时间：2023-07-11 16:21:03
序论：在您撰写档案管理方式时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
[关键词]科技档案；管理和利用；规范化
科技档案是在各项生产、基建、科研设计、工程勘察和测量等科研过程中直接形成的应当归档保存的图纸、文字、录像等科技文件资料，记载了相关内容的基本构思方案和设计方法。其种类较多，如工程技术档案、基建档案、设备档案、科研档案、测绘档案等。它具有知识储备功能、依据凭证功能，情报功能、促进生产力发展和提高效益功能。科技档案的有效管理和设计方案、实验开发及项目研究之间存在一定的联系，其管理内容具有多样性，在实践中必须以科学技术为依托，重视科学信息技术的利用，达到提升档案管理与有效利用之目的。
一、科技档案的特点与重要性
科技档案具有专业性强、种类多样、成套性、现实性的特点。首先，不同专业形成的科技档案管理体制、整理分类各不相同；其次，专业门类繁多、类型复杂，多样化特点鲜明；第三，科技档案围绕一个科研项目进行，有规律地形成一系列成套的相关科技文件资料；最后，科技档案具有较强的现实使用性，它记录和反映着科技、生产、建设等活动，即使在归档后，也依然有很高的利用价值。
在生产领域、科学研究、工程设计、基础建设、或企业管理中，科技档案在整个档案中所占的比例显著增加，在科学管理中所处的地位也越显重要。它是科技发展的催化剂，是知识形态的生产力，同时它也是一个单位实力的重要组成部分，是项目成功的金桥。
二、科技档案规范化管理的内容分析
根据科技档案管理的特点，在实践中必须明确任务要求，从科技档案规范化管理的内容着手进行分析。
1.建档管理规范化
科技文件材料归档管理对提升管理的有效性至关重要。由于材料自身的形成规律各不相同，为了达到有效管理，必须按照科技材料的形成过程、积累量和信息资源的开发条件对其进行规范化管理[1]。
2.科技档案信息资源的应用
不同的归属部门间涉及到不同的管理内容，必须保证信息资源的内容面向社会和大众，所有的服务方式都必须重视科技档案的开发和利用建设。根据实际情况，积极为利用者提供信息资源，并做到及时发现问题，总结问题，进而达到档案管理的规范化[2]。
3.管理岗位与制度规范化
科技档案管理除了包括常规性信息资源管理外，档案管理岗位必须明确，只有责任落实到人，才能做好管理。不同单位受自身发展因素和外部因素的双重影响，频繁的对人事进行调整，有些科研项目资料收集了一半，换了人员，前后若衔接不畅，则容易造成资料缺损。又比如在进行电子化档案管理过程中，人员操作不规范，信息录入不全面，没有统一标准，也没有校对，则又会使科技文件资料出错。为了提升管理的有效性，必须遵循在规范化的发展理念，提供内容真实、详尽的科技成果材料，从而推动科技成果转化。
二、科技档案的管理方式及利用服务
规范的管理目的在于更好地提供利用服务。重视科技档案管理，加强利用服务，从而促进科技生产活动。
1.加强业务建设
科技档案业务建设是根本，档案开发利用的效果直接反映了档案资源规范化管理的水平。要从管理根源入手，提升管理的有效性，涉及到收集、整理和归档等方面，针对基础性业务的重要性，要求相关工作人员做好日常管理工作，禁止出现内容单一、管理不规范的情况，要不断丰富馆藏，扩大进馆档案范围，并保证档案材料的齐全、准确和完整[3]。
2.提升管理人员的素质
科技档案管理现代化是规范化管理的前提，管理人员应接受专业的培训后再上岗。在当前管理实践中，有些管理人员对档案管理的规范制度欠缺了解，有些科研人员对档案意识淡薄，资料保存不全。或者只重视科研活动的过程和科技成果的鉴定与报奖，而忽视科技文件材料的保存和积累，为了减少此方面的不良影响，要求档案管理人员必须灵活应用现代管理学方面的知识，在最短的时间内，优化自身知识结构和能力水平。同时要积极学习计算机和网络技术，将电子化、网络化现代办公技术和档案管理结合起来，进而达到优化管理形式的目的。
3.创新服务方式
科技档案管理也需要不断创新，与时俱进，提供服务利用更要充分体现以人为本、以最大化利用为目的，利用现代信息技术建立档案管理中心，充分利用网络技术、实现无纸化科技档案管理，可设置专业的控制中心，并将全部的电子档案集中纳入电子档案数据管理中心，通过电子档案数据中心对其进行分类处理，进一步提高科技档案管理效率和实现档案信息资源的共享。可根据实际情况，设计信息访问权限，设置免费电子文件的查找形式。该方式不仅能为相关科技人员提供丰富的在线资源，同时提升了单位时间内利用效率。通过可实行的在线服务方式来提高档案资源的利用服务，从而实现档案资源管理上的创新，并不断扩展应用领域，把科技档案管理工作提高到一个新的层次。
4.扩大服务领域
随着信息技术的不断发展，信息技术在各个领域中有关键性的作用，包括工作、学习和生活中，档案管理最大的作用是为人所用，因此在实践中必须不断扩大服务领域。科技的方案管理已经逐渐渗透到各个领域，在社会中的作用也越来越明显。如果仍然采用原有的单一性的管理模式，会在很多程度上限制各个服务领域的发展需要。在知识经济的发展背景下，为了实现信息化管理，必须建立实体管理中心，将档案管理落到实处，使档案管理更好的面向社会服务。
结束语
科技档案管理正逐渐渗透到各个领域，为了突出其本质作用，在实践中根据其发展情况，对资源进行有效的利用和分析。在信息化技术的影响下，实现档案管理创新是摆在档案管理人员面前的重要难题，必须发挥档案管理的功能，实现资源共享，进而推动科技档案管理事业的可持续发展。建立规范的科技档案管理流程，为后续管理保留较大的空间，档案工作人员要立足于实践，从现有的发展趋势入手，不断突破，不断扩展科技档案的应用范围，充分利用档案信息的指导性作用，让大家及时了解动态进展。科技档案的有效管理与利用，将对社会发展起到推动化作用。
参考文献
[1]汪志远.浅谈科技查新档案的管理与利用[J].青春岁月，2012（2）：255-256.
