时间：2023-06-08 15:46:49
序论：在您撰写档案整理知识时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
1.1二者具有相似的管理流程
我国一直将传统档案管理业务分为档案接收与征集、整理、鉴定、保管、统计及利用服务六个环节。对文件及档案实现集成管理，档案管理与知识管理具有比较相似的管理流程，都是针对文件、档案或知识等管理分散的对象进行存储并集中，之后对其加工整理实现有序化，再进行鉴定评价后实现其利用价值的优化，在利用中不断产生新的文件、档案或知识，并进行相应的收集存储。
1.2二者具有相似的管理技术
文件、档案在数字化环境下，在不同形式的信息系统中产生流转，而文件、档案在非数字化环境下为适应其要求，也要进行数字化处理。所以，现代档案管理的所有环节都离不开现代信息技术。在快速发展的信息技术中产生了知识管理，它也需要应用计算机、通讯及网络等技术予以实现。二者都需要采用数据库、文本挖掘、信息、搜索引擎、信息安全等有关技术，由此可见，它们都需要现代信息技术进行支撑。
2、档案管理与知识管理的不同点
档案管理以管理层面来说，主要是一系列管理技术方法，也是专业管理活动；知识管理不只如此，还属于管理方式、价值及管理理念范畴，并涉及组织更系统的管理体系与方法论。以管理深度来说，档案管理在传统上主要管理文件、档案实体；知识管理侧重于管理文件、档案内容。以管理范围来说，档案主要管理文件、档案等对象；知识管理除此之外，还要对图书情报的外源显性知识及头脑的隐性进行知识管理。档案管理在管理上更重视对文件、档案的真实性、完整性及可靠性的保护，实现文件、档案的长远价值、凭证价值与保存价值；知识管理更重视文件、档案及相关知识的可用性，实现知识的现实价值、情报性价值与利用价值。在管理特点上，档案管理更重视管理文件、档案的制度化、规范化及程序化；知识管理在管理体系上侧重于宽松、易于创新。
3、档案管理与知识管理之间的关系
3.1档案管理利用知识管理得到提升
主要体现在两个方面，一是知识管理能够对档案管理领域进行不断拓展，传统的档案管理过于重视档案与文件、档案与图书情报的差异比较，更限于保管历史记录，而不愿为现实工作提供服务，与价值创造过程相脱离，进而对发挥自身作用的领域具有很大的局限性。知识管理要求在其管理范围中纳入文件、档案等多种载体形态的知识，并对其进行有效整合与集成，构建较为系统的知识资源体系。知识管理关注于在各项经营、生产、管理活动中对知识的共享、创造与应用，使其为价值创造活动提供直接服务。二是知识管理可以提升档案管理的价值，传统档案管理中重视保管而忽视利用，采取借阅、查卷、复印等比较传统的手段，只是为档案提供简单的被动服务，没有实现用户对知识与信息的需求，无法为经营、生产、管理活动提供有效服务。知识管理侧重于利用先进的信息技术，采取智能化、现代化、人性化手段，为用户深层的主动提供信息、知识服务，进而使知识价值得到实现，核心竞争力得到提升。
3.2档案管理对于知识管理具有促进作用
【摘要】新时期，文书档案管理工作必须要与时俱进，使自身的发展与社会发展节奏相适应，并通过不断地开拓创新，提高档案整理和归档质量。为了进一步促进文书档案管理改革工作的有序开展，强化和规范档案管理工作，本文先着重分析了现阶段文书档案管理中存在的问题，并在此基础上提出一些提高管理质量的策略。
关键词 新时期；文书档案；年度整理；归档；质量
文书档案年度整理归档工作是一项最基本的档案业务工作，在基层各单位档案工作中占据着非常重要的地位。文书档案归档质量的好坏是一个单位档案工作水平的具体体现，它对于档案利用工作的开展具有非常重要的影响和意义。近年来，我国通过各项政策来促进文书档案立卷的改革，大大提高了文书档案管理的效率，取得了很好的成效，再加上“8 号令”的实行，要求更加重视年度整理归档工作。但是从现阶段文书档案管理的细节上来看，仍然存在一些亟待改善的环节。
一、现阶段文书档案管理中存在的问题分析
（一）重视程度不够。一些单位的领导对文书档案管理工作的重要性没有足够的认识，因此在工作中也并不重视这方面的关注和投入，从而导致文书档案管理工作的资金投入和人力投入都比较匮乏，那么工作质量就难以得到有效的保障。再加上文书档案管理方式比较落后，管理人员与外界的联系比较少，知识结构更新缓慢，从而导致文书管理工作的效率和质量都比较低。
（二）文书档案收集存在困难。在实际的管理中我们可以看到，一些科室忽视了对文书档案的收集和整理，这主要是由于单位领导存在“重经营、轻档案”的错误思想，在这种情况下，就容易导致工作人员工作的积极性和主动性低下，在文书档案收集方面不用心、也不认真，档案的完整收集存在较大的困难，难以与档案的年度整理归档工作有机衔接起来。
（三）文书档案管理人员综合素质不高。很多机关单位由于不重视文书档案管理工作，因此没有对档案管理人员的培训进行较多的投入，长期缺乏专业的理论知识培训，这样就会使职工在文书档案管理的相关知识和技能方面停滞不前，无法与不断进步的信息技术相适应，难以满足新时期文书档案管理工作的各项要求。
