时间：2023-08-15 16:55:22
序论：在您撰写采购管理自动化时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
关键词：办公自动化 高校采购 管理应用
随着教育投入的增加，高校仪器设备采购任务量及项目管理信息量也在增大。在高校采购管理工作中，每个采购项目从申报、审批到执行，要形成申报、批复、采购立项、招标需求、采购合同等多种文档。每个文档分别包含技术参数、项目经费、商务等数据信息，要求制作准确、完整、统一。而这些文档制作一般是根据规范化的模板修改成个性化的文档，一方面要保持框架式的文档结构，另一方面又需要重复输入多个同样、关联的信息，极易出现错误。因此急需探究建立系统的电子文档管理模式及制作方法。
Microsoft Office是微软公司为办公自动化而开发的应用软件，应用该系列软件可以进行电子文档处理、数据信息统计、演示文稿制作、邮件接收发送等。随着计算机操作能力和应运水平的提升，管理人员也开始在业务领域追求Microsoft Office的个性化应用。Microsoft Office通过自己强大的功能平台和自带的“宏”等应用程序开发模块以及自带的“VBA”应用程序开发环境，可以实现个性化电子办公文档的开发。在高校政府采购项目管理中，尝试利用Microsoft Office开发办公自动化软件，大大提高了采购项目管理效能和规范化程度。
1 Microsoft Office在采购管理中的个性化应用
1.1 Excel在采购管理中的应用
Excel具有很强的数据信息分析和管理功能，大量的公式函数可以选择应用，使用Excel可以执行数据计算。分析信息并管理信息列表，使用Excel的各种自定义功能，充分挖掘Excel的功能，可使采购人员实现个性化管理。通过综合运用各种Excel公式、函数解决复杂的数据管理问题，运用Excel对不同来源、不同类型的各种数据进行处理和分析，从而可以实现许多功能，给管理者带来方便。
采购信息管理中的选用并不完全是利用它强大的数据信息分析和管理能力，在此所强调的也并非如此，更多的是利用它列数量和数据处理能力的结合。Excel的一个工作表有256列，也就是2的8次方，在高校采购项目的系列文档中，文档数量一般不超过256个，使用它可以将所有信息进行“一条龙”式的整理收集，从而优化采购流程管理。
1.1.1 建立基础表体，优化采购工作流程
在高校采购管理工作中，虽然各高校均有各自的特点，每个管理人员的工作方法方式也有自己的特性，但是采购工作本身有其共性。采购项目通常要经过项目申报、接收批复、项目分析、细化需求、明确方式、政府采购、签署合同、验收支付等主要环节，不妨建立起以此为列内容、以项目为行内容的表体，以便收集整理采购文档并方便记录采购执行过程。表1列出了项目基本信息；表2列出了项目分解信息及采购方式信息；表3列出了供货方基本信息；表4列出了供货及合同基础信息；表5列出了采购合同执行信息；表6列出了项目基础统计信息；而表7将以上各表汇总，形成了完整的项目执行信息。
1.1.2 细化表体内容，充分利用软件功能
各工作流程内容是依据项目执行细化而来，所以在具体工作环境中可以依据自己的细节执行方式进行个性化修改。A1-47列中某些具体的表格可以充分利用Excel的功能，如在A2批复文本、A9分项内容、A25合同文本相应内容中应用Excel的链接功能将相应的文本文件链接到工作电子表格中，使其随见所得，鼠标一点就可以进入相应的文档中。另外，在此工作表中要利用好Excel的数据计算功能以核对数据的准确性，如A6应为每个项目中A10列的数据之和，A6应为A23与A42之和，A23应为A32与A38之和，A43与A44之和应等于1，A29应为A27与A28之和等，以充分利用软件功能。
1.2 Word在采购合同制作中的应用
