时间：2023-06-02 15:19:53
序论：在您撰写电子档案管理方法时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
中图分类号：G278 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）14-0193-01
一、电子档案特点分析
电子档案所采用的数字代码需要借助计算机解码，才能转换成可读的信息。另外纸质档案及载体是不可分割的整体，而电子档案的信息转变成以二进制码存在的电子形式储存的，电子档案的信息载体间是可以转换的，可以在不同的计算机间传递，也可以在不同的载体间进行复制。以二进制码存在的电子形式储存的电子档案需要依赖特定的系统，电子档案具有共享性，也就是说同一时间多人不受空间的限制，同时共享同一信息等特点。
二、电子档案管理存在的问题
（一）电子档案的安全性问题
随着全球化，信息化和网络化时代的到来，因特网的共享性，开放性，全球性的发展，使得任何人都可以介入到网络中来，电子档案通过网络进行传送时，为不法分子的非法操作提供了便利，通过“黑客”攻击网络来窃听，篡改、伪造信息，直接危害电子档案的安全性。
（二）电子档案的真实性问题
电子档案非常容易失去真实性。计算机内存储的电子档案没有个人的笔迹特征，没有新旧书写墨迹的区别，一旦电子档案被删改，删改后的电子档案不会留下任何的痕迹。如果有人出于自身的利益进行删改很难被发现，即使发现了，也不会有任何可靠的证据。同时电子档案在输入的过程中出现错误的概率和机会远远超过了纸质的档案，而且输入者没有留下自己的笔迹，日后难以对材料的真实性进行确定，同时也不能追究到操作者的责任。
（三）电子档案的保密性问题
使用互联网任何终端的设备都能够储存和索取互联网某一设备的电子文件。从另外一个方面来讲，一个终端上的电子文件也能够发给若干个互联网的终端。这对于一些需要限制提供内容的安全保密问题或者在一定时间内需要保密的内容，带来了很大的威胁。
（四）电子档案的完整性问题
电子档案结构复杂多样，存储的方式多种多样，而且经常处在流动的状态，信息被复制，剪切，很容易造成信息的缺失，很难保证电子档案的完整性。
（五）电子档案的法律性问题
纸质档案由于有固定的载体，字迹不易篡改，法律效力是社会所公认的。电子档案由于其自身的因素，没有固定的载体，制定相应的法律效力条文就非常的困难，电子档案的法律效力就很难得到认可。电子档案的真实性和安全性就受到了质疑。
（六）电子档案的统一性问题
计算机硬件的发展远远超过软件的研制，软件研制的迟缓远远不能够适应各个方面存储的需要，远远不能够适应互联网时代的发展。由于档案系统各地区、各单位之间都没有使用统一的软件，必然会影响到电子档案相互之间的利用和全国的联网。
三、电子档案管理存在问题的有效措施
（一）提高档案管理人员的职业素养
档案管理人员要有保护档案安全的高度的责任感和强烈的意识。按照岗位要求，认真履行自己的职责，遵守职业道德规范；通过扎实的工作，高度负责的态度和切实有效的措施，维护电子档案的安全性、真实性和保密性。不利用软件、计算机等设备为己谋利。严格杜绝利用计算机私自篡改、删除电子档案的信息进行违法犯罪活动，保证电子档案信息的真实性和完整性。为用户提供最可靠的原始资料。
（二）加强档案管理人员计算机技术的培养
面对信息时代对档案管理人员提出的挑战，当务之急是树立档案现代化管理的意识，利用计算机技术进行电子档案的管理。更新传统的管理理念，把电子档案作为档案中不可缺少的组成部分。定期举办提高档案管理人员计算机能力的培训班，使得档案管理人员不仅具有扎实的档案管理知识，同时还具有运用计算机知识在档案管理中应用的能力。培养电子档案管理的复合型人才，顺应互联网时代的发展，提高电子档案管理人员的工作效率。
（三）建立健全的维护电子档案安全的法规
目前，对电子档案的法律效力问题还没有明确的规定。但是，随着信息化时代的发展，电子档案已经大量使用。电子档案的形成、积累、归档、保管以及利用等各个环节中，都有被修改和丢失的可能。即使信息安全技术完善，也需要相应的档案安全管理措施来进行保障实施。因此，必须要建立完善、健全、科学合理的相关法律法规，用法律的形式明确电子档案的法律效力，维护电子档案的安全性和真实性。
（四）做好电子档案的安全性管理
在电子档案的管理过程中，确保电子档案管理的安全性。结合电子档案管理的实际，我们要从以下几个方面来阐述。一、做好电子档案信息的安全性管理。在电子档案安全性管理中，只有做好档案信息的管理工作，才能确保档案信息的安全性满足实际的需要，达到提高电子档案管理水平和电子档案安全管理效果的目的。二、做好电子档案备份的安全性管理。计算机在受到病毒侵入或是人为操作不当导致电子档案的丢失，为确保电子档案的安全性、完整性，根据实际的需要进行电子档案的备份。通过明确备份使用职责，建立备份的使用制度，就要加强对电子档案的备份管理，保证电子档案备份管理达到预期效果。三、做好电子档案共享的安全性管理。由于电子档案具有共享性的特点，因此要规范电子档案使用流程，做好电子档案共享性管理，提高电子档案的管理效率。
（五）保证电子档案的网络安全
在电子档案材料形成、归档、保管和利用的过程中，要及时登记网络环境和设备的相关数据情况，保证电子档案归档的质量。一旦安全的网络环境遭到破坏，电子档案的信息就会遭到窃取、篡改或删除，为了确保电子档案的安全性、真实性和完整性，就必须通过技术手段保证网络的安全。
（六）制定科学合理的电子档案管理标准
伴随着电子档案的大量产生，迫切需要一套科学合理的电子档案管理的工作标准。用标准来明确电子档案的形成、鉴定、积累、整理、归档、分类和保存等工作。通过科学合理的管理系统来确保电子档案在诞生之时就是科学、合理、规范、有序的管理。这是电子档案管理中迫切需要解决的基础性工作。
（七）研制电子档案统一格式的管理软件
此项工作建议由国家档案局牵头，对电子档案现代化的管理进行研发，制定统一的格式；例如：统一的模块，统一的文件格式，统一的文件类型，统一的字号，统一的颜色等向全国推广，提高全国档案管理系统的现代化水平。
四、结束语
伴随着信息化时代的发展，办公自动化的广泛实现，电子档案管理的社会服务功能不断强大。为了提高电子档案管理的整体效果，针对电子档案管理工作存在的问题，档案部门要与时俱进，顺应现代化时代的发展，尽快采取有力的措施，确保电子档案管理工作得到有效的开展。
参考文献：
[1] 封晓玲.浅析电子档案管理的有效措施[J].黑龙江科技信息，2011（16）.
