时间：2023-08-11 16:56:15
序论：在您撰写各部门档案管理时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
【关键词】地质部门 人事档案管理 改革 问题
【中图分类号】D035.2 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2015）06-0015-01
一、前言
人力资源是第一资源，人才，每个单位都渴望。怎样知人善用？往往人事档案就是提拔人才的重要依据。人事档案是详细地记录着每一个工作人员的工作经历、业绩和才能的文件，包含着种种的个人隐私。目前，随着地质部门的不断改革，尤其是在地质部门人才战略上，人们越发地感受到人力资源的重要性。为了提高地质部门人事档案上的管理水平，我们就必需充分利用人事档案的优势及其作用，改进改革中出现的问题。
二、改革中地质部门人事档案管理存在的问题
1.人事档案管理人员的数量不足
人事档案的管理工作繁琐、复杂，任务庞大，并且具有极高的系统性与连续性，因此，其这样的特点对于人力数量上的投入也是相当多的，不然人事档案管理的质量就难以保证。在地质部门当中，会出现专门管理人事档案的工作人员较少，或者没有的一种现象。这样的现象会大大的淡化了大家对人事档案管理工作的重要性，而且也会一定程度上降低了人事档案管理的水平及其质量。
2.人事档案管理的设备与制度不完善
领导对人力资源的管理越来越重视，但是在人事档案管理的工作的投入还是不够。比如，在设备上，人事档案管理依旧采取纸质记录，缺乏时效性和先进性。在制度上，条文规定通常都笼统地制定，没有与本部门的特点和文化相结合，缺乏科学性和针对性。加上“手工模式”的管理会很大程度上拖慢管理工作的进度，降低人事档案保存的质量和工作人员的效率。
3.人事档案记录材料作用不理想
在审核人事档案内容的过程中，发现其中的某些项目内容单一而且参考价值低，某几项项目内容相似，造成资料繁杂多余。同时，浪费人力物力，导致管理成本的增加。另外，由于部分职工对人事档案的不重视，对资料的填写随意不真实，内容前后不一致。这样的行为将会导致档案所传递的信息失去其作用，也会使领导者得不到可靠的人事信息和人事档案就不会产生其应有的价值。
4.低下的人事档案管理水平
没有专门的管理人员，在资料审核的这一阶段的工作就会做得相对马虎。一大部分的材料还是靠手工分类排序再分别加工，整理装订，整个程序不仅复杂费时，而且一环扣一环，前面误则后面错，这样就会降低效率。
三、改进地质部门人事档案管理的建议
1.务求档案管理员专业化
人事档案的管理工作是具有高度的系统性、条理性与严密性。在其位则谋其政。档案管理工作人员必须具有相当的职业素养和高度的责任感，不得随意传播档案中的隐私而影响地质部门的团结与工作。对档案管理人员需进行具有地主部门特色的教育培训，提高自身的专业程度。再深一层，必须增添人事档案工作团队的人数，务必做到量上与质上的改变。除此之外，为了跟上时代的步伐，必须挑选熟悉信息技术的年轻工作人员担任本职务，确保有精力有耐心的对待档案的繁琐工作。
2.保证档案管理制度规范化
为了使得本部门人事档案管理透明化、规范化，对人事档案管理的措施和规章制度进行的进一步的完善是势在必行。特别是地质部门的上级领导们的对人事档案管理提高相应的重视，不然，人事档案的管理工作就难以落到实处，人事档案的价值就不易体现。对于档案材料的收集的制度，档案管理人员必须严格执行，本单位非管理人员必须遵守。
3.确保人事档案内容真实化
结合地质部门发展的特点，更深一层根据个人事实丰富材料的内容，目的是未来得到更加全面更加完整的人事资料，强化地质部门的人才发展战略，增强地质部门人才建设服务的功能。建议根据地质部门职工岗位的类别设置对人事档案进行重新分类，制定对各类型人才的材料的收集、审核、管理的标准，增强针对性和具体性。
4.力求档案管理设备先进化
一改以往的手工模式，跟进科技的步伐，把人事档案管理信息化，数字化。把先进的计算机技术和相关的应用程序应用到人事档案管理中，构建管理信息化的高效模式，争取最大限度发挥人力物力资源的价值。建立人事档案的数据库系统，利用扫描仪等先进的现代化设施，把数据录入系统，不仅高效，而且文字图片并存，实现了形式多样化，信息具体化。实行人事档案动态管理，对本部门的职工个人情况及时更新，提高效率，而且电子化的档案占用空间少，使用期限却很长，可谓功能强大。
四、结束语
地质部门人事档案管理的改革是必然的。破旧立新，管理才能得以完善，才能符合新环境下的地质部门对人事的需求。积极改善部门人事档案的信息化建设，加强管理人员的能力和提高管理人员的职业素养，利用档案的信息资源，才能够为地质部门的各个岗位提供更有能力的人才，才能尽最大的可能为本部门提供优质的服务。
参考文献：
关键词：房屋；管理员；电子档案；档案管理
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：
