时间：2023-06-16 16:27:01
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一、事业单位档案归档文件整理的目的及意义
事业单位中的重要文件较多，并且数量大。单位之间的往来文件中也包括一些重要文件。这些文件及公文不仅对事业单位当前的业务起到重要作用，日后，若需要此文件也需要及时调出查看。因此，事业单位的归档文件整理具有十分重要的意义。
事业单位文件整理的目的在于使纷繁复杂的文件变得井井有条，不仅保留文档的原件，更重要的是在日后的文件利用中，能够及时找到相关的文件。这样有利于提高事业单位的工作效率，对于日后的文件研究也能提供较完整的文件资源。
事业单位中的文件主要包括以下几个部分：综合类文件、组织人事类文件及业务类文件。综合类文件主要包括事业单位之间的公文往来、上级事业单位对下级事业单位的通知、批复及业务上的指导等文件，甚至节假日放假通知等。组织人事类文件包括事业单位工作人员的人事档案、对于事业单位工作人员的任命、工作调动、罢免辞退等的公文。业务类文件包括事业单位出台的与其业务相关的工作实施细则、具体的业务流程、事业单位的职责要求等内容。业务类中最为重要的则是与群众息息相关的业务经办类等资料文件。如在社会保障局会对参保人的参保资料进行存档，这种存档的准确性和完整性关乎参保人的待遇享受问题。
二、事业单位档案归档文件整理的过程及注意事项
现阶段，我国很多事业单位都建立了与其业务相匹配的归档文件整理系统。我国档案局也了一些相关命令来完善归档文件的整理工作。如档案局2009年第8号令就对事业单位的文档整理中机关文件材料归档范围和文书档案保管期限作出规定。因此，事业单位档案归档文件的整理应当在这些规定的指引下进行，并且事业单位归档文件的整理应当在《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》下进行。总结来说，事业单位通用的归档文件整理可以分为以下几个步骤：
（一）对事业单位的文件进行分类
事业单位档案归档文件的分类是对文件整理的基础性工作。事业单位的文件可以分为如下三类：综合类文件、组织人事类文件及业务类文件。将事业单位的文件分为三类主要是依据其文件内容的不同。这三类文件具有其鲜明的特点。
综合类文件包括的内容较多，除了组织人事类及业务类文件外都可以将其归入到综合类文件中。从利用的频率上来说，综合类文件的利用率较低。一般情况下，综合类文件的时效性较强，很少会有工作内容涉及其文件内容。但是为了文档整理的完整性，应当对综合类的文件进行整理。首先可以依据文件年份的不同来对文件进行标注以完成初次整理。对于综合类文件中存在关键词及主要特征进行整理、登记。
组织人事类文件的利用率处于三类文件的中间，组织人事类文件主要用于事业单位员工的五险一金的缴纳，退休的办理、对于事业单位员工的等级确定及职位的确定提供书面的依据，员工在日后填写履历、变更职位、参与竞选等事情上起到证明其身份的作用。此外，组织人事类文件还能够证明事业单位员工与事业单位之间的劳动关系，对于事业单位员工的劳动权益的保障起到重要作用。组织人事类文件同时还发挥着考察事业单位员工工作等级的重要依据，事业单位员工的表现及每年的工作情况都会体现在组织人事类文件中。组织人事类的档案的整理应当按照入职的年份及文件发出的年份进行初步划分，为接下来从细节上的整理提供条件。
业务类的文件是事业单位文档整理中数量较多的一类文件，也是事业单位中文件利用率最高的一类文件。业务类文件中利用率最高的则是与业务相关的操作指引及规范，对于这类文件应当保存好其原件，若无内容，其复印件则可以发放到事业单位员工手中，并且还应当对广大民众公开。对于涉及公民权利确认或者权利变更的这类业务文件则应当做好保密工作，同时对于此类文件的整理应当十分仔细认真，防止出现文件丢失、被盗等情形。如在社会保障局的经办业务中，参保人的姓名或身份证号码变更时所需户籍管理部门出具的证明资料、医保报销时所需的收费收据（发票）和疾病诊断证明等资料，这些资料属于原始资料文件，丢失后难以补办，因此应当仔细整理保存。同时，业务类的文件应当按照年份的不同进行初步整理。
（二）对事业单位的文件进行编码、存档
对事业单位的文件进行分类后，还应当对文件进行编码及存档。综合类文件、组织人事类文件及业务类文件都可以依据年份进行编码，这也是文件整理的基础性工作。如2016年的人事任命则在编号第一位写2016。
