编者按：本文主要从办公室主要职责和任务办公室是分局的综合业务职能部门，围绕分局中心工作参与政务，管好事务，搞好服务，确保分局日常工作的正常运转；办公室各类人员工作职责,几个方面对办公室岗位管理工作制度进行讲述。其中，主要包括：负责起草分局重要文件，审核机关业务部门拟制的文件、负责信息综合、学术调研、税收宣传、文电处理和学会秘书工作、负责局领导交办的组织协调、督促检查工作、负责协调、安排全局各类会议和有关会议的组织工作。（六）参与协调、组织分局领导参加的有关活动档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、具体材料请详见：
一、办公室主要职责和任务办公室是分局的综合业务职能部门，围绕分局中心工作参与政务，管好事务，搞好服务，确保分局日常工作的正常运转。其主要职责和任务：（一）负责起草分局重要文件，审核机关业务部门拟制的文件。（二）负责信息综合、学术调研、税收宣传、文电处理和学会秘书工作。（三）负责机要、档案、和来访接待工作。（四）负责局领导交办的组织协调、督促检查工作。（五）负责协调、安排全局各类会议和有关会议的组织工作。（六）参与协调、组织分局领导参加的有关活动。
二、办公室各类人员工作职责（一）文秘人员职责1、承办以分局、分局办公室名义上报、下发的公文。2、负责分局年度总结、工作要点、综合性经验材料等重要文件的起草。3、按照分局领导指示，向上级有关部门反映分局重要工作的落实情况。4、负责分局各类信息的搜集、综合、传送上报和对下考核。5、负责落实调研课题，撰写调研报告，组织分局学术理论研究活动。6、负责与新闻单位的联系和新闻报道稿件的撰写、审核、报送。协调组织税收宣传活动，承办上级交办的涉税杂志征订工作。7、负责分局领导交办有关工作的督促检查、组织协调和情况反馈。8、承担分局《月工作要点》和《周会议安排》的收集、综合拟制。9、负责记载分局《大事记》。10、负责局长办公会、分局局务会的会议记录、会务工作和会议纪要的起草。安排、协调以分局名义召开的各类会议。11、参与协调分局领导参加的各种公务活动。12、负责分局各类电、函的处理。13、负责分局日常值班和来访接待工作。（二）机要人员职责1、负责全局各类文件收发、传阅、借阅工作。2、负责分局印鉴、介绍信的保管和使用。3、负责全局重大事件的记录、整理、保存。(三)档案人员职责1、负责本机关应归档文件材料的收集、整理等文书立卷工作和案卷的接收与移交；2、保管本机关各种门类和载体的档案，汇编档案资料，编制检索，提供档案利用；3、整理室藏档案，科学分类排列，系统编目编号，使之达到规范标准，并做好档案的鉴定、统计工作；4、搞好库房管理，落实“八防”措施，保护档案安全并定期核对清点档案，保持账物相符；5、对所属机构形成的各种文件材料的收集、整理、归档进行监督和指导；6、办理领导交办的其它有关档案业务工作。（四）打字员职责1、负责分局、分局办公室文件的打印或复印。2、负责对微机、打印机、油印机进行和复印进行定期保养，负责文件头、文件纸及打印零配件保管工作。3、完成领导交办的其它工作。办公室工作制度一、档案管理制度（一）档案归档制度归档范围：本机关在各项工作活动中形成和使用的公文、电报、簿册、图表、录音、录像、相片等，凡是反映本机关工作活动具有查找利用价值的，均属归档范围。归档时间：文书档案第二年上半年完成，会计档案隔年一季度完成，科技、声像档案在工作项目，活动之后随时归档。归档要求：1、一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一全宗。2、分类一般采取年度——问题分类。3、案卷的排列、以全宗为单位，按不同门类、载体和不同保管期限分别排列，排列方法统一，前后保持一致，不可任意改动。4、根据不同门类和保管期限，按照案卷排列的顺序编制卷号，在一个全宗内，案卷目录号不得重复。在一册案卷目录内不得出现重复案卷号。5、案卷质量应符合《武汉市机关档案室业务建设暂行规定》的要求，案卷格式和各种装具符合国家和市档案局标准，卷内文字严禁使用铅笔、元珠笔。（二）档案保管制度1、本机关形成的各处门类和载体的档案，由档案室集中统一管理，做到专室、专柜、专（兼）职人员负责保管；2、档案室有防资措施，防风窗帘，防火器材，档案柜内放有防虫、防腐药品，以使档案得到安全保护；3、根据气候条件，适时开窗通风或密闭门窗防潮，以保持室内一定的温湿度；4、档案室内严禁吸烟、存放易燃、易爆物品及招鼠之物，保持室内清洁；5、平时出入库存的档案，应及时清点登记，并定期检查室藏档案、经常检查电灯、电器线路有无破损，下班前注意关灯、锁门、关门窗。6、档案人员变动工作时，必须办理交接手续，严格核实交接的档案。（三）档案保密制度1、经常对机关工作人员进行档案保密教育，明确保密范围，严守保密纪律，执行《保密手册》；2、非因工作不得随意谈论档案内容，不得在和人交往和通信中泄露属于国家机密和档案资料；3、不得擅自提供、翻印、复制、抄录、携带、销毁属于国家机密的档案资料，并严禁将档案携带、传递、寄至境外；4、凡属保密档案，不得利用公开的报刊、书籍、展览、广播、录像进行宣传；5、严格控制机密档案查阅范围，并按照保密规定，对归档后多余的文件材料及时销毁；6、定期检查档案保密情况，发现问题及时上报，不隐瞒、失泄密事故；7、加强库房管理，非本室工作人员严禁入内。（四）档案利用制度1、档案室保存的各种门类和载体的档案均属利用范围，主要为领导决策和机关各项工作服务；2、本机关工作人员查阅档案，均限于本人工作范围所形成的档案材料，查阅超出本人工作范围的须经有关负责人同意；3、查阅保密档案范围，需经主管领导批准；4、外单位查阅档案时，必须持介绍信，经同意按介绍信内容查阅；5、查阅档案时，严禁涂改、勾划、抽页、折毁、剪裁、增删档案，对摘抄的档案不得私人保管或转借传阅，更不能翻印公布、倒卖；6、查阅档案必须履行登记，注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。