时间：2023-07-24 16:16:33
序论：在您撰写电子档案管理模式时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
大数据是继云计算、物联网之后又一次颠覆性技术革命，在短短的时间内广泛地影响甚至颠覆着各行各业。麦肯锡全球研究所将大数据定义为一种大规模的数据集合，具有海量的数据规模、快速的数据流转、多样的数据类型和价值密度低四大特征。由于大数据有极高的使用价值，使人们开始意识到大数据的重要性，有意愿主动地去学习、运用这一新技术和理念，并将其运用到各类管理中。大数据时代已经来临，改变了人们传统的生活工作模式，给各个行业、产业都带来了巨大挑战，同样也给档案事业的现代化发展带来勃勃生机。本质上，档案是对文字、图片、影像等原始性符号的记录方式。档案数据信息资源在不停地增长中，因此，档案足以称之为大数据。在进入大数据时代之后，数字的存储方式也在不断发展及完善，减少了数据信息资源保管的成本。近几年的档案资源较多以数字化的方式存储，更方便于保管与维护。因此，本文基于大数据时代背景下，对档案管理工作进行分析，顺应了时代的发展要求。
一、大数据时代对档案管理的要求
（一）保证企业档案存放与保存的完备性。大数据背景下的档案管理与传统档案的管理的要求大有不同。从存放上来看，传统的档案大多是纸质的、胶片的，种类单一，保管起来比较容易，而大数据往往带来多样化的信息载体形式，丰富了档案的类型，包括音像、光盘、电子软硬盘到数码缩微档案等。这些电子类档案除了对基本保存的条件和场所有了更高的要求外，音像档案要远离磁场，光盘要防磨损，硬盘要防震，电脑要保持电源稳定，同时还要引入专用的设备来保护类型各异档案的安全。从收集上看，大数据背景下的档案材料种类较为复杂，各档案资源的价值也参差不齐，给收集工作带来了较大的困难。大数据时代的电子文件、数字档案都面临着因载体、格式、计算机技术的滞后以及保存标准规范不完善等带来的潜在威胁。而大数据材料更新速度快，内容和技术复杂这些特点为档案管理人员在收集、归档上提出更高的要求，大大增加了档案馆馆员的工作强度和工作难度。
（二）保证企业档案的信息内容安全性。档案信息内容安全是指防止档案数据信息资源被非法的泄漏、篡改甚至破坏，给档案管理的工作带来了较大的挑战。在大数据背景下，往往产生很多数字化的档案，数据越多，共享程度越高，就越难以保障信息的安全。企业档案大部分保存在计算机中，计算机网络系统中可能出现的计算机病毒、黑客攻击、误操作、信息失真等因素都会造成档案信息丢失，这些信息安全隐患可能使企业档案信息化为乌有，从而带来难以估量的损失。根据有关安全管理的专家所称，近百分之十的局域网遭遇到非法访问的情况，目前的防火墙技术十分有限，难以阻挡黑客的入侵。假若某一局域网只是在逻辑上对档案进行归档，并未充分考虑到物理归档的重要性，假若这一网络遭遇到破坏时，将对档案管理的工作遭遇巨大的威胁。因此，在大数据时代背景下，保障对档案保管的完备性、安全性、保密性是未来档案管理的重中之重。
（三）数字化档案管理的技术水准。在大数据档案管理中，技术作为档案管理的基石，使档案管理工作的重心发生了转移。在传统的档案管理工作推进时，由于存在着技术上的限制，使档案管理工作偏重于档案的保管，未能充分利用各类资源的档案。随着大数据时代的到来，可通过利用云计算技术对档案数据信息资源进行加工，对其进行再次开发利用，加大对档案数据信息资源的利用。以各类数据库为代表的大数据云服务器，能够为档案管理带来较为强劲的索引及导航服务，加大了关系数据库的运用，促进档案管理将重心放在索引的优化、非结构化档案数据信息资源的开放等方面。
二、大数据环境下档案管理所面临的挑战
（一）大数据时代档案管理的思维转变过慢。与传统的档案管理相比，大数据时代对档案数据信息资源的完备性、安全性、保密性提出了更高的要求，这需要档案管理工作人员提升这种思维意识。档案管理存在的重心应当及时从保管到利用转移，即利用大数据技术对原始档案数据信息资源及时进行开发、再次利用，注重档案数据信息资源潜在价值的开发与利用。因此，对于档案管理人员来说，应当及时改变思维模式，努力挖掘档案数据信息资源所蕴藏的重要价值，从原先的粗放式信息保管向精确管理进行转变。
