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[关键词]办公自动化；电子文件；档案；计算机
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.138
[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）18-0-01
随着计算机技术在社会各个领域的不断发展，办公自动化迅速在各行各业中普及，产生了大量电子文件，如何管理和利用好这些电子文件，发挥其优势，提高工作效率，有着非常重要的意义。2002年国家档案局颁布的《电子文件归档与管理规范》中电子文件的定义是“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储，以磁带、磁盘、光盘等为载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。通过计算机管理的文档系统，可以方便地查询、阅读和修改文档内容。
1 办公自动化与档案管理
办公自动化（Office Automation，OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和网络通信技术，全面、迅速地收集、整理、存储和使用信息，使学校内部人员方便快捷地共享信息，提高行政效率。通过实现办公自动化可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，增强协同办公能力，强化决策的一致性，提高决策效能。一套完整的办公自动化体系包括信息的收集、传递、修改和保存4个环节，主要工作是向办公人员提供所需的信息。
办公自动化产生了电子文件，从档案学的角度来看，档案管理是文书管理的后续阶段，办公自动化已可以准确记录从信息录入到信息保存的全过程，经过档案工作人员的整理核对，形成电子档案。办公自动化的发展决定着档案管理的发展方向，而档案管理也影响着办公自动化技术的发展，很多单位在选择办公自动化软件时都要考虑是否和本单位的档案管理系统对接。
2 档案管理自动化是档案管理发展的方向
档案管理自动化是档案管理发展的方向，这使档案管理工作更加便利，有助于档案的收集、管理。建立一套完整的档案管理系统，首先要加强档案管理业务的基础建设，其次要加强档案数据库建设。对于高校而言，大部分档案都属于开放性档案，高校的办公自动化应与档案业务同步进行，各个部门与档案部门联网，使用计算机通过网络进行档案的调阅利用，缩短档案的查询时间，提高档案的利用率。
档案管理与办公自动化联网，大大提高了档案部门的工作效率。目前，档案部门大多局限于档案的接收和保管，使用办公自动化系统后，文书部门的文件登记和著录目录工作就能有机的结合，可通过计算机进行整理、排序和分类，便于及时利用。档案管理自动化有利于实现部门立卷，档案工作者可提供给学校各个立卷部门独立的用户名密码，确保立卷制度的有序执行，也可帮助立卷人准确分类，保障部门立卷质量，对于不合格的案卷可利用计算机和网络通过档案管理系统软件及时更改，这不仅可提高立卷部门的办公效率，有效防止归档文件遗漏，也能保障档案的完整性。档案管理与办公自动化联网后，可实现档案信息的实时更新和信息资源共享，使学校各部门的决策者能及时掌握准确的、尽可能多的档案信息，为其正确决策提供更多依据。实现档案管理自动化后，可使档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来，提高工作效率，减少差错率，提升服务质量和服务水平。
3 办公自动化对档案工作提出更高要求
3.1 档案的规范化、标准化要求更高
办公自动化的应用，使得档案工作必须做到标准化、规范化，只有标准化、规范化的档案信息才能通过计算机进行档案管理，才能实现信息共享。因此，在办公自动化系统中从档案信息的收集、修改、整理和保存这一系列基础工作开始必须实行规范化、标准化管理。同时，办公自动化形成了新型的特殊载体的档案，它和传统的纸质档案有所不同，这要求使用者在查阅档案时要遵守相关管理制度。为防止档案信息被修改、泄露，应对电子档案的内容性质和阅览者的权限做出限定。国家档案局颁发的《电子文件归档与管理规范》中提出了4条措施：①建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制；②设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目及内容等；③对电子文件采用防错漏和防调换的标记；④对电子印章、数字签署及数字加密等采取防止非法使用的措施。对电子档案的保存要求也很高，除具备一般档案库房所具备的防火、防潮等条件外，对防磁和温度的要求也很高。
3.2 文件处理与档案管理要求一体化
实行办公自动化后，各个部门在文件处理和档案管理方面应形成一个连续的过程。如办公室人员在接到公文后，不但要使用计算机对其特征进行扫描著录，还要分析文件的内容和主题，完成档案管理系统中要求填入的著录项，以实现文档一体化。这种新型的管理模式大大减轻了档案管理工作者的劳动强度，简化了工作程序，提高了工作效率，提高了档案利用率。
3.3 对档案管理人员综合素质要求更高
实现档案管理与办公自动化一体后，由于档案载体多样化、管理方式现代化，对档案管理人员的综合素质提出了更高要求，在办公自动化的大环境下，不仅要加强档案专业知识和计算机技术的学习，还应尽快改变知识结构，努力学习新技术，掌握新知识，提高档案管理水平，只有这样才能更好地适应现代化的档案管理工作。
主要参考文献
[1]王燕.档案管理的办公自动化初探[J].三门峡职业技术学院学报，2012（2）.
