时间：2023-07-18 16:28:24
序论：在您撰写档案信息化建议时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
一、档案信息化建设的必要性
档案信息化建设指的是通过采用信息化技术使档案工作的现代化水平能够逐渐的提高对档案管理的新理论、新原则以及新情况进行再次的分析和思考，在网络环境中制定明确的档案与服务的基本规范与基本框架，从而达到档案信息社会化的作用。
传统的纸质档案不容易进行长期的保存，为了使纸质档案避免虫蚀、火灾以及受潮等危害，进一步改善保存环境，往往会产生大量的保管费用，而且纸质档案没有备份，经常出现档案资料丢失的现象，而且在对档案资料进行反复的查阅时会大大的增加资料的受损度，甚至造成资料丢失，在很大程度上加大了档案管理的工作难度。而档案的电子化还存在较多的不足与缺陷，电子化档案的查阅、应用以及管理还需要进行完整性的解决。
二、档案信息化建设的现状及问题
现阶段，我国的档案信息化建设整体上具有较大的优势，但是其中依旧存在一些问题，主要从以下几点进行分析：
（一）基础设施比较薄弱
档案信息化建设需要配备容量比较大的服务器、购置计算机、建立数据库以及局域网，具备完善的硬件条件，同时也要对专门用于档案管理的软件进行开发，对网络进行维护与管理，这些工作都要花费大量的费用。现阶段，我国的档案管理机构没有大量的资金进行硬件建设，其收入主要由国家提供，受到很大的限制，难以实现相关硬件建设。
（二）建设标准跟不上时展
档案信息的标准化是进行信息化建设的前提，我国虽然在档案工作方面颁布了许多标准，但是很少提及数字化档案，大部分涉及的是音像以及纸质档案，而档案的信息化建设主要涉及的是数字化的档案管理，因此，需要针对数字化档案制定新的标准，促进档案工作的顺利进行。
（三）观念还比较落后
我国有些档案管理人员相关的观念意识还不够强，认为档案工作无关紧要，没有对档案工作不够重视，以至于投资费用得不到充分的利用，对档案管理造成一定程度上的消极影响。同时，由于档案管理人员的管理意识比较弱，在对档案信息化建设的工作中，落后的管理观念导致不规范的行为，会推迟工作的进程，产生工作上的障碍，使档案信息化建设的工作难度进一步加大。
（四）管理人员素质比较差
现阶段的档案管理人员大部分文化素质以及身体素质都比较低，数量也比较少，很大部分都不是专门的档案管理人员，几乎都是对档案进行手工操作，对电子档案和文件的收集、利用以及保存等多方面的工作还不能够熟练的掌握，不会使用计算机对档案进行管理工作，没有对数据进行维护、对程序进行设计，大大的降低了档案信息化建设的工作程度，对有效的信息资源不能充分利用，达不到社会经济发展的要求。
（五）电子文件的管理工作没有秩序
在科学技术迅速发展的形势下，档案的管理已经开始向信息化建设的方向发展，但是电子文件的管理工作处于无序的状态，如对档案信息实行双轨制，因存储空间不够大，清除了大量的电子文件，对档案信息的完整性以及统一性造成了严重的破坏，具有很大程度上的不规范性。
三、对档案信息化建设进行优化的相关建议
（一）加大资金投入，增加档案信息化建设的效益
首先，档案管理机构要加强与政府以及相关部门进行沟通和交流，努力争取领导的支持，使资金上的困境得到解决，拓宽资金投入渠道，对资金进行充分的挖掘和利用，使档案信息化建设工作能够顺利的进行。其次，档案部门要避免工作上的盲目性与攀比性，根据实际情况制定科学合理方案以及工作体系，在遵守规范的基础上进行档案信息化建设工作，提高资金在工作中的有效性，减少资源的浪费的现象，从而获得更多的效益。
（二）提高工作人员专业素质，建设过硬的人才队伍
首先，人才方面的建设对档案信息化建设具有重要的作用，对于相关的工作人员，要对其进行经常性的培训教育，提高工作人员的专业素质和技能，使其能够熟练的掌握计算机的档案管理工作。其次，对人才队伍的结构进行优化，加强对上岗人员的考核力度，对新进人员进行培训之后才能够进行正常工作，对人才结构进行进一步的改善，为档案信息化建设的工作人员营造良好的发展环境，从而建设过硬的人才队伍，对档案信息化建设进行优化。
（三）提高技术水平，加强法制建设
首先，在档案信息化建设的过程中，提高其信息技术水平，使技术方面的因素与业务方面的因素有机的结合在一起，档案管理部门应该加强信息化控制的力度，用先进的技术对档案信息化建设进行引导，提高档案信息管理工作的质量和水平，促进综合目标的实现。其次，要加强档案信息化建设的有序性，建立健全相关的档案制度以及规范，对档案信息进行有序的处理，加强网络化的建设，在标准的档案信息化建设的规范下，形成完善的档案信息化的标准体系，促进信息化建设的顺利实施。
四、总结
档案信息化建设的工作是一项复杂、长期的任务，在社会进程不断的推进下，档案信息资源的需求量不断的增大，传统的档案管理模式存在诸多的缺陷和不足，要想有效的解决信息管理工作中存在的诸多的问题，需要对其进行不断的改进，对档案信息化建设进行优化，从资金、人员、技术以及法制等方面进行相关改进工作，才能为社会提供有效的档案信息服务，促进档案信息化建设的发展。
