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【关键词】财务部门；会计档案；管理工作
会计档案指企事业单位以、经济组织以及相关会计人员对所进行的经济活动按照一定的制度记录存储的会计凭证、账单、核算材料等等纸质、电子材料。会计档案可以说是企事业单位第一手重要的经济档案，是所有国家档案的重要组成成分，因此财务部门的会计档案管理工作具有重要的作用于价值，应该得到政府企事业单位的格外重视，提高会计档案管理工作的效率，发挥会计档案的在企事业单位中的重要作用。
1会计档案的特点与作用
健全会计档案的管理工作，首先需要对会计档案的特点以及作用进行具体的了解，根据会计档案的特点制定相关的管理机制，利用其作用发挥其全部功能。
1.1会计档案的特点
会计档案的是国家档案中最重要的组成成分，具备了原始的记录功能、信息功能、知识功能等等众多功能，又由于其针对内容的特殊性，使得其具备了独特的特征：第一，会计档案的来源十分的广泛。对于不同的企事业单位的核算部门，都会形成相应的会计档案。第二，会计档案具有一定的专业性，由于会计档案涉及到会计核算的内容，这就使得核算手段成为了会计档案独有的专业技能。通过会计核算，可以有效的反映出企事业单位的具体经济活动，体现了会计档案的专业性。第三，会计档案的形成过程十分的严密，由于会计核算需要进行设置账务、复式记账、填表审核等等方式对对象进行系统、延续、完整的记录监督。这就迫使会计档案的形成过程必须具备一定的严密性。
1.2会计档案的作用
会计档案对于企事业单位有着十分重要的作用，可以具体分为以下几个方面：第一，会计分析与核查中会计档案起到了依据的作用。企事业单位中进行决策以及经济活动都需要对会计档案进行大量的参考查阅，会计档案的严密性可以使得觉得准确性大大的提高，为企事业单位提供准确的材料依据。第二，会计档案具有重要的凭证作用，企事业单位相互进行的经济活动都需要相关的书面证明，但也会出现一些经济纠纷问题，会计档案的对经济活动的记录可以在这是起到重要的凭证作用。第三，会计档案具有一定的历史借鉴作用，会计档案是一个动态的档案，它详细的记录了企事业单位内部各个方面的经济发展状况。通过对某一段时间的收支情况，制定相关的发展战略。
2会计档案管理中存在的问题
会计档案管理工作在财务部门当中依然存在种种问题，这些问题可以总结为以下几点：
2.1会计档案管理制度不健全
企事业单位内部的财务部门一般只重视单位的资金管理，忽略了会计档案管理工作的重要性，并没有制定管理会计档案相关的建档、归档、借阅以及销挡的措施，没有一定的制度可寻。
2.2会计档案的装订不合理
企事业单位内的财务部门内负责会计档案管理的工作人员几乎很少，繁多复杂的档案整理装订，在一定程度上消磨了管理工作人员的耐心与责任心，使得会计档案装订的过程中出现内容遗漏，档案开散，档案内容装订错误等等严重问题，这些问题的出现一定程度上给事业单位的经济活动造成极大的影响。
2.3会计档案的储存方式不妥
大部分的企事业单位对于档案的管理还没有进行全面的信息化管理，这就使得单位内部的会计档案堆积，随意储存的现象出现，老旧无人查阅的会计档案随着时间的推移损毁殆尽，严重的缩短了会计档案的寿命，丧失了会计档案的历史性价值。
3财务部门完善会计档案的具体措施
3.1完善会计档案管理机制
针对会计档案管理制度中出现的问题，首先企事业单位的领导层面必须加强对会计档案管理的重视程度，从思想上提高财务部门内部对会计档案管理工作的认识程度，结合单位的具体情况制定相关的档案管理制度，监督这一制度在实际中的实施情况，使得会计管理工作有章可循。
3.2做好会计档案装订工作
做好会计档案的装订工作，首先财务部门需要对会计档案管理部门加大人力物力的投入，提高工作人员的思想素质，让其认识到装订工作的重要性，定期抽擦档案对于出现档案装订错误与遗漏的情况需按照相关的制度进行处罚，使得会计档案管理工作有效科学的进行。
3.3使用信息化技术进行档案管理
企事业单位应该加大力度在档案管理上的经济投入，实现档案的信息化，告别老旧的纸质档案，提高档案管理工作人员的工作效率，减少会计工作人员的工作压力，实现会计档案的信息化储存，延长档案的寿命，快速有效的扩大化会计档案的作用。
4结论
围绕会计档案独有的特点，解决企事业单位中会计档案管理工作中的一系列问题，首先需要领导层面的大力支持，不断的提升会计档案管理工作人员的思想水平，制定相关的制度章程，使得会计档案管理工作可以科学合理的开展。
参考文献
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随着我国农业结构体制的不断深化，由于农机管理部门和其它部门的合并，使农机管理与安全监理的建设体制也在不断地发生变化，各个地区以及行政管理都发生了深刻的改革，农机管理部门在隶属关系上界线不清楚，使农机专业人员大量流失，人员管理混乱，固定资产损失严重，责任不清，产权不明的现象较为突出，档案失去原有的意义，造成固定资产严重流失，给国家造成不可估量的损失。
我们之所以要把农业机械管理部门的财务档案管理工作这一新研究课题进行系统化研究，对加强我国农业机械在新形势下，农业机械推广及安全监理相关部门的流动资金管理以及农业机械管理部门的固定资产管理都有非常重要的现实意义。
1我国农业机械管理的现状
建国以后，我国对农业的现代化发展制定了明确的发展方向，发展科教兴农、农业机械化成为我国农业发展的新课题。20世纪80年代初期，我国农业机械推广和业务监理还处在发展初期，在管理制度以及人员分配上仍十分薄弱。近几年来，农机化管理在建设数量以及专业技术人员上都在成倍增加，由过去的单一技术推广扩大到技术、物资、信息咨询、企业协同发展、技术培训以及经营服务等方面，办公场所在不断地更新、扩大，活动阵地也伸展到农业生产的各个领域。管理范围的扩大，相应农民经济收人也在不断地提高，固定资产和流动资金也初具规模，在一定的时期内形成具有中国特色特定性质的经济实体，为我国城乡建设，特别是在粮食安全上，作出了不可磨灭的贡献。农机化事业的良好发展势头便会相应的需要系统的财务管理制度来维持。但是，由于现阶段发展变化速度较快，财务管理在体制上仍存在与之不相适应的现象。农机管理部门财务人员的专业素质仍然有待提高、管理制度在科学规范上需要进一步的完善，少数单位财产管理、资金运用上仍然存在很多问题，漏洞百出，是发生刑事案件的重灾区。加强农机管理部门的财务档案管理水平，对推动我国农机化事业的健康发展，振兴农业机械化事业都有重要的作用。实践证明，加强财务管理，可以从管理水平、效益上提高农机化建设的质量，不断地增强其管理运作能力，促进地域经济与各项生产活动大踏步的发展，从而加速新技术、新知识的推广，增加农民收人，推动我国农业现代化健康稳步发展。
