时间：2023-07-14 16:25:55
序论：在您撰写高校数字档案馆建设时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
关键词：数字档案馆；档案信息化；高校
中图分类号：G642 文献标识码：B 文章编号：1002-7661（2013）34-006-02
高校档案馆作为社会信息资源系统的一个重要组成部分，集合了教学、科研、党政、宣传、管理、外事、基本建设等各种门类的信息，是高校信息资源的聚集地。随着高校教育改革的深入进行，高校档案在学校越来越多的方面起到至关重要的作用。在技术发展的新形势下，建设数字化档案馆是当前高校档案工作的迫切任务和必由之路。高校要充分运用计算机技术实现档案管理自动化，对馆藏档案进行普遍、全面的数字化处理，建立各类数据库，在文档一体化建设的前提下进行档案收集，在网络化背景的基础上提供档案的开放和利用。
一、数字档案馆的含义
数字档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，是存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户构成的数字档案馆群体。其主要功能包括数字档案的接收、采集、管理、利用和系统维护。
二、高校数字档案馆建设中存在的问题
1、数据不规范、标准不统一
标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要。从整体来看，大部分高校仍未能解决数据标准化问题，档案馆系统基本上都没有遵循国际标准，功能单一，标准化水平低，数据不规范，致使大多数档案馆无主题标引，难以实现资源共享。
2、技术条件受限
从技术条件来看，数字档案馆建设是一个系统工程，需要多项关键技术支撑，这是一项涉及超大规模数据库技术、网络技术、数字化技术、数字档案标引技术、多媒体信息处理技术、基于内容的检索技术、数据库与分析处理技术、自然语言理解技术等内容的系统工程。然而，目前大多数高校数字档案馆建设的投入与产出不成比例。建设数字档案馆所需的硬件设备、软件投入巨大，数字档案馆的建设与利用对于建设者还有很重的经济负担，所以很多高校并不具备建设数字档案馆的条件。
3、电子文档的归档难问题突出
随着计算机无纸化办公的发展，学校各部门大都采用计算机进行业务管理，在工作过程中形成了大量的电子文件，根据不同的任务目标、不同的业务，使用不同的管理软件，输出各种类型的文件格式，造成归档不便。
4、档案信息数字化的对象问题
档案馆保存的档案历史悠久，不同档案的价值不同、保管年限不同、开放利用时限不同、保密程度不同，档案馆必须按照统一标准划分哪些档案信息可以数字化、哪些档案信息目前不需要或暂缓数字化。
5、档案管理人才培养问题
目前很多高校的教师学历水平呈逐年上升趋势，但是在档案管理岗位出现“偏科”，档案、信息处理复合型人才相对缺乏，影响了档案信息数字化进程。任何一个数字档案馆工作的正常运行都离不开一支知识结构、储备合理完善的队伍，为了这支队伍的建设需要，应着手培养和引进一批人才，培养和提高他们的技术知识、设备使用情况已经人员自身政治素质，促使这支队伍成为具备灵活运用现代化技术技能，能够开发档案信息化项目和产品的队伍。
三、高校数字档案馆建设思路
如今高校校园网覆盖校园各个区域，整个校园基本实现信息传输网络化。同时在教学、科研、管理等活动当中形成了各个门类的档案实体凭证，建立了与档案实体相关联的各类信息资源库，这些给数字化档案馆的建设提供了契机。
1、加强档案数字化基础建设
拥有先进的基础设施是建设数字档案馆先决条件。目前高校应根据数字档案馆的功能需求建设完善基础设施，主要包括：计算机网络设备、数字化设备、档案系统管理软件、存储设备、服务器、摄像机、扫描仪、光盘记录设备等。其次，综合管理系统平台也是数字档案馆为了适应时展而应具备的基本功能。
2、数字档案馆资源库建设
传统档案资源数字化主要使用计算机及相关技术管理档案资源，建成各类专题全文数据库，即档案资源库。一般包括目录数据库，元数据库，内容数据库。具体来说，有以下几种专业数据库：（1）教学档案数据库。主要包括教学计划，教学大纲，教学检查及评估，教学改革，专业发展规划，教材选择与建设，教学管理条例等教学方面的数据资源，学生学籍管理，学生学位管理，学生成绩管理，学生教学评价管理，学生专业证书考试管理等与学生在校学习有关的数据资源。（2）文书档案数据库。文书档案是在行政管理事务活动中产生的，通常是由办理完毕且具有保存价值的文书转化而成。文书档案既是一个单位过去发展历程的缩影， 又是现在管理建设状况的记录，因此在整个行政管理工作中发挥着极为重要的作用。（3）科研档案数据库。主要包括科研成果管理、科研项目管理、科研基地管理和科研人才管理四个方面的资源。
3、制定标准规范和安全管理体制
