时间：2023-06-29 16:41:46
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前言：(行政事业单位内部控制规范(试行))已实施，合同管理内部控制是《规范》的一项重要内容。本制度阐述了行政事业单位合同管理内部控制的目标、主要内容、关键岗位及内部工作流程，分析了行政事业单位合同管理的主要风险，并提出了合同管理内部控制的主要措施。
一、行政事业单位合同管理概述利并承担民事义务的法人单位，其在履行社会合同，又称为契约、协议、是平等的当事人之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同作为一种民事法律行为，是当事人协商一致的产物。依法成立的合同从成立之日起生效，具有法律约束力。
随着国家经济体制改革及依法行政的深入推进，行政事业单位作为能够独立享有民事权管理职责，提供公共服务或从事民事法律行为时签订的经济合同正在逐年增加，单位面临的合同风险也日趋加大，合同管理已经成为单位经济管理活动中的一项重要内容。合同管理指单位为实现合同目的，依据相关法律法规及本单位的内部控制制度，在合同从立项、谈判、起草、审批、生效、履行、变更、纠纷解决以及合同归档的整个工作流程中所进行的一系列行为的统称。从工作实践角度来看，合同管理包括合同立项、合同谈判、合同起草、合同审批、合同签约、合同文件、合同执行、合同结算、合同变更等一系列环节和内容。
行政事业单位合同管理内部控制是指由单位决策层、执行层、监督层共同实施的、旨在合理保证实现单位合同目标、有效维护单位合法权益、降低合同风险、有效提升单位公共服务的效率效果、防范合同舞弊、预防腐败的过程。
二、行政事业单位合同管理内部控制的目标
1．确保合同立项民主科学，合同订立事项须经过决策层的集体科学决策并履行授权审批程序，防止遗漏应订立合同的经济事项，防止以口头法律行政法规的规定以单位名义对外签订担保、代替书面合同办理经济事项，防止未经授权擅自以单位名义签订合同，或者违反投资及借贷合同
2．确保合同订立周密严谨，合同订立前经过公平有效的谈判或协商，确保起草的合内容完整，合法有效，无法律漏洞或权利义务瑕疵；合同文本措辞严谨，逻辑周密；正式合同订立前应经过相关部门的审核，防止因合同文本失当而导致单位利益受到损害。
3．确保合同履行有效监控，时刻关注合同履行情况，遇有特殊情况造成履约困难，
或发生合同纠纷、变更、解除等情况时，确保能及时采取应对措施，维护单位合法权益。
4．确保合同档案安全完整，确保与合同订立、履行、变更、解除等事项相关的档案能够及时整理留存，确保合同档案安全完整，保密，防止以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或者商业秘密。
三、行政事业单位合同管理内部控制的内容
1．职责分工控制。明确划分各职能部门在合同管理方面职责分工，确保单位部门
职责明确，合理分工，各司其职，顺畅沟通。
2．决策机制控制。建立科学、民主、高效的合同订立决策制度，确保合同立项合
理合法能够有效满足单位的管理要求，并最大限度地降低合同风险。
3．订立审批控制。建立合同文本订立审批流程，将与合同管理相关的职能部门均
纳入审签流程，确保合同文本周密严禁，无重大法律或专业疏漏。
4．履行监管控制。重视合同履约监控，在合同订立后及时关注合同履约进展，发
现隐患及时处理，防止签订后因缺乏监管而失控。
5．考核追踪控制。与合同岗位责任制结合，健全合同管理考核追踪制度，定期考
核合同管理情况及合同履行效果，切实实现合同风险防范问责。
四、行政事业单位合同管理内部业务流程
(一)合同管理牵涉的部门及岗位
行政事业单位的合同管理同时牵涉单位内部外部的多个部门及岗位，外部包括：合同对方当事人、技术及法律领域专家等。内部包括：合同事项发起部门(合同执行部门)、合同归口管理部门、审计、纪检及财务部门，单位决策层及各部门内部的相关岗位工作人员。
(二)合同管理业务流程
1．合同管理业务流程图
2．流程节点简要说明
五、行政事业单位合同管理的主要风险
狭义的合同风险是指在合同订立、履行、变更、终止的过程中因行为不当给合同当事人造成的利益损失，如合同对象选择不当造成履约困难，合同文本不严谨造成单位合法权益损失，合同内容不符合法律法规相关规定造成合同无效等等。合同风险种类多样，形成原因错综复杂，总体来看，行政事业单位的合同风险主要存在于合同调查、谈判、起草、审批、签订、履行、变更及合同保管等环节。
1. 合同调查立项环节。合同调查立项环节，单位面临的主要风险包括：前期未对合
同事项作出恰当的可行性评估，未对合同事项做出科学决策，立项重复或者不合
理，无法满足单位管理要求；或者是在对合同对象进行背景调查时，·对被调查对象的履约能力和商业信誉未给予恰当评价，将不具备履约能力的对象确定为准合同对象，将具有履约能力的对象排除在准合同之外，无形中加大合同违约风险。
2. 合同协商谈判环节。协商谈判环节的风险主要包括：忽略合同关键条款、对合同
