时间：2023-05-30 14:44:42
序论：在您撰写档案管理机制时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
在社会发展过程中，档案充当着非常重要的角色，一定要予以重视。一直以来，因为各种不确定因素与外界干扰，导致档案管理工作存在着一定的难度，相应的规章制度也不完善，在进行具体管理的时候，存在着很多的不足。针对这样的情况，一定要加强对管理机制的完善与创新，保证管理工作的全面落实。
1 更新观念，树立档案管理全员参与意识
档案管理工作不仅是办公室人员的工作，也需要各部门人员的参与，共同完成相应的管理工作。首先，一定要提高领导意识与领导责任。档案管理水平和领导重视程度有着一定的关系，所以，一定要加强领导的检查与监督，积极参与到档案管理工作当中，不仅要提供一些自身工作档案，还要加强在人力、财力、物力等方面的投入与支持。其次，档案管理办公室的工作人员一定要负起责任，加强档案建设与管理工作。档案管理办公室的工作人员一定要积极配合领导工作，加强各类档案的整理与记录，并且进行及时记录与归档，并且进行相应的编号。最后，一定要加强各部门的协调配合，组织全员进行积极的参与。在开展档案管理工作的时候，不仅是档案管理一个部门的责任，也需要其它部门的协助，这样才可以收集更多的资料信息，并且在进行整理的时候，也可以借助其它部门的力量，有效提高工作效率，促进档案管理工作的高效、合理。
2 建设以人为本激励机制
激励实质就是满足人的需求，促进人积极的开展相关工作。在制定激励机制的时候，一定要使其符合工作需求，才可以诱发人的行为动机，实现调动积极性的目标。大部分档案管理工作人员从事的工作都是一些很少让人知道的幕后工作，相关领导与管理人员一定要遵循“以人为本”的原则，关心与关注工作人员的生活、工作、思想等，真正为工作人员解决一些实际问题，尽可能维护工作人员的亲身利益，在档案部门的内部，一定要加强“尊重知识、鼓励创新、尊重人才”理念的宣传，树立良好的工作风气，尽可能调动工作人员的积极性与工作热情。除此之外，在档案管理工作中，也可以适当的引入情感激励、竞争激励、强化激励等方式，以此来促进与调动相关工作人员工作的积极性，保证档案管理工作的全面展开，促进档案事业的可持续发展。
3 建立规章制度，全面开展档案管理
在对档案进行管理的时候，一定要制定档案保管机制，安排专门人员进行管理，保证档案的完整性与科学性；建立档案保密机制，不可以随意扩大档案的应用范围，保证档案管理人员不会泄漏档案信息；严格档案借阅机制，只有在领导批示的情况下，才可以进行档案借阅手续的办理；明确档案鉴定机制，设立鉴定小组，对档案保管年限与等级等展开相应的鉴定，同时对鉴定后需要进行销毁的档案，一定要办理相应的批准手续；设立档案移交机制，不断健全档案的移交手续与程序；设立档案立卷归档机制，保证有价值文件与相关材料的有效保存，不会出现遗失、破损的情况。在进行立卷的时候，一定要保证书面材料的规范，正确排序，明确目录与页码，同时对保管期限进行明确的划分，保证案卷装订的整齐、美观。在进行档案移交的时候，一定要保证移交目录的准确，并且进行相应的核对，签字确认。
4 强化档案部门文化建设
在开展档案管理工作的时候，一定要加强档案部门凝聚力的提高，这样才可以促进档案管理工作的全面落实。在提高档案部门凝聚力的时候，不仅和物质条件有关，与文化条件、精神条件等均有一定的关系。在档案部门文化建设过程中，一定要注意以下内容：其一，加强档案部门特色文化、价值观、精神的培育；其二，树立社会主义荣辱观，建立积极、向上、健康的部门形象；其三，制定具有部门特性的目标与发展战略；其四，构建以人为本的规章制度；其五，构建档案管理工作人员参与决策的机制；其六，创建轻松、和谐的工作环境，让工作人员进行良好的沟通与交流，进而增进彼此的关系；其七，加强对档案管理工作人员的培训与教育，不断提高工作人员的专业知识水平与业务技能，促进档案管理工作的全面落实，构建档案管理长效机制，促进档案事业的可持续发展。
5 规范操作，开展标准化运行
在开展档案管理工作的时候，一定要加强档案分类，严格按照档案类型开展相应的管理工作，并且规范每一个环节的操作，实现档案管理工作的标准化。在开展档案管理工作之前，一定要对档案进行鉴别与分类，保证档案资料信息的准确性与科学性，剔除一些没有价值、重复的信息，进而为档案的后续管理工作提供了便利条件。在进行规范操作的时候，一定要加强对以下内容的注意：其一，必须保证外形统一。在建立档案的时候，一定要保证其外形的统一，进行统一的装订，采用统一的纸张等，保证档案形式符合相应规范标准的要求；其二，保证检索符号的统一。在分析档案内容的时候，一定要保证其检索符号的统一、规范；其三，保证名称的统一。在进行档案装订的时候，一定要进行科学的分类，并且进行相应的命名，规范每类档案的收集范围与命名原则；其四，保证编制统一。也就是根据案卷排列的顺序进行统一的编排，比如，根据年度、项目、月份等进行案卷的编排。在档案管理工作中，只有加强对操作的规范，才可以保证相关工作的标准化完成，进而实现档案管理机制的完善与创新。
6 结束语
总而言之，档案工作在社会各领域中发挥的作用越来越突出，为了实现信息资源的有效利用与共享，一定要加强对档案管理工作的重视，并且结合以往的工作经验，制定科学、合理、高效的档案管理机制，随着社会的不断发展，科学技术水平的不断提高，根据实际情况，进行一定的完善和创新，进而实现档案管理工作的全面落实，促进社会与经济的进一步发展。
参考文献
[1]赵艺.提升企业档案管理机制――为企业知识管理体系服务[J].经营管理者，2011（09）.
