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关键词:人口;计划生育;档案
中图分类号:C93-03文献标志码:A文章编号:1673-291X(2009)26-0163-02
作为世界第一人口大国,我国人口和计划生育工作的重要性日渐突出。人口计划生育工作的法制化、制度化、规范化的发展,使人口和计划生育档案管理科学化进入了更高、更新、更严、更准的阶段。探索当前人口和计划生育档案科学管理的新思路,进一步提高档案科学管理水平,对更好地开展新时期人口和计划生育工作,促进社会经济健康快速地发展必将产生积极的推动作用。
一、科学管理人口与计划生育档案的重要性
人口和计划生育档案是计划生育工作中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、表图、影像、声音等不同形式的真实历史记录,是制定当地人口与计划生育政策的重要资料,是过去人口和计划生育工作的积淀。要提高科学管理人口和计划生育工作档案的水平,就必须对人口和计划生育档案的作用有一个充分的认识,这是科学搞好档案工作的必要前提。
1.人口和计划生育档案可为政府决策提供准确的依据
人口和计划生育档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中,分析、处理这些数据,其结果可用于政府统筹计划,为政府决策提供人口数据,为发展区域经济明确工作重点,对科学统筹安排生产提供前瞻性的理论数据。
2.人口和计划生育档案可为育龄群众提供优质服务
利用人口和计划生育档案资料,通过从存储计算机中的《育龄妇女基础信息表》和《生育证》、《独生子女证》等资料,可为育龄群众提供相应技术服务的依据。
3.人口和计划生育档案可为流动人口提供优质服务
有效利用人口和计划生育档案,掌握流动人口动向,及时了解流动人口的婚育信息,可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案通过人口宏观管理与决策信息系统的流动人口管理交换平台,互通信息,既可引导流动人口及时落实避孕节育措施,促进社会抚养费两地配合征收,又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏,如发错证、重复发证等等。
4.人口和计划生育档案可保证计划生育执法的准确性和严肃性
《中华人民共和国人口与计划生育法》、《流动人口计划生育工作管理办法》、《计划生育技术服务管理条例》、《社会抚养费征收管理办法》等法律法规的相继出台实施,使人口和计划生育行政部门承担的监督执法任务越来越重。《行政诉讼法》、《行政处罚法》、《行政许可证》的实施,提高了群众的维权意识,这对人口和计划生育监督执法人员提出了更高的要求,利用人口和计划生育档案的真实信息,为计划生育执法的准确性和严肃性打下了基础。
5.人口和计划生育档案可为农民致富奔小康服务
利用人口和计划生育档案信息,可及时了解和掌握党和国家有关人口与计划生育政策、科技信息,帮助农民“少生快富”奔小康。特别是帮助计划生育家庭发展生产,提高生活水平,利用人口和计划生育档案信息,为他们传递国家对独生子女户、双女户家庭的优先优惠政策、奖励扶助政策,如农业部门优先向贫困女孩家庭提供高产优质优良品种,推广先进技术;金融部门对符合贷款原则和贷款政策的贫困女孩家庭优先发放小额贷款;各级计划生育协会组织的对计生户优惠扶持等一些优惠政策,让他们充分利用这些优惠政策脱贫致富。
二、人口和计划生育档案工作现状
1.领导重视不够
在档案保管的全过程中,基层人口计生档案室的整理保管工作是基础,但这往往是工作的薄弱环节。一些领导不够重视基层的档案管理工作,因此,档案工作在基层人口计生工作中没有地位,根本提不到议事日程上来。比如,没有将档案保管工作是否达标列入各级人口计生的考核体系中;在人员配备上,只考虑是不是党员,但却不考虑其是否具有档案专业的背景;档案工作人员兼职多,专职少;基层档案室没有制定规范的档案管理制度等,从而导致工作人员对各类人口计生工作的档案管理只能是“随心所欲”,各行其是。
2.缺乏档案管理意识,档案保管条件差
