时间：2023-06-15 17:17:58
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关键字：公墓档案；法律法规；规范管理；提升服务
档案是指国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，或组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。公墓档案指的就是公墓在建设和管理的过程中形成的，能够记录和反映公墓的基建情况、财务收支情况、墓穴信息等重要资料。
1 加强公墓档案管理是档案自身属性的本质要求
档案是历史的真赁实据，具有一定的法律效用，这一点它不同于其他文献。档案之所以具有凭证作用，是由档案形成的特点和档案本身的特点所决定的。因为，档案是自然形成的，这种形成的自然性，决定了档案记录历史情况的客观性，档案是令人信服的历史证据。从档案自身的物质体态上看，它保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信等。有些文件还保留了当事人的声音、形象等等，这些都反映了档案是确凿的真凭实据。
档案管理的最大意义在于档案的凭据作用。档案与一般的文献资料不同之处在于，档案是历史的真实记录，是法律意义上的重要依据。档案的重要凭证作用，是档案形成的过程所决定的，是档案自身所具有的特点，因为档案的形成是自然的，这种自然性，决定了它在记录事件和事实的客观性、真实性。从档案的形态上看，不管是纸质的档案，如亲笔信、重要合同原件、电报等，还是电子或者影像的档案，都保留和真实反映了当时的情况，这种不以时间的推移而改变的本质属性，决定了档案管理的重要意义。
档案具有很高的参考价值。因为，档案记录了不同时期的当时的真实情况，从历史的变迁中可以寻找到事件的痕迹和轨迹，为人们的社会实践提供重要参考，也就是所谓增长经验，吸取教训。
公墓档案记录了逝者的重要信息，记录了逝者相关联亲属的重要信息，记载了墓穴的位置、价格、编号、建筑时间等重要信息，这些信息是自然信息，也是公墓档案的组成部分。妥善保管公墓档案，是处理和应对墓穴纠纷，保障和维护利益的法律依据。反之，公墓档案管理不当，出现档案丢失等情况，不但造成公墓管理的混乱，而且容易产生墓穴纠纷。
公墓档案反映了殡葬改革与发展的轨迹，是我国历史文明进程的真实记录，对我国的历史科考和研究都具有很高的价值，因此，做好公墓档案管理不仅是对现实负责，也是对历史的贡献。
2 加强公墓档案管理是贯彻落实国家法律法规的基本要求
《中华人民共和国档案法》是我国档案管理工作最重要的一部法律法规，对档案管理职责划分、档案的保管存放、档案的保密与销毁等都做出了明确的具体的规定，是依法加强公墓档案管理的重要依据。加强公墓档案管理是贯彻落实国家档案管理法律法规的具体体现， 也是建设法治国家的基本要求。
围绕国家档案管理的规定，民政部、各级民政管理部门，各省、市、县人民政府都结合本部门、本地区实际情况，出台了公墓档案管理的具体规范。这些具体的管理规范，是我国档案管理的法律体系的重要组成部分，也是各公墓实施档案管理的制度依据。
为规范公墓的管理工作，提高公墓管理水平，切实保障殡葬服务秩序，依据政府的法律法规加强公墓档案管理，不仅体现了国家法制化的本质要求，也符合公墓管理工作的基本规律。
公墓档案管理人员要认真学习政府的法规法规，真正做到依法建档、依法存档、依法用档。
公墓档案管理机构要结合本地区本部门的实际情况，建立健全公墓档案管理的制度，使档案管理有法可依，有据可依。针对档案管理的权责划分，档案的保存销毁、档案的建立与登记，档案的借阅与使用等事项作出明确规定。
加强对公墓档案管理的检查和监督工作。既要检查公墓档案保存的场所基建情况，保存条件和硬件建设是否合规，又要检查档案信息的记录、分类等情况，确保档案管理“软硬”都达标。
3 加强公墓档案管理是做好公墓基础管理工作的需要
加强公墓档案管理，是做好以墓穴管理为抓手，以服务管理为中心，全面做好公墓管理工作的需要。
随着社会经济的发展变化，人文社会理念的更新，公墓管理由基本的职能管理逐步转向提供服务为重点。随着这一趋势在实践中的强化，必然会产生大量的档案资料，档案管理的数量急剧增加，只有提升公墓档案管理的硬件设施，加强公墓制度化管理，才能为丧户提供便捷、快速、全面、准确的服务。
首先，建立档案管理的岗位责任制。明确档案管理的组织架构，指定档案管理的专门人员，明确相关岗位的工作职责及承担的义务责任，增强档案管理人员的责任意识、服务意识和管理意识。
其次，实行绩效考核，将公墓档案管理与经济收入挂钩。实行绩效考核，不仅能够增强公墓档案管理人员的工作责任心和责任感，确保本职工作保质保量完成，而且能够调动档案管理人员的积极性，创新档案管理的方式和方法，使档案管理与公墓管理更好的衔接，建立起一个完善的管理体系。
