时间：2023-05-29 16:11:10
序论：在您撰写档案管理重点时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
档案信息化建设的主要任务是：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件；加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并入国家信息网。不难看出，档案管理的信息化包含以下几个方面内容：实现档案信息的数字化、网络化，将不同载体的档案资源转化为数字化信息，实现档案资源的合理配置，建立起规范的、标准的、目录数据库及技术支撑平台；档案信息共享，实现档案信息传输的网络化和档案资源的共享化，档案管理人员需要有较好的知识结构、具有专业的档案管理知识和一定的计算机操作能力；档案管理工作必须科学化，能在正确的系统论、管理论的基础上做出正确的决策。
档案管理信息化的前提是规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，共享性差，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移檀性差；档案自动化工作尚无统一的标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案管理工作的信息化。档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。首先观念现代化，即要正确确立各部门档案是重要的信息资源这—重要观念。其次在具体管理上要与时俱进，要正确确立信息化档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制，提高档案的服务质量。同时，要以现代科学理论为指导，根据档案工作的客观规律和档案的特点进行合理地组织、计划和控制，实现管理方法科学化、管理机构高效化、管理形式现代化。
档案管理信息化，就要加强对电子文件的归档管理，对各种不同类型不同载体的档案进行数字化，为保证电子文档的真实、完整、有效，应制定电子档案管理方法。计算机技术的应用是档案管理技术现代化的中心，而计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的，要科学制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化。档案信息化体系由基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设五个方面构成，其中尤为重要的是基础设施建设和档案信息资源建设两项内容。
档案管理信息化，必须要确保档案信息的安全性和完整性。档案信息的安全包括档案管理系统软硬件自身的安全，还包括档案信息传播的安全。安全管理制度应从机房管理、软件管理、操作、监督等多方面着手，以维护计算机系统的物理安全。软件方面的问题可以通过技术手段来解决，在选择、设计档案管理系统时要充分考虑到系统的安全性把它作为一个重要的指标。
档案管理信息化，必须重视档案业务流程的重组。档案管理信息化建设是在网络环境下，通过计算机技术和现代网络技术在档案管理中的广泛应用，改变原有的手工作业管理模式为自动化集成管理的工作方式，在这一变革中，档案业务流程的重组包括：档案信息收集、管理方式的改变。数据处理在文件处理阶段就可完成，公文处理与档案管理有机结合，实现文档一体化可以自动完成各类档案资料的统计工作，绘出各类统计报表；档案信息检索与提供利用方式的变革。网络环境下将实现自动分类、自动标引、自动编目及自动检索等工作，多数档案资源可通过计算机网络进行查阅和对外提供服务；档案指导、编研工作从有形实体向虚拟网络转变等。信息技术重建档案管理的运行环境和作业环境，传统档案组织机构、业务流程，管理体系越来越不适应档案管理信息化的趋势，所以有必要从管理理念到组织机构，从业务内容到业务流程进行有效重组，以适应变革的要求。
【关键词】煤矿企业；档案管理；人事档案；要点分析
在煤矿企业档案管理中，人事档案由于种类特殊，在具体的管理中对档案保管、档案信息的更新以及档案借阅行为有着明确的要求，要想做好人事档案管理工作，就要从这几个方面入手，重点做好档案的保管、信息更新和借阅程序的规范。所以，在煤矿企业档案管理工作中，我们不但要掌握正确的管理原则，同时还要对人事档案管理的重点和要点有所了解，做到正确、规范、有效，解决人事档案管理中存在的问题，提高煤矿企业人事档案管理的有效性，满足煤矿企业人事档案管理需要。
一、煤矿企业人事档案管理应做好档案保管
