时间：2023-07-25 16:33:25
序论：在您撰写集团法务合同管理时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
合同管理遇到三重门
企业资产及业务发展迅速、业务结构复杂，从哪里入手强化风险控制？如何通过信息技术固化、传播、推广已有的管理模式？在经济发展方式转变的过程中，中国正在由民航大国向民航强国转变，首都机场管理集团的发展已经不再是简单、粗放式的规模扩张，更多的体现为内涵式的品质提升。
首都机场集团公司年均签约数量约在300至400份之间，总额上百亿人民币，涵盖股权投资、金融、采购、建设、委托管理、资产租赁、土地管理、中介服务等多个领域。
在这些数字的背后，是合同管理的复杂性日益加剧。在开发合同管理系统之前，首都机场在合同管理上遇到了“三重门”。第一重，是管理效率。传统的手工管理合同方式，由于涉及的部门众多，合同类型复杂，需要管理的合同要素也各不相同，容易面临文档管理困难，进度控制困难，信息汇总困难，缺少预警机制，信息不集中，实时性不强，各部门协作、业务流程组建、监控制度执行效率不高等问题。在系统建设前，集团审核一个合同的周期至少要2个月。第二重，是透明与规范程度不够。在纸质合同流转的过程中，无论是业务部门，还是监督部门，比如规划、财务、法务等部门都无法清晰准确的了解到当前合同处在哪个审批流程环节，更无法获知这个合同审批流转的过程是否符合合同管理制度的要求。在信息不透明的前提下，更无法谈规范。第三重，是合同风险控制不足。风险管理需要强调事前、事中、事后的闭环管理。在传统的合同管理模式下，风险管理的归口管理部门（法务部）没有途径及时获得合同执行过程中和合同终结后的信息，存在很大的隐患。
如何防范合同中面临的法律风险，进而向合同管理要管理效率？李纯是首都机场集团法律事务部总经理，在她看来，作为集团法律事务信息管理系统的核心部分，合同管理系统不仅要实现文本管理电子化的过程，还要将合同的静态分散管理变为动态全过程管理、建立公司合同管理法律风险防范机制，对合同管理全过程各阶段中的风险点进行识别及预先控制。
实现合同管理一体化
2010年4月中，首都机场集团开始了针对合同管理系统的外部调研，形成了合同系统设计思路，明确系统建设内容和时间表。
尽管在系统建设之前，首都机场集团已经有了比较完备的合同管理流程，但是从管理的成熟度向IT的成熟度转化，仍然是一个很大的挑战。首都机场集团的合同管理系统，在国内没有同行业的经验可以借鉴，李纯提出的“自下而上，简洁实用，从服务的角度来做系统”的思路得到了很多业务部门的支持，尤其是合同金额比较大，合同数目比较多的业务部门。
2011年4月8日，首都机场合同管理系统正式上线。项目组走访收集系统问题，完善系统功能，进行验收准备工作。4月15日，系统终验通过。在系统正式上线以后，首都机场建设集团坚决停止了纸质合同的审核――“强迫”大家真正使用系统，充分发挥IT系统的“威力”，大大解决了原来合同管理遇到的问题。
2011年项目组完成了集团旗下一半二级企业的合同管理系统上线，2012年计划实现集团公司本部、成员企业、二级企业全部上线，这意味着，在2012年可以实现在本部轻松调阅所有企业的合同情况，并且同时实行重大合同备案制度，集团及相关企业所有的合同，集团本部管理层只要进行点击就可以看见。与此同时，整个合同管理的标准也实现一体化，并且通过对合同及时、多维度的分析，实现了辅助决策的功能。
1.集团财务风险控制的法律问题煤炭集团由于是多元化经营，一般都在寻求资本市场，其集团财务管理便成为集团化管理的重要核心内容之一。由于集团化发展需要的外部融资量大、途径多、手段也多，其在操作过程中也将面临诸多财务风险，这些风险中包含了法律层面的风险，如借贷无法偿还，可能被迫申请破产。另外，由于财务管理中的税务筹划不当，把偷税漏税行为当成合法避税的利器，而遭税收管理部门处罚或是集团领导承担重大的经济责任等。
