时间：2023-07-30 10:10:17
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档案的显著特点是真实性、权威性和依据性，做好档案管理工作是确保每个单位各项事务性工作开展的基本前提。结合当前我国机关事业单位档案管理现状来看，其在档案管理上都还存在管理观念落后欠缺、管理制度不规范、监管工作不到位、相关人员素质及能力偏低以及信息化建设步伐缓慢等问题。对此，通过仔细分析，查阅大量资料，提出以下改进意见：
1 与时俱进，致力转变传统档案管理模式
推动档案管理在功能上由馆藏型向利用型转变。档案工作基本的要求是建好管好档案，保障档案安全。但管理的目的在于利用，其价值的体现也在于利用如何把“死档案”变成“活信息”、“活资源”，最大限度地发挥其社会效益和经济效益，是新时期档案管理工作者的重要任务。档案管理要善于从浩如烟海的档案资料中“沙里淘金”、发现价值，把对单位有益的东西充分挖掘利用起来，使其潜在价值得到充分实现，为推动单位发展发挥积极作用。
比如，绕推动文化大发展大繁荣，档案管理要发挥自身优势，积极提供文化资源服务，主动参与有关文化课题研究、文化项目建设、文化展览活动、文艺作品创作以及文化产品生产等.当好先进文化建设的生力军。曾经风靡一时的系列图书《老照片》、创下高收视率的电视剧《闯关东》等优秀文化产品，其创作过程中都参阅了大量馆藏资料，档案部门给予了有力支持，这些成功范例为档案工作参与文化建设提供了有效借鉴。
2 拓展思路，创新单位档案管理服务新格局
档案管理在服务上应由封闭型向开放型转变，尤其要清晰地意识到新时期档案工作的覆盖面会更宽、受众更广，体现出更强的社会性、全民性和公益性。一是档案利用不再局限于工作查考和学术研究，越来越多的普通公民为掌握信息或维护自身合法权益走进档案馆、登录互联网。这就要求尽快建立覆盖广大人民群众的档案资源体系，这也是当前档案工作区别于以往的重要内容。二是档案事业只有走出神秘象牙塔，联系于社会、根植于大众、服务于现实，才能有广阔的发展空间，走向真正意义上的现代化。这就要求改变目前档案资料“锁在深闺人不识”的状况，积极履行政府信息公开职责，通过规范有序地公开档案目录、卷宗，举办陈列展览等有效形式，使社会各界与人民群众更多地了解、利用档案资源。三是要优化档案服务措施，方便人们查阅利用。这就要求做好与群众关系密切的民生档案以及社会文化档案等工作，及时公开有关信息，使档案工作更加贴近群众、便民利民。四是要改进服务方式，探索发展诸如信息导航服务、增值服务、推送服务等以用户为中心的档案服务新模式。
3 多措并举，提升档案管理人员综合素质
档案管理工作枯燥、繁琐，因此在大多数人的认知中，档案管理工作不仅负担重，且没有前途。特别是在一些公立机关单位中，档案管理工作者晋升空间则不大，且晋升难度相对较高。因此很多机关单位档案管理人员都多半为实习人员，或者临时聘用人员，在编制内的正式职工则相对较少。正因如此，当前大多数机关单位档案管理人员都存在学历低、工作经验少、专业技能欠缺等问题，所以机关单位档案管理的优化还需进一步提高管理人员专业技能和综合素质[3]。
基于此，一是机关单位要重视对现有档案管理人员专业知识的培训，鼓励其加强继续教育，定期对其展开培训，并且注重培训工作的针对性，结合管理人员自身实际情况制定专业性强、针对性强以及可行度高的培训计划。二是结合员工结构情况，为档案管理人员创设继续教育条件，不仅要重视提高其专业知识水平，更要重视档案管理人员综合素质的提升。三是引入具有信息化技术知识背景的档案管理人员，提高机关事业单位档案管理人员政策待遇、生活待遇，优化档案工作环境，用相对优厚的条件吸引人才、留住人才，全面提高管理人员综合素质。四是作为档案管理工作者，其新形象就是知识领域工作者的高修养、高情操以及档案服务部门应有的气质与风范。理想当中的形象并非是一朝一夕的事情，作为档案工作者就应该不断的陶冶情操，通过博学和良好的职业道德素质来赢得社会公众的敬重，这样才能够充分发挥好档案的利用功能以及社会功能。五是为满足档案发展的需求，档案管理工作者必须拓宽自身的知识面，以时不我待的精神学习新的技能，掌握相关领域知识，不断创新管理理念，从具体的管理、服务和制度等多个方面去努力，以期适应档案学科最新的发展动态。
4 崇尚科技，加强现代信息技术使用
以往机关事业单位档案多为纸制档案，在管理上也通常都是采用手动管理，不仅需要占据大量空间位置，档案还极易受潮、损坏，不利于的保存和二次利用，使得机关事业单位档案管理工作质量和效率始终难以提升，因此机关事业单位必须加强档案管理的现代化建设。一是提高档案管理的信息化程度，借助先进科技方法建立电子档案，利用视频、文字、条码及射频技术对机关单位档案进行备份。二是创新机关事业单位档案管理技术优点是方便、辩解，不仅能够借助服务器直接进行档案收集、归类、储存，且档案不易受环境影响，更利于档案的保存。三是借助信息技术进行档案管理还有利于档案的二次利用，为档案利用者提供更优质服务。四是借助现代科技手段可以进行档案建档、识别、输入、输出、存储及档案总结分析等，让档案管理人员从传统繁琐档案工作中解脱出来，大大提高档案管理工作效率，从而腾出更多时间为单位、甚至为社会提供优质高效的服务，真正使档案信息资源共享工作落在实处。
5 结语
简言之，机关事业单位档案管理是一项长期的、任重而道远的工作，单位领导，尤其是单位具体分管领导必须高度重视，切实认识到档案管理对单位发展的重要意义，积极引导档案管理人员树立工作信心，摆正位置，全身心做好岗位工作，同时要有的放矢组织协调相关部门、档案工作者适时对档案管理的方法进行优化更新，保证档案管理工作的健康开展，促使档案信息资源充分发挥出应有作用，进而促进单位各项工作的全面发展。
参考文献
[1]李金苓.浅谈如何做好机关文书档案管理工作[J].黑龙江档案，2016，（02）：94.
