时间：2023-07-03 15:50:24
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关键词：档案管理；创新
随着科学技术的不断发展，我国迎来了高新科技引领企业发展的时代，为顺应当前时展状况，档案管理工作要做出与时代相对应的变革，创新档案管理模式，使得档案管理工作能更好的为企业发展所服务。
1 企业档案管理的重要性
企业档案是在企业发展过程中所形成的有价值的文字记录或图表等，记录了企业各个发展阶段的细节。在日常工作中，由专业性人才队伍对企业的文件进行科学的分类整理，便于以后企业人员进行查询。其中记录的各种信息为企业提供了可选择的发展模式，也使得企业在发展过程中能少走弯路，可以作为企业发展的理论指导。
具体来说，企业档案管理重要性主要体现在以下方面。首先，良好的档案管理对企业科技发展的促进作用，它能激励企业健康的向前发展。其次，档案是企业文化凝聚的产物，是企业文化的实体表现形式，良好的企业档案管理反映了企业对于企业文化的利用程度。再次，企业档案管理能够很好的使企业经济效益与社会效益相匹配。最后，良好企业档案管理能使档案做为企业的理论指导更加的科学化，时代化。
2 企业档案管理当前的发展状况
良好的企业档案管理遵循着以下原则，首先，企业中各个部门的档案要有统一的管理部门，管理中实行综合管理，分类处理，实现档案管理中的集中管理与分级管理。其次，注重档案管理的安全性，对企业档案进行严格管理与保护，避免档案的泄露与遗失，严格遵守保密条例，增强企业知识产权意识，维护好企业档案的安全与完整。
现今，我国企业本着以上原则进行档案管理，但在管理过程中都或多或少的出现了这样或那样的问题，总结我国企业的发展现状，主要存在以下几个方面的问题：
档案管理制度的不完善。包括档案整理笼统，归档责任人不明确，归档范围不明晰，这些都体现了档案管理水平的落后。如果在岗人员职位不变也罢，如果稍加变动，档案的不连续、无规则的管理状态就体现出来，将给档案的查找带来很大的麻烦。同时又由于近年来全球经济下滑，人员的精简在很多企业发生，由于档案管理人员很少，使得档案整理的任务相当繁重。档案管理的环节很多，若是提高管理水平，其中任何一项环节都不能落下，不仅要求管理设备的提高，从业人员的素质，领导的重视程度等制度的完善上都要在一定程度上有所提高。
当前科技信息发展迅猛与企业档案管理归档单一化不相匹配。当前高新技术的发展，给企业带来了自动化、数字化与网络化，利用信息技术可以有效的使得企业档案管理变得简洁。通过将档案资源整合到自动化管理系统中，就能档案的无缝连接，并对档案加以保存与随时的利用。由于企业档案管理思想的落后，这些高新科技并没有很好的应用到档案管理当中去，档案管理自动化在企业中的运用空间还很狭小，这使得档案在管理上很不方便。
企业档案管理的不科学、不规范。在许多企业的档案室中，我们很容易发现一些档案的档号不规范，一些档案缺少卷内目录，以及案卷混乱的问题，这是档案管理不规范的集中体现。在查阅相关档案时候，会发现档案的调阅极不便利。
从事档案管理人员的素质不高，表现在专业水平不高。实现档案管理现代化，不仅要求设备的现代化，还要求从业人员具有先进的科学知识，能够对新设备进行使用和维护，。但就目前我国大多数企业来看，档案管理人员还仅仅从事着文件的收发、归档与查找。对于现代化管理的基本知识还处于不了解阶段，对于现代设备的使用，能熟练掌握使用技能的从业人员更是稀少，新时期的档案管理对从业人员的专业水平要求很高，对档案管理人员如不进行后期的培训学习，那么在人才这一方面，它会成为阻碍企业档案管理水平提升的短板。
企业档案管理效率低下。企业档案工作的规范化、标准化是企业档案管理的基本要求。档案管理普遍存在问题是，大量卷宗的质量不高，搜索工具不完善。一些企业档案的整理并不符合国家档案局的标准。在文件检索方面，大部分企业还是传统的手工检索，机器检索在企业中所占的比重很小。文件检索要求的精度很高，人工操作代替机器操作并不能很好的完成文件检索的精度标准。
对于档案信息的整理、编研投入力度不足。档案的编研可以做为企业制定发展目标的参考。大多数企业的情况是对于信息的编研不是很重视。编研人员的选取没有从专业技术方面考虑，只是随意的指派。这就造成了编研产品的层次低下，信息量不足，不具备很大的参考价值。
3 创新管理模式，提升企业档案管理水平的一些措施和建议
