时间：2023-08-09 17:17:52
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关键词：路政档案管理特点与作用 主要内容管理工作
Abstract: this paper expounds the characteristics and functions of the archives of highways, and introduces the archives management of highways, the major content of how well the archives management of highways is put forward their own views.
Keywords: road file management features and function main content management
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：
引文：
公路路政档案是路政管理机构在行政执法过程中形成的．具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。内容主要包括：路产、处罚、复议、超限运输、违章建筑、事故处理、机构管理文书等等，它是反映路政管理部门历史真实面貌的重要依据。路政档案是路政决策和制订政策的基础．也是衡量路政管理科学化和现代化的重要尺度。路政档案管理是路政管理工作的集中体现。
一・路政档案的特点与作用
1.路政档案的特点
1.1公路专业性强。
路政档案是路政执法活动的真实记录，它在档案的内容、形成过程及适用法律法规上明显反映出一定的公路专业特点。例如处罚档案中的一般事案、简易事案等，它们活动的范围空间、对象目标等都有明显不同，表现出较强的公路专业性。
1.2独立性强。
路政案件是独立的路政执法活动，如查到某货车严重漏油污染路面一案，从立案到作出处罚决定会形成一套完整的档案，主要包括立案、调查取证、送达处理意见书、作出处罚决定书、行政复议等全过程，是一个不可分割的整体，也不可与其他案件的档案混淆。
1.3保存性强。
路政执法档案是路政执法活动的结果，记载了路政执法活动全过程的真实情况，如案件发生地、当事人口述内容、违法事实、处罚决定等等，存在着大量的相对人违法事实和适用的法律法规依据，在引起争议和处理类似执法案件时都可借鉴和利用，具有保存价值。
1.4规范性强。
目前，各省路政执法文书已高度统一、规范，处罚档案、强制措施档案等各类路政档案，完全符合《行政处罚法》、《公路法》、《路政管理规定》的规定，其规范性全面提高了路政工作的质量和效率。
2．路政档案的作用
2.1路政档案是路政执法活动的依据和凭证。
在路政执法活动中，路政执法档案的依据性同路政执法自身的复杂程度及记述的各起案例的复杂程度成正比，所记载的内容越复杂，依据性越强。
2.2路政执法档案是积累经验、提高执法水平的手段。
它记载着执法人员对案件的发现、调查取证方法和办案水平，作为办案思路、方法、结果的载体，具有积累办案经验和
提高执法水平的作用。
二・路政档案管理工作的主要内容
1.路政信息收集。路政信息是掌握高速公路及其附属设施真实情况的源泉，是领导决策及制定相应管理措施的重要依据之一，加强路政信息收集工作也是加强高速公路路政档案管理的一个重要方面。
2.整理。把收集来的执法档案，按规定程序，分门别类、系统排列和科学编目，以便于安全保管，满足对执法档案利用的方便和需要。
3.鉴定。鉴别路政档案的价值，挑选需要定期或永久保存的档案，并销毁无需保存的部分。
4.保管。采取必要措施，确保路政档案的完整与安全，防止并克服各种不利因素对路政执法档案的损坏作用，不断延长执法档案的保管寿命。
5.编目与检查。路政执法档案分类应从实际出发，根据需要健全路政档案、处理档案、处罚档案等各种档案材料，为路政管理工作保存第一手资料，方便有关人员的查找和利用。
6.利用。以编制查考工具、汇编参考资料等方式，介绍和提供路政档案，为执法工作提供服务。
三、路政档案管理工作存在的问题
路政档案足路政管理工作的重要组成部分，是路政决策和制订政策的基础，也是衡量路政管理科学化和现代化的重要尺度。路政管理工作的成败在很大程度上依赖于路政档案管理水平，但在实际工作中，由于领导重视不够，档案管理人员素质不高，认识水平低等原因，使路政档案管理工作始终处于低水平运转，从而严重制约了路政管理工作的有效开展。
1.路政档案人员专业水平有待加强
路政档案工作既是一项繁琐的、细致的工作，又是一项严肃的、认真的工作，没有较强的事业心和责任感、没有吃苦耐劳的精神的人是小能很好地承担起这项工作的。同时，从事路政档案工作主要足文字、综合、管理工作，这就要求内业人员应具备较高的写作技能、文字表达能力和管理水平。档案人员是路政管理机构的内当家、是领导的助手与参谋，档案人员素质的好坏，直接关系到路政内业工作的好坏，影响整个路政管理工作水平。但实际上，从事路政档案工作的人员中存在一种片面的认识，认为路政档案工作枯燥乏味，整天忙忙碌碌，具体琐碎，不被他人理解，比搞外业吃亏，因而工作积极性不高，而从事外业工作的人员又认为档案工作是内业人员的事，与已无关，对档案工作不关心、不支持、不配合，甚至本应由外业干的事也推给内业入员，造成互相扯皮、工作不协调，影响档案工作的正常开展。
2.路政档案归档管理不规范
