时间：2023-06-14 16:31:54
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信息化基本内容
企业人事档案管理信息化的核心内容是计算机技术的应用，信息化的主要表现就是利用计算机来对档案信息资源进行管理。它概括为以下几个方面的基本内容：
――档案信息数字化。人事档案信息数字化是整个档案管理信息化的基础，其他环节都建立在此基础之上。传统介质档案的管理是以纸质档案管理为主，而信息化管理则必须把这些纸介质的信息转变为数字化信息，即一方面要把以前形成的传统档案通过电子扫描转化为数字形式，另一方面要在日常工作中全面推行无纸化办公，确保今后形成的档案以电子文件为主，在档案接收时就实现数字化。
――档案信息网络化。以往的人事档案服务主要是以面对面的形式为主，即服务对象必须亲自到档案室检索、查阅、办理借阅手续，这样不仅效率低，而且也给管理人员和借阅人员带来诸多不便。实现以网络为基础的信息化管理以后，借阅者可通过网络提交借阅申请，管理人员通过网络审核后即可按规定借阅，借阅者无须亲临档案室，这给服务对象无疑带来了极大的方便。
――档案检索自动化。在传统档案管理方式中检索是依赖大量的档案检索卡片进行的，走进阅览室首先看到的是一大排的卡片柜，借阅者要在大量的卡片中检索出需要的信息，甚至有时还无法找到所需要的档案资料，如此的效率必然是很低的。通过客户端从数据库中进行检索，其速度、效率是传统检索工具无法比拟的。
――档案利用一体化。档案利用一体化是将上述三个方面整合起来，使档案管理的各项活动一环紧扣一环，成为一个连续的整体，以便获得更高的效率。实现档案利用一体化的基础是建立一个统一的计算机系统，包括硬件和软件。
如何设计信息化
人事档案管理信息化的实现，必须考虑到人事档案管理的实际问题。根据问题按照企业的具体情况，分析研究，找到切实可行的解决办法。
功能设计
人事档案管理系统从功能设计上要求具有组织机构管理、人员信息管理、人事档案目录管理、人事档案的转递管理、人事档案的查（借）阅管理、人事档案室基础设施管理、零散材料收集（接收、转递）管理、档案整理记录、缺失材料登记管理、相关统计查询管理等功能。
具体地讲，组织机构管理就是根据企业具体情况进行分级管理；人员信息管理指的是人员的基本信息，主要包括姓名、性别、出生日期、身份证号、档案编号等；人事档案目录管理是指人事档案管理的主要内容，包括档案材料类号、同一类别中的序号，形成材料时间、份数、页数、备注等，这些信息的维护可以自动生成档案目录直接打印出来；人事档案的转递管理包括转递类别（转入、转出）、转递日期、对方单位名称、转递原因、转递编号、转递方式（专人、机要）、经办人、档案转递单的自动生成打印、回执日期、回执人等；人事档案的查（借）阅管理是指做查（借）阅记录，包括查（借）阅方式、日期、查（借）阅天数、查（借）阅人、查（借）阅原因、经办人、批准人、归还日期等，系统还应具有查（借）阅到期自动提醒功能；零散材料收集（接收、转递）管理是指做好档案整理前的重要工作，主要内容可以与档案目录管理内容合并记录；档案整理记录及缺失材料登记管理就是要定期整理，包括整理时间、整理人，同时应按照员工的实际情况确定缺失的材料名称，以便于管理人员向相关部门收集，收集后应增加材料补齐时间；相关统计查询管理包括人员查找、内容查找、模糊查找等各类查询功能，统计功能包括人员统计、档案数量和材料统计、查（借）阅统计等功能，等等。
系统设计
在设计系统时，应考虑各方面的问题，主要有：
――代码管理。尽量采用标准的代码方式管理，这样既能保证计算机高速运行，又容易与其他系统软件兼容。
――档案材料内容处理。由于人事档案属于机密，其内容不能随意泄露，对于档案材料的具体内容可以采用电子扫描的方式进行录入，以保持材料的原貌。这就对人事档案管理人员的计算机掌握水平提出了比较高的要求。
――与人力资源管理系统的衔接。人力资源管理系统主要包括组织机构管理、人员信息管理、薪酬管理、社保管理、时间管理、招聘管理、绩效管理、培训管理等功能，其中，组织机构管理、人员信息管理中的许多内容与人事档案管理系统相通，两个系统存在共同维护的需要，故在设计人事档案系统时应考虑通过技术手段，直接使用人力资源管理系统中的组织机构和人员信息，这样既能保证人力资源管理和人事档案管理达到资源共享，又能避免两套系统数据维护出现不一致的情况。