[2] 夏利宏.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J]. 新西部，2009（16）.
[3] 尹君.电子档案管理浅析[J].卷宗，2014（09）.
[4] 张文杰.论新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].青春岁月，2014（10）.
[5] 单丙英. 试论电子档案管理及对策[J].中国科技纵横；2011（01）.
关键词：纸质档案；电子档案；信息
一、引言
在科技这一因素的进步与发展之下，社会已经进入信息化时代，在诸多领域的建设中已经离不开计算机的应用，磁盘、磁带、光盘等载体文件也相继运用到各个领域中，这一形式的出现也加速了档案形式的变换。以前档案的记录形式都是以纸质为主，尽管纸质档案能够存储的时间较久，但也存在不方便、耗时耗力等方面的缺点。随着信息化时代的到来，办公自动化的进一步普及，也就带来电子档案在档案管理中所占据的地位越来越重要，可以说电子档案已经成为档案管理的主要形式。正所谓任何事物都不存在十全十美，电子档案被广泛应用在人们的生产与生活领域中，也会存在诸多弊端，这时候就需要结合纸质档案加以调节，才能做好档案工作。在信息社会中，纸质档案与电子档案之间各有各的优势与缺点，在管理中两者缺一不可，因此，电子档案与纸质档案将长期并存，并且互动发展。
二、纸质档案与电子档案之间的比较
电子档案与纸质档案在本质上是相同的，但是仍然存在一定的差异性，我们可以从这种差异性的表现来体会这两种方式的各自的特性。
1.归档的方式不同。纸质档案的收集是需要借助文书处理部门的力量，在整理文件材料的过程中将有利用价值的文件收集起来，按照文件之间的来源、内容、时间、形式等方面进行分类，在转交给档案部门。而电子档案则不需要这一步骤，是采用向档案部门移交硬盘或者进入档案部门制定的网站中，从网络中移交、归档。
2.鉴别方法不同。纸质档案的价值鉴定往往需要经过多个步骤才能完成，其中最为主要是要经过三个程序，分别为资格审查、确定生存期和价值复审，这一鉴别方法最为显著的特点就是在档案形成后进场鉴定工作。由于电子文件信息内容不稳定，因而电子档案的鉴定要在文件形成之初就开始，而且不仅仅是对其文件内容进行鉴定，同时也包括文件所使用的技术。
3.保管方法不同。档案的保管一般是将档案放在存储室，分门别类的安置在有序号的柜架中，因此纸质档案的管理就是以这样的形式进行管理。而电子档案与纸质档案在材料运用方面有所不同，它所使用的一般都是磁性材料，也就说在电子档案的管理方面不要求保存场地面积有多大，而是对保存环境有相对较高的要求，除了要保证温度和湿度在一定的范围值内，而且还要装置除尘、防紫外线等设施。
三、纸质档案与电子档案之间并存管理方法
电子档案能够提供快捷、准确、简便、灵活的信息服务，满足利用的一般性需求，但是它也存在着数据容易丢失、载体不耐久等缺点，如果长期以往只使用电子档案的话，势必在管理中存在一些问题。纸质档案历史由来已久，具有耐久性、易于长时间保存等优点，但同时也存在检索缓慢、存储密度小等问题，如果一直以纸质档案的形式的话，会给相关人员造成一定的负担。由此可见，在档案的管理过程中，要将这两种档案形式进行并存管理，才是符合发展需求的，那么，如何将这两种形式进行并存管理呢？本文提出以下几个方面：
1.实现双套归档制度。目前，有很多单位在文书管理管理工作中的文件形式都是以纸质和电子的形式出现，对这两种文件形式最好的处理办法就是实现双套归档制度，将这两个不同形式的文件共同处于存储和可以利用的状态。在档案管理中运用这一制度，可以在实际工作中根据梁总档案实际的不同而做出相应不同的选择。实践证明，电子档案的问世，打破原有单一的纸质档案的模式，但是与此同时电子档案也存在一定的局限性，因此就需要建立双套归档的制度，以此来确保档案的使用是既符合安全有序的规章制度，同时也能规范电子档案与纸质档案的管理制度，是做好信息时代下的电子档案与纸质档案管理的好办法。
2.优势互补管理。信息时代下的纸质档案与电子档案之间并存管理，是需要二者在互相借鉴中各自发挥自己的长处，避免自己的短处，实现更好的管理。由于会受到信息技术、计算机技术等因素的影响，电子文件的安全性无法得到确切的保证，就需要纸质档案作为重要的备份加以保存，因此纸质档案与电子档案之间并共存的局面是符合发展要求的。而需要注意的一点就是，当今形式下，档案管理主要以电子档案为主，纸质档案起到辅助作用，这就要求工作人员有效、巧妙的利用两种文件的特点实现优势互补的管理。
四、结语
信息化时代下的档案管理，纸质档案与电子档案之间要各自发挥自己的优势，取长补短，实现共同发展。
参考文献：
[1]陈志亮.电子档案与纸质档案并存是必然的.南平师专学报，2004.