目前,因基层档案保管工作基本没有开展或没有受到应有的重视,基层工作人员在档案业务素质、档案意识等方面,均与《档案法》的要求相差甚远。基层档案工作者大都缺乏档案保管技术的基本知识和业务能力,因此,档案管理工作较为杂乱无章。多数基层部门缺乏必要的档案保管条件,无论是库房建设,还是添置必要的档案保管设备,或是对档案库采取经常性的保护措施等,均存在不容忽视的隐患和问题。《档案法》颁布后,除国家、省、市级人口计生档案室外,县以下的基层人口计生档案室普遍还没有制定严格的档案管理规章制度;没有添置必要的档案保管设备,尤其是县人口计生单位的档案室均存在一房多用、办公用品质量低等现象,由此造成档案资料的污损、丢失等大错。
三、抓好人口和计划生育档案的规范化、标准化和科学管理现代化建设
在人口和计划生育档案科学化管理工作的各个环节中,计算机应用是一个大工程,尤其是那些时间较长的计划生育档案,著录工作量大而且复杂,如果没有一整套现代化和科学化的工作程序与方法,会使计算机因数据准备不足而无法有效使用,甚至直接影响档案管理工作科学化的进展速度。因此,在著录时掌握以下重点才可以取得基本的“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1.全面普查案卷,去糟补漏,取精去陈重新组合案卷,实现案卷规范化。将那些组卷过厚、不规范和内容混杂的案卷进行重新装卷,尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起,去掉过期不符合的案卷。
2.统一归类,建立门户,搞好类别,保证计算机检索的显著优势。为了确保检索的完整性,在分类过程中,首先根据《中国档案分类法》进行分类、规范题名,档案的分类号保证了检索查全率,而题名准确才能保证查索的查准率。
3.分级次著录,省时省力。在著录过程中将案卷分层次进行著录,对人口报表等数据进行图表级著录;对影像、声音等资料进行影音采集刻盘分类保管;将反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征,而且也可以减少著录条目和录入条目,既节约了时间、人力与财力,又提高了效率。
4.分门另类,对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引,而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入,然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节,大大地提高著录速度。
5.用关键词替代主题词,简化查找时间。主题词存在着查找烦琐、效率较低的弊端,可以采取以关键词替代主题词的做法,即从题名或文件主题中用靠思维归纳出揭示主题内容的词汇――关键词进行标识,待录入计算机后,利用计算机批量处理的功能进行处理。
关键词：科技档案 管理 网络化
1 什么是网络化管理技术
所谓的网络化管理技术是一种运用计算机技术，网络技术的现代化管理办法。它的基本原理是：按照一定程序把若干具有内在联系而又独立的点联结起来，组成纵横交错的网络系统，利用数学手段描述网络系统的状态及各点之间的相互联系，通过信息反馈进行监督与控制，以保证达到预定的目标。将网络化管理技术运用到档案管理工作，就是将纸质的档案资料转化成数字语言，然后输入计算机，利用网络化管理达到资源共享。
2 科技档案管理网络化的必要性
科技档案是一种信息资源，信息资源只有在开放、流通的环境中才能发挥它的作用。如果只是将其局限在纸质的基础之上，那无疑会对这种资源造成浪费。信息资源的特点是：开放的面越广，它的流通量就会越大，点也就越多；点与点，点与面之间的连接越紧密越会加快流通的速度，对于信息的共享作用是很大的。以前开展科技档案管理工作具有很大的局限性，但是结合科技档案具有的特点，将网络信息化管理技术运用到科技档案管理工作中去，对于单位而言，打破了部门与部门之间的界限；对于行业而言，打破了各行各业之间的界限；对于地区而言，更加大了地域之间的资源流通。不管是从深度上还是从广度上都增加了科技档案信息资源的开发范围，信息资源流通的渠道更广更畅通，达到信息资源共享的目的。科技档案在流通过程中不仅促进了自身的更加完善和发展，网络化的运用也会在信息资源流通过程中反应出问题，进而解决问题，而使得网络管理技术在档案管理运用中更加完善和成熟，最终形成科技档案工作的良性循环和传播。充分发挥了档案信息资源的作用也使得企业获得了最佳的经济效益和社会效益。但是高新技术在档案工作中的应用必然会引起传统模式和现代技术的“碰撞”，科技档案能否实行网络化管理，还是需要经过一个理论与实践的磨合期。