摘 要：科技发展对档案管理工作的影响十分深远，这种影响主要以三大出发点展开，其一档案管理人员对档案知识结构层面的掌握程度，其二档案管理人员对立档工作的重视程度，其三档案管理人员的综合素质。本文重点探讨了知识结构对档案质量所产生的影响，分析了现阶段档案管理的基本管理对策，简要介绍了档案管理结合知识结构的重要性。
关键词：档案管理；优化方式；提升管理质量
档案管理的初步概念是拓展管理人员自身的工作素质和知识结构领域，其概念的形成主要基于档案管理人员的综合业务素质。现阶段档案中包含多元化的信息内容和个人资料，其管理模式主要建立计算机等智能设备的应用。其管理对象也随着时代的快速发展而逐步改变，当下系统性的掌握管理知识已无法满足现在的档案管理要求。
1 认清蜕化，准确把握知识结构方面存在的问题
1.1 管理对象发生蜕化
随着时代的快速发展，档案的管理模式也随之发生改变，尤其是对档案管理对象出现的转变尤为明显。其变化形式主要是由于档案介质变化之快，已逐步突破文件印刷的传统格局，这种突破主要体现在档案形式的变更。档案介质众多其中主要有磁带、胶片及电介质档案。现阶段伴随着计算机应用的普及化，全新形式的档案走进了人们的视野，其记录方式相较传统档案更为详细、高效，且资源信息的搜索范围也更为广阔，采集内容也更为全面。其中的档案信息门类齐全，我国著名杂志编辑家比尔曼曾经f过：“当下的档案管理形式仅是一时之需，在未来其形式将会延伸至多样化，且以虚拟档案为中心，虚拟档案会随着时间逐步替代传统档案的管理方式。”
1.2 管理目标发生蜕化
管理目标的蜕化主要体现在管理范围的变更，现阶段虚拟档案的管理目标搜索目标广，应用范围大，其管理形式刚好符合我国当下的发展需求。而传统档案的管理方式则是注重对档案信息的内容搜集，其缺陷主要是索引引擎应用范围较小，且不符合现阶段发展趋势。档案具备了一定程度的经济性价值，这份价值在市场价值中逐步体现。彼时，档案的审批进程琐碎不堪，并且针对材料的记录手段也非常欠缺，自立档起便造成材料相关单位和工作人员情绪上的畏难，令工作人员逐渐产生拖延和逃避心理，且逐渐疏忽档案资料之重要。
1.3 管理类别发生蜕化
经济的飞速进展导致档案类别增多，其管理措施也随着现代化经济建设的发展逐步规范，其审查程序也逐渐标准化。其目标形式出现的转变致使人们重新审视起档案的地位，档案也从新回归其原本面貌。其蜕化主要体现在员档案管理者从原本保管档案人员的身份逐渐转变为服务员，针对这一转变，其原有工作规划也发生了变动，全新的规划要求档案业务的从业人员要在全新的管理环境下树建树新的服务概念，这项概念要求工作人员深入档案材料的探究、调查。第一时间了解用户对信息的需求以及导向，且遵从“服务至上”理念开展工作内容。
1.4 管理实践发生蜕化
现阶段人们逐渐加深依法办事的基本概念，这项概念令人们重新审视档案的重要性。我国法治程序主要依靠审批的性质实施行政纲领，并且依据规范化管理模式展开对信息资料盘查与获取的操作，其核心操作项主要基于服务类别的信息和资料。国际交流日带动了现代化经济建设的发展，其交流核心在于对“知产权维系”下档案管理的重视，其目的在于规范现阶段的管理秩序。由此可见，档案管理人员熟练掌握法律常识不仅有助于日常工作，同时更可充分提升自身权法意识。加深探究权法可全面提升管理人员的产权素质，管理人员应在保密规定的约束下，依法为公众提供服务。
2 理论先行，合理构建管档人员业务能力标准体系
2.1 业务素质要系统
做一个合格的档案管理人员，要系统学习档案管理的基础理沦和专业知识，掌握档案管理的各个环节的技能，熟悉档案工作的政策、法规、标准、范围及职能，还要具备一定的统筹管理能力，同时为做好档案材料的开发和利用，还应有广博的科学和文史知识。
2.2 法律意识要确立
档案管理是一项法规性很强的工作，《档案法》对档案管理各个方面都做出了明确规定，相关的法律、法规对档案查询、使用的范围、方式，涉及到个人隐私和商业秘密也做出界定。相关人员要增强档案法律意识，坚持依法行政，推进依法治档是否具有牢固依法管档的意识，应该成为考评管档人员能力素质的标准之一。
2.3 服务水平要跟上
管理人员应根据公众的意见逐步改善自身的管理基准，这项基准主要建立在工人人员的服务形式，惟有提升档案服务质量，建立全新的特色服务模式，才能提升档案部的整体服务水准，也仅有服务概念逐渐赋予现代化要求，才能充分提升档案的服务水平，致使档案部得以延续发展。传统服务模式缺乏主动性的特征，只有改进此问题，档案管理人员的综合素质才能符合服务标准。