二、办公室会务制度1、为保证办公室工作高效协调、顺畅运作，建立办公会制度；2、办公会由主任或委托副主任主持召开。3、会议一般每周一下午召开，有特殊情况可临时召开。4、参加会议人员为办公室全体人员，必要时通知有关人员参加。5、办公会主要内容为汇报讲评上周工作，布置下周及近期主要工作，商议、协调、解决工作中遇到的矛盾和问题。6、秘书室承办会议的会务组织工作。三、打印室管理制度1、文秘人员负责打印室的管理工作。2、文秘人员对送交的文件、材料应逐一登记、校核，并签字后送打印室打印。3、电脑等打印设备要经常维护。打印设备出现故障应及时分析，查找原因，并向办公室领导汇报。4、严格打印或复印程序和手续。打印文件必须有领导签字、有文号、有校对人签名。不得私自接受打印件或复印。手续不完备的应拒绝打印。5、保证打印或复印质量，提高工作效率。坚持谁起草谁校对，两校一复核制度。急件随到随打，平件一般不超过三天。一般差错率控制在千之分二以内，杜绝原则性差错。6、严格遵守保密规定，禁止无关人员翻阅打印资料和出入打印室，不在室内待客闲谈。7、负责打印室的安全、卫生、保洁工作。做到每日清扫清洁，每周大扫除。人走四关（关机、关电、关灯、关门）。
一、基层单位办公室档案管理现状
（一）人员少，承担工作冗杂。大多数基层办公室都存在人员少、工作多的情况。像报纸分发、车辆油耗统计、会务接待、职工户籍管理、计生情况管理、水电维修等等，一件件看起来都是不起眼的小事，但是小事多了也耗人力耗时间。一般情况下，基层单位办公室作为后勤保障部门，却没有充足的人员安排，因此呈现出人员少、工作冗杂的情况。基层档案管理工作更是如此，只要兼职，很少专职。
（二）基层办公室档案管理基础设施相对落后。现实状况是很多基层单位或由于资金困境、或由于档案管理受不到应有重视、或由于管理人员专业水平受限，没有普及计算机技术，尤其是有些办公室短期留存部分材料，配备相应的设备也跟不上步伐。
（三）对办公室档案管理工作重视程度不够。基层单位办公室的临时档案管理通常是由文书或者其他人员兼职，并没有专业人员负责。档案管理工作对技术性要求相对较高，但是办公室兼职人员缺乏专业的档案管理知识培训，对档案管理工作的程序、分类和意义了解不够，导致很多基层单位办公室对档案管理工作的认识主要停留在最基本的档案信息收集、整理、保管等层面，有的还存在分类混乱的情况，更少注意到以后档案资源的综合利用，所以不能有效地推动档案管理工作的深入开展。
二、如何有效改善基层单位办公室档案管理工作
（一）建章立制，让事务篓子的工作实现有条不紊。“无规矩不成方圆”，基层单位办公室的工作再多，只要建立和完善科学合理的管理制度并落实到位，便能实现人少事多情况下的有条不紊。档案管理作为办公室工作内容之一，也要具备科学的管理制度。制度的制定务必责任到人，对档案材料和准档案材料的分类、保密等都形成细化的制度，不断规范办公室档案管理，才能保证档案材料的及时归档与档案的真实有效性。
（二）加大投入，不断完善基层单位办公室档案管理工作环境。信息化时代，逐步建立和应用电子信息化进行办公室档案管理势在必行。利用计算机、扫描仪等设备对文件进行归类、保存，建立电子信息检索等，可以提高档案材料管理效率，同时辅以必要的保护措施，可以使档案的保密和安全系数更高。因此，建议各单位提高对办公室档案管理工作重要性的认识，尽量加大资金支持，完善办公室档案管理设备，促进办公室档案管理工作环境信息化。
（三）有效提高办公室人员档案管理技能水平和工作认知度。办公室工作人员既要完成事务篓子的一大堆零七八碎，还要以负责的态度对待档案管理的一系列工作。各单位要鼓励职工或组织职工参加多种形式的档案管理专业培训，参加档案管理部门组织的业务交流，及时更新档案管理工作人员的专业知识，提高技能水平，以更好地促进档案管理工作的开展。提高工作人员对档案管理工作意义的认识，使工作人员正确认识到自身的工作范畴与工作责任，提高档案管理意识。
一、办公室主要职责和任务
办公室是分局的综合业务职能部门，围绕分局中心工作参与政务，管好事务，搞好服务，确保分局日常工作的正常运转。其主要职责和任务：
（一）负责起草分局重要文件，审核机关业务部门拟制的文件。
（二）负责信息综合、学术调研、税收宣传、文电处理和学会秘书工作。
（三）负责机要、档案、信访和来访接待工作。
（四）负责局领导交办的组织协调、督促检查工作。
（五）负责协调、安排全局各类会议和有关会议的组织工作。
（六）参与协调、组织分局领导参加的有关活动。
二、办公室各类人员工作职责
（一） 文秘人员职责
1、 承办以分局、分局办公室名义上报、下发的公文。
2、负责分局年度总结、工作要点、综合性经验材料等重要文件的起草。
3、按照分局领导指示，向上级有关部门反映分局重要工作的落实情况。
4、负责分局各类信息的搜集、综合、传送上报和对下考核。
5、负责落实调研课题，撰写调研报告，组织分局学术理论研究活动。
6、负责与新闻单位的联系和新闻报道稿件的撰写、审核、报送。协调组织税收宣传活动，承办上级交办的涉税杂志征订工作。
7、负责分局领导交办有关工作的督促检查、组织协调和情况反馈。
8、承担分局《月工作要点》和《周会议安排》的收集、综合拟制。
9、负责记载分局《大事记》。
10、负责局长办公会、分局局务会的会议记录、会务工作和会议纪要的起草。安排、协调以分局名义召开的各类会议。
11、参与协调分局领导参加的各种公务活动。
12、负责分局各类电、函的处理。
13、负责分局日常值班和来访接待工作。
（二） 机要人员职责
1、 负责全局各类文件收发、传阅、借阅工作。
