时间：2023-06-15 17:18:09
序论：在您撰写档案规范化管理时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性
所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。
文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。
文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。
依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。
文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。
文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。
随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。
最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。
档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
当前音像档案管理的不足之处
技术落后造成资料缺损。传统音像档案以模拟信号存储在录像带上，使用寿命一般在20年左右，对保存环境的温湿条件要求极高。由于重视程度、资金等因素的限制，很多广电机构缺少必要的音像档案存储设备，没有防磁防潮设施；仓储库房里温湿度不能有效调控，造成磁带和录像变质、变色、发霉，导致音像档案声音、画面模糊，有些已无法使用。此外，音像档案资料在使用过程中，由于机器的接触磨损会造成信号不断衰减，使声音失真变形、图像抖动、有雪花波纹，视听质量大大下降。
制度欠缺造成管理失范。目前国内音像档案的管理方式多种多样。很多广电机构的节目在播出后就存入库房，成为档案资料。有些广电机构设置专门档案资料室集中管理，随时形成随时入库；有些机构则是各下属频道频率每年度移交一次；还有一些机构的音像档案是由频道和个人分散保管。目前，国内仍有相当数量的广电机构音像档案未能进行集中统一管理，甚至没有制订基本的管理制度，对于收集的音像资料，一些机构缺少专业的编号、编目工作，这给音像档案的日常保管和后续使用造成很大麻烦。
人才不足制约工作开展。与管理制度落后相对应的是音像档案管理专业人才的缺乏。广电机构的人事工作，只注重编导、记者、主持人等业务骨干的引进，而忽视了对音像档案管理专业人才的招录培养。有的基层广电机构没有专门的档案管理岗位；有的机构音像档案管理作为二线岗位，主要人员由一线采编人员转岗担任，很少进行上岗培训，因而缺少音像档案编辑、研究、开发所必需的技术和素质。这些做法直接导致音像档案管理、开发人才的稀缺，制约音像档案管理工作的有效开展。
加强音像档案的规范化管理
广电机构加强音像档案规范化管理，既要重视存储介质、库房改造等硬件设备建设，又要建立专门的规章制度，改善软环境，缺一不可。
强化硬件：数字化存储+网络化传输。与传统介质相比，数字化技术简化了音像资料的存储、检索和使用，它把音像档案以数据信号的形态存储在媒介中，具有存储量大、安全性高、格式统一等优点，用户可以通过互联网随时随地调用档案信息。广电机构可以将节目管理作为建立统一管理平台的切入点，整合出节目流转的最佳工作流程方式，并由此实现资源共享，逐步实现数字化管理。
对于广播电视机构的生产运营来说，音像档案的信息化功能不能仅局限于资料的存储，更重要的是为电视节目的生产服务。电视媒体档案管理系统必须是一个能与节目制作网相关联、全面的网络管理体系。在节目的采编过程中，一方面可以在媒体音像档案管理系统上直接查阅音像档案，进行直观的节目采编；另一方面可以利用原有的计算机软件管理系统检索、调用所需数字节目素材。数字化存储和网络化传输，能提高业务部门的工作效率，有利于实现音像档案的价值增值。如英国 BBC 电视台在购买纪录片《故宫》后，将片中画面打散，按“门窗”“房柱”“庭院”等不同的主题分门别类，放在“艺术画廊”网站上销售，价格比成品节目高出数倍。