――系统软件的网络连接。人事档案管理与人力资源管理一般是不同的岗位，需要不同人员进行管理。两套系统既要实现数据共享，又要求分开使用，尤其是人事档案管理系统要求在人事档案办公室中操作。由于人事档案属于保密范围，如果系统与网络相连将涉及商业秘密问题，如果不通过网络连接就很难做到数据同步性，这就给人事档案系统使用单机版还是网络版造成了矛盾，而解决该矛盾的方法是双版合用，平时维护档案信息时使用单机版，数据更新和备份时使用网络版。
统筹兼顾信息化
人事档案管理信息化建设涉及企业的管理体系、档案人员的技术素质、资金投入等多方面的问题，需要统筹兼顾、全面考虑。
领导高度重视。加强企业人事档案信息化建设，首先离不开企业领导的关心和支持，并在资金、设备、人员等方面予以必要的投入，从各方面关心档案信息化工作的进程。企业各级领导尤其是主管档案工作的领导，应经常过问此工作、了解现状、提出要求、下达任务，指导档案部门依法开展工作，帮助其解决工作中出现的困难和问题。
人员适时培训。人事档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于档案人员的高素质。因此，档案管理人员不仅要熟练掌握传统的档案管理技术，还必须能熟练运用计算机以及其他现代化办公设备进行电子文件的制作、使用和维护。这就需要对档案管理人员进行继续教育，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。
设施务必跟进。软硬件基础设施是人事档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源电子化转换、信息存贮以及开发利用的基础所在。这就要求企业应该投入足够的资金添置必要的计算机硬件设备和应用软件，同时还应加强网络配套建设，这样才能为档案信息的转换、传输和资源共享提供必要的技术保障。
建立标准规范。标准规范是人事档案信息化建设的重要基础之一，主要包括电子文件归档和电子档案管理以及档案信息资源的标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等。一方面，企业人事档案管理要采用适应信息化的新规章、新标准，另一方面企业自身也要加快人事档案信息化管理规范的制订和使用，包括推行无纸化办公和电子文件归档、计算机管理和档案检索等。
新旧模式转变。推行人事档案信息化管理必然会存在一个由传统模式向电子化模式转变的过程，在此过程中必须确保日常的档案管理活动仍然能够正常运转，不出现因为过渡而影响档案的保存和利用。较为妥当的方法是在过渡阶段采取双轨制，即两种管理方式在一定时间内同时存在，直到新的方式能正常运行。
[关键词]供电；企业；人事档案；信息化管理；措施
[中图分类号]C36 [文献标识码]A [文章编号]1672-5158（2013）06-0429-01
人事管理是供电企业管理的重要内容，它对于企业的正常供电具有很大影响。科学高效的人事管理有助于提升供电企业管理水平，最终实现正常供电。人事档案管理是人事管理的重点，档案管理涉及到供电企业的每一个员工，科学高效的档案管理有助于企业管理者快速地了解每个员工的情况，同时也是保证员工自身利益的重要手段。在新形势下，供电企业面临的环境更加复杂，高效的档案管理就成为了企业的必然选择。
随着信息技术的发展，计算机网络技术在供电企业的正常生产经营中应用越来越广泛，计算机网络技术在供电企业中的应用有效提高了供电效率。在新形势下，加强计算机网络技术在供电企业人事档案管理中的应用，实现人事档案的信息化，就成为了供电企业实现长远发展的必然选择（图1）。
（1）人力资源管理系统界面
一、企业人事档案信息化管理的必要性
在探讨如何实现企业人事档案信息化管理之前，我们不妨来了解一下为什么要实现供电企业的人事档案管理信息化，只有在充分明确了供电企业人事档案信息化的必要性之后，才能真正实现这一目标，笔者认为实现供电企业人事档案信息化管理是提升人事管理效率的必然措施，是提高供电企业核心竞争力的重要措施。接下来，笔者就来详细分析这两个方面。
