时间：2023-06-30 15:47:07
序论：在您撰写档案管理基本流程时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
关键词：基建档案；数字化；建设
中图分类号：P231 文献标识码： A
一、档案的数字化
档案的数字化管理其实就在我们每个人的身边。比如说现在经常提到的电子档案，以及指纹录入等，这些都属于档案数字化管理的内容。下面笔者就简单的针对档案数字化管理的应用以及档案的数字化管理的优点等方面做一个介绍。
（一）档案数字化管理的应用
档案的数字化管理现阶段的应用非常普遍。它的出现一方面解决了纸质档案的不容易保存，查找困难，局限性大等一些难题。还增设了指纹录入DNA采集等比较先进的新形势的档案。这样看来，档案的数字化管理应用会越来越广泛的。
纸质档案的缺点暴露，一方面是推动了数字化管理的发展，另一方面也是比较长时间的促进了档案管理的发展。可以说传统档案的缺点非常明确，但是也不能完全的抛弃，毕竟传统档案的优点也是存在的。这样就得需要相关的技术人员仔细斟酌，什么样的档案需要数字化。
（二）档案数字化管理的优点
档案数字化管理的优点非常多，大致可以分为三点：提高经济效益、提高办公效率、增强档案原件保护等。每一点也是非常容易理解的。
提高经济效益简而言之就是改变了过去一直用的是纸质版的档案，管理档案的人员非常多，而且数字化档案的管理相对比较简单方便，不仅仅是节约了管理成本，节省了档案的空间储备，而且阅读与查找起来还非常的方便快捷。
提高办公效率主要体现在信息的传递上。不仅仅是查找较为方便，而且在异地调档案的时候，非常容易的发现档案的数字化管理大大提高相关人员的工作效率。可以说真正的足不出户就能办成事情了。这样还将文件的实体保管变成了一种最新形势的信息中心。
增强档案原件保护就是在纸质信息转变为电子信息之后，档案的使用就会相对比较安全，保管起来，也就比较省时省力。对于历史久远的档案的保管，显得尤为突出。而且这样还防止了经常有档案被篡改的行为。可以说增谦了档案原件的一些保护。
二、基建档案数字化建设存在的问题
（一）意识不强，管理制度不完善。我国现代化建设中，管理人员只注重基础设施的建设，对档案管理的认识严重不够，导致基建档数字化建设不能有效落实。部分管理人员的管理意识不强，影响档案管理工作开展的有效性。与此同时，基建档案管理制度不完善，缺乏严格考核标准，从而在实际工作中，档案管理工作人员不注重档案信息质量的确定和工作效率的提升，不按照规范标准执行档案管理工作，给基建档案数字化建设带来很多困难。
（二）信息不全，档案利用率低。在发展过程中，基建档案的整理和收集没有得到重视，使基建档案出现信息缺失问题，致使基建档案数字化建设部分标准不能得到有效执行。实践过程中，档案管理工作人员忽视数字化建设相关管理制度，不注重档案信息的整理、收集和归纳，致使电子文件标准、电子目录数据库结构与交换格式等方面存在不统一问题。档案管理考核标准的不完善，使档案管理工作人员缺乏责任感，忽略网络平台的建设和与电力有关的网络信息的收集，从而降低基建档案数字化建设的工作效率。
（三）缺乏培训，专业水平不高。对档案管理工作人员的培训没有高度重视，使供基建档案数字化建设出现工作人员专业性不强的问题。虽然档案管理人员的管理意识已经随着经济的不断发展有了显著的增强，逐步重视档案管理工作的质量提高，但是，数字化仪器、计算机等设备的运用没有受到重视，从而导致基建档案数字化建设无法达到预期效果。
（四）人才短缺，管理信息化不强。一般情况下，从事档案管理的工作人员都趋向老龄化，档案管理工作专业人才的短缺，导致基建档案数字化建设速度非常缓慢。在实践过程中，信息网络技术得不到有效的运用，使基建档案管理的信息化不强，给基建档案数字化建设带来极大影响。
三、加强新时期基本建设档案数字化工作的对策与措施
（一）要重视档案数字化工作标准体系的研究。档案数字化的目的是适应信息时代档案利用需要，实现网上共享共用，制度规范化和标准化是进行档案数字化工作的基础，是数字档案信息资源生存和发展的基础，是数字档案资源共享的基础。档案数字化标准规范体系的建设，如各类别、各载体档案的数字化规范、电子档案备份、电子档案保管、鉴定、下载利用等，都需要科学研究，标准体系建设应从管理性标准规范、业务性标准规范、技术性标准规范三个层面来研究制订、确实推行。从简单的标准化向科学、精确的标准化，从孤立的标准向标准间的联系与协调发展，从单个标准向标准体系发展，是标准化发展的趋势。但目前看，档案数字化标准化建设还处在简单、孤立、单个的状态，还没有形成完整的体系，在软件开发、流程管理、数据管理等方面的标准还很不完善，亟需加强研究。
（二）加强宣传，不断提高有关领导和专业人员的思想认识。基本建设档案是国家的重要信息资源，是服务当代、关系未来的珍贵历史财富。而基本建设档案的数字化建设，则是时展的客观需要和基本建设事业现代化的必然要求。因此，我们要采取多种形式与途径，经常向有关领导宣传基本建设档案及其数字化的重要性和必然性，取得有关领导对此项工作的重视与支持。领导的认识提高了，相关的人、财、物等问题，就会得到妥善地解决。与此同时，还要不断强化档案管理人员的档案数字化管理意识，使他们增强责任感和紧迫感，以便积极、主动地投入到基本建设档案的数字化、现代化的实践之中。
