时间：2023-07-05 16:13:03
序论：在您撰写数字档案管理时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
【关键词】 数字档案 新时期 管理 方法
【作者单位】 湖北大学档案馆。
【中图分类号】 G270 【文献标识码】 A 【文章编号】 2095-5103（2013）03-0059-02
随着计算机技术的广泛应用和网络技术的快速发展，信息资源的存储、检索、远程利用也越来越普及，“数字档案馆”渐渐浮出水面。相对于传统的档案馆而言，数字档案馆不是一种真实的存在，但是作为一种虚拟的资源却是真实的，而且是能够有效地发挥作用的。
目前有些地方对数字档案馆的定义：“是一种建立在现代信息技术普遍应用基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理核心，对数字档案信息资源进行管理，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。”我们要正确认识数字档案馆：数字档案馆并不简单只是一个存放数字化档案的档案馆。
由于数字档案与传统档案是全然不同的，所以笔者认为目前数字档案的收集、鉴定、整理、利用、销毁等也与传统档案有很大区别，原有的手工检索的档案业务环节势必要进行调整，要将不适用于档案信息化建设的一些工作流程进行简化，加强档案信息化相关环节建设。
一、数字档案的收集
数字档案的收集是档案信息化建设的源头工作，所收集的数字档案的数量及质量是数字档案馆赖以生存的基础。随着办公手段的现代化和无纸化办公的推进，各部门产生的电子文件呈数量级的增加，因此，数字档案的收集工作显得非常重要，对收集的范围要做到丰富实用、质量优良、结构合理等。数字档案的收集方式不同于以往的实体档案，它可以通过网络存储转发等方式实现对电子文件的实时接收、存储，收集范围也可以适当扩大，不仅仅局限于以前实体档案的归档范围，对于归档范围以外有重要价值的档案信息也应该进行收集，即使不作为档案归档，也可以作为资料保存，为日后尽可能提供更多的服务社会、满足各方面的需要奠定良好的基础。
二、移交归档的重要性
数字档案的归档分为物理归档和逻辑归档。传统档案部门之间的档案移交，多采用物理归档的方法， 即将档案的原件直接归入档案馆保管， 而数字档案馆的归档则对档案部门的归档工作程序和内容有了新的要求。数字档案馆归档分为物理归档和逻辑归档， 而逻辑归档则是数字档案馆归档的重点。所谓逻辑归档， 即依靠网络通信技术将应归档保存的档案（电子版本）发送至档案馆的归档过程。逻辑归档更加注重归档部门与档案馆之间的信息传送渠道的畅通和安全。在保证逻辑归档的档案能够及时准确的归档的同时， 要保证档案在传输过程中的安全， 以防被窃取和遗失。
三、数字档案的鉴定
目前，只有关于实体档案的鉴定管理办法，对数字档案的鉴定工作尚未深入展开，许多接收电子文件的档案机构基本上都是文件形成单位交什么就收什么。所以首先，有关部门要制定相应的数字档案的鉴定管理办法，鉴定内容包括与纸质文件对应的电子文件的鉴定、纸质文件归档范围以外的但有重要价值的电子文件的鉴定以及纸质档案数字化后的电子文件的鉴定等。鉴定工作内容也不仅仅是判断某份电子文件归档或不归档，保管期限是多久，还要涉及到数字化鉴定、知识产权鉴定、数字签名鉴定等。
四、数字档案整理
对于传统档案而言，档案整理工作是最重要，也是最主要的一个环节，工作量大，涉及到组卷、装订、编目等一系列工作，而对于数字档案而言，笔者认为这部分工作可以尽量简化。因为利用数字档案时与它们的存放位置是毫无关联的，它们不像实体档案那样禁锢在某一具体库房内，而是借助于计算机和网络技术，将实体档案信息从载体上抽取出来并在网络上传播，供用户在任意终端进行查询利用，所以，数字档案的整理可以借鉴教务管理系统，考试系统等类似的形式，比如试题库都是日积月累建立的，需要一份试卷时，根据考核目标、考核内容、难易程度等条件综合检索，自动生成一份试题；学生的成绩也是各任课教师在不同终端录入，查询成绩单时也是根据检索条件自动生成，试题库里的每条试题信息、成绩库里各门课的成绩信息彼此之间是独立的，本身没有先后次序、没有相互联系的。同样，数字档案整理是否也可以类似它们做到一次著录标引、多次输出呢？在著录时不硬性按实体档案目前的分类法进行人为组卷，不需要档号、类目号等，而是通过计算机技术进行虚拟“组卷”，实质是利用数据库技术在各份有联系的文件的目录或内容间建立关系，随时自动整序，互相参见指引，计算机可以对数字档案目录和内容从任何角度进行分类组合，尽情展现它们之间在来源、内容、时间等方面的联系。
五、数字档案的保管利用
如果数字档案的收集、鉴定、整理等工作能够顺利完成到位，那么检索利用工作就变得相当容易，可以从根本上改变目前档案馆“重藏轻用”的局面，变被动利用为主动利用，为领导或各部门工作主动提出决策，让数字档案信息的现实实用价值和历史参考价值得以充分实现。而数字档案的保管就不如实体档案那样简便，实体档案要注意防火防盗等，而数字档案的保护在此之外还要注意防磁防病毒等，另外数字档案存储的载体不同，寿命也不同，那些载体比如光盘、磁盘等寿命比较短，要记住定期转录、介质转换，同时，为了保证信息不丢失，至少要以不同的载体形式双重备份。
六、如何做到数字档案管理安全
传统档案馆只有在白天开放， 而且纸制档案保存在监管严密的库房中， 其安全性极易得到保证。而数字档案馆以网站为其服务的平台， 对外全天二十四小时服务， 而且信息资源库只需要用户名和密码就能够进入，其安全防卫系统很容易通过尖端的计算机黑客技术得以攻破， 因此， 档案信息资源库的安全隐患很大。
关键词：数字档案档案管理
中图分类号：C93文献标识码： A
一、 实施数字档案管理之目标
1、开发建立与企业各应用系统之接口，实现与各应用系统间的无缝连接，各应用系统所产生的电子文件实现在线自动归档，将企业各业务系统数字资料，按档案的管理规范，完整无损地保存到档案资源库中。实现在企业网上的跨主机、跨地域、跨门类的快速检索应用，为企业提供便捷而全面的服务。
2、采用J2EE、NET等技术开发管理与利用软件，与企业综合信息系统集成，按数据仓库规范开发数字档案数据库作为企业数据仓库的一个组成部分，使档案资源库在服务器上的逻辑与物理定位明确，使管理员像管理自己的纸质档案一样，脱离开所有目录和软件，仅凭资源管理器就能管理数字档案。
3、加强对电子原文的防护，通过权限配置、归档文档专题推送、元数据锁定、电子原文只读性封装等各种手段，从技术与管理两方面，确保档案实体与信息的安全，确保网络传输及档案数据库的安全。
4、部分电子原文按业务部门要求的模式分件存储，根据需求显示为业务部门所要求的台账模式。使电子原文便于迁移、移动载体携带、单件抽查、随环境升级迁移，即便脱离开本系统在其他环境下仍可方便利用。同时，数字文件的阅读器符合国家规定的标准。
二、数字档案的收集
数字档案的收集是档案信息化建设的源头工作，所收集的数字档案的数量及质量是数字档案馆赖以生存的基础。随着办公手段的现代化和无纸化办公的推进，各部门产生的电子文件呈数量级的增加，因此，数字档案的收集工作显得非常重要，对收集的范围要做到丰富实用、质量优良、结构合理等。数字档案的收集方式不同于以往的实体档案，它可以通过网络存储转发等方式实现对电子文件的实时接收、存储，收集范围也可以适当扩大，不仅仅局限于以前实体档案的归档范围，对于归档范围以外有重要价值的档案信息也应该进行收集，即使不作为档案归档，也可以作为资料保存，为日后尽可能提供更多的服务社会、满足各方面的需要奠定良好的基础。
