时间：2023-06-29 16:41:43
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【关键词】：企业档案管理；重要性；档案缺失；方法对策
中图分类号：C29文献标识码：A 文章编号：
一.引言
自改革开放30多年以来，建筑业得到迅猛发展，并跻身为我国国民经济的三大支柱性产业之一。随着经济的不断发展，我国社会主义市场经济体制正在逐步发展与完善，在进入21世纪以后，科学化、专业化知识、信息网络自动化已成为社会发展的主要标志。但现实情况是，很多建筑企业的档案管理工作有着各种各样的问题。作为建筑企业的档案管理人员我们必须要加强企业的档案管理，从而适应建筑行业的发展趋势。。
二.企业档案的空缺
跟其它行业的企业相比较，建筑业有着其自身所独有的特点，这就使得建筑企业档案管理工作看上去显得比较原始。它的突出问题主要表现在：很多企业并不重视档案管理工作，甚至有些大中型企业就连最基本的档案专职管理员都没设置，还有一些企业假借改制的名义将档案管理部门“优化组合”掉。
三.导致缺失企业档案的原因
1．建筑企业档案管理工作的复杂性、长期性以及艰巨性取决于建筑行业本身的特点。建筑行业不仅异地化、跨区域作业多、流动性大、施工战线过长，而且施工过程具有不稳定的特点。这就增加了整理、收集、立卷归档档案资料的难度。
2．由于建筑行业从业结构存在着挂靠、层层分包、非法用工以及其他不良现象，使得建筑工程项目的成分变得错综复杂。甚至一些建筑施工总承包单位也不知道自己有多少“包工头”、施工队伍参与施工。此外，即使是处在同一个施工项目当中，随着施工工程的进展，参于施工的相关工作人员也可能会随时调动。在上述种种条件制约下，要做好建筑企业的档案管理工作并不容易。
3．在当前竞争高度激烈的建筑市场，建筑企业的盈利空间十分狭小，呈现“僧多粥少”局面，绝大多数中小型建筑企业都是在进行微利经营。所以，建筑企业当前所面临的问题就是思考如何能够降低生产成本，从而提高企业的经济效益。在这样的思想指导下，企业档案管理的缺失也就显得不足为奇。
四．加强建筑企业档案管理的意识
做好建筑企业档案管理工作可以说是保障建筑行业发展长远的必经之路。建筑企业的运营如果离开良好的企业档案管理工作就会成为无源之水，难以进行下去。
1．建筑企业档案能够为建筑企业制定中、短、长期的发展目标提供明确而有效的载体。每一个生产经营活动都必须要具备一定的稳定性、延续性，眼前利益必须服从于长远利益。所有这些相关的衡量标准，都可以从建筑企业的档案管理中找到有关的执行依据。
2．建筑企业档案管理工作真实体现了建筑企业的经营活动。不管是建筑企业用工机制的改革、安全劳动竞赛、考核绩效工资，还是项目建设的目标管理、建筑工程项目招、投标，都能够借助建筑企业的档案来进行真实反映。换句话说，通过对存档的档案资料进行整理、研究、分析对比，档案管理人员能够从中找到目前企业内部所隐藏的问题，然后采取相应措施解决问题。
3．建筑企业档案管理工作是建筑业开发与应用新工艺、新技术、新材料的主要依据。自从我国加入WTO世贸组织以来，欧美国家的先进技术正源源不断的涌进国内。在这种条件下，建筑业应用推广的一些新工艺、新技术、新材料正在不断加快更新的步伐，这就需要我们不断收集各种资料与数据，并进行分析研究，努力掌握技术特点，从而为以后建筑施工技术的应用推广打下坚实基础。如果不进行深入的研究，在以后的建筑行业发展道路上会走的更加艰难。
4．建筑企业档案管理工作是企业开展科学管理的必要条件。目前建筑企业所面临的主要问题是如何建立起现代化的企业制度，从而提高建筑企业的管理水平，加快与国际市场的接轨。目前正是建筑企业体制改革的关键时期，档案工作的潜伏价值开始显现出来。
(1)能够为建筑企业改革的实施提供可靠的依据。实施建筑企业现代化的制度改革，应该充分发挥建筑企业档案信息的作用。尤其是在建筑企业改制后，它的产权性质发生了质的变化，相应的人事制度也会发生改变，这就需要依照相关法律法规，对建筑企业的资产、负债进行有步骤地核查，评估建筑企业的固定资产，和无形资产。而所有这些内容都必须有丰富大量的建筑企业档案资料来作为依据，才能够对建筑企业有效的进行资产重组，改造兼并。
（2)目标化管理是建筑企业管理的一种十分重要形式，而目标管理的制定和责任制的建立与完善，以及完成情况的评比和考核，在很大程度上要建筑企业档案工作的支持。因为在目标化管理实施过程中所形成的大量资料信息是企业季度、年终考核评比工作中不可缺少的依据。
五．加强建筑企业档案管理的对策
建筑企业档案管理工作不仅是种潜在的财富，也是建筑业做大做强的坚强后盾。因此在当前建筑业面临着“扩内需、保增长、调结构”的形势下，应从以下几个方面抓起。