3 学用结合，切实做到管理队伍缘合素质的提高
3.1 继续教育是提高的根本途径
做好现有人员继续教育，通过专业学历教育、在职教育、岗位技能培训和资格认证培训等方法，是提高整体能力素质最根本的途径学历教育目标明确，课程设置系统，有利于全面提高受教育者的水平。岗位技能培训侧重于岗位所需理沦和技能训练，为理沦更好地运用于实践提供了可能。资格认证培训，另一方面学到相关的业务知识。
3.2 引进高素质人才是提高的有效手段
知识经济时代是学习的时代，在这个学习的时代里终身教育成为永恒的主题。根据需要培养人才和让人才在实践中成长，是提高管理队伍综合素质的有效方法对档案管理人员的培训要做到对症下药，避免盲目性、随意性高素质人才的引进是提高综合素质的最快捷、最有效的手段，也符合我国现有的人才发展战略。
4 结论
管理人员在工作中应正视档案管理层次的划分，此结构正确的排序方式应依次展开排列模式，其层次划分反映出当下管理人员知识结构导向。结构分层划分代表了档案管理者的全新工作态度，积极向上的工作态度可引领档案管理工作在未来向着更好的方向发展。现阶段，几乎在各行各业之中都能看到档案管理者的身影，这意味着我国档案管理模式逐渐赋予规范化。
参考文献
（1）提高档案意识。
档案工作的经济效益虽不高，但档案是为历史负责的，无论领导还是一般档案工作者都应为档案负责，把档案工作看成“为党管档，为国守史”的神圣职业。而领导的重视是搞好档案工作的前提和保证。档案工作既不是每个单位的中心工作，更不是重点工作，即使有分管领导也很少过问和检查督促，很难主动去解决存在的问题。以前大家认为只要有“磨破嘴，跑断腿”的实干精神，档案收集并不难，但现实却不容乐观，即使明知有的人手中持有珍贵的书画照片等资料，而档案部门却束手无策，这与领导支持不力有关。此外，业务部门也应提高档案意识，经常和档案员沟通，确定归档范围，定期归档。而档案员既然担任了这份重担，就应认真负责，尽量收集齐全，多和领导沟通，多和业务部门沟通。让大家把自己工作中形成的各种文件材料和相关资料移交档案室，形成及时归档的好习惯。
（2）健全档案工作机制。
基层的档案工作往往不是一个人能做好的，做好档案工作是共同协作的结果，因此建立档案收集制度、移交制度、考核制度是必要的。应该把档案工作列入工作人员的考核范围。照片档案收集难，但如果有健全的制度，随照随归，之后取用都只要去档案员处查找即可。
（3）加强档案法律宣传。
档案法律的宣传不仅要靠档案执法部门通过多种形式宣传，更加需要基层部门的配合。多年来，大部分档案执法部门都是通过悬挂横幅、发放宣传单等形式加强机关单位的档案法律意识。其实档案基层部门也可以通过会议、媒体等宣传档案利用的重要性及成果，从而提高领导、业务工作人员、档案员、群众的档案意识。
（4）加强档案收集管理。
档案收集工作虽然多少会因为业务能力的差别，而造成对档案收集范围和内容把握不一。但总体规则是可以把握的。
①准确把握《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。自2006年12月“8号令”实行之后，各个单位都制定了档案保管期限表，理论上可以避免档案收集不全，但在实际操作中却有许多档案员未认真实行，造成档案收集不全。因此参透各个单位的档案保管期限表是十分重要的。
②继续做好收发文、内部资料的收集。收文部分，大部分单位的档案员往往比较重视，收集相对齐全，但也发现部分单位犯了不应该出现的错误，部分发文号断号、重号；随着自动化进程的加快，现在文件多是网上发文，很多单位把正文收了，却因嫌附件太多而不打印，无形中造成了文件的不完整；内部形成的文件，都注重总结、计划，但收文中布置的作业，往往交了就做罢，忘了多留一套存档，而没了作业的收文，存档意义又何在？
③做好其它门类档案的收集。特别是照片档案、业务档案的收集，现在许多部门的业务档案都有规范，只要按照规范收集整理即可。但整理之后，需定期移交档案员，否则又成漏网之鱼。
2结语
摘 要 我国物业管理起步时间较晚，物业管理还不系统，作为物业管理重要组成部分的物业档案管理尚不完善，城市化进程不断推动物业及物业档案管理的发展，要求物业档案管理不断完善，以发挥物业档案的重要作用。本文针对物业档案的内容构成、管理现状、管理制度、利用、优化物业档案管理水平等提出见解和方法，希望能起到优化社区物业档案管理的目的。
关键词 档案管理 物业档案 规范
我国在推进城市化进程中，提出发展小城镇，由此引发大量农村人口向大城市和中小城镇集中，城市形成越来越多、越来越大的社区，物业管理公司应运而生。物业公司应有一套详尽的物业档案管理方法，加强物业档案管理利用。
