时间：2022-12-05 18:35:29
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论文摘要：本文介绍了图书馆编目业务外包的成因，分析了图书馆编目业务外包的优势和劣势，并提出了在编目业务外包过程中应重视的几个问题。
业务外包源于工业企业的一种创新经营模式，图书馆编目业务外包,是借鉴工业企业业务外包的一种工作形式，一些图书馆将非核心的工作,通过招投标和签订合同的方式，外包给外界书商或业务机构，以方便集中自身力量搞好核心工作。业务外包体现了图书馆从传统向现代转型的必然发展趋势,值得我们研究。图书馆业务外包主要有以下形式：采访外包、图书加工外包、编目外包、回溯建库外包、报刊装订外包、流通上架外包、计算机硬件维护外包、现代技术外包、物业管理外包等等，其中编目外包是目前图书馆应用最广泛、成效较显著的一种。
1图书馆编目业务外包的成因
1.1联机编目的发展为图书馆编目业务外包提供了技术条件
我国联机编目的发展是以国家图书馆联合编目中心应用系统1998年12月进行联通并试验运行为标志的；CALIS高校文献保障服务系统也于1998年正式启动。这两个全国性共享平台的运行为编目业务外包服务商制作编目数据提供了标准化的蓝本。由于庞大的联机编目技术支撑以及文献处理加工标准化的实施，为编目业务外包服务商提供图书馆需要的业务创造了条件；MARC数据制作的社会化，图书馆管理软件的通用性都改变了图书馆的作业模式，为编目业务外包提供了一个可靠应用平台、服务环境和服务手段，使编目业务外包的巨大潜力得以开发并蓬勃发展。
1.2书商和中介机构的大量涌现
随着市场经济的不断深入，出现了一大批经营状况良好、信誉较佳的书商和中介机构，如中国教育图书进出口公司、武汉三新书业等。由于图书馆隶属于事业单位，信誉良好，与其合作风险小。因此，大量书商纷纷向图书馆展示其实力，竞争的加剧使得这些书商不仅要在价格上招式百变，在服务上也是花样翻新。比如从单纯订单式服务转变为图书分类、编目、加工服务一条龙。激烈的竞争关系使得这些书商和中介机构都想建立一支“人无我有、人有我优”的专业化的、训练有素的图书分类、编目、加工队伍，为编目业务外包提供了人才准备和可靠的保证。
2图书馆编目业务外包的优势和劣势
2.1图书馆编目业务外包的优势
2.1.1降低成本
由于书商采用的是规模化经营、企业化管理，经营成本低，他们利用国家图书馆，编目中心等单位的书目数据进行一次套录，多次利用，数据成本更低。图书编目业务外包，促进了机读书目数据的标准化，减少了大量重复劳动，提高书目数据的利用率。据统计，目前我国图书馆原始图书编目，每种书的成本在10-15元之间，而套录数据每种书仅0.3元。
2.1.2节约人力资源
图书馆实施编目业务外包，一方面,可以借助外部的人力资源，来弥补自身资源的不足；另一方面实行编目业务外包，可以将节省下的经费投入图书馆内人力附加价值较高的工作中，从而达到减员增效，节约经费的目的。
2.1.3解决图书馆新书积压问题
新书积压、新书滞后是图书馆普遍存在的问题。特别是近几年来，社会各界对图书馆的重视和购书数量的增加，就显得尤为突出。图书编目业务外包，能最大限度地缩短图书加工周期，从根本上解决图书馆新书积压、新书滞后的现象，达到标本兼治的目的。
2.2图书馆编目业务外包的劣势
2.2.1外包合同的短期性和松散性,导致编目数据质量下降
图书馆编目业务外包，往往是在图书招标过程中书商作为提供配套服务的形式来完成的，由于每年中标的书商都不一定相同，而且是多家中标，这样,由于多家书商参与合作，对于图书分编细则的理解和书商编目人员素质的差异，外包合同的短期性和松散性，将直接影响到书目数据的质量。
2.2.2过分强调节省成本,导致编目业务外包后书目数据质量下降
图书馆为了降低成本，大量减少原有的图书编目人员，而外包商编目人员素质良莠不齐，导致原始编目数据质量参差不齐。外包人员对于图书馆编目的系统性缺乏概念，在处理多卷书时，容易将不同时间到馆的书分散著录，甚至给出不同的分类号。而这些错误又较隐蔽，只有当图书出借时才会被发现，另外，复本不认真，导致一种书有多条书目数据。凡此种种影响了图书馆书目数据库的质量，陡增图书馆书目质量控制的风险。
2.2.3隐藏的成本增长和新的竞争对手形成的风险
编目业务外包既孕育成本节约的优势，同时也隐藏着成本增长的潜在风险，编目业务外包作为图书馆图书采购过程中书商提供的一项配套服务，如果长期外包，不仅削弱了图书馆的编目技能，而且造成书商对此业务的垄断，图书馆过分依赖书商，同时，书商为了谋求自身利益的最大化，可能采取一些机会主义的行为，降低服务质量，提高此项业务的成本，使图书采购价格提高，长此以往，增加了图书馆潜在的成本风险。
2.2.4图书馆人力资源重新配置的风险
编目业务外包的初衷是为了将更多更好素质的馆员安排到一线读者服务部门，以提高图书馆服务的质量，拓展图书馆服务的层面。但是，人力资源的重新配置，打破了原来各部门的利益格局，因此会出现很多新的矛盾，处理不好，会严重的影响图书馆业务工作的开展。
3图书馆编目业务外包中应重视的几个问题
编目业务外包并不表示编目业务在图书馆的结束,而是意味着另一种更为复杂的管理工作的开始，所以在外包过程中更应重视以下几个问题：
3.1外包书商的选择
对书商的选择直接关系到业务外包的成功与否。图书馆应首先对书商的技术实力、信誉、资金、工作效率、服务态度、社会影响等多方面进行考察和调研,并建立相关的评价指数,在招投标的时候将其作为选择书商的硬性条件。对于承揽过该类业务内容的书商可以优先考虑。
3.2加工方案的制定
图书馆在确定了书商后,经过专门小组的讨论研究,应对书商提出详尽的加工方案和加工要求。因为每个图书馆的目录体系都有自己的历史,而书商的员工对图书的历史缺乏了解,所以加工方案除了对必备字段的要求外,还需要有专门的文字规定相关著录、标引原则,
3.3外包的适时考核与监督。
在编目业务的外包过程中,不论是到馆操作还是异地操作,图书馆都需配备审核人员进行适时抽查和监督。审核人则根据规定对外包商提供的数据进行抽样,把不符合加工要求的数据单列出来并提出修改意见,且在表格中进行统计,当书商的编目质量超过双方约定的“出错率上限”时,则根据约定做出相应的处理决定。
3.4加强沟通,优势互补
我国图书馆的编目业务外包正处于起步阶段,无论是外部条件还是内部条件都有待于进一步完善。因此,双方要本着相互理解的态度,进行沟通。要把书商看成是图书馆工作的战略伙伴,对书商的能力要有清醒的认识,不应提出他们无法达到的目标和要求。同时,应鼓励与协助书商谋求与具有庞大编目数据的CALIS联机编目中心、国家图书馆编目中心甚至图书馆系统商等多方的合作,在多方合作中,更好地实现图书馆与书商间数据的“互联互通”,使外包效益达到最大化。
参考文献
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[5]曾星媛.图书馆编目业务外包的契机及理性经营[J].河南图书馆学刊,2007(6)
关键词：业务外包竞争优势成本风险
目前，业务外包已成为企业价值链的一环，具有实质的策略重要性。业务外包可协助企业提高绩效并降低成本，同时可提升整个经济实体的生产力。本文就此展开详细分析。
业务外包的经济学分析
分工是业务外包的经济学基础。斯密的《国富论》里面说到：劳动生产力上最大的增进，以及运用劳动时所表现的更大的熟练、技巧和判断力，似乎都是分工的结果，分工使得最擅长做某件事的人专心做好这件事。这是一种很简单的增进效率的机制，却能发挥出巨大的效力。业务外包是现代市场经济中一种复杂形式的分工模式，其本质与最为简单的分工无异。事实上，生产绝大多数最终产品是需要多个步骤、多方面配合的。现代经济的不断发展，不同的人和组织已经越来越在某一方面具有胜于他人的优势，而在更多的方面显出一般化或者失去优势。市场越是发展，分工就会越细密越完善。一个明显的标志就是现在有更多的专业市场和专业领域发展起来。企业专注于某一领域其实跟分工是如出一辙的，只不过是分工已经上升到了更高层次。接受业务外包和业务外包委托都是专注于某一方面，这种干中学效应、经验积累效应、规模经济效应以及快速应变效应都是成本降低、效益提高和核心竞争力的来源。
业务外包即分工基础上的协调。分工是业务外包出现的经济学基础，但是制约业务外包出现的因素同样具有经济学基础，它与分工相对应。这是分工在一个经济体中为何是达到某种程度后趋于稳定的问题。分工本身不是目的，生产出最终产品才是目的，因此还需要对各个分工步骤进行协调。而这就会带来协调成本。企业内部的分工会带来协调成本，企业间的分工也会带来协调成本。在绝大多数情况下，后者大于前者。因此，企业间分工的协调成本的大小决定了企业间分工的深入程度。
经济学上实现业务外包的条件。消费者一般关心的是能否以更低的价格得到最终的消费品，而很少关心消费品是如何生产出来的。因此，只要某种机制能够降低产品的成本而又使生产参与者获益不下降或者上升，这种机制就会出现。业务外包作为一种机制，是否被企业采用，取决于业务外包能否为企业降低成本或者带来更多的收益。进一步来说，只有企业间分工带来的生产成本的降低大于企业间分工带来的协调成本的上升，业务外包才有可能出现。值得注意的是，这里的生产成本是广义的，而不单单指具体物质产品的生产成本，也可以指企业内部某项工作的内部完成所需的直接成本。而协调成本主要体现为企业实行业务外包后在管理上相关成本的上升。