（二）数字化档案归档和存档存在着问题。随着大数据时代的到来，数字化档案数据信息资源的技术提出了更高的要求，存档归档问题也更加复杂。伴随着多媒体设备的运用，档案资源不仅以文字、图片等形式存在，还包括了语音等其他非标准化信息的方式存在。数字化的档案资源如果离开了一定的特殊环境就失去了可读性，增加了档案数据信息资源的归档和存档的难度。
（三）档案数字化管理未有统一的执行标准。由于各档案馆以及企业档案管理部门的数据库及管理软件参差不一，无法进行有效的信息共享，形成了一个个的信息孤岛。对于大数据时代的到来，无法进行档案数据信息资源的共享就无法发挥出档案数据信息资源的最大效用。目前，不少档案系统应用软件未能有地的按照国际标准进行执行，档案管理功能较为单一，标准化水平较低、数据信息资源不尽完善。若这种情况继续持续下去，必将会对档案数据信息资源的共享带来更多的不确定性。
三、大数据环境下的企业档案管理模式
（一）建设大数据资源信息平台，实现档案数据信息资源的共建共享。在大数据时代，档案管理的信息化需要各档案管理部门实现档案数据信息资源联网，实现资源的互通互用。为使其发挥最大效用，应当构建以省为单位的档案数据信息资源的检索服务。通过这种数据库的检索，涵盖了省内各档案管理部门的档案数据信息资源，向各级机构提供服务，最大程度上提升检索的效率。此外，此检索中心的建成，也会有利于避免档案数据信息资源的重复构建，节省了大量的人力、财力及物力。各档案管理部门通过这种检索中心能够借阅、审批及利用档案资源，这些部门只需要按照标准化要求对档案数据信息资源进行归档即可。
（二）提高档案管理人员综合素质。随着大数据的进一步应用，传统的档案管理模式已不再能够适应社会时代的发展要求，亟待与时俱进，不断提高档案管理人员的综合素质。档案管理人员的提升可从以下两个方面着手进行改进：第一个，档案管理人员应当保持着与时俱进的时代意识，不断更新自己的知识及技术水平，适应大数据时代的发展要求；其次，档案管理人员应当熟悉大数据技术，能够充分利用先进的技术手段实现档案数据信息资源的开发及利用，扩大档案数据信息资源的利用范围。
（三）健全及完善大数据时代背景下档案数据信息资源的安全性。大数据时代的档案管理，应当充分发挥平台优势，构建有利于档案管理人员及档案数据信息资源提交人员的操作软件平台。可从以下三个方面进行着手：第一，需要不断改进及完善档案管理单位的信息化水平，使其能够拥有大数据平台；第二，应当充分发挥大数据平台的优势，将档案管理的相关业务与其进行深入整合，不断改进档案管理工作的流程；第三，在不断提升大数据时代背景下，档案数据信息资源的安全性，严控档案管理部门的内部制度，保障档案管理部门的安全性。
四、小结
大数据时代的来临，势必会对档案管理工作带来巨大的挑战。然而挑战与机遇之间是并存关系，档案管理人员应当不断努力，抓住机遇，积极学数据的理论与技术知识。大数据时代的档案管理将会不断获得新的突破，使其蕴含的巨大价值得以有效开发及利用。
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一、检验科的具体管理工作
吉林省医疗资源丰富。医疗机构分布也比较广泛，有大约三十家三级甲等医院，二级甲等医院数量更是庞大。各医院检验科的工作强度很大。对于存储数据和档案管理方面需要更大的人力资源投入和空间利用。随着电子信息技术的介入，检验科的档案管理模式也转变成了网络技术控制管理的模式。传统管理模式，通过手工登记、汇编成文字档案，然后把书面档案进行统计分类，可想而知这项工作的难度。随着计算机的普及和网络技术的发展，检验科建立了检验科信息管理系统（LIS），实施了条码技术，并且在此基础上建立了检验科电子档案管理模式。检验科档案管理大致分为数据档案、仓库档案、考核档案、职工档案、行政管理档案和内部资料档案等。各系统之间的数据分工明确，各尽其责。为检验科的分析、备案、处理和统计等打好基础。检查科电子档案管理模式的建立为科主任的科学管理决策提供了现代化的有利条件，并且促进了科室的发展和进步，使人性化的管理和科学化、系统化的管理有机结合，提高我们的工作效率，有利于单位和个人的良好发展。