1 互联网+时代的档案管理工作发展现状
1.1 管理意识不足
现阶段的档案管理工作至关重要，因此需要重视档案管理意识的提升，尤其是相关的领导，应该注重提升档案管理的技巧，从而强调相关的重要性。但是在实际的档案管理工作中，相关领导并未足够重视档案管理工作的重要性，缺乏档案管理意识，还有部分工作人员盲目的追求经济利益，忽视档案管理工作的本质，加剧了档案管理工作的困难。
1.2 队伍建设不完善
档案管理人员的素质低下将会直接影响到实际的工作质量，目前，很多档案管理人员存在着此类问题，主要原因是大部分档案管理人员职责不明确，很多都不具备专业技能，在没有经过专业培训和学习的情况下，盲目的开展档案管理工作，使档案管理工作面临重重困境。此外，部分基层工作人员不注重提升自身的综合素质，导致自身的待遇相较于其他部门人员差很多。
1.3 基础设施薄弱
档案管理工作应该具备专门的基础设施，同时还需要专项经费做保障才能更加可靠。但是现阶段很多政府和单位对档案管理工作重视不足，因此经费的投入力度不够，导致档案管理工作的硬件建设滞后，很多固定的档案缺乏合理的存放场所，加之档案柜的整理不及时，很多档案资料乱摆乱放，管理过程混乱无序。还有些档案管理的硬件设备不齐全，同时又缺乏更新换代的理念，导致在现代化建设发展进程中，无法适应时代的变迁与发展，技术设备的传统落后影响了档案管理工作的顺利开展。
1.4 管理手段不到位
在档案管理工作开展的过程中，应该重视管理手段的更新，但是现阶段，档案管理手段较为落后，特别是在新时展的背景下，新生事物层出不穷，传统的管理模式和管理手段显然无法满足现实的需要。多数档案管理部门尤其是基层单位，存在着设备滞后、缺乏专业型人才的管理，还有些档案管理部门始终沿用着传统的管理模式，没有顺应时代的发展和变迁及时转变管理方式，同时缺乏科学的现代化技术应用技巧，加之档案管理部门忽视了档案管理工作的大力宣传，误解了档案管理工作的重心，造成档案管理工作不被群众熟知和了解。
2 互联网+时代的档案管理方式分析
2.1 注重人才培养
人才的培养将直接影响到管理工作的质量，更是现代社会发展需要的推动力，要求相关的档案管理部门重视人才的培养，以一种系统化的方式，为人才提供可观的培养环境，通过具有权威性的理论体系普及，提升管理人员自身的知识结构体系，从而完善自己的知识储备。另外，还需要档案管理人员在参加知识培训的同时，切实推动档案管理工作的顺利发展。
2.2 促进档案信息素质教育
档案信息素质教育至关重要，其关系到档案资料的完整性和规范化，同时也有助于维护档案管理工作流程的顺利进行。档案管理人员的信息素质能够直接影响到档案管理工作的细节，因此需要工作人员加强自身的信息素质并提升修养，同时还应该积极加强相关人员的主体性意识，让他们在实际工作的过程中，更好的获取环节的意识性教育，从而强化自身的保密处理意识，通过提升自己的能力，实现对信息资料集中的强化处理，也需要进一步提高员工参与积极性，让他们在档案传播的过程中，具备最基础的严谨态度，尤其是在档案信息素质建设的进程中的关键环节强化档案管理人员的高度重视。
2.3 科学合理的标准
互联网+时代的到来让档案管理模式焕然一新，现代化技术的运用就是通过计算机和网络技术的配合，完成对档案资料的全方位掌握。网络技术对互联网+时代的档案管理方式革新起到了建设性作用，所以可以通过信息化的手段实现相关档案管理执行标准的细致规划，在此过程中，细致化体系的构建可以通过电子系统的实际运算速率，对相关工作环节适当简化，同?r针对无规律可言的档案管理工作，可以更细致的分析并简化相关的工作流程，实现档案管理工作的价值。计算机系统没有具体的管理控制模式，即便拥有可管控的系统，相关的运算程序也很复杂且缺乏高效率，因此需要适当的强化档案管理工作的现代化模式，重视实现档案管理工作的标准化，迎合当代知识经济的发展需求。
关键词：高校教学档案管理信息化建设转变
一.相关内容研究
