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关键词：综合物业管理信息系统；设计和实现；全面分析
中图分类号：F279.23 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）09-0-01
随着信息技术的快速发展，在很大程度上促进了现代企业管理水平。在现代企业管理中，大都数都使用了管理信息系统，通常都是站在MIS基础上进行建立的。在综合物业管理信息系统中，要确保管理信息系统具备着一定的创新性和整体性。并要保证管理信息系统的可靠性和可行性。在对企业的综合物业管理信息系统进行设计时，要进行有效的设计方案，并选用合适的软硬件对设计方案进行实现。从而在某企业中利用综合物业管理信息系统，确保综合物业管理信息系统的可行性和可靠性，以此推动企业的有效发展。
一、管理信息系统的结构
在企业综合物业管理信息子系统中主要包括：资源管理、住户管理、销售管理、设备管理、安全管理、行政管理和对外业务管理。在这些管理信息子系统中都保持着相对的独立性，并且统一由中心管理信息系统进行管理和支配。在这些子系统所显示的信息都是由中心管理信息系统进行分析和总结，同时也可以将各子系统的数据备份进行保留，确保数据信息的长久性。并且每个子系统都能够对数据信息进行查询、统计和分析。另外，各个子系统之间可以进行有效的联系，从而中心管理信息系统对数据信息进行处理。在企业管理信息系统中，资源管理系统、销售管理系统和业务管理系统是重要的组成部分。
二、管理信息系统的设计
1.数据库设计
在对管理信息系统的数据库进行设计时，其主要目的就是为了能够更好的利用和管理数据库资料。在管理系统系统中，对数据库进行有效的设计通常都会对管理信息系统的使用效果产生严重的影响。在管理信息系统有着统一的管理机构和操作规程，能够统一管理数据库。为了便于用户对数据进行有效的保存、更新和查询，必须要确保数据库可以对各种数据进行有效的输入和输出。在设计数据库时，必须要保证数据库的规范化，并且数据库中每一个数据都尽可能的符合相关要求，尽量将冗余排除，确保每个数据能够保持一致性。同时要保证数据的简单，防止在操作数据库时出现错误的现象，并要对数据库的管理进行有效的改善，主要包括对数据的录入、修改、删除、统计、查询以及输出等功能。为了降低出现多表连接的次数，可以相应的建立临时表或者定义示图。在增加标识列时，当一个表在组成主键时，通常会需要多个列组合，从而将此表进行标识。因而在索引中，利用此列将大的组合键进行代替，以此提高性能。
2.核心系统软件结构的设计
在综合管理信息系统软件中主要是对系统用户和用户的设计。在核心系统软件结构中需要按照系统的属于局特点和功能需求，要分析和设计核心结构系统。
（1）在服务管理中，能够对物业管理公司提供的服务项目进行有效的规范，按照服务的层次、内容以及价格进行统一的规范和标准，这样便于对企业进行有效的监督和查询。
（2）对资源进行有效的管理。在对企业资源进行管理时，主要是对企业的工作人员、生产产品等相关资料进行有效的管理。从而将资料有效的录入数据库中。
（3）工程管理。主要是对企业的生产经营活动、生产设施和基础设备等进行管理。在管理时，要对设备设施的采购、更换和维护进行有效的记录，并要对生产经营活动进行全面的记录。同时要对设备和产生经营活动进行维修和检修，以此进行有效的记录管理。
（4）在系统维护管理时，通常是要设置密码和进行多级权限，以此确保系统内部数据的准确性，从而保证系统能够正常运行。同时要对系统内部的各种数据进行定期有效的数据备份和整理，这样可以在很大程度上保证了数据的历史性和完整性具备着一定的准确性，这样可以对以往的数据进行有效的查询。
三、企业综合物业管理信息系统的实现
在实现企业综合物业管理信息系统时，以此实现Web数据库的功能。在企业管理系统中通常是进行客户和服务器两个部分，在对用户界面管理进行负责时，主要是有客户端和服务器进行管理。在通过Web数据库实现综合物业管理信息系统时，可以由Web服务器提供的中间件，以此将Web服务器和数据库服务器进行有效的连接，另外也可以利用应用程序下载到客户端，以此对数据库进行直接访问。
在利用中间件技术时，通常是使用通用网关接口和应用程序编程接口。在利用通用网关接口时，它的编程比较复杂，效率低，速度慢，同时不支持处理事物的功能。应用程序编程接口兼容性比较差，不能进行大范围的应用。在采用Web数据库开发技术时，并且与动态网页数据库有效的结合起来，只需要进行简单的操作和维护技术，能够进行较快速度的访问，以及工作效率高等。
在利用综合物业管理信息系统时，通常就需要对存储在数据库中图形文件进行显示。从而可以利用系统内部的组件就可以对图像和二进制文件数据进行方便的显示，并对每个销售点的销售数据进行处理、输入和查询。为了能够在客户机上有效的实现安全登陆等功能，同时可以对数据进行有效的查询和添加，并且具备着方便快捷的操作方法，便于管理，而且效率高。
四、总结
在对企业进行综合管理信息系统设计时，要合理的利用现代先进的信息技术，确保综合管理信息系统的可靠性和准确性。为了能够有效的实现综合管理信息系统，必须要严格按照设计方案，并根据企业的实际情况进行有效的实现，使综合管理信息系统在企业管理中能够充分发挥出作用。
参考文献：
[1]欧峦，钟汉枢.企业综合物业管理信息系统的设计与开发[J].应用技术，2001，38（01）：156-158.