2、 负责分局印鉴、介绍信的保管和使用。
3、负责全局重大事件的记录、整理、保存。
(三)档案人员职责
1、负责本机关应归档文件材料的收集、整理等文书立卷工作和案卷的接收与移交；
2、保管本机关各种门类和载体的档案，汇编档案资料，编制检索，提供档案利用；
3、整理室藏档案，科学分类排列，系统编目编号，使之达到规范标准，并做好档案的鉴定、统计工作；
4、搞好库房管理，落实“八防”措施，保护档案安全并定期核对清点档案，保持账物相符；
5、对所属机构形成的各种文件材料的收集、整理、归档进行监督和指导；
6、办理领导交办的其它有关档案业务工作。
（四）打字员职责
1、 负责分局、分局办公室文件的打印或复印。
2、负责对微机、打印机、油印机进行和复印进行定期保养，负责文件头、文件纸及打印零配件保管工作。
3、完成领导交办的其它工作。
办公室工作制度
一、档案管理制度
（一）档案归档制度
归档范围：本机关在各项工作活动中形成和使用的公文、电报、簿册、图表、录音、录像、相片等，凡是反映本机关工作活动具有查找利用价值的，均属归档范围。
归档时间：文书档案第二年上半年完成，会计档案隔年一季度完成，科技、声像档案在工作项目，活动之后随时归档。
归档要求：
1、一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一全宗。
2、 分类一般采取年度——问题分类。
3、案卷的排列、以全宗为单位，按不同门类、载体和不同保管期限分别排列，排列方法统一，前后保持一致，不可任意改动。
4、根据不同门类和保管期限，按照案卷排列的顺序编制卷号，在一个全宗内，案卷目录号不得重复。在一册案卷目录内不得出现重复案卷号。
5、案卷质量应符合《武汉市机关档案室业务建设暂行规定》的要求，案卷格式和各种装具符合国家和市档案局标准，卷内文字严禁使用铅笔、元珠笔。
（二）档案保管制度
1、本机关形成的各处门类和载体的档案，由档案室集中统一管理，做到专室、专柜、专（兼）职人员负责保管；
2、档案室有防资措施，防风窗帘，防火器材，档案柜内放有防虫、防腐药品，以使档案得到安全保护；
3、根据气候条件，适时开窗通风或密闭门窗防潮，以保持室内一定的温湿度；
4、档案室内严禁吸烟、存放易燃、易爆物品及招鼠之物，保持室内清洁；
5、平时出入库存的档案，应及时清点登记，并定期检查室藏档案、经常检查电灯、电器线路有无破损，下班前注意关灯、锁门、关门窗。
6、档案人员变动工作时，必须办理交接手续，严格核实交接的档案。
（三）档案保密制度
1、经常对机关工作人员进行档案保密教育，明确保密范围，严守保密纪律，执行《保密手册》；
2、非因工作不得随意谈论档案内容，不得在和人交往和通信中泄露属于国家机密和档案资料；
3、不得擅自提供、翻印、复制、抄录、携带、销毁属于国家机密的档案资料，并严禁将档案携带、传递、寄至境外；
4、凡属保密档案，不得利用公开的报刊、书籍、展览、广播、录像进行宣传；
5、严格控制机密档案查阅范围，并按照保密规定，对归档后多余的文件材料及时销毁；
6、定期检查档案保密情况，发现问题及时上报，不隐瞒、失泄密事故；
7、加强库房管理，非本室工作人员严禁入内。
（四）档案利用制度
1、档案室保存的各种门类和载体的档案均属利用范围，主要为领导决策和机关各项工作服务；
2、本机关工作人员查阅档案，均限于本人工作范围所形成的档案材料，查阅超出本人工作范围的须经有关负责人同意；
3、 查阅保密档案范围，需经主管领导批准；
4、外单位查阅档案时，必须持介绍信，经同意按介绍信内容查阅；
5、查阅档案时，严禁涂改、勾划、抽页、折毁、剪裁、增删档案，对摘抄的档案不得私人保管或转借传阅，更不能翻印公布、倒卖；
6、查阅档案必须履行登记，注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。
二、办公室会务制度
1、为保证办公室工作高效协调、顺畅运作，建立办公会制度；
2、办公会由主任或委托副主任主持召开。
3、会议一般每周一下午召开，有特殊情况可临时召开。
4、参加会议人员为办公室全体人员，必要时通知有关人员参加。
5、办公会主要内容为汇报讲评上周工作，布置下周及近期主要工作，商议、协调、解决工作中遇到的矛盾和问题。
6、秘书室承办会议的会务组织工作。
三、打印室管理制度
1、 文秘人员负责打印室的管理工作。
2、文秘人员对送交的文件、材料应逐一登记、校核，并签字后送打印室打印。
3、电脑等打印设备要经常维护。打印设备出现故障应及时分析，查找原因，并向办公室领导汇报。
4、严格打印或复印程序和手续。打印文件必须有领导签字、有文号、有校对人签名。不得私自接受打印件或复印。手续不完备的应拒绝打印。
5、保证打印或复印质量，提高工作效率。坚持谁起草谁校对，两校一复核制度。急件随到随打，平件一般不超过三天。一般差错率控制在千之分二以内，杜绝原则性差错。
【关键词】办公室；档案管理；效率；方法
一、办公室档案管理原则及要求
档案管理工作必须遵循服从、严谨、高效以及合作的相关原则，才能够准确客观和及时地完成相关工作，更好地发挥档案管理工作职能，为办公室的其他业务及管理打好基础。
（一）准确，客观地记录办公室相关内容。档案管理工作是办公室经营管理作业链中的纽带，档案管理如果不能够准确地收集、整理办公室关键信息，也就无法为单位领导等提供决策帮助，则档案管理工作就不能很好地发挥纽带作用。做到档案管理工作的基本要求，则档案管理必须具备全局观念，具备责任心并正确地理解办公室的经营战略与发展策略，不偏不倚地对资料进行整理、对会议内容等进行记录，确保信息真实有效，才能够合理地协调下级部门及人员工作，进而促进办公室管理的更好实现。