2.集团经营活动常见的法律问题由于集团在经营过程中除了重大经济责任合同外，主要包括人力资源保障的劳动关系问题、员工薪酬管理问题、员工养老和退休的问题、日常管理中涉及法律的相关问题（包括环境污染、社区管理、企业社会责任、员工违法行为、企业产品不合法、企业产品伤害人员赔偿、员工工伤事故等）、设备处理的问题等，只要与正常生活经营有关的，涉及人员参、活动管理等问题都可能使集团要面对法律的问题。一般来说这些法律问题可大可小，但主要是处理方法是否得当，其应注意控制将事态缩小而不是扩大的问题。
3.矿难事故的法律问题由于煤炭企业所处的行业问题突出，矿井的地下作业本来就是高危险性，每一次矿难都存在法律问题，如集团管理责任的法律问题，员工赔偿的法律问题，以及相关家属及遗孤补偿法律问题等。还有的就是受企业安全法律检查的问题，以及配套的相关的法律关系的问题，这一些问题的处理决定了其法律后果的影响。
二、防范煤炭集团企业法律风险的建议
1.加强集团重大经济合同管理重大经济合同关系到煤炭集团的兴衰成败的问题，其是集团业务活动中最需要控制的法律风险的关键内容，只有合理、有效地防范其风险后，使得每一笔合同都按期履行而完成交易，不带来企业的任何法律问题，这才是关键。要加强集团重大经济合管理，要从签订合同时入手，为此，煤炭企业应根据行业特殊性制定集团各成员企业的合同样本，与人合作时需签订其合同。如采购合样本制定、销售合的制定，其要充分考虑采购和销售过程中因不履行或在其过程中发生的重大问题。对于使用其他公司签订合同的，要考虑充分阅读其合同规定的内容，对存在重大异疑的要禁止签订或咨询法律司务部门后方签订，这类合同应先经过法务部门确认后方可签订，以减少相应的法律的风险。
2.加强煤炭集团财务风险控制由于财务风险带来较多的法律风险的问题，其具有综合性和毁灭性、灾难性的特点，因此，需要集团法务部门与财务管理部门共同防范和控制这些具有毁灭性和灾难性的法律风险。
3.注重集团日常经营管理中的法律风险的控制作为煤炭企业除了财务风险和重大经济合同风险外，还需要重视日常经营管理的各类法律风险，如员工中小工伤事件、劳动纠纷的法律问题、企业环境保护、企业工商行政管理、企业质量监督、企业海关、商业局等各类与经营有关的企业内外部的日常法律问题都需要做好防范。笔者认为煤炭集团应该编好一本《企业法律风险防范手册》，要积极运用各类手段和政策进行控制，要告诉各业务部门或相关单位注意各部门的法律问题的防范。另外，对于各部门重点的法律问题需要报法务部门进行处理。
工程处罚通知书范本范文一
合肥市义兴建筑安装工程有限职责公司：
你公司在参加“合经区消防大队营区维修(室内)工程施工(项目编号HJQCGZX[2012]G031号)”项目投标中：不愿缴纳低价风险保证金，放下成交资格。现针对你公司的上述行为，依据该项目询价文件及相关规定，对你公司作出以下处罚规定：
1。全额扣除报价保证金伍仟陆佰元整上缴合经区财政专户;
2。禁止你公司自处罚通知书下达之日起一年内参加合肥经开区政府采购中心任何招标活动。
特此通知
合肥经济技术开发区政府采购中心
201x年10月17日
工程处罚通知书范本范文二
致 ：
你公司施工的 工程，经我司检查发现在工程质量、进度或安全文明施工等方面存在以下问题：
根据《 施工现场管理细则》，我司决定对你公司处以 元的罚款，人民币(大写)： 元。此费用将从你公司当月工程款中扣除。望你公司在以后的施工中吸取教训，加强管理，杜绝此类问题的发生。
特此通知!
深××地产有限公司
年 月 日
工程处罚通知书范本范文三
华冶集团全体同仁：
集团法务部于10月底对浙江地区的的合同管理工作进行了抽查，结果令人堪忧，经研究决定对相关单位作出如下处罚，以儆效尤：
浙华钢管罚40分，宁波贸易罚60分，杭州贸易罚60分。 以上罚分由各公司内部进行分配消化，并建议对各业务经理、主管、经办人、合同管理员、管理部经理、主管根据不同职能进行相应处罚，未能分配部分由总经理承担，以上扣罚应在本月工资中体现，由各子、分公司财务、人事行政督促执行。
希集团所有子、分公司及相关人员引以为戒，要以公司利益为重，从思想上加强风险防范意识，从行动上加强对《合同管理办法》及实施细则的学习，切实提高合同管理工作水平，避免合同风险。
集团今后将加大对合同管理工作的检查力度，并进行不定期抽查，如有违者，从重处罚!
特此通知!