依据档案法规定，物业档案是指企业在物业管理活动中直接形成的对国家、社会、业主有保存和查考利用价值的文字、图表、声像材料等历史记录。
物业档案管理是物业的基础工作，其基本任务是对辖区内的物业档案进行科学、规范的管理，以保证档案的安全、合理利用，以提高物业管理水平，为业主生活提供服务。
一、物业档案的内容
（一）房产开发公司移交的基建档案和设备档案
2007年国务院颁布《物业管理条例》二十九条规定：“物业公司在办理物业承接验收手续时，开发建设单位应向物业服务公司移交下列材料（1）竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网竣工图；（2）设施设备的按装、使用、维护保养等材料；（3）物业质量保修和的物业使用说明文件；（4）物业管理必须的的其他文件”。
（二）物业合同档案
（1）开发企业与物业公司签订的物业管理服务合同；
（2）房屋及设备修缮的工程合同、装修合同、房屋租赁合同等。
（三）业主及住户档案
物业公司应“一户一档”分开记录业主、住户及其家庭成员的基本信息和身份证复印件、业主房屋入住验收单、业主车库车位验收单、业主和物业签订的各项协议、房屋钥匙交接验收单等。
（四）物业管理清册
反应各楼单元、房屋数量、户数、面积、户型、房屋使用性质、公共区域情况及所有权状况的物业管理清册。
（五）物业经营、租售档案
包括物业开展经营和延伸服务时形成的房屋、车库（位）出租合同、物业产权证明、同意出租的文件、公证书等。
（六）业主报修、物业保养维修档案
包括业主报修登记情况、物业维修情况、维修基金使用情况、维修计划、维修审批表、修缮图纸、验收合格证明、工程预结算材料等。
（七）物业服务档案
物业在各项服务中形成的绿化、清洁工人、保安、车辆管理等档案。
（八）物业其他档案
物业收费档案、清洁工人及保安的发放工资记录、社区卫生情况、保安值班情况、监控运转情况、社区的公共秩序管理记录，收缴物业费、车位使用租金、清洁工人及保安的发放工资记录等档案。
（九）还包括党群工作档案、科教档案、社区组织各项活动的档案等其他档案
只有理清物业档案包含内容，才能提高物业管理水平，提高物业服务质量，创造物业品牌价值。
二、物业档案管理现状
（一）物业档案管理意识不强，存在重视物业外在业务工作轻视物业档案管理利用；物业公司基本上没有专门库房保管档案，无专门的档案柜架，无专门档案管理人员，档案基本保存在各个业务部门，无法规范整理，档案管理分散利用不方便。
（二）物业档案管理制度不健全，无统一标准，有的单位没有相关物业档案管理制度，档案分类无统一标准，档案随处堆放，丢失严重。
（三）兼职物业档案管理人员缺乏档案意识，不能全面收集、整理、利用档案，个别单位聘用的人员素质低，加上管理的物业项目多、任务重，对档案工作无暇顾及，造成档案借出后到时无法追回，业档案整体管理水平不高。
三、优化物业档案管理、规范物业档案管理制度
（一）物I档案管理的基本属性
（1）物业档案管理具有基础性，物业档案是物业服务公司工作活动的原始记录，是物业管理的基础工作，物业档案是物业维修、更新、改造的重要依据，；物业档案是业主维护合法权益的原始凭证；物业档案是物业公司各项工作的真实记录，是物业公司解决法律纠纷、化解矛盾的重要材料。（2）物业档案具有动态性，物业服务是动态的、不断发生变化，因此物业档案也应及时反应物业公司的变化情况，为物业管理提供档案依据；业主需求的动态性，物业公司提供的服务要不断适应业主的要求，提供让业主满意的服务，创新服务方式，提升物业服务层次；（3）物业档案具有服务性，物业管理本身就是服务行业，以提供令人满意的服务为宗旨，坚持以人为本，各项管理措施应人性化；满足业主的利用物业档案的要求，为业主提供查询档案的服务。
（二）优化物业档案管理措施
（1）提高物业公司领导及档案管理人员的档案意识，制定合理的档案管理制度，加强管理，责任落实到人，组织员工参加档案知识学习、培训，将档案管理列入考核项目，提升全体人员档案意识，推进档案工作。引进档案专业人才，实现档案专业化管理，还要加强计算机知识的培训，以适应信息化的档案管理。
（2）创新服务理念，物业档案保管应以方便利用为宗旨，一服务业主为导向，物业档案管理的内容要满足业主需要、物业公司工作两个方面。加大档案宣传力度，增强社会对档案的关注，监督物业服务公司的档案管理工作。物业公司应重点加强物业服务档案管理。
