时间：2023-06-13 16:14:50
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1 医德医风管理系统的具体应用与主要内容
在当代，我国经济的迅速发展也大大推进了信息化技术的进程。近几年，随着我国医院规模的不断加大和患者数据的增加，医德医风电子化管理凭借其独特的优势，受到了各大医院的青睐。同时对于实现医院管理现代化、信息化也起着积极作用。
宽城满族自治县医院党委办公室经过几年的摸索和实践，于2012年正式投入使用医德档案信息化管理平台，这一平台的实行使全院的医务人员工医德医风档案的管理，不仅大大提高了档案管理工作的工作效率，同时也使得对员工医德医风档案的收集与管理更加具有科学性、合理性和系统性。
（一）该平台建立在医院已有的OA办公局域网上，具有良好的兼容能力和安全性，对计算机操作系统要求不高，医德档案信息化管理平台采用电子录入方式，一人一档，实行院科两级网络化管理，由院党委办确定专人负责收集，录入与量化评分，具体方法与实践简要如下：
1、由专业人员对各科室兼职网管人员进行专业的培训，提高其专业水平，掌握电子文件的管理知识，同时培养他们的管理和保密意识，使其称为有素质的专业的档案管理人员，加快传统医德档案的数字化管理转型的进程。
2、医德档案网络信息化建设首先要有一套科学合理、方便快捷的比较完善的管理方法。另外还要对于医德档案收集范围要明确，最后为了方便以后对档案信息的科学研究，还要建立标准化、规范化的数据库并建立与之相对应的数据分析库。
3、需要填写的科室及个人需在规定的时段登陆系统并完成相关填写项目，在填写项目完成并核查无误后保存退出，这样的方式有利于保证数据的准确性。在规定的登录时段结束后，服务器将自动关闭系统。
4、运用网络办公自动化信息平台（OA系统），
根据医德医风填表信息编制交互网页，最终录入数据库中，实现安全、高效的医德档案动态管理。整个过程全部利用计算机进行，形成收集、统计、分析和评价为一体的多功能管理体系。
（二）医德电子档案重点在于对医德内容的设置，该系统内共分为3大项、16个小项，比较全面地涵盖了医德评价指标的各个方面。
1、平台基本构成：《医务人员基本情况登记表》、《医务人员考核医德医风档案表》（内含“工作人员基本情况”、“违反医德医风情况登记表”、“医德医风考评汇总表”、“受奖励情况登记表”）、《年度医务人员医德考核评审表》和相关个人先进材料，行政奖励或处罚的复印电与版材料等等。
2、平台设置了不同等级的权限，分为一般权限、部门权限、管理者权限和超级管理员权限，以对应医德考评自我评价、科室评价和单位评价的三个环节：对员工仅开放一般权限，用于个人医德档案的操作；各科室负责人增加部门权限，可对管理范围内员工的医德档案进行科室评价意见的填写意见、查询和管理；管理者权限仅对各职能部T的具体责任人开放，可随时记录医务人员的医德表现；超级管理员权限只对医德档案管理员开放，负责进行后台操作，可对填写不符合要求的医德档案予以退回或删除，提取未及时上报人员名单进行通报，查询所有考评对象的医德信息，最关键的是可以进行数据的汇总统计，从而实现医务人员医德状况的记录、归档、分析、比较、统计等全方位信息化管理。
（一）医德档案信息化平台的建立彻底改变了以往使用传统纸质档案建档的繁琐流程，管理者和员工根据系统的提示可以简单、方便地完成整个考评过程电子化医德档案顺应了无纸化办公的时展趋势，减少了资源浪费，使这项工作更加方便快捷，节约了人力成本。管理者可以在短时间内调阅了解医院医德医风建设动态，并可基于系统进行数据挖掘分析，推进了医德医风建设的科学化、规范化和系统化管理进程，形成了医院医德医风建设的规范体系。
（二）医德档案和奖惩记录实行电子平台集中管理，各职能部门可将日常监管和科室日常考核结果及时存档，动态记录每位医务人员历年来所受到的表彰、先进事迹、存在的问题等方方面面的信息，保证了医德档案的完整性、全面性和长期性。
（三）从2012年宽城满族自治县医院首次在全市县级医院建立医德医风档案信息化管理以来，促进了行风的建设，并且促进了医疗服务、医疗质量的有效提高。在对行风建设检查中，宽城县医院医德医风档案网络信息化管理系统展现的内容一直是全院的亮点和骄傲，受到了市县卫计委多次表彰。
一、传统医德档案存在的问题
传统医德档案管理仍旧停留在“一人一本”的纸质管理阶段，通过人工进行档案材料的收集、整理、分析和汇总，效率低下，耗费了大量人力物力；而且纸质医德档案不利于保存，容易损坏和丢失，在对医德考评结果进行分析汇总时，既繁琐又容易出错，也不方便定位查找个人医德信息。其次，纸质的医德档案不能及时记载医务人员在医德评价指标方面的奖惩情况，容易出现漏报。另外出于页面的限制，有时会出现个人医德总结记载不全的情况。
鉴于以上种种弊端，为更好适应现代化医院管理的需求，运用信息化手段实现医德档案的无纸化、网络化管理势在必行。
二、我院医德档案信息化管理的具体实践