（一）企业人事档案信息化管理是提升人事管理效率的必然选择。人事档案管理是人事管理的重要内容，加强人事档案管理有助于提升供电企业人事管理的水平。在信息技术日益发展的今天，充分利用信息技术来进行管理已经成为了供电企业的必然趋势。目前人事档案管理工作还存在着许多问题，这些问题严重制约着人事管理的效率，而要解决这些问题，很大程度上依赖于人事档案信息化管理。
（二）企业人事档案信息化管理是提升核心竞争力的重要手段。企业人事档案信息化管理与传统的管理方式相比，有很多新的特点。在信息化管理阶段，企业人事档案管理实现了由分散管理向集中管理的转变，由细节控制向核心监控的转变。这两方面的转变是信息化的必然，也是目前供电企业管理缺少的，是制约供电企业核心竞争力的关键因素。因而加强供电企业人事档案信息化管理就成为了供电企业的重要手段（图2）。
（2）企业电子管理系统
二、加强供电企业人事档案信息化管理的措施
上文分析了供电企业人事档案信息化管理的必要性，接下来，就来充分论述如何加强信息化管理。笔者认为实现供电企业人事档案信息化管理，供电企业要做到三点：一是要建立完善的档案管理网络；二是要建立健全人事供电企业人事档案信息管理运行机制。三是要加强人事档案数据采集工作的管理。接下来，笔者就来详细论述这三个方面的内容。
（一）建立完善的档案管理网络。实现供电企业人事档案信息化管理，我们首先要建立完善的档案管理网络。供电企业人事档案管理要以项目主管为核心，档案室作为业务部门，各个分室为具体负责的企业人事档案管理网络。在人事档案管理中要在电力主管部门的统一协调下，联系日常管理工作来进行有效管理，除了要负责协调之外，主管部门还要认真监督检查具体业务部门档案管理和移交工作。在档案管理中要坚持集中保管原则。
（二）建立人事档案信息化管理的运行机制。供电企业在进行档案信息化管理过程中要严格遵守国家相关的政策，法律法规，以及企业的保密制度。在档案管理过程中要严格保守企业秘密。要派专人负责数据采集，档案信息数字化，数据上传与加载等工作。
（三）加强人事档案数据采集工作的管理。数据采集是供电企业人事档案信息化管理的首要步骤，同时也是最为关键的步骤。在人事档案信息化管理中要重点关注数据采集工作的管理。做好数据采集管理工作，笔者认为要做好三方面的内容。一方面是要完成档案管理工作流程的数字化。另一方面是要在项目扩建之后，要完成数据资源更新工作。最后一个方面是要保证供电企业人事档案的完整性。
（3）人事档案电子化案例（图3）
随着我国信息技术的发展，计算机技术和网络通信技术在供电企业人事档案管理中的作用越来越重要，加强供电企业人事档案信息化管理是提高人事管理效率的必然选择，是提升供电企业核心竞争力的必然选择。供电企业管理人员要高度重视人事档案信息化管理工作。本文提到了加强信息化建设的三个措施，在档案管理过程中，企业管理人员要重点做好人事档案的数据采集管理工作。要重视供电企业网络基础设施建设，要建立健全人事档案信息化管理运行机制。供电企业要定期对网络通信系统进行检测，发现问题要及时处理。
参考文献
[1]熊真勤，浅析供电企业人力资源管理[J]中国产业，2012（10）
黑龙江省电力科学研究院人力资源部
[摘要]在信息技术快速发展的带动下，科研院所人力资源管理加快了科学化和现代化的发展步伐。但相对于其他行业来讲，科研院报信息不仅种类较多，而且数量十分庞大，而在管理方式上却较为落后，从而导致工作效率低下。所以在现代科研院所人事资源管理现代化的实现过程中，需要加快科研院所人事档案管理信息化的实现。文中从科研院所人事档案信息化管理的重要意义入手，分析了科研院所人事档案管理系统的主要功能，并进一步对加强科研院所人事档案信息化管理的措施进行了具体的阐述。
[
关键词 ]科研院所；人事档案管理；信息化；意义；功能；措施
人事档案是人事部门对个人业务管理和评价的重要依据，是单位进行选拔人才、录用人才的重要凭证。在科研院所人力资源管理工作中，对人事档案进行管理属于最基础的一项工作，通过人事档案可以考察和了解个人人力资本的提升情况。人事档案信息化管理是以计算机技术为核心，从而对人事档案信息资源实行数据化管理，不仅有利用人事工作效率和质量的提升，而且对加强人才队伍建设，合理配置人力资源也具有十分重要的意义。通过人事档案信息化管理，可以更好的将人力资源管理的优势和潜力发挥出来，能够为科研院所人才队伍建设提供良好的服务。