2农机管理部门财务档案管理工作要点
财务档案管理信息记录包括对农机部门日常工作预算、财务状况、收人与支出、财务管理制度、经济核算信息、农业机械在使用及管理中的费用、流动资产分配方案等，固定资产建档记录对加强国有资产管理、防止资金的流失、完善与监督有着重要的信息参考、管理、方案制定与修改指导价值。其中对农业机械的财务信息管理尤为重要，也是农业化体制、财务管理的主要服务目的，其包含以下几个方面:
2.1财务档案信息管理
农机化管理指的是对农业机械根据其不同的设备种类和设备型号进行分类具体化档案归类管理。每一单一机械以及型号设置单独的数据库，分别记录机械的价值变化、具体使用单位、机械运行情况以及维修信息等。价值变化的记录，应当包括机械的采购信息、机械使用产生的价值损耗以及价值的恢复(维修)。实用参数变动对比记录方式，对机械的具体使用日期、使用的单位信息、机械操作负责人统一录入。对设备修理的具体日期，产生的费用以及修理次数都详细的归档在农业机械信息库中，并定期的根据跟踪信息及时更新，反映出机械的最新使用状况，以合理的分配经济预算并计算经济投人所对应的价值变化。档案信息应做好备份，一份为固定资产明细由会计保管，一份为随机更新资料库，由具体负责人进行信息的跟踪和更新。
2. 2机械保养信息档案管理
机械保养是保证机械完整和延长使用寿命的必要措施。保养工作虽然是机务人员的职责，但是，财会人员应当进行必要的监督。按照机务操作规程，定期考核机务人员的保养记录信息，一方面可以促进机械保养工作，另一方面，通过了解机械保养中的原材料和工时的消耗，有利于促进人力和物力的节约。
2. 3预算财务档案管理
单位预算档案管理是指对农技推广站根据事业发展计划和任务编制的年度财务收支计划进行统一档案管理。要根据当地政府、上级业务主管部门的要求和本站肩负的新技术试验、示范、培训、推广以及技术承包、经营服务等工作任务的需要，编制单位预算。财政补助额度一经确定，单位预算规模则由单位根据资金来源、事业发展和工作任务的需要自行确定，并自求预算平衡。预算档案管理对于整合分析农机站的资金投入分配，协助上级单位和农机站本身的整体规划提供了指导分析价值，从而保障农机站能够长期良好的运营。
2. 4资产档案管理
资产档案管理是指对乡镇农技推广站占有或者使用的能以货币计量的经济资源进行信息数据库统一管理，其中包括各种财产、债权和其他权利信息。资产包括流动资产、固定资产、无形资产和对外投资等。单位应当根据国家和地方有关规定精神，建立健全现金、存款、存货等流动资产的内部管理制度，并对各种款项及存货进行定期和不定期的清查盘点，保证账实相符。农机站占有和使用的房屋和建筑物、专用设备、一般设备、图书等固定资产要计价建账，登记注册，明确权属，加强管理，应当定期和不定期地对固定资产清查盘点，借助计算机信息管理软件，建立信息可检索和分析数据库，监督资产的流人与流出。
2. 5材料及电子归档档案管理
档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此将以上各种档案类型发生在工作中的相关文件、资料、报表、照片、录像、等材料进行整理并且用电子档案归档是以后档案发展的方向。相关文件主要有红头文件请示、报告、申请、通知等，将本单位与相关单位的各类收、发公文分别放置，并做成台账统一管理。本单位工作中的各类工作报表及要求存档的资料包括本县农机购置补贴实施方案、政策公示材料也要分门别类，按时间、类型分别放置。还有国家政策性文件及省、市下发的通知、公告，全县各乡镇购机补贴汇总表、明细表、公示明细表，全年农机化工作内容等，对这些电子信息档案分别建立各自的文件夹，实行专门电脑保存管理，进行备份，确保电子档案的安全。
关键词：
会计档案是会计核算的专业资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案包括会计凭证、会计账薄、会计报表及实现会计电算化后的储存软件等。会计档案是重要的经济档案，是国家档案的重要组成部分，也是机关、企事业单位的重要档案之一，它在会计工作和经济管理工作中具有多方面的重要利用价值。因此，“加强会计档案管理，充分发挥会计档案作用”这项工作非常重要。
一、 会计档案的特点
会计档案具有原始记录性、信息性、知识性和价值性，但是由于它反映的对象内容及业务性质不同，又决定了它具有自己独有的特点：
1、 来源的广泛性。会计档案来源于具有独立会计核算的单位。因此，凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成会计档案。
2、 内容的专业性。会计档案是通过会计核算的方法形成的，而这种方法是会计特有的专业手段。通过这种专业手段形成的会计档案是与经济活动和财务收支紧密相关的，其内容是直接反映机关、企事业单位所有各项经济业务收支情况，表现出会计档案的专业性。
3、 形成过程的严密性。会计核算是利用设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查和会计报表等一系列专门方法，对会计对象进行连续系统、完整地记录、反映和监督。因此，会计核算的严密性也就决定了会计档案形成过程的严密性。
二、 会计档案的作用
1、 依据作用。会计档案是会计分析和会计核查的主要依据。无论在制定经济计划，进行经济活动可行性研究，作为经济活动决策等都需要会计档案提供大量信息。以便得到可靠的数据和可行性资料，为国家经济建设发展和单位生存与发展提供准确的数据。
2、 凭证作用。会计档案可以作为事后考查某个会计事项的书面证明。会计档案，尤其是会计凭证，既是记录经济业务，明确经济责任的依据，又是登记账簿的依据。同时明确经济责任的依据，又是登记账簿的依据。同时，通过会计凭证可以查明各项经济业务是否符合有关政策、制度，防止违法乱纪的事情发生。