（四）现代化程度比较低。因为经费投入不足等原因，导致很多机关单位库房的设备难以满足文书档案管理标准的最低要求，档案安全保管的标准和信息化程度也比较低，从而导致管理质量低下。随着计算机网络技术的发展和普及，档案管理的现代化程度已经成为档案管理效率提高的一个重要原因。
二、新时期提高文书档案整理归档质量的策略分析
（一）提高领导对文书档案管理的重视。在各单位的管理过程中，文书档案管理都是必不可少的，领导要充分认识到这一点，并在全体职工中大力宣传，把文书档案工作作为提高机关单位整体管理水平的一个重要途径，使全体职工都要有较高的档案意识，及时把档案材料上交整理存档。严格按照有关标准和要求完成公文处理和立卷归档管理工作。与此同时，在档案的管理工作中，领导要经常给予正确的指导和必要的督促，帮助工作人员解决文书档案管理中遇到的问题，进一步做好文书档案工作。
（二）提高文书档案管理工作人员的综合能力。一支高素质、高质量、高水平的工作人员队伍是新时期做好文书档案管理工作，提高管理质量和管理水平的必要条件。针对这一情况，各单位必须要做好理论教育和情感教育，一方面通过理论教育和思想指导，加强文书档案管理工作人员对国家文书档案管理各项规章制度的认识和了解，从而有效促进工作人员档案意识和思想觉悟的提高。另一方面，要对文书档案管理人员的专业技能素质给予充分的重视，通过各项培训工作来促进职工专业素质和技能的提高，为新时期文书档案管理提供人力资源支持。
（三）提高文书档案管理工作的现代化程度。科技化和信息化是时展的潮流趋势，所有行业都开始将信息技术应用于本行业中，使其更好地推动行业的发展和进步。文书档案管理也是如此。在今后的档案管理工作中，要顺应时展的潮流，将信息化技术充分应用于文书档案管理工作中来，例如办公自动化手段应用到文书档案管理中可以实现办公文件快速传递和分享，从而使文书档案的整理和归档效率得到大大的提高，最终实现真正的文书档案管理信息化。
总的来说，在各单位管理工作中，文书档案管理都是必不可少的部分。新时期，信息技术飞速发展，并在各个领域得到广泛的应用，这就为文书档案管理提供了一个新的发展机遇。各单位的领导要正确认识文书档案管理工作的重要性，并加强这方面的资金、人力等方面的投资，通过创新管理方法，完善管理制度，促进文书档案管理工作逐渐向现代化、规范化和高效化的方向发展。
参考文献：
[1] 丁宇欣. 提高档案归档质量, 促进档案事业可持续发展[J].华章,2011,(6):186-186.
[2] 温力伟. 文书档案归档立卷工作应解决的问题[J]. 齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版）,2010,(2):184.
[3] 吴红红. 切实提高文书档案年度整理归档的质量[J]. 档案与建设,2010,(9):57-58.
一、知识产权的产权特征
知识产权是一种财产权，一种特殊的、受到专门法律保护的无形的智力成果权。按照我国现行《民法通则》规定，我国境内的自然人、法人及社会单位依法享有包括动产、不动产及智力成果的所有权。这些智力成果权包括人们常说的专利权、商标权、著作权及邻接权、其他智力成果权如集成电路设计、计算机软件等等，还包括自然人、法人及其他社会单位所拥有的商业秘密等。
正因为知识产权属于财产权，所以知识产权的产权特征明显体现出与所有权同样的“对世权”特征，也就是说，知识产权的主体即知识产权所有权人依法所拥有的知识产权，并非对特定人而是对除知识产权所有权人以外的所有人具有效力，换句话说，就是知识产权权利人依法拥有知识产权的专有权。
注意到知识产权的这个“对世权”特征，对于开展知识产权档案管理具有直接与重大意义。因为通常而言，我们所熟悉的“现行档案”（姑且这样说，以便于与历史档案馆中的“历史档案”相对应）在相当大的程度上是以社会组织（企业、事业单位、社会团体、社会经济组织等）内部形成的文件为主，其服务对象基本上是“内部人”而非“外部人”为主的。但是知识产权可以说是从其形成开始，就是针对知识产权权利人之外的其他人的，是以限制“外部人”为对象的。这或者是知识产权档案与我们传统意义上的“企业档案”等档案管理相比最突出的特征之一。
二、知识产权的依法取得与保护特征
按照《民法通则》规定，人们对财产权的取得方式包括原始取得、传来取得两种方式，而知识产权作为一种民事权利，既可以通过“生产”的原始方式如申请专利、商标注册、发表著作等方式取得，也可以通过对专利权转让、注册商标转让等传来取得方式依法取得。这是一个知识产权的明显特征，而知识产权档案最大的作用正在于保存知识产权取得的过程及其相应的结果――也就是各种类型的知识产权文件。