[2]常秀英.对电子档案纸质档案长期并存的思考，太原城市职业技术学院学报，2004.
关键词 安全性 电子档案 管理方法
中图分类号：G276 文献标识码：A
当前，广泛运用的电子信息技术和迅速发展的信息产业，电子政务工作的蓬勃发展，电子文件及网络的日益普及，也正在改变着传统的信息存储和传播方式，由此产生了电子档案。电子档案的出现，使档案馆（室）打破了单一的传统的纸质档案的管理模式，形成了由电子档案与纸质档案两类档案共存的局面。电子档案的出现，使当前的档案管理工作向自动化、有序化和科学化、简单化方向发展，这无疑提升了档案的管理水平。同时，电子档案自身的存储特点以及网络的普及，是电子档案也存在未知的诸多安全隐患。所以，我们必须与时俱进，以全新的工作方法来适应这种变革
一、电子档案存在的安全性的认识
首先，电子档案与纸质档案有着根本的区别。电子档案的安全性尤其重要，没有良好的安全防范措施，电子档案的存在将不再有任何意义。为了维护电子档案的原始性、真实性和安全性，使其真正具有法律的权威性，安全管理工作要给予高度重视。电子文件与电子档案是相辅相成的，档案系统管理的操作人员直接参与电子档案的管理工作，可随意在数据库中增添、改动、删除电子档案内容。因此，电子文件的数字签名技术、消息认证和身份验证技术需要尽快应用普及。
其次，计算机病毒是侵蚀电子档案的祸根，它可能造成整个系统的瘫痪乃至数据的全部丢失。因此，对接收的每块磁盘都要查验病毒，网上更要预防病毒炸弹的攻击。近几年来，黑客的攻击已超过计算机病毒的种类，总数已达到上千种。据悉，我国 95％与互联网相接的网络管理中心都遭到过境外黑客的攻击或侵入，档案部门的管理网络尚处于初级起步阶段，网络安全系统脆弱，易给黑客留下可乘之机。因此，保障电子档案安全性是亟待解决的问题。
最后，人员素质关系到电子档案的质量。电子文件是电子档案生命周期的初始阶段。电子文件由于自身的特殊属性，它可以随时增、删、改而不留痕迹，人们无法判断其原始性和真伪性。为了确保电子档案的真实性、可靠性和安全性，我们必须从源头抓起。计算机操作人员作为电子文件和电子档案的具体执行者，他们的个人素质关系到电子文件的形成质量和电子档案的真实性，这就要求操作人员不仅要有良好的职业道德、思想品质和熟练的档案管理知识，还要有一定的计算机应用技能。因此，对档案管理人员进行系统的岗位培训和职业道德教育势在必行。以纸质档案作为电子档案的鉴定基础，对接收进馆的电子档案，要逐一鉴定、检测，采取严格的措施，制定严密的管理分段负责制度，进行监督指导，确保电子档案的质量和安全。
二、电子档案的管理方法
1、电子档案的收集与整理。处理电子档案的前提是具备了电子档案存储平台，所以计算机是必不可少的，在档案收集前就建立好办公自动化模块，将收集工作延伸到存储系统设计阶段，为电子档案的管理奠定基础。电子档案的整理应当按照归档原则、格式和规范进行，一般是以年度、组织机构、保管期限分类存盘，在接受文件时集中完成，同时对归档的电子文件编写简要说明，存盘后，档案人员按照数据库结构和规范建立电子档案的目录路径，以便于查找。
首先，要加强对电子文件归档工作的统一领导。从电子文件形成到归档，跨越了许多部门，而这些部门之间多有计算机网络联在一起。有些部门工作互有交错，职责难以区分，所以对电子文件要指定专门机构和专人负责，这一点尤为重要。否则，一盘散沙，就达不到使电子文件归档的目的。其次，要明确电子文件归档的工作程序、内容和要求。电子文件归档应按归档工作程序和步骤进行，这样才能有效保证归档电子文件的真实性、完整性，才有利于整个归档过程的管理，确保归档工作顺利进行。最后，要采取必要措施，确保电子文件归档和质量要求。要保证此项工作正常进行，关键是抓好档案部门和电子文件形成部门之间的协调工作，使电子文件管理与电子档案管理形成一个有机整体，避免互相推诿扯皮，以提高文件的质量，为下一步提供利用打好基础。
2、电子档案的使用管理方法。鉴于电子档案在保存与维护方面的复杂性，为使之安全、可靠并永久处于能随时、准确地提供利用的状态，就需要认真做好如下几项工作：一要保证电子档案载体物理上的安全。一般情况下，电子档案都是以脱机方式存储在光磁介质上的，所以要提供一个适合于光磁介质保存的环境。如适宜的温湿度，存放载体的库房及框架等都应达到要求，要能防尘、防光、防变形，并远离磁场及有害气体等。二要保证电子文件档案内容逻辑上的准确。由于电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体中，所以在以后利用时，还必须依赖于电子计算机的软硬件平台将电子档案内容还原成人们能直接阅读的格式。这是一个很复杂的过程，所以必须了解其内容格式在编排上不一致性和还原时所采用的技术与方法有差异的特点。为保证电子档案内容逻辑上的准确，必须对其依赖的技术和数据结构、相关定义参数等加以保存。三要对电子档案载体经常进行有效检验与维护。电子档案载体特别是磁载体极易受保存环境的影响，所以要经常对其进行检测和拷贝，以确保电子档案的可靠性，以便能长期利用。