3、 史料的作用。会计档案是研究经济、财政、财务历史的可靠系统资料。它可以反映出一个地区经济发展的历史过程，反映出一个单位财务收支和生产经营活动的历史面貌，还可以反映出不同时期、不同年度活动的特点。所以会计档案可以为一个地区、一个单位的经济、财务、历史奠定了史料基础。
三、 会计档案管理工作中的问题
1、 会计档案管理制度不健全。有些单位的财务部门，领导对资金的管理比较重视而对会计档案管理不够重视，没有建立一整套会计档案立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度，会计档案管理工作无章可循。
2、 会计档案装订不规范。在财务部门，一般都是由管理会计档案的人员装订会计凭证，而有的会计档案管理人员装订会计档案不够认真，不仔细，装订不整齐，粘贴不牢固；有的装订将摘要压进去，还有的装订松散不结实，随时都有掉页的可能；有的装订每册凭证的薄厚不均匀。凡此种种，会计档案存放时间一长，就会有散失、缺损。
3、 会计档案的存放场所不妥当。有的单位的会计档案没有做到妥善保管，存放无序。有的存放麻袋里、木箱里、黑暗潮湿的地下室或仓库里，以至于使会计档案受潮受损、发霉或被鼠药、虫蛀，降低了会计档案的寿命，达不到规定的会计档案保管期限。
四、 会计档案管理的要求
1、 制定会计档案管理制度
为了管理好会计档案，各单位的财务部门的领导和会计档案管理人员，应该在思想上提高对会计档案管理工作的认识，充分重视这项工作；应当按照国家财政部和档案管理局颁布的《会计档案管理办法》的精神，结合本单位的实际工作情况，制定本单位会计档案管理制度，对会计档案实行科学化管理；在制度中应当明确规定会计档案的立卷、归档、借阅办法、保管期限、鉴定销毁、档案移交等等，以便会计档案管理工作有章可循，使会计档案管理工作走上科学化管理轨道。
2、 做好会计档案的装订立卷工作
会计档案的装订立卷是会计档案管理工作的起点，是会计档案管理工作基础和前提条件。因此，会计档案管理人员必须高度重视会计档案的装订立卷工作，增强管理好会计档案的责任感。按照《会计档案管理办法》中“各单位每年形成的会计档案，都应由财务部门按照归档要求，负责整理立卷或装订成册”的规定，认真装订好每一册会计凭证。首先应认真检查原始凭证是否粘贴牢固，是否压住了摘要的文字，每册的装订厚度是否大体一致等等。在此基础上要将会计凭证装订的既要整齐结实又要美观。
3、 健全会计档案借阅手续
《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由单位的财务部门保管一年。”因此，为了妥善管理好会计档案，防止会计档案丢失，各单位的财务部门应建立严格的会计档案借阅手续。财务部门内部的会计人员借阅会计档案，可直接向会计档案管理人员借阅；本单位其他人员和外单位人员必须及时登记，并注明借阅人姓名、时间和会计档案名称，然后由借阅人签字。借阅人归还会计档案时，会计档案管理人员要认真检查其完好性，看其有无涂改、损坏，防止会计档案在流动过程中散失、缺损、抽换或任意销毁，确保会计档案的安全和完整，确保秘密文件不丢失、不泄密。
4、 认真做好会计档案移交工作
按照《会计档案管理办法》中“财务部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案全部移交档案管理部门，不得自行封闭保存。档案管理部门必须按期点收，不得推诿拒绝”的规定，各单位的财务部门应将保存一年期满后的会计档案及时移交给单位档案管理部门，并认真办好交接手续。
（1） 财务部门应编《会计档案移交注册》一式两份。
（2） 但按管理部门对移交的会计档案要认真清点，凭证要逐册逐号清点查对；账簿应按照记账要领逐项核实；还应该对报表中是否缺少报表分析等备案材料进行认真检查，做到账表相符、账账相符，保证会计档案的完整真实。
（3） 对归档的会计档案，原则上应保持原卷册封袋。需要重新拆卷，应与经办的会计人员共同整理，以分清责任。
（4） 单位的档案管理部门对财务部门移交来的会计档案清点无误
后，交接双方应在《会计档案移交注册》上签字，双方各保存一份。
5、 做好会计档案的鉴定与销毁工作
会计档案的鉴定和销毁就是按照一定的原则标准，对 超过保管期限的会计档案，重新评估其价值，剔除失去保存价值的会计档案，予以销毁。鉴定和销毁会计档案工作是整个档案管理的重要环节，是科学管理和开发会计信息资源的坚实基础，也是一项科学性、组织性很强的工作。具体要做好以下几项工作：
（1） 由本单位档案管理部门提出鉴定意见，会同会计部门共同组成
鉴定工作小组，逐册、逐页进行鉴定，对确无保管价值的会计档案编制销毁注册。
（2） 书写销毁报告，填报销毁会计档案审批表，销毁报告要写明对
已到保管期限的会计档案进行鉴定的时间、鉴定的总数量、留存数量、销毁数量、销毁内容等，并由经办人、鉴销人盖章。
（3） 销毁报告必须经过本单位或上级主管部门审批。
（4） 各单位在按规定销毁会计档案时，必须有档案部门和财务部门
1高校会计档案定义
高校会计档案作为高校财务管理和财务活动中的产物，体现了高校财务活动情况，也体现了高校在一会计期间的资产、负债、所有者权益的状况，包括某一会计期间的经营成果和现金流量状况，并且反映了高校财务核算的具体内容、核算方法、核算过程和核算结果。和其他的档案对比，高校会计档案的属性比较专业。建立健全会计档案管理制度势在必行，为了更好地理解高校会计档案的概念，我们需要明确下面的内容:
①高校会计档案是处理完成的财务业务凭证和财务资料，并且核算行为已经完成，财务资料已经整理完毕。并按一定的逻辑规律整理完毕，具有保存价值。
②会计档案主要来源于外部接收获得及内部直接形成;外部接收获得主要从单位外部取得，包括发票、购销合同、收据、银行回单等。内部直接形成是指在会计核算的过程中所产生的会计资料，包括记账凭证、明细账、季度年度财务会计报告等。
③电子会计档案也属于会计档案的一种，只不过它的存储形式、传输途径及保存方式与普通档案不同，是以计算机等电子设备为载体的。
2高校会计档案管理工作中的问题分析