一、电子档案的优点和缺点
（一）电子档案优点
1、效率高
电子档案管理的中心工作是通过无纸化办公，将工作中的文件、会议纪要、工作总结、报告、通知通告等，都通过办公软件系统向特定对象予以，节省了大量文件印发、转送、通知等，节省了时间、人力和物力。此外，经过计算机系统整理后，便于文件档案的归档、查找，由此大大地提高了工作效率。
2、绿色环保
利用互联网络进行无纸化办公，大大降低了文件纸质的使用，节约了纸张不但能够节省办公开支，而且有能够减少木材的使用，降低来人类对森林资源的破坏。
3、空间占用少
电子档案的存储可以借助于硬盘、光盘和云盘等多种手段，其特点是占用空间少，不需要占用大的空间存储，此外电子档案可以实现异地查询和共享的功能，这些电子档案特有的功能，为档案管理工作实现了便捷性、高效性和灵活性。
（二）电子档案缺点
电子档案信息与载体相分离的特性，使得信息不在固定的载体上附着，在资源共享和传输的过程中极易发生篡改、窃取或者删除而且不留痕迹。并且电子文件经过不同格式的转换以后，原始文件易变得面目全非，使得其真实性和可靠性大打折扣。此外，由于电子档案存储在网络上会出现被病毒攻击或被盗的风险。因此，在电子档案的技术难点是保障档案的安全性。
二、纸式档案的优点和缺点
（一）纸式档案的优点
纸式档案的特点是确保原始性和真实性，纸质档案通常经人工撰写和机器打印等媒介将文字、图像、表格清晰的展现在纸上，能够可见的原始资料，不宜被经篡改，如果篡改也容易发现，便于确保档案的原始性和真实性。
（二）纸式档案的缺点
随着纸式档案保存时间的长久，就会发现纸式档案很容易受条件影响。纸质档案的纸张在高温、较潮、发霉、虫蛀等环境下，容易对纸质档案产生破坏，再被化学分解后形成“档案砖”。
三、纸式档案与电子档案的互补性
无论是电子档案还是纸质档案都是为社会发展提供信息服务的载体，电子档案和办公档案都既有各自的优势和劣势，同时也起到了互补互进的作用。如何加强办公纸式和电子办公档案的互补呢？要从以下几点着手：
（一）重视纸式档案向电子当转转化的质量
纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作，所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此，在对纸质档案进行入库和存档时，要加强对纸质档案的质量管理。
（二）建立电子档案归档的工作制度
电子档案与纸质档案的归档应该是按照科学的制度实施，只有这样才能保证电子存档党的有效性和真实性，才能充分发挥优势互补纸式档案的不足，在工作中应当避免机械相加等现象，制定科学合理的双轨制管理制度势在必行，只有科学制度指导才能保证管理的规范和有章可循。
（三）加强档案管理人员的档案管理工作水平
目前办公档案管理人员很多都是非专业出身，对档案的管理只停留在基础的归档和保管，没有摸索出一套科学的管理方法，使得档案管理在发生重大变革上没有应对能力，容易出现档案保存管理中的遗漏、删除、重复归档等重大问题，并且一些单位并没有建立电子文件管理系统，缺乏软件硬件的维修维护人员，使得电子档案在形成和保管中存在重大隐患，所以建立一支高素质并具有各方面专业技能的档案管理团队是提高档案管理水平的有效途径。
（一）档案管理完整延续
通常而言，医院办公室档案管理人员较为稳定，可以有效地促进档案管理的延续性与完整性。在日常工作中，医院办公室档案进行了有效的分类与整理，便于利用查找与翻阅。
（二）档案文书工作细致
档案质量的好坏，在一定程度上仍决定于工作人员的文书工作，在收集过程中，有关于医院发展与建设的媒体相关报道也是办公室档案管理工作的重要组成部分。
二、医院办公室档案管理目前存在的问题
（一）档案管理人员紧张
由于工作重点不同，医院领导易将重点放在医院的硬件建设与发展上，对档案建设容易忽视。档案管理人员通常由行政人员兼任。在其管理过程中，易出现工作人员职责不明确，保管制度不严格及借阅手续无章可依的现象。