数字档案馆标准规范的制定是数字档案馆建设的基础性工作，包括档案管理制度、档案保密制度、数据标准化、电子文件标准化。数字档案信息的安全管理维护，主要是指维护数字档案馆的资源安全、网络运行安全、物理安全、信息安全保密等。网络的正常运行是基本前提，重点是做好计算机病毒的防御，确保网络环境安全绿色。实行严格的权限管理和管理员制度，以保证系统有较高的安全性与可靠性。对于非公开的档案信息要做到局域网访问，断绝与外网的连接。采用防火墙、身份认证、数据备份等安全防护措施，确保档案信息和系统的安全。应当高度重视数字化加工、电子文件接收等过程中的安全保密管理工作。
4、档案管理人员队伍建设
高校应提高对培养档案优秀管理人才的重视，数字档案馆是集网络技术、操作系统、管理系统、多媒体技术等于一体的现代高科技项目，需要信息采集、处理并数字化的人才；计算机操作、网络维护、系统开发的科技人才；档案信息分析、研究与咨询的专业人才。所以高校在对档案管理人员的培养要有针对性，既有专业人员，又有复合型人才。
数字档案馆是高校档案馆未来发展的必然趋势，是一项庞大的系统工程，需要按原则、分步骤，有理有序、循序渐进的进行。高校要在建设数字档案馆的过程中不断积累经验，从而更好地为师生服务。
参考文献：
关键词:高校数字档案馆;必要性;建设
中图分类号:TU242.3 文献标识码:B 文章编号:1009-9166(2009)08(c)-0123-01
一、高校数字档案馆建设的必要性
(一)高校档案利用现代化手段的需要。各高校档案馆和各单位所藏的档案、资料基本上都经过规范化整理,编制了案卷目录、卷内目录、专题索引等检索工具。随着教学、科研等各项工作的开展,一方面造成各类档案大量增加,档案馆馆藏不断丰富;另一方面学校对档案的利用需求也大幅度增加,如果仍然用传统的手工操作,用户利用档案时,要反复调阅原件并逐个查看,这不仅使大量珍贵档案受损严重,而且给用户带来极大的不便。(二)是社会各界对档案利用的需要。一流的大学必须有一流的管理和一流的信息服务,数字化档案馆就是把照片、底片、基建图纸、学籍卡、校内外新闻录像及专题片等数字化、数据库化、信息化和网络化,广大师生和校友要利用档案,可以在自己的办公室内通过校园网下载、打印。海内外校友也可通过互联网将自己毕业后所取得的成果,直接登录到档案馆服务器上,将重要奖状、奖品原样扫描上载到服务器。这样不仅可以大提高档案利用效率和档案管理水平,更重要的是通过互联网可向全国、全世界宣传自己的学校和学校所取得的累累硕果。(三)是搭建及时采集电子文档归档平台的需要。随着现代信息技术的普遍应用,几乎所有师生撰写论文、专著、起草各种管理性文件,制作各种统计报表,早就应用了计算机,这就产生了大量的电子文档资料和各种信息数据库等等。同时高校数字化校园环境的不断完善,各单位都在校园网上建立了自己的网页,这又制作了大量现行的网页电子文档。
二、高校数字档案馆建设的任务
(一)档案信息资源建设。1、将现有馆藏档案信息资源数字化。其原则是“抢救优先、利用优先、逐步扩展”,指导部分档案的全文数字化的实施。所谓抢救优先,就是在全文数字化中优先考虑因特定时期,特殊原因造成的档案形成和保管条件限制而导致部分损毁的档案、纸质较差或酸度较高的档案,优先进行了全文数字化。限于目前档案信息化资金投入的局限,将这些档案先行数字化十分必要。所谓利用优生,就是根据目前高校利用的实际情况,优先把“涉民”档案全文数字化。把那些涉及人民利益的如:学生学籍卡、录取名册、成绩册、毕业生电子注册编码、照片、底片、基建图纸、学校新闻录像、专题片等。2、电子文件的收集和归档。高校建立起统一的数字档案管理平台,各单位兼职档案员要对本单位所产生的电子文档、网页及时集、上传,否则所产生的电子文档过段时间后会自动删除,造成电子文档“自生自灭”,给档案工作带来损失。3、档案网站的建设(把数字档案在网上出来)。提出控制论的数学家维纳,在其著名的、包含人文关怀的著作《人与人的用处――控制与社会》中明确指出:信息的价值在于传播,而不在储藏,任何“意义”、“价值”一类的判断,在没有传播的情况下都成为无意义与无价值的。档案部门要及时跟上时代的发展,尽量采取现代信息处理技术传播档案信息,以最大限度地发挥档案的作用。各高校可以建立校园网、外部网、互联网,同时把上述非保密的档案信息通过互联网,向全校各级领导、广大师生提供重要档案全文检索、目录信息检索、照片底片、基建图纸以及校园新闻录像等媒体服务。(三)档案信息化保障体系建设1、人才队伍建设。人才队伍建设包括:信息处理技术队伍、计算机软件应用与数据录用队伍、档案信息开发利用队伍的建设。建立数字化档案馆人才队伍建设是关键,因此,各高校要重视档案队伍建设,要对年轻的档案人员进行继续教育与培训,提高业务水平,更新知识结构,另一方面,学校档案馆要不断引进计算机专业人才,并对其进行档案业务知识培训,只有这样才能使他们既懂业务又精通计算机技术的复合型人才。2、标准规范建设。