二、检验科电子档案管理模式
一、电子档案管理存在的问题
信息的发展，使得“无纸化”管理进入办公室档案管理的阶段。传统的档案管理主要是集中式管理和分散式管理两种方式。这两种方式不能完全符合电子档案的特点。所以，对电子档案的管理存在以下几个问题。
（一）电子档案的归档问题
电子档案的归档主要的第一手资料来源于纸质文件，每一份的纸质文件都来自于各个办公部门。而办公自动化系统在设计时，并没有档案工作者的参与，而是有各个部门人员录入，这就造成了电子文件的归档不完整，问题的考虑并不全面等一系列的问题。
（二）纸质文档跟电子文档分离
很多企业在对电子档案的管理中，认为电子档案可以完全替代纸质档案，所以忽略了纸质档案在电子档案管理中的重要作用。电子档案由各个部门录入管理系统，纸质档案就不再保留，这给以后信息的核对带来了很大的问题。如果管理系统出现问题，不能及时备份，那么，信息将会永久流失。
（三）电子档案存储载体不安全[6]
现在的企业很多的电子档案直接存储在硬盘上，存取的方式十分简单，没有备份，没有加密，对硬盘的保存也没有十分的重视。这就使得电子档案的存储面临很大的威胁。这种方式虽然存储成本低，方式简便，但是如果系统一旦崩溃，电子档案的损失也将不可挽回。
二、基于数据库的电子档案管理模式
针对上面对现在企业电子档案管理存在的问题的分析，结合数据库存储的强大优势，提出基于数据库的电子档案管理模式。
各部门将纸质文件一一归档，录入各部门的分数据库中。各分数据库及时对数据库中的文档进行备份，并适时的更新，这些备份和更新也会同步到中心数据库中，从而保证了电子文档备份和更新，使存储更加安全可靠。
三、基于数据库的电子档案管理模式流程
根据第二小节提出的基于数据库的电子档案管理模式框架，结合企业文档管理的实际，对电子档案管理的流程进行详细的介绍。
（一）文档录入
文档的录入工作主要来自于各部门的第一手资料。这里，各部门需要将纸质文档和电子文档有效的合理利用，从而保证电子文档的质量、准确性和完整性。
（二）权限设置
权限的设置并没有的流程图中展示出来。对于文档的管理，权限是很重要的模块之一。其中，录入、查询、修改和删除更新，这些操作都需要权限的约束，来防止不同部门对数据的更改，导致数据失去其原有的真实性。
（三）信息提取
信息提取主要对文档的数据进行有效的分析，提取对不同部门有效的信息。例如对于销售部门的数据，相关的销售明细等文档就十分重要，这些数据的提取能够减少相关人员的工作，比较直观，正确。
（四）信息规范和备份
信息规范主要是在文档的录入等操作时需要建立一系列的规范标准，从而对不同的电子文档进行标准化的管理，减少电子文档因为格式等问题在存储在数据库中的损失。备份是在数据库存储的时时刻刻都存在的一项重要的任务。及时定期的备份，能够在突发事件的发生时，进行及时的反应，降低电子文档的损失。
电子文件的出现对档案部门是一个极大挑战，电子政务的迅速发展又使档案部门面临严峻考验，档案部门能否在电子政务中发挥应有的作用，关系到档案部门是否被边缘化的问题。静安区档案局本着对历史负责的态度，分析电子政务的应用与发展的状况，总结多年来推广电子文件归档管理的经验，提出了应对策略和实施方案。我们认为，档案部门是否能够真正依照档案管理规则搜集文件和按照保管期限去履行电子文件的保管责任，是档案部门能否介入电子政务的关键。由于大型网络数据库的应用，电子文件的保存实际上由技术人员负责，档案人员仅限于逻辑上的管理，对于很多可以导致网络数据库文件流失的因素，档案人员是无能为力的。再加上本身的计算机技术水平的局限，要求档案人员对归档电子文件进行有效控制是困难的。为此，静安区档案局在开发归档接口系统时，规避了许多不利的因素，把档案管理的规则通过技术措施加以贯彻，使各部门档案人员可以实施有效管理。
努力消除技术因素的影响，最大限度地降低电子文件对设备的依赖性，最大程度地提高档案人员对归档电子文件的控制力
