时间：2023-06-15 17:11:23
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【关键词】工程项目；档案管理；措施
建筑设计是一个动态的过程，从项目的勘察、设计到施工、竣工、验收，档案一直处于活跃的状态，直至验收以后，才能相对稳定。建筑设计的档案记载了工程项目活动的全过程，一旦工程出了问题，或交工后，需要改建、扩建，档案资料就会成为宝贵的信息资源。搞好建设项目的档案管理，仅靠档案管理人员埋头进行具体业务工作远远不够，其档案管理体制、管理措施在整个档案工作中有着举足轻重的作用。
在建筑设计的过程中，影响工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重，部分工作人员不重视。为了解决这个问题，档案管理人员要注重健全和完善工程资料收集的保证措施，从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约，摆正档案和建设项目的关系，确保建设项目的收集归档工作的正常有序进行。
1 建设建筑设计档案管理中存在的问题
1.1 施工综合管理文件原件不齐全
由于空间和时间的关系，有的非常重要的文件，在下发或转发时就是复印件，难以满足档案资料管理规定中“竣工资料中不允许出现复印件”的基本要求。有的单位疏于资料管理，造成原始文件丢失。也有的单位频繁更换专业技术人员，在资料移交时又把关不严，同样造成了原始文件遗失。
1.2 工程资料验收签证不齐全，存在代签现象
随着工程施工进度的需要，或为了急于满足施工进度要求，工程进行现场验收后，没有按照国家行业标准规定要求办理书面签字，结果，等验收小组解散后，找不到当事人签字。
1.3 竣工图编制不规范
有些施工单位不能按照有关竣工图的编制要求进行编制，在竣工图的形成过程中，或使用旧的施工图改制成竣工图，或对原图修改过多，或使用计算机图的复印件，或划改不当，以上种种现象均不符合竣工图编制要求。
1.4 施工资料格式不规范
施工过程中形成的资料格式不统一，不规范。有用A4的，有用16开的，有用32开的，文件幅面的页边距不等，差距较大，使案卷的装订工作被动。
1.5 施工原始资料书写不规范
施工过程中原始资料的书写五花八门，形形，有用钢笔的，有用圆珠笔的，有用铅笔的，有用复写纸的。而这些签证都不利于档案资料的长期保存，与竣工资料归档要求不符。
1.6 施工原始验收签证资料填写不规范
交工证书、隐蔽工程、竣工报告、质量保证资料里，有的栏目没有签署意见，有的随意进行涂改，降低了原始资料的可信度，从而降低了竣工资料的使用价值。
2 建筑设计档案管理的措施
2.1 施工图设计文件的管理
目前，有些建筑施工单位为了抢时间，抢进度实施“先上车，后买票”，边施工、边设计、边办手续，造成返工、停工，严重影响了工程质量，给工程档案收集、管理带来诸多弊端。
2.1.1 要健全城建工程施工图预报审查制度
各施工单位在工程施工前办理《报送工程竣工档案责任书》的同时，将工程施工图报送城建档案管理部门，经城建档案管理人员审查，确定符合要求，再行通知施工。这样就可以避免无工程施工图先施工，或边设计边施工。同时，城建档案管理人员也熟悉和掌握了工程施工的要求、进度，从而增强业务指导的可行性和目的性，也为工程竣工后档案收集工作奠定了一个良好的基础。
2.1.2 要加强施工单位档案人员业务培训，提高业务素质，依法管理工程档案意识
档案管理人员要掌握《档案法》和《工程档案管理办法》等法律、规章，严格依法管理，坚决禁止无施工图先施工、边设计边施工的现象，要及时做好工程图纸、资料收集。及时把工程施工档案的归档范围、归档时间送到施工人员手中，并经常深入施工第一线，了解施工进度，了解施工工程图的实施情况，确保施工档案材料齐全完整。
2.2 厂家档案管理
厂家档案资料由厂家提供，经采购方验核后移交，有合格证、检验报告、使用说明书、图纸等多种内容，包括设备、仪器、仪表和材料等多种类别，有国产和进口之分。资料本身复杂繁多，加之涉及厂家多，各厂家提交的资料又各有其特点，情况复杂，给厂家资料的验核工作增加了不少难度。一般情况下，商务合同及其技术附件会对厂家应提交的资料有一个要求，除了参与签订合同的部门，如：采购部门、使用单位、专业管理部门等，工程管理单位及档案管理部门也要参与其中，在厂家提交资料时，核实其完整性。
厂家档案资料包含了物供中心采购部分（即甲方采购）及EPC项目由总包单位采购的部分。对于甲方采购部分，档案部门要保证主要的资料收集齐全。做到按要求领取及验核，并结合经验，主动出击，避免随机资料不齐，给归档工作增加难度。在没有合同或协议的情况下，对照设计图纸，了解采购情况及应提交的资料，争取在工作中处于主动，及时做好催交工作，迫使业务人员重新重视，对照合同或协议检查厂家资料，完善所交资料。对于EPC项目，要监督厂家按合同汇总移交，EPC单位质检人员要认真把关，保证随机资料归档齐全并且不影响归档时间。
2.3 施工文件的档案管理
2.3.1 竣工资料的收集应从工程项目立项做起
设立工程项目资料管理机构和管理人员应从工程项目立项开始，负责工程项目竣工资料的收集、整理和归档管理工作，负责对施工单位竣工资料的指导、监督。竣工资料编制工作应实行“三同步”管理制度，即工程立项开始与竣工资料收集同步；工程施工过程与竣工资料形成同步；工程完工验收与工程资料验收同步。将资料管理贯穿到工程施工的全过程。