参考文献：
[1] 陈瑞兰.我国档案信息化建设的现状分析及问题对策[J].改革与开放，2009（08）
关键词：档案信息化；建议
中图分类号：G27 文献标识码：A
在当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“已信息化带动工业化”的要求，到国家档案局提出的“已档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变，档案信息化和信息化建设势在必行。
1 档案信息化建设的涵义
“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、、经济文化等方面的信息进行融合处理的信息化。
2 档案信息化应遵循以下三个原则
2.1 规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆（室）藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规。
2.2 安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取：物理安全策略；访问控制策略；（如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等。）信息加密策略；网络安全管理策略等。
2.3 效益性原则：由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益，要根据自身的能力，根据馆（室）藏基础，分析用户需求，研究馆（室）藏体系还要考虑馆（室）藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。还可以根据馆（室）藏档案的特色选择这些档案进行数字化，提供独具优势的服务。因为从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时，要以用户的需求为导向，做到按“需”数字化。
3 促进档案信息化建设的几点建议
3.1 档案工作人员要树立档案信息意识
档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。
3.2 提高档案信息化水平技术
3.2.1 配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。
3.2.2 档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。
3.2.3 对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。
3.3 提高档案信息管理水平
信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。
3.3.1 档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。
3.3.2 “工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。
3.3.3 从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。
4 对今后开展档案信息化建设的展望
4.1 总体规划，分步实施
档案信息化在我国是一项新事物，目前并没有形成一套较完整的理论，没有一个档案现代化、信息化的指标体系。我们要科学地进行档案信息化建设首先必须对其有一个基本正确地的认识，这样才能克服盲目性，避免在资金、人力、物力和时间等方面造成不必要的损失。我们要认真分析研究，按照上级总体目标和阶段要求，着手调研、制定未来的档案信息化建设目标和发展规划，使档案信息化与院信息化保持同步发展。同时，要清醒地认识到档案信息化不是一蹴而就的，必须制定详细、周全的实施方案，分批分阶段地实现。
4.2 突出重点，务求实效
当前档案信息化建设的重点应放在电子文件的管理上。对于文书档案、声像档案等通用性档案信息化应用系统，要在引进成熟软件的基础上，主要做好与现有办公软件的数据接口工作。
4.3 规范流程，强化服务
档案信息化首要前提是档案管理工作自身流程的规范化。对于不适应、不符合的坚决予以整改。要引进国际、国内档案管理的先进方法，对照提高。同时要转变工作理念，从传统的“保管”上升到“服务”的理念。明确信息资源关键在于利用，否则再好的信息化技术手段都是“摆设”。
