时间：2023-06-28 16:52:10
序论：在您撰写档案管理的优势时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
首先，在档案储存方面具有优势。纸质档案需要占据极大的空间资源，归类、整理、维护工作量巨大，需要很多人力资源。而档案信息化后极大节约了空间资源，而且便于整理、归档，在保存方面也很便捷，既减少了资料不必要的流失，又节约了大量的资源和人力。档案信息化后资料存储只需借助硬盘便可完成，而且存储量巨大，相比纸质档案，非常具有优势。
其次，在档案维护方面具有优势。纸质档案后期维护工作量很大，需要对档案进行分类、整理、归档，需要耗费档案管理人员许多的时间、精力。而电子档案在生成后可以实现即时归档，各部门可以通过计算机将档案传与档案管理部门，档案管理人员对档案进行接收，根据相应部门的编码完成归档，操作快捷、高效。而且原始档案遭到破坏后，不像纸质档案无法修复以致形成灾难性破坏，只需通过备份数据即可还原。
再者，查阅非常方便。纸质档案查阅前，需向档案室提出申请，再接到许可后进入档案室进行手动翻查，不可避免地会将原来整齐、有序的档案翻乱，档案管理人员要重新放置、整理。而信息化管理的优势在于互联网上的资源共享，用户可以凭借用户民登录、查阅，或者直接提出在线申请，整个查询过程只需在用户的电脑上完成，而且查的准确、快速，不用档案管理员重新排列图书，节省了大量的经营成本，而且提高了工作效率。
二、档案信息化建设中应注意的问题
（一）强化档案管理意识
对档案管理的意识不够是很多企事业单位共存的问题，没有意识到档案工作的重要性和档案信息化建设的重要意义，从而是信息化建设受阻，进步不大。档案工作者应该加强信息化意识，不要将档案当作历史一样封存，而是进行动态的管理、维护，记录重要的信息，为企事业单位的发展提供历史性依据②。
（二）档案管理的安全性意识要加强
[关键词] 流动 人事档案 管理 探讨
什么是流动人员档案？流动人员档案是指脱离国家干部队伍，自行流动到中外合资企业、合作企业、独资企业、集体所有制企业和私营企业工作的人员档案，这是改革开放和干部制度改革中出现的一种新情况。所以在当今社会，流动人员档案管理不同于传统的人事档案管理,它作为一种载体,记载的对象是工作单位不固定、流动性很强的特殊群体。因此,传统的人事档案管理制度已经不适应新形势下流动人员档案管理的需要。
当今的档案流动不断向多极化方向发展，流动人员人事档案管理推动了人才合理流动，随着经济和社会的快速发展，流动人员人事档案管理的发展日趋社会化、多样化。流动人员人事档案管理，以及在档案管理基础上产生的人事制都适应了社会主义市场经济发展的需要，突破了计划经济体制下高度一体化的干部身份管理模式。流动人员人事档案的发端是人才流动的发端，若没有流动人员人事档案，就不能很好地解决人才流动的“身份”瓶颈问题。人事档案它改革了计划经济下的干部身份管理方式，而流动人员人事档案形成了新的人才流动态势，所以它目前是人才中心的基石，它的管理与服务工作始终是各地人才中心的最主要业务，无论从服务结构还是收入结构上看都是首屈一指的。最重要的是，流动人员人事档案的发展是人才市场发展的平台，从目前正在实践的以档案管理为依托的“一条龙式”人事服务，到方兴未艾的人才派遣等新业务，都是站在流动人员人事档案这个根基上对人事工作的突破与发展。我们可以大胆预想，下步人才市场业务的发展将会更多地衍生在流动人员人事档案之上。