（3）推进物业档案信息化管理，利用计算机存储物业档案信息，方便查找档案，节省档案利用人员的时间，推进物业档案的数字化建设。做好社区监控图像档案、物业组织各项活动的录像档案的收集保存工作。
（4）物业档案管理是动态的，社区物业公司会发生更换，因此新的物业接收社区工作要及时进行档案移交清点，及时掌握业主因买卖、交换、继承等动态变更信息，将原物业公司形成的档案与本公司档案形成一个新的全宗，以保证物业档案的完整性。
四、物业档案利用服务
加大档案利用的宣传力度，普及居民的档案利用意识，对于公开档案要充分发挥其档案价值，通过借阅、展览等方式为业主和其他工作人员提供档案利用
物业档案管理贯穿于物业服务工作的全程，提高物业档案管理水平，可以提升物业服务的整体水平，更好的服务社区居民，为改善民生、建设和谐社区做出贡献，同时树立公司形象，加强行业竞争力。
参考文献：
[1] 李清华.论加强档案管理的重要性[J].兰台世界，2015.S5.
[2] 蔡P.物业档案管理研究[J].北京档案，2012.07.
信息化档案管理是在国家档案行政管理部门的统一规划下，依照相关职能部门制定的档案规范和法规，在档案管理工作中加入现代化技术手段，创建档案信息管理系统，对档案信息资源进行处置、管理，实现档案信息数字化接收、传递、归档、查询、借阅、保管等一系列工作，为社会提供优质服务的过程。其规范档案管理避免重建、乱建、丢失等现象发生。牡丹江广播学院旧式的档案管理工作复杂多样，局限性强，流动性大，费时费力。信息化档案管理体系的介入将以往以实体保管为侧重点的管理模式，转换成为兼顾档案实体保管与数字网络化一体管理模式，面向在校师生乃至社会提供服务。信息化环境下的档案管理将档案工作人员从繁复的工作中解脱出来，提高工作效率的同时，也相应的提高了整个部门的技术水平和服务质量。
2信息化环境下档案管理对我校档案工作的影响
2.1提高档案管理工作人员的工作较率和服务质量
牡丹江大学继续教育学院的档案部门工作人员以往主要职能是目录打字和档案保管，从初期的档案信息收集、整理、编目、立卷、归档、保管和帮助服务对象查阅，均靠人力完成，工作量大，耗时长，过程中潜在安全隐患大。运用信息化档案管理后，档案工作人员首先收集档案信息，然后利用电子设备通过信息化档案管理系统建立电子档案，对其进行整编、归档、验收、整理、入库到档案信息的、查询、借阅、销毁等处理流程，档案系统全过程对其进行控制和管理。大大地提升了在岗工作人员的工作较率和工作状态，提高服务质量。
2.2转化旧有的档案管理模式
旧有的档案信息主要载体是纸张。信息化环境下档案信息资源依托电子设备和媒介为载体，将初始档案信息转化为计算机可识别的二进制代码的形式进行呈现。由此，档案信息管理过程中的各个环节都发生了改变。新式信息化档案管理中信息数据只需录入一次，就可使用档案管理系统中的各功能模块，实现档案管理内部的信息数据各项运用。档案管理部门从以往对档案信息重保管、利用的管理模式向重信息采集、管理和服务职能转化。
2.3改变旧有的档案管理方式
传统的档案利用方式是档案管理工作人员先从成本的目录编号中找出所需的档案信息，在根据编号到档案信息存放处查找相应档案信息，办理查询、借阅等相关手续，利用面窄、单一。信息化档案管理的实施，拓宽了信息的利用方式，丰富了信息的传递多样性。我们首先建立长效的档案管理信息系统，结合院校本身的实际情况，利用电子设备从电子档案的收集到最终的销毁等处理流程进行改革。按照其处理流程，设计档案信息化系统软件功能模块。其流程中完善、规范档案管理工作相关制度应是第一优先完成事情，使今后档案从业人员有规可束，有章可行。为师生有效、合理、安全地使用各种学校电子档案奠定良好的基础。
3优化信息化档案管理工作的应对措施
随着信息化档案管理在高校办学中使用率的逐渐上升，这种形式下相应的也对档案管理部门及工作人员提出了更高的要求，如何更好的发挥信息化档案管理作用，如何应对使用信息化档案管理系统时的突发问题等，都是我们今后要面临的挑战。
3.1加强档案管理人员职业道德修养，拓宽档案专业知识和业务技能
学院档案工作者是档案管理工作的核心要素。信息时代的档案工作者必须时刻以党和国家行业的方针政策为准则，具备一定的政治理论素养，传承前辈的无私奉献思想和精神，开拓创新。在做好日常档案管理工作的基础上，要紧跟科技时代的发展脚步，加强自主学习意识，增强对信息的敏感度，不断充实自身的专业知识储备。学院要定期组织档案工作人员参加进修，提供相应学习机会。
3.2加强信息化档案管理系统的安全管理，提升档案信息的安全性
