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2019年，国家档案局印发《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》的通知，要求各地国有企业档案管理部门与时俱进，进一步完善体制机制，促进国有企业档案管理工作更好地为企业的发展服务。其中，国企退休人员人事档案作为国企职工参与企业各项经营管理活动的记录，是国企职工为社会主义建设作出的贡献的历史证据，不仅是珍贵的档案信息材料，而且在国有企业改革的时代背景下还迎来了社会化管理转型升级的机遇与挑战。
一、国企退休人员人事档案管理社会化转型的意义
退休人员管理是我国经济发展初期国企办社会职能的表现形式之一，随着市场经济改革的不断深入已经逐渐成为国企转型升级的制约。2019年，中央办公厅、国务院办公厅印发《关于国有企业退休人员社会化管理的指导意见》，在全国范围内推行国企退休人员社会化管理，退休人员人事档案同步移交。
(一)助力国企职能定位转变
我国的国有企业在其发展过程中曾经承担了大量的公共性职能，除了需要完成生产任务、实现盈利目标外，还具有退休人员管理，国企办教育、国企办医疗，职工宿舍物业与水、电、气、消防安全管理等五方面的职能，导致企业负担过重，严重拖累了生产效率。剥离企业办社会职能是国有企业改革的核心。目前，国企职工住宅家属区“三供一业”与教育、医疗职能移交改革已经基本完成，推进国企退休人员社会化管理是深化国有企业改革的重要课题，有助于理顺政府与国企的职责界限，使国企从公共性职能中解放出来，集中精力专注主营业务，提高市场竞争力。
(二)提高档案管理服务水平
国有企业档案管理部门并不是专业化的档案管理机构，由于各企业管辖的自身退休人员人事档案数量较少，聘任专职档案管理员人力成本较高，导致许多企业并不能从“按岗选人”的原则出发，而是选择让不具有档案专业背景的其他岗位人员兼职做档案管理工作，或者将档案管理岗位作为安置年龄较大、因病退居二线人员的“照顾性”岗位，由此造成从业人员业务素质不高，缺乏必要的上岗培训与继续教育，无法适应新时代国企退休人员人事档案管理的要求。此外，由于档案管理工作并非企业的盈利增长点，许多企业高管对档案管理工作的重要性认识不足，缺乏更新档案管理设施设备的动力，一些企业的档案室都未能按要求配备除湿机和防火器材等，造成纸质档案霉变破损，档案的保管存在安全隐患。国企退休人员人事档案实行社会化管理可以有效地改善这种现实情况。政府部门对辖区内的所有国企退休人员人事档案进行集中管理，管理规模与档案总量远超以前单个企业管辖的体量，有助于形成规模效应，还可以利用采购谈判低价采购设备与耗材，有效降低成本。档案管理人员分工协作、各司其职，一方面摊低了每份退休人员人事档案管理的人工成本；另一方面也有助于组织规范化的档案业务培训，优化绩效考核方案，通过交流协作营造工作人员之间比、学、赶、超的良性竞争氛围。
(三)保障企业退休人员利益
由于退休审批需要人事档案材料佐证，职工到达法定退休年龄、办理退休手续的时间节点是企业人事档案的高峰利用期。很多人误以为国企人事档案在人员退休审批结束后就毫无用处了，但实际上退休人员人事档案的利用范围涵盖了政审佐证、继承权确认、社会保障权利证明等方面，对人事档案整理与审核水平有较高的要求。根据有关学者的统计，国企退休人员人事档案的利用机构(人)中，社会保障部门占比最大。换言之，在国企退休人员人事档案社会化转型之后，社会保障部门(退管经办机构)既是档案的管理机构，也是利用档案频率最高的机构，有助于社会保障部门(退管经办机构)从档案用途的角度出发，深入剖析入档材料的必要性与重要性，适时调整档案类目，重塑管理流程，使国企退休人员人事档案管理工作更好地为档案利用服务，从而有效保障国企退休人员的合法权益。
二、国企退休人员人事档案移交可行性
国企退休人员人事档案移交社会化管理工作时间紧、任务重，管理模式变动大，涉及国企退休人员人数众多。在退休人员人事档案移交过程中，国企和人事档案接收机构要以“送出去”“迎进来”的姿态，主动衔接，热情服务，打消国企退休人员的顾虑。
(一)做好政策宣传与咨询服务工作
国企退休人员人事档案移交实施社会化管理离不开国企退休人员的理解和支持。由于国企退休人员人事档案管理的模式运行已久，许多退休人员不理解改革的动因，容易产生档案移交实行社会化管理可能会影响退休人员待遇的担忧。政策宣传与咨询服务可以帮助国企退休人员充分了解实施退休人员人事档案社会化管理的优点，使他们明白退休人员人事档案移交的步骤流程与方式方法，有助于提高退休人员对人事档案移交工作的配合度与接受度。同时，国企退休人员人事档案移交实施社会化管理也是一次促进档案业务“供给侧”与“需求侧”交流融合的改革契机，政策宣传过程中能够收集到大量国企退休人员的意见建议，也可以为档案管理部门改进服务质量提供思路和依据，进而有助于促进由“政府、群众、档案”新型三元互动模式取代传统的“政府、档案”二元互动模式，有效提高行政效率。
(二)制定科学合理的移交方案
在实施国企退休人员人事档案社会化转型之前，由于国企退休人员人事档案是由企业自行管理的，导致人事档案管理的质量参差不齐，档案接收机构对各个国企的档案管理情况的掌握也不够全面。因此，在开展国企退休人员人事档案移交工作之前，档案接收机构需要开展调研和沟通衔接，摸排底数，列出责任清单，明确目标任务。要积极了解掌握各移交企业退休人员人事档案管理的现状，依据移交人事档案的总量、行业类别、社保归属地等进行归纳分类，制定下发具有可操作性的移交方案，按照先易后难、分类分批原则，明确移交所需材料、经办流程、时间安排。还要认真开展政策培训，组织重点国企人事档案管理人员召开政策宣讲会，提高国企档案移交工作人员的业务经办能力。同时按照时间表倒排工作，掌握进度，限时完成，保证国企退休人员人事档案社会化管理改革有条不紊、忙而不乱。
(三)简化档案移交流程