（三）强化档案业务建设，推动数字化工作深入发展。一是坚持规划为先导，做好整个基本建设档案数字化进程的规划和统筹安排工作，力求基本建设档案数字化工作规范、有序地开展。二是借鉴国内外基本建设档案工作的经验，重点构建基本建设管理规范化和基本建设档案信息标准化体系，大力推进基本建设档案的标准化、规范化和国际化建设，奠定基本建设档数字化发展的基础。三是加强基本建设档案信息系统的建设，做好各大硬件环境建设、整个系统软件建设和网路建设工作，努力提高基本建设档案数字化的质量和安全性能。四是抓好基本建设档案数据库的建设工作，建构完整的专业化、数字化基本建设管理运行体系，整合好各大基本建设数据库，全力做好基本建设档案的数字化开发工作，努力做到科学完整、安全无误。五是鼓励和引导平时对基本建设档案需求量较大的部门、单位，适应现代化的发展要求，尽量优先使用数字化的档案资料。同时，要指导和帮助利用者学会检索与使用数字化基本建设档案，提高数字信息的利用率和实效。六是依托先进的科学管理理念和现代信息技术，做好基本建设档案数字化和数字化服务等各项流程的科学设计和顺利实施工作，将人为实施的流程和计算机系统实施流程有机整合，努力构建高效、有条不紊、动态共享的基本建设档案数字化运行流程和服务流程。
（四）加强人才队伍建设，全面提升专业人员的综合素质。社会步入信息、数字化时代，人们对基本建设档案提供利用工作，提出了更新、更高的服务需求。高层次的服务，需要高层次的人才。所以，强化人才培养，尽快提高档案管理人员的综合素质，是做好档案社会化服务工作的重中之重。为此，一是根据目前基本建设档案管理人员的相关素质现状，通过各种形式，加大培训和提高的力度。要在不断增强档案管理人员政治素质和档案专业知识水平的基础上，重点提高他们在计算机、信息化、网络化等方面的专业知识与能力，使其较好地适应档案数字化建设的需要。二是大胆招聘和吸引一批档案数字化建设所需要的复合型的专业人才，充实到现有基本建设档案管理队伍。通过这些工作，加强基本建设档案人力资源的开发与培养，为基本建设档案数字化提供强有力的人才支撑，促进档案事业的持续、健康发展。
结束语
基建档案反映基建工程项目的真实面貌，基建档案管理工作是单位事业和基建工程项目管理的重要组成部分之一，是一项对历史负责，为现实服务，替未来着想的工作。在新的时代，紧密联系改革、技术、发展的新要求，档案人员应具有爱岗敬业、认真踏实的精神，做好基建档案数字化管理工作，实现基建档案工作自身价值，为发展和谐社会和经济建设提供档案服务，提升单位管理水平和基建工程建设水平。
参考文献：
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关键词：会计档案；质量管理；过程方法
中图分类号：F230 文献标识码：A文章编号：1006-4117（2012）03-0116-01
会计档案是国家档案信息资源的重要组成部分，在社会经济发展中具有非常重要的作用。微观上，它是制定一个单位财务计划的数据源，又是进行科学经济决策的信息源；宏观上，它是研究社会经济发展规律的文献源，是有利于历史研究的记忆库，又是储备会计工作经验、智慧和技术的知识库。会计档案如此重要，但由于种种原因，我国会计档案的管理现状却不容乐观，存在着管理制度不健全、收集不完整，归档不及时、整理不规范、利用不充分等一系列问题，这些问题的存在严重影响了会计档案作用的发挥。借鉴全面质量管理理论，分析会计档案管理的基本流程，研究基于过程的质量控制方法，对会计档案进行全过程质量管理，是当前加强会计档案建设，提高会计档案管理质量和效率的最值得尝试的一种途径，具有很强的理论价值和现实意义。
一、会计档案质量管理的基本依据
（一）理论依据
档案管理学的管理对象包括文书档案、专门档案和科技档案。会计档案是专门档案的一个重要门类，档案学的基本原理应当是会计档案质量管理的重要理论依据之一，会计档案管理必须始终坚持档案管理的基本原理。会计档案质量管理必须遵循全面质量管理理论的要求，强调会计档案管理的全过程控制、全员参与与全方位质量管理。会计档案质量控制方法的研究应当建立在对会计档案管理流程分析，质量要素分析及岗位职责分析的基础之上。
（二）法规标准依据
遵循法规标准的规定和要求，是保证会计档案质量的根本途径。会计档案管理的相关法规标准主要包括1996年7月颁布的《中华人民共和国档案法》、2000年颁布的《中华人民共和国会计法》、财政部、国家档案局于1999年1月1日颁布的《会计档案管理办法》以及1978年颁布的《会计人员职权条例》。
（三）实践依据
在充分依据档案学基础理论和全面质量管理理论的基础之上，加强会计档案质量管理还必须具体分析会计业务实践活动的基本特点，把握会计档案的形成发展规律，紧密结合会计档案管理实践，制定行之有效、具备较强实践操作性的质量控制方案。
二、基于过程的会计档案质量控制方法
根据全面质量管理理论的要求和过程方法的基本理念，应从全过程管理的角度对会计档案管理各个阶段的质量控制方法进行具体研究。
（一）会计档案收集阶段的质量控制
第一，严格依据归档范围，确保档案齐全完整。各立档单位应结合本单位会计档案形成的特点和规律，明确本单位会计档案的归档范围。第二，严格归档时间，确保档案按时归档。会计档案收集工作应严格遵照会计部门保管一年期满应移交归档的规定，保证会计文件材料按时归档。第三，严格执行归档要求，确保档案归档质量。各立档单位根据会计档案归档的宏观规定以及本单位具体情况，制定明确而严格的具体要求，保会计档案的归档质量。
（二）会计档案鉴定阶段的质量控制
第一，严格遵循标准规范，准确判定保管期限。各立档单位鉴定人员要严格遵循相关标准规范，对档案的保管期限进行准确判定。第二，全面掌握利用信息，合理处置到期档案。继续保存仍然具有利用价值的会计档案，集中销毁不再具有保存价值的会计档案。第三，确保档案安全保密，严格遵守销毁流程。各立档单位应指定专人销毁档案，档案的销毁应当严格遵守销毁工作流程。
（三）会计档案整理阶段的质量控制
在会计档案整理阶段，第一，严格遵循分类方案，准确定位档案属性，各立档单位要根据会计档案整理阶段的质量要求，合理确定分类方案；第二，准确揭示文件内容，完整填写卷内文件目录；第三，准确拟制案卷题名，规范案卷编号。依据分类方案，排列案卷，全面反映案卷内容，完整填写案卷目录。
