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【关键词】办公室；精细化管理；责任意识
办公室，顾名思义，是提供办公的场所。既是直接为领导服务的的办公机构，也是协调、联系公司内外、传递信息、提供政策研究和决策参考意见的部门。办公工作综合程度高、任务重、事情多、责任大，对办公人员管理能力的要求也比较高。精细化管理是一种科学高效管理方式，“精”指的是要抓住管理的关键点；“细”指的是管理的具体量化、考核、督促和执行。精细化管理能够明确岗位职责，规范个人行为，提高工作效率，推动了企业竞争力的提升。新时期，在办公室中切实实行精细化管理，使企业管理有条不紊，打造出一支素质高、业务精、纪律严的优秀员工队伍，对企业的健康可持续发展有着重要的意义。
一、办公室工作精细化管理的难点
（一）岗位职责不明确。一些企业的办公室设置的岗位比较多，这些岗位并没有明确具体的职责，有的时候工作交叉重叠，有的时候一些工作没人做，员工之间互相推诿，工作效率低下。一些企业的办公室管理中虽然有岗位职责的相关内容，但是由于实施不严格，致使很多人工作目标不明确，工作内容不清晰，做事拖沓马虎，没有责任心，给企业带来了很大的损失。
（二）精细化管理认识不足。精细化管理并不是一个新鲜的概念，早在上世纪50年代就已经提出，并且实践已经证明了它的科学性。但是在我国很多企业的办公室工作中，却并没有发挥精细化管理应有的作用。有些企业的办公室人员根本就不知道精细化管理的概念，就根本不用提精细化管理的实施了。有些企业办公室工作人员虽然明白精细化管理的意义，但是由于工作懈怠，并没有在工作中实施精细化管理。有些企业虽然明确了精细化管理的内容，但是由于工作人员缺乏精细化意识，影响了精细化理念的推行和贯彻，影响了企业办公的质量。
（三）办公室管理制度不完善。一个企业的良好发展，离不开一个科学高效的办公室工作团队，一个优秀的办公室工作团队，离不开一个完善的办公室管理制度。办公室工作内容繁琐，要求工作人员必须有耐心和责任心，这个时候一个完善的管理制度，有助于工作人员责任心的提升。但是，许多企业的办公室管理制度不完善，有的疏于管理，有的过于依赖传统式的经验管理，一旦遇到棘手的事情，办公室人员很难应付，忙起来毫无头绪，工作杂乱无章，根本就发挥不了自己应有的岗位作用。
二、办公室工作精细化管理的策略
（一）明确办公室精细化管理的重要性。随着经济社会的高速发展，企业将面临越来越多的问题，要想在激烈的市场竞争中站稳脚跟、持续发展，管理者必须要提高自己的思想意识，在企业开展改革创新，推行精细化管理，打造一支科学高效的办公室员工队伍。因此，企业管理者必须要明确办公室精细化管理的重要性，提高办公室人员精细化管理意识，加强对他们的培训教育，使精细化管理能够真正融入办公室工作当中。
（二）明确责任意识。一方面企业要完善办公室人员岗位责任制度，使办公室人员“有法可依”“有章可循”；完善精细化管理考评制度，提高办公室人员的精细化意识，提高他们工作的积极性，为精细化管理打下坚实基础。一方面办公室人员应加强精细化管理知识的学习，严格实施精细化管理，提高办公室工作的科学化、规范化。办公室人员要加强责任意识，认清自身定位，对工作内容精益求精，避免出现工作纰漏，保障各项工作落在实处；提高自身的服务意识，以高效化、规范化的服务，保障办公室工作的顺利圆满完成；提高大局意识，协调好各部门之间的关系，促进企业的和谐发展；提高自身的创新意识，加强学习，充分发挥自己的才能，为企业的发展作贡献。
（三）提高精细化管理水平。首先是工作方式要精细化。办公室人员要深入到基层员工中，了解他们在工作中遇到的问题，做好信息资料的收集与整理，并向上反映他们的问题，为领导决策提供客观依据。其次是工作节奏要精细化。办公室人员要有科学合理的工作计划，耐心做好自己的每一件事，在各项文件的办理上严格把关审理，保障企业内部管理工作的高效有序。然后是监督管理要精细化。办公室要牵头做好内部管理工作，提高基层员工的参与度，使内部监管体制真正地落到实处，促进企业的良好发展。
三、结语
现代企业的发展离不开科学的管理理念，精细化管理作为一种科学高效的管理方式，是企业办公室管理的发展趋势。因此，企业必须高度重视办公室工作的精细化管理，提高管理意识，明确员工的责任意识，切实提高办公室的精细化管理水平，促进企业的健康可持续发展。
【参考文献】
[1]王建坤.\析新时期办公室工作精细化管理[J].管理科学，2012 （12）.