一、科研院所人事档案信息化管理的重要意义
（一）是当前社会网络信息化发展的必然要求
目前在我国日常的工作和生活中，信息技术和网络技术已成为不可或缺的重要工具，对工作效率和工作质量的提升起到了极其重要的意义。在这种情况下，科研院所为了能够更好的与时展要求相适应，在人事档案管理工作中加快了网络技术和信息技术的应用，利用先进的技术手段来对人事档案信息进行归档和储存，并建立了档案信息数据库，加快推动了科研院所人事档案信息化管理的进度，为科研院所人事档案管理效率的提升起到了积极的推动作用。
（二）解决科研院所人事档案管理不足的需要
长期以来我国人事档案都是采用人工方式进行管理，不仅服务效率较低，而且程序较为繁琐，不能全面实现对信息的获取，工作强度较大。科研院所实施人事档案信息化管理，利用计算机技术、网络技术和通讯技术等来更好的满足用户对档案信息的需求，可以随时查询档案数据，有效的确保了人事档案服务质量和工作效率的提升。
（三）科研院所加快发展的现实需求
在人事档案信息化管理过程中，由于创建了不同类型的人事信息数据库，科研院所可以通过各类不同的数据库更好的了解和掌握本单位人员的各种信息，从而合理对人力资源进行配置，确保更好的将人力资源的重要作用得以发挥出来。
二、加强科研院所人事档案信息化管理的措施
（一）确保人事档案材料的真实性和有效性
目前科研院所加快了档案管理的信息化建设工作，人事档案已从传统的纸质开始发展为电子档案。从电子档案的本质上来讲，其属于一种计算机数据，其建立是以纸质文档数据为基础，通过对其进行扫描、加工和处理，从而完成人事电子档案的构建。这就需要在建立电子档案时，需要确保信息来源的真实性和有效性，这是电子档案存在的重要的基础，对于电子人事档案的真实性存在异议时，可以通过将其与纸质人事档案来进行核对和验证，从而对电子人事档案的权威性和真实性进行明确。电子档案建成后，人们可以通过人事档案信息化管理系统来设置不同的查阅、查询的访问权限，有效的保证人事档案的安全性和保密性。
（二）加强人事档案信息化数据的安全性和保密性
电子档案的建立、使用、管理，享受着现代计算机和网络技术带来的方便、快捷、高效的好处，同时也存在着程序漏洞、黑客入侵等计算机安全风险。一是做好安全、保密防范措施，在技术手段和制度管理上下功夫，做好系统维护与升级，降低崩溃风险；二是做好相应级别备份机制，定期备份，预防数据丢失，同时采取多种存储介质保存档案数据；三是明确数据公开范围，严格设定修改、访问权限，做到既适度公开又有一定保密性，预防重要信息数据外传和非正常更改。在一些特殊人事档案如涉密、人员调查、举报材料上不适宜扩范围，应该严格设置权访问，以保护当事人的正当个人隐私不受侵犯。
（三）增强人事档案管理人员的责任感和使命感
人事档案信息化管理的关键在于档案管理的工作人员业务素质，培养一支信息技术专业化的人才队伍。要完善人事档案管理工作细则，使人事档案案卷的整理、归集更科学、全面、完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。他们必须是在思想上作风优良，能不唯上、不唯书，实事求是的组织工作干部。他们同时还必须是在业务上理论知识扎实，能鉴别人事档案的真伪性、全面性、时效性、重复性，进行正确的分门别类。人事档案管理在人事管理在人才专业队伍建设中起着重要的作用，人事档案管理人员责任重大，使命光荣，胜任这一工作应该是具备较强的文字处理能力、综合分析能力，既有人事档案管理业务知识又有信息技术知识和优良品德的复合型人才。
三、结束语
科研院所实施人事档案信息化管理，有效的将现代化先进的人力资源管理理念和信息技术结合起来，实现了科研院所人力资源信息的高度集中化管理，构建了适度开放和科学透明的人事档案信息交互平台，加快了科研院所人力资源管理工作的顺利开展。科研院所人事档案信息化管理的实现，其有效的将档案管理人员从繁重的日常事务中解放出来，使其有了更多的时间和精力来强化自身的专业知识和技能，这对推动科研院所人事档案管理工作的信息化、数字化、规范化的实现具有极为重要的意义，为科学技术研究事业的发展奠定了良好的基础。
参考文献
[1]刘英,杜清玲.加强人事档案信息化管理保障人事档案知情权[J].兰台世界,2010(1):57-58.