采购合同标准模板文件长达十余页，如项目名称、采购机构、招标编号、货物名称、买方卖方、交货时间、质保期、采购方式等（如图1所示），有十几项信息需重复录入修改，有些内容甚至要修改三四次。为了避免重复性修改，也为了减少差错率，提高采购合同电子文件制作的效率，可以充分利用Word中自带的“宏”等应用程序开发模块以及自带的“VBA”应用程序开发环境，优化采购合同文档结构，每项信息只需要输入一次，即可将相应的内容修改过来，同时将合同封面重新设计，形成一个可视化的操作界面，暗藏按钮，一键“定天下”。图1中：a政府采购合同首页“BIGC2011”即为上述功能性按钮，是“定天下”的一键；b示例向各文本框输入信息，点击功能性按钮即可将全文档中重复出现该信息全部更改；c为更改后的合同文本，重复出现信息只需要增加文本框TextBox，再配套增加一句VB定义语句即可保证相同信息的一致性；d为对采购合同首页“BIGC2011”即CommandButton1，进行功能性定义，当点击时输入文本框的内容定义为变量，同时此变量赋予此文档中出现该内容信息的其他文本标签。
2 结束语
在Microsoft Office软件环境下，可以通过简单的个性化办公自动化应用程序的开发，承担起高校采购项目信息管理的任务。其特点表现在几个方面：Excel软件所需建立的电子表格绝大多数可以根据现有的工作流程制作编写，其表格内的数据等信息，都可以自动生成可视化界面，从而使数据统计及处理速度提高，管理工作效率也大大提高；在Microsoft Office中应用“宏”进行程序设计，程序编写者具有熟练应用Microsoft Office和基本的软件编程思路就可以了，对编程的技术水平要求相对较低，一般管理人员可以根据工作需要，开发适合于自己的办公自动化应用程序；利用“宏”与“VBA”开发的软件程序直接与Microsoft Office办公软件相嵌套，程序运行不需要第三方控件的参与。所以对办公用计算机设备的配置要求不高，而软件环境中只要安装Microsoft Office就可以了。通过Microsoft Office系列软件的协作，可将电子工作流程表格和相应的文档有效结合起来，实现建立完整的政府采购项目信息管理平台，达到事半功倍的理想效果。
参考文献
【 关键词 】 SAP；物采系统；融合衔接；数据对照转换表；中间数据库
1 前言
SAP与物采系统（中国石油物资采购管理信息系统）融合设计是为了解决集团公司及下属地区公司、分公司SAP与物采系统采购数据传递的解决方案。融合衔接设计很好地联接了SAP与物采系统，使SAP与物采系统得到了实时数据的传递。
通过解决方案，实现数据一次性录入，多方共享，保证公司SAP系统、物采系统数据的完整性，满足企业物资采购管理的需要。
2 SAP和物采系统介绍和问题
物采系统是中国石油天然气集团公司开发的一套中国石油物资采购管理信息系统。物采系统就是为了满足物资采购管理和采购交易为一体的业务管理需要，促进业务处理自动化、业务管理规范化、决策支持智能化，支撑“集中采购、分散操作”。实现中石油集团公司信息化的发展目标，在“一个全面、三个集中”要求下，按照中石油企业物资采购管理制度，为提高物资采购管理水平、开发的集成物资采购管理信息系统（简称物采系统）。
物采系统的应用范围包括总部及所属企事业单位和供应商。主要以采购供应链为主线，覆盖采购管理和交易全过程，实现采购业务全流程、全覆盖。业务分级授权管理，采购物资品质覆盖中的60大类所有物资。架构包括了系统门户、交易平台、业务管理平台、基础管理平台及决策支持平台。
物采系统是基于i2采购交易软件进行客户化开发的，并与SAP、公共数据编码平台等系统通过企业服务总线（ESB）实现异构系统间有机集成。
SAP系统是国外一套先进的企业信息管理系统，而物采系统是根据B2B交易方式创建的物资采购管理信息系统，它是根据企业自身特点创建的一套物资采购管理信息系统。而SAP系统在物资采购方面功能不是特别突出，与企业自身物资采购特点也不是衔接得特别好。这就造成了在物资采购方面，企业只应用了主数据创建和维护、创建采购订单、发票校验、物资采购申请、货源清单创建和维护这几个功能。而物采系统主要功能就是在物资采购方面集中统一采购管理，特别突出采购方面功能，结合了企业物资采购管理自身特点。
