设，确保档案安全。
五、以建立全省各系统档案利用服务网络平台工作为抓手，着力提升档案信息化应用层次，逐步解决档案数字化率低、信息共享度差等问题，围绕实施“存量数字化、增量电子化”战略，推进各系统档案信息化建设。
六、继续深化农业农村档案工作，宣传贯彻《村级档案管理办法》；配合省农业厅做好农村土地确权档案整理验收相关工作；对全省土地确权档案进行专项统计并逐步建立数据库；依据国家局相关文件精神，启动精准扶贫、美丽乡村建档工作。
七、加强对省监管企业档案工作的监督指导，全面完成省属企业文件材料归档范围和保管期限表的审核批准工作，督导二、三级单位文件材料归档范围和保管期限表的编制工作。
八、加强对省重点建设项目档案工作的监督指导，对2017年省级重点建设项目进行登记，建立完善省级重点建设项目数据统计工作制度；开展省级重点建设项目档案检查验收工作。