标准规范建设犹如交通规则,这是数字档案馆能否有条不紊、顺利建设的有力保障,现在各高校在建设数字档案馆时普遍存在的问题是管理系统不统一,五花八门、自成体系,这样,不仅造成经济上的大量浪费,而且各高校之间的经验交流也受阻,不利于发展。因此,名高校在建设数字档案馆时要强调标准规范。标准规范包括:管理性、业务性、技术性的标准规范。(四)档案信息管理系统建设1、数字档案馆的概念结构。数字档案馆作为一种信息系统,它由四大部分组成,即档案信息源、档案信息处理器、档案信息用户和档案信息管理者。利用概念结构最能体现数字档案馆信息的流向,在数字档案馆中,档案信息是从文件形成部门经过档案部门的整理等工作,最后提供给用户,信息处理器按概念又可分为档案信息的收集、整理、鉴定、保管等一系列流程。数字档案管的概念结构,说明了人与人之间的关系、人与计算机之间的关系。2、数字档案馆的软件结构。数字档案馆作为一种信息系统必须依靠软件才能实现其功能,数字档案馆的软件就是我们平时所说的管理系统。各高校要根据自己本单位的实际情况,选择适合自己的软件。当前国内从事数字档案馆软件开发的厂商不少,不同的软件其结构和功能均不一样。3、数字档案馆的硬件结构。数字档案馆的硬件结构是数字档案馆的基础结构,它主要由输入子系统、输出子系统、存储子系统、服务系统等组成。其中的硬件投入各高校可根据自己的需要选择,它主要是描述数字档案馆硬件的组成部分及其关系,硬件结构图还须描述硬件的性能。但性能必须视数字档案馆的规模及数据量而定,并没有统一的标准。其中输入子系统包涵着档案数字化技术:由扫描仪、照片机、摄像机、视频集等构成;输出子系统包涵有数字化输出技术:由打印机、彩喷机、画图仪、展览、出版等构成;存储系统包涵有数字化存储技术:由磁盘、光盘、磁带、磁盘阵列等构成;服务系统包涵有数字化技术:由网上信息、新闻媒体构成。
作者单位:湖南人文科技学院
作者简介:谭伟贞,女,湖南人文科技学院综合档案室。
参考文献:
[1]郑鸥.关于档案全文数字化工作的思考[J].中国档案,2007(2)
辽宁大学历史学院， 沈阳 110036
[摘要]高校数字档案馆是学校应用现代信息技术环境下应运而生的新型档案馆。当今的高校机构以及其相应的教育体系越来越与科学技术密切联系，在信息时代的潮流下，高校数字档案馆是必然趋势。
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关键词 ]数字档案馆；高校；建设策略；信息技术；数字化
新阶段的数字信息技术涉及到社会的各个角落，高校数字档案馆是“数字化校园”的重要组成部分。高校数字档案馆是在现代数字信息网络技术的基础上，“利用数字化手段进行存储，以综合档案信息资源为处理核心，以超文本技术进行信息查询，以高速宽带通信网络设施连接到全球各地，并对学校所有档案资源进行有效地组织管理，以更高的效率将档案信息提供给每一个利用者的一个基层的学校档案数字库。”[1]
近几年，高等教育改革促使网络教学的发展。各种课件、网络课程、视频教学等现代方式的出现，新的教学方式对数字档案馆的建设有了新的要求，而且高校出现异地办学、合并办学和合作办学的现象，因此一些高校已突破了在空间上相对集中的教学模式和组织构架，促使档案信息的结构要素也呈现多元化的现象。
一、信息资源建设策略
数字信息资源以计算机技术和多媒体技术为基础，以数字形式存在的一种计算机处理信息形式。高校建立档案数据库，如学生教务系统、校园网信息系统、科研管理系统等，学校的教学、科研、管理等方面的纸质文件及办公自动化系统中的电子文件甚至是网站网页上的正式的电子公文及校园工作信息，学校活动的宣传报道等都属于数字信息资源。因此数字信息资源需要收集与利用的，尤其是科研成果论文、论著等学术成果，都要进行收集、整理和利用。
1.信息资源数字化策略。高校数字档案馆信息资源丰富，比如说学生档案、教工档案、科研档案等等，建设这一过程需要数字化信息生成技术来进行。信息资源数字化包括文本和多媒体的录入和采集。主要应用于传统档案的信息资源数字化和文本和多媒体信息的数字化。
2.信息资源存储策略。包括媒体的保存、更新、迁移和转换。
3.信息资源共享策略。由于高校数字信息涉校内事务多方面，因此需要全校各个机构的合作来保存数字信息，来实现信息资源的共享，因此建立一个统一的档案管理系统平台是建设数字档案的前提条件。
二、组织与管理协调策略
我国档案工作实行统一领导、分级管理的原则，各级别类别的档案机构应具备相应的机构设置与管理职能。而网络平台的的广阔性，并且在存储容量大具有优势，因此需要专业的组织与管理，决定了数字档案馆组织与管理的特殊性。
1.组织策略
（1）组织体系。从全校档案资源整合和档案事业发展的角度来看，数字档案馆贯穿于高校信息资源之中，因此，从统一的规划和部署的标准来完善高校档案行政管理。