三、移交归档的重要性
数字档案的归档分为物理归档和逻辑归档。传统档案部门之间的档案移交，多采用物理归档的方法， 即将档案的原件直接归入档案馆保管， 而数字档案馆的归档则对档案部门的归档工作程序和内容有了新的要求。数字档案馆归档分为物理归档和逻辑归档， 而逻辑归档则是数字档案馆归档的重点。所谓逻辑归档， 即依靠网络通信技术将应归档保存的档案（电子版本）发送至档案馆的归档过程。逻辑归档更加注重归档部门与档案馆之间的信息传送渠道的畅通和安全。在保证逻辑归档的档案能够及时准确的归档的同时， 要保证档案在传输过程中的安全， 以防被窃取和遗失。
四、数字档案管理中存在的安全隐患
1、基于计算机技术特性的档案数据风险
数字档案信息的存贮、传输和利用是以计算机、存贮设备、应用软件系统和网络为基础的。档案数据的读取完全依赖于存贮介质和读取设备。现代技术还不能完全解决数字档案的长期贮存问题。当前常用的存贮介质(光盘、移动硬盘等)与传统介质(纸张、胶片等)相比，虽然具有能够存贮海量信息的优点，但是其存贮的条件相对苛刻，对温度、湿度、磁场的要求较高，寿命与传统介质相差甚远；数字档案信息的读取必须依赖计算机设备。如果出现硬件故障，如服务器故障、网络出错，磁盘阵列出错、电源掉电等，数字档案信息就无法读取；如果出现软件故障，如系统瘫痪或关键应用发生问题等，数字档案仍然无法读取。形成于不同软硬件环境下的数字档案不能完全兼容，格式转化困难，给数据的读取造成障碍。当软硬件升级换代时，不及时解决格式转换问题，数据也无法读取。目前计算机语言更新速度很快，平均每三个月就问世一种，而大部分语言之间不能兼容，不能预测现在形成数字档案时所使用的计算机语言在未来是否依然能够通行。另外，无论是Windows操作系统，还是Unix操作系统，都存在着漏洞和薄弱环节，都有遭到病毒、黑客恶意攻击和破坏的可能。以上情况对数字档案的长期安全保管提出了考验。
2、基于管理能力和技术水平的人为风险
影响数字档案安全的风险因子是多元的，除了技术问题之外，数字档案管理者的管理能力和管理水平也是重要的因素。我国档案数字化建设起步较晚，档案信息数字化方面的法律、法规还不健全，档案数字化过程中以及电子文件的形成到归档保存都缺乏严格规范的程序管理，缺乏科学统一的标准体系和业务管理制度。从概率上讲，档案数据灾难是小概率事件，所以很容易让人产生麻痹思想，对可能造成数字档案的风险抱有侥幸心理，对防范数字档案风险的高成本投入望而却步。另外，电子文件有易传播、易修改、易删除等特性，而档案管理系统是个多用户多管理的系统，因管理不善导致数字档案载体的损害或工作人员的操作失当也会带来误删除、误覆盖，越权访问、恶意篡改等安全事故。
五、数字档案的鉴定
目前，只有关于实体档案的鉴定管理办法，对数字档案的鉴定工作尚未深入展开，许多接收电子文件的档案机构基本上都是文件形成单位交什么就收什么。所以首先，有关部门要制定相应的数字档案的鉴定管理办法，鉴定内容包括与纸质文件对应的电子文件的鉴定、纸质文件归档范围以外的但有重要价值的电子文件的鉴定以及纸质档案数字化后的电子文件的鉴定等。鉴定工作内容也不仅仅是判断某份电子文件归档或不归档，保管期限是多久，还要涉及到数字化鉴定、知识产权鉴定、数字签名鉴定等。
六、数字档案整理
对于传统档案而言，档案整理工作是最重要，也是最主要的一个环节，工作量大，涉及到组卷、装订、编目等一系列工作，而对于数字档案而言，笔者认为这部分工作可以尽量简化。因为利用数字档案时与它们的存放位置是毫无关联的，它们不像实体档案那样禁锢在某一具体库房内，而是借助于计算机和网络技术，将实体档案信息从载体上抽取出来并在网络上传播，供用户在任意终端进行查询利用，所以，数字档案的整理可以借鉴教务管理系统，考试系统等类似的形式，比如试题库都是日积月累建立的，需要一份试卷时，根据考核目标、考核内容、难易程度等条件综合检索，自动生成一份试题；学生的成绩也是各任课教师在不同终端录入，查询成绩单时也是根据检索条件自动生成，试题库里的每条试题信息、成绩库里各门课的成绩信息彼此之间是独立的，本身没有先后次序、没有相互联系的。同样，数字档案整理是否也可以类似它们做到一次著录标引、多次输出呢？在著录时不硬性按实体档案目前的分类法进行人为组卷，不需要档号、类目号等，而是通过计算机技术进行虚拟“组卷”，实质是利用数据库技术在各份有联系的文件的目录或内容间建立关系，随时自动整序，互相参见指引，计算机可以对数字档案目录和内容从任何角度进行分类组合，尽情展现它们之间在来源、内容、时间等方面的联系。
七、数字档案的保管利用
如果数字档案的收集、鉴定、整理等工作能够顺利完成到位，那么检索利用工作就变得相当容易，可以从根本上改变目前档案馆“重藏轻用”的局面，变被动利用为主动利用，为领导或各部门工作主动提出决策，让数字档案信息的现实实用价值和历史参考价值得以充分实现。而数字档案的保管就不如实体档案那样简便，实体档案要注意防火防盗等，而数字档案的保护在此之外还要注意防磁防病毒等，另外数字档案存储的载体不同，寿命也不同，那些载体比如光盘、磁盘等寿命比较短，要记住定期转录、介质转换，同时，为了保证信息不丢失，至少要以不同的载体形式双重备份。
八、如何做到数字档案管理安全
传统档案馆只有在白天开放， 而且纸制档案保存在监管严密的库房中， 其安全性极易得到保证。而数字档案馆以网站为其服务的平台， 对外全天二十四小时服务， 而且信息资源库只需要用户名和密码就能够进入，其安全防卫系统很容易通过尖端的计算机黑客技术得以攻破， 因此， 档案信息资源库的安全隐患很大。
实体档案的原件能够作为凭证作用主要是通过签署具名来保证的，数字档案的签署就需要通过数字签名和CA认证（Certificata Authority，也称电子商务认证中心，是负责发放和管理数字证书的权威机构，并作为电子商务交易中受信任的第三方，承担公钥体系中公钥的合法性检验的责任。）来实现，核心技术就是密码体制。常用的认证方法大致是这样：发文方和收文方各自都有一对密钥，分别称作公开密钥（以下简称公钥）和私有密钥（以下简称私钥），用其中任何一个密钥对原文加密都只能用另一个密钥解开，公钥是对外公开的，密钥只有自己才知道。所以一般都是发文方用收文方的公钥对发送的文件进行加密，而后再在网络进行传播，收文方收到后用自己的私钥解开密文即可。但是仅仅如此还不能证明文件是收文方发过来的，所以还需要发文方在发送密文的同时对原文进行一次hash算法（又称哈希函数，是一个数学方程式，它可用文本，如电子邮件信息等来生成称为信息摘要的代码，该算法是不可逆的。）得到原文的摘要，并用自己的私钥对该摘要进行加密，收文方用发文方的公钥对收到的摘要进行解密，然后对同时收到的密文也进行一次hash算法，如果得到的摘要和收到的摘要是一致的，则可以证明文件是发文方发的。至于彼此的公钥真假性则是通过CA中心这个机构进行认证的。
结束语：随着信息化的快速发展及建设，电子档案的出现给档案者管理提出了一个亟待解决的课题，如何实现它的收集、保存和快捷、有效利用，完善档案管理，实现企业档案管理与企业信息系统的无缝链接，是现代企业档案管理的发展方向。
参考文献：
[1]范文霞.加强高职院校电子阅览室的安全管理的思考.内蒙古电大学刊，2007，（9）.