路政档案管理工作存在着归档不健全、管理不集中、收集不完整、整理不规范等问题。在路政外业工作中，未能及时将工作处置情况录入路政应用系统软件，对路政资料的积累和归档存在认识小足、职责不清等问题，从而造成归档资料不齐全完整；同时，由于部分路政内业人员缺乏一定的档案管理知识，虽然日常路政工作资料能及时收集，但是却未能按照档案管理有关标准与要求进行规范整理，尤其是对路政案件的立卷归档、保管利用等方面缺乏经验，造成了利用率不高、帐物不符等现象。
3.管理服务手段落后
当前办公自动化已经在我省交通系统全面实施，各种业务系统软件也正在逐步推广，技术手段、产品形式和服务方式等都在发生深刻的变化，但是从总体情况来看，路政档案管理工作却相对落后，仍然处于传统、落后的纯手工管理阶段，基础设施投入不足，同时，由于办公自动化网络和业务软件未能很好符合实际工作，与路政日常实际工作有了一定的脱节，从而，造成了目前路政档案管理服务手段比较落后。
四、如何做好路政档案管理工作
路政档案管理是路政工作的主要内容之一，要以《中华人民共和国档案法》和相关法律、法规为依据，切实做好档案管理工作。
1.加强领导，建立健全档案管理运作机制
搞好路政档案的管理，应加强对档案管理工作的领导，将档案管理工作纳入工作日程，真正做到认识到位、组织到位、措施到位。因此，需建立档案管理工作领导小组，将路政档案工作作为行政管理的一项重要内容纳入年度目标，与路政工作同部署、同组织、同考核，使之更加规范化、标准化，走上依法建档的轨道。
2.完善制度，明确职责
路政档案涉及面广、文件材料种类繁多、周期长短不一，这些特点给文件材料的收集和积累的准确性、完整性带来一定困难，因此，做好路政档案管理工作，必须始终坚持贯彻落实《中华人民共和国档案法》，健全完善档案材料立卷归档、档案查借阅、档案鉴定销毁等制度，明确档案管理人员职责，做到以制度管人，科学建档，科学管理，确保路政档案管理工作有章可循。
3.提高档案管理人员综合素质
高速公路路政档案管理是一项既繁琐、细致又严肃、认真的工作，需要管理人员具备较强的事业心和责任感，同时路政档案管理主要是文字、综合、管理工作，还需具备较高的写作技能、文字表达能力和管理水平。因此提高路政档案管理人员的综合素质迫在眉睫。路政档案管理人员应不断加强自身学习，既要掌握公路法律法规和档案知识，又要学会建立档案的实际操作技能，积极掌握计算机的应用技术，不断提高自身业务水平，快速适应档案发展的需要，实现路政档案工作的信息化和现代化。
4.整合资源，强化路政档案管理开发利用
社会的发展和科技的进步，对档案工作提出了更高的要求。在保守国家秘密的前提下，档案管理人员应做好路政档案的提供利用工作，充分利用路政档案编研一些有实用价值的档案资料，为领导决策和各工作部门提供内容翔实的信息资料，以充分发挥档案凭证和参考作用，实现由被动到主动的转变，更好服务于路政工作，为振兴公路事业做出贡献。
结语：
综上所述，可见路政档案管理业务工作是艰巨、繁多的，由此也更应不断探索思考如何科学组合、优化效能地做好路政管理的各项业务工作。路政档案作为一门保障路产及人身生命安全的专门档案，在公路管理中起着非常重要的作用，它不光是记载着整个路段、乃至整个交通系统网络的真实记录，也是路政执法管理人员在一线辛勤付出的见证，应不断研究与探索，总结与提升，让路政档案更好地为我国公路的营运与发展，社会的和谐与进步发挥其应有的作用。
参考文献：
[1]钟晓玲 公路路政档案管理的法学思考 长安大学政治与行政学院法学系
[2]余立维 路政档案管理初探 广东档案
目前，照片档案的收集和征集工作已引起重视，对收集和征集的照片如何按规范进行整理，这是档案业务建设中的一项新工作。本人拟依据国家标准《照片档案管理规范》和《浙江省照片档案管理规范实施细则》，结合实际，谈谈照片档案的征集和整理。
一、照片档案的征集
档案室接收照片是依据《档案馆工作通则》的规定，在接收其他载体形态档案的同时接收照片档案。但是，一方面由于档案室照片档案工作开展较晚，还有大量的照片散存在部门及个人手中，这就不能保证档案室接收的照片档案的完整性，另一方面为了丰富档案室藏，档案室征集照片在内容上应该贯穿以本单位为主的思想，使室藏具有浓厚的单位特色，所以应随时收集和征集反映本单位特色的和具有保存价值的照片档案。
1.档案室征集照片档案的途径与要求
征集照片档案，一是向社会各方面征集，如向相关的本系统的兄弟单位征集。二是向私人征集。征集采取无偿和有偿征集相结合的办法。另外，档案室还可根据需要与有关单位合作补拍或翻拍一些有价值的照片。
档案室在征集照片时，尽量要求底片、照片和文字说明齐全，底片与照片的影像相符，以保证照片档案的完整准确，对于无法确定照片内容的要进行考证。
2.照片档案的征集范围
确定征集范围，是确保照片档案齐全完整的基本条件，档案室在征集照片的同时，应根据丰富室藏和反映单位特色的要求，制订出照片的征集范围，就本单位来讲，本人认为，档案室征集照片大致有以下几个方面：
参加党代会、人代会、工代会、团代会、妇代会和其他重要会议的本单位代表主要照片；
国家局、省、地领导来处视察工作的照片；
领导参加外事活动的照片；
历届主要领导、先进生产（工作）者的照片；
本单位各项奖励证书、奖品的照片；
本单位各项获得各种荣誉的照片；
引进先进设备和技术的照片；
开展重大活动形式的照片；
反映本系统、本单位建设有一定特色的照片；
本单位发生的重大事故、自然灾害的照片。
3.照片档案的鉴定
照片档案的鉴定，也就是照片的筛选工作。在筛选照片的过程中，必须注意照片档案的特性。
客观性：照片档案所反映的是真人真事和具体的事物，它不仅能把当时的人物和事物如实的再现出来，而且能把当时的环境、气氛烘托出来，给人以真实的感觉。照片一经形成，具有其独立的形态，真实地记录下客观外界的反映。照片的价值，首先取决于照片的客观性、真实性。