中的关键、重大问题做出不当让步；泄露与合同谈判相关的单位机密。比如：对合同标的物的数、质量、技术标准。价款、酬金支付方式、履约期限、地点、违约责任、争议的解决方法等涉及合同双方权利义务的核心条款做出了不当的让步或遗漏。最终损害单位利益。
3. 合同起草审批环节。在合同文本起草及审批环节，行政事业单位面临的主要风险
包括：合同文本内容存在的不合理、不严密、不完整、不明确、表述不当或者可能引起重大误
解的条款；合同文本内容违反国家法律法规导致合同无效；在合同审核过或国家产业政策导致合同无效；在合同审核过程中没有发现并纠正合同不当内容和条款。
4. 合同签署生效环节。合同签署生效环节的风险包括：空白法人授权书管理不当，
超越法人授权期限或事项签订合同；合同印章管理不当，为未经过审批流程的合同加盖了合同印章；签署后的合同被篡改；已签署合同未妥善保管，发生合同纠纷时无法举证等。
5. 合同履行环节。合同履行过程汇总的风险主要包括:本单位或对方没有恰当地履行
合同中约定的义务；发生合同纠纷处理不当损害单位利息；危机时发现对方的违约行为并采取补救措施；对方违约时未及时追究其违约责任。
6. 合同变更、终止环节风险。此环节包括：应当变更合同内容或条款但未及时给予
变更；合同变更未履行内部审批手续至合同变更不当或无效；未达到终止条件的合同终止；合同终止未及时办理相关的手续等。
六、合同管理内部控制的主要措施
1．建立健全内控制度，明确职责分工。行政事业单位应当建立健全合同管理内控制
度，明确设置经济合同归口管理部门，并根据需要设置合同审核部门，同时应明确归口管理部门以及其他相关职能部门在合同管理各个环节的职责。合同归口管理部门应负责组织合同订立会审、合同档案管理等工作，配合合同执行部门监控合同履行，在发生合同纠纷时协调相关部门介入处理；合同订立事项的发起部门(执行部门)应负责开展合同项目可行性研究、
合同履约对象背景调查，经济事项谈判、合同文本起草、对重大合同提出会审申请等工作，同时也应对部门牵头订立的合同履行情况进行监控，并在合同发生纠纷时介入处理；合同审核部门负责对拟定的经济合同进行审核，重点关注合同的合法性、可行性、经济学和严密性。
2. 建立科学民族的合同决策机制。行政事业单位应建立科学、民主、高效的合同订
立决策制度，合同订立事项立项前应充分论证项目的必要性，避免重复建设和资源浪费。合订立决策应坚持民主、回避原则、对于部门影响重大或者涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应组织技术、法律、财会等领域的专家参与讨论决策，必要时可聘请外部专家参与相关工作，以确保合同订立周密严谨，最大限度地保障单位单位的合法权益。
3. 完善合同订立审批制度。行政事业单位应当建立经济合同订立审批制度，明确合
同在订立。签署、变更、解除等环节的授权审批权限，将单位的审计、纪检、财务等职能部门纳入合同订立审批流程中，与合同事项发起部门(执行部门)及合同归口管理部门一并作为合同审签的环节；明确合同的签署权限；妥善保管印章和空白法人授权书，明确法人授权的期限和事项，防止未经授权擅自以单位名义签
订合同或者是无权越权情况出现。
4. 加强合同履行监控，有效防范违约风险。单位应建立经济合同履行监管制度，明
确由合同执行部门跟踪合同履行情况，遇合同履行困难或合同纠纷由合同归口管理部门协调解决；确保合同当事人遵循诚信原则严格履行合同，发现履行隐患时及时反馈，并采取保护性措施；确保在发生合同违约或合同纠纷时，能够迅速反应，在规定时效内依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。防止因履约监控缺失损害单位权益。
关键词：公立医院；内部控制；合同管理
一、公立医院合同管理概述
公立医院合同管理包括合同起草、合同审批、合同签订、合同履行、合同变更、合同解除、合同监督和合同档案管理等活动，适用于以医院名义签订的经济、技术、医疗、科学研究等合作的所有合同。公立医院合同管理是全过程动态管理，包括签订前的洽谈以及草拟，签订过程中的合规性检查，还包括签订后的合同履行。一旦出现不利于合同履行的事项，要及时对合同进行修改或终止。公立医院合同管理是内部控制的重要内容，根据《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会[2012]21号），医院应从合同订立、履行、登记及纠纷管理等方面，梳理与合同管理有关的风险点，并且建立相应的风险控制机制。加强医院合同管理有助于预防经济纠纷，维护医院合法权益，促进医院对外经济、技术、医疗、科学研究等合作活动的开展，规范合作行为。
二、公立医院合同管理主要的内控风险