纵观整个趋势，人事档案接收是呈跳跃式增加，人事档案的利用日益丰富和不可替代，为人才双向、多向的流动解决了后顾之忧，使流动人员档案有人管，关系有处挂，户籍有处报，职称有处评，人才流动千变万化离不开档案其稳固的不变基石，使各种人才有底可寻，有据可用。据相关调查表统计，目前社会接收流动人员档案出现了四大热点：一是围绕落实当地政府政策推进形成的热点，如近几年的事业单位改制企业，主要集中在2002年至2003年事改企档案；二是2000年至今的大中专毕业生档案大量增加形成的热点，如因为本地人员在外地工作，外地户口迁不进的户口全部回原籍的人事档案、在本地工作的人事档案、外地人员在本市工作等，以上这些大中专毕业生的人事档案集中存放在人才服务中心占总数70%；三是为落实政策，鼓励机关、事业、卫生、学校等干部、科技人员下海创业，辞职的较多，接收的人事档案也明显上升，辞职创业的人事档案占总数10%；四是鼓励大学生进行多渠道选派优秀大学生到村任职，村官的人事档案占总数5%。所以流动人员人事档案同时还拓展了人事管理与服务的空间。从档案相关调查数据显示，流动人员人事档案管理工作，将传统的人事工作服务对象从机关、事业单位、不分配的大中专毕业生拓展到了外省及本市的外资企业、民营企业等非国有企业的所有人才，进行双向流动，选择了适应改革需要自愿接受服务的其他单位，可以看出，人事档案流动强、调动频繁，服务空间大大提高。
然而，从现阶段的人事制度改革的进程看，人事档案不存在弱化的问题，而更应该将关注力放在讨论如何强化它的手段。因为流动人员人事档案工作具有十分重大的历史与现实意义。但是，我们在上述内容也提到流动人员档案管理不同于传统的人事档案管理,它作为一种载体,记载的对象是工作单位不固定、流动性很强的特殊群体，自2000年以来，各行各业、机关事业单位等查档率逐年提高，流动人员人事档案管理已有单纯的人事关系托管发展为一系列社会化的人事服务，查档内容涵盖了流动人员的转正定级、档案工资核算、工龄计算、高校毕业生就业接收手续等多项业务，服务对象逐步扩大、服务领域不断拓宽。所以流动人员人事档案工作是市场经济改革进程中的新产物，也必定随着市场经济建设的深入面临着许多新问题。目前看来，流动人员人事档案必须实现手段更新和服务能力的提升，为需求者提供动态真实的原始资料，更为需求者提供科学信用的评价分析，实现人事档案利用上的飞跃。流动人员人事档案工作必须要改革才能焕发它在市场经济中应有的勃勃生机，必须要拓宽视野，开辟新领域才能提升它存在的价值，因此，我们应当不断寻求服务方式的创新并需要有关上级部门的明确支持和统一指导。一是以法定方式明确人才中心对流动人员人事档案的专营性职责；二是按照现代人力资源管理的要求重新定义档案材料类别；三是根据国际通用的原则加强职业分类和岗位分类形成规范的职业管理制度。
总之，流动人员人事档案是伴随着社会主义市场经济建设的进程而产生的有中国特色的课题，由于人事档案管理实质是人事管理关系的实现，所以它牵涉到人事管理体制改革的各个方面。随着时展，我们回顾近十年社会流动人员人事档案管理工作的实践，我深深感觉到了流动人员人事档案管理工作的不断发展，它推动了人事制度改革的深化，促进了人才资源的市场化配置，并对经济社会发展产生了深远的影响。流动人员人事档案管理是现代社会档案管理工作的重要部分，我们不但要重视流动人员人事档案管理工作，而且还要想办法把这项工作做好。
参考文献：
[1]李明.妥善处理流动人员档案的滞留[J].档案管理,2011,4.
[2]陈榕.浅述完善企业流动人员人事档案管理工作的措施[J].经济研究导刊,2009,18.