直观性：照片档案能生动形象地反映出事物的面貌，给人以活灵活现的感觉。照片既可以反映处容处貌、机械设备，又能再现其经营生产状况，照片档案的直观性和形象性是一般文字档案所无能替代的。
再生性：照片档案的真实性和形象性，促使它能够吸引不同的利用者，而被广泛地利用，虽然照片只有一张，但它可以用底片去加印，根据利用者的需要翻印，去满足客观多方面的需要。再生性是照片档案的一个很大的特性，使它比一般档案具有更大的通用价值。
鉴于照片档案有上述特点，因此，对照片档案鉴定应与其他载体档案的鉴定有所区别，凡属反映一定历史时期各职能管理活动的照片，都是人们活动的历史记录，它们都有一定的价值，应作为档案资料保存下来，具体保存方法有二种：一种是作为档案组成案卷保存；一种是作为照片材料放在影集或盒子里保存，也就是把鉴定后的照片分两方面存放。比如说，一个事件的照片归档，有多有少，多的几十张，甚至上百张，对这类照片，就需要作鉴定、筛选，选留精品，剔出重份，把影像好的、有代表性的、能反映该事件全貌或内容的照片挑选出来，组成案卷，成为照片档案。对挑剩的照片，也应适当保留，不好轻易销毁，因为凭移交部门和档案人员鉴定，不能确保鉴定质量，有些剔出的照片可能还会被利用，这在我们实际工作中遇到过这种情况。原因有多方面，主要原因在于挑选的眼光不同，利用目的不同。所以，对挑剩的照片另外加以保存，是有利无害的，还有一类照片，拍摄只有一、二张，而且利用率也很少，但它反映了单位在一定时期的某些职能活动。对这类照片，鉴于它的利用率不大，也可与删选后剩下的照片放在一起。
总之，照片鉴定工作十分重要，确定照片是否需要保存，不光从其历史价值、实际使用价值考虑，还应作全面的权衡考虑。
二、照片档案的整理
照片档案的整理是科学地管理照片档案，确保照片档案的安全、方便使用的重要条件。具体地说就是将一组组、一张张有联系的照片，通过分类、编排、加注文字说明等系统、规范地整理，组合在一起的工作。照片档案的整理，有别于其它档案的整理。究其原因，一是档案室征集来的照片来源于不同的部门和个人，具有来源广泛的特点；二是档案室征集的照片，一般都是反映某一事件、某一问题、某一方面特色，它具有专题性强的特点。根据上述特点，档案室在整理照片档案时，首先要对照片档案的归属进行分类、组卷，然后编目。
1.照片档案的分类、组卷
档案室照片分类采用一个全宗内按年代—问题进行分类的方法。分类应保持前后一致，同属一类的，在分类的基础上按时间的顺序将照片用切角或插袋的方式固定在芯页上，然后加注文字说明。文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六大要素，综合运用这六要素，可概括地揭示出照片影像反映的全部信息。
若是一组照片，应在一组照片的第一张的上方编写总说明，说明采用横写的格式，宽度最窄不得小于50MM。凡是有总说明的，对总说明中已说过的内容，分说明则不在重复，只要说清楚该张照片的主要内容和主要人物即可，分说明中也可不再加注参见号。分说明在照片号前应注“*”号，单张照片的说明在照片正下方或左右侧书写，其他与总说明同。
照片档案的组卷，一般掌握在每卷三十页左右芯页为宜，若是案卷内照片数量太少时，可把几个年代中反映同一问题的照片组卷在一起，各年代之间用软卷皮区分开，在各软卷皮上分别编写各自的档号，统计照片档案案卷数量时以软卷为单位进行并注明照片数量。软卷皮封面书写与普通案卷封面同，案卷题名应概括卷内全部照片的基本主题。
2.照片档案的编号和文字说明的编写
（1）照片编号。同一类的卷内照片按事件发生的时间先后顺序排放，然后对每张照片编写卷内序号，照片号也就是案卷内照片的顺序号，一个案卷一个流水号。
（2）编写文字说明。文字作为档案的记录手段，在照片档案中占有相当重要的地位，它是整个照片的有机组成部分。照片和文字说明是相辅相成的，是密不可分的整体。因此，必须把好文字说明这一关，文字说明包括照片事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六大要素，综合运用这六要素，可概括地揭示照片影像反映的全部信息。
文字说明既要揭示出每张照片的内容，又要简洁、明了，不宜过长，避免啰嗦重复。
“说明”分有总说明、分说明。一般以照片的自然张为单元编写说明，一组（若干张）有密切联系的照片，开头一张应编写总说明，再对编写总说明的照片及其它各单张照片编写简要的分说明。总说明在开头一张照片的上方书写。分说明在各单张照片正下方书写。
3.照片档案档号的编制
照片档案档号的编制以全宗号———目录号———案卷号———张号的方式进行，根据十大问题类来编制目录号。主要从以下三方面考虑：（1）便于提供利用。采取问题相对集中的分类方法，可迅速、及时地提供利用；（2）有利于插卷。以后归档的照片可按不同类别归入照片档案中去。（3）避免案卷号的重复或留有空号，发生漏号等现象。
4.底片的分类和编号
底片是照片档案的原始材料，照片档案的再生性就起源于底片，没底片就没有照片，因此，做好底片的分类和编号是十分重要的。
（1）底片的分类
按底片的极性分成负片和反转片两种。
负片是经曝光、显影、定影等处理后的胶片，物象的明暗与实物相反，用来印制正片。
反转片是通过感光、显影过程，便能直接在底片上得到与原物象明暗和色彩完全相同的正像。反转片不可复制，用它可直接进行照片制版，反转片也可称为正片。广告片、幻灯片都属于此类。
在每一全宗内，由于负片和反转片两者极性相反，要按不同要求单独整理和存放。
