时间：2023-08-01 16:55:36
序论：在您撰写机关单位档案规范化管理时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
一、档案规范化管理存在的问题
（一）个别单位领导对档案规范化管理工作认识不到位，存在敷衍的态度。单位工作中，领导重视程度直接关系到该工作的地位和发展。档案工作作为一项基础性的工作，已经有越来越多的单位将档案工作列入了目标考核，对档案工作的重视程度前所未有，但仍有少数单位为应付考核，完成规范化管理示范认定要求，采取聘用临时人员和借调下级单位人员来完成档案工作。聘用和借调人员本来是机关企事业单位工作中常见的一种方式，有利于锻炼交流干部，提高工作能力，但档案工作有其特殊性，且有长期性和基础性的特点，需要工作人员日积月累的熟悉掌握，才能将工作做好。突击性工作虽能解决暂时需要，但由于他们不掌握档案工作的基础业务知识和技能，不熟悉单位各部门工作情况和文件形成状况及相互之间联系，加之不同的工作态度，无法保证档案收集、整理、归档等立卷质量，必将对以后档案工作带来很多缺陷。（二）部分单位档案归档立卷制度贯彻不到位，未实现部门归档立卷。部门归档立卷制度是指在机关档案工作中，各所属部门必须自己收集、整理、编目本部门所产生的各门类载体档案，并按时向机关综合档案室移交的制度。《中华人民共和国档案法实施办法》和《机关档案工作条例》中都明确规定应当归档的材料必须由业务部门或文书部门（也就是文件材料形成部门）收集，并完成整理立卷工作，然后交档案部门集中统一保管。机关企事业单位在履行职能工作活动中形成的大量具有保存价值的文书档案、电子档案、声像档案、实物档案等不同载体形式的档案，以及会计、人事、基建、纪检等专业档案，都要要求由单位文书部门或业务部门兼职档案员进行整理和立卷，再移交档案室。而实际工作中，我们发现，相当一部分单位未推行部门归档（立卷）制度，专职档案员大量精力和时间都花在与各处室索要档案以及档案整理、编目、录入、扫描、装盒等具体工作上，往往去年的档案刚刚整理上架完毕，又要开始进行今年的档案收集、整理工作，突然某个部门又送来往年的档案材料，专职档案员每年陷入收集档案、整理档案、再收集、再整理的无限循环工作中。而省级单位的档案部门还负有对市（县）同系统机构档案业务工作的监督和指导职责，省直机关专职档案员对自身单位的档案工作都疲于应付，自然没有时间和精力对下级单位进行指导和监督，对本机关档案进行宏观管理，易造成系统整体工作水平的下降。（三）多数单位档案管理制度不健全，无法满足档案工作发展需要。机关事业单位处科室数量多，但专职档案员人数少，兼职档案员具有人数多、流动快的特点。仅靠业务主管部门日常的几次培训很难提高其业务水平，依靠专职档案员进行手把手的一个个教也不现实。因此，将档案业务技能编制成业务文件进行指导能有效解决这个问题。在众多的业务文件中，《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、《归档文件整理规则》以及《档案分类方案》、《各门类档案整理工作流程》、《档案室基础业务工作手册》等是机关企事业单位档案工作的基础，是指导专兼职档案员在档案规范化管理中做好档案工作的必要知识。但在实际工作中，我们发现，许多单位的专兼职档案员不仅没有按照上述规定执行并制定适合本部门档案管理工作的相关业务文件，甚至对以上文件的具体内容规定都不掌握，又如何来指导和做好档案工作。（四）档案利用手续繁琐，难以满足服务社会的需要。目前利用档案的方式主要有案室现场查阅、电话查阅、网络查阅，而机关事业单位保管的文书档案、民生档案、电子档案、专业档案、科技档案、知识产权档案等等，涉及的种类和专业涵盖各个领域，各种不同门类的档案都有各自的利用范围、法律效力、保密规定及利用权限，如何正确有效的提供利用是摆在各部门目前亟待解决的问题。（五）档案信息化管理程度底，未实现文档一体化要求。随着办公自动化（OA）系统的推进，电子政务系统形成的电子档案的收集、整理、保管、利用等也给档案工作带来新挑战。一方面新的电子政务推行，产生的大量电子数据，这些电子数据俗称电子文件还不是严格意义上的电子档案，他们怎么区分、如何归档、标准要求是什么等等都需要在实践工作中不断探索研究；再加之实际上，各部门机关电子文件格式与档案数据格式不统一、办公自动化（OA）系统与档案管理系统数据接口不一致，无法实现无缝对接，文档一体化要求无法实现，电子文件收集、加工、整理、保管、鉴定、利用等环节新问题层出不穷，导致档案信息化建设严重滞后于现实社会需要。（六）档案专兼职人员素质不高，队伍不稳定，缺乏创新意识。由于受工作本身在单位内部实际地位、作用影响，以及单位领导主观意识认识等影响，在挑选档案专兼职人员和安排经费时，仅以能保管好档案不至于丢失泄密为目的，导致档案专职人员队伍年龄偏大、知识老化，工作方式理念陈旧，进取心和创新能力不强，缺乏计算机等专业知识，难以适应新形势下的档案工作管理需求；而兼职人员队伍虽然年纪轻，知识结构层次较高，但不熟悉档案工作基础知识，流动性快，思想不稳定，难以静下心来钻研业务，造成档案工作服务水平偏低，档案工作进一步被边缘化，综合档案室成为弱势阶层。