档案接收机构接收到国企退休人员人事档案以后，要将信息同步共享到街道(社区)，同时开展人事档案信息化加工。要畅通移交业务流程，在移交过程中，档案直接在国企与档案接收机构之间进行流转，企业退休人员本人不用办理任何手续，只需在接到社区通知后到社区报到并确认相关信息。
(四)加强档案移交中的过程控制
为保质保量完成国企退休人员人事档案移交任务，档案管理部门应及时落实国企退休人员人事档案移交考核的口径、指标、工作要求，实施风险防范预案，对档案移交接收工作认真进行查漏补缺。一是建立通报机制，对考核范围中的重点企业形成移交情况进度报表，定期通报情况；二是建立督查机制，对各档案接收机构按行政区划归属进行工作督查，加强沟通，及时指导。
(五)设置过渡期，确保平稳移交
国有企业涉及的行业范围广泛，由于主管单位不一，往往遵循不同的档案管理规范，实行统一管理难度较大。国企退休人员人事档案管理的社会化转型打通了档案管理的前后端，促使各企业按照统一的标准及时归档、合理组卷、规范装订，并要求涉及档案移交的相关国有企业在过渡期内保持一定力量协助档案接收机构做好企业退休人员人事档案社会化管理服务的协调工作，如有档案材料缺失需按规定进行补充或提供情况说明，以免因“三不管”与相互推诿损害退休人员的利益。
三、国企退休人员人事档案日常业务改革
档案移交只是国企退休人员人事档案社会化转型的第一步。社会保障部门(退管经办机构)成为国企退休人员人事档案的管理部门之后，日常为企业退休人员提供档案整理、查询、调动、出具证明等服务，需以“就近办、简化办、网上办”为要求，推进窗口服务工作标准化、规范化、制度化建设，不断提升企业退休人员的满意度。
(一)流程再造
传统的档案政务服务模式以档案服务机关的职能为中心，档案管理人员具有资源优势与政务权利，容易滋生官本位思想。随着行政体制改革向纵深推进，传统的档案政务服务模式已经无法适应新时代社会经济发展的要求。近年来，“一窗受理”成为政务服务领域的热点名词。由于办事窗口是政府向群众提供面对面服务的场所，可以在很大程度上影响群众的满意度。因此许多政府机构对外办事部门都以方便群众办事为目标，将原本的各分项业务办理窗口统一归并为综合窗口。比如，由具有档案管理职能的业务部门对综合窗口工作人员进行业务培训，使每一个综合窗口都可以经办国企退休人员人事档案业务。另外，安排领导干部轮流到办事大厅值周，负责向前来办事的外来人员提供引导、政策解释、陪跑服务；实行窗口工作人员错时上下班制度，实行中午时段窗口对外办公，最大限度减少办事人员等候的时间等，这些都是提高档案服务质量的有益尝试。当然，“一窗受理”不应仅仅拘泥于字面意义上的归并办事窗口，更应该借“一窗受理”完成档案政务服务的流程再造，使其成为“政府再造”的契机。“政府再造”理论是当下政府改革中广泛使用的政策工具，是指通过对政府行政部门与公共管理组织绩效的根本性变革转型，大幅提升效能、服务能力、创新能力与适应能力。“政府再造”要遵循公共导向，档案管理部门应以便民利民为出发点，最大限度地简化办事环节，最小化行政成本，从而提高档案管理服务效能。
(二)精简相关材料
应从企业、群众的办事需要出发，精简国企退休人员纳入社会化管理服务审核所需材料。比如，社会保障部门(退管经办机构)可以利用信息化手段获取国企退休人员的基础信息，从而取代传统的由退休人员手工填写各类表格的信息采集方式。将功能相近的表格整合为一张表格也能够有效缩短窗口业务的平均办结时间，为“一窗受理”提速增效。
(三)档案数字化
在传统的档案管理模式下，纸质档案要实现在各部门间的流转共享就必须通过“调档”的方式进行，档案材料流动缓慢且利用效率低下。如果业务申办发起地与档案保管地距离较远，经常需要耗费更多时间，无法“即办即走”。因此，要实施改革，就需要信息技术的协助。档案数字化是大数据时代档案管理的发展方向，是指通过使用扫描仪等设备，将纸质档案进行加工使其转变为数字图像存储在电子载体上，并且按照档案材料之间的内在联系，把数字图像和目录数据用关联关系连接起来的处理过程。国企退休人员人事档案移交实行社会化管理以后，可以分批次进行档案数字化。一方面，档案数字化以纸质档案为基础，有助于形成倒逼机制，促使档案管理机构及时做好纸质材料的归档、整理、审核、检查等工作，保证入档材料的准确真实、类目完整；另一方面，档案数字化不仅能够防止档案的腐化霉变、破损遗失，还能够提高档案利用效率，有利于政务信息的公开，实现档案资源的互联互通。
(四)打通档案信息共享壁垒
国企退休人员人事档案是企业退休人员人生经历的记录与证明，是最好的身份信息佐证材料。在国企退休人员人事档案移交实行社会化管理以后，凡是涉及行政业务的事项，如有关高龄、劳模、政治面貌、高级职称等信息的数据采集，都可以在档案移交环节完成，不再需要办事企业与群众自行填写，实现让数据“替群众办事”。在条件允许的情况下，将档案系统网络延伸到社区，在行政审批权限范围内实现信息共享，通过多部门合作使档案异地查询、档案业务异地“一窗受理”成为可能。
四、社会化转型的成效与展望
国企退休人员人事档案管理社会化转型有效提高了企业与退休人员办理档案业务的便捷性，推动了档案数字体系的构建与公共服务理念的转变；同时，也对经办机构的档案管理能力提出了新的要求。开放且充满活力的政府、从群众需求出发的服务理念，以及不断提升的信息化水平是社会化转型改革成功的关键所在。一方面，档案管理部门应巩固现有改革成果，保持与国有企业的良好沟通，集思广益，将好事办得更好；另一方面，还应注意分析国企退休人员人事档案管理中出现的新形势、新问题，不忘初心，与时俱进，努力完善健全档案管理机制，更好地为企业退休人员服务。
参考文献：
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[5]国虹.“最多跑一次”改革：新时代“以人民为中心”的公共行政创新运动[J].西南大学学报(社会科学版)，2019(6)：29-36
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【关键词】新时期；退休人员；人事档案；档案管理
0.引言