（2）底片的编号
底片分类后，要对各类底片进行编号。其方法是：同一类底片按归档顺序编大流水号，其格式为全宗号——底片号。
底片编号应用铁笔编排刻写在底片乳剂面右上角，放入袋中保管，底片袋右上角应标明底片号。复制底片应在左上角标注“F”字样。按底片号顺序将底片插入底片册。底片案卷编号在全宗内编制案卷号并注明卷内底片的起止号。
反转片与照片一同分类编号，分别保管。
照片档案的保管期限原则上与所反映的文书、科技等其他档案保管期限一致。
5.对剔出照片、底片的处理
对整理后删选下来的照片和底片，另外加以保存，以备选用。照片可装入相册或盒子里存放，底片装入底片册保存。这些照片、底片，也要分类编号，和组成案卷的照片档案分类编号一样。这样做，是为了万一利用这些照片、底片时方便查找，及时提供给利用者。
1、基础设施老旧。__镇现有档案室2间36平米左右，面积偏小，环境简陋、存在漏雨、阳光直射、潮湿、通风不良，墙壁掉皮等现象，无防火设施、档案柜陈旧，部分生锈打不开，使档案受潮、发霉。
2、档案收集不全。各站所、村、社区形成的文档材料、专业档案和照片收集、整理收集不完整，归档率低。部分文书档案遗失、年份衔接断档，重要档案丢失。
3、档案意识淡薄。各站所、村、社区没有形成良好的存档意识，档案未及时交到镇档案室管理，致使档案散落丢失。养老保险、土地确权等部分基础档案自行保管，安全性不高，利用率低。
结合__年县档案局执法检查和年终考核，集中整理各站所、村和社区10年（2004年-__年）档案，形成环境良好、存档有序、便于查阅、管理规范的新局面。
（一）准备阶段
制定整改方案，设置专门档案室，采购密集柜与相关硬件设施，明确相关负责人。召开部署动员培训会议。邀请县档案局专业工作人员进行培训、培训内容为档案年限的分类、接收档案类型和存档流程等。参加培训人员：档案室工作人员、各站所、村和社区工作人员各1名。（__年1月26日）
（二）实施阶段
1、各站所档案，各站所抽调一名工作人员负责整理、按年限装订后移交镇档案室。镇征地、土地管理、养老、医疗保险、土地确权、民生等档案为重点档案，全部移交到镇新档案室管理。（__年1月22日—-__年2月18日）
2、每个村和社区整理2004年—__年每年的各项计划、安排、总结、各类报表、会议记录、发展党员及亮点工作，由各村、社区装订成册后及时移交镇档案室管理。（__年2月26日—__年3月10日）
（三）验收阶段邀请县档案局专业工作人员进行验收，验收标准与其他乡镇标准一致。对于验收不合格的由相关工作人员在专业人员的指导下，继续整理，直到验收合格为止。（__年3月20日—4月1日）
1、加强组织领导。各站所、村和社区对此次工作要高度重视、积极配合，组织专人认真梳理2004年至__年重点档案，移交镇档案管理人员将其存档，以防档案遗漏、丢失。镇经济发展中心做好档案用具的采购、装订、保障工作，党政办李晓雪负责全部档案接收、验收工作。党政办视工作需要协调、抽调相关工作人员推进此项工作。
关键词：档案；档案；原则
档案的整理工作的内容主要包括；区分全宗、全宗内档案的分类、组卷、案卷的排列和编制检索工具。
档案整理工作是档案管理工作中一个相对独立的组成部分，其系统的结构和运行机制具有一定的特点：一方面，就各个完整的档案综合体的生成及其全部流程而论，档案整理工作是由可以分解而又互相联系的若干内部环节组成的有机系统；另一方面，就特定的档案管理学值而论，整理工作的项目则因具体环境和档案状况而有所不同。在档案馆和档案室内，档案整理工作按其工作内容的范围大致分为如下三种类型：
1 档案整理工作的内容
1.1 系统排列和编目
在正规的工作条件下，档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求组好的以件为单位的文件或案卷；档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的档案。在这种情况下，档案室和档案馆的档案整理工作，主要是对所接收的档案，根据整个档案室和档案馆存放和管理的需要，进一步系统地整理，如全宗和以件为单位的盒内档案的排列，检索工具的某些加工等等。
1.2 局部调整
已经整理人馆、室保存的档案，经过检验或专门的质量检查，对其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分，档案馆和档案室需要进行一定的加工以提高其质量；另外，随着时间的推移，档案自身或档案整理体系可能发生某些变化，也须进行必要的调整。
1.3 全过程整理
由于一些特殊原因，档案馆、室有时也接收和征集一些零散文件，或者当馆藏的体系遭受严重破坏时，就必须进行全过程的整理工作。
2 档案整理工作的意义
2.1 档案整理工作是进一步发挥档案作用的前提条件
档案馆和档案室都是集中保存档案的信息中心，仅以档案室保管的档案来说，就形成于不同的年代、不同的组织机构、不同的工作和生产活动中，因此有着不同的内容、来源、性能和作用等。档案的数量多、情况复杂，就必须加以系统的整理，从而使其井然有序，方便管理，容易检索利用。否则，众多的档案杂乱堆放在一起，查找利用如大海捞针，不仅浪费时间，也会影响工作。因此，档案只有经过系统整理，才能体现档案的特点，反映出各项活动的历史联系和本来面貌，更好地发挥档案的作用。
2.2 档案整理工作是档案业务工作中的关键环节
在档案业务工作请环节中，收集]：作是起点，利用工作是白的，而档案整理上作则是承上启下的关键环行。通过档案整理工作，可以进一步了解和检查档案收集丁作的质量，有力地促进收集工作。