【关键词】机关档案管理；现状；途径
从事过机关档案管理工作的人应该有所感触，所谓的机关档案就是把机关历年来发生的公务活动的情况记录并定期进行整理，机关档案是机关工作历史面貌的再现。但随着当代科技的快速发展，现在机关单位中的档案种类已不再单一，各式各样的档案如雨后春笋，包括声像档案、实物档案、科技档案、民生档案等各种档案种类逐渐增加，这就需要以一种全新的管理方式来代替过去的传统模式。但如何跟上时代的发展、强化机关档案管理的水平、提高机关档案管理工作的效率，如何在具体的工作中破除思想意识跟不上时代的步伐，传统的思想观念占据主导位置等现象呢？要搞好机关档案工作，必须从根本上转变观念、加强档案管理实施力度、提高档案人员的素质、促进机关档案工作新进展等工作。
一、审视目前机关档案管理工作的现状
（一）机关档案管理工作过于形式化。现机关单位对档案管理工作的重要性虽然有了一定的认识，机关领导也意识到了对加强档案工作管理的必要性。但是实际的情况却还是趋于表面形式，从根本上并没有改变，虽已经建立的档案资料，但并没有对其进行充分的利用，这就使得档案出现了形式化的一些色彩，造成档案管理的价值也就不能得到很好地体现。
（二）机关档案管理实施力度不够。机关主管领导对档案管理的重视程度直接影响档案工作能否有效开展，对机关档案管理的执行力起着相关重要的作用。但机关的主管领导往往分管几个科室或多个部门，而档案工作仅仅是科室或部门众多工作中的一项，又没有专职档案人员分管，主管领导的重视程度可想而知，档案工作不是在短期就能见到成效的工作，其积极作用往往没有其他部门的工作所起的作用显著，所以在管理的力度上明显不足。
（三）机关档案管理人员的业务水平相对较低。档案管理的工作只是作为机关单位中日常工作的一小部分，因此没有专业的档案管理人员。负责机关档案管理的工作人员都是身兼多职，这就会导致他们疲于应付日常事务，不会把更多的时间放在从事档案治理工作上，更不会把精力完全放在业务知识和专业技能的钻研上，大多数档案人员对档案工作重要性和责任性理解的不完全不透彻，工作中存在敷衍了事的思想，对所从事的档案工作并不热衷，不能从根本上发挥作用。
二、如何从根本上转变机关档案管理工作的现状
（一）务必由传统的思想观念向创新的观念转变。档案管理工作是一门具有较强科学性且内容丰富的系统工作。只有机关单位领导者观念的转变、工作作风转变，才能真正提高机关档案的管理水平。众所周知，任何一个单位的任何一项工作，如果没有领导的重视和支持是很难开展的，更不要说取得良好的效果或成绩，这项工作能否顺利顺利开展，取决于领导对档案工作的意义和价值的认识程度，取决于他们对档案工作的态度，领导者观念的转变而在很大程度上决定着档案工作的发展。机关单位领导者应站在某个高度，从长远的利益出发，以提高档案管理水平为重点，建立健全行之有效的管理机制，有效提升档案管理人员的整体素质，使得档案管理模式得到有效创新。
（二）务必提升对档案管理人员的执行与监督力度。一般情况下，机关的公务员在工作中的重点与方向几乎都是以领导的指示与态度来作为风向标的，领导除了要加强对档案管理这项工作的关注与投入，更重要的是要做好对档案人员的监督与执行的工作，真正将其进行贯彻与落实，而不是一句口号而已。要不断提高档案管理人员的业务素质，加强对专业技能培训，理顺档案管理体制，强化档案管理手段，建立健全档案管理标准体系，合理优化档案管理工作流程，规范档案信息化建设，建立奖惩机制，激发档案人员的工作热情，确保机关档案管理工作抓铁有痕、落地有声。
（三）务必提高机关档案人员的自身素质。因为机关对档案管理工作的不重视，所以导致档案管理工作缺乏专业性、技术性，机关档案管理的人员绝大多数是非专业人员，相关的专业知识相对匮乏，且缺少相关的专业技能，而且还存在一人兼多职、变动频繁等问题。只有将档案工作的重视程度和地位与各机关主要的业务部门同等重要时，才能在机关中配备专门的档案管理人员，才能充分调动机关档案人员的积极性，提高档案管理人员的工作能力，真正的将档案工作作为一项重要的事业来重视。只有提高机关档案人员的自身素质，才能在具体的工作中发挥优势，做好档案管理工作。
三、结束语
档案见证了各个机关单位的成长历程，并在事业发展过程中起着重要的作用。搞好机关档案工作是新的历史条件下机关档案工作面临的新任务、新要求。机关领导者应该转变观念高度重视档案事业，充分发挥其主观能动性，机关中的档案管理者与工作人员应该在工作的过程中不断提升自己的专业技能与职业素养，不断加强对档案管理工作人员的执行与监督，积极创新、努力进取，进而为机关单位未来的发展打下坚实的基础。