（一）信息化服务是人事档案管理服务工作的重要手段和发展方向。人事档案的信息化有利于提高档案管理服务工作效率，实现查询快速化、信息管理标准化、证明出具规范化、数据统计准确化等目标。有利于推进档案数字化，为跨地区档案信息的共享和管理服务水平的提升奠定基础。
（二）以人为本理念始终贯穿于人事档案信息化管理与服务的整个过程。人事档案管理与服务是针对组织或个体独立的信息化服务工作，坚持以人为本的理念，提高人事档案的信息化管理与服务水平有利于充分利用现有资源，服务更多的人群，进而真正做到以人为本。
（三）信息化服务是传统人事档案管理体制机制的有益补充。传统的人事档案管理与服务工作中存在的诸如弃档、篡改档、保管不严及管理与服务水平不高等弊端日益凸显，这严重影响了人事档案管理的整体质量及档案信息参考价值的有效发挥等。因此，通过对人事档案信息化管理与服务工作的探讨，有利于完善我国传统的人事档案管理工作体制机制，更好地为我国经济发展服务。
二、我国人事档案信息化管理与服务的现况
（一）人事档案信息化管理与服务体系基本形成。按照人事档案管理相关规定，我国的人事档案是由各级组织人社部门实行集中统一和分级负责的管理体制。伴随着人事档案管理体系的形成，我国由各级档案管理部门组成的人事档案信息化管理与服务体系框架初成，他为各级各部门在人力资源管理与开发中提供了重要的信息依据，对人力资源的合理配置奠定了基础性作用。
（二）人事档案正在由传统的管理服务模式向信息化管理服务模式发展。人事档案的信息化管理与服务，就是通过先进科学技术的有效利用，达到提高档案的管理水平、服务效率及质量和充分发挥人事档案开发与利用价值的目的。具体的说就是利用计算机及互联网等技术对人员档案信息进行记录及跟踪，并进行综合分析，正是由于这项技术的广泛应用,大大提高了人事档案的信息化管理与服务水平，有效摒弃了传统人事档案管理薄弱、内容陈旧、信息不准确、服务效率低等弊端。
三、我国人事档案信息化管理与服务中存在的问题
（一）工作人员综合素质不高。从我国各级人事档案管理部门人事档案管理工作的实际来看，部分单位存在着招聘档案管理工作人员随意、专业化程度低、管理混乱等现象，这影响了档案管理整体水平的提高及人事档案价值作用的有效发挥。
（二）管理与服务体制不健全，服务意识不强。当前许多部门（机构）尤其是一些企事业单位对人事档案管理工作不够重视，管理体制不健全，档案管理设施、场地等不符合规定，服务意识不强，信息化服务水平低，而人事档案管理与服务工作是人事工作的重要组成部分，档案管理服务水平低下的现状，已不能适应当今社会快节奏的人事工作和国家发展的新要求，影响着档案管理人与记载人整体工作进展与个人的事业发展。
（三）信息化管理与服务水平低，档案价值功能弱化。人事档案管理与服务的信息化，需要一套完整的工作制度、设施设备、信息技术等与之相匹配，而许多单位这些都不健全，导致了材料收集归档不全、不能及时更新、信息可靠性降低、管理与服务水平不高等现象的发生。服务模式在很大程度上还停留在过去的那种纸质信息记录，现代信息技术利用水平低，即使部分利用了也只是滞留在低水平运转，缺乏先进的信息技术管理系统，不能充分发挥人事档案的应有功能。
四、以人文本，加强人事档案信息化管理与服务的几点思考
（一）大力优化工作人员综合素质，广泛宣传人事档案工作重要性的社会知晓度。一是要强化工作人员的档案意识。各级人事档案管理部门既要强化对人事档案管理工作的领导及重要性的认识，更要注重培养提高档案管理工作人员自身的政治素养与业务素质，使工作人员充分认识到人事档案在工作中的重要作用。二是要建立严格的工作人员录（聘）用制度，选拔具有一定专业素质的人员从事档案管理工作，以提高档案管理工作水平。三是要通过采取多种举措广泛宣传人事档案管理工作的重要性，营造社会认知档案工作的浓厚氛围。
（二）充分利用现代信息技术，整体提高人事档案信息化管理与服务水平。为实现人事档案管理工作的整体推进，要定期开展专职人员的技能培训，不仅是档案专业知识方面的，还要包括计算机及互联网等应用技能，以满足新时期档案信息化管理与服务工作的需要。
【关键词】人事档案；信息化管理；文档一体化
计算机技术、数字技术和网络技术的发展，标志着人类记录信息、传达信息及留存信息的方式发生了变革，从纸质文本时代进入电子文本时代，时代的变化催生了近代档案学理论的诞生，直接影响着档案工作模式和管理观念发生了变化。我国人事档案信息化管理就是这一时代变革所引发的产物，。目前我国人事档案信息化管理已经取得了一定的经验，但仍有必要从理论和实践两个方面予以更深入的探讨，毕竟计算机技术、数字技术和网络技术发展态势依然迅猛，人事档案管理中的新情况和新问题也在不断出现，充分认识人事档案信息化管理的理论和实践的目的，就是为与时俱进地、高质量高效率第做好这项工作打下良好的基础。
一、人事档案信息化建设的内涵与作用
1.人事档案信息化建设的内涵
“档案信息化建设”的第一次正式提出是在2000年全国档案工作会议上， 随后档案信息化建设便在全国蓬勃开展起来。《档案信息化建设导论》一书将“档案信息化”定义为： 在国家档案行为管理部门的统一规划和组织下， 在档案管理活动中全面应用现代化信息技术， 对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。也就是说，各高校要在各级领导及相关部门的高度重视下， 统一组织和规划，采取一切有效措施和途径，充分应用计算机技术、现代通信技术和网络技术等信息技术，对潜在于高校人事档案中的信息资源（ 非保密性的人事档案信息） 进行整理、开发、管理并提供利用服务， 实现高校人事档案信息资源向社会效益和人才效益的转化，它具有整体性、动态性、条件性等基本特征。人事档案信息化建设涉及的内容很多， 而且会随着时代的发展而不断丰富和变化。