二、解决问题的对策
（一）进一步完善档案工作机制，加强档案工作制度建设，用机制和制度来保障和规范档案工作人员、编制、经费、项目、设施设备和数字化建设等的投入，确保开展档案工作所必需的人财物不因领导意识的不重视或是领导的更替而影响，同时创新档案工作的激励机制，让热爱工作的人有劲头、有奔头。（二）重视档案专兼职人员的队伍建设，稳定档案干部队伍，加大基础业务和现代化技术知识技能培训力度，使培训制度化、专业化，着力培养和储备专业人才队伍。机关事业单位必须采取措施，稳步提高档案工作人员的待遇，关心他们的成长，统筹解决涉及他们切身利益的职务级别等问题，不能让埋头干事的档案员吃亏，着力提高他们的政治素质和业务素质，充分调动工作的积极性和创造力，以适应档案工作的新常态新形势，从而提高工作和服务水平。（三）认真贯彻执行部门归档（立卷）制度，积极推行文档一体化要求。单位应该建立主要领导或分管领导负责制、各处室负责人对各自处室档案负总责，各兼职档案员负责档案收集整理和移交等具体工作的一系列配套制度。将文件材料归档工作列入各处室目标责任并签订目标责任书以强化责任意识。同时要使档案人员不但要熟练掌握计算机专业知识，而且要通晓电子文件的收集、整理、传输和归档工作要求，实现机关档案文档一体化要求。（四）要根据国家档案局出台的相关档案工作规定及行业技术标准，制定适合本部门档案工作发展需要的业务制度。要注重平时归档立卷工作，应对档案收集过程、整理结果提出明确要求，在文件制作的质量、文件处理的程序化、制度化等方面提出要求，建立文书处理流程、归档范围、保管期限、分类大纲、保管利用、安全管理等方面的规定、制度和办法，通过业务文件进行指导，能减少培训时间，节省人力、物力和财力，即使兼职档案员流动较快，也能迅速让新从事档案工作的档案员尽快掌握基本的档案业务技能。（五）在机关档案信息化进程中实施标准化、规范化、科学化管理，加强软件和硬件建设力度，建立健全机关档案信息安全保障体系。必须严格执行国家相关技术标准，满足数字档案资源数据和格式规范统一，数据共享安全等要求。目前国家档案局已正式出台《电子文件元数据方案》、《电子文件长期保存格式需求》和《基于XML的电子文件封装格式》三个档案行业标准，为信息化建设打下初步基础。办公自动化（OA）系统以及档案管理系统应该在前期开发时就应该以这些标准为依据，从数据的最前端规范，让档案专业人员参与OA系统开发，按档案管理要求和特点提出系统需求，真正实现办公自动化（OA）系统与档案管理软件的无缝对接，实现文档一体化。（六）要加强档案工作创新服务，强化档案服务意识，提高档案工作为机关各项重点工作服务的能力。档案工作者只有转变保守思想，开拓档案工作利用新方式，创新积极服务观念，充分利用档案网络快捷、方便的优势，积极开发网络利用、自助査询等新模式，充分发挥档案的信息作用，保证档案信息及时、有效地为领导及机关各项重要工作服务，才能体现档案工作的核心价值竞争力。
作者:周知勇 单位:云南省档案局
参考文献:
[1]姚美荣.对加强机关档案规范化管理的几点思考[J].档案，2009（1）
[2]熊莉萍.浅谈机关档案开发利用工作现状和对策[J].城建档案，2012（12）
[3]吕海梅.机关档案管理工作中的问题与对策[J].山东档案，2010（08）
[关键词]电子档案；规范化管理；现状；原因；必要性
电子档案，是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的，具有保存价值并已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。它伴随着信息技术对人类生活的渗透而产生，是档案多元化发展的产物，正发挥着越来越重要的作用，对它的规范化管理势在必行。本文试就在对已有实践回顾的基础上，对基层单位电子档案的规范化管理提出几点粗浅的建议。
一、我国目前电子档案的管理现状
1、电子档案管理的双套制。对于电子档案的管理，我国目前普遍采用的是双套制，即在获得电子文件的同时，仍然制作保留一份同样内容的纸质文件，以备不时之需。作为一项新生事物，电子档案尚处于摸索阶段，理论还不完善，各项制度也不成熟，还要通过实践来验证。因此，就目前来看，电子档案与传统档案将是一个优势互补、的局面。
2、电子档案管理还较混乱。在一些基层单位，电子文件常常只是作为过程性文件，分散保存在其形成的部门或是具体经办人的电脑中，随意处置，没有归档。有的即使归档，也只是电子数据的简单堆砌，未经系统化的整理和鉴定，管理混乱，保管措施不到位，数据丢失隐患严重。