引言：随着城镇化进程的加速发展，城市建设规模的不断扩大，道路、市政配套、房屋建设较之前有了巨大变化。住宅及商业用地不断推出，商品房及商业办公用房的建设工作已经成为城镇化发展的主要表现。在此建设过程中，房地产企业作为投资建设的业主方，有着重要的地位。房地产企业作为业主方，在工程竣工后交付使用前，有两大验收需要通过，一是工程实体验收，二是工程档案验收。由此可见，工程档案与工程实体同等重要，两者密不可分。房地产企业作为一个企业来说，不单单只有工程档案，在运行过程中还会形成行政档案、人事档案、成本档案、营销档案、财务档案等。本文以项目公司为例，就如何做好这些专业档案的管理工作来进行探讨。
1、房地产企业项目公司档案管理现状
1.1制度执行力度不够，领导重视不够，各部门档案未能集中统一管理。集团档案管理制度下发已经较长时间，制度培训也已开展几次，但仅凭档案管理员个人能力，无法完成集中统一管理，公司领导对档案管理工作没有切实的重视，对集中统一管理没有要求，对一些财务档案、人事档案等属于公司层面的保密资料的考虑，致使各部门档案没有集中统一管理。其实说白了，就是专职档案管理员，只有责任，没有权利。公司赋予专职档案管理员有对接集团及外部相关单位一切检查及制度执行的责任，但对下，却没有管理各部门兼职档案管理员的权利，致使制度执行不下去。
1.2由于办公条件的限制，要实现档案的集中统一管理难度较大。档案室过小，办公地点不固定。往往很多项目公司，办公地点根据项目地点来定，无法长期固定在一个办公场所，经常搬迁，导致档案资料在搬迁过程中部份丢失或不同程度的损毁。因办公环境限制，公司无法给专职档案管理员较大的档案室，档案室面积较小，无法容纳公司所有专业档案的入库保管工作。分配给各部门仅是较小的一个个的档案室，各部门自行保管部门档案。
1.3兼职档案管理员专业知识不够，人员变动较频繁。兼职档案管理员往往不只负责本部门档案业务工作，都还有一份主要的本职工作，档案收集整理仅作为副业，招聘时也未注明需有档案管理业务知识。因仅是兼职的档案管理员，主管工作并不在此，故工作变动机率较大，移交工作较频繁，导致移交不细致，有档案遗漏现象。
1.4资料繁多，归档不及时，尤其工程施工过程资料。房地产企业档案，包含工程档案、行政档案、人事档案、财务档案、成本档案、营销档案等，这些档案分别由责任部门负责收集整理归档，经办部门由于考虑到资料的后续利用问题，往往不会移交到专职档案管理员处保存。施工过程中形成的施工资料，往往是现场施工完成后补，等工程竣工后才能完整移交。
1.5电子档案归档工作较差。目前来讲，大家对电子档案的归档意识不强，电子档案都放在经办人电脑里，兼职档案管理员对电子档案的内容及数量并不清楚，造成收集不及时，不完善，从而导致公司电子档案归档工作的严重缺失。更有一些对电子文件随意进行增加、删除、修改等操作，不把电子文件作为档案来源对待，因而是原始的电子稿件面目全非，影响电子档案的保存价值。
2、就目前档案管理的现状，解决办法
2.1加强制度学习，严格贯彻落实制度要求集中统一管理。确定档案收集整理归档的统一标准，建立公司档案管理制度，组织全体员工，认真学习档案管理制度，加大各部门负责人对部门档案归档的重视程度，从上而下的引导大家严格按制度执行。建立奖惩措施，对档案整理较好移交及时的个人予以奖励，对未按照规定整理移交的予以处罚。
2.2克服办公地点不固定的弊端，搬迁过程中切实做好档案的打包装箱工作；搬迁后及时拆箱整理。不定期对各部门档案归档工作进行检查，督促及时整改，对各部门档案室进行定期检查，对档案整理不规范情况进行整改复查，对档案库房里设备不合要求情况进行整改。每年定期对各部门档案室档案归档情况进行统计，切实掌握各部门档案状况。
2.3定期组织兼职档案管理员进行档案管理制度培训，加强业务知识学习。公司定期组织兼职档案管理员进行集中培训学习，相互沟通，对资料收集过程中产生的问题进行集中解答。尽量保持兼职档案管理员的稳定性，兼职档案管理员离职需专职档案管理员签字认可，所保管档案资料需全部移交专职档案管理员方可离职。
2.4针对各专业档案内容繁多，归档不及时现象，制定统一的标准，明确归档的时间节点和归档范围。公司专门设置兼职档案管理员，负责各部门归档资料的收集整理工作，对经办人员进行催收，及时整理归档入库。施工过程中的资料，需由施工单位资料员进行收集整理，过程中督促施工单位资料员，不定期对施工过程资料进行现场检查，发现问题及时整改落实，对资料不及时现象进行严肃处理，杜绝事后补资料。
2.5电子档案的收集主要靠经办人自觉移交，为此，制定一整套电子档案收集整理保管的制度要求，经常组织全员培训，让大家养成电子档案自觉移交档案管理员的习惯。电子档案的保存方面，刻录只读光盘，使用可保存50年以上无障碍使用的优质只读光盘，索尼、三菱等进口光盘。使用专门的光盘档案盒，并对每份光盘档案进行说明。
3、总结
针对目前大多数房地产项目公司来说，要彻底解决档案管理方面的问题，归根结底是制度的制定和贯彻落实。房地产企业根据自身情况及条件，制定一套切实可行的档案管理制度及奖惩措施，根据企业发展的程度不断完善各项档案管理制度，坚持走依法治档的道路。引导企业领导重视档案管理工作，明确领导的职责要求，形成企业领导主管，各部门协同，档案部门档案管理员具体负责的管理模式，才能确保档案管理制度的最终落到实处，才能保证房地产企业档案的完整性、准确性。企业保存档案的最终目的是为了档案的利用，只有档案保管做到的完整性、准确性，才可能对最终的利用起到作用，否则，档案管理工作就是虚的，无意义的。
参考文献：
[1]郭美孝：建设项目档案收集归档存在的问题与对策[J].机电兵船档案，2008（1）.