除了依据年份进行编码外，如业务类文件可以依据业务内容的不同进行再次细致的分类，除了依据年份进行编码外，如业务类文件可以依据业务内容的不同进行再次细致的分类，如社会保障局的经办业务分为关系类、医疗类、工伤类、养老类等，可以将业务类的文件资料依据具体业务不同进行二次分类，关系类可以简写为GX，医疗类可以简写为YL等。二次分类甚至三次分类的目的在于对利用率较高的文件在查找过程中可以提高查找的效率，便于事业单位工作人员查找文件。
对文件完成编码后要及时将文件保存在档案室中，文件的保存应当注意对文件的保护。文件的保护主要包括以下几个方面：首先，防止文件的遗失，对于文件的查看及借阅应当做好登记，特别是对于文件原件及无法补办的文件应当做好登记，对借阅人借阅时间归还时间做好详细记录，防止文件的遗失。其次，防止文件的损坏，有些文件存档时间较长，可能会出现纸张损坏的情况，应当做好档案室温度及湿度的控制工作。定期更换档案室中的除湿防潮设备。此外还要注意防止文件被动物损坏，及时排查档案室中是否存在老鼠等动物。最后，文件应当存放于牛皮纸盒中，这样不仅美观，在纸盒封皮处填写文件编号，查找文件一目了然，并且防止文件被动物损坏。
（三）对事业单位的文件的利用
对事业单位的文件的利用主要体现在对归档文件的查询与借阅。归档文件的查询与借阅要求查询的准确与效率上，在借阅问题上主要是对借阅记录的准确以及及时归还问题上，防止文件的丢失。
有些事业单位在归档整理的过程中通过对文件的扫描形成电子文件，电子文件的优势在于在不需要原件的情况下，借阅方便，不需要去档案室亲自查询，提高了文件的利用效率。此外，还防止多次借阅对原文件的磨损，对于原文件的保存也起到积极作用。除了借阅与查询功能外，事业单位还可以将需要公开的文件上传到事业单位网站，增加工作的透明度。
对原文件的扫描是一项工作量较大的任务，要求档案室工作人员具有较高的工作责任心及耐心，对原文件纸质版编码与电子版编码相一致。除了扫描之外，档案室工作人员还要做好电子档案的维护工作，按时抽查电子档案，出现电子档案破损情况时应当及时对原文件扫描上传。
对于原文件的借阅，档案室应当设立专门的文件借阅册，对于借阅文件的名称，借阅单位，借阅人联系方式、借阅目的、预计归还时间等内容进行登记。对于逾期未归还的文件应当及时催还。
三、总结
事业单位档案的归档文件整理工作复杂、工作量较大，归档文件整理工作需要极大的耐心。同时，事业单位应当运用科学的归档文件整理方法，通过设立电子文件、对文件进行科学编码等工作，提高文件借阅的效率的同时也保护原文件。
1.事业单位中的档案方面的整理工作的现状分析
1.1文书档案在搜集方面不够完整，管理方面不够规范
就事业单位来说，它在建立之初是由政府之间众多部门配合完成的，因而，它所涉及的资料范围也就比较广，包括在征地方面、装修方面、基建方面等，相比较而言，它的任务也是比较繁重的，再加上缺乏专门的档案方面的管理人员对资料做搜集与整理的工作，进而也就导致了档案方面的管理工作未能到达规范标准。
1.2对档案方面的整理工作未能引起足够的重视
一些单位普遍认为档案方面的整理工作不具备技术含量，在这种背景条件之下，这方面的工作也就没有引起领导以及工作人员的高度重视，往往只是有资料就做接收的工作，如果不上交相关的资料也就没有工作人员进行管理。这些方面都是档案方面的整理工作当前存在的较为严重的问题。
1.3档案工作人员不具备专业素养
在事业单位的部门设置当中，通常都是让秘书等职员兼职档案方面的整理工作，因此，这方面的人员就不具备专业知识，档案方面的管理工作做到由专人负责也是比较困难的。存在的这些方面的问题对于档案方面的整理工作是非常不利的。
2.档案方面的整理工作应当注意的问题
2.1归档的范围
对于归档制度来说，档案的归档范围是其中的一项重要内容，因而，其中的文件信息能否做到齐全以及完整是正确划分归档范围的关键。归档范围也就是说将档案归入所属的文件当中以及哪些文件资料是不需要归入档案中的。就事业单位而言，应当依据国家以及行业的标准规定，再结合单位的实际运行情况，确定单位当中的文件材料方面的归档范围。归档的范围主要是以单位当中的实际活动为主，进而对单位中职能活动以及业务方面的工作做深入的反映。对外单位的资料来说，不管是上级或者是下级，还是一些非隶属关系的单位，都应当将是否与该单位有着直接的关系、是否需要进行办理、是否有利用价值等方面作为它归档的出发点。不能够有凡是文件都进行归档这个现象的出现，也不能够遗漏具有较高价值的文件。通过这些方式的采用使得档案方面的整理工作更为科学以及合理的开展。
2.2保管的期限
就档案的保管期限来说，主要分为永久以及定期两种方式，在定期当中又分为了两种，通常是三十年和十年。而永久的档案保管意思就是能够无期限地一直保存。主要涉及的范围有单位当中的主要职能活动，于本单位的发展、国家的发展以及社会的发展具有久远价值的档案等应当永久进行保管。