业务外包对企业竞争优势的正向作用
降低企业直接成本。当今的市场中，业务外包服务企业都是专注于某一领域的专业性企业，立足于整个产品价值链条的一个环节。业务外包前，企业在该环节的成本势必高于业务外包服务企业，因此该项业务一旦外包出去，将降低直接成本。但是，业务外包并不一定降低企业在该业务上的总成本。因为业务外包服务企业要同时不止一家企业所委托的某项业务，在服务上只能开出相近乃至相同的单位服务价格。那么，对于那些原来业务内部化成本较高的企业来说，业务外包能给它们带来更大的好处；业务内部化时成本较低的企业有可能因为业务外包的兴起而丧失一定的成本优势。因此，业务外包以后，企业之间的相对成本优势格局有可能发生改变。
赢得市场反应速度优势。由于外包服务企业在该业务领域具有专业优势，并且聚集了该专业领域最优秀的人才，在外包业务上往往能比委托企业具有更快的发展和应变能力。一旦企业将业务成功外包给外包服务企业，并且两者之间达到良好的沟通互动，该业务就会取得比以前更好的市场应变能力，形成企业新的竞争优势。竞争优势提高的程度，取决于两方面的因素：原来业务内化时的反应速度与业务外包后业务反应速度的差距；企业与业务外包承接方之间的沟通效率。第一个差距越大，竞争优势就有可能提高越快；第二个因素的存在是因为企业需要将业务外包出去的业务与企业其他业务整合起来，使得它们对整个市场环境变化做出一致反应，所以会带来业务外包优势的缩小。
分散和降低业务风险。企业将一项业务外包出去，通常就是将业务风险进行转移和分散，业务外包承接方都要承担不同程度的业务失败风险。如果企业将该项业务内化完成，风险就完全要自己承担。业务外包出去后，由于外包服务企业具有专业化的优势，它们在该业务上失败的风险会比原企业小。尽管企业可以通过业务外包在一定程度上转移该业务的风险，却可能承担由于该业务失败而整体业务受损的风险，在业务外包过程难以监督而业务外包效果需要执行的时候风险更大。
业务外包对企业竞争优势的负面影响
（一）事前准备过程中的交易成本
在实施业务外包之前，企业必须做一系列的准备工作，比如搜集相关信息、寻找合适的合作对象以及与有关合作对象进行沟通谈判等，这些都会产生额外的成本。而这些成本并不一定能被业务外包所带来的成本节约所补偿。因为业务外包策略在将来可能根本就不会被执行。这个阶段的成本不会对企业的竞争优势带来太大的影响，因为它只是一次性的成本投入。
（二）契约形成过程中的交易成本
一旦企业决定将某项业务外包出去，就要与合作对象进行合约签订。契约的签订牵涉到今后的利益分配和风险分担，所以谈判双方都非常重视，谈判过程中的成本比较高。企业要么坚持相对有利于己方的契约条款而同时承受较长的谈判过程和较高的谈判成本，要么相反。在这个博弈的过程里，原来预期是起主要作用的，双方都不会偏离自己原来的预期太远，否则谈判就会破裂。一般来说，如果企业选择外包，就会在外包真正实施之前逐步调整内部业务，使得外包实施后能更快地带来收益。但由于谈判后会存在合约最终不能达成的可能性，企业将缺乏调整的动力。同时，出于策略性的考虑，企业不会提前进行大幅度地调整，因为这一调整将给外包服务企业带来谈判的筹码，企业就会处于不利的地位。因此，企业出于长期竞争优势的着想，可能采取不作为策略。此时，谈判时间长短就不会对企业现有的经营带来太大的影响，也就会使得企业在谈判中至少不处于劣势。这里着重分析了双方利益存在冲突的情况，但由于这种交易更多的是一种合作，作为专业的外包服务企业，业务外包承接方会恰当地为委托企业提供合适的方案。
（三）执行监督过程中的交易成本
1.调整业务时导致的成本。企业决定将业务外包出去，它就要进行相应的调整。调整的幅度越大，成本就会越高，这些成本并非是最关键的，最关键的是调整幅度的过大可能会导致企业流程混乱，从而影响企业原有的竞争优势。
2.业务的协调成本。签订契约后，做好该项业务需要两家企业之间的互动，互动导致的成本被称为协调成本。如果该项业务由企业内部完成，由于内部协调可以通过权威命令来完成，所以成本相对低廉。一旦外包出去，由于该项业务要与企业的整个运营协调起来，需要不同业务、不同部门之间协作配合，加上是两家企业之间进行协调，成本自然比较高。协调成本对企业的竞争优势将造成不利的影响。
3.企业对外包服务企业进行监督所导致的成本。为了使服务企业能够按照企业要求完成业务，企业需要进行监督。监督成本跟监督难度的高低有关，外包的业务越复杂，监督成本就会越高，业务的标准化越高，监督成本就相对低。当一些业务在外包过程中出了差错被监督到时，这些差错对企业最终产品的负面影响就会被消除或者降到最低，这种业务一般是简单业务。很多业务是在外包过程中无法直接监督的，一般要待到外包服务企业将外包工作成果交由企业进一步应用后才能检测到。由于信息不对称，导致监督成本较高。在某些时候，即使业务外包成果取得了预期的良好效果，也不一定就表明外包服务企业是按照委托企业的要求来做的，也许存在机会主义动机。同样，即使业务外包的成果不如人意，委托方也不一定将责任全部加于方身上，因为可能是非因素造成的。当委托方不能区分何种因素真正起了作用的时候，委托企业也只能承受这些损失。这里就是一个不确定性的问题，当出现这种风险可能性越大，企业就越不应该将该项业务外包，因为这种业务的外化会使企业控制风险的能力下降，最终降低企业的竞争优势。如果该项业务是企业的核心业务，是否将其外包就更要三思而后行了。一旦企业在这类重要业务上遭到挫折，会降低企业短期绩效，破坏企业长期发展的稳定态势，如果企业处于激烈竞争的环境中，更有可能被挤出市场。
业务外包专业市场对企业竞争优势的影响
业务外包专业市场的特征，会影响到业务外包的交易成本高低，从而影响到业务外包所能获取的竞争优势大小。专用性高的资产交易不宜进行市场交易，一旦某项业务具有资产专用性，业务外包市场就很难发展起来。外包服务企业为某一企业做出专用性较高的投资、提供专用性较高的产品或者服务，在利益分配的谈判上会处于不利地位，难以获取利润。因此，企业很难通过发展业务外包专用性强的业务来获得竞争优势。
当一种业务的独立专业化优势明显的时候，专业化的企业就会自然地出现，专业市场也会形成，原来自己完成该业务的众多企业将其业务外包也顺理成章了。当业务外包专业市场成熟和规范起来后，委托方和方的协调成本会下降，两者承担的潜在风险也会减少。因此企业决定是否将业务外包时，不能单纯从交易频率来考虑，而应着眼于现有外部市场环境下业务外包策略能否为企业带来新的竞争优势。
从经济理性人的前提出发，每个经济主体都存在投机主义倾向，只是在不同的制约条件下实施的可能性不同罢了，而信息不对称是存在这种可能性的根本条件。只要有较好的机制和环境来减弱信息不对称程度，投机行为就会减少，业务外包的可能性就增大。只要专业业务外包市场发展起来了，市场竞争度就会增加，会从众多层面抑制机会主义行为的出现。所以，企业在面对较为成熟的业务外包市场，可以充分利用外部环境优势，放心地将一些业务外包，扩大企业的竞争优势。
因此，尽管不同的交易具有资产专用性不同、交易频率不同等差异，业务外包专业市场的发展特征仍然可以改变它们对业务外包所承受的成本和风险大小的影响程度，从而对业务外包带来的竞争优势产生影响。
参考文献：
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[关健词]图书馆业务外包策略
一、业务外包的产生及其背景
业务外包（Outsourcing）是近几年发展起来的一种新的经营策略。即企业把内部业务的一部分承包给外部专门机构。其实质是企业重新定位，重新配置企业的各种资源，将资源集中于最能反映企业相对优势的领域，塑造和发挥企业自已独特的、难以被其他企业模仿或替代的核心业务，构筑自已竟争优势，获得使企业持续发展的能力。
业务外包因能促进企业集中有限的资源和能力，专注于自身核心业务，创建和保持长期竟争优势，并能达到降低成本，保证质量的目的，所以在市场经济竟争中日益受到企业瞩目。事实上，许多国际知名品牌企业正是通过这种经营策略，创造了辉煌的业绩。如世界最大的运动品牌耐克的核心竟争力是运动鞋的设计、应用与研发气垫（NikeAir）技术，而所有的制造工业外包给世界各地。微软公司的核心竟争力是创造他的软件产品及其他公司发展策略性合作，提供顾客服务和支持，而其他的工作都是外包。据邓百氏公司《1998年全球业务外包研究报告》显示，全球营业额在5000万美元以上的公司当年在业务外包上的开支上升了27％，达到了3250亿美元。
业务外包这一现代工业企业经营管理方法在最近十年已被西方图书馆界吸收和采用，受到普遍的欢迎。图书馆将非核心功能通过合同外包给社会机构来完成，以便集中自身的力量搞好改变基础结构，提高核心功能的工作。业务外包这一经营管理方法日益受到图书馆界的重视，是正在形成的一个趋势。