2002年国家档案局中央档案馆颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》中指出档案信息化建设一般包括档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设、档案信息化建设人才队伍建设和档案信息安全保障体系建设六个部分，这对全国档案信息化建设提出了具体的要求，人事档案信息化建设是档案信息化建设中的重要组成部分，人事档案信息化建设自此被指明了方向，全国人事档案信息化管理实践全面开展。
2014年人事档案管理新规范及加强干部选拔任用工作监督等规定出台。为当前人事制度改革以及档案信息化建设打下了更加坚实的基础。
2.人事档案信息化建设的作用
人事档案是记录个人从事各种社会活动的文件，是单位人事部门对个人管理的重要凭证和开展各种工作的基础，对单位考察和识别干部选拔优秀人才，加强机关单位干部队伍建设，促进工作、监察、党政管理的开展具有重大作用。在档案信息计算机检索系统中采用现代计算机网络通信技术，可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索，发展为智能检索及网络检索，实现档案信息传递网络化。另外，人事档案通过计算机的管理，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，可以直接提高档案工作的效率。并且，与传统档案资料相比，数字档案更易于保存、查询、修改，并且可以通过网络快速传递，提高档案的利用率，降低档案管理的成本。
随着信息技术迅猛发展和广泛应用，人事档案信息化的重要性日益凸现出来。人事档案事业的发展只有朝着信息化的发展目标迈进，才能改变人事档案利用的种种局限，使人事档案管理从封闭走向开放，实现人事档案的现代化管理，也只有实现人事档案信息化，才能不断发挥人事档案的价值，提高人事档案工作的社会地位，实现人事档案事业的跨越式发展。
二、在加强文档一体化建设的基础上加强人事档案信息化管理
1.完善文档一体化管理业务规范人事档案管理信息系统的建设需要投入相当大的人力、物力、财力。鉴于系统建设是一项技术密集、资金密集、劳动密集的工作， 档案管理部门要建立信息系统并非易事， 因此在系统设计过程中，要确保字段设定严格执行标准化和规范化，这是文档一体化和资源共享的基础，也是今后在网络上进行数据交换的根本保证。从文书处理用纸、文件传阅单，到立卷的卷皮、卷盒及各种装具， 一律采用国家统一规格产品，同时要统一编号。
2.加强文档一体化软件的统筹规划
对于文档一体化软件的开发，首先必须树立前端控制的思想。前端控制就是把文件生命周期各个阶段的管理要求放在文件设计阶段予以考虑。在文档一体化的软件系统设计中，要推广使用兼容性强、应用性好、智能程度高的办公信息系统， 使文件与档案的运转、传递、处理、管理以及开发利用更加方便快捷， 形成一个满足现代化办公环境的文档一体化协调发展的技术保障体系。其次依据各部门的职能， 按照标准化、规范化的要求， 调整、制定适应于文档一体化管理的分类方案与保管期限， 并使之代码化， 对各种表明档案信息内容特征的著录与标引加以统一。
【关键词】：人事档案；信息化；管理
引言
档案信息资源是国家的一项基础性信息资源，档案信息化是国家信息化的重要组成部分。党和国家实施“大力推进信息化，加速建设现代化”的发展战略，对档案部门提出了新的任务，也为档案部门信息管理的创新提供了难得的发展机遇。人事档案管理也应抓住这一机遇，实施由传统管理到信息化管理的转变，充分发挥人事档案信息的作用。
1档案信息化的概念
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。目前的信息技术已经能够很好地运用计算机网络、数据库的开发来处理现实的信息资源。档案信息化工作就是利用信息技术手段来实现馆藏各类档案的数字化、网络化、电子文档管理一体化及档案信息提供利用网络化。
2人事档案信息化管理的意义
2．1信息化建设是信息社会的要求，也是人事档案信息社会化的需要。档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益显现出来。满足群众需求，为社会服务，既是档案工作的出发点，又是档案工作的目的，加快档案信息化建设，是我国迅速发展的政务信息化对档案工作提出的迫切要求和档案工作自身发展的需要，也是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。
2．2信息共享，为社会提供全方位的人事信息，提高劳动效率与工作质量。人事档案管理多媒体信息网络系统提供了人事管理过程中所需要的全方位的人事信息。我们不但可以快速准确地获取人事的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，还可以随时查询人事诸如工作、学习、生活等方面的声音和影像资料，了解人事全方位的综合信息。可以从根本上改变过去那种从纸面上静态了解人事的传统方式。通过网络可以使信息共享，避免各部门重复录入相同的信息，减少重复劳动。
3人事档案信息管理的目的