[2]黄宇.小区物业管理企业综合信息系统设计[J].制度建设，2007，37（17）：13-15.
一、会计信息系统建设的意义
企业信息化的核心是会计信息系统的构建,如今人工系统以及无法满足企业的信息化需求,网络经济不断发展,企业的目标也逐渐由生产为中心转化为以服务为中心,新形势下,会计信息系统的构建势在必行。企业会计信息系统的建设是一项系统的工程,其能够与企业经济业务活动相融合,不断提升企业生产、经营以及管理的水平与效率,进而提升企业整体的竞争力。具体来讲,会计信息系统的应用扩展了货币计量的单位,促进会计信息的完整性。并且会计信息系统一定程度上极大地提升了会计人员工作的效率,减轻了工作的强度,省去了多个环节,并且一定程度上可以有效的减少成本,实现了经济的原则,促进了会计职能的规范化与程序化,企业高层对于企业的控制力也得到了有效的增强。
二、企业会计信息系统的建设
1.会计信息系统建设总体规划
会计信息系统的建设是一项系统的工程,其涉及到多方面的因素与环节,因而企业会计信息系统的建设应当首先要制定出系统建设的总体规划,进行详细的战略规划,保证可行性,并在规划的基础之上循序渐进。企业会计信息系统的建设立足与企业的整体,纵向上会计信息系统不局限于传统的核算财务信息,而是向决策支持系统与企业管理系统发展,横向上会计信息系统也不企业内外部其他信息系统有效结合,成为企业经营活动的一个重要组成部分,这种融合并不是简单的系统的叠加,而是需要立足企业经营生产整体进行统一规划与实施。
2.会计信息系统软件与硬件的选择
如今一些企业对于会计信息系统硬件与软件的选择主要有以下问题,一部分企业认为最先进的信息技术就是最好的,投入大量的财力与物力进行先进的信息系统的建设;而另一种情况则为企业的会计信息系统完全为模仿手工处理的模式,并没有进行对传统会计的改革,无法全面实施会计的信息化。企业在进行具体的软硬件选择时,应当避免这两个观念上的误区,应当在认识会计信息系统是一个管理系统的基础之上,注重软硬件的适用性,而不是盲目地追求先进,应当要满足企业单位的业务处理需求。同时也要注重软件的灵活性与开放性,根据单位的业务量以及规模来选取合适的网络体系结构。
3.会计信息系统运行平台建设
会计信息系统运行平台主要包括计算机的硬件环境以及软件运行的环境,会计信息系统运行平台的建设需要从全局进行考虑,例如网络系统布局、工作站的选择、数据接口的规范与统一等。其中硬件环境应当注重计算机网络的规划以及建设,而不是局限在配置以及单机选型等问题上。而软件环境的建设应当具体包括浏览器软件、操作系统以及数据库系统等等。
4.会计信息系统人才队伍建设
现代企业会计信息系统的建设,人才发挥着重要的作用,企业要是会计信息系统的优势更为明显,就应当加强人才队伍的建设,使会计从业人员具备专业的会计知识技能,有效掌握会计信息系统的应用方法,对于实际工作当中的一些突发问题也能够进行有效的管理维护。并且,会计信息系统的管理人员应当具备企业生产与管理的专业业务知识以及领导的魅力,掌握信息系统下的业务处理规律。
三、会计信息系统的管理
1.提升会计信息系统重要性认识
会计信息系统的建设与运行是实现会计工作良好发展的必要措施,首先企业高层应当加强认识,转变传统的对会计信息系统的认知观念,认识到会计信息系统的建设完善是提升企业核心竞争力的重要手段,能够促进企业的全面可持续发展。并且,单位的业务部门主管应当将会计信息化工作加入企业信息化工作当中,针对目前的现状以及问题,针对性地制定出信息化建设发展的计划,将资金管理系统、成本系统以及财务系统等进行有效的结合,从而促进更完善的管理与实施。
2.加强会计人才队伍建设
人才的作用在会计信息化工作当中显得越来越重要,高素质人才决定着企业的发展。因而企业应当不断加强对专业人才队伍的培养。首先应当完善体制建设,结合国外成熟的知识技术,完善会计机制,取长补短。其次应当加强对专业从业人员的技能培训,定期组织从业人员学习专业的会计技术知识,不断提升专业素养,提升对计算机系统的应用能力,加强管理,从而促进会计信息系统更完善的运行与实施。
3.建立完善内部控制制度
会计信息系统内部控制制度能够有效保护财产的安全完整,确保会计信息数据的可靠有效,因此应当切实加强内控制度的建设,保证国家的相关政策、方针以及单位制度的贯彻与落实,结合系统的内部分工相互关联,形成一套行之有效的管理控制措施,完善管理制度,提升数据正确性,保证会计信息安全完整。
关键词：企业管理；OA；ERP；结合；企业管理系统；应用
中图分类号：F270.7 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 (2012) 12-0000-02
一、OA与ERP概述