教学档案是在教学管理实践活动中形成的全部档案,是对教学活动的客观反映与总结。随着科技的发展与高校教育体制改革,使得高校教学档案内容更加丰富。高校教学档案对学校教学工作的考评起到重要作用,是教学活动管理总结经验的重要参考资料。信息化概念最早于60年代由日本提出，信息化是工农业社会向信息社会演变的动态过程。我国学术界对此进行了较长时间的研讨。1997年，首届全国信息化工作会议召开，将信息化定义为培育发展以职能化工具为代表的新生产力造福社会的历史过程。美国的档案信息化管理利用方面发展起步较早，其档案管理机构分为国家档案馆及各地分馆组成的联邦档案管理机构和由各社会机构自行设立的档案管理机构。美国档案管理体制中包括分散于各地机构的文件中心,其档案、图书、资料的一体化管理模式使美国档案信息化建设位于世界前列。70年代末我国档案界开始尝试使用计算机进行档案管理，80年代中期，国家逐步出台档案编目与机读目标制作方面的规范标准，推动了机读目录数据库的建设发展。21世纪以来，电子政务发展迅猛，国家相继出台了一系列的档案信息化建设制度。信息化建设事业全面展开。现代信息技术在国民经济社会发展中扮演重要的角色，高校档案必将随着人类进步不断发展，传统的档案管理模式受到严峻的挑战。随着信息化时代的发展，信息技术的广泛应用为高校教学档案管理提供了有力条件。档案信息化管理是一种现代信息化档案管理技术。将原本纸质档案转化为电子数据存储,以方便不同部门间的档案信息传递。档案管理的信息化建设依托于计算机技术发展,基于计算机处理数据功能进行档案信息存储处理。随着计算机技术的发展档案管理信息化水平不断提高,提高信息化管理必须建立数据信息计算存放相关规章。要实现高校教学档案的信息化管理，首先应构建完备的档案管理体系，制定完善的电子档案管理制度，不断提高高校档案管理水平。使高校档案信息化管理更加规范高效，其次要建立完善相关档案管理安全制度，保障档案管理信息化安全。第三要加强信息技术建设,实现高校档案信息化必须依靠技术支持。要加强对档管人员的专业技能培训，促进档高校案管理信息化建设发展。
二.高校教学档案信息化管理的意义
在高校教学档案管理中运用现代信息技术使传统教学档案工作为现代管理手段代替，档管人员通过运用计算机进行档案立卷等工作,打破了传统教学档案管理模式。传统的查阅方式要到相关档案保管部门进行纸质档案查阅，高校各部门职能不同，会对教学档案信息进行多次重复查阅，降低了高校档案管理工作效率，浪费了大量的人力时间资源,加速了纸质档案的磨损。推行高校教学档案信息化管理,实现教学档案信息的储存索引数字化管理，可以降低教学档案原件利用率,减少教学档案原始材料的人为磨损。高校档案工作综合性较强，其较一般档案部门具有更繁多的档案类型。需更高效更科学的信息化手段进行管理，因此，高校教学档案管理必须加快信息化建设步伐。传统的高校教学档案管理重藏轻用，信息时代的今天社会对信息资源的利用提高了要求。高校教学档案工作者必须积极改变传统的档案管理理念。主动为学校社会提供利用服务。目前大多高校教学档案工作仍沿用传统的管理方式,相关管理部门以纸质档案保管为主,部分高校实现了网络化,但网络上较少传输教学档案信息资源，必须优化高校教学档案管理手段，以增强高校教学档案信息化管理效果。信息化建设在高校教学档案管理工作中的应用现代信息技术，使教学档案工作管理环境发生巨大变化，高校管档人员原有的专业知识技能已不能适应时展的需求。因此，高校档管人员必须学习掌握运用现代信息技术进行档案管理知识技能，提高档案管理效率。
三.高校教学档案信息化管理中存在的问题
我国高校教学档案信息化管理经多年探索发展，取得巨大进步提升，当前高校教学档案信息化管理中仍存在一系列问题。究其原因，高校教学档案管理部门管理观念陈旧，社会服务意识淡薄，管理技术手段落后等问题为其主要原因。1.随着现代信息技术的广泛应用，人们开始加强重视档案信息资源的利用，受传统管理思想的影响，高校主管教学档案领导对其重视不足，管理工作者思想观念落后，教学档案管理工作被动，管理人员较少积极主动收集相关教学档案，优化档案管理模式，阻碍了高校教学档案信息化管理的发展。2.目前我国高校教学档案管理仍沿用传统的封闭管理方式，教学档案仅供相关部门及本校师生使用。教学档案提供利用是档案部门与学校社会的联系桥梁。传统的管理模式不能很好的服务于高校档案管理。要激发教学档案信息化管理生机活力，必须转变封闭的教学档案管理方式。3.经费是教学档案信息化管理的基础保障。部分高校领导对教学档案信息化管理重视不足，导致教学档案管理办公条件欠佳，设备陈旧，从而影响了教学档案信息化管理的顺利开展。4.实现教学档案信息资源共享的重要前提是高校教学档案管理标准化。因社会历史等因素影响，目前我国高校教学档案管理部门的管理工作缺乏规范标准，制约了高校教学档案管理的信息自动化发展。要从高校档案管理的未来长远发展考虑，加强高校教学档案信息化管理的规范性。5.快速实现高校教学档案信息化管理的关键因素在于管理人员的专业素养。管理人员应掌握一定的现代信息技术，具备较高的专业知识能力。当前很多高校教学档案管理人员缺乏现代技术的应用能力，对计算机系统程序数据管理等方面存在一定不足。