1．各级城乡建设以及住房主管部门必须依法监管建筑企业的档案管理工作。最近几年，建筑企业档案管理工作初步纳入了法制化的轨道。《建设工程质量管理条例》、《建筑法》，住房与城乡建设部出台了有关《城市地下管线工程档案管理办法》等法律法规，地方建设主管部门必须要依法行政，严格执法，加大对建筑企业档案管理工作的监管力度。与此同时，还应该支持建筑企业档案管理工作，健全和完善建筑企业档案管理目标责任制，督促建筑企业加大对档案管理工作资金方面的投入，改善档案管理人员的环境设施与办公条件，保证档案的收集、整理、归档等工作程序的畅通。
2．实施严格的建筑企业档案管理制度。根据建筑业自身特点以及各类档案形成的规律和特点制定出科学完善的管理制度，并将《档案的收集范围和工作细则》、《档案员工作职责》、《档案借阅制度》、《档案入库制度》、《档案的开发利用》等制度纳入到建筑企业升级，资质就位、企业信誉等级评定等综合考核指标上。
3．完善建筑企业档案管理工作。以件为保管单位。目前有的立卷方法在装订案卷时，首先要去除文件原有的金属装订物，再重新打眼装订，这一过程易损伤文件。同时在今后要复印其一部分时还要重拆，十分不便。为此，应采用装订成卷包装，将每一份文件作为一个独立的实体进行规档，使之既能保持文件的独立性，又便于存取使用。
六.结束语
综上所述，通过本文的学习，我们知道建筑企业档案管理工作不仅基础性和边缘性都很强，而且它也是评判建筑企业管理水平高低的一个标准。为此，加强建筑企业档案管理工作十分必要，要求相关人员认真去贯彻执行。
【参考文献】：
1.付立维.郭斐建筑企业档案管理人员的基本素质要求[期刊论文]-科技致富向导 2011(6)
2.袁国霞建筑档案管理中存在的问题与解决对策[期刊论文]-城市建设与商业网点 2009(14)
3. 林碧清 新形势下加强企业档案建设的思考[期刊论文]-中国电子商务2010(10)
4. 路建华.从几类案件的败诉看企业档案的重要性[期刊论文]-山西档案2009(5)
5. 刘红远.如何在创新中完善企业档案管理工作[期刊论文]-价值工程2011,30(11)
（一）建筑工程档案的概念
通常来说，建筑工程档案主要记录的是建筑工程的设计、施工中期和竣工验收。而每一阶段和过程的工作内容都应当记录在案。具体来说，在建筑工程设计阶段建筑工程档案主要记录的是建筑工程的地质条件、工程预算、招投标情况以及审批情况等。而在施工中期建筑工程档案主要记录的则是消防设施安装、材料使用情况、人工使用情况。同时，针对性记录暖通、通风等具体设施和数据。这样便能将施工中期各项情况反映出来，展现建设质量和标准。第三，竣工验收阶段的建筑工程档案主要记录了工程移交、工程检查以及竣工文件等。
（二）建筑工程档案的特点
档案管理工作是一项系统化和科学化的工程，而建筑工程档案管理更是收集、整理和管理建筑工程项目各项生产环节文件资料的重要方式方法。建筑工程档案不仅能够涵盖整个建筑工程的完整建设流程，还能真实客观反映建筑工程的基本内容。一份完整科学的建筑工程档案不仅对往后扩建改建有着重要参考作用，也是城市建设的凭据。而且，建筑工程档案还能在火灾等突发事故防范、重大灾害险情预防上发挥作用。
二、建筑工程档案管理的存在问题
（一）管理意识落后
现阶段大部分建筑企业对于建筑工程档案的概念和作用等依然不了解，档案管理意识相当落后，甚至还出现对档案管理现代化的不了解。此外，当下部分建筑企业在建筑工程档案管理过程中依然运用传统收工方式方法，无论是档案的收集、储存等都停留在传统模式，完全没有实现建筑工程档案的现代化管理。
（二）管理资金缺乏
建筑工程档案管理资金的缺乏也是当下建筑工程档案管理的重要问题。管理资金的缺乏将直接导致建筑工程档案管理技术和设备落后。而且，加之建筑工程档案管理意识的落后，也会使得建筑工程档案形同虚设。
（三）管理人才缺乏
社会不断发展，现代化、科学化和信息化的建筑档案管理方法层出不穷。但是，现阶段部分建筑档案管理人员依然没有掌握新的技术手段，甚至有的建筑企业档案管理人员并不是专业档案管理人员，仅仅是一个兼职而已，这就给档案管理带来了很大的弊端。究其本质而言，管理人才的缺乏使得档案管理过程缺乏应有的技能，科学化的建筑档案管理更是无从说起。
三、建筑工程档案管理存在问题的解决办法
（一）革新管理意识
革新建筑档案管理意识首先需要加强建筑企业领导的认识，提升企业对于档案管理的重视程度。这是因为只有建筑企业领导认识到建筑档案管理的重要性，才能逐步进行改善。所以，各建筑企业应当建立以企业领导为核心的档案管理小组，加强建筑档案管理重视，重新构建档案管理意识。其次，各部门应当就建筑工程档案管理人员进行管理意识强化和管理思想的培训。另一方面，科学合理构建建筑工程档案管理的制度，确保建筑档案管理能够在既定标准和制度之下进行。