关键词 医院人事档案 管理机制 途径
医院进行自主招聘是根据医院的实际发展需求而展开的编外人员的招聘，因为只有引进高素质的专业人才，才能促进医院医疗水平的提高。然而医院在对这些人员的档案进行管理的过程中，一些问题也随之显现出来，基于此种情况，笔者以医院实行人事档案管理机制的优势作为文章内容的切入点，并对人事档案管理存在的问题和对策进行了详细的阐述，希望能对医院的档案管理人员提供一些借鉴和帮助。
一、医院实行人事档案管理机制的优势
（一）促进医院职位结构的合理化
众所周知，每个事业单位的编制名额都是有限的。但是有时候有限的名额不能满足医院对人才的需要。而医院实行人事档案管理机制，就打破了编制对医院人才纳入的限制，不仅促进医院职位结构的合理化，同时也让医院纳入了大批的高素质的专业人才，提高了医院的医疗水平的同时，也使医院获得了更高的经济效益
（二）简化招聘流程，促进医院用人机制的良性发展
正如上文所述，医院实行人事档案管理机制，打破了编制对医院人才招聘的限制，这样医院就可以根据自己的实际需要，自行招聘人才。我们都知道，正式编制人员的调动，过程非常复杂，手续相当烦琐。而医院在进行招聘人才的过程中，可以直接通过双方的平等协商鉴定劳动合同，这样就简化了招聘流程，在办理手续的过程中非常便捷，医院要严格对招聘人员进行考核，施行优胜劣汰的政策，从而促进医院用人机制的良性发展。
（三）可以有效解决医院工作人员不在其岗位却占其编制的问题
随着各国的频繁交往，使得各个单位出国学习的人数逐渐增多，在这些人中不乏编制的人员。医院实行人事档案管理机制，就会对出国学习不归的人员进行清理，通过主管部门的审批，就可以空出编位，从而有效地解决了这一难题。
二、现阶段人事档案管理存在的主要问题
（一）“人档分离”的情况导致无法快速开展工作
我们知道，当职工遇到晋升职称、函调政审、党团关系等问题时，是需要查阅该职工的档案的。而由于人员的人事档案都是存放在人事机构的，所以，当职工需要对档案进行查阅时，先要和人事机构联系，要不就是认识机构去查档案，要不就是将档案接回来在进行查阅，这样不紧降低了工作效率，同时也导致工作无法快速地展开。
（二）人事制度不够完善
由于医院和人事机构的工作职责不够明确，这在一定程度上降低了人事档案管理的工作效率。目前来看，人事机构对医院人员的人事档案的管理工作仅仅停留在保管的层面，致使人事档案管理的工作并没有真正发挥它的作用，所以，完善人事制度是大势所趋，势在必行的。
（三）加大了医院档案管理人员的工作强度
通过以上的叙述我们知道，医院把人员的人事档案都是放在人事机构的。所以，医院的人事档案管理人员除了做好本职工作外，还要办理人员在人事机构的档案移送、查档等工作。这样就加大了医院档案管理人员的工作强度。
（四）人事机构的人事档案信息更新不及时
人档分离，直接导致人事档案信息更新不及时，因为人事机构保存的所有档案都是最初的原始资料档案，但是我们知道职工的职位、职称是在不断变化的，所以，这种情况下，人事档案的内容就显得非常的滞后。
三、人事档案管理的有效路径
对人事档案进行有效管理是时展的必然需求，加速推进医院人事档案管理机制，不仅能提高医院的医疗水平，更为医院的高校发展打下良好的基础。所以，探索人事档案管理的有效途径是非常有必要的，具体内容如下：
（一）促进档案管理人员综合素质的提升
可以说提高档案管理人员的综合素质是顺利开展人事档案管理工作的前提，只有提高了档案管理人员综合素质，才能促进他们工作效率和工作能力的提升。促进档案管理人员综合素质的提升，不仅提高了他们的工作速度，更使在资料的收集和传递的方式上，实现和人事机构的快速连接。
（二）建立健全人事档案管理的规章制度
众所周知，制度是约束行为的准绳，要想对人事档案进行规范管理，就必须建立健全人事管理的规章制度，这也是能够顺利开展人事档案管理工作的前提，这样就可以让人事档案管理工作有法可依，有章可循。加速推进医院的人事档案管理向着良性的轨道发展。
（三）加快推进人事档案的电子化进程
医院应紧跟形势，加快推进人事档案的电子化进程。首先，积极开发人事档案管理的系统软件。其次，建立人事档案基本信息数据库以及档案材料传递、接收的数据库。再次，建立政审证明材料数据库。最后，就是加强人事档案工作法制化监督力度。这样就加速了医院人事档案的电子化进程。
（四）对人员的业绩记录在案