3 科技档案管理工作采用网络化技术的紧迫性
科技档案在管理工作当中存在各种影响因素，由于单位、部门、行业、地域的限制，使得科技档案在管理当中多具有封闭、内向式的缺点。由于现在档案管理还没有完全网络化，绝大部分还是以手工作业为主，这就造成了巨大的档案资源浪费：档案资源大部分都处在一个沉睡的状态，能够运用到生产建设中去的也只是其中的一小部分而已，这样对这些宝贵的资源造成很大程度上的浪费。
网络化管理技术在档案领域的应用将会大大促进档案现代化的管理进程。科技档案作为重要的开发信息资源，更迫切地需要网络化管理来解决巨大的资源浪费问题。社会在不断地进步，管理模式也应该随着外部环境的变化而不断调整和完善，只有抛弃滞后的管理模式，采用网络化管理，才能提高管理水平和利用水平。为此，早些年，国家档案局、国家经委、国家计委、国家科委首次联合执法了《关于加强科学技术档案工作的意见》，明确提出科技档案要搞好三个转变，即“在服务范围上，要由内向外结合转变；在服务方法上，要由被动向主动转变；在服务方式上，要由封闭、半封闭向开放型转变。”而要实现这三个转变，网络化管理是一种最好的管理模式，科技档案管理实现网络化便是一个必然。当今社会是竞争的时代，企业要在激烈竞争中取得胜利，关键要能创造出比其他企业更高的价值才行。这样以来，如何做出正确的经营决策，如何推进技术的进步是企业决策者最先考虑的问题。要做到这些，就必须建立起高效准确的信息系统。占有信息的速度和数量，已成为当下企业兴衰成败的首要条件。企业中的科技档案作为一种信息资源就是如此。科技档案是企业维护和扩大再生产的决策依据，属于企业的技术机密和独有的知识。因此它属于一笔资产，企业应该考虑如何正确地管理、保护、利用好这些资产。很显然，我们现行的科技档案管理办法和管理手段，并不能很好地管理运用这些资产，甚至造成企业资源的巨大浪费，必须实行网络化管理技术，才能为企业及时、准确地提供足够的科技档案信息，推动企业高速发展。
4 网络化管理的几项准备工作
4.1 不断强化和完善本系统的科技档案工作网络组织 近几年，不少企业的档案管理网络组织已逐步形成各自的规模，例如煤炭系统的档案管理网络是由省焦煤系统档案馆、局档案馆及各煤炭企事业二级单位三级网络组成的。对于这类组织我们应巩固推广和提高，在组织程度、活动方式和活动内容等方面进一步大胆探索。
4.2 大力加强科技档案的标准化 要实现网络化管理，其中一个重要条件是要将科技档案标准化，它也是提高档案工作管理水平最重要的基础工作。计算机是实现网络化管理的重要工具，要使用这一技术手段首要问题就是要将书面化的语言转换成电子计算机语言，缺乏标准化，是很难将档案资料转化为计算机语言的，科技档案网络化也变成无稽之谈。但目前在档案标准化这个环节仍然非常薄弱，需要结合现代化的技术要求，逐步制订各项标准。
4.3 加快推广应用先进设备和技术 采用微机、缩微、复印等先进设备和技术，是实现网络化管理的决定性因素。目前大部分二级单位已搞定了微机管理，现在应抓好试点，吸取经验，大力推广，为以后的联机成网打下坚实的基础。
4.4 提高档案工作人员的业务和技术素质 要实现科技档案网络化管理对于档案人员的计算机技能有较高的要求，目前建立一支会计算机编辑，会操作计算机网络的高技术管理人才是马上要做的工作。今后的档案教育事业应把电脑操作作为重中之中，要继续采用自学、培训等多种方式培养大批既有丰富的专业知识，又有较高计算机技术的专门人才，做好人才储备。
在计划生育工作中逐渐形成了有考查利用价值的真实得记录那就是人口和计划生育档案，是政府拟定适合当地人民的人口与计划生育政策的科学的有效的依据，人口和计划生育档案就是我国多年在计划生育工作中经验的积累的产物。想要使计划生育档案管理工作能够顺利的开展，首先就要提高进行此管理工作人员对于人口和计划生育档案对于管理工作开展的意义的认识水平。