（二）严谨，一丝不苟精准服务。现代办公室管理强调效率，档案管理工作需要对多元化的信息进行记录、传达，并协调相关部门及人员完成相关工作。在这个过程中，档案管理工作必须严谨认真，遵循严谨性原则，一丝不苟地完成相关工作，才能够更好地服务办公室管理。要想做到档案管理工作的严谨性原则，就必须关注细节。办公室管理关注精细化或精准化管理，档案管理工作同样如此。合格的档案管理，必须关注细节，并且及时准确地根据管理层要求对相关工作进行辅助、协调，以确保档案管理工作职能得到合理发挥。现代办公室档案管理在工作中必须保持警惕，对工作中的细节进行充分地记录与分析，见微知著，并在动态环境中寻找规律，才能够不断提升档案管理的胜任力。此外，办公室档案管理工作人员必须坚持严谨的原则，对办公室的内部信息及资料等进行妥善保管，对文件进行保密管理，不对任何人泄露文件信息，并在本职工作范围内严格地按照档案管理工作原则与办公室要求从事相关工作，不可以越权行事，也不可以利用职务便利谋求不正当利益。
（三）利用信息手段提升档案管理效率。在办公室档案管理追求信息化与高效率的背景下，档案管理工作必须做到高效率，才能够满足办公室档案管理者与其他业务的需求。由此可见，高效原则是档案管理工作的重要原则之一。要想做到档案管理工作的高效原则，档案管理需要较好地掌握现代档案管理工作的基本技巧，灵活运用现代化信息技术及其他管理工具，进而提升档案管理工作的效率，更好地促进其职能的发挥。这就需要档案管理工作人员持续保持学习意识，对档案管理工作相关的知识与技能进行不断地积累与运用。全面了解办公室档案管理工作的特性与具体要求，并正确恰当地运用相关技术，更高效的完成档案管理岗位工作。
（四）合作，正确传递合理协调。档案管理不是被动地接受文档并保存，而是需要与其它科室进行沟通、文件收集并最终完成归档。在这个过程中，办公室档案管理人员必须与其它科室的人员进行沟通与合作，确保档案管理能够了解内外部信息，并协调相关工作顺利地进行。要做到档案管理工作的合作原则要求，档案管理人员必须保持合作意识，并加强人际交往与沟通能力，以客观的立场和态度，对档案管理相关工作进行处理。
二、 办公室档案管理存在的共性问题
（一）归档不及时。办公室档案归档不及时，与办公室及其他科室的相关业务进度等脱节比较严重。甚至在部分业务完全结束后，办公室（档案室）才会收录全部的医疗服务信息，而没有在进行中不断地更新档案。特别是一些急救档案存在信息缺损或不完全等情况，后续也很难补齐，则出现医疗纠纷等很难提供完整、准确的有效文档。在这个阶段已经无法找到完整的文档资料，这不仅影响档案管理的效率，还会影响信息的完整性。建立在档案管理基础上的一些办公室研究、分析等也就会因此出现一定问题。
（二）档案管理不规范。办公室档案管理质量不高，包括资料不全、资料内容混乱。甚至，非常多的办公室档案管理中，档案管理人员由办公室人员兼任，他们往往只是简单地对文档进行整理、编号后保存，而不具备对资料进行分类的档案管理能力。例如，在某办公室的档案管理中，档案室并不上锁，单位其他科室工作人员等都可以自由进入。这就使得档案混乱不堪，并且经常出现编号错乱、丢失等情况，严重影响档案管理效果。
（三）权责不明。办公室档案管理中，权责不明确。办公室工作人员或者其他科室人员都可以随意借调办公室相关文档，其后的归还等也并不及时，这就影响了办公室档案完整性，同时也可能造成文档信息外泄，这也是非常严重的问题。甚至出现档案中机密信息泄露的情况，然而部分医疗机构内部并不具备调用档案的医护人员，患者等可以拍摄或者影印档案，这是严重违反档案管理保密性原则的。而由于档案管理责任不明确，责任的追究与处罚就会出现新的问题。
三、改善办公室档案管理效率的方法建议
（一）改善档案管理组织设置。办公室档案管理应该设置专门的办公室档案管理部门与岗位，分别由不同的人员进行档案信息的收集、归档、录入、核对、更新、修改等工作，提升档案管理的及时性。同时，还需要对档案管理制度进行完善，对于借调档案资料等具体情况，进行授权约束，避免档案管理中的机密信息外流等。
督促建立一个上下贯通、左右衔接的档案收集工作网络体系，明确主管领导、档案人员的职责范围，保证档案收集工作层层有人管。明确将档案收集工作纳人办公室责任人岗位职责、工作计划和工作程序中，让负责人支持和理解工程档案的收集工作。明确专人负责档案的收集、整理、归档工作，保证档案齐全、完整、准时地移交档案部门。
（二）不断提高档案管理者业务素养。档案管理者可以通过职业培训班参加专业技能培训，提升对档案管理工作原则性与灵活性认知的同时，为更好地做到两者统一创造内在条件。档案管理者需要不断提升个人素质和职业胜任力，更灵活地完成档案管理工作。这就要求档案管理者真正做到正确认识岗位工作及职业要求，针对自身素质存在的不足进行及时的改进，确保档案管理者能够在较好的胜任力基础上从事本职工作。同时，档案管理者需要因时而动，灵活应变，在动态环境下，更好地尊重职业道德，运用工作技巧，恰当地处理相关工作，发挥岗位职能。档案管理者工作胜任力的培养，还应该兼顾档案管理职业道德与档案管理业务处理、人际关系、协调能力等综合素质建设。
（三）增加现代化技术手段的运用。针对当前办公室建设的档案管理效率差并且有效性不突出的问题，本文认为符合办公室立体化、动态化的特点，办公室档案管理中也需要借助信息技术手段进行改进。在一般单位的档案管理中，可以在原始档案基础上，进一步建立数字档案编号制度，将档案关键信息或者关键词录入其中，方便后续管理。在档案归档中，如果发现手工记录的档案信息不完整、字迹不清等，则需要及时核查，在档案库中对信息进行补充登记，确保信息完整。
【参考文献】
[1]刘淑仙.关于如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].人力资源开发，2015（12）.