此外，要及时更新公墓档案管理硬件和软件设施。定期对公墓档案存放场所的硬件设施设备进行检查，实现对存放环境的实时监测，确保档案存放地点的消防安全；升级公墓管理系统软件，方便管理人员及时、快速处理大量数据，优化工作要素，提高工作效率。
4 加强公墓档案管理是提升殡葬服务的重要措施
公墓档案管理是殡葬服务的重要组成部分，也是目前公墓管理普遍存在的薄弱环节。加强公墓管理，提升殡葬服务水平，不仅仅是加强墓区的硬件建设，更重要的是为丧户提供安全、可靠的信息服务。
做好公墓档案管理，首先要抓好档案管理人员的管理。建立档案管理工作规范，做到制度上墙，公开透明，规范服务；严格按照档案管理的相关规定和工作流程进行存档、借档，做好档案查阅、借阅的登记工作。
做好公墓档案管理，就要具有保密意识。丧户的基本信息，逝者相关联亲属的基本信息，都是公墓档案的内容。因此，档案管理人员要有责任意识和保密意识，严守秘密，不得随意向他人透漏档案
信息。
1.档案管理人员的淡漠。俗话说：“事不关己，高高挂起。”随着近年来研究生招生方式的改革创新，高校保研指数的增加，研究生规模不断扩大，档案管理工作任务日趋繁杂，很多档案管理工作人员总是用以前的工作经验，侧重于管，而疏忽了理。主观地认为管理好档案就是做好了本职工作，缺乏足够的认识和创新，距离时代的要求也越来越远，导致研究生档案管理滞后，甚至与时代严重脱节。档案是研究生的一张名片，管理人员就是制作名片的人，不仅需要专门有责任心的人员负责，而且需要利用科学技术进行补强管理。然而许多高校忽视了这一点，此项工作是由教务管理人员或办公室人员兼职，而且人员极不稳定，专业化不强，就会导致管理人员责任心下降，从而淡漠研究生档案工作，更谈不上创新。2.档案管理的规范化制度缺失。没有规矩，不成方圆，档案管理工作也是如此。《普通高等学校档案管理办法》就档案的利用和开发也作了明确规定，涉及专利或技术保密的档案不宜开放。若有单位或个人需要查阅时，应持介绍信，经校方批准后，方可查阅。但查阅过程中涉及保密的材料就会出现泄密，在档案管理工作中是需要更加严谨的制度来规范档案调阅工作的。另外，在研究生就业时，总会出现档案中缺少资料或所填写的信息前后矛盾，必要信息丢三落四，字迹潦草难以辨认等情况。等用人单位需要查询档案时或办理其他相关手续时，才发现档案中出现了上述问题，此时，再去校方查询档案去向事宜，补齐所需材料时，就比较麻烦且费时费力。另外，随着信息技术的发展壮大，研究生档案网络管理的兴起，没有一套完整的制度规范为信息技术做保障是不行的。那么就要求我们制定具体的应对改革创新的制度，从根源加强档案管理的质量，补充和完善《普通高等学校档案管理办法》，制定《研究生档案管理办法》，来弥补这种缺失。3.档案管理内容匮乏。各高校对于研究生档案的管理及归档范围基本相同，其内容包含高校招生录取材料、入学登记表、学籍成绩总表、奖惩文件、入党入团材料、报到证存根、体检表、答辩材料、各项培训等级材料等。以上信息大多为研究生入学前的基本资料，档案中反映研究生续研阶段的细节性信息基本没有[1]78。与本科生不同，研究生教育更注重对个体的培养，档案中体现的内容应该是因人而异的，从而体现研究生在校期间每个个体的特点。但档案中对研究生的评价内容，多为空话、套话，表现为公式化的评语，内容单一，不能全面客观地反映研究生的综合素质和能力。另外，一些社团经历和社会实践也无法体现出来，就无法体现以人为本的管理理念。以人为本体现了科学发展观的核心内容，高校是孕育高等人才的摇篮，向社会输出人才的地方，注重德、智、体得全面发展才是补充档案管理内容的实质。4.研究生对个人档案的忽视。研究生在校期间填写的《培养计划和学籍表》、《学位论文开题报告》、《研究生毕业登记表》、《答辩会记录》、《入党志愿书》等材料是由研究生直接填写的，并上交所在院系审核，最终由研究生主管部门审核盖章[2]23。在此过程中，研究生个人缺乏基本档案知识，出现一些不符合规定的现象，随意涂改，忘记张贴照片，自取档案不妥善保管造成丢失，不注意档案的托管工作造成脱离管理等等现象，最终导致自己档案不完整，影响个人转正、提干、待遇。千里之行，始于足下，档案管理工作也是一样。研究生个人要高度重视自己档案的完整性。5.研究生档案管理现代化程度不足。如今，大多数档案管理工作还是沿用传统的管理方法，如手工操作、纸质化管理模式，信息化和电子化发展滞后。即使运用数据，建立档案信息库的高校，也没有跟踪研究生数字档案信息源，没能将研究生的日常生活表现、思想道德品质、学术研究成果以及能力开发有机地体现出来，从而无法构建合理高效特色的管理模式。因子的复杂，无法突显有机的结合，数据统计也极为困难，这些都极大地制了研究生档案资源开发和利用。
二、研究生档案管理中存在不足和问题的解决措施