1.合同管理制度缺失。制度是单位运行的基础保障，合同管理制度是医院合同行为的依据，而目前合同管理却是多数公立医院内部控制建设的薄弱点。由于医院领导层面普遍对合同管理重视度不高，许多医院尚未建立合同管理制度或制度执行浮于形式。因此，合同管理无法与采购业务、资产管理及建设工程形成闭环式制度管控。2.合同归口管理混乱。合同归口管理是一项科学且细致的工作。合同应根据不同类型归属不同职能部门负责，全院的合同归档工作也应该由某一个科室牵头。目前多数公立医院合同管理混乱，职责分工不明确，合同分布零散，很容易造成多部门共同管理的边际盲区。很多合同原件在付款时放入付款凭证中，这不利于日常查询或检查使用。混乱的管理也不利于及时发现问题风险，规避纠纷。3.缺乏法律顾问支持。公立医院合同涉及金融、技术、医疗、科学研究、基建工程等各个方面，要保证各类合同合法合规，避免纠纷需要专业法律人士对合同条款进行全面把关。目前多数公立医院有合作的法律顾问单位，但多是面临诉讼时使用，并未在订立合同阶段请法律顾问。4.缺乏对合同的全过程管理。公立医院往往对合同预算立项和项目招标阶段较重视，对后续的履行情况却不够关注。合同签订后，履行是否在合同期内，承诺的培训是否进行，发生问题是否及时处理等问题常常无人追责。例如，某公立医院，价值500多万元的医疗设备合同签订如果3个月内不到货，要赔偿合同价款的3%。然而审计显示，合同签订后8个月才到货，十几万的赔款却无人追责，导致损失医院经济利益流失。5.缺乏信息化系统支持。公立医院整体信息化水平比较落后，常用的固定资产系统，财务系统尚且未达到现代化水平，合同管理系统更是手段落后。多数医院仍处于手机登记或简单的Excel表格登记，没有编码，检索关键词等信息，合同管理形同虚设。
三、公立医院合同管理实践模式
1.建立合同管理制度。建立合同管理制度是完善内部控制体系的重要工作之一。公立医院应当根据《内控规范》的要求，编写有正规发文文号合同管理办法，并在OA网。《合同管理办法》应当包括适用范围、各部门分工、合同签订与履行管理、变更和解除管理、档案和备案管理、检查和追责以及合同纠纷的处理，严格禁止先发生活动后补签订合同。2.建立合同归口管理机制。明确医院合同归口管理部门，对医院的合同事务实行审核把关、统一管理。具体负责的合同业务如下：医院办公室负责全院合同的归档工作，不同职能科室负责对其业务范围内的合同进行管理：人事部负责医院人事合同、劳动合同；财务部负责金融业务往来合同；科教科负责各类专业培训、合作办学、科研、技术开发、技术咨询、技术服务及科技成果转让等合同；医务部负责对口帮扶、医疗救助等合同；药学部负责药品采购等合同；医疗设备部负责设备及医用耗材、实际的采购及维护等合同；网络信息部负责电脑信息系统、设备及维护等合同；保卫部负责消防安全、安保物业等合同；采购中心负责招标立项采购等合同；医院办公室负责对外合作项目合同。各职能科室还应该建立合同管理台账，具体格式。3.发挥法律顾问的作用。充分发挥法律顾问的专业能力，每一类合同指定一名法律顾问作为法律把关，让专业的人做专业的事才能发挥最大化效益。同时，应鼓励科室人员学习法律知识，培养复合型人才。职能科室人员不仅要懂业务，还要了解经济以及法律知识，才能更好地为医院服务。4.加强合同全过程管理。合同全过程管理包括合同签订前、合同签订中、合同签订后三部分。签订前要申请科室提出需求，医院召集相关科室共同讨论得出会审意见。然后申请科室要与供应商进行磋商，初步确定合同条款后，交给法律顾问进行法律条款的把关，确认后方可进行签订工作。签订过程中，要注意法定代表人签字、盖章、附件等细节问题。合同签订后是最应该注意的地方，合同方是否按照规定履行合同，是否存在违规操作，及时发现引起合同变更的情况并纠正。同时，审计监察部门也要配合督促合同后续履行情况。5.加强合同管理信息化建设。信息化是实现现代化医院必不可少的工具，合同管理手段落后不利于推进医院整体信息化建设。因此，公立医院应引进先进的信息化管理软件，实现合同管理与财务系统、固定资产系统以及办公系统等多系统对接，形成内部控制要求的全过程闭环管理。同时，应培养信息化人才，提高医院医务人员整体的工作能力。
四、结语
在新医改不断推进的大背景下，公立医院合同管理越发重要。本文以内部控制风险为切入点，分析合同管理在管理制度、归口管理、法律顾问支持、全过程管理及信息系统支持等方面存在的内控风险，并提出公立医院合同管理实践模式。通过这些方面的实践，公立医院能够强化内部控制建设，规避风险，保证现代化医院的实现。
参考文献：
[1]张春廷.浅议行政事业单位合同管理内部控制[J].交通财会，2014，(11)：27-30．
关键词：内部控制；高校；合同管理
一、引言
随着财政部《行政事业单位内部控制规范（试行）》的实施，高校内部控制建设得到重视，合同管理是其中一项重要内容。经济合同内部控制管理体系以防范经济损失、法律纠纷、名誉受损为目的，根据合同类型分类确定归口管理部门和合同执行部门；明确签订合同的业务和事项范围以及合同授权签署权限；明确合同拟定、审批、执行、登记保管等环节的程序和要求；定期检查和评价合同管理中的薄弱环节，采取相应控制措施，促进合同有效履行；加强合同信息安全保密工作，切实维护学校的合法权益。随着相关主管部门对教育经费使用的规范化程度和使用绩效的重视，经济合同管理日趋重要。
二、合同管理内部控制的目标