物资采购管理信息系统主要功能包括了计划管理、采购交易管理、合同管理、结算管理、物料管理、价格管理等相关功能。SAP系统和物采系统之间就好像SAP系统负责创建采购订单、物资入库与结算。而物采系统负责物资招标、供应商管理、价格管理、合同管理等功能，它主要突出了采购管理功能。
怎么样才能更好地把SAP系统与物采系统这两套设计功能不同的系统融合衔接到一起，组成一个完善的物资采购管理信息系统？
3 融合衔接流程设计
作为中国最大的跨地区集团公司，它下属地区公司繁多，转换数据量大，各个地区公司业务也有差异，所以不能简单地使用SAP与物采系统接口转换技术进行数据传递。为此经过调研特此进行了设计方案。
根据企业下属地区公司繁多，需要转换数据量大，各个地区公司业务有差异等特点采用在企业总部建立统一的数据管理系统，服务于SAP采购数据与物采系统数据形成对照及转换；数据对照转换表统一维护，只有一套对照转换表，维护后自动保存到SAP和物采系统中。在物采系统进行采购计划申请、采购、审批、采购谈判、采购招标、采购订单、订单查询等相关业务，当这些业务进行完成后，物采系统自动生成订单。
当生成订单的同时，根据数据对照转换表在SAP系统中自动生成采购订单，并且物采系统订单和SAP系统采购订单形成对应。而后由SAP系统进行采购订单审批、入库发货、采购结算等后续的工作。通过“订单转化接口”物采系统实时向SAP系统转换采购订单。
通过上述方案，采购数据由物采系统录入，传递到SAP系统中进行处理，保证了企业物资采购业务流程的完整性，加强了企业物资采购业务管理的需要。
而在SAP和物采系统的供应商和物资编码都通过由编码申请平台申请要求进行申请，编码申请平台将申请下来的编码同时传递到SAP和物采系统中。这样就形成了编码及物资单位的唯一性、一致性、及时性，更好 地保证了SAP和物采系统的融合衔接。而对这些编码的管理全部由物采系统进行管理，并对供应商管理更加科学细化。
结合企业及下属地区公司繁多、数据量大特点，在SAP与物采系统数据库里分别建立了SAP与物采系统数据对照转换表，根据数据对照转换表建立了中间数据库，从而进行物采系统订单和SAP系统采购订单字段之间相互转换，保存到中间数据库。如图1所示。
数据对照转换表主要保存在中间数据库，数据对照转化表主要根据SAP和物采系统数据形成一一对应的逻辑关系。数据对照转换表主要包含主数据和订单转换表。物采系统根据数据对照转换表把相关数据转换成SAP系统所需要的数据，从而使SAP系统随机生成采购订单进行相关业务操作。然后SAP系统把创建的采购订单业务操作完成后，在物采系统就可以进行采购订单查询等相关操作。
这样就使SAP和物采系统的采购业务衔接在一起，使物资采购业务流程形成了完整性。加强了企业物资采购业务管理的需要，实现了管理与交易一体化的统一物资采购信息平台，促进了物资采购业务处理自动化、业务管理规范化、决策支持智能化的要求。
4 结束语
通过SAP与物采系统融合衔接设计，很好的完善成了企业物资采购业务流程，使企业物资采购管理信息系统与SAP系统形成一体，实现了管理与交易一体化统一的信息平台。很好地满足了SAP与物采系统融合要求。通过SAP与物采系统融合衔接设计，它为今后一些系统的融合衔接提供思路，更重要的是也为今后其它系统与SAP系统的融合提供了参考与借鉴。
参考文献
[1] 黄佳.SAP程序设计（第一版）.北京：机械工业出版社，2005-04.
[2] 王宏.实战SAP程序开发.北京：电子工业出版社，2006-08.
[3] 黄佳.SAP高级应用开发.北京：人民邮电出版社，2008-10.
[4] 唐嘉，彭功涛，方玉凤.SAP实用程序开发进阶.北京：兵器工业出版社，2012-03.
[5] 刘雪飞，王雪飞，王申强.网络线路数据流量监视的实现[J].信息网络安全，2012，（11）：60-62.
[6] 梅锋，孙东滨.IPv6环境下网络取证研究[J].信息网络安全，2012，（11）：82-85.
