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摘 要 随着我国计算机的普及和信息技术的发展，各项工作都步入信息化的行列，当然，档案管理也不例外。电子档案管理模式在很大程度上提高了传统档案管理模式的工作效率，为档案管理工作提供了便利，但是与此同时也使档案管理存在着安全隐患。本文主要阐述了电子档案管理和传统档案管理各自的特点，并从中分析他们的异同，进而归纳出两种档案管理模式的利弊。
关键词 电子档案 传统档案 档案管理 利弊
随着社会的发展，日常办公逐渐趋于自动化、网络化和标准化，日常办公几乎属于无纸化，不再需要纸和笔，而是直接在计算机上完成，所以，一般都是电子文件多于纸质文件。随着电子档案的增多，电子档案管理成为必然，如何加强电子档案管理以防文件的损坏和丢失，实现电子档案管理的高效、准确、安全是我们在档案管理工作中应该着重思考的问题。 电子档案的特点
电子档案管理不仅要管理电子信息，还要将电子信息与实体档案紧密联系起来，实现对电子档案的识别、处理，并要求能够在网络上传递。电子档案的特点主要有：第一、信息不能人工识别，传统纸质档案在记录时都是采用人工可识别的符号，而电子档案要通过计算机转换才能够被人识别;第二、信息的存储具有高密度性，节省了存储的空间;第三、信息管理具有方便快捷性，电子信息与载体之间无必然联系，随时可以分离，能够复制存储于不同介质之中，方便进行异地之间的传输和管理，节省时间;第四、方式多样性，电子档案与传统档案单一的文字记录不同，可以利用多媒体技术记录档案，保持了档案的生动性[1]。 电子档案管理与传统档案管理的相同之处
电子档案管理是在传统档案管理的基础上形成的，电子档案的记录必须要依附于传统档案的真实记录才能保证电子档案的真实可靠;电子档案管理的原理基本与传统档案管理相同，只不过是通过信息化的手段将其整合，提高了效率;电子档案管理与传统档案管理所包含的内容相同，电子档案管理是对传统档案的信息进行归纳，扩大了信息容量，实现了资源共享，能够快速读取信息。 电子档案管理与传统档案管理的不同之处 电子档案在归档时间上不同于传统档案
电子档案的管理能够根据文件完成的时间随时归档，而传统档案管理要在整个过程结束后制定一个标准的表格在规定的时间内归档，在时间上缺少灵活性。由此可见，电子档案随时归档的好处是可以避免因时间问题而造成的文件丢失，保证了归档的完整性。 电子档案在归档方式上不同于传统档案
电子档案都是采用编码对其管理，但是由于载体的不固定性和可修改性，很可能造成电子档案的准确性、真实性缺失，而传统档案都是按照一定的次序进行编目之后，人工归档，保证了文件的真实、安全和完整。因此，在进行电子归档时，必须要随时进行加密和认证，以保证其真实有效。 电子档案在保管方式上不同于传统档案
电子档案的保管主要是以光盘或磁盘为载体，但是这类载体易老化变质，而且在更换介质的过程中可能会影响文件的可读性，而传统档案的保管需要保证纸质文件不受损坏，在转移的过程中不丢失，对人工的要求比较高[2]。因此，在对电子档案进行保管时，要求有关部门使用统一的格式对档案进行存储和传输，必要的时候可以打印一份纸质档案作为备份。 电子档案的查询方式不同于传统档案
电子档案在查询使用过程中，可以在获得权限之后，登录档案管理中心查阅相关信息，而传统档案在查询过程中，需要先向上级申请，获得批准后通过档案号人工查找，浪费了大量时间，影响了工作效率。 电子档案管理与传统档案管理的利弊
采用电子档案管理节省了大量时间，可以有效提升档案管理的效率，方便不同地区和不同部门之间进行数据传输，而且在查询使用中更加方便快捷。除此之外，电子档案管理符合当今社会的低碳环保理念，无纸化办公在节约了资金的同时，减少了树木的采伐，保护了森林资源[3]。
然而，任何一种管理模式都存在着不同程度的弊端。由于我国电子档案管理起步晚，在法律监管上落后于一些发达国家，电子档案管理面临着很多挑战，如何保证电子档案的法律效应是一个重要的问题。电子档案还存在着易丢失或因时间问题无法读取的问题，所以在管理过程中要注意对文件予以保护和备份。此外，在信息技术如此发达的背景下，电子信息的安全性难以得到保障，各种病毒和黑客威胁着电子文件的安全，这就对管理人员的技术提出了较高要求，要对电子档案采取加密和设置防火墙等措施。
结束语：
综上所述，电子档案管理方式的出现大大提高了办公的效率，而且有效节约了森林资源，但是与传统的档案管理模式相比还有其不足之处，不能完全取代传统档案管理。因此，我们要加强对电子档案管理的研究，推进电子档案的标准化、安全化、准确化管理，使之更好地服务于社会。
参考文献：
[1] 李丹一.对比研究电子档案管理和传统档案管理利与弊[J].办公室业务，2014（21）：88-88.