在纸质档案长期的发展过程中，形成了系统的收集、鉴定、保管、统计和利用方法，积累了较为丰富的经验。随着科学技术的发展，声像档案和机读档案已有显著增长，直至今天，伴随着计算机和互联网的发展，档案管理工作逐步实现自动化，档案信息的输入、贮存、处理、检索、输出、传递，以及档案的编目和检索基本上都依靠计算机来实现。由于电子文件与传统纸质档案有很大区别，因此档案管理部门的工作技术和方法也需做相应改变。本文结合笔者的工作经验，重点分析如何做好电子档案的管理工作。
一、电子档案的特点
电子档案是纸质档案的另一种储存形式，它是以数字代码代替了文字，以磁带、磁盘或光盘等代替了纸张。电子档案是系统化了的电子文件，是经鉴定后有保存价值的且已经归档的电子文件。电子档案与纸质档案在本质上是相同的，因此电子档案除了具备纸质档案的一般性特点以外，还具有自身特性，总结如下：
1.人不能直接读出电子档案所载信息，需依靠计算机解码 电子档案不像纸质文献那样使用人人可以直接读出的文字进行记录，而是将信息以数字代码方式记录在磁介质和光介质等载体上，人无法直接读出，必须使用计算机进行解码后才能转变为人可识读的信息。电子档案必须在计算机软硬件、数据库、网络系统都齐全的环境下才能发挥作用。
2.电子档案存储密度极高，所需存储空间小 相较于纸质档案的卷帙浩繁，电子档案显得小巧的多。以硬盘为例，它的容量是以兆、千兆、百万兆为单位的。以1兆为例，硬盘上的1G容量大约可以储存536870912个汉字，如果一本纸质书是10万字，那么1G大约相当于5400本书。据某公司的存储产业市场报告，预计到2016年硬盘的面密度将提高两倍以上，最高将达到1800Gb每平方英寸，从而大大节约电子档案存储空间。
3.便于复制和共享 电子档案的信息可以轻松实现复制和传输，便于异地调阅或形成文件。由于 信息载体和信息可以分离，并通过网络或其他介质进行传输和拷贝，因此便于共享。但也由此暴露出电子档案信息的不稳定性，信息的不安全性。
二、电子档案的管理方法
传统档案管理活动一般分为六个环节：收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用。电子档案的管理也可以按照这几个环节进行，只在具体方法上有所不同。
1.信息收集 电子档案信息的收集是档案管理部门将具有查考利用价值的文件转化为电子文件或者收集具有保存价值的电子信息。电子档案信息通常可以分为三类：（1）与纸质档案内容相同的信息。在收集这类信息时，要注意与纸质等文件之间相互建立准确、可靠的标识关系，建立统一文件编号。（2）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的信息。应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或拷贝件保留。（3）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。在信息收集工作结束后，将磁性载体的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件处于一种有序状态，并对电子文件进行了分类和编号，组织建立数据库。需注意的是，在收集过程中应当保存备份，并在“电子文件登记表”中登记，并留存纸张打印件。
2.信息整理 在电子档案的整理过程中，不再有“案卷”这一基本单位，因为电子文件借助于计算机，可以从任何角度进行分类、组合、检索，充分表现文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系，不再需要专门进行分类和组卷。整理工作结束后要进行信息的接收。电子档案的接收方式有两种，一是软盘、磁带或光盘，二是网络归档和移交。不管哪一种方式都需要配置专门的电子文件格式转换设备，对接收档案进行统一转换，以解决对不同格式电子文件的识读问题。总之，电子档案信息整理就是将第一步收集到的信息进行组盘，按一定规律，将相关文件通过拷贝组合到同一磁盘、光盘或磁带等载体上，也就是整理接收来的软盘、磁带和光盘。
3.档案保管 电子档案的保管分为两个方面，第一，保持电子档案载体的安全。要注意的问题有：（1）保持环境的温度为16～20℃和湿度为35～45%，以免发生化学反应；（2）注意密封防止灰尘，避免信息丢失；（3）注意避光，防止紫外线对光盘等的破坏；（4）远离磁场和电场，以免发生磁化和消磁，破坏信息；（5）保持载体平直，防止震动；（6）防止有害生物等。注意库房卫生，定期净化空气，防止产生霉菌，并注意定期对电子档案进行消毒。总之电子档案进入库房以后不是一劳永逸，而是需要定期维护和检测，并适当进行备份。第二，维护所载信息的安全。电子档案保管工作的另一个重要方面是防止信息被窃，维护信息安全，一是密切关注计算机技术的发展方向，及时进行软件升级和更新，适时对电子档案的格式进行转换；二是加强对电子文件利用活动的管理，保证电子档案的信息安全，严格禁止使用封存盘来提供档案利用，电子档案入库载体不得外借，只能以拷贝的形式提供利用，防止利用过程中的泄密和损伤信息。