现在，社会老龄化速度加快，国有企业的体制不断改进，导致企业退休人员的数量越来越庞大。人事档案对于企业退休人员意义重大，部分企业对于退休人员的人事档案管理不规范，导致部分人事档案材料丢失，不仅对退休员工个人利益造成了损害，还造成了极其不良的社会影响。因此，研究新时期如何加强企业退休人员人事档案管理工作意义重大，不仅有助于完善我国的社会保障制度，而且可以为企业减轻负担，有助于企业的长期发展，退休人员将来的生活也更加可靠有保障。
1.新时期企业退休人员人事档案管理的现状
进入21世纪之后，我国的社会主义现代化建设迅速发展，人们生活质量提高的同时对社会保障、人身权益保障提出了更高的要求，但是，新时期的企业退休人员人事档案管理工作仍然存在以下几方面的问题，需要我们不断改进。
其一，在管理制度方面存在一些问题，主要是档案管理的发展不平衡、相应制度不完善。虽然全国各地都在开展社会保障档案工作，但是退休人员人事档案管理制度不完善，细节规定不明确，标准不统一。而且大城市、发达地区的状况明显优于不发达地区，而一些小城市、农村和落后地区几乎没有社保机构，没有建立相应的档案管理制度，这种不平衡直接影响着我国档案管理、社保工作的整体发展。
其二，企业退休人员人事档案的移交接收管理比较混乱，大部分企业的人事档案管理人员不够专业，甚至有些企业随便录用一些社会人员来进行管理，这些人员对于退休人员的人事档案材料、国家的相关法律规定、社会保险内容根本不了解，导致档案随意堆放，不能分类整理，人事档案缺少、材料不齐全的现象普遍。企业退休人员人事档案的移交接收管理混乱，结果导致了许多民事诉讼案件的发生。
其三，意识比较淡薄。企业更多的注重经济发展与财务管理，对于企业退休人员人事档案管理不够重视，甚至有些企业认为人事档案只是企业与员工雇佣关系的材料，对于退休人员不会耗费精力去管理，或者只是应付管理。而退休人员由于对自身权益不够了解，法律保护意识淡薄，没有把人事档案同自身利益关联，不了解它的价值，没有对企业的退休人员人事档案管理工作起到督促作用。
2.新时期加强企业退休人员人事档案管理的重要性
新时期加强企业退休人员人事档案管理是我国档案管理发展的需要，主要从以下几方面进行阐述：
一方面，对于国家来说，新时期国家出台的多项政策都表明了人事档案的重要性，体现了对于人身权益和社会保障的重视，企业退休人员的人事档案自然是其中不可分割的一部分。
另一方面，对于企业来说，加强企业退休人员人事档案管理十分有必要。退休人员人事档案是企业全面反映员工的文件材料，主要包括员工的个人经历、工作表现、思想政治以及业务范围等，是真实反映退休人员的材料依据。退休人员人事档案可以为企业以后的人事资源管理提供依据，同时退休人员的人事档案也是记录企业发展状况的一种凭证。
此外，对于退休人员个人来说，有助于维护自身的合法权益，更好的保障今后的生活。新时期，人事档案的重要性地位越来越突出，退休人员在退休之后参加社区养老保险，人事档案是很重要的凭证，关乎着退休人员今后如何享受劳动待遇和社会保障，为保障退休人员的合法权益提供了依据。同时，有利于退休人员今后生活的合理规划，例如，通过退休人员人事档案的社会化管理可以使退休员工在退休之后充分利用自身的才能再次工作，不但能够充实晚年的生活，还能在自己的岗位上更好的实现自我价值。
3.新时期完善退休人员人事档案管理的措施
3.1加大经费投入，加强退休人员档案管理科学体系建设
大部分的企业都比较注重成本投入，成本也主要投入在最关键的部门，档案管理方面的经费投入一般很少。在新形势下，企业应该设立退休人员人事档案管理的库房，并配备相应的设备。随着新世纪计算机技术和网络通讯技术的飞速发展，应该加快企业退休人员人事档案管理的信息化水平，一方面，对于退休人员人事档案的查询、编码、传递等采用计算机辅助管理，在节约人手的同时还可以提高工作效率。另一方面，可以将退休人员人事档案的内容信息化，新时期数据库技术已经发展的越来越成熟，并且广泛应用到生产生活的各个方面，将退休人员人事档案的内容编入计算机，此时可以充分利用扫描技术，将档案信息内容形成一个完整的数据库，实现档案资料的优化管理。
3.2组织好退休人员人事档案移交接收工作
社会迅速发展，市场竞争越来越激烈，必然会有许多企业倒闭、被淘汰，对于大型企业退休人员的数量有增无减，从而，退休人员的人事档案被频繁的移交接收。组织好企业退休人员人事档案移交接收工作，需要企业聘用专业的档案管理人员，具有良好的职业道德和专业技能，才能将人事档案管理工作做好。另外，要求原单位在移交退休人员人事档案的时候，根据规定将相关的材料补充完整，尤其是涉及到退休人员以后经济待遇、社会保险的相关材料要收集完整，对于一些缺失无法补充的材料，需要在《转移档案材料清单》中做详细的记录。
3.3加强宣传工作，提高退休人员对档案管理的认识
加强宣传工作，首先，要加强相关法律法规的宣传力度，例如，我国的《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国社会保险法》等，做到人人学习法律，人人懂法律，充分利用法律来保护自身权益。可以建立企业退休人员学习人事档案管理相关知识的长效机制，通过聘用一些有专业知识的档案管理人才为企业退休人员讲解实际的相关操作，也可以积极响应所在地区高校的一些科研活动，让退休人员了解到人事档案与自己切身利益息息相关。一些社区可以充分利用社区资源，开展公益活动，让退休人员在茶余饭后就能学习到人事档案管理、社会保险、养老保险等方面的知识。
4.总结
综上所述，企业退休人员人事档案管理同国家、企业、个人的利益息息相关，是加强社会管理、开展社会保障工作的基础。新时期，提倡以人为本，构建和谐社会，虽然新时期的档案管理工作还存在一些问题，但是通过建立完善的退休人员档案管理科学体系、提高档案管理人员素质、加强退休人员的保护意识，可以有效推动退休人员人事档案管理工作的发展。
【参考文献】
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[2]李桂汝.浅谈如何实现退休人员由企业化管理向社会化管理的转化[J].科学之友，2010（15）.