关键词：数字档案馆；档案管理体制；解决措施
一、引言
数字档案馆是一种可以提供网络资料搜索的网络信息系统，其主要以信息技术为基础，使用数据库的方式进行储存和应用档案资料，实现资源的共享，提高档案资料的利用率。[1]在信息技术不断发展的情况下，建设超大型档案存储已经开始启动，使得档案馆可以有效突破时间和空间的限制，为档案利用者提供针对性的档案信息检索服务。所以通过建设数字档案馆，不仅可以有效提高档案馆档案的数量，也可以有效保护档案资料的安全，使人们可以合理利用档案资料，最终促进档案馆的发展。
二、数字档案馆建设对档案管理体制的影响
第一，促进档案服务功能的丰富。数字档案馆可以有效解决以往档案馆位置过偏、档案资料分布不够合理、信息查阅速度过慢、对空间储存的要求过高、需要花费大量人力物力等问题，不但可以为档案使用者提供各种服务，也可以节省档案管理的时间，使案管理人员可以有更多的精力开发新的业务和服务，提高档案管理人员的工作效率。[1]第二，促进档案管理体制的改变。以往档案管理体制主要以档案的保管为主，使档案得到有效保护。这种方式，虽然可以有效保护档案，但是无法发挥档案的价值[2]。而通过建设数字档案馆，可以充分发挥网络的作用，使更多有需要的人员可以进行利用档案信息资源，并且也可以有效简化档案查询利用方式，使档案可以被快速找到。在数字档案馆当中，不仅可以有效保护档案数据的安全，也可以使档案价值得到有效的发挥。[2]第三，完善现有的档案管理体系。在以往的档案管理当中，行政管理的关注点多为档案实体的监控和规范。但是这种管理方式容易影响到档案管理工作和档案利用方面的创新和进步。通过建设数字档案馆的建设，可以有效打破以往管理模式对档案利用的限制，使档案管理者可以真正扮演服务者的角色，为档案利用者数字提供针对性的服务。[3]第四，促进档案馆相关职能的进步。以往在工作当中，档案管理人员是统一由上级档案管理部门直接领导的，当数字档案馆之后，可以使档案管理的各个部门进行互相沟通，共同参与档案管理[3]。数字档案馆的建设不仅仅是某个部门的事情，其需要涉及各种知识，因此各个部门均需要给予数字档案馆建设足够的支持，使数字档案馆建设得以顺利完成。通过这种方式，不仅可以有效提高各个部门的团结程度，也可以使档案管理的质量得到提升。
三、利用建设数字档案馆完善档案管理体制的解决措施
第一，对数字档案馆建设的认识，促进数字档案馆的发展。建设数字档案馆属于档案管理体制的创新路径，因此在实际工作中，档案管理人员需要转变自己的观念，合理利用数字档案馆提高自身的工作效率。同时档案管理人员需要意识到数字档案馆的重视度，不断学习各种有关数字档案馆的信息技术，合理利用数字档案馆进行档案管理工作。另外需要进行掌握数字档案馆应用的方法，这样不仅可以使自己的办事效率得到提高，也可以使档案的管理和利用更加便捷。第二，实现档案资源共享，促进档案利用率的提升。要想建设数字档案馆，就需要打破档案馆档案管理固化、资料利用率不高的现状，使部门之间可以进行有效沟通，不仅需要完成档案的保密工作，也可以使档案资料得到有效共享，使档案的价值发挥。因此需要进行档案管理，尤其是要做好系统中档案数据库的保护，使档案资料可以得到有效的利用的同时，可以保障档案资料的安全。第三，加大人才培养的投入，培养更多的专业人才。建设数字档案馆需要大量的人力物力，因此政府需要投入足够的财政资金，企业也需要给予足够的资金支持，才能使数字档案馆得到充足的经费进行建设，促进档案管理方法的先进化。同时因为数字档案馆系统和技术的使用需要专业的知识，因此需要加强专业人员的培养。比如可以招聘专业技术人员进行管理数字档案馆，并且可以利用自己的专业知识为其他员工进行培训，为数字档案馆的后续应用提供有效的人才保障。第四，加强数字档案馆的安全防范，保障档案信息安全。在进行数字化建设工作的时候，档案信息资源会处于比较开放透明的状态，如果没有得到合理利用或者被不法侵害，将会造成巨大的损失。所以在建设数字档案馆时，需要注意防范档案资料被不法侵害。比如可以进行制定完善的工作管理操作制度，使每个员工均可以按照制度的要求进行工作。同时在进行资料查询的时候，需要分级设置查询权限，使档案资金的获取到有效保护。另外需要需要做好档案的备份以及防止黑客入侵的措施，使档案资料可以免受恶意技术的侵袭。
四、结束语
综上所述，数字档案馆建设对保护档案资料，提高档案资金的利用率具有重要的作用，因此需要加强数字档案馆建设，解决以往档案管理存在的问题，改善以往的档案管理体制，为人们提供专业的服务，促进档案管理工作效率的提升。在实际工作中，可以通过提高对数字档案馆建设的认识、实现档案资源共享、培养数字档案管理专业人才、加强数字档案馆的安全防范等措施使数字档案馆建设得以顺利进行。这样不仅可以有效保护档案资料的安全，也可以促进档案使用效率的提升，促进档案管理目标的实现。
参考文献：
[1]冯克民.规范化数字档案馆（室）建设研究[J].办公室业务，2017（02）:152-153.
