时间：2023-05-29 16:10:58
序论：在您撰写档案管理的特点时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
【摘要】本文主要分析与探讨档案管理在公园管理中的特点与作用。
关键词 公园管理；档案管理；特点；作用
公园档案的管理是有效经营公园业务的重要基础与前提，但长期以来，公园档案管理工作存在着基础设施薄弱，管理者素质较低，管理技术滞后，以及档案内容不全等方面的问题。
一、公园档案管理工作的作用
作为国家档案的组成部分，公园人事档案翔实地反映了职工公园工作期间的实践情况，能真实反映公园工作人员的工作经历、技能、管理水平、待人接物、思想品德等方面的情况，对于公园挖掘信任、充分挖掘人力资源潜力具有重要意义，甚至能为公园人才发展计划、学科建设规划、专业发展方向的制定和确立提供参考意见。公园绿化档案可作为日常工作的重要参考资料，为公园发展建设的周期性与连续性提供重要参数与凭证。而且公园绿化档案的经济效益也相当可观。公园绿化部门对项目的新建、扩建或改建等，均需要公园绿化档案。
二、公园档案管理工作的特点
（一）档案来源具有广泛性。公园档案不仅仅是来自公园本身，同时也来自相关方面的各类资料。来源广泛性，增加了公园档案收集与整理工作的难度，同时也是公园档案管理重要性的充分反映。
（二）载体具有多样性。公园档案保存形式并不只是图表、文字，同时还有录音带、照片及录像带等，由此才能达到声形并茂、动静结合的效果。
（三）保存具有针对性。公园档案具有较高使用价值，该特点有档案内容来决定，很多档案内容一旦损失就不可能弥补，比方说，有些录音、照片、录像损失就不能再复制。
三、公园档案管理中存在的问题
（一）基础设施薄弱。公园档案填写与存档主要以手工为主，而且建设公园档案信息化的速度非常缓慢，公园内部档案保存主要为纸质形式，缺乏计算机等先进设备保存与管理公园档案，使得很多档案在被多次利用后，出现严重损害，直接影响到公园档案管理。
（二）管理队伍专业素养不高。很多公园档案员并没有受过专业的训练和培训，甚至部分身兼多职还做其他的工作，这样就使得他们的专业技能和职业操守参差不齐，不能达到预期的标准。
所以加强公园档案管理队伍的建设显得尤为必要和迫切。
（三）管理技术滞后。大部分的公园档案管理机构仍在进行着最原始的操作，纸和笔是他们最“先进”的工具，而这样的工具对相关资料的记录是简单的不完善的，并且严重缺乏技术革新意识，管理技术具有单一性滞后性。所以要在公园中增加现代化信息技术操作手段。
（四）服务意识薄弱。随着社会发展的需要，档案开放程度有了明显的提升，各级档案部门通过积极向社会开放档案信息资源促进了人才市场的发展，产生了良好的社会效益。服务性工作是对档案管理工作的定位，档案管理人员的服务意识是做好档案管理工作的基础。庞大复杂、知识密集是档案管理事务的特点，大量的登记、分类、编纂、保管工作需要档案管理人员有条不紊地进行，还要考虑到这些资料的查阅利用。
四、加强公园档案管理的建议
（一）提高公园档案管理的标准化。公园档案管理中的标准化管理，主要指得是计算机硬件和软件系统的标准、网络通讯和数据库方面的标准，有效实现信息间的共享。减少在公园档案管理中物力和人力等不必要的投入。提升档案管理科学化水平，需要为档案管理建立管理制度，为档案管理提供保障。档案管理的重要任务之一，就是将档案管理制度和相关的机制完善，充分认识到档案管理的重要性。
（二）加强公园档案安全保障体系建设。由于电子公园档案和纸质公园档案相比有很大的脆弱性，根据电子公园档案管理特点有针对性地实施防护，按照“分层实施，均匀防护”原则针对公园档案的安全性建立安全防护体系。安全防护体系的建立一方面可以通过对计算机安装最新防火墙和杀毒软件来达到安全防护的目的；另一方面是对电子公园档案系统进行防护，安装加固软件，预防受到外界的安全威胁。
（三）提高公园档案管理者综合素质。首先，要在人员进入岗位之前进行严格的审查，对于一些素质低下，专业知识不精和有关方面知识不精的人员谢绝录用，录用高素质和高技能人才，只有这样，公园档案管理工作才能更快地发展。其次，注重对在职人员业务的培训和继续教育，特别是对多年从事档案工作的老同志，鼓励其学习新知识，提高专业技能，在职称评定时重视从事基层档案的老同志，给予一定的倾向政策，尽量减少基层档案人员不安心工作和人员的严重外流现象。
【关键词】大专院校；档案管理；特点；问题；对策
引 言