（二）加强人力物力和财力投入
加强重视变革建筑工程档案理念之后，企业应当加强人力物力和财力的投入，逐步将建筑工程档案管理放在项目管理中的重要位置。所以，需要将建筑工程档案划入一个单独部门，与项目建设同步发展和建设。同时，保障建筑工程档案管理的现代化建设，逐步实现办公自动化。针对档案管理也应发放专项资金，避免方案管理经费不足。有条件的企业还可以购买诸如计算机、扫描仪、传真机、摄像机等现代化档案管理设备。
（三）优化管理人员素质
优化建筑工程档案管理人员素质应当从三个方面进行，第一，建筑工程档案管理人员应当不断加强档案管理的基础知识和专业知识学习，主要涵盖档案管理知识、相关法律知识、信息技术等。其次，增强管理人员的档案管理责任意识，凭借档案管理机构职能强化强化档案管理人员队伍健身，进而实现管理人员素质的优化。第三，将档案管理作为一种专职部门进行之后，管理人员还应当树立爱岗敬业和乐于奉献的精神，通过教育强化和档案管理相关重要性知识的传递确保档案管理人员能够安心档案事业，为档案管理服好务。
四、各部门档案管理人员
（一）各部门档案管理人员，应按照企业档案管理者所发的制度或细则或交底的要求进行收集、整理、归档。
（二）各部门档案管理人员，应自主去学习档案相关的知识，工作中碰到不太清楚的及时请教企业档案管理者或其他人员。
（三）各部门档案管理人员，要在档案形成的过程中经常检查档案，查看是否有发生错误的事，尤其是工程项目的资料，由于工程时间长，若不经常检查档案，完工后才发现有很多问题，那时要改则很不容易，一是因为当时经手的人员在完工时基本已经调动工作了，有的甚至已经离职了，二是经过时间那么长，很多情况都记得不是很清楚了，此时去补资料很有可能是造假的，所以在工程建设过程经常去检查档案，发现问题可及时进行改正，这样既能保证档案的真实性，又能保证档案的准确性。
建筑文件档案的管理是行政工作中一个主要部分，为行政工作的决策提供依据，为企业未来发展的方向，提供所需求的资料，为企业管理者提供正确的数据和案例，由此可见档案管理已是企业各部门组成的重要一环。它是一项政策性、机密性、专业性强的工作，要充分认识档案管理的重要性，管好文件档案，能提高企业的工作质量和效率，维护历史的真实面貌，用制度规范人、约束人、以制度实施文件档案管理，认真学习“档案法”和国家“行政公文处理办法”有关规定。档案管理人员要勇于探索、不断开拓，要求档案管理者要面对压力挑战自我，要不断学习，提高再学习再提高，进一步提高对文件档案的认识，提高办公效率，文件档案工作是企业的窗口，需要掌握新的知识理论技术手段，必须通过组织业务学习与技术培训活动。在实践中建立健全文件档案管理新模式，提升自身的专业素质，提升服务水平，我们的文件档案工作在新形势下就会出现新特点，就能够找出一条适合企业文件档案管理的新模式。结合本单位健全一套服务于社会服务与企业各部门的管理模式，要与时俱进，立足当前服务于未来，使档案管理在不断发展中更加完善。
2文件档案的实践经验
企业文件档案管理工作经过实践经验，总结了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷归档制度、文件档案工作流程起点到完成，由文件档案管理员立卷后交本企业档案室保管。我国企业文件档案单一的管理模式、以往过细的管理原则已经不适应现代企业的发展要求，束缚了企业文件档案工作的发展。僵化的文件档案管理与灵活的管理机制相矛盾。文件档案是与企业密切相关真实的历史，记录了本企业的发展历程，平时工作感觉不重要，但让你查找时临渴掘井那可不行，档案工作不是一下子能做好的，做不好是无法补救的。对文件档案的管理可以说是伴随着人类社会的发展而产生、发展和完善的。我国的文件管理业经历了一个漫长的发展过程。社会进入了一个崭新的发展时代，国家经历了翻天覆地的变化，我们的档案事业也进入了前所未有的新时代，并且面临了一系列的新情况、新问题和新挑战。科学安排大力倡导开拓创新精神，进一步形成档案工作氛围，认真总结档案工作的好经验，用新的思路解决新情况新问题，健全制度不断把关，加强管理意识，要求管理人员要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，掌握现代化管理技能，利用现代化整理档案。才能使经济效益和社会效益更加完美的结合，突出档案资源建设和服务全局的重要性。
3电子文件档案的管理