优化软件：制度建设+规范管理。当前，我国社会处于重大转型时期，音像档案管理工作也面临着法制化、规范化改革，因此，广电机构档案管理方式，必须尽快转变到以依法管理为主的轨道上来。2001年12月25日国务院了修改后的《音像制品管理条约》，这是建国以来专门针对音像制品制定的管理条约，是广电机构进行音像档案管理的法律依据。
各级广电机构必须从音像资料的收集整理、归档保管、统计鉴定等方面，建立严格的制度，防止珍贵档案遗失。档案管理部门要对音像档案的拍摄、收集、归档、保管、利用等制订统一的规范标准，根据实际情况，制订音像档案管理使用工作框架，使音像档案工作有规可依，对不按规定移交的单位和个人做出必要的处罚。
创新音像档案管理机制
建立动态管理机制。传统音像档案管理以储存为基本功能诉求，扮演的是仓库的角色。音像档案资料在各个台和频道分散管理，导致高额管理成本，并限制了珍贵资料的流动使用，难以达到资源共享，影响广播影视事业产业的长期发展。
随着“云”计算、视频流等新媒体技术发展，广播电视档案的多种经济价值、社会价值和战略资源价值越来越受到广电机构的重视。中央电视台原台长赵化勇认为“录像资料是取之不尽的金山，看你怎样去开发它”。怎样管理和使用好海量音像档案，建立以生产性、效益性为指导的动态管理机制，深入发掘音像档案资料的内在价值，形成广电媒体新的收益增长点，是广电机构档案管理部门工作的根本出发点。
建立科学管理机制。音像档案的科学化管理建立在统一的数字存储和网络平台之上。在软环境上，需要建设统一的编目标准和科学高效的管理规范，建立一整套完备的音像档案管理系统。
对于国内的广电机构来说，音像档案科学化管理不仅局限于资料存储，更重要的是为集团日常生产经营提供资源支撑，是内容生产的一个重要环节。音像档案管理系统跟全台网无缝连通，形成与节目制作网络相匹配的网络体系，理顺档案存储和使用流程，实现档案资料边际效益最大化。美国CNN新闻网就对拥有版权的音像资料进行科学化管理，实现了音像资料存储、管理、访问的数字网络化，音像档案资料的社会价值和经济价值被深入发掘。
建立集约管理机制。目前，社会化大生产已经成为广播影视产业发展的主要模式。随着产业分工不断深入，广电机构必须改革原本分散的档案管理模式，遵循音像档案管理的规律，完善音像档案管理体制机制。必须建立健全音像档案管理的长效机制，完善音像资料的收集、整理、编目、查询、使用等制度，确保音像档案完整收存、科学管理、合理利用，减少不必要的非生产性损失。采用统一平台、统一标准进行规范管理，优化音像资源配置，实现集约化管理。
实现音像档案资料的集约化管理，还要建立一支适应产业发展的高水平、专业化的管理人员梯队。广电机构设置专门的音像档案管理部门和岗位，通过上岗培训和继续教育，提高管理人员的业务水准，建立完善的招录、培训、上岗、考核机制，并通过多种方式提高档案管理人员素质。
（作者单位：杭州文广集团）
栏目责编：黎 莉
参考文献：
1.徐卫红：《对广播电视档案信息化建设的思考》，《上海档案》，2010（11）。
2.邹利群：《新形势下档案工作的难点及对策》，《湖北档案》，2007(07)。
档案管理人员应按照《中国人民共和国档案法》及其相关的法律法规的要求，结合本单位实际情况，做好档案规范化管理工作。
1 档案收集和归档
1.1 档案的收集范围
档案收集范围是指反映本单位工作实际、具有查阅和利用价值的各种门类和载体的文件。在履行职务过程中，任何人不得将形成的文件据为己有或者损毁。
1.2 档案收集的质量要求
为了便于保管和利用，档案人员应区别不同价值和年度，遵循文件形成规律，保持文件间的有机联系，按照相应质量标准收集得到的各种门类和载体的归档文件和案卷。
1.3 整理归档的时间要求