医院想要获得长久健康的发展，就必须在做好人事档案管理工作的前提下，对这些人员进行有效的管理，对这个群体的情况要有一个全局的把握。比如，医院可以对人员的业绩记录在案，具体内容就是他们的技术水平、工作能力、研究成果等。我们知道，人事机构的档案信息是否完整取决于医院对这些资料的收集是否到位和及时。因此，医院应加大人力以及财力的投入，以保证对人事人员的资料收集、传递的及时。
四、结束语
完善医院人事档案袋里管理机制，对医院的稳定发展具有非常重要的意义。医院想要实现对人事档案进行有效的管理，就必须建立健全人事档案管理的规章制度，同时还要提高管理人员的综合素质，加快推进人事档案的电子化进程。只有这样，才能让人事档案管理机制发挥其真正的作用，从而促进医院经济效益的快速提升。
（作者单位为安仁县第二人民医院）
[作者简介：刘，安仁县第二人民医院党支部书记，历任中学教师、机关干部、乡镇领导。]
参考文献
[1] 许安庆，徐道喜.医院人事制度现状与完善[J].江苏卫生事业管理，2005（16）.
一、医院实行人事档案管理机制的优势
（一）促进医院职位结构的合理化
众所周知，每个事业单位的编制名额都是有限的。但是有时候有限的名额不能满足医院对人才的需要。而医院实行人事档案管理机制，就打破了编制对医院人才纳入的限制，不仅促进医院职位结构的合理化，同时也让医院纳入了大批的高素质的专业人才，提高了医院的医疗水平的同时，也使医院获得了更高的经济效益
（二）简化招聘流程，促进医院用人机制的良性发展
正如上文所述，医院实行人事档案管理机制，打破了编制对医院人才招聘的限制，这样医院就可以根据自己的实际需要，自行招聘人才。我们都知道，正式编制人员的调动，过程非常复杂，手续相当烦琐。而医院在进行招聘人才的过程中，可以直接通过双方的平等协商鉴定劳动合同，这样就简化了招聘流程，在办理手续的过程中非常便捷，医院要严格对招聘人员进行考核，施行优胜劣汰的政策，从而促进医院用人机制的良性发展。
（三）可以有效解决医院工作人员不在其岗位却占其编制的问题
随着各国的频繁交往，使得各个单位出国学习的人数逐渐增多，在这些人中不乏编制的人员。医院实行人事档案管理机制，就会对出国学习不归的人员进行清理，通过主管部门的审批，就可以空出编位，从而有效地解决了这一难题。
二、现阶段人事档案管理存在的主要问题
（一）“人档分离”的情况导致无法快速开展工作
我们知道，当职工遇到晋升职称、函调政审、党团关系等问题时，是需要查阅该职工的档案的。而由于人员的人事档案都是存放在人事机构的，所以，当职工需要对档案进行查阅时，先要和人事机构联系，要不就是认识机构去查档案，要不就是将档案接回来在进行查阅，这样不紧降低了工作效率，同时也导致工作无法快速地展开。
（二）人事制度不够完善
由于医院和人事机构的工作职责不够明确，这在一定程度上降低了人事档案管理的工作效率。目前来看，人事机构对医院人员的人事档案的管理工作仅仅停留在保管的层面，致使人事档案管理的工作并没有真正发挥它的作用，所以，完善人事制度是大势所趋，势在必行的。
（三）加大了医院档案管理人员的工作强度
通过以上的叙述我们知道，医院把人员的人事档案都是放在人事机构的。所以，医院的人事档案管理人员除了做好本职工作外，还要办理人员在人事机构的档案移送、查档等工作。这样就加大了医院档案管理人员的工作强度。
（四）人事机构的人事档案信息更新不及时
人档分离，直接导致人事档案信息更新不及时，因为人事机构保存的所有档案都是最初的原始资料档案，但是我们知道职工的职位、职称是在不断变化的，所以，这种情况下，人事档案的内容就显得非常的滞后。
三、人事档案管理的有效路径
对人事档案进行有效管理是时展的必然需求，加速推进医院人事档案管理机制，不仅能提高医院的医疗水平，更为医院的高校发展打下良好的基础。所以，探索人事档案管理的有效途径是非常有必要的，具体内容如下：
（一）促进档案管理人员综合素质的提升
可以说提高档案管理人员的综合素质是顺利开展人事档案管理工作的前提，只有提高了档案管理人员综合素质，才能促进他们工作效率和工作能力的提升。促进档案管理人员综合素质的提升，不仅提高了他们的工作速度，更使在资料的收集和传递的方式上，实现和人事机构的快速连接。
（二）建立健全人事档案管理的规章制度
众所周知，制度是约束行为的准绳，要想对人事档案进行规范管理，就必须建立健全人事管理的规章制度，这也是能够顺利开展人事档案管理工作的前提，这样就可以让人事档案管理工作有法可依，有章可循。加速推进医院的人事档案管理向着良性的轨道发展。
（三）加快推进人事档案的电子化进程