档案管理模式的创新，首先，要注重理念的创新，理论指导实践，实现档案管理工作创新，首先要解放思想，转变传统观念和意识。其次，要注重档案管理的机制创新，通过总结当前经济发展形势下对档案管理工作的要求，逐步建立起与经济发展相匹配的档案管理模式。譬如，各项管理的规章制度要符合当前经济发展形势。最后，要注重管理手段的创新，借助当前高新技术发展的强劲势头，将信息技术融入到企业档案管理中，成为提升档案管理水平的最大助力。利用信息技术使得档案管理变得方便简洁。
具体来说，档案管理模式的创新可以从以下几个方面着手。
强化档案管理体系建设，完善档案管理制度与监督体制。档案管理体系的形成具有阶段性，档案管理模式符合企业各个阶段的发展情况。各个阶段档案管理体系的形成要有明确的目标责任人，实行问责制，加强档案管理的监督机制，由于在不同的过程中，不同的运用对象其目的是不一样的，管理人员可以根据具体的情况加强监管的措施。
对档案进行细致化分类，科学合理的进行归纳整理。档案管理是一系统的工程，档案管理的好坏会直接影响企业其余各部门的工作质量。各部门既是档案信息提供的对象，也是档案信息分享的主体。做好档案归类整理工作才能使得档案管理更好的为企业部门所服务。
建立健全档案管理中的评价机制，激励从业人员工作的积极性。档案管理部门因为受长期的计划经济的影响，一直被认为是闲散部门，所以许多从业人员对于档案管理不是很重视，在工作中的热情也不够。消极怠慢的工作态度会使得员工在工作过程中产生许多纰漏，如档案归类混乱遗失等。现今的档案管理相当重要，从业人员就的从思想上端正态度，通过合理的奖惩机制，能有效的调动员工的工作热情，切实做好档案的归类整理工作。
加快档案管理的信息化建设。首先，可以搭建一个档案信息平台，通过档案管理系统将档案管理机制延生到企业的每个部门。其次，通过网络共享平台，将档案中的文字信息编入到数据库中方便企业工作人员的查找。最后，在员工中加大宣传档案管理信息化的利用优势，提高利用率，最大化的实现档案管理信息化建设的价值。
提升从业人员的业务水平。先从思想上让他们真正对档案管理重视起来，并通过对在职的员工进行后期的培训学习，让他们熟知一些新设备的应用，建设一批高素质的管理人才，使得档案管理队伍更加精良。
4 结语
企业档案管理是企业管理中相当重要的一个环节，它从企业这个这个整体上产生，同时又服务于整个企业。良好的企业管理能使得企业获得突飞猛进的发展，而良好的档案管理，能在很大程度上促进企业管理水平的提高。面对当前快速发展的经济，进行企业档案管理模式的创新，提高档案管理水平已是刻不容缓。通过思想上的变革，人才队伍的建设与高新技术设备的引进等，使得档案管理模式与时俱进，如此才不会成为企业发展的短板。
一、档案管理的重要性
（一）档案整理与归档工作对实际工作有重要指导作用。
在我国的国土资源档案管理工作中，相关资料都具备一定的法律效力，为促进经济建设的发展，实现数据资源的有效整合，贴近人们的生产生活来进行服务是非常重要的。全面的国土资源档案管理，必须在科学管理方案的基础上，通过推进相关资料的整理和收集，来完善相关信息。
（二）档案管理资料完整收集是对国土资源经济发展的前期记录。
推进国土资源档案管理工作对目前的经济生产来讲非常重要，能够直接构建良好的经济服务。档案管理工作必须认真按照相关要求来归纳数据信息，必须让每份资料都能够找到对应的出处。根据相关制度管理的问题，档案管理工作必须立足于经济发展，实现相关数据资料的整理和收集。
二、国土资源档案管理工作中存在的问题
（一）电子档案出现后管理经验欠缺。
随着计算机的应用，电子档案大量地出现，但与之相适应的管理却严重滞后。在社会逐步向信息化社会迈进的同时，档案管理工作者如果继续沿用低效率的传统手工管理模式，国土资源管理工作就会受到较大影响。
（二）缺乏转变观念，超前管理的创新意识。
长期以来，人们从思想上对国土资源档案管理工作没有引起足够的重视，更谈不上对此项工作进行创新。各类业务档案的管理工作普遍缺乏一种超前管理的意识，没有将国土档案工作渗透到各个环节之中，导致各类业务和档案管理长期以来各自为政、档案资料积累残缺不全、给档案的整理归档带来了困难。
（三）国土资源档案管理工作者的素质有待进一步提高。
就目前来讲，国土资源管理工作必须得到新技术的应用，通过构建优势管理的相关方案来进行有关技术的推进，此外在国土资源档案管理工作的要求中，必须结合信息的利用来实现全面发展。同时必须对国土资源档案管理工作者提出更高的要求，让它们能够更加适应国土资源档案管理工作的相关内容，并且立足于档案管理的基础内容，提高工作管理者的意识，努力带动国土资源管理工作的发展。
三、国土资源档案管理工作建议
（一）提高档案管理意识，加大档案管理力度。