OA，是指办公自动化英文Office Automation的缩写，是一种新颖的办公方式，它结合了计算机的网络功能和现代化办公方式，是目前新信息技术革命中相当活跃并具备很强生命力一个全新的技术应用领域，毋庸置疑的说是信息化革新与发展的产物。通过计算机网络，企业内部的员工可跨地区、跨时间协同完成工作。在工作的整个流程中，注重对员工和工作过程的管理，以此来完成对具体事务的管理。通过此系统而使用的交换式网络，将更加方便与快捷的相互传递信息，深化拓展了办公方法，完全实现了高效率的办公。在当前企业所使用的OA系统中，很多是基于lotus Notes平台而开发，因为这种平台具有很好的优势，它的管理功能和非结构化数据存贮管理功能以及工作流定义都非常的灵活、强大，是一个理想的以公文流转为重要内容的自动化办公系统的开发平台。当前很多运行状态比较好的OA，都是在这个环境下开发而来的系统。
ERP，是指企业资源计划英文Enterprise Resource Planning的缩写。比较倾向企业的业务管理，优化并固化了业务流程。ERP主要侧重对物流、物料和资金的管理。ERP的导向主要是结果，主要包括系统整合企业所有的每项资源。此系统最早在1990年由美国的一家咨询公司提出的，最早应用的行业是制造业，以后慢慢的拓展到其它的行业。ERP发展之初，其概念具有十分狭窄的空间，单单局限于制造业行业企业的资源计划部分。但随着引入了企业业务流程重组管理和企业供需链管理等一些管理理论，ERP的管理对象也相应扩大到了企业的物、人、财、信息等一切资源与企业产品的产、供、销等一切业务。ERP拓展并集成了企业内部所有管理功能的全部信息，并且也大大超出了企业自身的业务范围，集成了所有供需链上一切的相关业务信息。通过信息整合手段与技术整合和控制了企业相对分散的业务过程。
二、OA与ERP的关系
OA这种办公自动化应用系统，集信息处理、知识管理和企业业务流程于一体，将企业使用的决策支持系统升级成决策智能系统，其核心是知识管理，为员工提供了共享知识的机制和丰富的知识学习功能，保证了系统使用人员能根据知识需求方便的跟专家学习，并能随时随地学习单位已有的知识，提高了员工在OA系统中学习的积极性和主动性，在员工创新能力不断提高的过程中，也不断提高了企业和机关的整体应变与创新能力。所以说，员工使用OA系统办公达到了从“如何做事情”上升到“知道如何做”的目的。当前，ERP解决方案和其他的应用案例都具有各自的特点，但是所有方案的最终目的都是基本一致的，在通常情况下都与“从不同的道路登上同一山峰”意义相同。不同的道路是指具体的技术手段和方法，同一山峰指的是企业信息化的设计目标。当前的ERP已不局限于企业的内部管理，已拓展到了以前不涉及的知识决策领域和工业自动化作业等相关领域。
从管理学角度来讲，ERP主要是计划和控制企业内部的全部资源，主要侧重于满足客户和准时交货的同时将企业的各种成本降低到最大限度，是通过提高企业内部工作效率的途径来提高企业的服务质量，该系统的中心是效率。OA主要是将企业运营过程中业务环节所提供的企业基础信息转化为对企业发展有利的管理信息，为企业管理人员和其他工作人员提供优越的办公环境和便捷的办公手段，使他们能够快乐、愉悦、轻松的工作。ERP和OA所关注对象是不同的，ERP关注更多的是企业内部资源的计划和控制，OA关注更多的是业务或事务处理，归纳和总结对企业有利的信息。因此来讲，OA的使用在ERP的前端，拓展延伸到了ERP之前难以完善的处理范围，而ERP就是企业管理中的全面应用。
从两个系统的设计理念上讲，ERP的主要业务流程是比较固定的，但很多OA业务流程却非常的灵活。ERP系统在一定程度上讲又叫事务处理系统，要求准确记录企业运营过程中人、财、物等资源的发生情况，集成了企业生产、企业财务、产品库存等各部分的管理模块，显著提高了企业的自动化水平，显著减少了人力需求及人为差错，大大提高了办公效率。OA系统实现了自动化的办公流程，能够对办公流程中实施实时监控和实时跟踪，方便了不同部门和不同工作岗位之间的协同工作，在提高办公效率的同时，也实现了高效协作。
通过从管理和设计两方面对两种系统的分析，可以知道两者之间既有区别，也有联系，二者的最终目标就是要使企业的利益实现长久化和最大化，取得最高的投资回报率。
三、OA和ERP相结合的优势
关键词：建筑企业 财务管理信息系统 财务管理模式 数据共享 会计信息多维度
一、财务信息管理系统实施的必要性
建筑企业作为国家基础建设的重要实施单位，在社会经济和民生建设中发挥重要的作用。但建筑企业长期以来由于较为粗放的管理模式和各项核算制度，导致企业的产值利润率微乎其微。探索建筑企业更为精细的管理模式，尤其是财务管理模式是当前建筑业各不容缓的任务。
随着信息化技术的飞速发展，各类信息化系统孕育而生。财务信息化系统作为企业管理系统的一个子系统，以计算机、INTERNET网络、网络版财务软件为载体，专门用于收集、存储、传输和加工会计数据并输出财务信息。集团公司通过使用同一个网络版财务软件，统一财务政策，统一会计科目，建立统一数据库，实现会计核算的高度集成化和自动化，便于集团总部数据的及时查询和共享，提高运行效率。