（2）组建方式。“高校数字档案馆资源的统一管理、永久保存和有效利用是组建数字档案馆的根本出发点，统一管理取决于标准体系的建设，永久保存主要取决于数字档案馆的技术支撑体系的建设，而有效利用则取决于档案资源的整合、集成与共享的程度。”从国家档案事业发全局看，建设高校数字档案馆需要在国家档案局的统一领导下，依照规定，实行数字化档案信息的收集、整理、存储、管理、提供利用、搭建平台、系统运行维护以及数据组织、数据存储、数据访问等技术标准和管理规范，以此形成高校数字档案馆的基础体系结构。
2.管理策略
建立数字档案馆需要具备完善的管理体制和合理业务标准。包括标准化与规范化管理、档案管理自动化、档案信息管理系统和管理服务体系的建设。
三、技术应用策略
高校数字档案馆的建设与发展，数字资源的组织与存储等涉及了顶层设计、海量数据存储、知识数据管理、多媒体数据检索访问、数字资源长期保存等专业技术，数字档案馆的顺利运行需要大量的先进技术来获得保障。
1.顶层设计技术与方法
顶层设计是一种体现总体管理过程的设计方法（Top-Down）。顶层设计要求以整个学校的角度考虑用全局视角去设计数字档案馆的方案并实施，并且体现整个数字档案管理机构的系统性，制定和明确任务目标。顶层设计的全局性与发展性能够有效保障数字档案馆的建设。
2.海量数据存储技术
随着校园数字化的不断深入，各类归档的电子文件日益增多，海量信息存储的需求在不断增强，这不仅需要用海量存储设备进行存储备份，更需要提供数字化档案信息的网络化服务利用。这就需要借助于网络的在线存储技术以获得更可靠的、更安全的存储空间，提供更快速的访问。其中包括直接附加存储（DAS）技术、网络附加存储（NAS）技术、存储区域网（SAN）技术、内容寻址存储（CAS）技术。
3.知识管理与数据挖掘技术
随着高校的发展，校园积累的档案数据量迅速增长，面对校园档案馆保存的海量数据，需要考虑如何运用数据挖掘技术与知识管理的相关知识，对档案数据进行分析、整合、挖掘与共享，充分发挥档案的价值，为高校活动提供知识服务。
4.多媒体数据访问和检索技术
多媒体档案将会逐渐成为高校数字档案馆中重要的信息资源，如教师授课课件及视频、校园宣传片、高校历史等。基于内容的信息检索（Content-Based Retrial）是一种新的数字资源检索技术，是对多媒体对象的内容及上下文语义环境进行检索。主要包括三种类型：基于内容的图像检索、基于内容的视频索引、基于内容的音频检索。
5.数字资源长期保存技术
高校数字档案馆建设需要对其数字资源的长期保存。数字档案馆的长期保存主要应从应用系统的软件和网络存储的硬件来研究。
6.服务导向体系架构技术
SOA（Service-Oriented Architecture）是一种面向服务的体系架构，能够支持系统架构者从面对业务需求的变化，帮助系统架构者站在一个新的高度理解复杂系统的各种组件的开发与功能部署形式，以迅速的方式来架构整个信息系统。基于SOA技术架构高校数字档案馆的关键在于提供各种“服务”，即系统中精确定义的、封装完善的、独立于其他服务所处环境和状态的函数。支持多个实体档案馆基于统一的数字档案馆服务平台来开展现代档案管理的综合业务工作。
四、保障策略
1.安全保障策略
在数字档案馆需要解决网络信息安全的问题。要解决这类问题，需要加强档案信息资源安全保障技术的研究，来保障档案资源的原始性、完整性、真实性。入侵检测技术、容灾技术、防火墙技术、数字水印技术以及加强对重要数据的备份工作，都是维护信息资源安全的重要措施。
2.人才策略
“数字档案馆的建设和运行需要人才力量的支撑，包括信息主管、网页编辑人员、数据处理人员、信息鉴定人员、在线服务人员等，进而打造满足数字档案馆建设需要的人才队伍。”所以，首先要培养和引进理论与实践相结合的知识技术型人才，并且不断进行档案信息技术及理论知识的学习与培训，在整体层次上提高工作人员的素质。
高校数字档案馆则是将学校里的各项事务、教师与学生的档案资源等材料进行数字化，存于计算机之中，然后再向校园网中，以数字档案的形式向全校师生甚至是全社会提供查阅利用。如何在信息时代建立一个高层次、专业化、服务型的高校数字档案馆应当值得人们去关注。
关键词：独立学院；数字档案；档案管理
我国独立学院诞生于90年代末期，其发展迅速，截止至今在全国已有300多所。独立学院建校较晚，建设档案工作起步晚，独立学院既要面临的是档案的初见的困难，又在互联网时代的要求下，进行数字档案馆建设的双重难题，即是机遇又是挑战。
1 天津市独立学院档案管理与建设的现状分析
针对天津市的十所独立学院档案建设情况进行调查，并对其档案管理现状进行了分析。调查结果表明，档案管理作为一项暂时看不到效益的基础工作，不被学院领导重视，并且工作基础薄弱。从调研情况看独立学院档案工作存在以下共性问题。
缺乏专门的档案管理人员。由于办学历史不长，公众的档案意识不足。从学院领导到各系、处室等部门对档案的收集、立卷、利用敏感性低。还有一些独立学院档案管理人员是返聘的退休人员，他们进行档案临时管理，流动性大，不利于档案的建设与管理。还有一些兼职档案收集整理归档人员本不是档案专业出身，同时还兼做其他工作，专心研究档案管理的精力有限，也不利于独立学院档案事业的发展。