关键词：电子档案管理；传统档案管理；利与弊；分析；
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01
当下正处于信息化时代，档案管理工作突破了传统形式的管理模式，即抛弃纸质管理方式应用信息化管理。虽然采用电子档案管理方式具有一定的优势，能够有效地提高管理的效率，满足现展的需求，但是其也存在着一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于现在越来越多的档案数据被建立起来，电子档案管理会被更加广泛的应用于管理工作中，所以对电子档案管理的安全加强重视具有重要的意义。
一、电子档案管理同传统档案管理的比较
电子档案管理充分的体现了现代化元素的应用，例如应用电子信息技术等形式对数据进行存储以及管理。在应用电子档案的过程中，不会再涉及到纸质档案资料的处理环节，可以利用网络系统和一些专门的管理软件进行数字化管理。电子档案管理同传统形式的档案管理相比，具有诸多方面的差异。
（一）归档时间不同。电子档案管理和传统档案管理具有归档时间的差异性。电子档案具有灵活的归档时间，可以随时随地进行归档工作，没有束缚。在此期间，文件的建立部门能够应用网络把文件向档案的管理部门进行传输，再利用电子数码签名认证，为文件的归类等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。对于传统形式的纸质档案管理，主要是通过档案管理部门进行统一方式资料收集以及做档案表格等工作提供给相关部门，这些工作都是具有周期性质的，必须要在实施前做好具有标准性的表格等材料，以方便各部门之间的发放工作以及回收。
（二）管理方式不同。电子档案管理应用电子编码的技术，将各个不同的档案文件贴上不同的标签进行专门归档，所以造成在程序上具有较复杂的特点。与电子档案管理方式不同，传统档案管理因为在进行归档中只要具有有效的证明就可以，所以具有便捷的归档程序。
（三）保存方式不同。电子档案的保存主要是以电子文件为主要载体，虽然保存较方便，但是利用电子文件的方式很容易发生老化以及变质的现象，一旦发生这些状况就会造成档案的可读性受到一定的影响。目前防止出现以上问题的主要措施就是应用安全备份等方式，并且联合形成专门的文件管理部门，转换文件的格式，将文件的格式统一转换后进行存储。而传统档案管理存储只需要保持纸质的完整性，令其不受破损即可，但是对于保护环境却提出了较高的要求。所以，传统档案管理对于档案的保存更具有困难性。
（四）查询方式不同。对于电子档案的查询，需要一定的条件，只有满足条件方可进行正常的查询。例如，查询者只有经过申请注册的方式，正式的成为档案馆或者一些电子中心的会员，才能被允许登陆查询自己想获得的各类信息。而传统档案管理要先向有关的档案管理部门提出申请，再由专门的管理人员查找所需的信息，所以工作效率较低。
二、电子档案管理的利与弊
（一）电子档案管理的优势。电子档案管理具有诸多的优势。首先，应用电子档案管理可以有效提高管理档案的效率。因为在归档的时间以及归档的方式都节省了大量的时间，并且提高了档案的保存以及查询的效率。通过应用现代科学技术，例如应用数据传输技术，减少了文件打印、传输以及张贴的大量时间，采用专门的软件对档案的数据做好归类管理，具有一定的便捷性。其次，采用电子档案管理的方式有效减少了对纸张的利用，所以在环保工作中具有突出的贡献。由于减少了对纸张的使用，不仅能够减少资金的投入，还能够减少对树木的砍伐，有效地保护了森林资源，具有更加重要的意义。同时，采用电子档案管理的方式能够降低对订书钉、印刷和笔墨等材料的应用。
（二）电子档案管理的弊端。采用电子档案管理，虽然应用了科学技术增添了现代的元素，提高了档案管理的效率，给档案管理工作带来一定的便捷。但是，不能忽略掉电子档案管理工作中的一些弊端。首先，目前我国虽然对于电子文件管理工作制订了有关的法律法规进行约束其工作行为，但是以现有的法律规定而言，并没有得到健全和完善，还存在较多的漏洞。所以，当下电子档案管理在法律规定上还有待得到全方位的保障，怎样令电子档案真正受到法律的保障，是目前应该深入的研究的内容。其次，电子档案管理具有的最严重的弊端就是文件载体容易老化以及变质。因为如果在长期使用的情况下其很可能会造成无法读取的状况。一旦发生这种现象，就会引发文件丢失等问题，给档案管理工作带来一定的麻烦。所以，当下有关的电子档案管理部门正在寻求各种方式的保护措施，防止或者避免文件载体发生老化或变质，造成无法读取的现象。例如应用安全备份或云技术等方式，获得了良好的保护效果。再次，电子档案数据在进行传输的过程中或在实施共享的时候，对于数据的安全保护问题也是一项要考虑的问题。当下信息技术正在高速发展，给数据信息的传送带来便利的同时，也产生了黑客以及各种病毒等不利的因素。在传输数据过程中很容易对其安全性产生威胁，所以应该引起有关的管理人员的重视，并且加强防范，例如应用加密措施或者防火墙等方式，保证电子档案的安全。最后，应用电子档案管理对于工作人员提出了较高的要求。因为在归档程序中具有较复杂的程序环节，并且工作繁琐，对于技术水平的要求较高，所以需要具备高素质能力的工作人员。
参考文献：
[1]李丹一.对比研究电子档案管理和传统档案管理利与弊[J].办公室业务，2014（21）.