【参考文献】
[关键词] 医院 档案管理 信息化 优势
信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。随着计算机和网络技术的快速发展和迅速普及,以及信息存储方式的变化, 人类真正进入了网络化和信息化时代。当前,随着卫生体制改革的不断深化, 医院管理的信息化已成为提高医院管理水平的中心环节。同样,信息化手段在医院档案管理工作中的应用也越来越广泛,使它逐步成为医院管理水平提高的关键环节。
随着我院管理信息化的逐步推进,在医院各领域产生了大量的电子文件,这些文件反映我院建设与发展,为医院的医疗、教学、科研、管理等各方面提供便利、快捷、准确、可靠的信息资源。档案管理中的信息化处理改变了医院传统的档案管理方式,其使用价值日益彰显。笔者通过近6年的电子档案管理工作经历,逐步总结出其日益凸显的优势。
1 档案信息化有利于保护珍贵的档案原件
将医院的各类档案进行信息化手段处理后,可以有效地保护档案原件,可以避免档案原件被过多地直接使用,或过多借阅、使用原件而造成原件的损坏,以达到保护档案原件的目的;可以有效地降低和避免重要资料丢失的风险。例如,医院建设和发展过程中,不同时期的某些珍贵的历史资料,包括历史文字资料和照片资料等。将重要、珍贵资料进行信息化处理,应用计算机对原件进行电子扫描,之后以电子文件的形式进行收藏、管理和使用,就可以有效地保护档案原件。再如,某些疑难病例的医学档案是非常珍贵的,具有重要的医疗、教学和科研价值。将其进行信息化处理后,就可以将原件在病案室进行妥善的长期保存,而将其电子文件形式的档案多次重复地应用于各项医疗、教学和科研工作之中。
2 档案信息化使文件的归档方式得到改善
在医院工作中,档案部门要对各类文件进行及时的著录。在纸质文件时代,采用手工操作的方式,档案人员要花相当多的时间和精力埋头于整理档案和登记目录,工作量大。如果遇到信息改动,改动一处就要发生连锁反应,相关的地方都要改动,耗费大量的时间和人力。将档案信息化处理后,可以使档案人员从繁琐的手工劳动中解放出来,利用计算机软件进行工作,大大改善了工作条件,信息改动时只需输入指令就可以自动完成系统调整,有效地提高了工作效率。
在医院的各类档案文件中,有不少需要完成年度归档工作,需要在年底前对全年的文件和相关资料进行分类整理和登录,造成年底工作特别繁忙。档案信息化处理后,可以利用档案软件提供的统一信息格式,随时进行录入,通过网络进行档案信息的转换和提取,并对其进行档案管理。档案人员可以利用系统检索和排序功能,随时查阅文件的归档情况,发现未及时归档的或不符合归档条件的材料可以及时发出信息,督促和整改,大大改善了档案的归档方式,使档案管理工作更加规范。
3 档案信息化有利于档案信息资源的整合和共享
档案资源整合重在体现档案信息的系统性、有效性和共享性,其最终目的是进一步扩大档案资源的使用范围,这是档案事业顺应社会信息化潮流的趋势所在 [1]。以往在医院的各个不同部门,不同的医疗科室,需要随时调阅有关档案存在一定的不方便因素。将档案信息化处理后,利用医院全院电脑联网,就解决了这一系列问题。电子文件比档案原件更易于导航,可增强对原始档案的应用程度和应用范围;更有利于医院各部门、各医疗科室按需浏览,并保持随机存取,提高了档案原件的利用率,更有利于档案部门充分发挥互联网的潜能,对过网页陈列和导航,向各用户介绍馆藏,进一步促进馆藏档案的利用,最大限度地实现档案信息资源的共享。
4 档案信息化使档案的检索和使用更加快捷方便
以往手工查询档案资料,往往费时费力,有时还不一定能达到目的。将档案信息化处理后,采用了电子目录和电子文档归档,提供快捷的电子信息查询系统,使用时只需输入关键词,相关资料信息就可一一呈现在计算机屏幕上。这种智能化检索方法,检索速度快、效率高、范围广,同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。
在档案的使用上,信息化更让用户感受到方便。首先电子档案的保存年限达到了100年以上,这是纸质档案难以比拟的。其次,医院各部门、各医疗科室,只要有需要,就可以在任何时间、任何一台医院联网的计算机中方便地使用档案信息,获取更为及时、准确、系统的信息。而且查询速度快,一次查询只需几秒钟,就能得到内容全面完整的档案信息。不仅包含档案目录信息,也完整包含了具体的信息内容。再次,它也真正实施了在线,授权使用者可以从全球任何角落访问我院的网站,然后查询到自己所需要的档案资料。以上种种给档案的检索和使用带来了极大的方便,真正实现了“一点通”。