从这个意义上说，企业依托信息化系统改善财务核算模式，进行财务管理体制改革不失为一个便捷的方法。
二、财务信息管理系统实施的关键
财务信息管理系统实施的关键就是将财务软件的特点与企业的需求相融合。随着信息化的发展，从事财务软件开发的单位数目众多，每款财务软件都有其特色，只有在对企业自身的需求充分了解的基础之上，根据需求选择适合自己的软件，才能使信息系统运行的更为畅通，既充分发挥其特色，又能给企业带来财务管理效益的提升。
就笔者所在的建筑行业来说，企业普遍存在以下特点和需求：
企业普遍存在分支机构较多，地域分散较广，流动性强，转移灵活，财务管理的成本较高。
建筑企业“集团公司——分公司——各个项目部”三级核算体系。每一级都要进行成本、利润的核算。集团公司为独立法人，分公司为非独立法人，但分公司却是内部独立核算的载体，为数众多的项目部是工程项目实施的主体，成本管控的核心。
建筑企业资产总额的50%左右集中在应收账款上，应收账款核算的准确与否严重影响企业资产的真实性。
同一建筑企业内部存在分工合作关系，同一工程项目往往由内部几家非法人机构共同施工，形成集团企业内部的“总包——分包”关系，带来了财务核算的新要求。
在充分知晓企业的需求后，要对所选用的财务软件做充分的了解。
所选用财务软件必须为网络版的，网络版的信息系统与以前使用的单机版的财务软件相比，他的最大的优势表现在他可以充分满足建筑企业点多面广的需求，无论在哪施工，只要具备互联网和配备计算机均可以进行操作。
所选用财务软件的特色为：“法人一套帐”以及“组织号+辅助项+客户+供应商”的管理模式。单机版财务软件着眼点为项目，每一个工程项目为一套财务账，一个建筑企业往往由成百上千个财务账构成。而财务管理信息系统实行法人一套帐，该财务管理信息系统将每一个非法人机构、工程项目，建设单位，劳务施工队和材料供应商，分别命名为 “组织”， “辅助项”， “客户”，和“供应商”并按各自的编码规则进行编码，做到不重不漏。
所选用财务软件必须有客户中心，专门用于核算应收账款。
所选用财务软件必须有能合并抵消内部交易的功能。对于集团企业内部由同一业务形成的内部交易，能通过“合并单位”自动抵消相关科目的数据，保证集团整体成本费用核算的准确性和资产、负债的真实性。
三、财务信息管理系统实施的基础保障
（一）企业硬件设置要求
由于财务信息管理系统中，只存在于一个数据库，各分支机构都通过网络登录集团公司服务器，尤其是在财务决算的高峰时期，服务器的数据访问量更是成倍上升。因此，集团公司要下大力气建立一个安全可靠性能良好的计算机中心机房，并须有专人进行维护，保证数据存储和转移的安全、稳定。
（二）财务人员素质要求
财务信息化区别于传统会计核算的最大区别是计算机技术的广泛应用。所以人才是财务信息化建设的最根本保证。企业要全力配合财务信息化建设，在财会人员的技能培训上划拨足够的预算经费，加大专业人才的培养力度，不仅要求其掌握扎实的财务会计理论知识，还必须熟练计算机操作系统，尤其是本企业的财务处理软件，成为“财务——计算机——管理”的复合型人才。以便在将来适当时机，改进或自行开发适合企业财务管理需求的财务软件，更好地使财务信息化为企业管理服务。
（三）财务基础资料的完备
由于财务信息系统中要涉及客户、辅助项、供应商等信息的录入，要求于此相关的施工合同、材料供应、劳务施工、机械租赁等衍生合同完备，以保证客户、辅助项、供应商相关信息的准确完整以实现全集团信息的共享。
四、财务信息管理系统实施的效果
在财务信息管理系统“法人一套帐”的管理模式下，为企业带来了财务核算和财务管理方面的改进，具体表现为以下几个方面：
（一）数据的共享性增加，透明性增强
由于实行的是法人一套帐，各分支机构的帐在集团公司是可见的，通过跨组织查询和汇总功能，集团公司完全可以摒弃以前，数据层层上报，层层汇总的做法，起到数据资源共享，及时传递的作用。
（二）对各个组织的财务监管力度加强。
建筑企业由于项目众多，且地域分散，在实施网络版财务管理信息系统以前，集团公司要想对项目的成本、资金、债权、债务了解，受到地域的限制，财务管理的成本较大，在有限的时间、经济条件下，财务监管不可能做到全覆盖，一方面监管范围受到严重的束缚，另一方面监管的及时性也大打折扣。基于网络的信息技术，能够做到随时监管，及时有效的提出整改意见，并查看分子公司整改效果。
（三）辅助项与会计科目的结合使用，使得会计信息实现了多维度，立体化
由于新的财务信息化系统采用全集团公司一套帐，通过给各个独立核算机构建立组织号来实现财务组织树状结构，再在各个组织下增加辅助项设置，使得分公司下的各个施工项目帐套融合在新系统中。各种辅助项设置不单单是实现了由多套财务帐向一套财务帐的转变，更重要的是促使人员思维方式的改变。
辅助项类型可以根据企业财务核算的需要设置，就笔者所在企业目前的需要，将辅助项类型设置为三类：核算项目，现金流项目，研发项目。将辅助项与相关科目进行关联即可实现会计信息的多维度查询。
1、核算项目类辅助项