1977年日本东京都一份报告称，93所图书馆中有47所将分编工作部分外包。1981年5月15日日本《自治日报》报道，在被调查的542所公共图书馆中，警卫外包的占37.7%，清洁外包的占58.5%。1997年在被调查的全美授学士学位以上的117所高校图书馆中，33个正在进行或已进行编目外包，16所正在考虑。1998年秋美国美国图书馆学会（ALA）特别成立了一个“外包工作组”来研究业务外包相关的课题，并在ALA的冬季会议上设立了公开论坛来讨论业务外包对图书馆的影响等相关问题。在我国，从九十年代以来，业务外包逐渐为图书馆所重视和采用，但业务主要集中在事务性工作和编目工作方面。
二、图书馆业务外包的类型
业务外包在图书馆的应用非常广泛，但是较成功和成效最好的外包业务有下面几种：
1、采访业务外包。采访业务外包主要有两种模式，一种是纲目订购，它实际上是一种图书馆与书商之间的采书合约，书商根据图书馆采访人员圈订的纲目控制范围（如：专业范围、主题控制、出版社控制、阅读水平控制等）和图书馆的经费预算，将选出的图书送到图书馆，图书馆采访人员通过验收将适合的书留下，不需要的图书退回给书商。这种方式可以节约采访人员选书的时间，也能保证所购图书具有针对性。另一种方法是由图书馆采访人员根据征订书目进行圈选，交由书商订购。近几年，地区采编中心和图书公司不断涌现，在市场经济环境下，图书供应商要能发展下去，就必须以客户为中心，满足客户的需求，这种竟争给图书馆带来了更多的优惠和附加服务，其中包括书目数据的配送以及装防盗条、盖馆藏章、贴条形码和书标等手工处理过程，从而达到降低成本、减少人员，并取得一定经济效益的目的。
2、编目外包。编目外包是国外图书馆业务外包中应用最广且最具成效的一种。早在七、八十年代，美国、日本等国图书馆已开始将编目业务部分外包，1967年OCLC成立之后，由于它费用低，质量高，OCLC更是成了世界各地图书馆编目外包的服务商。在中国，随着计算机网络的迅猛发展，全国联合编目中心、CALLS、地区采编中心的建立，从九十年代开始，各图书馆普遍采用了编目外包方式。编目外包，一方面可以减少编目人员的负担，加快文献处理的速度，在不降低质量的前提下节省开支，解决诸如待编积压图书、工作负荷不均、专业人员不足等问题，另一方面，可以减少重复劳动，在一定范围内实现统一编目，图书馆书目数据达到规范化和标准化。
3、书目数据库建设。数据库建设是图书馆自动化工作的重要组成部分，也是图书馆在自动化建设进程中最繁重的一项业务，需要投入大量的人力和物力。由于它耗时耗力，很多图书馆都将此业务外包给建库承包商。图书馆馆藏书目数据库建设外包，包括依据卡片上的信息进行业务外包和到现场依据文献实体上的信息进行业务外包两种形式。前一种方法简便、经济，但卡片信息不全，依此制作出来的书目数据不能达到准确、全面的效果。后一种方法是较为彻底的做法，双方通过签订合约，由承包方派员进驻图书馆，按馆藏文献建库，同时还按照现在的标准全面重新加工。
4、自动化业务外包。自动化业务外包是指在共同签署的外包协议或合同的基础上，采用系统移植或委托专业厂商设计和开发，服务提供商直接向图书馆提供整套的应用方案，包括咨询、软件系统、实施、运行中的维护、软件的升级、高质量的技术支持等。由于大多数图书馆缺乏计算机专业技术人员，加上随着信息技术的发展，硬件和软件在不断升级，如果相关的图书馆管理系统以及应用软件由图书馆自行开发，则图书馆要投入大量的开发费用和人员培训费用，通过服务外包，不仅可以节约时间和费用支出，还可以直接享受服务提供商提供强径的在线支持、网上维护和更新升级的优质服务。
5、后勤物业管理。大学图书馆的行政和后勤虽然没有公共图书馆复杂，但事务性工作很多。近几年来，图书馆事业发展较快，各地政府都投入巨资建设新图书馆，新建的图书馆面积都较大，如华南师范大学新馆面积为23500平方米，湛江海洋大学图书馆为23000平方米，新馆的各种设施，包括公共卫生、消防、绿化、空调、机电设备的维护和管理任务很重。通过后勤外包可以使管理层从事务性工作中解脱出来，更多精力用于业务建设中。后勤外包可以采用部分外包和全部外包两种，全部外包可以向社会邀请专业物业公司进行招标的方式，选聘物业管理公司对图书馆所有物业及设施、设备实施统一一体化管理，图书馆只设一名物业管理人员，负责物业的宏观管理及与管理处的联络，深圳南山图书馆即是采用此种形式。较为普遍的是采用部分外包的方式。部分外包主要用于：
清洁卫生：对于几万平方米馆舍来说，清洁卫生是一项较繁重又不可忽视的业务，在人员不足的情况下，可以外包给保洁公司来完成，图书馆办公室可以建立明确的检查制度进行监督。
绿化保养：图书馆要营造一个舒适、优雅的环境，绿化是不可缺少的摆饰品，而图书馆没有专业的人员来对这些植物进行保养，因此可以委托给学校的绿委会进行托管，以保证图书馆的花木常青常开。
消防安全：消防安全是图书馆领导最为头痛的问题，图书馆是一个公共活动场所，人流量大，人员复杂，图书馆内书籍是易燃物品，同时还保留着大量的文物和古籍，因此图书馆消防安全在后勤管理中占有重要的位置。图书馆可以将此项业务交由消防公司来完成，消防公司派专人进驻图书馆，定期检查和更新消防器材，并可以和图书馆合作，开展消防演习，进行消防宣传，提高全体职工的消防意识。
设备维护：除计算机设备外，图书馆的硬件设施还包括空调、电梯、影印设备、视听设备等，这些也可
以通过合约形式进行委外服务。
三、图书馆业务外包评价
业务外包之所以能被图书馆所用并得以发展，是由于这种模式确实能给图书馆带来很大的利益，有着明显的优势：
1、图书馆实行业务外包，可以降低成本，提高质量。专业机构（团体）往往具有规模经济，有着专业程度高和高度效率化，经营成本较低的特点，通过他们来提供服务，可以取得较大的价格优惠，并能节省庞大的人事费用。以采编业务为例，将采编业务委托给地区采编中心完成，一方面，可以通过联合采购取得价格优惠，另一方面，采编中心是一个以采、编、配送一条龙服务为特色的服务机构，在完成购书的同时，实现了随书配送书目数据，有些采编中心甚至帮助图书馆将所购图书贴条形码、书标、盖馆藏章等图书加工工作，而且这些工作是完全免费的。在美国，图书馆成为OCLC成员馆后，套录一条书目记录费用是1.5美元（OCLC成立之前，美国国会图书馆一条书目记录成本是75美元，Ohio大学图书馆是30美元），委托编目，平均才2－12美元。我国的情况也差不多，据统计，图书馆单独编目，每种图书约10－15元，而套录每种图书是0.3元，委托地区采编中心或书商，编目是免费。
2、节约人力资源，克服缺乏专业技术人员的不足的困难。图书馆实施业务外包，一方面，可以借助外部的人力资源，来弥补自身智力资源的不足。受客观因素的影响，图书馆很难引进和留住高技术人员，因而也使图书馆难以进行技术的研制和开发。在业务外包的情况下，图书馆可以充分利用外部资源保证自已的先进性。如选购成熟先进的图书馆管理软件，既可以降低开发软件的风险，也能提高图书馆的服务水平。又如南海学院图书馆，由于是新建图书馆，专业人员少，因此将采编业务全部交由广东高校信息服务中心完成，该中心拥有一支高素质的专业队伍，生产制作出标准的书目数据，使南海学院图书馆从一开始就建立在较高的起点上，从而保证了数据的标准化和规范化。另一方面，可以节约人员。以联合编目为例，美国Ohio大学图书馆1967年共有编目人员15名，每年处理约2.5万种图书，成为OCLC成员馆后，编目人员减至5人，每年可处理5万种书，以每名工作人员年薪5万美元计，每年节约工资约50万美元，而全部套录OCLC数据也只需花7.5万美元。
3、图书馆实施业务外包，可以专注于自已的核心业务，提高竟争优势。图书馆将非核心业务外包给专业机构完成，将使图书馆的管理层可以集中精力实现对业务流程，人员配置进行整合，加强读者服务工作，提高图书馆的竟争优势，保持图书馆的持续、稳定发展。
4、缩短工作时间，提高工作效率。以回溯建库为例，如果要完成30多万种中文图书，由图书馆工作人员自已建库，估计要用1－2年时间，而委托建库商，可能只需要2个月时间。
业务外包作为一种新型的图书馆管理模式，对于提高图书馆的服务效率，促进图书馆的重心转移，发挥图书馆的竟争优势，具有重要的作用。但是，也存在一些缺陷。如直接购买图书馆管理系统的最大缺馅是使图书馆工作人员产生对外部技术的严重依赖。一般情况下，技术外包可以产生良好的短期回报，但不知不觉中图书馆的技术人员只停留在使用上，而不对技术进行研究开发（包括人才），从而损害图书馆的技术能力，特别是某些技术决窍必须通过开发的过程中才能学会。采购业务外包方面，随着广东经济的快速发展，招生人数增加和学校评估要求，广东高校这几年购书经费增加很快，常常一次拔数百万元，校方限期完成，图书馆将数百万的采购委托给供货商，有的馆甚至要求供货商每种书配5——10册，积压的旧书也配上，从而造成藏书质量的下降。
四、图书馆实施业务外包的策略
业务外包主要是透过与外包商合作及关系之调整，以改善图书馆服务质量，提高工作效率。而图书馆仍要承担规划、目标制定、监督标准制定及执行、评估及修正等工作，换言之，业务外包服务质量的好坏，图书馆应负责任，因此在制定外包策略时应注意以下问题:
1、决定业务外包考虑因素。实施业务外包之前，图书馆应根据本馆的任务、人力资源等因素进行具体分析，评估成本效益，听取各方意见，明确自已的核心业务，从而确定哪些业务与核心业务关联性不大，或是本馆难以提供足够的资源支持，或是自已完成成本高、效率低，这些因素都是图书馆考虑进行业务外包的原因。