2.3归档文件的整理
归档文件的整理也就是将其以“件”作为单位进行一系列的装订工作、分类工作、排列工作、编号工作、编目工作以及装盒的工作。在进行文件归档的工作当中，应当做到文件的齐全以及完整，对于出现的破损文件应当予以及时的修整，字迹模糊或者是容易退变的材料应当予以复制。
2.4管理的机制
就档案的整理工作来说，具有较强法制的意识是将这一工作顺利完成的基础条件。真正做好档案方面的整理工作，需要做好一系列的法律法规宣传方面的工作。进而提高员工工作中的法律意识，使得一系列工作的开展按照严格的法律条款开展。档案的整理对于单位而言是非常重要的，它能够较好的了解事业单位的历史情况、把握现在的运营情况以及在这个基础之上对未来有一个预见作用。因而，相关的事业单位可以从多方面着手，做好档案方面的建设以及管理的工作，把档案的整理工作列入到单位的发展规划以及年度计划当中，将一系列的档案方面的整理工作落到实处，从而促进档案方面的整理工作更为科学高效的开展。
[关键词]事业单位；文书档案；以件归档；措施
中图分类号：G258 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）21-0324-01
文书档案作为事业单位档案工作中重要组成部分。它记载着事业单位发展的过程，客观反映出事业单位在处理问题、基本建设、领导决策及研究开发等各方面的过程、成果。随着社会的发展，如何提高文书档案管理水平是事业单位档案工作必须面对的新课题，而以件归档开启了事业单位文化档案管理的新篇章。
一、事业单位文书档案以件归档的优势
（一）跟基本原则更契合，有利于检索
事业单位整理文书档案的基本原则是：必须遵循文书的自然形成规律，确保文件之间的有机联系不被破坏[1]。以件归档是客观标准，严格遵循了文书的自然形成规律，减少整理过程中的随意性。同时，以件归档按照年度、机构等进行分类，并按照时间及成套性进行排列，促使文件之间的有机联系完好无损。另外，以件归档的方法不仅加强了对事业单位文书档案的整理、归档，还加强了对档案信息的组织，通过提示相关文件、编制专题目录等方法加强文件之间的有机联系，对文书档案信息的检索更有利。
（二）以件归档更简便易行，确定性更高
传统以卷归档的文书档案整理方法要求档案人员以个人的经验为依据进行主观判断，通常会使人产生难以掌握标准的无力感，导致整理工作繁杂、难度较大。而以件归档的方法按照年度、机构及保管期限等进行分类整理，不仅简化了文书档案的整理程序，还降低了工作难度，促使文书档案工作更加简便易行。同时，传统的整理方法是以档案人员的主观判断为依据的，于是不同的档案人员整理就会出现多种不同的结果，导致文书档案归类交叉，组卷很不合理，在拟写案卷标题时通常会出现偏差等。而以件归档的整理方法使用的是客观的标准，消除档案人员的主观臆断，即便整理文书档案的人员不同，整理的结果也是一致的，且不需要进行案卷标题的归纳、拟写，促使事业单位整理文书档案的确定性更高。
（三）便于事业单位鉴定、开放及利用档案
不管是使用以卷归档的传统整理方法，还是使用以件归档的新方法，事业单位对于文书档案的鉴定单位都是“件”。首先，在文件鉴定方面，如果事业单位使用传统的整理方法，当不同价值的文件出现在同一装订案卷中时，就需要拆卷，重新分类整理后再装订，否则案卷里的一些已经超过保管期限的无价值文书档案就会继续存在，这样不仅会增加事业单位文件鉴定工作人员的劳动量，还无法取得较好的鉴定效果。以件归档的文书档案整理方法能很好地克服这一弊端，因为以件归档的方法不需要立卷装订，各个文件之间存在相对的独立性，当鉴定单一的文件时，不会对其他文件鉴定造成影响，也不会出现价值不同的文件排放在一起的问题。其次，在开放利用文书档案方面，以卷归档的方法把数份文件装订成一卷，严重影响了事业单位对单件文件的开放及利用。以件归档的方法促使事业单位在利用文书档案时针对性更强，单件文件可以独立开放，将有效避免文件阅读范围的扩大。同时，在事业单位办公自动化软件的支持下，单份文件可以充分开放，利用率被大大提高。
二、事业单位加强文书档案以件归档管理的策略
（一）提高文书档案以件归档的标准化程度