为了便于齐全、完整收集文件材料，应采用随时和集中等档案收集方法，保证排列有序，分类存放，有利于查找和利用工作的顺利开展。（1）党务、行政管理文件的整理归档应在次年6月底以前完成；（2）科技文件的整理归档应在科技活动结束或之后3个月内完成；（3）会计文件档案在暂由会计机构保管1年，整理归档应在次年3月底完成；（4）音像文件整理归档应在相关活动结束或之后3个月内完成；（5）电子文件的逻辑归档应实时完成，对应纸质文件的物理归档在要求时间内完成；（6）重大活动形成文件的整理归档应在此活动结束或之后3个月内完成；（7）专业文件的整理归档在行业主管部门规定时间内及时完成。
2 档案整理和分类排列
2.1 整理档案
在坚持尊重和维护档案本质特性，保持文件档案间的联系，便于保管和利用的原则基础上，认真做好档案整理工作。
在文件档案归档前，档案管理者要进行监督、指导和检查验收工作，也要监督和指导归档后的统一编目工作。一般情况下，办公室整理归档党务、行政管理类纸质文件；财会部门整理归档会计类文件档案；相关科室整理其他类型的档案资料。
2.2 分类排列档案
一般采用“保管期限-年度”分类法排列文书档案；按照相应的标准、规范和办法，合理运用保管期限、年度、发文机构等分类方法排列其他门类和载体的档案资料。
应按照种类和载体类型的不同，分别排列档案；按照相应的分类方法排列相同种类和载体的档案资料。
3 档案基本编目和保管
3.1 档案基本编目
档案基本编目主要包括案卷封面项目、案卷脊背项目以及档案盒封面和盒脊项目，要填写齐全相应项目。全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、“管期限、件（页数）、档号等组成了案卷封面项目，全宗号、目录号、年度、案卷号等组成了案卷脊背项目，全宗名称、全宗号、年度、保管期限、起止件号（室）、盒号等组成了档案盒封面和盒脊项目。
用“全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页（张）号”的方式编制以卷为单位的纸质文书档案档号，用“全宗号-年度-保管期限-件号”的方式编制以件为单位的纸质文书档案档号，用“类别号-项目号-案卷号-件、页（张）号”的方式编制科技档案档号，按照相关规定编制其他类型档案资料的档号。要完整齐全规范填写卷内目录、案卷目录、归档文件目录，要按照《文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》等的规定编制机读目录。
3.2 档案保管
档案保管应严格遵守“集中统一管理”的基本原则。档案人员应对档案进行科学管理，档案库房内非工作人员不得入内。要建立适宜档案安全保管保护的相应库房和柜架，容积要符合远期发展需要，配备“八防”设备并按照规定进行定期和不定期的维护、演练使用和检查，并做好记录。要整齐排放档案柜架，档案排列入柜要按照规范进行，并设置有指引标识。
要保持库房清洁卫生，微小气候适宜，室内不得摆放非档案物品。要调控库房温度在14℃～4℃、相对湿度在45%～60%之间，监测温度、湿度频次在每周4次以上。
4 档案鉴定销毁和统计移交
4.1 档案鉴定销毁
档案管理人员要对档案内容的现实和历史作用进行正确分析和鉴别，对档案的保存价值进行准确认定。这要求单位应成立档案鉴定销毁工作领导机构，并负责完成此项工作。按照职责要求，档案管理人员必须参加档案资料并指导会计档案、科技档案的鉴定销毁工作。
要根据各门类、载体档案的保管期限和归档与不归档范围等规定，鉴定档案的保存价值。鉴定人员要逐卷逐件分析、研究案卷，完成档案鉴定工作，根据相关规定写出鉴定销毁意见和报告，审查工作由鉴定销毁工作领导机构成员完成。对于审查符合销毁的档案应填写销毁清册，销毁在主管领导批准后进行。必须在2人以上在清册上签字并现场监督销毁档案，同时在清册上详细记录销毁的时间、地点和方法，对存在的问题及时纠正。
4.2 档案统计和移交
要及时准确记录档案资料的各种统计台帐，对室藏档案资料情况要及时进行统计，准确记录其数量变动情况，真正做到数据准确、真实，帐实相符，不得出现错误。档案行政管理部门要求报送的档案工作报表腰按照要求在规定的时限内完成。调离工作岗位的档案人员必须按照规定办理移交手续，交接双方应清点核对移交目录，将出现的问题准确记录在交接清单上并签字盖章，并查明原因、分清责任、及时处理，顺利完成工作交接工作。