2、选择合适的外包商，签定合作协议。外包商选择的好坏直接关系到图书馆外包业务成功与否。图书馆应全面考虑外包商的财务、人力资源、信誉、管理控制及效率、服务质量，以及是否熟悉业务、价格水平等条件，在审慎外包商各方面因素后，认真签订外包合约，作为双方共同遵守及管理的依据。合约的内容应包含：工作目标及预期效益、合作范畴、运作方式、责任划分、所有权归属、合约修改与终止、付款方式、培偿问题等。
3、加强对外包商的控制和管理。图书馆把业务外包出去后并非万事大吉，相反，应密切注意并配合外包商进行各项活动。在执行合同过程中，图书馆还必须对外包商进行有效的监督，重视业务外包的过程管理，尤其是技术业务工作，同时应建立一套可以将服务对象的问题直接反馈给馆方的机制，如提供意见箱、电子公告栏、留言板等。
4、建立良好的沟通机制，无论是与本馆职工还是外包商。图书馆与外包商的关系是互相依靠，互惠互利的双赢关系，双方在充分的沟通与相互理解基础上，加强合作与协调，使业务流程顺利进行。在图书馆内部，外包势必会影响到一些工作人员的利益，如编目外包，从前图书馆内部往往以编目人员为核心人物，知识层次最高的当是编目人员，由于编目外包，他们可能要转变角色，由台后服务走向台前服务。因此，要做好员工的沟通工作，得到员工的理解和支持。
五、图书馆业务外包的前景
虽然图书馆业务外包模式目前还存在一些有待解决的问题，图书馆也存在一些顾虑。但是它体现了在知识经济时代传统图书馆向现代化图书馆转型过程中图书馆职能社会化的必然发展趋势。随着图书馆现代化、网络化程度的提高，虚拟馆藏比例的上升及联机编目的普及，图书馆内从事信息贮藏与处理的人员将减少，从事读者信息服务人员，尤其参考咨询人员将成为图书馆的核心人员，图书馆的整个组织机构、工作流程、人力资源应用等都应加以重视与重新分配。人力删减、经费紧缩、以及信息时代图书馆服务功能的迅速变化，业务外包在图书馆业务的应用层面日益扩展。委外服务不仅促进图书馆从节省成本及提升效率等方面进行创意思考，同时也是图书馆思考改造其组织作业流程、实施机构重组的一项良方。可以预料，随着图书馆管理的改进，业务外包将有更大的发展空间。
参考文献：
[1]雷永立，杨成杰.OCLC网络化发展道路的启示.中国图书馆学报，2000（2）,
56-59
[2]杨谦.美国图书馆采访业务外包模式与方法研究.情报杂志，2002（5），
42－43
[3]王兵.业务外包－高科技时代集团经济发展的方向．科技管理研究，2002（4），18－20
[4]黎震．南山图书馆物业社会化管理探索．图书馆论坛，2001（5），92―93
[关健词]图书馆业务外包策略
[分类号]G251[文献标识码]A
一、业务外包的产生及其背景
业务外包（Outsourcing）是近几年发展起来的一种新的经营策略。即企业把内部业务的一部分承包给外部专门机构。其实质是企业重新定位，重新配置企业的各种资源，将资源集中于最能反映企业相对优势的领域，塑造和发挥企业自已独特的、难以被其他企业模仿或替代的核心业务，构筑自已竟争优势，获得使企业持续发展的能力。
业务外包因能促进企业集中有限的资源和能力，专注于自身核心业务，创建和保持长期竟争优势，并能达到降低成本，保证质量的目的，所以在市场经济竟争中日益受到企业瞩目。事实上，许多国际知名品牌企业正是通过这种经营策略，创造了辉煌的业绩。如世界最大的运动品牌耐克的核心竟争力是运动鞋的设计、应用与研发气垫（NikeAir）技术，而所有的制造工业外包给世界各地。微软公司的核心竟争力是创造他的软件产品及其他公司发展策略性合作，提供顾客服务和支持，而其他的工作都是外包。据邓百氏公司《1998年全球业务外包研究报告》显示，全球营业额在5000万美元以上的公司当年在业务外包上的开支上升了27％，达到了3250亿美元。
业务外包这一现代工业企业经营管理方法在最近十年已被西方图书馆界吸收和采用，受到普遍的欢迎。图书馆将非核心功能通过合同外包给社会机构来完成，以便集中自身的力量搞好改变基础结构，提高核心功能的工作。业务外包这一经营管理方法日益受到图书馆界的重视，是正在形成的一个趋势。
1977年日本东京都一份报告称，93所图书馆中有47所将分编工作部分外包。1981年5月15日日本《自治日报》报道，在被调查的542所公共图书馆中，警卫外包的占37.7%，清洁外包的占58.5%。1997年在被调查的全美授学士学位以上的117所高校图书馆中，33个正在进行或已进行编目外包，16所正在考虑。1998年秋美国美国图书馆学会（ALA）特别成立了一个“外包工作组”来研究业务外包相关的课题，并在ALA的冬季会议上设立了公开论坛来讨论业务外包对图书馆的影响等相关问题。在我国，从九十年代以来，业务外包逐渐为图书馆所重视和采用，但业务主要集中在事务性工作和编目工作方面。
二、图书馆业务外包的类型
业务外包在图书馆的应用非常广泛，但是较成功和成效最好的外包业务有下面几种：
1、采访业务外包。采访业务外包主要有两种模式，一种是纲目订购，它实际上是一种图书馆与书商之间的采书合约，书商根据图书馆采访人员圈订的纲目控制范围（如：专业范围、主题控制、出版社控制、阅读水平控制等）和图书馆的经费预算，将选出的图书送到图书馆，图书馆采访人员通过验收将适合的书留下，不需要的图书退回给书商。这种方式可以节约采访人员选书的时间，也能保证所购图书具有针对性。另一种方法是由图书馆采访人员根据征订书目进行圈选，交由书商订购。近几年，地区采编中心和图书公司不断涌现，在市场经济环境下，图书供应商要能发展下去，就必须以客户为中心，满足客户的需求，这种竟争给图书馆带来了更多的优惠和附加服务，其中包括书目数据的配送以及装防盗条、盖馆藏章、贴条形码和书标等手工处理过程，从而达到降低成本、减少人员，并取得一定经济效益的目的。
2、编目外包。编目外包是国外图书馆业务外包中应用最广且最具成效的一种。早在七、八十年代，美国、日本等国图书馆已开始将编目业务部分外包，1967年OCLC成立之后，由于它费用低，质量高，OCLC更是成了世界各地图书馆编目外包的服务商。在中国，随着计算机网络的迅猛发展，全国联合编目中心、CALLS、地区采编中心的建立，从九十年代开始，各图书馆普遍采用了编目外包方式。编目外包，一方面可以减少编目人员的负担，加快文献处理的速度，在不降低质量的前提下节省开支，解决诸如待编积压图书、工作负荷不均、专业人员不足等问题，另一方面，可以减少重复劳动，在一定范围内实现统一编目，图书馆书目数据达到规范化和标准化。
3、书目数据库建设。数据库建设是图书馆自动化工作的重要组成部分，也是图书馆在自动化建设进程中最繁重的一项业务，需要投入大量的人力和物力。由于它耗时耗力，很多图书馆都将此业务外包给建库承包商。图书馆馆藏书目数据库建设外包，包括依据卡片上的信息进行业务外包和到现场依据文献实体上的信息进行业务外包两种形式。前一种方法简便、经济，但卡片信息不全，依此制作出来的书目数据不能达到准确、全面的效果。后一种方法是较为彻底的做法，双方通过签订合约，由承包方派员进驻图书馆，按馆藏文献建库，同时还按照现在的标准全面重新加工。
4、自动化业务外包。自动化业务外包是指在共同签署的外包协议或合同的基础上，采用系统移植或委托专业厂商设计和开发，服务提供商直接向图书馆提供整套的应用方案，包括咨询、软件系统、实施、运行中的维护、软件的升级、高质量的技术支持等。由于大多数图书馆缺乏计算机专业技术人员，加上随着信息技术的发展，硬件和软件在不断升级，如果相关的图书馆管理系统以及应用软件由图书馆自行开发，则图书馆要投入大量的开发费用和人员培训费用，通过服务外包，不仅可以节约时间和费用支出，还可以直接享受服务提供商提供强径的在线支持、网上维护和更新升级的优质服务。
5、后勤物业管理。大学图书馆的行政和后勤虽然没有公共图书馆复杂，但事务性工作很多。近几年来，图书馆事业发展较快，各地政府都投入巨资建设新图书馆，新建的图书馆面积都较大，如华南师范大学新馆面积为23500平方米，湛江海洋大学图书馆为23000平方米，新馆的各种设施，包括公共卫生、消防、绿化、空调、机电设备的维护和管理任务很重。通过后勤外包可以使管理层从事务性工作中解脱出来，更多精力用于业务建设中。后勤外包可以采用部分外包和全部外包两种，全部外包可以向社会邀请专业物业公司进行招标的方式，选聘物业管理公司对图书馆所有物业及设施、设备实施统一一体化管理，图书馆只设一名物业管理人员，负责物业的宏观管理及与管理处的联络，深圳南山图书馆即是采用此种形式。较为普遍的是采用部分外包的方式。部分外包主要用于：
清洁卫生：对于几万平方米馆舍来说，清洁卫生是一项较繁重又不可忽视的业务，在人员不足的情况下，可以外包给保洁公司来完成，图书馆办公室可以建立明确的检查制度进行监督。
绿化保养：图书馆要营造一个舒适、优雅的环境，绿化是不可缺少的摆饰品，而图书馆没有专业的人员来对这些植物进行保养，因此可以委托给学校的绿委会进行托管，以保证图书馆的花木常青常开。