4.档案鉴定 电子文件的更改非常容易，而且可做到不留痕迹，电子文件从形成到归档有一段较长的时间，所以，在归档时，鉴别归档的电子文件是否就是形成时的、有效的电子文件，即确认归档的电子文件的原始性、真实性则是首要任务。再者，电子文件具有易逝性、易更改性，因而电子档案必须在文件形成之前就决定其是否需要保存及保存时间长短，因此，电子文件的鉴定需超前，也就是必须在文件形成之初就开始进行。鉴定的内容与纸质档案一样，是对其保存价值进行判断和预测，不同的是在判断过程中要对文件的内容及某些形式特征进行充分的分析。此外，还需要对文件进行必要的技术鉴定，即可读性鉴定、无病毒鉴定和介质鉴定等。因为对于电子文件来说，技术状况与文件的真实性、可读性、应用性范围密切相关，可对其保存价值发生直接的影响，电子档案的完整性、可读性、可行性在鉴定工作中必须得到全面的体现。
5.档案统计 档案统计就是运用一系列的统计技术和方法，通过表册和数字的形式描述和分析档案工作的各种现象、状态和趋势的工作过程。电子档案统计基本上可以分为：（1）档案统计指标选定。统计指标的确立是进行档案统计的基础，也是档案统计工作的前期准备阶段，档案统计是通过统计指标来表现档案工作的数量方面，用数字的形式来描述档案工作中的现象。（2）档案统计调查。其目的与作用在于获取原始数据，是根据具体统计工作目标、任务和要求不同而采用不同的格式，保证统计数据可靠、真实、准确。（3）对档案统计调查的数据进行统计分组、归纳整理。（4）档案统计分析。主要是对档案统计的结果进行分析研究。档案统计工作是档案工作中的一个重要环节，是保证档案工作质量，提高档案工作水平的有效方法。
6.档案利用 电子档案的利用一般有三种形式：直接查询，拷贝，传输。为保证信息安全和版权，做好电子档案利用管理工作很重要。主要分为四个方面：（1）对用户的管理和档案管理人员的管理。主要是进行使用权限的审核，首先是根据人员身份进行系统注册登录，由系统自动判定使用者身份的合法性及使用权限，并进行跟踪记录；其次电子档案的内容应设置保密级别和开放程度。（2）对档案载体的管理。一是采用双套制的存储模式，一套保留原始格式，作为归档用途，另一套转换成不可编辑的文件格式作为利用用途，确保电子档案在利用过程中不发生内容的篡改。二是建立一套技术验证机制保证原始电子档案的真实性。（3）安全保密措施。网络传输安全采取的主要方法是物理隔离、应用防火墙以及身份认证等安全技术。根据电子档案的保密级别，建设网络传输保障体系。按照密级，将电子档案利用范围划分为不可用、内部使用和公众使用。还可以采取断点续传的技术，确保电子档案在发生传输中断的情况下，最终获取的电子档案副本保持完整性。
三、电子档案管理工作的重点与难点
从目前来看，由于受到多重因素的影响，电子档案的信息安全问题较为突出，既是管理的难点，也是管理的重点。笔者认为应从环境、设备、策略、技术等各方面采取有效措施，确保在每一个环节上堵塞电子档案利用安全的漏洞，使电子档案能够体现灵活性和便捷性优势，充分发挥其作用。首先档案管理人员要增强安全意识，既要提高信息服务质量和效率，也要增强工作责任心和保密意识；其次，应加强电子档案基础设施和应用系统建设，加强网络安全防范；再次，营造良好的档案储存环境。只有从各方面加强安全管理，才能满足电子档案信息安全管理的需要。
电子档案管理的另一难点问题是电子文件的技术鉴定，只有通过对电子文件进行真实性鉴定，完整性鉴定，可读性鉴定和安全性鉴定，才能确保数据信息的真实、可靠、完整。在鉴定过程中，需要综合运用多方面的知识，这对档案管理人员提出了考验。
【关键词】电力系统；电子档案；解决对策；发展方向
电子档案可以在数字化设备和环境中生成，以数字代码的形式存储于磁带、光盘等载体中，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送文件，因此电子档案克服了传统档案管理工作中效率低以及不可避免的人为失误等缺点，具有传统纸质档案所无法比拟的优势。然而，电子档案作为一项正在发展中的工作，仍然存在着许多的不足和缺点。文章通过研究分析现行电力系统中电子档案的管理方法，总结出现的不足和弊端，最终给出提升电力系统电子档案管理水平的思路。
一、当前电力系统电子档案管理工作的现状及存在问题
结合电力系统的行业特征与笔者的在档案管理工作中的从业经历，笔者认为，当前电力系统中电子档案管理工作主要存在以下问题：
（一）责任分工不明确，档案归档不完整。
档案工作是电力企业管理工作的基础，影响着企业的整体经营发展，然而现如今仍然有许多电力企业不重视电子档案管理工作，缺乏完善的电子档案管理责任分工，例如在日常电子档案管理工作中，归档责任部门与档案管理部门责任分工不明确，归档责任部门对电子档案的归档缺乏主动性和能动性，而档案管理人员不明确自己的职责范围，对所产生的电子档案了解不全面，往往造成归档不及时，归档不完整，归档遗漏等问题。近些年，电力企业存在着的产权过户，项目招标，资产重组等企业转型发展中面临的问题，由此产生了许多形式各异的新型档案资料，而一些档案管理人员并不具备这方面的相应知识，导致各类档案资料遗漏，缺失，为企业的经营管理带来了困难。
（二）电子档案管理人员业务能力不足。
管理工作效果的好坏最终是由组织和人来决定的，管理人员的业务能力和综合素质可以影响电子档案工作的实施效果。目前电力系统的档案管理工作普遍存在着档案管理人员配备不足，人才匮乏，身兼数职的现象，这种现象在电力系统的各分、子公司中较为普遍。其次，档案管理人员本身对于现代信息技术认识的缺乏也制约了其对于电子档案工作的把控能力。除此之外，电力系统电子档案管理的培训及业务指导落后，大多数电力企业缺乏有效的电子档案管理培训体系，将业务培训与业务能力的因果关系分离开，导致企业内电子档案管理者的业务能力滞后。