（四）会计档案利用阶段的质量控制
第一，制度上，建立健全会计档案的借阅制度、严格会计档案借阅手续。各立档单位应对档案的利用范围、利用方式、批准手续以及归还案卷的检查作出明确规定；第二，手段上，编制多种检索工具、提高利用需求的反应速度。第三，功能上，拓展会计档案的服务利用模式、满足不同层次的利用需求。要探索会计档案服务利用的多种途径，根据利用者的不同需求，既可以提供会计档案副本或复制品，也可以提供会计档案原件，还可以通过电子网络平台或者提供会计档案信息加工品，满足利用者的不同利用需求。
作者单位：61786部队
参考文献：
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〔关键词〕实验室；图片档案；管理系统
虽然目前实验室信息管理系统在国内趋于普遍应用，但是还不够成熟，缺少全面的相关辅助数据。当前的图片档案管理工作也对管理系统有新的智能化需求，因此本研究的目的是在实验室管理系统中建立图片档案管理子系统，以完善实验室管理系统功能，更好地服务客户。
1整体框架
整个系统的软件框架分为3个层次（图1），分别是集成平台层、应用系统层和基础设施层。应用系统层由业务系统和办公系统构成。业务系统和办公系统又分别由多个子系统构成。本研究主要介绍应用系统层中办公系统下的子系统图片档案管理系统。图1系统框架图片档案管理系统主要包括以下3个技术平台。门户平台。使用OracleWebCenterSpace技术搭建统一的应用访问门户平台。用户可以通过门户平台进行网上办公、协同工作。门户平台能够对应用程序进行开发和重用，并且提供单点登录功能。使图片档案管理系统能够集成在门户平台之上，这样此系统即可以作为门户平台上的一个功能模块，展现在用户面前，用户可以进行图片档案管理的相关工作。通过统一平台、单点登录的管理模式，有效地解决了多个系统、多点登录、入口分散的问题。流程管理平台。借助BPM组件，完成图片档案管理系统中全部审批流程设计。通过引入此平台，进行固化工作流程，审批人提交审批动作后，系统立刻自动将任务流转到下一个环节，同时将处理动作和审批意见记录到数据库中。有效地解决了线下审批周期长、历史数据难以统计的问题，提高了工作效率，便于进行问题追溯。内容管理平台。使用OracleWebCenterContent技术搭建内容管理平台，用于存放图片档案管理系统中的图片。支持非结构内容数据与元数据的统一管理，系统管理员可以创建指定在检入、搜索或查阅内容信息时显示哪些元数据值的概要信息。可以使用数字资产管理器功能快速查找、分组、转换和下载各种大小、格式和分辨力的图像，以满足业务需求。在整个平台上搭建的软件系统采用的是B/S模式，用户可以在任意一款当前的主流浏览器上进行访问，非常方便。无须客户端软件的安装和维护，并且易于学习和操作，减轻了运维的负担，使信息管理部门能够在桌面维护方面节省出一定的人力资源。三层体系结构，这样使系统结构更清晰明确，有利于后期系统的维护和升级。
2数据库设计
图片档案基本信息表：档案id号，申请单据编号，总序号，年度，分类，归档日期，归档经办人，状态，摄影者，地点，时间，人物，背景，事由，备注，档案编号的4位序号，缩略图id号，原图id号，小图id号，备用字段。其中档案id号为主键。图片档案信息下载申请单据信息表。申请下载id号，标题，开始时间，结束时间，描述，附件名称，附件id号，附件内容id号，流程角色，借阅人，当前审批节点，文档类型，借阅时间，备用字段。其中申请下载id号为主键。下拉列表值信息视图。列表id号，列表类型，列表类型描述，对应值id号，对应值代码，含义，描述，是否有效。流程审批历史信息视图。记录id号，流程id号，流程类型，审批人，实际审批人，审批内容，审批状态，审批日期，审批结果，单据编号，当前审批节点，当前审批节点描述。
3系统功能
基本信息录入。上传图片后，系统对图片进行处理，在内容管理平台上存储缩略图、小图、原图3种不同规格型号的图片，最后进行基本数据的录入，将所有信息存入数据库。在正式发起档案审批流程前，创建人可以进行查询、修改、添加、删除操作。图片档案审批流程。通过梳理实际业务情况，设计两个工作流程，包括档案的流程和档案的下载流程。在档案流程审批完成后，通过年度和分类的提取，生成档案编号和总序号。在档案下载流程审批完成后，申请人能进行相关信息的下载。管理权限。对于不同权限的使用者进行操作设置，不同的使用者仅能见到并下载权限之内的档案。例如档案管理员能见到、编辑并下载所有的图片档案资料。各部门档案管理员能见到部门内的档案并下载。普通使用者仅能下载自己提交的档案，对其他档案如有下载需求，需要发起图片档案的下载申请流程。统计查询。能够从不同的维度，通过各个字段的组合查询，对档案的信息进行检索、阅览。也可点击高级查询，添加数据库中所有的字段，作为查询条件，进行搜索。实现了对海量内容数据，做到多维度自由检索与实时查询。能通过固定的字段对档案进行升序或降序的排列，便于进行数据管理。
4作用和意义
摘 要 随着我国科技的进步，档案管理领域取得了一定经验，但社会的进步需要档案管理模式共同进步，同时档案客户对档案管理方式也有不同的要求，所以，现代档案管理逐渐向公共管理方向发展，这样在公共管理基础上的档案管理需要引起档案管理者的重视。本文就公共管理视阈下的档案管理方法、理念以及管理范式进行了深入的研究和探讨。
关键词 公共管理 视阈 档案管理范式
在市场经济发展中，档案管理工作起到重要的作用，良好的档案管理工作可以更好的充实和丰富档案资源。因此，档案管理部门领导需要考虑改善档案管理方式，创新出更适合我国国情的档案管理体制[1]。现代档案管理应逐渐向公共管理靠拢，在公共管理基础上研究档案管理体制对社会发展非常有益，这需要档案管理部门领导以及档案管理人员共同对此方法进行研究，进而创新出更优质的档案管理方法，使我国档案管理体制到达新的高度，从根本上改变传统的档案管理。