我院高度重视医德医风建设工作，从2009年开始对全院医务人员进行医德考评，对传统医德档案管理存在的问题有着深刻的认识，经过两年的摸索和建设，于2011年开始正式投入使用医德档案信息化管理平台。
（一）该平台建立在医院已有的OA办公局域网上，具有良好的兼容能力和安全性，对计算机操作系统要求不高。平台包括医德考评登记、附加项登记、个人报告打印查询、部门情况查询、数据查询与统计、管理通道等共六大模块，其中医德考评登记主要用于个人填写医德总结，并查看考评流程完成情况；附加项登记用于各授权职能部门对个人或科室医德相关奖惩情况进行加扣分或“一票否决”，也可查看历年来的医德奖惩记录；个人报告打印查询方便医务人员自行查看个人历年来的医德考评情况和输出个人医德档案；部门情况查询为科室管理者了解本科室内部人员的医德综合情况和明细提供了便捷的途径；数据查询和统计为医德档案管理人员进行数据的查询、统计、分析和汇总等提供了直截了当的方式，大大简化了工作过程；管理通道用于计算机中心系统维护人员对平台的管理、维护和控制，根据医德考评的新要求不断调整和完善系统配置信息。
（二）医德电子档案重点在于对医德内容的设置，该系统内共细分为7大项、121个小项，比较全面地涵盖了医德评价指标的各个方面。每个小项都根据工作职责开放权限给相应的职能部门，其拥有对该项目的解释权和操作权。医德档案实行百分制，考评得分在90分以上（含90分），且扣分不超过10分为优秀；70分以上（含70分），且扣分不超过20分为良好；60分以上（含60分），且扣分不超过30分为一般；60分以下或扣分超过30分或有“一票否决”行为为较差。系统对考评得分进行自动判定和归类，即时显示考评结果等级。
（三）医德平台系统与人事信息系统直接关联。对考评对象的姓名、性别、出生年月、文化程度、所在部门、技术职务、行政职务等基本信息在考评表内进行直接填充，跟随人事信息的变动而实现实时更新，防止出现错填和填报不实的情况；同时也方便各职能部门对个人或科室医德奖惩情况进行加扣分等操作。
（四）平台设置了不同等级的权限，分为一般权限、部门权限、管理者权限和超级管理员权限，以对应医德考评自我评价、科室评价和单位评价的三个环节。对普通人员仅开放一般权限，用于个人医德档案的操作；各科室负责人增加部门权限，可对管理范围内人员的医德档案进行审批、查询和管理；管理者权限仅对各职能部门的具体责任人开放，可随时记录医务人员的医德表现；超级管理员权限只对医德档案管理员开放，负责进行后台操作，可对填写不符合要求的医德档案予以退回或删除，提取未及时上报人员名单进行通报，查询所有考评对象的医德信息，最关键的是可以进行数据的汇总统计，从而实现医务人员医德状况的记录、归档、分析、比较、统计等全方位信息化管理。
三、实行医德档案信息化管理的成效
（一）医德档案信息化平台的建立彻底改变了以往使用传统纸质档案建档的繁琐流程，管理者和员工根据系统的提示可以简单、方便地完成整个考评过程。电子化医德档案顺应了无纸化办公的时展趋势，减少了资源浪费，提高了工作效率，节约了人力成本。管理者可以在短时间内调阅了解医院医德医风建设动态，并可基于系统进行数据挖掘分析，推进了医德医风建设的科学化、规范化和系统化管理进程。
（二）医德档案和奖惩记录实行电子平台集中管理，各职能部门可将日常监管和科室日常考核结果及时存档，动态记录每位医务人员历年来所受到的表彰、先进事迹、存在的问题等方方面面的信息，保证了医德档案的完整性、全面性和长期性。每位医务人员都可以随时通过个人账户登录系统查询个人历年的医德记录和考评结果，清楚知晓医德加扣分的缘由，真正体现医德考评“公开、公平、公正”的原则，同时又能通过对比认识自身存在的不足，指导医务人员确立提升职业道德素质的努力方向。
（三）我院自2011年率先在全市建立医德档案信息化管理平台以来，医德医风建设取得长足进步，在历年行风建设检查中均得到省、市卫生部门的认可；员工的医德医风意识得到大大提高，医疗服务、医疗质量明显提升。
四、关于完善医德档案信息化管理的建议
（一）将信息安全摆在首要位置。医德档案的信息化建设是一项比较大型的系统工程，包括总体设计、软件开发、档案整理、查询管理等，医德档案电子信息化系统存在的危险因素大概可分为以下3种：（1）对系统硬件的破坏，包括来自自然灾害和人为灾害的威胁，如地震、火灾等；还包括其他人为有意或无意的破坏，如盗窃、无意或恶意毁损等；（2）对系统软件的破坏，如感染电脑病毒、木马，遭受流量攻击等；（3）系统上保存的数据或在网络中传输的数据受到攻击，如修改、删除、破坏数据等。必须特别注重信息的安全与稳定，积极采取各种措施保证信息安全，如物理安全策略、访问控制策略、网络监测和锁定控制、防火墙控制及数据备份等。
（二）拓展新的服务功能。医德档案信息系统可以尝试与医院的患者随访系统、第三方满意度评价系统进行对接整合，甚至开设开放式评论专栏，将患者及家属对就医体验的即时评价与该档案平台的考评结果相结合，从而更加真实、客观地体现医务人员的日常医德医风表现，从细微处着手，及时发现问题解决问题，不断提高医务人员的医德医风意识，让医院的服务质量和服务水平更上新台阶。