大专院校的不断深入发展从根本上推动了中国的教育层次由传统“精英型”教育阶段迈向“大众型”教育阶段，一定程度上推动了中国整体教育水平的提高[1]。大专院校作为我国高等教育的重要组成部分，对有效推动中国教育模式变革以及现代化教育的深入持续发展有重要的作用。而大专院校档案管理工作作为涵盖高校教学、科研及管理等基本内容的工作，其管理质量的好坏以及其本身所具备的特色在很大程度上会影响到整个高校各项工作的顺利开展。本文就大专院校档案管理工作的特点提出了几点问题，通过对问题的分析以发现有效解决措施，从根本上推动大专院校档案管理工作的发展。
1、大专院校档案管理特点研究
大专院校档案管理工作作为学校管理工作的重要组成部分，反映了学校的整个发展历程以及教学、科研及管理历程。近些年以来，随着中国高等教育的持续发展，大专院校教育也呈现出多元化的发展趋势，这些多元化的发展趋势决定了其教育教学模式与管理的多样性特点，同样档案管理作为高校管理工作的组成部分，也形成了其特有的发展模式与发展思路。
第一，多样性特点。受大专院校生源范围及教学、办学模式多样化的影响，很多大专院校档案材料呈现出复杂化和多样化的发展趋势。同时受高校档案资料的特殊性因素影响，比如档案内容更多的记录了学生的成绩材料、获奖材料、处分材料、入团入党材料等，还包括教师及相关管理人员的学历状况、资历状况及社会经历等内容，因此档案管理工作呈现出一定的多样性与复杂性特点。
第二，真实性特点。大专院校档案材料是对学生、教职工及相关管理人员的学习、工作、实践等内容的最原始记录，能够反映出其在过去某一段时期及过去所有时间段内的学习状况、工作状况、思想品德状况、身体状况、政治面貌等[2]。这些材料均需要经过学校相关部门的审查，以保证材料内容的真实性与各种手续的完备性，需要符合规定的材料撰写的基本要求，因此档案材料区别于个人私自撰写的材料，也不同于手续不全或者无头有尾等类似的材料。在材料管理过程中，如出现来源不明确或者内容不符合事实的材料，管理人员会在第一时间内将其剔除。因此可以说明大专院校档案管理能够真实的反映个体的状况，具备一定的真实性特点。
第三，实用性特点。大专院校档案管理工作是个体总体状况的最真实记录，相关用人单位可以根据档案材料有效了解个体的思想政治状况、学习状况、家庭状况、在校表现及整体素质，因此具备一定的实用性特点。
第四，动态性特点。这种动态性包括学生机教师的学习工作地点、学籍及工作调动等方面的变化对档案管理工作带来的影响。学生及教师档案是学生及教师表现与精力的重要证明，是其他相关管理的重要基础，因此具备有效的保存价值与参考价值，是评定个体全面发展状况的最原始记录与凭证，对于学生及教职工深造等具有重要的作用。另外，随着高等院校扩招趋势的发展以及学每年的毕业与择业，使得档案出现不断流动的状况，这种边产生边流动的状况使得学校档案管理出现一定的动态性特点，比如周期相对较短、稳定性相对较差等。
2、大专院校档案管理特点中存在的问题分析
第一，受大专院校学生档案管理工作多样性与动态性等特点的影响，很多大专院校档案管理工作中存在档案意识薄弱的状况，导致档案管理工作的边缘化。随着大专院校的不断发展与完善，档案工作的基本范围也由传统的日常收集发展到保管、知识管理等层面。长期以来部分大专院校对档案管理工作缺乏一定的重视，加之档案管理工作相对复杂、多样，且具备较短的周期性与动态性发展的特点，使得档案管理机构难以形成系统化的管理模式，群体档案管理意识相对薄弱，档案管理工作逐渐走向边缘化。
第二，档案管理机制不健全。受档案管理真实性的要求及动态性的发展特点的影响，很多大专院校在档案管理工作中出现应付了事的状况，尤其是针对学生的档案管理，包括档案材料与信息的移交、查阅、归档等环节出现不科学、管理机制不健全的状况，没有形成统一的管理标准，很大程度上影响了档案管理工作的深入开展。另外，很多大专院校并没有将学生的档案管理工作深入纳入到学校的相关管理日程上，因此缺乏有效的监督检查环节与指导考核环节，管理机制不系统。
第三，管理人员的整体素质有待进一步提高。档案管理具有真实性和实用性等特点，关系到学生日后工作与深入发展等问题，而现阶段很多大专院校学生档案管理工作主要靠一些兼职人员组成，其档案管理的业务能力、理论框架等相对薄弱，同时高校也很少组织相应的培训，导致档案管理工作存在很多问题。同时受到人员编制及人员基本业务素质等的影响，很多档案管理工作均以手工操作，在带来一定质量问题的同时，还影响了工作效率。很多档案管理人员在强大的劳动强度压力下，无法有效提升自己的业务素质与能力，因此一定程度上限制了档案管理工作的深入开展及其水平的有效提高[3]。