消防安全：消防安全是图书馆领导最为头痛的问题，图书馆是一个公共活动场所，人流量大，人员复杂，图书馆内书籍是易燃物品，同时还保留着大量的文物和古籍，因此图书馆消防安全在后勤管理中占有重要的位置。图书馆可以将此项业务交由消防公司来完成，消防公司派专人进驻图书馆，定期检查和更新消防器材，并可以和图书馆合作，开展消防演习，进行消防宣传，提高全体职工的消防意识。
设备维护：除计算机设备外，图书馆的硬件设施还包括空调、电梯、影印设备、视听设备等，这些也可以通过合约形式进行委外服务。
三、图书馆业务外包评价
业务外包之所以能被图书馆所用并得以发展，是由于这种模式确实能给图书馆带来很大的利益，有着明显的优势：
1、图书馆实行业务外包，可以降低成本，提高质量。专业机构（团体）往往具有规模经济，有着专业程度高和高度效率化，经营成本较低的特点，通过他们来提供服务，可以取得较大的价格优惠，并能节省庞大的人事费用。以采编业务为例，将采编业务委托给地区采编中心完成，一方面，可以通过联合采购取得价格优惠，另一方面，采编中心是一个以采、编、配送一条龙服务为特色的服务机构，在完成购书的同时，实现了随书配送书目数据，有些采编中心甚至帮助图书馆将所购图书贴条形码、书标、盖馆藏章等图书加工工作，而且这些工作是完全免费的。在美国，图书馆成为OCLC成员馆后，套录一条书目记录费用是1.5美元（OCLC成立之前，美国国会图书馆一条书目记录成本是75美元，Ohio大学图书馆是30美元），委托编目，平均才2－12美元。我国的情况也差不多，据统计，图书馆单独编目，每种图书约10－15元，而套录每种图书是0.3元，委托地区采编中心或书商，编目是免费。
2、节约人力资源，克服缺乏专业技术人员的不足的困难。图书馆实施业务外包，一方面，可以借助外部的人力资源，来弥补自身智力资源的不足。受客观因素的影响，图书馆很难引进和留住高技术人员，因而也使图书馆难以进行技术的研制和开发。在业务外包的情况下，图书馆可以充分利用外部资源保证自已的先进性。如选购成熟先进的图书馆管理软件，既可以降低开发软件的风险，也能提高图书馆的服务水平。又如南海学院图书馆，由于是新建图书馆，专业人员少，因此将采编业务全部交由广东高校信息服务中心完成，该中心拥有一支高素质的专业队伍，生产制作出标准的书目数据，使南海学院图书馆从一开始就建立在较高的起点上，从而保证了数据的标准化和规范化。另一方面，可以节约人员。以联合编目为例，美国Ohio大学图书馆1967年共有编目人员15名，每年处理约2.5万种图书，成为OCLC成员馆后，编目人员减至5人，每年可处理5万种书，以每名工作人员年薪5万美元计，每年节约工资约50万美元，而全部套录OCLC数据也只需花7.5万美元。
3、图书馆实施业务外包，可以专注于自已的核心业务，提高竟争优势。图书馆将非核心业务外包给专业机构完成，将使图书馆的管理层可以集中精力实现对业务流程，人员配置进行整合，加强读者服务工作，提高图书馆的竟争优势，保持图书馆的持续、稳定发展。
4、缩短工作时间，提高工作效率。以回溯建库为例，如果要完成30多万种中文图书，由图书馆工作人员自已建库，估计要用1－2年时间，而委托建库商，可能只需要2个月时间。
业务外包作为一种新型的图书馆管理模式，对于提高图书馆的服务效率，促进图书馆的重心转移，发挥图书馆的竟争优势，具有重要的作用。但是，也存在一些缺陷。如直接购买图书馆管理系统的最大缺馅是使图书馆工作人员产生对外部技术的严重依赖。一般情况下，技术外包可以产生良好的短期回报，但不知不觉中图书馆的技术人员只停留在使用上，而不对技术进行研究开发（包括人才），从而损害图书馆的技术能力，特别是某些技术决窍必须通过开发的过程中才能学会。采购业务外包方面，随着广东经济的快速发展，招生人数增加和学校评估要求，广东高校这几年购书经费增加很快，常常一次拔数百万元，校方限期完成，图书馆将数百万的采购委托给供货商，有的馆甚至要求供货商每种书配5——10册，积压的旧书也配上，从而造成藏书质量的下降。
四、图书馆实施业务外包的策略
业务外包主要是透过与外包商合作及关系之调整，以改善图书馆服务质量，提高工作效率。而图书馆仍要承担规划、目标制定、监督标准制定及执行、评估及修正等工作，换言之，业务外包服务质量的好坏，图书馆应负责任，因此在制定外包策略时应注意以下问题:
1、决定业务外包考虑因素。实施业务外包之前，图书馆应根据本馆的任务、人力资源等因素进行具体分析，评估成本效益，听取各方意见，明确自已的核心业务，从而确定哪些业务与核心业务关联性不大，或是本馆难以提供足够的资源支持，或是自已完成成本高、效率低，这些因素都是图书馆考虑进行业务外包的原因。
2、选择合适的外包商，签定合作协议。外包商选择的好坏直接关系到图书馆外包业务成功与否。图书馆应全面考虑外包商的财务、人力资源、信誉、管理控制及效率、服务质量，以及是否熟悉业务、价格水平等条件，在审慎外包商各方面因素后，认真签订外包合约，作为双方共同遵守及管理的依据。合约的内容应包含：工作目标及预期效益、合作范畴、运作方式、责任划分、所有权归属、合约修改与终止、付款方式、培偿问题等。
3、加强对外包商的控制和管理。图书馆把业务外包出去后并非万事大吉，相反，应密切注意并配合外包商进行各项活动。在执行合同过程中，图书馆还必须对外包商进行有效的监督，重视业务外包的过程管理，尤其是技术业务工作，同时应建立一套可以将服务对象的问题直接反馈给馆方的机制，如提供意见箱、电子公告栏、留言板等。
4、建立良好的沟通机制，无论是与本馆职工还是外包商。图书馆与外包商的关系是互相依靠，互惠互利的双赢关系，双方在充分的沟通与相互理解基础上，加强合作与协调，使业务流程顺利进行。在图书馆内部，外包势必会影响到一些工作人员的利益，如编目外包，从前图书馆内部往往以编目人员为核心人物，知识层次最高的当是编目人员，由于编目外包，他们可能要转变角色，由台后服务走向台前服务。因此，要做好员工的沟通工作，得到员工的理解和支持。
五、图书馆业务外包的前景
虽然图书馆业务外包模式目前还存在一些有待解决的问题，图书馆也存在一些顾虑。但是它体现了在知识经济时代传统图书馆向现代化图书馆转型过程中图书馆职能社会化的必然发展趋势。随着图书馆现代化、网络化程度的提高，虚拟馆藏比例的上升及联机编目的普及，图书馆内从事信息贮藏与处理的人员将减少，从事读者信息服务人员，尤其参考咨询人员将成为图书馆的核心人员，图书馆的整个组织机构、工作流程、人力资源应用等都应加以重视与重新分配。人力删减、经费紧缩、以及信息时代图书馆服务功能的迅速变化，业务外包在图书馆业务的应用层面日益扩展。委外服务不仅促进图书馆从节省成本及提升效率等方面进行创意思考，同时也是图书馆思考改造其组织作业流程、实施机构重组的一项良方。可以预料，随着图书馆管理的改进，业务外包将有更大的发展空间。
参考文献：
[1]雷永立，杨成杰.OCLC网络化发展道路的启示.中国图书馆学报，2000（2）,
56-59
[2]杨谦.美国图书馆采访业务外包模式与方法研究.情报杂志，2002（5），
42－43
[3]王兵.业务外包－高科技时代集团经济发展的方向．科技管理研究，2002（4），18－20
[4]黎震．南山图书馆物业社会化管理探索．图书馆论坛，2001（5），92―93
内容摘要：业务外包被看作是提高企业竞争优势的一种有效方式。本文在业务外包经济学分析的基础上，探讨了业务外包对企业竞争优势的动态作用，包括正向作用和负面影响，基本结论是业务外包能为企业带来降低直接成本、专注于核心业务等正向作用，同时也带来额外的交易成本和风险。最后，针对不同的业务外包专业市场对企业竞争优势的影响进行了分析。
关键词：业务外包竞争优势成本风险
目前，业务外包已成为企业价值链的一环，具有实质的策略重要性。业务外包可协助企业提高绩效并降低成本，同时可提升整个经济实体的生产力。本文就此展开详细分析。
1业务外包的经济学分析
分工是业务外包的经济学基础。斯密的《国富论》里面说到：劳动生产力上最大的增进，以及运用劳动时所表现的更大的熟练、技巧和判断力，似乎都是分工的结果，分工使得最擅长做某件事的人专心做好这件事。这是一种很简单的增进效率的机制，却能发挥出巨大的效力。业务外包是现代市场经济中一种复杂形式的分工模式，其本质与最为简单的分工无异。事实上，生产绝大多数最终产品是需要多个步骤、多方面配合的。现代经济的不断发展，不同的人和组织已经越来越在某一方面具有胜于他人的优势，而在更多的方面显出一般化或者失去优势。市场越是发展，分工就会越细密越完善。一个明显的标志就是现在有更多的专业市场和专业领域发展起来。企业专注于某一领域其实跟分工是如出一辙的，只不过是分工已经上升到了更高层次。接受业务外包和业务外包委托都是专注于某一方面，这种干中学效应、经验积累效应、规模经济效应以及快速应变效应都是成本降低、效益提高和核心竞争力的来源。
业务外包即分工基础上的协调。分工是业务外包出现的经济学基础，但是制约业务外包出现的因素同样具有经济学基础，它与分工相对应。这是分工在一个经济体中为何是达到某种程度后趋于稳定的问题。分工本身不是目的，生产出最终产品才是目的，因此还需要对各个分工步骤进行协调。而这就会带来协调成本。企业内部的分工会带来协调成本，企业间的分工也会带来协调成本。在绝大多数情况下，后者大于前者。因此，企业间分工的协调成本的大小决定了企业间分工的深入程度。