5 档案保密和利用
5.1 档案保密
为确保档案安全，档案管理和利用人员要严格遵守《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》等有关规定，不得泄露涉密档案内容。要严格按照档案利用制度完成档案的查（借）阅和摘抄、复印工作，为杜绝失泄密现象的发生，档案资料不得擅自外借或带出档案室，不得擅自帮助他人复制和摘抄档案。档案利用者应严格遵守保密制度，档案库房未经许可不得擅自进入，无关的档案资料不得查阅。要及时处理档案保密检查过程中发现的不安全因素，及时追查责任，严肃处理遗失和失泄密事件并采取补救措施。
5.2 档案利用
1抓好档案管理制度落实
档案规范化管理，要以完善的档案管理制度为基础。只有建立健全档案工作规章制度，才能保证档案工作规范化的有效实施。档案管理制度首先应做到：对已有制度的不断完善，对缺失制度的及时补充，对新增工作内容的制度配套。不断制定和完善档案规章制度，使档案工作有章可循、有法可依。其次，提高档案制度的执行力。规章制度不应束之高阁，档案工作各个环节都应严格按照制度的标准执行。最后，要构建档案管理工作网络。档案工作管理网络的建立，有利于形成各部门多管齐下、各司其职、多角度、全方位的档案管理格局，真正将档案制度落到实处。
2加强公文制发流程管理
档案大部分是由公文转化而来，公文制发的质量直接影响档案的规范化水平。加强公文制发流程管理，能有效提高公文的整体质量。公文制发流程管理应把握三个方面：一是公文签发手续要齐全。发文手续需经相关人员审批签字，发文稿签的内容填写要齐全完整。二是公文格式要规范。制作公文时不能自降标准或“差不多”就行，每个细节都应严格按照国家规定的公文格式规范执行。三是归档前要严格检查公文细节。如：底稿与正文是否相符、有无公章、日期、笔墨纸张使用是否规范、有无破损等，确保归档公文的质量，提高档案的规范化水平。
3严格遵守立卷归档原则
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作规范化的最大障碍。因此，立卷归档应遵循“以我为主”原则。另外，还要把握三个特性：一是时效性。完成现行文件阶段任务是立卷归档的前提，只有达成目前文件任务才可以立卷归档。二是完整性。归档工作中，既要把握重点，分清主次，严把入口关，更要注意防止应归档文件的散失，要做到“应收尽收、应归尽归”。三是实用性。立卷过程中，把同类并具有内在联系的文件材料放在一起，保持同一问题的完整性和连续性，使归档后的档案既完整又不重复，以提高档案的利用效率。
4强化执法监督和考核机制
档案规范化管理的实现，首先要有严格的监督管理作保障。档案行政管理部门要依法依规加强档案执法检查，监督档案制度的实施，确保各项档案制度落到实处。其次，要严格推进考核制度的落实。制定科学、实用的档案管理考核办法，注意对反馈结果的搜集，同时辅以激励约束机制，保障考核实效。
5通过档案升级达标创建工作逐步规范
《河南省机关档案规范化管理认证标准》涵盖档案管理体制、档案业务“两基”建设、档案信息化建设、档案提供利用等四大类、四十小项内容，是对档案工作全方位的检验和考核。创建单位需要按照认证标准的要求，逐条解读和对照，逐项自查整改，不断完善。认证标准的完善过程，既是不断补充、创新的过程，也是档案工作不断规范、提升的过程。通过晋升达标创建活动，档案的硬件设施和软件水平都会得到很大改善和提升。
6注重档案资源的深度开发
加强档案的规范化管理，其根本目的就是要实现档案利用价值的最大化。搞好档案资源的开发利用是实现档案价值的最直接手段。对档案资源的深度开发，能够使“死档案”变成“活资源”。一是档案的编目要更加全面规范。在一般档案编目的基础上，及时编制新增档案类别的检索工具，如电子档案的检索工具等，使档案检索工具更加高效、准确，实现多途径检索。二是档案的编纂要更加科学实用。通过先进的档案软件，将庞杂、零散的数据信息整理、精炼和归类，使其更加准确、系统；将内容一致、有规律性的数据信息有机地结合，集中编目成册，形成科学实用的专题编研资料。