医院应紧跟形势，加快推进人事档案的电子化进程。首先，积极开发人事档案管理的系统软件。其次，建立人事档案基本信息数据库以及档案材料传递、接收的数据库。再次，建立政审证明材料数据库。最后，就是加强人事档案工作法制化监督力度。这样就加速了医院人事档案的电子化进程。
（四）对人员的业绩记录在案
医院想要获得长久健康的发展，就必须在做好人事档案管理工作的前提下，对这些人员进行有效的管理，对这个群体的情况要有一个全局的把握。比如，医院可以对人员的业绩记录在案，具体内容就是他们的技术水平、工作能力、研究成果等。我们知道，人事机构的档案信息是否完整取决于医院对这些资料的收集是否到位和及时。因此，医院应加大人力以及财力的投入，以保证对人事人员的资料收集、传递的及时。
四、结束语
完善医院人事档案袋里管理机制，对医院的稳定发展具有非常重要的意义。医院想要实现对人事档案进行有效的管理，就必须建立健全人事档案管理的规章制度，同时还要提高管理人员的综合素质，加快推进人事档案的电子化进程。只有这样，才能让人事档案管理机制发挥其真正的作用，从而促进医院经济效益的快速提升。
关键词：人事档案管理；现状；改革
0 引言
人事档案管理通过其他类别的档案管理形式一样，其工作内容包括档案的信息数据搜集、分类整理、资料的鉴定、数据的统计与检索、数据库的形成与信息挖掘等方面，不同之处在于人事档案的转递工作。目前我国在一段时间内还需要十分重视转递工作的管理，因为这关系到档案信息的完整与安全和当事人 的切身利益，在人事档案改革的大潮中，各个环节的工作都不能放松，应当努力创新，让人事档案工作更适应社会的需要。随着人事制度的变化，人事档案管理的模式与内容也将相应地发生改变。
1 人事档案管理的主要特征
在新时期的人事档案管理工作实践中，其工作的任务在于如何发挥企事业单位的最大化社会和经济效益。具体工作中，我们必须总结其发展过程中的历史经验，系统的分析和研究人事档案的形成规律和特点，在宏观和微观两个方面上分析人事档案材料的运转规律和其工作的各个阶段所应实现的不同价值。从总体上讲，人事档案管理主要有以下几个特征：
1.1 人事档案具有真实性和机密性
人事档案的真实性与其他类型档案相比有着特殊的含义，具有绝对意义上的资料真实性和管理上的保密性。每一份人事档案管理资料无论内容还是形式都必须保证期真实、可靠性，不得有虚假、想象、夸张和残缺不全的现象。以免导致对人才的整体评价产生片面性和错误性。人事档案的机密性，是指人事材料一经形成，由于其中涉及人员本身的自然情况、身体健康状况、经历情况等内容，尤其是当事人的重大事件、工作失误和家庭隐私等，所以在一定时间内是对外保密的，处于封闭状态，以维护个人利益不受侵犯。
1.2 人事档案是在人事部门中产生
各级人事部门为了正确地选拔人才和使用员工，就要形成有关人员的履历、社会关系、政治表现、文化知识水平、工作和学习状况等方面的人事材料。这些材料汇集起来，共同形成人事档案，能够综合系统地考察一个人的经历和才能，为用人单位提供丰富的信息和优质的服务。
1.3 人事档案具有动态性
人事档案并不会在形成之后一成不变，事实上在人事管理活动中还应当不断地得到补充。由于人员的成长是不断变化发展的，随着时间的推移和个人社会实践活动的增加，经历也会逐渐增多，因此，人事材料的归档不可能一次完成，需要不断地收集和追加，与时俱增，只有到一个人死亡才终止其归档材料的收集、整理，这也是人事档案管理工作的一个重要内容。
2 人事档案管理的改革措施
在人事档案管理改革对策层面，我们从理念、制度、体制、管理方式出发进行分析探讨。
2.1 更新管理理念
人事档案管理要将管理视野从原有狭隘的“为单位”管理拓宽到为人的未来发展上来，要充分整合反映个人成长、体现历史能力与现实能力的各类档案信息。做到这一点，人事档案管理将真正由约束管理走向服务管理，这种服务不仅服务于本单位的人事管理和单位内人的发展，更能够在未来服务于相关部门的人事管理及相关人的发展。市场经济下，人才流动已成为一种正常的社会现象，作为服务于人事管理的人事档案管理理应放眼于整个社会来从事档案信息管理。人事档案管理及其开发利用应该关系到人的发展，人事档案与人的发展之间有着密切内在关联性。这就要求档案管理理念要顺应这一规律。要求人事档案工作者立足现代人力资源管理，变革工作理念，既有利于推进现实人事管理工作的开展，提高人事管理工作的有效性，更可以为人才的发展和社会发展提供档案信息保障。
2.2 改革管理体制