3、电子档案管理制度缺失。电子档案有着不同于传统纸质档案的特有属性，对电子档案的管理方式也与纸质档案有所不同。比如说，为保证电子档案的长期可读性，必须保留与之相配套的软硬件系统，并定期做好备份工作，以保证电子档案的长期可读性。对于这些新特点、新要求，不少单位还没有制定专门的规章制度去规范和管理，使得电子档案的管理工作常常呈现出一种无章可循的状态。
二、电子档案管理不够规范的原因
1、现有规范无强制执行力。早在1996年，我国就出台了《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子公文归档管理暂行办法》等规范性文件，对电子文件管理提出了一系列规范性要求。但作为推荐性标准，虽有参考价值，却没有强制执行的效力。所以在常规性的档案检查中，也并未将其列入评审标准，使电子档案的管理处于失控的状态。
2、档案人员归档意识欠缺。电子文件是信息技术的产物，产生时间不长，对于不熟悉计算机操作技术的档案人员来说还很陌生。由于管理人员的知识结构尚无法满足电子文件管理的需要，故而很容易产生畏难心理。加之受到传统观念的影响，一味地侧重纸质档案的完整性，从而忽视了电子档案的重要性，使得电子文件得不到有效管理。
3、来源过于分散增加了集中管理的难度。现代化的办公环境离不开计算机，电子文档的传输、修改、储存又相当便捷，而一些文档材料的读取使用又必须依托于软硬件系统，所以从文件的起草、收发、流转到最后的整理归档等各个环节，无时无刻不在生成大量的电子文件，这些文件流转于各个职能部门之间，呈现出杂乱无序的状态，这给档案人员平时及时收集整理也增加了不小的难度。
三、电子档案规范化管理的必要性
1、有利于资料的真实有效完整。基层单位往往掌握着重要的第一手资料，其中有相当一部分以电子数据的形式存在，它们完整记录了事件处理的全过程，反映出当时的真实情况，具有很大的参考价值。但是电子文件又极易被修改、复制，且变化不留痕迹，如果不能及时收集，很可能未及归档就已丢失，或者留存的已非最初版本，失去了归档的意义。为了保证归档电子文件的真实有效完整，必须对电子档案形成的各环节进行规范化管理。
2、有利于档案的长期保存。对于那些保管期限较长甚至是永久保存的档案，为了延长档案的寿命，除对库房环境有一定要求外，有时也需要采取一定的预防性保护措施，如复制、修裱等。电子档案的存在就可以看做是对纸质版的复制，且不会占用太多的库房空间。在查阅利用档案时，也可以直接调取电子档案，进行拷贝、打印等操作，有效避免了纸质材料的二次损耗。
3、有利于档案的编研利用。档案的利用是档案的生命力所在，也是文件归档的意义所在。在档案的编研和利用过程中，电子档案有着一些传统的纸质档案所没有的优势。首先，电子档案体积小，易于携带。其次，在电子档案的移动和使用过程中，对档案制成材料的机械磨损相对较小。第三，在需要提供复制件的情况下，只要借助一定的辅助设备（如计算机的软硬件平台）即可将原始材料原样再现，省时省力。第四，在对现有档案进行编研时，电子档案也为编纂整理和排版布局工作提供了极大的便利。
四、多管齐下，实现电子档案的规范化管理
1、强化档案人员归档意识。档案人员是档案工作的主体，他们的工作态度直接决定了档案整体质量的好坏，是电子档案制度实施的前提和基础。因此，在规范电子档案的工作中，首先要做的就是提高档案管理者对电子档案重要性的认识，时刻树立档案信息意识，积极主动地对可能产生的电子文件加以收集，保证归档电子文件的完整、有序。
2、建立电子档案的长效管理机制。电子文件的归档工作尚处于摸索阶段，很多单位并没有成文的规章制度来加以明确。因此，应当在本单位现有立卷归档制度的基础上，尝试增加关于电子文件归档的条款，将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用纳入文书处理程序并列入相关人员的岗位职责，作为年度考核的标准。在实际运行过程中不断探索完善，逐步形成行之有效的操作规程，使电子文档的归档工作制度化、科学化、常态化。
3、加速档案从业人员的知识结构调整。电子文件载体材料的特殊性，决定了其从采集、整理、鉴定、著录直至最后归档的整个流程中，需要运用大量的现代化信息技术，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍至关重要。首先，档案人员需看到自身差距，主动学习，不断扩大知识面，更新原有知识体系，提升自己的素养，成为一名合格的档案工作者。其次，上级档案管理部门也应当加强对档案人员的业务指导和培训，比如利用好一年一次继续教育的契机，有计划、有目的地培养出更多高素质的复合型人才。
4、加强电子档案的日常保管工作。鉴于电子文件的不稳定性，在电子档案进入档案室后，应当重视后续的保养维护工作。首先要为电子档案提供一个适宜的保存环境，防止温湿度、外界磁场、机械震动等各种可能的物理和化学损害；其次，对电子文件要定期进行安全性、有效性检查，并及时备份，保证电子文件在其保管期限内的可读取性。
【关键词】事业单位；档案管理；现状；规范化