在煤矿企业档案中，人事档案相对特殊，由于人事档案记录了所有干部和基本员工的人事信息，是干部晋升和员工培训的基本依据，对煤矿企业的人力资源管理工作有着重要影响。基于对煤矿企业人事档案管理工作的了解，要想提高人事档案管理质量，做好档案保管是关键。具体应从以下几个方面入手：（一）建立专门的人事档案保管场所。为了提高人事档案管理质量，提高人事档案的保管效果，煤矿企业应建立专门的人事档案保管场所，温度、湿度等指标都要达到档案的保管条件。同时还要有专门的管理人员进行管理，确保人事档案管理工作得到有效开展。（二）将人事档案分类保管。在人事档案保管过程中，应将干部档案与普通员工档案分开保管，起到分类保管提高保管针对性的目的，提高人事档案管理的针对性和有效性，因此，分类保管是人事档案管理的重要着力点。（三）建立人事档案检索目录。由于人事档案数量较多，在管理过程中只有建立专门的检索目录，才能提高人事档案的查阅质量，为人事档案的管理和调阅提供有力的支持。所以，建立人事档案检索目录是人事档案管理的重点。
二、煤矿企业人事档案管理应及时更新档案信息
由于煤矿企业的干部职工队伍经常会发生人员岗位变动以及个人的人事信息也会出现变动，这就需要在人事档案中进行体现，并及时更新档案信息。因此，做好人事档案信息的更新，应成为煤矿企业人事档案管理的重要内容，具体应做好以下工作：（一）及时记录并更新人事信息。考虑到煤矿企业干部职工人事信息的频繁变动，在人事档案中应对变动信息进行全面体现，这就需要煤矿企业人事档案管理工作中应及时记录人事信息，并对人事信息进行及时分析，提高人事档案的全面性。（二）对人事档案信息进行及时归档。人事档案在发生变动之后，应进行及时归档，如果不及时归档，容易造成人事档案信息混乱，不利于人事档案管理工作的开展。因此，对人事档案信息进行及时归档是提高人事档案管理质量的关键。（三）加强对人事档案信息的审核，提高准确性。鉴于人事档案的特殊性和严肃性，在人事档案管理过程中，应对档案中的信息准确性负责，除了要及时记录人事信息之外，还要加强人事信息的审核，保证人事档案信息准确性能够满足实际需要。
三、煤矿企业人事档案管理应规范借阅程序
考虑到人事档案信息的特殊性，在人事档案管理过程中，做好人事档案管理的借阅工作，对于规范人事档案管理工作和提高人事档案管理质量具有重要意义。为此，应从以下几个方面入手：（一）对人事档案借阅进行准确登记。煤矿企业在人力资源管理工作中，会对人事档案进行调阅，为了规范人事档案的调阅管理质量，应对人事档案借阅进行准确登记，对借阅人、借阅用途以及借阅方式都进行全面准确的登记。（二）对借阅归还的人事档案进行检查。人事档案在外借归还之后，档案管理部门需要对借阅归还的人事档案进行检查，避免人事档案发生涂抹或者丢失内容的现象，使人事档案做到和借阅之前一样，规范人事档案借阅行为。（三）建立人事档案借阅台账，规范借阅行为。为了有效记录人事档案的借阅情况，在人事档案管理中应建立人事档案借阅台账，并对借阅行为进行规范，对借阅期限进行明确，保证人事档案借阅能够按期归还。
四、结论
通过本文的分析可知，在煤矿企业人事档案管理中，要想提高人事档案管理工作质量，就要结合煤矿企业档案管理实际，根据人事档案管理工作特点，具体从做好档案保管、及时更新档案信息以及规范借阅程序等方面入手，使煤矿企业人事档案管理工作能够得到有效开展，最终达到提高煤矿企业人事档案管理质量的目的。因此，我们应立足煤矿企业人事档案管理实际，总结成熟的管理经验，掌握管理要点，为煤矿企业人事档案管理提供有力的支持。
【参考文献】
[1]王萍.我国档案管理体制改革的要点与难点分析[J].办公室业务，2014（21）.
[2]张惠敏.在企业档案管理中推行精细化管理[J].机电兵船档案，2014（04）.
[3]张淑勤.浅议新时期如何做好企业档案管理工作[J].现代商业，2014（02）.
[4]陈敏.浅谈如何做好档案工作，突出企业档案保管期限表[J].经营管理者，2014（17）.
[5]金银珠.浅谈企业档案管理工作中的几点体会[J].黑龙江史志，2014（23）.
一、煤矿企业人事档案管理应做好档案保管
在煤矿企业档案中，人事档案相对特殊，由于人事档案记录了所有干部和基本员工的人事信息，是干部晋升和员工培训的基本依据，对煤矿企业的人力资源管理工作有着重要影响。基于对煤矿企业人事档案管理工作的了解，要想提高人事档案管理质量，做好档案保管是关键。具体应从以下几个方面入手：
（一）建立专门的人事档案保管场所。为了提高人事档案管理质量，提高人事档案的保管效果，煤矿企业应建立专门的人事档案保管场所，温度、湿度等指标都要达到档案的保管条件。同时还要有专门的管理人员进行管理，确保人事档案管理工作得到有效开展。
（二）将人事档案分类保管。在人事档案保管过程中，应将干部档案与普通员工档案分开保管，起到分类保管提高保管针对性的目的，提高人事档案管理的针对性和有效性，因此，分类保管是人事档案管理的重要着力点。
（三）建立人事档案检索目录。由于人事档案数量较多，在管理过程中只有建立专门的检索目录，才能提高人事档案的查阅质量，为人事档案的管理和调阅提供有力的支持。所以，建立人事档案检索目录是人事档案管理的重点。
二、煤矿企业人事档案管理应及时更新档案信息
由于煤矿企业的干部职工队伍经常会发生人员岗位变动以及个人的人事信息也会出现变动，这就需要在人事档案中进行体现，并及时更新档案信息。因此，做好人事档案信息的更新，应成为煤矿企业人事档案管理的重要内容，具体应做好以下工作：