当事业单位的文书档案被收集、入室之后，文书档案人员必须第一时间按照事业单位既定的保管期限、归档范围等标准完成文书档案以件归档的整理工作。首先，事业单位文化档案保管期限的标准规定应进一步明晰，档案人员在整理时不仅要重视各个文件之间的有机联系，还要将存在必然逻辑联系的文书档案放在一起，防止档案的价值被孤立划分；不仅要鉴定文书档案的实际内容，还要研究其作用，避免片面地看待档案价值。其次，档案人员在整理文书档案时，并不是每一份文件材料都需要以件归档，而应仔细分析、区别对待，掌握好文化档案以件归档的范围要求，不仅要防止有文必归及重份文件现象的出现，还要避免发生有档不归的现象，确保在事业单位归档范围内的、有价值的每一份文书档案都以件归档。例如，事业单位重要的文书档案底稿应包括其历次修改稿，并将这些修改稿视作重要文件一起归档。不在事业单位归档范围内的文书档案可由相应部门自行保管一定的期限，之后按照规定进行销毁。例如，事业单位各部门办公室经办的介绍信、出门条及去仓库领用物品时产生的领料单等文书档案就不在事业单位的归档范围里，不需要以件归档。因此，档案人员在以件归档整理事业单位的文书档案时应充分掌握标准化程度，以提高事业单位文书档案管理水平。
（二）提高事业单位档案人员的业务素质
虽然以件归档的方法大大简化了事业单位档案人员的文书档案整理工作，但以件归档并不是随意整理或取消整理，而应严格按照标准化的程序进行整理，减少出错，甚至可以避免出错，以使归档文件有序。造成事业单位文书档案以件归档出错的主要原因是档案人员自身：其一，客观原因。事业单位每一年都会招聘一些新的档案人员，他们不熟悉档案业务，对以件归档整理方法的掌握不够。其二，主观原因。事业单位一部分档案人员受到传统观念的影响，很难接受以件归档的新理念、新方法等。因此，事业单位文书档案人员应努力提高自身业务素质，确保以件归档工作标准化、规范化。
首先，事业单位新进的档案人员要尽快进入岗位角色。其一，新进人员在思想上应正确认识文书档案管理工作，认真对待以件归档，认识到以件归档是一项专业性很强的文化档案管理工作。事业单位的文书档案工作是重点，怎么收集文书档案、怎么以件归档等都不是一蹴而就就能掌握的。其二，新进人员应主动参与各种业务培训活动，不仅要掌握整理事业单位文书档案必要的理论知识，还要重点掌握事业单位文书档案的操作性、应用性等知识，如以件归档应如何进行、整理步骤是怎样的等，确保将事业单位以件归档整理文书档案的标准吃透，以便在实践工作中熟练运用。其次，在事业单位从事较长时间档案工作的人员也应及时更新知识，自觉执行新的以件归档标准。这部分档案人员是事业单位文书档案战线上的中坚力量，他们更应紧跟档案工作的发展步伐，主动接受继续教育，不断更新自身业务知识体系，熟悉并严格执行国家新出台的档案业务规定，不能一味固守传统的以卷归档理念、做法。在以件归档过程中，档案人员应积极主动收集文书档案、材料，并严格执行标准，在提高自身业务水平的同时避免出现错误，强化对文书档案工作的责任心。
以件归档的方法确实为事业单位档案人员带来方便，但它同时也对档案人员提出了新的要求和挑战，档案人员不仅要充分认识到以件归档的优势，还要重视提高自身业务素质，不断改进文书档案工作，确保事业单位文书档案管理工作标准化，从而为事业单位的发展提供优质服务。
参考文献
关键词：事业单位 档案 归档工作 文件整理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2012）12（b）-0-01
文件材料收集到档案室后，就要对其进行科学整理、立卷归档、编号上架。文件材料只有经过科学整理归档后才成其为档案。归档文件材料的整理工作，就是按照科学的方法、规财，将零乱的和需要进一步系统化的文件材料组织成有序的单位，使之有效地提供利用的环节和过程。换句话说，将归档文件材料转化为档案之前的过程就是归档文件材料的整理。对收集起来的文件材料进行加工的过程。现行的文件还不是档案，而没有进行加工的档案就像大海捞针，不能有效地提供利用。只有经过科学整理的档案才能在人们需要的时候更好地提供利用。归档文件材料的整理是将无序的文件材料有序化和系统化的过程。所谓系统化，即在整理时，按照文件材料的来源、形成的时间、重要程度、形式等方面的不同特点，文件材料进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序体系。保持文件材料之间的各种有机联系，使其能更容易地被检索和反映内涵。所谓有序化，是将文件材料按照一定的规律进行编排，使其系统脉络明晰，因果关系清楚，便于查证。文件材料的整理是按照科学的方法和规则进行的，是一项专业技术性的工作。对归档的文件材料进行科学的整理是档案室的主要任务之一。通过收集工作集中到档案馆韵档案，只有经过科学整理，使零散的文件资料实现条理、秩序，并将其中的关键成分通过整理凸现出来，才能有效地提供利用。因此，文件材料归档整理工作是档案业务的中心环节。在文件材料归档、整理的同时，还要对其真实性和价值的高低进行鉴定。“档案鉴定就是鉴别和判定档案的价值，挑选出有价值的档案交档案机构保存，剔除无保存价值的档案予以销毁。它直接决定着档案的存毁，是档案管理中最重要同时也是难度最大的工作”。档案部门应定期对文书档案的保存价值作鉴定，即根据文书档案的现实价值和历史价值，以及保管期限的有关规定，对所藏各案卷的保存价值加以科学的估量，对仍有保存价值的文书档案继续保存，对无保存价值和已满保管期限的文书档案定期剔除，经审批后销毁，进而使档案室保存的案卷具有较高的质量。