1.可以为政府在制定相应计划生育政策过程中提供必要的资料
人口和计划生育档案准确的反应了我国人口统计的人数。因此国家对人口和计划生育当然进行科学的分析，得到的分析结果就可以用于政府制定、修改、完善适合当地的计划生育政策，这样就可以提高当地经济发展能力。
2.可以为国家内流动人口提供良好的服务
我国人口基数大，每天都有大量的人口流动，因此国家想得知并管理人口流动的方向就可以通过分析人口和计划生育档案来获得信息，这样就能实时的得知我国流动人口婚育状况。利用人口和计划生育档案进行流动人口的管理和制定相应的政策进行管理，这样在引导流动人口进行计划生育的同时也可以提高两地社会抚养费的征收，也可以避免两地出现的发错证件、反复发证等工作失误。
3.为我国农民进行正确的引领
我国在对人口和计划生育档案进行分析的过程中，我们可以得到很多有用的信息，可以使得政府能够制定出正确的、科学的、有效的、适合农民的计划生育政策，提高他们的生活水平。利用人口和计划生育档案里所提供的信息，向他们传递政府对于独生子女户的优惠政策、奖励制度，以此来帮助农民认识带“少生快富”的道理。让他们能够在这些信息的引导下，在相应的优惠政策扶持下奔向小康社会。
二、我国进行人口和计划生育档案工作的科学管理中出现的不足
1.我国相关部门对于人口和计划生育档案管理工作不够重视
相关部门在对于人口和计划生育档案的管理工作过程中，并没有重点进行对我国基层人口计划生育档案的整理工作。这里面一些管理者不够重视人口计划生育档案的整理工作，所以，这就导致了基层的人口和计划生育档案工作进行的状况很差。而且基层的人口和计划生育档案的工作中的管理制度并不完善，从而，从事此工作的人员对于我国人口的计划生育档案记录敷衍了事。
2.我国人口和计划生育档案管理工作实施条件差
当前，相关部门在对于人口和计划生育档案的管理工作过程中，并没有重点进行对我国基层人口计划生育档案的整理工作。这就造成了我国从事计划生育工作人员对于保护计划生育档案的意识淡薄，都与我国《档案法》中的规定相违背。在大部分基层部分中对于档案保存的库房、保管设施都建设的不够完备，这些都为档案管理工作有效开展设立形成了阻碍。
三、针对我国进行人口和计划生育档案工作的科学管理建设的建议
1.提高管理人员素质
对于人口和计划生育档案科学管理工作是否能够顺利的开展，档案管理工作水平是否能够提高都和管理人员的知识文化水平、技能掌握程度息息相关。因此，相关部门应该提高工作人员的素质水平，应该设立技术和业务能力提升培训班，以此来提升工作人员管理能力与加深技术掌握程度。与此同时，也要加大工作人员对计算机知识的学习、理解，在当今信息化普及的时代，学会利用计算机辅助工作，会使得工作量大大减少并且使得档案录入管理工作变得更加准确。
2.将档案中的主题词在录入时换为关键词
查找方式繁琐、冗长、不具备高效性这些都是主题词存在的不足之处，而关键词具备查找方便、有代表性的特点，因此在档案管理录入时可以采用关键词来代替主题词的办法，即用适当的词汇来总结出档案所体现出来的主题，将这样的词汇当作关键词对档案进行标识，然后利用计算机的批量处理功能进行整理。
四、结语
1 计划生育档案管理工作存在的问题分析
1.1 计划生育档案管理制度不健全
目前，在绝大多数乡镇、社区都制定了比较健全的计划生育管理制度，对各类各级工作人员的职责进行了明确划分。但是对于计划生育档案管理制度的建设、责任划分、考核却很少过问。现阶段，计划生育档案管理制度不健全，档案资料收集、整理效率低下，管理不集中，信息资源缺乏整体性。制度建设不完善，有价值的档案材料得不到充分的重视，资料收集效率低下，信息管理和档案管理严重脱节，档案工作逐渐失去了其自身的完整性，很多的档案信息资源缺乏有效的整合。
1.2 计划生育档案管理手段落后