缺乏完善的管理制度。管理制度不健全，操作不规范。由于档案意识薄弱，又没有制度制约，责任不清，档案材料不能统一整齐归档，有的落在个人手中，有的工作人员觉得不重要随手丢弃。工作电子化后，有的文件修改直接在上次工作基础上变动，为以后档案的收集带来了困难。
独立学院档案工作资金投入不足 。在硬件方面，库房设备还不完善，有的没有专门的库房，有的也是一个小库房，也都没有购买干湿机器对库房的干湿度控制，库房条件相对简陋。软件方面，没有专门的档案办公软件，还是停留在纸质档案的收集立卷的情况下，这样给工作人员增加了工作量，查阅档案也带来不便，档案自动化管理程度不高。
总体而言，档案资料是独立学院在其发展过程中直接形成的原始记录，是学院发展中最重要的载体之一，是衡量教学质量、科研水平与管理水平的重要的尺子，在本科教育教学评估中起着很重要的作用。但是就目前档案工作现状看，独立学院档案管理工作现状总体形势不容乐观。
2 构建“互联网+”时代的档案馆对策
1、建立规章制度，强化管理，提高工作效率
一是独立学院应该有档案管理专门部门，强化管理工作。二是根据《高校档案管理办法》建立档案各项规章制度，建立管理制度，使档案工作制度化。三是建立档案具体管理办法，按照分类方法编写实体分类法，以及一系列安全管理、服务借阅等制度，细化档案归档流程、范围与期限表等，使工作的各个环节做到依规办事。
2、加强专兼职档案人员业务指导与培训，提高档案工作人员综合业务素质
档案工作者的素质是档案管理与建设中的关键环节。具有一支技术强和稳定的专、兼职档案管理人员队伍，在日常工作要加强专、兼职档案人员业务培训，才能够做好档案工作的。就本院情况而谈，我院档案室每年组织一次档案员培训，每年举办档案员评比活动，组织学院有关方面对各部门档案的整理情况进行评比，评选档案工作先进个人，调动工作人员积极性，同时也是展示优秀档案整理标本，互相促进学习的平台。
3、加快独立学院档案建设
独立学院档案数字化建设，是随着信息化发展，计算机普遍应用，“电子政务”开展，顺应时展而产生的。加快数字档案建设，创新服务方式是独立学院档案工作在大数据的生态背景下面临的机遇和挑战。档案数字化建设将分散的以不同形式记载的档案、地区不同的档案信息以数字的形式存储，利用网络的方式连接，能够实现档案信息共享与最大化的利用。
4、创新服务方式，提高服务水平
在互联网环境下，不少档案馆已经开通微博、微信公众平台，利用此平台提供档案相关政策解读、档案原件展示、档案服务咨询、档案利用等服务，并取得了不错的效果。天津市档案馆为例，其微信公众平台主要介绍其馆藏资源、编研成果、介绍档案馆展览、征集档案等内容，同时也宣传档案文化，探究天津历史，接受并反馈公众留言。这种微信公众平台使公众能随时随地获取档案相关信息，不仅为公众提供了更为便捷地档案服务，同时也是对档案工作起到宣传作用。
5、基于互联网发展，构建档案馆APP移动服务
互网络的广泛应用和覆盖，数字技术的快速发展的当下，移动数据终端设备为档案的服务、利用提供了新的方式，档案服务应顺势而为，利用“互联网+”的新形势，创新服务方式。档案APP与微信公众平台、微博等相比，能够形成更专业化、专题化的档案服务体系。虽然档案APP需要更多人力、物力去进行更新维护，但其更具有长远意义。独立学院档案馆更应该抓住“互联网+”的发展机遇，不断创新档案服务方式，构建档案馆APP移动服务。
总之，管理者应转变观念，创新思维，突破难题，提出具有成效的措施，提高档案管理水平，加快档案数字化、信息化建设的步伐，为独立学院的持续发展服务，为师生提供高质量快捷的服务。在全国档案数字化发展的背景下，“互联网+”是一个发展机遇，独立学院应紧跟时代步伐，不断升级档案馆（室），创新档案服务。
参考文献
论文摘 要：信息时代的到来使档案信息化和数字档案馆的建设变成了可能，本文首先对相关概念及其重要性做了必要的说明，其次针对目前高校在档案馆建设过程中存在的问题进行了分析，最后提出了相关的策略意见。
1.档案信息化与数字档案馆含义
档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。
数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。
2.高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析
随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。
高校档案信息化与数字档案馆是档案管理更加规范和标准的要求。高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。
高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。
3.高校档案馆数字化建设中存在的问题