1 事业单位档案文件整理的主要原则
（1）保存档案工作基础：不论是本单位产生的，还是上级针对本单位下发的指示性、指导性文件材料，或者相关的批示、批复，本单位编印的简报刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本等等，这些文件材料之间已相互构成了来源方面不可分割的联系。因此，只有在保持文件来源方面联系的前提下，文件的时间、内容、形式等方面的联系，才能更深刻地反映文件形成的活动面貌，体现档案作为历史记录的特点。我们所做的工作都是在前人的基础上进行的。事业单位档案在形成的过程中融入了许多他人的劳动，而且也直接体现了人们历来整理和保存档案的情况和成果。因此，在整理档案的时候，应该做到；尽量不进行拆卷整理。对部门整理归档的档案，应当充分研究和利用原来案卷、检索工具等整理的成果，力求保持已整理过的原状。对先前整理不当以至明显错误的，可通过业务指导的方式加以改动和纠正。（2）遵循文件形成的规律：事业单位档案是在事业单位各项学习活动中产生的，真实地记录和反映了事业单位活动的历史面貌，文件材料整理工作应维护事业单位工作内在有机联系的整体性，顺应文件材料自身的形成特点和规律。其中，包含以下三层意思：在整理文件材料时，注意活动的整体性，如：要求正式会议、某项活动形成的文件要保持其齐全完整；要注意文件本身要完整，像文件的正文与附件、请示与批复不可分割，即注重文件材料之间的内在联系；三是在对文件进行分类和排列时保持文件材料之间固有的自然次序，如归档文件整理依照会议通知、报告、决议，重要文件的初稿、讨论稿、修改稿等自然形成过程加以排列。（3）于保管及利用：对档案进行有序化的过程中，应当满足维护档案的安全和有效地提供利用的目的。现在，档案的计算机检索正在不断地发展中，通过计算机对档案信息进行科学管理，实现把分散在不同类目中的同一事由或问题的档案信息快捷地检索出来，这也是保持归档文件在档案信息上的联系的最有效的方式，同时，有利于档案的成套利用。
2 事业单位档案文件归档整理程序
整理的环节使文件材料有序化、科学化。事业单位文件材料整理工作内容主要包括：全宗内档案的分类、组卷、卷内文件的整理、案卷的装订和案卷目录的编制等。整理文件材料主要包括以下基本环节：（1）档案的分类：档案实体分类，主要是从档案信息的物理形态进行的保管、排架、存放等工作。管理层分类。“在档案实体分类中，第一层次是国家全部档案韵宏观分类，它为规划国家档案馆网系统，建立各级各类档案馆提供理论依据。”档案馆内的区分全宗是第二层的分类，“全宗内档案分类是第三层的分类，它根据全宗内档案的来源、时间、主题内容和档案的形式等标准，将全宗内档案进一步系统化，直至建立起档案的最小保管单位―案卷。”归档文件材料的整理就是进行这样的分类。（2）档案的整理：通过进行具体的有序化工作将归档的文件材料组成保管单位以方便查阅的程序。整理工作并不是单纯、孤立的。文件材料整理环节应与文书处理工作相衔接，查疑补缺，保证疏而不漏。例如，有请示还应有批复，重要文件的征求意见稿、讨论稿、定稿齐全；文件的附件情况；与首次签订的合同、协议相关的补充合同、补充协议；批示与办理情况；计划与总结等，都必须环环相扣，与文书处理的结果和归档责任保持紧密的联系。如果哪一个环节出现了缺失，归档就不可能完整，也将给今后的利用带来困惑。（3）档案的编目：以案卷级进行整理时，卷内文件整理结束后，要对案卷封面项目进行标注。狭义的编目是指对归档文件编制引导目录等工作。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注七项。广义的编目还应该包括对档号的编制。档号是档案实体管理编号的总称，它包括全宗号、类目名称、卷盒号或案卷号、保管期限、件号和页（张）号等。其中全宗号是档案馆指定给每个全宗的代码；案卷号是档案馆、室内案卷排列的顺序号；件号是卷内文件的顺序号；页（张）号是卷内每页文件的顺序号。
3 结语