引言
从目前事业单位档案管理的现状出发，全面提升档案事业单位档案管理的规范程度，是推动事业单位各项工作协调、高效、有序运行的关键，尤其是在现代化管理技术高度发展的今天，事业单位档案管理所承担的责任更重。在这样的背景下，事业单位档案管理工作如何能够有序、稳步、规范进行，如何能够更好的发挥其优势，更好的事业单位服务，成为了当前档案管理部门以及工作人员的工作重点。
一、强化事业单位档案管理规范化的意义
事业单位是为国家政府服务的，是国家进行宏观调控的机构，事业单位内部管理工作的有效开展，是提升事业单位整体工作效率和质量的关键，单位各项工作的有序进行，自然能够促进国家的繁荣富强，那么作为内部管理基础内容的档案管理，可谓是管理工作的重中之重。通过对事业单位档案信息的汇总、分析，能够发现单位历年来的工作漏洞和薄弱环节，结合当前具体的发展要求，能够制定出更加符合当前事业单位发展的管理体系。同时，通过档案管理，还能够为事业单位未来工作规划提供有力依据，在科学技术高速发展的今天，事业单位档案管理应该积极寻求突破，通过引入先进的管理技术，完善管理制度等方式，提升管理规范化程度，从战略的角度出发，规范化的档案管理，是事业单位管理效率得以保障的关键，也是事业单位内部各项工作协调发展，工作成果得以保障的基础，更是事业单位良好形象的体现。
二、事业单位档案管理的现状分析
在明确了事业单位档案管理规范化的重要意义之后，重点分析当前事业单位档案管理的现状，将其中存在的不规范行为挖掘出来，才能够有针对性的制定规范化管理对策，提升档案管理效力。首先，缺乏高素质的档案管理队伍。虽然档案管理工作对于事业单位的发展十分重要，但是依旧有很多单位领导没有认识到档案管理的重要性。因此在档案管理人才的培养上也十分乏力。缺少高素质的管理队伍，档案管理很难规范进行。从档案学特点来说，档案管理是一项系统化、专业性的工作，它对于工作人员的要求很高。由于单位内部人才流动性大，工作人员专业性很难得到保障，很多管理人员没有经过专业培训就直接上岗，根本认识不道档案管理的工作要点，对先进的管理技术不熟悉，进而影响了档案管理的规范性，比如在搜集、归档以及装订等环节上工作不严谨，常常出现归类错误等问题。其次，信息化技术应用程度不高。在社会信息化的大背景下，全面普及档案管理信息化已经成为了当前档案管理事业的主要趋势，信息技术、计算机技术在档案管理中的应用，不仅大幅提升了工作效率和质量，也实现了操作上的标准化、自动化，为规范化管理通过了良好的条件。但是目前很多事业单位在档案管理的信息化建设力度不够，不是没有建立完善的信息化管理平台，就是虽然引入了信息技术，但却没有与单位发展实际相结合，导致信息技术优势无法发挥，信息化程度不高。
三、加强事业单位档案管理规范化的有效措施
1.完善档案管理规章制度环境
为了能够确保档案管理各项工作可以顺利进行，单位内部必须要建立完善的规章制度，并且要从单位实际情况出发，结合单位当前的发展需要，有针对性的完善管理策略，在原有规范的基础上进行创新和补充。以提升单位档案管理水平，提升档案管理地位为目的。档案管理者必须要严格遵循规范制度，其他部门的工作人员应该积极配合档案管理工作，一同为档案管理的规范化建设努力。
2.从档案管理人员队伍建设来提供管理水平
档案规范化建设与档案人力资源队伍的建设不可分割，必须要具备高素质的档案管理人才，档案管理规范化才能得以实现。所以说事业单位领导者以及管理人员应该将档案管理人才培养纳入单位战略发展部署，积极开展实践性、专业性强的档案管理培训活动，全面提升档案管理人员的整体素质，增强他们的工作责任心以及职业道德，使其能够认识到档案管理工作的重要性以及自身的责任，进而在未来的管理中能够严格遵守各项规章制度，充分发挥自身职能，促进档案管理规范化建设。
3.增加经费投入，提升档案资源开发水平
事业单位应该从当前的发展形势出发，客观认识到当前档案管理的关键，而档案资源开发需要大量的经费，因此事业单位应该建立档案管理专项资金，做到专款专用，依靠地方政府以及其他机构提供的资金，资金来源讲究多源化，政府财政在新的经济发展时期，所面临的财政支出越来越多，事业单位应该通过综合运用多种手段，帮助政府减轻负担。另外，单位还必须要强化信息化建设力度，并且通过完善档案管理机制，强化档案管理人员建设力度，充分利用信息技术，充分发挥档案管理价值和优势，提升管理力度，以网站以及报纸等媒体为手段，为国家建设发展服务。
结束语
通过以上论述，能够看到事业单位档案管理力度有待加强，很多不规范的管理行为依旧存在，为了能够全面提升档案管理工作的效力，使其能够充分发挥自身职能，为事业单位服务，事业单位管理者必须要强化档案管理规范化的重要性宣传，客观认识当前存在的问题，通过完善管理制度，培养管理人才以及加大经费投入等方式，为档案管理的规范化运行营造良好环境。
参考文献：
[1]李春生.浅析事业单位档案的转移和处理[J].科技致富向导,2014(12).