一、基于公共管理视阈的档案管理方法
所谓公共管理，顾名思义，是以公众为主体的管理模式，这个管理模式可以为公众提供高效的服务。然而公共管理视阈下的档案管理，是以公共管理为基准和方向，使档案管理方式更为专业，进而为公众提供优质服务。档案管理应该注重服务好档案用户，以档案用户为主体，关注用户的体验和感受，进而使得档案管理能够不断进步[2]。
二、基于公共管理视阈的档案管理基本理念
（一）承担社会责任
档案管理需要对社会以及公众负责，社会责任是推动档案管理的动力和基础，要想实现合理有效的档案管理就需要档案管理承担社会责任。陈旧的档案管理主要责任是为政治工作人员负责，而公共管理视阈下得档案管理需要承担的是社会责任，不仅对社会发展负责，而且对广大群众负责。
（三）统一管理理念
档案管理想要向公共管理方向前进，就要做到对待公共人群实行统一的管理体系。档案管理人员对于社会各个阶层的公众都要一视同仁，严格按照档案管理制度开展工作，可以面向社会开放的档案要向广大公众开放并提供统一服务，在服务过程中不能出于自身原因对某一阶层人群排斥或歧视，档案管理人员要统一标准，不得为特殊职位人员“开后门”，使其享有特殊化服务，工作人员对档案用户的要求和相应的工作流程应该是统一一致的。
三、基于公共管理视阈的档案管理方式
（一）采集群众意见的方式
档案管理向公共管理靠拢的具体管理方式有许多，其中采集群众意见是最能体现出正确方向的表现之一。既然档案管理面向的用户是广大的社会公众，档案管理工作开展过程中，群众就可以对档案管理工作提出意见，管理人员吸取公众的意见，对未来向更多的用户提供最优质的服务实有裨益。档案管理部门采集群众的意见加以改进，这样不但可以帮助档案管理工作进步，还可以增加档案管理工作的透明度[3]。
（二）档案资源信息化
随着电子化信息时代的到来，档案管理也加入其中形成电子信息档案，电子档案信息化促进了社会的不断发展，同时也需要档案管理部门和领导者重视起信息资源的开发，这对档案管理未来的发展十分有益。档案管理向公共管理发展，同时也要向信息资源方面发展，形成档案信息资源模式，从而更好的推进档案管理的进程。档案管理的基本流程详见图一
图一 档案管理流程图示
结束语：
总而言之，档案管理向公共管理方向发展对我国当前的市场经济发展有关键作用，因此，档案管理部门领导和档案管理人员应该对这一发展方向深入探究并促进其发展。档案管理的主体要变更为社会公众，承担的主要责任为社会责任。与此同时，档案管理部门需要定期为档案管理人员组织培训，培养档案管理人员的业务素养，同时管理人员自身也需要不断提高基本素养。这样才能实现公共管理视阈下的档案管理长远发展。
参考文献：
[1] 曹玉.公共管理视阈下档案管理的实践范式研究[J].档案与建设，2012（7）：15-17，63.
关键词：档案管理；现代化；质量管理体系
中图分类号：G27 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2012）16-0190-02
在档案管理工作体系中，融入ISO质量管理体系标准，无疑使其工作更加具备系统性与专业性，所以这就需要现代档案管理工作从业工作者能够具备高度从业素质与社会责任感，有着踏实的工作上进心以及务实的工作态度，以此才能在ISO质量管理体系理论支持下发挥出档案管理工作的实践能力及工作水准。此外，处在目前国内产业化经济逐步提高及其自动化领域技术的愈发完善的趋势下，也无时无刻不在要求着档案管理工作必须结合深刻的理论及基础方法作为指导其工作顺利进行的衡量标准。而ISO质量管理体系标准则正是新时期下档案管理工作的重要执行依据与理论基础。
一、ISO质量管理体系标准理论基础简述
ISO9001质量管理体系标准理论基础主要包括：为客户服务着想、组织管理、强调集体参与、基本方法及原则、基本体系标准、应用管理、实践改革、以及决策安排等。也就是说，ISO质量管理体系主要强调的是以执行文件及其实践理论、方法等的建立去为客户群体服务，逐步通过体系标准的改革、应用实践区展现其现代化全面、周到的服务，以满足质量管理基本标准，以此才能让客户群体放心、满意；其基本执行原则是深化改革及持续应用。如，根据产品提出一些质量要求，就完全可以通过质量管理体系的不断深化改革、实践来赢得客户的一致好评与满意。
二、质量管理体系主要内涵探究
ISO质量管理体系标准的内容侧重点强调的是质量方面涉及的质量控制、质量管理、质量服务以及组织指挥等活动的管理体系实践应用。同时，通过标准在内的联系要素的实践及改革，可不断完善质量控制方针，进而达到质量生产与质量服务，使客户及产业双方都能满意。
ISO质量管理体系最为显著的特性就是其文件程序规范、完整、稳定，并且相关标准文件具备程序化性质。因此，质量管理体系能够实践的重要标志则是体系文件程序规范与完善；其主要体系构成要素则是信息载体与主要操作流程。而这些要素发挥作用时，这需要质量体系认证以及年度审核，进而才能决定企业产品生产的质量成果，是否利于其品牌效应扩张。
三、质量管理体系和档案管理的密切关系研究
（一）体系内容紧密关联
档案是直观反映组织机构单位的活动情况、归档、备查各种资料或文件的总称。因此，档案形成的主要来源自然是组织单位的一切活动作为载体，而直观的保存载体媒介则是图文、磁盘、以及电子媒介等特殊载体，且总体分为纸质载体与电子载体。因此，质量体系文件与档案记录等一系列工作流程的关系紧密相连且不可分割。
（二）职责划分有区别及关联