各个事业单位的情况不同，为了保证事业单位档案整理工作科学、有序，在开展档案整理之前，档案工作人员应了解本单位各项工作的特点，把握本单位档案的基本构成。面对新形势下的新问题、新挑战，作为现代档案管理工作者，就要在档案领域进行有创新的探索，与时代要求相呼应，在经济和社会发展建设中，贡献出自己的一份力量。
1 事业单位档案整理工作实践内容
档案整理工作简单的说就是将档案按照档案的内容、特征和形式等?M行合理加工的过程。一般来说，档案整理工作包含两个层面的思想，即结合档案具体内容按照档案知识条理对档案进行归类；结合档案记载内容的主要方式和载体形式对档案进行合理归类，在事业单位的档案管理工作中，这两个层面上的整理思想往往协同进行。
事业单位在开展档案整理工作的过程中，应该明确档案整理的具体内容，只有明确内容才能够保证事业单位档案整理工作的方向，切实提升事业单位档案整理实践质量。具体而言，事业单位档案整理工作主要由档案的分类、排列、编目和组卷等几个项目组成[1]。其中排列和编目能够结合实际情况进行具体的划分，具体工作流程为对档案进行分类、对档案加以组卷、对档案文件加以排列、对卷内文件进行合理编目、排列案卷、编制案卷目录、在库房中排架等，保证这些环节的工作质量，事业单位档案整理工作实践就能够取得良好的成果。
同时，按照我国相关法律的规定，事业单位档案整理工作实践一般涉及到两个主要的工作环节，即第一环节应该在形成档案文件的部门对档案文件进行组卷、排列、编目等，第二环节则应该在档案管理部门对档案进行分类整理和排架，这样，在不同环节分工开展档案整理工作后，档案整理的有序性和条理化能够得到明显的增强。
此外，事业单位的档案整理人员应该认识到，档案整理工作质量对档案使用者的检索结果以及档案资源的有效利用产生着极其重要的影响。所以档案整理人员在工作实践中应该明确自身岗位责任，加强对档案整理工作的重视，通过合理的整理逐步提升档案整理工作质量，为档案资源的有效利用创造条件[2]。简言之，在当前档案资源得到广泛应用的社会背景下，事业单位以及事业单位中的档案整理人员只有明确档案整理的重要性，并加强对档案整理实践的重视，才能够促使档案整理实践质量得到逐步的提升，为事业单位档案管理水平的整体性强化创造条件。
2 事业单位的档案整理原则
事业单位的档案整理工作具有一定的特殊性，不仅档案数量庞大，并且档案资源也相对重要，因此在对事业单位档案进行整理的过程中应该坚持科学的管理原则，即按照档案的形成规律，保持档案资料的有机联系，为档案的管理、保密和使用提供一定的支持。基于这一原则，事业单位档案整理人员在工作中应该注意档案与各个工作环节之间的联系，然后按照档案的形成规律对不同形式的档案加以区分，为档案管理工作创造条件[3]。同时，为了方便档案的保密、管理和使用，档案整理人员在开展档案整理工作的过程中应该明确不同档案的保密等级、应用范围以及管理条件等，促使档案管理人员能够结合档案整理结果对档案实施科学的管理，为事业单位档案资源的有效利用创造良好的条件。这样，档案整理人员在工作中坚持科学的整理原则，档案整理质量必然能够得到显著的提升，促使事业单位档案管理工作在新时期获得新的发展。
3 对事业单位档案整理工作进行合理创新的措施
新时期社会的发展以及信息技术在各行各业中的广泛应用促使事业单位的档案整理工作发生了一定的变化，事业单位中的档案管理人员要想加强档案整理质量，为档案资源的高效利用提供一定的支持，就应该结合先进的技术和理念探索档案整理工作优化创新的措施，进而借助科学的档案整理，为档案资源的利用提供一定的支持，为事业单位档案管理工作的优化开展创造良好的条件。具体而言，在信息时代背景下，档案工作也逐渐开始迎来了信息化、现代化和数字化时代，并且随着信息技术在档案工作中的广泛应用以及电子文件、数字档案的产生，档案信息化和现代化建设逐渐开始对档案整理工作产生一定的影响，传统的档案整理工作已经无法满足新时期档案信息化、现代化建设发展需求，因此档案整理工作人员必须结合时代要求以及事业单位档案整理工作的实际情况对档案整理工作进行合理创新，为事业单位档案资源的有效利用提供良好的支持[4]。一般来说，在对档案整理工作进行创新的过程中，档案整理人员应该在坚持传统的基础上引进先进的档案整理思维模式和具体方法，促使档案整理工作的创新能够在新时期取得良好的发展成效。