以专利权的取得为例。按照我国《专利法》与《专利法实施细则》的规定，申请人应当按照法律规定向我国专利管理机关――国家知识产权局专利局提出专利申请，专利局在接收到专利申请文件后即按照相应的程序对专利申请进行审查（对于发明专利这个审查过程包括形式审查和实质审查；对于实用新型专利和外观设计专利则只进行形式审查）以后，根据《专利法实施细则》规定的具体内容对其申请分别做出驳回、补正、公开或授权决定。如果专利申请人不服专利局做出的审查决定，还可以依法提出专利复审、专利无效的行政复议，或者在中级人民法院提讼。由此可见，专利权的取得是按照我国相关法律进行的。附带说一句，由于我国近年来专利申请的数量激增，所以虽然专利局在不断扩大审查员数量，也仍然不能满足需要，专利申请的审查时间往往比较长，少则一两年，多则数年，在知识产权档案管理中不考虑这个现实是不可能的。
商标权的取得与专利权有许多类似的方面，就不再多说。
著作权的取得，有一些与专利权、商标权的不同方面。各种著作权如文字、图像、图形（包括符合著作权规定的产品设计图、建设物设计图）、实物模型、计算机软件等等，是在作品发表之后就随之取得的。为了更有效保护作品，可以采取进行版权登记的方式进行更加有效的保护。在知识产权保护中，需要更加注意商业秘密的保护，由于商业秘密具有只有少数人知晓的特点，就更加需要及时归档，以保全证据。
在依法取得（包括各种取得方式所取得的知识产权权利）知识产权之后，知识产权权利人（专利权人、商标权人、著作权人等等）就可以依法对侵犯自己知识产权权利的人予以追究，在这种情况下，对具有法律追溯规定的方面更加需要保持档案证据。
三、知识产权的程序性特征
简而言之，知识产权法律体系中的各个单行法（专利、商标、著作权、计算机软件登记等）都属于“程序法”，即规定知识产权各项权利的取得、使用、终止等一切活动，都必须依照规定的法律程序进行。对于从事档案管理的人员而言，意味着在收集、整理、管理知识产权档案时，必须时刻关注知识产权的这种程序性特点。档案管理人员所耳熟能详的在收集整理归档文件的过程中，应当“尊重文件的形成规律，保持文件形成特点，体现文件形成过程及结果”就具体表现在整个知识产权档案管理过程中需要按照这种程序性特征来组织案卷和进行馆藏管理。
例如，在专利的申请过程中，按照专利法的相关程序，可以把整个专利申请审查过程划分为申请阶段、审查阶段、授权阶段这样三个阶段。那么，在收集整理专利档案时，就可以按照专利申请审查阶段组织案卷、排列卷内文件，不能按照文书档案中常用的按照文件形成的时间特征进行整理，这就可以保持整个专利审查程序中形成的文件完整无缺。所以，管理好知识产权档案，就必须对知识产权法律程序特征有一个全面、完整、清晰的了解，否则的话，会给知识产权档案的提供利用带来不必要的混乱与麻烦。
四、知识产权依法取得经济效益特征
我们知道，财产权都可以产生一定的经济效益，知识产权同样可以产生相应的经济效益。例如，按照我国1998年颁布的《公司法》中的相关规定，股东可以以货币、实物、工业产权（自己所拥有的专利、注册商标）、非专利技术（技术诀窍）、土地使用权等作价出资；同时规定，股东在以实物、工业产权、非专利技术或者土地使用权出资的，应当依法办理其财产权的转移手续。
除此以外，作为一种财产权，知识产权权利人还可以通过“知识产权贸易”的形式、以专利或者商标权许可、转让等方式取得相应的经济效益。
现代市场经济可以说是一个建立在自由贸易基础上的经济运行体制，在推崇自由贸易主义的市场经济竞争中，法律所许可的给予知识产权权利人的一定程度及范围上的技术垄断与市场垄断行为，对于强化企业乃至一个国家或者地区的整体竞争力具有举足轻重的作用，如果拥有强大的知识产权垄断为后盾，一方面可以充分利用其知识产权获取直接经济利益，例如我们所熟知的我国作为DVD生产大国，每年要向欧、美、日等DVD专利拥有者交纳十几、几十美元的高额专利使用费，而我国企业则在除去必要的成本后，，只能获得区区1美元的“利润”；另一方面，企业甚至可以把自己拥有的专利技术等知识产权设法变成国际标准，从而全面引导、控制市场走向。
在我国相当多的企业中，满足于OEM生产、重视资金积累、着眼于眼前利益的企业比比皆是，而关注自主技术创新、重视技术积累、着眼于未来市场的企业却比较稀少，通过技术贸易获取高额回报则更为罕见。在各种类型的技术贸易中，都需要以有效、准确、全面系统的档案为依据，才能够取得的。在我国引进技术的过程中，已经不止一次地发生过我国企业由于不重视或者不了解知识产权特征，而遭受严重损失的案例，应当引起我们的高度重视。
五、知识产权的法律性凭证特征
档案本质特点之一就是原始凭证性或者原始证据性，而在知识产权中，对档案所具备的这种法律特征简直可以说是不谋而合。
知识产权权利的最大特点之一在于其法律许可性，但是这种法律许可性需要一系列的知识产权法律性文件来支持，一个覆盖了知识产权活动全过程的、对全部有效知识产权过程形成文件予以归档保存的知识产权档案，才能在知识产权权利人依法使用及依法进行维权时取得积极主动地位。
因此，在知识产权档案管理过程中，坚持做到保持知识产权法律文件的完整、系统、有效，保持知识产权文件的直接证据特征与证据链特征，就成为保持知识产权权利有效的基本要求，这样，知识产权人在依法主张自己的权利、合法使用自己的权利过程中，就处于十分有利的地位；反之，如果不能充分保持知识产权档案的这种法律凭证特征，而是按照通常的档案管理方式进行管理，必然达不到知识产权活动中的要求。