2.3.2 建立健全资料管理制度
项目管理部门在工程建设初期就应结合工程项目的实际情况，制定适合本工程项目的资料管理规定，明确建设单位、施工单位、监理单位在工程资料形成过程中各自的职责和应承担的责任，做到分工明确，责任明确。工程项目管理单位和监理单位，在项目开始之初就应制定出一套可行的、适合本工程特点的竣工资料所要求的表格及样本，以便于各参建单位在工程资料整理过程中有依据，好操作，这样，才能避免资料格式的多样性、不规范性。只有加强工程建设各阶段档案资料的有序管理，才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，才能保证施工技术资料记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠。
2.3.3 加强过程控制是保证竣工资料真实有效的手段
建筑设计的相关单位、工程管理人员、工程技术人员要切实负起责任，做到建筑设计与资料整理同步进行，避免设计施工与资料分离，切忌先完成施工任务，而后补资料的现象发生，负有管理职责的档案资料管理人员要经常深入施工现场，对各施工单位的资料的同步性、真实性、准确性、完整性、规范性进行检查。
2.4 结语
建筑设计档案管理工作是工程项目管理的一项重要内容，认真抓好此项工作有利于促进工程管理工作的顺利进行，缩短交工验收的期限，避免工作完工后牵制建设、施工单位大量的人力、物力，顺利完成建筑设计档案的验收和移交工作。
参考文献
[1]蔺湘：《施工企业应重视工程项目的文件档案管理》，《陕西建筑》，2008年第11期。
（一）没有及时收集整理档案，管理体系不健全
在对工程进行建设的时候，必须要高度重视档案收集整理工作，并形成完整的体系，从而保证收集整理工程档案的效果。然而，目前建筑企业在档案管理工作中，还档案收集整理问题，给档案的系统性带了了巨大的影响，从而不能充分发挥施工档案的作用。在对施工档案收集整理时，会受到各方面的影响。部分建筑企业把经济效益当作工程建设的最终目标，不能正确认识建筑施工档案资料收集整理的重要性，不利于档案收集整理工作的具体实施。建筑工程在建设的最后阶段，工程技术人员会陆续撤离施工现场，很多专业施工技术档案也会被带走，从而分散了工程后期的施工档案，给档案收集整理工作带来一定的困难。其次，档案整理人员不能正确的把握专业性高的文献资料，因此，在具体整理过程中，施工档案很难形成完整的体系，从而严重影响了建筑施工项目的档案管理工作。
（二）建筑工程施工难度增加，施工档案数量增多
随着建筑行业的不断发展，对建筑工程的要求也愈来愈高，大幅度提升了建筑工程的施工难度，从而使工档案数量增多。若建筑企业没有事先对工程施工档案管理工作进行准备，仍然保留传统的施工档案收集整理办法，那么建筑施工档案管理的质量势必会降低。建筑施工档案涵盖了施工过程产生的所有文档资料，工程建设难度逐年增加，那么施工档案的数量也会不断增多。针对这种现象，建筑企业必须要严格遵照施工档案具体的收集整理要求，采取相应的措施，保证档案的收集质量。建筑工程因为档案数量的增多，导致档案管理的难度也大幅度增加，管理人员保存了很多没有价值的建设资料，但却忽视了工程总结和竣工验收等重要资料。
（三）施工档案资料缺乏有效性保证
收集、整理和保存施工档案资料需要花费大量的时间，在工程实际建设中，建筑施工档案资料由于复印份数少或者保管措施不到位，导致施工档案资料没有切实得到保护和监管，有效性难以得到保证。在工程项目施工过程中，一些项目负责人不会时时待在施工一线，因此就会找人填写一些重要的现场资料，不能使施工档案的有效性得到保障。其次，施工档案管理人员没有较强的档案意识，档案转交不及时，或转交施工档案之后，没有立即对施工档案进行重新收集整理，错过了施工档案的最佳整理期，给建筑施工档案的最终价值成型带来了巨大的损失。在利用档案的过程中，很多建筑单位都忽视了施工档案的重要价值，只有在查验工程验收证书和工程最终预算的时候，才会利用施工档案，却完全忽略使用价值性更高的技术文档，导致施工人员认为施工档案并不具备实效价值。
二、建筑施工档案管理出现问题的原因分析
（一）没有落实施工档案管理制度
现今，施工档案管理工作在建筑工程中的具体落实，还缺乏对应的管理制度。在实际工作中，由于各个建设单位的实际需求不同，管理施工档案的方式和方法也存在较大的差异，不能对施工档案统一进行管理。由于施工档案管理制度不健全，导致施工档案建设施工过程中的管理存在较大的随意性，不能保证档案管理工作的质量。档案资料的数量随着建筑工程建设难度提高而增多，档案管理制度不够完善，不能支撑档案管理工作，导致档案管理的效果不能得到保障。
（二）建筑建设单位不重视档案管理工作
较多的建筑建设单位没有意识到档案管理工作的重要价值，在建筑工程中，工程施工档案管理工作仅仅被当做一般临时性的工作，在企业内部没有制定相应的施工档案管理制度，也没有安排专职的施工档案管理人员，根本不能让施工档案管理质量切实得到保证。一些建设人员认为，施工档案收集管理工作是比较辛苦的，对档案管理工作没有较高的积极性。在收集整理资料时，没有好好完成鉴定验收工作，也没有明确材料归档范围，大大降低了施工档案管理工作的效果。
三、强化建筑施工档案管理工作的有效途径
（一）加强档案管理意识