1.增强管理人员的业务素质及能力。组织研究生档案管理人员学习《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》，了解档案管理学、目录学、文秘和计算机方面的知识，掌握档案管理岗位应具备的业务能力。档案工作应当纳入年度工作计划之中，建立相关的领导责任机制，设置专门的岗位人员，确定岗位职责，制定绩效考核办法和工作监督体系。一方面来强化管理人员的责任意识；另一方面提高管理人员的业务素质能力。借助强有力的考核监督机制，档案管理人员在进行档案管理工作时，就会认识到此项工作的重要性，必然会认真审核研究生入学前的材料，材料不完整的应要求学生补齐，并提供相关证明。对于填写的表格进行认真审核后，发现存在填写不正确、不规范的地方，要及时督促个人整改，确保档案的准确性。多方面开展档案工作人员的业务培训工作，业务培训可以邀请具有资深管理经验的老师授课，也可以聘请相关专家进行专业的业务性指导，还可以组织档案管理人员到先进单位学习交流，将优秀的管理工作方式和理念引进来，进一步充实完善档案管理人员的业务能力。2.逐步提高档案管理的信息化水平。随着现代化和信息化的不断深入发展，档案管理信息化发展也是必要的。随着各高校不断扩招，研究生人数急剧增多，档案种类繁杂，查阅次数加剧，以前陈旧的档案管理模式已经无法应对，更不能很好地发挥档案的服务功能。因此，必须进行改革和创新，在纸质档案的基础上，完善和加强现代化管理手段，利用大数据网络，建立一个现代化信息平台，实现档案的网络化管理。应用网络技术平台，分配给学生一个自己的账户和密码，学生自己登陆后将完善自己的必要信息，并对德、智、体、思想教育方面进行必填项记录，就如学生为自己制作一个网络名片一样，增加专业方向的研究和论文，增加社会实践、团体活动的记录，把学生的个人特长展现在平台上。应用网络技术，可以将学生非保密部分的档案向社会开放，及时、准确地为用人单位提供信息，为研究生就业提前做好准备工作，从而提高档案资源的利用率。3.健全完善研究生档案管理的制度化建设。档案管理的制度化不仅包括对于研究生档案的收集、查询、借阅、管理制定相应的工作流程、规章准则，还包括建立档案管理人员责任追究机制。从档案的归档工作开始，做好档案的接收、管理、投递工作，实现档案管理统一化、标准化。明确归档材料内容、归档要求，严格执行安全保密机制；健全档案查询借阅制度[3]17。填写内容一定要实事求是，不弄虚作假。4.研究生档案管理的创新。五大发展理念中提到，创新是发展的第一要素。研究生档案管理的不断创新也是发展的必然过程，在新时代，研究生档案作为社会主义文化建设的重要组成部分，必须更好更快地实现质的飞越，改进观念、机制和管理服务方式，全面提高档案管理工作的利用率。应当从思想观念、人才资源、管理方式、软硬件设施等方面开展创新，充分发挥研究生档案在教育事业中的作用。
三、研究生档案管理必要性
对于以上研究生档案管理工作中存在的问题和不足提出有效的应对措施后，我们不难发现研究生档案管理工作是非常必要的，它不仅体现着我国高校的管理水平，还对教育事业的发展起指导作用。随着研究生数量的增多，研究生就业困难也将是个严峻的问题，许多研究生不愿意与本科生竞争一些待遇低、工作压力相对比较大的职位，选择在高层次领域竞聘职位，此刻研究生档案就起到了很大作用。档案的完整性，档案的真实性，档案的“厚度”和“深度”不够完善，就可能与自己所适合的工作或单位失之交臂。此刻再不愿去与本科生争“饭碗”，就会出现教育资源的闲置，甚至严重影响研究生的心理健康。综上所述，研究生档案管理工作是必要的。它是一张闪亮的名片，是一名学生谋生找工作的敲门砖。怎样让这个名片更加闪亮，也是我们档案管理工作所要思考的问题。研究生档案管理在当今社会是一个不容小视的问题，它不仅关乎着研究生的就业问题，更关乎着我国高等教育人才资源的利用，彰显我国教育水平的不断提升，和研究生队伍素质、品质培养的不断提高。另外，在解决就业问题的同时，还将对社会的发展和科技的进步在高层次领域作出一定的贡献。
四、结论
以铜为镜，可以正衣冠；以史为镜，可以知兴衰；以人为镜，可以明得失；以法为镜，可以断曲直。在原有研究生档案管理的基础上，结合实际工作开拓创新，建立完整的规范化制度是此项工作的必由之路。新时代需要新元素，档案管理的革新与发展就是其中之一，只有坚持走发展的道路，才会在教育事业中发挥档案管理的巨大作用，所以研究生档案管理工作是必要的。另外，在此基础上，档案管理工作更加一改先前的弊端，从内到外进行革新，解决内部矛盾时克服外部因素的困扰，推进完善新时代档案管理工作。服务于学生群体，真正把它的作用发挥出来，解决社会发展中存在的问题。其次，研究生档案管理工作也彰显了一个国家教育的发展状况，研究生在招生时也面向了更多领域，相关部门应当考虑从档案管理方面为科学技术创新发展提供一个有力平台。让单位、企业去发展所需研究生，让研究生寻找到适合的单位、企业，去研究、创造、发明，为社会发展进步贡献自己的力量。最后，研究生档案管理工作还需要每一个管理者和研究生们共同努力维护，在不断的积累中发现问题，调整和充实完善相关内容的情况下，才能指引此项工作有力前行，未来研究生档案管理工作必定在研究生乃至教育事业中占有重要地位。
参考文献
[1]满保华，张秀婷.高校研究生档案管理工作探究[J].太原理工大学学报（社会科学版），2012（12）.