[2]钱欣.智慧档案馆与数字档案馆的关系研究[J].黑龙江档案，2016（06）：88-89.
一、数字档案馆应注重成本与效益
长期以来，我国的档案工作者对成本效益的观念一直都很淡薄，很少有人关心和研究档案整理、保管、利用的成本效益问题和档案价值与档案整理、保管费用之间的关系。无论投入整理和保管档案的费用是否超过档案的价值都不会影响对档案的正常保管，这样就出现了两种情况：一种是有许多档案的保管费用已经超过了其档案的价值，或者说是完全没有保存价值还仍旧被保管着，使有限的档案保管费用被白白浪费；另一种是许多珍贵的档案不能得到合理的保护，使这些珍贵的档案和一般的档案在同样的条件下保管。在数字档案馆的条件下，这种投入与产出的不协调将显得尤为突出，对档案工作的影响更是显而易见。数字档案馆不是一次性的投入，需要不断地投入大量资金来维持其正常运行。然而，巨额投入支撑的数字档案馆所形成的利用率并没有想象中的可观，这使得数字档案馆建设必须树立成本效益的观念，处理好投入与产出的关系，讲求最佳效益。
二、传统档案馆工作流程与数字档案馆工作流程的联系
传统的档案管理工作是单一、单向的简单过程，接收、处理、管理、服务等主要业务环节都是依据纸质档案管理而产生的，数字档案以及数字档案馆的出现，为传统档案馆注入了新的内涵，同时也带来了新的挑战。新形势下的档案管理工作不应仅停留在对档案实体的管理上，还应将管理的着眼点扩大到档案信息管理的层面，运用新的档案管理理念从新的管理角度来指导和约束现今的档案管理工作。
长期以来，档案馆都是进行实体保管的机构，其发展潜力局限于馆藏规模及其相应的处理能力上，然而在数字档案馆的背景之下，档案馆管理工作应从有限的馆藏建设向开发、链接和传送信息资源的方向发展，通过网络服务的方式来发展档案馆。数字档案馆的出现以及全方位的发展给传统档案管理工作带来了巨大的影响和冲击，它将实体档案馆的各个流程丰富为接收、处理（分类、整理、编目、标引、归档、入库、数字化缩微等）、管理（实物管理、信息管理、实物与信息之间的关联、对应、拷贝以及信息的迁移转换和箭备份等）和提供利用服务等核心环节。档案信息管理打破了全宗、机构、年限和专题的界限，追求的是更大范围内信息的收集、存储与输出。在各类案卷、文件中，根据利用者的需求随时自由组合各类信息，并通过计算机和网络提供给远程利用者，突破了实体档案馆的范围，档案信息管理有了更大的空间。档案实体管理与档案信息管理是两个紧密相连的不同的工作阶段，前者是后者的前提条件和工作基础；后者是前者的深入和延伸。延伸即在档案实体管理的基础之上，将档案中蕴含的丰富内容开发出来，更广泛地传播。档案管理内容的延伸是由利用者的需求决定的，也是信息时代赋予档案部门和档案工作者的历史使命。档案信息管理对档案实体管理不是替代的关系，而是有利的补充，因此，我们必须实现数字档案馆环境下传统档案管理与档案信息管理的有效结合。
三、数字档案馆的档案信息检索理念
（一）档案信息检索的核心理念是“以用户为中心”
传统的档案馆以发展完备的馆藏为主要目的，档案信息检索以严格的信息揭示和有序化的信息组织为基础，以完善的系统建设为主要任务，适合业务熟练的工作人员使用，体现一种“机械观”的理念。随着社会环境的变化，档案信息检索的核心观念逐步转变为“以用户为中心”。不断地推出主动性的档案信息检索服务，其服务水平也在逐步提高。
（二）信息检索服务以档案信息资源的充分利用为目的
早期的档案信息在经过数字化处理后，多被保护起来而没有得到充分合理地利用，档案利用者不能以最方便的途径获取信息。在信息时代，信息资源是被认为与物质、能源、材料一样重要的生产要素，其价值被充分认识，这就要求在数字档案馆背景之下，各级档案馆应采取各种信息检索服务，以提高档案信息资源的利用率。
（三）档案信息检索是一个有生命周期的系统
列维坦认为，信息生产的生命周期是由信息被记录下来，从而成为信息源开始的。从收集档案信息到利用档案信息是一个完整的生命周期。在使用档案信息的过程中，了解到新的信息，进行新的档案信息的采集，然后开始新的生命周期。只有将上述过程所有环节的工作做好，才能使利用者在需要档案信息资源的时候在最有利的时间和地点以顺畅的方式获取信息和使用信息。档案信息检索的生命周期是将自然生命周期和利用者需求有机结合在一起的一种抽象模型。具体表现为，针对利用者表达出来的需求，信息检索系统通过信息推送、个性化定制等服务形式实现；针对利用者认识到的普遍性需求，分门别类地组织好信息；针对利用者具有的潜在的信息需求，信息系统通过建立知识库等方式满足利用者的需求。利用者的信息需求总是被档案馆工作人员不断地感知、认识、再认识，形成一个良性循环的生命生长周期。
四、数字档案馆的馆藏获取方式
（一）重视数字化档案和电子档案的质量和安全问题
在档案数字化的过程中，一定要建立完善数字档案安全管理制度，档案数字化之后，安全工作显得尤为重要，既包括硬件的安全管理，又包括软件的安全管理。硬件方面，要严把信息存储载体的质量关，提高数字保存载体的保存寿命；软件方面，要通过采用多级权限和密码管理，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。与此同时，对于电子档案也要把好进馆档案的质量关，不让不符合进馆要求的电子档案进馆。
（二）重视电子档案保护的基础工作
要从电子档案形成的基层部门开始抓起，其工作的好坏直接能够影响到后期电子档案保护工作的质量。在档案数字化的过程中，一定要重视和加快数字化档案管理人员的培养，从事数字化管理的人员必须具备档案管理的专业知识和计算机管理技能。
一、数字档案信息资源的共享设计
实现数字档案信息资源共享是数字档案管理平台设计的根本目的，是减少重复劳动，多头建设，实现资源有效整合和广泛利用的重要途径。“警务数字档案管理平台”，遵循了数字文件信息和档案信息的形成规律和利用特点，实现了数字档案资源全过程的共享管理。
1．数字档案信息资源的共享建设。数字文件建设共享是数字档案信息资源共享的首要环节。如何充分利用机关在工作中形成的大量数字文件，建立数字档案信息资源，避免档案部门重复劳动、重复加工是数字档案管理平台设计与实现的一个重要课题。“警务数字档案管理平台”根据全程管理和前端控制的原则，将包括文件的著录、分类和归档鉴定等档案基础工作都完全融入文件办理运行程序之中同时进行，各部门数字文件在形成之后，通过公共数据控制与交换平台，向数字档案管理平台移交。实现了数字文件信息资源形成过程的自动过渡与高度共享。