静安区档案局在区政务内网的公共信息平台上建立的归档系统，是以B/S方式供全区61家单位1000多名机关干部共同使用。系统有二个进口，一个与公共信息平台上协同办公系统对接，直接接收办结完毕的归档电子公文，另一个可以通过本地搜集，由业务人员浏览本地机上需要归档的文件，进行上传操作。各部门的档案人员通过归档系统进行接收、整理、提供利用等档案管理活动。系统对文件归档、接收的环节设置了一些技术措施，例如协同办公系统中已办结的文件要求以XML 格式将全文信息、背景信息连同附件直接送到归档系统中，两个系统同时记录操作时间和操作者，明确文件归档过程的责任。各部门的归档文件实际上是集中存放到档案局控制的数据服务器中，由档案局的技术人员负责对数据库的维护。为了使各部门档案人员的这种逻辑管理转化为物理管理，静安区档案局又开发了一个脱机保管系统，将各部门的归档电子文件按照年度、保管期限、分类的排序刻录到光盘上，再返回给各部门。该光盘自带检索工具，光盘中的文件按照传统的文件组织方式，文件的内容、背景信息自动链接。光盘中的说明文件，概要描述了文件的归档时间、责任人、操作人以及运行环境等等。该光盘可以独立运行，但同时又被脱机保管系统和纸质账簿同时兼管。
消除技术因素就是摆脱原有的应用系统，将复杂的网络数据库的管理方式简化载体管理。脱机保管系统有二个重要技术特点：一是自动驱动刻录机，数据在封闭的状态下脱机，消除了人为因素，且操作简便，二是对脱机光盘的可靠性由系统自动检测，根据规定期限，系统提示管理人员将库房中保存的光盘取出，进行可靠性检测，实施有效保存。
事实上静安区档案局同时保留了相同内容的二套光盘，一是满足了归档电子文件异地存放的要求，二是等到档案馆正式接收各部门归档电子文件时，只要履行相关的手续，防止到了进馆的期限，这些归档电子文件已经流失。档案局和部门档案室采取这种异地保管的方式，降低了数据集中存放的风险，因为大型网络数据库的保管成本很高，而且技术进步导致数据迁移是必然的，当数百万条记录的数据库迁移到新的数据库中，要保持和全文信息、背景信息等数据的对应，出错的概率很高，此外还有其他很多不安全因素，也是目前档案部门实际条件所不能控制的。消除技术因素的影响，采取脱机保管，是档案部门有效管理归档电子文件的一种比较简便方法。
建立电子文件归档范围与保管期限表，形成规范、有序的管理模式
计算机网络的应用改变了传统的办公模式，大量的文件都是在网上形成、流转，政府的信息公开、行政审批受理、项目招标等等都已经通过网络进行，但是这些记录着政府各职能部门重要活动的电子文件的保存还没有一个规范。什么东西需要归档、什么东西不需要归档、归档的电子文件需要保存多长时间、如何归档，这些细节都应该明确规定。前一时期，我们曾需要查阅一个关于信息化工作的文件，在政府的外网和内网的相关系统中都没有查到，在档案局的归档管理系统中也没有查到，一个在网上的重要文件无形中失踪了。具有讽刺意味的是，在系统的垃圾筒里找到了这个文件。这件事情充分暴露了档案管理的规则并没有深入到电子政务中，电子文件归档管理还处于一种随意状态。如果电子政务中形成的电子文件的保存继续处于这种无序状态，客观上会对电子政务的应用效力打上折扣。因此，针对着电子政务的特点，静安区档案局将电子文件归档范围和保管期限表插入到归档系统中，各单位的业务人员对于应归档的文件一目了然，档案人员也可以按照系统的提示督促业务人员按要求归档。
归档范围与保管期限的设置从管理上采用自上而下和自下而上的流程，由档案局业务指导科按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求结合静安区的实际情况制定一个通用类目表输入系统中，各单位再按照这份通用表制定本单位的归档类目表，其中要明确各类文件开放程度，档案局经过审查后，归档类目表才能生效。业务人员在归档时，系统自动会跳出与其业务相关的归档类目的清单，业务人员只要用鼠标点击相关的条目，该文件的保管期限、开放程度就自动生成。系统按照归档类目表设置了统计功能，各单位应归档和已归档的文件随时可以统计出来，档案局业务指导科和各单位档案人员可以很方便地了解归档情况。通过这种方法，各单位的业务人员、档案人员、档案局的管理人员相互职责明确，电子文件归档管理处于一种可控的状态。