5 档案信息化改善了档案管理模式
在传统的档案归档方式中,档案资料大多是以纸质化的形式存在的。随着时间的推移,档案资料日积月累,数量越来越多,占用了大量的储存空间。另外,由于纸张的特性,档案库房还要按不同季节做好各项温度、湿度控制和防虫工作,在管理模式上存在着管理成本高,使用效率低,原件容易损坏等问题。仅以我院病案室出院病历为例,我院每年的住院病人数达4万人次左右,这就意味着每年要新增4万本出院病案需要保管。而根据有关部门规定,出院病人的住院病历,医院必须保存30年以上。可以想象,随着时间的推移,随着每年住院病人数的不断递增,医院需要多么大的空间来保存这些病案,而妥善保管好这样大量的、逐年递增的病案资料又会给医院增加多么大的困难。所以,推行电子病历成为一种必然的趋势。各类医院档案信息化处理以后,可以极大限度地提高档案的运行效率,使档案信息更加形象、直观,最大限度地方便了档案检索和利用,并且节省了大量的储存空间,节省大量的人力、物力和财力资源,同时又保障了档案的安全备份,真正做到了“有备无患”。
综上所述,笔者认为,信息化处理在医院档案管理中具有十分重要的意义,较之传统的档案管理有着明显的优势。只有不断增强创新意识,档案工作才有生命力。我们要充分利用信息化建设,让医院档案管理工作进一步标准化、数字化、网络化,为医院的建设和发展发挥更大的作用。
【关键词】档案管理 数字化 优势和劣势
随着信息化技术的快速发展，其已经逐渐进入到人们的日常生活中，这对人类的进步具有非常大的促进作用。但随着信息技术的发展，人们的工作模式也在逐渐发生着转变，传统的档案管理模式已经不能适应当前社会的进步，因此，档案的数字化管理逐渐成为我国经济发展的重要促进因素，对我国的经济发展起到了巨大的促进作用。
1 档案数字化管理的优势研究
1.1 促进部门立卷制度的建立。对于部门立卷，其是一个常见的问题，对部门的发展具有非常重要的作用，但由于一些单位在进行立卷时仅仅是将一些零散的材料交给相关部门，加上档案管理人员对档案卷的质量重视程度不足，使得其录入的信息存在着完整性不足等问题。但在采用数字化管理模式之后，所有的档案由对应部门的相关人员将其录入到网络系统中，然后由档案管理人员对其进行统一管理，这种模式使得档案管理工作更加有序，且保证了档案收录的整齐性原则。
1.2 档案管理工作不受时间和空间的限制。对于传统的档案管理工作，其大部分需要在上班时间进行整理和分类，但由于工作环境受到工作龅匾约肮ぞ呤褂萌说南拗疲使得档案管理工作效率受到较大的限制。而采用数字化管理模式之后，档案管理人员在进行档案管理时，其不在受到时间和空间等的限制，工作人员能够通过网络获得档案内容，然后在任何场地对档案内容进行整理。而对于企业的各个部门，其产生的大量档案资料还能够通过电子文件的形式存储在网络上，档案管理人员通过对这些资料进行收集和整理就能够实现档案的管理工作。通过这种管理模式，档案管理工作的效率得到了有效的提高，企业的各个部门只需要将本部门对应的文件录入到计算机系统，档案管理人员就能够将这些信息收集整理，并在对应的网络空间中对其进行整理和立卷等。
1.3 增强了档案内容信息的开发。对于传统的档案管理，其仅仅是对档案进行分类整理，在进行某一相关内容的查询时，仅仅能够对单个文件进行查找。这种方法严重限制了档案的使用功能。而采用数字化管理模式后，经过立卷将所有的档案放置在一个计算机硬盘中，然后通过检索功能找到对应某一查询内容的所有档案资料，这种管理模式使得使用人能够更加高效的了解一件事情的来龙去脉，从而提高档案管理工作的效率。
2 档案数字化管理的劣势分析
2.1 利用不充分。对于当前的档案管理人员，其在进行档案数字化管理时，仅仅将其作为一种存储工具，并没有发挥档案管理数字化技术的优势，在工作的过程中仍然采用传统的档案管理模式，这使得档案数字化管理受到较大的影响。此外，还有一些档案管理人员，其将重点放在管理上，而对于档案的价值则忽略，使得档案资源的利用率较低。
2.2 档案存储存在着一定的安全问题。随着信息技术的快速发展，网络安全问题也逐渐成为影响人们正常工作生活的一个重要因素，由于电脑病毒和非法侵入对计算机系统的危害较大，当档案存储设备出现安全问题后，其内存储的档案信息往往也会受到较大的影响，严重的甚至会使得所有的档案资料丢失，这使得档案管理工作受到较大的影响。此外，还有一些档案在进行转换时采用的是电子编码技术，这使得档案管理人员在对档案原始凭证进行修改而不会留下痕迹，因此，管理人员在进行管理时无法保证档案信息的准确性，即使其被人为修改也不会被人发现。