[2]梁国凤.度析接收省直二级单位档案的必要性[J].辽宁档案,2013(05).
【关键词】登记 档案规范化 管理模式
档案是事业单位在发展过程中的重要资料，也是事业单位从创建以来的历史凭证，为事业单位管理及社会查询方面提供了良好的法律依据。事业单位登记档案规范化管理，主要目的就是保证事业单位档案工作的规范性，真正发挥出事业档案档案所具有的价值。
一、以提高认识为前提，强化登记档案管理责任意识
事业单位登记档案规划化管理过程中，需要得到事业单位管理人员的高度重视，提高责任观念。在提高对于事业单位登记档案规划化管理重视方面，管理人员在实际工作过程中，应该高度重视该项工作，并且对于登记档案规划化管理工作经常过问及检查，为事业单位登记档案规范化管理工作提供物质方面的保证，保证事业单位登记档案在规范化管理过程中，拥有充足的人力、物力及财政方面的资源。将登记档案管理工作作为事业单位重要管理工作之一，对于登记档案日常工作及检查进行全面性部署，了解登记档案管理工作的实际情况，帮助工作人员解决工作中所存在的问题。其次事业单位登记档案规范化管理工作应该不断进行数字化建设，提高登记档案工作信息化建设水平。伴随着网上登记工作的逐渐开展，事业单位登记档案在实际工作中会产生大量的数字档案，就需要对于数字档案进行有效的管理，严禁出现电子档案散失或者是损毁的问题，同时电子档案修改十分容易，这样对于档案原始信息会造成严重影响。要是不对电子档案进行科学的归档，就会出现资源分散及查找困难的情况，档案信息所具有的经济效益及社会效益也难以发挥出来。所以，事业单位一定要提高对于登记电子档案管理工作重视程度，完善事业单位数字档案管理流程。
二、以严格标准为抓手，创新登记档案管理模式
（一）创建工作制度，提高对于信息整合强度
事业单位登记档案工作切点就是对于登记管理资料的收集整合，要是没有该工作，事业单位登记档案规范化管理其他工作也就难以顺利开展。提高登记管理资料收集及整合质量，才能够有效保证登记档案规范化管理工作的完整性及系统性，充分发挥出档案信息所具有的价值。在对于登记档案材料收集及整合工作过程中，应该创建有关制度，通过使用事业单位管理档案登记表等等表格，进而对于登记档案信息进行高效率处理。将事业单位登记档案规范化管理工作与事业单位法人年检工作相结合，在对于事业单位监督审查的过程中，保证年度审查登记档案管理工作质量。
（二）创新建档模式，实行分卷立宗
事业单位在对于登记档案规范化管理过程中，需要严格按照档案管理工作要求，实行“一户一档”管理模式，对于登记档案进行分柜管理，专柜保管，专人负责，真正将登记档案管理规定落实到实际管理工作中，对于管理登记档案范围进行科学化划分，并且设置专门档案室。
（三）加大硬件投入，完善基础设施
为了保证事业单位登记档案规范化管理工作顺利落实，事业单位应该为登记档案管理部门提供充足的资金作为保证，通过多途径为登记档案管理工作筹划资金，为登记档案管理工作提供档案柜及档案盒等等硬件设备，并且配备计算机等设施，为事业单位登记档案规范化管理工作顺利开展奠定良好的基础。
三、以开发利用为目标，建立健全档案管理规章制度
事业单位对于登记档案进行规范化管理，主要目的就是希望能够对于事业单位所拥有的档案信息进行深度挖掘。为了能够提高事业单位对于登记档案的利用效率，应该根据有关政策，制定完善的登记档案管理制度。
（一）健全完善事业单位登记档案收集整理制度
为了能够保证事业单位登记档案进行规范化管理，应该对于档案工作人员责任及档案管理进行针对性制度，将属于登记档案工作的文献资料，在规定的时间内全部上交档案管理人员进行统一管理。登记档案管理工作人员收到申请，经过审核之后进行登记，并且颁发有关证书及进行公告，已经归档完毕的文献应该立即收到登记档案管理人员手中，事业单位在发展过程中所形成的文件也需要上交给登记档案管理人员。
（二）健全完善事业单位登记档案保管制度
事业单位应该根据现有的有关政策，对于登记档案管理工作不断进行完善，制定针对性制度，保证档案管理工作责任能够落实到每一个档案管理人员身上，并且档案管理人员遵守有关保密规定，在档案管理人员实际工作中，严格根据“六防”进行管理，也就是防火、防潮、防蛀、防盗、防光及防高温。保证事业单位内工作人员不会出现私自保存档案的行为，对于利用档案的人员，应该立即进行处罚，根据所造成情况进行严肃处理。登记档案部门要是出现人事上面的变动，应该及时将对保管的档案进行交接，对于登记档案进行逐项交代，保证登记档案内信息的完整性。
事业单位登记档案规范化管理，主要目的就是提高事业单位登记档案管理水平，完善登记档案资料收集及整合工作的规范性，保C事业单位登记方案管理规范化，让事业单位能够发现登记档案内所存在的潜在价值，为事业单位发展建设提供客观资料作为保证。
参考文献：
[1]周知勇.加强机关事业单位档案规范化管理工作的思考[J].云南档案，2015.