3.1观念问题
高校档案管理意识薄弱，对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。
3.2技术层面的问题
⑴高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库；
⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展；
⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范；
⑷高校数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。
4.相关策略建议
4.1加快档案标准化制定和贯标
推进档案信息化建设，标准要先行。高校要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，通过这些档案标准化和制度的贯彻，规范高校档案信息化工作。
4.2重视档案管理软件的开发和应用
高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上，应依照国家标准并结合高校实际，统一规划，创新机制，采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作，最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。
4.3安全性方面的建议
数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。
4.4重视档案信息化人才队伍的建设
数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次要根据档案馆(室)人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才，对急需的信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动的方式予以使用，取其所长，开发档案信息化的项目和产品等。
5.结语
数字化档案馆建设是高校建设工作中的重要工程。数字档案馆将影响到高校在各个领域的发展，为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案数字化建设才刚刚起步，仍需依靠政府部门大力支持，同时借鉴国内外先进经验，不断推进档案数字化、信息化建设。
参考文献
[1]范文霞.加强高职院校电子阅览室的安全管理的思考.内蒙古电大学刊，2007（09）
关键词：档案馆数字化信息化高校
一、档案信息化与数字档案馆含义
档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。
数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。
二、高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析
随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。
高校档案信息化与数字档案馆是档案管理更加规范和标准的要求。高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。
高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。
三、高校档案馆数字化建设中存在的问题
1、观念问题
高校档案管理意识薄弱，对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。
2、技术层面的问题
⑴高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库。
⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展。
⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范。
⑷高校数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。
四、相关策略建议
1、加快档案标准化制定和贯标
推进档案信息化建设，标准要先行。高校要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，通过这些档案标准化和制度的贯彻，规范高校档案信息化工作。
2、重视档案管理软件的开发和应用