随着信息技术、网络技术的发展以及全球性的网络的日益成熟，在计算机中，各行各业迅速发展，按照文件分类先后顺序划分归档。企业文件档案系统工作效率高，更多的信息实现了共享，数据准确、规范，使企业工作更加适应时代的需要，市场的需要，在互联网时代真实记录不会因为档案管理人员疏忽遭受损失，为迎接网络的挑战，应认真研究、扎实学习每一个程序，使企业历史记录在网络时代得以延续，可以保证查全率和查准率，通过网络服务这个平台，全面的了解文件的重点和最新、最快的档案管理信息。结合计算机文件的特点，采用计算机和网络技术建立电子文件归档专用系统。高效、快捷的电子档案信息管理模式，发展文件档案的技术优势，为文件档案提供优质、安全存储空间，为企业提供准确的文件档案信息服务。文件档案对电子文件产生原始性的原则进行管理，为信息存储提供查询功能，以确保文件的档案完整与安全，防止文件档案的流失和病毒的破坏，文件档案管理人员在积极参与电子文件档案化管理的同时，增强文件档案管理、注重完善自我、热爱本职工作、加强档案法制意识，共同推进电子文件的网络化管理，加强电子文件的档案管理工作，以确保电子文件档案管理工作顺利开展，实现信息资源共享。尽快提高学习电子文件归档管理的基本知识、实践技能的掌握与应用能力，正确地处理各种信息，努力使自己成为综合型文件档案管理人才，尽早担起电子文件档案管理工作的重任，做出应有的贡献。
1、组织架构变化对档案工作的影响。按照新《公司法》的要求，改制企业要建立完善的公司治理结构和规范的母子公司体制。与此相适应，国有建筑企业纷纷创立了由股东会、董事会、监事会、经理层组成的公司治理模式，采用了股份有限公司(或集团有限公司)为母公司、以产权关系为纽带管理控股(或全资)子公司的管理体制。与按《企业法》设立的公司相比，全新的公司治理架构必然衍生新的档案资源，产生新的档案需求；全新的母子公司体制也必然带来档案管理体制、档案资源权属相应的变化，带来结构调整和管理传承等方面的一系列课题。
2、产权结构调整对档案工作的影响。国有企业的改制最本质的是产权制度改革，产权清晰是对公司制企业的基本要求。为了做到产权清晰，改制企业必须对原来负无限责任的企业进行清产核资，经中介机构评估后注入新创立的母、子公司。在这个过程中，公司的各原股东应明确各自出资的范围，办理产权过户手续；母子公司之间也要明确注入资产的数额和性质，及时办理产权变更手续。这些资产的评估、确权、过户、变更不仅需要档案部门提供真实可靠的原始依据，而且由于档案是无形资产，需要随公司母体参与产权变更过程。在国有企业实行档案集中统一管理原则下，如何服务企业改制并保证改制前后档案的有机联系，成为档案工作的必然课题。
3、管理关系变革对档案工作的影响。现代企业制度下的公司治理结构和普遍建立的董事会决策、监事会监督、经理层执行的机制彻底改变了原来企业领导机构既是决策者又是执行者的管理关系。如何把决策、监督、执行机构在各自工作过程中产生的档案分门别类地收集、整理、提供利用，成为档案工作遇到的新问题。在新的母、子公司体制下，母公司对子公司已不再是原来意义的行政管理关系，而成为了基于股权管理和政策指引为主的新型管理关系。在行政管理权弱化的情况下，如何保证档案管理的集中统一和齐全完整，也是我们必须考虑的问题。
二、改制后建筑企业档案管理现状的滞后
1、管理力量相对不足。受计划经济体制惯性影响，目前国有建筑企业的档案工作仍然是以满足企业内部需要为主，显示不出档案的经济价值和社会价值，因而难以引起单位领导的重视。更有甚者在公司制改造过程中把档案部门作为撤并、精简的首选部门，或是安排一些不具备相应素质的人员凑合了事，使得档案工作的领导力量、作业力量以及其他投入都被弱化。
2、管理方式相对分散。由于建筑施工企业特殊的流动性质，产生档案的项目和负有档案收集、移交责任的生产指挥机构经常变动，散存在项目上的档案资料常因地域和机构人员的变化无法保全。企业改制重组，涉及的产权单位和部门多，相关的程序复杂，所产生的档案资料多家保管、多处存放，极易导致档案资料的流失。
3、管理手段相对落后。在建筑施工企业的档案管理中，虽然不同程度地运用了计算机，但单机应用的情况比较普遍，纸质载体和手工作业为主的管理方式仍占很大比重。
4、管理制度相对缺失。改制后的建筑施工企业，对档案工作提出了一系列的新任务和新要求。如公司治理结构中“三会一层”的档案如何区别管理并保持有机联系、有相关关系但又权属不同的档案如何管理并保证正常利用、母子(分)公司和施工项目上的档案如何集中统一并做到资源共享等，都需要我们认真研究，通过建立规章制度加以规范。
三、建立适应型国有建筑企业档案管理体系