如在整理专利申请文件过程中，就需要把所有具有原始凭证作用的文件都收集完整，一些看起来没有什么意义的文件、如寄发专利申请时的挂号信收据、专利审查机构向企业寄发专利文件时的信封、寄发各种费用（如申请费、专利申请维持费、注册费、年费等等）时的费用凭证和专利审查机构出具的费用收据等等，实际上都应当作为专利档案的收集内容。因为这些看起来好像没有什么作用、但是实际上可以证明专利申请过程完整性的文件，在必要时就是具有法律效力的有力证据。而那些侵权人所形成的文件是不可能具备这种完整的证据链特征的。
一、重要性
在我国人力资源管理中，人事档案是员工成长过程中所形成的具有真实性、动态性和机密性的档案材料，是一个单位人力资源管理中的关键环节，同时，档案材料的完整也关系到员工自身的切身利益。
（一）选拔人才依据。在进行人才选拔时，为了全面而客观地考察人才，除了了解当事人当前各方面的表现外，还要充分地查阅他的历史档案。通过对人才档案记录材料的查阅，客观地了解关于人才的学习经历、政治立场、能力评价、奖惩情况等相关信息，为选拔人才提供依据。此外，通过高效而优质的人事档案管理，还能为人才业绩考核等工作提供有效支持。所以说，人事档案材料的完整性和规范化的管理工作，关系到每一个员工的前途和切身利益，关系到单位的长远发展，关系到对于人才的公正评判。
（二）实现人力资源的最佳配置。每一个员工的特质都不尽相同，其特长也存在着千差万别。只有实现了对人力资源的最佳配置，才能确保将每一个员工安排到最适合他的岗位上。要想实现对人力资源的最佳配置，就必须对每一个员工的人事档案材料认真收集，细致整理、全面分析、准确评价。随着时间和环境方面发生的变化，员工的岗位变动和优胜劣汰更是在所难免，此时人事档案管理就显得更加重要。
二、人事档案管理弊端
现阶段，我国在人事档案管理方面还存在着一些弊端，主要在于它同现今的社会形势存在着脱节。尤其是不少单位已经普遍地推行了全员聘任制，但在档案管理的机制上却仍然沿用旧的管理模式。在市场经济不断飞速发展的今天，积极地引进人才，对于一个单位的发展来说是至关重要的。然而，由于当今人才流动的频繁，档案来源比以前要广泛得多，也要复杂得多，再加上档案所记载的对象在身份上的不确定性，在档案管理上可以说比以前要纷繁复杂许多。
（一）收集归档的不全面性。人事档案是员工从上学起乃至今后工作中伴随学习、升迁等成长过程中形成的记录材料。基层单位人事档案管理是根据传统的方式方法进行的。它大多数记录的是员工在工作单位最基本的信息，而且主要偏于政治方面，并未记录能体现相对个人工作能力、个性特点的相关内容。同时，随着市场经济提倡多元化人才交流，员工对成长过程中所形成的材料对个人影响的重要性缺乏认识，基层单位也没有专业或专职档案管理人员，缺乏必要的保管设施及专业的管理技能，而导致人事档案材料归档不及时、缺项、缺失，影响了档案的完整性以及时效性。档案材料不完整、管理落后是现今基层人事档案管理中普遍存在的问题。
（二）管理者综合素质偏低。开展信息化的档案资源管理是时展的趋势，要求管理者务必熟练操作计算机，使用相关网络技术及各种档案管理的软件，学会发掘更多档案信息的价值等。但从实际现状来看，基层档案管理者的综合素质偏低，根本无法应用现代化的网络技术与信息软件进行办公，仅仅只是凭借自身的经验开展工作，难以提高档案管理的效果，更不用说展开信息化的建设。
（三）档案管理形式多种多样。基层单位的档案资料主要以纸质为主。随着信息技术的普及应用有些单位也开始向电子化档案发展。但是在基层单位档案的管理过程中存在着一些问题。首先，档案材料没有进行有效整合，各个部门分别按各自的方式方法管理对应的材料，很少进行交流与数据共享，一旦需要查找某个员工的相关资料，那么就需要花费更多的时间，不利于档案利用效率的提高。假如有进行信息化管理的，也没有充分发挥出信息技术的作用。所以，要使基层人事档案规范化、标准化管理落实到实处还有很多工作要做。
三、档案管理对策
（一）全面档案内容。人事档案的不全面性主要是因为旧的管理体制所限，人事人员都是按照传统方式来记录与收集人事信息。人事档案管理者的不专业、岗位不确定性以及人才频繁流动也是造成档案资料不全面、缺失、时效性差的原因。基层单位应加强对人事档案管理重要性的认识，档案管理人员要专职、专业培训。要及时收集、追踪个人档案资料。档案内容的收集应该加强员工的个人能力包括组织能力、协调沟通能力、合作精神、创新意识以及心理素质等方面资料，这些能反映一??人的综合素质，而不是仅限于学历程度及政治表现。除了这些内容的收集，还需要将当事人平时的工作业绩、工作情况以及他们在活动中的表现予以考核的情况也要及时归档。为全面、完整地体现员工的个人档案内容，还要将他们在学术与技术上的成果予以记录归档。
（二）积极开展数字档案的建设。随着信息技术的普及应用，我国各单位档案资料也开始向数字化档案方向发展。但是，除基层单位档案的管理方式和数字化基础设施落后的影响外还存在着一些问题。首先，档案信息资源没有进行有效整合。其次，没有充分发挥出信息技术的作用。单位在使用信息技术进行档案管理时，通常只利用到档案管理系统最基本的功能，即信息资料的收集、记录与查找的功能，而信息数据的整理、分析、反馈等功能却没有得到很好的使用。信息化管理技术强大的功能就是数据分析功能，所以才能在各个领域得到广泛应用。为此，要提高信息化、数字化建设的意识，加大基础设施投入，建立标准化、规范化的管理制度和措施，加强档案管理人员的综合能力及安全意识是基层单位迫切需要做的工作。