国土资源档案是一项综合类档案，涉及面广、信息量大。在新的形势下，各级国土资源部门必须将计算机技术应用于土地档案管理工作中，转变传统观念，拓宽服务领域，延伸服务范围，创新服务机制，才能充分发挥国土档案独特的服务功能。基层国土部门要认真学习《档案法》、《档案法实施办法》，提高档案意识，提高档案人员工作热情，增强档案人员责任感和使命感。档案人员要严格要求自己，努力在平凡的岗位上创造出不平凡的工作业绩。各级部门要加大档案管理力度，提高对档案工作重要性的认识，争取得到领导对档案工作的重视和支持。
（二）加强业务学习，努力提高档案人员素质。
档案工作是一项专业性很强的技术性工作，这就要求档案人员具有职业道德意识、信息开放意识、求实创新意识、法律意识。要求档案工作者不断更新专业知识，积极参加业务培训，逐步提高语言文字表?_能力，资料收集整理能力，计算机应用能力，充分利用现代化技术手段管理档案，使档案更好地服务于社会。档案工作人员不仅要有较好的专业素质，还要有良好的职业道德，具有实干、严谨、细致、认真的工作作风。档案工作者既要做好档案收集和保管工作，又要为广大群众提供优质的档案服务，严格执行政治纪律、组织纪律和工作纪律。档案工作规范化、完善化是实现档案管理现代化的重要中间环节，这就要求我们处理档案工作中做到规范、完整、标准，严格按照国家的有关规定。
（三）加快档案信息化建设，实现档案数字化管理。
档案信息化建设是新时期档案工作的需要，随着信息时代的到来，档案管理也随着信息资源的交流和互换进入到网络的新天地。数字化管理使档案查询更加快捷，极大的提高了档案查询效率，为广大用户提供了大量、快捷、高质量的国土资源信息。档案数字化管理，是当今国土档案工作的必然要求。近年来随着网络信息快速发展，各级国土资源部门信息化建设尤为重要，我们必须紧跟时展步伐，加快数字档案建设，实现国土管理工作自动化及网上办公。积极推进国土资源电子政务建设，广泛应用信息技术在国土资源管理工作中，促进国土档案管理的数字化建设快速发展，建立国土资源数据库，实现数据共享，扩大服务范围，更好的为当地经济建设及广大群众服务，开创国土档案管理工作新起点。
因而，在如何加大宣传力度上，笔者觉得，一是，要以档案管理工作的规范化、标准化方面作为切人点，大张旗鼓，深入浅出地进行宣传。如果没有档案管理工作的规范化、标准化，档案管理工作就会失去了对其严格的要求。那么，要实现档案管理工作的规范化、标准化，首先，就要实现所说的相近公文无重复和有序的科学组合，以实现档案管理保管利用价值的最大化和案卷完整化，以及检索利用便捷化。在实际工作中，要在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，注意解决好明确立卷归档的重点，注意解决好有效地维护全宗的完整性。
二是，要以突出加强有关档案管理价值、作用以及利用效果等方面为前提，要求相关人员认真贯彻落实《档案法》，引导人们牢固树立档案管理质量意识、效益意识、服务意识和创新意识。与此同时，使大家了解和懂得档案管理是属于什么性质的工作，它有什么作用，以及怎样从事档案管理工作等，从而了解和掌握档案管理工作的重要性和必要性。
三是，要以有针对性的规定事例作为载体，比如通过可陈列的大量有价值的图片，并以板报形式展示给人们，使人们在获取相关知识后，能够从中意识到档案管理的作用，感受到档案管理的存在价值。
坚持高标准，其二应从增强档案管理工作人员的素质人手，选择素质比较良好，业务比较精通，平时善于学习和勇于进取的人员从事档案管理工作，使之档案管理工作水平不断得到提高。
我们知道，档案管理工作的性质，决定了档案管理工作者既应是专业型人才，又应是管理型人才，只有拥有一批具有高素质的新型档案管理人才队伍，档案管理事业才能不断地兴旺发达。而从现实实际工作中来看，目前有些企业事业单位的档案管理工作虽有进展，但步伐迈得不大，有些单位的档案管理工作人员还有待于掌握更多相关的现代化科学管理基本知识，有待于掌握现代化设备的操作技能。
因此，笔者觉得对新型档案管理工作人员人才队伍的培养，首先，应是加强理论和技术培训，通过理论和技术培训，使之努力提高档案管理工作的素质，努力掌握档案管理工作的技术与方法，用以指导档案管理工作的实践。
其次，要随着管理工作中的设备管理更新换代过程，同步调入具有技术专长人才，使之用以对原有档案管理工作人员的技能培养和知识薰陶，让更多的人员能够尽快地熟练掌握档案管理工作的新技术。