1、恢复健全组织体系，增强档案管理力量。首先，要根据公司治理结构和组织结构的变化，调整原有的档案工作领导机构和专兼职档案管理队伍，特别要注意吸收决策、监督机构的领导和新设部门的同志参与档案工作的领导和管理，消除系统性“缺位”和管理“真空”。其次，要恢复健全专门的档案管理部门。符合国家档案局关于建立企业档案馆条件的母公司，可以恢复或建立综合档案馆，对全公司的档案工作统一规划、统一管理，并负起日常的指导、监督、检查责任；子公司也要视档案规模设立专门机构。第三，努力提高档案从业人员素质。在进口关要建立档案岗位任职标准，严格按标准选拔学有专长的人员；对现有人员要有计划、有重点地进行自培或送培，更新知识，增长才干。
2、探索新型管理模式，保持档案有机联系。首先，可以尝试集中统一、区别管理的模式，即全公司的档案工作规划、制度规范和管理标准要统一，但不同权属的档案可以区别管理。对母公司综合档案馆而言，要集中管理权属公司本部以及子公司的档案，各子公司将档案定期向母公司档案馆移交；同时对子公司或其他相关单位的有关档案实行目录管控，建立档案的有机联系，实现档案信息资源的共享。其次，对重组演变过程中的档案进行特殊处理。为方便利用，对公司兼并、合并、分立等重组所涉及的企业，具有独立法人资格的存续企业档案仍存原单位，重组过程中形成的档案相关方各存一套，重组后的档案与重组前的档案分库保管，业务上接受母公司档案部门的统一监管；不具有法人资格的存续单位，重组前后的档案全部移交母公司档案部门统一保管；消亡企业的档案按归属主体进行集中和承继。第三，建立责任传导机制，解决档案管理分散问题。由于档案的产生过程不在档案部门，所以要确保改制重组和各个项目上的档案资料能够完整的收集起来，必须把档案的收集、立卷、移交责任进行分解，并明确地传导给参与改制重组的部门和所有项目管理机构，通过责任分解，并与奖惩结合，确保这部分档案的齐全完整。
1.1建筑施工企业档案资料数量较多，档案意识淡薄
随着建筑施工工程项目资料数量的不断增多,建筑施工企业的质量状况不佳现象也十分突出。一般建筑施工企业的工程档案应当包括准备阶段建筑施工文件资料的整理工作，施工过程中有关工程文件资料的审核工作，项目竣工验收阶段文件资料的递交工作。通过目前建筑工程资料的相关数据表明，建筑企业档案接收的范围和内容在随着建筑业的蓬勃发展不断扩大，但是建筑施工企业往往不注重档案的鉴定工作,忽视建筑档案的归档范围,容易导致一些具有保存价值的工程资料的遗失和一些无价值档案混入档案的管理中,导致一些有归档价值的工程竣工验收、工程结语和工程结算等重要资料归档不全,阻碍了建筑施工档案的有效利用和优化管理。施工人员档案意识的淡薄也容易导致建筑施工的质量问题无法得到有效保障,使得档案的收集整理工作错过了最佳时机,这给建筑工程档案资料的归档问题造成了不可弥补的缺憾。
1.2建筑施工单位的档案资料缺乏真实性和有效性
绝大多数建筑施工单位在形成档案资料的过程中常常因为档案保管当导致档案资料不慎丢失或者因制作份数不够导致在移交建筑竣工文件时经常用复印件代替。还有的会因为建筑项目负责人不在施工现场导致一些重要的审批文件和竣工图章的签字工作不完善，施工单位工作人员随意代签的现象极为普遍,造成建筑工程档案资料的真实性和法律效力的降低，不利于顺利进行建筑施工企业管理工作的开展。
1.3建筑施工单位对企业资料重视不够,归档不及时
传统的建筑施工档案管理方式已经难以适应现代化建筑企业的发展要求，建筑施工单位对企业资料的重视不够,使得企业档案归档十分不及时。由于整理资料是件苦差事,因而管理人员不愿意去认真细干，以至于在建筑工程的收尾阶段,绝大多数技术人员往往撤离到了新的工作岗位。建筑施工单位的一般项目部往往缺少专职的档案管理人员,使得建筑企业资料往往分散于各个岗位人员手中,建筑工程后期人员的陆续撤离使得施工单位留下的人员不熟悉建筑施工企业的档案资料,使得档案资料的签字手续极不完备,监理人员或者施工单位往往不重视亲笔签字活动,拖延了建筑施工单位档案资料的整理时间,造成了建筑施工档案的遗失和档案的损坏,进而影响了工程档案归档的及时性。
2完善建筑施工企业档案管理工作的对策探究
2.1完善档案管理人员的责任机制
国家相关部门应当向建筑施工项目的管理人员大力宣传《中华人民共和国城市规划法》、《中华人民共和国档案法》，使得施工项目管理人员能够熟悉和掌握《建设工程档案管理条例》和《城市建设档案管理规定》等法规文件。项目管理人员还应当明确档案管理人员的职责,增强建筑工程档案管理人员的法律意识和档案管理意识,完善档案管理制度和建筑工程标准,尤其要贯彻工程档案管理工作的落实，实现纳入工程施工程序计划管理、有关人员的岗位职责和工程项目竣工文件的收集、整理、归档、移交的三纳入制度和布置施工任务、编制工程档案和工程施工进展的三同步制度,确保项目施工过程中档案文件的积累、整理、归档工作职责明晰，有法可依,有章可循。