（三）?M行人事档案方面的业务建设。如今，在市场经济不断发展完善的国情下，人事档案管理也必须同市场经济体制相得益彰，来更好地为市场经济机制服务。人事档案就是在市场经济机制下，尤其是在全员聘任制已普遍开展的前提下的一种全新的档案管理模式。选择一家诚信可靠的人事档案托管机构，可以有效地减轻单位在人事档案管理方面的负担，节省在人事档案管理方面的成本，使人事档案管理工作更加优化。
除了以上三点之外，我们还应当积极加强人事档案的保密性方面的建设，堵住在档案管理环节中的任何漏洞。另外，在不影响相互档案信息保密性的前提下，我们还可以同兄弟单位之间开展一些档案信息资源共享方面的工作，这样有利于我们同兄弟单位的合作共赢。
（四）加强档案人员培训力度。在目前基层人事档案管理的团队当中，缺乏熟悉业务知识、同时又能够精通相关网络技术的综合型人才。所以人事管理部门应当对档案部门的管理人员加强综合培训，培训内容包括了管理软件的应用、计算机的日常操作以及数据库的维护、图像的处理等等，同时加强业务素质与能力培训，更新档案管理人员的专业知识结构，进行相关考核后发放管理证。建议在未来开展信息化的档案建设过程当中，基层所有档案管理工作人员务必持证工作，不断学习关于档案建设的理论知识，全面提高人事管理部门档案建设团队的综合素质。
1 市政企业档案信息化建设的途径
首先，采取多种途径，引起领导对档案管理的重视。企业领导对档案管理的认识程度和支持，决定了企业在单位档案管理上的投入，也决定了企业档案数字化的可能性。这就要求档案管理人员发挥积极性、主动性，通过不同的渠道和方法，想方设法让企业领导看到档案数字化、信息化带来的好处，必要时，可以借助专业管理机构进行推介，也可通过其他单位的成功经验交流学习的机会，让单位领导认识、接受、进而支持企业的档案管理数字化和信息化。
另外，要从电子计算机硬件的配备上入手，提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平，这也是采集档案信息，实现资源数字化的关键一步。在深化档案管理制度改革的同时，要简化传统的档案整理方法，对永久性保存的纸质档案仍可采用传统方式立卷，其余则一律通过计算机建立“虚拟卷”。这样，可以将工作中心转向档案信息的开发上，同时，也使用了计算机管理的特点，有利于档案工作管理的制度化、标准化。
2 档案数字化采集与输入
档案数据的采集应先易后难，从一般性档案入手，也可以利用计算机的搜索引擎，为档案管理提供搜索服务。利用市政系统开发的档案管理平台软件进行数据输入，从而形成数字化档案管理资源。然后，建立一个可以实现数据交换的机读目录档案系统，把每次采集的数据进行主要信息提取，建立可以通过不同主题词都能够搜索的档案信息。进行档案目录的输入、保存，形成具有规范性、开发性、服务性、共享性档案目录数据库。
旧有的市政企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以市政企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。
3 解决档案数字化人才问题
引进和培养掌握档案管理与数字化技术的人才是实现档案管理数字化的关键。电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更高的要求。许多企业往往把档案室当成“闲差”，对其应有的专业能力不重视，也有一些年轻人，不愿意“闷”在大量的案卷、图纸、资料的梳理中，在一定程度上，影响了档案管理数字化的进程。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，档案、信息处理复合型人才更是缺之又缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有“电脑盲”现象。有些企业档案队伍不稳，人才流失严重。可见，计算机技术人员的培养、教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对其进行培训，掌握信息技术的新知识，解除其“后顾之忧”，以形成最佳的人才结构。“行行出状元”，只要潜心研究，把问题吃透，就可发现档案数字化管理的基本规律，快速推动企业数字化档案管理的进程，在档案管理的工作环境中实现人生价值。
4 在数字应用中提高档案室的地位
实践证明，市政企业信息资源一旦进入数字状态，其利用开发和作用的发挥就会起到事半功倍的效果。例如，编制同一项目部两个不同项目，或不同项目部的同一类项目的材料消耗分析，编制市场劳动力成本走势的分析状况网络图，或编制不同区域项目效益图、进度图，可以从中发现市场巩固和丢失的情况及走势，找出原因，及时调整产品开发和营销策略。市政企业档案数字化工作不仅是技术问题，而且是信息技术与市政业务和管理的融合问题，是涉及企业文化管理模式、业务管理、生产流程以及与外部政府、机构、供应商、客户等多环节的系统化工程。