从实际结果来看，核算项目类辅助项的作用远不止是原来单纯地替换项目帐套，通过辅助项与各个科目的关联可以实现同一辅助项相关科目之间的数据的查询、汇总、分析，例如：利用财务信息管理系统可以同时查询某一个工程项目“应收账款”、“应付账款”、“工程施工”等信息，直观立体了解该工程的债权、债务、成本情况，便于企业管理者进行统筹规划，完善管理。
也可以实现不同辅助项同一科目的信息的对比、分析。例如：利用财务信息管理系统可以查询某几个工程的“工程施工——人工费、材料费、机械费、现管费、组织措施费、技术措施费、专业分包款”，横向对比分析几个工程类别相近，施工程度相仿的项目，总的成本盈亏情况和成本费用细项分析，进而起到成本监管的作用。
2、现金流量类辅助项
现金流量类辅助项的设置使得企业现金流量核算更加准确、及时现金流量表反映企业一定时期现金流入流出的总体结构，可以说现金流量表是对基于权责发生制原则编制资产负债表和利润表的必要补充，该表反映的企业一定时期现金的来源，构成比例、支出比例，现金流量数据反映了企业资金链是否稳固，持续，现金流量数据的准确与否直接关系到企业管理层在生产经营、投资、筹资方面决策。
财务信息系统中将有关货币资金项目的会计科目与现金流量辅助项关联，在凭证录入与货币资金相关的会计分录的时候，就将现金流量的各个项目细化，使得现金流量各项目的数据更加科学准确严谨。
3、研发项目类辅助项
建筑企业如何能享受税收优惠，是值得每个建筑企业探讨的问题。国税发[2008]116文件中明确指出：研发费用加计扣除适用于财务核算健全并能准确归集研究开发费用的居民企业。作为几十年的大型的建筑企业，财务核算健全不成问题，能否加计扣除关键的问题出在能否“准确归集”上面。作为施工企业，在工程项目施工过程中采用一些新工艺，新材料，符合加计扣除立项要求，对同一笔支出，既要保证企业各工程项目内部独立核算不受影响，又要做到研发费用的准确归集，就给财务核算带来了新要求。通过设立研发项目类辅助项，将相关科目同时关联“核算项目”和“研发项目”，就可以达到上述效果。这一点也得到了税务局和审计事务所的认可。财务管理信息系统的改善为企业带来了实实在在的利益正是我们所追求的的目标。
（四）应收账款管理更为科学、精细
财务管理信息系统为企业建立了客户信息数据库，由于该法人范围内客户的唯一性和可共享性，有助于企业内部给分支机构深入了解客户的信用状况、工程款的支付能力，可以避免客户拖欠工程款，大大降低企业自身的资金安全隐患，保证账款的回收率。
由于建筑企业特有的财务核算模式导致应收账款占总资产的比重较大，应收账款坏账准备的计提准确与否既影响企业当年利润又关系到资产是否真实。企业计提应收账款坏账准备大多使用的是账龄分析法，众所周知，不同账龄下计提坏账准备的比例相差很大，某一客户应收账款账龄计算的准确与否直接影响企业当年的利润和资产的真实性。财务信息管理系统将客户作为一个重要的模块进行管理能够准确计算每一客户的账龄，改变以往应收账款账龄计算随意性较大的弊病，使会计信息更加准确。
（五）数据安全性得以保证
财务信息系统的核心是数据库，由于平时财务人员进行操作使用的仅仅是客户端，数据库一般由专人负责维护，保证数据备份的及时性和有效性，由硬件设备被破坏和操作员的误操作导致的数据被篡改和丢失的可能性几乎为零，再加之一般情况下数据库安置在企业的内网中，减少了互联网病毒入侵的几率，数据的安全性较高。
（六）人员权限设置更符合内部控制的要求
财务信息系统人员权限设置是根据财务人员的岗位需求设置的，岗位变动，权限做出相应的调整，只有被授权的人员能够进行相关业务的操作，每个授权人以自己独有的用户名和密码登录，更加符合内部控制的要求。
总之，在信息化飞速发展的时代，将财务信息系统与建筑企业需求相结合，完善硬件建设，注重人才培养，加强基础资料管理，构建利于企业发展需要的财务信息系统，是改善建筑企业财务核算模式和促进财务管理体制改革的有效途径。
参考文献：
[1]孟庆福.集团财务集中管控信息化建设探讨[J].会计之友，2011
[2]吴成莲.财务管理信息化的理论探索[J].时代经贸，2008
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关键词：企业合同 信息管理 系统
该系统采用目前流行的B/S架构，支持个人电脑的各类型操作系统，对各类主流浏览器都有很好的兼容性。该套系统采用主流的大型数据库管理软件Oracle管理、存储合同信息，应用程序部署在Tomcat应用服务器之上。