集团监控中心
11月8日
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［关键词］合同管理系统;管理;合同管理
1背景
随着世界一体化的进程，中国经济不断完善和深入，致使企业对内扩大生产，对外加强合作，随之产生的是大量的合同。而一直以来，企业对合同管理方面都采用线下人工管理，面对数量剧增的合同，缺乏意识，处理效率低下，浪费了大量人力、物力，严重的可能会导致法律纠纷。如何进行有效管理、监督和履行合同逐步成为各项工作乃至整个企业能否平稳发展的重要关键。如今，正是合同管理中不断出现新问题，现代大型企业开始对合同管理业务越来越重视。大型企业对合同管理业务的需求是建立集中、统一的合同管理系统，满足各子公司、各部门制定各自合同管理流程需要、实现对合同查询与统计，实现单位、部门、合同类别等的不同维度的查询和统计，实现合同管理的一体化管理。这就需要运用先进成熟的网络技术，从而建立功能完整的合同管理系统。为了我国企业和各单位建设合同管理系统提供理论借鉴，大致总结了合同管理系统功能的设计。
2企业的合同管理系统功能阶段分析
基于此背景以及需求，对企业合同实施过程进行了解求证后，再对这一过程进行分阶段，然后整理各阶段的主要任务。在合同管理系统中，根据各阶段的主要业务，系统所能实现的功能有系统管理、基础信息管理、合同管理。梳理合同管理业务流程，从而实现各环节的业务过程的标准化和规范化。
2.1系统管理
系统管理是合同管理系统的基础，通过基础信息与企业实际发展的实际情况相符，及时修改系统功能结构和内容，有利于系统更加及时有效地服务于企业持续稳定的发展。系统管理模块主要包括机构管理、角色管理、用户管理以及权限管理。
2.1.1机构管理
要对系统进行分类，首先应按照企业机构设置进行分类管理(新增、修改、撤销、隶属用户等);其次可以采用名称、代码、类型等信息内容进行管理。这有利于企业在实际发展过程中，根据实际需要按照企业组织结构的实际变更，对系统对应内容作出相应的改变。
2.1.2角色管理
根据企业合同管理过程中实际发展需求可将用户角色定义为六类:集团领导、集团法务员、单位领导、单位法务员、部门领导和部门业务员。区分不同的角色信息，对角色设置相应的权限和操作，以便相应企业人员的权责在系统的操作与使用中的合理有效应用于实际。
2.1.3用户管理
用户管理是对系统的登录用户进行管理，即对企业使用该系统的用户的登录名、密码、姓名、性别、所在组织机构、职务电脑进行录入管理，从而确定用户所属角色，获得相应的权限。
2.1.4权限管理
权限管理是对合同进行分类别，按照企业性质对合同类别划分级别，一级合同为技术类、采购类、工程类和其他类;二级合同主要为买卖合同、租赁合同、仓储合同、委托合同、建设工程合同、供水、电、气合同等;三级合同一般为物资采购合同、配件采购合同、销售合同等。根据合同类别设置角色权限，处于不同角色的用户对合同的操作(查询、修改等)不同。
2.2基础信息管理
合同管理系统可分为两大部分———基础信息管理和合同管理，合同管理设计的功能主要为合同范本管理、合同相对方管理、合同信息登记、合同履行、合同变更、合同履行管理、合同监控、合同归档模块。
2.2.1合同范本管理
合同范本管理是为了规范合同、保持合同与管理系统、实施流程的相符，由公司管理相关人员创建和输入的合同规范性文本，以供合同的起草及减少输入工作的烦琐。而合同范本管理的职能并不能是这样浅层的，在大型企业中每年交易所签订的合同能以千为单位，若只是简单的合同规范及输入并不是有效的合同管理，规范性的合同范本在很大程度上符合法律规定，避免漏洞和不平等条款出现。合同范本主要由公司法律事务部以及合同管理相关人员共同创建和维护，前者注重于合同是否符合法律规定、双方交易是否存在漏洞和不平等条款，后者则是根据前者对合同范本进行维护及选择使用。
2.2.2合同相对方管理
合同相对方管理即业务员进行相对方信息管理(增加、删除、修改)，相对方的信息不仅包括客户名称、注册地址、法人等基本信息，增加对合同相对方的管理本质上是增加企业对合作单位的信用评估，即相对方的信息还包括往期合作评估信息，根据评估等级从而判定与相对方合作谨慎程度，以供系统管理人员查看。
2.2.3合同信息登记
合同信息登记是由单位法务员搜集有效合同信息后，进行合同关键信息和文本等信息输入，提交后进入审批阶段，由各部门领导、相关的管理人员以及高层领导进行审批。当合同进入审批阶段，所进行审核的管理人员可提出合同有异议条款，法务员最后审核时录入审核意见。
2.2.4合同变更
合同变更是由于客观环境发生变化而造成合同部分利益关系发生变化时，子单位或集团用户需要使用对合同进行变更，及时对系统进行相应调整。填写合同变更申请表，详细说明合同的基本信息以及变更的内容、理由，若是解除合同，则是填写解除理由以及后果评估，提交申请后，系统自动反馈给高层管理人员审核，判定合同变更情况，确定合同变更。
2.2.5合同履行
合同信息提交完毕后，建立合同履行单，相关业务由系统自动或手动(业务员负责)录入合同履行信息。合同履行是合同管理的关键环节，合同履行单的填写要实事求是，保证企业生产发展。合同履行管理是各单位对合同有效期内所需履行的任务进行管理。根据合同的周期设置节点，如验收日期、付款、质保金、审计预留等，实时对合同的节点进行检测，对未到达节点的合同发出履行的预警提示，起到对合同履行情况的管理。