静安区政府将档案局的这项举措被静安区政府列入区重点实施项目，区信息委也大力支持档案局推行电子文件归档管理，目前已经有80%的单位实现了电子文件归档管理。
探索应用新技术，保障电子文件的真实性，努力实现电子档案的管理价值
电子文件是技术进步的产物，不断发展的新技术又改变着电子文件的表现形式，这种动态因素给档案部门长期有效保存电子文件带来很多麻烦。为了以防万一，一些档案部门往往采用“双套制”的方式，即相同内容的文件同时保存纸质和电子的双套，这是必要的。但是，长期甚至永久的采用“双套制”，这对于档案部门在电子政务中的地位是不利的，因为这只能说明档案部门无力管理电子文件。尽管电子政务已经实行单轨制，而档案部门还不得不把电子文件复制成纸质文件，作为档案保存，对于档案人员来讲也加重了工作负担。静安区档案局对“双套制”作了这样规定，保管期限30年以上的文件采用“双套制”，10年以下（包括10年）的文件按照本单位的实际情况，可以实行单轨制。目前电子文件有效保存10年，已经没有什么问题，然而，10年中要证明归档电子文件的真实性还是有些问题。我们不能仅仅依靠著录元数据来证明电子文件的真实性，因为电子文件易修改性的缺陷不能靠人为的办法去弥补。引进电子签章技术，是2007年是静安区档案局作为课题研究的探索，希望通过技术手段去实现电子文件真实性的确认。如果档案部门能够以单轨制的方式与电子政务接轨，哪怕只局限与短期档案，那么，档案部门可以争得电子政务中的一席之地。
从目前掌握的资料来看，电子签章的技术应用到归档电子文件中已经不是问题，但是档案部门如何进行数字认证的管理却是一个复杂的问题，这需要会同有关部门共同研究解决，无论如何，积极开拓新技术去树立电子档案的地位，是电子政务实施档案管理的必经之路。
关键词：电子信息化管理模式；档案管理；作用；煤炭行业
当前，我国煤炭行业的发展已成为社会发展中的一个热点。煤炭行业中的档案管理工作随着社会的发展逐渐开始健全起来。但是由于煤炭企业的一些条件限制，还在采用传统的档案管理模式。电子信息化管理模式的提出改革了煤炭企业的档案管理。相对于传统的档案管理模式而言，电子信息化管理模式针对的是信息化电子文件，改变了以往档案资料必须呈现在纸质文件上的固有模式，借助计算机和现代办公软件就可以进行阅读。同时电子信息化管理模式处理和传递档案资源的效率也大大高于纸质文件，不受时间和空间的限制而实现共享，是一种简单、高校进行档案管理工作的现代模式。下文中主要针对电子信息化模式的基本概念和特点进行概括，探讨其在煤炭行业档案管理工作中的作用等问题。
一、电子信息化管理模式的概括
（一）电子信息化管理模式的概念
电子信息化管理模式是基于当下社会信息化、科技化发展而产生的一种模式。所谓的电子信息化管理模式往往是指在现代大中小型企业的档案管理工作中利用计算机磁盘、硬盘、U盘或者其他化学磁性材料进行档案材料的贮存手段，其管理的档案材料内容主要包含了图片、信件、报表、图纸等。是一种相对而言的面积要求低、环境要求高的档案管理模式。
（二）电子信息化管理模式的特点
电子信息化管理模式的特点是在计算机及其相关软件技术的发展之下产生的。当下的电子信息化管理模式是一种巨大变革之下的全新档案管理模式，这种模式的操作不能离开计算机以及相关现代办公软件的支持，整个过程的档案生成、归档、贮存、签发、查阅都必须以机读形式存在。
往往在电子信息化管理模式中，收集和贮存的档案信息必须要精确、真实、有价值，这就给其提出了要求，整个电子信息化管理模式是一个去伪存真的模式，是一个“去其糟粕取其精华”的模式，是一个严谨科学的模式。
电子信息化管理模式是在传统档案管理模式之上进行积极改革、更新、改善而建立的一个开放性的全新的档案管理工作体系。是对从前传统档案管理工作必要补充的模式，也是以提高档案管理工作质量和效率为目的的模式。改变了以往档案管理不规范、管理封闭、管理衔接不严密等问题。
二、电子信息化管理模式在煤炭行业档案管理工作中的具体作用