人事档案信息化管理以提供利用为目的，还体现在要通过信息维护，及时更新档案中变化的信息数据，使人事档案信息与原档案材料保持一致，从而达到人事档案信息管理始终处在一个动态管理之中，让人事档案由传统的手工管理向信息化方向转换，这是对人事档案信息管理的基本要求。也只有这样，才能使人事档案信息在激励人才和人力资源组织管理与开发中发挥更大作用，真正服务于人事管理工作。
4人事档案信息化应遵循的三大原则
规范性原则：制定和实施人事档案工作标准和规范，是人事档案工作信息化的需要，是提高工作质量和效率的需要。通过馆藏档案数字化接收电子文件，应该坚持规范性原则，制定相应的规范和法规，只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。
安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证人事档案信息的安全性。
效益性原则：人事档案信息化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益。要根据自身的能力、馆藏基础。分析用户需求，考虑馆藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，可以带来巨大的经济、社会效益；利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键。
5加强人事档案信息化管理的措施
《全国档案事业发展“十五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用。保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并入国家信息网。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。
5．1加强基础设施建设
电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辨认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在人事档案管理上，运用计算机进行人事档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机。提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度。逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网，使各项工作都网络化，加强人事档案的利用。
5．2人事档案信息资源建设
5．2．1人事档案的电子化
所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对人事档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。人事档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于人事档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质人事档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。
5．2．2加强人事档案目录数据库建设
我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，人事档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应人事档案信息资源共享的要求，需要加强人事档案日录数据库建设，开发标准化的人事档案管理系统，加强人事档案目录的输入，保存。
5．3人事档案信息化人才的培养
从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中人事档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分人事档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上人事档案信息化了，因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法，因此必须通过各种途径加强人事档案业务人员培训工作，提高人事档案业务人员的管理水平。
结束语
为了实现人事档案的信息化管理，各级人事部门应当重视人事档案信息化管理人才的培养，加大智力投资力度，优化智力投资方式，以最新信息理论与信息技术为人事档案管理人员充电，使他们胜任人事档案信息化管理工作。要为人事档案信息化管理提供条件，以便在人事档案信息利用的权限范围内，建立能够全方位、多层次、立体化地提供信息服务的更科学、更快捷、更方便的人事档案信息管理模式，满足社会对人事档案和人事工作的需求。要关心人事档案管理人员的自身发展，尽快培养一支适应人事档案信息化管理的人才队伍。人事档案管理人员要加强终身学习，不断更新知识，完善知识结构，以适应人事档案信息化管理的需要。
参考文献：
【1】赵屹．档案信息网络化建设【M】．北京：北京图书馆出版社，2003．
【2】沈潇．浅析档案管理信息化管理探索【J】．管理探索，2007，4．
信息化是当前档案管理工作的重要发展趋势，同时也是提升档案管理水平的一项必然举措。现阶段干部人事档案管理工作开展的过程中，整体信息化管理工作的开展依然具有很大的提升空间，信息化的价值与优势需要通过不断地探索和改进才能得到最大限度地体现。本文就围绕推动从人事管理创新的目标，当前人事档案信息化管理工作开展的相关问题进行了分析和探讨。