现阶段，计划生育档案管理过程中手段和方法都比较落后，这和相关领导部门的不重视有很大的关系。在很多基层地区计划生育档案管理依然采用人工方式进行处理，计算机技术、网络技术和数据库技术在计划生育档案管理中应用较少。传统的人工管理方式，不仅工作效率低下，而且还很容易出现错误，对计划生育档案内容的真实性和科学性产生了深远的影响。此外，计划生育档案管理法规政策落实不到位。尽管最近几年，国家制定出台了多种法规和政策，但是这些法规和政策在具体实施过程中还存在不少问题，法规执行能力不足。
1.3 计划生育档案管理人员工作素质参差不齐
人才专业素质是影响计划生育档案管理质量和效率的又一个重要因素。目前，从事计划生育档案管理工作的专业工作人员在专业素质、专业理论水平和文化程度方面还存在很大的差异性，人员配置随意性大，人员流动性大，高素质专业人才普遍缺乏。工作队伍专业知识掌握程度不足，并且计划生育档案管理缺少专职人员，大多数是由从事行政、工会等部门的工作人员兼职的。现阶段，计划生育档案管理人员少，专业技术跟不上时展进程，缺少正规培训的机会，存在专业知识老化，知识面狭窄，知识结构不合理的现象。此外，计划生育档案管理工作由于缺少重视，薪资待遇较低，难以全面调动起计划生育档案管理人员的工作积极性，工作效率低，经常出现重大错误，不利于我国计划生育工作的顺利开展。
2 计划生育档案科学管理措施分析
2.1 强化制度建设
在原有档案管理工作的基础上，我们进一步完善了档案管理工作的各项规章。按照《档案法》规定，在档案局的具体指导下，结合地区实际情况，建立健全档案管理制度，即：档案保管制度、档案查、调阅利用制度、档案收集制度、档案整理制度、档案工作安全管理制度、档案统计制度、档案保密制度、档案员岗位职责。将这八项制度切实落实到实际，促进其在档案管理中发挥更好的作用。同时，还要加强基础设施建设。要保证档案室条件完备，基本符合档案室防盗、防光、防高温、防火、防潮等要求，保证档案的安全存放。档案人员办公室还配备办公桌椅、电脑、复印机，为档案工作的顺利开展提供可靠的物质保障。
2.2 强化自身建设
强化计划生育档案工作安全第一的意识，建立必要的投入保障机制，改善库房保管条件，严格遵守规章制度，落实档案安全管理责任，抓好汛期、黄梅天、极端高温天的档案库房巡查，确保档案安全万无一失。不断提高计划生育档案安全保管的制度化、规范化水平。确保档案信息安全和实体安全。做好创建测评自查验收工作，按要求填报《先进（合格）综合档案室申报表》。通过共同努力，寻找工作中的短板，真抓实干，确保计划生育档案管理更加规范和科学。
关键词：机关单位 档案管理 科学化
档案是全部活动的真实记录，它体现各机关单位成长与发展历程，是宝贵的经验财富和重要的信息资源。因此，档案管理是机关管理工作的重要环节，对机关效益产生重要影响，是机关提高绩效，增加效益，科学管理的重要保证。
一、档案管理科学化的必要性及紧迫性
档案管理是机关单位管理的基础环节。档案材料无序零散保存，势必为某些重要档案信息资源持有者提供可趁之机，造成管理上的被动，引起机关内部管理混乱。完善的档案管理可作为展现单位自身诚信的一个窗口，反映各单位的科技成果、管理水平、财务状况等重要内容。在社会信用体系建设中，信用档案建设已成为社会各界关注的焦点。档案是文化事业的象征，是文化发展的真实记录，是文化存储的主要形式。
二、当前事业单位档案管理工作存在的问题
(一)档案管理重视程度低
各单位往往重视财务重视人事重视组织等方面的管理，却很少重视档案管理，殊不知档案管理也是机关单位管理的重要一环。许多机关单位忽视档案管理工作，忽视档案材料是单位的重要信息资源库。档案部门更是作为“冷部门”，极易成为精简或兼并对象，甚至撤销专门档案机构，只设置兼职档案人员。这些人员岗位不固定，档案业务知识偏低，待遇较低，再加之档案机构在单位组织体系中地位低，直接影响档案工作的发展。
(二)档案管理模式落后
目前的机关档案管理虽有一定规模但内部管理与机关单位发展脱节，档案分散保管在各职能部门，如财务档案保存在财务部、技术档案保存在技术部、文书档案保存在办公室，虽各部门都保存档案，但他们之间互相封闭，整体上处于零散无序状态。大部分档案管理者又未经过正规培训，不懂档案整理，很多档案实行简单“信袋式”管理，影响档案的查阅利用。
(三)档案管理科学化水平低