（二）现代化管理软件不足
随着科技水平的发展，档案的管理不再只局限于手工操作、人工分类等，引进现代化的管理软件是必要也是必需的。虽然有些使用Excel软件进行录入与编辑，但仍适应不了医院档案管理的需求。
（三）档案收集及归档不规范
医院办公室档案包括各临床科室、后勤部门及与外单位的相关文书。因为档案管理人员紧张，临床各科室的档案不能及时收集，或者各科室在档案的书写过程中存在这样那样的问题，都直接影响着档案的质量。
三、医院办公室档案管理的应用
（一）优质医院办公室档案管理是医院文化建设的重要部分
办公室档案是医院建设与发展的重要见证，对档案进行合理化管理，其质量的提高可以提升医院的品牌形象。在实际工作过程中，领导应给予足够重视，除了完善各项规章制度，保持档案“藏“的功能外，对档案价值进行合理开发也应该提上重要的议事日程。优质的医院办公室档案管理，可以真正达到“以档案促进医院发展，以档案成就医院品牌”的效果。
（二）完整的医院办公室档案管理促进医院建设与提升
办公室档案管理工作重点应该是保持档案的完整性。同时应努力做好档案的保密工作，保证档案的使用效果。应定期对医院办公室管理工作进行督查与考核，以保证档案管理工作的质量。对一些临床纠纷案件档案，应注重对其档案价值的开发。完整收集纠纷档案，仔细分析医院在纠纷中所处的利与弊，可形成分析报告后，供医院决策者在今后工作中进行借鉴与指导。
（三）延续的医院办公室档案有利于促进医院迎检与审核
为了更好地规范医院管理与质量控制，每年或者每几年会对医院进行分级管理考核与检查。在各项检查与审核过程中，需要有各科室历年的规范性文书及指导性规章制度。档案管理的延续性就可以帮助医院从容应对各项检查，真正做到有备无患。
（四）规范的医院办公室档案管理可以促进医务人员素质的提高
档案是具有法律意义的文书，可以作为司法机关取证的重要证据。在日常档案管理工作中，工作人员有必要对医院各科室进行档案相关知识的培训，告知档案的用纸规范、装订规范及归档规范。有条件的，可以在各科室抽调专人进行档案管理。
（五）医院办公室档案价值的开发利用可以促进医院发展
医院办公室档案是医院发展的重要历史凭证。对其完整、延续性的归档后，合理正确地开发其价值，可以促进医院更好的发展。根据医院工作的特点，可以对三类档案进行重点管理，分别为“医德医风类”“继续再教育类”及“职称晋升类”。这三类档案都直接与医务人员相关。医学知识更新速度快，医疗举措日新月异，医务人员对新知识对医疗举措的渴求更明显。医务人员是医院发展的核心力量，可以最大限度地增强医院的核心竞争力。医院办公室档案管理人员可通过信息化手段，定期对这三类档案进行信息分析，了解医院医务人员的动态变化，了解医务人员开展继续再教育的现状及趋势。所进行的分析报告，可以为医院决策者提供参考，促进医务人员整体水平的提高。
（六）网络化医院档案管理可以促进节约型医院建设
档案以文书类居多，每年医院都会有大量的医疗相关档案归档。按国家规定，医疗档案需要保30年以上，有些特殊病例档案需要保存更长时间。医院为了保存相关档案，需要花巨资添置相关设备。推行网络化档案管理后，医院信息化进程加速，电子病历可以减少大量纸张的使用，数字化影像可以减少冲洗影像资料而带来的巨大投入，大大地节约了档案成本。有报道称，某医院2009年被选全院科室档案网络化管理后，共为医院节约270余万元。同时，网络化办公室档案管理后，可以根据医院每个科室的特点，由档案秘书自行设立分类要求，明确细致地填写相关档案内容，有效地提升医院办公室档案管理质量。
四、结束语
一、电子档案的优点和缺点
（一）电子档案优点