1 档案工作的现状及存在的管理问题
多年来,医院档案工作的发展情况不容乐观。新情况层出不穷,老问题不断涌现,严重阻碍了医院档案工作持续有效的发展。
1.1 领导重视程度不够 造成档案管理和利用的死角。由于医院做为特殊的服务行业, 具有较强的专业性、技术性。为此个别医院领导档案观念意识淡薄,认为档案工作可有可无,没有意识到档案工作在医院发展建设中的重要性和必要性。只抓医疗服务质量、经济效益和社会效益,却忽视了档案工作。档案管理人员配备、设备应用上支持不够,导致个别医院档案室设施配备不健全、人员严重短缺、频繁调动;档案管理状况得不到及时改善,出现档案业务质量降低、信息资源开发不足、提供利用不规范现象,造成了档案利用的死角。
1.2 制度不全职责不清 造成档案管理存在的弊病。《档案法》中规定,各单位档案机构必须认真履行的职责:“贯彻执行有关法律法规和国家有关方针政策,建立健全本单位的档案工作规章制度;指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作;统一管理本单位的档案,并按照规定向上级主管档案部门移交档案;监督指导所属机构的档案工作。”然而由于历史原因和医疗行业特殊性的制约,各医院档案管理分设综合档案和病案两个档案室;在日常工作、生活中形成的文书、科技、会计、实物、音像档案等由综合档案室收集、存档,业务管理由医院办公室负责;而医疗诊治中形成的医疗文书档案、诊断依据、影像档案则由病案室负责,业务管理由对应专业部门管理;单位的人事档案,由人事部门专人负责。单位内形成多部门管理档案的局面。造成档案管理格局混乱职能不明确。
1.3 档案专业人员素质参差不齐。目前医院档案人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐,没能从根本上做到与时俱进。表现为专业化、知识化的贫乏,知识面相对较窄,知识结构不合理,学历偏低,忽视对档案人员进修培训学习及交流,导致现代档案信息科学知识贫乏,这些情况已不适应新形势下的档案事业发展。在医院人才培养中,重视医疗技术人员素质的提高和继续教育,对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入计划和要求,致使档案管理人员的管理水平停留在传统的经验上,思想观念和管理水平跟不上时展,缺乏创新和活力。
1.4 档案工作硬件投入不足,档案现代化管理水平不高。个别医院由于用房紧张,致使档案用房简陋根本不具备档案的收藏和保管。另外,设备陈旧,设施不完善,也制约了档案事业的发展。随着科学技术的进步,运用计算机及网络技术管理档案的较少,还采用手工收集、检索、查阅阶段,极大的影响了档案的利用率,不利于档案的收集、利用和开发。
2 加强医院档案管理工作的对策
2.1 加强学习,增强意识。要加强领导和档案法的学习及宣传,增强全员档案意识,特别是领导干部的档案管理责任意识。档案管理是医院管理的重要组成部分,要把档案管理纳入重要议事日程,作为医院发展的重要内容来抓,与医院业务建设和未来发展同步规划、同步前进;要大力宣传档案工作,使医院领导、中层干部、职工都充分认识档案的重要性,认识档案与自己日常工作和生活的密切关系,更好地支持档案管理工作,才能使档案工作顺利开展。
2.2 重视开发,充分利用,发挥档案的社会效益。档案管理的最终目的就是提供利用,因此,档案管理人员要树立高度的服务意识,努力把本职工作视为人生的追求,做精做细每一环节,要甘于清苦,创造平凡。不断丰富和完善业务能力,要多途径、多渠道地开发档案信息资源,使医院的档案为临床、医疗、教学和科研工作服务。不断开展多种编研活动,编写各种专题汇编,为利用者提供多层次、多方面、有实效的信息。同时加强档案利用反馈信息的管理,实现各级医院信息的横向联系和资源共享,以满足医疗、教学和科研工作的需求,从而提高档案的利用率,充分发挥其社会效益。
2.3 理顺关系,健全制度,拓展档案的归档范围。建立科学的档案管理体系,健全档案管理规章制度,是档案管理的关键。随着科技创新档案管理手段和水平的提高,必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。明确职能,将医院各个门类、不同载体的档案统一管理,统一考核,使档案管理与医疗业务同步考核评价,同步发展。
2.4 加强培训,结合实践,提高档案管理人员素质。档案管理人员素质直接影响档案管理水平,医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划,全面提高档案管理人员素质。一是通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习给予提高。二是深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求,不断总结探索档案管理工作,适应档案业务发展,推动档案管理水平提高。
2.5 开发档案资源,为医院工作服务。档案资源的开发利用是档案管理的主要目的,通过档案深层次开发,提高档案的使用价值,为医院业务、医院管理及患者服务。同时,通过利用档案为医院创造良好的社会效益和经济效益,提高档案在医院管理中的地位和作用,促进档案建设。
第一，传统档案是实体纸质的档案，如果要借阅的话就必须去档案室，在大量的文档中选出自己所需要的那一个档案，如果档案编号不健全，或者忘记在哪一个类别里面存着，找这一个档案可能花费大量的时间，甚至有时找不到。
第二，传统档案存储空间必须很大，并且还要有预留空间。因为大量的纸质需要很多空间，并且，随着时间的推移，档案的数量也会不断地增加，当档案增加到备用空间也占满时，那么将给档案管理造成很多不便，影响档案管理工作的正常运行。
第三，由于纸质的档案是易燃、易腐烂的物品，在保存上增加了难度。很多档案由于存放时间过长，保存不当等原因导致新闻档案受损，如果发生火灾那么损失将更加严重，这是档案室不可逆的损失。这便是传统的新闻档案管理存在的弊端，需要我们采用新的措施与手段来进一步改进。
二、信息时代新闻档案管理的必要性