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[4]叶美珍.企业退休人员档案管理的几点思考[J].引进与咨询，2006（09）.
一、新时期企业退休人员人事档案管理的现状
进入21世纪之后，我国的社会主义现代化建设迅速发展，人们生活质量提高的同时对社会保障、人身权益保障提出了更高的要求，但是，新时期的企业退休人员人事档案管理工作仍然存在以下几方面的问题，需要我们不断改进。
其一，在管理制度方面存在一些问题，主要是档案管理的发展不平衡、相应制度不完善。虽然全国各地都在开展社会保障档案工作，但是退休人员人事档案管理制度不完善，细节规定不明确，标准不统一。而且大城市、发达地区的状况明显优于不发达地区，而一些小城市、农村和落后地区几乎没有社保机构，没有建立相应的档案管理制度，这种不平衡直接影响着我国档案管理、社保工作的整体发展。
其二，企业退休人员人事档案的移交接收管理比较混乱，大部分企业的人事档案管理人员不够专业，甚至有些企业随便录用一些社会人员来进行管理，这些人员对于退休人员的人事档案材料、国家的相关法律规定、社会保险内容根本不了解，导致档案随意堆放，不能分类整理，人事档案缺少、材料不齐全的现象普遍。企业退休人员人事档案的移交接收管理混乱，结果导致了许多民事诉讼案件的发生。
二、新时期加强企业退休人员人事档案管理的重要性
新时期加强企业退休人员人事档案管理是我国档案管理发展的需要，主要从以下几方面进行阐述：一方面，对于国家来说，新时期国家出台的多项政策都表明了人事档案的重要性，体现了对于人身权益和社会保障的重视，企业退休人员的人事档案自然是其中不可分割的一部分。另一方面，对于企业来说，加强企业退休人员人事档案管理十分有必要。退休人员人事档案是企业全面反映员工的文件材料，主要包括员工的个人经历、工作表现、思想政治以及业务范围等，是真实反映退休人员的材料依据
三、新时期完善退休人员人事档案管理的措施
通过上述研究可知，我国当前的企业退休人员档案管理水平虽然在以往的基础上有了很大的发展和进步，但是，我们在承认其发展与成绩的同时，也应该意识到当前的退休人员档案管理中还存在着多个方面的问题，同时，加强退休人员档案管理对于企业、国家的发展而言又有着不可忽视的重要性。所以，我国相关领域的研究人士一定要加强对退休人员档案管理的重视。笔者在此对新时期完善退休人员档案管理的措施进行了一定的研究，希望可以为退休人员档案管理水平的提高而献计献策。
（一）加大经费投入，加强退休人员档案管理科学体系建设
大部分的企业都比较注重成本投入，成本也主要投入在关键的部门，档案管理方面的经费投入一般很少。在新形势下，企业应该设立退休人员人事档案管理的库房，并配备相应的设备。随着新世纪计算机技术和网络通讯技术的飞速发展，应该加快企业退休人员人事档案管理的信息化水平，一方面，对于退休人员人事档案的查询、编码、传递等采用计算机辅助管理，在节约人手的同时还可以提高工作效率。另一方面，可以将退休人员人事档案的内容信息化，新时期数据库技术已经发展的越来越成熟，并且广泛应用到生产生活的各个方面，将退休人员人事档案的内容编入计算机。
（二）组织好退休人员人事档案移交接收工作
社会迅速发展，市场竞争越来越激烈，必然会有许多企业倒闭、被淘汰，对于大型企业退休人员的数量有增无减，从而，退休人员的人事档案被频繁的移交接收。组织好企业退休人员人事档案移交接收工作，需要企业聘用专业的档案管理人员，具有良好的职业道德和专业技能，才能将人事档案管理工作做好。
（三）加强宣传工作，提高退休人员对档案管理的认识
加强宣传工作，首先，要加强相关法律法规的宣传力度，例如，我国的《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国社会保险法》等，做到人人学习法律，人人懂法律，充分利用法律来保护自身权益。可以建立企业退休人员学习人事档案管理相关知识的长效机制，通过聘用一些有专业知识的档案管理人才为企业退休人员讲解实际的相关操作，也可以积极响应所在地区高校的一些科研活动，让退休人员了解到人事档案与自己切身利益息息相关。
(一)社区管理企业退休人员档案管理的基本情况
截至2009年10月底，北京市共有186万企业退休人员，实行社区管理的企业退休人员约30万人的档案除了顺义区采取集中管理外，其余全部存放在316个街道(乡镇)社会保障事务所，社保所同时还存放40多万失业人员的档案，平均每个社保所管理2215份企业退休人员的档案，随着企业退休人员实行社区管理速度的加快，社保所管理的档案数量会越来越多。
根据《关于转发劳动和社会保障部等部门(关于积极推进企业退休人员社会化管理服务工作的意见)的通知》的文件精神，各级党委和政府要充分认识做好社区管理工作的重要性和紧迫性，将其摆上重要议事日程，切实加强领导，精心组织，统筹规划，保证工作的顺利推进。换句话说，未来几年，全部企业退休人员都要实行社区管理，而企业退休人员的数量每年都按一定的规模在增长。由于受现有条件的限制，目前许多地方企业退休人员的人事档案都存在疏于管理或管理不严等诸多问题，如何解决这一问题是企业退休人员社区管理是否完善的关键部分。按照现有企业退休人员的数量计算，如果186万企业退休人员全部实行社区管理了，每个社保所仅企业退休人员的档案数量就会达到5886份，再加上失业人员和其他人员，将会给社保所带来很大的工作压力。