（1）改革人事档案内容。必须针对不同对象和需要，进一步充实档案材料，对各级领导干部要及时将他们的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况、考核考察材料收入档案，为凭实绩用干部提供必要的依据。对一般专业技术和管理人员，要收集他们的学术和技术推广成果材料、企业经营者利税材料等。对流动人员，要收集那些能据此判断一个人素质优劣的材料，如个人业绩、素质能力、职业生涯、社会责任等方面的材料。
（2）要拓宽编研范围，提高利用效率。一是要编制必要的检索工具，方便查找利用。如把所管理的人事档案中的人员情况按年龄、职务、职称、学历、专业、任免、工资等来分类编制不同的检索工具。二是积极进行档案资料编研工作，在当前人事管理改革中，要围绕人员结构调整、配置等中心工作，搞好人员现状情况、综合信息、统计信息等资料的编研工作，提高利用效率。
2.3 创新管理方式
（1）加强人事档案的信息化建设工作。在新的形势下，从保护人事档案原件和提高利用率的角度出发，必须加强人事档案的信息化建设工作。要建立人事档案数据库系统，实施人事档案动态管理。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将人事档案资料整理输入微机，通过相应的技术处理，将文字图片甚至声像资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存。即使不能完全建立电子档案，也应该将有关档案信息进行计算机处理，以方便自动检索统计、加工整理、及时更新和提取利用，提高人事档案工作效率。
（2）建立人事档案电子系统，开展网上利用服务。随着各类机关企事业单位内部局域网的建立，人事部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的人事档案管理系统，积极组织上网数据和信息，使人事档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现人事档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。
（3）建立“人事档案数据管理中心”。人事部门与机关企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“人事档案数据管理中心”。该中心设在机关企事业单位人事处（人力资源部），是机关企事业单位信息资源库的重要组成部分。人事档案数据管理中心集中管理网站内电子人事档案，并在网站上提供有限制性或非保密信息查询、利用服务。其优点是方便快捷，内容丰富，利用率高。
3 结语
人事档案立命在内容，发展在利用，对人事档案利用工作进行改革是人事档案基业常青之关键。人事档案利用，要从过去的侧重为管理者所用转向为个人所用、为组织发展所用、为人才队伍建设所用上来。人事档案管理改革重在利用改革，我们通过利用工作的有效开展，最终使人事档案成为与每个人真正息息相关的事物。
参考文献
[1] 田晓琼. 新时期人事档案管理应强化还是弱化——关于对“弃档”“死档”现象的思考[J]. 档案学研究. 2007（02）
[2] 贾桂芳. 干部人事档案价值弱化原因与对策[J]. 兰台世界. 2006（16）
随着二级学院办学规模的不断扩大，二级学院形成的档案材料越来越多，学校档案馆没有能力也不可能事无巨细，将二级学院各类档案都尽数收集进馆，那么，二级学院的档案管理应该采用什么样的模式进行管理合适呢？自20世纪90年代以来，国内一些规模较大的高校开始了在其所属的二级学院设立档案资料室的探索。尤其国家开展教育教学评估工作以来，建立二级学院档案资料室显得更加的迫切。近年来，学校档案馆常常接到二级学院有关档案管理的相关咨询，在日常的档案业务指导中我们也加大了二级学院档案管理内容的指导。在调研学习与实践的基础上，我们认为目前在同属于985和211类型的高校推行二级学院建立档案资料室的模式是当前高校档案事业自身完善发展的一种好举措。其优点体现在：第一，可以把学院系成立以来散存在各个办公室的具有保存价值的文件资料进行系统整理和集中存放管理，既解除了办公室人员对室内大量积存资料清理中存毁矛盾的纠结，办公室敞亮了，资料也有序便查；第二，有利于督促二级学院每年定期进行上一年度文件资料的整理归档，避免了资料的乱放与丢失等现象，养成良好的资料积累与整理归档的习惯；第三，目前高校普通都是多校区办学，学校档案馆不一定与学院在同一校区，即使在同一校区也不如就在同一单位内利用方便，况且学院自存的档案更多的是为本学院工作服务，建立学院档案资料室集中存放本学院档案既方便了本学院师生的就近利用，也方便学院日常工作的查考利用，可以达到节约工作成本提高工作效率的目的。总之，科学地设计二级学院档案管理架构，协调处理好校、院二个层级档案管理的关系，在归档重点、管理办法等方面加以规范、整章建制，积极创新二级学院档案管理模式是实现高校二级学院系档案管理科学发展的必然之路。