①高校财务部门往往觉得会计档案管理工作是已经处理完了的会计业务凭证和会计资料，所以，高校对于会计档案的管理没有做到同会计业务一样重视，管理不到位、不严格，没有与会计工作有机的结合起来，导致财务管理成效不够完整。大部分高校财务工作者只注重日常的财务业务的管理，对会计档案的工作流于形式。高校会计档案管理工作者有的没有经过正规的培训，有的并不是科班出身，业务水平很低，导致会计档案管理工作没有得到科学的管理。更有甚者不安排专业的会计档案管理工作人员。
②高校财务部门对会计档案资料保存不齐全，不完整。一些高校只注重会计账簿、会计凭证、会计报表等财务资料的归档与整理，而没有对文件性的财务资料、电子存储资料进行归档整理，导致了会计档案管理工作不够系统、不够完整。
③高校会计档案管理制度不健全。高校会计档案管理制度的建立健全有利于会计档案工作人员有法可依，有章可循。往往在一些单位并没有健全的会计档案管理制度，会计档案管理人员工作起来没有抓手，没有依据，更不能做到规范、科学的管理。
④高校会计档案的纸质资料没能有效的和电子存储会计档案进行同步。一些高校没能把储存的电子资料进行有效的归档管理，导致高校财务信息丢失。目前，高校财务电算化发展很快，有的高校没有与时俱进，财务软件升级缓慢，严重影响了财务电算化档案的有效调阅。财务会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视。
3解决高校会计档案管理工作中存在问题的一些对策
①加强领导，科学管理。学校领导应该把会计档案管理工作提到日常上来，当作日常业务来看，视为会计业务的最后一个流程。针对高校会计档案管理工作组织定期的培训，到兄弟单位进行学习交流，总结经验，提高工作人员的业务水平，加强会计档案的管理。《档案法实施办法》第五条则明确地规定:各单位要高度重视会计档案管理工作，加强领导，科学管理，要建立健全会计档案管理规章制度，提高会计档案管理人员工作能力，使会计档案管理工作能够做到及时归档、方便查阅、安全存储保管。应该督促相关部门对会计档案管理进行内部控制，定期督察，使高校会计档案管理工作朝着又好又快的方向发展，高校财务管理也更完整有效。
②提高高校会计档案管理人员的业务水平和职业道德修养。高校会计档案管理工作的提高最终落实在工作人员，工作人员的能力水平、职业操守决定会计档案工作是否科学有效。高校对会计档案管理给予高度重视，把档案管理提到日常上来，把档案管理与会计业务有机的结合起来，使其成为了一个整体，会计档案管理人员就会主动的，自然而然的把会计档案管理工作当成会计业务工作一样重视。高校会计档案管理工作者有义务有责任不断学习会计档案管理知识，更新观念，提高会计档案管理水平。高校财务部门应该通过自我学习和走出去学习相结合，每周定期组织培训，还可以去兄弟院校去学习，彼此交流经验，提高会计档案管理工作的整体水平。另外，还要加强会计档案管理的后续工作，针对会计档案管理工作中存在的诸多问题做到防患于未然，使得会计档案管理工作从人员素质到制度保障都能得到提高，促使高校会计档案管理工作健康有序的开展，提高整个财务管理的水平。
③建立健全有效的高校会计档案管理工作相关制度。高校应该根据自身特点制定相应的会计档案管理制度，做到有效监管，科学管理。财务部门也应该制定会计档案管理规章制度，使会计档案管理人员工作起来有章可循，有法可依，并且建立内控制度，财务部门内部进行监管，层层监督，防患于未然，使会计档案管理工作制度化、规范化，合理化。高校财务部门还应该把会计档案管理工作纳入到日常工作当中来，目标就是规范高校会计档案管理工作，明确高校责任人，并且完善一整套健全的高校会计档案管理规章制度，合理的会计档案管理制度确保高校会计档案资料及时归档、科学保存、管理规范，使高校会计档案管理工作有好的制度作为保障。
关键词:会计档案管理 规范管理 建议
中图分类号:F230 文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2010)07-157-02
会计档案是经济活动的历史记录和经济效果的综合反映,也是开展经营活动、进行经济分析研究的重要依据和参考资料,规范、完整的会计档案,可以帮助财务人员核查历史,为工作提供事实依据,还可以从中学到相关的业务知识,借鉴到先进的管理方法,对会计工作起到推动作用。笔者根据多年管理会计档案的经验,谈一谈企业全面规范管理会计档案的一些体会。本文提出外部会计档案和内部会计档案的管理理念,旨在更有效地利用会计档案,服务企业,提高财务工作效率。
一、会计档案管理现状和不足
随着经济的发展和会计体系的日趋完善,财务管理的重要性在企业管理中日益凸现。理论界和企业界都提出企业管理以财务管理为中心的理念,而这一理念的核心内涵就是实行财务管理规范化、标准化。会计档案管理工作是财务管理的最后环节,也是管理的一个薄弱环节。
1.会计档案种类不全。根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国会计档案管理办法》规定,提出必须保管的会计档案为四类。这四类主要包括会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类。笔者根据检查掌握的情况来看,第四项其他类的会计档案中所指的“其他应当保存的会计核算专业资料”,多为银行对账单和调节表以及各种荣誉证书,其他诸如会计档案移交清单以及近年来增加的风险管理、内部控制评价等有利用价值的财务资料均未按会计档案管理要求管理,查找起来非常困难,给工作带来诸多不利。
2.会计档案管理质量不高。没有使用统一的会计档案封面,封面书写不规范,签名盖章不齐全,装订不整齐,没有编写页码等,查询工作非常困难。
3.会计档案保管条件较差。在经济高速发展的今天,财务管理工作在企业发展中的地位越来越重要,但会计档案管理工作作为财务工作的最后环节,并未引起企业足够的重视,会计资料保管条件差,有的单位未设立保管库房,随意堆放,造成丢失。
4.会计档案管理技术落后。由于空间的限制,很多单位的会计档案在库房重叠或零乱放置,查阅困难,没有采用现代化管理手段,没有利用信息化技术管理会计档案。
5.会计档案管理人员业务素质不高。很多单位管理会计档案的人员不懂得会计档案的规范管理,从接收开始至销毁结束过程中的每一个环节,都不能按照规定建立统一的、规范的管理,如永久和定期未分别装订保存,未按编号顺序由左至右、由上至下排放等等。