在接收程序上，北京市出台了《北京市实行社会化管理的企业退休人员人事档案管理试行办法》、《关于规范社区管理企业退休人员人事档案转移程序有关问题的通知》、《关于劣势国有退出企业退休人员实行社区管理移交人事档案有关工作的通知》和《关于在职业介绍及人才服务机构存档人员办理退休手续后整理人事档案管理有关工作的通知》等文件，街道(乡镇)社保所在接收企业退休人员人事档案过程中主要按照这四个文件的规定进行接收，基本实现了档案管理工作的统一化。
2009年北京市提出“在有条件的区县、街镇开展规范整理档案、统一转移程序的试点工作”。每个区县根据各自特点选择一个街道(乡镇)社保所进行试点或在试点的基础上向全部街道(乡镇)社保所铺开，其中朝阳区、西城区、宣武区和顺义区等试点区县借助档案局的力量，统一了社区管理企业退休人员档案的接收标准，解决了社区管理企业退休人员人事档案不规范，档案转移程序不统一、必备材料不齐全等问题。
(二)社区管理企业退休人员的档案管理模式分析
北京市下设18个区县、316个社会保障事务所，档案管理分集中式管理和分散式管理两种模式。
1 集中式管理
顺义区是北京市首家也是唯一在全区范围内实行企业退休人员人事档案集中管理的区县。顺义区现有社区管理企业退休人员人事档案11086份，集中建立了一个总面积400平方米的档案库，档案库面积按照每千卷档案不少于10平方米的标准安排，配备档案柜密集架42组(约存放20万份档案)。顺义区档案集中管理的程序如下：企业退休人员实行社区管理时，将人事档案材料移交户口所在地的街道(乡镇)社保所，社保所审查后将符合条件的人事档案送交区劳动服务管理中心集中进行统一管理。
为提高档案管理效率，实现档案管理的网络化、电子化，顺义区开发了企业退休人员社会化管理系统软件，将实行社区管理的企业退休人员基本情况输入到企业退休人员社会化管理系统软件中，使街道(乡镇)社保所能准确、及时掌握企业退休人员的生活状况。社保所需要了解某个退休人员的状况，只要在网上输入个人代码，退休人员的个人信息就清晰准确地呈现在工作人员面前，社会化管理工作者就可以根据工作需要针对有特殊服务需求的退休人员进行具体的服务。而在使用企业退休人员社会化管理系统软件之前，个人信息的获取首先要通过各街镇的负责人去了解，而后再根据所了解的情况，查看其原始档案记载进行多方查证。电子档案管理系统的开通，使用时只需在检索信息栏内输入关键字就可将所属类型的退休人员一览无余。
档案管理与网络化、电子化相结合增强了区劳服中心与各社保所业务上的横向联系，从而实现档案信息的资源共享。但是，目前的电子化档案还没有实现完全意义上的电子化管理，如每个企业退休人员档案材料的具体内容并未实现电子化管理，所谓的电子化管理只是退休人员的基本信息实现电子化管理。如何将企业退休人员档案材料的具体内容实现电子化管理还需要进一步探索。并且，集中式管理需要充足的资金支持，软硬件设施都要配备齐全，还需要专业的档案管理人员，就现有条件来说，企业退休人员的人事档案如果实行集中管理，市区两级财政需要投入一定规模的资金才能够实现。
2 分散式管理
这是北京市目前采取的主要做法。即将社区管理企业退休人员的人事档案存放在户口所在地的街道(乡镇)社会保障事务所。尽管北京市出台了人事档案转移、接收、规范整理的相关文件，但是各区县街道(乡镇)社保所档案管理软硬件设施条件不一，管理的标准并不一致。
从对各区县的调研可以看出，有的区县或者街道(乡镇)投入资金多，软硬件设施较为完备，档案管理的标准就高。而有部分街道(乡镇)社保所特别是偏远山区的社保所没有独立档案室，在办公室里放置几组柜子存放档案，而且档案的整理也不规范，远远达不到档案管理所要求的标准。
以西城区展览路社保所为例，西城区展览路社保所有独立档案室，有效使用面积达到30平米，将五节柜改成容量更大、取用方便的密集柜，预计容量可延后3～5年。同时，社保所安排两人按照AB角负责档案管理工作，保证了专人负责。
分散式管理的优点就在于灵活、便捷，因企业退休人员实行社区管理时，街道(乡镇)社会保障事务所要提供相应的管理服务，社保所接收了企业退休人员的人事档案，随之提供档案管理，不需要再转移档案。退休人员需要查阅档案时，来社保所查阅一是距离近二是工作人员熟悉，甚至都是街坊邻居，符合老年人办事习惯。
但是，分散式管理的缺点也不容忽视，社保所工作量大，人员紧张，在档案管理上无法配备专职及具备专业知识的工作人员，常常是接收了企业退休人员的档案材料后，放在一般的柜子里(部分社保所连标准的档案柜都没有)，查阅时拿出来，不用了搁置在那儿不管不问，更谈不上电子化管理。这种缺乏现代的、科学的档案管理方式与我们建立覆盖城乡的完善的社会保障体系有着很大的冲突。
(三)社区管理企业退休人员档案管理模式存在的问题
北京市通过规范档案管理制度并开展试点工作解决了档案管理中存在的一定问题，特别是各区县根据本区县的实际情况，选用合适的档案管理模式，促进了企业退休人员档案管理工作。但是，通过
对两种模式的调研、比较和分析，笔者认为，不管是集中式管理模式，还是分散式管理模式，都存在着共性问题，包括思想认识不到位，档案库(室)无法满足日益增长的社区管理退休人员数量，档案管理人员专业知识不强，队伍不稳定，人事档案材料不规范，以及人事档案管理手段落后。这些问题是档案管理工作不容忽视的基本问题，只有先解决这些基本性的问题，然后才能够优化社区管理企业退休人员的档案管理模式。
二、优化退休人员档案管理模式的对策分析
笔者认为，根据当前我国档案管理部门管理基础建设状况，结合退休人员档案管理的特点，可采取集中管理为主，分散接收为辅的管理模式优化退休人员档案管理工作。具体措施如下：