本院从2000年初期便已规划了“本院实际的全面信息化管理系统”，但由于资金和人员等诸多方面的条件限制，公文和人力资源管理、采购和库房管理、设备管理和标准及图书资料管理一直未纳入系统之中，随着本院事业不断发展，上述内容的管理对象越来越庞杂，因此急需开发一套对上述内容进行有效的、规范的、高效的管理办法的自动化管理系统（office Automat ion System，也称OA系统）。
OA系统主要是利用计算机、通信和自动控制等技术与设备。实现办公业务的自动化，
它是提高办公效率、办公质量和实现科学管理与科学决策的一种辅助手段，大致经历了三个阶段：第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现化办公设备。；第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用了电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理、表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等；第三个阶段的主要标志就是办公过程中的网络技术的普遍使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了文件的共享、网络打印共享、网络数据库管理等工作。
目前，办公自动化系统的版本很多，从软件架构上分，即有传统的基于局域网结构的
C/S（客户端/服务器）架构软件，也有利用现在网络技术开发的基于Internet平台 的B/S（浏览器/服务器）架构软件，随着网络安全设备和网络安全技术的进步，B/S架构软件不但具有了传统C/S架构软件的安全特点，还因其部署简单，后期维护量小而有逐渐替代传统C/S架构软件的趋势，它们通过先进的网络应用平台，建设起安全的、可靠的、开放的、高效的信息网络和办公自动化、信息管理电子化系统，对内为管理部门提供了现代化的日常办公条件及丰富的综合信息服务，实现档案管理自动化和办公事务处理自动化，以提高办公效率和管理水平；实现各部日常业务工作的规范化、电子化、标准化、增强档案部门公文档案、人事档案等档案的可管理性；实现信息的在线查询、借阅，最终实现“无纸”办公；对外则进一步扩展了为单位之间或者组织之间的信息交流渠道，从而达到利用计算机系统来提高办公效率，加快各种办公业务流程处理速度的目的。
在件的功能上，市场上商品化的OA系统主要以公文管理为主，无法有效解决本院日常管理中所遇到的诸如设备计量管理、采购流程化归一管理、标准有效期的管理、培训的规范化管理等问题，因此一套符合本院工作和管理实际情况的OA系统便成了本院统合管理中所面临的各种问题的最好解决办法。
二、项目开展的难点
本次OA系统是在已有十年开发、完善检验管理系统的信息化工作经验，但从系统开发的具体内容来看，由于检验管理系统主要是针对检验工作的管理、检验流程、环境设置等基础设计工作在本院购置该软件之前就已经形成，本院具体设计、开发的报告模块的格式和内容绝大部分都是按照国家相关标准、规程做支撑。
OA系统的开发是对既有工作流程的数字化，因此系统设计必须以本院的实际工作模式为蓝本，既要最大程度的忠实于本院的管理模式和管理流程，又要通过程序设备实现工作流程的规范，解决目前管理模式中人员操作所造成的管理偏差，这也意味着OA系统的设计要从工作流程和控制理念的设计开始，通过流程的优化和权限的设计实现整体的程序管理工作，并通过具体表单的设置来达到与本院质量管理系统和行政管理制度的统一。在具体实施过程中，所涉及的关键步骤主要包括权限设计、系统流程设计、表单设计、数据库设计、程序开发、测试和再完善，在这些步骤中，需要本院做的关键和难点是权限设计和系统流程的设计。由于权限设计必需以系统流程设计为基础，因此本项目开展的难点是系统流程设计。
三、工作流程的抽象化
1、系统总体框架设计
考虑到实际使用的方便性，OA系统的开发采用在现有检验管理系统的基础上进行扩充的方式来实施，即将原有的检验管理系统功能设置为“检验报告管理模块”，新开发的OA系统设置为办公自动化管理模块，并由这两大模块组成新的特种设备检验管理系统。
在OA模块的子模块设计上，根据具体开发内容设置了采购管理、培训管理、公文管理、设备管理和图书资料管理等五个功能模块。
2、采购管理流程的抽象化