建筑施工档案管理工作从传统的单位自身管理逐渐向市场化和信息化管理过渡，发展形成社会化管理形态。那么建筑单位也应该与时俱进，改变传统的管理思路，把以人为本作为指导思想，高度重视人本管理概念。企业要向员工大力宣传档案管理的重要作用，让他们充分认识基建管理的价值，进而提高建筑工程的质量。其次，建筑施工档案管理工作会涉及到各种单位和部门，比如行政管理部门、监理单位、设计单位以及建设单位等。所以，开展档案管理工作要把各个单位结合起来，树立全局观，加强各个单位和部门之间的配合默契，促进档案管理工作的顺利开展。
（二）完善档案管理制度
对档案管理体系的健全，需要做到以下几个方面内容：首先，在建筑施工部门中，实行岗位责任制，明确档案管理人员的责权要求，并对管理人员的技能水平进行提升。其次，设立档案室，对档案管理的职责进行宣传，增强档案管理意识，对员工进行严格的思想教育，不断完善档案管理制度。再次，科学合理的制定档案管理工作的标准，对执行部门统一进行要求，从而保证档案管理工作的规范性。最后，对档案管理工作加强监督力度，制定切实可行的方案，使档案管理工作的效率得到提高。
（三）做好建筑施工档案的验收工作
所有参与工程项目的单位，不论设计单位、建设单位、监理单位等，对档案进行管理时都必须遵守相关的法律法规。根据档案的备案制度以及验收制度展开管理工作，严格按照检查、验收的步骤来进行。完成建筑施工档案后，还需要到当地城建档案管理部门进行验收，只有档案验收合格，才能对工程项目开展竣工验收工作。此外，竣工验收工作完成后的一个月内，必须要移交建筑施工档案。按部就班开展档案管理工作，从而大幅度提升建筑施工档案管理水平。
（四）对档案管理人员进行业务培训
一、建筑工程档案资料的内容
1.综合性文件资料。主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。
2.土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降拉移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。
3.竣工图等。主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。
二、建筑工程档案的特点
1.单一独立性。即一个单项工程竣工档案的整体性。这是工程档案最突出、最重要的特点。
2.真实性。工程档案是该项工程实体的一面镜子似的真实写照。因为工程档案材料是与该工程建设同步形成的，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，与工程实体完全一致，单从档案材料就可以求和工程质量标准，是建筑工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。
3.实用性。工程档案是该工程最原始的记录，所以有很大的使用价值，即实际性。通过档案，可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求。
3.1综合性文件资料。主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。
3.2土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降拉移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。
3.3竣工图等。主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。
三、建筑工程档案管理需要解决的问题
1.档案材料不完整。档案材料不完整是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目归档率较好的单位能达到80%左右，较差的单位情况就不同了。很多工程项目竣工后没有档案材料，或只有工程主体档案，没有配套工程档案，锅炉房、地下管线、园林绿化等档案材料寥寥无几。
2.缺乏统一的管理模式。从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。
3.缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。
四、建筑工程档案有效管理的措施
1.思想上要重视工程档案管理工作。工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对建筑工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后内业很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺资料，所以内业资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。有鉴于此，建筑企业管理部门、档案管理部门应该进一步加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作。
2.建立健全档案打理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。
3.严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。