[2]高峰：浅谈房地产建设项目档案管理[J].浙江档案.2000.6.
[3]董桂英：房地产企业的档案管理[J].兰台世界，2006.4.
档案资料的收集是医院档案信息资源建设的一项重要工作，是做好其他管理和利用工作的基础，直接影响医院档案管理的质量。尤其是涉及到信息的准确性、真实性与全面性，进而影响医院档案信息的有效使用，医院经济效益的提高。现实中有些部门的人员对材料归档认识不清，认为自己部门较为重要的材料理应由自己保管，不向档案部门移交。使本应归档的档案材料留存于个人手中，影响了档案信息的完整与全面。
面对存在的问题，我们医院与时俱进，将绩效考核工作引入到档案的收集工作中，对各部门档案工作进行科学合理的考核，促进了各部门档案收集工作的积极性，有效地解决了上述存在的这些问题。
一、绩效考核理论概述
绩效考核，最早由美国提出并实施。该理论主要关注考核主体的多元化问题，考核信息的来源包括与被考核者发生关注关系的多方主体，以此对被考核者进行全方位、多维度考核的过程。该考核理论较之于传统的绩效考核理论优势在于变传统的单一的考核主体为多元的考核主体，不再只把上级的考核作为被考核对象的唯一来源，而是将在组织内部与各部门之间有关的多方主体均作为绩效考核的来源。
绩效考核理论被应用于内部对各科室的考核过程中，因其科学性和客观性获得青睐。绩效考核可以按照档案工作的好坏来进行绩效考核，按分数的多少，发放绩效奖。
二、绩效考核理论在档案考核中的应用
在对各部门档案收集整理过程中，档案部门、各业务部门都是与被考核的部门相关的主体。据此，在对各部门档案考核过程中，考核主体应包括档案部门和其他平行业务部门。其中，档案部门作为指导和考核各部门档案工作的主要机构，在考核过程中占主导地位，属于被考核对象的上级指导机构，因此在考核中占较大权重（大于50%）。其他平行业务部门属于同级的考核机构，占较小权重。各部门在具体应用过程中，应根据本单位的具体情况确定不同的权重比例。
三、具体考核办法
对各部门档案工作的考核采用各部门自评、小组互评、档案室考核相结合的方式进行全方位立体式考核。同时，根据各部门和行政各部门形成档案性质的不同，逐科按接收标准分别进行考核。
（一）成立各部门的考核小组。被考核部门，经档案部门和各业务部门考核后，由档案部门将所得分值进行加权平均后，成为该部门最终的考核得分。比如：各行政部门之间相互考核，都有考核内容及相应的考核分数，按考核标准，如果达不到相应的标准，就要扣分，每个部门抽调一人，组成考核小组，各部门考核各部门的内容，各有分管，你考我科、我考他科，相互考核。根据考核得分，排成名次，每月对每个部门考核一次，按考核分值以此发放绩效奖励。这样就能够真正达到多劳多得、少劳就要少得的分配方式，公平合理，大家都非常赞同。
（二）考核评定标准。档案部门对各业务部门的考核及各业务部门间的互评考核均包括 ：组织领导（15分）、整理（20分）、立卷（20分）、归档（25分）、安全措施（10分）和加分项（10分）六个方面。组织领导主要考核业务部门领导对档案的重视程度及部门档案员的配置情况；收集、整理、立卷、归档是考核的重中之重，主要考核各业务部门移交档案的数量和整理质量，以加大档案收集的力度，促进部门立卷质量的提升；安全措施主要考核各业务部门档案的保存和对所管资料的保管条件，促进平行立卷的规范化；加分项考核档案创新和理论研究，以促进业务部门档案员参与档案编研和档案研究工作，进一步提升档案员素质。
（三）考核评定的特点
1.注重多元主体考核
变原来的仅由档案部门单一主体考核为现在的基层档案部门、类别小组、综合档案室共同参与的多元主体考核，充分调动了基层档案部门对档案的关注和参与医院档案管理的积极性。
2.注重量化考核
考核办法共分4个一级指标10个二级指标，每个指标对应不同的考核分值，考核内容涵盖了档案管理关注的全过程，杜绝了考核的主观性和随意性，促进了档案管理的规范化、科学化建设。使全员都能按考核指标及系数，拿到奖励，达到了公平性。
3.注重过程评价
坚持以评促建的工作理念，注重对基层档案工作的实时跟踪和评价。如一般考核的做法是年初移交档案后等到年底才组织开展考核。而我们医院则是在每个月都对各业务科室就档案的移交工作，是否完整、齐全分别进行考核，这样，可以让各基层部门都能及时了解和掌握本部门档案工作的质量以及存在的问题，以便整改提高。
四、考核的实践效果
自将绩效考核应用于我院的各项工作考核中，有效促进了各部门档案工作水平的提高，一定程度上提升了档案收集整理的质量，取得了较好的效果。
一是互评这一环节，通过对其他部门移交档案的实际观摩，使各部门档案员能够形象直观地了解各部门档案工作的现状，更好地促进档案员改进本部门档案工作。