四.转变高校教学档案管理方式的策略
1.加强对信息化管理的重视信息时代的发展为高校教学档案管理工作注入了新的活力，为适应新时期高校改革发展需求，高校应重视加强对档案管理人员队伍的技能培训，不断提升教学档案信息化管理水平。高校教学档案信息化管理需相关管理部门及人员树立现代管理理念。运用现代化信息技术手段进行教学档案管理。在转变传统的管理观念时，要积极引进现代档案管理理念，加强对教学档案信息化管理的宣传力度，适时将教学档案信息化管理工作进展情况向领导汇报，为推动教学档案信息化管理奠定基础。促进高校教学档案管理信息化发展。2.优化高校教学档案管理方式目前高校教学档案管理思想手段等方面存在许多问题，高校必须加强对档案信息管理的标准化建设。将高校教学档案信息化管理建设纳入到高校档案事业系统中，发挥国家档案管理标准要求对高校档案管理的指导作用。加强高校教学档案管理标准化，首先要统一档案信息的输入格式，代码符号等基本要求。在高层次上制定档案管理的相关标准规范制度。确保高校行政部门及档案部门对教学档案进行科学系统的管理，以便更好为高校教学及社会发展服务。3.加强高校教学档案信息化管理高校教学档案信息化管理基础是加强对相关硬件标准建设，目前市场上的档案管理软件繁多，各软件开发水平不同，不少档案管理软件在功能设置方面存在缺陷，高校教学档案管理部门应选择标准化的教学档案管理软件。文档一体化管理是将前端控制理念与全程控制思想运用于电子文件管理中，从整体上对文件信息与档案信息进行组织控制。教学档案信息管理系统要汇集所需信息数据，通过网络检索教学档案提高档案查阅效率，高校教学档案信息化管理系统应具有一定的灵活性。以便对高校教学档案信息进行动态管理，高校各相关部门可形成有参考价值的文件。将原有纸质教学档案原件存储到服务器，提高了传统的档案管理效率，方便档管人员查阅管理教学档案。高校传统的档案管理模式下，管理人员要对教学档案基本情况进行统计，超期档案催还等工作。教学档案管理工作较为繁杂。应用标准化的教学档案管理软件,可随时对系统存储的数据进行统计，提高档案管理工作效率。4.提高高校教学档案管理人员专业素质要实现高校档案信息化管理，必须提高高校教学档管人员的职业道德素养，造就适应教学档案信息化管理需求的专业人才队伍。教学档案涉及到教学检查，人员素质评估等工作，档案材料关乎师生的荣誉。高校教学档案管理人员要具备良好的职业道德修养及较高的责任心，按时统计分类归档，确保学籍材料真实准确。当前高校档案信息化人才形势较为严峻，加强档案管理人才队伍建设是高效档案信息化建设的基础条件。当前高校中缺乏专业的档案信息化管理人才队伍，影响了高校教学档案管理的现代化发展。高校档案管理部门应加强对档管人员的培训教学工作，提升其信息素养与现代信息技术的应用能力。档案管理人员要主动收集了解综合教务管理系统，将档案管理思想方法融入到系统设计中。积极了解目前学校运用的综合教务管理系统，关注电子文件归档前的管理模式及运行特点，对归档后的数字化档案实施有效管理。
参考文献
一、“互联网+”时代的档案管理现状
（一）档案意识性不足。档案意识有待提高，领导重视方面有待加强。首先是意识上的欠缺。由于对档案管理了解不够，人们对其重要性没有一个清醒的认识。甚至在一些人的眼里，档案管理可有可无。其次就是领导对此项工作没有足够的重视，档案意识很淡薄。不少领导只是片面的追求经济建设，忽视了档案工作的重要程度。上行下效，领导没有这方面的意识，档案管理工作想要做好难上加难。
（二）档案管理队伍建设不完善。目前，档案管理工作人员的业务素质普遍较低。究其原因主要有以下几方面：第一，大部分档案管理人员都是身兼数职，并且基本都是半路出家，相对来讲没有经过系统的学习和培训。第二，部分基层单位在人员配备上不重视学历及业务素质，而且档案管理人员的待遇也比其他部门差得多。同时，档案管理人员在晋级职称评定等方面的待遇也不够公正，与相关联的图书系列相差较大。
（三）基础设备薄弱。设备不到位，硬件设施差。档案管理工作必须有一定的专项经费作为保障才能完成。有些政府和单位由于对档案工作的经费投入不足，造成了硬件建设的迟滞和落后，具体表现在：没有固定的档案存放场所，档案柜乱摆乱放，管理无序而混乱；硬件设备不够齐全且性能落后；现代化建设跟不上时代的发展和变化，技术设备陈旧落后。
（四）管理手段不合理。管理手段呆板落后。随着时代的发展，各种新生事物如雨后春笋般层出不穷。然而，大多数档案管理部门特别是基层的单位，是既没有设备也没有人。有些档案管理部门一直沿用传统的模式进行操作，不具备运用计算机和网络技术的能力。另外，一些档案管理部门对档案管理工作也没有进行大力度宣传，从而造成档案工作不被广大群众所了解和认知。