1.合同内部管理制度体系完整。合同实行归口管理、分级负责，合同授权审批和签署权限明确。合同业务所涉及的岗位设置合理，符合不相容岗位相分离原则，各岗位职责分工明确。合同归口管理部门、财会部门与职能部门之间有畅通高效的沟通协作机制。2.合同调查充分。详细调查合同相对方的主体资格，对其资信、信誉、经营状况及履约能力有明确的掌握。合同谈判准备充分，合同内容与条款按照自愿、公平原则经过充分磋商，双方权利义务和违约责任明确，确保实现业务目标，学校权益得到可靠保障。3.合同文本准确表达签订双方的真实意思。合同文本有严格的审核程序，法律关系复杂或后果影响大的合同文本适用会审制度。合同审批签署权限合理，有规范的授权制度，合同签署在签署人的权限范围内。合同用印程序规范合理。4.合同履行全程跟踪监督管理，确保得到全面有效履行。合同价款支付严格按照合同约定执行。合同纠纷在合规合法的前提下及时得以解决，维护学校利益。合同执行过程中，履约条件发生变化能够及时根据需要得以调整。合同补充与变更的授权审批权限明确，报告及时。5.合同签订、履行、变更等情况登记完整、准确。合同签订、履行、变更等情况登记完整、准确，合同和相关资料被及时统计、分类、归档和妥善保管，合同信息安全保密工作到位，合同管理检查评估机制健全，合同实现全过程封闭管理。
三、合同管理控制风险点
（1）合同内容存在重大疏漏和欺诈，导致合同存在风险隐患。（2）对须报经国家有关主管部门审查或备案的文本合同，未履行相应程序。（3）合同的授权审批权限不明确，出现未经授权或越权审批，可能造成学校经济损失和法律诉讼的风险。（4）合同文本拟人员和合同审核人员责任划分不清晰，缺乏有效沟通和协调，导致合同审核人员发现的合同不当内容和条款未能被纠正。（5）合同审核审批滞后，可能导致合同存在的问题不能被及时发现，造成学校经济损失和法律诉讼的风险。（6）合同的签署权限不明确，出现未经授权或越权签署合同，可能造成学校经济损失和法律诉讼的风险。（7）合同签订授权书缺少授权范围、授权时间、授权人签字盖章及被授权人个人信息，可能导致被授权人滥用授权，造成学校经济损失或引起外部法律纠纷。（8）未按规定程序加盖学校合同专用章，或未经授权在合同上加盖学校各二级单位的公章、合同专用章，可能造成学校经济损失或引起外部法律纠纷。（9）合同条款中存在未明确约定的事项或约定不当事项，没有及时补充、变更协议，导致合同无法正常履行。（10）对合同履行缺乏有效的监督，未能及时发现已经或可能导致单位经济利益受到损失的情况；或未能采取有效措施弥补损失，致使单位遭受损失；或由于疏于管理，未能及时催收到期的合同款项等。（11）未能详细登记合同的订立、履行和变更情况。（12）未对合同履行情况进行有效监督并跟踪记录，可能导致合同纠纷处理时无依据可追溯。（13）合同变更未按规定严格审核审批或者审核审批流于形式，可能导致合同无法正常履行，造成学校面临经济损失和法律诉讼风险。（14）合同纠纷处理意见未经审核，可能导致纠纷无法处理或处理不当，造成学校在诉讼或仲裁中处于不利地位。（15）合同及相关资料的登记制度不健全，可能导致合同登记混乱，合同序号不顺，或未详细登记合同的订立、履行和变更情况，影响合同的正常履行和纠纷处理工作。（16）合同及相关资料归档不规范，可能导致合同资料丢失，影响合同的正常履行和纠纷处理的举证工作。（17）因保管不当导致合同泄密，导致单位或国家利益遭受损失。
四、高校合同管理现状
高校内部控制体系建设开展时间短，无论是在理论还是在经验、意识方面都存在欠缺之处。1.在管理机制方面。大部分高校负责合同监督管理的归口管理部门、归口管理职能不明确，缺少合同履行监督机制，未对合同履行过程进行监管。学校未建立适用于全校范围内的合同纠纷处理机制，无法对合同经办部门的合同纠纷处理提供指导，合同经办部门遇到合同纠纷自行处理而无需经学校审核，可能因处置不当给学校带来声誉、法律、经济等损失。2.在合同订立环节。同类型经常性业务没有制定统一文本的格式合同，不能有效规避合同文本拟定过程中的风险；对合同当事人资信状况和履约能力调查不够充分，容易造成履约困难的风险；在合同签署环节无权越权签订合同，可能会造成合同失效、业务不能正常开展。3.在合同履行环节。各业务部门、职能部门各行其是，合同签订、审查、监督、法务等工作分散进行，缺少统一管理，松散的管理方式极易导致合同履行方面的风险发生。比如合同违约条款未能按实际违约情况履行，分步实施的合同未能按既定时间节点履行到位，收入合同因不涉及预算支出考核而无人追讨款项等情况。4.在合同管理内部控制方面。由于对内部控制的理论方法掌握不透彻，认为控制效果与控制流程的环节多少成正比，参与流程控制的部门环节越多，控制效果就越好。基于这种认识基础之上的合同管理内部控制，往往导致程序烦琐、影响工作效率。同时参与控制流程的各部门相互依赖，反而影响内部控制质量。5.专于合同管理的人力资源匮乏。合同管理工作、内部控制流程的实施，都要依靠具有相应专业能力的人力资源。高校经济业务、合同管理的参与者大多为教师兼任，除了部分专业技术岗位外，都较缺乏会计、审计、基建、法律等方面的专业知识，即使有足够数量的业务培训也难以达到较高的专业水准，往往导致内控管理流于形式，控制质量因为人力资源的匮乏而受到相当制约。6.合同管理内部控制信息化建设滞后。没有建立完善的内部控制信息化平台系统，将合同管理的相关业务流程和关键风险点控制嵌入到信息系统加以固化。即使使用了信息化的合同管理系统，也存在信息孤岛的现象，单一地进行合同业务管理，没有做到与其他信息系统的互联互通，因此无法有效解决业务管理与内部控制两张皮现象。7.缺少对合同执行过程的跟踪管理。合同管理具有持续性、动态性的特征，尤其对履约阶段多、时间跨度大的合同。目前的合同管理内部控制，对合同磋商、签订及保管等方面关注较多，对履约过程关注不多，履约过程中主要依靠项目实施部门自我监督，既是裁判员又是运动员，控制薄弱。