一、医德医风电子化管理的作用与意义
在信息化技术快速发展和应用的今天，在医院规模不断扩大与员工及患者数急剧增加的情况下，医德医风电子化管理已经成为医院实施科学管理、提高工作效率的首选，是实现医院管理现代化、信息化的必然要求。
宽城满族自治县医院医德医风档案始建立于1999年，主要采用手工操作管理方式，费时、费工、费力且利用率低，查阅难，提供的数据也不够准确。从2011年起该院利用网络办公自动化信息平台（OA系统）对医德医风档案进行信息化管理，使全院519名员工医德医风档案的收集与管理更具有科学性、系统性、合理性，降低了调阅档案的时间和工作效率。
1、具体作用如下：
（1）通过医院网络办公自动化信息平台（OA系统）搭建医德医风档案管理系统，使医德医风档案以文字、图表、图片等多种形式展现每位员工的医德医风情况，改变了医德档案的封闭性、表达形式单一与利用率低等不足，真正发挥了医德医风档案的最大作用。
（2）建立医德医风档案管理系统后，规范了使用的方法与程序，能够给相关部门提供了一个便捷、准确的信息资源共享平台，输入姓名可在最短时间内了解医院行风建设动态与查询本科室人员资料。
二、医德档案基本构成与主要内容
1、基本构成：《医务人员基本情况登记表》、《医务人员考核医德医风档案表》（内含“工作人员基本情况”、“违反医德医风情况登记表”、“医德医风考评汇总表”、“受奖励情况登记表”）、《年度医务人员医德考核评审表》和相关个人先进材料，行政奖励或处罚的复印材料等等。
2、主要考核内容：
（1）自我评价。医务人员按照医德考评的内容和标准，对自己的实际工作表现，实事求是地进行自我评价，并填写《河北省医务人员医德考评审核表》
（2）科室评价。在自我评价的基础上，以科室为单位，由科室考评小组对每个医务人员日常的医德表现进行科室评价。
（3）单位评价。在自我评价和科室评价的基础上，以日常检查、问卷调查、患者反映、投诉举报、表扬奖励的情况作为重要依据，对每位医务人员进行客观公正的评价，作出医德考评结论。
三、实现医德档案电子化管理的方法与措施
医德医风档案采用电子录入方式，一人一档，实行院科两级网络化管理，由院党委办确定专人负责收集，录入与量化评分，现将我院实行医德档案电子化管理方法简要叙述如下：
1、加强各科室兼职网管人员的档案专业等方面知识学习与培训，使其能够快速掌握电子文件的管理知识，自觉提高电子文件管理意识与保密意识，成为专业的信息管理人员，尽快做好传统医德档案的数字化管理转型工作。
2、医德档案网络信息化建设要建立一套较为科学规范、简易操作及灵活有效的管理方法;其次，要确立医德档案收集的范围，最后建立标准化、规范化的数据库并建立与之相对应的数据分析库，便于日后对档案信息进行科学的分析和处理。
3、医德医风档案管理系统构建在医院采用的OA系统上，增加独立的数据服务器，编制交互网页，利用医院现有的OA系统网络资源及终端，为医德档案管理系统提供了运行平台。该系统用户分为超级用户和一般用户，一般用户拥有浏览档案、修改档案等功能，超级用户为系统管理者，主要负责完成对各个档案、数据库的维护管理及用户的权限设定等，超级用户具有快速检索功能权限，能快速检索和调阅档案。
4、需要填写的科室及个人需在规定的时段登陆系统并完成相关填写项目，在填写项目完成并核查无误后保存退出，从而确保录入数据的准确性。在规定的登录时段结束后，服务器将自动关闭系统。
5、运用网络办公自动化信息平台（OA系统），根据医德医风填表信息编制交互网页，最终录入数据库中，实现安全、高效的医德档案动态管理。整个过程全部利用计算机进行，形成收集、统计、分析和评价为一体的多功能管理体系。
四、对医德医风档案进行网络信息化管理应注意的几个问题。
1、计算机网络安全问题必须引起管理者的高度重视，如安装防火墙、杀毒软件，数据库异地备份，定期杀毒等。对档案数据制作成“死备份”保存在不可擦除的存储设备上，建立网络安全管理制度，定期进行安全备份。
2、用户在录入信息时，必须仔细核查填报信息，并在规定时间内完成，兼职网管人员要负责核查好本科室人员信息录入，确保全员填写。一旦系统关闭，将无法更改。
五、实行医德档案网络信息化管理取得成效
宽城满族自治县医院自2011年率先在全市县级医院建立医德医风档案信息化管理以来，行风建设有了长足进步，医疗服务、医疗质量明显提升，在历年行风建设检查中，宽城县医院医德医风档案网络信息化管理系统展现的内容成为亮点工程，并且得到市县卫计委的认可和表彰。
【关键词】工程档案；管理；建筑工程