(一)开发离退休人员档案管理系统软件
由于企业退休人员档案来源构成比较简单，档案数量不多，服务范围有限等现实情况存在，再加上社保所繁重的工作任务，资金紧张，缺乏档案管理的专业人才，导致北京市企业退休人员的档案管理仅满足于完成档案的一般收集、保管等常规事务性工作，而忽略档案管理信息化建设工作的开展。
因此针对这种情况，笔者认为应该结合离退休人员的特点，开发离退休人员档案管理系统软件。该软件可参考“顺义区退休人员社会化管理系统软件”，使软件在功能设计上不仅仅具有存档的功能，还应该具备储存退休人员基本信息的功能，使管理退休人员的工作部门通过计算机随时掌握退休人员的生存和生活情况，为退休人员提供及时的、符合要求的服务内容，真正实现退休人员的动态管理。为了适应大保障体系的建设，软件的服务对象应覆盖所有离退休人员。
(二)集中管理为主――建立市级离退休人员档案管理中心
就北京市而言，顺义区率先实行了区级企业退休人员档案的集中管理，为退休人员档案集中管理提供了宝贵的经验。集中管理退休人员档案的必要性及优势主要体现在以下几个方面：
1 集中管理档案是推进退休人员社会化管理服务的内在要求。社区管理企业退休人员的档案由分散走向集中，是社会化管理服务工作发展的大势所趋，可以有效发挥整体优势，实现管理服务资源科学和合理的配置。
2 集中管理档案是维护退休人员合法权益的重要体现。退休人员档案是退休人员享受待遇的原始凭证和重要依据，集中管理退休人员档案，可保证其安全与完整，避免档案的缺失、涂改等不规范行为的发生，从而保证档案的真实性和实效性，有效地维护退休人员合法权益。
3 集中管理档案是强化社会保险工作的基础手段。集中管理企业退休人员档案是社保应收基金及时足额到位，养老金按时足额发放良性机制形成的基础性前提，对社保基金的安全运营起到超前的防范作用，而且为社保部门基本业务的正常开展直接提供了可靠的信息资源，强化了社保业务的基础性工作，是社会保险管理的基础性手段，有利于社会保障事业的可持续发展。
4 集中管理档案与信息化建设相结合可增强信息数据的准确性。退休人员基本信息始终处于动态管理状态，集中管理档案后，人员的增减、基本信息的变更等都可以通过离退休人员系统软件反映出来，实现养老保险数据规范、统一的目标，有力地促进基金监督、综合查询、信息分析等服务系统的应用。
5 促进社会保障事务性工作规范化发展。对企业退休人员的档案集中进行管理后，对档案的收集、整理、保管、存档都有一个明确的程序和规范，可以防止资料丢失和管理混乱；通过集中管理退休人员档案，社保部门可以有效地防止虚报冒领养老金现象的发生，加强离退休人员的管理。同时，减少社保部门与企业之间烦琐的业务环节，提高经办效率，使社会保险工作走向正规化、科学化、制度化。
笔者认为，建立市级离退休人员档案管理中心是完善社会保障体系建设的重要举措，也是强化档案管理工作，切实提高档案利用率，有效促进社会保险工作健康发展的良策。
鉴于北京市企业退休人员社会化管理服务工作职能在北京市劳动服务管理中心，离退休人员档案管理中心相应地也应该归属于北京市劳动服务管理中心。档案管理中心如何组建，领导机构的设置以及具体工作机构的成立不是本文讨论的内容。本文探讨的是档案管理中心成立以后，应该从哪些方面入手，创造出规范的、现代化的离退休人员档案管理中心。笔者认为应该重点强调以下几方面工作。
1 管理对象逐步覆盖到所有离退休人员
北京市新组建了北京市人力资源和社会保障局，按照市局提出的“大保障”的社会保障理念，原有的仅局限于对企业退休人员的管理服务，将逐步覆盖到全市机关事业单位离退休人员的管理服务。在此基础上，笔者对档案管理中心职能的设想是：中心建立初期先接收社区管理退休人员的人事档案，条件成熟后，进一步接收全部企业退休人员的人事档案材料，最后覆盖到机关事业单位全部离退休人员，使档案管理中心成为北京市所有离退休人员人事档案的接收单位。
2 实现档案管理信息化
实现档案管理信息化是一项系统复杂的工程，一方面有赖于现代信息技术的全面支撑，另一方面更离不开档案管理部门的全力投入。
一是信息化要求档案管理部门重视档案管理基础工作。在档案接收、鉴定、保管、检索、利用等方面有一套健全的规章制度，并且在实际工作中能严格按照规章制度办事，能全面保证档案在接收、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用等各个方面达到完整、准确、安全、系统的良好效果；同时，要有足够的资金保障支持档案管理的信息化建设。
在人才队伍建设上，要配备强有力的适应信息化建设需要的专业人才队伍。档案管理人员除了要具备过硬的政治思想素质和良好的职业道德素质外，还要具备高水平的综合业务素质。退休人员的人事档案管理不同于在职员工的人事档案管理。退休人员年纪大，与单位联系比较松散，像养老金调整、养老金社会化发放，医疗费报销，居家养老护理服务以及丧葬安排等许多事务性工作都需要不定期的查阅退休人员的档案材料，这对于档案管理人员的敬业精神、工作态度以及专业技术都有非常高的要求。
二是信息化还要求建立覆盖全市的退休人员档案管理网络系统。笔者初步设想，结合社会保障系统特有的“金保工程”，构建市、区(县)、街道(乡镇)三级档案管理网络系统。市级建立离退休人员档案管理中心，区县和街道(乡镇)相应要成立档案管理部门，虽然纸质档案都存放在市级离退休人员档案管理中心，但三级管理部门都要安装使用离退休人员档案管理系统软件，实现档案管理电子化，负责本辖区范围内的退休人员人事档案管理工作。