随着信息化的发展，办公自动化、电子文件、文档一体化等新生事物相继出现，使档案形成方式发生很大变化。这些档案的管理和利用方式与纸质档案截然不同，当前档案传统的工作模式和技术水平已不能适应。因为文件从起草、修改到印发都通过计算机运行，它具有便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏。因此要运用现代化管理手段来解决电子文件中原始信息的长期保存问题任重而道远。
三、档案管理科学化的对策
(一)政府政策层面
1.积极完善和宣传档案法律法规
档案行政管理部门应加强档案执法队伍建设，依法监督和指导档案工作。各地政府应利用档案行政执法检查及设立《档案法》宣传月，通过电视台、报纸等媒体，并通过张贴标语、召开档案工作座谈会等形式，大力宣传档案法律法规，坚持“多宣传、多联络、多接触、多服务”的工作方法，促进档案工作规范化建设。并与相关部门加强沟通与协调，共同督促，积极营造建档氛围，使更多单位认识到建立健全档案的重要意义，增强机关单位做好档案工作的自觉性。
2.积极塑造典型，发挥以点带面功效
精心选择一些规模大、作风好、有一定档案管理基础的单位作为试点，进行重点指导、培养，树立典型，以点带面，全面提升档案管理水平。采取先学会管理的单位带动后建档的单位，以老手带动新手，先推出部分示范单位，使其成为“领头羊”，让后来者有榜样可学习，有先例可借鉴。
3.积极开展业务培训和指导
档案行政管理部门要采取切实措施：一是举办培训班，讲授档案工作的基本业务知识，提高档案人员的业务素质，使其更快更好地独立开展档案工作。二是深入机关单位，现场指导和培训。要利用执法检查等时机，深入到各机关单位现场指导。政府部门有必要主动服务，帮助制定合适档案工作制度、档案工作管理网络和档案分类方案，给专兼职档案人员上培训课，使机关单位档案工作走上标准化、规范化、科学化轨道。
4.积极提供档案中介服务
通过档案社会化服务的形式对档案进行代保管、托管、等，档案中介服务能满足这一需求。以档案中介为依托，开展档案整理、寄存、代管业务。遵循市场需求，各地档案部门可以设立“咨询服务中心”，为那些人手不足、保管条件较差的机关单位提供档案整理、代管、寄存等服务，为其提供规范的科学化的档案管理，既节约管理成本，又能促进档案管理科学化。
(二)机关单位自身层面
1.强化档案意识，牢固效益观念在档案工作建设中，首先要提高档案意识，确立档案实用效益观念后，才会用心去收集、整理、保管、利用好这些档案资料，做好档案管理工作。各机关单位应认真学习《档案法》、《〈档案法〉实施办法》及所属地档案条例，提高对档案工作重要性的认识，自觉接受档案部门的业务指导与监督，主动抓好档案工作。
2.构建科学化档案管理机制
只要符合国家档案法规，实行集中统一管理原则，有利于档案工作开展，就可以一切从实际出发。建立档案管理机制，关键要保证档案的及时、完整收集、保管和提供有效利用上，体现在是否满足时展、社会发展的需要，是否有利于档案管理可持续发展，没必要追求设施大而全。如果档案没有保存齐全完整，不能提供各项活动服务，档案室再豪华，设施再完备也是毫无用处，缺少价值。
3.科学利用信息化手段
1.档案管理将实现无纸化、虚拟化
随着计算机技术的普及和网络的不断延伸，无纸化办公将变为现实，传统的以纸质为载体的档案管理方式将发生根本的变革。无纸化办公和自动化已成为当今的发展趋势。文件可以通过网上收发，报告可以通过网上传输，这样既简化了文件收发过程中的手续，又使文件的传递更加安全、快捷。这是科技发展给办公自动化带来的变革，同时也给传统的档案管理工作提出了新的挑战。
档案资源共享是档案管理的目的，而支持档案资源的是一定量的档案馆藏，虚拟化就是通过网络互联和馆际互借来增加馆藏，丰富档案资源。如果把全世界的档案信息都并入互联网，从一定意义上说，档案资源可以无限扩大，远至大洋彼岸，近到同城邻里，都可以在极短的时间里查到你所需要的信息资料，从根本上解决了传统档案管理的难题，而且具有占地小、容量大、投入少、管理简便、查阅方便等优点。
2.档案管理将实现缩微化、数字化