随着信息时代的到来，新闻单位的档案管理工作有了很大的变化。计算机技术与因特网技术的不断发展与广泛应用，新闻档案管理工作的管理方式与管理方法也发生了全面的改观。在新闻档案管理技术条件不断改善的同时，新型的管理思想也在信息化发展的同时，逐渐涌现出来。当然，这样的情况并不意味着传统的新闻档案管理思想没有存在的价值，在实际的新闻档案管理工作中，保持纸质信息与电子信息同时应用还是非常有必要的。我们都知道，一个文件生效的标志就是印章与签署，就目前的形势而言，仍然有一些具有法律效力，以及具有凭证作用的文件需要使用纸质保存。由于电子文件载体具有一定的不稳定性，而且信息技术也不稳定，同时电子文件还容易修改，所以将电子文件拷贝存档也是保证数据安全的途径之一。当前，将纸质文件与电子文件进行转化，使其成为新闻档案，通常采用的归档形式为双轨制。换言之，就是要将新闻信息的纸介质与磁盘、光盘等介质一起进行有效归档，进而形成内容一致的档案，双重保险。在进行新闻信息的归档时，最好使用不同的存贮装备，以及不同的目录编制方法。档案相关部门不仅要在每一卷纸质档案上进行备考表的设置，而且还要通过目录备注来将电子信息对应的编码注明，为日后对档案信息的利用提供方便。当前，磁介质与光介质的耐久性问题还没有得到良好的解决，其将在未来的很长一段时间内与纸质档案并存。
从长远的眼光来看，等电子档案的存储介质实现了进一步的技术改进之后，对于一些具有在参考与情报方面有重要价值的文件档案采用光介质与磁介质归档方式为主、纸质介质归档方式为辅的归档方式进行新闻档案的归档。而对于一些在凭证方面具有重要价值的新闻档案，要采用以纸质介质归档为主、光介质与磁介质归档为辅的方式进行归档。这样的新闻档案管理方式，不仅能够使得新闻档案的管理效率提高，使得馆藏档案管理更加优化，而且能够使得档案库房紧张的现状得以缓解。此外，将两种不同的新闻档案管理方式进行综合利用，不仅要谨慎，保证新闻信息归档的万无一失，而且要采用分类的方式进行归档，最好能够保存简报、报道等信息的实质性内容，为日后档案信息的使用提供便利，成为日后相关工作的重要依据。新闻单位采用双套制的档案归档方式，不仅能够为档案查询工作提供良好的便利条件，而且通过对电子档案的利用，还能够实现快捷查询。在对新闻档案进行日常的使用时，可以首先选择电子档案，方便快捷，省时省力，但是一旦电子档案出现了问题，就体现出纸质档案的重要性了。因此，新闻单位对新闻档案进行双套制归档是非常有必要的。
三、信息时代新闻档案的管理方法
新闻单位的档案管理工作与其他行业的档案管理工作有着很大的区别，尽管二者在管理方式与管理手段方面都存在着一定的共性，但是特殊性也非常明显。在新闻档案的管理工作进行中，应重点进行以下几个方面的管理。
（一）加强新闻信息的储备管理
新闻信息量非常大，必须要经过全面、科学的组织管理之后，才能够成为具有一定价值的信息资源。要想在茫茫的新闻信息中，实现信息资源的有效整理，就必须要加强新闻信息的储备管理，将开发价值大的信息纳入到新闻信息档案资源的范畴之中。在新闻单位的档案收集方面，要提高对新闻档案归档与新闻档案接收工作的传统渠道的重视，扩宽新闻档案收集的非主渠道，主动收集、监控新闻档案的相关信息。与此同时，要对原始的新闻信息进行合理的筛选，将新闻信息资源的可开采性与价值性充分地体现出来，进而在更高的层次上实现信息储备与信息需求的统一。
（二）加强信息技术的应用
新闻档案在很大程度上可以说是当地历史的记录，因此，新闻档案管理的要求也就越来越高。在新闻单位的新闻信息档案管理方面，要不断加强先进的信息技术的广泛应用。现代信息技术主要表现在光盘技术、计算机技术，以及缩微技术等方面，这些技术在进行新闻信息的组织管理中显示出重要的作用，提高了新闻信息管理的效率与质量。然而，就目前新闻档案信息化管理而言，新闻单位的档案网络管理化水平仍然比较低，在以后的发展中，我们必须要在当前新闻档案信息化管理的基础上，不断引用现代信息技术，进而促进新闻信息资源的共享与价值。
（三）加强新闻档案的人文管理
从新闻档案的内容方面考虑，有很大一部分新闻档案信息都是对人民群众呼声的反映，因此，加强新闻单位新闻档案的人文化管理是非常有必要的。当前，在新闻档案的管理工作中，呼吁新闻档案的人文管理并不是历史的倒退，反而是时代的进步。尽管新闻档案的信息化管理日益受到人们的重视，在档案管理中的作用日益凸显，但是新闻档案的人文管理仍然是新闻信息资源管理的核心。我们不得不承认，信息技术毕竟只是一种管理技术，或者说是一种管理方法，而人不仅是新闻信息的产生者，而且是新闻信息的组织人员，同时还是新闻信息的管理者与决策人员。所以说，人在新闻档案信息资源管理中的作用才是决定性的。现代信息技术只是一种用来管理信息的工具，仍然存在着一定的问题。要想保证新闻信息资源的完整性与安全性，保存好档案信息的原始性凭证，仅仅依靠先进的信息技术是不行的，还必须要有人的有效参与。
（四）提高新闻档案管理工作人员的素质
新闻单位的新闻档案管理工作的工作量大，要求的技术水平高，与此同时，需要新闻档案工作人员也必须具备良好的专业素质。当前，在计算机技术日益成熟的同时，新闻单位对新闻档案管理人员的素质要求也逐渐提高。新闻单位的新闻档案管理工作已经不能够仅仅局限在传统的信息收集、信息归档，以及信息整理上，而是要求档案管理工作人员熟悉掌握计算机的应用，能够独立有效地使用档案管理软件，同时还必须要具备一定的管理创新意识，紧跟时展的步伐。所以，新闻单位的新闻档案管理工作人员不仅要不断加强新闻管理的新技术与新方法，而且要善于使用新的管理手段，充分发挥新管理方法在档案管理工作中的作用，最终使得新闻档案更好地服务于社会的发展。
四、总结
关键词：陈建规划 档案管理 必要性
Abstract: for the development of the municipal files in our country socialist market economy, and promote socialist modernization construction of our country is very significant, it is important to solve economic disputes of the material basis, is also solve the demolition work and old city reconstruction work in an important reference for problems of our country, the construction of modernization in the city has very important function, establish and improve the urban construction file management mechanism, make corresponding management strategy, improve their management way, give full play to the management work of the municipal files positive role.