2.2确保工程档案资料的真实性和有效性
为了确保建筑工程形成文件材料的真实性和准确性,项目管理人员在建筑项目施工过程中,应当依照相关法律规定明确工作人员的法律责任,由项目责任人员负责签字工作,绝不允许代签问题的出现。对于确实因为特殊原因不能进行亲笔签字的,项目责任人员需要出具委托授权书,保证授权委托书与同竣工文件归档保存的一致性。在形成建筑施工档案的过程中,应当防止数据或者文字表达错误的出现,一旦发现问题，责任人应当立即修改，保证档案资料的真实性和合法性。在建筑项目实施过程中,项目管理人员应当将档案工作融入工程建设的全过程,积极开展自查工作,进行工地的文明考核，跟踪调查工程档案资料的形成和进展情况,限期整改检查出的档案管理问题。同时还要注意做好建筑单位文件材料的归档工作，对不同的建筑工程项目进行系统性的整理工作,提升档案管理的法律效力和真实性。
2.3增强档案意识，确定施工企业工程档案适当的归档范围
建筑施工企业工程档案的归档范围应当包括:在工程准备阶段的档案文件材料的整理工作，主要有建筑工程开工审批表的填写工作，建设单位和设计单位的施工图纸的审核工作，建筑工程的规划许可证的申请工作等，做好施工图纸的会审工作和技术交底工作；在施工过程中，还应当做好施工文件材料的整理工作,制定好原材料汇总表，施工设计变更图的修改和完善，建设单位与施工单位检验报告的工程定位测量记录、工程洽商记录、工程质量事故处理记录和隐蔽工程验收记录等；在建设项目竣工验收阶段，还应当正确移交竣工验收报告、详细的竣工图和竣工验收证书等。项目管理人员应当严格按照归档范围做好工程档案的收集整理工作,明确建筑施工企业工程材料的归档范围,进而保证建筑施工工程档案的完整性和科学合理性,实现建筑施工档案的优化管理。
3结语
档案管理工作的开展离不开先进的思想意识，而先进的思想意识的产生，则需要积极、有效的宣传来作为保障。企业内部要提高对档案管理工作的认识，并且定期的组织企业内部参与档案管理工作以及各部门交叉人员进行学习，了解国家有关的法律法规，并且将档案管理发挥政策的学习纳入企业内部标准培训流程当中。企业管理者在开展建筑工程项目中，要对于自身的档案服务范围进行拓展和跟踪，积极地实现综合化、一体化以及跟踪化的档案服务。针对于企业档案管理工作人员素质培训上，要积极地组织相应的培训活动，让员工主动参与进去，不断提高档案管理的意识与观念，重视档案管理工作，不断提高业务水平和职业道德修养。档案管理工作的开展，需要各部门予以全面的支持。只有保证宣传工作的效果，才可以保证各项档案资料及时地进行归档和提交，保证档案资料的时效性。
2规范管理
建筑施工企业在开展档案管理工作时，要对于相关的档案管理行为进行规范化操作，通过制定一个统一的标准来执行，可以有效地提高管理效率，实现规范化的档案管理。一般来说，建筑施工企业的档案分类可以分为文书档案管理、声像（照片、录音、影像、奖牌、证书等）档案管理、会计档案管理、科技档案管理（如科研档案、工法、工程施工竣工档案）等。不同的档案类型要按照经营管理、行政管理、生产技术、科研技术、设备、会计、工程建设、特殊等不同类别进行管理，并且对于不同档案的归档上要做好分类存放。对于档案管理行为上，还要制定相关的存放、保密以及查阅条例，并严格遵守，从而有效地提高整个档案管理工作的条理性和规范性，提高档案的利用效率。档案管理者要对企业档案资料归档范围的确定，制定企业档案管理方面的规章制度，收集整理企业各类档案资料，对档案资料分类整理、装订、装盒、编目录、编案卷侧面卷脊，按保管期限分类上架存放，同时编写相应的检索目录。
3信息化建设
企业的档案管理工作开展，需要与时俱进地进行创新和改进，引入信息技术，实现档案管理信息化是现阶段企业档案管理工作的必然趋势。档案信息是企业技术进步和发展的重要信息资源，也是提高企业竞争力的关键。通过对信息化技术的应用，构建一个科学的档案信息管理平台，可以实现对信息的充分利用，并且高质量、高效率地对档案信息进行汇总管理，提高了档案服务水平。随着办公自动化系统的应用，电子档案逐渐成为了档案资料中的重要一种。通过档案信息管理系统的应用，可以实现对电子档案的安全保管，配合采用刻录等方式，可以有效地提高档案信息的安全性。对于一些重点、机密档案管理上，档案信息管理系统可以实现对权限的有效分配，实现了档案保密的功能。