在具体操作方面，结合事业单位的档案整理工作实践，一方面，档案整理人员在对整理工作进行创新的过程中可以按照档案的应用价值对档案加以整理，明确能够在事业单位使用的档案资源、能够在事业单位外部使用的档案资源，并按照这一标准进行整理，为档案资源创造更大的利用空间，促使事业单位在档案管理工作中可以采用开放服务模式，实现档案资源的优化共享。另一方面，事业单位在实施档案整理的过程中应该结合现代信息技术的应用引入现代档案管理系统，借助先进的档案整理软件辅助档案整理工作的开展，逐步提升档案整理的工作效率和效果，进一步增强档案整理工作的有序性和规范性，为档案资源的有效利用提供相应的保障[5]。此外，在对档案整理工作进行合理创新的过程中，事业单位应该注意关注对档案整理人员综合素质的培养，促使档案整理人员的专业能力能够满足档案整理工作的创新要求，促进档案整理创新取得良好的成果。这样，借助动态的档案服务创新，事业单位的档案整理工作质量必然能够得到显著的提升，进而为事业单位档案资源的使用以及档案资源在事业单位外部的使用提供一定的支持，为事业单位档案管理工作的优化开展提供坚实的保障。
关键词：文书档案整理；意义；问题；信息化
文书档案是事业单位全部活动的真实记录，它体现各事业单位成长与发展历程，是宝贵的经验财富和重要的信息资源。因此，文书档案管理是单位管理工作的重要环节，对单位效益产生重要影响，是单位提高绩效，增加效益，科学管理的重要保证。
一、文书档案整理的含义
文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。事业单位文书档案整理就是将本单位在公务活动中形成，已经办理完毕的应当归档的文书，按照一定的原则和要求，进行科学的分类、排列，确定保管期限，组卷（装盒），编目等，使之系统化、条理化的过程。
二、文书档案整理的意义
文书档案整理工作，是建立档案实体管理秩序，对所保存的档案进行有序化、条理化和系统化的一项档案管理的主要业务工作，在档案管理中具有重要意义。
（一）文书档案整理工作是档案业务建设的核心环节。
在整个档案管理工作中，档案管理工作处于承上启下的地位。档案的整理，有利于健全和完善档案收集工作。档案文件通过文书或业务部门初步整理移交给档案管理机构，还需要进一步系统化、条理化整理，如进行基本的分类、组合、排列和编目等。同时通过整理，可以进一步了解和检查档案收集工作的质量，发现收集工作中存在的问题，督促和改进档案收集工作；整理工作又是档案鉴定工作的基础，档案经过系统有序的整理，才便于进行科学的鉴别和比较，准确地判断其保存价值；档案的整理，为档案的保管和统计提供前提和保障。经过科学整理的档案，形成完整的档案保管单位，才能对制成材料、机密等级和重要程度等不同的档案，进行科学的保管和准确的统计；档案的整理，能够充分反映档案的特点，体现档案的价值。只有把档案组成条理化的体系，才能客观地反映出各种活动的本来面貌，便于系统地查考研究，为档案信息的提供利用奠定基础。
（二）文书档案整理工作是开发利用档案信息资源的必要条件。
档案管理工作的最终目的是实现档案的有效利用。处于零乱状态的档案，不仅查找起来十分困难，而且无序的档案难以反映各项社会活动的历史面貌，直接影响档案效果的发挥。档案只有经过科学整理，才能保持文件之间的历史联系，正确揭示出档案的内容和成分，从而便于档案工作人员熟悉库藏，为档案的提供利用创造必要条件。所以，档案的系统整理，是档案利用、开发，发挥档案作用的一项前提条件，是整个档案工作中重要的基础建设。
（三）优化文书档案整理工作，可以促进档案工作系统各个环节的良性运行和协调发展。
通过档案的整理，可以进一步了解和检验档案收集工作的质量，促使其改善和提高。档案经过系统的整理和基本编目，为全面鉴定档案的价值和建立多元化的检索体系奠定了科学基础，而且这几项工作往往可以结合进行。经过系统整理的档案，才能为档案的保护、统计和检查提供基本的单位和完整的体系，维护档案的完整与安全。所以，档案整理工作是开发档案信息资源的重要基础，档案整理科学化和标准化水平的提高，对于档案管理工作的总体优化产生直接和广泛的影响。
三、当前事业单位文书档案整理工作存在的问题
(一)事业单位对文书档案工作重视度不够，导致档案收集工作进展困难。
事业单位普遍存在文书档案管理重视程度低的现象，各单位往往重视财务，重视人事，重视组织等方面的管理，却很少重视文书档案管理，殊不知文书档案管理也是事业单位管理的重要一环。许多事业单位忽视文书档案管理工作，忽视文书档案材料是单位的重要信息资源库。档案部门更是作为“冷部门”，极易成为精简或兼并对象，甚至撤销专门档案机构，只设置兼职档案人员。档案机构在单位组织体系中地位低，直接影响文书档案收集工作的发展。
文书档案收集是文书档案业务基础工作中的基础，做不好文书档案的收集工作，就没有完整的文书档案，也就不会有健全的文书档案工作。然而因为单位宣传力度不够，很多工作人员不愿意将各自有保存价值的文书档案交予档案部门保存，导致很多珍贵材料因为人员调动、部门调整而缺失。