信息化环境下的档案管理为我院档案管理工作实现了质的飞跃，相对而来的网络化信息安全问题也显露出来。学院档案部门必须牢固树立档案信息安全意识，加强对档案工作中各个环节的操作规范、安全防范。学院档案部门必须建立一套完整的岗位责任制和安全管理措施来加强管理。加强档案工作者对现代计算机技术、网络技术、信息安全理论与技术的培训，提升综合管理能力，应对工作中出现的意外事件，维护系统的安全和正常运行。
4.结束语
本文以一个航空产品档案管理人员的视角，通过阐述协同研制中航空产品档案管理的问题，结合档案管理、信息管理、项目管理、构型管理等的相关知识，提出适合航空产品档案管理的、现实可行的优化策略，以提高航空产品档案管理的效率，实现档案为航空产品研制服务的宗旨。
【关键词】
协同研制；航空；产品档案；优化策略
1前言
协，众之同和也;同，合会也。所谓协同，应用到航空产品研制领域，便是指各个单位在某一核心单位的带动下，互相配合，积蓄能力，科学有序地发挥自身的优势，不断汇聚成统一的力量，最终高效地完成航空产品的研制。协同研制模式已成为国内航空企业的首选。它的优势不仅体现在某一航空产品顺利推出的目标达成上，还体现在核心单位的实力提升上，更体现在各参研单位的能力提高与整个行业的管理水平和研制能力的全方位提升上，可谓一荣俱荣，协同共赢。但由于协同研制涉及到多单位，各单位研制能力高低不一、协同意愿大小不同，核心单位综合能力不足等，给现实中的航空产品档案管理带来了不少问题。
2协同研制中航空产品档案管理的问题
2．1航空产品档案的归档质量参差不齐
航空产品档案是指航空产品在设计、研制和制造活动中形成的具有保存价值的科技档案，主要包括技术文件、图样及其相应的元数据。由于大多数航空产品的结构复杂，设计研发周期长，制造过程难度大，因此，由此产生的产品档案可谓数量繁多，质量参差不齐，给档案管理工作带来了很多困难。在协同研制这一模式下，频繁的设计更改会带来诸多风险，最为明显的例子是设计单位现行有效的图纸无法与生产现场对接，造成更改贯彻不到位，不仅会拖延研制进度，更易直接导致经济损失。出于保证研制进度和节约经济成本的目的，提高航空产品档案内容信息的质量便成了设计工作中的一大重点。而作为协同研制的项目，航空产品档案高度依赖计算机技术，研制过程中产生的档案数据格式无法得到有效的统一，往往是UG、CAD、PDF、TIF等格式齐上阵，同一格式往往又涉及多个不同的软件版本，造成档案无法正常打开并提供利用。这种管理的困境告诉我们，只有具备统一的数据格式，技术文件、图样才能在信息系统中被不同单位识别，得到有效的传递与利用。
2．2航空产品档案的传递效率无法保证
航空产品档案的传递效率体现在技术文件、图纸传递的及时准确上。协同研制中，设计、试验、反馈、制造是一系列循环往复的、波浪式上升的前进过程，绝不是单一的、直线型的前进过程。在这个过程中，设计单位产生的档案要贯彻到制造单位的生产现场中，制造现场的问题要反馈到设计单位并得到更改并归档再发放到现场，才能使试验、反馈、制造得以顺利运行。由于这个过程涉及到多个乃至几十个成百个参研单位，产品文件的更改又十分频繁，从制造单位现场问题反馈到设计单位的产品文件完成更改并归档所耗费的时间颇长，因此，给档案管理部门预留的时间甚少，甚至可以说没有，所以，档案管理部门必须加班加点完成发放传递，航空产品档案的传递效率无法保证。
2．3航空产品档案的成套性要求难以达到
某一型号的航空产品，往往由零件、组件、部件等组成，因此，航空产品档案的成套性特征非常明显。协同研制过程中，核心单位及重点设计单位为了赶进度，往往在时间节点到来前，顾不上归档的成套性要求，批量的、无序的产生产品档案，一归档即要求档案部门发放，无法确保成套性到达生产现场，给制造单位带来了混乱，浪费了大量人力、物力。
3协同研制中航空产品档案管理的优化策略
针对协同研制中遇到的上述问题，本文拟提出一个切实可行的、行之有效的航空产品档案管理优化策略。航空产品档案管理优化策略可概括为:在多专业协作团队的带动下，以项目计划为指导，以数据系统为支撑，进行适应构型管理和标准体系的航空产品档案管理。具体来说，此策略包含多专业协作团队、项目计划、构型管理、标准体系、数据系统等五方面要素。
3．1多专业协作团队