五、加强高校合同管理的对策与建议
（1）强化制度建设，明确合同归口管理部门，组织对合同业务的统一管理，使得松散的合同管理工作形成有机的整体；由其负责拟定合同管理相关制度并监督参与合同管理的各业务单位、职能部门严格执行以确保合同管理水平；建立合同归口管理部门主持、相关职能部门参与的合同履行过程监督机制，对合同履行情况跟踪管理；对于学校日常发生的经济业务，牵头相关业务部门制定学校统一条款、经过相关职能部门尤其是法务部门审定的格式合同，规范合同签订。（2）加强对内部控制理论的学习理解，全面把握合同管理过程中的关键风险点，区分不相容岗位，在此基础上合理设计合同管理内部控制流程，既要避免烦琐的程序影响工作效率，也要确保流程的控制效果达到要求。同时，只有对内部控制理论理解透彻，才能实现对内控流程有目的、有方向的动态调整，推动内部控制程序不断优化发展。（3）重视加强合同管理流程参与部门、人员的内控意识、内控能力培训。任何系统、流程的运转都离不开人的因素。人力资源在合同管理流程中既是实施控制管理的主体，又是被控制管理的客体。因此合同管理控制对参与其中的人员提出了更高的要求，不仅要求业务水平高的复合型人才，更要对内部控制相关理论理解透彻，同时也要具备良好的内部控制职业道德。（4）通过计算机系统的应用，将合同管理流程加以固化，既涵盖了合同管理的整个生命周期，极大提高了合同管理业务的处理速度，也减少了差错和舞弊的发生，从而更加规范、更加高效。同时通过信息化管理系统的运用，使合同业务相关数据规范管理、互联互通，为高校实现标准化、规范化的数据管理提供了良好的平台支撑。
参考文献
1.代利刚.高职院校合同管理现状及对策分析.商业会计，2019（10）.
关键词：HRP平台医院合同管理内部控制信息化
一、医院传统合同管理情况
医院传统合同管理主要以纸质文档的扭转和保存为基础。由各部门负责草拟合同，会同相关部门(采购、审计、财务等)对合同的完备性、合法性、可操作性等进行审核，审核无误的合同再由各级领导签字确认并加盖合同专用章或公章。至此，合同正式成立生效并进入履约环节。当医院需按合同约定履行付款义务时，由各部门的经办人员负责填写报销单并完成签字付款流程后交财务部付款。这种医院传统的合同管理模式，存在诸多弊端，比如：1.合同流转的过程中经手人员多时间长，无法及时查询某一份合同所处的状态，导致合同签订的效率低下；2.无专门的部门对合同进行内容登记、统一的编号、归档，无法提供精细化的查询和统；3.在后期合同履行的过程中常会出现因各种原因需变更原合同条款的情况，传统合同管理由于均采用手工记录，合同变更不留痕迹，给后期再查询原始合同留下隐患。
二、基于HRP平台的医院合同管理内部控制信息化建设
(一)加强合同效期预警管理
在HRP平台下，加强合同效期预警管理，是加强合同管理内部控制信息化建设的关键措施，注重合同效期预警管理，是内部控制信息化建设的关键一环。首先，加强合同效期预警管理需要将合同的签订日期、有效期以及生效日期甚至是保质期等关键信息录入到HRP平台系统中，设置预警信息，保证合同管理者可以在登录HRP平台后，就接收到预警信息，实现合同的有效管理，做好合同管理的内部控制工作，加强内部控制信息化建设。其次，在授权管理的情况下，及时采取针对性措施，防止出现合同采购超限等问题，节省人力、物力资源，保证合同处于有效期内，加强对合同效期的预警管理，保证合同履行效果。
(二)注重基础功能设计
注重合同基础功能设计，合理建立合同模块非常重要，因此，在合同履行过程中，注重基础功能设计非常关键，直接关系到合同的履行效果。注重基础功能设计需要注意以下两点，第一，需要对关键信息进行录入、保存，通过审核、变更、续签、冻结等一系列操作进行基础功能设计，确保在HRP平台系统下，合同管理基础功能设计的合理性与有效性，保证合同功能的发挥，解决合同管理中存在的问题。第二，需要对合同条款、合同基本信息以及合同费用、变更历史等内容进行了解，对合同全过程进行全面的了解，完善相关信息，进行登记管理，保证合同基础功能的发挥。
(三)注重风险防范
在HRP平台，风险防范占据着重要的位置，通过形成风险数据库，可以对合同可能存在的风险进行梳理，对收支合同、采购合同以及科研合同等进行风险树立，可通过审查环节，加大防范力度，进行重点防范，有效控制合同管理风险。除此之外，通过注重风险防范，可以对合同的审核过程进行了解，并将责任落实到个人，通过明确责任，防范风险，达到有效进行合同履行管理的目的，促进合同管理工作的顺利开展。