（一）及时记录并更新人事信息。考虑到煤矿企业干部职工人事信息的频繁变动，在人事档案中应对变动信息进行全面体现，这就需要煤矿企业人事档案管理工作中应及时记录人事信息，并对人事信息进行及时分析，提高人事档案的全面性。
（二）对人事档案信息进行及时归档。人事档案在发生变动之后，应进行及时归档，如果不及时归档，容易造成人事档案信息混乱，不利于人事档案管理工作的开展。因此，对人事档案信息进行及时归档是提高人事档案管理质量的关键。
（三）加强对人事档案信息的审核，提高准确性。鉴于人事档案的特殊性和严肃性，在人事档案管理过程中，应对档案中的信息准确性负责，除了要及时记录人事信息之外，还要加强人事信息的审核，保证人事档案信息准确性能够满足实际需要。
三、煤矿企业人事档案管理应规范借阅程序
考虑到人事档案信息的特殊性，在人事档案管理过程中，做好人事档案管理的借阅工作，对于规范人事档案管理工作和提高人事档案管理质量具有重要意义。为此，应从以下几个方面入手：
（一）对人事档案借阅进行准确登记。煤矿企业在人力资源管理工作中，会对人事档案进行调阅，为了规范人事档案的调阅管理质量，应对人事档案借阅进行准确登记，对借阅人、借阅用途以及借阅方式都进行全面准确的登记。
（二）对借阅归还的人事档案进行检查。人事档案在外借归还之后，档案管理部门需要对借阅归还的人事档案进行检查，避免人事档案发生涂抹或者丢失内容的现象，使人事档案做到和借阅之前一样，规范人事档案借阅行为。
（三）建立人事档案借阅台账，规范借阅行为。为了有效记录人事档案的借阅情况，在人事档案管理中应建立人事档案借阅台账，并对借阅行为进行规范，对借阅期限进行明确，保证人事档案借阅能够按期归还。
1.我国档案管理体制改革重点思路
为顺应时展，促进社会稳定发展，需对我国当前的档案管理工作进行有效的改革创新，在进行创新的过程中需要对当前档案管理中的几个重点当面进行分析，确定具体的改革思路。
1.1档案管理需要同我国政府角色与职能转变相适应
当前我国的经济体制主要为计划经济体制下特色市场经济，我国政府在经济的宏观调控中扮演的角色进一步被削弱。在传统经济体制下的档案管理职能逐渐与社会经济体制相脱离，为促进我国档案管理工作的有效运行，政府部门需逐渐放手档案管理工作，提高档案管理工作的灵活性。
1.2同现代化公共行政运作形式的转变相适应
建立在传统制度下的行政管理工作能够在其基础上不断进行行政功能的拓展，实际运行中能够借助与系统的管理职能发挥其功效。传统行政运作形式已经无法适应当前社会的发展需求，对于当前公共行政而言缺少的是分权和间接运作。
1.3同政府观念转变相适应
中国特色市场经济体制能够有效促进我国社会经济的流通，有利于激发纳税人的积极性，政府部门通过纳税人的税收进行国家的管理及调控。当前我国社会经济的发展变化多端，因此必须提高国家宏观调控及管理的效率及服务理念等。
2.档案管理体制改革的难点分析
2.1实现党政合一
当前我国对于档案管理工作由各个管理部门共同执行，从大的方面来说就是党和国家。党和国家对于档案的管理因为彼此职能的不同导致管理目标存在一定差异。大多数人都认为当合国家在档案管理过程中直接对档案管理工作负责，这只是表面上的，很多人其实不理解这二者在职能上存在的差异，因此在很多人眼中档案管理看似是一件比较神秘的事情，即一般人难以捉摸。因此导致企业及社会相关部门难以通过档案管理中心获得有效信息，档案管理工作的职能无法得到发挥。
2.2转变后的滞后性
随着社会人才资源总量的不断提升，档案管理机制需要与时俱进，适应社会的发展。从某种意义上来说，档案管理工作体制的科学转变有利于我国档案管理事业的健康发展，但这种促进作用并非立竿见影，而是需要一个漫长的持续性过程。因此档案管理体制革新后其作用相对滞后，导致很多创新工作难以展开，这也是造成我国档案管理工作比较混乱的原因之一。
2.3实现政、事分开
当前各项系统为提高其效率及功效，首先提高系统的功能性，通过系统的多功能性推动系统的全面发展，因此在我国档案管理过程中常常会出现对管理系统具有政、事部分的情况，管理系统能够在多方面展开管理。随着社会经济的发展以及人才总量的不断提升，政、事部分的管理系统已经难以适应当今的档案管理模式，甚至会造成我国档案管理工作创新的停滞、档案管理服务质量下降以及人才资源的浪费等。
2.4防止集权过度
在现有的经济体制模式下，当今企业经营模式分工都十分明确，对各项工作都会进行有效的统筹规划，档案管理工作也会有比较科学的方案。这种管理模式在根本上提高了企业管理效率，但该种管理模式比较落后，管理方法过于单调，严重束缚了管理人员的工作行为，更加不利于档案管理工作的创新，阻碍了管理人员的创新思想，不利于管理工作的发展。
3.我国档案管理体制改革重点及建议
3.1加强档案资源的整合统一管理