二、以档案规章制度建设为抓手促进二级学院档案管理规范化
制度化是一个单位工作步入规范化、科学化的前提，建立健全二级学院档案管理规章制度是保障二级学院系档案管理规范化的核心。在档案工作队伍网络比较完善的高校，每一个二级学院通常会有一位档案工作负责人，一般由学院的行政副院长或党支部书记兼任，有一位兼职档案员，通常由学院办公室主任或行政秘书兼任。在上述档案工作负责人和兼职档案员的岗位职责中大多只是简单地言明负责学院档案工作，通常连当事人自己都不太清楚究竟具体应该做些什么工作？学校每年对每位职工进行工作考核时也往往没有将其兼任的档案工作职责列入考核的范畴，学院档案工作长期以来形同虚设，各学院档案管理各行其是。经过实践与学习，我们认为要做好二级学院的档案工作，首先应该抓档案制度建设，建立健全二级学院档案管理规章制度，使院系档案管理工作有章可循、有法可依，这是保障二级学院档案科学管理的重要条件。二级学院档案既要有国家档案局和高校档案馆要求的规范性，又要突出本学院的特色，从而为形成和提炼本校的办学特色提供坚实的支撑。具体来说，二级学院档案管理规章制度主要包括：二级学院档案管理办法、二级学院档案分类方案、二级学院档案归档范围与保管期限表、学院档案室管理规定、专兼职档案员的档案职责等。制定二级学院档案管理规章制度时要避免简单地照搬高校档案馆的相关规章制度，要在遵守《档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等国家及地方档案管理相关法规制度的前提下，结合本学院的工作实际做具体的补充、细化和完善工作，拟定出适合本学院实际的档案管理规章制度。
三、创新与拓展二级学院档案管理培训研究
高校二级学院兼职档案员的专业背景往往多元化且素质参差不齐，大多数没有接受过正规的档案管理专业训练，对档案及档案价值的认识不一。针对二级学院档案管理人员普遍非专职化、专业化特点，结合二级学院行政、党务、教学和科研工作的特点，并考虑各岗位人员的职责与工作规律，创新与拓展二级学院档案管理培训研究是保障二级学院档案管理质量的关键。毋庸置疑兼职档案员的知识、能力和素质等直接关系到二级学院档案管理的质量和管理目标的实现，而各岗位工作人员档案工作技能的好坏直接影响到兼职档案员档案整理的工作量。因为二级学院的档案通常是由兼职档案员直接接收各岗位工作人员整理与移交的本岗位形成的文件材料经有序整理汇集而成，因此对二级学院工作人员进行档案管理培训时，第一，要拓展培训对象，最好二级学院系各个岗位的工作人员都能参加培训，甚至在学院进行帮忙的学生助理也应该纳入培训的范畴；第二，在培训内容方面除了使其掌握档案管理的一般知识外，更重要的是提高其对院系档案价值的认识，改变大家普遍对档案认识不足甚至集体无意识状态，让全体师生员工意识到，自己就是学校档案的形成者之一。一个时代一个学院教师学生在教与学、科学研究、服务社会中形成的集体记忆，反映在日常工作中的一份份文件、一张张照片、一个个科研项目和基建项目等档案上，这些档案承载着这个时代这个学院发展面貌的真实记录，是传承与熔铸学校精神的重要信息源；第三，定期组织二级学院兼职档案员及其他工作人员到学校档案馆或省市档案馆参观学习，开阔其视野，更新、补充和拓宽其知识结构；第四，学校档案馆应加强二级学院档案培训模式、培训内容、人员组织等内容的创新性研究，形成卓有成效的培训方式及规范的培训教程；第五，探索制定有效的绩效政策，例如将完成档案工作的情况与单位年度考核挂钩，有效地激励兼任档案人员开展档案工作的积极性。
四、充分利用现代信息手段实现二级学院档案数字化管理
一、我国企业人事档案管理存在的突出问题
（一）企业人事档案管理方法落后
尽管从总体上看，我国各类企业都十分重视人事档案管理工作，但仍然存在着管理方法落后的问题。有的企业对人事档案管理过于简单，只是对企业员工的姓名、性别、年龄等信息进行简单的记录，而对企业员工德、能、勤、绩等方面的记录较少，无法真实反映企业员工的个人成长经历和历史业绩。还有一些企业对人事档案管理尽管虽然记录比较详细，但具有较强的格式化，还缺乏分类管理的意识，这种传统的管理方法不利于形成健全和完善的员工档案管理体系，无法为企业档案开发利用奠定良好的信息基础。