2.3 档案存储载体的限制性。对于档案的数字化管理，其为了更好的节省资源，往往会将纸质档案全部电子化，然后将这些电子档案放置在一个固定的硬盘中，而原件的重要性则很少有人能够认识到。当硬件存储设备中的内容过多时，往往会导致硬件设备的重要性上升，为了保证固定的硬件设备能够满足企业档案存储的需求，随着档案资料的增加，其需要更换存储位置或者对应的硬件设施，这使得其中的一些档案内容非常容易受到影响。另外，若新设备中存在着病毒等，其对整个档案管理系统的危害是非常大的。
3 档案数字化管理的措施研究
3.1 建设系统工程，实现档案信息的共享。对于档案电子化建设，其是一项非常庞大的工程，需要将所有的档案信息录入其中，同时还需要开发对应的软件和查询管理等功能，因此，企业在进行电子档案的建设时往往需要多个部门联合行动，将所有的档案信息和软件等设备安装完成，且为了保证档案信息的安全性，还需要采用双服务器对存储的档案进行备份。另外，为了提高档案数字化管理的效率，还需要设立对应的查询功能，方便使用人更加快速的找到自身需要的档案资料。
3.2 制定统一的录入标准和备份操作程序。对于所有的档案数字化管理，其想要在整个企业高效运行，首先需要建立统一的录入标准，工作人员在日常工作中录入的档案信息需要严格遵守该标准，然后由档案管理人员将这些资料进行统一的管理。另外，对于电子档案的扫描工作，其也需要制定对应的标准，像页数的强制性打印等，通过这种方法能够保证录入信息的完善性。而在档案信息录入完成之后，其还不能够直接进行存储，档案管理人员需要对其进行二次查询，直到其不存在问题再将其录入到档案管理系统中。
4 总结
对于一个企业的发展来说，其档案具有非常重要的作用，像房地产企业等，对于这些企业，其在进行档案数字化管理的过程中需要加强对档案的重视和使用，由于传统的档案管理模式利用率较低，加上存储的安全性不高，人们开始研究档案的数字化管理，但这一技术当前还存在着很多的问题，需要有关人员加强研究。
参考文献：
[1]杨艳.档案数字化管理优势与弊端[J].现代商贸工业，2016，09：48-49.
一、当前档案管理工作的现状
就目前来看，我国的档案管理工作的水平还有待提高，一些单位的档案管理存在着人员素质不高、重保管轻利用等现象，有的单位的档案管理人员甚至还存有应付检查等观念，严重制约了我国档案管理工作的发展。管理人员普遍没有认识到档案管理的重要性，只根据工作需要进行必要的信息整理，而没能使档案管理发挥其真正的价值。这种陈旧的管理理念必然会导致工作人员在工作中的行为不够积极，不能主动的改变和创新管理方式，从而影响了档案管理的整体水平。在信息时代，各种理论和技术不断的向前发展，其更新速度也越来越快，如果档案管理人员不能及时有效的汲取新的理论知识，更新自身知识结构，完善自身技术水平，那么将很快落后于档案管理的时代要求。这也是我国档案管理工作缺乏创新的最主要原因。此外，随着各类管理和存储技术的发展，档案管理工作对于工作人员的专业知识和技能的要求也逐渐提高。只有具备了相关的职业技能的人才，才能够满足相关的设备和系统控制需求。但是，就我国目前的档案管理工作人员的整体水平来看，还有待提高，尤其是一些资深的档案管理工作人员，由于从业较早，其无论是知识结构还是技术能力，都相对陈旧。
二、档案信息化管理的优势
所谓档案管理信息化，就是通过一定的现代信息管理技术对现有的档案管理进行全方位的升级和改造，使其从管理模式和方法上更多的采用信息化档案管理方式。并且能够在高效管理的同时，做到对档案信息的合理利用，使其能够在工作中最大限度的发挥价值，服务于单位管理和社会管理。笔者在认真分析了信息化档案管理和传统的档案管理后，总结信息化的优势有以下几点：首先，其可以克服传统的档案管理低效率的手工作业形式，将工作人员从繁重的体力劳动中解放出来，并且能够实现档案资料的更加高效和精准的管理。因为在信息化档案管理的过程中，采用的是硬盘、光盘等体积小、容量大的存储设备，运用的是先进的网络管理系统，可以实现数据的灵活存取；其次，信息化的档案管理可以克服传统档案管理的定期分类数据搜集和整理工作，因为在信息化的档案管理过程中可以在信息和资料录人的同时，完成对其属性和类目的管理，不仅便于查找利用，还可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，也更加方便、快速、及时提高档案管理的维护性；再次，在传统档案管理方式下，档案的检索、查询都要靠手工来完成，手续繁琐，程序复杂，给档案管理和利用带来很多不便。而档案实现信息化管理后可在电子文件归挡的同时进行主题词标引，还可以编制多角度、全方位的检索工具，检索、查询信息更加方便迅捷。