档案管理和质量管理工作的各自职责范畴划分清晰、明显，即档案管理自身自成体系，质量管理体系涉及的相关工作也包括档案管理。当然，两者在职责范畴、组织管理、管理方法等也各有不同，有着明显差异。但不可否认，ISO质量标准程序文件与档案管理工作在专业名词、学术用语等方面有很多内容也极为相似。所以，文件与记录的相当一部分工作流程实则也属于“档案”范畴。
（三）深化管理方法或管理手段
档案管理工作和质量体系标准有着重要衔接与工作业务上的交叉，两者之间正确实践应用，可起到良好的制约效果，达到两者体系内容的依存、辅助作用。因此，为了充分贯彻ISO质量管理体系标准，加强程序文件及资料资源的整合至关重要。其需要不断深化文件生成、审核流程、统一格式等工作改进之处，使其更利于保全文件资料的真实性和可靠性。
四、应用质量管理体系标准对档案管理的重要促进作用
档案管理体系工作内容本身具备严格的操作性、专业性以及系统性，而应用质量管理体系执行标准能够使档案管理工作事半功倍，更能满足其现代化从业要求，真正提高档案管理工作的实践效率，保证其执行成果完全实现有章可循与有据可依，进而能够使从业工作者责任明晰，更具高度社会责任感，逐步形成一套权责利清晰的现代化作业模式，不断促进从业水准与作业质量的大幅度提升。具体而言，在现代化档案管理中应用质量管理体系标准具备的主要作用彰显在以下几方面。
（一）服务意识及质量观念的促成
凭借质量管理体系标准及其理论、执行原则、方法等的不断深化与实践应用，能够使现代化档案管理更能满足内业工作需求，同时能够按照指导原则全面完成质量服务，把服务工作重心对象前移，即强调面向大众，客户最终评价服务标准是否能够达到满意需求。
当然，处在当前新时期下，档案工作者自身也要正确树立从业观念，把质量服务工作做好，以此才能在服务工作实践开展过程中，对客户群体的服务满意程度做到知根知底，心里有数，挖掘出主要信息资源，利于内部体系工作内容的决策实现及改革。而现代化档案管理工作配合质量管理体系标准内容，可进一步提高自身工作范畴内的资源优势，建设客户关系网，并利于工作者或员工的服务观念与意识的提高。
档案反馈的收集、分析与汇编是提升档案信息资源管理、进程执行力度、开发质量的重要举措。凭借反馈信息的整理筹划、分析与加工汇编，能够及时掌握到市场发展建设需求，并使得档案工作的建设思路更加畅通，从而才能高效地开发档案信息资源，使得资源充分利用而非闲置，服务于市场经济与社会各组织主体。
（二）促进工作规范化
档案管理工作于ISO质量管理体系产业相关工作的服务宗旨及理念，必须具备超强的服务意识、工作责任观、以及先进的管理模式，这样才能使质量管理等一系列服务性第三方产业或者企事业等有关组织机构实现正规运作。以往，档案管理工作流程要经过繁缛的文件起草、删减修改、包括打印、传递、后续筹划及归档等都需要纸质载体。而经过现代质量管理体系标准配合现代信息化产业技术的强力支持，能够高效完成文件起草、索引、以及登记、统计筹划等工作流程，让繁缛的档案工作流程实现高度自动化。因此，质量管理体系工作标准的实践开发运用，能够大幅度提高档案管理工作的办公效率及作业成果与质量。
（三）应用ISO质量管理体系标准，保证信息资源完整可靠
信息资源是公司或者相关其他产业单位的重要宝贵资源。而档案信息资源更具绝密性，要求真实、完整、可靠、并且能够保证公司或者机构的正常运转，这样才能使自身组织单位保持良好竞争优势，利于企业资产的保全，使管理机制的实践性更加突出。同时，在档案管理业务工作方面，通过质量管理体系标准作为方法、理论的技术支持，能够利于信息安全评估，降低决策不当造成的风险损益，实现全程控制化动态管理，保全信息资源的可控性与真实完整性。
五、为提高档案管理工作成果应用ISO质量管理体系标准的主要措施探讨
（一）加强信息化建设，保证工作执行成果
信息产业技术盛行的时代，档案管理的内需建设尤为重点，即档案管理内涵与外延服务强度逐步提升，信息属性已经成为时代反映档案实质的基本特征。光盘、刻录、计算机信息技术对档案管理系统工作的辅助作用很大。也就是说，信息产业技术已经成为了现代化档案管理工作各项作业执行的坚实后盾，这就要求档案管理工作需摒弃传统僵化、桎梏的观念及意识，要具备科学的现代化从业思想观。而推行质量管理体系标准，就是推行全新档案管理理念，使得档案管理工作能够与国际水准接轨，逐步更新观念及充实体系知识内容等，以此才能提高质量管理体系标准内容的执行质量与效率。
（二）在档案管理中制定执行标准
档案的收入过程、启封、登记时间、包括借阅操作、归档审核等多个流程都要以质量管理作为依据与凭证。其目的是为了更好的结合质量管理体系标准进行档案从业工作，使档案管理更具现代化、专业化与系统化。
（三）提高档案管理质量与效率，需强化从业人员工作素质
对档案管理工作而言，其工作人员必须要结合工作流程、自身职业判断能力、服务意识、社会责任感、管理思想、管理手段等进行效率化工作。否则，在应用质量管理体系标准进行实践时，影响的是整个档案管理工作进度。因此，为保证从业人员的素质及工作水准的提高，必须要加强信息化建设、自身专业深化、以及掌握各项产业资历技术等，以此才能不断提高理论水准，更好地将档案工作管理的职责、应用到实践中去。
六、结语
ISO质量管理体系标准的不断深化改革、实践应用对档案管理工作而言，所具备的现实作用和指导意义非常重大。因此，如何加强档案工作者及相关从业人员的组织能力、从业素质，不断提高基础专业技能显得异常重要。也就是说，档案管理工作人员应坚持“加强领导、上下联动、整体推行、积极创新”的基本执行方针，重视中高层干部示范作用以及落实全体人员的基础与参与作用，最终获得高效成果。
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[4]姚辉.企业档案管理在ISO/TS16949质量管理体系运行和认证中的作用[J].机电兵船档案,2010,(1).