档案只有经过整理以后，才可以科学地鉴定其价值，确定其保管期限；只有把档案分类整理好，用编目方式将档案的保管单位和排列顺序固定下来，才有条件实现档案的科学保管；只有把档案加以分类和整理，才能够充分发挥档案信息资源的作用。
总之，档案整理工作是档案馆（室）的一项重要的基础性工作，它对于搞好档案实体管理.特别是档案信息开发工作，充分发挥档案的作用，实现档案工作的目的都具有重要意义。
3 档案整理工作的原则
档案整理工作的基本原则是：按照档案形成的特点和规律，充分利用原有基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。
3.1 按照档案形成的特点和规律进行整理
档案是在一定历史时期，由一定政权机关、组织和个人形成的。各个历史时期内形成的档案就反映了各个时期的政治、经济、科学、文化、教育等各方面的历史活动情况，它们既有密切的联系，又有各自的特点。所以，整理档案首先要区分不同的历史时期，再分不同的政权，把同一历史时期、同一政权、同一组织形成的档案集中在一起，以保持档案的历史联系和完整性。同样，一个机关形成的全部档案，反映了这个机关的全部历史，是一个不可分割的整体，不同机关的档案绝不能混同。只有认识档案的形成特点和规律，才能实事求是地整理档案，最大限度地保持档案之间的历史联系，使整理好的档案，客观地反映档案形成时期、形成机关各项活动的历史面貌，从而便于查找利用。
3.2 充分利用原有基础
在不同的时空条件下，对不同状况的档案整理从何着手，确定何种类型的整理力式和要求，成为必须首先解决的档案整理策略。档案是历史文化的遗物，它不仅记录了当时的实践活动，而且反映了历史整理和保存档案的情况和成果。在整理档案的时候，要尊重历史和继承前人的劳动，充分地利用先前的整理基础。这样有利于提高档案整理工作的质量和效率，以适应提供利用的需要。
我国档案界惯称的所谓“利用原有基础”整理档案，是已经被实践所证明的一种比较切实可行的办法，也是科学地组织档案工作的一条原则。它的含义和要求主要有以下两方面：
第一，充分重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。一般地说，只要不是零散文件，已经整理而有规可循、有日可查，即应力求保持其原有的整理体系。或者不冉重新整理，而通过完善检索工具等其他环节进行弥补；或者只作必要的部分加工整理。
第二，在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果。不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。也就是说，对必须进行一定整理的档案，也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的，哪些是不合理的。对其中可取的方法应该适当地吸收或保留。即使某些简单的保存和清理工作的痕迹，如原有的捆、包，简单的纲目，随手注记的年月、单位、内容和数量等有关标识，也往往是值得参考的线索而应予以重视。
3.3 保持文件之间的历史联系
所谓文件之间的历史联系，就是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系。档案文件一般是以单件的个体形式陆续地产生，而以组合的群体形式持久地存在和运动的。因此，整理档案不能根据偶然的需要和人为的联系随意分合，必须按照档案形成的规律，保持文件在其形成者实践活动中固有的联系进行整理，才能把文件组成科学的有机体系.如实地反映山历史活动的面貌和文件的系统内容。这是档案整理区别于图书、情报资料等其他文献整理的一个重要特点。文件群体的这种联系，在某些书籍和法规文件中有时也被称为文件之间的。“内在联系”、“有机联系”，其含义都是相同的。近年来在国外也有按照文件的“历史联系或逻辑联系”整理不同类型档案的提法，对我们也有参考意义。鉴于档案是历史文件的系统积累物的特点，我们对其内在的各种联系着重表述为“文件之间的历史联系”，它包含看逻辑性和历史性的统—。
总之，保持文件之间的联系整理出的档案，便于保管和利用。但是，保持文件的联系和便于保管利用，有时也不尽一致。比如，一次重要的调查活动形成的座谈记录文稿和录音磁带，以及关于调查日程和经费问题的请示、批复、报销的记账凭证，就其内容而言，无疑互有密切联系，而且是重要的联系。但把这些形式不同的材料全部混同起来进行整理，则显然不便于保管和利用。整理档案是一项复杂细致的工作，同样是在保持联系的情况下，往往可以有各种不同的具体做法。在整理档案时，特别是在保持文件之间的联系和便于保管利用发生矛盾的时候，不能机械地运用保持文件联系的原则，要充分考虑档案保管和利用的方便。
[问题]对赖某的行为应如何认定?并请说明理由。
分析:赖某的行为构成犯罪,应当以故意伤害罪论处。理由是:
(1)赖某打击便衣警察的行为属于假想防卫,应当负刑事责任。
(2)赖某对便衣警察的伤害行为是故意的。在本案中,赖某对便衣警察是否为侵害人的同伙在认识上有过失,但对便衣警察的伤害行为却是故意的,而不是过失。
(3)赖某没有认识到便衣警察的身份,主观上没有妨害警察执行公务的故意,不能以妨害公务罪定罪处罚。
案例2、一天晚上,田华从同学家归来,路过一条偏僻的胡同时,从胡同口处跳出一个持刀青年黄某。黄某把刀逼向田华并让他交出钱和手表。田华扭头就跑,结果跑进了死胡同,而黄某持刀紧随其后,慌乱害怕中,田华拿起墙角的一根木棒。向黄某挥去,黄某应声倒下。田华立即向派出所投案,后经查验,黄某已死亡。
[问题]田华的行为是正当防卫还是防卫过当?为什么?