本院的采购管理执行本院质量管理体系中的《采购服务和供应品管理程序》。在实际工作中，质量技术部和院办公室为本院采购工作的两大主要执行部门。办公用品及其它通用物品由办公室负责采购。图书由于涉及到标准的有效期管理等问题，由负责标准管理的质量技术部负责采购。设备类由于技术性和专业性都较强，因些一般由使用部门提出申请，由负责设备管理的质量技术部负责通过招标等方式进行采购。
3、设备管理流程的抽象化
本院的设备管理执行院质量管理体系中《仪器设备管理程序》。仪器设备管理的重点包括设备出入库、设备配发、设备借用、计量检定、日常维护等方面，其中仪器设备的计量检定、维护保养是设备管理中的主要工作，在该模块的设计中，采用了维护和检定的预警、报警机制对这两个环节进行管理，可有效减轻人工管理的压力，提高管理的有效性。此外，设备借用、设备损坏、丢失等问题也是设备日常管理中常见的问题，在模型中也通过程序化的处理机制得到了很好的解决。
4、培训管理流程的抽象化
目前培训工作中面临的主要困难是部门领导和院主管领导不能很好地掌握受训人员的培训时间、地点、内容等情况，培训资料的收集困难、培训主管部门对再培训开展情况方面的信息收集比较困难，且再培训资料的收集也比较困难，培训费用统计困难等。为了规范这些方面的工作，在培训管理流程的设计中考虑了如下原则：
1》所有培训均需由参加培训人员填写培训申请表，经部门负责人，院办公室和主管领导审核后才能实施
2》由主管院领导在审核培训申请时根据培训内容决定是否需要进行再培训及再培训的范围
四、小结
1》本院以实际管理模式为蓝本，通过将实际工作流程进行抽象化和程序化，最终形成了包括采购管理、设备管理、图书管理、公文管理和培训管理等五个子模块，以工作流程驱动的OA管理系统，系统设计贴近工作，可实现相关工作环节的全面管理。
2》系统通过设计灵活的权限分配方案，为不同的工作流程和不同人员分配不同的权限。
3》系统通过不同模块中的预警和报警功能，可以使工作更具计划性和目的性
【关键词】信息化技术；石油企业；物资管理
石油企业对于国家经济发展起着至关重要的作用，面对日益激烈的国际竞争，新的石油政策与法规不断颁布，如何进行物资采购管理的改革与创新显得尤为重要。物资采购涉及到编制采购计划、询价、采购、保管、发放领用等各个环节，整个过程涉及到的信息不仅分散而且波动性大，原始的处理方式和简单信息工具缺乏整体信息的执行、反馈、监控、共享的手段。畅通信息传递渠道，全面整合供求信息，建立物资管理的信息处理平台是解决这一问题的有效途径；同时，也能为提高物资管理水平和质量提供决策支持。
一、信息技术的优势特点
在信息技术发展迅速的社会中，各个行业的发展都离不开信息技术，信息技术凭借着其强大的信息综合处理功能，实现了信息管理的新方式，利用各种软件实现了信息综合，可以按照操作者的意愿进行信息处理。同时互联网技术的应用，实现了信息之间的互通，将世界变得很“小”，可以实现远距离的信息传递，这对于物资采购管理而言很关键，通过互联网信息收集实现物资对比，最终选择合适的产品，这对现代物资管理有很大便利性。
二、物资采购管理面临的问题
（一）供求信息缺乏针对性。一是存在着多批次小批量的问题。二是物资供应生产厂家的批量生产存在着高批量的问题，实际需要与供应量不匹配。三是未对供应商资料进行实时档案化管理，对供应商的推荐、考核、使用不规范。（二）供求信息有效性不足。供求信息是物资采购管理的基础，可靠的供求信息便于石油企业和物资供应商之间进行沟通和买卖，同时有效的信息是采购管理的基础，现阶段物资供求信息可靠性不足，经常会出现完整性、实时性等方面的问题。例如对于同一种物资，有多个供应商，物资信息提供不全，在采购过程中会造成物资质量与要求不符等情况；对供应商的实际情况不了解，导致在选择供应商时仅根据档案记载情况对供应商进行选择，缺乏对供应商现阶段的调查了解。（三）缺乏科学的物资采购管理体系。一个科学有效的管理体系对物资采购很重要，在激烈的市场竞争和飞速发展的科技面前，专业的管理人员、规范的采购形式和统一的采购渠道都需要一个科学的管理体系支撑。现阶段物资采购管理中缺乏专业的管理人员，由于企业对物资采购工作不重视，忽视对相关人才的引进和培养，使得工作人员技术、思想等方面都受到影响。同时采购形式和采购渠道管理不到位，造成了物资采购工作问题不断，影响工作的稳定性。
三、信息化在物资采购管理中的应用措施