关键词：国企办公室工作 管理 精细化 研究
中图分类号：F276.1 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2016）4（c）-0000-00
山西省交通开发投资集团有限公司作为一个国有独资企业，一直致力于成为一个具备较强综合竞争力的交通投资主体，为国家基础建设做出了应有的贡献。精细化的办公室工作管理成为重要的发展环节。伴随着现代化的企业管理体制的不断完善与发展，办公室工作精细化管理越来越成为发展的精髓，对于企业的整体水平提升有着重要的作用。精细化管理不仅是一种现代化工作理念的体现，更是一种企业文化的生动呈现。精细化管理方式最早出现在发达国家的企业管理模式中，起初体现在社会分工上，精细化管理是现代企业管理的核心体现，更是在常规管理的前提之下，是对企业办公室工作常规管理模式的一种创新和延伸，能够更有效的降低管理耗用的资源，最大化的节约办公管理成本。管理责任严格到人到位是精细化管理的一大体现，“精细”更加体现在对管理责任的划分上，要求更加具体与精确，对管理者来说，更是一种责任强化的约束。国有企业办公室精细化管理要求不同区域之间进行合理明确的分工，并且进行密切的合作，企业各个部门需要在完成各自的工作分工之后与其他部门进行协调对接，针对管理工作中存在的问题，要加以重视，对于细节要更加关注，有针对性的解决问题，不断完善，最终实现整体目标的构建。
1 国企办公室精细化管理的重要性
1.1 精简工作流程
山西省交通开发投资集团有限公司的企业规模比较庞大，集团公司的办公室作为企业的重要保障部门之一，发挥着重要的作用，因此，集团公司的办公室工作是一个比较复杂繁琐的体系，不仅体现在行政管理、人事管理还关系到企业的形象宣传等，伴随着集团公司业务面的不断拓展，集团公司办公室管理工作的工作量相对较大，管理环节比较复杂，与此同时，办公室工作还会遇到一些突发状况，因此，办公室工作的管理难度较大。精细化管理就显得更为重要，精细化管理不仅能将国有企业办公室工作进行一个细致明确的划分，把宏大的管理目标进行块状的分割，将不同的管理工作细化到不同的责任人，最终对办公室工作任务进行一个整体的对接。如此的工作模式不仅可以有效的细化责任落实情况，而且能够最大程度上简化办公的繁琐程序，避免了日常工作杂乱无章的情况发生，对于工作流程进行的科学完整性更是一个有力的保障。
1.2 完善决策依据
集团公司办公室作为一个关键的中枢协调部门，需要接触多方面的信息，可以了解不同部门的经营生产情况，这一系列的信息是为集团公司领导层提供企业事务决策的重要依据，保障企业科学管理，高效经营，对于集团公司各个环节的持续运转有着重要的意义。精细化管理要求国有企业办公室的工作进行细致的分化，形成具体的工作任务，落实分配到每一个责任人的身上，细化明晰了岗位职责，通过办公室人员对各自工作的责任分解，层层落实，并进行有效的信息获取，制定出一个最佳的解决方案。针对在日常工作任务中发生的具体问题，应该及时发现，妥善解决，精细化管理可以让企业各方面的信息进行更有效全面的汇总，因此依照这些信息所提出的决策建议更加具有科学性和客观性，对于领导层进行企业决策工作有着重要的意义，对于明确企业发展目标，调整企业发展方向有着关键性的作用。
1.3 提高办公效率
集团公司多种经营业务的拓展，在一定程度上加大了工作量，企业办公室工作的工作细节相对繁杂，在具体实施的过程中，如果按照常规的工作方式，将会持续较长的时间，对于各部门工作的正常运转是一个极大的阻碍。办公室工作精细化管理可以科学的对工作事务进行划分，不仅能够保障工作细节的完善，还能够提高工作的效率，最有效的避免在工作过程中出现的工作漏洞，可以在最大程度上强化办公室工作的制度健全、流程的科学划分、工作绩效的科学量化以及工作责任的分解落实，能够在最大限度实现工作效率的高效便捷，对于公司正常的工作运转有着重要的意义。
2 实行办公室工作精细化管理的具体措施
2.1 细化岗位职责
岗位职责的划分是精细化管理内容的充分体现，精细化管理要求办公室工作根据集团多种经营业务和各部室、子公司的工作要求进行工作类型的细化，明确不同工作岗位对于工作职责的规范要求，设置合理的工作权限，对于办公室工作的正常运转起着关键性的作用。办公室工作精细化管理针对明晰的岗位职责有着两方面的体现：