1.理论研究
自从企业内部控制管理理念提出以来，人们就很重视企业档案，一些管理专家也都提出内控管理机制中必须要加强档案管理。如法国管理学家亨利•法约尔认为对“管理机器”加以考察可以评估并指导企业进行改进，他所指的“管理机器”即为“包罗现在、过去和将来的记录系统”，这里的记录系统可以理解为企业档案系统。而另一位管理学家卢卡•帕西奥利也强调必须关心内部的管理控制，还建议“备忘录、日记账和分类账要编上号码并注明日期，所有交易的文件都要详尽完备并永久存档，以及定期核查以便内部控制”，这是早期企业档案管理与内部控制的雏形。可见在经典管理学家们眼中，完整的企业记录和档案系统是企业极为重要的管理依据和控制手段。当前，有学者对档案管理与企业内部控制关系研究现状进行了综述分析(截至2014年1月)。作者以中国知网(CNKI)数据库为基础，检索出有效中文文献18篇，相关书籍1本；以EBSCO数据库为基础，检索出有效英文文献12篇，相关法规标准2部；加上我国颁布的《企业内部控制基本规范》(以下简称《基本规范》)以及《企业内部控制应用指引》，共计35份文献。其中最早的是2000年美国的一份政府档案，强调组织的档案管理对组织内部控制的作用。随着2002年美国《萨班斯-奥克斯利法案》(以下简称萨班斯法案)和2008年《基本规范》的相继颁布，近年来对该课题的研究也逐渐增多。但总体来看，档案管理与企业内部控制关系的研究还处于探索阶段，研究成果数量比较少，研究方法比较单一，研究的深度、广度和高度都有所欠缺，整体上并没有形成完备的体系，尚存在诸多理论空白。
2.实践发展
自2001年以来，国内外相继出现了一系列大型上市公司的会计欺诈事件，如美国的安然、世通以及中国的银广夏等，这些都反映了企业控制的严重不力。其中安然事件后的一片混乱，促使美国颁布了萨班斯法案，该法案对于档案材料的真实性、完整性都做了强制性要求，同时还要求档案材料必须满足信息披露的透明性和及时性。我国各界也逐渐认识到，作为市场经济的主体，企业只有提高内部控制能力，使企业的各项活动和资源都能够处于可控、优化状态，才能提高其核心竞争力。2008年，我国财政部会同证监会、审计署、银监会、保监会制订了《基本规范》，随后越来越多的企业也开始执行并制定适用、有效的内部控制制度。通过阅读可以发现，《基本规范》中多个条款与企业档案管理直接或者间接相关，档案管理作为企业信息控制的关键，在企业内部控制过程中的重要性不言而喻，许多企业也逐渐认识到了这一点。如中国长城资产管理公司将档案作为一个重要的控制点，建立了以“三铁(即铁规章铁账本铁档案)”为载体的内部控制制度，从根本上提高了控制效率，确保了长城公司各项工作在合规合法的前提下高效运转。我公司在制定《内部控制手册》时，也将相关的档案管理制度纳入其中。
二、档案管理与企业内部控制的相互关系
《基本规范》第五条提出企业建立与实施有效的内部控制，应当包括五大要素，即内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督。其中“信息与沟通是企业及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息，确保信息在企业内部、企业与外部之间进行有效沟通”，这里的信息包含了企业档案信息，所谓“沟通”包含了档案信息的传递、服务功能。可见，档案管理与企业内部控制是紧密相关、不可分割的。
1.档案管理对企业内部控制的作用
企业档案是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件，它的原始记录性决定了其基本价值，即具有参考作用和凭证作用。在企业内部控制过程中，这一作用的发挥显得更加重要和明显。档案管理的对象是企业各项活动中形成的全部档案信息，而档案管理的最终目的是为用户提供方便、有效的利用。可以说，在现代化企业管理中，档案管理负责信息的汇集和回馈，通过接收档案信息、提供信息服务的循环运行，参与到企业管理的各个阶段，是企业信息控制的关键环节。企业档案既是企业有形资产的记录和凭证，也是专利权、商标权、知识产权等无形资产的依据和证明，在企业创新、企业管理和规避风险中具有不可替代的作用，并为规范企业管理、辅助生产经营、维护企业合法权益和企业职工利益、完善法制经济、解决企业纷争提供信息支持。可见，企业内部控制制度的有效运行，离不开完善的档案管理工作。
2.企业内部控制对档案管理的影响
企业的内部控制机制能够有效记录并监控企业所有活动信息，这对于企业档案管理也具有积极的影响。首先，企业内部控制强化了档案管理的规范性。依据内部控制制度的要求，档案人员需对现有流程进行梳理，对现有记录的合理、合规性进行重新确认，对遗留问题进行调整处理，对查阅记录、借阅记录、借阅台账及全部档案目录进行核对清理，进而确保各项信息的准确。其次，企业内部控制进一步确保了档案信息的真实性和完整性。由于档案的特殊性，内部控制过程中的档案管理需设置两个风险防控流程。一方面，在档案文件材料归档时要认真履行交接手续，保证归档文件材料的原始性、完整性和真实性；另一方面在档案文件材料的查阅借阅时，要认真履行查、借阅手续，确保档案文件材料在此过程中不会发生更改、破损、丢失等情况。再次，企业内部控制完善了档案管理流程。企业内部控制要求企业的文件材料及其信息自产生时就要处于有效的控制管理状态，打破了文件与档案管理的明显界限，实现文件、档案的全过程、系统控制管理，保证文件和档案之间的连续性。同时由于信息是内部控制的重要因素之一，各部门的归档积极性也有所提高，由被动归档逐步转变为主动归档。总之，企业档案管理与内部控制工作之间是一种良好的促进和循环关系。做好企业档案管理工作就能够促进企业内控能力的提高，而企业的内控机制又反过来完善企业档案管理工作。
三、企业内部控制过程中档案管理的强化措施
企业内部控制是一个依赖信息反馈的过程，档案作为信息的汇集中心，在控制过程中占有非常重要的地位。因此，从内部控制的角度出发，应该对档案管理采取相应的强化措施，从而为企业内部控制提供信息保障，促进内部控制工作的有效运行。
1.加强与档案管理相关的企业法律法规建设