缩微摄影技术和数码影像技术的应用，为档案管理实现数字化提供了有力支持。所谓档案信息数字化，就是通过计算机、扫描仪等现代电子技术将馆藏档案资料转化为电子文件。缩微摄影技术是把大量的纸质文件缩微在很小的缩微品上并制成电子文件，数码影像是通过数码相机和光磁转换实现对影像的高清晰处理，其共同的特点都是以计算机进行识别、存储和管理的电子文件。实行档案信息数字化后，可通过计算机进行智能化检索，检索速度快、范围广，这就从根本上解决了纸质档案给库容带来的压力，克服了档案管理过程中的诸多矛盾。特别是缩微技术、数码技术与计算机的结合应用，对档案管理中的照片、图片出现的退色、渗化和消褪，能有效地进行技术处理，使原始面貌还原，有利于影像长期保存和准确复制，有利于计算机查阅照片案卷。图文并茂，声像俱全，这是档案管理发展的必然趋势。
3、档案管理将实现信息化、网络化
当今社会是一个信息社会，计算机技术和网络技术的普及应用，使地球变得越来越小，信息空间越来越大，没有“国界”，没有距离，“足不出户知大小”已成为现实。这不仅提高了整个社会的办事效率，而且也密切了整个社会的联系。这就为实现档案管理信息化、网络化提供了客观的条件。
目前，从中央到地方，从机关到企业已普遍建立了计算机局域网，其中，为了加强文件资料的保密，有些部门规定不准接入互联网，有的甚至是单机操作，与网络实行物理隔离。但随着计算机技术和网络技术的发展，如密码技术的深化、语音识别、指纹识别技术的应用，将使文件资料的安全保密性大大提高。而对电子文件资料真伪的识别，也随着电子文件签署技术的应用，给收文部门和单位建立了信任。这一技术的发展应用，为档案管理过程中对电子文件真实性、可靠性的认定提供了技术保证。
网络传输作为一种信息传播方式具有无比的优越性。一是传播速度快，二是传播范围广，三是传播不走样，四是传播成本低，这已被全世界广泛认同。档案管理也必将随着这一技术的发展而发展。因此，档案管理实现信息化、网络化的目标已为期不远。
4.档案管理将实现多元化、智能化
随着新技术的发展，档案资源的载体已呈现多样化，除传统的纸质、图片、胶卷等载体外，已出现了光盘、磁盘等为载体的电子文件和数码音像制品。多种档案载体并存必然使档案馆藏多元化，传统的档案管理模式和检索方式已不能适应形势发展的要求，因此，档案管理设备必须首先实现现代化。
计算机技术特别是未来语音识别技术的开发与应用，将使档案的管理模式实现自动化、智能化。在新的管理模式下，将实现文档一体化，所有的档案信息都会被计算机自动接收，并按照设定的程序自动地进行分类归档。实现档案管理自动化、智能化，不仅使传统的靠手工整理、靠体力搬运、靠翻卷查阅的档案管理模式成为历史，使广大档案工作者从大量繁杂的脑力和体力劳动中彻底解脱出来，而且能有效地发挥档案信息服务社会的功能，展现档案的自身价值，提高档案工作者的社会地位。
5.档案管理将实现社会化、市场化
其一，档案资源实行市场化管理，有利于档案“共存共享”的实现。档案资料是社会发展的“记录仪”，有着“鉴往知来”、服务当代、惠及后世的重要价值，是不能再生的信息资源。实行档案资源市场化管理，能有效地增强人们保护档案的意识，完善档案共享机制，实现档案的真正价值。
其二，档案资源实行市场化管理，有利于档案的开发利用。档案信息资源是反映历史的一面“镜子”，其有效地开发利用，有助于人们“鉴古知今”。
关键词：科技图书档案 管理 自动化化
中图分类号：G258 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）02（b）-0254-01
延安市科技馆于1987年建成图书资料室，又细化成图书档案室。主要是为延安市、县区及周边的科研人员快速有效地提供有价值的科技信息的查阅，了解掌握科技最新动态提供服务。近年来，随着办公现代化设备的不断发展、推广，科技图书将运用计算机来管理图书档案，进而逐步的实现科技图书档案工作的现代化，图书档案与其是两种不同的概念，但两者之间又存在着密不可分的关系。如何把握科技图书档案工作自动化，科学有效地进行组织管理，协调管理，使之成为科技人员之家，充分发挥科技图书档案工作的重要性，为科学技术的不断进步和各项工作服务的作用。这是目前图书档案工作现代化建设一个十分重要而又需要加以研究的问题。
1 图书档案工作现代整体管理是两者相互联系共同发展的必然要求
1.1 图书档案一体化是新的管理模式，图书与档案的诸多相似之处是一体化的基础