（三）电力系统电子档案管理工作投入不够。
伴随着电力企业发展脚步的加快，用于电子档案管理工作的硬件设施已不能满足工作要求，是从设备，房间，环境等方面都需要进一步升级。从电力企业中电子档案管理工作的现状来看，普遍存在着全方位的投入不足，软硬件条件严重滞后的问题。有的企业没有设置单独的档案室，有的企业虽然有单独的档案资料室，但却缺乏安全防护的措施，存在着巨大的安全隐患；企业管理工作中缺乏对于电子档案管理工作的足够重视，导致电子档案管理工作不能做到实处。
（四）缺乏统一的电子档案建档规范和标准。
电力系统内各企业之间的电子档案建档工作往往采用不同的规范和标准，同一个工程项目在不同的企业建档过程可能采用不同的编号信息，这就造成了电力企业之间在电子档案资料共享方面存在着障碍，更不能体现出电子档案信息的高效性和检索的便捷性。许多电力企业忽视了档案管理的基础性工作，没有建立统一的电子档案建档规范和标准，这为档案资料的后续管理工作造成了困难。
二、电力系统电子档案管理工作的改进措施及发展方向
针对当前电力系统电子档案存在的主要问题，笔者认为，电力系统中电子档案工作的改进和发展应从以下几方面着手：
（一）建立完善的电子档案管理工作责任制。
电子档案作为新时代的产物，它的应运而生也为档案管理工作带来了一系列新问题，因此，在电子档案管理工作中要建立明确的管理工作责任制。首先，电子档案的建立，归档及修改拷贝都应由专人负责，并且进行操作权限的限制，这样既可以保证责任落实到个人，又可以保证信息的安全性。其次，电子档案的管理工作要依据管理人员的级别和职务，明确个人管理任务分工，避免出现越权操作，工作无人负责的乱象。要严格控制档案文件在流转过程中的责任划分，档案部门在接受，归档过程中制定文件真实性，完整性的工作责任制，在电子档案信息的共享方面，要制定流转电子档案信息的完整性和保密性的工作责任。进一步明确电力系统各部门之间的工作责任界面，各司其职，完善电子档案工作责任制度。
（二）增强电力系统电子档案管理人员的业务能力。
电子档案管理工作涉及多方面的信息化技术，传统档案管理人员的业务能力已经远远不能满足当前工作需求。首先，应该建立完善的档案管理培训制度，强化管理人员应用信息化设备的能力。当前社会信息化技术水平不断提高，需要我们结合利用不断创新的电子技术，结合电力企业的经营发展理念，强化企业档案管理队伍的力量，电力企业可以通过培养档案管理的综合人才，使企业逐渐适应网络社会的发展，以此提升企业档案管理工作的效率。其次，要提高电子档案管理人员的安全意识及职业道德，档案工作作为企业的工作基础，涉及企业信息安全问题，因此，要加强电子档案管理人员的职业素养，防范利用档案信息进行交易等现象，确保电子档案信息的安全性。电力系统内部要强化电子档案管理人员的知识体系，寻找更多的途径和层次培养专业化、知识化的档案管理人才。
（三）加大电力系统电子档案管理的工作投入。
电子档案管理工作与传统的档案管理工作相比较虽然节省了大量的空间，但也需要企业投入大量的人力物力资源，传统的档案管理工作中的软硬件均需要升级才可以满足电子档案管理工作的要求，例如：打印机，高速扫描仪，光盘刻录机的更新升级。其次，电力企业领导层要加强对电子档案管理工作的重视程度，激发各部门档案工作的工作热情，管理层要提高电力企业档案管理的工作要求，确保电子档案资金的投入和有效落实。除此之外，安全问题已经成为电力系统电子档案管理工作的关注重点，一旦黑客及病毒入侵，档案管理系统随时面临崩溃的危险，因此，应该在如何保证数据库安全方面加大投入，使电子档案数据系统固若金汤。要加强网络信息化部门与档案管理部门的交流合作，通过利用网络部门的信息化技术，加快档案部门的数据库建设，以此进一步提升档案部门的服务水平。
（四）规范建档标准，加强电子档案的共享和利用。
电力系统内部各部门要制定统一的电子档案归档标准，建立严格的编码格式，便于各部门之间档案文件的检索和传输，同时也可以切实提高档案信息的实效性。其次，在电子档案建档标准统一的基础上，电力系统可以建立统一的电子数字化档案馆，其可以整合系统内部的档案信息和数据资源，加强各企业之间的数据共享和交流，利用电子档案共享的资源平台，电力系统各企业之间可以加强信息交换，以此增强档案工作方法的研究意识，为电力企业的经营发展贡献及时、准确、全面的第一手资料。电力系统内部要实行档案工作统一控制，以此确保从电子档案的建立到分享等环节在同一的制度和条件下运行。电力系统内部各企业之间要建立统一的档案管理权限制度，实行由上而下垂直的使用权限制度，这样有利于各部分之间的资源共享和管理人员的业务交流。
三、结束语
总之，电子档案管理工作是一门具有长远发展前景的学问，做好电子档案管理工作也是一个循序渐进以及不断探究的过程。作为电子档案管理工作人员，要不断提升自身素质和水平，不断发现工作中所存在的问题，探索解决问题的对策和方案。同时作为电力企业，要不断完善电子档案管理制度，切实有效加强管理投入，高度重视档案管理工作，促进电力系统中电子档案管理工作效率的提升。
【参考文献】
[1]王艳芳,安丽娟.高校电子档案开发利用存在的问题与对策[J].城市建设理论研究(电子版),2014(8).