我国有关档案管理的法律法规和企业档案管理规定为现代企业档案管理提供了依据和标准，而《基本规范》为企业内部控制的合理性开展提供了指导和方法。通过分析档案管理法律法规和内部控制基本规范可以发现，两者具备相关性，企业内部控制的实现需要档案管理的支持，然而《基本规范》中虽多处提到了“资料”“信息”“记录”等，说明档案管理的重要性，但在具体文字中却仍未明确指出。同时在我国已颁布的涉及企业的法律中，也都没有对档案工作的明确规定。但是随着企业内部控制的发展，我国社会档案意识也在不断提高。近两年中央有关部委制定的针对上市公司内部控制的规章中，逐渐对档案管理提出相关要求。在全国政协十一次会议上，曾任国家档案局局长的毛福民委员提交了“关于在国家涉及企业的法律法规中对档案管理作出明确规定”的提案，建议有关部门在制定、修改有关企业法律法规时，具体明确企业必须建立业务档案和财务档案，设立合理的保管期限，建立企业档案工作制度，保持档案原始性和完整性等企业档案管理内容。明确企业档案的重要性，加强与档案管理相关的企业法律法规建设，这既是内部控制与档案管理的相互影响与促进，也是从国家层面出发，建设企业内控与档案管理长效合作机制的必然措施。
2.加强企业内部档案制度建设，完善档案管理体系
企业档案管理体系是由多种要素构成的工作系统，一般包括档案管理体制、档案工作制度、档案信息管理系统、主要业务内容、主要工作流程以及档案人员和档案管理设备设施等要素。其中档案工作制度是企业关于档案工作的一组集成配套的管理办法、业务标准、操作细则，它是开展档案管理的行动指南和业务尺度，是运行和控制档案管理的标准和依据。《企业档案工作规范》(DA/T42-2009)中将档案工作制度的内容作为一个制度体系予以重点列出，并指出其构成内容包含“档案工作规章”、“档案管理制度”、“档案业务规范”三项内容，说明企业档案制度的重要性。目前，我国大多数企业的档案制度相对完善，但随着时间的推移以及内部控制工作的发展需求，档案工作制度也要不断修订，从文件的产生、传递到归档，都要有明确的管理细则，权责分明，确保档案的真实、完整，保证档案工作的高效、规范。同时，还要建立有效的检查措施，定期对制度的执行情况进行检查，在实践中自始至终对制度加以落实，从而满足企业内部控制度对档案管理的要求。
3.转变档案管理模式，实现工作流程重组
企业档案是企业各项职能活动的产物，是随着企业各项职能活动的开展而产生的。对企业内任何一个部门而言，它所产生的档案是其各项行为活动的原始记录，是其职能作用和工作绩效的有力凭证，而内部控制正是针对企业各项活动开展的风险评价和审计监督。因此，各项活动中所产生的档案是否完整系统，档案管理是否科学有序，将直接影响到内部控制工作的有效性。在传统管理环境下，企业档案管理和文件管理以“归档”工作为接口衔接，档案部门缺乏对归档前文件的有效控制，这也正是在内部控制过程中档案管理所需要解决的主要问题。要实现企业档案的有效管理，就应当增强企业档案管理的灵活性、多样性，将企业档案管理的范围扩展到企业文件材料形成之时，对档案工作流程重组，构建正确的档案管理模式，如文档一体化或企业信息一体化管理。即打破对现有文件管理的思维定势，从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、办理到档案归档的全过程管理，实现企业档案管理前端控制管理的模式。这种模式要求档案管理要与企业职能活动同步进行，控制监督归档前的文件管理活动，实现对文件到档案的全过程控制，做好归档工作；同时还要重视对归档范围和分类体系的重新审视，并与业务部门配合，做好企业重要活动档案的跟踪工作，及时收集易散落的文档，真正使企业内控在良好的档案信息记录习惯和充足的档案资源基础上实现。
4.提高人员参与意识，加强团队合作
档案管理在企业内部控制过程中的地位非常重要，而一个企业的档案意识则直接影响到档案管理水平的高低。因此，要实现档案管理在企业内部控制过程中的积极意义，必须从整体上提高企业的档案意识。首先，对于企业管理层而言，要充分认识到档案在企业内部控制中所起的关键性作用。由于企业档案的形成、产生和最终归宿均在企业内部，对外无明显产品特性，所以往往容易被管理者忽视。但是随着企业内控的发展，档案在其过程中的参考和凭证作用越来越显著，档案管理在企业活动中的重要性也日益凸显，管理层的重视将更有利于档案工作的有序开展。其次，对于档案管理人员而言，其对档案现象的认知水平，是决定企业档案管理水平的重要因素。因此要加强档案管理人员对档案工作内容和档案工作相关领域内容的认识，提升档案管理思想，学习现代企业制度和相关档案管理知识，理解其职能在内部控制过程中的作用，从而在日常的档案管理工作中完成好其分内职责，并促使档案工作促进并支持企业内部控制的有效进行。最后，对于其他业务部门的工作人员而言，也要具备档案意识，而这主要依靠档案人员向企业员工进行宣讲来实现。要使业务部门的工作人员认识到档案是其各项行为活动的原始记录，档案管理与其职能活动的开展以及内部控制工作的进行都是紧密相关的。提高业务部门工作人员的档案意识，有助于推进档案管理与企业职能活动的同步运行，实现文档一体化或企业信息一体化管理，从而促进档案管理各个环节在企业内控体系中顺利开展。
四、结语
关键词：档案管理；档案登记；著录；档案借阅与归还
中图分类号：TP393
文献标识码：A
文章编号：1009-3044（2017）10-0064-02
1.概述
文书是目前办公室中一个非常重要的工作岗位，在机关单位的业务办公过程中起到了非常重要的作用。随着机关单位工作的开展，文书工作的职责也随之变大，对于文档的管理、查询利用以及文档销毁等文书档案管理工作也成为文书工作的一部分。尤其是近些年，政府机关的各种文书类型越来越多，版本的文书数量也越来越大，传统的文书工作手工作业以及纸质档案的办公管理很难适应新时代的需求，很难满足当前社会快速发展下人们对各种文书档案的管理要求，亟需一种快速的、科学的、方便的、自动的文书档案管理办法来推动并加快文书工作。现代科学技术的快速发展，计算机已经在社会的各个领域、各个行业中广泛应用，通过计算机科学技术与互联网技术来加快文书工作与文书档案管理工作的信息化进程，设计并开发专门的文书工作与文书档案管理系统来加快各个企事业单位的办公质量与效率，最终实现企事业单位的办公的文书档案管理自动化，这对于推动我国企事业单位办公效率来说具有非常重要的现实意义。
2.文书工作与文书档案管理系统开发的作用
就目前我国办公室中大部分的文书工作以及文书档案管理工作的现状来看，开展科学系统的文书工作与文书档案管理系统，从办公室文书档案管理制度、工作衔接、工作管理等方面起到非常重要的作用。