3 档案管理与社会保障社会化管理事务性工作有机结合
笔者在上文已经提到，应该开发离退休人员档案管理系统软件，该软件在设计上不仅要支持档案管理工作，而且还要具有能够及时核实、补充退休人员基本信息，办理退休人员转移、接收工作，同时为北京市企业退休人员搭建领取基本养老金资格认证工作平台等功能。
通过这个系统软件，在对退休人员的档案进行优化管理的同时，还可以动态地掌握退休人员的基本信息，堵塞基本养老金冒领漏洞，为退休人员提供养老、医疗、政策咨询、文体娱乐等社区服务打下了基础，更为今后社会保障政策的制定和调整提供科学依据。
关键词：大专院校；退休人员；档案管理；问题；对策
退休人员的档案的内容主要包括退休人员个人经历、工作表现、政治思想、专业水平、资格认证、工作调动等具体情况，是单位劳动、组织、人事等部门在招聘、分配、培训、考核、选拨任用等工作中形成的文件资料，是全面、真实反映退休人员情况的主要依据。因此，做好新时期大专院校退休人员档案管理工作具有重要的意义。文章剖析了退休人员档案管理存在的问题，并提出了几点改进对策，希望为提高退休人员档案管理水平提供一些参考和思路，更好地推进大专院校的档案管理工作。
一、大专院校退休人员档案管理存在的问题分析
（一）缺乏足够的重视。目前，我国的教育体制改革不断深入，各大院校的领导管理层将工作重点放在的生源的扩招、教学及科研等方面，而对档案管理这项基础性工作缺乏足够的重视。尤其是针对退休人员的档案管理工作，由于其年代久远、各项资料繁多，整理的工作量很大并且各个环节较为繁琐，加上缺乏充足的资金投入，相应的管理设备与硬件环境建设都不完善，导致档案管理效率和质量偏低，未及时有效的对档案进行归档，档案丢失情况严重，究其原因就是不重视档案管理工作造成的。
（二）缺乏行之有效的管理机制。大专院校退休人员档案管理存在的重要问题：一是退休人员的档案仍由学院档案室保管，并没有及时的移交给当地的社保经办机构，这就容易出现档案管理多重化的问题。当地的社保经办机构管理退休人员的参保资料，退休档案则由学校档案管理部门保管。二是副县级干部退休后人事档案在州老干局保管，而专业技术档案仍在原学院保管，存在二者档案分离不在一起保管，在二者之间的沟通协调上容易出现问题，造成退休人员各项资料的调查不完整。不同的机构采用不同的方法分别管理退休人员的退休档案与参保资料，不利于档案管理的高效开展，无法充分保障退休人员的合法权益。
（三）管理人员素质有待提高（进一步加大对从事管理退休档案人员的培训和学习）。目前，大专院校的从事退休人员档案管理人员对档案管理存在认识误区，或者根本不重视档案管理，缺乏提升自身专业素养的意识，在进行档案管理工作时态度不端正，甚至消极，随意排放档案资料，认为档案管理只是简单的资料摆放，并且采用传统的手工方式进行管理，缺乏现代化管理系统与技术的专业知识，无法满足现代化档案管理的需要。此外，档案管理人员大多数都是身兼数职，缺少专业素养和文化知识，难以满足新时期档案管理建设的需求。
二、改进大专院校退休人员档案管理的对策
（一）提高对退休人员档案管理的重视。只有深刻认识到退休人员档案管理的重要性，才能真正做好档案管理工作。学校应通过各种媒介积极开展退休人员档案管理重要性的宣传，使各个组织机构及人员都能深刻认识到档案管理的重要性，使他们充分认识到丢失或损坏这些档案资料，无论是从校方角度来说，还是从某个人角度来说，都会为其未来的发展和生活带来不便。以此来加强对退休员工档案管理的重视力度，从而更好的维护广大退休职工的合法权益。
（二）建立健全退休人员档案管理制度。管理制度是开展档案管理工作的基础保障，也是促进档案管理工作高效开展的必要条件。首先，在完善档案管理组织机构的设置的前提下。大专院校应提供充足的资金来建立专门的档案管理机构，配备专职管理人员，并明确其职责，规范管理流程，提高退休人员档案管理的有效性。其次，建立专门档案数据库，实行信息化的有效管理。利用现代化的信息技术，构建退休人员档案管理系统与数据库，建立电子档案，将退休人员的信息存储到管理系统中，在使用档案资料时可通过检索系统便捷化地调取档案信息，提高档案检索与使用效率。
（三）加大资金投入。大专院校在经费中可以划拨专门用于档案管理的经费，增加退休人员档案管理的基础设施建设经费，配备完善的基础设施，不断完善其所需的软、硬件建设，防止发生虫蛀、霉化等问题损坏档案资料。同时加强防盗方面的措施，保证资料房管理的安全性，最终确保退休人员档案的真实性和完整性。
（四）增强管理队伍的建设。档案管理队伍建设是做好档案管理工作的重要环节，管理人员的综合素质直接影响着档案管理工作的效率和质量。因此，必须强化档案管理人员的综合素质培养以及专业业务技能的提升，完善退休人员档案管理。首先，通过向社会公开招聘档案管理人员，选择责任心强，专业水平高，政治可靠，素质高的工作人员；其次，针对现有管理人员要加强其业务技能和职业素养的培养，并建立完善的激励奖惩制度，提高管理人员的工作积极性以及自身的综合素养和业务能力，建立一支高素质、高水平的企业退休人员档案管理队伍，来有效提高退休人员档案管理工作。
三、结束语
综上所述，针对大专院校退休人员档案管理工作存在的问题，档案管理部门应提高对退休人员档案管理的重视，完善档案管理制度，加大档案基础设施建设的资金投入，并不断增强管理人员的综合素质和业务技能，切实提高退休人员的档案管理水平。
参考文献：
[1]杨波.新形势下做好退休人员档案管理工作的重要性分析[J].科学中国人，2014，04：62.