二是各部门都积极履行职责，主动作为，全面加强对本部门档案的收集和归档工作，建立了相关工作协调机制，为顺利推进档案管理，起到了推动作用，为共同做好档案的接收和移交工作奠定了基础。
三是由于全方位多角度的对工作成果进行考核，考核结果公平性和可信度更高。我们将考核结果作为月绩效考核及年度绩效考核，以此发放绩效奖，作为奖励各部门移交档案的主要依据，并且得到了各部门的一致好评。
1.档案管理规范化意义
档案是相关人类文化成果的积淀，是连接古往今来的纽带。而工程项目的档案不仅是工程项目的智慧结晶，也是项目施工企业的历史记录。在未来出现问题时，档案管理能通过提供相关证据和凭证，准确判断出症状所在。工程项目档案真实准确地反映了施工过程中的详细流程，并在一定程度上保证了工程的质量安全和人员安全，对于工程事故分析、责任认定以及管理办法等都有十分重要的意义。工程项目的档案管理还能为日后研究提供借鉴和经验，增强工程项目人员的自身素质，实现对档案规范化管理。通过对档案进行规范化管理，可将档案中所涉及的工程、科技成果转化成推动工程设计行业的实际生产力。
2.档案管理规范化办法
（1）加强管理人员专业水平。工程项目往往工期较长，工程人员较多，涉及专业范围较广，形成的档案材料内容不可避免地纷繁复杂，稍有疏漏，就对档案管理工作造成较大损失。为保证档案资料覆盖全面、资料内容准确规范，首先需要加强档案管理人员的相关能力。因而，在日常档案管理工作中，档案工作人员必须具备相关专业技术水平，经常补充学习档案管理工作的新知识新方法，并能应用现代化信息手段，对档案实行高效率的整理工作。其次是档案工作人员需要经常与各部门保持沟通联系，对各个部门需要收集的材料了然于胸，并熟悉各个部门的主要工作流程，了解不同部门档案管理要求，确保档案在归档时分类正确，并对各部门人员进行档案管理的培训工作，增强其对档案法律法规的了解和档案管理的责任意识。对施工过程中的各种图纸、文字等材料进行规范化操作培训，明确各部门档案收集、整理责任，优化档案管理模式，形成自上而下，从整体到局部的档案管理工作流程，确保档案管理的规范性，加快档案管理效率，提高档案准确性与真实性。
（2）建立健全档案管理规范化制度。工程项目档案的特点决定了档案管理的难度，首先是工程项目档案反映的是工程施工过程中形成的工程详细数据的汇总，是在日后进行维护管理、改建拆除等所必须具有的参照标准，收集数据的详实程度与丰富程度都是海量的，并且在数据图纸等的规范性和准确性要求都较高。其次是工程项目档案的形成过程与工程施工密切相关，在不同阶段档案管理方式又有不同，工程项目的施工由众多不同专业构成，如水电、机电、建筑、勘探、设计、施工等，这使得档案类别具有复杂多样性，档案管理需要各个阶段不同部门分工完成，这就要求各部门间的沟通协作能力有较高要求。因而必须形成一套符合工程项目自身特色的档案管理办法和制度，依照相关法律规范对档案实行规范化管理，并遵照国家档案收集要求，建立合理归档制度，明确各部门档案归档要求，实行全面交叉覆盖制，各部门档案归各部门分别收集，然后进行汇总，从而降低档案管理难度。
3.档案管理规范化措施
首先应明确档案管理人员的职责，由单位主管领导直接负责档案管理工作，逐级向下实现档案管理责任制，把档案管理制度的建设和办法的实行落实到个人。通过成立档案工作委员会的方式，指导、检查档案管理部门的工作情况，制定档案工作规划，确保档案管理工作与其他工作同步进行，为工程设计单位的档案管理日常运行提供质量保证。并设立专门档案室，由专业人员负责对整个单位的档案管理工作，从档案归档、整理、鉴定工作到统计和保管利用方面全程进行管控，从实际出发，对档案的保管期限和使用类别等详细档案数据，编制索引工具。并充分利用计算机网络系统和先进软件技术对档案信息实现信息化、规范化管理，有目的、有计划地加强对档案工作人员的规范化管理培训工作，使其能系统性地掌握专业技术和先进理念。构建一个利于档案管理工作发展的平台，注重对档案人员工作积极性的调动，通过组织交流沟通活动，建立起激励表彰机制，促进档案人员的积极性。按绩效对其进行考核，实行有竞争力和吸引力的晋升竞争机制，保证档案管理队伍的稳定和专业，使档案人员的工作更具成就感，以跟上单位档案管理规范化建设。
结语
关键词：高校档案;管理;考核;实践;机制
中图分类号：G647文献标识码：A 文章编号：1992-7711（2015）01-091-2
《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）第三章第十四条明确提出：“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。”针对国家对高校档案工作提出的新要求，有些高校已经开始尝试将档案工作纳入年终绩效考核或对档案工作进行校内考核。但目前还没有健全的考核机制和成熟的典型案例，大家都在摸索一条既科学合理又具有实际可操作性的档案工作校内考核之路。本文将以安徽师范大学档案管理工作考核实践为样本，对高校档案管理工作考核机制进行一番梳理和探索。