1、效率高电子档案管理的中心工作是通过无纸化办公，将工作中的文件、会议纪要、工作总结、报告、通知通告等，都通过办公软件系统向特定对象予以，节省了大量文件印发、转送、通知等，节省了时间、人力和物力。此外，经过计算机系统整理后，便于文件档案的归档、查找，由此大大地提高了工作效率。2、绿色环保利用互联网络进行无纸化办公，大大降低了文件纸质的使用，节约了纸张不但能够节省办公开支，而且有能够减少木材的使用，降低来人类对森林资源的破坏。3、空间占用少电子档案的存储可以借助于硬盘、光盘和云盘等多种手段，其特点是占用空间少，不需要占用大的空间存储，此外电子档案可以实现异地查询和共享的功能，这些电子档案特有的功能，为档案管理工作实现了便捷性、高效性和灵活性。
（二）电子档案缺点
电子档案信息与载体相分离的特性，使得信息不在固定的载体上附着，在资源共享和传输的过程中极易发生篡改、窃取或者删除而且不留痕迹。并且电子文件经过不同格式的转换以后，原始文件易变得面目全非，使得其真实性和可靠性大打折扣。此外，由于电子档案存储在网络上会出现被病毒攻击或被盗的风险。因此，在电子档案的技术难点是保障档案的安全性。
二、纸式档案的优点和缺点
（一）纸式档案的优点
纸式档案的特点是确保原始性和真实性，纸质档案通常经人工撰写和机器打印等媒介将文字、图像、表格清晰的展现在纸上，能够可见的原始资料，不宜被经篡改，如果篡改也容易发现，便于确保档案的原始性和真实性。
（二）纸式档案的缺点
随着纸式档案保存时间的长久，就会发现纸式档案很容易受条件影响。纸质档案的纸张在高温、较潮、发霉、虫蛀等环境下，容易对纸质档案产生破坏，再被化学分解后形成“档案砖”。
三、纸式档案与电子档案的互补性
无论是电子档案还是纸质档案都是为社会发展提供信息服务的载体，电子档案和办公档案都既有各自的优势和劣势，同时也起到了互补互进的作用。如何加强办公纸式和电子办公档案的互补呢？要从以下几点着手：
（一）重视纸式档案向电子当转转化的质量
纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作，所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此，在对纸质档案进行入库和存档时，要加强对纸质档案的质量管理。
（二）建立电子档案归档的工作制度
电子档案与纸质档案的归档应该是按照科学的制度实施，只有这样才能保证电子存档党的有效性和真实性，才能充分发挥优势互补纸式档案的不足，在工作中应当避免机械相加等现象，制定科学合理的双轨制管理制度势在必行，只有科学制度指导才能保证管理的规范和有章可循。
（三）加强档案管理人员的档案管理工作水平
目前办公档案管理人员很多都是非专业出身，对档案的管理只停留在基础的归档和保管，没有摸索出一套科学的管理方法，使得档案管理在发生重大变革上没有应对能力，容易出现档案保存管理中的遗漏、删除、重复归档等重大问题，并且一些单位并没有建立电子文件管理系统，缺乏软件硬件的维修维护人员，使得电子档案在形成和保管中存在重大隐患，所以建立一支高素质并具有各方面专业技能的档案管理团队是提高档案管理水平的有效途径。
四、结论
办公室档案的管理在当前较为复杂且快节奏的办公室工作中越来越重要，为了提高办公室档案的管理效率，笔者在本文中简要介绍办公室档案管理的现状和重要性，并着重提出提高档案管理效率的几点策略同大家共同探讨。
【关键词】
办公室；档案管理；重要性；策略
随着我国企业单位办公室工作的快速发展，企业工作对办公室管理的完整性和连续性也有了更高层次的要求，而档案管理的情况对提升企业单位内部的工作质量有着至关重要的影响，相关人员必须认识到自身工作的重要性并采取一定措施，才能确保档案工作有序、有效进行。提高办公室档案管理工作效率对于提高企业工作水平和服务质量有着重要的现实意义。
一、办公室档案管理的现状