根据常见的业务需求，合同管理系统分为三大模块，分别是合同会签管理，合同变更管理，合作伙伴管理。根据业务模块的划分和需求分析，设计关系模式并建立如下数据库表和其中字段：1、合同信息表（合同ID，合同名称，合同简介，合作伙伴ID，合同类别ID，合同年份，项目ID，总金额，经办人，经办部门，合同履行开始时间，合同履行结束时间，归档人，归档日期，工作流序号，工作流状态，验收终止日期，企业编码）。2、合同类别表（合同类别ID，合同类别名，识别码，说明，修改人，是否使用）。3、合同变更申请表（合同变更ID，合同变更编号，合同ID，经办人，申请部门，变更类型，原合同金额，现合同金额，变更理由，备注，工作流序号，工作流状态，起草人，起草日期，企业编码）。4、合作伙伴信息表（合作伙伴ID，合作伙伴性质ID，重要程度ID，行业ID，合作伙伴编号，合作伙伴名称，公司负责人，基本介绍，业务范围，主要业绩，公司地址，联系电话，电子邮箱，公司网址，法人代表，纳税人资格，开户银行，帐号，注册资金，备注）。5、用户信息表（用户ID，用户工号，用户姓名，是否使用，企业编码）。
其中合同会签管理又可分为合同会签起草，合同会签审批，合同会签查询三个子模块。
1.合同会签起草页面由合同起草人对合同信息进行登记，登记完之后可保存、上报给部门会签和领导审批。登记内容包括合同名称、合同类别、合同登记年月、项目名称（需要关联项目的合同）、供应商、合同履行开始结束时间、上传附件等内容。
2.合同会签审批页面提供可视化的工作流审批查询功能，实时查询合同审批节点信息以及各节点审批人及审批意见。经办部门提交合同后，根据合同的不同类别，进行不同的审批流程，流程在各个相关单位及领导之间流转。在合同审批页面除了可以查看合同基本信息，还设计了签字、会签表、会签查询三个按钮，分别用于签字审批，查看会签表，查看会签审批流程信息功能。
3.合同会签查询由两个部分组成，即查询条件和合同列表。查询条件由合同信息的一些关键字段如登记日期，合同编号，合同名称，供应商，经办人，签字状态构成，根据这些条件可以进行过滤查询，精确查找到需要的合同。合同列表则把正在审批流程中及已经审批结束的合同按行展示出来，每行显示合同信息的关键字段，如合同编号、合同名称、供应商、总金额、经办人、会签状态等字段。
合同变更管理模块支持合同按照要求的变更活动。即可以在固定节点控制合同是否可以进行变更。支持变更合同的审批。系统记录合同的变更记录，如资金变动情况。系统能重新生成变更审批表，合同的变动情况在台账和统计功能中自动反映出来。系统记录合同变更的原因、影响，并将变更依据作为附件导入系统，从而兼顾了变更过程管理的严谨和自动性，关联结果，有据可查，权责明晰。此模块分为三个子模块，即合同变更申请、合同变更审批、合同变更查询。
1.合同变更申请页面在进行合同变更时，首先选择原来的合同，这样系统就会自动带出原合同的相关信息，在此页面可以对包括合同名称、合同经办人、合同金额在内的一些字段信息进行修改，并填写变更原因，上传变更后的合同文本后保存，保存之后即可走合同变更审批流程，此时系统会自动生成合同变更号。
2.合同变更审批页面是在合同变更之后，根据企业制定的审批流程合同变更信息会像上面的合同会签一样走一个审批流程。当合同变更信息走到对应部门负责人或相关领导节点时，其有权限对合同变更信息进行查询，进而做出同意或者退回的审批意见。
3.合同变更查询页面可以对企业所有的合同变更信息进行查询统计。
合作伙伴管理模块通过对合作伙伴基本信息的录入保存，提供了统一的准入机制、审核标准，实现了对合作伙伴注册信息的审核、定期评价、分级归类的管理。合作伙伴管理模块分为两个子模块，即供应商信息登记、合作伙伴综合管理两个子模块。
1. 供应商信息登记页面实现了新增、修改、查询合作伙伴基础信息的功能，在此页面可以对供应商全称，供应商级别，公司负责人，企业类别，企业行业，企业性质，公司简介，合作经历以及合作伙伴的联系方式进行登记。当企业信息发生变化时，也可在此页面对企业相关信息进行修改。
一、企业级会计信息系统对会计核算的影响
1.会计数据的来源发生变化,对会计信息质量产生影响。积极的影响有:①会计数据不必重新录入,减少了会计数据录入错误的机会;②会计数据直接从其他系统采集,保证了数据的完整性;③会计系统从其他系统实时采集数据进行会计处理,保证了数据的及时性。消极的影响有:①从其他系统直接采集的数据,如果数据本身有错误,则该错误可能会带到会计系统;②会计人员被动地接受其他系统生成的数据进行会计处理,审核功能被削弱;③由于实现了数据的快速传输与数据共享,数据生成部门或客户如果反复更改同一经济业务的数据,则会给会计部门的账务处理带来不便。
2.信息流与单证传递相脱节,会计核算的原始凭证形态发生变化。当企业的信息系统大规模联网时,数据可以跨部门、跨地区传输,且传输的速度极为迅速,而纸质原始凭证却不可能以同样的速度在需求部门之间进行传递,有些电子交易甚至没有产生纸质原始凭证。在这种情况下,会计记账时难以取得数据发生时产生的纸质原始凭证,而只能依赖原始数据管理部门的数据处理凭证,如业务部门的数据交换凭证或数据汇总凭证等。企业的信息系统越发达,数据的共享性越强。然而,在数据共享的同时,数据的使用部门往往要无条件地接受所共享的数据,难以审查数据发生时的原始凭证,会计部门在会计核算时也会面临这种情况。