[2]岳锐.电子档案管理与传统档案管理的区别[J].黑龙江科技信息，2011（01）.
[3]孙丽梅.电子档案与传统档案管理工作刍议[J].劳动保障世界（理论版），2012（01）.
[4]董利红.试析电子档案和传统档案管理的异同点[J].陕西档案，2015（02）.
[5]张承宇.基于QR码水印的电子档案管理系统的设计与开发[D].浙江理工大学，2013.
1 电子档案管理与传统档案管理的区别
电子档案管理，就是通过计算机等手段来记录文件内容并且保存管理。记录过程简单易操作，不会用到笔墨等办公用品，并通过网络进行永久保存。与传统的档案管理方式相比，电子档案管理有如下特点：
1.1 在时间上
电子档案管理和纸质档案管理存在着一定的差异，体现在采用电子档案管理的方式可以做到在记录的同时归档，或者在一定的时间和范围内，在满足档案管理部门要求的情况下，可以通过网络把文件发送给管理的机构并进行归档，这一点，可以节省送档案，打印档案等不必要的时间，为人们的工作生活提供了很多便利。传统的纸质档案管理方式略显麻烦，它需要提前设定计划或者安排时间，以便相关部门把文件资料集中归档，并且需要特定部门进行回收和处理。这一过程既浪费时间，又浪费人力物力。
1.2 在方式上
二者的归档方式具有一些差异。电子档案的管理，需要掌握一定的信息技术操作的能力，并且会操作相关的软件。操作过程为：工作人员通过相关的管理软件，在各个档案上粘贴标签，每一份档案都有单独的编号，以便归档。这样的过程操作起来比较繁琐。而纸质档案管理比较简单，开证明就可以办理。
1.3 在存储方面
电子存储方式和纸质的管理方式也存在差异。电子档案是在计算机或者网络上存储，但计算机或者网络易出现故障，或者电子数据会出现纰漏，不利于档案的保存。因此，现在的电子档案管理有所改进，一般情况下要进行备份，还要对文件的具体格式进行转换，操作完成后才进行统一的保存。而传统的纸质档案管理只需要保存好纸质的资料，使之不受损坏即可，但是对环境的要求会比较高，需要干燥安全的环境，因此更加困难。
1.4 在管理的方法方面
电子档案管理的方式比较复杂，需要对待管理的档案进行分类，并需要对资料进行编目，在接受文件的第一时间，工作人员需要给每一份档案一个唯一的编号，同时还有给出相应的类别号、档案号、文件号，以便在使用时能够方便查找。这样，在查找使用时，就可以通过专业的检索工具进行电脑检索。
1.5 在查询使用方面
电子档案管理和传统的档案管理也存在一定的差异。电子档案管理可以在计算机上操作，无需固定地点和时间，但需要注册用户的个人信息，在使用时通过个人帐号和密码才能够登陆查询或使用所需档案文件。而传统的档案管理则需要向相关部门进行申请，并且有工作人员帮忙查找才能使用档案，这个过程效率比较低，浪费时间。
2 电子档案管理的优点和缺点
2.1 电子档案管理的优点
用计算机或网络进行电子档案管理这种方式，最大的优点就是可以大大提高工作效率，无论是在保存方式上，还是在查询使用方面，都节省了宝贵的时间，尤其是在传输方面，电子档案管理通过网络进行传输，省去了打印，发送等步骤，节省了时间，同时省去了不必要的花费，现如今随着专业管理软件的开发和不断完善，使电子档案的管理变得更加方便和规范。
采取计算机信息技术这种形式进行档案管理，不仅提高效率，也对环境保护作出了一些贡献。首先就是采用网络的形式进行档案管理，节省了纸张，这一点不仅节省了资金，同时也减少了对树木的砍伐，保护了树木和环境，其次是这种方式可以减少笔墨和办公用品的使用，再一次节省开支，避免了不必要的浪费。
2.2 电子档案管理的缺点
使用这种方式进行档案管理，除了以上我们例举的几个优点之外，还存在着一些不足，主要有以下几点：
1.立法不够完善，虽然我国法律部门已经制定了一些关于档案管理方面的法律章程，但不健全的法律实施环境也给电子档案管理带来了许多挑战，受法律保护范围不够明确，法律实施困难，破坏性大等问题仍然存在，这需要我们在此领域进行进一步的研究和完善。
2.计算机等电子信息技术的不安全性也给电子档案管理带来了不安全性，这体现在计算机易出现漏洞或中毒的情况，一旦计算机发生硬盘损坏现象则不利于档案的保存。因此，这需要我们在技术上进一步的完善，我们需要加强电子备份，运用云技术等新兴技术手段进行保存，并且还要通过加设密码，定期清理消毒，安装杀毒软件等方式进行维护。
3.用于管理电子档案的存储设备容易发生过期、老化或亟待更新等问题，长时间保存或许会出现无法读取等严重后果。这就需要相关的工作人员定期维修更新，并且备份保存。
4.对于工作人员的技能要求较高，因为电子档案管理需要工作人员具有熟练的操作技能，这就需要工作人员有专业的技术储备以及长期的工作经验。因此需要长期锻炼或进行技术培训。
3 可采取的措施
（1）根据电子档案的存储特点和方式，进行科学的计划安排，确定传输时间，并在年内进行信息汇总处理，及时增加新的信息。
（2）由于电子档案的信息处理都是通过计算机等设备完成的，所以应招募合格的信息操作人员，并及时进行培训。