随着办公室管理制度的不断改善，当下企业单位办公室工作队伍整合度的提升，相关企业单位均较大程度地扩大了档案资料的利用范围，通过增加指定工作人员数量的方法切实提升档案管理的服务水准，逐步实现办公室人才资源的优化配置。但由于部分企业内部仍然存在工作人员素质低下、档案管理手段陈旧以及管理信息化技术含量低的现象，企业只注重“一线”业务、忽视后勤与档案工作的现象，企业档案制度不健全，档案门类较多，达不到档案管理的基本水准，更谈不上高水平的管理。因此仍然需要采取相关措施进行解决，促进档案管理的效率提升。
二、做好办公室档案管理的重要性
办公室的档案管理工作在展现一个企业单位的成长过程以及对其单位的未来发展和决策进行有效指导等方面是很有意义的，是单位在开展工作中必不可少的一部分，其工作效率以及管理质量直接影响着办公室的工作效果，对于提升企业单位内部的协调工作十分有效，档案管理对于企业单位工作模式选择和资源配置起着决定性的作用。我们只有通过档案管理，才能对管理者在制定企业规章制度或进行相关决策时查阅到足够的资料，并依据档案资料更好地了解企业状况做出选择，为企业其它工作部门的效率保障做好基础，从而提升企业单位的整体工作成效。
三、办公室档案管理效率提高的几点策略
在掌握办公室档案管理的重要性后，对当下部分企业单位存在的管理弊端，我们需要在正确认识档案管理工作的基础上采取相关措施，针对性地解决实际问题，便于我们更好地开展办公室的档案管理工作。
（一）转变管理理念。
办公室的管理一旦停留在旧的阶段，整个企业的发展将会失去积极性与生命力。因此，我们应当转变管理观念，将新鲜的管理理念贯彻到每一位工作人员的身上，找到当下档案管理的特点及规律，彻底改善传统的管理方法，可以通过教育、宣传等工作方法找到理念转变的切入点，在办公室开展日常档案管理工作的同时，也需要积极创新档案管理机制，通过对传统聘任制方式的改变使办公室档案管理这项工作具有更好的工作动力及发展潜力。
（二）加强管理手段。
企业单位应当加强先进手段与技术的学习，定期进行现代化管理工作的交流与协调，还可以通过划分区域、融入信息化管理手段的方法进行管理，要铭记“技术才是硬道理”的发展理念，学会用现代化的科技手段进行档案管理的改革，还可通过建立管理中心、建立档案管理软件等方法来整合信息数据，通过将单位服务对象扩大到社会，则可以通过档案资源为不同个人与组织提供更为个性化以及特殊性的服务，以此更好地发挥档案作用。
（三）创新管理体制。
管理体制是办公室档案管理效率提升的重要保证，只有在一个好的工作体制的管理下，才能进而完善其他方面。我们应当不断完善管理体制，增加管理手段，适当建立赏罚制度来激发工作人员的积极性与创造性，有效对管理体制进行创新，提高档案的利用率，例如通过建立网络档案目录、建立办公室档案服务反馈机制、开发适合本校的档案管理软件系统等方法对办公室档案实现高效管理，以便使其所具有的经济效益与社会效益得到进一步提升，逐步改善档案管理的规范性。
（四）重视人员管理。
企业单位必须不断引进高素质的应用型人才，提高管理人员的专业技术水准，不断拓宽资金来源，建立信息系统，才能提高工作人员的法律意识和责任意识，减少工作失误。而对于档案管理人员来说，也需要在工作开展的同时积极地树立服务意识，通过对自身档案管理思想的不断更新、对于档案服务工作目标的正确建立将档案管理思想同时代及本单位现实发展需求同步，以此保证档案管理工作能够更好地符合日常工作需求。培养一支一专多能的队伍，能够将工作人员的潜在工作能力和良好的工作精神开发出来，从根本上配置资源，提升档案的利用率。
四、结束语
通过对以上内容的分析，我们对办公室档案管理的相关理论知识有了更深层次的了解，认识到办公室档案管理与办公室各项工作密切相关，在办公室工作中起到重要作用。只有不断提升办公室档案管理的工作效率，才能满足办公室工作管理的需求。相信在企业单位及相关工作人员的共同努力下，办公室档案管理的水平必定会得到一定程度的提升，真正实现办公室管理的规范化、科学化，促进企业单位的更高更快发展。
作者：宜玉琴 单位：陕西黄陵煤化工有限责任公司
【参考文献】
[1]许莉莉.试析档案资源的管理与运用[J].办公室业务，2012.