档案管理工作中，纸质文件与电子文件的保存要做好共存与处理，在对纸质档案归档的同时，也要做好电子文件的及时归档，对重要的纸质文件、实物文件通过扫描翻拍等手段进行数字化转换。另外，档案信息的管理上，要不断地对档案保管条件进行提高，并且对档案信息的保管设备进行及时地更新与检查，避免档案信息被破坏。档案信息的使用中，要做好相关的审批，保证查阅档案人员的查阅经过严格的授权，并严格遵守相关的保密要求。信息化建设的过程，可以有效地将传统档案管理工作中的不足和局限进行改进，提高了管理效率，并且实现了档案信息的高效利用。
4做好档案服务
档案管理工作的开展，其最终目的是为企业的经营生产提供服务。在档案信息管理的过程中，也要重点关注对档案信息的开发与利用。对建筑施工企业来说，档案信息中包含了很多技术方面的信息，是企业施工过程中技术和经验的汇总，是企业智慧的结晶，是众多工程师的心血。在工程档案的管理与利用上，对于一些图纸、资料，档案管理人员要进行科学地处理，并且及时地提供给相关部门进行利用。通过对于档案的科学整理，可以有效地为企业技术创新提供科学依据。与此同时，很多荣誉、资历、工程案例等档案也是企业参与招投标中的重要筹码。档案管理者及时地将此类信息汇总交给相关部门，也可以提高企业的市场竞争力，提高业务部门的业务开展效果。档案管理工作的服务对象是整个企业，工程档案的管理和利用要具有一套标准的服务流程，不断地拓展档案的利用范围，满足企业各个部门对档案资料的需求。
5结束语
关键词：建筑施工企业;信息化;档案管理;
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：
筑施工企业档案管理的重要性。
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音象及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。
1、工程档案管理是工程质量评定的依据。有了完整的原始工程建设资料，并加以整理归档，在整个工程竣工验收时就能准确无误的依据这些原始凭证来评定该项工程产品的质量等级是合格还是不合格，这一点建筑施工单位是深有感触的。
2、工程档案是处理和判决工程产品使用过程中出现质量问题的依据。
3、工程竣工档案与施工单位所承建工程的经济效益有直接的关系。为什么这么说呢，是因为工程竣工档案是否齐全，与质量等级的评定有直接的关系。
4、工程竣工档案也是检验和衡量施工单位资质和信誉的依据。
工程竣工档案与我们施工单位是息息相关的，无论是提高承建工程的经济效益，还是企业的信誉与发展都是非常重要和有利的。
二、档案管理信息化有利于建筑施工企业提升档案管理水平。
作为国民经济建设的支柱产业之一的建筑施工行业，近年来规模不断扩大，仅以中交二航局为例，经过多年发展，二航局现已成为以大土木为主营业务的集团公司，公司的组织构架大致可以划分成三个层级类：公司总部、事业部、工程公司、管理型公司、经营型公司、专业公司、项目公司、项目部，现有员工8100多名，拥有各类大型工程船舶80多艘，施工机械设备5200余台（套），是一个庞大而复杂的系统。二航局每年有超过百项工程在建或开竣工，档案资料之多可想而知，而且就二航局所属各单位而言，档案管理水平参差不齐，有部分存在数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。在档案信息化系统部属前，四公司档案信息管理仅有单机版管理软件，实现条目级管理，其余单位均无软件，管理模式和服务手段落后。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理的信息化。
三、建筑施工企业如何实现档案管理信息化。
要实现建筑施工企业档案管理信息化，要着手增强档案管理现代化意识、加快硬件设施建设、创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍。
（一）、更新观念，增强档案管理现代化意识。
没有档案管理现代化意识，及时有一流的档案保护和管理设施，都不能称其为档案管理现代化。在实现档案人员现代化进程中，档案人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的理念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变对档案管理轻利用、等客上门、封闭等观念，实现转变工作作风，实现被动服务为主动服务的转变，使档案工作更好的适应现代经济生活发展的需要。
（二）、加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化。
1、及时配备档案管理所需的计算机、扫描仪、刻录仪等，充分发挥现代技术、微缩技术在档案管理中的作用，加快档案信息数字化处理步伐。