4.加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。
5.加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。开发公司要加强对施工的监督和管理，检查工程档案材料编制情况，按照标准形成档案材料，给后人留下宝贵的财富。
6.充分利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息统计工作。大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。当前，美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用CAD光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。由于目前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，也就成为项目档案管理的一个发展方向。近几年，上海水利投资建设公司也开始对照片档案、录像档案、纸质档案制成多媒体和进行光盘刻录，对档案管理网络化、信息化作了有益探索。
各部门还应有效利用计算机资源，建立本部门的档案检索系统。提高各部门（公司）的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门（单位）对档案利用，藉以提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。（如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则，公司不应再另行规定。公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更）。
7.及时做好传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。
建设工程档案是指建设工程的立项审批、可行性验收、项目评估、论证、勘测、设计、施工、调试、竣工验收及改扩建等工作中形成的应当保存的各种文字、图纸、图标、数据、声像等不同形式和载体的记录。随着工程建设规模的逐年扩大，提高和监督工程质量的手段、措施不断完善，建设工程档案管理主要体现在以下几个方面:
1．建筑工程档案具有单一独立性、真实性、适用性等特点。档案随着工程建设同步完成的，反映了一个独立建筑本身的整体性;档案形成后需要工程质量监督单位进行竣工验收，这就需要保证这些资料与工程实体一致;让档案考核工程建设、检查工作建设，让建筑工程档案作为建筑的永久原始记录。
2．建设工程档案是建设工程质量的反映。工程档案是建设活动的直接产物，全面的反映了工程建设的全过程，对建筑实体具有质量责任监督作用，一旦建筑工程质量出现问题，可以从工程项目资料查找原因。
3．档案质量管理与工程管理相统一。施工单位从工程管理出发，建立健全建设工程档案管理质量标准，随着建筑工程的进行，资料收集工作也在进行。防止施工单位在建设初期不注重文件材料收集，到工程完工后，资料收集仓促，签字、盖章手续不全，影响了建设单位竣工备案和交付使用。
二、建筑工程档案的归档范围
1．综合性文件资料。为了确保建筑工程档案收集的全面、准确，必须首先了解档案管理相关的法律法规，了解档案资料中应收集的文件。在施工前，必须具有上级批准进行施工的文件，还有计划任务书;地质勘查单位提供的地质、水文、气象、地震等勘查文件;相关政府部门对工程开工的审批文件;工程施工、监理中标文件及有关合同等综合性文件资料。
2．土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。在施工现场，档案管理人员要深入施工一线，收集施工中的各项文件资料。如开工竣工报告，图纸会审、变更、技术交底等材料，项目施工组织设计，监理规划，工程会议记录等;施工中所用原材料、半成品的质量检验证明文件和试验文件;混凝土、砂浆配合比及试验报告;隐蔽工程验收记录，沉降、位移、变形等观测记录等。要保证资料收集工作与施工进度同步，防止施工完成后，资料收集不全、无签字和盖章等问题出现。
3．竣工图。建筑工程档案资料中包括各种图纸资料，如总平面布置竣工图、室外各种管线竣工图、建筑工程竣工图、装饰工程竣工图、结构工程竣工图、给排水工程竣工图、空调通风工程竣工图等。
三、建筑工程档案存在的问题及管理措施
1．存在的问题。
(1)忽视对档案资料的使用。档案管理部门忽视了档案资料利用的宣传工作，当建筑出现质量问题后，很少利用工程档案查找原因，失去了档案资料的作用。
(2)忽视了档案资料对相似工程的作用。对待相似工程，管理者没有充分发挥档案资料的参考作用。
(3)档案编制人员专业技能欠缺，没有认真负责的完成工程档案编制工作，造成档案资料收集不规范，缺乏必要的真实性，不能达到档案利用的效果。
(4)档案管理人员对施工现场资料收集不够重视。档案管理人员对工作不负责任，不亲临现场了解一手施工资料，造成签证资料和变更资料欠缺，对施工决预算有一定的影响。
(5)档案管理人员收集资料仓促，整理、归档和移交过程不够流畅，不能及时将档案移交给档案管理部门。
2．管理措施。