二、互联网+”时代的档案管理具体方式
（一）推行人才培养战略。人才始终是技术推动、发展与完善的必备要素，而这一点在“互联网+”时代下的档案管理方式的革新层面也不例外。因此相关的档案管理部门应重视人才的重要性，进而以较为系统化的方式为人才提供一定的培训环境，首先通过较具权威性的理论体系的普及来全面革新档案管理人才的意识形态，以促进其提升自身的知识结构体系，并以此来完善自身的理论储备。其次还需要通过实践使档案管理人才在知识培训环节所形成的知识体系架构切实地与实践相结合，进而全面促进相应档案管理人才的整体发展。因此这就需要档案管理人才切实地进行相应的档案管理实践活动，以此来提升自身的动手能力，并切实地培养自身的工作执行能力，进而使自身的工作水平得到较为系统化的提升。
（二）完善档案信息素质教育。档案信息素质与实际的档案的完整性以及档案在管理过程中的规范化处理有较为直接的联系，并且这一特性在实际的档案管理工作流程中也是尤为关键的。而员工的信息素质很容易影响实际的档案管理工作，因此需要对员工在工作层面的信息素质修养进行进一步规范并强化。而其中最需要强化的就是员工对档案的主体性意识，以及员工在实际的档案获取环节的意识性教育，以此来对员工的档案信息保密处理意识进行较为集中的强化处理，同时还要进一步推动员工进行档案转化的熟练度以及档案传播过程中的严谨性，而这些作为档案信息素质的建设进程中至关重要的环节需要得到相应管理人员的高度重视。
（三）制定合理的标准。现代化档案工作的核心是对计算机的应用以及对网络技术的全方位掌握，因此，网络技术的掌握对于“互联网+”时代的档案管理方式的革新来说有着较为重要的建设性意义，因此需要以科学化的手段来对相关的档案管理执行标准有一个较为细致的规划。而与此同时，这一规划性体系的构建也能够间接提升相关电子系统的实际运算速率，进而使相应的工作环节得到较为细致化地简化，而这对于相对而言无明显操作规律的档案管理环节来说，就显得尤为关键。因为计算机是无法进行具体管理控制的，即便可以，因运算程序的复杂也不会有很高的效率。只有加快档案现代化管理，实现档案工作的标准化才能适应越来越快的知识经济的发展要求。
（一）档案意识不强部分工程项目的负责人对于用户的档案资料移交、归档等意识不强，审批材料、合同、许可证等重要文件原件常常保存在业务部门或者用户里；有些依时移交的文件规范性也不能保证。并且在工程负责人、资料管理员工作交替、岗位调动、工作调整以及企业兼并重组时，档案的交接工作没有做好，致使工作脱轨等问题出现。
（二）档案不完整在工程施工的时候，存在不完整的记录原材料进货、材质试验报告，出厂实验报告字迹模糊或者不是原件，隐秘工程技术记录填写内容不完整，缺少工程照片，不完整记录施工技术的内容，各方签字手续不完整等情况。在工程验收的阶段，工程完工验收和质量检查之后，整治管理过程中的档案资料常常会出现不同程度的漏洞。例如验收时资料不完整，签字或者字迹不规范，竣工图编制不准确等。
二、对于加强配电网工程项目档案管理的建议
1）要清楚了解目标责任制，强化档案管理意识。首先，要完备岗位职责，让领导、档案室负责人、专职档案人员各施其职，严格遵守自己的职责；其次，强化档案人员的超前控制意识。其要主动参加配电网工程项目文件管理的各个环节中，弄清楚本单位生产运作情况和文件资料形成的有关信息；再者，要积极宣传档案法制，这样可以使得工作人员与用户增强沟通，互相体谅，从而建立良好的工作关系。
2）对配电网工程项目要做好早布置、早落实的措施。要对配备档案人员、建设库房、添置设备等做出具体的要求，从而确保项目档案管理和工程施工一同打下良好的基础。要对项目文件归档标准、项目档案分类标准等建立规范的准则；档案管理部门在工程立项前就要与工程相关部门交涉，确定管理的要求，并把档案工作作为工程管理的内容之一，收集好前期文件、材料。
3）加强对于项目档案的电子影响资料收集整理，促进项目档案管理信息化进程。大力实施、推行工程档案管理系统的应用，档案专员在工程施工前就自觉与工程建设单位沟通协调，把工程项目的文件、材料图纸等电子化，减少档案专员的重复工作，从而提高工作效率。将从前的手工整理图纸资料的管理方式转化成无纸化收集、流转、归档、整编档案，从而达到工程信息与技术成果共享，促进项目档案信息化的进程。
三、结题
一、民办高职院校档案管理工作的过去