档案工作，是各个组织、单位对工作内容和工作过程涉及的有价值的相关历史性资料的收集、整理、保管、鉴定、统计的活动，其具有凭证价值和参考价值，还是规范管理的基础。档案管理信息化建设，是当前档案管理工作中的一项基础性工作和档案管理科学化的保障性工作。针对档案管理信息化建设方面，本文从提高认识，加强投入，为档案管理信息化建设提供基础性保障；转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息化管理；优化档案信息化管理建设工作人员的专业性结构，提升工作能力；加强档案网站建设，落实档案信息公开；注重档案信息化管理建设安全性，避免蓄意篡改、非法利用；规范档案信息录入，保证电子档案信息真实、准确；完善数字档案馆建设共七个方面阐述了笔者的建议。
【关键词】档案管理；信息化建设；建议
档案工作，是各个组织、单位对工作内容和工作过程涉及的有价值的相关历史性资料的收集、整理、保管、鉴定、统计的活动，其具有凭证价值和参考价值，还是规范管理的基础。档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。档案管理信息化建设，是当前档案管理工作中的一项基础性工作和档案管理科学化的保障性工作。
一、提高认识，加强投入，为档案管理信息化建设提供基础性保障
各组织、各单位，为进一步推进档案管理信息化建设，必须领导在思想上要提高档案信息化建设的重要意义，将档案信息化建设作为重要的工作任务来抓。为了推进档案管理信息化建设，在硬件上要保障资金投入，包括计算机、档案管理软件、扫描仪、传真机、复印机、打印机、照相机、摄像机、移动存储设备、服务器等。对于财力资金有限的单位，可以按照档案管理工作的需要先购置极缺的设备，采用逐年增购的方式来逐步完善档案信息化管理建设所需的硬件条件。
二、转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息化管理
传统的档案管理，是以纸质材料、照片、录像光盘作为档案工作的主要内容。档案交接程序多，档案占用存放空间大、存放时间长容易发生档案材料的变性，甚至无法辨识。随着科技的发展，除了必要的纸质材料需要原始性存档之外，很多档案材料可以采用电子文档、移动硬盘的形式进行存档。这种信息化变革，节约了纸张的同时也简化了档案交接工作过程，高效而节约。并且，电子档案容易保管，且安全性较高。
三、优化档案信息化管理建设工作人员的专业性结构，提升工作能力
从事档案工作的人员，是专业技术性人员，因此各组织、单位在配备档案管理工作人员时要充分论证从业人员的学历的专业性，还要定期的组织从业人员学习档案信息化管理建设的新知识、新方法。此外，因为档案信息化管理建设需要从业人员具备较强的计算机运用能力，因此要针对这一特点有针对性的对在岗职工安排计算机应用能力培训，努力将档案工作队伍培养成会档案管理、又会计算机的复合型人才队伍，满足档案管理信息化建设对人员的需要。
四、加强档案网站建设，落实档案信息
公开档案网站建设是档案信息化管理建设工作的另一项重要工作内容。通过档案网站建设，能够实现远程在线档案服务和信息公开。当前，一些组织、单位虽然建设了档案工作网站，但是还处于低层次的起步阶段，档案工作网站维护不及时，档案管理工作信息不公开、服务功能无人应答回复，甚至一些栏目是空白。因此，要进一步加强档案网站建设，完善档案网站的功能，及时维护，互动高效，提高主动服务意识，实现信息公开。
五、注重档案信息化管理建设安全性，避免蓄意篡改、非法利用
档案信息化管理建设必然涉及到安全性的问题，要高度认识到网络安全的重要性，加强网络安全技术水平提升，设置防火墙和安全扫描监控系统，防止档案信息被蓄意篡改、非法利用。对于档案网站用户，要建立实名制准入验证，拒绝非法访问和未授权访问。要根据用户进行分类，以授权不同的档案信息查询权限。对于重要档案信息、机密档案信息、敏感档案信息，为了保证安全性要与互联网隔离储存。
六、规范档案信息录入，保证电子档案信息真实、准确
电子档案信息在录入时，容易出现错误。因此，要加强对电子档案信息的内容的审核以及录入的检查校对，最大程度的减少电子档案信息的错误，力争电子档案信息录入准确、真实。为了便于开展电子档案信息的核对和录入工作，档案部门要建立统一的档案工作要求，明确电子档案材料的格式模板和内容标准。
七、完善数字化档案馆建设,开拓档案工作的新局面
数字化档案馆建设，是档案信息化管理建设的另一项组成部分。数字档案馆是数字时代或者说大数据时代档案馆的发展方向，是现代的新型档案馆，是对传统档案馆的升级。档案工作是否现代化，我国能否成为档案强国，其显著标志就是看是否建成数字档案馆。数字化档案馆建设是一项复杂的系统工程，其集成的档案信息数量与内容更加广泛，更便于档案信息统计、查询、保存。数字化档案馆建设不是一个组织、一个部门的事情，是多个组织、多个部门协调建设的关系，需要根据实际情况做好信息管理的统筹规划与衔接，要在同一个平台下通过同一个数据库质量管理系统完善数字化档案建设。传统档案馆必须向数字档案馆转变，才能适应档案环境的新变化，开拓档案工作的新局面。
参考文献：
[1]吴冬梅.浅谈信息时代的档案利用工作[J].科技与经济,2001,(5).