市政企业要从适应两个根本性转变的高度，转换思维，积极探索新路子、新手段，舍得增加投入，添置先进设备，以改善和强化档案资源开发条件和手段；同时，市政企业档案工作者更要钻研业务、勤奋学习，更好地利用现有条件，积极地开发档案信息资源，当好领导的参谋和助手，通过“以档辅企”，提高自身地位，为市政企业发展做出贡献。
（作者单位：郑州第二市政建设集团有限公司 来稿日期：2012-04-12）
档案数字化是在档案管理活动中，全面应用现代信息技术，对企业档案信息资源进行处置，形成可利用数据的管理手段。作为市政企业，无论在档案保存的空间和安全管理上，还是在市政档案社会化功能信息的再开发利用上，抑或在档案数字化硬件条件及功能上，都对推动档案管理数字化建设提出迫切要求。
1 市政企业档案信息化建设的途径
首先，采取多种途径，引起领导对档案管理的重视。企业领导对档案管理的认识程度和支持，决定了企业在单位档案管理上的投入，也决定了企业档案数字化的可能性。这就要求档案管理人员发挥积极性、主动性，通过不同的渠道和方法，想方设法让企业领导看到档案数字化、信息化带来的好处，必要时，可以借助专业管理机构进行推介，也可通过其他单位的成功经验交流学习的机会，让单位领导认识、接受、进而支持企业的档案管理数字化和信息化。
另外，要从电子计算机硬件的配备上入手，提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平，这也是采集档案信息，实现资源数字化的关键一步。在深化档案管理制度改革的同时，要简化传统的档案整理方法，对永久性保存的纸质档案仍可采用传统方式立卷，其余则一律通过计算机建立“虚拟卷”。这样，可以将工作中心转向档案信息的开发上，同时，也使用了计算机管理的特点，有利于档案工作管理的制度化、标准化。
2 档案数字化采集与输入
档案数据的采集应先易后难，从一般性档案入手，也可以利用计算机的搜索引擎，为档案管理提供搜索服务。利用市政系统开发的档案管理平台软件进行数据输入，从而形成数字化档案管理资源。然后，建立一个可以实现数据交换的机读目录档案系统，把每次采集的数据进行主要信息提取，建立可以通过不同主题词都能够搜索的档案信息。进行档案目录的输入、保存，形成具有规范性、开发性、服务性、共享性档案目录数据库。
旧有的市政企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以市政企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。
3 解决档案数字化人才问题
引进和培养掌握档案管理与数字化技术的人才是实现档案管理数字化的关键。电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更高的要求。许多企业往往把档案室当成“闲差”，对其应有的专业能力不重视，也有一些年轻人，不愿意“闷”在大量的案卷、图纸、资料的梳理中，在一定程度上，影响了档案管理数字化的进程。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，档案、信息处理复合型人才更是缺之又缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有“电脑盲”现象。有些企业档案队伍不稳，人才流失严重。可见，计算机技术人员的培养、教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对其进行培训，掌握信息技术的新知识，解除其“后顾之忧”，以形成最佳的人才结构。“行行出状元”，只要潜心研究，把问题吃透，就可发现档案数字化管理的基本规律，快速推动企业数字化档案管理的进程，在档案管理的工作环境中实现人生价值。
4 在数字应用中提高档案室的地位
实践证明，市政企业信息资源一旦进入数字状态，其利用开发和作用的发挥就会起到事半功倍的效果。例如，编制同一项目部两个不同项目，或不同项目部的同一类项目的材料消耗分析，编制市场劳动力成本走势的分析状况网络图，或编制不同区域项目效益图、进度图，可以从中发现市场巩固和丢失的情况及走势，找出原因，及时调整产品开发和营销策略。市政企业档案数字化工作不仅是技术问题，而且是信息技术与市政业务和管理的融合问题，是涉及企业文化管理模式、业务管理、生产流程以及与外部政府、机构、供应商、客户等多环节的系统化工程。
市政企业要从适应两个根本性转变的高度，转换思维，积极探索新路子、新手段，舍得增加投入，添置先进设备，以改善和强化档案资源开发条件和手段；同时，市政企业档案工作者更要钻研业务、勤奋学习，更好地利用现有条件，积极地开发档案信息资源，当好领导的参谋和助手，通过“以档辅企”，提高自身地位，为市政企业发展做出贡献。