我国档案管理的主要指导思想为建立集中化管理体制，对我国的档案实行统一管理。实践已经证明通过加强档案资源的整合统一管理能够有效解决我国档案管理工作过程中出现的各自为政、管理混乱的状况。在档案管理过程中必须加强对档案管理人员的思想教育，使其在管理过程中能够坚持统一管理的基本思想，确保档案管理过程中的完整性，提高档案管理的安全性。在档案管理过程中加强对我国档案资源的开发管理，并对各档案资源进行有效整合，构建成大档案，逐步优化档案资源管理配置，使得档案资源能够被社会有效共享。
3.2推动档案管理体制的多元化发展
市场经济的发展推动了我国档案管理的多元化发展，对我国档案实行集中管理后即满足了档案所有权情况，同时也保证我国档案管理的完整性和安全性，对于我国当前的非国有企业来说其档案管理工作应该针对管理中存在的问题进行针对性分析，在法律允许的范围内可以对档案进行一定的自由管理，选取与相适应的管理模式，从根本促进管理多元化发展。
关键词：重点工程档案管理项目组负责制
引言
宣钢5#、6#焦炉及配套设施改造工程从立项、审批、设计到开工建设，形成了大量的有价值的档案资料，这些档案资料全面反映了工程建设的详细情况。做好这些资料的收集与管理，对工程建设过程管理和工程竣工投产后的正常生产组织维护，具有十分重要的意义。同时，我们也看到，随着我国市场经济体制的逐步建立，重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，对工程档案的收集、归档、管理提出了新的要求。宣钢焦化厂在组织好工程建设的同时，把工程建设资料的收集归档作为工程建设的一项重要工作来抓，切实加强企业重点工程档案管理工作。在工程管理实行全新的项目组负责制的基础上，建立了重点工程项目档案负责制，从实际出发，认真做好工程建设资料的收集工作，理顺工作程序，采取有效措施，在保证重点工程项目档案工作与建设进程同步的基础上，保障工程档案资料收集工作的正常进行，确保5#、6#焦炉技改工程项目档案完整、准确、系统。
一、建立重点工程项目档案负责制，形成覆盖工程建设各个方面的工程资料收集网络体系
宣钢5#、6#焦炉技改工程是宣钢为实施铁钢材各600万吨规划目标的重点配套项目，也是为张家口市城市居民提供优质煤气气源的一项重点工程。焦化厂继续采用“项目组负责制”的工程管理模式对整个工程进行管理，在工程所涉及人员各自身份不变的情况下，成立工程项目指挥部，下设四个项目组，由厂长、承担工程任务的生产车间主管领导、科室的技术人员组成，在不改变现有编制的情况下，充分利用现有的人力资源，而每个人原来所承担的厂内业务不变，同时规定了各项目组的职责和任务，对项目的招标、合同签订、工艺技术论证、方案确定、施工组织、设备到货验收、资料整理收集等方面进行管理。
宣钢5#、6#焦炉技改工程竣工资料收集的齐全完整准确，对焦化厂今后的生产管理、技术改造具有十分重要的作用，因此焦化厂加强对档案工作的集中统一管理，建立重点工程项目档案负责制。我们按照统—领导、统一制度、分级管理的原则，成立了档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由总工程师主管档案工作，档案室设立专职档案员，在各项目组指定专业技术人员担任兼职档案员，形成了全厂的档案管理网络。技改工程指挥部在工程开始时，即把有关技术文件材料收集工作落实到人，做好积累、保管工作，由各工程项目组组长负责档案管理，做到每个重点工程均有专人管理，负责工程资料收、发、转、整理、归档及竣工档案收集等日常工作，其它项目组负责本工程范围内的技术方案、设计审查、施工组织、网络，这样从组织机构上形成了一个专、兼职档案员、各项目组、各施工单位相结合的工程资料收集网络体系，保证档案管理与项目建设同步进行，确保了工程资料的完整收集，避免了工程资料收集上的疏漏。
二、围绕工程建设，理顺工作程序，形成全面的重点工程档案收集渠道
近年来随着技术进步和宣钢发展的要求，焦化厂技术改造任务加大，生产与基建施工项目交叉点多，为确保重点工程项目档案资料齐全完整，在基建工程项目开工之前，将有关计划通知各部门的档案管理人员，让档案人员参加设备开箱与有关工程会议，使档案人员在文件资料形成之初就能把握文件的来龙去脉，以便及时完整地收集相关资料，使应当归档的资料“粒粒归仓”，对基建、技术等档案的收集、整理、保管、移交、存档规定了明确的工作程序。工作程序由档案管理部门、各建设单位的工程技术人员和施工人员共同制订，制订出的工程项目档案工作计划，既符合工作进程，又符合档案管理要求。
在健全组织机构、明确工作程序的基础上，还进行具体的分工。各项目组负责工程档案资料收集工作，档案室与各项目组密切联系，首先对中冶焦耐工程技术有限公司、宣钢设计院等完成的有关工程项目的各种设计图纸、资料、设计变更等材料，经过档案室收进来、登记、审核、建台账，然后将施工图纸等资料分发到各项目组，并登记上账，再由项目组向施工单位分发。工程竣工时项目组负责项目竣工资料的验收，及时将该工程需要归档的有关图纸、文件资料收集齐全完整，进行审查，经过系统的整理后向档案室移交。各项目组在资料管理上对档案室负责，既负责接收资料，又负责收集、汇总、整理工程项目档案并与施工单位一起交付竣工资料。