一、办公室主要职责和任务
办公室是分局的综合业务职能部门，围绕分局中心工作参与政务，管好事务，搞好服务，确保分局日常工作的正常运转。其主要职责和任务：
（一）负责起草分局重要文件，审核机关业务部门拟制的文件。
（二）负责信息综合、学术调研、税收宣传、文电处理和学会秘书工作。
（三）负责机要、档案、信访和来访接待工作。
（四）负责局领导交办的组织协调、督促检查工作。
（五）负责协调、安排全局各类会议和有关会议的组织工作。
（六）参与协调、组织分局领导参加的有关活动。
二、办公室各类人员工作职责
（一） 文秘人员职责
1、 承办以分局、分局办公室名义上报、下发的公文。
2、负责分局年度总结、工作要点、综合性经验材料等重要文件的起草。
3、按照分局领导指示，向上级有关部门反映分局重要工作的落实情况。
4、负责分局各类信息的搜集、综合、传送上报和对下考核。
5、负责落实调研课题，撰写调研报告，组织分局学术理论研究活动。
6、负责与新闻单位的联系和新闻报道稿件的撰写、审核、报送。协调组织税收宣传活动，承办上级交办的涉税杂志征订工作。
7、负责分局领导交办有关工作的督促检查、组织协调和情况反馈。
8、承担分局《月工作要点》和《周会议安排》的收集、综合拟制。
9、负责记载分局《大事记》。
10、负责局长办公会、分局局务会的会议记录、会务工作和会议纪要的起草。安排、协调以分局名义召开的各类会议。
11、参与协调分局领导参加的各种公务活动。
12、负责分局各类电、函的处理。
13、负责分局日常值班和来访接待工作。
（二） 机要人员职责
1、 负责全局各类文件收发、传阅、借阅工作。
2、 负责分局印鉴、介绍信的保管和使用。
3、负责全局重大事件的记录、整理、保存。
(三)档案人员职责
1、负责本机关应归档文件材料的收集、整理等文书立卷工作和案卷的接收与移交；
2、保管本机关各种门类和载体的档案，汇编档案资料，编制检索，提供档案利用；
3、整理室藏档案，科学分类排列，系统编目编号，使之达到规范标准，并做好档案的鉴定、统计工作；
4、搞好库房管理，落实“八防”措施，保护档案安全并定期核对清点档案，保持账物相符；
5、对所属机构形成的各种文件材料的收集、整理、归档进行监督和指导；
6、办理领导交办的其它有关档案业务工作。
（四）打字员职责
1、 负责分局、分局办公室文件的打印或复印。
2、负责对微机、打印机、油印机进行和复印进行定期保养，负责文件头、文件纸及打印零配件保管工作。
3、完成领导交办的其它工作。
办公室工作制度
一、档案管理制度
（一）档案归档制度
归档范围：本机关在各项工作活动中形成和使用的公文、电报、簿册、图表、录音、录像、相片等，凡是反映本机关工作活动具有查找利用价值的，均属归档范围。
归档时间：文书档案第二年上半年完成，会计档案隔年一季度完成，科技、声像档案在工作项目，活动之后随时归档。
归档要求：
1、一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一全宗。
2、 分类一般采取年度——问题分类。
3、案卷的排列、以全宗为单位，按不同门类、载体和不同保管期限分别排列，排列方法统一，前后保持一致，不可任意改动。
4、根据不同门类和保管期限，按照案卷排列的顺序编制卷号，在一个全宗内，案卷目录号不得重复。在一册案卷目录内不得出现重复案卷号。
5、案卷质量应符合《武汉市机关档案室业务建设暂行规定》的要求，案卷格式和各种装具符合国家和市档案局标准，卷内文字严禁使用铅笔、元珠笔。
（二）档案保管制度
1、本机关形成的各处门类和载体的档案，由档案室集中统一管理，做到专室、专柜、专（兼）职人员负责保管；
2、档案室有防资措施，防风窗帘，防火器材，档案柜内放有防虫、防腐药品，以使档案得到安全保护；
3、根据气候条件，适时开窗通风或密闭门窗防潮，以保持室内一定的温湿度；
4、档案室内严禁吸烟、存放易燃、易爆物品及招鼠之物，保持室内清洁；
5、平时出入库存的档案，应及时清点登记，并定期检查室藏档案、经常检查电灯、电器线路有无破损，下班前注意关灯、锁门、关门窗。
6、档案人员变动工作时，必须办理交接手续，严格核实交接的档案。
（三）档案保密制度
1、经常对机关工作人员进行档案保密教育，明确保密范围，严守保密纪律，执行《保密手册》；
2、非因工作不得随意谈论档案内容，不得在和人交往和通信中泄露属于国家机密和档案资料；
3、不得擅自提供、翻印、复制、抄录、携带、销毁属于国家机密的档案资料，并严禁将档案携带、传递、寄至境外；
4、凡属保密档案，不得利用公开的报刊、书籍、展览、广播、录像进行宣传；
5、严格控制机密档案查阅范围，并按照保密规定，对归档后多余的文件材料及时销毁；
6、定期检查档案保密情况，发现问题及时上报，不隐瞒、失泄密事故；
7、加强库房管理，非本室工作人员严禁入内。
（四）档案利用制度
1、档案室保存的各种门类和载体的档案均属利用范围，主要为领导决策和机关各项工作服务；
2、本机关工作人员查阅档案，均限于本人工作范围所形成的档案材料，查阅超出本人工作范围的须经有关负责人同意；
3、 查阅保密档案范围，需经主管领导批准；
4、外单位查阅档案时，必须持介绍信，经同意按介绍信内容查阅；
5、查阅档案时，严禁涂改、勾划、抽页、折毁、剪裁、增删档案，对摘抄的档案不得私人保管或转借传阅，更不能翻印公布、倒卖；
6、查阅档案必须履行登记，注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。
二、办公室会务制度
1、为保证办公室工作高效协调、顺畅运作，建立办公会制度；
2、办公会由主任或委托副主任主持召开。
3、会议一般每周一下午召开，有特殊情况可临时召开。
4、参加会议人员为办公室全体人员，必要时通知有关人员参加。
5、办公会主要内容为汇报讲评上周工作，布置下周及近期主要工作，商议、协调、解决工作中遇到的矛盾和问题。
6、秘书室承办会议的会务组织工作。
三、打印室管理制度
1、 文秘人员负责打印室的管理工作。
2、文秘人员对送交的文件、材料应逐一登记、校核，并签字后送打印室打印。
3、电脑等打印设备要经常维护。打印设备出现故障应及时分析，查找原因，并向办公室领导汇报。
4、严格打印或复印程序和手续。打印文件必须有领导签字、有文号、有校对人签名。不得私自接受打印件或复印。手续不完备的应拒绝打印。
5、保证打印或复印质量，提高工作效率。坚持谁起草谁校对，两校一复核制度。急件随到随打，平件一般不超过三天。一般差错率控制在千之分二以内，杜绝原则性差错。
一、办公室主要职责和任务
办公室是分局的综合业务职能部门，围绕分局中心工作参与政务，管好事务，搞好服务，确保分局日常工作的正常运转。其主要职责和任务：
（一）负责起草分局重要文件，审核机关业务部门拟制的文件。