(1)建立健全档案管理制度。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，施工单位必须根据现场施工情况建立健全档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中应该明确自己的职责，规范档案资料的收集、整理工作，项目竣工验收时要完成文件资料的验收工作，建设遗留问题，保证归档质量。
(2)进行施工现场办公工作。档案管理人员必须跟着施工进度进行资料收集，在工程施工，尤其是关键工序和隐蔽工程施工中，必须进行现场监督，了解工程进展情况，并做好详细记录，使得档案管理工作走向良性循环的轨道上来。
(3)建立档案检索系统。随着计算机技术的不断发展，档案管理部门建立了现代化的档案管理方法，开发了档案检索系统，将图像档案、影像档案、电子文件档案代替了传统的纸质档案资料，加大了档案收藏的信息量，同时提高了档案管理部门协调工作能力，方便了档案利用效率。
(4)及时做好传递和变更记录。在施工过程中，可能会遇到设计不合理，无法进行施工而必须进行变更的情况，这就需要档案管理人员及时进行处理，保证档案的完整性、有效性，只有充分了解工程中的变化情况，才能防止这些资料的丢失和损毁。
(5)提高档案管理人员的素质。增强档案管理人员的素质，严格履行职责。加强对档案管理人员和有关技术人员的培训，让他们了解档案收集和管理过程中会形成那些类型的文件，哪些是属于有保存价值的档案，使得档案管理人员有理论、懂技术、会管理、业务精，从而提高档案管理队伍的管理服务水平，采用科学的管理方法，更好的服务于建设工程档案管理工作，同时档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律法规的内容和主管部门的有关规定，在工作中灵活运用，提高档案管理工作的水平。
(6)严格把好竣工验收质量关。严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。竣工验收时，建设单位应该按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求。档案验收的重点是检查项目前期文件、隐蔽工程材料和竣工图的编制，必须将工程竣工验收与档案验收同步，保证建筑工程档案符合移交要求。
关键词：建筑工程、档案资料、存在问题、管理措施
Abstract: this paper summarized the construction project archives content and staffing requirements, analysis of the current construction engineering archives management problems, and put forward the corresponding management measures, hoping to instruct the related personnel, making the building project file more complete, more regulations.
Keywords: building engineering, files, the problems and the management measures
中图分类号： G271文献标识码：A文章编号：
建筑工程档案是建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的基建文件、监理文件、施工文件和竣工图的统称。它记载着建筑物、建筑物地下管线敷设等建设活动，是建设项目管理在立项、设计、施工、使用、维修及改建扩修等活动中形成的档案文件，直接关系到工程质量、影响到企业的经济效益。
一、建筑工程档案资料的内容
1、基建文件
包括决策立项文件；设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；工程招头标及承包合同文件；工程开工文件；商务文件；工程竣工备案文件；其他文件。
2、工程监理资料
主要包括施工管理合同类文件：工程的监理管理资料；监理工作记录；监理验收资料等。
3、 施工资料
主要包括施工管理资料：施工技术资料；施工物资资料；施工测量记录；工程施工记录（包括通用记录、土建专用施工记录、电梯专用安装记录等）；施工实验记录（包括通用施工实验记录、电气专用施工实验记录、管道专用施工实验记录、土建专用施工实验记录、通风空调专用施工实验记录、电梯专用施工实验记录等）；施工验收资料；竣工图（包括总平面布置竣工图、室外各种管线竣工图、建筑工程竣工图、装饰工程竣工图、结构工程竣工图、排水工程竣工图、强电弱电竣工图、通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图）。
二、建筑工程档案的编制要求
1、必须真实的反映工程的实际情况，具有永久和长期保存价值的文件材料必须完整、准确、系统，责任者的签章手续必须完整齐全。
2、档案资料必须使用原件，如有特殊原因不能使用原件的，应该在复印件或者抄件上盖上公章并且注明原件的存放处。
3、档案资料的签字必须使用档案规定的专用规定用笔，工程资料宜采用打印的形式，并且应该手工签字。
4、档案资料的图片及声像资料必须要图像清晰、声音清楚，文字说明或者内容准确。
三、建筑工程档案的特点
1、分散性和复杂性
建设项目建设周期长，生产工艺复杂，建筑材料众多，建筑信息发展迅速，影响建筑项目的因素多种多样，工程建设阶段性强并且相互穿插，由此导致了建设项目文档资料的分散性和复杂性。