关键词：市政工程；档案管理；市政建设；服务职能
市政工程档案真实地记录和反映了城市建设中智力创造和劳动的全过程，对市政设施建成使用后的管理、维修、养护、改建、扩建等技术工作的决策、设计都起着重要的凭证和依据作用，且对其他城市建设项目的开展发挥着重要的借鉴作用。做好城市工程档案管理工作，对于更好地辅助和支持城市建设活动，提升城市建设档次和质量，美化城市环境和提升城市基础设施服务性能有着重要的意义。
一、市政工程档案管理对城市建设的服务职能分析
市政档案管理工作对城市建设的服务职能主要体现在以下几个方面：
1.市政工程档案管理是城市建设规划的基础
不论是新城建设活动，还是旧城改造工程，都需要在全面掌握城市现有基础设施、交通路线、地下管线情况的基础上进行，而市政工程档案是这些信息的主要来源，因此只有做好市政工程档案管理工作，才能为今后的城市建设互动提供详实、可靠的基础信息，才能保证城市建设规划的科学性和城市建设活动的可行性。
2.市政工程档案管理是保障城市建设质量的重要基础
建设部颁发的《城市建设档案管理规定》明文规定：“列入城建档案馆档案接收范围的工程，建设单位在组织竣工验收前应当提请市政档案管理机构对工程进行预验收。预验收合格后，由城建档案管理机构出具工程档案认可文件。”可见，市政工程档案是城市建设工程质量保障日系中不可或缺的重要组成部分，严把市政工程档案管理关，对于维护城市建设秩序，保障建设质量至关重要。
3.市政工程档案管理为城市建设活动提供了科技资源储备库
市政工程档案中记录着市政工程建设活动中的技术使用、施工方法、材料、设备等重要信息，记载着新材料、新设备、新技术应用方法、应用过程和应用成果等极具价值的科技信息资源。在城市建设活动中，通过查阅和参考这些档案，可更好地指导新建工程的开展，使之工艺、方法等更具经济技术可行性。
二、市政工程档案管理服务职能发挥对策
为充分发挥自身对城市建设活动的服务职能，市政档案管理人员应从以下几个方面做出改进：
1.强化市政工程档案规范化、标准化建设
《城市建设档案管理规定》及省、市市政档案管理部门，为市政工程档案管理活动提供了明确的标准和原则，市政工程档案管理人员应予以认真贯彻和落实，这是减少市政工程档案管理失误和发挥其服务职能的重要基础。除此之外，市政工程档案管理部门还应全面贯彻规范化、标准化理念，采取全过程档案管理法，针对城市建设工程的设计阶段、招投标阶段、施工阶段、竣工验收阶段分别制定细致可行的档案收集、整理方案，以保证档案的完整性和可靠性。
2.提升市政工程档案的延续性
随着我国城市化进程的不断推进，城市人口、城市建设规模均不断扩大，因此市政工程的建设规模、功能、数量等也发生着相应的变化，这导致许多陈旧的市政工程档案中的信息与实际情况产生偏差。为保障市政工程档案管理工作能够持续、可靠地为城市建设活动发货服务职能，市政工程档案管理部门就必须确保档案管理的延续性和档案信息的时效性。例如：当市政基础设施的布局、数量等发生变化时，市政工程档案管理人员应及时对建设部门进行咨询，必要时开展实地考察活动，以确保变动信息的可靠性，并将新的布局、数量等信息录入相应的工程档案，以保证市政工程档案信息的时效性，为今后其他城市建设工程的开展提供更可靠的依据。
3.提升档案管理信息化水平
提升市政工程档案管理工作的信息化水平，对于丰富服务方式，提升服务效率有着重要的意义，当前市政工程档案管理信息化水平的提升应注重以下几点：（1）积极转变档案管理工作方式，全面借助计算机、网络等媒介开展市政工程档案的收集、整理、保存、开发活动；（2）不断提升当那管理人员的信息化素质，引导档案管理全员积极学习信息化知识和技术，并结合档案管理信息系统的不断升级、改造，开展相应的技术培训和知识讲座活动，使档案管理全员的信息素养的提升跟得上档案部门的信息化建设速度；（3）应与各级市政档案管理部门进行积极沟通，在此基础上通过信息化手段实现市政档案系统内的信息资源共享，为城市建设部门查阅、调用档案资源提供方便，同时为市政工程档案部门开展社会打下良好的基础。对此，市政工程档案管理部门，应注重并不断强化档案管理信息化建设，在加大信息化设备、技术投入的基础上，有意识地减少纸质档案数量，强化数字化档案资源的建设与开发利用，进而提升市政工程档案管理工作的成效，以为城市建设活动提供更快捷、更方便、更全面的支持。
三、 结语
综上所述，市政工程档案对城市建设活动有着重要的服务职能，对城市建设工作的开展有着重要的参考价值，做好市政工程档案资源的收集、整理、开发与利用工作，是市政工程档案管理部门的重要职责，为城市建设部门提档案资源和档案服务是市政档案部门的重要职能。鉴于此，市政工程档案管理人员应在认真遵守和贯彻市政工程档案管理规定和政策的基础上，从规范性、延续性、自动化等方向入手，不断提升市政工程档案管理效率，并主动发挥对城市建设工作的服务职能。
参考文献：
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[3] 陈红意.浅谈如何做好市政工程档案工作 提升服务品质[J].办公室业务.2013（11）：69.