在办公室中，档案是非常重要的资源，不但可以详细记录办公室的活动情况和工作开展情况，还能够给单位其他工作开展提供服务。首先，档案能够全面展现单位的工作情况，能够给单位将来发展提供参考，能够提高单位内部的工作效率和工作质量。其次，通过管理办公室档案，决策者决策时能够通过档案了解单位情况，从而提高决策的科学性。再次，通过档案能够认定关联工作成果，对双方合作更好进行非常有利。最后，办公室档案工作水平能够体现单位的经营成效和工作效率，会决定单位的资源配置和模式选择。所以，相关档案管理人员必须认识到档案管理工作的重要性，并在此基础上做好档案管理工作，提高其管理效率。
二、办公室档案管理效率提高的策略
(一)创新人员理念
在开展办公室档案管理工作时，理念是做好工作的基础，只有创新理念，才能够将想法转变成为实践，从而不断的提高档案管理的水平。而想做到这点，单位领导以及档案管理人员必须提高思想认识，在详细分析档案管理工作现状的基础上，进行创新，找到档案管理过程中存在的问题，并采取措施解决问题，不断的提高档案管理工作的水平。除了提高自身工作水平，档案管理人员还应该提高自身的服务意识，更新档案管理思想，确定合理的档案管理目标。在目标确定时，必须根据单位的发展现状和发展需求进行，确保档案管理工作能够和单位日常工作需求相适应。单位管理者也应该重视全体工作人员思想工作的加强，通过会议等形式来提高档案管理人员对于档案管理的认识，并在此基础上转变档案管理工作的形式，从以往的被动管理转变成为主动管理，全面提高档案管理工作的实际质量。
(二)采用有效管理手段进行档案管理
开展办公室档案管理工作时，选择的管理手段会直接影响档案管理工作的效率和质量，特别是在新的时期，办公室开展档案管理工作时，更需要与时俱进的更新管理手段。首先，档案管理应该和时代相适应，需要将信息技术运用到档案管理工作中去，实现档案管理手段的现代化。档案管理部门也应该根据需要进行档案管理局域网的建立，这样能够方便单位人员的档案查阅，不但能够提高档案管理效率还能够提高其使用效率。其次，办公室可以联系相关单位来建立专业管理中心，通过管理中心来整合电子数据，给档案管理和查阅提供方便。管理中心的任务便是收集办公室的电子数据，并通过网络来共享数据，提高其管理效率和应用效率。
(三)重视管理机制创新
在办公室档案管理中，管理机制是效率提高的保证，有效创新管理机制是提高办公室档案管理效率的重要因素。一些单位进行档案管理时，经常存在和其他部门工作协调困难的情况，这是由于档案管理机制不合理导致的。这便要求档案管理工作开展过程中重视管理机制的创新，激发工作人员的创造潜力和工作动力。单位领导也应该正确认识档案管理工作，从单位的实际需要出发，制定更加科学的管理机制，除了需要做好工作流程制定和人员选定工作之外，还需要成立单位文件阅览中心、建立网络档案目录、建设档案咨询台。
(四)根据需要扩大办公室档案管理的领域
现在有些事业单位管理办公室档案时，普遍存在工作范围狭窄的问题，这便需要扩展创新管理范围。想要达到扩大领域的目的，便需要扩大档案服务对象的范围，给整个社会服务。很多单位的档案针对的往往是本单位内部，给单位的正常运行提供服务，虽然档案在单位运行方面做出了一定贡献，但是其作用却没有完全发挥出来。若是能够让档案给整个社会服务，不同的个人或者组织便能够通过档案资源获得自己需要的信息，发挥档案的作用。在扩大档案管理领域的同时，也必须做好人员培训工作，不断提高档案管理人员的素质，让其更好的为档案管理工作服务。