随着图书管理走向规范化、科学化和现代化，档案工作现代化也势在必行。由此可见，图书与档案是同一事物不同阶段的产物，两者同出一源，各具有独特的功能。
随着科学的进步，计算机广泛应用于我们的生活工作和各个领域，这就要求我们工作人员能够熟练的使用计算机，具有较高的知识水平和操作水平。办公自动化的推进，为图书档案工作自动化管理创造了条件，我们可以通过电子计算机联网，可以将同性质相互联系的工作连为一体，就能实现图书工作与档案工作的整体化管理。如果图书工作自动化与档案工作自动化各自为阵，互相脱节，科技图书档案工作上不去，那么，图书情报信息与档案信息这两种本是同一事物的信息，就会被重复整理，重复向计算机输入，这样，计算机的优势就得不到充分发挥，将直接影响科技科研工作的正常有序进行。
1.2 图书档案工作自动化从实践要求两者一体化体管理
随着办公自动化与档案管理现代化的发展，使我们这些事业单位相继开始了图书工作自动化与档案工作自动化的实际工作，制约图书档案工作自动化的因素很多，但起决定性作用的是领导者的现代化意识水平，重视程度及解决问题的决心。从实践证明来看，迫切需要实现图书档案工作自动化的整体管理。科技图书工作自动化与档案工作自动化分别形成于地市、县区各职能部门之中，由于地域条件限制和资金使用不集中，现代化设备不配套，加之本地技术力量所限，目前自动化工作尚处于分散的，小规模的开发实验阶段。但图书工作自动化与档案工作自动化同是办公自动化的组成部分。因此，人们研制办公自动化系统时，能够较好的把握图书处理与档案管理之间的关系，从整体的连贯性，在充分考虑图书、档案工作不同阶段上，使计算机管理信息系统开发规模、方法、功能等不同要求前提下，从信息共享、功能衔接、性能齐全、方便高效上使图书档案管理工作成为一体。
2 对实现图书档案工作办公自动化整体管理的看法
2.1 加强领导，统一规划，为图书档案工作自动化的协调发展提供保证
市县区各级领导尤其是主管图书档案的领导，应该开拓视野投入一定时间，了解关注此项工作。从图书档案工作自动化的整体上考虑问题，有计划地组织相关人员对重点课题的研究、统筹安排各工作程序和工作环节之间的相互衔接，协调好图书工作自动化与档案工作自动化的关系，以避免各自因盲目性所造成的人力、物力、财力的浪费。
2.2 统筹兼顾，协调好图书工作自动化与档案工作自动化的关系
图书档案工作具体有形，专业学术方面资料的收集，是整个科技图书档案工作的基础，也是图书档案工作的起点。起点至关重要，对于提高科技人员查阅有效率，促进科技事业长足发展有着不可替代的重要作用。因此，图书档案自动化应该着眼于长远，围绕档案管理这个中心，根据档案管理的要求，应当看到，图书档案管理实现自动化是社会发展的必然。实践证明，图书档案工作是相辅相成的，它们是互补的，不可相互代替，科研人员在研究一个课题时，首先是去查阅图书资料，然后就是查考相关档案资料，图书档案的双重服务给科技人员带来的，不仅是图书档案利用上的便利，更是把图书与档案结合起来的一种理想的配套服务。是科技人员可以信赖的综合信息服务工作。因此，图书档案工作实现自动化迫在眉睫。
2.3 抓好标准化管理，实现图书工作自动化与档案工作自动化的统一协调
图书档案自动化工作单靠组织管理，行政手段去安排是不够的，必须通过制订和推行各种标准，使分工合作有统一的科学准则和依据，做到制度有规定，组织有保证，职责有分工，工作有安排，收集有保证。使两者在技术上保持前后衔接的协调一致。从而达到成果共享。为使图书档案工作自动化系统内部各子系统达到兼容性、一致性、合作性的要求，图书工作标准与档案工作标准应协调配套。从图书档案工作自动化整体上考虑，重视并加强图书档案工作标准化。
综上所述，图书工作是档案工作的基础，而自动化又是建立在标准化基础之上的，因此，收集科研文献力求真实、完整，对于整个图书档案工作自动化系统质量的优劣至关重要。因此，应大力加强图书工作标准化，统一图书档案的标引语言，同时，要加强科学管理，广泛增强科技人员的图书档案意识，建立一定的检查监督制度，采取有力的措施，确保科技图书档案工作自动化顺利有序的开展，为图书档案工作自动化建设打下坚实的基础。
参考文献