（二）负责信息综合、学术调研、税收宣传、文电处理和学会秘书工作。
（三）负责机要、档案、和来访接待工作。
（四）负责局领导交办的组织协调、督促检查工作。
（五）负责协调、安排全局各类会议和有关会议的组织工作。
（六）参与协调、组织分局领导参加的有关活动。
二、办公室各类人员工作职责
（一） 文秘人员职责
1、 承办以分局、分局办公室名义上报、下发的公文。
2、负责分局年度总结、工作要点、综合性经验材料等重要文件的起草。
3、按照分局领导指示，向上级有关部门反映分局重要工作的落实情况。
4、负责分局各类信息的搜集、综合、传送上报和对下考核。
5、负责落实调研课题，撰写调研报告，组织分局学术理论研究活动。
6、负责与新闻单位的联系和新闻报道稿件的撰写、审核、报送。协调组织税收宣传活动，承办上级交办的涉税杂志征订工作。
7、负责分局领导交办有关工作的督促检查、组织协调和情况反馈。
8、承担分局《月工作要点》和《周会议安排》的收集、综合拟制。
9、负责记载分局《大事记》。
10、负责局长办公会、分局局务会的会议记录、会务工作和会议纪要的起草。安排、协调以分局名义召开的各类会议。
11、参与协调分局领导参加的各种公务活动。
12、负责分局各类电、函的处理。
13、负责分局日常值班和来访接待工作。
（二） 机要人员职责
1、 负责全局各类文件收发、传阅、借阅工作。
2、 负责分局印鉴、介绍信的保管和使用。
3、负责全局重大事件的记录、整理、保存。
(三)档案人员职责
1、负责本机关应归档文件材料的收集、整理等文书立卷工作和案卷的接收与移交；
2、保管本机关各种门类和载体的档案，汇编档案资料，编制检索，提供档案利用；
3、整理室藏档案，科学分类排列，系统编目编号，使之达到规范标准，并做好档案的鉴定、统计工作；
4、搞好库房管理，落实“八防”措施，保护档案安全并定期核对清点档案，保持账物相符；
5、对所属机构形成的各种文件材料的收集、整理、归档进行监督和指导；
6、办理领导交办的其它有关档案业务工作。
（四）打字员职责
1、 负责分局、分局办公室文件的打印或复印。
2、负责对微机、打印机、油印机进行和复印进行定期保养，负责文件头、文件纸及打印零配件保管工作。
3、完成领导交办的其它工作。
办公室工作制度
一、档案管理制度
（一）档案归档制度
归档范围：本机关在各项工作活动中形成和使用的公文、电报、簿册、图表、录音、录像、相片等，凡是反映本机关工作活动具有查找利用价值的，均属归档范围。
归档时间：文书档案第二年上半年完成，会计档案隔年一季度完成，科技、声像档案在工作项目，活动之后随时归档。
归档要求：
1、一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一全宗。
2、 分类一般采取年度——问题分类。
3、案卷的排列、以全宗为单位，按不同门类、载体和不同保管期限分别排列，排列方法统一，前后保持一致，不可任意改动。
4、根据不同门类和保管期限，按照案卷排列的顺序编制卷号，在一个全宗内，案卷目录号不得重复。在一册案卷目录内不得出现重复案卷号。
5、案卷质量应符合《武汉市机关档案室业务建设暂行规定》的要求，案卷格式和各种装具符合国家和市档案局标准，卷内文字严禁使用铅笔、元珠笔。
（二）档案保管制度
1、本机关形成的各处门类和载体的档案，由档案室集中统一管理，做到专室、专柜、专（兼）职人员负责保管；
2、档案室有防资措施，防风窗帘，防火器材，档案柜内放有防虫、防腐药品，以使档案得到安全保护；
3、根据气候条件，适时开窗通风或密闭门窗防潮，以保持室内一定的温湿度；
4、档案室内严禁吸烟、存放易燃、易爆物品及招鼠之物，保持室内清洁；
5、平时出入库存的档案，应及时清点登记，并定期检查室藏档案、经常检查电灯、电器线路有无破损，下班前注意关灯、锁门、关门窗。
6、档案人员变动工作时，必须办理交接手续，严格核实交接的档案。
（三）档案保密制度
1、经常对机关工作人员进行档案保密教育，明确保密范围，严守保密纪律，执行《保密手册》；
2、非因工作不得随意谈论档案内容，不得在和人交往和通信中泄露属于～和档案资料；
3、不得擅自提供、翻印、复制、抄录、携带、销毁属于～的档案资料，并严禁将档案携带、传递、寄至境外；
4、凡属保密档案，不得利用公开的报刊、书籍、展览、广播、录像进行宣传；
5、严格控制机密档案查阅范围，并按照保密规定，对归档后多余的文件材料及时销毁；
6、定期检查档案保密情况，发现问题及时上报，不隐瞒、失泄密事故；
7、加强库房管理，非本室工作人员严禁入内。
（四）档案利用制度
1、档案室保存的各种门类和载体的档案均属利用范围，主要为领导决策和机关各项工作服务；
2、本机关工作人员查阅档案，均限于本人工作范围所形成的档案材料，查阅超出本人工作范围的须经有关负责人同意；
3、 查阅保密档案范围，需经主管领导批
准；
4、外单位查阅档案时，必须持介绍信，经同意按介绍信内容查阅；
5、查阅档案时，严禁涂改、勾划、抽页、折毁、剪裁、增删档案，对摘抄的档案不得私人保管或转借传阅，更不能翻印公布、倒卖；
6、查阅档案必须履行登记，注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。
二、办公室会务制度
1、为保证办公室工作高效协调、顺畅运作，建立办公会制度；
2、办公会由主任或委托副主任主持召开。
3、会议一般每周一下午召开，有特殊情况可临时召开。
4、参加会议人员为办公室全体人员，必要时通知有关人员参加。
5、办公会主要内容为汇报讲评上周工作，布置下周及近期主要工作，商议、协调、解决工作中遇到的矛盾和问题。
6、秘书室承办会议的会务组织工作。
三、打印室管理制度
1、 文秘人员负责打印室的管理工作。
2、文秘人员对送交的文件、材料应逐一登记、校核，并签字后送打印室打印。
3、电脑等打印设备要经常维护。打印设备出现故障应及时分析，查找原因，并向办公室领导汇报。
4、严格打印或复印程序和手续。打印文件必须有领导签字、有文号、有校对人签名。不得私自接受打印件或复印。手续不完备的应拒绝打印。
5、保证打印或复印质量，提高工作效率。坚持谁起草谁校对，两校一复核制度。急件随到随打，平件一般不超过三天。一般差错率控制在千之分二以内，杜绝原则性差错。
办公室主任岗位职责
一、主持办公室全面工作，拟定办公室工作计划，统筹安排办公室各项工作。
二、主持草拟全校性工作计划、工作总结等公文。
三、协助校级领导做好行政工作安排、各种会议安排、检查校级领导指示和会议决议办理情况及审核学校重要文件。
四、协助校长了解学院有关全局性的情况和问题，组织处理亟待解决的重大问题和工作。
五、根据校长指示，协助校领导检查和协调行政各处室工作。
六、了解和研究国内外高等学枚管理经验，做好情况通报和信息交流工作。
七、对上级单位和国内外重要函件，提出处理意见。