(四)合同影印管理以及信息共享
通过信息化建设，可以为合同影印管理提供技术支撑，不仅提高了工作效率，还节省了储存空间，为合同的集中管理创造了有利的条件。与此同时，在HRP平台下，可以对合同进行影印化管理，将其统一储存，方便合同管理工作的开展。另一方面，通过信息化建设、信息共享，可以将信息统一存储在HRP系统中，在信息共享过程中，对合同进行全面的反映，方便合同管理工作的开展。
三、结束语
综上所述，开展基于HRP平台的医院合同管理内部控制信息化建设具有重要的意义与价值，不仅有助于解决合同管理中存在的问题，还可以加强合同预警管理，有效开展风险防范工作，保证合同的有效履行，实现合同环节的风险防控，达到有效进行内部控制，降低医院经济损失的目的。
参考文献：
在合同管理流程内部控制阶段，可根据实际管理要求制定内部控制方法，通过不同流程具体化分析，达到风险控制的目的。
1）合同编制阶段的内部控制措施。合同编制属于合同管理的基础性阶段，这一阶段风险主要为合同策划风险、合同文本风险与合同谈判风险等。合同策划风险是指企业所要达到的目标与地方法规、国家政策（或社会伦理道德）出现冲突，这种冲突导致风险的发生。在合同策划风险内部控制中，首先要对企业内部各种数据进行分析，根据策划内容审核合同具体措施，在满足地方法规、国家政策、社会伦理道德的基础上实现合同内容优化管理，避免策划风险出现，保证企业效益。合同文本风险是指在合同编制过程中，合同的部分内容与企业实际生产要求出现偏差，合同的严密性、严谨性不足，导致合同具体条例中出现无完整、不清晰、不明确的现象。在合同文本风险内部控制中，要对合同编制流程进行控制，在充分结合企业各部门所反应上来的数据报表，结合企业管理、发展需要，对合同文本内容进行多方面控制。也可进行会审控制，通过会审对合同文本内容进行二次、三次审核，降低风险发生。合同谈判风险是指在谈判过程中，谈判双方对合同内容存在差异，导致合同无法签订，造成企业效益下降；同时合同谈判风险也包括合同内容中存在部分不符合地方法规、国家政策、社会伦理道德的内容。因此，在合同谈判风险内部控制中，除要进行合同内容会审、监察外，也可组建专业合同谈判团队，对合同谈判过程中可能出现的问题进行反复演练，以提高队伍整体谈判能力。演练之后，可将谈判内容、谈判方式进行总结，为谈判做准备。谈判演练要注意保密措施，避免合同编制风险与谈判风险同时发生。在必要情况下，可聘请外部专家参与到合同谈判演练过程中，根据谈判需要对谈判过程进行总结，为制定有效的谈判方案提供指导性意见。本文认为，在合同编制过程中，除上述三种风险之外，还要进行合同调查风险，以进一步提高合同管理流程内部控制能力。合同调查风险是指合同编制过程中，未对合同内容所涉及到的对象资质进行有效调查，对所涉及的对象评价不合理，最终造成风险。在合同调查风险控制中，要充分发挥本企业优势，对对方的运营资金、产品价格与市场信用能力进行有效分析，并统计近几年内该对象资金流动情况，实现合同编制过程中的对象风险控制。
2）合同审核阶段风险与内部控制。在合同审核阶段，风险主要为合同中的风险项目（或发现风险项目后未指定有效的控制措施），合同起草人员（团队）未对审核人员的意见进行有效考虑，导致其中的风险未得到有效解决。因此，合同审核阶段风险均属于内部管理风险。在合同审核阶段内部风险控制中，可进行分批次合同审核方式，即将原有合同审核团队打散，根据资历、能力将人员分为两组，先由“初级组”进行审核，再由“终级组”审核，统计两组人员所反应的内容，寻找两组意见中的重合处与差异处，要求合同起草人员（团队）必须更正两组信息的重叠处、详细分析两组信息的差异处，保证两组人员所反应的意见都能得到有效反应。若企业合同审核队伍人员数量较少，不具备分组审核的意义，则应严格各项管理条例，保证合同中的风险能得到有效解决。在整个内部控制过程中，合同承办部门及所涉及到的其他部门都应指派相关人员参与到合同审核过程中，严密分析合同内容，避免风险发生。若发生明显、重大的遗漏、不足之处，要及时指出，并提出修改意见，保证问题得到解决。在合同修改之后，要进行二次审核，保证修改的合理性。
3）合同签署阶段风险与内部管理措施。在合同简述阶段，风险形式主要表现为越权签订合同风险、合同印章管理风险。面对这些风险，在内部控制中，首先要划分明确的合同签署权限，严禁越权签合同；建立印章管理制度，指派专人负责印章管理工作。同时，也要根据相关条例，对合同印章使用情况进行分类处理，保证印章使用变得有据可查，实现印章风险的控制与避免。对于合同被篡改、泄密等问题，可以通过当面签署并对合同进行分类归档管理，可有效避免合同泄密、篡改风险。最后，在合同履行阶段，还存在履行风险与变更转让风险，例如，合同终止风险、双方处理纠纷风险等，各类风险问题，对于这些风险问题的避免，均需要通过加强制度管理与严格审核、检查程序等方式，进行避免，以维护企业的利益。
二、结束语
【关键词】合同 内控 措施阐述 重要性
一、加强对合同管理内部控制措施阐述的意义