（3）保管时应注意环境条件，电子档案的保存需要适度的环境，保存档案的设备需要防尘，防磁，防划。工作人员也应对存储设备维修更新技术有一定的了解，以便能够及时处理设备的突发状况，保证档案的安全。
（4）健全电子档案查询使用的相关制度，设立实名制，并进行权限限制，确保使用者通过身份进行实名登陆，以确保档案的安全。
关键词：传统档案管理；电子档案管理；对比分析
纸质资料是传统档案管理存储的主要内容，其存在形式多种多样，如文字、图表等，并且具有一定的保存价值。硬盘和计算机光盘是电子档案管理的主要存储介质。电子图表、电子信件和电子文书是电子档案的主要表现形式。与传统的纸质档案不同的是，通过利用计算机和网络技术，不仅实现了档案的存储，还实现了资料的传送和处理。
当前，信息化、多元化成为时展的主题，对于档案管理的质量和效率，人们提出了更高的要求。在很大程度上，传统档案管理无法满足这一需求。然而，不可否认的是，传统档案的特点，决定了它的不可替代性。同时，电子档案管理因其便捷性、高效性等特征，同现代人们的生活息息相关，电子档案管理必然是档案管理的发展趋势。
1 电子档案管理与传统档案管理的特性分析
1.1 电子档案管理与传统档案管理的共性
首先，无论是传统档案管理还是电子档案管理，两者的基本原理是共通的，电子档案是传统档案发展到一定阶段的产物。电子档案管理在传统档案管理的基础上，对其进行优化和整合，并充分运用信息化技术。与传统档案相比，电子档案管理无论在管理方式上，还是在管理质量以及技术水平上，都明显优于前者。但这一点并不否定两者基本原理上的共通性。
其次，电子档案并不能孤立地存在，同传统档案之间有着密不可分的联系。传统档案所管理的信息，具有很大的真实性，属于社会实践数据。电子档案管理，由于受到网络安全、计算机信息安全等潜在隐患的影响，其信息的真实性和可靠性，需要传统的档案资料来加以保证。
最后，电子档案的信息量，随着传统档案的出现而逐渐扩大。电子档案是基于信息技术而建立的，大容量正是其优势之一。各种各样的档案信息，都可以存储为电子档案，同时还使资源的共享成为可能。由于电子档案是依托计算机技术而存在的，因此在调用所需资料时，十分便利。此外，利用电子档案的记录，在需要查看实体的传统档案时，可以很方便地调出，直接获取所需的资料和信息。
1.2 电子档案与传统档案管理上的差异
1.2.1 管理方式不同
电子档案实现了档案的一级管理，这是由电子档案的本质特征所决定的，这一点同传统档案存在很大的区别。在传统档案管理工作中，工作人员的工作量非常大，在管理档案时，首先需要确定和填写档案的类型以及日期，然后根据类型的不同选择适当的存储位置。在电子档案管理工作中，管理人员对于接受到的文件，可以及时确定档案的档案号，接下来采取相应的主题来标注档案的类型，档案号具有唯一性，整个操作过程有着很高的效率。
1.2.2 保管方式不同
电子档案存储的载体是硬盘和电子光盘，在长期的存储和使用过程中，硬盘和光盘会逐渐老化，同时由于计算机和现代技术的不断更新，载体的老化将导致档案信息的失真，档案的正确性和可靠性降低。传统的档案管理在一般情况下，不会出现档案信息丢失的问题，并且具有纸质备份。同时，由于无需网络的参与，因此不会受到病毒入侵的威胁。
1.2.3 归档方式不同
可重复性和可逆性是电子档案不同于传统档案的特性。管理人员修改档案信息时，并不会留下修改的痕迹，人们虽然不再为最初档案归类失误而烦恼，而且可以及时更正错误信息，但是却提高了电子档案内容失真的可能性。与之不同的是，在传统的档案管理工作中，在进行归档操作时，同类档案之间的联系较强，摆放档案时，也是按照科学的顺序来分类的。档案管理人员依照相应的程序来进行归档操作，因此操作的痕迹将会被保留下来。这一点保证了档案的真实性与原始性，弥补电子档案管理的不足。
2 电子档案管理的利与弊
2.1 电子档案管理的优点
2.1.1 电子档案管理的出现，有利于绿色环保事业的开展
无纸化的办公模式是电子档案管理的一个特色，在很大程度上降低了纸质文件的使用数量。制造纸张的原材料是树木，档案管理所需的纸张少了，所需的树木也会随之减少，因此有效改善了树木砍伐的状况，保护森林资源。此外，笔墨、订书钉、曲别针等工具是纸质文件的必备工具，随着纸质文件数量的减少，对于这些工具的需求也必然有所降低。
2.1.2 电子档案管理提高了传统档案管理的效率
档案管理工作的主要内容，即档案的归档、存储和查询。传统档案管理模式下，这些工作所需的时间较多，因此档案管理工作的效率也受到了影响。而电子档案管理模式下，档案归档、存储、查询的时间明显缩短，管理效率获得提升。数据传输是电子档案管理所采取的主要方式，既方便了资料的传递和共享，又提高了档案信息管理和查询的时效性，并且不需要张贴和打印文件。
2.2 电子档案管理的弊端
信息载体的老化和变质现象，是电子档案管理工作中不得不面对的难题，因此必须加强电子档案的安全备份工作，防止因信息载体变质老化而导致的无法读取资料的问题。目前，云技术是一种较为常用和有效的保护方式。
电子档案管理的操作程序较为复杂，这就对档案管理人员的素质和专业水平提出了更高的要求。因此为了确保电子档案的真实性和可靠性，应加强管理人员的技术培训工作。