[2]刘英萍.浅议档案工作信息化建设[J].档案与社会,2005,(12).
1农业科技档案信息化建设的必要性
1.1农业科技档案信息化建设是推动农业科技档案管理发展的趋势加快档案信息化建设是国家及河北省“十一五”以来对档案管理工作提出的新要求，档案信息化建设势在必行。由于农业科研活动多是在野外、田间地头进行试验记录或数据采集，形成的档案资料易受环境限制，因而归档时会出现部分资料字迹模糊、纸张变色或破损的现象，因此，传统的档案利用方式又容易造成损害，影响保存效果。实现档案信息化建设之后，档案的利用、保存和管理通过计算机来完成，这样科技人员只需通过计算机网络即可实现档案的查阅［11］，大大减少对档案原件的损毁，有力地保证了档案的完整。
1.2农业科技档案信息化建设是促进农业科学发展的需要加强农业科技档案信息化建设，利用信息化平台将农业科技档案，从“后台推到窗口”，从“室藏转向公开”［5］，实现档案信息资源共享，全面提升农业科技档案的开发利用和服务水平，进一步提高农业科研的效率;同时，更便于农业科技信息的二次利用和开发［9］，更好地为科技扶贫、科技下乡和科技咨询服务，对保证农业的科学发展，推动农业科技创新和现代农业建设具有重要意义［5］。
1.3农业科技档案信息化建设是推进档案工作目标管理认定的途径传统的档案管理方式工作量大，效率低，既费时又费力［8］。实现档案信息化管理后，档案的收集方式由指导代办转变为经由计算机网络检查督促［13］，确保了归档资料的完整，检索与查询通过网络就可以实现，使档案的利用更加快捷、方便，大大地减轻了档案工作人员的负担，使他们更好地从事档案收集整理和编研工作，进一步提高了档案工作的效率，全面提升了档案的规范化、现代化管理水平［10］，为档案工作目标管理认定奠定了坚实基础。
2农业科技档案管理存在的问题
目前，农业科技档案的管理多数是处于保管和利用状态，没有实现档案信息化的合理配置和科学管理，农业科技档案没有充分发挥出应有的作用［10］。
2.1档案的管理方式单一，工作手段落后由于档案工作受条件限制，档案管理至今还局限于传统的手工操作模式，计算机未能在档案管理及档案信息的存贮、加工上应用。“重藏轻用”问题普遍存在，档案一旦归档就被束之高阁，无法发挥应有的作用。
2.2档案信息化意识淡薄，利用率低部分科技人员档案信息化意识淡薄，对归档的重要性认识不足，为了自己使用方便，将形成的大多数科研资料保留在自己手上［2］，不能反映科研项目的全貌;目前，农业科研单位普遍存在重科研、轻推广的现象，有资料显示，我国每年取得的科技成果有2万多项，而转化率仅为20%～30%［11］。
2.3档案材料形成周期长，不规范由于农业科研工作周期较长，有些试验记载的数据字迹和纸张不规范、不准确［12］;有的课题文件材料中原件较少，复印件较多，字迹又不清楚，不适合长期保存;有的科研项目由于涉及多部门、多单位，以及由于科研人员的调动，档案材料易流失，导致档案材料缺乏连续性、完整性。
2.4部分档案人员业务水平低，服务意识不强档案管理中，缺少既懂一定的农业科研知识又有较强档案专业知识的专职档案人员;部分档案人员兼职过多，业务水平不高，致使其工作热情低，多为坐等上门的被动服务，主动服务意识不强，保密意识又淡薄，在一定程度上影响了农业科技档案的有效利用。
3农业科技档案信息化建设的几点建议
3.1提高思想认识和服务水平档案管理人员必须更新观念，改变传统的“重藏轻用”的管理方式，依靠信息技术实现资源共享［12］，为创新档案管理新模式打好思想基础;将原来“坐等上门”的服务方式通过网络实现直接提供利用，提高档案的服务水平;加大档案信息化建设的宣传力度，提高人们对档案信息化的认识程度［13］。