再次，应做到在人与技术相结合过程中的尽善尽美。一是，要理匝各级档案管理部门、企业事业单位档案管理工作的关系，以使之实现档案管理体制改革的合理化、规范化以及网络化，为能够达到人与技术相结合的尽善尽美铺平道路；二是，要注意适应和掌握现代化设备管理的作用，比如要注意加密文件的保管与密码设置，以防止丢失、被盗或网络中病毒的破坏等，为能够达到人与技术相结合的尽善尽美扫清障碍；三是，要防止人与技术的脱节，这是最重要的。要注重于人的技术素质，反之，如不注意提高人的技术素质，就达不到真正实现档案管理工作高水平的目标。
另外，我们更应该知道，提高档案管理工作人员的素质，这是当今知识经济时代的要求，是档案管理工作的基础。知识经济时代的档案管理工作，需要大批的“专”与“博”相结合的新型人才，这种“专”是跨学科的“多专”，而不是过去的“一专”，这种“博”更是随着现代化科学技术的发展动态的“广博”而不是过去传统不变的知识“广博”。我们说这样的知识人才有着更强更好的适应性和稳定性，并能够适应和解决档案管理工作所遇到的临时的某些复杂的情况。那么，结合当前档案管理工作的需要，我们又何乐而不为呢？
坚持高标准，其三应从档案的开发利用人手，发挥出档案的客观存在价值，不断提高档案管理知名度，使档案管理工作在人们心目中占有重要的位置。
那么，如何从档案的开发利用人手呢？针对此间题，笔者以为，一要，把握并熟悉档案的内容，用以提高信息咨询服务的能力。把握并熟悉档案的内容，我们说这是档案管理工作者做好开发利用工作的最基本的要求。这里说的把握并熟悉，就是要了解全部档案资料的数量和种类，了解这些档案的完整程度和准确程度、价值大小和形成时间、归档时间、保管情况和利用情况等。只有这样，在把握并熟悉的情况之下，方能够不断地提高信息咨询服务能力。
一、领导重视，上下联动，确保医院信息化建设顺利推进
作为福建省最早的三级甲等综合性中医医院，我院领导一直十分重视医院信息化建设，信息化建设始终走在全省同级医院的前列，自1999年开始建设医院信息系统以来，医院信息化取得实质性进展，已完成40多个信息系统的建设， 覆盖全院95%以上的科室，渗透到管理的各个环节，系统管理软件逐步完善，网络运行平稳，信息系统应用水平得到不断提高，档案信息化管理水平不断提高，档案信息资源的得到更加充分的开发和利用，医院服务质量与工作效率全面提升。
（一）加强组织领导
为加强医院信息化建设与管理，推进医院信息化建设进程，我院成立院领导、各相关部门负责人组成的信息化建设领导小组，由院长担任组长，指定分管院长具体负责，对医院信息化建设进行总体规划，定期研究、审核、协调、部署医院信息系统建设过程中的问题及重大事项。并设立信息科负责信息系统建设工作的具体实施，档案管理部门全程参与，为医院信息化建设提供组织保障。
（二）建设资金及时投入到位
医院每年年初制度预算时，均优先考虑信息建设的投入，确保资金投入及时到位，使系统在最短时间运行起来。医院在信息化建设过程中已累计投入近千万元。
（三）广泛动员，开展全员培训
医院信息化建设工程涉及全院所有人员，包括医护、药剂、行政后勤等人员，让操作人员充分认识到系统运行后将减少工作量，提高工作效率等优势，并尽快熟悉和掌握本部门的系统操作流程，是保证系统正常运行的关键。因此医院在启动每个信息系统建设之前，均派出专业人员深入使用科室认真调研，召开专题会议向员工说明各相关信息系统的功能及优势。并在系统试运行之前及新进员工上岗前及时开设医院相关信息系统操作培训，印制相关培训材料，在院内信息平台设立操作指南专栏，让员工及时掌握相关操作知识。
二、精心规划，分步实施，积极稳妥地推进医院信息化建设
实现档案管理的信息化是一项长期的系统工程，并非一蹴而就，需要制定总体规划、分步实施，并且随着信息技术、医药卫生技术及医院的发展而适当地调整。为此，医院根据卫生部《中医医院信息系统基本功能规范》以及相关部门行业标准，围绕医院年度工作目标和中长期发展规划，制定医院信息化建设年度计划和中长期发展规划。同时在实施每一具体步骤时，制定出详细的方案，并经过充分论证后方可实施，不断加强医院信息化建设的深度和广度，提高医院管理信息和医疗信息处理的自动化程度。同时根据医院信息化建设进和适时出台《电子公文处理试行办法》，建立健全电子公文处理系统和管理、帐户与系统安全管理、电子公文的办理、电子公文归档与销毁等相关规定，有效促进了相关电子公文归档等工作的规范性和及时性，逐步将医院建设成一个全面的数字化医院。
（一）起步阶段
医院从1999年开始建设信息系统，主要目标为建立以病人为中心的HIS系统，该系统于2000年4月正式投入运行。2003年开始建设LIS检验管理系统，实现检验报告数据全院共享。此时各系统生成的相关信息、资料仅通过信息管理部门进行逻辑归档，存储在服务器上，只实现管理权限向档案管理部门的移交，而未实现实体的归档。档案管理部门仍需通过两套系统对档案进行管理，程序繁琐。一套为单机版的传统档案管理系统，只能实现档案目录的搜索，通过手工提供档案的利用服务；另一套则通过院内信息系统联网机来实现电子档案的管理和开发利用。