7加强档案管理人员的技能培训
[关键词]医保档案；现状；规范化管理
近年来，随着我国在医疗的改革深入，我国的全民医保开始有了巨大发展。而随着我国的医保政策的全面实施，使的我国的医保参保范围扩大同时医保的参保人数剧增，这就势必导致我国医保档案大量产生。不仅如此由于我国的社保档案管理对象具有广泛性和我国的医保参保人员具有流动性等特点。这位医保档案工作带来更大的难度。所以为了实现医保档案工作对我国的全民医保制度改革以及完善医保政策体系的支撑作用，必须对医保档案加以规范化管理。这也是我国社会档案保险系统面临的新课题。
一、我国的医保档案管理的现状和以及规范化管理存在的问题
（一）我国医保档案管理的现状
我国的医保档案的管理从目前来看主要就是有两大方面。其一，管理工作进展的不同步。由于地域经济的发展问题，我国在各地的医保进程不统一，同时由于经济地域的问题我国各地区的医保人员的医保档案管理的素养不高，以致于在医保档案管理的工作进展是没有达到同步平衡的。其二就是医保档案缺乏规范统一的管理。由于对医保档案的认识不高，导致有些地区仍把医保的档案管理当做医疗保险改革附带性工作而不是同等的支撑体，这使得在对医保的档案管理将其摆不上位置不重视，而对医保档案的管理工作不重视不规范，这也就是的对医保的管理手段和条件也比较落后。
（二）我国的医保档案规范化管理存在的问题
从目前我国的医保档案档案的管理要进行规范化，那还是存在者不少问题的。首先那就是对我国的医疗保险档案规范化管理建设的艰巨性和复杂性认识不够。我国人口众多，对医保档案的管理的规范化首要的就是任务繁多，涉及面广，这需要多个部门的共同参与和建设而且这也关乎各个部门的利益。其次那就是我国的医保政策制度的制定和实施过多依赖于信息化管理系统，信息化的管理是一件好事，但是过多的依赖这就使得需要先进安全的计算机系统来支撑，这对于规范化的管理还是有影响的。最后那就是从业医保档案的人员素质不高，不管如何，任何的管理最重还是需要人来支撑，所以这方面对医保档案的规范化管理有重大的影响。
二、我国的医保档案管理的规范化的四个方面
我国的医保档案管理从上文之中便可以看出问题还是挺大的，而要真正的医保档案规范化的管理这也不是一朝一夕的事，下面就从以下的四个方面来对我国的医保档案规范化管理作一个简单分析和阐述：
第一，对医保档案进行信息化管理。对我国的全民医保档案信息化那就是要利用计算机的数据库技术、数据压缩技术以及高速扫描技术等现代的技术手段，将我国的纸质的传统介质的医保档案作为备份的文件，而采用电子档案进行管理，这样在能形成系统组织成具有有序结构的电子档案信息库同时也能做到不依赖于计算机信息库，这样又能做到医保档案的现代化管理模式，而做到医保档案管理的规范化。
第二，明确医保档案职责任务，强化医保档案管理业务建设。要建立我国的全民医保档案这是一件极其复杂的工作，而且这项工作的质量水平的也关系着我国的医保档案价值作用。因此，我国的政府以及医保的相关单位必须运用科学的原则和方法，强化对相关单位对我国的的医保档案工作的监管，而能够为我国的医保档案工作服务以及为我国的和谐社会建设提供业务保障。
第三，坚持面向“三个服务”，做好医保档案的管理和利用。所谓的三个坚持服务那就是第一要坚持为参保单位和参保人员服务。这是作为医保档案规范管理的核心，做到这个才是档案管理的意义。第二坚持那就是为领导决策服务。这是医保档案的重要作用之一，这也是档案规范管的重要点。第三那就是坚持为医疗保险制度的稳健运行服务。这个是医保档案管理的根本任务，所以，要坚持这三个服务，做好我国的医保档案管理和利用，也只有做到这个才能算是真正的做到了医保档案的规范化。
第四，加强设备的建设，提高从业人员的素质。医保档案的管理归根结底还是由人和设备两个重要点构成。为此，首先我国的医保管理部门应与我国的医保档案部门合作，在医保档案的设施配置要完备的建设，这也是我国的医保档案管理现代化的重要基础。其次，那就是由于我国的医保档案工作其专业性强而且对医保的业务要求高特点，所以，在我国的医保工作方面，那么就应该要加强我国的医保档案人员队伍的素质的培养，也就是要注意搞好我国医保从业人员培训，增强医保档案管理道德干部队伍的整体素质，以适应我国医疗改革中对医保档案管理的新的要求