石油企业要充分认识到信息技术的重要性，将其运用到企业管理的各个方面，尤其是物资采购这种工作量大且复杂的工作，更需要信息技术的辅助。（一）建立物资采购管理平台。采购管理平台的建立是实现信息化的关键一步，石油企业要针对物资采购管理的特点进行分析，设立科学有效的物资采购平台，充分利用互联网的优势进行信息收集整理，将管理平台打造成集物资信息、供应商信息等为一体的自动化平台，实现平台订单管理系统，实现物资采购管理自动化。要注重信息平台的宣传，让更多供应商参与到平台的建立中去，实现信息平台的建立完善。（二）实现内部管理信息化。物资采购不仅需要和供应商之间进行沟通，还要与企业其它部门保持密切沟通，对各部门物资需求情况进行了解，以便更好地进行物资采购。针对这种情况建立信息化档案，利用物资精细化管理系统对各部门物资详细情况进行记录分析，通过系统平台实现信息对比，进行信息调用，确保信息可靠性。也便于对各个部门物资需求情况进行详尽分析，制定分析表、分析图，便于资金管理等工作的进行。同时能够有效避免因为物资剩余或者采购过多造成的物资浪费。
四、结语
物资采购对石油企业的发展有至关重要的作用，我们要充分认识到物资管理的重要性，明确物资管理中的问题，采取更好的解决措施；认识到信息技术与物资管理相融合的必要性，充分发挥信息化优势，有效避免物资采购过程中的供求信息、信息交流等方面的问题，有效提升物资采购管理水平，促进石油企业的发展。
作者:张少华 单位:中石化石油工程地球物理有限公司华北分公司
【参考文献】
一、信息技术的优势特点
在信息技术发展迅速的社会中，各个行业的发展都离不开信息技术，信息技术凭借着其强大的信息综合处理功能，实现了信息管理的新方式，利用各种软件实现了信息综合，可以按照操作者的意愿进行信息处理。同时互联网技术的应用，实现了信息之间的互通，将世界变得很“小”，可以实现远距离的信息传递，这对于物资采购管理而言很关键，通过互联网信息收集实现物资对比，最终选择合适的产品，这对现代物资管理有很大便利性。
二、物资采购管理面临的问题
（一）供求信息缺乏针对性。一是存在着多批次小批量的问题。二是物资供应生产厂家的批量生产存在着高批量的问题，实际需要与供应量不匹配。三是未对供应商资料进行实时档案化管理，对供应商的推荐、考核、使用不规范。
（二）供求信息有效性不足。供求信息是物资采购管理的基础，可靠的供求信息便于石油企业和物资供应商之间进行沟通和买卖，同时有效的信息是采购管理的基础，现阶段物资供求信息可靠性不足，经常会出现完整性、实时性等方面的问题。例如对于同一种物资，有多个供应商，物资信息提供不全，在采购过程中会造成物资质量与要求不符等情况；对供应商的实际情况不了解，导致在选择供应商时仅根据档案记载情况对供应商进行选择，缺乏对供应商现阶段的调查了解。
（三）缺乏科学的物资采购管理体系。一个科学有效的管理体系对物资采购很重要，在激烈的市场竞争和飞速发展的科技面前，专业的管理人员、规范的采购形式和统一的采购渠道都需要一个科学的管理体系支撑。现阶段物资采购管理中缺乏专业的管理人员，由于企业对物资采购工作不重视，忽视对相关人才的引进和培养，使得工作人员技术、思想等方面都受到影响。同时采购形式和采购渠道管理不到位，造成了物资采购工作问题不断，影响工作的稳定性。
三、信息化在物资采购管理中的应用措施
石油企业要充分认识到信息技术的重要性，将其运用到企业管理的各个方面，尤其是物资采购这种工作量大且复杂的工作，更需要信息技术的辅助。
（一）建立物资采购管理平台。采购管理平台的建立是实现信息化的关键一步，石油企业要针对物资采购管理的特点进行分析，设立科学有效的物资采购平台，充分利用互联网的优势进行信息收集整理，将管理平台打造成集物资信息、供应商信息等为一体的自动化平台，实现平台订单管理系统，实现物资采购管理自动化。要注重信息平台的宣传，让更多供应商参与到平台的建立中去，实现信息平台的建立完善。
（二）实现内部管理信息化。物资采购不仅需要和供应商之间进行沟通，还要与企业其它部门保持密切沟通，对各部门物资需求情况进行了解，以便更好地进行物资采购。针对这种情况建立信息化档案，利用物资精细化管理系统对各部门物资详细情况进行记录分析，通过系统平台实现信息对比，进行信息调用，确保信息可靠性。也便于对各个部门物资需求情况进行详尽分析，制定分析表、分析图，便于资金管理等工作的进行。同时能够有效避免因为物资剩余或者采?过多造成的物资浪费。
【关键词】信息化系统；医院物资管理；促进作用