一、安徽师范大学实施档案管理工作校内考核的实例分析
为进一步贯彻《高等学校档案管理办法》、《安徽省高等学校档案管理实施办法》，推动部门立卷、归档工作的制度化，规范化建设，全面提高档案管理水平，更好地为学校教学、科研、管理工作服务，2012年笔者所在的安徽师范大学进行了第一次档案管理工作校内考核。
考核紧密结合2011～2012年度全校各部门档案工作开展情况，严格依照《安徽师范大学档案管理工作考核办法》、《安徽师范大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《安徽师范大学立卷部门档案工作检查评比标准》，从各部门领导重视程度、归档时间、归档数量、归档质量、归档齐全完整度、系统著录、兼职档案员业务能力等方面进行全面考核，考核结果分为优秀、良好、及格、不及格四个等次。通过此次考核实践，对全校的档案管理工作进行了一次完整细致的梳理，暴露出有些部门在保证档案收集的齐全完整方面、电子文件和声像档案的整理归档方面、基建档案和仪器设备档案的整理归档方面存在着或大或小的问题，亟需整改。
虽然在考核过程中发现评分标准里有些条款有待讨论和调整，有些评分因素需要整合或修改，但基本上如实反映了全校档案工作的总体情况，对今后全校档案管理工作的重心和“疑难杂症”的对症处理具有积极的指导作用。
二、高校档案管理工作考核机制探索
“定期对基层单位进行档案管理的考核、评比，不但可以提高基层各单位对档案工作的重视程度，也可以加强监督机制，检查各单位每年的档案工作开展情况，推进档案管理工作的健康发展，进一步提高基层档案工作的整体水平。”[1]如何保证高校档案管理考核工作的顺利进行，关键在于建立一套科学、合理的档案管理工作考核评价机制。在任何系统中，机制都起着基础性的、根本的作用。机制的建立，一靠体制，二靠制度。档案管理工作的考核机制应与其它机制一样，着眼于体制和制度的建立，明确岗位职责，出台规章制度，并从考核方法、考核标准、考核程序、考核结果的有效运用四个方面进行科学合理的制度设计或目标管理。
1.出台考核办法等规章制度，保障考核工作的顺利进行
俗话说：“不以规矩无以成方圆”。制约机制是保证管理活动。有序化、规范化的一种机制，而形成这种制约机制就要靠规章制度来指导和约束相关工作人员。在进行档案管理工作考核之前，必须先出台考核办法等规章制度，从制度上确立考核目的、考核范围、考核内容、考核方式以及奖惩措施等。从而实现考核工作的规范化，考核方法的科学化，考核结果的公正性，以期通过考核来激励全校各部门档案工作分管领导及兼职档案员努力学习档案业务知识，提高档案工作水平。此项工作中需要注意，制度的制定必须以有关政策、法律、法规为依据。制度本身也要有程序性和可操作性，避免模糊不清或歧义的条款出现，为档案管理工作校内考核提供可供遵循的有力依据。
2.制定科学合理的考核标准，保证考核工作的公正公平
考核标准的制定作为档案管理工作考核的核心内容，为考核提供技术保障的同时，也对档案管理工作提出了具体的可量化的详细要求，使考核具有实际可操作性，有利于保证考核结果的公平公正。
制定一份科学合理的考核标准需要分三步走：第一步：确定评分因素。即首先要确定哪些因素作为评分的内容。通过对高校涉及档案管理工作的各部门进行调研，考察、走访、咨询专家等，结合档案工作实际，笔者认为把“组织领导、兼职档案员业务能力、案卷质量”三个因素作为评分内容较为合理。第二步：分配因素比重。即将评分总比重分配到各个评分因素上。案卷质量作为档案工作考核的主要内容，其分配的比重应该高些，组织领导和兼职档案员业务能力作为次要评分因素，应减少得分比重。第三步：制定评分细则。即制定各个评分因素具体分值的评定办法和评定标准。以《安徽师范大学立卷部门档案工作检查评比标准》为例，三大评分因素比重为“组织领导”占20分，“兼职档案员业务能力”占30分，“案卷质量”占50分。又将三大评分因素细化为30个评分细则，每个细则分值1～5分不等。主要考查分管领导是否履行了岗位职责，及时学习、布置、检查档案工作;兼职档案员是否熟悉本部门的归档范围，独立做好本部门文件材料的整理立卷工作，及时、齐全、完整地向高校档案馆移交档案;各部门移交的档案案卷是否齐全完整，是否符合档案整理的要求，组卷是否合理，案卷标题和保管期限是否正确，装订是否规范等等。
3.确定档案工作考核程序，保证考核工作的公开透明