近几年来，我国的建筑行业在市场竟争中面临严峻的考验，管理体制也同样需要进一步地改革和创新，建筑工程档案的管理也有了新的发展。我国的档案管理工作人员应借鉴西方发达国家的先进档案管理技术，来进一步完善我国仍处于改革转型期的档案管理制度，充分利用自己的在国际经济中强国的地位的优势，加强对我国档案管理工作人员的定期培训，以达到在建筑工程中档案管理工作的有效运用，实现社会主义现代代建设的发展，使工程档案管理工作与国际接轨，使工程档案管理更好地为我国的经济建设的发展做基础准备。
第一、做好档案管理工作，完善档案管理制度
工程建设类项目精确而又复杂，这项工作的顺利进行需要档案资料的有序管理，这样才能确保资料、图纸的精确、完善及规范。我国档案管理的有关条列规定，工程建筑单在项目建设期间，需要掌握建筑实际情况，不断完善、准确相关档案管理制度及措施。与此同时，分工要明确，切实保证在施工单位、检查单位、承包单位等各项工程建设项目的各项责任，以免在建筑工程中出现的问题无处寻责，并保证规范档案资料的收集、入档，促进档案、各项目之间的同步管理。在此过程中，最重要的是前期资料的准确和完整。一般情况下，建筑类工程项目建筑时间比较长，以至于建设期间对于档案的管理及形成也比较麻烦，为了减少这一问题对工程建设的影响，从项目建设开始，就需要制定专业人员，做好档案规整工作，确保各项任务的顺利进行，逐步建立并完善档案管理制度，形成一个系统化和网络化的档案管理体系。
第二、完善施工管理制度，加强档案材料的编制管理
在工程建筑档案管理当中，应该按档案管理规章制度对档案材料进行编制，这是工程建筑单位的基本标准。形成一个高质量的工程档案的材料，主要是取决于档案材料的编制过程。工程建筑单位必须要明确本身的档案管理责任，要不断对本单位档案工作人员的档案编制技术进行培训锻炼，提高建筑工程档案编制材料的水平。工程管理层要对工程建筑施工进行监督管理，定期要对档案材料的编制进行审查指导，达到施工单位对档案材料的要求标准，为下一期工程项目的顺利进行打下坚实的基础。为了能够使工程档案材料有计划地记入档案，便于上级领导的审查，明晰责任，就要把档案的管理工作划分到工程计划中去。目前，很多工程项目的实施都是利用投标的方式将工程项目承包出去，而好多承包企业又将工程项目再承包出去，在这样一种层层承包的背景下，工程档案的承包合同（包括编制材料的收集过程、工程项目的质量、积累和整理的过程等）就需要详细列入档案管理的内容中去，减少建筑工程进行当中的失误。
第三、利用高科技对建筑工程档案信息资源多样化管理
大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。当前，美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用CAD光盘技术。档案管理工作者应该借鉴西方先进的档案管理方式，吸收先进的管理技术，将档案管理工作推向更高一个水平。国内外光盘使用比较广泛，很多国家都制定了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使建筑工程单位利用光盘库载体或光盘塔运用在档案管理中。近年来，很多水利、建筑工程单位已经对录像档案、纸质材料档案、照片档案开始制作成光盘运用多媒体进行网络化保存。提高各部门档案管理工作的协调能力，提高各部门的档案管理水平，方便各部门对档案利用，提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。（如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则，公司不应再另行规定。公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更）。
第四、严格把好竣工验收档案资料质量关
使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用
工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定或不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。
第五、及时做好传递和变更记录
在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。建筑物在，档案在，这是重点工程档案管理的原则，随着时间的推移，工程不可避免地要进行维修、改造。
第六、加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度
随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。综上所述，企业的档案管理部门要注重开发档案的经济效益，在服务方法上要由单一的接待查阅转为同时以二次文献、三次文献的形式提供利用，并应积极、主动地向有关部门和决策人员介绍档案，引导他们充分利用档案，最大限度地发挥重点工程档案在建筑工程中的有效运用。
参考文献
[1]刘家真.电子文件管理理论与实践[M].科学出版社,2003年版.