本规则规定了归档实物档案的整理原则和方法。
本规则适用于**各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织的实物档案整理。
2定义
本规则采用下列定义
2.1归档实物
立档单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的，并具有长远保存利用价值的历史记录。
2.2归档实物整理
将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架，使之有序化的过程。
2.3件
归档实物的整理单位。一般以每件实物为一件。
3收集
3.1收集范围
3.1.1本单位获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等。
3.1.2本单位举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物,包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等。
3.1.3本单位在国内外活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、票证、礼品、工艺品、牌匾等。
3.1.4本单位已宣布停止使用的印信（包括旧印章、印模、徽标）。
3.1.5其它有重要保存利用价值的实物。
3.2收集要求
3.2.1归档实物应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交，任何单位或个人不得随意将归档实物损坏、私存或转送他人。
3.2.2收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。
3.2.3归档的实物应保持整洁、无破损。
3.2.4归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。
3.2.5本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应拍照归档。
3.2.6归档实物的移交和征集应符合有关规定和要求。
3.3收集时间
对具有归档保存价值的实物，单位或个人应及时整理，交档案室归档，一般不应跨年度。
4整理
4.1整理原则
实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。
4.2整理要求
4.2.1归档实物应齐全完整。凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档。
4.2.2每件归档实物均应转拍照片进行相应归档。
4.3整理方法
4.3.1鉴定
4.3.1.1根据本单位的归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档。
4.3.1.2对存有真伪疑义的实物应采取必要措施进行鉴定。
4.3.1.3归档实物的保管期限一般划为永久保存。其它无永久保存价值的实物由立档单位造册保管若干年后自行处理。
4.3.2分类
归档实物应在其全宗—实物类别内，按照年度或类别——年度进行分类。归档实物数量较少（每年少于30件）的立档单位可不进行分类。同一全宗只能选择一种分类方案并保持分类方案的稳定。
4.3.2.1按年度分类
将归档实物按形成或获得年度分类。采用公元纪年标识，如“2006”。
4.3.2.2按类别分类
将归档实物按问题进行分类。归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。
荣誉类包括：证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等；
纪念品（礼品）类包括：纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品、样品、花瓶等；
印信类包括：本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、徽标。
4.3.3排列
根据分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。格式主要有如下几种：
格式①：全宗号—实物—件号。
格式②：全宗号—实物—年度—件号。
格式③：全宗号—实物—类别—年度—件号。
实物档案较少的单位（每年少于30件）可选择格式①或②；实物档案较多的单位可选择格式③。
4.3.4编号
根据排列方式，编制由全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号等各选项组成的序列号，即编制归档章。并在实物上粘贴项目完整的归档章（见图1）。平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底座。归档章项目包括全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号、参见号。
4.3.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。如无全宗号，则用“000”代替。
4.3.4.2实物档案代号：用第一个汉语拼音字母标识，即“SW”。
4.3.4.3年度：见4.3.2.1
4.3.4.4类别：见4.3.2.2
4.3.4.5件号:归档实物的排列顺序号。
在分类方案的最低一级类目内，按归档实物排列顺序从“1”开始标注。
4.3.4.6参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号。
4.3.5著录
每件实物都应按分类方案，在相关的管理软件上著录各项目要素，并打印出归档目录（见图2）。实物档案归档目录包括件号、题名（文字说明）、材质、型制、年度、类别、参见号、备注。
4.3.5.1件号：见4.3.4.5
4.3.5.2题名（文字说明）：综合运用时间、级别、内容、授予者、接受者、实物名称等要素书写文字说明。
4.3.5.3材质：实物的制成材料。
4.3.5.4型制：实物的外形，长、宽、高、直径等外形尺寸,单位用mm。
4.3.5.5年度：见4.3.2.1
4.3.5.6类别：见4.3.2.2
4.3.5.7参见号：见4.3.4.6
4.3.5.8备注：注释实物档案除题名外需说明的情况。
4.3.5.9实物档案目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽=279mm×210mm）。
4.3.5.10目录封面
实物档案目录应编制目录封面。封面可以视需要设置全宗名称、年度、类别、起止件号等项目（见图3）。其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。
4.3.6上架
实物档案应按分类方案排列顺序上架。
5保管
5.1实物档案应专柜保管。
对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，移出档案室必须要履行签字手续。
5.2存放实物档案的库房和框架应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色，确保实物档案完好无损。