3.2加强档案的规范化管理档案管理部门要加大《农业法》、《档案法》以及《档案管理的有关规定》的宣传学习力度［7］，不断增强广大科技人员的档案意识，对在农业生产和科研活动中形成的原始档案材料及时进行规范整理，防止原始资料的流失，确保农业科技档案的完整性。
国家档案局在2002年的《全国档案信息化建设实施纲要》中提出，档案信息化是以资源建设为核心、信息网络建设为基础，信息法规、标准为保障的档案管理信息化建设的现状及其对策文/翟惜瑞综合体系，是一个很复杂的系统工程，绝非轻而易举。我们要科学地进行档案信息化建设，必须对其有一个基本正确地认识。这样，才能克服盲目性，避免在资金、人力、物力和时间等方面造成不必要的损失。我们要认真分析研究，按照上级和信息化总体目标和阶段要求，着手调研、制定未来的档案信息化建设目标和发展规划，使档案标准化与信息化保持同步发展。同时，要清醒地认识到档案信息化不是一蹴而就的，必须制定详细、周全的实施方案，分批、分阶段地实现。
2．突出重点，务求实效，确保档案信息化管理便捷化、共享化、惠民化。
当前，档案信息化建设的重点应放在电子文件的管理上。这样，有利于把数字档案信息资源建设前移至文件形成部门。对库藏档案的数字化要防止急于求成、片面追求结果、淡化过程、对困难估计不足的倾向。目前，各地都在加快档案信息化建设的进程。因此，要立足实际，对于文书档案、声像档案等通用性档案信息化应用系统，要在引进成熟软件的基础上，主要做好与现有办公软件的数据接口工作。
3．规范流程，强化服务，确保档案信息化建设实现常态化、合法化、稳定化。
档案信息化的首要前提，是档案管理工作自身流程的规范化。要结合实际，对现有的工作进行一次梳理。对于不适应、不符合的，坚决予以整改。要转变工作理念，从传统的“保管”上升到“服务”的理念。明确信息资源关键在于利用，否则，再好的信息化技术手段都是“摆设”。充分发挥局域网的快速、便捷的效能，建立内部的档案应用服务平台。
4．多方筹措，加强保障，实现档案信息化管理专人化、专职化、专业化。
[关键词]档案；信息化；管理
中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）02-0000-01
1.档案信息化概述
档案信息化概念是在档案行政管理部门规划和组织下，在档案活动中全面应用现代技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用的活动和过程。随着档案信息化成为一种趋势，中办发[2004]34号文件《全国档案信息化建设实施纲要》明确了档案信息化的目标和任务，是要提高计算机管理档案的普及率；建设和完善局域网，按要求做好政务网和互联网的接入工作。档案的信息资源建设是档案信息化建设的核心任务、是信息化建设取得实效的关键；信息资源开发程度是衡量档案信息化水平的重要标志。
对于从传统档案向档案信息化管理，已经基本完成了纸质档案数字化的工作，就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。纸质档案数字化能让档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用，满足人们的档案利用需求，这也是档案信息化的初级阶段。
当前档案信息化工作主要包括几个重要部分，如档案目录的数据建设，这可以从根本上提高档案利用效率、质量；档案全文数据库建设，可以保护档案信息、提高利用效率、提高档案质量，并且能够实现全文检索；加强档案多媒体数据库建设。在档案信息化过程中，要努力使档案信息化建设与本地区信息化建设同步发展，把信息化作为档案基础业务建设的重点内容，同时要坚持档案信息化建设发展、服务、安全三项基本原则。
2. 提高档案信息化管理的建议
2.1 提高对档案信息化建设工作的重要性认识