取代煤炭行业的传统档案管理模式是电子信息化管理模式的一种应用。在煤炭行业的档案管理工作中，电子信息化管理模式能够将传统的纸质文件记录的文字、报表、信件等利用计算机的现代办公软件形成数字记录的电子文件。电子信息化管理模式使得煤炭行业的档案管理更加快捷，让其具有可修改性、可共享性、高速传递性、快速贮存性等特点。正常情况下，电子信息化管理模式主要依靠的是计算机网络来实现对于档案管理的现代化、自动化、智能化以及信息化。因此，电子信息化管理模式对于煤炭行业档案管理工作中的具体作用表现如下。
一是电子信息化管理模式能够促进煤炭行业档案管理效率和质量的提高，利用档案信息的电子档案形成所有档案管理工作流程的自动化，从而省去了大量的中间人工操作环节，大大提高档案工作的效率。档案工作人员有足够多的时间去审核、检查档案信息的真实性、价值性等，使档案工作在保证实效性的同时保证了质量。
二是通过电子信息化管理模式中的档案管理方式以及办公自动化软件，实现了煤炭行业的档案资源信息共享。将现代化办公自动化软件和档案管理系统加以连接，便能够让档案资料的电子档案从收集到查阅实现一体化操作，使档案资料归档和查阅同步。最终让煤炭行业从业人员以及社会人士查阅与煤炭档案资源相关的信息更加便利，促进煤炭行业档案管理工作的推进以及档案服务工作的创新。
三是煤炭行业的档案管理工作相当复杂，档案内容涉及了运营、生产、技术、科技、实物等，类别相当复杂，查阅和检索过程较为漫长。电子信息化管理模式可以确保档案在查阅和检索过程中的快速性、精确性。煤炭行业在传统档案管理工程中档案查阅和检索需要大量档案管理人员通过人工操作查找的方式在大量庞杂和类别多样的档案当中进行找寻需要的档案，这样的检索和查阅模式不仅效率低下，而且误差率极高，也浪费了大量的时间和人力。使用电子信息化管理模式能够利用现代办公管理软件高效、精确地查阅到所需要的档案资料信息。而在现代化办公软件中可以为档案管理人员提供模糊查找、精确查找和分类查找等多种检索方法，让档案管理人员工作的检索和查阅过程更加方便、更加高效、更加准确。
四是电子信息化有效提高了煤炭行业档案管理过程中的档案保存时长。煤炭行业引起工作环境的特殊性，其档案管理中的保存工作一直都是一个重点环节。由于环境问题的影响，煤炭行业的档案管理中常常会出现某些档案资料缺失、丢失或者是保存不当无法使用等问题。这是因为煤炭行业的档案管理中档案保存加工流程多，而且繁琐，加工之后的保存也由于特殊的生产环境容易对档案造成一定程度的毁坏。而电子信息化管理模式能够将档案管理人员从加工环节中解放出来，采用计算机现代办公软件完成加工工作，提高档案加工效率。最后使用电子档案进行保存，确保档案贮存的安全性。
三、电子信息化管理模式在煤炭行业档案管理工作各阶段中的作用
煤炭行业档案管理工作是分阶段进行的，由于煤炭行业所涉及的科技、技术、实物等档案管理，就涉及到很多保密环节、鉴定环节等。因此，电子信息化管理模式在煤炭行业档案管理工作的每个阶段都有其一定的作用，具体表现如下。
一是在煤炭行业档案管理的收集阶段，利用电子信息化模式中的计算机网络系统就可以实现自动收集网络电子档案的工作，并形成一个庞大的煤炭行业的档案资源共享数据库。
二是利用计算机的现代办公软件可以在档案管理的整理环节对电子档案进行科学的有序化处理，让电子档案形成逻辑目录。
三是对于电子信息化管理模式而言，档案管理保密环节是相当重要的，既要防止黑客篡改共享资源因特网的地址，也要防止核心档案资料的被窃取。因此，对电子档案分级保存，加设多层防护密码，设置使用权限，以保障档案管理的保密阶段安全。
四是鉴定环节是对电子档案鉴定的过程，利用电子信息模式的生成条件和可取性进行鉴定。
五是煤炭行业的档案服务模式需要在档案管理中强调利用环节，利用电子信息化管理模式可以建立档案管理的网络化管理，增加各种检索和查阅方式，提供多种阅读方法，为档案的阅读和检索提供方便，使煤炭行业的档案服务更上一层楼。
六是在统计环节主要依靠的是电子信息管理模式中的计算机自动系统来实现，大大降低统计环节的时间浪费和人工浪费，保障统计环节的效率以及精确。
四、结语
社会信息科技不断发展，电子信息化管理模式在煤炭行业的档案管理中运用是必然的趋势，也是广大大中小型企业的必然选择。电子信息化管理模式的作用直接弥补了传统档案管理模式中的不足，为档案管理作出了应有的贡献。
参考文献：