为更好地做好档案管理工作，档案室人员经常深入现场进行指导，一方面向工程技术人员和施工人员宣传档案工作在工程建设中的重要作用，使他们在平时工作中有意识地做好工程档案资料的收集，另一方面加强档案人员与工程技术人员的联系，积极提供有效服务，从而通力合作，共同做好工程档案管理。
三、强化档案全过程管理，形成做好重点工程档案工作合力
重点工程项目档案涉及面广，贯穿于工程全过程，工程的管理、设计、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，因此建设和施工单位的每一个档案管理人员头脑中都要有“档案”意识，要认识到做好档案工作，不仅仅只是为当前工作服务，也是为历史负责的表现。因此必须把各方面的力量集聚起来，形成齐抓共管的整体全力，即全过程管理。在全过程管理中，按照《档案法》和《建设项目（工程）验收办法》的有关规定，坚持对重点项目档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则，保证工程档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，为竣工后的生产、运行、维修、改扩建服务。
首先，要树立质量管理意识，运用合同条款和档案管理的有关规定来提高重点项目建设工程档案的编制质量。在与施工单位签订施工合同和协议时，就把有关档案资料收集归档工作列入合同的条款中，同时在合同和协议中明确提出档案资料的归档要求，将《建设项目（工程）档案管理规定》下发给进厂的施工单位，做到工程验收与档案检查、交付验收同步进行。从工程项目的可行性研究论证、施工许可证、初步设计审查、土建、设备、供排水、电器的施工、设计变更单及竣工图的编制等方面进行检查验收，各项目组严格把关，并列入厂经济责任制考核中，以确保工程竣工档案的形成质量。这样形成齐抓共管的局面，确保重点工程项目档案资料齐全、完整、准确。
其次，在搞好重点工程档案管理中，充分利用先进的档案管理手段，建立档案管理网络。档案室负责集中统一管理本工程项目的所有档案，并对项目建设过程的各个阶段及各部门、设计单位、施工单位文件资料的形成、积累、整理、归档工作进行监督和指导。让网络覆盖整个工程项目，使之适应现代社会需要，为项目建设单位提供更好的服务。
四、注重实效，健全完善的保证措施
重点工程项目建设是一个动态的过程，从项目的提出、设计到施工、验收，档案一直处于活跃的状态，直至验收以后，才能相对稳定。工程项目档案记载了工程项目活动的全过程，一旦工程出了问题，或交工后，需要改建、扩建，档案资料就会成为宝贵的信息资源。搞好企业重点工程档案管理，仅靠档案工作人员埋头进行具体业务工作远远不够，其档案管理体制、管理措施在整个档案工作中有着举足轻重的作用。
在重点工程项目建设中，影响重点工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重，部分人员不重视。为了解决这个问题，焦化厂注重健全和完善工程资料收集的保证措施，从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约，做好“三约束”，摆正档案和建设项目的关系，确保了重点工程收集归档工作的正常有序进行。
4.1在《经济责任制考核》上进行约束。把工程资料的归档情况，作为对车间、部室的一项考核内容。工程资料收集归档不及时、不齐全的，与各单位奖金挂钩，进行扣罚。
4.2在工程竣工验收环节上进行约束。按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误；工程竣工验收前必须先交齐工程竣工的有关资料，工程资料不齐全的不进行竣工验收。
4.3在工程决算、付款上进行约束。把工程建设资料收集、归档的及时性准确作为办理施工单位工程决算、支付工程款、支付工程质保金的一个重要条件。各工程项目组、档案室负责对施工单位的工程竣工资料归档情况进行审核、验收，齐全完整的予以签字确认。经签字确认的，给予决算、付款。验收不合格的，不签字确认，并不予付款、决算。:
五、开发利用档案信息，促进档案管理工作
1 统一认识，是做好档案管理工作的基础
统一档案工作的认识，形成齐抓共管的合力，是搞好企业档案管理工作的前提和保证。
1.1 搞好档案管理工作，是企业的职责所在
公司成立以来，一直高度重视档案管理工作，认真贯彻执行国家《档案法》和相关规范、办法和标准，不断提高档案工作重要性的认识，增强搞好档案管理工作的自觉性。我们结合公司工程建设的实际，在统一认识上，主要树立了四个强化、四个增强的认识理念和责任意识。一是强化档案功能意识，增强搞好档案工作的自觉性；二是强化档案法律意识，增强搞好档案工作的严肃性；三是强化项目法人职责，增强搞好档案工作的责任感；四是强化工程项目的特殊性，增强搞好档案工作的使命感。认识上的深化和高度统一，构建了健全的档案管理组织机构和从上到下、分级负责、职责明确、科学严密的档案管理体系；形成了分工负责、群策群力、齐抓共管的工作格局。
1.2 工程项目的特殊条件，是搞好我司档案管理工作的重要缘由