[2]张兵.关于加强事业单位登记档案管理工作的思考[J].黑龙江科技信息，2011.
基层单位加强档案管理的意义
基层单位是档案管理工作的前线，也是我国发展档案事业的基础。同志在谈到学习中国文化时指出应“古为今用”，这说明了档案开发和利用的重要性。基层单位档案是历史的沉淀，记载着单位发展的脚步，是与单位同步发展的无形资产。所谓“鉴往而知今”，重视档案管理，重视档案的开l利用，就是尊重历史，就是懂得从历史经验中汲取营养，这是单位管理人员应有的智慧。在具体事务中，很多时候单位面临着“口说无凭”的问题，不同的部门人员各执一词，此时档案就变成了裁决的依据。党的十提出了五位一体总体布局，档案工作与每一个布局都密切相关。基层单位档案具有客观性、真实性、广泛性，能为单位经营、管理、决策提供最原始的参考资料，帮助人们梳理事物发展脉络，进而发现事物发展的基本规律，提高判断的准确性和决策的科学性。
基层单位档案管理的普遍性问题
在我国建设经济强国、文化强国的时代背景下，传统的档案资源管理理念和管理模式已经无法适应时展的要求：（1）档案管理意识不强。一些领导干部片面追求“GDP”，只求在任内做出政绩，把时间和精力大多放在抓项目、抓资金、抓开发上，对包括档案在内的文化事业过问不多，很少到档案馆考察工作，许多地方的档案馆门可罗雀，处在“坐冷板凳”的尴尬位置。（2）档案管理模式落后。调查显示，我国有近4000个各类档案馆，仅保存的纸质档案就达4亿卷件，其中能够得到有效开发和利用的不足7%，主要原因就是档案开发利用经费投入不足。一些基层单位仍使用手工收集、检索资料，连基本的保管条件都难以保障，远远达不到“十防”要求，更别说引进先进技术，运用计算机及网络技术管理档案了。（3）档案人员素质不够。受体制、投入等多种因素的影响，很多基层单位档案管理人员未经过专业的档案知识培训，或者身兼数职，对馆藏资料难以做到心中有数，其技能仅仅是“守好摊”、不丢失、不泄密，满足整理、归档、检索等一般性要求。
基层单位档案管理的规范化途径
增强档案管理意识，完善档案管理制度。同志指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案，在全面建设小康社会进程中，档案工作显得越来越重要”。所以，基层单位必须增强档案管理意识，加强组织领导，为档案管理部门添置现代化的办公设备，提供相匹配的工作条件，指派专门的人员负责档案管理工作。档案管理及其开发利用应被纳入对领导的考核指标之中，使单位的档案管理工作实现规范化发展。档案管理部门应当根据自身的工作内容、工作流程等建章立制，包括《档案保管制度》、《材料归档制度》、《档案保密制度》、《档案借阅制度》等各项规章制度，对档案资料的收集、整理、鉴定、立卷、归档、保管、借阅、传阅、利用、销毁、交接等进行明确规范，确保档案管理的严肃性和条理性。并且建立档案管理岗位责任制、考核奖惩方案以及具体的考核指标体系，以落实档案管理制度，提高档案管理效率。
创新管理手段和方法，实现信息化管理。档案资源是一种重要的生产力，档案管理部门应根据自身定位，从广度、质量、特色入手，加大资料收集力度，做好鉴定工作，并且创新档案管理思想、手段和方法，加强对馆藏资料的优化，做好馆藏资料的系统整理和有序排列，按照历史脉络分类组卷，做到一目了然，保证方便查阅，力求做到标准化、规范化、有序化。档案管理人员应充分运用信息化技术，对档案资源进行数据化改造，实现多媒体存储和海量存储，并加强对工作流程的电子化改造，在档案整编、检索、统计及借阅等方面应用计算机技术，加强机读数据库建设，建立健全档案全文数据库和多媒体数据库，实现档案管理工作的自动化，提高档案管理的效率和水平。
1 当前机关事业单位档案管理工作现状
1.1 科学规范的档案管理及利用制度较为缺失
新时期机关事业单位若想高效的开展档案管理工作，需要充分借助科学化的规章制度以及完善的工作管理流程来进行。目前，各个部门自行处理内部事宜是大部分机关事业单位档案管理工作主要现状，各个部门依照实际所需资料自行进行查阅与相应管理，致使档案管理非但没有被充分的集中起来，还在各个科室中分散开来，实际管理中缺乏可以直接利用的高效制度作为主要实施依据。另外，信袋式管理模式依据在存在于部分机关事业单位档案管理阶段中，实际采集、提取及有效利用信息的效率并不高，这也严重阻碍了档案管理工作不能科学、规范的开展。
1.2 硬件设施在实际档案管理中还不齐全
当前影响机关事业单位档案管理工作流程顺利开展的主要因素之一便是管理经费投入力度不够导致的。部门事业单位没有及时的更新与经费投入对于之前构建的档案管理库房与管理系统，长期下去严重导致新时期档案更新与各项管理工作远远超过现有档案硬件设施运行水平。部分机关事业单位所建立的档案室内部环境较差，且基础设施相对不完善，如铁质结构的档案柜在长期使用用出现老化、生锈现象，没有较好的通风性，档案室管理中因缺少健全的防霉、防虫等安全管理措施，使得档案管理工作质量一直无法提升上去。