二、会计档案管理内容
按照《中华人民共和国会计档案管理办法》、各企业经营管理具体情况以及财务管理特点,笔者认为将会计档案应分为两类分别管理,以提高会计档案利用功效、提高财务工作效率。
1.会计档案分类。随着企业管理的规范化、标准化、流程化、细致化,财务工作内容和范围也不断延伸和细化,日后可保存利用的会计资料越来越多。
(1)外部会计档案。是指按照《中华人民共和国会计档案管理办法》规定的、定时移交档案管理部门保管的会计档案。这类档案必须按规定移送至专设的档案管理部门妥善保管。
(2)内部会计档案。是指与财务管理和会计核算、会计监督紧密相关、由财务人员根据岗位分工,在办理业务中形成的或搜集的(除外部会计档外)具有连续利用价值的有关文字和数据资料,但未包括在国家规定的会计档案管理范围内。内部会计档案由财务部门内部负责保管。
2.内部会计档案管理内容。外部会计档案可以说人人皆知,本文不再赘述,重点对电网企业根据财务部门岗位分工提出内部会计档案管理的一些想法,供探讨。
内部会计档案根据业务传递及管理要求,明确岗位责任,细化岗位归档内容,主要分类有:
(1)预算管理类。预算管理是以企业战略为导向,围绕各项经济活动,采用价值量和实物量等形式,通过预算对公司业务流、资金流、信息流和人力资源流进行整合,分配资源,落实责任,监控执行,考核评价,实现企业战略目标的管理活动。
财务预算依据业务预算编制,业务预算是基础、财务预算是核心,所以编制财务预算搜集的业务预算,包括年度预算和中长期预算等;上级单位预算的批复、预算分解方案、预算执行分析报告、年度业绩考核、预算管理的有关文件以及其他预算资料。
(2)工程管理类。工程财务管理是企业财务管理的重要方面,项目繁多,涉及的资金量非常大,所以财务部门要管好工程的核算工作,必须做好日常资料的收集整理工作,如项目批准立项的有关资料、工程概预算、工程投资计划、按项目编制的材料设备领用计划和退库汇总清单、工程管理有关文件、工程管理报表、工程项目审计报告等。
(3)资产管理类。资产盘点报告、资产调拨手续、资产管理有关文件、资产管理报表。
(4)税政管理类。单位纳税申报表、进项税抵扣表、单位代扣个人所得税申报表、税务稽查处理等有关外部检查决定或意见书、税政管理有关文件、税政管理报表。
(5)合同管理类。购售电合同、并网调度协议、其他与电价有关的协议、其他经济合同、合同管理台账。
(6)电价电费(包括各种财政性基金)管理类。营销部门提供的各种报表(财务报表编制依据)、电价电费分析报告、电价电费管理文件、电价电费管理报表、电力交易电量结算单。
(7)财务稽核类。年度稽核计划、稽核工作方案、稽核工作底稿、稽核工作报告、被稽核单位整改报告、年度稽核工作总结。
(8)其他类。年度财务工作计划、年度财务工作总结、财务综合分析报告、银行账户开户和销户手续、银行票据登记簿(包括作废票据)、发票领购申请表、发票存根、年检登记、变动等资料、会计工作移交清单、各种债权债务诉讼的有关资料(包括书、判决书等)、往来询证函、增值税发票确认单、企业年度工作报告、企业内控评价报告、企业全面风险管理报告等。
三、内部会计档案规范管理
1.会计档案归档原则。
(1)财务部门各专责根据岗位职责,在日常工作中形成具有保存利用价值的资料,必须归档管理。
(2)归档的会计资料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,充分考虑会计档案的业务传递及岗位类型特点。
(3)会计档案按外部会计档案和内部会计档案分类归档,按年度保持其完整性和时间衔接性。
(4)根据财务部门岗位设置情况,筛选各岗位有关具备连续性、系统性的内部会计档案资料。
(5)内部会计档案具有重点性和适用性。
(6)根据需要保管的档案,制定统一格式,实行规范化、标准化管理,便于查询利用。
(7)会计档案管理专责具体负责会计档案接收、整理、存放和移交等工作。
2.建立财务部门内部会计档案管理流程。按照财务工作岗位要求、业务传递顺序以及工作特点,制定财务部门内部会计档案管理标准和岗位档案移交程序,确定会计档案在财务部门内部的归档内容,从种类、整理、装订、保管、移交以及借阅、销毁等一系列过程进行规范,明确保管内容、保管流程和保管期限,保持会计工作的连续性和会计档案的实用性。
3.会计档案存放规定。不管是外部或内部会计档案必须科学管理,要求单设库房或柜架,排列科学、存放有序;外部会计档案的电子档案按照国家规定,必须一式三份,一份封存保管、一份异地保管、一份提供利用,注明内容、时间和姓名,贴好保护签封,装入特制的盒子。注意保密,防火、防盗、防光、防有害气体、防热、防潮、防虫、防尘、防磁等,严防损毁、散失和泄密。
4.利用信息化平台,积极采用会计档案电子化、网络化,提升科学管理会计档案,提高会计档案查阅速度和利用效率。
5.培养和建立一支档案管理专业人才。会计档案管理人员是集多种技能于一身的复合型人才,既要熟悉掌握档案管理的理论及技能,又要精通财务专业知识,还要具备计算机信息处理技术,因此要加强业务技能培训和职业道德教育,解决会计档案制度化、规范化、标准化管理的根本。
6.内部会计档案由财务部门内部指定专人负责管理,根据利用时间确定保管期限,内部会计档案属财务部门所有。
四、建立内部会计档案管理的现实意义
会计档案具有原始性和不可替代性,管理强调“及时收藏、妥善保管、充分利用”。建立内部会计档案管理制度具有非常重要的现实意义。
1.有利于提升财务管理的整体水平。财务集约化、精细化、标准化管理,贯穿于财务工作始终,会计资料保存的越多、越细,借鉴的作用就越大,工作效率越高。但由于专门的档案管理部门不能也不会收纳规定以外的会计档案,为了财务工作整体水平的提高,财务部门必须建立本部门内部会计档案管理规定,明确内部会计档案管理有关事项,确定各个环节规范管理标准,体现财务管理专业化和标准化水平。
2.快捷、便利查询,最大限度地发挥档案的服务功能。对于没有集中保存在档案管理部门的内部会计档案,由于存放在财务部门内部,可以随用随查,不受时间、人员限制,查阅起来非常方便,档案的利用功效得到了有效提高,极大地提高了工作效率。