民办高职档案管理是学校日常教学管理工作中的一个组成部分，但由于历史的原因，档案管理和一些公办院校相比，还存在着一定的差距：
1.档案管理起步晚，人员少，基础薄弱。建院之初，“有无充足的生源？能否招到一定办学规模的学生和教育、教学质量成了民办高校的二条生命线”［1］。学校工作的重点当仁不让地放在扩大招生和提高教育、教学质量之上。由于投入少、教职员工少而精，在当时能够满足日常的教学工作已属不易，也就无暇顾及档案的收集和管理。一些日常管理工作中形成的文书档案、教学活动环节中形成的教学档案（包括学籍档案、新生录检表），以及一些工程建设过程中形成的工程档案都分散保管在相关人员的手中。由于民办院校人才流动比较频繁，造成了需要保管的材料不齐，需存档的资料时间流失，档案管理基本无从谈起。
2.档案管理制度不规范，管理质量较差。由于建院之初人员少，管理人员一般要身兼几职，也没有专职的档案管理人员。管理人员一般负责收集、保管自己工作中形成的材料，由于工作繁锁、档案管理意识相对比较淡薄，对材料的收集和整理质量并不十分重视，经常造成已组卷的档案没有严格按档案管理的要求规范操作，经常是眉毛胡子一把抓，把一些文件归集在一起就算是学校的档案了，从而出现了无章可循、无规范可言的局面，更谈不上档案管理的质量了。
二“、迎评”工作为档案工作带来良机
高职院校的教学评估，不仅衡量一个学校的办学水平和教学质量，而且也是学校教职员工增强档案意识，推动档案规范化、制度化管理的一个良好契机。从评估的实际情况看，专家通过查阅与评估指标密切相关的各项工作的原始档案来获取学校在教学、专业建设等方面的信息，了解学校各方面发展的情况，籍此对学校办学水平及教学质量做出综合评价。而全面系统完整的评估材料是学校教学评估的依据和基础，是专家做出客观、公正评价必不可少的支撑。为此各校在迎评过程中，都集中了大量的人力、物力和时间，对已有材料进行梳理、整合，同时按评分指标要求编写相关材料。其间不仅调用了大量的原始档案资料，同时也产生了一批评估材料。通过这次评估，教职工对档案管理的重要性有了一个更全面和深入地了解。在迎评工作展开过程中，发现了以前档案管理工作中的存在的一些薄弱环节，例如学院在品牌专业、特色专业建设中形成的教师的优秀论文、获得的各类荣誉，教师编纂著作、编写的实训材料等这些评估工作中强有力的佐证材料，由于以前没有足够重视，有部分没有归档。因而在材料组织过程中，常常需要问当事人借用复印，部分材料由于人员调离而缺少，从而给迎评工作增添了一定的工作量。通过迎评工作，使领导对档案工作的重要性引起了足够的重视，从而专门制定了相应的规章制度及措施；同样也使各部门管理人员领略到档案管理的重要性，各部门对照考核指标和学院档案归档范围的要求，对本部门档案归档的范围重新作了规范和明确，为学院档案规范化、制度化管理铺平了道路。
三、加强民办高职院校档案管理工作的措施
“学校档案反映和记录了学院建设、发展、教学、科研和管理等方面的历史过程，是学校的宝贵财富，学校档案馆作为学校长期保存和提供利用档案史料的部门，在学校事业发展中起着举足轻重的作用”②。学校的档案不仅记载着学院的昨天、反映发展的今天，而且为学院的明天的利用提供有力保障，做好民办高职院校的档案管理刻不容缓。
1.加强宣传，提高认识，明确职责，规范管理
档案管理工作是一项长期性和基础性的工作，档案管理部门要加强对档案工作的宣传力度，使更多的人了解档案工作的内容、性质及档案利用产生的效用，提高对档案工作的认识，在工作过程中自觉增强档案管理的意识。要认真做好档案管理工作，领导重视是不可缺少的前提。我院在院长的重视和支持下，建立了综合档案室，把档案管理工作纳入了学校的日常管理工作之中。建立并健全了档案管理网络，即由主管副院长担任总负责人，专职档案员负责学院档案管理，各处、室兼职档案员负责本部门日常档案管理工作，明确各级档案管理人员的职责分工，把档案管理和学院的日常管理工作紧密结合起来。同时制定了档案管理的各项规章制度，使档案管理工作有章可循。各级档案管理人员按章办事，认真做好档案的收集、整理、检查、归档工作，档案工作的规范化、制度化得以贯彻执行。
2.加强软、硬件建设，提高档案管理工作的水平