2.2.6合同监控
合同监控即对合同进入履行阶段的全部履行情况进行监控，合同监控是辅助合同正常的履行。对合同进行定期更新的履行状态，管理员监控履行情况，法务员监控合同履行过程中是否发生问题，避免合同履行过程中出现法律纠纷的问题。增加法务员对合同履行情况的监控有利于规避合同风险，提前发现合同漏洞，及时反馈合同监控的法律环境情况，避免合同发生纠纷时企业才发现合同问题。合同履行完毕后，进入归档状态。
2.2.7合同归档
合同归档，即对履行完毕的合同进行统一管理，合同管理部门管理人员将合同归档信息录入，合同管理完毕。合同归档后将所履行和完成的合同按年或月生成合同管理报表，对合同管理报表进行统计分析，统计分析可以按集团或单位统计，通过输入集团名称或单位名称查询统计本集团或本单位年度、季度或月度的合同的签订以及各类合同的签订的情况，也可以按不同金额等级分类统计。整个合同管理系统不仅改变了以往人工管理合同的弊端，也补充合同管理中的法律缺陷。基于此，合同管理报表可以按被诉讼合同情况统计，反映给企业高层管理者企业往年合同签订的法律漏洞，有利于企业全方面的管理。
3结论
合同管理系统以合同信息为管理主线，围绕合同管理流程归纳合同管理系统的功能设计，将其应用到企业实际合同管理从而达到合同管理模式标准化、合同的集中管理、全方位合同管理服务、提高管理效率、管理精度和减少合同的法律纠纷的效用。本文主要借鉴现有的合同管理系统建设中的经验，加以思考和研究，从而对合同管理系统功能设计的概况。为今后各企业或各单位开发建设合同管理系统提供一些理论借鉴，加快合同管理系统在实际应用中的应用和完善，实现合同管理的标准化、规范化、自动化，促进现代企业的发展和进步。
参考文献:
［1］张梦晨.企业合同管理系统架构设计与实现［D］．北京:北京工业大学，2016.
［2］张明，白凤凯.装备采购合同履行监督风险管理研究［J］．国防技术基础，2009(2):3－6.
一、河南能源化工集团物资采购管理基本情况
河南能源化工集团有限公司作为一家集煤炭、化工、有色金属、装备制造、物流贸易、建筑矿建、现代服务业等产业多元化发展的国有能源化工集团，下设457家子分公司，经营结构成多元化，管理方式制度化。作为一家大型的集团公司，其内部的物资采购管理模式也有自己采购流程。对于内部通用类设备采取的招标方式是：自有的招标单位对外公开采购招标；对具有尖端科技所属的设备由委托招标公司招标。河南能源下设物资供应管理中心、供应处等职能部门，主要负责物资采购功能，主管物资采购的计划、采购、合同、库存调剂、结算、修旧利废、物资成本等管理与协调工作。根据标的大小以及难易度分类：集团层面的统一采购；设备使用人（下属的生产经营单位物资采购职能部门）的自行采购模式。在面对信息化的今天，河南能源于2014年成立电子招标平台，在更加公开、公平、公正的环境下，集团的物资采购管理更上一层楼。
二、河南能源化工集团物资采购管理与招标法的一致性
河南能源作为一家国有企业集团，其国有控制权的性质，决定了其不能按照小型企业的物资采购模式管理。其性质指示物资采购作为招投标的一种类型，必须严格按照《招标法》以及《招投标法实施细则》的规定进行物资采购。1.更加公开、公平、公正的管理模式。《招标法》第五条规定“招标投标活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则”。河南能源在2014年电子采购平台成立前，通常采用的是邀请招标的模式，虽符合招投标法的总体规定，但真正的公开、公平、公正方面存在欠妥之处。具体体现在：河南能源通用类物资采购由具体使用物资单位，根据自身物资需求情况，通过考察存在潜力的供应商邀请其参与投标，其只是在部分范围能公开，但在这种招标模式下，虽不违背招投标的邀请招标的有关规定，但真正的公开尚不到位。实施公开的物资采购招标，不但能避免“暗箱操作”行为，增加采购的透明度，堵塞物资采购漏洞，而且能直接享受有竞争带来的大幅度的成本降价，减少流通环节对价格的影响。从物资采购管理制度上直接避免违规行为，不仅是对自身企业建设的完善，并且也是对企业员工保障。2014年河南能源电子采购平台成立，真正的公开环境上升到更高的境界。河南能源电子采购平台公开简称“中原云商”，是河南能源物资采购的公开平台，除涉及专利类型设备外，所有物资采购均应当在电子平台上公开招标。至此，按照《河南能源物资采购管理制度》的规定，河南能源所有物资采购招标公告在平台上进行，同时，按照法律法规的规定在政府指定的媒介上同步。2.物资采购程序的合法性。物资采购程序的合法性，保障物资采购实体权利能够实现。《招标法》第二十四条规定“招标人应当确定投标人编制投标文件所需要的合理时间；但是，依法必须进行的项目，自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，最短不得少于20日”。河南能源《河南能源物资采购管理制度》第十三条第三项规定“公开招标自招标文件开始发出（即招标文件开始发售）之日起至投标人提交投标文件截止之日不得少于20日，其中出售标书的时间不得少于5日。在招标文件具备对外发售条件的前提下招标文件发售期的首日可与招标公告公布的首日为同一日”。物资管理制度的规定与招投标的一致性，充分体现了采购程序的合法化，并避免了企业集团法律风险的发生。其次，河南能源物资采购管理规范招标行为比招标法更加明细，比如，在规避招标方面，物资管理制度列举了一系列诸多违背法律法规的行为。3.电子招标法律规定保障电子采购平台有序开展。河南能源电子采购平台根据《电子招标投标办法》的法律法规开展物资采购，根据法律规定的：“数据电文形式与纸质形式的招标投标活动具有同等法律效应”，肯定了电子采购平台的确立，并依据确立电子签名的法律效力，规范电子签名行为，保障了电子采购平台合法有序的开展。