第一个方面体现在办公室工作岗位权限设置上，办公室工作的划分需要进行细致的部署，不同的工作岗位因工作责任的不同，工作权力有着不同的设定范围，工作划分之后的具体工作负责人应该对自己管辖的权力进行明确的了解，对工作任务进行针对性的研究，制定科学高效的工作计划。对于工作中出现的问题应该根据自己的权力，对管理者进行合理实际的建议，发挥具体工作模块的专长，将工作处理的更加妥当。唯有将工作模块进行细致划分，实现精细化管理，专人负责，才能够保证每个环节的工作效能，最终实现工作目标。与此同时，在进行工作责任权限划分的过程中，需要明确企业的工作章程，不违规、不越权，高效实现工作目标，完成工作计划。
第二个方面体现在岗位职责的具体落实上，岗位权限的划分是要为工作的具体落实打下坚实的基础。这样可以保证工作内容具体划分成不同的模块之后，通过集团各部门之间有效的协调，最终实现目标整体性的整合。集团下设十几个部室以及多个下属公司，这些部室和下属公司作为独立的团体，又存在着工作上的联系。精细化管理成果的有效实现需要不同的部室和下属公司之间进行密切的协作，办公室要作为一个协调整合的部门，对不同的部室进行各部室和下属公司领导工作指示的传达，将不同的工作内容分配给各室和下属公司。同时，办公室要作为一个监督主体，负责对各部室的工作进度情况进行落实。对各部室之间存在的协作问题要进行有效的协调，更大程度上简化工作的程序，提高工作的效率。
2.2 建立健全工作管理制度
刚性管理制度也是现代企业管理体制中的一个重要模块，完善的工作管理制度对于工作过程中的各个环节都是一个强硬而有效的约束。没有规矩不成方圆，对于集团每个部室来说，制度不仅是约束，更是一种规范依据。办公室工作管理制度的建立健全是精细化管理的一个重要表现，然而完善的工作管理制度又包括两个方面，一方面是办公室工作的操作程序，另一方面是公平合理的绩效考核标准。
一方面，规范的办公室工作操作程序需要立足于办公实际情况，要针对办公过程出现的漏洞进行补充规范，制定出一个切实可行的操作程序，并根据实际情况制定一个统一的评判标准，并加强工作制度的具体落实。制度的保障不仅是对岗位职责的又一次细化落实，更是对责任权力的深层次的强化，同时对于防止办公人员违规违章操作有着一定程度上的约束与规范。另一方面，绩效考核也是管理制度的一个重要模块，奖罚分明在管理过程中有着明显的作用。制定一个公平合理的考核标准不仅可以优化办公氛围，还能够在很大程度上提升集团各部室职工的工作热情和工作积极性。能够更加有效的让办公室工作人员高效率完成工作任务，并且提升工作的主动性，提高工作的业绩，为企业的发展贡献自己应有的一份力量。
2.3 加强监督与培训
办公室工作的精细化管理落实需要不断进行有效的监督，通过监督机制的落实，可以推动集团目标任务不断前进。与此同时，应重视对办公室工作人员专业素质以及综合素养的提升，在日常工作中组织定期培训，增加办公室工作人员理论知识的储备，重视实际工作能力的提升，不断增强工作责任意识的落实。办公室工作的繁杂性特征更加意味着办公室人员的综合素质需要进一步提升，应重视对办公室人员专业能力以及综合素质的提升，为办公室工作精细化管理的良好发展打下坚实的基础。
3 结语
国有企业办公室工作精细化管理是我国国有企业制度发展完善的一个必然趋势，对于多种经营方式并存的集团公司来说，工作精细化管理更是一个可行性工作模式，因此，我们应该正确认识到国有企业办公室工作精细化管理的重要意义，不断在实践中进行摸索，为集团的改革发展提供源源不断的动力。
参考文献：
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[2] 何宝印.树立精细化管理意识推进企业和谐发展[J].政工研究动态.2010年07期.
[3] 刘新德，杨静怡，王新云.构建市场链考核体系实现企业精细化刊[A].中国管理科学文献[C].2010年02期.
[4] 李伟民.实施精细化管理提高企业质量标准化水平[A].第七次煤炭科学技术大会文集（上册）[C].2011年.
【关键词】精细化管理；办公室工作
精细化管理是一项社会分工细致、服务较佳的管理模式，具有科学性、明确性等特点。办公室工作纷繁复杂、职能较多，大至辅助出台方针决策，小至采购桌椅板凳，对工作效率、工作质量等要求较高。在当前办公室管理工作中，存在着管理方式不当、管理制度匮乏、职责混乱等问题，对办公室工作的有序开展产生了一定的阻碍性影响。
一、办公室管理工作中存在的问题分析
1.办公室岗位职责清晰性差，缺乏积极沟通
明确的办公室岗位职责，是办公室管理工作全面有序开展的良好基础。但是当前办公室管理工作中，普遍存在着岗位职责不够清晰的问题，员工与员工、部门与部门之间的联系相对比较匮乏。在这种办公室管理模式下，时常出现重复性工作、岗位空白、沟通不畅、信息不对称等问题。而办公室各项管理工作均需要密切配合，在积极的沟通与交流模式下，相互协助、共同努力。