Key words: ChenJian planning file management necessity
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：
改革开放以来，我国的经济建设取得了骄人的成绩，城建规划也取得了长足的发展，随着社会主义市场经济的快速进步，城建规划档案管理工作也被提上了议事日程，在开展陈建规划档案管理工作的过程中，必须要充分重视城建规划的社会效益和经济效益，统筹好各个环节之间的工作关系，建立健全城建规划档案管理工作的统一体系，真正发挥好城建规划档案管理工作的重要意义。
一、加强城建档案管理工作的重要性
1、为我国的社会主义经济建设提供良好的信息依据。城建档案对于发展我国的社会主义市场经济，促进我国社会主义现代化的建设具有很强的现实意义，有效地对城建档案进行保存和管理，能够有力地推动我国城市建设工作的进步，是城市规划、科研、管理、建设及工程扩建、维修、改造等工作中都不可缺少的凭证和依据，能够为我国的城市建设提供良好的信息资源，城市建设工作人员通过对城建档案进行管理和有效地利用，不仅能够减少城市建设工作中的原材料损失率，节约人力、物力、财力，减少建设成本，还能加快城市建设的步伐，为我国的城市建设赢得宝贵的时间。
2、城建档案是解决经济纠纷案件的重要材料依据。在当前我国的经济建设过程中，经济纠纷案件此起彼伏，如何保障公民的根本利益，是摆在国家面前的重要课题，我国有十几亿的人口，经济纠纷的案件占据了案件解决人员的很多时间，如果经济纠纷迟迟得不到解决，不仅影响到了公民的根本利益，也会给政府的行政工作带来很大的压力，而在这个时候，城建档案就能起到很好的凭证作用，通过对城建档案进行查证，就能很好地解决经济纠纷的案件，既节省了案件解决人员的时间，又能充分保障公民的自身利益。
3、在拆迁工作和旧城改造等工作中，城建档案起着有力的参考凭证作用。随着我国城市现代化的建设步伐不断加快，各地纷纷开展旧城改造和房屋拆迁工作，在进行这些工作的过程中，难免会出现居民与城建单位的纠纷问题，要想做到既能保障居民的利益，又能促进城建工作的顺利进行，就必须要找到具有说服力的参照物和凭证，在这一过程当中，城建档案就能够发挥其自身的优势，为拆迁工作和旧城改造工作中出现的问题提供解决的依据和办法，促进我国城市化的更好更快建设。
二、城建档案管理工作中呈现出的相关问题
1、档案管理人员对城建档案管理工作没有做到充分地重视。一方面，城市建设单位对城建档案管理工作的重要性没有一个科学的把握，做不到充分地重视，这样的一种工作认识使得城建单位在进行施工建设的过程当中总会抱有一种轻档案、重建设的错误思想，认为城建档案的管理工作没有进行的必要性，在自己的工作范围内严重忽视了城建档案管理工作，缺乏运行城建档案管理工作的有效机制，尤其是在一些建筑类的行业，城建档案管理人员没有实际的业务水平，常常是由工程中的资料员兼职城建档案管理员，缺乏科学的档案管理智能作用，造成了城建档案管理工作中的巨大缺失。
2、缺乏具有专业素质的城建档案管理人员。随着我国城市建设的不断发展，城市建设的工程量日益加剧，城市建设工作中对城建档案管理人员的素质要求不断提高，但是受传统的城建档案管理思想的影响，我国现在严重缺乏能够从事城建档案管理工作的专业人才，当前情况下，很多城市建设单位的档案管理人员大都是由一些资料员进行管理的，缺乏技术技能和专业素质，导致我国的城市建设信息化建设遇到了很多的困难。
3、我国的城建档案管理工作缺乏必要的安全保障。从科学发展观的角度出发，任何一项工作的展开都需要建立安全的保障措施，一般来说，对于城建档案管理工作的开展，首先就要建立好城建档案馆这一特定的档案保存场所，对城建档案管理建立专门的管理机制，切实制定相应的管理制度，我国的城建档案管理工作之所以出现众多漏洞，其很大的一方面原因就是没有建立一个完善的档案管理机构和机制，造成我国的城建档案缺乏统一的管理，在进行城建档案管理工作的过程中，缺乏先进技术的有力支持，没有对城建档案管理工作开展有效的网络技术管理开发和应用，造成城建档案管理工作的效率迟迟得不到有效地提高，因此，在此后的城建档案管理工作中，国家一定要给予大力的技术支持，不断提高工作人员的相关技术技能，以先进科学的技术带动我国城建档案管理工作的有效进展，进而推动我国城市化的建设步伐，促进我国经济的繁荣发展。
结语：随着我国城市化建设步伐的不断加快，城建档案会越来越多，城建档案的管理工作也必须引起有关人员的足够重视，我们要不断加强城建档案管理工作，建立完善的城建档案管理工作机制，制定相应的管理策略，加强对城建档案管理的立法工作，切实实行科学发展观的领导思想，加强对档案管理工作人员的素质培训，提高他们的专业技能和专业素质，促使他们树立正确的人生观和价值观，要求工作人员必须要有强烈的责任心和政治意识，本着全心全意为人民服务的理念，切实做好自己的本职工作，同时，也要加快城建档案管理工作的科技水平，采用先进的数字化信息技术，为城建档案管理建立良好的网络管理机制，树立与时俱进的思想，不断改进自己的管理方式，充分发挥城建档案管理工作的积极作用。
参考文献：
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[2] 孔令建. 浅谈取消档案保证金后如何丰富城建档案馆藏[J]. 山东档案 , 1999,(06) .