三、实现档案管理信息化的主要措施
1、提高对档案管理信息化重大意义的认识
人事档案工作向来以默默无闻、无私奉献著称，档案和管理人员都处于一种相对封闭的状态。要改变这种局面，就要不断地更新观念，勇于进取，努力学习建设有中国特色的社会主义理论。关注改革开放的新形势、新问题，把档案管理工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变；在信息化不断深入的新时代，要不断强化档案管理的现代化、科技化意识，不断强化计算机管理档案的意识，这在加快档案由手工管理向计算机数字化管理转变过程中是至关重要的。
2、提高档案管理人员的综合素质
档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在。这就需要培养出一支专业化的管理干部队伍。随着信息时代不断发展，对每位档案管理工作者的业务素质提出了更高的要求。档案管理工作者除了要强化事业心之外，还要加强业务知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力和综合分析能力，掌握现代信息技术和管理技术，掌握文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业知识，涉猎一定的历史知识、古汉语知识和与档案管理有关的其他专业知识及管理科学，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定。努力使自己成为既精通档案管理业务知识，又熟悉计算机管理技术的复合型人才。
3、强化档案管理的安全意识
[关键词]档案；数字化管理；优势；问题
中图分类号：G256 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）05-0320-01
引言：随着信息化的不断发展，档案部门对数字化管理的重视程度有很大的提升。但是在实施档案数字化管理的过程中还存在一些问题，影响档案管理的准确性。
一、档案数字化管理
在对档案数字化管理进行深入研究中，了解到这种档案管理方式能够弥补传统档案管理上存在的不足，将传统纸质档案转化成信息化档案，不仅仅能够提升管理的便利性，还能保证档案安全性和严密性，减少档案泄密现象，维护单位整体利益。而且现在各个行业实施的档案数字化管理还具备分散性和多元性的特点，能够将档案以数据的方式储存在互联网中，保证资源共享的实施，有效提升档案的使用效率。
二、档案数字化管理的优势
传统档案大多数是纸质档案，这种档案不仅保管困难，其自身安全性也比较低。而且不同档案在储存过程中还要进行档案立卷处理，很多行业在进行档案立卷时，自身具备的档案材料较为零散，而且档案管理人员对这些零散的材料并不能做出准确的判断，这些情况会使得档案立卷质量下降，影响单位档案立卷制度的全面落实。
而目前各个行业实施的档案数字化管理能够有效解决上述问题，并且档案数字化管理受到时间和空间限制较小，能够降低档案查阅时间。对于档案数字化管理来说，在进行档案查询时，可以按照档案编码在互联网上找到相关档案，在节省档案查询时间的同时，也降低了档案管理人员的工作难度。对于机密性档案还可以通过互联网对档案进行加密处理，在没有密码前提下，无关人员不能对加密档案进行查阅，这从很大程度上保证了档案文件的安全性和严密性。
另外传统档案还会受到保存期的限制，如果需要查询时间较长的档案，需要经过很多程序才能查询相应档案。而信息化档案并不会受到保存期的限制，查询相关历史性档案只需要利用计算机检索功能，其能够有效减少档案查询消耗的时间，提升档案查询的便利性。在查询档案时，计算机回到档案进行深化处理，有效提升档案质量和全面性。
三、档案数字化管理的弊端
（一）电子文件的不安全因素，影响对他的长期保存电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出性优点，但在利用安全方面，电子文件利用的安全和保密工作更加难以控制，电子文件采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，有些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得更困难。