2、继承性和时效性
随着建筑技术、施工工艺、新材料以及建筑技术和管理水平的不断提高和发展，文档资料可以被继承和积累。新的项目在施工的过程中可以吸取以前的经验，避免重犯以前的错误。同时建设项目的文档资料有很强的时效性，文档资料会随着时间的推移而减少，有时文档资料一经生成，就必须传达给相关的人员和有关的部门，否则会造成严重的后果。
3、全面性和真实性
建设项目的文档资料只有全面地反映项目的各类信息才更有实用价值，必须形成一个完整的系统。另外文档资料必须真实地反映工程情况，包括发生的事故和存在的隐患。
4、随机性
建设项目的文档资料可能产生于工程项目的整个过程当中，工程开工、施工、竣工等各个阶段都会产生各种的文档资料，部分资料有规律性（如各种报批文件），但还是有相当一部分文档资料产生是由具体的工程事件引发的，因此建设项目的文档资料应该具有随机性。
5、多样化和综合性
建设项目的文档资料依附于不同的专业对象而存在，又依赖不同的载体而流动。它综合了质量、进度、造价、合同、组织协调等多方面的内容。
四、建筑工程档案整理存在的问题
1、档案材料的不完整
档案材料的不完整是建筑工程档案存在的主要的问题。工程项目的归档率较好的单位能够达到80%左右，较差的单位就千差万别了。很多工程项目竣工后没有档案材料，或者只有工程主体档案材料，没有配套的工程档案，锅炉房、地下管线、园林绿化等档案材料更是寥寥无几。
2、缺乏统一有效的管理模式
从档案管理人员机构上来看，有的单位成立了专门的档案室，工程管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他的业务部门代管或者是文档管理员兼管，形成的档案材料五花八门。
3、缺乏复合型的档案管理人员
档案管理人员的专业素质参差不齐，有的既缺乏档案管理的业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作的需要。
五、建筑工程档案管理的措施
1、思想上要重视工程档案的管理工作。工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工时即将交付验工的时候，才开始应付整理，这给档案工作带来了很大的难度。其主要的原因在于工程建设管理过程中，项目部对建筑工程档案在思想上重视的程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对于资料整理都是被动应付。
2、严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档的要求，对工程建设过程中形成的全部文件进行全面的检查、审核、发现问题及时的解决、补缺补漏，务必使竣工的材料做到真实、完备、及时、归档范围符合要求。
3、建立健全档案管理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在建设初期（从工程立项开始）就应该按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况、制定相应的档案管理制度、措施。建设项目档案资料的管理涉及到建设单位、勘察设计单位、监理单位、招投标机构、施工单位以及其他等部门，因此要明确这些单位工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成的过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。
4、加强施工管理，强化档案材料编制工作。建设项目的档案资料绝大部分来自施工单位，工程档案材料的质量，关键在于编制的形成过程。施工单位应该明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。
5、充分利用现代化的手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息的统计工作。大力推行对于微缩档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中的运用。
6、及时做好传递和变更的记录。在管理的过程中频繁的传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时地对于档案的增减变化及传递情况做出相关的记录，才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效，确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时、有效档案资料或信息。
六、结束语
文书档案管理是衡量企业管理水平的一个重要标准。我们应以积极的学习和借鉴国外的先进建筑工程档案管理经验的态度，充分发扬我们已有的优势，重视加强建筑工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结经验，树立档案管理的规范化和标准化，使建筑工程的档案管理更好地为经济建设服务。
参考文献：
[关键词]工程档案、档案管理、建筑工程
中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）41-0198-01