【关键词】“三化”理念；学生档案；过程管理
高校学生档案是向用人单位全面推荐和介绍毕业生情况。目前学生档案材料包含的内容主要有：毕业生登记表、入团入党材料、体检表、学生成绩表、各种奖励材料、处分材料、综合测评表等。它是以纸张作为档案的载体，具有实体性、原始性和唯一性等特点，是一种宝贵的信息资源，有利于用人单位对学生进行客观、真实而全面的了解。档案是人事档案部门对当事人进行转正、定级、职称评定、计算工龄等问题时的重要依据。每个人在职业生涯中会遇到职称评定、工龄计算、工作更换等情况，由于近几年毕业生工作流动性较大，人事档案部门只能依据档案的记载情况进行相关核算，另外，在办理养老保险、出国深造手续和考研、考公务员时，也要用到档案。
一、高校学生档案管理的创新思路
档案管理看似一个程式化刻板的工作，其管理却应该是一个不断动态更新的过程。本人的创新思路便是将刻板的工作动态化，全过程、分阶段的对档案进行超前的、过程的、追踪的管理。具体分以下三个阶段：
（一）档案超前管理阶段。以“三化”理念为指导，强化学生档案管理基础性工作。面对当前的就业形势，高校的档案管理工作必须具有超前性，考虑到档案材料在大学生就业中所起的特殊作用，改变过去毕业生离校后再集中整理归档的管理方法，从学生进校起就做好建档工作，杜绝因临时突击行为，造成错装、漏装和档案转递不及时、不准确的情况发生。
（二）档案过程管理阶段。强化服务功能，通过设计完善诚信档案、台帐、建立档案借阅登记表、专递交接表等方式，创新学生档案管理模式。
（三）档案追踪管理阶段。发挥档案管理功能，设计2010届、2011届《宿迁学院五系毕业生信息反馈调查问卷》及《宿迁学院五系毕业生就业市场反馈调查问卷》，作调查、统计、分析，构建毕业生信息反馈档案系统。
二、创新举措——以宿迁学院五系学生档案管理为例
（一）提出并运用档案“三化管理”、“超前管理”、“过程管理”、“追踪管理”理念，加强学生档案管理，充分发挥学生档案在就业服务中的作用。学生档案管理的“三化”，即规范化、精细化、动态化。规范化是以统一的办法和标准对学生档案进行管理；精细化是在规范化的前提下精益求精和创新，完善档案管理；动态化是对学生档案进行及时更新，随时能够体现学生现实的表现情况。
（二）制定实施《宿迁学院五系学生档案管理办法》、建立《五系学生档案管理台帐》、建立《学生档案借阅登记表》、建立《五系毕业生档案转递交接表》。具体的做法为：按照宿迁学院学生档案管理的要求，结合五系一直以来学生档案管理的做法，经系部例会讨论，制定《宿迁学院五系学生档案管理办法》。本办法共五章，二十五条，从总则、系部档案管理职责、归档材料、档案管理要求、学生档案查（借）阅五个大的方面作了规定。建立学生档案柜标签，按年级、专业、班级顺序存放学生档案，便于识别及统一管理。从2005级开始建立全系学生档案管理台帐。按照档案袋的目录内容，以班级为单位学号为顺序制作全系每一个班级的档案台帐。台帐最初是在新生入学时同新生档案一起建立。档案袋中含有的所有材料，在台帐中显示备注出来并标注分数。建立学生档案借阅登记表。因用人单位政审、应征入伍等情况需使用时，在“档案借阅登记表”上说明理由，并经借阅单位负责人批准，严格履行登记手续后借出，并按期归还。建立五系毕业生档案转递交接表。使档案保管转递责任到人，确保学生档案的安全。实行对学生档案的动态管理。台帐及档案的更新通常在在每次评奖评优以后、学生受处分后、以及毕业班毕业前几个时段。
（三）设计《五系学生诚信档案》，并动态记录，最终归档。诚信档案包含学生亲笔签名的诚信承诺书，个人基本情况（专业班级、政治面貌、贫困生认定信息、助学贷款信息等），诚信记录（四学年的学风考风情况、拖欠费用情况、偿还贷款情况、日常行为情况、其他表现情况及诚信情况总记录）。
（四）设计2010届、2011届《宿迁学院五系毕业生信息反馈调查问卷》及《宿迁学院五系毕业生就业市场反馈调查问卷》，并作调查、统计、分析，给系部学生档案管理、教学及就业指导工作作参考，为进一步完善各项工作提供依据。
三、创新效果—以宿迁学院五系学生档案管理为例
（一）自系部档案考核以来，五系学生档案2008届—2011届毕业生档案考核出错率为0。
（二）五系在2008—200年、2009—2010学年获学生档案管理条块工作先进。
（三）目前，已完整保存五系2005级—2008级四届全体毕业生档案台帐，正更新完善2009级—2012级四届在校学生档案台帐。建立2010届、2011届毕业生信息反馈电子档案系统。
（四）根据本人几年学生档案管理工作实际，2012年5月《浅谈高校学生档案管理创新》。
四、高校学生档案过程管理的推广价值
对学生而言，高校学生档案是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会活动中的真实历史记录，它真实而具体地体现学生在校期间的品德作风、学识水平、综合能力及健康状况等，是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据。本着真实、诚信为本的建档原则，以方便就业、服务用户为导向，加强高校学生档案管理，零出错率保证了档案的真实准确性，给学生人事档案的完整性和学生的切身利益提供了保障。在现今严峻的就业形势下给学生顺利就业提供一些便利。充分发挥了学生档案在就业服务中的作用。