对内部控制措施作一阐述，有利于内控人员加深对相应措施的理解和延伸创新措施;进一步提高监督作用;提高风险控制人员对风险预测的能力;更重要是对合同管理制度完善奠定良好的基础。
二、合同管理内部控制应对措施制定的有力保障
首先，建立健全落合同管理的机构、人员配备和人员培训，建立合同归口审查和分级管理制度;其次，建立合理的内部分工合作机制，及明确合同业务部门和承办人、合同审查部门和承办人、合同批准机构和人员及合同归档部门和承办人的职责;然后，提高相关人员的业务素质，在充分掌握公司经营理念的基础上，从相关专业、财务、法律的综合角度，制定相应的应对措施;最后，合同签约双方秉着诚实守信的原则，严把结算环节，完善合同登记制度。
三、合同管理内部控制应对措施的具体阐述
合同管理中主要存在三大类风险，它们的存在都会使企业的有形和无形利益遭受损害。
（一）第一大类，签订合同方面：
1.对于“未订立合同或合同对方主体资格未达要求，可能导致企业合法权益受到侵害”的风险，在经济活动中，发生的可能性较少，但是某些外包主体还就是发生过。在我从事财务工作的山西吕梁某地煤矿，当时，为了加快资源整合推进速度，该煤矿执行“先上车，后买票”的原则，山西大同一支施工经验丰富的井巷掘进队，在不具备主要施工资格的条件下，为该矿盲目施工，半年后，向矿方结算施工进度款，掘井队才发现双方从未订立合同，进而发现由于自己无相关资质，不具备法人资格，不具备订立合同的能力，造成千万元的经济损失。所以，企业对外发生经济行为，必须先订立书面合同，而且合同订立前，应当充分了解合同对方的主体资格、信用状况等有关内容，确保对方当事人具备履约能力，还有，对于应签订书面合同而未签订的，财会部门有权拒绝付款，并及时向公司领导报告。
2.对于“未经授权对外订立合同或合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益遭受损害”的风险，虽然未经授权订立合同一般被认定为无效合同，但《合同法》规定“相对人有理由相信行为人有权的，该行为有效，这样就会对企业造成损害”，为此，主要针对合同订立人员，进行考察和素质教育、懂法知法;办理合同章加盖前，必须首先确保合同已经被合理编号与审批，并且企业法人及经授权的人已经在合同上签署或加盖个人印章，合同章加盖后，保管人员应立即收回并妥善保管。与此同时，做好合同章的使用登记以备查。倘若遗失或被盗，应立即采取妥善措施并报告负责人，尽可能将影响和损失控制在最小范围。授权书要按规定程序办理，同时要实行备案制度和超过规定时限及时收回的要求。对于可能存在的疏漏或欺诈，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，谈判过程中重要事项和参与人员的主要意见，应予以记录并妥善保存，这样，根据协商谈判的结果，按照自愿、公平的原则，明确双方的权利义务和违约责任，拟定合同文本，做到条款内容完整，表达严谨准确，相关手续齐备。合同订立后，应当对合同文本进行严格审核，对影响重大或法律关系复杂的合同文本，组织内部相关部门进行审核，根据不同意见，认真研究，慎重对待，必要时，需对合同条款作出修改。
（二）第二大类，履行合同方面
对于“合同未全面履行或监控不当，可能导致企业诉讼失败、经济利益受损”的风险，单位应当遵循诚实信用原则，严格履行合同，未按合同条款履行的，财会部门有权拒绝付款。对合同履行实施监控，在合同履行过程中，发现先失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情况，或因政策调整、市场变化等客观因素，导致企业利益受损，应当按规定程序及时报告，并经双方协商一致，按照规定权限和程序办理合同变更或解除事宜。其实，合同能不能履行，对其监控到不到位很重要。人们往往只注重合同数量、金额，对合同规定双方权利和义务及附加条件，忽略不计，但合同纠纷常常就在忽略的地方出现，发生时，经常会给企业带来经济和声誉等方面不可估量的损失。
（三）第三大类，合同纠纷处理方面
对于“合同纠纷处理不当，可能损害企业信誉和形象”的风险，企业应当依据国家相关法律法规，在规定实效内与对方当事人 协商并按规定权限和程序及时报告。若经协商一致的，双方应当签订补充书面协议;若经协商无法解决的，应当根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。另外，合同纠纷既然已发生，说明该合同为不成功合同。亡羊补牢，为时不晚，企业应当组织法律等相关专业人员，精细策划，制定方案，积极应对外来诉讼，力求把损失降到最小程度。
另外，在合同修改方面，应采取的措施，1、变更或解除合同的审核程序与合同订立前审核程序相同。2、对于合同订立、履行过程中出现的违法违规行为，应当追究有关机构或人员的责任。3、若对方违约的，应当按合同条款约定收取违约金，违约金不足以弥补企业损失时，应当要求对方赔偿损失，必要时应当采取相应的保全措施;若自身违约的，应当由合同承办部门以书面形式报告企业有关负责人，经批准后履行相关赔偿责任。