2.办公室工作人员技能不足，影响工作效率
办公室岗位能力不仅仅包含专业理论、操作技能等，还要求每一位办公室相关工作人员均需要具备一定的岗位责任感，具有丰富的工作经验。办公室职责重要，工作任务繁重，工作内容较多，岗位具有精细化发展要求。在办公室工作中，工作人员必须坚持细致、认真的工作态度，具备较高的业务技能，还要有较强的职业道德感。但是实际工作中，却存在着工作人员态度散漫、工作拖沓、互相推诿以及能力不足等问题，影响着整体的办公室工作效率，也给精细化管理带来了诸多影响。
3.办公室管理制度不够健全，工作秩序较差
办公室工作具有复杂性、突发性等特点，各类工作任务可能随时“降临”。然而很多单位实际的办公室管理中，存在着相关管理制度匮乏的问题，实际的办公室管理处于杂乱无章的状态下。遇到各类突发问题，便会手忙脚乱，办公室管理的价值难以得到充分彰显。
二、精细化管理在办公室工作中的应用对策
1.健全精细化管理工作制度，保证各项管理工作井然有序
健全的办公室管理制度能够改善当前办公室管理中职责不够清晰、分工不够明确等问题。精细化管理理念下，以基于实际的办公室管理实际要求制定明确的管理制度，建立专业性、细致性的位职责划分体系，明确每一位工作人员的工作内容、工作项目等，并且对每一项岗位进行工作权责、考核指标的制定。基于指标评价相关人员是否能够胜任工作，保证各项工作的有序开展。
同时，还需要健全办公室工作制度，基于办公室管理目标以及工作计划等开展各项工作，培养办公室人员能够按照相关规章制度实施工作，保证办公室各项工作能够井然有序，在面对各类突发问题的情况下，也能够从容处理。比如可以建立工作日志制度或者是AB岗制度。工作日志制度，即通过建立工作日志的方式，调节员工的工作时间，通过日常事务记录、个人工作日志的记录等，保证各项工作的开展效果。对领导交办或其他科室、相关部门请求协助的临时性工作建立台帐。AB岗制度指办公室在合理设置工作岗位、完善工作职责的基础上，在相近岗位之间，实行顶岗或互为备岗的制度，防止出现“缺位”。
2.强化办公室工作服务意识，将被动服务转变为主动服务
强化办公室工作人员的责任意识与服务意识，是开展办公室精细化管理工作的重要基础。精细化管理理念下，办公室管理工作需要基于实际的管理要求，树立“细节决定一切”的管理理念。
在实际的工作中，每一位相关管理人员、工作人员均需要从细节处入手，增强自身的服务意识，提高个人的综合素质和业务能力，将被动型的服务模式转变为主动型的服务模式。同时，办公室管理人员需要从思想深处全面认识到精细化管理的重要价值，对外做好综合协调，对内与各位领导、各基层单位及各个部门之间做好服务与交流沟通工作，不断提升办公室管理的综合效果。
在此基础上，基于精细化管理要求，建立调查研究、公文运转、新闻宣传、档案管理等工作细则，做好“三个协调” ：一为协调上下级管理，积极合作；二为注重部门之间交流，争取配合；三为协调人员之间关系，加强合作与监督等。
3.构建精细化管理考核体系，发挥信息反馈的价值与意义
建立健全办公室精细化管理考核标准，是办公室精细化管理的重要组成部分。考核体系的建立，可以对办公室工作人员进行绩效考评，精确检验工作结果。
考核的项目可以基于实际工作需要予以确定，可以分为综合基础和业务工作等类别，再根据岗位责任书精细设定内容，比如业务工作部分，重点考察网上办公能力、组织重要会议的能力以及档案工作质量等，科学分配所占的分数比例，每个月考察一次，将考核的结果与办公室管理人员的薪资相互关联。
实践中，要坚持精细化的管理理念，明确制定考评体系，并保证考核的公平性与全面性。考评结束后可以基于考评的结果，将员工的岗位、薪资等相互关联，发挥信息反馈的价值与意义。行政管理中需要基于工作流程进行设计，建立工作责任问责制度，将细节性管理贯穿于各个环节中，明确完成时限、工作程序和具体要求，量化考核，办公室人员按月填报《工作完成情况统计表》，融入激励机制，月统计季通报，年终汇总，按考核情况进行评先评优，通过上述方式使细节成为推进办公室精细化管理、提高行政效能的基本理念。
三、结束语
精细化管理理念是一种全新的管理形式，办公室工作应用精细化管理，建立健全办公室精细化管理考核标准，能够更加全面发挥管理的价值，推进完善细节管理，提高行政效能，为现代办公室管理质量的提升奠定良好的基础。
一、精细化管理的主要内涵