对就业市场而言，动态化管理保证了学生档案的及时更新，体现学生入学以来的现实表现情况，为用人单位政审、了解情况及毕业生档案的完备转递提供保障。根据《毕业生就业市场反馈调查问卷》反馈，适时的加入单位共需了解的诚信档案等信息，使档案管理与时俱进，符合当今用人单位的需求。
对辅导员而言，《学生档案管理办法》的制定实施，使档案管理规范，有章可循。在基础工作做好后，档案常规管理会轻松、有条理。专门档案室及档案柜的设置，使学生档案存放安全可靠。档案借阅登记制度的建立，使档案管理安全规范、以学生为本。台帐的建立，能够对全系学生的档案信息一目了然，可以准确迅速的查询全系每个专业、每个班级、每位学生的档案信息，无需翻阅档案袋就可以了解每一位学生目前档案袋内容的完备程度。便于统一管理、查找、调阅等，这种优势在毕业班学生政审时体现的尤为明显。即使在学生毕业后，也可以作为档案查询的依据，是一份极有意义的存档。
对学院、系部而言，完备的毕业生档案在就业市场可以提升学院的形象，反应学院扎实的基础性工作。毕业生信息反馈档案系统的构建，及时反馈毕业生信息，根据所反馈的毕业生工作后的知识结构、思想道德、专业技能、心理素质等的具体信息。了解用人单位对人才的标准和需求，及时调整招生计划、专业设置、教学计划、教学内容、教学方法和手段，主动适应人才市场，培养学生基本技能和综合素质。
参考文献：
[1]肖连勤.高校学生档案管理工作创新[J].黑龙江教育，2010（3）.
[2]徐向玲.增强创新意识 做好高校学生档案管理[J].中国成人教育，2007（3）.
随着科学技术的发展，先进的通信技术和计算机技术在我国得到了迅速发展，在计算机技术和通信技术飞速发展的基础上，电子档案管理方法在我国开始发展。在很长的一段时间内，受到经济条件或者技术条件的限制，我国的许多高等院校在实施电子档案管理的过程中遇到了挫折，例如，有的高等院校由于受到通信技术发展水平的限制而影响了采用电子档案管理方法进行高效档案管理的具体实施；也有的学校受到计算机资源的限制，由于没有足够的计算机去从事教学工作，购买或者分配来的计算机被高效的其他教育项目占据，真正分到高校中专门从事档案管理部门的计算机数量非常少，根本无法满足庞大的档案管理工作的要求等等各方面的原因，最终导致了我国纸质档案和电子档案并存的高等院校档案管理局面。
（一）纸质档案和电子档案并存阶段的档案管理理念
在纸质档案和电子档案并存的档案管理阶段中，整合管理是此档案管理阶段最为主要的管理理念。所谓整合管理理念是指在高等院校进行档案管理的过程中，将档案的纸质文件和电子文件进行整合管理，使他们成为一一对应的关系，由于以纸质文件为材料的档案管理和以电子形式保存的档案管理方法各有优劣点，以纸质形式形成的档案可以实现随时随地的查看，但是工作量比较大，只要档案管理妥当就不会存在文件丢失的情况；以电子档案形式保存的档案查阅起来非常方便，只需要在保存档案的计算机中输入关键词进行搜索即可，省时省力，但是电子档案的查阅必须由电力保障和计算机运行正常为前提。不同的档案管理形式具有不同的优缺点，在当时我国在诸多原因的影响下，选择了以纸质档案和电子档案并存的高等院校档案管理模式，将纸质档案和电子档案一并进行保存。在纸质文件和电子文件并存的档案管理阶段，我国普遍的认为纸质档案和电子档案具有相同的价值和说服力，二者都被承认，都可以作为证明自己的有效凭据。
（二）纸质档案与电子档案并存的档案管理阶段主要采用的管理方式
“双套卷”是在纸质档案和电子档案并存的档案管理阶段中经常出现的词汇，所谓“双套卷”是指电子档案和纸质档案构成的两份相同的档案信息。在纸质档案和电子档案并存的档案管理阶段中，在档案管理方式上有两种，一是将现有的人为书写的纸质档案通过扫描仪等先进设备转化为计算机可以进行识别和编辑的电子档案；二是将已经存储在计算机中的电子档案通过打印机等设备传输转化为纸质文件，供人们使用和保存。众所周知，在我们的户口管理过程中，我们每个人都会对应一个号码，这个号码是一一对应的也是唯一的，如果在户口管理的过程中出现两个人拥有相同的号码则说明户口在管理过程中出现了错误。同样高等院校的档案管理也是如此，每个高等院校的学生都对应着唯一的档案号码，每个学生的档案号码是不变的，也就是说无论是采用电子形式保存的电子档案还是以纸质形式保存的档案，其档案号码是一样的，档案的内容信息也是完全吻合的，当然由于纸质档案在制作过程中存在一定的滞后性，所以当电子档案和纸质档案存在微小的偏差时也是有可能的。
二、以电子档案为主的档案管理方式