（二）企业人事档案管理质量较低
尽管我国企业人事档案管理日益步入规范化，但很多企业档案管理质量较低，企业员工的档案缺乏真实性。有的企业人事档案管理存在着员工信息前后不符的问题，导致企业人事档案无法更加真实、有效的反映员工的个人信息，不利于企业人事档案的应用。还有一些企业对于“流动性”较大的员工，根本不建立人事档案，存在着严重的“弃档”现象。而企业人事档案的保存更是企业人事档案管理中的薄弱环节，归档立卷工作不及时，查找企业员工档案十分费时费力，增加了企业人事档案的管理成本。
（三）企业人事档案管理模式单一
从我国企业特别是中小企业人事档案管理情况来看，很多都采取手工管理的方式，信息化管理体系不健全，很多企业还没有使用档案管理软件，计算机、照相机、扫描仪、移动硬盘等现代化档案管理设备十分匮乏，导致企业人事档案管理只能靠人工的方式。还有一些企业人事档案缺乏“开放性”，对人事档案实行“封闭化”管理，除了企业管理层和档案管理人员，其他部门以及广大员工根本无法接触到人事档案，导致企业人事档案的开发利用严重不足。
二、我国企业人事档案管理问题的原因分析
（一）观念制约
我国企业人事档案存在上述问题的原因尽管多种多样，但最为根本的原因是企业对人事档案管理缺乏重视，还没有将企业人事档案管理上升到“人才强企”的战略高度，因而企业领导层和管理层对人事档案管理工作不够重视，在人力、物力、财力的投入方面较少，档案管理工作更多的是采取“兼职”的办法被列为捎带手去做的事情，不利于企业人事管理工作科学发展。这也直接导致很多企业没有健全和完善人事管理制度，人事管理具有较大的随意性，监督考核工作也不健全，因而导致企业人事管理工作不够规范、方法陈旧、模式单一，制约了企业人事档案管理工作更好的开展。
（三）人员制约
人是生产力中最活跃的因素，企业人事档案管理的好坏，很大程度是由企业人事档案管理人员的综合素质所决定。一方面，由于企业对人事档案管理工作不够重视，这就直接导致企业人事档案管理人员配备不到位，即使配备了专（兼）职人事档案管理人员，也由于缺乏激励和约束机制，导致企业人事档案管理人员工作态度不够积极，无法将更多的精力用于企业人事档案管理，更多的是在应付差事。另一方面，由于企业具有特殊性，因而对人事档案管理人员也提出了特殊要求，人事档案管理人员既要具备档案管理知识和管理能力，同时还必须对企业生产、经营等活动更加了解，但我国很多企业人事档案管理人员不注重加强学习和管理创新，导致很多重要的人事资料无法归档，影响了企业人事档案管理的科学化。
三、完善我国企业人事档案管理机制的思路
（一）创新企业人事档案管理理念
理念具有先导性作用。完善我国企业人事档案管理机制，首先必须在理念创新上狠下功夫。企业领导层和管理层要从推动“人才强国”和“人才强企”战略的角度，高度重视企业人事档案管理工作，既要加大企业人事档案管理工作的人力、物力、财力的投入，为企业人事档案管理奠定坚持基础；又要加强对企业人事档案的组织领导，经常关注和过问企业人事档案管理工作，帮助解决企业人事档案管理过程中遇到的问题和矛盾，为企业人事档案管理工作营造良好环境。
（二）完善企业人事档案管理制度
制度具有长期性、稳定性、规范性的重要作用，制度是带有根本性、长期性、稳定性和规范性功能的行为规范。完善企业人事档案管理机制，必须进一步健全和完善企业人事档案管理制度。一方面，企业要着眼于新形势、新任务对企业人事档案提出的新要求，积极推动企业人事档案管理制度创新，对于已经过时和落后的制度要进行修改和完善，比如对于企业人事档案的搜集必须将“取之有据、弃之有理”作为重要原则，确保人事档案管理更加规范。另一方面，应进一步强化企业人事档案管理制度的执行力，确保人事档案的搜集、归档、利用等更加规范。
（三）优化企业人事档案管理模式
健全和安全的企业人事档案管理模式，对于完善企业人事档案管理机制至关重要。要建立企业人事档案协调机制，将企业人事档案纳入到企业各部门的工作内容之中，只要是涉及到人事方面的资料，都应交由人事档案管理人员进行统筹；要建立企业人事档案管理内容，对于企业员工的个人资料、基础材料、业绩材料、科技成果材料以及不良表现等材料进行归档，通过细化管理完善人事档案内容；要加强企业人事档案“信息化”建设，购置信息化建设的硬件设备和软件程序，优化信息资源，强化开发利用。