2 新时期机关事业单位档案管理工作规范化、标准化的实施策略
2.1 构建完善的档案管理体系，将档案管理职责进行明确
一套健全的档案管理体系需立足于本单位档案管理发展现状上来进行积极构建，将各个管理岗位人员自身的职责?M行明确划分，所开展的各项档案管理工作必须严格的依照建立的制度体系进行，这样可以确保在实际的档案管理中，违法乱纪行为有效降低；严格遵循统一管理、管理分级化的原则来做好实际的机关事业单位档案管理工作，分级管理档案管理内部现存的各类信息，在具体实施分级管理中要依照规章制度进行，这样有助于档案管理的规范化与标准化。在机关事业单位日常管理工作中，需将档案管理划定为一项重要的管理工作内容，依据实际情况将档案管理日常工作计划详细的制定出来，并将规范管理小组在档案管理内部积极成立起来，这样在专业化的小组团队中依照所制定出的管理计划来按部就班的针对档案管理的各项事宜进行详细管理，促使档案管理工作更加的规范标准。
2.2 加强档案管理方式的改革升级
新形势下我国各地机关事业单位在档案管理当中，都会因检查各项数据信息以及不定期开展的治理、检查程序导致工作量增加，工作压力急剧上升，这样所采用的陈旧管理方式不能从根本上提升管理效率，还会致使管理人员的工作热情丧失。例如：针对机关事业单位就要其生产方式及各项管理工作内容的整改大检查中，会调取档案资料，为了提升工作效率，可以运用现代化的档案管理方式，将重要的档案信息内容都录入到电脑中，构建完善的档案共享平台，在档案管理信息系统中，实现对档案分门别类的加以管理，当需要时可以及时的对以往数据信息进行查找及调取，并且可以促使监管质量所有提升。与此同时，为了增强档案信息的搜索效率，将档案信息记录的更加全面且完善，需积极借助计算机、互联网等新型设备软件工具，将档案信息赋予图像、文字及影音等效果，便于档案管理人员进行及时查找，促使档案信息内容更加的丰富、生动，由此可以改进以往管理形式及方式，使单一的管理模式变得更具多样化，提升了管理质量。另外要定期的对各式各样的档案材料展开维护工作。基于目前各机关事业单位都开展信息化档案管理，构建了档案管理信息系统，为此需采取数字化扫描、病毒查杀及在线病毒检测的方式进行统一维护管理，做好重要档案文件的备份工作，并予以妥善保存，这样既确保档案信息管理的安全性，由此节省了大量维护管理时间，促使档案管理工作更为标准化、效率性。
2.3 档案案卷全面的实施精细化普查
当前的档案管理工作中，经常会涉及到一些陈旧、没有使用价值的档案，一些早先纸质的档案制作较为粗糙，这样在实际管理中既占用了管理人员大量的处理时间，同时也占据了一定的档案管理资源。基于此，新时期档案管理工作中，可将有价值的档案内容进行保存，清理出一些无用的档案，若是机关事业单位已经构建了信息化管理平台，可直接在网上查出存放年限较长，且没有使用价值的档案直接删除，若没有及时备案，还存有纸质档案，则需分门别类的对档案进行清查，将没有任何存储价值的档案资料予以销毁，随后再对档案管理信息系统进行完善补充。
2.4 档案管理队伍构建
大部分机关事业单位档案管理人员更多都是从其他岗位下来直接上岗的，因此其自身对于档案管理专业知识还十分欠缺，影响到档案管理工作质量。为此新时期档案管理人才队伍构建中，不光要求在岗人员档案管理专业知识掌握牢固，自身的服务精神及档案管理能力也要有所提升。所外聘的档案管理人员要善于迎接新问题、新挑战，勇于摒弃传统管理思想，在实际管理中要同社会发展形式相看齐，管理理念要与时俱进，针对档案业务管理需不断的创新完善，要有质的突破；机关事业单位要定期对在职的档案管理人员进行业务及专业知识的培训，结合单位经济实力及档案管理现状，聘请社会上一些档案管理专家就目前存在的档案管理现状进行有效讲解。根据市场化档案管理模式，将引进来、走出去的新型管理方式积极应用到现行档案管理模式中，促使档案管理人员可以对工作流程尽快的掌握，熟练的操作各项档案业务管理；在档案收集和管理工作中，要切实的遵循完整、统一、效率原则，对于各项归档档案内容加紧完善；档案管理人员知识再教育培训模式要所有增强，在培训过程中促使其自身的档案专业知识及应用技术水平得以不断提升，全面了解档案管理工作中的内容、数量、资料价值以及各种类别等专业知识，促使机关事业单位日后的档案管理工作效率得以全面提升。
关键词：机关档案；工作规范化；管理措施
1引言
在机关单位工作过程中形成的历史记录，即为机关档案，它具有重要的保存价值，并对领导决策、职能履行与正确贯彻执行国家方针政策、强化内部管理具有决定性的意义。所以，实现机关档案管理工作的规范化非常关键。鉴于目前我国部分机关档案管理工作仍旧欠缺规范化，管理水平难以满足实际需要，还影响到机关单位的正常运转，因此需要对加强机关档案规范化管理进行深入思考。