黑客攻击和病毒这些潜在的复杂网络风险，在电子档案的数据传输和共享过程中，威胁着数据信息的安全，因此应做好信息安全的管理工作，利用多种方式保护好电子档案资料，如档案加密、网络防火墙等等。
虽然我国的档案管理水平得到了一定的提高，且国家也出台了相应的电子档案管理法规，但是一些具体的细则仍不够完善，相关部门应该推出相应的电子档案管理办法，为档案管理的发展保驾护航。
3 结束语
电子档案管理模式较传统档案管理来说，在很多方面都有了提升，最为直观的表现就是档案管理的效率得到提高，电子档案管理方式的出现有利于环保事业的开展。传统档案管理具有其不可替代的优势，电子档案管理与传统档案管理两者有着很多的共性，在现阶段和将来的一段时间内，电子档案管理还不能完全代替传统档案管理，相关人员应该在进行传统档案管理时，良好的融入电子档案管理的优势，提高档案管理质量。
参考文献
[1]王莉娜.浅谈电子档案与传统档案管理工作的区别[J].办公室业务，2013（5）.
[2]苏悦，杜丽杰.信息化背景下的传统档案和电子档案的交互作用[J].求知导刊，2015（10）.
[3]刘晔.论电子档案对传统档案管理的挑战[J].宁夏大学学报（人文社会科学版），2006（6）.
[4]齐琳.试论电子档案和传统档案在管理中的区别和联系[J].企业文化（中旬刊），2014（9）.
1 电子档案与传统档案管理工作现状分析及相关特征
结合档案电子档案与传统档案管理工作现状，可知其中存在着一定的问题：（1）档案管理工作流程有待进一步的优化与规范；（2）档案管理人员专业水平有待提高，电子档案与传统档案管理工作创新性任重道远。同时，由于实际工作中档案管理机制不完善，加上其它因素的干扰，可能会造成档案流失或者档案信息保存不完整现象的出现；（3）传统档案受到当前发展形势的影响，自身的应用范围受到了一定的制约，即纸质档案管理工作面临着较大的挑战。相对而言，电子档案由于受到计算机网络及各类信息技术的支持，实际的应用范围正在扩大。与此同时，为了更好的加深对传统档案与电子档案的深入理解，应了解二者的相关特征。传统档案的特征为：易识别、存储形式直观，但在长时间的保存中可能会丢失或者损害；电子档案的特征为：档案信息保存工作效率高、管理成本低、档案利用时可共享、对保存场地的面积要求低等。
2 电子档案与传统纸质档案在管理中的区别
2.1 归档方式方面有所差异
结合电子档案与传统纸质档案的特征及实际的应用概况，可知二者在归档方式方面有所差异。具体表现在：电子档案管理中由于采用了可靠的电子编码技术，能够进行快速的修改，且不会留下痕迹，其载体并不固定。实际操作中若采用了一些原始凭证的关键信息，可对档案进行修改。因此，电子档案归档中应注重数字签名、信息认证、身份认证及保密机制等技术措施的合理运用，确保文件在保存与处理的过程中不会出错，增强电子文件的真实可靠性，确保电子档案的法律凭证地位不受影响；相对而言，传统纸质档案归档方式较为简单。通过相关部门出具的证明，可对既有的档案材料进行修改，修改的过程中由于其为纸制品，缺乏严格的验证程序，材料的保密性要求并不高。
2.2 归档时间不同
当文件办理完成后，电子档案可随时进行归档，或在一定的时间内进行统一归档，文件形成后可在计算机网络及信息技术的支持下传送给档案部门，并需要通过电子数码签名的方式进行身份认证，最终由档案管理工作人员进行登记。在管理电子档案的过程中，需要进行访问限制，确保档案资源的高效利用。在这样的档案管理工作模式下，确保了档案的高效归档及完整性，避免了档案流失；传统纸质档案管理工作中需要相关部门进行统一整理，并定期对所有档案进行更新整理，管理中的流程性突出。
2.3 保管方式及分类、编目等方面的不同
电子档案与传统纸质档案在保管方式方面的区别有：电子档案中保存文件的可读性易受到文件载体、新存贮介质的影响，需要在计算机网络及信息技术的支持下进行操作完成。同时，档案部门接收到电子文件后应进行格式转换，确保电子档案的统一保存；传统纸质档案保管中需要对纸制品材料进行存储，管理中占用一定的空间，并需要严格控制存储环境，实际的管理工作难度大。电子档案与传统纸质档案在分类、编目等方面的不同表现在：电子档案文件比较特殊，需要档案部门接收到电子文件后进行唯一的文件编号，并给出相应的分类号与档案号，其中采用了全方位的检索工具，方便了用户查询，减轻了档案管理工作量；传统纸质档案管理中需要消耗大量的人力、物力资源，管理中可能会出现人为错误。
3 ?子档案与传统纸质档案之间的联系
电子档案与传统纸质档案之间的联系表现在：（1）二者本质上都是档案，在档案的一般性能方面具有共性，某些电子档案管理中需要参考传统纸质档案信息；（2）电子档案是对传统纸质档案的继承，相比纸质档案管理工作效率更高， 某些业务中也需要交叉使用电子档案与纸质档案；（3）电子档案的发展与传统纸质档案密切相关，丰富了档案管理方式，保持了档案管理工作高效性。
关键词：组织机构代码管理系统；组织机构代码电子档案管理系统；整合.