（1）成立档案工作考核领导组。在档案管理工作校内考核启动之时，为保证考核工作的公开透明，应成立由校长、分管副校长、纪委、档案馆等相关部门负责人，档案工作委员会的专家组成的档案工作考核领导组。领导组可下设办公室负责考核的具体工作。
（2）部门自查。各立卷归档部门对照考核标准，对本部门档案管理工作进行自查评分后连同本部门考核时间段内的档案工作总结和支撑材料一并报送档案工作考核办公室。
（3）学校复查。档案工作考核办公室组织有关人员采取看材料、听汇报、抽查移交档案、集体评议等方式，对各立卷归档部门的档案管理工作进行复查，综合评出各部门总评分，并按照分数评定出优秀、良好、合格、不合格等级。
（4）专家审定。考核结果报送高校档案工作委员会的专家进行评审。审定后给出最终意见并形成书面材料或报告。
（5）结果公示。将考核结果公示在学校受众面较广的校园网站或自动化办公系统等平台上，公示期一般为一周左右。
（6）奖优罚劣。公示无异议后对优秀等级的部门进行表彰，对不合格等级的部门予以通报批评，并限期整改。
4.及时反馈档案工作考核结果，提高全校档案工作水平
考核不是目的，是为了促进各部门档案管理工作的整改。在考核工作结束后应将考核中暴露出的问题及时准确地反馈给各部门分管领导和兼职档案员，使他们在今后的档案管理工作中有针对性的弥补不足。高校档案馆也应利用考核结果，有针对性地开展档案业务指导工作。对各部门在考核中暴露出的分管领导不够重视、兼职档案员队伍不稳定、兼职档案员业务能力不足、案卷质量参差不齐等等问题进行对症解决，或加强档案相关法规和制度的宣传与学习，或就文件材料归档工作进行培训，或增强兼职档案员的积极性，提高其档案工作理论水平和实际操作技能。或经常性地派员上门指导，从源头上保证各部门的档案能统一规范标准，各类档案收集的齐全、完整、准确，最终达到提高全校档案管理工作水平的目的。
高校档案管理工作考核机制的构建是一项复杂的系统工程，各项体制和制度的建立与完善需要假以时日，扎根于高校档案管理工作实践中不断摸索经验，提炼总结。在实践中检验机制的科学性合理性，不断修改、完善，最终形成一套不断促进高校档案管理工作良性健康发展的校内考核机制。
关键词： 企业档案 档案管理工作 规范化 归档率 信息流通使用最大化
作为档案管理人，我们清醒地知道，企业档案是现代企业信息资源的基本形式，现代企业档案管理的性质其实就是知识管理，我们所做的一切都是为了在保障公司档案实体安全的同时，有效开发利用档案信息资源，充分发挥档案的历史查考、管理经验积累与法律凭证作用，更好地为公司业务开展及客户提供档案信息服务。但是怎样能把档案管理工作做到规范化、系统化、信息流通使用最大化，是值得我们档案人思考的问题。我对本公司的档案遗留归档工作，以及档案的信息共享进行剖析，与大家共享。
我在档案统计中发现，档案保管和收集整理存在诸多问题，主要有以下三方面：第一，档案收集不全面、不及时。归档范围里面明确提到的应归档案，仍然有很多沉淀在基层；公司基建类档案、科技档案出现3年的断档，运营管理类档案信息不全面。第二，档案的规范化工作做得不够。以前已入库档案有些未作规范整理；档案的频繁翻阅对原件会造成较大破损，借出信息不全面，导致原件归还时错位；对档案库房也缺乏档案安全防护措施和实施规范，导致很多档案面临包括虫噬、鼠咬、温湿度失衡等隐患。第三，档案在收集和整理工作上占了较多的时间，但是在利用信息这一块占的时间也与整理占有同样的比重，因为档案保管均为纸质的形式，所以查找文件都要跑到档案室，既浪费了时间，又给档案的保管带来了隐患。用百分比来说明：公司的人员一般要用80%时间来收集信息，20%时间用于决策。
为了改善这些状况，挽救即将流失的档案信息，我们推出了档案规范化和归档率提升计划。结合文件规范化的整理整顿概念，加大档案收集力度，在全公司范围内分阶段搜集整理沉淀的历史档案。经过近一年的持续努力，档案规范化和归档率状况得到了根本性的改善。归纳起来，我们的经验主要有以下几点。
一、明确目标，坚持信念，突破重点。
原始档案具有维护企业经济利益和法律权益，同时档案是承载企业信息、提供精准经营数据和业务拓展、科技活动的数据依据。所以说档案管理无小事，任何一点缺失，对某一特定事件来讲就有可能是重大的损失。因此将档案管理工作定位为重要工作，在推进中始终坚守着要把这项重要工作做好的信念。根据现状设定了非常明确、具体的目标，充分设想到了各种困难，划定了工作重点，并为此做了精心的任务分解。我们首先解决了其中最为关键的档案分类不适用、归档范围不明确等问题，成功地打开了工作的突破口。
二、完善档案制度。