（二）发展提高阶段
为进一步提高HIS系统的稳定性和运行效率，并适应新时期对系统软件的要求，我院于2005年开始与相关软件公司合作，进行HIS软件全面升级，积极推进医院流程改造，将信息化建设逐步向临床信息系统转移。如：建立电子病历系统，建立PACS医学影像系统、手术实时转播和监控系统、中医药电子数据库，实现电子病历、影像图像、检查报告数字化存储和利用，相关文件资料归档后设置不同等级用户查阅权限，通过用户名和用户密码登录，在全院各医生工作站均可通过相关权限实现调阅相关电子病历、检查报告及图像，在为临床诊治提供高效准确依据的同时有效防止档案信息泄密、丢失，确保数据的安全可靠；建立OA系统和网络版的档案管理系统，配备了先进的扫描仪，实现办公自动化和网上疫情直报，药品的网上招标采购和网上医疗信息的查询与检索。
三、多措并举，保障安全，确保医院档案信息系统高效稳定运行
随着医院信息化建设的深入，档案信息系统的安全对医院各项工作的正常运转至关重要，一旦系统故障而又在短时间内难以恢复，将会严重影响患者的治疗和正常的医疗秩序。同时档案信息资源是医院的核心机密，在实现信息资源共享的同时应保证信息资源的安全。因此我院十分重视信息安全 ，根据《中医医院信息系统基本功能规范》及本院信息化发展的需要，先后制定了医院《网络与信息安全应急处置预案》和《信息系统监管实施办法》、《计算机网络系统安全规则》、《电子打印病历管理暂行规定》、《档案安全管理工作规定》、《档案安全应急处置预案》等20多项管理规章制度，采取有效措施，确保医院信息档案安全。
（一）建立信息安全管理小组。领导小组由院领导及相关部门负责人组成，并在信息科设专职系统管理员，在综合档案室设专职档案系统管理员，各科室设兼职信息安全员，确保各项部门信息系统安全运转。
（二）加强网络安全管理。一是内外网的物理隔离。加强医务人员信息技术培训以及规章制度的宣贯，同时定期和不定期对各终端工作站进行安全检查。二是安装网络版杀毒软件，定期查杀病毒否，对服务器及工作站操作系统及时升级。三是在数据库自动备份的基础上，实现异地备份，并建设数据库同步复制系统，引进数据库安全管理系统，确保信息数据库的高可用性和高安全性。四是通过光纤专线与医保中心、上级主管部门进行数据交换，并设立防火墙及入侵检测系统，保证数据的安全。
（三）认真落实应急预案。确保在特殊情况发生时，以最快时间进行数据及系统的恢复，减轻和消除突发事件造成的危害和影响，将各种损失降到最低程度，妥善处理系统故障期间患者就诊和治疗问题，维持正常的医疗秩序。
关键词：档案管理；信息化管理；科学管理
现就强化文秘工作与档案工作一体化，规范文档衔接，提高单位档案质量，谈自己的一些初浅认识和看法。
1 档案建档过程中常见问题
1.1 原始稿件不全，编号不规范
归档时发现只有定稿，缺了原稿或修改稿，公文编号差错，铅笔或圆珠笔撰写，不经过复印就用传真原件归档，短期内字迹就变得模糊不清，既不符合立卷归档的要求，又影响了档案的质量和存档价值，使档案的真实性难以保障。
1.2 文种使用不当，办理程序不规范
出现“决定”和“意见”不分，“通知”和“通告”混用，有的该用“请示”却用了“报告”，有的“报告”中夹杂着“请示”的内容，有的甚至把两个文种合二为一成“请示报告”，越级行文，越级签发，有校对无复核，不登记就印发等无序现象，从而为正确归档留下了后患。
1.3 是版面记录不全，附件不规范
在日常档案管理中常常遇到归档文件没有标明印发部门和发文时间，甚至没有版记，有的“附件”字样标识不当，正文和附件的名称、序号不一致，附件单独装订时不标识正文字号和排列序号，严重影响着公文的规范立卷和规范归档。
1.4 是整理和装订不规范
相当一部分单位在整理、印刷装订中容易发生掉页、漏页、压字等问题，使档案的美观性和完整性都受到一定影响。
2 提高单位档案质量的主要措施
出现上述问题，表面上看，大多少发生在产生公文这一重要环节上，实际上它反映了由公文向档案转化的“两张皮”问题。文秘工作和档案工作衔接的主体主要是公文，公文是文秘工作的主要产品，档案资料又主要来源于公文，公文是档案的前身。公文质量的好坏直接影响着档案的质量，换句话说没有高质量的公文就不会有高质量的档案。高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础之上。可见，现代文秘工作是档案管理工作的基础性工作，它们是一个整体。随着现代科学技术，特别是计算机网络技术的发展，“文档一体化”管理模式应运而生，用信息化实现文秘工作与档案工作一体化，反映了现代科学管理的必然趋势。结合自己多年的工作实际，提出几点建议。