(二)文书档案管理科学化水平低
随着信息化的发展，办公自动化、电子文件、文档一体化等新生事物相继出现，使文书档案形成方式发生很大变化。这些电子文件的管理和利用方式与纸质档案截然不同，当前文书档案传统的工作模式和技术水平已不能适应。因为文件从起草、修改到印发都通过计算机运行，它具有便于复制的特性，使得最能体现文书档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。纸质文书档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏。因此要运用现代化管理手段来解决电子文件中原始信息的长期保存问题任重而道远。
四、文书档案整理信息化建设
文书档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。
（一）数字档案资源建设
资源建设是信息化建设的核心。数字档案资源主要有三方面来源：一是传统载体档案数字化，就是把以纸张、胶片、音像等载体保存的模拟信号档案通过扫描、拍摄等方式转换为数字信号档案，主要工作是建立目录数据库和全文数据库；二是电子文件归档和电子档案接收，这是数字档案的主要来源；三是重要数字信息资源的采集，有些重要数字信息对反映历史社会变化、丰富馆藏起着重要作用，应该注意收集接收。
（二）软件系统建设
信息化建设的目的是充分运用计算机等信息技术方法提高档案管理水平和效率。信息化管理需通过计算机软件来实现。软件系统建设包括目录数据库系统和全文数据库系统建设，将来还包括非结构化档案以及异构数据库的管理系统建设。
（三）硬件设施建设
硬件设施建设是信息化建设的基础，主要包括微机、服务器、网络设施、存储设备等。
（四）保障体系建设
保障体系是信息化建设的支撑，主要包括档案信息化规划、法规、标准、人才队伍、安全体系等方面的建设。
实现文书档案整理的信息化建设，最终目标就是通过规范文书档案管理过程，梳理档案管理业务，改善档案资源结构，提高档案管理的效率和质量，实现本单位档案的科学化、现代化管理，为本单位领导决策、行政管理、生产经营、基本建设、设备管理、技术更新提供一流的档案服务，通过改善服务形象，使本单位档案工作进入“有作为----有地位----有更大作为……”的良性循环。
总之，文书档案是国家和社会的宝贵历史资源。因此加强文书档案的科学管理工作，是档案部门面临的共同新课题。各有关部门尤其是档案管理部门，应从战略高度来重视和加强事业单位文书档案管理工作，以文书档案管理的规范化，加快事业单位机关效能的发展步伐。
参考文献：
关键词：档案管理；行政事业；完善制度
所谓“档案”是指机关、组织和个人在社会活动中形成的作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其他各种方式和载体的文件。档案管理就是对档案的整理、收集、鉴定、保管以及统计等。有效的档案管理有利于行政事业单位合理地分配人员，加强行政事业工作的发展。所以，行政事业单位的档案管理应当引起相关部门和人员的重视。
一、行政事业单位档案管理的重要性
1.能够准确地反映行政事业单位的发展历程
行政事业单位中的档案记录着单位成长的点点滴滴，其中包括行政事业单位在建立以来的每次改革与创新。在行政事业单位有新的改革时需要参照以前的各项记录进行计划，分析以前犯错误的原因，从中总结经验教训，以免再次造成不必要的失误。
2.有利于保障单位的各项秘密工作
良好的档案管理制度能够有效地保证行政事业单位的各项秘密工作不被泄露，是保护单位工作安全的必备的管理系统。档案管理也能够为行政事业单位的工作进行备份，在工作中出现错误的时候，可以通过对档案的分析与整理进行调整，及时地改正错误。这也在侧面为行政事业单位的工作指引了方向。
二、行政事业单位档案管理的具体举措
1.完善档案管理制度
科学、合理的管理制度，才能够使管理工作更加井井有条。为使行政事业单位的档案管理工作更顺利地进行，应当适当地完善档案管理制度，使档案管理人员的责任分工更为清晰，协作更为密切，并在一定程度上加强行政事业单位的档案管理。
2.加强档案管理人员的素质
档案管理的实施都是由人为控制的，因此，增强档案管理人员的素质才能够从根本上提高档案管理工作的质量。只有档案管理人员重视起自身的工作，认识到档案管理的重要性，才能够更好地完成档案管理工作的任务。
档案管理是整体管理工作中的基础内容，应当追随时代的步伐，根据行政事业单位的发展情况，适当做出改变与完善。用最佳的档案管理工作为整体工作的进行提供动力。