具体做法是：(1)建立数字文件规范及归档标准。我们明确规定，凡已建或在建的各类信息管理系统，都必须加入标准规范的归档功能模块。(2)建立公共数据控制与交换平台。在各类系统的基础上，集中建立公共数据库，用于与各系统进行访问与交换。(3)建立数字档案接收平台，自动接收来自于公共数据控制与交换平台归档的数字文件信息。警务数字档案管理平台通过网络与其建立了连接。用户在自己的业务系统中工作办理完毕后，系统对形成的数字文件通过建立的标准自动分析研判，向数字档案管理平台提交归档，实现了真正意义上数字文件信息的共享和文档一体化管理。
2．数字档案信息资源的共享管理。数字档案资源的合理布局是实现数字档案资源共享管理的基础。江苏省公安系统下辖13个市级公安机关、120多个县(分)局公安机关和2000多个基层公安派出所，按传统的做法，每个单位都建立独立的档案管理系统，其人财物的投入是可以想象的，而且也不符合数字资源集中管理和有效整合的客观要求，也会对共享利用造成比较大的困难。
“警务数字档案管理平台”在设计和实现上采取了相对集中与分散相结合的管理模式。一方面，为了节省投资和提高效率，采用相对集中建设模式，将档案软件、服务器平台、数据资源集中在省、市公安机关(根据需要也可建设在县、分局)。省厅的服务器集中存储厅机关及直属单位的数据和提供数据管理服务；市级公安机关的服务器负责市局机关、县分局和基层派出所的数据管理和全文信息服务。另一方面，县、分局以及基层派出所任何客户机都可以通过公安信息互联网访问市局机关的中央服务器提供的数字档案管理平台，进人档案管理与档案利用服务。
采用相对集中和分散相结合的管理模式，其优越性十分明显：一是节省了大量的经费，实现了资源存储的优化，减少了数据冗余。二是便于提高用户的查询效率。用户查阅某人的违法犯罪信息即可通过该市的数字档案管理平台查询，从而避免了过去挨家挨户查询既费时又费力的现象产生。三是实现了网络上的业务指导功能。省市档案部门可以通过档案平台监测下辖档案部门的系统，指导工作的开展。
3．数字档案信息资源的共享利用。实现数字档案信息资源共享利用是数字档案管理平台设计和实现的根本目的。“警务数字档案管理平台”在设计数字档案资源利用共享方面，实现了多种共享利用的方式。
一是采取了多样化的检索方式。从检索手段上讲，既有通过档案平台检索模块进行的检索，又有通过警务综合查询平台查询的功能；从检索方式上讲，既能实现各类档案数据库检索、全文检索，又能实现多数据库的关联检索和跨平台多数据库的关联检索；从检索效果上讲，既能检索到各类档案数据信息，也能检索到全文信息、多媒体信息等。
二是实现了开架式的阅览服务。为便于用户了解和浏览机藏档案类型和具体内容，“警务数字档案管理平台”设计和实现了开架式的浏览服务方式，当用户通过数字档案管理平台进入开架式服务功能时，就像走进开放式的图书馆一样，用户可按菜单随意点击某类案卷或某份文件，系统自动显示其卷内文件目录和全文信息。
三是建立了专题信息服务平台。专题信息服务平台设计和提供了两项服务内容：一是用户可以直接查询由档案部门编研的各类专题文件信息汇集，通过点击相应的专题，系统显示各类专题的文件信息和全文信息；二是用户可以自设专题进行智能化检索并列出相应的专题文件信息和全文信息。
二、智能化设计与档案办公自动化
智能化设计是实现档案办公自动化的重要途径，也是衡量数字档案管理平台质量优劣的重要标准。所谓智能化设计就是运用自动控制的原理对数字档案管理的全过程实现自动化管理，最大限度地减少人工干预的设计方案。其基本原理是，将根据有关标准制定的参照系统输入计算机，由计算机自动比照参照系统对档案工作各项环节进行自动化处理。方法是必须建立一套指标完备的参照系统。“警务数字档案管理平台”在数字档案的接收、处理和分析评估等智能化设计方面进行了有益的探索。
1．数字档案接收的智能化设计。就是根据档案归档范围和归档标准，制定一套能够为计算机识别的、与输人的数据文件进行比对匹配，将符合条件的数据文件自动接收归档的参照系统。“警务数字档案管理平台”实现的基本思路是：将归档接收模块前置到OA系统或各类业务信息系统中，当用户在OA系统或各类业务系统中输入、处理文件信息工作完成时，系统自动将这些数据文件与接收归档前置模块中的参照系统进行比对匹配，将符合归档条件的数据文件自动导入到数字档案管理平台。接收归档的指标体系主要是依据“档案类型划分及编号规则”、“档案归档范围与不归档范围”以及“公安专业档案管理规定”等规定办法以及归档指标的相关内容，并结合档案工作的实践制定出来的。包括是否归档、归档类型、归档类别、归档年度等20多个主要指标体系。
接收归档的智能化设计的主要特点是：一是将接收归档与文件形成和处理融为一体，实现了文档一体化；二是当用户数据文件形成处理完成时，也就是接收归档之时，实现数据文件的形成、处理与接收归档同步实时完成；三是数字文件信息接收归档的整个过程，避免了人为的干预，由系统按照归档指标体系自动审核把关，实现了档案接收归档的自动化。
2．数字档案处理的智能化设计。数字文件信息进入档案管理平台后，即要对其进行处理，形成数字档案资
源。数字档案处理的智能化设计包括整理排列、自动编目、自动编写“整理归档年度报告(或说明)”等内容设计。
(1)数字档案的智能化整理排列。智能化整理排列的核心是要确立整理排列的原则、方法和要求。“警务数字档案管理平台”确定的方法是：①整理排列的原则。分为二种，即保管期限一年度一组织机构和年度一保管期限一组织机构排列。供用户选择。②整理排列的方法。分为三种，一是先按“文件形式”排列，然后按“专题”排列，再按“形成日期”顺序排列；二是先按“专题”排列，然后按“文件形式”排列，再按“形成日期”顺序排列；三是全部文件按“形成日期”顺序排列。各种排列方式由用户选择。③整理排列的要求：在第一种、第二种方法中。同一文件形式下，将属于同一类型的文件排列在一起。如同一文号的文件、同样形式的统计报表、简报等文件和同一组织活动(如会议文件等)的文件。当用户对某一年度组织机构的档案进行整理排列时，系统自动按用户选择的整理排列的原则、方法和要求列出文件目录，也可以进行局部微调。
(2)数字档案的自动编目。系统列出文件目录后，用户确定编号规则如全宗号―类别号―目录号―机构号―件号，并输入第一份档案的档号，系统自动编写其他档案的档号，并以归档文件目录的形式输出结果。为了减少实体纸质档案加盖归档章和填写归档号的工作量，提高文书处理人员的工作效率，系统设计了自动打印归档章功能。具体方法是：①事先用黏和度较高的不干胶纸(A4)印制归档章式样；②在系统中设置打印归档章功能；③当整理编目工作完成后，套打归档章；④文书处理人员按归档文件目录和归档章编号粘贴在实体纸质文件上。