各区（县）劳动和社会保障局、各职业介绍服务中心：
为了做好按提前退休工种办理退休工作，经研究，在本市职业介绍服务中心存档的人员和档案在街道的失业人员中，符合提前退休工种条件的，可以办理退休。现将有关问题通知如下：
一、办理在本市职业介绍服务中心存档的人员和档案在街道的失业人员按提前退休工种退休的有关工作，按照我局《关于严格按照国家规定办理企业职工退休有关问题的通知》（京劳社养发〔1999〕63号）的有关规定执行。
二、上述人员办理按提前退休工种退休时，个人提出申请由职业介绍服务中心或街道（镇）劳动科按规定填写《职工提前退休审批表》，报所在区、县劳动和社会保障局审批。
三、各单位在审批时，要严格进行审查，以存档前或失业前的档案明确记载为准，后补的材料无效。
【关键词】新时期;离退休人员;档案管理
近年来，随着国企改革与退休年龄的提前，离退休人员的数量越来越庞大，新时期离退休人员人事档案管理工作越来越重要。离退休人员档案管理是企业档案管理中的一个重要组成部分，本文研究了新时期人事档案对于离退休人员的重大意义，对于离退休人员档案的管理和服务不容我们忽视，针对目前我国离退休人员档案管理问题进行了分析，离退休人员档案管理是一项综合性管理工作，在实际的管理工作中存在一些问题，有待于在今后的工作中加以解决。新时期企业体制不断改进，社会对档案管理领域要求的不断提高，因此必须引起我们高度的重视，本文对新时期加强离退休人员人事档案管理措施进行了具体的研究，更大幅度上提高企业退休人员档案的管理水平。推进企业离退休人员社会化管理服务工作，有助于完善我国的社会保障制度，减轻企业负担，促使企业实现健康、长期、稳定的发展。
1新时期离退休人员人事档案管理的现状
当前我国离退休人员档案管理的发展不平衡、没有建立合理完善的管理制度。在新时期离退休人员档案管理的重要意义越来越明显全国各地都在开展社会保障档案工作，但是在实际的管理过程中仍然存在一些不足，地区发展不平衡影响了各地管理制度的建立。有些小城镇没有建立起相应的档案管理制度，细节规定不明确，对离退休人员的资料收集不完整。各地档案管理制度标准不统一，影响了退休人员档案管理的整体发展，发达地区离退休人员档案管理状况明显优于不发达地区，档案混乱现象突出。离退休人员人事档案的移交接收管理比较混乱，管理不规范。有一些人事档案管理负责人员专业水平达不到要求，导致退休人员档案材料不齐全。合格的人事档案管理人员除了专业知识外还应该掌握国家的相关法律规定和社会保险内容，但是有一些人员在实际的工作中并没有掌握相关的内容，忽视离退休人员的档案管理，甚至将档案随意堆放，没有及时的分类整理。档案的移交不够规范，经常出现缺少关键材料的问题，影响了离退休人员档案的利用，甚至因为缺少重要的材料而导致纠纷的情况。除此之外，由于目前离退休人员数量多、档案利用量大，离退休人员档案管理工作面临着非常复杂的情况。企业注重经济发展与财务管理，管理意识比较淡薄，更重于形式，导致离退休人员的档案没有得到有效的保护。企业档案管理中经常出现资金不足的情况，没有为离退休人员建立一个专门的档案库，没有把人事档案同自身利益结合在一起。导致离退休人员的档案利用率低下，需要时对其查阅比较困难，阻碍了档案管理工作的正常发展。
2新时期加强离退休人员人事档案管理的重要意义
新时期加强离退休人员人事档案管理是我国档案管理发展的需要，国家越来越重视离退休人员的档案管理工作，出台的多项政策，体现了对于离退休人员社会保障的重视。新时期加强离退休人员人事档案管理十分有必要。人事档案是全面反映员工的文件材料，是真实反映退休人员的材料依据，是记录企业发展状况的一种凭证。离退休人员人事档案可以为企业以后的人事资源管理提供依据，有助于维护离退休人员自身的合法权益，为离退休人员的未来提供良好的保障。新时期，我国离退休人员人事档案的重要性越来越突出，档案作为退休之后参加社区养老保险的重要凭证，与退休人员享受社会保障有很大的联系，有效的保障退休人员的合法权益。合理规划离退休人员退休后的生活。离退休人员档案包括其个人经历、工资水平、职业能力、参加社会保险等方面的文件材料组成，加强离退休人员档案管理工作，明确离退休人员档案管理的条件、人员职责、岗位设置、档案材料保管、档案利用流程，是完善社会保障体系建设的需要。建立社会保险服务对象人事档案管理服务机构，是实行社会化管理的基础，建立并完善社会保障体系的重要体现。加强离退休人员档案管理是经济社会发展的客观要求，有利于促进企业轻装发展。建立公共的社会档案管理机构，有利于破产企业退休人员的人事档案管理，有利于建立完善新时期企业制度，实现离退休人员的社会化统筹管理，减少社会和家庭带来的压力，保障社会经济、政治的稳定发展。新时期打破了传统的人事管理观念，有效降低企业经营管理成本，促进企业经营发展，保障退休人员的切身利益。
3新时期加强离退休人员人事档案管理的有效措施
3．1建立科学合理的离退休人员人事档案管理体系
在新形势下，加大经费投入，加强退休人员档案管理科学体系建设，企业设立离退休人员专门的人事档案管理库房，配备符合新时期需求的现代设备，将退休人员人事档案的内容编入计算机。随着新时期计算机技术飞速发展，离退休人员人事档案管理的信息化是必然的趋势。对离退休人员人事档案采用计算机辅助管理，可以大大的提高工作效率。健全完善的符合新时期发展的离退休人员档案管理机制，提高档案的利用效率。
3．2认真负责做好离退休人员档案移交接收工作
新时期市场竞争越来越激烈，大型企业离退休人员的数量越来越多，离退休人员档案移交接收非常的频繁。要重视离休人员档案移交工作，安排专业的档案管理人员负责，建立专业的退休人员档案管理队伍。为档案工作人员提供相关的专业培训工作，进行职业道德教育，熟练掌握相关的法律法规。在档案移交接受的过程中根据规定将相关的材料补充完整，做好详细的记录。
3．3转变传统的档案管理观念，全面提高离退休人员档案管理的正确认识，加强企业离退休人员档案社会化服务
加强相关法律法规的宣传力度，让退休人员了解到人事档案与自己切身利益息息相关。做到人人学习法律，人人懂法律，充分利用社区资源，开展公益活动。离退休人员的档案管理与服务是一个整体，建立离退休人员学习档案管理知识的长效机制，进一步实现更好地服务于广大离退休人员。
4结语