分析:田华的行为是正当防卫。根据刑法第20条第3款规定:对正在进行的行凶、杀人、抢劫、、绑架以及其他严重危及人身安全的暴力犯罪,采取防卫行为、造成不法侵害人死亡的,不属于防卫过当,不负刑事责任。本案中,田华对正在进行持刀抢劫的黄某采取防卫行为,将之打死,属于正当防卫。
案例3、王某,女。24岁。张某、女,44岁。被害人王兆宽,平素对其妻张某、女儿王某经常打骂虐待。一天深夜,王兆宽对女儿王某2次。王某被后服药自杀,经抢救未死。其妻张某也曾被王兆宽打后自杀未遂。某年2月27日深夜,王兆宽钻入王某被窝,意欲,王某不从。王兆宽惟恐其妻发觉,便回自己被窝。早晨4时许,王兆宽又钻入女儿王某被窝,王某奋力反抗。王兆宽说:“今天不把你祸害了,我都是你养的。”王某大声呼救。张某被惊醒后,气愤地打了王兆宽嘴巴。接着张某按住王兆宽,女儿王某取两段麻绳将王兆宽的手、脚捆住,并让其母取来绳子,用绳子将王兆宽勒死。6时许,母女二人投案自首。
[问题]对王某、张某应如何定罪处罚?说明理由。
分析:
(1)对王某、张某应以故意杀人罪定罪。理由是:王兆宽在对其女儿实施时,王某、张某将王兆宽予以捆绑,属于对正在进行的不法侵害行为实施的正当防卫。但是,在将王兆宽已被制服失去侵害能力的情况下,王兆宽所实施的不法侵害也随之结束,王某、张某又对其实施的打击行为,已失去了正当防卫的前提条件,属于事后防卫,应当依法负刑事责任。
(2)王某、张某的行为属于激愤杀人,情节较轻,应当从宽处罚。同时,二人有自首情节,应当适用犯罪较轻犯罪后自首的,可以免除处罚的规定量刑。
案例4、孙明亮,男,19岁。某晚孙明亮和蒋小平去看电影。见郭鹏祥及郭小平、马忠全三人纠缠少女陈某、张某。孙明亮和蒋小平上前制止,与郭鹏祥等人发生争执。蒋小平打了郭鹏祥一拳,郭鹏祥等三人逃跑。孙明亮和蒋小平遂将陈某、张某护送回家。此时郭鹏祥、郭小平、马忠全召集其友胡某等四人,结伙寻找孙明亮、蒋小平,企图报复。发现孙明亮、蒋小平,郭鹏祥猛击蒋小平数拳。蒋小平和孙明亮退到垃圾堆上。郭鹏祥继续扑打,孙明亮掏出随身携带弹簧刀照郭鹏祥左胸刺了一刀,郭鹏祥当即倒地;孙明亮又持刀空中乱划了几下,便与蒋小平乘机脱身。郭鹏祥失血过多,送往医院途中死亡。
[问题]孙明亮的行为是否属于正当防卫?应否负刑事责任?
分析:孙明亮的行为属于防卫过当,不是正当防卫,应当依法负刑事责任。理由是:
(1)孙明亮具备正当防卫的条件。郭鹏祥等人拉扯纠缠少女被孙明亮等人制止后,又返回寻衅滋事,继续实施不法侵害,孙明亮等人有权进行正当防卫。
(2)孙明亮的防卫行为明显超过了必要的限度,造成了重大损害、属于防卫过当。郭鹏样等人虽然实施了不法侵害,但强度较轻,只是用拳头殴打,而孙明亮防卫时则使用弹簧刀照郭鹏祥的胸部刺一刀,将其刺死,其防卫的手段、强度都明显大大超过了不法侵害人所实施的不法侵害的手段、强度,并且造成了不法侵害人死亡的重大损害结果,属于防卫过当。
(3)本案不适用刑法规定的对于正在行凶、杀人、抢劫、、绑架以及其他严重危及人身安全的暴力犯罪,采取防卫行为。造成不法侵害人伤亡的,不属于防卫过当,不负刑事责任的规定。因为郭鹏样的侵害行为没有达到严重危及人身安全的程度,仍属于比较轻微的不法侵害行为。
(4)根据我国刑法的规定,防卫过当的,应当负刑事责任,但是应当减轻处罚或者免除处罚。
案例5、被告人由某,女,29岁,农民。1998年3月15日,村民承某见由某的丈夫外出打工,当晚窜入由家,欲行,由某挣扎中摸到枕下一把剪刀,然后不顾一切往承某身上猛刺。承某胸部、腹部多处被刺当场死亡。
问:由某的行为是否是防卫过当?