(3)自动编写“整理归档年度报告(或说明)”。数字档案整理编目工作完成后，按规定必须要编写“整理归档年度报告或称为年度整理归档说明”，警务数字档案平台设计了自动编写的方法。在平台中建立基础数据库，把全宗名称、全宗号、全宗地址、变化情况，主要负责人，内部机构调整等情况建立基础数据。当整理归档工作完成后，系统自动形成整理归档年度报告或归档说明。
3．数字档案分析评估的智能化设计。对数字档案的接收、处理和利用进行分析评估，是数字档案管理平台建设的重要内容，也是提高数字档案和数字档案管理平台建设水平的极其重要的方面。数字档案分析评估智能化设计包括数字档案数量、质量分析、数字档案利用分析和实时自动监控等内容。
(1)数字档案数量、质量分析。①数字档案数量统计分析。警务数字档案管理平台设计了多种灵活的统计分析功能，包括各类档案机藏量统计、年度归档量统计、各类数据和电子文件数量统计、各类档案藏柱图、曲线图等等。②数字档案质量分析。对接收或形成数据的质量从各方面进行统计分析。例如，数据项目接收或录入结构齐全情况统计分析、机读目录差错率统计分析、各用户形成数据质量和差错率统计分析等等。③数字档案质量控制。即由计算机自动比照制定的质量标准对档案数据进行规范。警务数字档案平台制定和运用了100多种项目的数据标准，如全宗名称、各类档号结构、分类号、责任者、形成日期、性别、居民证号等等标准。当平台接收或录入的数据出现质量问题时，系统自动将存在的问题统一找出来并进行自动修改或手动修改，以保证机读数据内容的准确性。
(2)数字档案利用分析。一般档案管理系统对于网上查档利用仅以点击率来统计。这种分析方法既不准确，也难以说明问题。“警务数字档案管理平台”设计了一套比较科学的档案利用统计功能，从档案利用数量、利用类型、利用目的和用户等多方面进行统计分析。尤其是平台将用户上网查档点击详细信息和全文信息数作为计数单位，相比点击率统计而言，较为准确与科学。
(3)实时自动监控。通过利用公安机关建立的统一的身份认证和识别系统，对公安机关的上网用户进行自动认证和识别，并在监控功能上实时滚动式显示用户姓名、上网时间、操作的功能内容，用户的IP地址等等，使档案工作人员能够直观地监控网上用户的操作情况，一方面起到安全防范的作用，另一方面也为上网用户的研究提供了可靠的依据。
三、关联检索的设计及其应用
关联检索是一种智能检索方法，是在普通检索的基础上，运用关联技术方法，通过查询某一条信息将有相互关联的其他信息同步显示。其在数字档案管理平台中的应用，不仅能够减少重复检索的次数，提高工作效率，而且也有利于提高检索的完整性和准确性。
“警务数字档案管理平台”设计和实现了三种形式的关联检索：
1．内联检索―互动式检索。内联检索是指数字档案管理平台内部各数据库之间关联检索。按照传统的检索方法，用户查阅某方面的档案，既有可能在一类档案中，也有可能分布在其他档案类型中。用户除了检索某一类档案外，还得二次甚至三次检索其他类型和其他构成形式的档案。内联检索避免了传统方法，它使用户通过一次检索达到实现查询多类档案、获得多种结果的目的。它的基本原理是，在档案数据建设过程中，对具有相同联系的档案数据通过特定的字段项目建立联系，当系统查询这一字段项目时，与之相关联的档案数据信息就会自动调出。“警务数字档案管理平台”实现的内联检索分为两类：一是渐进式检索，即实现了档案构成单位从案卷信息一卷内文件目录信息一案件信息一人员信息一全文信息等渐进式的检索阅览。无论用户从哪个角度进行查询，均可以关联相关信息。这种渐进性检索完全模拟了人工浏览案卷的方式，使用户仿佛就是在翻阅档案一样。二是横向式检索，即实现了不同档案类型之间的关联查询。内联检索技术的应用，使得不同类型档案数据库的关联查询成为可能，从而大大提高了工作效率和查全率、查准率。
2．横联检索一综合性检索。横联检索是指数字档案管理平台与其他信息管理平台各数据库之间的关联检索。公安机关普遍建立了数量较多的信息管理系统，如人口、违法犯罪人员、案件信息等系统。各系统之间都保持相对独立的关系，用户要了解一个人的全面情况，就必须要进入各个系统分别检索一次，既浪费了大量时间，又难以保证检索的全面性和准确性。
横联检索属于一种综合性、跨平台的检索方法。它的基本原理是：从各类系统中抽取最常用的数据项目组成公用数据(索引)库，并建立与各个系统之间的关联，构成统一、规范、普遍关联的综合信息查询系统。用户通过该系统可以查询机关各类系统的数据和相关信息。实现横联检索的基本要求：一是必须要有共用的数据建设标准和检索项目；二是各类系统必须要有相同的项目作为关联的条件；三是最好使用相同类型的数据库管理软件；四是需要建立各个系统数据与公用数据(索引)库之间的数据同步，维持公用数据(索引)库中的数据与各个系统数据之间的关联。
3．纵联检索―分布式检索。纵联检索，亦称为分布式检索或广播式检索。是指分布在不同地区、不同单位的数字档案管理平台的检索系统通过约定的通信协议进行数据交换，将这些孤立档案检索系统组建成为一个协同运作的分布式系统。整个分布式系统以公安机关的隶属关系构成层次结构，来自上级的检索任务将自动的逐级分散到各级的检索服务器上，每个检索服务器完成本单位的检索之后，将检索结果逐级上报，最终形成综合检索结果。这种分布式广播检索在用户看来就像是从一个单一的系统中检索完全一样。
关键词：数字化；网络化；档案管理
当前世界各国包括我国，都在积极地进行数字档案的建设。由于计算机技术及信息传输网络化，为办公自动化管理提供了科学技术保证。随着数字化的社会生活，产生了越来越多的数字档案，对这些数字档案进行有效管理和利用，是时代对档案管理提出的要求。
一、数字档案及其特征
1.档案是“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。档案数字化，从技术层面理解指的是资源数字化、存储海量化和传递网络化。数字档案是一个数字化的信息系统，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而提供及时利用，实现资源共享，数字档案具有如下特点：（1）资源数字化及空间虚拟化。（2）档案管理的数字化。（3）信息资源的共享化。（4）服务对象及需求扩大化。