高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上，应依照国家标准并结合高校实际，统一规划，创新机制，采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作，最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。
3、安全性方面的建议
数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。
4、重视档案信息化人才队伍的建设
关键词：高校数字档案馆；知识管理；知识资源利用
中图分类号：G27 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2014）07-0171-02
高校数字档案馆是现代信息技术环境下应运而生的新型档案馆。从目前高校数字档案馆的建设情况来看，大多数数字档案馆建设水平停留在信息管理阶段，即对元数据的关键词检索。这种检索方式有诸多的缺陷，如检索的结果是数字化的档案文件，需要利用者进一步阅读文件，筛选与提炼出所需要的知识；此外，档案文件所包含的知识是相互关联的，该检索方式不能有效地检索这种复杂的知识网络，提供给用户的只是孤立的档案文件，不能满足利用者的知识需求。因此，如何运用知识管理来引领数字档案馆知识资源建设和开发利用是知识经济时代环境下高校应该思考的创新性工作。
基于知识管理的数字档案馆是以知识管理理念为指导，采用科学管理与人本管理，以档案馆所拥有的档案资源为核心，以档案业务工作为基础，以档案知识挖掘与开发为手段，以档案知识运用与创新为目标，推动档案知识传播与共享的系统[1]。高校数字档案馆知识资源的产生，主要包括两大部分：（1）对传统的馆藏纸质档案经过一定技术的数字化再生产和深加工增值，通常连接着计算机和网络技术的管理系统，建立起具有高附加值的数据库系统，诸如档案目录、档案全文数据库等；（2）高校数字化档案信息资源的开发与再生产，即对高校各职能网络档案信息资源进行自动的信息采集和知识信息的模式转换保存，再运用替代、重组、综合、浓缩等信息加工方法，利用建成的知识数据库系统的分析和提取，生产出较高品质的知识管理产品，实现网络档案信息资源的深加工。
一、知识资源建设是数字档案馆为用户提供知识服务的前提
进入计算机和网络管理时代，档案馆用户对档案信息需求本质上是一种知识的需求。利用者通过网络管理系统提供的档案目录或者是档案全文的检索途径查找自己所需要的某些档案；目的是为了能够从档案原始记录中存在的某方面的知识以解决自己所要解决的某个问题或者得以凭证：检索结果出的档案的原始信息并不真正是利用者真正需要的东西，利用者真正所需要的是知识的服务。在知识经济的环境下，任何事物的运行都是以支付最低的经济成本，获得最大的经济效益为追求。档案利用者通过网络提供的数字档案知识信息的同时，由此获取知识所支付的时间成本迫切需要降低，档案馆用户希望档案馆能直接提供更加便利又更加经济的知识服务。档案馆的知识服务是高层次、知识含量较高的信息服务，是档案馆为用户提供的知识型、知识化，以用户为中心的服务。为了实现档案知识服务，档案馆必须预先建成随时可用的档案知识库，并通过专业手段和方法对知识库中的档案知识进行发现、挖掘、提取与科学组织，以便及时响应用户的知识服务请求。档案知识服务是为档案用户提供针对性较强的深层次知识资源。知识服务通常对这些知识单元先进行系统分析，根据档案用户的不同问题和问题环境，通过知识的析取与重组形成易于理解和使用的、恰好符合用户需要的知识内容，它通过对档案中的知识资源进行充分挖掘、综合整序，将有更多关联关系的知识单元提供给用户。知识单元就是将各种关联关系知识资源组织起来的信息，那么知识库就是将这些信息网织成各种关系的模式管理。数据库表面上是知识库的一部分，但知识数据库要真正成为档案知识服务的信息源和知识源，还必须解决基于知识单元的描述与标引过程，建立高校数字档案馆的知识库，目的是积累和保存信息和知识资产，实现内部信息快速流通和内部知识的网络共享。这是实施知识管理的基础性工作。
二、高校数字档案馆进行知识资源建设的能力分析
首先，在充分了解档案信息资源的特点的基础上，开展对知识资源的合理评估，保证档案资源的真实性、完整性和可靠性。作为社会生活的真实记录，要求档案包含的知识资源内容准确、可靠。那些适合转化成知识的档案资源一般是相对完整的、具有本馆馆藏特色的档案，也具有一定的知识价值、深度和广度，这样才能满足用户的个性需求。同时，要根据馆藏档案的实际情况来确定档案知识资源的类型。
其次，要对数字档案馆自身人、财、物、技术等能力进行全方位的分析。配备既熟悉档案专业知识，也掌握了基本的知识管理技能的专业人才，拨付专项经费、专款专用，保证数字档案馆知识资源建设无后顾之忧；提供实施档案知识资源建设的相关设备等必要的物质条件，保证档案知识资源建设的正常开展，学习和掌握先进的知识管理方法、技术、善于运用相关的知识管理工具，为档案知识资源建设提供必要的技术保障。