由于公司负责档案分级管理的人员并非专业档案人员，往往对于什么样的档案该归档、该怎样归档并不是很清楚。我们结合本公司的业务特点和公司的架构体系重新完善了《档案管理程序》等多个档案制度。为了使制度既有指导性和实用性，又符合公司的架构体系，我们把各部门的文件范围摸清楚、做足功课，从各部门的架构、职位、文件产生及输出等开始收集，草拟范围后多次与各部门的经理和档案人员沟通确认，最终将档案归档范围非常清晰地确定下来。事实证明，拟定更全面的《档案密级分类》《档案归档范围》和《库房管理办法》，从根本上改善了档案分类不科学及归档范围不明确状况，让档案库房的隐患降到了最低，同时也让档案管理人员在操作时有了准确的依据。
三、建立充分的组织保障。
这样的档案库存量，这样大的档案问题，只靠一个档案部门、一个专业档案管理员的力量，是无法应对的。为此我们组建了档案规范化和归档率提升的项目组，将各部门的档案管理接口人纳入我们的推进小组，发动、建立起了一个覆盖全公司各个档案使用、搜集部门的项目推进网络。这为我们下一步推进实施工作奠定了充分的人力基础。
四、充分理解各部门的难处，在推进过程中，更多采用的是培训、帮扶的办法，而不是简单地跟催。
在档案管理的整个过程中，最难的是收集。我在收集的过程中，充分了解各部门的收集和整理的难点，按照实际的难度系数来制订档案收集整理计划，遵循计划，分批整理，分批移到档案室。并组织各部门档案专员学习档案相关制度及整理技巧，使档案工作能够顺畅进行。同时采取比、学、赶、帮的工作方法，充分调动每个参与者的积极性，让档案基础较弱的同事到档案室参观学习，逐一分步讲解，对已移交的档案反复核查指导。短短不到一年的时间，接收档案500卷（不含财务档案），整理档案共334卷。这些成绩是档案室有史以来接收档案最多的一年，是以前每年接收档案的两至三倍。
五、整个档案管理工作都紧紧围绕能给各业务部门带来增益服务的原则来实施。
结合5S概念，将各部门堆积无序的文件重新整理。对于经常查阅的合同档案和工程档案都按规范模式整理，减少了查询文件的时间，也给各部门腾出了更多的空间，让使用者能更轻松地查到所需的信息。通过这些文件的整理和历史档案的归档移交，使各部门档案工作达到了增益的效果，同时也赢得了各部门的重视和大力配合。
六、加强交流与沟通。
千方百计建立交流沟通渠道。例如通过档案组编写每月一期《档案管理通讯》电子期刊，对档案知识、档案的整理方法宣传贯彻，并对档案工作推进进度及情况进行实时跟踪公布，进一步让各部门的档案人员加深档案收集整理的意识；组织分级档案管理员去做得好的分级管理部门学习参观，分享他们的档案整理经验，让大家在相互交流中互帮互学，形成良好的比、学、赶、帮的工作氛围。
七、建立档案信息化平台。
第一章 总则
第一条 为加强档案管理，保护和利用档案信息资源，为本所各项事业发展服务，根据《档案法》以及国家档案管理部门有关规定，结合本所实际，制定本办法。
第二条 本办法所称档案，是指本所从事政治、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 本所的各种档案是本所开展各项工作中形成的历史记录，也是国家的宝贵财富，必须集中统一管理，任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。
第四条 本办法适用于本所各部门档案管理工作，各部门及个人均应遵守本办法。
第二章 管理体制
第五条 本所档案管理采用档案室、立卷部门、档案管理员三级管理体制。
档案室隶属所办公室，档案室负责对全所档案工作实行统筹规划，组织协调，监督指导。
本所各部门均为档案立卷部门，其中所办公室、机关党委、科技与产业发展处、计划基建财务处为基本立卷部门。
档案管理员由专、兼职档案员组成。档案室配备专职档案员1名，各部门设兼职档案员1名。
第六条 档案室工作列入年度工作计划和总结，由行政副所长分管。
第七条 档案室集中统一管理本所形成的全部档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、仪器设备档案、声像档案、照片档案、书稿档案（含出版物）等。
第八条 专职档案员必须具备中专以上文化，受过档案专业培训，并获得助理馆员及其相应职务以上专业技术职务。全所档案管理员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识，并接受档案管理培训。
第三章 档案管理
第九条 各部门应遵守本所档案管理制度，按照本所档案管理办法、保管期限表和分类方案开展档案立卷工作，并保证档案的安全。
第十条 各部门及职工在工作中形成的文件材料，按照文书处理部门、业务部门和课题组立卷归档的规定应当立卷归档的，必须收集齐全和立卷，并移交本所档案室集中管理，不得据为己有或者拒绝归档，更不得伪造或者擅自销毁档案。
第十一条 档案立卷工作应列入各部门职责范围和职工岗位职责，各部门档案管理员负责对本部门的档案工作进行检查和业务指导。
第十二条 各部门应按下列标准组卷，保证案卷质量。