分析:本案中,被告人由某,当自己的性权利和人身安全受到严重侵害的时候,为了自救将承某当场刺死,其行使的是特别防卫权,属于正当防卫,而不是防卫过当,依法不负任何刑事责任。
考察法条:《中华人民共和国刑法》第20条规定:为了使国家、公共利益、本人或者他人的人身、财产和其他权利免受正在进行的不法侵害,而采取的制止不法侵害的行为,对不法侵害人造成损害的,属于正当防卫,不负刑事责任。正当防卫明显超过必要限度造成重大损害的,应当负刑事责任,但是应当减轻或者免除处罚。对正在进行行凶、杀人、抢劫、、绑架以及其他严重危及人身安全的暴力犯罪,采取防卫行为,造成不法侵害人伤亡的,不属于防卫过当,不负刑事责任。
总结:防卫过当与正当防卫是两个既有本质区别又有密切联系的概念。
第一、防卫过当在客观上有危害性、在主观上有罪过。从总体上说是一种非法侵害行为,这是区别于正当防卫的本质特征也是刑法规定防卫过当负刑事责任的根据。
目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。
1、文书电子档案整理
一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
2、科技电子文件归档
科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。
A．基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。
B．设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。
3会计电子文件整理
A．工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。
B．账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。
二、电子档案的保护
由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。
1、软磁盘的保护
A、统一软盘的规格，使用3．5寸高密盘保存。
B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。
C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％一50％，温度控制在14-24℃。
D、加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。
F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。
G、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。
2、光盘的保护
A．规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。
对此，西方档案界已经取得了比较一致的认识和实践成果，他们以“文件生命周期理论”为理论基础，以文档一体化为实践基础，在电子政务平台上，创造了元数据的档案整理技术，从而结束了西方传统档案实体整理的技术时代。而中国档案界，一方面是迅速地引进了西方的元数据档案整理技术，另一方面则又提出了自己的多种多样的档案整理技术，如“以‘件’为单位的档案整理技术”、“双套制的档案整理技术”、“不同载体的混合档案整理技术”等等。虽然中国一下出现了如此之多的档案整理技术，显得有些混乱，但这些档案整理技术具有一个共同的特征，那就是它们并不使用“元数据”来整理档案。这不是一般的技术上的不同，而是显露出了中、西方迥然不同的档案整理技术走向。我们始终认为，中国现有档案整理技术的出现，必然有它形成的道理。所以，我们借此篇文章，通过对不同档案整理技术的比较，来揭示档案整理技术的本质及其我国档案整理技术的发展趋势。
“元数据档案整理技术”已被档案界普遍接受，“非元数据档案整理技术”则还是一个刚刚提出的概念。这里只是利用“非”这一重要的逻辑概念表明，只要西方的“元数据”不是档案整理的唯一技术，那么在“元数据”之外，就应该有“非元数据”档案整理技术的存在。大家必须理解，我们提出“非元数据档案整理技术”，并不是要去反对和否定元数据档案整理技术，而只是要用“非元数据档案整理技术”的概念开道，来梳理在中国已经出现的档案整理技术，并证明它们同样是现代的，而且是更适应中国档案实践的档案整理技术体系。
一、元数据档案整理技术
“元数据档案整理技术”是西方档案界提出的一种档案整理技术。而西方产生这种技术的实践基础是，他们利用计算机网络及其技术实现了“电子政务”，并且使“电子政务平台”成为他们日常行政管理的实践基础和管理工具。
在这种特殊的条件下，电子政务系统本身不仅能产生着电子文件、而且也能提供电子文件的实体信息(数据)，并且能根据电子文件生成的具体环节，提供隐含在具体环节背后的、电子文件与社会实践及其过程之间的对应信息——元数据(数据的数据)，即档案实践通常所称的“档案历史联系信息”。于是，嵌在电子政务平台中的档案整理系统就可以在电子政务的支持下，利用所采集的“元数据”完成“档案历史联系”的整理，它不但获得了“电子文件实体集合”，而且具有了足以使这一文件实体集合转化为档案的“档案历史联系的记录”。而“电子文件实体集合”和“档案历史联系的记录”这两种物质实体的获得，就构成了它所要得到的电子档案实体。因此“元数据档案整理技术”本身是一个具有科学性、高自动化程度的档案整理技术体系。
由于现在西方和我国还只是将“元数据档案整理技术”嵌入到了电子政务系统，所以有人可能误认为，元数据档案整理技术只适用于电子政务。其实不然，它不但能适应电子政务的档案整理，而且也能适应诸如电子银行、电子商务、电算化会计等等电子管理平台的应用。事实上，只要人们能为某一社会实践的管理建立电子管理的平台，那么元数据档案整理技术就能嵌入这个电子管理系统，成为适应它的档案整理技术。所以“元数据档案整理技术”本身是一种具有很宽实践范畴的实用档案整理技术。