我司承担的工程项目所处的条件和建设成果的确具有特殊的内在要求。一是工程环境特殊。工程處于正建的三峡工程库区，工程建成后运行工况变化很大，要经受三峡工程运行调度不同水位的影响和考验，需要翔实的工程档案资料见证，并利用档案资料及编研成果指导工程维护管理中出现的各类问题；二是工程区位特殊。工程处于涪陵主城区沿江城市变迁口岸，工程建设使沿江城区面貌发生了历史性的巨变，需要档案资料记载；三是工程结构特殊。万里长江第一堤是透水性结构，乌江二桥工程是亚洲第一座大跨径、高低塔、单索面斜拉桥等，工程设计和建设成果，具有借鉴、探索的创新价值，需要完整的档案资料记录工程建设和运行管理变化过程；四是建设管理特殊，两桥工程是涪陵首次采用BT建设模式融资建桥，把经管型法人功能成功用于公益性工程建设的创新模式。上述工程项目的特殊条件，赋予了我们搞好档案工作的特殊使命。要求档案资料的收集、整理、制成、归档必须完整、准确和系统；必须建立健全门类齐全、结构合理、内容翔实的馆藏档案体系；真实的记载和写照工程建设成就，区域变迁历史，使档案信息资源充分发挥开发利用价值。
公司档案管理工作就是基于以上的认识理念和职责缘由，得以统一认识和高度重视。
2 抓住重点，主攻难点，是做好档案工作重要保障
工程建设档案是工程建设成果的重要组成部分。资料收集涉及面广、难度大、管理工作任务艰巨。因此，我们把工程档案管理工作列为档案工作重中之重的难点，加强管理，确保质量。主要实施了三项管理基础工作：
2.1 加强职责管理
实行项目法人责任制，把档案管理工作列入年度计划、五年规划；列入了年度目标管理责任书，纳入了工程建设管理任务，实行主管牵头，分管负责，处室承办的责任体系，年初下达任务，年中检查，年底考评，实行奖惩。形成统筹安排，分工负责，协调配合，齐抓共管的工作机制。
2.2 加强程序管理
实行工程档案与工程建设同步实施，做到阶段工作同交底，同布置，同检查，同验收。狠抓了三项管理程序。
2.2.1抓好事前布置（召开技术交底会）。在工程开工建设前召开设计、监理、施工、质监等单位的技术交底会，把工程档案资料管理的收集、整编、验收、移交的相关要求，一并交底布置，让参建单位明确任务，落实职责。
2.2.2狠抓过程管理。在施工过程中严把六项工作环节。即：工程设计、工程招标、合同管理、工程质评、工程结算、财务收支等六个工作环节，规范档案资料的收集、整编工作。
2.2.3严格验收管理。一是严格档案中间验收。在工程质量验收、阶段验收和交工验收前，由档案专（兼）职人员会同相关处室，按照档案资料收集整理的规范规定和要求，对档案资料的完整性，整编的规范性进行检查验收，合格后才能进行工程验收和工程结算；二是严格移交鉴定、鉴证制度。落实档案移交责任制，完善移交清单，规范移交程序，提高归档质量；三是严格竣工专项验收。在工程竣工验收前，对项目档案进行全面清理、整编，按照《重点工程项目档案验收管理办法》完成各项验收程序，通过档案行政主管部门专项验收后，完成建设主管部门进馆档案验收移交工作。
2.3 加强业务管理
为确保档案工作质量，我司积极开展了档案管理业务培训，提高档案人员从业素质，切实履行档案管理职责。公司设立了档案管理科，配备了专（兼）职档案管理人员15名，每处室1-2名，从事档案资料的收集、整理、归档和开发利用工作；积极参加市、区档案主管部门主办的培训和考察学习活动，适时举办档案培训班，深入施工单位，监理单位贯彻档案法律法规，开展现场指导培训、帮助施工单位做好档案资料的收集、整理、归档管理工作，打牢工程档案验收、移交的各项基础工作，提高专（兼）职档案管理人员的从业素质，适应档案管理工作需要。
3 发挥档案的再生价值，是档案工作最终目标
工程档案的开发利用为工程建设管理和完善基本建设各项程序发挥了明显的效益，在工程运行管理和社会服务功能方面还将发挥巨大的效益。
3.1为防护工程竣工验收提供了大量的政策性和业务性文件资料和试验研究成果。为工程竣工现状设计复核的编制和工程竣工安全复核、防洪校核提供了档案资料，设计单位出具的施工设计复核成果得到市级主管部门的批复，涪陵防护工程得已顺利通过竣工验收。
3.2为防护工程移民专项验收审计提供了大量的库区政策性文件资料、移民资料、征地补偿资料、工程设计审批资料，编写了审计说明，得到了国家审计署和国务院三建委对防护工程移民基础设施费、地方自筹等资金的合理使用予以认可，完成了移民专项审计程序，顺利通过了国家移民专项验收。
3.3为工程稽查、审计提供了完整的工程设计、工程施工、工程招投标、工程概（预）算、工程竣工结算和财务决算资料，完成了各项基本建设的稽查、审计程序，得到了好的评价。
3.4在社会服务功能方面，由于具备较为完整、丰富的馆藏档案资料，将对区域经济发展，库区泥沙淤积、运行调度，防洪标准、移民拆迁等规范性文件的制定提供原型监测、分析成果，发挥档案管理的巨大效益。
4 存在的主要问题