（四）打造企业人事档案管理队伍
企业人事档案管理工作具有较强的政策性、保密性和专业性，因而必须由专业人员从事。企业要着力于加强企业人事档案管理工作，引进和培养一批既具有档案管理能力、又具有企业管理能力、更具有较强职业素质的复合型人才，特别是要加强对人事档案管理人员的教育和培训，着力提升他们的大局意识、责任意识和职业道德，真正通过人事档案管理人员素质的提升推动企业人事档案管理工作取得新成效。
1.不断加强档案人才资源建设
人才是档案事业发展的第一资源。人才优势是最大的优势，要实现档案事业协调健康和可持续发展，必须把档案人才资源建设放在首位。
1.1促进人才流动，盘活人才资源
引进有专业知识、专业技术、专业技能的人才充实档案队伍。
1.2树立“以人为本”的观念，促进人才健康成长，使其发挥作用
环境好，则人才聚。努力营造鼓励人才干事业，支持人才干事业，帮助人才干事业的环境，充分调动其积极性、主动性和创造性。
1.3保持档案干部队伍的稳定性
档案是知识性、专业性、连续性很强的工作，档案干部的不稳定，直接影响到档案工作的连续性。因此必须做好档案干部的稳定工作，从维护档案工作的长远利益出发，切实解决他们工作中、生活中的实际问题，使他们安心本职工作，热爱本职工作，创新本职工作，促进档案工作的持续、稳定发展。
2.加大档案管理人员培养力度
随着当前社会的发展和进步，档案工作发生了显著变化，档案工作的领域拓宽了，档案服务的范围扩大了，档案工作的手段更现代化了，这就对从事档案工作的人员提出了更高、更新的要求。
2.1政治素质
档案管理人员应认真学习档案工作的法律、法规，贯彻落实中央关于档案工作的一系列重要指示，遵守档案利用工作纪律，按照党和国家有关规定进行档案的开发、开放、公布与利用。
2.2业务素质
随着档案工作科技含量的提升，需要有综合协调能力、掌握现代科学技术的复合型人才。因此，档案人员应具有较高相应的专业知识，不仅掌握档案理论知识（如归档程序、编目、检索、利用等），还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术（如：文史知识、社会学、情报学、统计学等学科），不断提高自身的业务素质。
2.3现代管理的素质
第一，要有开拓创新精神。档案人员不但具有继续传统档案工作理论的观念，还要有研究探讨档案工作理论的观念，研究探索档案工作发展中出现新情况的意识，善于发现档案工作的新规律、新方法，及时总结工作中的经验、教训，取人之长，补己之短，创新档案机制，促进档案发展。
第二，要有市场意识。首先要有质量意识、效益意识。根据信息市场的需求，优化服务措施，提高服务质量，开发利用价值高的档案信息，及时推向市场，发挥其积极作用。
第三，要有现代化意识。当前市场经济追求信息的快速传递，发挥时效是信息价值的重要措施。这就要求挡案人员努力学习，掌握现代化设备的实践技术。
3.促进档案工作的规范化、标准化
档案工作规范化、标准化是实现档案管理的保证。建立和健全档案管理制度是做好档案工作的基础。
3.1加强制度建设
制度本身就是一种规范。要根据档案工作的实际，制定文件形成、收集、整理、运转、编目、立卷、检索、安全保管等一系列基础性工作的规章制度，统一标准规范整理，做到有章可循、有据可依，严格执行，建立健全各项规章制度，真正实现档案管理各环节的标准化、规范化。实践中还要逐步完善，使档案管理更具规范化、标准化、科学化。
3.2严格立卷归档标准，提高案卷质量
实现档案工作规范化、标准化的根本目标，就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。严格把握文件立卷归档的实效性，对完成现行文件任务的文件材料，才能立卷或归档，未完成的则不可以；进行合理的立卷分工，明确归档的重点，首先要区分文件与资料，特别要注意区分相似之处的文件资料，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果；把住卷宗的入口关，不该归档的不混入，应归档的不散失，在立卷过程中，同类并具有内在联系的文件材料组在同一卷内，保持同一问题的完整性，使其反映同一问题全过程，这样，即提高了档案利用价值，又使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂；同时还要做好案卷的装订工作，以有利于档案的标准化、规范化管理。