三、河南能源化工集团物资采购管理模式的建议
一、河南能源化工集团物资采购管理基本情况
河南能源化工集团有限公司作为一家集煤炭、化工、有色金属、装备制造、物流贸易、建筑矿建、现代服务业等产业多元化发展的国有能源化工集团，下设457家子分公司，经营结构成多元化，管理方式制度化。作为一家大型的集团公司，其内部的物资采购管理模式也有自己采购流程。对于内部通用类设备采取的招标方式是：自有的招标单位对外公开采购招标；对具有尖端科技所属的设备由委托招标公司招标。
河南能源下设物资供应管理中心、供应处等职能部门，主要负责物资采购功能，主管物资采购的计划、采购、合同、库存调剂、结算、修旧利废、物资成本等管理与协调工作。根据标的大小以及难易度分类：集团层面的统一采购；设备使用人（下属的生产经营单位物资采购职能部门）的自行采购模式。在面对信息化的今天，河南能源于2014年成立电子招标平台，在更加公开、公平、公正的环境下，集团的物资采购管理更上一层楼。
二、河南能源化工集团物资采购管理与招标法的一致性
河南能源作为一家国有企业集团，其国有控制权的性质，决定了其不能按照小型企业的物资采购模式管理。其性质指示物资采购作为招投标的一种类型，必须严格按照《招标法》以及《招投标法实施细则》的规定进行物资采购。
1.更加公开、公平、公正的管理模式。《招标法》第五条规定“招标投标活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则”。河南能源在2014年电子采购平台成立前，通常采用的是邀请招标的模式，虽符合招投标法的总体规定，但真正的公开、公平、公正方面存在欠妥之处。具体体现在：河南能源通用类物资采购由具体使用物资单位，根据自身物资需求情况，通过考察存在潜力的供应商邀请其参与投标，其只是在部分范围能公开，但在这种招标模式下，虽不违背招投标的邀请招标的有关规定，但真正的公开尚不到位。实施公开的物资采购招标，不但能避免 “暗箱操作”行为，增加采购的透明度，堵塞物资采购漏洞，而且能直接享受有竞争带来的大幅度的成本降价，减少流通环节对价格的影响。从物资采购管理制度上直接避免违规行为，不仅是对自身企业建设的完善，并且也是对企业员工保障。2014年河南能源电子采购平台成立，真正的公开环境上升到更高的境界。河南能源电子采购平台公开简称“中原云商”，是河南能源物资采购的公开平台，除涉及专利类型设备外，所有物资采购均应当在电子平台上公开招标。至此，按照《河南能源物资采购管理制度》的规定，河南能源所有物资采购招标公告在平台上进行，同时，按照法律法规的规定在政府指定的媒介上同步。
2.物资采购程序的合法性。物资采购程序的合法性，保障物资采购实体权利能够实现。《招标法》第二十四条规定“招标人应当确定投标人编制投标文件所需要的合理时间；但是，依法必须进行的项目，自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，最短不得少于20日”。河南能源《河南能源物资采购管理制度》第十三条第三项规定“公开招标自招标文件开始发出（即招标文件开始发售）之日起至投标人提交投标文件截止之日不得少于20日，其中出售标书的时间不得少于5日。在招标文件具备对外发售条件的前提下招标文件发售期的首日可与招标公告公布的首日为同一日”。物资管理制度的规定与招投标的一致性，充分体现了采购程序的合法化，并避免了企业集团法律风险的发生。其次，河南能源物资采购管理规范招标行为比招标法更加明细，比如，在规避招标方面，物资管理制度列举了一系列诸多违背法律法规的行为。
3.电子招标法律规定保障电子采购平台有序开展。河南能源电子采购平台根据《电子招标投标办法》的法律法规开展物资采购，根据法律规定的：“数据电文形式与纸质形式的招标投标活动具有同等法律效应”，肯定了电子采购平台的确立，并依据确立电子签名的法律效力，规范电子签名行为，保障了电子采购平台合法有序的开展。
三、河南能源化工集团物资采购管理模式的建议
1.加强物资采购的监督。对物资采购实施全过程监督。从采购计划制订开始，到采购物资的使用结束，包括计划、审批、招（议）标、签订合同、验收、付款和发放等环节，每个环节都进行监督。河南能源下设物资供应管理部门，统管一切物资采购工作，包括监督下属单位招标部门。目前，随着煤炭经济的发展滞后，河南能源发展前景困难的情况下，集团公司采取一些的措施节能减排、放权减压，集团公司监督管理部门不再参与物资采购管理监督，而由物资供应管理职能部门统管一切下属单位物资采购，及物资供应管理部门自身的物资采购。虽下级单位物资采购所有程序由上级主管部门监督管理，但物资供应管理部门自身的监督管理，监督权利并不能完善实施。放权减压和监督管理并不相背离，相应的放权应更好地实施监督管理。因此，个人建议，将集团监督管理再次纳入到物资采购的管理，并贯穿于物资采购活动的全过程，确保采购管理规范化、程序化、制度化，营造一道确保企业利益不受损的坚实防护墙。