4.1重点工程档案资料管理制度不健全，职责没有落实到位。目前，参建单位在档案管理体制上存在一定问题，没有设立重点工程档案管理组织，没有制订应有的档案管理规章制度，有些参建单位虽然制订有，但也不健全。同时，没有采取积极有效的措施，把档案资料规范管理工作落到实处上，造成具体管理人员缺少责任感。这主要是因为某些建设单位领导档案意识不强，对档案工作认识不足引起的，日常工程建设管理中只注重抓工程施工建设，抓形象工程，只注意安全生产、工程质量，而忽视了属于内勤服务范畴的档案资料管理工作，某些档案工作人员，因没有工作压力，往往处于一种应付状态。另外，档案行政管理部门忙于各项业务工作，对重点工程档案管理法规宣传、贯彻不够，对重点工程档案管理的业务指导缺乏应有力度，重点工程档案专项执法检查工作没抓起来。对一些建设单位在档案资料管理上违章操作也有一定影响。
4.2管理经费投入不足，保管条件较差。在各重点建设项目单位中，只有少数几个单位有独立的档案资料室，但也存在装具不足情况，有的档案资料只能成捆堆放在地上，档案六防措施上更是难以落实，特别是防盗、消防措施大部分建设单位，没有独立资料室，往往是和工程人员办公室合二为一进行使用，这样虽然看起来查找利用档案资料很方便，也节省了房间，其实上是很不利档案资料的安全保管的。主要因为受重点工程所具有的建设时间紧、协作参与单位多、管理复杂、机构临时性等特点影响，部分建设单位是临时抽调人员组成临时机构，他们的办公用房也是临时租用，房子紧张，很难落实专用房间作为档案资料室。也有部分建设单位是基于工程结束竣工验收后档案资料的归宿考虑，认为工程档案资料迟早是要移交给单位综合档案室保管的，没有必要投入经费去购置设施用于档案资料的安全管理，只要表现上能应付过去就行了，没有从思想认识上去重视。另有一些重点工程建设单位却是因工程资金紧缺，办公费用紧张，尽量能省则省，往往不愿拿出足够的资金用于档案管理，改善保管条件。
4.3管理人员专业知识不强，业务水平不高，管理欠规范。目前，重点工程档案资料管理人员只有少数 是专职人员，并经过档案部门的业务培训，而大部分档案资料管理人员是临时调抽，并身兼数职，有的由负责施工管理人员兼任，有的由单位办公室人员兼，既没参加过正规的档案业务知识培训，平时又忙于应付手头日常工作，所以就很难在档案管理业务学习上花时间、下功夫，档案业务知识欠缺，管理很难做到规范。往往出现工程档案资料的收集、整理与工程施工建设进度相脱节情况，档案整理归档处在相对滞后的状况上，造成工程资料不能有序规范管理，呈现零散状态，随着资料的堆积，整理归档势必跟不上去。因而，有些建设单位档案资料管理人员有时为了找一张图纸或一份技术资料要忙上一段时间，甚至半天。还有的管理人员对档案资料提供利用管理不严格、随用随拿，也没按规定办理利用登记手续，往往容易造成工程资料损坏遗失。鉴此，可以看出建设单位的工程档案管理人员业务水平高低、能力强弱，在很大程度上影响档案资料管理规范化、科学化水平。
5 加强重点工程档案管理的对策
5.1 统一思想，提高认识，加强领导
一是加大对《档案法》及相关档案工作法规的宣传力度，增强各级领导干部的档案意识，促使领导干部和各职能部门都形成共识，切实提高对档案工作重要性的认识，这是抓好重点建设项目档案管理工作的前提条件和有力保证。二是主动参与，切实领导。公司综合档案室要加强和区档案局有关职能部门的联系，以国家、市有关重点工程档案管理法规为依据，争取参建单位领导对档案工作的支持，力争把档案局列入区重点工程建设领导小组成员单位，以便今后能及时从档案部门的角度对重点工程档案管理提出意见和建议，把加强对重点工程档案的领导落到实处。
5.2 建章立制，强化管理
一是将重点建设项目档案管理列入重点工程的考核奖励办法之中，占一定分值。在对工程进度质量、投资控制、施工组织管理进行考核的同时，也对技术资料档案加以考核，使建设单位、施工单位在实际工程建设管理中，增强档案意识，做到密切配合，进一步加强对档案资料的收集、管理工作。
二是健全各项档案管理制度，建立和落实岗位责任制。各建设单位要不断健全和完善档案管理制度，把各项制度真正落实到档案工作实际管理活动上。同时，建立内部管理激励机制，要像抓安全生产一样抓档案工作，把档案管理工作目标分解细化，层层加以落实，列入年度岗位目标责任制中，既要列入分管领导的目标责任制，更要具体落实到有关人员的职责中，建设单位对项目档案管理做到年初有计划，年终有总结，严格考核，奖优罚劣，真正地把岗位责任制贯穿于从建设项目立项到工程建设结束，档案资料管理通过验收全过程。
一、签订重点工程档案归档责任书
重点工程档案归档不及时不仅影响了重点工程形象，而且也影响了重点工程建成投产后运行、维修、管理、改扩建和技改等工作。通过以往的重点工程档案工作实践，我们认为造成重点工程档案归档不及时的主要原因是大多数参建单位的领导、工程技术人员和管理人员把主要精力放在抓工程的进度和工程的质量上，对工程档案工作不够重视，档案管理不到位，档案工作不落实，把档案工作看成“软任务”，造成重点工程档案归档难。由于重点工程参建单位多，如果没有一种强制的手段管理各参建单位的档案归档工作，工程档案的归档工作一定会出现很多问题，而且扯皮现象肯定时有发生，最后必将影响重点工程档案的归档时间和档案质量。我们认为以重点工程档案归档责任书的形式加强参建单位领导的档案工作意识是―项行之有效的办法。因此，我们采取了与参建单位签订《重点工程档案归档责任书》的办法。《责任书》明确规定了对参建单位的档案工作要求，工程档案的归档时间、归档档案的质量、违约的处罚等，使有关参建单位领导真正地从思想上重视重点工程档案的归档工作。实施《重点工程档案归档责任书》管理办法后。重点工程档案的完整率、准确率、归档率、合格率基本达到了国家规定的要求。