1.组织机构代码管理系统及信息管理系统的应用优势
组织机构代码管理系统是对上万条代码进行信息化管理，易于实现资源共享。多少年来政府各部门及各企业都非常重视信息收集和整理工作，同时有相关的信息收集和整理制度，从而保证了机构信息的准确、全面。将这些信息输入组织机构代码管理系统，能够实现管理功能的系统化，其优点也就充分体现。信息化时代的到来以及网络通讯技术的快速发展，为组织机构代码管理水平提供了机遇。不断提高组织机构代码管理及服务水平，提高办公效率，实现资源共享，组织机构管理信息化势在必行。
1.1组织机构代码管理系统
组织机构代码数据库是以机构代码为索引，由上万条代码数据组成的一个数据库，数据量比较大，为了在政府管理企业应用中更好的发挥作用，数据质量一定要得到保证，录入和查询都要真实、快速、有效。全国有各种组织机构几百万，每个机构都需要办理组织机构代码证，而且政府对代码证都要进行定期审验。我们已经清楚，组织机构代码管理系统是典型的管理信息系统。目前我国大中型城市已全面覆盖和实现代码网络化管理，具有先进性、实用性、稳定性、可扩展性的代码管理系统已成为当前代码管理工作中不可或缺的重要的基础内容。
1.2信息管理系统在组织机构代码管理上的优越性
1.2.1在管理模式上采用先进的客户机/服务器网络通信方式进行各级代码管理机构之间的数据交换，构建代码信息网络，交流数据简洁方便。
1.2.2功能完备。包括组织机构代码管理机构的局域网和广域网的建立、网络管理、组织机构代码的管理业务、组织机构代码IC卡的管理业务。
1.2.3在数据库方面对数据库用户的访问、使用权及数据对象的访问和使用权，进行了严格的规定，对数据库备份与恢复采用了先进可靠的措施，使系统的安全性能有了保证。
1.2.4保证数据质量。系统通过网络对代码数据采集进行监控，提供了、查错的功能，杜绝了重码、重名和错码的产生，保证了代码数据的完整性、准确性和真实性。
1.2.5有效加强对代码证书的管理，杜绝了重证、多证的情况。
2.组织机构代码信息管理系统特征分析
2.1组织机构代码信息管理系统需求分析
2.1.1管理模式上采用先进的客户机/服务器网络通信方式，进行各级代码管理机构之间的数据交换，构建代码信息网络，交流数据简洁方便。
2.1.2功能完备，包括组织机构代码管理机构的局域网和广域网的建立、网络管理、组织机构代码的管理业务、组织机构代码IC卡的管理业务。
2.1.3在数据库方面对数据库用户的访问、使用权及数据对象的访问和使用权：进行了严格的规定，对数据库备份与恢复采用了先进可靠的措施，使系统的安全有了保障。
2.1.4保证了数据质量。系统通过网络对代码数据采集进行监控，提供了、查错的功能，杜绝了重码、重名和错码的产生，保证了代码数据的完整性、准确性和真实性。
2.1.5加强了对代码证书的管理，杜绝了重证、多证的情况。
2.1.6采用window界面，集菜单、控制条、工具栏、图形显示于一体，加强用户界面可操作性和一致性，开发运用数据管理界面自动生成技术，简化数据库维护操作。
2.1.7提供多样和丰富的报表输出功能。
2.2安全性设计要求
2.2.1不同级别的资源和数据访问，用来防止偶然性的破坏。
2.2.2访问规则。定义网络的口令保护策略和规则，把对服务器上文件的访问权限按不同口令分为：不可读写执行、可读可执行、只能读或执行等。
2.2.3网络联网设备的访问。考虑哪些设备应该锁在集线室内，只允许哪些人员管理和使用这些设备。
2.2.4网络互连的需求和访问级别。在不同的子网中使用哪些路径选择路由器和网桥过滤器。在路由器和网桥内用硬件和软件定义不同的访问级别。
2.2.5软件升级、审计和安装策略。某些病毒是通过商用软件传播到网络上的，因此由专门人员集中进行软件升级和安装，任何人不能擅自安装或升级网络上的通用应用软件。
2.3组织机构代码管理系统的流程分析
代码业务丰要是面向企事业单位、机关和社会团体组织机构的，每个组织机构都必须办理代码证，代码证是唯一表征各个单位及社会团体的“身份证”。我们国家要求代码信息要真实、准确，并且要求每个单位和团体都要进行定期的检验。根据代码业务特点而开发的组织机构代码管理系统，既要做到信息采集准确无误，又要按照企业要求随时变更，并且将变更信息数据及时更换存储到数据库中，同时还要方便、检索、查询。
2.4可行性分析