随着科学技术的不断发展和信息化程度的不断提高，我国的许多高等院校为了节省时间、提高办公效率都建立了属于自己的OA网和各式各样的管理系统，例如财务管理系统、教务管理系统、科研管理系统等等。近几年，随着电子签名技术的发展，以电子档案为主的档案管理方式正在迅速发展。在计算机技术和通信技术的大力支持下，我国的数据处理技术也取得了飞速发展。采用电子档案为主的档案管理形式可以将各个部门形成的档案进行汇总，具体来讲就是每所高等院校都建有自己的档案管理数据库，当分管部门对学生的档案形成可靠的电子文件以后，可以通过本校的专用网络系统，将个人档案发送到学校的档案数据管理库中，实现档案的汇总与融合。同时采用这种档案管理形式，可以使学生的档案在管理形式上统一化、正规化，在学校的档案管理过程中，专门从事档案管理工作的学校教务人员会对学生的档案进行实时监控，统一管理，有效防止不法分子对既定的档案进行修改，使之失去建设意义。采用电子档案为主的档案管理方式在管理形式上主要是通过网络交流，制作学生档案的分管部门在档案制作完成后将档案文件通过某一接口将档案传送至固定的服务器，由档案管理部门进行统一管理，上传到服务器上的学生档案被事先编制好的归档程序按照一定的规律进行逻辑归档和物力归档，以确保电子档案存放的完整性和规律性，便于需要提档的学生进行实时提档。采用电子档案的形式进行档案管理可以实现电子档案在网络上的及时提供和利用，档案管理部门可以将制作好的档案按照需要分发给学生，例如，当我们快要大学毕业时，我们都需要拥有自己的成绩单档案，学校就会将我们的成绩单逐个的发到我们的邮箱中供我们打印和使用。电子档案具有快速、准确的优点，大大提高了我国高等院校档案管理的效率。
三、结语
关键词:高等学校档案管理办法;成人高校;档案管理
《高等学校档案管理办法》(简称新《管理办法》)是以1989年10月的国家教委第6号令《普通高等学校档案管理办法》(简称原《管理办法》)为基础修订的,共七章四十三条,2008年9月1日正式实施。修订后的新《管理办法》,从高等学校档案工作的定义、适用范围等方面有了新的论述,对高等学校档案的管理体制、制度建设和工作要求提出了更高的标准,充分体现国家对高等学校档案工作的高度重视和档案工作在高校管理中的地位,为高校档案工作的发展和成人高校档案工作的开展提供了制度保障。
一、新《管理办法》的几点变化
1.扩大适用范围,把成人高校纳入办法适用对象
21世纪的高等教育事业蓬勃发展,除普通高校外,成人高等学校、高职高专学校和民办学校也不断得到发展,而且日益成为高等教育体系不可或缺的一部分,很显然原《管理办法》中只针对普通高等学校已经不能适应高等教育的发展现状和要求。所以新《管理办法》扩大了适用范围,涵盖了各级各类的高等学校,有利于促进所有高等学校档案工作的发展。
新《管理办法》明确规定“本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校”,特别把成人高等学校列出,这为成人高校档案管理工作提供了明确的方向,有利于规范成人高校的管理。根据新《管理办法》,成人高校可以重新修订本学校的档案工作管理办法,这为提升学校的管理能级、规范档案管理工作和促进学校更加科学发展奠定了坚实的基础。
2.明确了高校档案的管理体制和学校领导的机制
新《管理办法》规范了高校档案工作的领导体制,规定“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作”,“国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查”,确定了政府教育行政部门对高等学校档案工作的业务指导、监督和检查职责,明确了高校档案工作的领导关系和业务指导关系,领导体制层次清晰、责任明确,操作性强,有利于高校档案管理工作的开展。
档案管理工作既是一项基础性工作,又是一项服务性工作。要做好这项工作,学校领导必须加以重视。新《管理办法》明确了高等学校校长是高校档案工作的第一责任人,强化了学校主要领导在高校档案工作中的责任,《管理办法》还规定“遇有特殊情况,应当立即向校长报告”。这些规定的推出有助于高校领导更新观念,增强档案意识,了解本校档案工作的现状,统筹全校档案事业发展规划,把档案工作作为学校管理工作的重要事情来抓。
3.规范了档案管理制度和档案人员的职责
新《管理办法》重新划分了适应于学校档案工作的11类归档范围,这样可以使学校档案工作朝着规范化的目标发展,使学校档案的归档内容更加全面。新《管理办法》提出:高等学校“应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度”,以评促进档案建设;“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”,强化学校各部门立卷制度。
《管理办法》要求“立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷、编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案机构移交”,规定了各部门负责档案工作人员的具体职责,保证学校各项管理活动中形成的档案材料和科研研究材料的完整、齐全。
4.增加了“学生类”档案管理内容
高等学校的主体是教师和学生,原《管理办法》片面强调了学校管理、教师和教学,而忽视了学生和学习。教育以学生为本,学生以学习为本,新《管理办法》对此进行了修订。在新《管理办法》中归档范围里增加了“学生类”档案的保管内容,具体内容“主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案,毕业生登记表等”。学生类档案要求从学生入校开始到学生毕业结束,档案中的记录要伴随学生在校学习的整个过程。把学生类档案正式写进档案管理办法中,把学生、学校和对社会有价值的档案并列起来,充分说明了学生管理档案在学校档案工作中的重要性,体现了学校对学生的人性化管理。