二、改进重点工程设备开箱随机资料的管理工作
重点工程设备开箱随机资料是指设备的出厂证、合格证、质保书、安装图、使用说明书、保修卡、质检报告等资料。重点工程设备开箱随机资料的归档管理工作长期以来―直是重点工程档案管理工作中的难题。以往，三钢重点工程档案的设备开箱随机资料有的是施工单位收，有的是项目部技术人员收，有的是工程项目部档案员收，比较混乱，造成设备开箱随机资料的归档不完整。为确保重点工程设备开箱随机资料完整归档，我们改进重点工程设备开箱随机资料的管理方法。一是在明确设备开箱责任人方面，要求供应公司在设备开箱时应通知项目部技术人员参加，并做好设备开箱资料的验收签字工作，并在开箱后的两天内向项目部档案员移交，确保及时归档。二是在保证设备开箱随机资料归档的完整性方面，对不将开箱资料及时归档或将开箱资料据为已有者，采取了严格的处罚制度，要求供应公司应将每周的重点工程设备开箱资料清单通知综合档案室，综合档案室不定期对项目部资料室进行检查，若发现重点工程设备开箱资料没有按时移交项目部档案员，由公司企管处从项目部所在分厂月奖中扣罚。通过从制度管理上严格要求，确保了重点工程设备开箱随机资料得以完整归档。三是施工单位做竣工资料用的设备合格证一律到项目部资料室复印，用复印件代替，原件一律保存在项目部资料室，等工程竣工验收后再移交项目所在分厂档案室，由此避免了以往开箱资料遗失责任不清的问题，保证了设备开箱随机资料的完整性。重点工程设备开箱随机资料管理采取新的管理办法后，归档的开箱资料的原件率达到了95％。
三、实施重点工程档案专项检查工作制
重点工程建设的特点是任务重，工作量大，建设周期长，参建单位多，作业线长(包括调研、论证、决策、立项、勘测、设计、施工、调试、试生产、竣工、验收等)，文字材料、图纸、图表、声像材料等档案数量多。任何一个参建单位、一个部门、一个工程技术人员(或管理人员)，在某一个工作环节、某一项具体工作、某一个工作时段没有做好重点工程档案的形成、积累、整理工作，都有可能给重点工程档案管理工作带来困难，甚至造成损失。为使施工和监理单位能在工程竣工验收后的3个月内向综合档案室移交完整、准确、合格的竣工档案资料，我们对重点工程档案的归档工作实施工程档案专项检查工作制，一是指定一位档案员负责工程档案的检查、指导工作，每月检查一次，及时跟踪施工单位工程档案的收集、整理工作。二是档案部门定期参加工程监理例会，一方面了解整个工程进展的情况，另一方面向参加会议的有关单位汇报工程档案专项检查中出现的问题，及时协调、解决档案归档工作中出现的问题。通过实施重点工程档案专项检查工作制后，施工单位的领导、工程技术人员开始重视工程档案的归档，一方面主动向我们通报档案收集、整理工作中发现的问题，另一方面自身也重视归档档案的质量，主要体现在归档的原件率比以往明显提高，对专项检查中发现的问题能够及时整改。近年来，通过实施重点工程档案专项检查工作制进一步提高竣工图的编制质量和文字材料的整理质量。
四、发挥监理在重点工程档案审核检查中的作用
国家建设部在2001年5月了《关于认真贯彻国务院第279号令和第78号令加强工程档案管理工作的通知》，其中第二条明确规定了监理单位在工程档案管理中的职责：“监理单位要协助建设单位监督检查各单位工程文件的形成、积累和立卷归档。”在实际工程档案管理工作中由于档案部门工作人员一是没有亲自参与工程施工建设；二是档案工作人员并非工程技术专业人员，对于施工过程中的一些具体事项和环节不可能做到像监理那样了解，因此对重点工程档案质量的把关有限。而监理人员因为熟悉了解工程的每一个环节、每一道工序，掌握每一处质量隐患和每一起质量事故产生的原因、发现过程和处理结果，因此我们要求监理单位对施工单位提交的工程档案资料进行签章时要认真、负责地审核、检查，如果发现档案质量有问题要及时退回施工单位整改，直至工程档案质量符合归档要求才给予签章，这对提高重点工程档案质量，确保重点工程档案在工程竣工后及时移交有着重要的作用。为使监理能够真正重视对施工单位提交的重点工程档案进行认真、负责地审核检查，使施工单位移交的重点工程档案符合国家档案管理规定的要求，我们与参建单位签订的《重点工程档案归档责任书》中明确规定，“监理单位应确保施工单位向档案部门移交的竣工档案完整、准确、系统、齐全、合格，若出现移交的档案不合格现象，档案部门将通知基建部门按照工程监理款的1％～3％对监理单位进行处罚。”由此使监理单位在重点工程档案的审核检查中真正重视起来，确保了重点工程档案的质量和档案的及时移交。
五、强化重点工程档案的监控力度