2.数字档案同传统档案的区别。传统档案的馆藏主要是原始档案的实体，在历史真迹、凭证价值方面具有法律效力上的优势，是以文字、图像、图形等为符号，以纸质为介质的纸质档案。在长期保存方面也具有数字档案不可比拟的优势。而数字档案是一种新型载体的档案，是无形的，它的传输、运算、存贮是以数字编码的形式存在。因此数字档案是数字化信息技术的产物，是能够被计算机识别处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传递的数字代码序列，是数字信息的集合体。原始档案被数字化后，也并不意味着原始档案不再需要。数字档案容易发生改变，因此，原始档案在可能的情况下有必要继续保管。数字档案主要承担档案信息利用的职责。
二、数字档案的管理模式
1.时代与科技的发展使档案管理对象由传统的纸质档案为主，转变为以数字档案为主，纸质档案为辅。档案载体的历史演变也经历了甲骨、金石、简牍和纸张，直至现今数字档案采用的磁带、磁盘、光盘的变化，可以预见随着社会的发展，这种新型档案载体数字档案的出现很快能获得政府的法律承认。因此数字档案管理必将成为档案管理的主要对象。
2.数字档案的管理内容包括：数字档案的归档、历史档案的数字化、数字档案的存储、数字档案的业务管理、数字档案的交换和利用。面对新型的数字档案，应根据档案管理的要求，加强对本单位电子文件的积累、著录、归档等工作的监督、指导，保证各部门所产生的有保存价值的电子文件的齐全、完整、有效。
3.长期以来，档案管理一直处于手工操作状态，档案的收集、整理、分类、编目、鉴定、保管、检索、利用、编研、统计等都是人工完成的，而库房的管理也都是有形的，如：案卷、档案柜等。随着数字档案的建立将最大程度地降低手工操作，而向自动化管理转型。由于数字档案的存储介质具有大容量的特点，摆脱了档案对存储空间的依赖性。总之，计算机具有自动分类与组合功能，电子文件的产生与运用，使整个档案工作转化为以计算机为核心的自动化办公，简化了传统工作程序，解放了劳动力，改善了办公环境，提高了办公的质量和效率。另外，网络世界的形成，数字档案能够通过网络迅速传播，档案信息将成为全民共享的资源。
三、数字档案管理目前存在的问题
21世纪的数字档案要朝着各种载体形式并存的方向发展，包括各种电子文件、多媒体、缩微载体和声像载体等。尤其是要增加数字化馆藏的建设。数字档案管理是一种逻辑管理，档案从有型向无形转化，档案管理部门也变成信息化管理机构。电子革命给档案工作带来了一个质的变化，数字档案的内容与载体之间脱离了原有的一一对应关系，档案的内容可以选择不同的电子载体，可脱离原载体进行传输，我们从各部门收取数字档案的内容，而不需要它们的原电子载体。利用这一特性，我们可将档案复制若干套。但这些介质还有很多不尽人意之处，如记录信息有效寿命期的问题。电子文件具有管理和利用比较方便的特点，如记录密度很大，用极小的空间存储大量信息，节省存储空间，同时也不需要很多库房；在形成过程中，增删改非常方便；可利用计算机网络系统进行远距离传递，方便快捷地提供利用，达到资源共享；各种媒体信息能集中统一管理；可利用非实体归档，能较快地完成归档任务等特性。所采用的存储介质主要是磁盘、磁带和光盘等，它们的记录寿命一般不超过20年，这给我们保护数字信息带来了困难。另外除了保护载体材料外，对电子档案的备份措施、加密技术、电子签署技术、登录认证技术、访问控制技术等，还有电子档案被污染以及人为的破坏等问题。针对这些问题，产生了杀计算机病毒技术、数据库修复技术、信息刷新保真技术、电子文件法律凭证保障技术等。近年来，数字化档案的相关技术很多已在其它领域中成功的应用，如模式识别、海量数据存储、数字加密、影像压缩和信息隐藏技术等等。将这些技术引用到数字化档案管理中并加以发展，将会为档案保存和流通的安全提供强有力的技术手段。
四、数字档案的出现对管理人员的新要求
1.在现有的档案人员结构中，以文科的档案学专业人员为主，而理工科的专业人员较少，面对高速发展的电子时代显得力不从心，这就直接影响到档案事业的发展和信息资源的开发和利用。所以要适应新形势下的档案工作的需求，不仅对现有的档案人员进行必要的培训，优化知识结构，掌握计算机和其它方面的新知识、新技能，同时各院校应增设新技能课程，培养造就一批掌握现代科学技术的复合型档案管理人才。只有这样才能适应档案事业发展的需要，实现档案事业的现代化管理。
2.强化服务意识。档案是最原始、最可靠并具有凭证效力的信息资源，随着社会对档案信息需求的日益增长，档案人员要增强为广大需求者服务的意识，坚持面向社会、面向未来。
利用与服务是直接衡量档案管理水平的尺度并在使用中体现档案价值。1980年中央做出了开放历史档案的决定以来，档案工作的传统观念已经由重藏轻用向藏用并举的模式转换，服务扩大到为多种所有制的经济发展服务，这对所有档案工作者的服务理念也提出了一个全新的要求。就目前而言，笔者认为应做好下述几个方面：（1）丰富档案信息资源，为档案利用提供充分基础。（2）利用计算机等先进的设备，搞好检索工具及目录服务。（3）人员素质提高，以适应新的管理模式需求。（4）档案工作者的敬业精神，是搞好一切工作的思想基础。（5）主动出击，开拓服务面，做好宣传工作。（6）修改、完善档案利用的政策法规等。
一、管理层面的对策
档案行政管理部门担负着全国或地方档案数字化工作的规划、部署、指导、协调和管理的职责，应将协调档案数字化或数字档案馆建设过程中的版权问题作为重要的职责范畴。
（一）将版权制度作为数字档案信息资源管理的重要手段之一
传统档案信息资源管理的手段，更多地偏重于行政、技术或经济等手段，而较少涉及法律手段。这主要是原先的档案信息管理空间一般限于现实档案馆中，相对于网络这个新的信息平台来说，产生的信息问题并不是太多，即使产生一定的问题所引起的权利冲突也不是太激烈，因此包括著作权法在内的信息法律调控手段的运用也自然较少。由于因特网的“互连”性，使得档案信息传播和交流更为频繁，空间范围也迅速扩大，因此档案信息权利人与利用者相互之间权利的平衡极易被打破，因此针对这样一个背景环境所采用的手段已不能主要限于原有的管理手段，法律手段的进一步介入已成为必然。
（二）积极关注数字化环境下版权的相关立法工作
为适应数字化时代的发展，我国在2001年10月修订的《著作权法》中增加了相关的条款，如在财产权利中增加“信息网络传播权”，增设了“技术措施保护”和“权利管理信息”等内容。《著作权集体管理条例》和《信息网络传播权保护条例》也分别于2005年3月和2006年7月开始实施。