关键词：
干部人事档案；信息化建设；人事管理创新
0引言
在当前信息化时代，各行各业都呈现了重要的信息化发展趋势，档案领域的工作更是如此。针对于干部人事档案管理工作来说，信息化也已经是其中非常重要的一个环节和工作路径[1]。为了对于人事管理工作进行合理的创新，我们必须要从干部人事档案管理工作入手，将信息化的价值与优势进行更好地发挥，更好地将档案管理工作的作用进行体现，为人事管理工作提供更加高效、可靠、高质量的档案资源支持，更好地推进和促进人事管理工作的全面创新。
1干部人事档案信息化管理对于人事管理创新的意义
对于人事管理工作来说，档案工作的重要性是毋庸置疑的。要想实现对人事管理工作的创新，我们就必须从一个更加科学、客观的角度对于信息化建设工作进行接受和认同，正确地认识到信息化建设工作所带来的优势和改变，客观地对待和接纳信息化建设工作的开展。在以往干部人事档案管理工作中，过于传统的管理方式导致了工作陈旧、效率很低，这从另一方面也影响了档案管理工作人员自身的创新能力和创新意识，让其在工作中止步于当前现有的成绩。在日常工作中，传统的管理思路下，仅仅关注与年度、月度的立卷归档案卷数量，查询服务提供的数量，而对于具体人事管理工作却没有提供可靠的档案信息的支持，对于档案管理工作的价值没有进行充分的发挥和改进。在信息化管理的影响下，干部人事档案管理工作的效率得到了大幅度的提升，并且整体档案管理工作的主动性也得到了更好地强化。档案管理人员在日常工作中得以从枯燥、重复的劳动中解脱，他们可以投入更多的精力在自身工作的创新当中。只有这样，人事干部档案管理工作的效能才能得到进一步的提升，同时也可以更加主动地思考如何从自身的角度入手，为人事管理创新活动提供有效地档案信息资源，不断地将超前的意识进行融入，提升自身的服务意识和服务能力。
2干部人事档案信息化管理工作的开展思路
第一，加强基础设施投入。对于档案管理工作来说，信息化管理的基础就是各类齐备的基础设施。干部人事档案资料本身在信息化管理发展的过程中，整体信息资源的数量和种类逐渐增加，如何与时俱进地对基础设施进行改善，从硬件层面上满足卫生计生事业单位的发展需求是非常关键的[2]。在当前信息化管理驱使下，我们要做好配套设施的保障，档案管理人员要结合自身档案管理工作的需求，合理地采购电脑、打印机、复印机、扫描机、存储器、档案资料等相关设备，并且做好管理和控制，做到电子件与纸质资料件的内容完全一致。第二，加强人才培养。对于档案管理工作来说，信息化的开展需要一批优秀的专业人才来进行实现，针对于人才方面的需求，我们予以重视，并且加强对优秀人才的引进，不断提升人才队伍的综合素质和水平。结合当前人才队伍构成情况，积极引入合理的培训模式，系统化地展开对于在岗人员信息化管理水平的培养，让其自身的操作能力和实战水平得到更好地提升。目前，一部分乡镇卫生院的档案管理人员本身没有经过专业的档案方面知识的学习，虽然他们工作经验上十分丰富，并且可以确保接收、审查、归档以及各类传统档案业务工作中发挥了重要的职能作用，但是当前信息化档案管理环境下，我们必须要认识到保持强大学习能力的重要性。结合队伍构成情况，构建一支复合型、高素质人才队伍，这是当前档案管理工作开展中所应该关注的一个内容。档案管理工作中，也要融入绩效考核，从更多的角度来实现对在岗人员的有效激励，档案管理人员自身也要提升认知、与时俱进地提高自己，打造优秀的服务意识和业务能力。对于当前知识经济时代，很多管理理论和方法都需要我们进行深入的学习和研究，档案管理者要接受新环境所带来的挑战，勇敢地进行创新，打破以往档案管理工组中的问题，为档案管理信息化工作的构建一条平坦的路径。专职人员要对档案信息化管理业务工作进行充分认识，满足干部人事档案管理工作的新需求。第三，对工作模式进行合理地创新。在科学技术发展影响下，我们要清晰地认识到，档案管理工作信息化已经成为一个必然趋势和方向，面对新的发展挑战，我们要勇敢地对信息化管理工作进行调整，创新工作模式，完善当前信息化管理策略，尽最大可能将信息化管理的效能进行更好地发挥。工作模式创新的过程中，我们要化繁就简，对于现阶段一些不必要的过于繁琐的流程进行缩减，提升流程的整体效率。现阶段，虽然信息化管理平台已经得到了大幅度的应用，但是其应用深度还十分有限，大多数仅仅集中于对单项目录的检索、录入、输出等方面。在实际工作中，我们要认识到档案管理工作的开展，信息化管理工作是全方位的，而不是仅仅体现在这几个工作环节和内容当中[3-4]。例如，在档案管理上，可以融入互联网的管理思路，采取条形码来对于档案号进行替代啊，这样可以提升归档和查阅的效率，同时管理上也更加安全可靠。信息化管理模式下，我们需要进行不断地探索和了解，对于具体工作中出现的各类问题进行更好地解决，这样才能得到提升的效率和保障效果的目标。
3结论
总的来说，对于当前干部管理工作的创新来说，干部人事档案信息化发挥着重要的作用，针对当前人事管理工作的创新需求，我们要勇于应对挑战，切实地在其位、谋其事，锐意进取、不断探索，真正地将干部人事档案信息化的价值进行发挥和体现。
参考文献
[1]韩宝丰.加强干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新[J].办公室业务.2016（23）.
[2]张洁.医院人事档案信息化管理及其创新[J].企业改革与管理.2016（14）.
[3]凌玉华.浅谈信息化对高校人事档案管理人员素质的新要求[J].科学咨询（科技•管理）.2012（10）.