建筑工程档案是建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的基建文件、监理文件、施工文件和竣工图的统称。它记载着建筑物、构筑物地下管线敷设等建设活动，是建设项目管理在立项、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。在对建设工程质量、造价和工期进行管理的同时，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。
一、工程档案的重要性和特点
随着社会的发展，国家对基础设施的投入大大加强，对建筑工程的质量，进度等各方面要求的更加严格，也更加规范。由于工程项目一般都具有隐蔽性的，所以对于工程质量的检查以及规范，就要通过档案来体现，一个工程项目档案的完整与质量的好坏，直接影响到这个工程项目的好坏，所以工程档案的管理是一个非常重要的组成环节。建筑工程档案是记载建筑工程施工活动全过程的一项重要内容，它是城建档案的重要组成部分，也是工程竣工交付使用的必备文件。
其主要特点有：
1）分散性和复杂性。建设项目周期长，生产工艺复杂，建筑材料种类多，建筑技术发展迅速，影响建设项目因素多种多样，工程建设阶段性强并且相互穿插，由此导致了建设项目文档资料的分散性和复杂性。2）继承性和时效性。随着建筑技术、施工工艺、新材料以及建筑业技术和管理水平的不断提高和发展，文档资料可以被继承和积累。新的项目在施工过程中可以吸取以前的经验，避免重犯以前的错误。同时建设项目文档资料有很强的时效性，文档资料的价值会随着时间的推移而衰减，有时文档资料一经生成，就必须传达到有关部门，否则会造成严重后果。3）全面性和真实性。建设项目的文档资料只有全面反映项目的各类信息才更有实用价值，必须形成一个完整的系统。另外文档资料必须真实反映工程情况，包括发生的事故和存在的隐患。4）随机性。建设项目的文档资料可能产生于工程建设的整个过程中，工程开工、施工、竣工等各个阶段都会产生各种文档资料，部分资料有规律性（如各种报批文件），但还有相当一部分文档资料产生是由具体工程事件引发的，因此建设项目文档资料具有随机性。
二、目前档案管理中存在的问题
1.档案管理制度不完善。目前我国对于工程档案管理方面已经有了制度方面的规定文件，但是在执行的过程中并没有严格按照文件的规定进行执行。在工程立项时对档案的记录工作没有一个规划和规定，经常是在施工时想到哪里了就记录一下，所以导致档案的内容不够全面，有时不能真实反映工程的实际情况。并且为工程在使用过程中带来诸多麻烦。另外一个方面，在施工中需要多个部门相互配合来实现，所以档案的记录也不是一个部门的事情。目前的施工中各个部门缺乏沟通交流，档案也是各自进行管理。这样可能出现一些漏记或者误记的情况，应该引起足够的重视。
2.没有认识到档案工作的重要性。在工程建设中，只追求工程的经济利益，把工作的重心都放在了工程建设方面。从而忽视了档案的建立和管理工作。没有认识到档案对于整个工程所具有的重要意义。往往等到工程马上竣工时才想起来档案这回事，然后就凭记忆马马虎虎的整理档案，应付检查。根本没有把档案当成一项重要的工作来完成。此外，对于档案的管理也很随意，对于档案内容不重视，经常胡乱摆放，甚至造成档案的遗失。一些重要数据的丢失等问题。造成这方面问题的主要原因是我们的审核部门对于工程结束时的档案验收工作不够严格，才出现这么多不负责任的档案问题。
3.缺乏专业的管理人才。我们的社会在不断发展，并且出现了更多的科学的档案管理方法。但是对于工程档案的管理人员大多都没经过这方面的学习，而且很多人也不是专门负责档案管理，只是兼职管理。这给档案的良好管理带来很大的弊端。管理人员缺乏必要的技能，不能对档案进行科学的管理，随着电子技术的发展，档案工作也应该和时代接轨，充分利用计算机的优势，建立网上档案管理平台，进行更方便快捷的管理。要加大对档案方面专项人才的培养，和新的科学管理方法的引入。来完善档案管理工作。
从上面的分析中可以看出我国在档案建设和管理方面还需要有很大的改进，这些改进也不能一蹴而就，必须从小的地方逐渐改进，对此讨论一下对于档案管理目前所面临问题的解决方法。
首先要建立和完善工程建设档案的法律法规，把档案管理的工作细化，规定一定的程序步骤，按流程来走，责令有关部门加强对档案的管理工作。同时要对档案的规范化和准确化提出更高的标准，对于工程项目部要成立专门的档案管理部门，有专门的工作人员负责档案的记录问题。在工程建设的全过程全程参与，记录详细，通过照片和数据把工程建设的全过程反映在档案中。
其次要及时做好传递和变更记录。在管理过程中频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录，才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。
再次要强化档案的重要性。工程验收审核部门要加强对档案的重视程度，把档案工作作为工程验收的一个必要的且严格的流程。以此来杜绝那些为了检查而应付制作的档案文件。严格把控档案的建设工作，对于档案的记录要进行实际勘察。把档案建设的重要性深入到每一个工程部的管理者心中。让档案真正实现作为档案的存在意义，从而从工程内部提高对档案工作的重视程度。