[2]文杰.论新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].青春岁月,2014(10)．
随着电子信息技术的不断发展，档案管理工作也在进行相应的改变，电子档案逐渐替代过去的档案管理模式，档案的安全性、实用性都大大提高。本文主要针对电力系统的电子档案管理工作进行分析，探究其中的问题，以及未来发展的方向，希望能够为档案管理工作带来一些帮助。
关键词：
电力系统；电子档案；管理现状；发展方向
正文：
电子档案与传统的档案管理模式相比，其安全性更高，可异地备份电子档案，查阅过程更加方便，而且档案的内容更加多样，存储环节占用的空间更小，基本不增加库存，可快速方便提供利用，更方便出差人员使用，为此，许多单位开始使用电子档案开展工作。目前，电力系统也在使用电子档案，其中的问题也比较明显，笔者结合自身工作经验，阐述当前现状，以及档案发展方向，希望能够为电子档案发展带来帮助。
一、当前电力系统电子档案管理工作的现状
（一）管理责任分工不明，档案管理漏洞较多
档案管理工作是一项非常细致、要求较高的工作，需要企业为此成立专门的部门，并配备能力较强的工作人员，开发数字档案馆系统，统筹数字档案馆建设，但是，目前，由于发展水平的限制，电力系统在电子档案管理方面还存在许多问题，首先是责任分工不明确，归档责任部门对电子档案的归档缺乏主动性和能动性，而档案管理人员不明确自己的职责范围，这样势必会影响工作的质量，同时，电子档案是一种新生事物，许多工作人员对其了解较少，工作中遇到许多问题无法解决，造成管理工作较为混乱。
（二）人员业务能力较低
电子档案管理工作需要使用到各种电子设备，如计算机、扫描仪、存储设备、网络设备等，这些设备的技术水平较高，需要工作人员对其有深入的了解，同时要有足够的能力进行使用，如果工作人员的能力不强，则无法高效率地使用这些设备，进而影响档案管理的质量。目前，在电力系统中，许多先进的设备得不到应用，一直处在荒废的状态，这是因为工作人员没有能力使用这些设备，而且企业领导层也对此不够重视，没有安排能力较强的人员从事这项工作，也没有安排现有人员进行培训，导致人员的整体实力较低，人员业务能力滞后，会影响档案管理工作的开展。
（三）缺乏科学的建档规范和标准
电子档案是一种新生事物，在使用过程中会遇到较多的问题，这就需要企业制定完善标准和规范，对工作进行详细的管理和约束，进而使得档案管理工作走向正规。目前，电力系统档案管理工作缺乏科学数字档案馆的管理标准，甚至一些基础性的工作也无法有效展开，直接导致电子档案管理效率降低。
二、电力系统电子档案管理工作改进策略
（一）建立完善的管理部门，提高分工水平
电力系统的企业管理者要充分认识到电子档案管理工作的重要性，要建立完善的档案管理制度，由于电子档案是一种新生事物，其中出现的问题会比较多，只有成立专门的部门，才能有效地应对各种问题的出现，才能将档案管理工作落到实处。为此，笔者为电力系统提出以下几个措施，首先要明确各个人员的操作权限（信息管理、使用权限），保证电子档案的安全性（信息加密）；其次要强化负责制度（检查是否按权使用），要建立严格的上下级管理机制，每个人员、每项工作都需要在管理过程中进行；第三，要对人员进行合理分工，提高员工的工作效率（授权简洁）；第四，要强化档案管理部门与其他相关部门的关系，获得足够的工作支持；第五积极做到设计办公协同平台信息与数字档案馆对接，直接数字归档；第六，要定期向企业领导层汇报工作，及时获取领导层意见，进而提高管理的科学性。
（二）增强档案管理人员的业务能力
档案管理人员的业务能力会直接影响工作的效率，为此，要特别重视工作人员的能力培养，要使得档案管理人员的整体实力得到提升。首先，电力系统要建立完善的电子档案管理制度，通过制度的约束作用，让员工养成正确的工作观念和习惯，同时，通过制度的帮助，要理顺各个员工的工作关系，让员工的工作效率得到提升；其次，要调整企业档案管理工作的发展理念，要通过先进的观念，提高档案管理工作的整体水平，员工在此过程中，要不断提高自身的综合能力，保障档案管理不出现纰漏。第三，要对工作人员的保密意识、安全意识进行强化，使得员工的工作能力得到提升，在工作过程中，要对员工的工作情况进行监督，使其能够养成正确的观念，确保电子档案信息的安全性。电力企业要定期对员工进行培训，使其能够得到水平提升，企业要在员工招聘环节进行重视，对员工的综合素质进行考察，从而让员工能够为企业提供更多的帮助。
（三）增加对电子档案管理的工作投入
电力系统在电子档案管理工作中应当增加资金方面的投入，让档案管理工作获得足够的支持，例如打印机、高速扫描仪、光盘刻录机都是必须要具备的设备，同时，还要重视软件的升级工作，保证系统的安全性和效率性。在电子档案工作中，安全问题时最重要的环节，需要相关人员增加安全方面的投入，例如购买安全等级更高的防火墙软件，加强网络设备自查自检能力等，通过资金方面的保障，让档案管理工作得到进一步提升。
（四）制定完善的工作标准和规范
电力系统应当重视工作制度建设工作，要对工作中的各种注意事项进行明确，要了解当前电子档案管理工作中常见的问题，要提高档案的安全性、保密性，要重视员工的分工工作，因此，要对员工的工作情况进行明确，使得各个员工的工作责任更加明确，要注重不同部门之间的交流工作，使其能够获得更多的帮助，制度的约束作用和管理作用是最为明显和有效的，因此，电力企业应当重视制度建设工作，要站在档案管理工作的立场，提出更加及时、准确、全面的制度建议，让管理层了解真实情况，具体部门要严格按照制度办事，并积极为制度建设工作建言献策，从而让制度的先进水平得到提升，电力系统内部各企业之间要建立统一的档案管理权限制度，要通过合理的制度，提升档案的利用价值。总之，在现代社会中，电子档案管理工作是未来档案工作发展的主要方向，电力企业非常需要档案管理工作，因此要重视电子档案的改革工作，提升管理的效率和水平。在电子档案管理工作中，要明确部门分工，要建立完善的责任制度，还要选拔和培养优秀的员工，为管理工作提供更加坚实的人才基础，还要追加档案管理投入，使得管理工作能够顺利进行，希望电力企业能够高度重视电子档案管理工作，从根本上提升管理水平，从而为企业发展提供更强的动力。
参考文献：
[1]孟凡蕾.强化档案意识,提升档案管理水平[J].黑龙江科技信息,2011,31.