档案室设施建设是档案管理的物质基础，合格的库房设施是档案保管的有力保障。学院为综合档案室配备了计算机、扫描仪、刻录仪、空调机和去湿机等设备，在硬件上基本满足了档案管理的要求。同时引进了“南大之星”档案管理软件，在全院范围内建立了档案管理电子化管理平台，以网络的方式加以连接，由计算机完成档案的检索、统计工作，并逐步做到纸质档案和电子档案同时归档。对于学院重大活动中产生的声像资料，通过网络及时上传档案管理系统，（或定期刻制光盘，移交档案室）。档案管理方式由传统的手工管理逐步向现代化、信息化管理方式而转变。借阅者在授权范围内，足不出户，通过网络便能快捷地查阅一些档案的电子文稿，调阅相关活动的照片，档案资源得以共享。“利用计算机管理档案，充分运用信息化技术手段，为利用者快速、准确、便捷地提供信息”［3］。从而提升了档案服务的质量，为提高档案管理水平打下良好的物质基础。
1.管理思路由注重微观向关注宏观转变
一是宏观把握档案事业中“基础”与“主体”关系，由“偏重基础”向“突出主体”转变。其标志性事件是从1999年年初开始的全省国家档案馆和省直机关档案工作目标管理“三年攻坚”工作，扭转了从20世纪90年代中期后开始，省档案局比较偏重于对机关、企业事业等档案事业“基础”单位档案工作达标（目标管理）的督促与检查，而对综合档案馆这一档案事业“主体”单位的检查督促不够有力的这一偏差，促进了全省档案事业的健康发展。二是正确把握“业务”与“体制”的关系，从专注“档案业务”向重视“管理体制”转变。其标志性事件有二：其一是及时总结与报道顺德市“三档合一”管理新体制，探索区域性档案资源科学整合之路。其二是首倡镇级建馆全新模式。2006年12月，省档案局在大朗镇召开全省小城镇档案工作座谈会，会议提出了镇设立档案馆同时挂市（县）档案馆分馆的模式。会后，经东莞市政府批准，大朗镇成立镇档案馆并加挂东莞市档案馆大朗分馆牌子，省档案局提出的镇级档案工作“一馆两牌”模式成为现实。三是正确处理“现实”与“未来”的关系，从“立足现实”向“着眼未来”转变。2003年3月，省档案局在惠州召开全省档案工作暨馆库建设会议。这是广东省档案事业发展史上第一次专门召开的档案馆库建设工作会议，标志着省档案局对全省档案馆事业已从立足“三年攻坚”时的“现实”，向着眼于“做大做强”档案事业的“未来”转变。
2.管理手段由指导为主向监督为主转变
从1998年起，省档案局陆续开展了达标复查、执法检查、年度评估等活动，将业务指导与行政监督有机结合，并逐步实现由指导为主向监督为主的转变。一是开展档案达标复查，强化对档案工作行政管理。达标复查为防止已达标单位档案工作滑坡起了重要作用，也对档案工作出现明显滑坡单位产生强烈震动，并促使其工作得到及时整改。二是开展档案执法检查，从行政执法检查到人大执法检查，检查力度不断加大。从1999年开始，省档案局组织检查组对省直单位档案工作进行行政执法检查，事后向有关单位发出了监督检查通知书，引起有关单位高度重视。对有些档案工作“老大难”单位，则请省人大有关部门带队执法检查，效果显著。三是开展档案工作年度评估，实现档案行政管理“五个结合”，将行政监督常态化。2004年和2006年，省档案局先后制定和文件，开展对综合档案馆和省直单位档案工作的年度评估。年度评估实现了目标管理和年度评估、现场监管和非现场监管、微观管理与宏观管理、行业主管和专家评估以及档案部门与地方政府（或各单位）的“五个有机结合”，收到很好效果。由于年度评估是一种定期检查，从而实现了档案行政监督的常态化。
3.管理载体由形式单一向形式多样转变
广东省运用于档案行政管理的载体形式很多，其中运用最多、影响最大、管理效果最好的是：档案达标升级（目标管理）。从1987年起，二十多年来一直没有间断。当然，为了适应新形势要求，省档案局对升级或目标管理考核的内容和指标不断进行修订和补充。示范档案馆（单位）创建。2004年在全省开展创建示范档案馆活动，目前已有5个档案馆被省档案局授予“广东省示范档案馆”称号。2009年又在省直单位开展档案工作示范单位创建活动。目前已有6个单位被省档案局授予“广东省省直档案工作示范单位”称号。档案工作年度评估。多年实践说明，年度评估使档案行政管理力度进一步加大，有效促进了全省档案馆和省直单位档案工作水平的提高。项目档案金册奖创建。自2006年该奖项创立以来，已有17个项目获奖，许多在建项目和新开工项目都以争创“金册奖”作为项目档案工作目标，有效促进了全省重大建设项目档案管理水平的提高。
视野更宽广，工作更主动，管理更到位，管理方式转变对广东档案行政管理影响巨大
1.管理思路由注重微观向关注宏观转变后，视野更宽广