八，负责审批办公室经费预算，经费支出，经费报销。
九、组织处理校级领导交办的其它工作。
办公室副主任岗位职责
一、全面协助主任工作，参加起草学校行政工作计划、总结，通知及其它公文。
二、分管相关办公室工作。
三、协助主任做好上报公文文稿的审核工作，负责校内公文文稿的审批和审批打印工作。
五、负责有关会议决议的政务事项的督查、督办工作。
六、负责会同有关部门组织安排全校性大会和大型活动。
七、协助主任做好办公室人员思想政治工作，加强作风建设，增强服务意识，提高工作质量。
八、负责办公室人员考核工作。
九、完成领导交办的其他工作。
档案室主任岗位职责
一、组织学习、宣传、贯彻党和国家有关档案工作方针、政策和法规，根据档案管理法规和上级对档案工作的要求，结合实际，制定档案管理工作的规章制度、发展规划和年度工作计划。
二、做好档案工作人员的思想政治工作，加强作风建设，强化服务意识，提高工作效率和工作质量。
三、负责按划定对查 (借)阅档案申请进行审批。
四、负责健全专兼职档案员队伍，定期组织业务培训和总结评比工作。
五、组织协调、监督、检查、指导各单位的档案管理工作，实现档案管理的划范化和标准化。
六、负责与省高教系统档案学会与兄弟单位的联系和协作。负责接待上级部门领导和有关兄弟单位同行，组织对外业务交流，加强理论研究，不断改进档案管理工作。
七、购置档案管理设备、装具，改善工作条件，提高计算机辅助管理水平，提高档案利用率。
八、负责组织档案的鉴定与销毁。
九、经常了解档案管理情况，针对存在问题，提出整改意见。负责向主管领导汇报工作。
十、完成领导交办的其他工作。
专职档案员岗位职责
一、认真学习，宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律，法规，努力实现档案管理的规范化和标准化。
二、督促，检查，指导各部门做好文件材料的形成、积累，整理、立卷，归档工作。检查，验收归档文件材料是否完整、准确、系统，是否符合质量要求。办好交接手续。
三、认真做好案卷的整理、分类、登记建卡、编号上架等工作。做到库房管理科学，案卷排列整齐、主次分明、标志明确。
四、积极开发档案信息资源，编制检索工具和参考资料，办理利用档案事宜，主动热情地做好服务。
五、认真做好档案库房管理和安全防护工作，对库房进行安全防护检查，防止事故发生。对损坏变质的档案材料要及时采取措施，进行修补和复制。
六、认真做好档案统计工作及档案鉴定，销毁的基础工作。对过期档案提出存、毁处理意见。
七、坚守工作岗位。严格执行档案管理的各项规章制度。遵守保密制度和保密纪律，确保档案安全。
八、负责所管范围各项管理制度的制定和修改的起草工作。
九、认真学习档案业务知识，钻研档案理论;负责对兼职档案员进行业务培训;积极参与档案协作组，学会活动，进行工作经验和学术交流。
十、完成领导交办的其他工作。
外事办公室工作人员岗位职责
一、认真贯彻党和国家外事工作方针政策，高质量做好各项外事工作。
二、负责外事办对外文件，信函的起草，报送，收集，整理和归档。
三、协助主任做好外籍文教专家的聘请工作及日常管理、教育工作。特别要做好安全和我国法律及国情教育工作。
四、负责外教公寓设施的管理，与有关部门联系，及时解决外教公寓设施维修及生活方面的实际问题。
五、办理外事接待工作，安排外专的生活、旅游、休假及节日活动。
六、协助主任办理公派留学人员，出国团组，出国进修，讲学人员的出入境手续，因公因私出国人员相关文件资料的管理及国情教育。
七、做好对外合作办学，教师及学生对外交流的具体工作。
八、承担外事活动的口译，外文资料的笔译。
九、负责外专有关证件办理，外专工资发放，外专合同管理及办公室日常事务工作。
十、完成领导交办的其他工作。
文机要秘书岗位职责
一、根据校领导及办公室领导的要求，负责起草有关公文，工作计划 (总结)及有关决定，报告、校内通知、通告，布告等：根据领导指示参加有关会议，做好会议记录，必要时整理出会议纪要并做好保密工作;负责文件的校对工作。
二、经常了解学校的工作计划和校务会议决议贯彻执行情况及时全面地向领导汇报。负责重要文件，会议决议，领导批示的督办工作。
三、了解各系统，科室行政工作情况，收集、整理学校各种信息资料，以备领导查阅、参考;协助搞好全校综合统计。
四、协助领导草拟，修改全校性规章制度，处理日常事务性工作
五、做好学校大事记录，承担党政机要文件的收发工作。
六、把好文关。对需秘书起草，修改的文材料，要认真负责一丝不苟。
七、做好办公室和所属卫生区域清扫及日常保洁工作。
八、完成办公室领导交办的其他工作。
行政秘书岗位职责
一、负责上级机关和有关单位来文的接收登记、传递，催办和管理、归档工作。公文处理做到及时、准确，安全、保密，文件运转迅速，催办及时。
二、负责指导督促，检查各部门文书的文件管理和保密工作，发现问题及时向领导汇报。负责重要文件、会议决议、领导指示的督办工作。
三、负责上报文件的编号，审查文件是否符合现行公文要求，办理程序是否规范。
四、负责学校、办公室，校长印章的保管和使用;按规定出具学校介绍信，并做好存根的保存;负责全校各部门印章的刻制，启用，更换及归档。
五、负责办公室的办公用品、文具的采购和发放以及内务工作。
六、负责接待上级机关，来宾，来客、群众来访工作。
七、负责因公出差申报登记工作。
八、做好办公室和所属卫生区域的清扫及日常保洁工作。
九、完成办公室领导交办的其他工作。
事务秘书岗位职责
一、事务秘书全面负责校办所属会议室，相关清洁区以及院领导办公室卫生保洁工作。
二、负责保管上述各会议室的物品及具维护工作。
三、负责外教公寓室内设备，物品管理及定期清洁、保养。
四、负责会议室及院领导的开水供应工作。
五、负责经办公室批准的各种会场的布置及清理工作。
六、完成领导交办的工作任务。
打印员岗位职责
一、负责打印手续齐全的学院文件和有关材料，做到准确、清晰整洁，及时，严格把握公文格式。
二、负责保管和维护打印设备及其附件，负责保管打印所用的各种消耗材料，以及为其工作配发的各种工具。
三、负责向领导反映设备的维修项目，经设备管理部门批准后负责监督维修及安装并进行验收。
四、做好打印有关统计工作。
五、做好打印室和所属卫生区域的清扫及日常保洁工作。
六、完成办公室领导交办的其他工作。
驾驶员岗位职责
一、自觉遵守国家的政策，法令，遵守学院、院办公室的规章制度。
二、树立安全第一的思想，自觉学习和遵守道路交通管理条例城巾交通规则。
二、服从办公室的工作安排，随时做好出车准备工作。
四、爱护车辆，自觉做好车辆的日常例行保养，按期完成年度审验检修工作。
五、自觉珍惜姆料，油料，材料，搞好增收节支。
六、不开隐患车，自觉做到出车前勤检查，平时勤调整、勤保养，勤清洗，保持车况整洁完虾。
七、服务态度端正，按用户要求准时出车，热情，主动为用户做好服务.