第一，文书工作与文书档案管理系统的开发弥补了传统文书档案管理制度上的缺失。在很多办公室中，文书档案的管理工作归属于行政办公室的范围，所以在日常的文书档案管理中尝尝出现档案归档不及时、档案管理标准低下等情况，这些现象的发生会导致文书档案管理工作上的制度混乱，而且制度的不完善也会造成各部门对事故发生后的相互推诿而使得文书档案管理更加杂乱无章。通过开发专门的文书工作与文书档案管理系统，可以很好地通过技术来实现严格的业务流程，从而要求文书管理人员按照界面的操作来一步步实现文书档案的管理，突破传统人为工作方式下形成的文书档案管理障碍。
第二，文书工作与文书档案管理系统的开发解决了文书职位与档案管理上的工作衔接问题。在日常的文书档案管理中，很多企事业单位是将文书与档案进行了分离，虽然实施了一部分的管理办法来提升文书档案的正确性、科学性与实效性，但是由于对文书职位的重视不够，在人员配置方面往往是一个人多职或他人兼职，工作上的衔接问题非常明显，导致了当前文书档案管理工作缺乏系统性和衔接性，文书与档案管理之间形成了很大的差异性，而且在档案管理中，文书并没有让档案发挥其应用的作用。文书工作与文书档案管理系统的实现将系统角色与文书档案紧密联系在一起，只有真正的文书角色，才能对档案进行严格管理，实现了二者之间的衔接性，突破了由于各种管理不当造成的工作差距，真正体现了文书对档案管理的作用。
第三，文书工作与文书档案管理系统通过科学的管理办法弥补了传统文书档案管理中缺乏专业管理人才的缺陷。由于传统的文书工作中，对档案管理缺乏专业意识，所以并没有设定专门的管理岗位来实施对文书档案的管理，对于一般性的文书档案的管理办法也很随意，归档工作也效率低下。文书工作与文书档案管理系统的实现以严格的业务流程为导向，专业的数据算法为基础来实现对文书档案专业的管理办法，从而弥补了普通系统用户在文书档案管理工作中专业技术上的不足，提升了办公室文书档案的管理、归档等工作质量，保障文书档案管理工作的顺利开展。
3.文书工作与文书档案管理工作需求分析与功能设计
文书工作与文书档案管理工作内容主要是围绕着办公档案来开展，而实现的文书工作与文书档案管理系统则是要充分了解文书档案管理工作内容，而后分析其在信息化转变过程中需要实现的功能点，进而开发出对应的文书工作与文书档案管理系统实现企事业单位的文书档案管理工作。
首先，文书档案管理工作的核心是针对档案的管理，在企事业单位的办公室中，会与其他很多部门进行沟通，而文件档案则是较为正式的一种，文书档案管理工作首先要接收到相应的文件之后，将其进行归档，而后进行文件著录、案卷著录进行统一的归纳与管理，方便后期的查询、借阅等的操作。在对文书工作与文书档案管理系统的实现中，首先要实现的是文书档案的电子化转变。在传统的工作模式中，常见的档案大都以纸质的形式进行下发与传输，所以要实现纸质文档的电子化转变，通过添加扫描录入接口来将传统纸质档案转变成数字化数据来进行操作。当然，为了改变传统的纸质档案的工作模式，在实现的文书工作与文书档案管理系统中添加登记入口，来实现对档案的等级工作。同时，在系统中需要添加针对档案的内容修正变更功能，来允许文书人员对档案内容进行修改和更正。
其次，文书档案管理工作会将归档的档案借阅给其他人员，会是要对档案进行归还，所以在实现的文书工作与文书档案管理系y要实现档案的查询、借阅以及归还的功能，从而提升文书档案的管理工作。
基于上述考虑，在设计文书工作与文书档案管理系统时需要完成企事业单位办公室文书档案管理的基本工作，同时要本着提升管理效率的原则来实现各种功能优化传统的文书档案管理流程。如图1所示，为设计的文书工作与文书档案管理系统功能结构框架图。
如图1所示，文书工作与文书档案管理系统包括文书档案管理、文书档案借阅与归还、综合查询、系统设定等四个最为基本的功能。
3.1文书档案管理模块
文书档案管理模块是实现最基本的文书档案管理功能，通过设计和实现以下功能点来实现文书档案管理工作。
1）档案登记：系统实现档案电子化、信息化、数字化的关键，在对发文登记、收文登记和登记进行合成，从而生成了最为基本的电子化档案，为后续的其他档案管理的业务提供最为基本的数据。
2）档案扫描录人：该功能主要是对传统纸质档案进行快速电子化转变的功能，通过高速扫描仪等设备将纸质文档扫描成固定格式的数字化文件，而后通过第三方稳定软件将其转化成可编辑、修改的文件进行存储与管理，方便后期的业务的使用与处理。
3）文件著录主要是最初的档案文件进行著录处理，制作成相应的目录、报表等方便后期文书档案工作的开展。
4）案卷著录：主要是文书档案的归类，通过创建案卷来将文书档案进行统一分类，而后将相应的文书档案归属到同一类别中的案卷中，从而形成文档的分类与统一管理。
5）文件归档：主要实现是文书档案的文件级著录档案创建，从而实现录入的档案的归档操作。
6）档案变更：主要是对文书档案内容或案卷内容的修改与更正，根据实际的业务需要将其进行变更操作，从而更加满足企事业单位的文书工作需求。
7）年鉴销毁：针对传统的纸质档案销毁进行数据备份的功能，针对档期的纸质档案按照业务规定要进行销毁，通过年鉴销毁的功能可以将其进行备份，并添加上已销毁的标记，以备不时之需。
3.2文书档案借阅与归还
文书档案借阅与归还功能主要是实现其他人员对文书档案的查询、预订、借阅、归还的管理操作。
1）网上查询：为了实现文书档案管理信息化转变，在文书档案进行归档与著录之后，其他工作人员就可以对当前所有的文书档案进行查询，通过全部查询的功能或者输入某些条件来将自己需要的文书档案查询出来，根据其状态进行预订或延迟操作。
2）网上预订：主要是对文书档案预订操作，当查询到对应的档案未被预订或借出，就可以在网上进行预订。
3）档案借阅与归还：主要是对文书档案的借阅状态进行操作，文书人员可以根据实际的工作内容将文书档案的状态进行变更，从而在文书档案被借阅或归还之后快速标记其借阅状态。
在此，对文书档案的借阅状态进行设计，主要分为未预订、已预订、已借出、未归还、已归还，通过几种状态的变更来实现对文书档案的查询、预订、借阅与归还的操作。
3.3综合查询
综合查询功能主要是方便文书管理人员对其进行查询，如档案的状态汇总查询，根据相应条件对文书、案卷、各种借阅与归还信息进行统一查询，从而方便文书人员的文书档案管理工作的开展，提升其工作效率。同时增加了各种档案统计表格，以图表的形式形象化地展示其当前的基本状态，极大地方便文书档案管理工作的开展。
3.4系统设定
系统设定主要是对借阅人的管理以及文档案基本状态的设定。