版权制度的发展在一定程度上关系到档案馆等信息服务机构的网络信息服务，如原版权法中的“合理使用”原则是否能够延伸到档案馆网络信息服务，就是一个需要特别关注的议题。正式实施的《信息网络传播权保护条例》结合网络环境的特点，将著作权法规定的合理使用情形合理延伸到网络环境，开始给数字档案在信息网络传播权领域提供了一个“避风港”。《条例》的第7条中规定：“图书馆、档案馆、纪念馆、博物馆、美术馆等可以不经著作权人许可，通过信息网络向本馆馆舍内服务对象提供本馆收藏的合法出版的数字作品和依法为陈列或者保存版本的需要以数字化形式复制的作品，不向其支付报酬，但不得直接或者间接获得经济利益。”档案界今后应当关注网络环境下版权制度的发展，在国家相关立法活动过程中，正确反映档案部门或档案用户的诉求。
（三）加强数字化环境下版权知识的宣传与普及工作
档案界有一部分人员缺乏版权的相关知识。如有些人员对档案的所有权和著作权区别的不是太清楚，普遍存在一种观点，即“档案部门对档案的接收等于档案著作权的转移”。档案部门认为档案接收进馆，则档案的著作权也相应的转移至档案部门，档案部门有权对进馆档案进行使用。又如由于加强版权保护，在一定程度限制了人们的不合法使用，加大了档案数字化的成本，因此某些档案部门甚至认为版权保护可能会成为阻碍档案数字化工作的屏障，从而对在档案部门开展版权保护工作进行抵触；等等。对于版权相关法规知识，档案部门还基本属于“补课”的情形。而面对数字或网络环境中的版权法规问题上，档案部门则处于双重“补课”阶段。此外，由于档案的信息用户也有可能发生侵权行为，甚至会令档案部门为其侵权行为承担连带侵权责任。所以，如有必要可以在提供数字档案信息给用户使用时，普及版权的相关知识。
二、业务层面的对策
在数字档案管理中，具有版权状态的信息分为两种：版权或专有使用权是属于他人；版权或专有使用权属于档案部门。所以在档案馆的版权保护对策中，既要做到预防侵犯他人的版权，也要防止别人侵犯档案馆的版权。
（一）侵犯他人版权的预防
1.档案部门在对本馆馆藏范围内的档案进行价值鉴定的同时，进行版权的鉴定，确认档案信息的可著作权性。如果具有，再确认谁是版权的主体。如果确认的结果是涉及他人的版权时，再确认该档案的保护期限。如果确认属于保护期限未满、他人享有版权的档案，应当特别标明，避免发生侵权行为
2.当档案馆进行传统档案数字化转换时，应当关注版权的许可问题。
(1)对于大量公共信息的档案，如超过著作权保护期限或作者声明提供免费利用的档案信息，政府出版物，时事新闻等，由于基本无侵权之嫌，在数字化转换时可以优先考虑。但在使用过程中应依法尊重作者的署名权、作品的完整权等精神权利。
(2)对具有版权状态的传统档案，应当分析谁是版权的主体。对于所有权和版权都属于档案部门的档案，档案部门则可直接进行数字化转换；对于捐赠、征购的档案，是否受版权保护以及其版权是否转移应做到“事前明确化”，即与原档案的所有者签订合同，明确权利范围和义务。根据合同或协议，将版权转让于档案馆的，档案馆则有权对其进行数字化处理。
(3)对于那些档案馆不享有版权的档案，应当注意其行为是否属于“合理使用”，即仅限于为馆藏需要的转换复制，数量也必须受到严格限制，并只允许复制本馆收藏的作品。如果是为了网络传播的需要或者复制不属于本馆馆藏的档案信息，则超出了“合理使用”界限，应当征得版权人的许可，否则就属于侵权行为。
3.随着档案数字化的不断发展，档案部门即使十分注意避免侵犯他人版权，但要绝对避免侵权可能有时是不现实的。遇到被控侵权时，应当从容面对，可以主张侵权不成立的抗辩事由，如版权已过保护期、内容无版权的、作品为自己原创等理由。
4.档案部门应当关注我国著作权集体管理机构的建设动向。鉴于我国已对著作权集体管理作出了规定，这对于解决数字环境下的版权管理问题是非常及时的。但著作权集体管理制度的建立和完善是不能―蹴而就的，解决许可困难的问题也并非一日之功。因此，档案部门必须关注我国著作权集体管理机构的建设进展和所承担的职能。
（二）数字化档案版权的自我保护
在数字环境下，权利人主张权利也是成本高昂。所以，预防别人侵权显得非常重要。
1.借鉴《著作权法》关于汇编作品的相关规定，处理好档案数据库的版权问题。如果是档案馆汇编而成的数据库，只要其内容的选择或编排能体现出独创性，就可以作为一种汇编作品来进行保护。汇编人是档案馆，因而著作权属于档案馆所有。由于《著作权法》对汇编作品的保护仅限于作品的形式，不保护作品所含的创意，那些数据的获得、校验、编排等方面进行实质性投入的数据库暂时在我国得不到著作权法的保护。关于此问题，还有待于数据库法律保护的新发展，如欧盟所提出的数据库的特殊权利保护，就可以解决此类问题。
2.档案馆为了保护网站中档案信息的真实性、完整性和安全性，可以采取了一定的技术措施，防止数字档案被他人擅自访问、复制、操纵、散发和传播，并且方便数字档案版权的授权和使用监督。关于技术措施的法律保护，在我国修订后的《著作权法》中得到明确保护，且在《信息网络传播权条例》中进行了界定，即“指用于防止、限制未经权利人许可浏览、欣赏作品、表演、录音录像制品的或者通过信息网络向公众提供作品、表演、录音录像制品的有效技术、装置或者部件。”同时，第4条规定：“任何组织或者个人不得故意避开或者破坏技术措施，不得故意制造、进口或者向公众提供主要用于避开或者破坏技术措施的装置或者部件，不得故意为他人避开或者破坏技术措施提供技术服务。”
3.采用权利管理电子信息标识。为了标识本馆的档案信息，档案部门可以在数字化档案信息中嵌入权利管理电子信息，以警示他人。权利管理电子信息是有效识别著作权人的一种信息，同样在我国修订后的《著作权法》中得到明确保护，且在《信息网络传播权条例》中进行了界定，即“指说明作品及其作者、表演及其表演者、录音录像制品及其制作者的信息，作品、表演、录音录像制品权利人的信息和使用条件的信息，以及表示上述信息的数字或者代码。”同时，第5条规定：“未经权利人许可，任何组织或者个人不得进行下列行为：（一）故意删除或者改变通过信息网络向公众提供的作品、表演、录音录像制品的权利管理电子信息，但由于技术上的原因无法避免删除或者改变的除外；（二）通过信息网络向公众提供明知或者应知未经权利人许可被删除或者改变权利管理电子信息的作品、表演、录音录像制品。”