精细化管理是以组织战略清晰化、内部管理规范化、资源效益最大化为前提的,与办公室参谋、抓协调、督落实、办实事的工作职能和围绕中心、多点多面的工作特点相一致。实施精细化管理,有利于提升办公室服务水平,提升工作成效,提升队伍素质。精细化管理是源于发达国家的全新管理理念,它是社会分工精细化以及服务质量精细化对现代管理的必然要求,是建立在常规管理的基础上,并将常规管理引向深入的管理模式,其主要目标是最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本。作为一种管理理念和管理技术,精细化管理通过规则的系统化和细化,运用程序化、标准化和数据化的手段,使组织管理各单元精确、高效、协同和持续运行。精细化管理最基本的特征就是重细节、重过程、重具体、重落实、重质量、重效果,讲究专注地做好每一件事,在每一个细节上精益求精、力争最佳。
二、运用精细化管理推进办公室工作整体水平的全面提升
办公室工作千头万绪,纷繁复杂。细节决定成败,细节决定结果,办公室精细化管理有利于充分发挥办公室职能,推动办公室管理创新,促进办公室工作整体水平的全面提升。
(一)强化精细管理意识,提升专业队伍素质
思想是行动的先导。培养精细化管理意识,是精细化管理中不可缺少的一部分,能促使工作人员在工作中采用缜密思维,提高工作效率,确保工作成效。精细化管理是一项关系到办公室目标任务能否快捷、高效完成的大事,每位办公室成员都要形成精细做事、精细管理的意识和严谨细致的工作作风,把重视细节作为一种素质、一种修养、一种工作态度,从小事做起,把小事做好,从细微之处见精神、见水平。在办公室工作中,要善于发现细节,把注意力集中到关键点、衔接点、隐藏点和创新点上。要坚持从基础抓起,从“细”上着眼,在“精”上下工夫,在“实”上做文章,真正使每位员工懂得并看到精细化管理所带来的良好效果,确确实实树立起精益求精、严密细致的工作态度,将精细化管理的理念积极融入到各自的日常管理、工作、学习之中。精细化管理最终的解决方案只能通过组织成员的整体素质提升的方式实现,提升办公室专业队伍综合素质是精细化管理得到顺利实施的基础和保障。高素质、高效率的办公室人员要求必须具备全面的办公室专业知识和丰富的办公室工作经验、政治素质过硬、责任感强、办事效率高,同时还必须具有任劳任怨、吃苦耐劳、无私奉献的精神。
(二)狠抓规章制度建设,完善考核评议机制
推行办公室精细化管理,要求办公室工作走专业化、流程化、标准化之路。要按照精确、细致、深入的要求,明确岗位职责,优化工作流程,完善岗责体系,加强沟通协调。要抓住办公室管理的薄弱环节,有针对性地采取措施,抓紧、抓细、抓实,不断提高管理效能。要通过完善规章制度建设,努力营造高效有序的工作氛围,减少人为因素的介入和工作部署的随意性。狠抓管理制度落实,建立健全和认真执行办公室的各项管理制度、岗位责任制度和工作程序,坚持按制度办事,规范办公室管理和服务行为。要根据岗责体系的要求,积极推进办公室绩效考核,完善考核评议机制。借鉴企业绩效管理的方法,科学设定绩效考核指标体系,坚持定量考核与定性考核相结合、综合考核和分类考核相结合、内部考核与外部评议相结合的形式,以增强考核的科学性、公正性和可操作性。坚持将考核结果与奖优评先、职务晋升等有机结合起来,完善考核评议机制,推动办公室各项工作水平的提高。
(三)培育精细管理文化,不断提升办公室软实力
办公室要努力将精细化管理上升为一种文化,使之成为打造和提升办公室软实力的重要途径。美国管理学家、行为科学管理理论代表人物梅奥通过著名的“霍桑实验”表明,工人不仅仅是由金钱驱使的“经济人”,而且是“社会人”,精神的力量、社会关系的影响对工人的行为方式起着特殊的决定作用。推行办公室精细化管理,同样必须高度重视精神和文化因素在办公室工作中的独特作用。通过加强队伍政治素质教育,积极营造出昂扬向上的文化氛围,形成每个办公室成员都自觉认同并努力为之奋斗的核心价值观。办公室人员要自觉实践服务育人、乐于奉献的核心价值观,努力做到围绕中心、服务大局,爱岗敬业、甘于奉献,雷厉风行、严谨细致。要把精细化管理当做一种工作要求：一种精神境界和一种文化素养,真正融入工作、生活当中,陶冶情操,提高能力,投身办公室工作实践,创造一流工作业绩。
总之,精细化管理是精在事前,细在过程,意在结果的管理理念。精心是态度,精细是过程,精品是成绩。精细化也是一种意识、一种观念、一种认真的态度、一种精益求精的文化。推行精细化管理是一个长期的过程,要有目标、有组织、有步骤,踏踏实实地向前推进。办公室要建立适合自身工作需要的精细化管理长效机制,把准行精细化管理与各阶段工作任务、目标、发展计划结合起来,切实提高办公室工作管理水平。
参考文献
[1]秦怀茂,从行政管理角度谈做好办公室工作的认识[J],新疆财经学院学报,1999,(4).