[2]武云娜.论新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].科技情报开发与经济,2011,15.
关键词:电子档案；信息；安全保障
随着社会发展的进步，如今档案管理也进入了信息化的时代。传统的纸质形态档案已经落后，新型的数字媒体类信息存档已经广泛存在于社会当中。信息数字媒体一体化，并且储存密度大。便于接收，接收速率快，这些都是将档案进行数字化媒体转换存储的优点，并且电子档案，易于传送与收纳储存。不过由此也产生一些隐患。数据容易被黑客攻击更改，若硬盘丢失，还将造成很大的难以承担的后果。电子档案使用是未来社会，档案储存的必经之路。因此在电子档案发展的初期，就应当建立合理的规章制度来规范管理。
1影响电子档案信息安全的主要因素
1．1自然因素
自然因素可分为两大类。一类为外界环境对于载体的影响;一类为载体自身的随时间的老化。一般来说自然环境对于载体的伤害是不可修复的。并且载体自身的材料所限，在使用一定年限过后需要更换储存工具。这一切都是自然因素所带来的。电子档案信息管理的问题。
1．2技术因素
在电子档案信息安全管理当中。技术因素是至关重要的因素。首先一份档案安全管理，便是重中之重。它能够保障用户在使用时，信息的合法性与安全性。还必须保证不受外来黑客病毒的影响使信息的内容未被更改。其次，随着时代的变迁信息技术的发展会，与时俱进，新旧版本的数字媒体的不兼容会导致信息的缺失遗漏，甚至损坏等现象。
1．3管理因素
有了技术支持对于信息管理的安全保障。在电子档案的存储当中，信息管理扮演着“大脑”的角色。在电子信息管理当中组织者和管理者共同完成的工作才是信息储存的基石工作，对于技术的提升，这些都是组织者和管理者的一种手段。只有科学的进行电子档案制度的规范改革，才能保证电子档案的信息安全。
1．4人的因素
自然因素，技术因素等都是不可控的因素，而管理因素和人为因素机，均由人为操作。因此在电子档案存储安全因素当中，人为因素占着较大的比重。在电子档案信息安全中，管理人员对于档案的重视程度以及技术设备的安全等级的了解程度都会产生影响。如果一个了解电子档案安全制度的管理人员心怀不轨，那么将造成巨大的破坏。因此在电子档案信息管理当中，人为因素是最为脆弱的一环。对于管理人员挑选应当再三斟酌。不过，研究人员对于电子档案信息技术的提升与了解创新对于信息安全也会产生一些良好的作用。
2电子档案管理改进创新对策
2．1制定电子档案管理规范
对于电子档案的建立以及保存之中，还存在着许多环节，这些环节都存在，这使信息遗失或损坏的风险。为将此类风险降至最低，应当制定相关的法律法规来完善相应的电子档案存储制度，并且对于管理人员进行统一培训，规范和测评。还应当建立相应的网络安全制度，来保证电子档案信息不被病毒和黑客所攻击。
2．2统一电子档案管理软件
将电子档案存储管理模式定性要求。制定出相应的各个模版。再将模版推广于应用市场。定期开展对于电子档案存储的培训工作。聘请相关的专业人员进行讲解指导，让整个部门和公司的档案全部统一化便于管理。
2．3提高电子档案的保存质量
电子文件的保存必须注意，“灵魂”和“肉体”的时刻保护。电子文件的储存介质，容易受到环境的影响，应当做好相应的防磁，防潮，防机械损坏等。是电子文件的肉体，保证良好的健康状况。对于它的“灵魂”———文件信息。应当注意防病毒黑客，建立专门的档案库，配置专业的安全防护技术性较高的档案机房与设备。还需要注意对于文件信息的及时备份，检查更新，文件保存档案软件的兼容模式等。
2．4加强电子档案的安全
(1)建立数据备份和恢复系统。在电子档案存储中备份技术是一种必不可少的安全手段。这样的话在面对电子病毒风暴时，可有效地安全储存。以面对不同的隐藏风险。(2)要加强网络的安全管理。加强对于档案库的入口保密工作，多重验证方式及防火墙等，均可实现保护作用，以此确保档案库的监督秩序。(3)对重要文件采用“双重“归档法。对于一些重要文件采取双存法:纸质，电子同存。例如签署类文件等也能保证以后的真实有效性。部分纸质文件(例如:发票)需原件保存，但电子也可备用。
2．5提高档案工作人员素质
档案管理的电子数字媒体化，是档案管理朝着现代化发展前进的一次。不过，需要面对的问题也是相当之多。因此对于管理人员的要求也必须提高。合格的管理人员应当熟练的掌握计算机技术，并且大致了解自己所管理的电子档案的内容信息。运营单位应当对管理人员进行权限设置，避免权力过大导致档案出错。单位在引进管理人员是应当同时注意他们应当是计算机使用技术与管理档案技术的兼备。纵观全局，档案管理的工作者应该与时具进，随时学习，吸纳新型的档案存储技术，确保档案存储与时代的脚步一同前进。并且应当不断地开发针对性的方案去处理不同的档案存储，来面对日新月异的发展社会。档案存储是一项重要的工作，可以说之便是“史书”因此应当给予相当的重视。
参考文献:
［1］李卫育．推进城建档案馆数字化建设打造城市建设信息数据库［J］．城建档案，2013(03)．