2.增加物资采购的法律审核。河南能源作为国企，一切物资采购管理按照招标法的规定实施不容置疑。企业物资采购法务人员参与仅限在：一是审核合同时、合同出现纠纷时；二是物资采购后经人举报出现问题。上述基本是事后审核，不能及时发现存在的疏漏之处；物资采购程序是否规范；招标资料是否维护我方利益等等，诸多方面都需要法律的介入。然而，对于河南能源来说，法律服务局限于合同审核及处理诉讼纠纷，避免法律风险存在不足。因此，建议法律审核纳入权过程物资采购的全过程。审核采购计划的制定、合同的签订、质量的验收资料处理以及往来信函的传递；审核合同的合法性、严密性；审核结算是否符合合同要求以及给我方会造成的不利因素。
3.建立信息“ 公开”共享的管理制度。信息系统的完整、畅通，直接影响到物资采购内部管理的控制效率和效果，必须在采购部门中建立全方位的信息公开共享制度。所谓的“公开”不对全方位的，而是对内的公开。
例如：河南能源不同的下属单位购买同类的产品机率很高，如果在电子采购平台上建立公开的价格共享制度，即便于同类产品有效的低价高质量购买优势，也有利于领导管理层有效的决策；因信息的公开共享，监督部门也能一览无余的对比监管。建立信息“ 公开”共享制，不仅是在价格上，而且在其他领域都极其实用，信息共享保证信息快速有效传递。在企业内部建立局域网络共享，通过信息平台，根据企业的特点，将计划管理、库存管理、价格管理、合同管理等纳入信息化管理当中，并采取准入制，根据职责分配权限，便于信息查看。降低采购成本，方便集团模式的集中采购，平衡整个集团库存调剂，形成覆盖物资采购链条的系统管理。信息“ 公开”共享制的建立，一方面由管理层利用信息公开及时的向业务人员决策，明确业务人员应认真履行的控制职责，业务人员明白自己在采购活动中所处地位和作用，知道如何进行一步工作；一方面业务人员根据自己掌握的工作一线的信息，及时反馈给管理层，有助于管理层的决策。
合同管理办法（试行）
第一章
总则
第一条
为规范**机电设备有限公司（以下简称“公司”）合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，根据国家有关法律、法规，结合公司实际，制定本办法。
第二条
本办法适用于公司签订、履行的旨在建立民事权利义务关系的各类合同、协议以及具有合同性质的备忘录、文件等，包括但不限于采购合同、销售合同、合作协议、合同、服务合同等。
第三条
任何人不得以任何形式泄露合同涉及的商业和技术秘密。
第二章
合同管理部门及职责
第四条
综合办公室负责合同的归口管理职责
（一）建立健全合同管理制度，组织贯彻、监督检查合同管理制度执行情况。
（二）负责合同专用章的使用及管理，建立合同登记台帐，并负责备份盖有合同专用章和公司公章的合同文本。
（三）负责公司合同编号管理，建立合同信息档案，对各类合同信息进行登记、保管、统计。
（四）主持公司重大商务合同谈判。
（五）负责对合同文本审查工作，对其合法性提出意见。
（六）监督检查合同的订立和履行，协调或指导合同承办部门的
合同管理工作。
（七）负责协调外聘律师对合同合法性的审查和合同执行情况进行检查工作，定期对公司签署的协议进行综合分析工作，处理公司合同纠纷和合同索赔等工作。
（八）负责公司合同文本的档案管理工作。
（九）负责除物资采购部合同承办职责以外的其他合同的承办工作。
第五条
物资采购部履行采购合同承办职责
（一）负责调查、了解并收集合同当事人的相关工商资料及开票信息等。
（二）负责合同的流程审签工作。
（三）负责拟定、审查采购合同文本，负责准备合同最终签订文本。
（四）负责合同工期、质量、安全、合同价款、款项回收支出督促等履约情况的记录。
（五）业务往来过程中，负责对相关的函件、通知单等资料的收集归类，并及时交综合办公室、财务资产部、经营管理部备案保存。
第六条
经营管理部履行资产处置合同、招标合同承办职责
（一）负责调查、了解并收集合同当事人的相关工商资料及开票信息等。
（二）负责合同的流程审签工作。
（三）负责拟定、审查资产处置合同、招标合同文本，负责
准备合同最终签订文本。
第七条
财务资产部负责合同履行的监督职责
（一）负责审查合同内容是否符合国家财经法规和公司财务管理制度，维护公司利益。
（二）负责合同款项支付及票据审查工作。
（三）业务往来过程中，负责对相关的询证函、付款申请单等资料的收集、审查、归类，并定期备案保存。
第三章
合同的订立
第七条
合同签订前，合同承办部门应当对合同当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，并搜集对方当事人的资质证书、专营许可证、法定代表人身份证明（或有效的授权委托书）、资信和履约能力等相关资料。经合同承办部门负责人核实后，由经营管理部备案保存。
第八条