经济学上实现业务外包的条件。消费者一般关心的是能否以更低的价格得到最终的消费品，而很少关心消费品是如何生产出来的。因此，只要某种机制能够降低产品的成本而又使生产参与者获益不下降或者上升，这种机制就会出现。业务外包作为一种机制，是否被企业采用，取决于业务外包能否为企业降低成本或者带来更多的收益。进一步来说，只有企业间分工带来的生产成本的降低大于企业间分工带来的协调成本的上升，业务外包才有可能出现。值得注意的是，这里的生产成本是广义的，而不单单指具体物质产品的生产成本，也可以指企业内部某项工作的内部完成所需的直接成本。而协调成本主要体现为企业实行业务外包后在管理上相关成本的上升。
2业务外包对企业竞争优势的正向作用
降低企业直接成本。当今的市场中，业务外包服务企业都是专注于某一领域的专业性企业，立足于整个产品价值链条的一个环节。业务外包前，企业在该环节的成本势必高于业务外包服务企业，因此该项业务一旦外包出去，将降低直接成本。但是，业务外包并不一定降低企业在该业务上的总成本。因为业务外包服务企业要同时不止一家企业所委托的某项业务，在服务上只能开出相近乃至相同的单位服务价格。那么，对于那些原来业务内部化成本较高的企业来说，业务外包能给它们带来更大的好处；业务内部化时成本较低的企业有可能因为业务外包的兴起而丧失一定的成本优势。因此，业务外包以后，企业之间的相对成本优势格局有可能发生改变。
赢得市场反应速度优势。由于外包服务企业在该业务领域具有专业优势，并且聚集了该专业领域最优秀的人才，在外包业务上往往能比委托企业具有更快的发展和应变能力。一旦企业将业务成功外包给外包服务企业，并且两者之间达到良好的沟通互动，该业务就会取得比以前更好的市场应变能力，形成企业新的竞争优势。竞争优势提高的程度，取决于两方面的因素：原来业务内化时的反应速度与业务外包后业务反应速度的差距；企业与业务外包承接方之间的沟通效率。第一个差距越大，竞争优势就有可能提高越快；第二个因素的存在是因为企业需要将业务外包出去的业务与企业其他业务整合起来，使得它们对整个市场环境变化做出一致反应，所以会带来业务外包优势的缩小。
分散和降低业务风险。企业将一项业务外包出去，通常就是将业务风险进行转移和分散，业务外包承接方都要承担不同程度的业务失败风险。如果企业将该项业务内化完成，风险就完全要自己承担。业务外包出去后，由于外包服务企业具有专业化的优势，它们在该业务上失败的风险会比原企业小。尽管企业可以通过业务外包在一定程度上转移该业务的风险，却可能承担由于该业务失败而整体业务受损的风险，在业务外包过程难以监督而业务外包效果需要执行的时候风险更大。
3业务外包对企业竞争优势的负面影响
（一）事前准备过程中的交易成本
在实施业务外包之前，企业必须做一系列的准备工作，比如搜集相关信息、寻找合适的合作对象以及与有关合作对象进行沟通谈判等，这些都会产生额外的成本。而这些成本并不一定能被业务外包所带来的成本节约所补偿。因为业务外包策略在将来可能根本就不会被执行。这个阶段的成本不会对企业的竞争优势带来太大的影响，因为它只是一次性的成本投入。
（二）契约形成过程中的交易成本
一旦企业决定将某项业务外包出去，就要与合作对象进行合约签订。契约的签订牵涉到今后的利益分配和风险分担，所以谈判双方都非常重视，谈判过程中的成本比较高。企业要么坚持相对有利于己方的契约条款而同时承受较长的谈判过程和较高的谈判成本，要么相反。在这个博弈的过程里，原来预期是起主要作用的，双方都不会偏离自己原来的预期太远，否则谈判就会破裂。一般来说，如果企业选择外包，就会在外包真正实施之前逐步调整内部业务，使得外包实施后能更快地带来收益。但由于谈判后会存在合约最终不能达成的可能性，企业将缺乏调整的动力。同时，出于策略性的考虑，企业不会提前进行大幅度地调整，因为这一调整将给外包服务企业带来谈判的筹码，企业就会处于不利的地位。因此，企业出于长期竞争优势的着想，可能采取不作为策略。此时，谈判时间长短就不会对企业现有的经营带来太大的影响，也就会使得企业在谈判中至少不处于劣势。这里着重分析了双方利益存在冲突的情况，但由于这种交易更多的是一种合作，作为专业的外包服务企业，业务外包承接方会恰当地为委托企业提供合适的方案。
（三）执行监督过程中的交易成本
1.调整业务时导致的成本。企业决定将业务外包出去，它就要进行相应的调整。调整的幅度越大，成本就会越高，这些成本并非是最关键的，最关键的是调整幅度的过大可能会导致企业流程混乱，从而影响企业原有的竞争优势。
2.业务的协调成本。签订契约后，做好该项业务需要两家企业之间的互动，互动导致的成本被称为协调成本。如果该项业务由企业内部完成，由于内部协调可以通过权威命令来完成，所以成本相对低廉。一旦外包出去，由于该项业务要与企业的整个运营协调起来，需要不同业务、不同部门之间协作配合，加上是两家企业之间进行协调，成本自然比较高。协调成本对企业的竞争优势将造成不利的影响。
3.企业对外包服务企业进行监督所导致的成本。为了使服务企业能够按照企业要求完成业务，企业需要进行监督。监督成本跟监督难度的高低有关，外包的业务越复杂，监督成本就会越高，业务的标准化越高，监督成本就相对低。当一些业务在外包过程中出了差错被监督到时，这些差错对企业最终产品的负面影响就会被消除或者降到最低，这种业务一般是简单业务。很多业务是在外包过程中无法直接监督的，一般要待到外包服务企业将外包工作成果交由企业进一步应用后才能检测到。由于信息不对称，导致监督成本较高。在某些时候，即使业务外包成果取得了预期的良好效果，也不一定就表明外包服务企业是按照委托企业的要求来做的，也许存在机会主义动机。同样，即使业务外包的成果不如人意，委托方也不一定将责任全部加于方身上，因为可能是非因素造成的。当委托方不能区分何种因素真正起了作用的时候，委托企业也只能承受这些损失。这里就是一个不确定性的问题，当出现这种风险可能性越大，企业就越不应该将该项业务外包，因为这种业务的外化会使企业控制风险的能力下降，最终降低企业的竞争优势。如果该项业务是企业的核心业务，是否将其外包就更要三思而后行了。一旦企业在这类重要业务上遭到挫折，会降低企业短期绩效，破坏企业长期发展的稳定态势，如果企业处于激烈竞争的环境中，更有可能被挤出市场。
4业务外包专业市场对企业竞争优势的影响
业务外包专业市场的特征，会影响到业务外包的交易成本高低，从而影响到业务外包所能获取的竞争优势大小。专用性高的资产交易不宜进行市场交易，一旦某项业务具有资产专用性，业务外包市场就很难发展起来。外包服务企业为某一企业做出专用性较高的投资、提供专用性较高的产品或者服务，在利益分配的谈判上会处于不利地位，难以获取利润。因此，企业很难通过发展业务外包专用性强的业务来获得竞争优势。
当一种业务的独立专业化优势明显的时候，专业化的企业就会自然地出现，专业市场也会形成，原来自己完成该业务的众多企业将其业务外包也顺理成章了。当业务外包专业市场成熟和规范起来后，委托方和方的协调成本会下降，两者承担的潜在风险也会减少。因此企业决定是否将业务外包时，不能单纯从交易频率来考虑，而应着眼于现有外部市场环境下业务外包策略能否为企业带来新的竞争优势。
从经济理性人的前提出发，每个经济主体都存在投机主义倾向，只是在不同的制约条件下实施的可能性不同罢了，而信息不对称是存在这种可能性的根本条件。只要有较好的机制和环境来减弱信息不对称程度，投机行为就会减少，业务外包的可能性就增大。只要专业业务外包市场发展起来了，市场竞争度就会增加，会从众多层面抑制机会主义行为的出现。所以，企业在面对较为成熟的业务外包市场，可以充分利用外部环境优势，放心地将一些业务外包，扩大企业的竞争优势。
因此，尽管不同的交易具有资产专用性不同、交易频率不同等差异，业务外包专业市场的发展特征仍然可以改变它们对业务外包所承受的成本和风险大小的影响程度，从而对业务外包带来的竞争优势产生影响。
参考文献：
1.Kelley,B.(1995)."Outsourcingmarcheson",JournalofBusinessStrategy,1995.16（4）
2.Klein,S.,G.L.FrazierandV.J.Roth.Atransactioncostanalysismodelofchannelintegrationininternationalmarkets",JournalofMarketingResearch,May,1990
为拓展档案馆业务，深圳市档案馆于2004年5月成立了全国首个文件档案服务中心（下简称文档中心）。它拓展了国内早期文件中心的职能，承担了文件移交单位从整理、鉴定到保管及提供利用的全过程工作，以及协助档案行政管理部门对文件移交单位的业务指导和监督工作等。随后，各地也相继开展了机关事业单位半现行文件集中管理工作，文档中心在各地纷纷成立。2010年9月，国家档案局副局长李明华在全国文件（档案）管理中心工作座谈会上指出：“统一集中管理各机关形成的文档，是新形势下创建机关档案工作新格局的新思路、新尝试。建立文档中心，整合机关文档资源，实行集约管理，适应了社会主义市场经济发展需求，是档案部门贯彻落实科学发展观、推进管理体制改革和工作机制创新的重要举措，是提高机关工作质量和效率的迫切要求，是推动档案事业安全、协调、可持续发展的时代要求。”