档案信息作为社会信息资源的重要组成部分，有着不可替代的原始性、真实性、可靠性以及广泛的社会性等特点。档案信息化建设要按照信息共享、网络共建、远程利用、服务为主的指导思想，要发挥档案部门的优势，大力开发档案资源，充分利用现代化计算机网络技术，面向社会、公众以及市场，着力提高档案信息服务水平。要加强档案信息化建设工作的领导，把档案信息化建设纳入本单位的工作议事日程，有计划、有步骤开展档案信息化建设工作。增加投入，确保档案信息化建设工作顺利开展，提高档案查阅利用效率，逐步实现全县档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化，为我县经济社会发展提供优质、高效、快捷的档案信息服务。
2.2 要加快信息化建设，进一步提高档案工作的信息化水平
加强档案信息化建设工作人才队伍建设。县档案局（馆）要积极创造条件，配齐配强档案信息化建设技术人才。各单位要配备专兼职档案工作者，且能熟练掌握和操作计算机。县档案局要加强对全县档案工作者的培训和指导，提高全县档案工作者开展档案信息化建设的能力和水平，为开展档案信息化建设工作提供人才保障。
2.3 建立完善的档案信息化保障体系
档案信息化标准规范建设标准规范是进行档案信息化建设的重要基础之一，是不可或缺的必要条件，然而在前期数十年的建设中，由于经验不足使得重复建设比较常见，而且各地建设都是按照自身需要发展，所以造成一种无标准可遵循的状态，而没有标准规范建设则会使得后期档案信息化工作越加艰巨。另外，档案信息化是一个长期任务，需要付出巨大的财力和物力，所以档案信息化建设必须从制度上、财务体系上、人员安排上予以保障，只有这样才能够使得档案信息化顺利推进，不断满足新时代对档案管理的需求。
2.4 数字档案信息安全管理
随着信息化建设的不断推进和信息化设备的日益增多，为了确保档案信息在网络中的安全流转，避免被黑客窃取和病毒破坏，档案信息化网络建设中信息安全技术应用不够全面，使得档案信息系统变得非常脆弱，易受来自各方面的攻击。从事黑客的人或组织可能会不断地寻找档案网络系统上的的漏洞，以潜入档案信息系统。一旦网络被人攻破，机密的数据、资料可能会被盗取，网络可能会被损坏，给我们的工作带来难以预测的损失。另外，世界上每天都有新的计算机病毒产生，同样会威胁档案网络的安全。
2.5 在系统硬件设备方面要求做到：
（1）只要制定健全的网络安全管理制度，做好档案数据的日常备份，并且加强网络设备和机房报警装置的管理。（2）内外网物理隔离。根据国务院及有关安全保密部门的网络安全规定，涉及国家秘密的计算机信息系统，不得直接或间接与国际互联网或其它公共信息网互相连接，必须实行物理隔离。因此，对档案部门的内部网络和国际互联网，要严格地进行物理隔离，防止不宜公开的内部档案信息通过网络连接泄露到外部公众网。（3）多子网网关技术，是目前认为最有效的一种防攻击的网络安全技术。即将内部网络划分成若干个安全级别不同的子网，实现内部一个网段与另一个网段的物理隔离。这样，就能防止某一个网段的安全问题在整个网络传播。针对某些网络，在某些情况下，它的一些局域网的某个网段比另一个网段更受信任，或者某个网段比另一个更敏感，通过信任网段与不信任网段划分在不同的网段内，就可以限制局部网络安全问题对全局网络安全造成的影响。（4）为了便于管理利用交换机或防火墙将所有的MAC地址与客户段IP地址绑定。当网络用户被分配或自行设定一个IP地址以后，防火墙系统就能接收到相应的地址广播，在防火墙系统上列出相应的IP地址与MAC地址，并可以选择是否把这个IP地址与相应的MAC地址绑定，这样可限定IP地址只能在一台指定的工作站上使用，既可以防止IP地址冒用，又大大方便了日常网络的IP地址管理。（5）每个厂家的物理设备有它独特的优点也有它不可克服的致命弱点，因此在选用档案网络设备时，尽量选用不同厂家不同型号的设备，做到优势互补，封堵网络漏洞，增强系统的安全性能。