第三，数字档案馆开展知识资源建设目的是为数字档案馆的用户，即档案利用者提供与档案馆藏相关的知识资源，开展有针对性的、能够切实满足用户知识需求的知识服务。因此，数字档案馆要在充分了解档案资源的特点以及人、财、物、技术等能力的基础上，开展档案利用者的用户类型以及不同类型的档案知识需求的调查和分析。
三、高校数字档案馆知识资源开发利用途径
1.保持数字档案馆知识资源的动态更新，满足对用户开展知识服务的需要
知识是一种动态的资源，具有及时性的特点。档案知识库也不应该是一成不变的。档案知识库的目的是为了更好地满足档案馆和社会各界对于档案资源的利用需求。档案知识库的生命力在于知识的更新，只有在保持档案数字库及时动态更新的基础上，才能提高数字档案馆对用户需求的快速反应能力，满足数字档案馆对用户开展知识服务的需要，解决用户所面临的问题。因此，要了解档案馆知识库内资源的使用情况，根据用户的需求考虑及时调整知识库的内容，对知识进行去伪存真，去粗取精工作。同时，制订知识库更新计划，采取定时更新和不定时更新等多种方式进行库中数据资源的替换更新工作。
2.通过绘制知识地图，实现档案知识服务的搜索导航需要
“知识地图”是知识管理实现的重要手段。它是一种知识（既包括显性的、可编码的知识，也包括隐性知识）资源的导航系统，显示了整个知识资源的分布状况，它是知识管理系统的输出模块，输出的内容包括知识的来源，整合后的知识内容，知识流和知识的汇聚[2]。绘制档案知识地图的作用在于协助档案部门更好地发掘档案知识资源的价值，所有权和使用方法，以便显性知识并进而内化为有组织关联关系的知识资源。知识地图实质上是通往档案知识库的向导，帮助档案利用者摆脱寻找知识过程中的混乱状态，知识地图发挥对所含概念和知识关联的切实表述或分类，以便使档案利用者快速找到他们所想要的知识节点后，重新返回到与之相关的知识信息源。通过档案知识地图追溯到原创的档案知识点，从而构成高价值的数据库，满足读者在选择与获取中发现――选择――获取――加工――创新过程的需求。知识地图还可以通过支持模糊查询、可视化地图和“语义入口”浏览等手段，将知识单元逐项联系起来并进行详细的描述，使用户很容易地定位他们所要寻找的相关的信息，让利用者能够找到他们需要的却无法详细描述的知识。对于数字档案馆来说，知识地图的绘制非常重要。知识地图有利于引导用户摆脱寻找中的混乱状态，顺利获得知识，有利于知识共享的实现；有利于档案知识库结构的合理化，并能有效防止冗杂知识的出现等等。
3.运用知识管理工具管理档案知识资源，实现其服务过程中的价值增值
从知识的生命周期来看，知识处理包括知识生成、知识编码和知识转移三个阶段。知识管理工具是实现知识的生成、编码和转移技术的集合。相应的，知识管理工具也包含了三类：（1）知识生成工具。档案知识数据库需要多种生成模式，如知识的获取、整理、创新等。知识产生模式的不同方式有不同的知识生成工具对其进行支持，搜索引擎和数据挖掘技术是最具代表性的知识获取工具。通过专用的软件工具来实现对档案知识的整理模式，通过一些辅的知识创新工具和引导人们突破思维定式来则可以实现档案知识创新模式。（2）知识编码工具。知识编码则是通过标准的形式表现知识，目的是使利用者能够方便地共享和交流同一编码规则和形式的知识，比较常见的知识编码工具就是知识仓库和知识地图。两者不仅存储着知识的条目，同时也存储了很多相关的信息，诸如与查找知识的来源线索，相关的材料，知识的使用记录等。知识仓库通常收集了各种用于支持决策的知识经验和备选的技术方案，知识编码工具模式通过对这些经验和技术方案进行识别、优化算法和人工智能等方法，实现对知识仓库中成千上万的知识信息加以分类，并提供最后的决策支持。（3）知识转移工具。在知识流动的过程中，存在许多障碍，使知识不能毫无阻力地任意流动。这些障碍包括时间差异、空间差异和社会差异[3]。根据各种障碍的特点，设计相应的工具，使知识更有效地流动。现在已经有许多工具能够帮助人们进行知识转移。
高校档案馆的知识资源建设和开发利用，就是对馆藏档案中丰富的知识资源借助高新技术进行组织、分析、开发、传播、利用与创新，使之发挥效用的过程。必须以知识生产和处理技术为基础，采用包括智能搜索引擎为代表的知识合成工具、知识获取技术以及知识创新工具等知识生产技术。知识资源建设更多地表现为一个技术应用问题，贯穿知识的发现，提取，标引，最终完成开发、利用的一套知识组织体系。知识组织工具与系统，采用知识编码技术、建立以档案工作经验库、档案编研成果库、档案管理方法库、相关新闻库、用户资料库、档案工作专家库等内容的知识仓库，并帮助用户了解如何找到相关知识地图以固化与数字档案馆相关的各种知识，形成档案馆知识资源体系以进行管理，知识资源建设解决的不是某一个档案实体或者是单份电子文件的描述问题，而是解决建立在知识单元基础上的互为关联知识信息的描述与标引过程。
参考文献：
[1]万波，罗敏超.基于知识管理的高校数字档案馆建设探讨[J].兰台世界，2013(8).