三、结语
1.合理性
在现今社会信息化的今天，很多地方对网络及自动化联网的应用十分普遍。为了更好地方便办公，自动化联网也被引入到了办公领域。首先我们先对办公领域中的专业文档处理、办公事务等简单进行了解。在一些机要部门，包括一些私营企业，整个企业中最重要的部门之一就是档案室，在档案室中不但有一个部门或者企业的重要信息还存储着企业部门人员的相关信息，档案室属于一个企业的内部部门，所以管理好档案室是一项重要的工作。而办公室中的自动化联网是说在一定程度上用现在的计算机及网络信息技术来实现非人工的操作以及管理应用，通过计算机的操作，在一定上减少人力的利用，为企业可以减少由于不必要的员工的录用，减少公司的运作成本，另一方面，由计算机进行操作的过程，少了人工参与，增强了真实性也提高了信息传达和积累的效率性。部门或企业的档案室是容纳一个企业整体的客观物资及一些其他数据资料的重要资料库，计算机由于它配备的功能齐全，例如从物力来看，文档档案管理体系、全自动录入和智能管理体系等，都可以将档案室实现信息化管理和经营。档案室管理的信息化在逐渐加快地发展，这一点从负责的人员年龄的变化就可以看出。从前，档案的管理都是由企业的老人值得信任，有多年的工作经验人才能胜任，现今却由年轻、善于操作电脑的年轻人取代。
2.客观性
办公的自动化联网利于文件管理的齐全性和机密文件的安全性。如果档案室实现自动化联网并由专业人士进行计算机方面的管理操作，可以有效地将待处理文件以及已处理好的文件进行同步操作和管理，企业发展的每个阶段的文件的收发及处理都有一台或者几台计算机进行管理，由专业部门将必要信息进行存储，按日期类别分类好各种文档文件，这样下去，在日后资料的整理及调用的过程中都能很方便并快速地将有用信息进行快速的提取，为存储及整理等环节提供了更多安全性的保障的同时又提高了工作的效率性并对文件有了很好的保密性。
二、实现办公中的现代信息化管理与自动化联网的相关操作
1.管理人员理念要现代
当今档案管理若要实现现代化管理，首先本企业或者部门的首要管理者要有现代化管理的观念及思想，只有这样才能带动所管理的员工对企业实现现代化管理及自动化联网的应用。管理者的思维模式和行为模式将是影响一个企业的关键点，是企业及其员工档案室自动化联网实现的必须要走出的一步。现代社会中，由于信息时代的高速发展，员工可以通过网络及自动化联网不再受到时间、地域等太多的现实因素的限制。比如文件的签署、审查、发送等都可以借助网络自动化联网而非人力就可以快速完成。除此之外，对于信息检查的人员来说，对于他们最重要的是关注信息的价值性及高度浓缩性，利用计算机网络自动化联网可以将来自不同计算机的阅读内容及形式进行综合，然后快速地传递给阅读者，有效地减少资料冗杂性的发生，并且对各种资料的应用以及调动都会大大提高效率。所以只有使这种计算机阅读形式的档案管理拥有整体性、直观性、具有高价值性的性能，用户才能通过信息自动化联网更快速地真实地体验到各种服务的有效性及真实性。此时如果企业管理者的思想仍不能随着时代而改变，那么必然将会被用户及这个信息时代落在后面，所以在企业实现改革之前，管理者的思想的改变及实施是最为重要的。
2.档案室管理者的工作素质的必要