3.便于财务人员更换(包括调离、轮岗等人员变动)后即刻开展工作。财务工作具有很强的专业性、连续性和系统性,为了防范财务风险,岗位设置必须符合不相容原则,同时财务工作必须定期轮岗制度,财务工作所具有的这些特性,决定了会计档案保管的必要性和重要性。为了使轮岗或新老交替后的财务人员能尽快地熟悉、接任新工作,则查阅前任留存的工作资料(内部会计档案)是最好最便捷的途径,这样就可以避免因人员更换造成工作无法即刻开展的被动局面,避免岗位换人后不能借鉴前者的工作长处,造成工作效率低下,影响整体财务工作。
4.适应高效配合外部监管要求。近年来,国资委和上级管理部门为了实现监督管理职责,确保国有资产保值增值,经常直接或聘请中介机构实施各种监督检查和审计。不同的检查和审计机构,需要提供相同的财务资料,为了高效配合检查和审计工作的有效开展,避免不必要的重复劳动,内部会计档案功不可没,既减少再次查找的麻烦,又极大地降低了劳动成本。
关键词：高校；财务会计；档案管理；内控制度
当前，国家财务部门对高校的内部控制规范建设做出了明确的规定，高校应该积极响应财务部门的号召来建设内部控制规范。高校财务会计档案管理是财务管理的重要内容，在学校的内部控制建设中也具有非常重要的作用，成为了高校内部控制的重要防控对象。但是，从实际的高校财务会计档案管理的现状来看，内控现状不容乐观，这就要求高校要引起高度重视，要积极探索有效的策略来做好内控制度的建设。
一、高校财务会计档案管理对内部控制中的重要性
高校财务会计档案是指会计核算过程中产生和接收的会计资料，包括各种图表形式、文字形式的资料，能够有效反映高校的经济业务事项。1.高校财务会计档案在内控过程中的重要性。内部控制建设在高校的财务会计档案管理中具有非常重要的作用，财务会计档案在高校的内部控制建设中也发挥着非常重要的作用。财务会计档案本身形成的过程就能够有效体现内部控制，财务档案客观记录了高校财务管理等各种经济活动，全面覆盖了各类经济活动的全过程，无论是预算管理、事中核算还是事后的决算、对账，记录都非常详细，并且档案具有严肃性和真实性，不能篡改。因此，会计档案形成过程的本身就体现了内部控制的过程。2.高校财务会计档案管理体现了内部控制的原则。高校的财务会计档案管理过程中体现了内部控制的原则，行政事业单位响应国家财务部门的号召，注重内部控制，在实施内部控制的过程中要遵循重要性、适应性、全面性和制衡性的原则。因此，在具体的内部控制实施过程中，要对所有的经济活动和业务事项进行全面的控制。同时，要记载各种具有保存价值的图表、文字等会计资料，这凸显了全面性和重要性的原则。在不同的社会背景下，高校的财务会计档案管理要采用不同的方法和模式，例如，在当前信息技术不断发展的背景下，高校的财务会计档案管理也出现了一定的改变，财务会计档案的记载方式也更加先进和科学，这就体现了内部控制的适应性原则。3.内部控制方法指导高校财务会计档案管理。内部控制方法中对财务会计控制做出了明确的规定，指出行政事业单位要建立完善的财务管理制度，建设会计机构，不断提升相关工作人员的业务水平和工作技能，落实会计人员的岗位责任制度，并对会计的基础工作做出规范，重视会计档案管理工作，并对会计凭证处理、财务会计报告处理以及会计账簿处理程序做出了明确的规定。高校财务会计档案管理本身就是内部控制的一种重要途径和方法，这就要求档案管理要确保质量，保障所有的会计资料都是准确和客观的，这样才能真正落实高校的内部控制。因此，高校内部控制的方法对高校的财务会计档案管理有重要的指导作用，能够为高校的财务会计档案管理提供重要的方向和有效的手段。
二、当前高校财务会计档案管理内控存在的不足
1.没有正确认识到高校财务会计档案管理的功能。高校的财务部门在高校中具有非常重要的地位，可以说高校所有重要功能的体现都离不开财务部门，无论是科学研究还是人才培养过程中，财务部门都发挥着非常重要的服务作用，是高校的核心部门之一。但是，从实际的情况来看，大部分的高校财务人员都将工作重点放在和财务相关的工作上，包括财务预算、核算和决算等，但是却没有充分认识到档案管理的重要性，对会计档案的认知程度不够，这样就导致在财务会计档案管理过程中投入的精力和时间比较少，没有对会计档案进行有效的管理，领导层和相关的档案管理人员的档案管理意识比较薄弱，这和高校的内部控制建设的要求不相符合。2.高校会计档案管理系统有待升级。近年来，随着我国高等教育的普及化，导致很多高校都在不断扩招，学生数量越来越多，高校的各种经济活动也越来越多样化。所以，会计档案的资源信息也在日渐增多。当前，高校的会计档案管理系统主要是针对以纸质为载体的档案信息和数据进行管理，随着信息技术的不断发展和进步，这种落后的会计档案管理系统凸显出很多的问题和不足，无法对海量的数据存储进行处理。近年来，内部控制规范建设也在不断进步，财务核算系统也正朝着电子化建设的方向发展，由于信息技术的介入，导致档案信息的储存介质也变得更加多样化，而当前高校使用的会计档案管理系统和其他部门的信息化管理系统还很难实现兼容，存在着信息孤岛和兼容性的问题。不仅如此，高校会计档案管理系统在电子存储方面还具有一定的提升空间，在对纸质会计档案进行存档时虽然比较稳定，但是，对于纸质会计档案的利用和查询具有较大的难度。内部控制规范建设工作需要查询大量的账目，当前的高校会计档案管理系统还很难实现，这就要求要采用电子查询系统，发挥电子查询系统的功能和优势来快速检索大量账目，同时还可以调取打印已经成像的原始凭据，并且对于电子档案还能够进行加密，能够确保电子档案的真实性和可靠性，这就要求会计档案管理系统要及时升级。3.高校会计档案管理缺乏健全的制度。当前，大部分的高校会计档案管理都归于独立的档案管理部门，但是，由于会计档案管理对管理人员的专业性要求比较高，所以档案部门对会计档案的管理只是流于形式，真正来对会计档案进行管理的还是财务人员。财务人员对会计档案进行管理时，一般是以我国的会计档案管理法来开展工作，高校自行制定的会计档案管理的制度比较少，这就导致了高校会计档案管理缺乏健全的制度的情况。高校的财务工作具有特殊性，并非是纯粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的会计档案管理在实际的工作中，不知道是按照行政会计来执行还是按照企业会计来执行，陷入了两难的境地。由于高校财务档案管理的特殊性，导致高校对会计档案的存档内容以及档案的保存标准都做出了独立的规定，而很多高校并没有结合自身发展的具体情况，来制定健全的财务会计档案管理的制度，最终导致了会计档案管理出现各种问题。4.高校会计档案管理人员的管理水平有待提升。高校会计档案管理对管理人员的专业化水平要求比较高，但是，从实际的情况来看，部分高校财务部门并没有专业的会计档案管理人员，并且也只有极少数的高校在财务部门设置了独立的档案管理科室，和其他的业务科室相比，会计档案管理受到的重视不够，缺乏专业的会计档案管理人员，很多都是勤工助学的人员或者是其他部门的人员来兼职，导致会计档案管理的专业化水平比较低。近年来，随着信息技术的不断发展，档案管理也朝着数字化的方向发展，这就对会计档案管理人员的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于会计档案管理人员的专业化水平比较低，导致会计档案的信息化建设和数字化管理难以实现，不符合内部控制建设的要求。