2机关档案工作规范化管理的作用与意义
档案是机关单位在业务工作、队伍建设与管理任务等实践活动中形成的书面文件、电子媒介或影像资料等原始记录的统称，它详细记录了机关单位的发展历程。面对机关单位的新形势与新要求，应当进一步提高档案工作规范化的管理水平，有助于促进机关单位工作的进步和发展。第一，机关档案忠实反映了机关单位工作中获得的工作成果与艰辛劳动，是机关单位的一笔可贵财富，有利于推动机关单位工作科学发展的步伐。近些年来国家高度重视档案管理工作，相继出台了一系列措施和制度来改进与加强档案管理工作的规范化。完善的机关档案能够引导人们了解机关单位发展的主要历史脉络，及时跟进工作当中出现的问题，并且总结有关经验教训，属于丰富的信息资源。第二，机关档案是指导单位工作的必要依据，档案的价值在于挖掘并利用信息资料的效益，充分有效地发挥档案的作用，推动各项机关工作的顺利开展。同时具体的单位工作能够进一步丰富档案的种类，提高档案质量，有助于档案工作更好地建设发展。伴随我国法治建设的提高与完善，各级机关单位的档案意识不断增强，档案的综合利用率也在逐年提升，在机关单位的各项工作任务中具有举足轻重的影响作用，在预防职务犯罪和行政监察监督等业务内容中，机关单位各部门利用档案信息资源及时归纳和总结经验，获取了突出的工作业绩。第三，规范化的机关单位档案管理是提高其工作水平的关键保障。随着我国法律法规的日益完善，机关单位的工作任务也逐渐变得繁重起来，档案资料的内容大幅度增加。档案工作还会出现资料收集不够齐全，制度执行没有到位，档案安全存在隐患以及规范化水平有待提升的状况与现象。这些问题在为机关单位的档案管理任务施加压力、带来挑战的同时，也为其进一步发展带来了机遇。所以提高档案管理规范化水平，充分发挥机关单位服务任务的作用要求，必须实现档案的规范化管理，为机关单位各项工作的健康有序发展提供有力保障。
3提高机关档案工作规范化管理的科学途径
3.1完善现代机关单位档案的管理体制
从档案的收集、鉴定、保管与整理等任务中，构建统一的规范化管理系统，加强完善档案管理制度的规范性。应当明确机关单位涉及的所有需要归档的资料信息，由档案部门统一进行收集和整理，在归档环节中应当注重档案的质量保证，重视归档的具体细节例如证件与附件，关注档案整理的不同时间与资料的先后顺序等信息。其中档案资料的标题需要清楚填写，且避免任意改动。及时处理有破损或字迹模糊不清的档案资料，建立细节化明晰的归档细则，加强档案资料信息的完整性、真实性和系统性。
3.2科学分类资源，完善检索体系
首先要遵循文件材料的整合规律，保持各个文件之间的有机联系，并且充分体现以人为本的基本原则。其次要做到文件的准确分类和鉴定，使编目、用品、纸张和字迹的规范化更明显；要看归档的查全率、及时率与完整率是否达到了标准。再次，不同的档案检索工具构成了互为补充的检索系统，从不同角度揭示了档案资料的内容。检索工具的种类与质量直接关系到档案的查询速度与查准率，完善的检索体系能够符合不同检索渠道的要求。通常机关单位需要根据要求来设立和完善各种门类藏书的全部档案案卷级与文件级的目录数据库，按照现实要求设置目录专题数据资源库。
3.3引进和利用现代化技术，更新档案管理规范化模式
档案管理人员应当利用先进设施与专业技术，对档案进行电脑目录输入、检索、统计档案年报的编制、扫描图纸及重大建设项目的档案登记任务。为实现机关单位文档的一体化管理，需要设计一系列适用于本单位实际工作情况的软件，来确保文档一体化有效实施。在电子档案管理方面，对需要永久保存的电子档案，例如建筑图纸、重要的文献材料和资源以及具有法律效力的文件凭证等，都应使用不可擦除型光盘；电子公文存储归档的光盘应该贴有标签提示。这些都是档案规范化管理任务中不可或缺的工作，只要奠定好规范化管理的基础，就可引领档案管理工作向高效有序的方向发展。
4结语
随着社会经济发展和科技进步，机关部门的档案管理工作需要更加科学与规范化。良好的档案管理程序可以推动机关单位的工作发展，因此领导者必须注重档案管理制度的完善，选拔专业化的档案管理人员，培养高素质的档案管理人才，加强档案管理的科学性和实用性，促进档案管理的规范化进程。
作者:翁亚洁 单位:河北省秦皇岛市海港区民政局
参考文献
[1]冼云嫦.提高机关档案工作规范化管理的思考[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——企业管理模式创新学术研讨会”论文集（上）[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院:,2017(1).
[2]张立梅.关于检察机关档案工作规范化管理的思考[J].档案天地,2016(11).