（开滦（集团）有限责任公司办公室公共关系科, 河北 唐山 063000）
摘 要：精细化管理是企业为适应集约化和规模化生产方式，建立目标细分、任务细分、流程细分，实施精确计划、精确决策、精确考核的一种科学管理模式。将精细化管理运用到煤炭企业办公室接待工作中来，是接待工作适应企业转型发展新形势、新任务、新要求做出的有益尝试，也是全面提高办公室整体服务效能和综合管理水平的必由之路。
关键词 ：精细化管理；煤炭企业；接待工作
中图分类号：C931.4
文献标志码：A
文章编号：1000-8772（2015）08-0147-01
收稿日期：2015-02-03
作者简介：张涛（1982-），男，河北唐山人，本科，助理工程师，开滦（集团）有限责任公司办公室公共关系科。研究方向：公务接待、公共关系管理。
精细化管理是企业为适应集约化和规模化生产方式，建立目标细分、任务细分、流程细分，实施精确计划、精确决策、精确考核的一种科学管理模式。开滦集团作为资源开采行业的大型国有煤炭企业，已经走过了漫长的130 多年。通过提升接待工作精细化意识、整合流程制度、完善接待设施、加强服务培训等手段实现接待和会议的规范化、标准化、数据化，使每次接待环环相扣，责任明确，力求精益求精，从而树立单位的良好对外形象。
一、精细化管理是做好办公室接待工作的必然要求
目前来看，国有煤炭企业普遍还处于岗位责任制管理阶段，有的虽然取得了一定的成绩，但主要还是依靠市场机会取得的，远没有达到精细化管理的要求。煤炭企业往往习惯于粗放式管理和定性管理，精细化管理程度比较低，浪费了很多原本可以创造更多价值的时间与资本。特别是在办公室日常接待工作中，经常要处理各项临时性紧急任务，工作量变化大，时间不确定性强，人员协调难度高，经常处于忙乱的状态，很大程度上制约了办公室服务领导、服务全局、综合协调功能的发挥。一是疏于管理、忙于事务。办公室接待人员的主要精力被一些琐碎的事务所牵扯，而真正利用制度管理、流程作业比较有限，大部分靠人在协调管理。二是疏于精细、责任淡化。接待工作环节流程不够精细，岗位职责不够健全，管理制度不够完善，不同程度地存在着责任不落实、工作效率不高的问题。三是忙于应付、疏于服务。主要是工作作风粗放，主动性、创造性差，忙于应付突发性工作，在接待、会议中的服务意识不强, 专业化程度不够。这就亟待在办公室接待工作中引入精细化管理理念。
办公室接待工作的精细化管理，必然以提高服务质量与效率为目的，运用现代管理模式，落实管理责任，将管理责任具体化、明确化，对管理对象实施精细、准确、快捷的规范与控制。办公室接待工作的精细化管理，要求结合工作实际，以各项工作细化、量化、标准化、精益化为突破口，研究探索精细化管理的可行之路，在接待中用心服务、精心服务,全面提高接待工作效能和提升企业形象。
二、精细化管理在接特工作中的具体应用
接待工作没有统一固定的模式, 只能因时制宜。要做好接待的精细化管理，就必须分析接待中遇到的各种情况，根据分析的结果采取不同的接待模式，全面提升工作水平。
（一）意识精细化
“天下大事, 必做于细。”可以说，接待工作是整个办公室工作中最需要细心的工作。从人员调配、参观路线的确定到车辆调度、会议室安排、宴请等所有的环节无一不要求精细。这就要求接待工作人员具有精细化的意识和服务意识，并将这种意识和理念贯穿到整个接待工作中去。
1. 大局意识精细化
接待工作是企业的形象工程，体现的是执行力和工作效率。
接待中工作人员的言语、行动和表现都会对企业造成很大的影响，所以接待工作人员必须培养大局意识，善于站在全局的高度，以单位的荣辱为己任来处理接待工作中的各种事项。
2. 创新意识精细化
接待工作进人常态化之后，工作人员就会按部就班地操作。但由于客户不同，相应的要求不同，所以接待服务也必须有所改变。这就要求随时修正接待方案中不足的地方，对接待的细节不断进行创新。可以说，保持对细节的创新意识是搞好办公室接待工作的秘诀之一。
3. 管理意识精细化
管理者和具体操作人员都必须依靠流程制度安排各项任务，只有人人都严格遵守制度规定，事事一丝不苟地按照流程作业，疲于应付的局面才能转为紧张有序。
4. 服务意识精细化
接待工作的宗旨是“为客人负责，使客人满意”。一个微笑，一句礼貌用语，都会体现出个人的素养和单位的文化背景。办公室作为一个单位的窗口，更应该树立良好的、细致入微的服务意识。
（二）流程精细化
明确接待工作岗位职责，对接待工作中的每个环节都要制定详细流程和工作细则，要将流程中的各项职能逐项分解到各系列、各环节、各岗位，让从事接待工作的员工明确“干什么”、“怎么干”、“干得怎么样”和“错了怎么办”。一切工作均按规章办事，按程序运作，按规程服务，确保人人有任务，个个担责任。流程精细化使每位工作人员全面了解接待的环节，便于在工作中对照执行，可以有效确保优质高效地完成接待任务。按照程序精简、环节顺畅、责任明确的接待工作流程，即使是第一次上岗的人员，也可以在标准化流程的指导下，轻松自如地完成各项操作任务。只要一切按流程办事，认真履行个人职责，接待工作的效率就会明显提高。