三、高校财务会计档案管理的内控制度建设
1.重视会计档案管理的内控建设。高校要对会计档案管理的内控建设给予高度重视，深刻认识到内部控制贯彻在会计档案管理全过程的重要性和必要性，重视预算管理，并在预算管理的过程中做好各项经费预算，结合高校往年的情况以及当年的工作计划和活动计划来做好预算。在分配经费预算时，一定要将会计档案管理中的各项必要的支出都充分考虑进去，对于系统维护、设备添置以及平台建设等各项工作都要做好充足的预算，确保基本建设有充足的经费，建立经费内部控制的有效机制。制定会计控制内控的规范，并建立健全的会计档案管理制度，以制度为导向，让各项档案管理的相关业务都能够有章可循。高校可以结合最新的会计档案管理办法来制定会计档案管理制度和办法，同时，也要结合高校的实际情况来进行调整，详细规定会计档案的入册、登记、保管和交接等一系列的工作，形成系统、规范工作流程，通过有效的会计档案管理机制来促进会计档案管理工作的科学性和有效性。2.会计档案管理实现专人专管。高校会计档案管理的专业性比较强，因此，应该由专门的人员来进行专业管理。高校要对会计档案管理实施专人专管的制度。在实际工作中，可以由业务科室的工作人员来做好会计档案的收集和整理工作，然后由专业的会计档案管理人员来审核业务科室提交的原始数据，将符合要求的会计档案入册并进行装订。装订之后进行归档，归档也应该由专业的人员来进行专管，各个环节的专业管理人员要做好交接工作，交接完之后才能进行下一个流程。在会计档案的专人专管过程中，一定要充分结合会计档案的管理制度来完成对应的工作，对于会计档案的管理要制定岗位责任制，对于每一个环节的档案管理人员的工作职责和工作要求都做出明确的规定。为了取得更好的效果，可以建立考核机制，通过奖惩制度来调动会计档案人员的工作积极性和岗位责任意识，从而高质完成对应的工作。3.做好会计档案管理的组织建设。高校会计档案管理的内部建设离不开好的组织建设，在会计档案管理的过程中，如果管理的层级比较多，那么将会导致管理的力量分散，会严重影响管理的效果。当前，高校会计档案在管理过程中，档案职能在业务科室，在管理过程以及传达指令时要经过科室来进行转达，这样就导致了会计档案管理的执行力比较分散。内部控制制度具有制衡性的特点，要按照制衡性的原则来进行管理，而会计档案的管理当前功能不独立，没有形成平等的关系，这样业务科室容易对会计档案管理职能造成一定的影响，使得会计经济活动等的相关数据和信息很难客观记录下来，影响了会计档案的真实性和可靠性。针对这种情况，就要求高校会计档案要独立设置科室，由会计管理部门直接领导，会计档案管理功能科室应该和预决算功能科室、会计核算功能科室、收费功能科室以及资金管理功能科室等形成平等的关系，相互之间能够平等制衡。4.以内部控制原则来规范会计档案管理。在高校的会计档案管理过程中，一定要严格按照内部控制的原则来对会计档案的管理进行规范，尤其是要针对会计档案保管和查阅做好规范。高校要建立专门的会计档案管理科室，并选择2～3人来做好会计档案管理的专职工作，会计档案保存和查询有专门的人员负责，建立台账，会计档案的查阅都要做好登记备案，建立对应的台账和查阅制度流程，想要查账要先提交申请，经过财务管理部门的人员签字之后才能查账，并且只能在档案室查账和拍照，以此来确保会计档案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要经过内部授权审批才能执行，会计管理相关的负责人同样需要签字，并且要约定好归还的时间，使用完之后一定要及时归还。会计档案管理人员要对相关的会计档案进行定期的清点和整理。5.升级会计档案管理系统，提升管理人员专业素质。要做好会计档案管理的内部控制，升级会计档案管理系统和提升管理人员的专业素质是基础。因此，会计档案管理部门要对档案管理系统进行升级，使其和财务核算的平台能够相适应，将数字存储技术、数字成像技术、信息化录入技术以及电子扫描技术等都及时应用到会计档案的管理过程中，以此来强化内部控制的效果和效率。利用计算机技术来完善存储设施，不仅要对传统的纸质档案进行存档，同时还应该利用扫描仪扫描原始单据，并进行存档，这样在档案查阅时就更加便捷，只要通过凭证号就能够快速、准确、便捷地将需要的档案调取出来。通过电子档案备份能够延长档案的保存期限。另外，还应该提升会计档案管理人员的专业素质，加强信息化建设，对档案管理岗位的会计人员进行计算机信息化培训和会计电算化培训，不断提升会计档案管理人员的综合素养。
四、结语
当前，高校财务部门面临着新的挑战，在内部控制制度的背景下，财务部门要加强对会计档案的管理工作，将其当成核心的业务，并引入内部控制规范建设来强化会计档案管理工作，让会计档案的管理效率和质量得到显著提升，以此来适应当前社会的需求和环境变化。
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关键词:高校财务档案 特点 改进措施
中图分类号:G647文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2010)03-118-01
近年来,随着高校办学规模的不断扩大,办学层次的不断提升,高校得到了前所未有的发展。当前,加强高校的内涵建设,提高综合管理水平成了高校健康、持续发展主要内容,其中,加强高校财务档案管理是一个重要的方面。本文介绍了高校财务档案管理的特点,当前管理中存在的问题,探讨改进财务档案管理的几个措施。