八、配合学院设备管理部门和设备管理员做好车辆状况定期检查工作。
九、做好车库，驾驶员办公室和所属卫生区域的清扫及日常保洁工作。
十、完成办公室领导交办的具他工作。
关于重要文件、会议决定(议)、领导批示的督办程序
(试行)
一、关于重要文件的督办程序
(一)重要文件是指中央，国务院，省委，省政府，省委教工委，省教育厅等上级机关及学校党政制发的，应全面贯彻落实的有关方针政策方面的文件及其它明确要求报告贯彻执行情况的文件。
(二)凡重要文件，党办，校办(以下简称办公室)要分别立项。根据文件内容要求，组织、协调或责成有关部门进行全面认真地贯彻落实。
(三)办公室应把重要文件的具体内容分解立项，以决议执行情况反馈表格式明确贯彻执行情况的时限要求，发往有关部门。
(四)各有关部门要按照文件精神逐项贯彻落实并在时限范围内对贯彻重要文件的情况，至少进行一次自查。在此基础上向办公室回执决议执行情况反馈表，办公室根据需要可进行全面检查或部分抽查。
(五)对只涉及某一个方面的工作，或明确指向此项工作主管部门的重要文件，由办公室负责督促，协调，由该部门负责向上级主管领导报告结果，并抄报办公室备案。
(六)办公室将对全校贯彻落实重要文件的情况和督查结果情况，适当时进行通报。
二、关于党委会，校务会的决定 (议)事项的督办程序
(一)党委会 (或党委扩大会)，校务会研究决定的重大问题，根据需要。由办公室以会议纪要格式，送党委书记、校长审定后，下发关单位或部门贯彻落实。
(二)形成纪要的重大事项和未形成纪要的重要决定，办公室均应对贯彻执行的情况进行督查。
(三)党委会，校务会决定的事项的督办，由办公室提出拟办意见后分别经党委书记、校长审阅同意后，方可立项督办。
(四)凡列入督促检查范围的事项，办公室应及时通知承办单位。
通知方式应采用以下三种方式中的一种：
1、以通知的形式下发。
2、向有关单位发决议执行情况反馈表。
3、电话通知或当面交办。交办事项应明确：会议时间、具体事项完成时限，报结要求，并记载详细情况。
(五)凡明确完成日期和报告时限的，承办单位应按期办结。特殊情况经请示主管领导批准后，方可适当延期。
(六)凡上报的报告与决议执行情况反馈表均由办公室负责收文、归档。
(七)党委会，校务会决定事项的督促，检查情况，办公室每学期以适当形式通报一次。
三、关于党，政专题会议决定，决议贯彻执行情况督促检查办法
()党，政专题会议是以党，政名义召开的某项专题性会议。对会议形成的决定，决议或讨论通过的文件贯彻执行情况，均应进行检查，搞好情况汇总，及时向主管领导报告。
(二)专题会议决定，决议或讨论通过的文件贯彻执行情况的督查，由有关职能部门提出意见及要点，经办公室审核后执行，具体督查工作以部门为主，办公室可派人参与。执行情况由部门负责汇总上报。
(三)督查工作一般应于会议召开后十五天开始。会议有明确要求的按会议决定办。
(四)贯彻会议精神情况，应通过各种渠道及时反映。保密性强内容可送党，政领导传阅。有些重要情况可通过信息渠道按一定程序向上级主管部门反映。
四、关于领导批示件的督办程序
(一)领导批示件是指学院党，政领导批示要求办理的有关事项，领导批示件分要办理结果和不要办理结果两种情况。
(二)要办理结果批示件的办理
1、凡要办理结果的批示件，由办公室登记和视内容提出办结时限后，转有关单位办理，并适时由承办单位向办公室汇报办理情况。
2、批示件办结后，承办单位应及时写出办结报告，送交办公室。
3、办结报告由办公室审查后，对办理不彻底或处理不当的，应中报告退回承办单位补充办理;合格的可将办理结果摘要或直接呈送韦关领导阅示。
4、领导批示件办结后，由办公室年终统一将有关资料归档。
(三)不要办理结果的批示件的办理，由办公室登记后，转承办单位功理，并由办理单位将办理结果告知有关单位或个人。
办公室职员岗位职责
1、接听登记上级部门电话通知，接受上级各类纸质文件，网上下载上级文件通知，作好登记，交付主管领导处理。
2、按时向上级教育行政部门上报学校各类材料、报表。
3、写好学校工作日志。
4、将上级、学校各类文件资料，作好登记、复印，按时交档案室。
5、作好学校各种会议的布置准备工作。
6、做好上级部门前来检查指导、来访客人的接待准备工作。
7、及时完成主管领导交给的具体工作任务。
8、做好个人工作日志。
学校办公室副主任的岗位职责
一、按照学校办公室职责范围 , 协助主任主持办公室的工作。加强办公室业务建设、督促检查各岗位职责的执行情况。
二、负责文秘工作，协助主任落实学校的决议和计划;做好文综合和处理工作 , 把好文关和政策关。
三、协助主任负责并组织安排全校各种会议、学习及重要活动 , 做好校党支部和学校各项决议、决定、通报、通知等的传达、贯彻及检查、督办落实工作。
四、根据学校有关会议决定 ,协助主任 组织草拟和发布通告、通知、会议纪要及其它文件;及时处理各类上报下发、传阅的文件。
五、协助主任做好来人接待安排和信访工作，做好后勤管理工作。办理本校师生出访工作以及与外校联系和交往工作。协助做好离退休教职工的慰问工作，关心教职工的生活，切实解决他们生活上的困难。
六 、 注意调查研究 , 掌握校内外信息 , 主动了解与全局有关的情况和问题 ,协助主任 积极为校领导决策提供参考意见。