最后注重对档案管理人员的素质教育和技能的培养。全面提高档案管理人员的素质，对于提高档案的准确性，严密性有很大的作用。加强管理人员的责任感，让他们认识到这不是一个简单的工作，对于整个工程的建设和后期维护具有重要的参考作用。杜绝目前的马虎大意的档案记录和管理。另一方面要加强档案管理人与的现代化技能培训。充分利用计算机的优势来更加便捷的对档案工作进行科学管理。
结语
我们应以积极学习和借鉴国外先进建筑工程档案管理经验的态度，充分发扬我们已有的优势，重视加强建筑工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结建筑工程档案管理的经验，使建筑工程档案更好地为我们的经济建设和构建和谐社会服务。
参考文献
一、工程勘察档案的特点
（一）组成的成套性
勘察单位以一个独立的工程项目作为勘察工作对象，按照严格的、科学的勘察程序，一个环节紧扣一个环节有规律地开展勘察工作。一项工程勘察全部勘察技术资料，按照一个独立的工程项目把它们组成一套完整、准确、系统的档案，其中每一张图纸、每一页文字或表格都是该套档案不可缺少的组成部分，这就是它的成套性。工程勘察档案收集、整理、保管和利用等管理工作，都为这种成套性的特点所制约。
（二）形成的阶段性
根据勘察工作的基本程序，一项工程一般都要经过勘察准备（即前期）、初步勘察、勘察采样等几个阶段。前一阶段勘察工作没有完成，不得开展下一阶段的勘察工作。前后不同阶段的勘察活动之间，既有密不可分的有机联系，又有明显的严格的阶段区分，因此，每个勘察阶段各个专业的勘察活动分别组成各自互相联系的有机整体，并决定勘察技术资料形成的阶段性。
（三）内容的专业性
一项工程勘察是由多种专业技术人员按不同专业分别开展具体勘察作业，又相互配合共同完成，一项工程的勘察技术资料其形成过程是多学科、多专业的协同过程。因此，工程勘察档案在分类、编号、编制检索工作时，都要考虑勘察技术资料专业性，以及专业间的联系特点。不同专业的技术文件材料一般不能混淆在一起，在确定分类、标号结构层次时，要考虑图纸文件所属专业与工程勘察之间的隶属关系。此外档案管理人员应学习勘察各专业的基础知识，了解各专业的业务范围，能识别和看懂各专业的图纸文件，不断提高管理业务水平。
（四）贮存的空间需求性
工程勘察具有唯一性的特点，每一个项目的勘察资料都是一个独立档案项目。因此，在勘察技术活动中形成图纸文件必然具有数量大、递增快的特点。所以，在管理上需要考虑有较大、较多的库房，要有足够的橱、柜、架、盒、夹等装具及设备；现在的自动检索及光盘技术现代管理手段，提高了贮存密度和检索效率。
（五）使用的效益性
工程勘察档案是从事工程勘察技术活动的成果和产品。首先它是为某具体工程项目提供勘察图纸文件，作为工程设计和施工必要条件，其次，它是可供利用的勘察技术资源，对内可参考借鉴，对外可供技术交流。在档案管理工作中必须克服技术封锁、保护主义，变封闭性为开放性，面向第一线的勘察技术人员，及时、准确、方便有效地提供档案资料，让工程勘察档案最大限度地发挥经济效益。
（六）使用价值的时效性
工程勘察档案用于工程项目第一次实现使用价值以后，还会多次利用并发挥作用。按照技术文件生命周期理论，工程勘察档案按其使用价值有它的活跃期和衰减的规律，在近期内的查阅率较高，时间越长其查阅率就越低。可见，工程勘察档案的使用价值具有一定的时效性。此外，还要根据保管、利用和库房、设备的状况，经常定期进行档案资料的清理鉴定，将使用价值不大，不常查用的档案置于“冷库”或适当减少库存份数。工程勘察档案的特点是由勘察活动的规律所决定的，认识并掌握这些特点，有利于不断改进档案管理，以便最大限度地发挥工程勘察档案的作用。
二、当前的勘察工程档案管理
当前，如何做好工程勘察档案管理工作，成为工程勘察的坚实后盾，是工程勘察档案管理工作人员所应深刻思考的问题和不可推卸的责任。
（一）标准化管理是工程勘察档案管理的首要基础
当前，对工程勘察档案管理提出标准化要求，有利于提高工程勘察档案的质量，有利于工程勘察档案的归档利用。同时，为工程监督管理人员对各设计、施工单位进行监督管理提供资料，提高工程建设的质量和效率。
（二）收集档案的内容要齐全
勘察档案管理人员要与工程勘察技术人员相配合，对已收集的档案资料进行鉴定、补充。工程勘察档案管理人员还要经常去施工现场，了解工程概况，配合勘察技术人员做好图纸资料的收集整理工作。在施工过程中形成的资料要做到心中有数，同时根据资料的形成规律，定期检查施工单位收集的资料是否齐全，与现场技术人员核对是否同施工现场相符，不相符的及时查明原因。如资料缺失不全，确实需要增补，应及时通知勘察技术人员。这样才能更好地保证工程档案资料在收集、整理上做到准确、完整。
（三）图纸、资料的标准化归档
当前，对工程勘察档案资料的归档，要摒弃旧有的过时的观念，要以高效、准确为前提，提高勘察工程档案管理水平，必须抓紧做好以下几个方面工作：
一是建立起以办公自动化为载体的档案管理系统。工程勘察档案管理单位必须开发完善工程勘察档案管理软件。档案管理人员必须熟练使用计算机，以便准确、迅速的录入与使用工程档案管理软件。
二是要对现有档案认真进行整理、完善。要结合工程勘察的特点，更加严格、科学地做好档案的分类和著录，在此基础上，对历史档案进行清理，对号入座。清理的同时要尽可能地进行完善，填补相关资料。
三是要不断丰富补充档案的存贮的内容。要结合工程特点，有意识地丰富档案的形式和内容，加大图片、声像档案归档的比重，逐步使呆板、单调的勘察工程档案生动化、形象化。
（四）建立勘察工程档案员岗位责任制