目前我国有各种组织机构几百万，国家要求每个机构都需要办理组织机构代码证，而且每年代码证都要定期审验。我们原有代码系统的数据库庞大，代码查询很慢，在代码办理高峰期时很难适用于窗口的行政审批和各个机构进行年检，这样不可避免的会使部分机构出现重码、错码，甚至是逃避机构年审，让政府的行政审批捕获不到准确无误的机构信息。现在国家对代码数据信息逐渐重视起来，原来的系统已经无法满足现在的数据处理量。新的系统会大幅提高窗口的工作效率，既方便企业办理代码业务，也让工作人员办公流畅、准确、迅速，更重要是有利于政府捕获到准确无误的组织机构信息。近几年不断更新和研发的新系统不断被应用与代码管理的日常工作中，且优势越来越明显，不断解决了旧有系统存在的遗憾。
3.组织机构代码管理系统及其电子档案管理系统流程改进
目前技术条件下，代码管理系统和组织代码的电子文件系统进行集成的工作并不难。第一，需要重新设计组织机构代码的业务流程、协调和执行代码业务和代码电子档案业务的同步进行确保满足整合后的系统进程。第二，要确定新系统的软件体系结构，特别是要注意选择的软件体系结构在软件开发中的重要性，而软件体系结构主要取决于功能的系统和应用程序环境和客户的需求。
组织机构代码管理系统和组织代码电子档案管理系统，具有不同的业务流程体系，因此在对两者进行整合前，必须对其业务流程进行必要的优化和改进。整体业务组织机构代码可以被视为信息采集终端和中心的数据库之间的交互流数据流。在采集基本数据后进行处理上，再传到数据库进行处理。事实上。电子档案的记录管理过程应最终融化的代码管理系统组织的业务流程。改进的过程中，电子档案工作和不作为代码的先决条件证书印刷工作，即进行响应数据传输的数据采集终端在中心，进行电子档案商业组织，当信号的电子档案服务返回的商业交易，代码开始迈出的下一步即进行代码证书打印。这一过程不仅保证同步代码业务代码电子档案的服务组织，并可以对其进行有效保护，对于代码总体业务而言具有积极作用和意义。
4.组织机构代码管理系统及其电子档案管理系统整合效能展望
组织机构代码管理系统和组织机构代码电子档案管理系统的集成和整合，整体提升了代码业务流程的更高效。代码电子档案业务融合进入代码整体业务流程，进一步规范了代码电子档案。实现代码业务系统进程的高效、统一和有序。
组织机构代码管理系统和组织机构代码电子档案管理系统的集成和整合效能，在 BS模式下运行更方便，系统维修也更简单。代码管理系统和代码电子档案管理系统的组织、 资源利用也使得代码业务流程更合理、 充分达到代码业务数据共享的一体化。两者的有效融合和整合也使得组织机构代码工作将更高效、 有序、 快速发展助力我国经济，从而提供积极作用。
参考文献：
关键词：合同档案管理 部门立卷 信息化 编研
【分类号】U231.3；G271
0 引言
地铁工程建设周期长、参建单位众多、专业复杂，地铁工程圆满顺利地建成，合同的作用功不可灭。建设单位是通过合同制约、管理和监督各参建单位，参建单位依据合同完成各自工程项目。合同在中间是一个桥梁作用。而一旦发生纠纷，双方可以及时运用合同档案记载的内容依法维护各自的合法权益，合同又起到了一个凭据作用。另外，通过对合同档案信息地提炼，把死档案变成活信息。管理好合同档案的意义就可见一斑。本文结合地铁工程合同的特点及类别，针对合同管理过程中出现的问题，对地铁工程合同档案管理进行了探讨，从而规范合同档案管理，提高合同档案管理水平。
1 地铁工程合同特点及类别
地铁工程合同档案具有档案和合同的共性，又因地铁工程的特殊性和复杂性决定了合同档案还具有以下特点为：专业性强，合同数量大，种类多。合同按内容可分为工程建设类合同、运营管理类合同、资源开发类合同、公司人事及行政事务管理类合同及综合类合同。工程建设类合同分为勘察、设计、监理、咨询、建筑承包、安装承包、装修承包、物资设备采购、工程、技术咨询和专题研究合同、工程征地、拆迁、借地等与建设有关的其他合同、地铁建设工程其他资金来源的合同等。合同按档案类别又可分为管理类合同、基建合同、科研合同、设备合同、劳动人事合同等；
2合同档案管理现状
2.1.合同文件材料不符合归档要求：合同支撑性材料有些原件缺失，有些为复印件，附件不齐全等。公司合同管理实行的是承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，每份合同都应产生合同审批签发单、律师意见书、财务意见、各相关业务部门意见及其修改稿件和会议纪要等等合同支撑性文件材料，但是这些附件材料总是不齐，时有时无。