[3] 任少丽,贾建成,徐广深. 发挥两个积极性 开展多种经营是确保城建档案事业持续发展的保证[J]. 山东档案 , 2001,(04) .
[关键词]数字化；档案管理；必要性
随着社会的日趋进步，我国的档案事业也随之发展。从最初的手工档案管理，到公文、档案一体化管理，不仅繁冗、复杂，浪费了很多的人力物力以及存储空间，而且不可避免的是纸质的档案不能长期完好的被保存下来。新技术革命的到来，计算机的广泛应用，使档案领域进入电子时代。全国档案信息化建设正在掀起新的热潮，为档案管理建设注入了新的活力，加快了档案进入信息社会的脚步。档案信息化是在加强档案信息数字化管理基础上，逐步向网络化发展，通过网络最大限度的开发利用已开放档案资源，使之更好地为经济和社会发展服务。
一、档案数字化是信息时代的必然要求
档案信息数字化是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。
（一）提高经济效益
社会经济的飞速发展使机关落后的办公方式与庞大的信息量之间形成了尖锐的矛盾，过去一直使用粗放型模式，即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
（二）提高办公效率
数字化档案管理能够使资料及时归档，尽快提供利用。以人事档案管理为例最有说服力，由于其管理对象繁多，且具有很强的流动性，如职工人数、退休、调动等，要想正确统计，动态了解这些情况，按以往传统管理方法，必须“归档”后才能查知，而通过网络计算机管理的数字化档案却能准确反映当前的情况。同时数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。出于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基地变成了提供方便的信息控制中心。
二、实现档案数字化管理的主要困难
由于档案数字化管理在我国还属于新兴事物，并且在目前我国生产力水平不高，科学技术相对落后的条件下，数字化档案管理还存在着各种问题，主要有以下四个方面。
（一）资源浪费
电子文件与纸质文件的“双套制”保存，造成资源浪费。“双套制”保存是指将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。在—些单位的办公自动化网络系统中，各部门在网上传递、承办文件，提高了工作效率。但文件办完后又辅发纸质文件归档保存。这样就形成了相同内容、不同类型的文件并发、保存的局面，造成了人力、物力、财力的浪费。
（二）电子文件归档困难
办公自动化系统与档案管理系统不兼容，各自为政，给电子文件归档造成困难。据了解，目前很多大型企业都采用了以电子计算机及网络技术为基础的办公自动化系统，这一系统绝大部分是由本单位或上级主管部门设计的软件，而同一单位的档案室使用的档案管理系统则是档案行政管理部门为使档案现代化管理标准化、规范化、实现资源共享而推广的档案现代化管理软件。由于这两套系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，无法进行电子文件归档，因而给原始数据的收集和录入造成了一定的困难。
（三）管理的长期保存有困难
电子文件的不安全因素，影响了对它的管理和长期保存。电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出优点，但也会带来一定的不安全因素。如电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离、数据易丢失、病毒侵害等。这些都给电子文档的安全保管和长期保存带来很大威胁。
（四）数字化档案的利用率不高
虽然办公自动化系统推行多时，但很多单位并没有把提高电子文件管理意识当成一项紧迫的任务来抓，仍延续传统观念和管理模式，对文档的借阅和检索都由人工来完成，计算机仅限于文字录入、编辑和打印，成为名副其实的“高档打印机”。人们只看到伸手可及的有限的档案，而忽略了以网络形式传递的浩瀚的资料宝库，不仅消耗了人力、物力，而且使得电子文档由于没有得到合理的开发利用而造成双重的浪费。
三、实现档案数字化管理需要注重把握的环节
（一）建设系统工程，实现信息共亨
档案电子化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案管理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等一套硬件加软件的系统。由于各大型机关、企业日常工作中，每天都要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采取双服务器、磁盘陈列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络上传，达到资源共享的目的。
（二）建立横向通道，衔接办公系统
针对电子文件与纸质文件“双套制”保存问题，建议在纸质文件和电子文件之间建立个通道，将电子文件和纸质文件以文本方式或映象方式共存，制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制度：文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度等，从而有效地保障数字化档案建设安全、有序地开展。其中，尤为值得一提的是电子文档的安全管理制度。档案作为一种特殊的文字资料，有的可以完全公开，有的则需要保密，特别是档案数字化之后，安全工作显得尤为重要。它既包括硬件的安全管理也包括软件安全管理。硬件方面应严把信息存储载体的质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。软件方面，要通过采用多级权限、密码管理、多层结构、加密通讯、防火墙等各种安全控制方法，有效地保证系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。
（三）建设专职队伍，提高管理水平
人才是档案信息数字化的保证，科技人才是档案数字化建设的关键。档案信息数字化是一项技术性很强的工作，这对档案工作者提出了更高的要求。档案工作者除了掌握档案基础理论知识和档案管理知识外，还应掌握计算机技术、网络技术等现代技术知识。档案管理部门一方面要积极引进具有计算机等专业知识的专门人才；另一方面要加大对现有档案干部队伍素质的提高，举办各种信息技术培训班，为档案工作者综合素质的提高创造条件。尽快建立管理型人才为基础，复合型人才为重点，高科技专门人才为骨干的档案干部队伍体系，以满足档案信息化建设的需要。
档案信息数字化建设是一项复杂的系统工程，牵涉到技术、政策、法律、管理等方方面面，许多问题需要深入探索研究。我们必须抓住国家信息化建设和“加强信息资源开发利用工作”的契机，创新工作机制，加快档案信息数字化建设的步伐，促进档案信息化建设的进程，充分发挥档案信息资源的作用，推动档案事业的新发展。
参考文件：
[1]陈勇.论电子政务系统中的电子公文管理[J].办公自动化。2006（9）.