3.系统升级时的稳定性和可靠性对会计数据的处理具有较大影响。在信息系统不断发展的过程中,系统的升级要对原有的数据和系统进行更新和转换,新系统达到稳定和可靠也要经过一段时间和过程。为了保证数据处理的可靠性,往往要求新系统和老系统并行一段时间,稳定后再甩掉老系统。在实际工作中,新系统切换后,造成会计数据丢失、数据紊乱的情况时有发生。系统升级过程中新系统的稳定性和可靠性对会计数据的处理具有较大影响。
4.会计人员对信息系统管理人员的依赖性削弱了会计信息的可靠性。随着信息系统的发展,信息系统的管理越来越专业化,信息系统管理人员的作用越来越重要。特别是会计信息系统也由企业的信息系统管理人员进行管理和维护,信息系统管理人员掌握会计核算的计算机程序和数据库。这就好比以前由会计人员保管的会计账簿变为由信息系统管理人员保管,而且由于信息系统管理人员熟悉信息技术,所以不能排除他们具有改账的能力。在实际工作中,由于会计人员缺乏信息技术知识,在进行一些特殊的会计处理时,或者在会计处理过程中出现问题时,只能由信息系统管理人员帮助解决。在解决问题时,会计人员有时会提供本人的代码和密码,使信息系统管理人员极易掌握会计人员设定代码和密码的规律。如果会计人员事后不及时修改密码,信息系统管理人员甚至可以直接使用会计人员的密码进入会计系统。
二、企业级会计信息系统的管理与控制
1.从整个企业管理信息系统的角度出发,建立和完善信息技术环境下的内部控制。会计信息系统与业务系统实现集成后,业务系统可直接向会计信息系统传输数据,只有整个企业管理信息系统安全、有效、可靠地运行,会计信息的质量才能有保障。
借助于信息系统的支持,企业的业务处理活动大多由计算机自动完成。同手工环境相比,企业的业务处理流程发生了相应的变化,业务处理的控制形式和控制手段也发生了变化。一些业务处理控制以计算机程序的形式嵌入在信息系统中,对业务处理的控制由计算机自动进行。在建立业务处理环节的各项控制措施时,应按照内部控制设计的原则,并考虑信息技术环境下业务处理过程的特点,针对各个业务处理环境设置相应的控制。对于以计算机程序的形式嵌入在信息系统中的业务处理控制,应当关注相关计算机程序的正确性和完整性。
信息系统的控制是企业为保证信息系统的安全性、可靠性、有效性和效率而采取的控制措施,其控制的对象是信息系统,包括计算机硬件和软件资源、应用系统、数据和有关人员等信息系统的组成要素。信息系统的控制采用系统自动控制和手工控制相结合的方式,由一般控制和应用控制组成。一般控制是对信息系统的开发、实施、维护和运行所进行的控制,其目的是确保应用系统得到恰当开发与实施、程序和数据文件完整、信息系统良好运作。一般控制主要有:系统开发与维护控制、数据资源管理控制、安全管理控制、运行管理控制、质量管理控制、信息系统外包的管理控制等。应用控制与具体的应用系统有关,是为确保数据处理完整、正确而实施的控制。应用系统对数据的处理一般都要经过输入、处理和输出三个环节,从这一共性出发可将应用控制分为输入控制、处理控制和输出控制。但是,由于应用控制与具体的应用系统相关,因此在设置应用控制时,还要针对具体的应用系统,结合具体业务设置相应的控制。
2.注重对会计信息系统及业务系统控制有效性的评价,及时发现问题并加以解决。企业的内部控制是否健全有效,特别是对会计核算有何影响,需要在持续的控制之后,对此做出评价。在实际工作中,由于各种原因,在评价内部控制时,往往注重对业务处理控制的了解、测试和评价,忽视了对信息系统控制是否有效执行、是否健全的审查,从而导致由于信息系统控制的漏洞而有意无意地改变了信息系统中有关数据,这样就无法保障后续会计处理的会计信息的质量。企业不仅要建立信息系统控制,还必须对所建立的各项控制进行测试和评价,特别是要对会计信息系统控制是否健全、有效做出评价,以便及时发现问题,及时纠正。
对会计信息系统及相关业务系统的控制测试包括控制设计测试和控制执行测试两个方面。控制设计测试是确定会计信息系统的控制设计是否合理、适当,也就是对会计信息系统控制的健全性进行测试。可将现行会计信息系统控制的描述情况与理想的控制模式进行比较分析,识别出关键的控制以及控制的强点和弱点。对于控制的弱点,应寻找解救性的控制措施。控制执行测试是确定现行会计信息系统控制是否存在并发挥作用,也就是对会计信息系统控制的有效性进行测试。由于信息系统控制既包括人工控制,又包括计算机程序控制,因此单纯依靠传统的控制测试方法是无法完成该项工作的,还必须采用计算机辅助审计技术,才能对信息系统控制进行全面测试。在实际工作中,应针对不同的控制形式,选择相应的控制测试技术。
在对会计信息系统控制进行测试之后,要对各项控制是否健全、有效做出评价。根据对会计信息系统控制执行测试的结果,通过合理判断,可以确定一般控制和应用控制在哪些方面控制严格,能够发挥其作用,哪些方面控制不足或存在缺陷。针对识别出的控制薄弱环节,进行深入研究与分析,提出完善会计信息系统控制的建议,及时改进。在日常的会计信息处理过程中,要经常关注会计信息有无异常,要利用各种手段发现会计信息中出现的问题,及时发现,及时解决。对于信息系统控制制度方面的问题,要从根本上解决。