一、高校财务档案管理的特点
1.高校的财务档案既是高校档案的重要组成部分,又是记录和反映高校经济业务、财务状况的重要史料和证据。财务档案的真实性和完整性是体现高校综合管理水平的一个重要方面。
2.财务档案由财务部门归集,一般是先在财务部门保存1~2年以后,才移交到学校综合档案室。这就涉及到财务档案在财务部门的归集、装订和保管存放,移交到档案部门的内容、移交时间、相关的借阅手续、保管存档时间、过期档案的销毁手续和程序等。
3.在高校财务实务中,财务档案主要包括两方面的内容:一方面是会计核算的专业材料,比如会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、工资津贴发放表、银行存款对账单及其余额调节表,以及会计档案移交、保管、销毁清册等;另一方面,是财务收入票据类,比如行政事业单位非税统一收入票据(学生学费收据)、行政事业单位往来款票据、服务业统一收据,以及校内收据等。这两方面的财务档案构成了高校财务日常经济业务的收入和支出情况,完整地反映高校财务状况。
4.随着高校财务会计电算化的普及,会计档案实行的是纸质档案与磁性介质档案并行的管理模式,历年的会计数据不仅以打印的纸质形式保存,还以电磁信号的形式存储在软盘、硬盘、光盘等载体上。这就存在磁性介质档案的保管要求和相应措施。
二、高校财务档案管理的当前状况
1.档案管理意识淡薄,管理制度不完善。财务档案是高校经济业务发展的历史记录,连接当前业务,并作为未来财务预算的重要依据,是财务管理体系中的一个很重要的方面。但是,作为相关的领导和财务人员,在意识上普遍地对财务档案管理的重要性认识不足、重视不够,在高校财务工作人员少、工作繁杂的情况下,对财务档案的收集、整理工作往往被忽视,缺乏相应的管理制度来规范日常系统的管理。
2.财务档案没有专人负责。《会计法》规定,出纳人员不得兼任会计档案管理。目前,高校财务部门普遍没有安排专职人员管理财务档案,一般情况下,往往是除了出纳之外指定某个财务人员兼管资料档案,分工不明确。以至于平时其他相关的财务人员手中都有档案资料,各自为政。这对财务的内部控制的实施,防止经济犯罪都有不利的影响。
3.财务档案没有专门的库房。高校财务档案移交到综合档案室之前,一般就存放在财务办公室,有的财务资料存放零乱,有的容易潮湿、破损,本部门财务人员随意查阅。有的财务部门因办公条件有限,存放财务档案的地方其他人员也可以随意进出,与档案库房的防盗、防火、防高温、防虫、防潮、防光、防尘、防鼠等要求相差很远,缺乏档案资料存放的安全性,难以保证财务档案的真实性和完整性。
三、改进高校财务档案管理的措施
1.增强管理意识,加强财务档案管理。高校档案管理是提高内涵建设的重要组成部分,是衡量高校综合管理水平的标志之一。学校领导应该提高认识,把档案管理工作纳入学校整体发展规划,高度重视财务档案工作,明确领导责任制,建立和完善档案管理网络,根据高校规模明确专(兼)职人员负责有关文书工作,处理文件的收发、整理、归档,并做好财务档案的日常管理、查阅接待、登记工作。
2.建立和完善档案管理制度。当前,高校财务部门的档案管理人员普遍没有接受过档案管理知识的专业系统培训,财务部门也没有具体的档案管理制度。因此,建立和健全相关的财务档案管理制度,比如:综合性的规章制度,立卷归档、档案保管制度,档案保密、保卫制度,开放档案的利用制度,未开放档案的利用制度,档案专(兼)职人员的岗位责任制等,从根本上加强财务档案的管理环境和制度建设,以保障财务档案的日常管理规范、有章可循。
3.加强财务档案的库房建设。财务部门是高校的一个行政服务窗口,财务办公室可以说是一个公共场所,并不适合作为档案库房。从档案保密的角度来看,档案库房和办公室应该尽量分开,门窗加固,以防盗窃。从档案安全的角度来看,档案库房要求有防火、防潮、防尘、防热、防磁、防冻等严密的措施。因此,加强财务档案库房建设是高校硬件建设的一个重要方面。
4.加强专职人员的配备。随着高校规模的扩大,各种科研经费的增多,会计核算和岗位设置的规范,会计电算化系统软件的普遍应用,相应的财务档案资料数量日益庞大,由会计人员兼任档案管理显然已无法满足档案管理和建设的发展要求。应该安排专职人员进行管理,负责财务档案的日常管理,会计电算化系统软件的日常维护,以及财务部门的日常查账工作,确保财务档案的安全性、完整性和档案管理活动的规范性。
5.加强会计电子档案的管理。会计电算化的财务数据日常要进行备份保存,财务系统要进行日常维护和及时升级,年终形成会计电子档案存储在磁性介质或光盘上。根据这些信息载体的物理特性,在形成电子档案时应当实行双备份,备份时注明形成档案的时间和操作人员的姓名,并贴上写保护封签,存放在两个不同的地方,防止意外事故发生引起整个财务电算化系统的毁灭与不可恢复性。同时,保存电子档案的位置要远离磁场,注意防磁、防潮、防尘、防火等,定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失,造成无法挽回的损失。
6.提高管理人员的业务素质。财务工作的专业性和档案管理工作的安全保密性,要求财务档案管理人员综合素质高,业务能力强,并且保持人员的相对稳定。一方面,要求淡泊名利并充分认识财务档案管理工作的重要性,具有脚踏实地、科学严谨的工作作风;另一方面,不仅要熟悉财务部门的职责,会计档案的分类,以及对不同的文件材料能按照管理要求进行科学的分类、整理、编目、立卷和归档。还要了解和掌握时事政策、财政税务、财务系统的电脑操作等。所以,提高财务档案管理人员的业务素质,要进行多途径、多形式的培训教育,在提高理论知识的同时,注重实际工作能力的培养,多提供学习先进的机会,多提供创新实践的平台,以不断地提高档案管理水平。
总之,财务档案管理是加强高校内涵建设不可缺少的一个方面,在高校的教学评估中越来越体现出它的重要性。所以,根据财务档案管理的特点,改进管理现状,才能从根本上保证财务档案的安全和完整。
参考文献:
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2.李建周.如何加强高校财务档案管理[J].科技信息,2009(1)