【关键词】 科研档案；规范化；管理
一、实施科研档案规范化管理的必要性
1、科研档案管理现状已严重制约了档案资料价值的充分利用
由于历史原因及多种影响因素的制约，当前科研单位科研档案管理存在诸多问题，突出表现在：一是科研档案归档过程中，立卷不明确、分类不准确。二是信息化程度较低，管理手段单一，服务方式较落后。三是科研单位内部科研档案库藏条件较差，硬件设施不完备。四是管理人员素质不高，缺少专业知识培训。因此，必须改变现状，探求适应现实需要的科研档案管理与利用的规范化道路。
2、科研档案资料规范化管理是面对数字信息化建设的必然选择
当前，随着科学技术的飞速发展，社会信息化步伐加快，信息的数字化、网络化越来越普及，科研档案信息化管理成为档案事业发展的必然趋势。科研单位必须快速更新观念，充分利用好信息化这个武器，走出一条适合科研单位科研档案信息化管理之路，把科研资料数据文件归档电子化，充分利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，努力提高档案信息化数据质量，迅速实现档案工作网络化，提高现代化管理水平。为利用者创造良好的条件，提高档案的利用率，更好地服务于经济建设。
二、科研档案规范化管理必须遵循的原则
1、要遵循有利于科研档案保管的原则
对科研档案进行准确系统地分类，有秩序地排列保管，以及正确地组卷、立卷、制卡等工作显得十分重要。为便于管理，在整理中还应注意把相关课题尽量集中立卷，与不同保管期限的档案尽量分开立卷。相关课题相对集中立卷，便于查找，不同保管期限分开立卷，有利于鉴定，这两者尽可能很好结合起来。
2、要遵循有利于科研档案保密的原则
科研档案资料是科研人员设计思想、技术方法和创造力的结晶，是科学技术储备的一种综合反映，是国家的资源情报，记载着许多实际的科学技术，甚至涉及国家的机密。因此，在整理科研档案时，应科学地确定其密级。在不影响有机联系的前提下，按有关规定，分别按秘密、机密、绝密加以区分，同时还要注意进行密级调整。整理工作的任何一道程序，一个环节，都应做到保密。
3、要遵循有利于科研档案提供利用的原则
科研档案收集、整理的最终目的是为了提供利用。因此，在整理档案资料时，还必须从方便利用来考虑，要进行正确的分类和排列，为迅速地提供利用创造良好的条件。除了制卡、编号、登账要简明科学外，还应使检索工具多样化。而后，编制出一套完整的、有规律的、系统的科研档案资料汇编，为更好地开发利用科研档案资料，创造必要的物质条件。
三、提高科研档案规范化管理水平的途径
1、加强对科研档案工作的领导，强化档案管理意识
科研档案工作离不开领导的关心和重视，领导对档案工作的态度对科研档案工作的发展是十分重要的。随着档案管理工作的不断深化，主管领导要从思想上高度重视科研档案的管理工作，既要抓好档案管理工作的组织体系，还要加强档案工作的领导、检查和考核，使科研档案的管理水平更加规范化、信息化、标准化。
2、建立完善的科研档案管理制度，确保档案管理规范
（1）严把原始科研资料归档质量关。科研档案是进行科研的重要依据，要搞好科研，必须有完整、准确的科研档案作为依据。如今的科研档案管理工作已不仅仅局限于科研材料整理、分类、保管的过程，而应列入研究课题、科研计划和成果管理的工作之中。科研档案工作者在各阶段都务必要保证形成科研文件材料的完整性、准确性，以此确保科研资料的收集及立卷及时、准确、真实、完整。
（2）建立健全档案资料管理机制。科研档案管理应以《科研档案资料管理条例》及其实施办法为基础，根据本单位的实际情况和具体要求，制定相应的档案管理实施细则，明确本单位档案的范围、归档的基本要求和基本内容、档案资料的移交与整理、保存与借阅制度，用完善科学的管理制度作指导，防止档案资料的流失与泄密，把各项基础工作落到实处。