2.1 明确部门职责，档案立卷前移
文秘人员要根据国家规定，对办理完毕的文件材料集中统一保管，根据立卷的原则和方法及时编写“案卷类目”，“及时整理（立卷）、归档”，使文件的立卷工作日常化。会议文件应该在会前收集全材料，会后及时立卷归档，切忌拖拉积压。联合办理的公文，原件由主办单位进行分门别类的管理，要及时收集归档，协办单位只保存复印件或副本，既方便平时查阅，又利于年终立卷。当遇到工作人员因故调离工作岗位时，主管单位要负责将本人暂存、借用的公文材料，按照有关规定全部及时进行清交，确保档案材料的完整性。
2.2 组织机构合并，培养文档工作者
“文档一体化”的实质是把现代文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正交融在一起。每一个文秘人员的头脑中必须要有档案意识，不仅为当前的工作服务，还要为档案的要求所考虑，规范办理好每一份公文。要站在对历史负责的高度超前控制，保证档案的质量，同时也减少了档案部门的工作程序，避免无渭的重复劳动，使文档工作流程科学化、合理化。
2.3 适当投入，提高人员装备和技术水平
在建立一支有较强的政治觉悟和专业技术水平的优秀文档工作者队伍的同时，要配置“文档一体化”计算机管理系统，这是实现“全过程管理”的关键。依靠这一系统，一次输入，多次输出，从公文产生到运转的每一个环节上，特别是在公文向档案转化的关键环节，都要体现档案工作的具体要求，使文档实体生成一体化，管理一体化，利用一体化，规范一体化，用信息化实现文秘工作与档案工作一体化，从源头上提高单位档案质量。
2.4 强化制度建设，实现全过程管理
建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范程序办理公文，要树立质量管理意识，这是“全过程管理”的前提。文秘人员要有质量第一观念。要严格执行公文行文规则，严格审核签发制度，审核签发手续是否完善、附件是否齐全、格式是否规范，印制后发送前应再次进行复核。制定严格的质量标准。对要修改实质内容，则应该按程序复审。在公文用纸纸型、幅面尺寸、装订要求等技术指标上也要严格按《国家行政机关公文格式》标准把握。要正确选用主题词，自觉保存原稿或修改稿，不用铅笔或圆珠笔撰写或修改公文，传真件要经过复印后再归档，保证档案文件的质量和存档价值。
2.5 分门别类，充分利用档案原基础
【关键词】 档案信息化；管理水平
随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源，档案作为一种原生的信息资源，其重要性日益凸显出来。面对这种挑战，相关档案工作者要不断学习科学知识，加强档案的信息化建设，全面掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，已经成为摆在众多档案工作者面前的一个重要课题。
信息化建设，就是在档案管理部门的组织下，对企业形成的各门类的纸质档案进行数字化加工，同时对档案信息资源进行管理。档案管理的信息化主要包括建设标准化、存储数字化和利用网络化。档案资源只有通过信息化，才能真正发挥档案信息资源的利用价值，是保证档案资源数据真实可靠、提高服务企业和社会的必然要求，同时对推动我国经济社会的快速发展也具有十分重要的作用。
一、明确档案信息化建设的三个原则
（一）规范性原则。档案工作现代化的需要，是提高档案工作质量和效率的需要。实现室藏纸质档案信息化，需要通过现代信息扫描、影像等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化档案，是通过室藏数字化档案还是电子文件档案，都该坚持规范性原则，制定相应的规定。
（二）安全性原则。目前数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，必须加强网络安全技术防范和研究，采取切实可行的安全措施，确保档案信息数据的安全。
（三）效益性原则。档案信息化建设涉及到多学科知识，多专业配合，需要投入相当的人力、物力、财力，对室藏档案的利用和用户需求进行分析，把重要的和利用率较高的纸质档案进行数字化，为企业的生产经营提供服务。
二、档案管理信息化的作用和意义