合同谈判由承办部门组织，公司采购领导小组参加，重大合同谈判应遵循相关法律法规并邀请集团法务、技术等专业人员参加。
第九条
合同由承办部门起草，凡国家、行业有合同示范文本或合同有统一文本的，应优先适用或参照适用。
第十条
合同的订立应按照公司规定的程序进行会签、审批程序
（一）承办部门申报。
合同承办部门负责准备合同文本及相关材料，按照公司的规定程序和格式填报合同会签表，由承办人签名确认、承办部门负责人审核后申报。
（二）相关部门会签。
由财务管资产部和综合办公室根据其对合同管理的职责对合同文本进行审核并签署意见。
（三）分管领导审签。
由公司分管领导对合同文件进行审核并签署意见。
（四）经理审查。
在通过上述各级审核的基础上，由经理对合同文件进行审查。
（五）执行董事审批。
由公司执行董事对合同文件进行审批并签署、或授权签署。
（六）合同完善。
根据领导的审批意见，若对合同有重大改动，应返回合同经办部门修改并重新组织审签和审批。
（七）合同文件的打印和校对。
合同承办人负责合同文件的打印及文字校对，并对合同文件的正式稿和经审核的合同文件文本的一致性负责。
（八）合同文件的签字和盖章。
合同文件正式稿应加盖合同专用章和法定代表人或委托代表人签名，应加盖骑缝章。
（九）合同文本的备案。
负责准备合同最终签订文本3套，分别交由综合办公室、财务资产部、合同承办部门备案保存。
第十一条
合同主体
（一）订立合同必须遵守《中华人民共和国合同法》及其他相关法律法规的规定。
（二）订立合同的主体必须具有法人资格，且须严格按本办法规定的程序进行，未经公司法定代表人的授权，任何部门和人员一律不得以
公司名义对外订立合同。
（三）订立合同不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与对方当事人签订与其履约能力明显不相符的经济合同。
第十二条
合同形式
（一）订立合同，工程材料单次采购价格超过5000元应采用书面形式，5000元以下及框招类可以采用订单形式，单体设备类原则上应采用书面形式。
（二）书面形式是指合同书、补充协议、技术协议、公文信件、数据电文、产品订货单（包括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，公司原则上要求采用书面合同形式。
第十三条
合同内容
（一）当事人的名称、住所、合同抬头、落款、公章等应与对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所等信息应保持一致。
（二）合同标的应具有唯一性、准确性，采购合同应详细约定规格、型号、商标、产地及标准等内容。
其中：服务合同应约定详细的服务内容及要求，对合同标的无法以文字描述的应将图纸、或设计资料、相关纪要等作为合同的附件。
（三）合同数量应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年采购合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如订单、送货单、发票等）。
（四）标的质量有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号，可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）
，凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点等。
（五）合同价款应在合同中明确，价款的支付方式如转帐支票、电汇、票汇、信汇、托收、信用证等应予以明确，价款的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件满足后多少日内支付。
（六）履行期限、地点和方式。
履行期限应具体明确，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式。
合同履行地点应明确交货地点，约定具体地名的应明确至市辖区或县一级、或买方指定地点。
采购合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、送货单方式交货，仓库保管员签单等。
（七）合同的担保。
合同中对方当事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。
（八）合同的解释。
合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。
（九）保密条款。
对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。
（十）违约责任。
根据《合同法》作适当约定，兼顾公司的利益和合同的公平性。
（十一）解决争议的方式。
解决争议的方式可选择仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，选择起诉的一般应约定在公司住所地有管辖权人民法院解决。
（十二）合同落款。
要写明公司名称、法定代表人（授权委托人）、电话、传真、开户行及账号、签订日期等信息。
第十四条