2、档案信息化系统建设。与传统的纸质载体档案管理相比，电子文件、电子档案的管理具有技术含量高、更新快、相关因素多，关联度高等特点，因此电子档案对记录的管理工作提出了更高的要求。档案信息涉及到企业的方方面面，与各个不同的专业信息系统的数据都有密切联系，例如办公自动化系统等，档案管理信息平台就是利用各个不同专业信息系统的数据，实现电子文件与电子档案一体化管理。
近年来，二航局建立了全局档案信息管理统一平台，采用服务器组和存储设备大集中的集群部署模式，建立档案数据中心，为各所属单位提供数据集中存储和应用服务，实现全公司上、下级单位档案系统互联互通；实现全局三级单位统一业务规范。二航四公司在二航局的统一部署下上线了PDE档案系统，实现电子档案网上移交和网上互查；实现上级档案业务在线监管和查看；将在建项目纳入管理体系，更好地实现工程项目档案收集、保管和利用，有效整合各种档案资源，充分发挥网络优势，实现档案信息资源的最大化共享功能，推动公司信息现代化建设和档案资源数字化建设。目前中交二航四公司PDE档案系统已实现与OA办公系统的对接，对公文可直接检索目录也可进行全文检索，可对档案目录、正文、附件进行检索。
（三）、建立规范的档案管理制度。
在档案信息化建设过程中，为明细相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理制度。
1、建立和健全档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作的环节和步骤。统一档案管理标准，统一档案类型、统一报表样式；网络信息采集、信息整合、数据处理、及电子文件到电子档案的全程数字化管理；各种档案类型的数字化管理；档案全文信息网络检索与共享；数字档案光盘存储的自动打包，脱离系统、跨平台的目录检索及原文调阅；档案信息资源共享，各全宗单位可跨全宗移交档案、网上数据报送，使其档案信息不再存在信息“孤岛”。
目前二航四公司档案系统已实现：文档通过协同办公自动化模块实现电子文件的及时归档、保管、利用；工程档案通过在线系统、离线客户端进行了多个项目的收集、编目等工作，目前已应用工程档案管理中；个人待办可提醒用户目前有哪些事情需要处理。主要通过在主页上显示和进入相应模块进行操作。
2、制定必要的安全措施，特别是对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性和完整性。主要定义各档案类型的开放权限以及可使用档案系统的用户。定义用户的角色、权限以及是否是专兼职档案员等。权限管理模块还细分为永久权限和临时权限，并可对档案原文的控制进行细化，具体分为浏览权限和下载权限，以满足不同的利用。文件安全控制：对电子档案的“阅读、下载、打印”进行三权分立。支持多种图形、图像文件格式的管理和浏览，无需安装相应的应用程序，即可通过浏览器打开原文进行浏览，且浏览器和用户权限进行了集成，可以防止非法用户的浏览、下载、打印。光盘打包离线备份：系统提供了将档案扫描的原件及其对应的录入信息，从数据库中刻录到光盘上的功能，可以制作出符合国家标准的通用电子光盘档案。利用廉价的光盘永久保存档案的原件信息，同时也增加了数据的安全性。制作成的光盘可脱离档案系统进行检索或浏览原文，光盘可设置登录密码，光盘上的内容可进行加密保护。
（四）、制定档案专职人员与兼职人员的继续教育培训与考核工作。 根据国家档案局相关法规规定，专职档案人员每年至少要进行两次集中的在职继续教育用以提高档案人员的档案工作素质和技能。继续教育包括国家档案协会会议，档案知识交流班等用以提高档案人员技能。 （五）、制定定期检查与不定期抽查相结合的归档工作监督制度。 制定每季度档案工作自查制度，每季度末由档案主管、专兼职档案工作人员开展档案工作自查。有档案室和档案库房的单位，每月开展一次库房自查，并上报自查情况总结。制定不定期抽查制度并严格执行，在总结抽查过程中遇到问题时要及时辅导兼职档案人员改正，力争做到促使档案工作向完美方向发展。建立完善的企业档案监督制度，档案主管要坚持在公司领导支持下，认真落实档案工作监督职责。
四、档案信息系统投入运行后取得的效益
从企业管理角度看，档案管理系统的建立，实现了业务信息与档案信息的一体化和档案管理业务自动化，同时为统一管理档案提供了先进的技术手段，减少了档案工作人员重复工作量，降低了实现档案信息化管理的成本，提高了企业信息管理的水平。从档案利用角度看，由于档案利用者可直接、快速、方便地在网上查找档案资源，大大提高了查档效率。在二航局全局内异地查档大覆盖后，其累积节约的费用及时间将更为可观。