人是生产力中最活跃的因素。在协同研制中，人的作用不可小觑。为了尽可能地规避风险、解决问题，航空产品档案管理应具备一个多专业协作团队。这个团队应纳入各个单位的档案管理专业人才队伍，使其形成一股基础力量，其中，核心单位及重点单位的档案管理专业人才须起到一定的领导作用;核心单位及重点单位还应积极地将信息化人员、项目管理人员、构型管理人员、质量管理人员纳入其中，使其共同参与团队建设与讨论，每一专业人员针对协同研制中出现的问题，各抒己见，共同承担问题与风险。有多大责任就有多大责任心，必须将具体事项落实到每一专业团队成员，才有可能达到预期的效果。在这个多专业协作团队中，作为基础力量的档案管理专业人才，必须得到统一的专业培训，对协同研制高度认可并积极参与;认同并理解前端控制和文件生命周期理论，制定出统一的适合具体型号研制要求的档案管理制度，尤其在归档质量、数据传递规则、成套性要求等方面严格要求，并积极贯彻落实。其他专业人员，应积极探索建立一个有效的协作沟通体系。
3．2项目计划
项目计划不仅是航空产品研制的总纲性文件，更是具体到某一节点、某一季度、某一月、某一天的基础性文件。可以说，航空产品档案的产生、归档、传递、利用乃至销毁，都与项目计划息息相关。因此，某一航空产品的项目计划，必须自觉地将航空产品档案管理囊括其中。协同研制中，项目计划的制定必须遵循产品研制的发展规律，不可操之过急，亦不可无限拖延;涉及航空产品档案管理的项目计划部分，必须得到上述多专业协作团队的充分认可;必须具备一定的动态性，可在适度范围内进行调整。只有这样，航空产品设计单位可在计划指导下，归档质量可靠的技术文件及图纸;航空产品制造单位可在正常的时间范围内，接收到有效的产品档案，开展现场研制工作;作为两者链条的航空产品档案管理部门，可根据项目计划，逐步落实归档、传递工作，保证归档质量及传递效率。
3．3构型管理
构型管理是一种面向产品全生命周期的，以产品结构为组织方式，将各阶段产品数据(结构信息、工艺信息等)关联起来并对其进行管理和控制，从而保证产品数据一致性和有效性的技术。由此可见，构型管理与航空产品档案管理存在着某种程度上的内在联系。航空产品档案管理应充分吸收构型管理的成果，找到自身的发展之路。具体来说，在协同研制中，档案管理人员应重视构型管理的作用，可依托多专业协作团队，在构型管理人员的帮助下，以构型项为基础，设计航空产品档案归档、传递的规则，形成系统的航空产品档案管理制度，从源头上控制，充分保证航空产品档案的成套性及动态有效性，以促进生产现场的有序管理。
3．4标准体系
没有规矩不成方圆。标准体系建设对于协同研制中的航空产品档案管理至关重要。航空产品档案管理人员应积极地将管理中遇到的问题反馈标准化人员，标准化人员在接收到反馈后，分析问题，在多专业协作团队中发起讨论，共同研究，建设一个适应航空产品档案管理需求的标准体系。标准体系建设应符合下述要求:首先，标准体系应是一系列标准的有机组成体。航空产品档案归档的要求、传递的机制、利用的要求、销毁的方式，等等，均应有对应的标准;其次，标准体系建设必须统一且唯一，即同一方面的标准只能有一份，各个航空单位应充分认同并具体落实相应的标准;再次，由于各个单位的工作重心不同，对于标准的理解也存在很大的差异，因此，核心单位应有权力和义务对各个标准进行解释，并监督检查各个单位的落实情况;最后，由于产品研制周期较长，实际经验在不断地积累，标准体系应具备动态调整的能力。只有具备完善的标准体系，强调统一、有序，产品档案的归档质量才能得到有效提高，传递效率、成套性要求才能得到保证，不至于形成信息孤岛，延误进度，为协同研制打下坚实的基础。
3．5数据系统
数据系统是航空产品档案管理的物质基础。数据系统管理的重点在于产品档案接收与分发。针对业务需求，核心单位应对各个航空单位的系统建设进行指导，确立统一的系统建立机制，构建适应协同研制这一模式的信息系统。针对协同研制这种模式，各个航空单位应建立统一的数据系统，若无法实现完全一致，至少须具备数据转换的统一接口。在现有条件下，鉴于产品档案产生、归档、利用的管理特点，不同单位间的产品数据管理系统(PDM)、档案管理系统、文件传输系统等均应实现有机统一，以减少因数据系统不一致而带来的档案传递问题。但数据系统的建设依赖于构型管理和标准体系的要求，绝不能简单粗暴地要求信息化人员修改系统，而不考虑现实的构型管理和标准体系。
4结语
在复杂的航空产品协同研制过程中，我们遇到了诸多现实问题，一定程度上造成了人力、物力的浪费。但这种种探索也为日后的成功奠定了坚实的基础。正是基于现实中发现的问题，我们提出了协同研制中产品档案管理的优化策略。在这种策略的运行下，航空产品档案管理必将实现自身无可替代的价值，为航空产品的研制服务，为航空产业的发展壮大服务!