(3) 重视科研档案的著录和编研。多年来，科研档案的管理方式一直是以对档案本身的管理及归档工作的管理为主，档案进入库房后基本上是被动地提供利用。开展编研工作，使科研档案转化为科研档案信息，变被动服务为主动服务，完善了档案管理职能，强化了科研档案部门的作用。另一方面，编研工作的过程相当于对库存的部分科研档案进行了一定程度的鉴定工作，让使用者更加方便、高效地利用，以提高工作效率和管理效率。
3、重视基础设施建设，改善科研档案馆藏条件，提升档案管理水平
科研单位应配建规模化的库房，增强档案馆的收藏能力，同时要具备现代化库房设施，保证收藏的档案资料存放符合保管要求，做到分门别类的、整齐、规范、保证室内空气、温度、湿度、满足要求，做好防火、防潮、防盗、防虫等各项保管工作，不断提高管理水平，为利用者方便快捷地查找档案资料创造条件。此外努力实现档案资料管理现代化，用数字化改变档案馆的传统服务功能，要在局域内部可实现档案信息、资料开发利用网络化，实现档案信息资源的共享，提高档案资料利用的管理水平。
4、加强档案管理人员的培训，提高其业务能力和管理水平
医院档案是医院在医疗活动中形成的文件、簿册、图表、音像、磁盘等不同种类和载体的信息材料。档案管理工作是医院管理工作的重要组成部分,加强档案管理,对医院领导科学决策和医院管理现代化有着极为重要的意义。
1 提高全员档案意识是实现档案规范化的前提
医院要做到档案规范化,就要通过多种渠道加强对档案重要性的学习与宣传,使领导与职工认识到档案的重要性,给予关心、支持与理解,将档案工作提到重要工作议程,并使档案管理逐步走向规范化,成为医院管理工作中的一个重要组成部分。
2 建立科学的管理体系是档案规范化的保证
(1)明确职能。由于医院档案工作具有其内容繁多复杂,部门众多而又分散,专业性技术性强、档案保管程度有差异等特点。因此,医院每个科室都要从档案服务于全院工作的大局出发,加强档案意识,积极上交有价值的资料归档,确保档案资料的齐全完整。
(2)建立档案工作网络。档案从资料收集、立卷、归档、开发利用都离不开全院干部、职工密切配合,因此应建立医院档案管理网络组织建设。综合档案以机关职能部门为主,包括行政、党群、基建、设备仪器和财务、科技档案管理。业务管理以临床科室为主,包括门诊、病房、医技等。各部门明确兼管档案工作责任人,形成较完整的医院档案工作网络,使网络中的各个部门收集和接收所辖范围内具有保存价值的档案资料,并做初步的档案整理工作,做到档案完整与安全。
3 完善健全的规章制度是档案规范化的源泉
在抓好档案管理基础建设的同时,更要努力提高档案工作的内在质量,在实际工作中应把档案管理做到制度化。建立档案管理的归档和收集制度、档案利用制度、档案借用制度、销毁制度、保管制度、归档范围等规章制度,并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制中,真正做到档案工作各环节的运行有章可循。同时把好立卷质量关,重点抓好立卷归档范围、卷内文件材料排列顺序及保管期限的划分。
4 做好医院档案的开发利用是档案规范化管理的最终目标
医院档案规范化管理是为了让档案信息资源从存放在档案柜中的冰冷的资料变为走出档案柜,具鲜活的有生命的活档案,直接为医院的建设和发展服务。医院应重视做好档案的开发利用工作:医院组织机构沿革、医院院志编纂、本地区流行病学、多发病资料汇编等,为医院的改革发展、科室设置、编史修志、历史遗留问题解决均提供了史料。而且通过档案还可以为医院挽回不必要的经济损失,保证大型建筑物的及时修缮,尤其对大型知用设备的及时维修,确保临床工作的正常运转及解决医疗纠纷。
5 加强医院档案工作者素质是保障医院档案管理规范化的根本
档案工作是一项专业性很强的工作,尤其是医院档案的特殊性。培养档案人员高度责任感和责任心,成为较高精力素质,较深的专业技能,确保队伍的稳定性。加强对档案管理人员业务素质等各项素质培训,同时各级档案行政部门和卫生行政部门加强对医院档案管理的业务指导,监督和检查。同时医院档案管理人员,要深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求,不断研究和探索档案管理工作新思路,提高档案管理水平。