一、办公室工作精细化管理的难点
（一）权责不明确，沟通不当。权责明确，坚守岗位职责是办公室精细化管理的重点，同时也是管理的难点。目前，在办公室工作精细化管理的过程中，岗位权责不明确的现象十分明显，所以岗位工作的混淆会导致各部门和各岗位之间的沟通不当，出现很多的空白问题和处理不当的问题，这些问题的长期存在会导致岗位之间的密切沟通受到不利影响，从而影响办公室工作管理的有效性。另外，办公室人员之间沟通不当，也会导致工作人员逐渐丧失互相帮助、相互合作的意识和能力，从而影响工作人员工作素质的提升。（二）工作素质不高，效率低下。办公室工作与其他工作具有一定的特殊性，工作难度虽然不高，但是事情较为复杂，所以除要求工作人员具有较高的工作水平外，也要求工作人员要具有责任感和使命感。但是在办公室精细化管理的过程中工作人员工作不认真、缺乏细心、耐心，办事效率低、拖拉懒散等都是管理工作的难点，也是导致工作效率低下的主要原因。（三）制度不够健全，琐事繁多。由于办公室工作事情繁琐，复杂，突发性事件较多，在办公室工作的管理中如果缺乏健全的管理质素，就会导致员工工作无序，混乱，长期处在天天上班却没有正经事做的情况下，一旦遇到重要事情十分容易手忙脚乱，找不到解决问题的头绪。同时管理制度的缺失，领导也无法对员工进行细致化的管理，这也是导致员工工作无序、杂乱无章的主要原因。
二、办公室工作精细化管理的对策
（一）明确责任意识，加强岗位沟通。办公室管理工作的开展受多种因素的共同影响，但是想要实现管理工作的精细化首先就要明确岗位责任，通过管理人员的责任意识和服务意识提高办公室工作的效率和工作质量。因此，在实际的工作中，领导应该发挥自身的岗位责任，加强各岗位和各部门之间的沟通。另外，办公室管理工作无小事，所以办公室工作的开展应该从细节和小事入手，同时也要加强自身责任意识的培养，引导工作人员树立服务意识，这样才能够保证管理工作的顺利开展，而且办公室的领导一定要协调好各部门之间的关系，将服务意识充分贯彻到工作中去，以此来提高办公室工作的精细化管理。（二）提高员工素质，提升工作效率。员工素质是影响工作质量、提高工作效率的重要因素。办公室工作的繁琐决定在开展具体工作的过程中员工素质的提高是非常关键的。因此，办公室的管理人员应该在员工素质、技能和职业道德等方面提高员工的整体素质。在员工素质的提高上，管理人员可以定期组织培训和考核，提高办公室人员的工作能力，同时通过职业道德的培训能够提高员工的责任感和使命感，将责任意识充分深入到具体的工作中去，以此来提高员工工作的实效性。（三）健全管理制度，完善考评体系。健全的管理制度是办公室工作精细化管理的基础和保证，其能够为领导工作和员工工作的开展提供基础和保证，以保证办公室工作的高效开展。第一，办公室工作的开展首先要明确各岗位的职责，明确各部门的职责，明确每一个员工的工作职责，并制定量化标准，明确每一个员工的工作职责，降低员工偷懒、推诿的现象。第二，根据办公室工作的目标以及各项规章制度，完善办公室工作的管理制度，这样才能够通过规章制度保证办公室人员按照规章制度开展具体的工作，以保证办公室工作的有序开展。第三，建立完善的考评体系，将工作人员的日常工作、岗位职责、员工素质结合起来，并将其与绩效奖励进行挂钩，以此来提高工作人员工作的积极性。
三、结束语
综上所述，办公室工作的精细化管理要明确办公室内各岗位的工作职责，并要充分地意识到办公室精细化管理中存在的难点以及所在问题，并对此采取积极的解决对策，同时要根据办公要求合理安排工作时间和工作内容，这样才能够提高办公室的工作效率，以此提高企业的管理竞争能力。
作者:周玉梅 单位:中国水产科学院东海水产研究所
【参考文献】
［关键词］精细化管理；办公室；接待工作
0引言
社会细致分工与职业化的全新理念持续对我国企业的发展产生影响，在当前的形势下，企业管理人员只有不断提高自身的管理素养才能更好地管理企业。办公室通过加强精细化管理，不仅有利于改变工作人员的工作态度，还有利于提升总体的工作效率。若想确保工作人员更好地进行工作，企业管理人员应当不断在工作中吸取经验教训，并有效地执行办公室精细化管理。
1办公室工作精细化管理的必要性
办公室的主要职能是为领导决策服务、为机关基层工作服务，地位非常重要，其职能作用发挥得如何，在一定程度上决定和影响着单位工作的顺利开展。办公室的特殊职能决定了办公室工作以下几方面的特点：一是工作任务重、事情杂。办公室不仅承担着大量的文稿起草、综合协调、会议筹备、信息反馈、督促检查和接待安排等日常性的工作任务，同时，还要承担许多临时性、应急性和额外性的任务，经常是“上班先到、下班后走、白天做杂事、晚上做正事”。二是工作难度大、要求高。如在参与政务方面，由于办公室人员需要在事务性工作中花费大量时间，导致无法为领导及时分忧，参谋助手的作用发挥有限。三是工作影响面广、责任大。“办公室工作无小事”。办公室工作地位特殊，工作头绪繁多而又责任重大，一旦把握不好，处理不当，就可能小大事，甚至影响机关的正常运转、影响领导的威信、影响单位的形象。办公室工作的上述特点，决定了办公室工作必须走科学化、规范化、精细化的道路，“在被动中求主动、在无序中求有序、在务实中求精细”。