作者：张新娴 单位：中国航发商用航空发动机有限责任公司
参考文献:
［1］叶小利．航空工业档案信息资源的开发利用［J］．机电兵船档案，2011(02)．
公司领导：
现有档案管理工作已远超公司现有人员及档案室存储空间的负荷。为提升业务处理效率，缓解档案管理压力，配合公司2008年业务目标，风险控制部对公司现有档案管理情况进行了梳理，并提出相应的优化方案。
一、纸质档案管理现状
目前，公司的业务档案仍是以纸质为主。截至2018年01月05日，公司在保项目 笔，按照目前的档案管理要求，也就意味着已有 笔项目的纸质档案需逐笔进行归档。
（一）人员问题。区域办事处人员尚未完全到位，风险控制部档案管理人员目前仅有一人，目前的档案管理工作已超现有人员负荷。前期卢氏金融扶贫等资料尚未归档到位，小额绿色通道业务、粮食收购贷业务等也未能完全归档到位。由于缺乏专业档案管理设备、系统及人员，未来即便相应档案全部归档到位，后续查阅单笔项目的纸质档案也无异于大海捞针。
（二）存储空间问题。
（三）未来业务量压力
二、电子档案进展情况
2017年10月1日，公司担保业务系统正式启用，所有业务基本实现了线上处理。但纸质档案向电子档案转变的现实条件尚不具备，主要受限于四个方面：
（一）担保业务系统电子印章尚未启用，审批流程类的资料仍需从系统打印纸质资料、加盖印章，并保留纸质档案；
（二）担保业务系统中的档案管理模块尚未开发，无法实现审批流程类电子文档的归档、查阅等功能；
三、业务档案管理优化建议
（一）尽快在业务系统中开发档案管理模块，实现电子文档的归档、查阅等功能。目前，担保业务系统中缺乏档案管理模块，导致审批流程类资料（如提请放款通知书）仅存储在服务器中，无法在系统中查阅，仅当前任务处理人员可见，一旦任务处理完毕，经办人员无法查阅已出具文件；
（二）配备专业的存储设备，提升担保业务系统运行效率，确保电子文档的存储空间，进行灾难备份，确保电子文档的存储安全。依照目前的业务发展速度，担保业务系统很快就将出现超负荷运转的情况，担保业务系统不时也会出现卡顿情况，运行效率有待进一步提高；
（三）适时逐步启用担保业务系统的电子印章。1.优先启用审批流程类资料（如提请放款通知书）的电子印章，并授权审批流程类的资料均以电子档案形式存储，在提升业务处理效率的同时，减轻审批类纸质档案的存储压力；2.为各区域办事处配备专业扫描设备，提升电子档案的成像质量，减轻相关人员的扫描和审查压力；3.梳理客户核保类合同签署环节的流程，逐步启用客户核保类合同的电子印章，实现客户核保类合同以电子档案存储为主，纸质档案存储为辅，以解决区域办事处人员与省公司的距离问题，并减轻合同类纸质档案的存储压力；
（四）适当调整业务档案管理方式，梳理完善担保业务系统相关流程。1.小额批量类业务，合作机构之间正式往来函件（含推荐确认表、待核保贷款客户表、待核保借款客户确认函、已放款客户明细表、解除担保责任通知书、履行担保责任通知书、代偿证明等）以纸质档案方式存储，借款人基础资料（如身份证、营业执照、审批单页、缴费凭证、借款合同、放款凭证、保险单、贷后检查报告）、公司审批流程类资料均以电子档案形式存储于系统各个审批、收费、放款、保后等流程中，方便随时调阅；2.独立调查审批类业务，基础资料中除了必要证件，其他基础资料均已电子档案方式存储，审批类资料均以电子档案方式存储，客户核保类合同逐步以电子档案方式存储，合作机构类合同及往来函件等均以纸质档案方式存储。