企业在合同签订与履行的过程中，都会潜伏着各类风险因素。总体来讲导致合同风险的既有外部因素，又有企业内部因素。只有通过全面的分析与评估，并采取有效的预防措施，才能将风险控制在预期范围内。通常企业的合同风险主要表现在以下几点:
1.1营运风险
这类风险是指企业在经营发展过程中，如果在合同管理过程中出现某一环节的管理失误或缺失，所引起的预期目标无法实现或产生重要经济损失。通常营运风险的主要原因有，业务评价不完整、不正确，导致决策失误，这一点主要表现在合同需求与业务目标不一致，合同审核不当以及定价策略失误等方面;在合同制定时，如果存在合同条款不严谨、不合理，合同双方权利及义务表述不清，违约责任划分不明确等问题，所导致的经济损失及纠纷等;在合同履行过程中，合同双方沟通不及时或相关信息缺失，也会带来一定的营运风险;另外，如果合同一方无法履行合同约定的义务，进而造成对方经济损失，或者自身违约需要承担相应的经济赔偿等违约风险也随时存在。
1.2财务风险
财务风险是指企业在签订与执行合同的过程中，如果由于合同条款或合同方信用等原因而产生收益偏差、经济损失风险。导致企业出现财务风险的主要原因为:没能合理的对预算进行制定，不能对成本进行有效的控制;合同的支付条件、付款进度、结算审核等不合理、不准确，导致资金占用增加或产生资金损失;合同双方在约定各方的权利及义务时，如果约定不清，有可能产生额外的费用，进而导致成本控制失利;另外，在税收方面对可能产生的税费没有考虑全面，对哪一方该承担哪部分的税款没有约定清楚所导致的经济损失。
1.3合规风险
合规风险是指，企业在订阅与履行合同的过程中，不能够全面考虑到相关的法律法规、执行标准以及行业规范等，所受到的法律制裁或处罚，甚至引发重大经济损失或声誉损失。在合同管理方面主要存在的合规风险有:在订立合同时，违反了相关的法律法规，合同有可能被确认为无效，同时还需要承担相应的法律责任;在对合同主体进行选择时，并不具备合同所需要的资质，因此项目质量或产品质量不能得到有效的保证;在合同审核期间不能认真审核，审核流程或审核工作不能严格执行，导致企业利益受损;另外，一些人员违反制度、，甚至侵吞公款、接受贿赂等现象也会造成合规风险的产生。
2合同的内部控制对策
企业在进行内部控制时，相关的制度与管理流程应该覆盖到合同管理的全过程当中，实施精细化管理，尤其要对可能产生较大风险的因素进行重点控制。笔者结合多年合同管理经验，对合同管理过程中的具体控制措施提出相应看法:
2.1准备阶段的合同管理及控制措施
在准备阶段首先需要建立起系统的合同需求申请制度，对未经批准的需求进行严格控制，以保证合同需求能够符合企业的实际;对市场行情、行业信息等相关情况进行深入调查，对合同主体的合法性、履约能力及资质等情况进行核实，并对相关信息进行分析、比选，对合同的谈判策略进行拟订。并建立起信用资料库以及一系列的评价机制与管理制度;将合同资金纳入到全面的预算管理之内，在进行合同谈判定价时，合同预算是基础，也是成本控制的依据;另外，还需要建立起相应的合同文本示范文库，针对合同类型的不同，编写出标准化的合同文本格式，合同文本的建立必须在合法、公平、合理的基础之上。在进行合同谈判前，主动向对方提供本单位的合同文本，并争取让对方接受，对于存在分歧或事项不明确的条款，应该留待谈判阶段进行协商。
2.2签订阶段的合同管理及控制措施
对于重要、重大的项目合同，应该由技术部门、财务部门以及法律部门等组成谈判小组，对合同价格、付款方式、技术要求、违约责任、变更处理等主要内容进行重点解决;谈判小组应该对权限范围内的各类事项作出合理决策;对谈判的过程及结果进行详细记录，并由谈判各方统一签字;在合同文本形成之后，应该由企业的相关职能部门或管理人员进行严格审核，审核的内部不仅要包括合同的合法性及可行性，还需要考虑合同的经济性;建立健全合同的分级授权等管理制度，在限额范围内批准签订合同，但限额范围外的合同，需要经过有管理权限的上级部门进行审核。当法人代表或授权代表签字以后，相关管理人员应该根据相关条例对合同审批文件、合同编号等进行核对与确认;另外，还应该建立完善的合同档案管理体系，对合同档案进行妥善保管。在合同签订之后，应该在规定的时间内，将合同正本移交给档案管理人员进行归档，其中如果有涉及财务收支的合同，必须保存一份原件，作为财务记账依据。
2.3履行阶段的合同管理及控制措施
在合同履行期间，需要建立起相应的合同管理台账，对合同内容、金额、付款方式以及执行重点等情况进行记录。并对合同双方的履行情况进行实时监控。近年来，随着合同管理工作越来越庞大化、复杂化，很多企业都会请一些有资质的软件公司结合企业实际情况，来定制开发一套有效的合同财务管理软件，以便提高合同管理、审查及协调等工作的效率;在合同签订之后，合同主管部门还需要组织相关部门及人员，对合同的相关条款进行进一步的分析，以便及时对合同履行阶段的风险进行预测及防范;如果出现重大环境变化，导致合同无法继续履行时，应该及时与合同单位进行有效沟通与协商，同时，根据变更条款，签订变更补充合同或解除合同;另外，还需要建立起相应的合同纠纷处理机制，在协商无法进行时，由法律部门根据合同纠纷进行依法处理，并在处理完后，对相关资料进行整理归档。
3结论