随着社会不断进步和发展，人们的生活水平越来越优质，对医疗服务的要求更严格和苛求。近来，我国医疗行业发展迅猛，为人们的生活提供医疗保障，但发展的过程中也面临着诸多的问题和挑战。物资是医院得以生存和发展的必需品，这就决定物资管理是医院管理中的重中之重，也是决定医院经济效益和社会效益的法宝之一。因此，医院的管理者或经营者应该重视物资管理的方式和方法，摒弃传统的、不适宜的方法，采用先进的现代的管理理念和手段，充分利用信息化技术，提高医院整体的物资管理水平，保障物资的供应和需求。物资管理的信息化有助于提高物资管理的效率，便于获取更详尽的物资数据，为医院物资招标采供、盘活库存、提高物资利用率、预算编制决策等提供更精确的信息依据，保障医院的长远、健康发展。
一、医院物资管理信息化系统的内容
我们医院物资管理信息化系统的内容简称为新物资系统，总分为二大类：医疗设备与运用耗材管理系统与总务物资及后勤管理系统。每一个系统按各自的功能要求分别设置不同的模块：科室业务管理、设备采购管理、新材料试剂审批、耗材采购管理、固定资产管理、中心库房管理、二级库及高值管理、应付帐款管理、质量管理、计量管理、设备案卷管理、业务综合查询、报表统计分析、基础字典维护、HIS收费接口、系统权限设置。模块一：科室业务管理包含业务数据分析（分析图）、待完成工作量，各科室可以按各自的需要生成科室采购订单，并可查询本科室的入库单与出库单，帮助了解科室物资设备启用时间，并把物资设备维修等数据提供一目了然的分析图。模块二：设备采购管理包含采购计划编制、预算年度管理、年度预算审核、采购合同管理、采购员维护与设备临床试用申请及捐赠。模块三：固定资产管理，从设备到货、安装、调试、验收，台帐管理、设备资产明细到固定资产折旧计提、资产分摊、统计与处理，再到资产台帐查询，为医院设备资产管理提供精准的数据保证。模块四：耗材采购管理包含物资采购计划编制、订单生成、订单管理、二级库采购申请及采购订单明细查询。模块五：中心库房管理包含入库处理、出库处理、物资配送、转科处理、报废处理、盘存处理、单据冲红处理、期末结转处理、物资请领平台、会计凭证接口、证件资料过期查询、注册证案卷查询、证件资料管理。模块六：应付帐款管理包含发票登记、付款管理、付款单查询、付款单明细查询、应付帐款查询、应付付款查询、应付款余额汇总、应付款余额明细、发票末到查询、应付款收支月报与发票明细查询。模块七：业务综合查询包含入库单查询、入库单明细查询、出库单查询、出库单明细查询、转科单查询、转科单明细查询、报损单查询、报损单明细查询、库存批次查询、业务明细查询、库房库存清单查询、科室物资清单查询、库房票据查询与会计账簿查询，等等共13个模块，在分级维护、按需修整、新功能增补的情况下，按不同的模块功能需求，设置不同的分级管理与查询（访问）权限。通过信息化系统对物资的使用情况、库存情况以及物资的质量等进行严加防控和把关，减少重复采购的次数和频率，提高采购资金的使用效率提高医院的办事效率，进而推动医院工作的顺利开展提高医院整体的服务质量和水平，为社会公众提供更优质的服务，赢得社会公众的信任。
二、信息化系统对医院物资管理的促进作用
1.协调物资和财务工作
采用信息化系统之前，医院的物资采购环节和财务部门之间存在一定的时间差，即财务部门不能对物资的资金情况实时了解，财务管理工作通常是在物资管理工作后进行，这就会给财务工作造成一定的麻烦。信息化系统的建设，实现部门之间的信息共享，物资管理工作和财务管理工作能够同时进行，推动医院内部之间的信息交流的开展，确保财务工作能够更完善和健全。
2.优化物资库房管理方案
信息化系统的采用和实施，避免传统医院物资管理的弊端，如登记数量和实际库存数量不相符。医院传统的物资管理是由人工记录来完成的，若出F统计错误等，就会导致库存物资积压，造成资金的大量浪费，更严重导致医院的正常经营活动无法延续。信息化系统完美的躲避这一问题的出现，申领人员需要在系统上申请物资的认领、确认等工作，申领人员获得物资后就需要确认已收到该物资，系统就会对物资的余量进行更新和传递，其他部门的工作人员也会马上知晓。信息化系统对物资出入库信息的记录与对物资的实际操作几乎同时完成，并能实现整个系统内信息资源共享，以确保登记资料与实物一致。与此同时，物资采购人员通过登录系统，可以对各物资的使用情况和余量情况更加了解，或通过设置物品库存下线的警报，方便他们进一步设立采购计划，避免出现部分物资断货的情况，影响各工作人员的工作进度。更重要的是减少库存资金占用的情况，提升资金的使用效率。