（一）档案管理信息化是实现资源共享的重要途径。在经济社会全球一体化发展形势下，档案管理信息化能够打破信息使用者之间闭塞的壁垒，加快促进信息资源的开发、利用、保存和传递，实现资源的有效共享。
（二）档案管理信息化是档案事业发展的新起点。传统的档案管理方式已无法适应当今飞速发展的形势，档案管理人员必须打破旧有的管理思维，积极消除影响档案管理信息化发展的弊端，运用适合于档案管理信息化的工作结构，使档案管理工作与社会整体发展相互协调一致。
（三）档案管理的信息化是改革进步的新要求。过去的档案管理工作主要是使用人力对档案进行收集、整理、保存等，人力资源投入大但效率低，档案管理的信息化不仅提高了档案的存储数量，还极大地解放了人力，提高了效率，适应现代社会快速发展的要求。
三、加强档案信息网络化的管理
随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的客观环境：一是档案管理部门都配备有现代设备，确保服务工作的有效性，提高档案服务的质量。二是许多档案管理部门就档案信息化建设进行了积极的探索和尝试，为档案管理由传统的手工操作走向现代化管理积累了经验，给予档案管理工作强有力的支持。三是数字化带动了传统载体档案的数字化，加快了数字化档案的建设步伐，完善了电子文件的规范管理，使档案部门成为向社会提供信息的重要渠道之一。四是随着档案管理工作的法律、法规陆续颁布，使档案工作人员对做好新形势下的档案工作意识不断增强，对所管理档案进行系统地整理，为档案的现代化管理奠定了基础。
四、做好档案信息化建设的保密工作
档案信息多含有信息，作为一些核心秘密，涉及经济社会发展的安全。保障档案数字化安全是档案工作者的重要责任，明确小组成员的职责和任务，从源头上对档案信息化工作进行规范。档案人员必须保持警惕，避免档案的丢失和泄露，尽职尽责保证档案资料的安全，为档案管理工作规范化打下良好的基础，真正为社会经济建设服务。
五、构建与现代化相适应的信息化档案管理体系
档案管理是以现代化作为发展方向的，而现代化则又是以标准化为前提。以计算机技术应用为中心的现代档案信息管理方式必须建立在各项业务工作标准化的基础之上，因此，实现档案管理工作的标准化，是实现档案管理信息化、科学化的必要条件。
根据标准化要求，一是建立健全档案保管安全体系，在库房建设、温度控制、防火防盗、虫霉防治等方面达到国家标准，有条件的还应该建立库房自动控制系统。二是以缩微、裱糊、翻拍等技术手段进行档案抢救，提高重要、珍贵档案保管质量。三是抓好计算机应用工作，注重档案数据库基础建设，建设数字化、信息化的档案管理方式。四是加快现代化技术人才的引进和培养，使之成为能担当起新世纪档案管理迈向信息化建设的中坚力量。真正建立起现代化的档案信息管理体系。
档案历史记录，它对于人们目前或未来的工作有借鉴参考的作用，我们要重视档案管理信息化建设，充分利用档案资源的优势，从而实现档案利用价值。因此，在新的历史发展时期，档案工作人员必须要紧跟时展步伐，关注科技创新，积极完成档案管理信息化技术的创新，从而带动档案管理水平的提升，实现档案管理的新突破，为档案管理事业贡献力量。
【参考文献】
[1]刘斌.论档案信息的电子化管理制度推进.河南省社会科学界联合会，2009年版.
关键词：电力系统 档案数字化 管理水平
中图分类号：TM7 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）01（b）-0245-01
当前，我国电力事业蓬勃发展，电力档案工作的作用也日益得到发挥，服务企业发展的成效也愈发明显。但是，目前电力部门档案工作普遍存在一些问题，比如：企业领导的档案意识淡薄，重视程度不够，部分企业没有指定专人负责从事档案管理工作，档案资料不规范、档案资料丢失情况都不断发生。这种以纸质档案为主的传统管理模式已越来越跟不上形势的发展，受到了新时期、新技术的巨大冲击，数字化档案管理的新模式已经愈发凸显。电力系统如何通过运用档案数字化提升档案管理水平，深入开发档案信息资源，强化档案信息服务意识，已成为当前电力系统普遍关注的课题。笔者在本文中阐述了电力系统运用档案数字化的作用和优势，探讨了电力系统运用档案数字化提升档案管理水平的对策措施，供业内同行借鉴参考。
1 电力系统运用档案数字化的作用
（1）电力系统运用档案数字化，可以为企业健康发展提供信息支持。运用档案数字化进行电力系统的档案管理，可以形成有效的电子文件，尤其是涉及重大项目投资、企业重大人动调整、机构重大变革等事宜，可以及时通过档案数字化平台进行公布，从而真正将企业民主管理落实到位，增加了企业各项工作的透明度和开放度，使广大职工对企业的各项工作熟知，提高工作的积极性和主动性。同时，数字化的档案可以方便员工从网络上学习下载资料，开拓了新的学习工作途径，强化了职工的学习观念和意识，有利于企业的健康稳定发展。