2文档中心业务外包实践
目前，档案界对文档中心的定位不尽相同，对文档中心定位的认识也在发生变化。随着理论与实践的发展和成熟，学者和档案部门对文档中心定位的认识逐步趋于统一，即其主要职能是负责行政中心内机关事业单位档案业务指导、接收、保管和向档案馆移交工作，承接了档案行政管理机构的业务指导职能和机关档案室的档案保管职能，是处于机关事业单位和档案行政管理部门的中间机构，是一个特殊的政府性的档案业务外包服务提供机构。
2.1文档中心与机关档案室的业务外包关系
文档中心成立后，集中式办公区域内的机关事业单位不再设立档案室，原来由机关事业单位负责的档案保管、统计、利用及移交工作转由文档中心统一负责。有些地方（如北京市海淀区）文档中心成立后，集中式办公区域内机关事业单位甚至不再设立专职档案人员，只配一名兼职人员负责归档文件收集工作，文档中心负责归档文件从整理、编目到保管、利用的全过程工作。因此，文档中心和各机关档案室之间是一种业务外包关系。
2.2文档中心与档案行政管理部门的业务外包关系
文档中心除了承接各机关事业单位档案室的相关档案管理工作外，还对集中办公区域内机关事业单位承担着一定的业务指导及监督职责。在文档中心成立前，集中办公区域内机关档案的业务指导和监督职责由当地档案行政管理部门负责，文档中心成立后，档案行政管理部门业务指导和监督工作的重点转移到这些机关及事业单位以外。因此，文档中心和档案行政管理部门之间也是一种业务外包关系。
3文档中心法律地位和职能定位
3.1文档中心的现实困境
随着我国社会主义市场经济不断发展和完善，政府职能逐步转变，“小政府、大社会”已成为机构改革的发展方向和目标。档案行政管理部门由于专业优势，首先提出了创新机关档案管理的思路并付诸实践，于是文档中心应运而生。也正是因为其最初由档案行政管理部门首先提出，文档中心一经成立就成为档案行政管理部门的内部机构，与当地政府及各机关关系不大，随之而来的是文档中心在机构定位、人员编制、管理职责、经费来源等方面问题长期未得到解决。如2012年，四川省泸州市档案局在总结文档中心运行情况时指出，文档中心限于档案部门自身下达和完成任务，各级党委、政府对此项工作还不够重视和支持，各机关事业单位也不够了解和主动。各地文档中心实践中存在的主要问题是：其一，由于文档中心成立时定位过低，依附于档案行政管理部门，没有受到应有的重视，人员编制普遍较少，财政经费不足，致使文档中心开展各项工作显得力不从心。其二，由于文档中心事实上是档案行政管理部门的内部机构，档案行政管理部门不仅要继续做好业务监督、指导及档案接收、保管工作，还要增援文档中心所面对的机关档案业务工作，工作量很大，常感力不从心。其三，各机关从档案业务工作中解脱出来，体验到了文档中心带来的益处，但逐渐淡忘了自身责任，档案意识有所减弱。可见，如今文档中心管理模式的优势并没有得到凸显，文档中心面临的处境不仅给档案行政管理部门带来了巨大的压力，而且不但文档中心管理模式的优势没能得到凸显，长期下去，也将对机关档案业务工作造成不利的影响。当然，我们不能因此而否定文档中心的创新管理思路，更不能倒退回原有的机关档案室管理模式，我们要做的是分析其原因，并对文档中心的法律地位、行政隶属关系、工作职能、管辖范围等进行重新梳理和定位。
3.2文档中心的法律地位
档案界对文档中心法律地位的认知有以下几种：第一，应定位为档案行政管理部门的下属机构，依附于档案行政管理部门；第二，应定位为政府的直属机构，业务上接受同级档案行政管理部门指导；第三，应定位为独立的企业法人。从目前国内各地文档中心实践看，第一种观点被档案行政管理部门普遍认可，如深圳市文档服务中心、太仓市机关文档管理中心、重庆市北碚区文档中心等均为档案局下属机构。然而这种实践已经给档案行政管理部门带来了尴尬。第三种观点直接受欧美国家商业文件中心实践的启发，但忽视了国内文件、档案管理工作的实践和背景，文件中心这种半现行文件管理模式可以借鉴，但不能照搬。国内文档中心的工作对象是机关档案，文档中心的成立是一种政府行为，不同于社会上的一般档案服务外包企业，不宜直接推行社会化。基于对国内文档中心与机关档案室和档案行政管理部门之间的业务外包关系分析，结合各地文档中心实践，本文比较认同第二种观点，即文档中心为政府直属机构，拥有独立法人资格，在业务上接受档案行政管理部门指导。其优势在于：一是文档中心更能得到政府及各机关的重视，以便在人员编制、经费等方面得到更大支持；二是能够厘清文档中心、机关档案室和档案行政管理部门之间的职责，发挥文档中心创新优势，促进档案事业协调发展；三是有利于强化文档中心对各机关事业单位档案管理的力度，更好地开展档案接收、保管及提供利用等各项业务工作。
3.3文档中心的职能定位
[关健词]图书馆业务外包策略
一、业务外包的产生及其背景
业务外包（Outsourcing）是近几年发展起来的一种新的经营策略。即企业把内部业务的一部分承包给外部专门机构。其实质是企业重新定位，重新配置企业的各种资源，将资源集中于最能反映企业相对优势的领域，塑造和发挥企业自已独特的、难以被其他企业模仿或替代的核心业务，构筑自已竟争优势，获得使企业持续发展的能力。
业务外包因能促进企业集中有限的资源和能力，专注于自身核心业务，创建和保持长期竟争优势，并能达到降低成本，保证质量的目的，所以在市场经济竟争中日益受到企业瞩目。事实上，许多国际知名品牌企业正是通过这种经营策略，创造了辉煌的业绩。如世界最大的运动品牌耐克的核心竟争力是运动鞋的设计、应用与研发气垫（NikeAir）技术，而所有的制造工业外包给世界各地。微软公司的核心竟争力是创造他的软件产品及其他公司发展策略性合作，提供顾客服务和支持，而其他的工作都是外包。据邓百氏公司《1998年全球业务外包研究报告》显示，全球营业额在5000万美元以上的公司当年在业务外包上的开支上升了27％，达到了3250亿美元。
业务外包这一现代工业企业经营管理方法在最近十年已被西方图书馆界吸收和采用，受到普遍的欢迎。图书馆将非核心功能通过合同外包给社会机构来完成，以便集中自身的力量搞好改变基础结构，提高核心功能的工作。业务外包这一经营管理方法日益受到图书馆界的重视，是正在形成的一个趋势。
1977年日本东京都一份报告称，93所图书馆中有47所将分编工作部分外包。1981年5月15日日本《自治日报》报道，在被调查的542所公共图书馆中，警卫外包的占37.7，清洁外包的占58.5。1997年在被调查的全美授学士学位以上的117所高校图书馆中，33个正在进行或已进行编目外包，16所正在考虑。1998年秋美国美国图书馆学会（ALA）特别成立了一个“外包工作组”来研究业务外包相关的课题，并在ALA的冬季会议上设立了公开论坛来讨论业务外包对图书馆的影响等相关问题。在我国，从九十年代以来，业务外包逐渐为图书馆所重视和采用，但业务主要集中在事务性工作和编目工作方面。
二、图书馆业务外包的类型
业务外包在图书馆的应用非常广泛，但是较成功和成效最好的外包业务有下面几种：
1、采访业务外包。采访业务外包主要有两种模式，一种是纲目订购，它实际上是一种图书馆与书商之间的采书合约，书商根据图书馆采访人员圈订的纲目控制范围（如：专业范围、主题控制、出版社控制、阅读水平控制等）和图书馆的经费预算，将选出的图书送到图书馆，图书馆采访人员通过验收将适合的书留下，不需要的图书退回给书商。这种方式可以节约采访人员选书的时间，也能保证所购图书具有针对性。另一种方法是由图书馆采访人员根据征订书目进行圈选，交由书商订购。近几年，地区采编中心和图书公司不断涌现，在市场经济环境下，图书供应商要能发展下去，就必须以客户为中心，满足客户的需求，这种竟争给图书馆带来了更多的优惠和附加服务，其中包括书目数据的配送以及装防盗条、盖馆藏章、贴条形码和书标等手工处理过程，从而达到降低成本、减少人员，并取得一定经济效益的目的。
2、编目外包。编目外包是国外图书馆业务外包中应用最广且最具成效的一种。早在七、八十年代，美国、日本等国图书馆已开始将编目业务部分外包，1967年OCLC成立之后，由于它费用低，质量高，OCLC更是成了世界各地图书馆编目外包的服务商。在中国，随着计算机网络的迅猛发展，全国联合编目中心、CALLS、地区采编中心的建立，从九十年代开始，各图书馆普遍采用了编目外包方式。编目外包，一方面可以减少编目人员的负担，加快文献处理的速度，在不降低质量的前提下节省开支，解决诸如待编积压图书、工作负荷不均、专业人员不足等问题，另一方面，可以减少重复劳动，在一定范围内实现统一编目，图书馆书目数据达到规范化和标准化。
3、书目数据库建设。数据库建设是图书馆自动化工作的重要组成部分，也是图书馆在自动化建设进程中最繁重的一项业务，需要投入大量的人力和物力。由于它耗时耗力，很多图书馆都将此业务外包给建库承包商。图书馆馆藏书目数据库建设外包，包括依据卡片上的信息进行业务外包和到现场依据文献实体上的信息进行业务外包两种形式。前一种方法简便、经济，但卡片信息不全，依此制作出来的书目数据不能达到准确、全面的效果。后一种方法是较为彻底的做法，双方通过签订合约，由承包方派员进驻图书馆，按馆藏文献建库，同时还按照现在的标准全面重新加工。