同样的手段和方法，管理思路由注重微观向关注宏观转变后，带来的结果就不一样。例如“三年攻坚”工作，从目的和要求都有别于以往达标升级或目标管理活动。这是一次针对之前一段时间全省档案馆的主体地位不突出，各地档案馆工作发展极不平衡的现状，为了促进全省档案馆事业全面协调发展而开展的专项活动，是一项着眼于全省档案事业的宏观决策，是档案管理达标升级活动开展以来省档案局从“注重个体”到“关注整体”的转变。事实证明，这一决策实施效果明显，实现了全省综合档案馆全部达标升级，缩小了全省馆际之间、珠三角地区与山区档案馆之间差距，为全省档案事业全面发展起到极大促进作用。可以说，自从管理思路由注重微观向关注宏观转变后，广东档案行政管理的视野也变得更宽广更全面。
2.管理手段由指导为主向监督为主转变后，工作更主动
实践表明，管理手段由指导为主向监督为主转变后，由于提高了档案行政管理部门工作的主动性，进而增强了档案行政管理工作的计划性和时效性。首先，由于监督工作是由监督者主动实施的，什么时候进行、对谁实施监督都是由监督者安排，大大提高了工作主动性；其次，由于档案行政管理部门工作主动性提高，可以有更多时间思考对全省档案事业的统筹规划，增强了档案行政管理工作的计划性；第三，由于工作的主动性和计划性提高，档案行政管理部门可以根据党委和政府不同时期工作重点，有针对性地组织开展一些服务性工作，使档案工作能够紧贴中心，服务中心，避免档案工作游离于中心工作之外，从而增强了档案行政管理工作的时效性。实践同时表明，管理手段由指导为主向监督为主转变后，档案行政管理效果更加明显。实际工作中，档案行政管理工作显得软弱无力的根本原因是档案部门手段“太软”，一旦动“真格”，效果还是很明显的。
3.管理载体由形式单一向形式多样转变后，管理更到位
近十多年广东省档案局之所以不断创新档案行政管理载体，使管理载体逐渐由形式单一向形式多样转变，目的就是根据档案工作管理需要，使不同工作有不同管理载体，从而使档案行政管理更加具有针对性，管理工作更加到位。以2004年开始的综合档案馆年度评估为例。这是对实行多年的“达标升级和目标管理”手段的重要补充，由于年度评估将“全省所有县级以上国家综合档案馆，一律纳入年度评估范围”，改变了达标升级（目标管理）活动中“鞭打快牛”的现象。同时，“把年度评估结果分别抄送给各馆所在地党委和政府，并建议以年度评估结果为依据对有关的馆进行奖罚”的做法，也使档案行政管理力度进一步加大，有效促进了全省档案馆工作水平的提高。再以项目档案“金册奖”的设立为例。由于切合了当前国家和省对项目档案管理的需要，而且，“金册奖”的设立宗旨、产生方法和激励机制都与其他奖项不同，具有明显特色，因此，在奖项无数的当今，这个纯属“荣誉”的奖项依然引起许多单位领导的重视与关注。
与时俱进，科学发展，发挥人的作用，广东档案行政管理方式转变的启发
1.档案行政管理方式必须随环境改变而改变，与时俱进
例如，随着“依法治国”方略的提出，省档案局逐渐加大执法检查力度，强化了行政监督职能，并逐步实现由指导为主向监督为主的转变。早在1989年国家档案局和国务院法制局就提出“依法治档”概念，但由于当时整个社会“法治”氛围还不浓厚，“依法治档”基本停留在口号上。1997年9月，十五大提出“依法治国”基本方略后，“依法行政”成为各级政府部门工作的基本要求。从1998年起，广东省陆续开展的档案达标复查、执法检查和年度评估等活动，就是省档案局适应“依法治国”大环境要求，进行“依法治档”的具体举措。又如，适应“简政放权”改革要求，省档案局按照“统一领导、分级管理”原则，通过委托或授权将一部分管理权限（如机关档案综合管理省特级评审、档案综合管理达标单位复查、省重点建设项目档案验收组织等）下放给各市档案局，并逐步实现由注重微观向关注宏观转变。随着改革开放的继续深入，党和政府将会有更多新的治国方略出台，政治、经济、文化以及社会环境都将会发生新变化，档案行政管理方式也必须随着环境改变而改变，不断与时俱进。
2.档案行政管理应以“三个体系”建设为目标，坚持科学发展
近十多年以来，广东省档案局一直把搞好档案资源建设、档案利用工作和档案安全保管工作作为促进档案事业发展重要内容。国家档案局提出建立“两个体系”和“三个体系”要求后，省档案局进一步明确方向，并将理论与实践结合，使“三个体系”建设得到进一步深化和细化，为全省档案资源、档案利用和档案安全体系建设提供保障，也取得显著成效。目前全省各级各类档案馆馆藏总量超过2125万卷，省档案馆与广州、深圳市档案馆通过互联网建立的跨馆查阅利用系统已经开通，以档案安全问责制为基础的档案安全体系也已初步建立。在今后档案行政管理工作中，应当以“三个体系”建设为目标，坚持以人为本，树立全面、协调、可持续的发展观，统筹兼顾档案工作中个人和集体、局部和整体、当前和长远的利益关系。