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【关键词】档案管理；电子信息化；管理模式
一、新时代下发展档案管理电子信息化的必然性
电子信息化模式下的技术发展改变了传统的档案管理模式，互联网时代有大量的办公软件被开发出来，被人们用于工作生活中。利用软件进行的工作方便快捷，准确性高，利于查找也利于记录。电子信息化几乎取代了大部分的传统管理方式。新的电子信息化的管理模式已经成为了新时代信息管理的主要模式。
二、电子信息化下的新档案管理模式的优势
计算机是互联网时代必不可少的生产力工具，通过将文字、声音、图片、视频等传入计算机，可以使档案变为数字形式，即快捷可更改，又能够及时分享，存储安全且便捷，比起传统档案管理模式优势极大。
（一）档案的共享与办公自动化
在全社会进入办公自动化的背景下，资料的录入工作变得轻而易举，办公系统可以轻松与档案管理系统对接，实现资源实时共享，信息一体化，同时，档案的归档也可以实时进行，实现档案整理的同步。这样既有利于档案的利用与整理，又有利于办公自动化的发展，增加了工作效率。
（二）更快的检索档案
电子信息化最大的优势，便是效率。传统的信息查询不仅慢而且低效，这种低效不仅仅是在时间上，也表现在正确率上，而电子信息化下的档案管理，既快速，又准确，极难出现错误，而具体使用的时候，既能精确查找，又能模糊查找，极为方便。在增加了工作效率的同时，也减少了工作人员的负担。
（三）时效性和管理效率
传统档案管理模式流程繁琐，这加大了使用者的使用成本，暗地里流失了大量使用者，这使得档案管理的效率同步降低，而新的电子信息化的档案管理，优化了管理流程，提升了管理效率，档案的产生到使用精确迅捷。因为减少了大量人工操作环节，利用档案管理系统实现了档案的管理与录入，减少了许多人工操作的失误，所以大大提升了档案的管理效率，使档案管理人员可以有足够多的时间去保证档案的真实性和质量。
（四）简化了管理流程，加大了信息存储能力
档案管理工作是一项非常复杂的工作，涉及到许多方面，传统的档案管理工作是通过大量的档案管理人员经过反复整理和查阅在复杂多样的档案库里找寻需要的档案，这样效率低下，误差多，时效性差，也浪费了大量时间。在档案进行存储的时候，也会因为传统档案管理系统的复制性而难以录入，并且还有信息录入量太少，大量的信息难以录入的问题。而新的电子信息化的档案管理系统，可以高效精准的查阅和录入资料。并且因为电子信息化的档案管理系统读写方便的原因，即使是大容量的信息也可以轻松录入资料库，纳入档案管理的系统当中。
（五）优秀的存储媒介
传统的档案管理的存储媒介大都是纸质的，文件体积大，易受潮，易燃烧，不易备份，不易保存，不易转移的问题。容易出现火灾或自然灾害后档案丢失的现象，这极不利于档案管理工作的展开。而电子信息化的档案管理则很好的避免了这个问题。电子信息化的档案管理容易备份，而且利用硬盘存储体积小，重量轻，发生灾害时易转移。即使是水浸或者被切割，也有技术手段可以修复。而且可以利用互联网进行备份，资料很难丢失。
三、电子信息化下档案管理的新职责
（一）收集信息
借助计算机系统为载体，收集需要的信息录入网络，存储电子档案。完成建立网络电子档案的工作，建立档案的信息库，形成移动档案库。
（二）整理信息
在收集电子档案的时候，将收集到的档案进行整理，进行编号，进行有序化处理，制作逻辑目录，层层衔接，紧密相扣。
（三）系统维护
在档案管理的计算机系统当中，硬件问题较少出现但出现后难以解决，需要有较好的备份处理。而软件问题需要经常调试，有专业人员维护，以此保持档案管理系统的高效运转。
（四）对档案信息系统的保密
保密工作，一部分是因为隐私的需要，另一方面也是防止黑客篡改利用档案信息。因此，建立档案系统的保密性十分重要。
（五）增加利用环节效率
利用环节是档案管理中的根本环节，利用电子信息化系统，可以使档案管理与互联网结合起来，可以增加多种查阅方式，增加阅读和检索方式。总而言之，在当今社会互联网的冲击下，传统的档案管理已经难以跟上时代，互联网在给其巨大帮助的同时也对传统档案管理提出了新的要求。复杂多样且难度较大的档案管理系统肯定会被电子信息化的档案管理系统所取代。所以，建立电子信息化的档案系统是新时代下的必然趋势。而顺应趋势，建立新的顺应时代的电子信息化的档案管理系统是我们行业贡献社会的职责及必然要求。