5.从经费、文件的管理和档案利用等方面提出档案工作的信息化建设
随着社会信息化的发展,数字校园的建设、数字档案馆建设势在必行,新《管理办法》明确规定“高等学校应当设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。
新《管理办法》在档案机构的管理职责上明确规定:“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。”提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”,突破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音带、录像带、实物等传统档案载体的局限,突出了电子或数字载体在新时代档案物理载体中的重要地位,这符合时展的要求。在档案的利用方面规定:“应当设立专门的阅览室,编制必要的检索工具,提供开放档案目录、全宗指南,档案馆指南、计算机查询系统等,为社会利用档案创造便利条件”。
6.从职务聘任、待遇补助等方面彰显对档案工作者的人文关怀
新《管理办法》中明确规定“高校档案机构中的专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。”这个规定可以从根本上改变目前成人高等学校档案机构工作人员,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了档案工作人员学历层次低、工作积极性差等不利于成人高校档案工作发展的局面,为成人高校档案工作发展的人才需要奠定了基础。
对长期接触有毒害物质的档案工作人员,“保障其依法享有工伤社会保险待遇及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助”,这使得多年来高校档案界极力呼吁的对因为长期接触有毒害物质的高校档案工作人员建立职业保障和依法取得补助得到了落实,体现了以人为本的档案科学发展观以及对高校档案工作者的人文关怀。
二、新《管理办法》对成人高校档案管理的影响
目前,成人高校档案管理工作的发展与教育发展的实际需要还存在着一定的差距,特别是随着成人高校工作能级的提升和成人高校深入开展的教育、科研、管理等方面的实际相比,成人高校的档案管理带有明显的滞后性。针对新《管理办法》提出的规定和新要求,加强成人高校档案管理的基本思路有以下几点。
1.改变档案管理模式,适应成人高等教育事业改革发展的需要
在当前科学技术迅猛发展,知识经济和信息化浪潮日益发展的背景下,成人高等教育学校建设开始出现新的局面,使原有的档案门类、数量和内容远远不能满足教育发展的需要。随着成人教育改革和发展形势的需要,档案工作重点应由以往收集、整理、保管为主转向以开发、利用和服务为主,提高档案的利用,扩大服务功能。成人高校的档案工作是成人教育的信息资源,只有重视开发利用,不断拓展业务范围和服务领域,才能充分发挥信息资源的优势。
2.加强档案管理人员的队伍建设,提高档案人员的业务素质
要实现成人高校档案的科学化管理,关键要提高档案管理人员的素质。首先要注重提高档案管理人员的政治素质和职业道德修养,使之能热爱档案管理工作,有强烈的事业心、责任感和良好的职业道德修养。同时,要加强对档案管理人员的业务技能培训,不断为其提供接受继续教育的机会、更新档案专业知识,通过系统学习,使之在专业的深度与广度上都有较大的提高,在管理实践中能够具有进行信息收集、加工、存贮、传递的能力,能够积极开展档案利用工作,为成人高校的发展和评估提供详实的材料资源。只有这样才能满足新形式下成人高校教育发展与改革工作的需要。
3.大力加强电子档案管理,不断探索档案管理现代化的新途径
随着人类进入信息时代,档案的形式和载体、档案信息的传播方式和途径等发生了根本变化;随着教育的改革与发展,成人高等教育档案资料呈现出复杂、繁琐、量大的特点,这对高校档案机构提出了新要求,必须应用现代化信息技术手段实现对成人高校档案的管理,实现档案资源和档案管理的信息化。针对网络和计算机的普遍使用,成人高校可以利用教育主管部门的专门教育教务管理软件,从录取新生开始,将学生的姓名、性别、照片等基本信息录入数据库,将在读学生的学籍信息输入到互联网以便于检索,将学生在校期间的学科、专业、成绩档案等信息化管理。同时,成人高校要适应档案管理发展的趋势,对形成的重要文件建立纸质文本和电子档案双备份,减少纸质档案的使用,努力做好档案信息管理系统的使用、维护和安全工作。
总之,成人高校的档案是衡量学校教育管理水平和教学质量的重要标志之一,也是学校开展教育教学、科研的重要信息来源与决策的依据。因此,作为成人教育档案工作者,要按照法制化的要求不断走上正规,不断加强档案管理意识,加强档案的开发和利用,实现档案的数字化管理,充分发挥成人教育档案功能,为推动成人高等教育档案事业的发展和促进学校各项工作做好服务和保障工作。
参考文献:
[1]魏小寅.高校成人教育档案管理的几点思考[j].绍兴文理学院学报,2006,(12):136-137.