“元数据档案整理技术”所具有的特征是，它彻底变革了传统档案实体整理的技术，成为“文件实体整理”与“档案历史联系整理”分离的技术。这种文件实体与档案历史联系整理的技术分离，使元数据档案整理技术中的“档案历史联系整理”，不再受电子文件实体的干扰，而使档案整理真正地进入了多元的时代，使档案整理原则从一维的“来源原则”，发展为具有“实践主体”、“实践客体”和“年代”的多维“历史原则”。“元数据档案整理技术”所具有的“文件实体整理与档案历史联系整理技术的分离”、“档案历史联系整理的多维化”、“档案整理原则的多元化”和“档案物质实体的双重构成”是其档案整理技术的四大特征。
二、非元数据档案整理技术
在档案整理技术中“非元数据”与“元数据”是相对存在的两种档案整理技术。从概念上说，除了“元数据”的档案整理技术之外，都属于“非元数据”档案整理的技术范畴。但本篇文章不再研究传统的档案实体整理，它包含的只是新提出的“以‘件’为单位的档案整理技术”、“双套制的档案整理技术”和“不同载体的混合档案整理技术”。
不管是“以‘件’为单位的档案整理技术”，还是“不同载体的混合档案整理技术”，它们的档案实体整理与档案历史联系整理都是相互分离的。“双套制的档案整理技术”比较特殊，从表面上看，它是用整理纸质档案的方法完成了电子档案的整理，但它同样告诉我们，也能够用整理电子档案的方法整理纸质档案。由此我们可以看出，中国档案界提出的这些非元数据的档案整理技术，具有一个共同特点，即它们都是“档案实体整理”与“档案历史联系整理”相互分离的档案整理技术。由于这些“非元数据档案整理技术”是“档案实体整理”与“档案历史联系整理”相互分离的技术，所以它们就同样都能实现档案历史联系的多维化。它的档案整理原则，也可以从一维的“来源原则”，过渡到具有“实践主体”、“实践客体”和“年代”的多维“历史原则”。它们最终都要形成由“文件的实体集合”和“档案历史联系的记录”两种物质实体共同构成档案。
于是我们发现，中国提出的非元数据档案整理技术虽然还存在着许多的缺点，但在“质”上，这些非元数据档案整理技术都具有“文件实体整理与档案历史联系整理的分离”、“档案历史联系整理的多维化”、“档案整理原则的多元化”和“档案物质实体的双重构成”的四大档案整理技术的特征。
三、两种典型档案整理技术的比较
我们的研究发现，虽然非元数据和元数据档案整理技术的技术环境、流程和操作方法有着很大的不同，但它们具有相同的四大特征，并且这两种档案整理技术具有相同的内在结构，完全可以用同一的《档案整理结构的模型》来认识和解释它们的机理和过程。或者说，是因为它们具有相同的档案整理结构，所以它们才具有它们的共同特征。所以非元数据和元数据档案整理技术这两种看似非常不同的档案整理技术，其实是同一档案整理结构的两种不同技术表现形式。
为什么会产生这两种不同的档案整理技术形式，或者说，西方为什么采用元数据档案整理技术，而中国为什么要采用非元数据档案整理技术，而这是相同的档案整理原理为适应不同国家档案实践条件而产生必然结果。在中国，其实始终存在着两种不同的档案实践和理论体系。一种是，从民国时期开始的“文档连锁法”，后来的“文档一体化”和现阶段提出的“文件中心”，与之相应的则是文件生命周期理论；而另一种则是，与文书实践分离的档案实践，在解放后，中国接受了前苏联的档案实践和“立卷人——档案室——档案馆”的档案实践体制，同时也就形成了有别于西方的档案学理论。
原理、价值和理念要过渡到实践，就需要技术的中介，由于技术离实践更近，所以它更要受到实践的约束，先进的技术并非在哪里都适用，对谁都是具有实用的价值。中国人民大学王健教授在国家社科基金项目“OA环境下的文件、档案一体化管理研究”的技术报告中就客观和直率地提出，在中国“无论是档案行政管理机构，还是档案馆，都无权指导各机构的文件工作，……因而无法具备全面的一体化功能。”①对于在中国建立文件中心的问题上她也指出“全盘否定档案室的态度是不科学的，完全撤销档案室的做法是不现实的，在保留档案室的基础上再重建一套文件中心是不必要的，简单地将档案室改名为文件中心也解决不了根本问题。”②这些认识对于认识档案整理技术的发展同样有效。
我们应特别注意，计算机化与现代化是两个不同的概念，比如，一种档案整理技术虽然没有实现计算机化，但如果它能实现多维的档案历史联系联系整理；而另一个虽然实现了计算机化，但它形成的档案历史联系却是一维的，那么我们究竟应该将哪种技术判断为现代档案整理技术呢？档案整理技术现代化的关键是档案整理技术内容上的现代化，计算机化只是档案整理现代化的一种外在的形式。
在自动化和计算机技术应用的程度上，元数据显然要高于非元数据档案整理技术。但在中国发展元数据档案整理技术，有着诸多档案界自身无法克服的现实障碍，但只要我们放弃部分元数据档案整理技术的高自动化要求，那么就可以在不改变档案工作体制、不需要实现“文档一体化”、能脱离电子政务环境、不用制定也不依赖“档案元数据集”的条件下，创造出一种可应用于文书和科技档案、并适用于纸质文件、电子文件和实物混合的、非常实用的档案整理技术。所以不要简单化地根据计算机技术的应用程度，来论档案整理技术的长短。
四、中国档案整理技术前景的展望
通过“非元数据档案整理技术”与“元数据档案整理技术”的比较研究，我们认为：
中国档案界，须在元数据和非元数据档案整理技术之间做一抉择，这是不能回避的。它不是单纯的档案理论和技术问题，而是干系到中国档案事业未来发展的一次抉择。它是档案工作者、档案学者和中国档案事业的领导者都必须倾心关注的问题。
不应该排斥元数据档案整理技术，但在相当长的一段时期内，“非元数据档案整理技术”应该是一条更适应中国国情的档案整理技术路线。我们甚至认为，它是迟早要被国人所接受的一种档案整理技术。
“非元数据档案整理技术”虽然已经有了基础，但技术整体还处于相当混乱的状态。我国应该在夯实它的档案学理论基础、简约它的技术、注重它的实用性的前提下，统一制定中国的档案整理技术规范。其结果应该是创造出一种具有中国特色的档案整理技术体系和理论。这也是中国档案界在世界有所建树的一个契机。
我国在轰轰烈烈引进元数据档案整理技术的过程中已经积累了许多实践经验，现在是否应该对它进行一次阶段性的总结，召开一次高端研讨会，客观地评价一下得失，这可能是一个非常有益的建议。