关键词：企业 合同管理 信息化
合同早在古罗马时代就受到了法学家的关注，在当代对企业也至关重要。合同是企业对外开展业务的主要依据凭证，无处不在，合同管理水平是企业综合管理水准的集中体现。[1]合同管理不是简单的要約、承诺，而且是全方位、全过程的动态管理，合同行为贯穿了企业管理活动的始终，如何管好合同，经常是困扰管理者的难题。
1.现状
国内企业长期采用手工操作方式，涉及部门多、信息分散，存在管理不规范、效率低下、成本高、信息汇总与进度控制困难、风险提示缺乏等诸多问题。企业近年来非常重视信息技术应用，2006年中石油实施合同管理系统，2011年中石化推行CMIS系统。企业在信息技术应用方面情况多样，水平参差不齐，部分企业仅使用通用办公软件或单机版合同管理软件。在信息化程度较高的企业中，成熟的专用软件、针对性强的定制软件或ERP系统合同集成管理方案，都是信息管理专家的挚爱。在信息技术应用范围上，有些企业只是部分管理领域局部使用，甚至还存在手工与网络同时运行的现象。应用水平较高的则处于全面实施阶段，部分企业已取得了丰厚的管理效益。
2.主要优势与作用
2.1促进企业合同管理规范化、系统化。它改变了仅由业务部门分管合同的现状，能够优化工作流程，健全管理体制，合同管理真正意义上成为一个整体。合同管理部门能够全面处理合同事务，解决了信息分散、进度控制难、管理不规范等难题，合同业务流程相对固化，保障了管理制度的全面落实与执行。
2.2为企业节約管理成本，创造经济效益。第一，消除了空间距离，大副减少业务人员的异地往来，降低了差旅费等相关支出。据资料表明，中石油长庆油田在实施合同管理系统以后，每年差旅费节約额就在百万元以上。第二，将管理人员从繁杂的手工劳动中解放出来，节約了人力成本，减少了资源投入。第三，通过信息数据共享，实现数据集成，避免了不必要的重复劳动与投入。
2.3提升企业管理水平与工作效率。第一，为企业提供强有力的信息数据支持，全面促进企业营销、采购、制造、财务等领域管理水平的提升。第二，合同可在线申报、浏览、检索、审查审批，足不出户就可完成合同业务。第三，强大的商务智能报表与电子档案对管理层掌握合同全局、业务人员履行合同、统计人员查询统计都颇有助益。第四，实现网上动态监控管理，审计监察等企业管理部门可对合同随时抽审。
2.4提高企业法律监督与风险防控能力。通过应用信息化技术，健全防控机制，深化法律管理，堵塞管理漏洞，一定程度上预防合同腐败行为的发生。通过合同数据共享与集成，能够动态监管企业合同活动，规范交易行为，有效防控合同风险。
3.主要缺点与发展瓶颈
3.1主要缺点：第一，对内容较多且无电子版的纸质合同，存在扫描时间长、申报上传效率低的缺憾。第二，部分承办人习惯传统手工模式，网络审批不如纸质合同看起来更直观。第三，存在网络故障、网络入侵、数据毁损、系统配置和使用不当等风险因素。
3.2发展瓶颈：第一，市场主体在经济活动中总是有意无意在创设新的交易方式，信息系统应用程序的相对固定性与市场交易的灵活性存在着矛盾与冲突。第二，合同管理信息技术的应用是受企业现行管理理念指导，并与其它信息系统相关联，要受到企业整体管理水平与信息化整体发展程度的制約。
4.发展趋势与管理措施
4.1发展趋势：第一，采用信息化管理合同是大势所趋，未来将会有更多的企业全面应用信息技术。没有管理信息化，就没有企业现代化，第二，随着科学技术的进步，新的信息技术将不断涌现。通过与其他信息系统有效融合，合同管理信息系统功能将更强大，作用将更显著。第三，随着电子商务的快速增长，合同的介质将不仅是口头、书面、数据电文，还可能会有新的形式出现，合同管理信息技术使企业更易满足电子交易的需求。第四，通过信息技术将挖掘出合同中蕴含的更多价值，使合同管理从事务性工作层次上升到战略性管理高度。
4.2管理措施：第一，企业要不断学习国际先进的经营理念与管理方法，健全完善管理机制，通过狠抓管理出效益。第二，要提高应用水平，将系统效用最大化。目前大部分企业所关注的是合同信息系统的基本模块，合同风险提示、合同履行监督、合同相关法律法规、合同知识交流和共享等模块尚未得到企业的重视，而这些恰恰是最有价值的部分。[2]第三，要加强后续开发，不断增强信息系统的兼容性与适用性。第四，要加强信息安全建设，控制应用风险，保证信息管理稳固有效。
严格合同管理是国际惯例，随着改革开放的逐步深化,我国企业面临的市场竞争日益激烈。企业要适应市场经济的要求，在国际市场上分一杯羹，没有高水平的合同管理寸步难行。面对市场竞争的刀光剑影，企业需要持续提升合同管理水平，增强软实力，以管理信息化助力企业发展。
参考文献：
［1］《合同管理规范高效操作规程》李杰利著，中国时代经济出版社，2004年版，P26
［2］《企业合同管理操作实务:来自中国百家大型企业合同管理实践的启示》陈丽洁、叶小忠著，法律出版社，2010年版，P173