2.6 系统安全和应用安全，要求做到
需要一种有效的防黑客扫描工具，定期对网络机器设备进行扫描。如果发现有黑客入侵或网络结构和系统结构的变化，及时发现危险信号并报警，而且能够有效纠正错误，调整档案网络安全策略。同时能够对档案网络的信息进行安全审计，自动形成日志，记录档案网络运行情况。另外，具备对局域网服务器、客户段以及其它网络设备的病毒监控、消息监听功能，具有对局域网内所有设备进行自动查杀毒的能力。
档案系统数据的安全是档案网络安全的核心，为了有效防止攻击和恶意篡改，要采用数字证书、动态口令、加密等手段，同时在存储方式上采用热备份、冷备份、远程存储等措施保存好档案数据，确保档案系统遭到攻击或瘫痪后，能以最快的速度恢复。
采取措施对档案信息、数据的来源设置跟踪机制。一旦发现有攻击行为，档案系统应该能够及时报警，自动采取相应的对策。如关闭有关服务、切断物理线路的连接等保证档案数据、信息良好的可靠性。
单一的产品不能同时完成多项功能。比如，防黑客的产品不能用来防病毒，不同强度控制不同风险，我们不能仅指望靠单一的网络安全产品来做到一劳永逸。我们必须进行统一的、均衡的安全策略的管理及实施，全面提高档案信息系统的安全防护能力。
3.结束语
档案信息化建设是一项艰巨的任务，是一个长期的过程。在档案信息化建设过程中，一定要高瞻远瞩，具有一定的前瞻性，遵循标准，同时考虑以后的需求以及系统升级的可能性；同时，档案信息化建设又不可好高骛远，应该根据自身单位的实际情况，分步骤进行档案信息化建设。
参考文献
（一）档案资源的共享性。在信息化技术的牵引下，实现档案资源的共享性，便成为档案信息化管理的终极目的，而资源的共享也能够使档案的价值得到最大程度的体现。而要达成这一目标，关键在于档案资源的信息化建设。档案资源具体可从以下两方面来分析：第一，依托信息技术的优势，促进档案信息的自动化、一体化管理，这样不但提高了信息检索速度，而且能够针对不同载体的档案，诸如图像类、文字类的数字化存储，通过计算机网络技术的整合，使它们转化为图文并茂的新资源，从而增加了档案信息资源的表现形式；第二，在计算机网络的运行环境下，能够实现档案信息的远距离传输，从而实现信息资源的共享。这样既明确了档案管理的内容及范围，又规范了档案管理工作的各项环节。
（二）档案资源的信息化。与传统的档案管理工作不同，通常意义的档案管理信息化是由有关的档案行政管理机构进行统一的组织和规划，并以现代信息技术为依托，采集、保存并整理档案中的信息资源，并提供档案信息的服务等。实际上，档案管理信息化从一定意义上完成了档案管理模式从实体保管到数字化管理的转变，为传统的档案管理工作提供了新的发展动向。信息时代下的档案管理虽然脱离了实体的保管，但在数字化和现代化的管理道路上，还需要依托相关的硬件和软件。具体表现在以下三方面：首先，有统一的信息设备和基础设施，以此为载体，建设数字化的档案管理系统；其次，在统一标准规范的指导下，建立信息资源库，并提供技术支持；最后，对信息化人才进行系统培训，利用信息技术的优势，提高档案管理的工作效率。
二、增强档案管理人员的创新观念和培训力度
在信息化时代的大背景下，档案管理工作人员除了具备丰富的专业理论知识和良好的职业道德操守，还需要有创新观念。信息化的新型技术要求档案管理人员具备独立思考能力，在兢兢业业的整理分析工作中，能够及时发现问题，并有效分析解决问题。拥有自身的独立思考，既能提高档案管理人员的工作积极性，又能使其在突破传统管理模式的前提下，对新发现的问题进行创新解答，从而拓宽档案管理的新型管理模式。