（2）电力系统运用档案数字化，可以把新时期电力档案管理工作推向新高度。长期以来应用的纸质档案保管起来比较复杂，极易受到保存条件的制约，发生受潮、墨迹字迹不清等问题，在很大程度上限制的档案资料的保存利用。而数字档案管理系统技术先进、功能完备、运行稳定，不受保存条件的制约，改变了纸质档案工作劳动量大、保管不方便的弊病，实现了档案资料的规范有序管理，在很大程度上提升了档案利用效率和档案的共享水平。
（3）电力系统运用档案数字化，可以为档案信息资源共享开辟崭新途径。数字化档案将企业的各种原始档案资料进行分类收集、集中管理，建立起方便查阅的数据资料库。这样一来，企业的广大职工不仅可以在网络上查询到本企业的档案资料，还可以查询学习相关兄弟单位的文件资料，真正实现了资源共享、共同提高的目标。
2 电力系统运用档案数字化的优势
可以说，档案数字化与档案管理紧紧相连，密不可分。档案管理是基础、是前提，档案数字化是更深层面的档案管理，是档案管理的进一步优化升级。档案管理工作过程中，需要一人或多人进行分卷、编目、归档等工作，任务繁重复杂。档案数字化脱离了原有体制的束缚，档案数字化工作人员不必再从事繁琐复杂劳累的档案分类、编目、归档等工作，可以把更加的精力运用到如何进一步开发档案和利用档案上去。所以，档案数字化实现了由档案由手工操作到网络管理的转变，为档案管理工作的进一步优化发展提供了更加广阔的发展前景，有利于档案工作更好的服务于公司未来的发展。
3 电力系统运用档案数字化提升档案管理水平的举措
（1）要进一步建立健全各项管理制度。首先，要明确专人负责档案数字化工作，对电气企业内部的各科室、单位要明确专人负责整理档案资料，由公司专门的档案管理人员负责收集归档，经过整合完善，将分散的档案资料归类整理，提交企业档案室保存。这在一定程度上可以做到专人专责，防止拖尾扯皮，全面提高数字化档案工作效率。其次，要指定一名技术水平高的人员作为企业的网络管理员。网络管理员负责做好在线文档归类整理工作，建立起专门的电子数据库，为企业领导和员工提供优质的档案服务。要特别注意的是，必须要对归档的电子文件进行拷贝，以免计算机操作失误造成文件丢失。再次，要建立严格的文件登记管理制度。企业档案室负责人作为文件管理的第一责任人，通过实行严格的文件登记制度，对公司所有的电子文件进行有效管理，同时负责监督指导各单位、科室负责人员及时归档电子文件，每年底对电子文件光盘进行检验，及时归档登记封存，为以后随时调阅做好充分的准备。
（2）要进一步做好数字化档案保密工作。当前，档案数字化工作者的保密意识还需进一步加强。由于电力档案数字化的方式主要是扫描和制作电子文档，这两种形式极易发生泄密。因为扫描时要逐页进行，还要进行转变格式、压缩文件等操作，可以说这个过程复杂繁琐。很多企业在进行档案数字化工作时，都把这些工作外包出去，这在很大程度上造成了泄密事件的发生概率。所以，在进行档案数字化工作的过程中，必须要有档案人员亲自操作，特别是一些重要人事档案，档案专门人员务必提高自身的保密意识。同时，档案人员要充分认识到确保数字化档案建设是一项保密性强的综合工程，必须根据新时期的网络特点，采取信息加密、备份、防火墙等高效的保密措施，防止数字化信息在网络上传播，通过数字化档案的保密建设，为电力企业发展提供坚实的档案信息服务。
（3）要进一步强化数字档案管理人员素质。诚然，电力系统档案数字化工作投入高，科技水平含量高，这项工作需要综合素质能力较强的人员来承担，档案数字化工作人员要学会管理，善于管理，同时要熟悉新时期、新形势下的信息知识。目前，档案数字化工作者还不能完全达到这一要求，人员知识结构不够合理、知识层面比较狭窄，这也成为在制约数字化档案工作的重要。
4 结语
未来时期是信息经济的时期，可以说，广大电力部门档案工作者机遇与挑战同在。电力系统数字档案工作逐步实现规范、科学，是目前电力部门在档案工作中亟待解决的问题。笔者相信，只要广大电力档案工作者意识到数字档案工作的艰巨性，科学制定有效整体规划，然后组织分期实施，同时进一步建立健全各项管理制度，进一步做好数字化档案保密工作，进一步强化数字档案管理人员素质，我们的电力系统数字档案建设将更加基础坚实、运作良好，这也将在很大程度上推进电力企业的持续，健康，快速发展。
参考文献
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