合同编号
（一）合同编号采用规则统一、简明易记、不重不漏、便于管理的原则确定。
合同编号并不改变合同性质和内容，作公司内部合同管理之用。
（二）合同编号采取拼音与数字相间隔组合而成，一般由3部分构成，即公司拼音简称+签订日期+合同类型编码及该类型流水号（四位数），例如2019年8月19日签订的一份购销合同（采购），可编号为：DZJH20190819GX0006-G。
（三）合同类型编码，分为：采购合同，CG；
合作协议，HZ；合同，DL；监造合同，JZ；服务合同，FW；劳动合同，LD。根据公司发展的实际情况，经营管理部、财务资产部、合同承办部门可联合商定新类型的合同编码。
第十五条
合同签署
（一）公司法定代表人行使全部对内对外合同的签署权，也可授权他人签署合同。
（二）公司法定代表人的委托人，必须根据本公司法定代表人在合同会签表上书面授权签署合同。
受托人应当在授权范围和期限内订立合同。未经书面授权的人不得签署合同。
（三）法定代表人或已被授权委托人认为具备签署条件的，签署合同后加盖合同印章。
法定代表人未签字或未得到公司法定代表人
授权的，不得签盖合同专用章（公章）。
（四）《合同会签表》应作为合同附件，一并归档保存。
第十六条
合同盖章
（一）公司公章或合同专用章。
原则上，公司对内对外合同统一盖合同专用章。紧急情况下，经综合办公室登记后盖公司公章。
（二）合同签字、盖章后，应朝正面加盖骑缝章。
第四章
合同的履行、变更和解除
第十七条
合同履行应本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同各项规定，保证合同全面、实际履行，确保合同预期目标实现。
第十八条
合同履行实行动态跟踪制度。合同承办部门应随时跟踪合同履行，在合同重要时间节点前，对合同当事人的履约情况及时记录、催促。对合同履约信息，合同承办部门应备案保存。
第十九条
合同履行实行信息反馈制度。若合同发生变化或争议等，合同承办部门应及时报分管领导及相关部门协商解决。
第二十条
合同变更应与对方当事人协商具体变更方案，并经相关部门会签及公司领导审批后，签署书面的变更协议，防止合同变更的随意性。
第二十一条
合同争议的解决，应坚持以合同文件为依据，以法律为准绳的原则。
第二十二条
合同在履行过程中，出现法律规定或合同约定可以变更或解除的条件时，除一方依法享有单方解除权外，经合同双方协商一致后，方可变更或解除合同。
第二十三条
合同的变更或解除，必须采用书面形式，必须符合法定或约定程序。
第五章
建立健全合同风险防控机制
第二十四条
合同经办部门、合同管理部门及合同监督部门应提高风险防控意识和证据保存意识。公司建立健全合同风险的事前、事中、事后的防控机制。
第二十五条
合同风险事前防控。有计划的对合同样本和其他法律防范措施进行推广，提高公司各部门的法律防范意识。严格按照公司规定程序进行合同审签，全面对合同风险审查。完善目前公司使用的询证函、交货单等，做到措辞严谨，具有法律依据的作用。
第二十六条
合同风险事中防控。加大对合同履行中的管理力度，对到了履行期限的合同要求经办部门出具书面说明，及时监督各合同的履行情况。对可能出现纠纷的合同，立即作出补救办法，防止出现诉讼情况。合同履行过程中，注意收集往来函件、通知等文件材料，做好必要的证据保存工作。
第二十七条
合同风险事后防控。若合同当事人出现合同违约行为，应视违约情况的轻重，采取口头提示、书面通知、发送《律师函》、调解、诉讼或仲裁等方式解决。若公司出现违约情况，应及时与合同当事人沟通、取得谅解，签署备忘录或相关文件，避免诉讼。
第六章
考核与奖惩
第二十八条
合同经办部门、合同管理部门应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。公司
综合办公室负责本办法执行情况的监督考核。
第二十九条
对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励。
第三十条
合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：
（一）未经授权批准或超越职权签订合同。
（二）为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书。
（三）应当签订书面合同而未签订书面合同。
第三十一条
合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司可酌情向有关人员追偿损失：
（一）因工作过失致使公司被诈骗。
（二）公司履行合同未经对方当事人确认。
（三）遗失重要证据资料。
（四）发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的。
（五）合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告。
（六）其他违反公司相关制度的。
第三十二条
公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。
第七章
附则
第三十三条
本办法由**机电设备有限公司负责解释、修改。