2办公室接待工作中存在的问题
2.1欠缺服务意识与工作热情
这一问题主要源于工作人员在接待工作环节不具备应有的热情，创造性不足，工作比较粗放，很多时候都是应付了事。服务意识在接待工作中极为关键，属于核心部分。判断一名接待人员是否合格，则需要看其是否具有应有的服务意识，而当前很多接待人员并不注重接待工作，服务意识愈发降低，只是忙于解决工作中发生的突发状况。
2.2岗位职责不明确
办公室的岗位类别较多，各类别岗位没有规定具体的职责，有些岗位职责存在相互重叠的问题，而有些岗位则发生职责悬空，这一现象较易令员工相互推卸责任，影响工作效率。此外，由于管理工作欠缺规范性，导致办公室岗位职责划分不明确，使工作沟通受阻，进一步会影响员工的工作积极性。
2.3办公室管理制度不完善
办公室工作具有繁琐和突发性的特征，但诸多单位的办公室没有完善的管理制度，表现出盲目的工作状态。有些办公室领导遇到事情较易慌乱，遇到问题则会手足无措，甚至连下属也会如此，办公室工作毫无章法，这些都是由于办公室管理制度不完善造成的。
3精细化管理在办公室接待工作中的应用策略
3.1加强工作人员的精细化服务意识
3.1.1加强工作人员的责任感
办公室接待工作量庞大，诸多工作十分细致。精细化管理要求工作人员具有较强的责任感，极力做好所有工作，全身心投入到工作中，保证工作质量，将接待工作做好，减少工作失误率，以此不断提高工作质量。
3.1.2加强工作人员的服务理念
服务理念已成为确保办公室接待工作质量的主要一环。在接待中，礼仪必须周全，有利于提升企业的总体形象。所以，接待人员必须了解相应的礼仪知识，透过无声的肢体语言对客户表达企业的敬意，并且还应当具有良好的合作能力与心理素质，以免在接待重要客户时发生紧张或者由于工作量较大而产生烦躁的情绪。这些标准也决定了工作人员应当具备较强的服务意识，只有认真接待所有客户，才能提高接待工作的质量。
3.1.3提高工作人员的创新意识
要想保障接待工作的有效实施，工作人员则应当具有创新意识。在工作当中，工作人员应依照接待对象和接待标准的不同，灵活使用相应的接待方法，从而规避工作过于呆板、缺乏创意；其次，工作人员要及时发现接待工作中的欠缺方面，并使用全新的工作方法进行完善，注重细微工作方面的创新，从而提高服务质量。
3.2明确工作职责，加强沟通
单位一旦未明确所有部门的岗位职责，工作则会紊乱，工作人员相互间会互相推脱，从而影响办公室接待工作的质量与效率。所以，单位应当明确相关人员的工作职责，将接待工作具体落实到部门、个人，令办公室接待工作可以有序进行。办公室人员之间还需勤于交流，人员相互间应当充分理解，相互协作完成上级领导指派的任务。而上级领导也需要做好沟通工作，将详细的接待方案和信息采集落实到位，一旦发现问题，则需及时修改，以便为办公室接待工作打好根基。
3.3完善办公室管理制度
精细化管理不能脱离管理制度的支持，只有具备完善的管理制度，才能保障精细化工作流程有效执行。首先，办公室应简化办公室工作的岗位职责体系，并及时处理岗位职责模糊、分工混乱的状况，真正解决办公室工作死角，确保所有工作能够有效执行；其次，办公室应当落实所有岗位的权责，明确考评制度，通过量化解决工作评估的问题，令考评工作可以达到有理有据；再次，办公室要建立完善的办公室工作制度，依照办公室管理的计划和目标制定办公室的制度，办公室工作人员必须依照规范处理相关问题；最后，在工作当中，办公室要建立完善的员工激励制约制度和绩效审核方法制度，令工作人员具有竞争意识，为工作人员营造一个良好的工作氛围。
3.4完善日常接待工作的精细化流程
办公室接待工作有别于其他管理部门的工作，这份工作不具备固有的模式，服务方式随时会变化，若想有效展现办公室精细化接待工作的作用，办公室应当完善日常接待工作的精细化流程。首先，接待工作人员需依照接待的具体状况随机应变，及时找出问题并修补问题，令办公室接待工作更加精细。例如，在会议管理中，对于会议管理的问题，办公室接待人员需认真依照相关准则放置会议室所需的物品，认真检查会议室的桌椅、灯光、电脑以及导线衔接是否稳固，避免出现问题；对于会议室的卫生环境，接待人员需定期通风，确保会议室的空气流通，为参加会议人员提供一个良好的会议环境。其次，接待人员可按照实际状况，制定接待服务准则，将被接待者的住宿房间、宾馆详情、天气情况、就餐时间、地点和日程编排给予详细记录，有利于被接待者及时了解具体的状况。最后，接待人员在接待时要尽量热情、注意礼节，通过为客户提供餐点、饮品、拥有单位标志的相应物品，获取客户的信任与好感，提高单位的声誉，从而为洽谈工作做好铺垫。
4结语
办公室属于一个小社会，也是一个大舞台。新的形势下，接待人员的工作责任愈发加重，办公室工作人员应当具有责任感和事业心，以此来提升办公室工作的科学化。
主要参考文献
［1］肖慧敏.论精细化管理在办公室接待工作中的应用［J］.商业经济,2013(4).