2.2部分合同未能及时向档案室移交归档。目前除合约部主管的建设工程类合同定期向档案室移交归档外，其它部门及下属公司的合同很多还留存在各自手上。如运营公司在运营期间产生的国产化、科研技改合同；实业公司的物业租赁、广告发包承包、合同、房地产开发、物资采购等合同；办公室汽车采购、维修合同、办公用品采购、其他行政管理合同；
2.3移交归档的合同文件材料散乱未经整理，合同整理组卷困难。因档案人员对合同评审过程不了解，在对合同进行整理组卷时，常常对一些看似与合同无关的材料拿不准、伤脑筋，对于过程中反复修改的合同稿顺序更是迷惑，而且因合同附件材料很杂乱，合同附件材料是否齐全、签章手续是否完善也很难把握
2.4合同整理组卷工作积压严重。地铁工程合同量大，平时合同都是批量移交，批量签收。每逢合同利用时或是突击组卷或只能提供散份合同文件。未装订合同借出可能有合同附件遗失风险。
2.5合同电子文件目前尚未归档。
2.6合同档案管理还停留在初级的合同整理、归档阶段，尚未着手合同的编研，合同档案资源价值尚待开发利用。
3合同档案管理思路
3.1建立合同档案网络管理体系，推行部门立卷制。
由公司档案室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同档案，并负责指导、监督、检查和培训合约部门及各下属公司的合同档案管理工作。合约部门及各下属公司应分别确定一名合同档案管理人员，负责合同及其相关文件材料的组卷归档工作。企业档案管理规范明确指出谁产生谁收集，谁负责谁组卷。因为每份合同具体有哪些附件材料，材料之间相互关系只有承办人员是最清楚的。让具体承办人预立卷，各部门下属公司合同档案管理人员组卷，实施部门立卷制才能保证合同档案齐全、完整、系统，又能避免合同组卷工作大量积压。
3.2制定合同档案管理制度。用制度固化合同管理各部门的职责。
合同档案管理制度是合同管理制度的一部分，通过建设合同档案管理制度，规范合同档案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相关凭据材料。通过合同档案管理制度明确合同档案管理部门职责，合同归档具体要求及合同的利用。通过制度界定各部门各责任人的整理组卷的义务责任。通过归档制度明确合同及其相关文件材料的归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。用归档范围指导哪些文件材料应归档范围。例如有关修改合同的文书、图表、传真件及合同成果性资料等均应为合同的组成部分，而一些跟签发合同并无直接关系的审计材料、其它行政收发文及联系单就不应归入合同。通过归档要求固化合同移交清单，明确合同移交附件的准确页数。通过合同利用制度明确合同正本原件无特殊情况不外借，避免合同借出遗失风险。各分公司、各部门员工确因工作需要须借出，须经分公司、分管领导签字同意。合同还应每年清理一次。发现损毁、遗失，要查明原因及时处理，并追究相关人员责任。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章，这些均需在合同归档要求中明确。
3.3 开展公司合同管理人员内部培训，提升合同管理水平。
在公司内部开展法制宣传，增强公司各部门合同管理人员法律观念，增强合同归档意识。讲解合同管理办法及归档要求，明确合同整理细则，如何鉴定归档文件，如何排序，提高预立卷的案卷质量。同时可通过培训对合同管理人员日常的合同副本文件的接收、借阅、发放管理等进行规范。进一步提升合同管理质理和水平。通过内部沟通交流，为下步实现合同电子文件的移交归档做好准备。
4.4加快合同档案信息化建设
公司目前已开发运用合同管理系统用以对合同执行情况进行跟踪。但是合同管理系统与档案管理系统还不能对接。档案管理系统的合同信息完全还完全依套手工录制目录和挂接电子文件目录。如果把两者对接起来，就能避免大批量的合同文件电子目录挂接工作量，减少人为失误。实现以后同步合同电子目录与电子文件同步传输，即便于合同档案管理，又方便合同查询利用利用。
3.5开展合同档案编研工作，加强合同档案资源开发。
通过对合同信息进行著录，根据各部门需求，编制各类合同信息小册子和合同档案检索表，发放到相应部门，或是通过如OA平台或是信息管理系统平台合同目录信息等活动，即可以从合同中提炼出重要信息方便各部门利用需求，又可通过对合同信息的汇总给领导层提供决策参考。合同不仅是一种凭证，更是一种资源。把死档案变成活资源，把死合同变成活信息。