3.提高医院进行物资盘点的效率
随着全球化进程的加快和社会的发展，国外的物资进入我国国内，导致现在医院的物资种类众多、名称很难分辨和记忆，这就给手工的物资盘点人员带来很大的难度和麻烦，也会造成精力和时间的浪费。信息化系统的发展和应用，实现物资盘点的高效率和准确度，促进物资管理自动化的推广和实施。在物资盘点方面，首先要在入库的物资或包装上粘贴条码，利用信息化系统的条码管理技术对条码进行扫描，大大提高物资盘点的效率和精确度，降低物资管理人员的劳动强度，错误发生率也降低，医院的劳动成本也减少了，为实现物资管理的自动化奠定一定的基础。电子化程度越高，规模化、高效率、低成本就会越有可能。
三、结语
医院物资管理信息化系统的建设，是我国社会发展的必然要求，也是现代医院得以生存和发展的重要法宝。在医院中应用计算机技术，有利于优化物资库存管理、提高物资盘点的效率、确保物资供应的不间断，进而提高医院物资的质量和水平，不断推动医院健康发展，是医院达到经济目标的重要途径。
各省、市、区自来水公司在对其仓库资源进行优化配置的同时，也必须对信息资源进行优化配置。随着信息时代的到来，信息量与日俱增，但是对于自来水公司的仓库管理需求而言，有效信息则是稀缺的。如果自来水公司无法优化配置信息的话，很可能会影响到公司的生产经营决策和组织管理，甚至给公司带来不必要的经济损失[1]。现代信息技术发展很快，仓库信息设备类型多样，价格较高，且自来水公司对信息技术设备的需求量较大。所以，对仓库信息技术与设备进行科学配置是很有必要的。
2自来水仓库管理系统的设计
2.1采用先进的系统开发设计思想
①利用自来水仓库现有的软硬件环境，采用先进的管理系统开发方案，力争在现有条件下，最大程度地提高系统开发水平和应用效果。
②系统应符合自来水仓库管理的规定，满足仓库货物日常的进销存的需要，并达到操作过程的直观、方便、实用、安全等要求。
③系统采用模块化的程序设计方法，既便于系统功能模块的组合，又便于未来参与开发的技术人员补充、维护。
④系统应具备数据库维护功能，能及时根据用户需求进行数据的添加、删除、修改、备份等操作。
⑤充分应用高科技产品软件化、网络化管理自来水仓库。
2.2自来水仓库管理系统的设计通过调查分析，自来水仓库管理的重点就是采购、库存、资料和查询管理。笔者设计自来水仓库管理系统就是从基本业务入手掌握自来水仓库管理的全面信息化。下文笔者从自来水仓库管理的信息流程开始展开对自来水仓库管理系统的分析。采购管理：对仓库采购环节中发生的收货、退货与统计进行管理。库存管理：自来水仓库管理系统是一个动态的过程控制系统。主要处理对象是库存进出业务过程，而业务的发生具有动态、并发、时序的特征，具体表现为:库存量的变动。任何入库、出库业务都将改变库存产品的可供量，从而制约着其他业务的发生。因此，这些变动必须得到及时的反映。自来水仓库管理软件系统的库存管理实现了这种动态过程控制。查询管理：对采购过程和价格进行查询跟踪。资料管理：定义了自来水仓库管理系统的一些基础数据信息，这些信息是整个软件的运行基础，保证软件其他模块的正常运行。
3自来水仓库管理系统数据库设计
自来水仓库管理系统的数据库设计主要是围绕库存来展开的，入库使产品库存增加，出库使产品库存减少，因而就有产品库存表。而入库单表详细记录着入库单的详细情况，出库单表详细记录着出库单的详细情况。基本的出入库操作就由出库单和入库单两个数据库表进行记录。通过对产品库存的监管就可以实时知道仓库里有多少货物，什么时候该进货，使用情况如何等，因此，好的数据库设计能够为仓储企业的业务管理起到优化作用。
4自来水仓库管理系统的实现
4.1出、入库管理出、入库管理实现对采购信息的管理包括采购、退货、领料、退料、盘点、保存信息，从货品进出角度入库分为：采购收货和退料，出库分为：采购退货和领料。从供应商角度分为采购收货和采购退货，从工程项目角度分为：领料和退料。
4.2进度库单据确认在传统库存管理基础上，为了保证单据的准确无误，顺利与财务对接，系统增加单据确认模块，对每一笔进出业务进行二次确认。单据一旦被确认后，系统将锁定该单据。
4.3库存盘点在库存货品增加了低成本的一维条形码，在单一货品清点或库存盘点时，借助无线扫描PDA，对货品快速扫描进行仓库库存盘点，可以使管理人员快速高效地进行盘点，原本手工盘点几天的工作量，可以提高到数小时就能完成。
5小结