（一）归档的文件材料齐全完整。
（二）按照本所档案分类要求，对立卷归档材料进行分类。
（三）组卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成规律和有机联系，便于查找和利用，确保管理期限准确。备考表应有立卷人、签字人签字。
（四）案卷标题简明扼要，准确概括和揭示出卷内文件主要内容和成份，并具备责任者、内容、文件名称“三要素”。案卷封面用毛笔或钢笔填写，字迹工整清晰。
（五）卷内文件排列有序，按文件形成的时间或重要程度排列，卷内目录填写正确，编写页号无误。
（六）案卷装订牢固，整齐美观，案卷中无金属物，装订线不压盖字迹。
（七）编制案卷目录、全引目录，并交档案室统一编制目录。
第十三条 按照规定要求和时间，将档案编录入库。
（一）各部门应在每年六月底前完成档案归档、编目和入库工作。
（二）保证归档手续完备。档案移交前各立卷部门应将各类档案收集齐全，并编制案卷目录、全引目录，经检查无误后，一次性向档案室移交，并认真填写移交清册。
第四章 档案保护
第十四条 档案室对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架，并进行妥善保管。
第十五条 所办公室负责对档案室进行维护，设置专用库房，并保证有充足的档案柜。
第十六条 维护档案安全，保证档案库房坚固，安装防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。档案管理人员应经常检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时修补、复制或进行其它技术处理。
第十七条 保证档案库房内清洁，无非档案用品；档案排列科学，整齐美观，便于查找。
第五章 档案的统计和利用
第十八条 档案室应根据管理工作需要，编制必要的目录、专题卡片等检索工具，编纂档案文件汇编等参考资料，积极主动地提供利用，为各项工作服务，为档案管理手段现代化创造条件。
第十九条 档案室应建立档案登记、统计制度，设置登记本、统计薄册，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。应认真完成档案统计表填报任务，向农业部档案部门报送《农业系统档案工作情况统计表》。
第二十条 档案的借阅，应严格执行档案借阅制度。
本所各部门和职工个人借阅档案应认真填写借阅申请表经所办公室主任同意，基建财务档案借阅应先经计划基建财务处处长同意，科技档案应先经档案立卷部门、科技与产业发展处处长同意。
外单位借阅本所档案须先出示单位介绍信、借阅人身份证后，再按上述借阅程序办理。
借出的档案，不得私自转借、拆散、涂改，借阅人要负责保密和保管，不准携带档案离开档案室，复制档案须经所办公室主任同意。
第二十一条 职工调动工作，必须在归还所借档案后，方可调离；档案管理人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。人事管理部门应健全和严格执行此项制度。
第六章 档案的鉴定、销毁和移交
第二十二条 档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁。鉴定工作由档案室负责，组织有关人员成立鉴定小组对到期档案进行审查、鉴定。鉴定工作结束后，应写出鉴定报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经分管所领导批准后方可销毁。
第二十三条 销毁档案应指定专门的监销人，以防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁档案清册上签字。
第二十四条 机构变动时，应对档案做出妥善处理。
（一）机构撤销或合并时，其档案应向档案室移交。没有办理完毕的文件材料，应移交相应部门继续处理。
（二）批准恢复或新成立的机构，应从正式行文批准之日起单独立卷、归档。
（三）各种临时工作机构撤销时，其档案材料应向有关部门或档案室移交。
第七章 奖励与处罚
第二十五条 档案室每年组织档案考核工作，对本所各部门档案工作进行考核，并实行奖惩。
（一）对遵守本办法，认真完成档案收集、整理、立卷工作，或在编研和业务指导方面成绩突出，或在开发利用档案信息资源取得重大社会效益和经济效益的部门或个人，给予表彰。
（二）对违反本办法，损毁、丢失档案，或涂改、伪造、擅自抄录、复印档案资料、泄露档案秘密，或未按规定归档，不按期移交档案的部门或个人，视情节给予处罚。
（三）违反本办法的部门，年度不能评为先进集体；违反本办法的个人不能评为先进个人，年度考核不能评为优秀或甲等。
第八章 附则