高校教研室在从事教学、管理、科研等各种活动中，会产生大量的归档材料，随着目前计算机应用技术和网络技术的普及，大部分的归档材料以电子文档的格式出现，特别是一些新设立的学院或学校，在发展教研室建设的同时，往往在资料整理以及档案收集工作上略显滞后，因此造成文件管理不规范、资料查阅困难等现象。从高校各个教研室的角度看，教研室的档案管理工作也是教研室建设不容忽视的一部分，目前，教研室档案管理主要还是采用传统的以纸质文档为主的管理模式。
二、教研室档案管理现状
教研室的档案通常分类为几个大类，如教学资料、教务资料、实验实训、学科活动等资料，每一大类资料中，又存在很多细类，并且资料繁多。若在教研室专业较多的情况下，每一个专业均应设置一套档案管理。繁多的文件，让每一次整理和更新都需要投入不少的人力、物力。针对这一现状，为了提倡低碳节约、节能降耗，对教研室档案的管理，初步提出了采用电子档案库的管理方式。
三、电子档案库的构建
面对数量大、类别多的文件，可以对文件进行模块化分类，建立模块内部文件之间的上下层关系，通过一定的计算机技术手段，实现对各类及各层文件的简易直接的查询和编辑。
1.文件类别的模块化。结合教学管理的要求及教研室实际工作的需要，对教研室管理工作中产生的文件类型进行分析并归类，形成三级归类层次。第一、二级采用横向（即按性质归类）分类，实例如图1。第三级采用纵向（即按时间归类）分类，实例如教学资料某某专业教学日历，教学日历则为第三层次，里面所有内容为按时间序列进行归类，如图2。
2.编写电子档案检索目录。根据模块化后的文件结构层次及各层次内部文件的结构关系，采用Excel编制电子档案检索目录。实例如教师考核这部分内容，划定为C板块，如下表。
某某教研室电子档案检索目录
3.电子文档库的建立。根据电子档案检索目录，建立电子文档库。电子文档库的构建实质就是新建各文件管理模块的文件夹。通过文件夹的层次关系来反映各类文件的层次关系。建立各层次文件夹后，可将相应类别的文件放入，完成文档库的构建。
4.电子档案检索关系的建立。电子档案检索关系的建立是通过超链接技术来实现的。对编写好的电子档案检索目录中各模块与电子档案库里的实际模块进行超链接关系的设置。例如，在教师考核部分，就可以设置三级文档目录，如上表。每一层次均采用超链接的方式，使档案使用方便快捷，准确及时定位。
四、电子档案库的日常维护
电子档案库的主要管理维护者是教学部门的教务员和教研室相关负责人。各类资料会不断更新或增加，为了便于多人同时使用和维护，结合实际使用经验，现提出几个日常管理和维护电子档案库的手段。
1.专用化U盘管理模式。该管理模式的实质是设置专用于电子档案库的U盘。将档案库放于U盘中，由使用者在使用时直接在U盘上进行操作。此种管理模式可用于对于需要保密的文件较多的电子档案库管理。
2.网络化管理模式。网络化管理模式有两类，一类是局域网共享管理模式，另一类是互联网共享管理模式。（1）局域网共享管理模式。该模式主要用于不便连接外部网络的部门和机构采用。将电子文档库进行局域网共享设置，局域网内部成员可通过在共享文件中下载电子文档库进行管理和维护。此种模式管理较为繁琐，当有若干人员对电子文档库进行管理的时候，不便于查看电子文档库其他人的历史操作记录，档案库的日常管理没有可追溯性。（2）互联网共享管理模式。该模式主要用于电子文档库不具有强制保密性的文档管理规定的条件下。此管理模式需要借助一些网络存储软件进行日常管理和维护。经过一段时间的管理实践探索和存储软件的试用和比较得出，采用云存储对电子文档库进行管理具有良好的可操作性、可追溯性和管理时间地点的灵活性。可操作性体现在管理者通过云存储的客户端，可以直接对网盘中的电子档案库进行编制和管理；可追溯性体现在对档案的历史操作会有完整的记录，可以方便多个管理者查看其他管理者的操作记录，从而有效防止文件的重复管理；灵活性体现在凡是具有互联网的地方，在任何时间和地点均可进行电子档案库的管理与维护。