[2]吕元智.数字档案馆信息资源建设管理研究[D].武汉大学，2004.
[3]李曙光.电子政务信息保障问题研究[D].湘潭大学，2004.
1.1提供拷贝
电子档案在使用的过程中，第一路径便是拷贝，也就是向使用档案的人员提供档案最为初始的一个状态，保证其可以充分利用这个档案。档案部门向使用档案的人员提供载体进行拷贝的过程中，可以直接将文件转换成为通用格式的存储内容，再让档案的使用者自主通过软件和硬件平台对内容进行显示和处理。而当使用档案的人员不拥有一定的软件和硬件平台的条件下，可以要求档案管理部门直接提供相关档案的打印件。
1.2通信传输
通信传输这一途径能够解决档案使用者无法直接来到档案地的问题，同时能够省去很多的人力、物力和财力。通信传输的含义是不同档案管理部门可以通过互联网或者数字通信技术实现点对点的档案传输，实现电子档案的利用。电子档案在利用的过程中，经常会通过通信传输这一方式被相关人员进行使用。
1.3直接利用
直接利用便是通过档案部门的计算机在部门的网络中直接对电子档案进行查询。可以保证比较多的使用者在同一时间得到同一份电子档案，能够为使用电子档案的人员提供一定的技术支持。
2电子档案的重要性
对于现阶段我国大部分的单位和工作部门来讲，电子档案依然是一个全新的事物，而电子档案在档案管理中又处于一个比较高的地位，拥有很大的重要性。下面便针对电子档案的重要性开展深入的分析和研究。
2.1电子档案可以节省人力、物力
通过大范围的使用电子档案，能够省去了传统档案查询过程中的繁琐步骤，加快档案立卷归档的速度，为档案工作人员减轻了很大的工作负担，提高了档案归档整理的质量，有利于节省大量的人力物力，极大地增加了档案管理的工作效率和工作水平。
2.2电子档案可以提高档案服务水平
实施档案管理工作的目标便是为使用人员提供相对快捷而便利的档案服务，强化电子档案管理工作，实现电子化的档案管理，能够进一步提高档案的服务水平和质量。实施电子档案管理，能够将大部分的原始档案直接储存于计算机当中，利用互联网或者是数字通信技术实现众多用户对于档案的查询和筛选。
3提高电子档案管理水平的建议和措施
电子档案的利用途径有很多种，并且也对于技术手段存在很大的依赖性，所以在进行电子档案管理过程中存在很大的问题和复杂流程。在强化电子档案管理工作的过程中，应当通过多个方面的有机协调，全面地开展电子档案管理工作，提高电子档案管理水平。
3.1构建档案管理制度，加强电子档案安全性管理
想要充分发挥档案管理工作的作用，首先就应当构建一个相对完善的档案管理制度，规范计算机条件下档案管理的相关步骤，进一步适应电子档案管理的要求；其次，在电子档案使用的过程中，存在着一定程度的安全患，由于计算机技术的快速发展，网络技术也随着得到了巨大的发展，这样一来黑客和计算机病毒便会随时侵入档案管理的计算机系统当中，所以在实际工作当中，一定要针对这些网络安全漏洞进行及时修复，安排专业人员定期检查档案管理网络，保证网络的安全系数在一个合理的水平，进而保证电子档案管理工作的有效开展。
3.2规范档案利用方式，防止不可挽回损失的发生
在档案使用的过程中，经常会出现档案丢失或者是信息泄露等问题，为了防止这些问题的再次发生，应当规范档案利用方式，要求在对电子档案进行利用之前，相关使用者需要得到档案主管的同意，才能够对电子档案进行查询和使用。另外还应当构建一个相对完善的档案利用管理制度，通过相关的网络技术加强电子档案的收集工作，对电子档案进行实时更新，保证电子档案信息的实效性。
3.3加强档案工作人员的管理，提高档案保护意识