（二）档案信息没有被充分利用。由于一些档案管理人员对于电子化档案以及数字化管理的认识不够全面，且在技术方面也存在一定的不足之处，导致这些管理员仍然使用原有的管理理念与模式对档案进行管理，档案的搜索与使用工作没有通过计算机进行处理，仍然依靠人工，很多管理者只是将工作的重心放在了一部分可见的档案管理上，并没有意识到网络中众多档案资源所存在的价值，致使档案信息资源的利用率较低。与此同时，档案管理人员对于计算机的利用也存在一定的局限性，一些管理人员只是使用计算机对档案文字进行录入和编辑，并没有将数字化管理的功能全部开发出来，浪费了大量的人力与物力。
（三）档案存储的载体存在一定的束缚性。使用数字化模式对档案进行管理，就需要将所有纸质档案电子化，并会将电子档案存放在固定的硬件储存器之中，这就直接增加了硬件设备的重要性，但硬件的储存容量毕竟有限，且升级换代速度极高，一旦需要对存储的载体进行更换时，原有的一些文件很容易会出现读取限制、软件不兼容等问题的出现，造成管理部门不得不使用大量的时间与资金对原有的设备与软件进行保存。而且电子档案的数据一旦受到病毒的入侵，很容易造成数据丢失等后果，对档案中信息的安全性造成了极大的影响。
（四）办公自动化与档案管理系统不兼容。目前部分城市各部门应用的管理软件都不相同，如人事部应用中国石油人力资源管理系统，财务部门财务资产管理系统，以及机关部室使用OA办公平台等，各自为政，按照自己部门的特点开发及使用。档案部门使用的档案信息管理系统，则是按照档案现代化管理标准设计的。由于这些管理系统设计单位不同，软件环境差异较大，形成的数据难以转换，无法进行各科室形成的电子档案文件直接归档。归档文件、数据的收集和录入还停留在原始管理水平上。
四、实施数字化档案管理的策略
（一）与多部门进行联合，保证信息共享的有效实施档
案管理部门要与相关部门之间进行有效的联合，建立健全的档案管理系统，要对档案管理进行总体设计和档案整理以及光盘备份等一系列的工作，并要统一各部门的计算机管理系统，避免出现档案无法读取的情况发生。而且，各部门要制定明确的规章制度，对于每天的重要信息都要进行文字录入，并上传到档案管理系统之中，系统可以使用双服务器与光盘双备份等等，提升档案的管理效率与安全性，并要对档案查看的权限进行密码设置，提升资源共享的安全水平。
（二）建立横向通道，衔接办公系统
针对企事业单位中办公自动化系统和数字化档案管理系统充分衔接的问题，建议在查询接口程序中增加查询档案资料功能，实现现有的财务系统、OA办公系统、人事管理等系统的无缝集成。针对电子文件与纸质文件“双套制”保存的而问题，建议在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”，即将电子文件和纸质文件以文本方式和映像方式共存。以及根据数字档案的特点，制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制度。
其中最为关键的是电子档案安全管理制度。档案作一种特殊的文字资料，有的可以完全公开，有的则需要保密，特别是档案数字化之后，安全工作显得尤为重要。他既包括硬件的安全管理也包括软件的安全管理。硬件方面应严把信息存储载体质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。对于存储电子文档的设备和磁介质要派专人负责管理，确保电子档案不会因为温度、湿度等一些人为灾害导致文件丢失。软件方面，就是要通过多级权限和密码管理，多层结构，加密通讯、防火墙等各种安全控制方法，有效地保证系统的保密性，使系统以及系统内数据不被非法访问、修改和破坏。
（三）提升档案管理人员专业能力，实施高效管理
数字化档案管理并不是单一对档案进行电子化处理，同时还要建立自动立卷等快捷管理系统，这就对管理人员的专业能力提出了新的要求，不仅需要管理人员具有良好的信息分辨能力，能够准确对档案信息进行整理、分类，同时还要掌握较好的计算机使用技术，使其能够灵活对计算机进行操作。相关部门要对档案管理人员进行专业的培训，加强他们对于数字化管理的意识与信息保密意识，并提升他们的电脑操作水平，使其能够为档案数字化管理模式的顺利开展提供一定的助益。
五、结束语
目前，我国在档案数字化管理的道路上仍然处于技术开发阶段，在不断摸索的道路中，如何解决电子文件安全问题，实现信息共享，建设完整的档案数字化管理系统仍然是行I发展的重要目标。
参考文献
[1] 杨中营.构建档案数字化地方标准体系[J].中国档案.2014（03）.