4、自动化业务外包。自动化业务外包是指在共同签署的外包协议或合同的基础上，采用系统移植或委托专业厂商设计和开发，服务提供商直接向图书馆提供整套的应用方案，包括咨询、软件系统、实施、运行中的维护、软件的升级、高质量的技术支持等。由于大多数图书馆缺乏计算机专业技术人员，加上随着信息技术的发展，硬件和软件在不断升级，如果相关的图书馆管理系统以及应用软件由图书馆自行开发，则图书馆要投入大量的开发费用和人员培训费用，通过服务外包，不仅可以节约时间和费用支出，还可以直接享受服务提供商提供强径的在线支持、网上维护和更新升级的优质服务。
5、后勤物业管理。大学图书馆的行政和后勤虽然没有公共图书馆复杂，但事务性工作很多。近几年来，图书馆事业发展较快，各地政府都投入巨资建设新图书馆，新建的图书馆面积都较大，如华南师范大学新馆面积为23500平方米，湛江海洋大学图书馆为23000平方米，新馆的各种设施，包括公共卫生、消防、绿化、空调、机电设备的维护和管理任务很重。通过后勤外包可以使管理层从事务性工作中解脱出来，更多精力用于业务建设中。后勤外包可以采用部分外包和全部外包两种，全部外包可以向社会邀请专业物业公司进行招标的方式，选聘物业管理公司对图书馆所有物业及设施、设备实施统一一体化管理，图书馆只设一名物业管理人员，负责物业的宏观管理及与管理处的联络，深圳南山图书馆即是采用此种形式。较为普遍的是采用部分外包的方式。部分外包主要用于：
清洁卫生：对于几万平方米馆舍来说，清洁卫生是一项较繁重又不可忽视的业务，在人员不足的情况下，可以外包给保洁公司来完成，图书馆办公室可以建立明确的检查制度进行监督。
绿化保养：图书馆要营造一个舒适、优雅的环境，绿化是不可缺少的摆饰品，而图书馆没有专业的人员来对这些植物进行保养，因此可以委托给学校的绿委会进行托管，以保证图书馆的花木常青常开。
消防安全：消防安全是图书馆领导最为头痛的问题，图书馆是一个公共活动场所，人流量大，人员复杂，图书馆内书籍是易燃物品，同时还保留着大量的文物和古籍，因此图书馆消防安全在后勤管理中占有重要的位置。图书馆可以将此项业务交由消防公司来完成，消防公司派专人进驻图书馆，定期检查和更新消防器材，并可以和图书馆合作，开展消防演习，进行消防宣传，提高全体职工的消防意识。
设备维护：除计算机设备外，图书馆的硬件设施还包括空调、电梯、影印设备、视听设备等，这些也可以通过合约形式进行委外服务。
三、图书馆业务外包评价
业务外包之所以能被图书馆所用并得以发展，是由于这种模式确实能给图书馆带来很大的利益，有着明显的优势：
1、图书馆实行业务外包，可以降低成本，提高质量。专业机构（团体）往往具有规模经济，有着专业程度高和高度效率化，经营成本较低的特点，通过他们来提供服务，可以取得较大的价格优惠，并能节省庞大的人事费用。以采编业务为例，将采编业务委托给地区采编中心完成，一方面，可以通过联合采购取得价格优惠，另一方面，采编中心是一个以采、编、配送一条龙服务为特色的服务机构，在完成购书的同时，实现了随书配送书目数据，有些采编中心甚至帮助图书馆将所购图书贴条形码、书标、盖馆藏章等图书加工工作，而且这些工作是完全免费的。在美国，图书馆成为OCLC成员馆后，套录一条书目记录费用是1.5美元（OCLC成立之前，美国国会图书馆一条书目记录成本是75美元，Ohio大学图书馆是30美元），委托编目，平均才2－12美元。我国的情况也差不多，据统计，图书馆单独编目，每种图书约10－15元，而套录每种图书是0.3元，委托地区采编中心或书商，编目是免费。
2、节约人力资源，克服缺乏专业技术人员的不足的困难。图书馆实施业务外包，一方面，可以借助外部的人力资源，来弥补自身智力资源的不足。受客观因素的影响，图书馆很难引进和留住高技术人员，因而也使图书馆难以进行技术的研制和开发。在业务外包的情况下，图书馆可以充分利用外部资源保证自已的先进性。如选购成熟先进的图书馆管理软件，既可以降低开发软件的风险，也能提高图书馆的服务水平。又如南海学院图书馆，由于是新建图书馆，专业人员少，因此将采编业务全部交由广东高校信息服务中心完成，该中心拥有一支高素质的专业队伍，生产制作出标准的书目数据，使南海学院图书馆从一开始就建立在较高的起点上，从而保证了数据的标准化和规范化。另一方面，可以节约人员。以联合编目为例，美国Ohio大学图书馆1967年共有编目人员15名，每年处理约2.5万种图书，成为OCLC成员馆后，编目人员减至5人，每年可处理5万种书，以每名工作人员年薪5万美元计，每年节约工资约50万美元，而全部套录OCLC数据也只需花7.5万美元。
3、图书馆实施业务外包，可以专注于自已的核心业务，提高竟争优势。图书馆将非核心业务外包给专业机构完成，将使图书馆的管理层可以集中精力实现对业务流程，人员配置进行整合，加强读者服务工作，提高图书馆的竟争优势，保持图书馆的持续、稳定发展。
4、缩短工作时间，提高工作效率。以回溯建库为例，如果要完成30多万种中文图书，由图书馆工作人员自已建库，估计要用1－2年时间，而委托建库商，可能只需要2个月时间。
业务外包作为一种新型的图书馆管理模式，对于提高图书馆的服务效率，促进图书馆的重心转移，发挥图书馆的竟争优势，具有重要的作用。但是，也存在一些缺陷。如直接购买图书馆管理系统的最大缺馅是使图书馆工作人员产生对外部技术的严重依赖。一般情况下，技术外包可以产生良好的短期回报，但不知不觉中图书馆的技术人员只停留在使用上，而不对技术进行研究开发（包括人才），从而损害图书馆的技术能力，特别是某些技术决窍必须通过开发的过程中才能学会。采购业务外包方面，随着广东经济的快速发展，招生人数增加和学校评估要求，广东高校这几年购书经费增加很快，常常一次拔数百万元，校方限期完成，图书馆将数百万的采购委托给供货商，有的馆甚至要求供货商每种书配5——10册，积压的旧书也配上，从而造成藏书质量的下降。
四、图书馆实施业务外包的策略
业务外包主要是透过与外包商合作及关系之调整，以改善图书馆服务质量，提高工作效率。而图书馆仍要承担规划、目标制定、监督标准制定及执行、评估及修正等工作，换言之，业务外包服务质量的好坏，图书馆应负责任，因此在制定外包策略时应注意以下问题:
1、决定业务外包考虑因素。实施业务外包之前，图书馆应根据本馆的任务、人力资源等因素进行具体分析，评估成本效益，听取各方意见，明确自已的核心业务，从而确定哪些业务与核心业务关联性不大，或是本馆难以提供足够的资源支持，或是自已完成成本高、效率低，这些因素都是图书馆考虑进行业务外包的原因。
2、选择合适的外包商，签定合作协议。外包商选择的好坏直接关系到图书馆外包业务成功与否。图书馆应全面考虑外包商的财务、人力资源、信誉、管理控制及效率、服务质量，以及是否熟悉业务、价格水平等条件，在审慎外包商各方面因素后，认真签订外包合约，作为双方共同遵守及管理的依据。合约的内容应包含：工作目标及预期效益、合作范畴、运作方式、责任划分、所有权归属、合约修改与终止、付款方式、培偿问题等。
3、加强对外包商的控制和管理。图书馆把业务外包出去后并非万事大吉，相反，应密切注意并配合外包商进行各项活动。在执行合同过程中，图书馆还必须对外包商进行有效的监督，重视业务外包的过程管理，尤其是技术业务工作，同时应建立一套可以将服务对象的问题直接反馈给馆方的机制，如提供意见箱、电子公告栏、留言板等。
4、建立良好的沟通机制，无论是与本馆职工还是外包商。图书馆与外包商的关系是互相依靠，互惠互利的双赢关系，双方在充分的沟通与相互理解基础上，加强合作与协调，使业务流程顺利进行。在图书馆内部，外包势必会影响到一些工作人员的利益，如编目外包，从前图书馆内部往往以编目人员为核心人物，知识层次最高的当是编目人员，由于编目外包，他们可能要转变角色，由台后服务走向台前服务。因此，要做好员工的沟通工作，得到员工的理解和支持。
五、图书馆业务外包的前景
虽然图书馆业务外包模式目前还存在一些有待解决的问题，图书馆也存在一些顾虑。但是它体现了在知识经济时代传统图书馆向现代化图书馆转型过程中图书馆职能社会化的必然发展趋势。随着图书馆现代化、网络化程度的提高，虚拟馆藏比例的上升及联机编目的普及，图书馆内从事信息贮藏与处理的人员将减少，从事读者信息服务人员，尤其参考咨询人员将成为图书馆的核心人员，图书馆的整个组织机构、工作流程、人力资源应用等都应加以重视与重新分配。人力删减、经费紧缩、以及信息时代图书馆服务功能的迅速变化，业务外包在图书馆业务的应用层面日益扩展。委外服务不仅促进图书馆从节省成本及提升效率等方面进行创意思考，同时也是图书馆思考改造其组织作业流程、实施机构重组的一项良方。可以预料，随着图书馆管理的改进，业务外包将有更大的发展空间。
参考文献：
[1]雷永立，杨成杰.OCLC网络化发展道路的启示.中国图书馆学报，2000（2）,
[2]杨谦.美国图书馆采访业务外包模式与方法研究.情报杂志，2002（5），
[3]王兵.业务外包－高科技时代集团经济发展的方向．科技管理研究，2002（4），18－20
[4]黎震．南山图书馆物业社会化管理探索．图书馆论坛，2001（5），92―93