3、如何有效推动大专院校档案管理工作的开展
第一，不断加强对档案管理知识的宣传力度，强化档案管理意识。从学生自身的利益及未来发展需求出发，重视档案管理工作，采取多种形式宣传档案管理知识，提高档案管理工作人员的基本业务素质，提高学生的档案管理意识，推动档案管理工作良好的内外部环境的形成。
第二，建立有效的档案管理机制。根据学校实际发展状况与发展阶段，出台相应的规范性档案管理文件，使学生的档案管理工作有章可循，保证档案管理工作的进一步发展。
第三，不断提高管理人员基本素质。加强对档案管理人员基本业务能力、知识结构、管理能力等方面的培训，提高对档案管理人员的培训机会，系统的对档案管理人员进行基础理论知识与专业知识的培训与指导，提高其管理水平与知识运用能力，充分掌握档案工作的基本思维方式，不断增强自身素质，保证档案管理工作的有效开展。
4、结论
综上所述，有效做好大专院校档案管理工作，一方面能够推动高校自身的持续性建设与发展，同时还能有效保证大学生实现有效择业。大专院校档案管理工作是一项相对复杂多样的工作，但其价值却不可替代。随着国家教育尤其是高等教育的不断发展以及对毕业生就业择业的相关政策的调整，很多大专院校的档案管理工作均缺乏一定的规章制度保证。因此需要不断提高关于档案管理工作重要性的认识，以学生的基本需求为主，突出人本主义的管理理念，充分调动管理人员的主观能力型，推动档案管理工作的深入与可持续发展。
【参考文献】
[1]梁晓庆.高校成人教育学生档案管理的问题及思考[J].继续教育研究，2012（4）：44-45.
【关键词】数字化；档案；管理
数字化档案管理不仅通过采用先进的数字化储存技术对档案进行了有效保管，而且通过档案馆与馆之间的互借以及网络相互联通的方式构建了一个高速、及时，准确系统的数字化档案管理系统。并提高了档案信息资源管理的有效性和共享性。
一、数字化档案管理的内涵
信息资源的有效利用和共享是信息化建设的关键，档案资源因其标准化规范化的操作越来越受到人们的青睐。数字化档案管理系统基于大规模的数据库系统以及计算机技术，实现了对以下几种档案的数字化管理。如：科技、实物、文书、声像、照片、财务和人事档案等。数字化档案管理对价值较高的档案数据资料等多媒体信息进行电子存取。数字化档案管理系统可看成是存储数字信息的仓库。是计算机有序组织的、可处理的信息集合，它使用数字技术对档案进行信息资源的管理与组织，并能够存储大量信息，使用者可以借助于网络资源来方便高效地检索查询和获取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和时间限制的对档案管理进行储存和访问。档案作为一种重要的信息资源，在科技高速发展的今天将迎接信息技术时代的重大挑战。为适应社会信息化发展的步伐，充分利用高科技技术对档案信息进行管理，将信息数字化功能最大限度的发挥出来。档案管理数字化是档案管理发展的必然走向。
二、数字化档案管理的特点
（1）经济效益高。社会和经济的快速发展使庞大的信息量和落后的办公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企业成本大量增加。即以增加办公费用和办公人员这样一种方式来解决这一难题。而数字化档案管理是机读档案，不再是传统纸质为载体的档案信息。这样不仅节省了占地面积，节省了保管费用。而且方便查阅，因此也避免了重复印刷而造成的纸张浪费和不必要的增加人员的费用。（2）办公效率高。数字化的档案管理使信息资料能快速归档，并尽快使用。以人事档案管理为例，由于管理对象的范围，并具有很强的流动性，如工人进厂，退休，流动性等，要想准确了解统计这些情况，传统的档案管理方法必须“归档”后才能进行查询。数字文件通过网络计算机管理，能够准确地反映当前情况。数据查询通过数字化档案管理变得十分简单，可以真正做到让办公室的工作人员足不出户便可知晓天下大事，数字文件实际上已经成为一个没有围墙的边界文件，档案保管也形成了文件实体保管基地到信息控制中心的转变。（3）档案利用率高。由于传统的档案大都以纸质为载体，通常保管在档案馆、档案室，给使用者造成了极大的不便。数字化档案管理使查找档案更加方便快捷，使用者可以准确地查询到到自己所需要的档案。信息网络的实现大大提高了档案的利用效率。使用着可以不受空间和时间的限制，更加便利快捷。
三、提高档案数字化管理的建议
（1）提高档案信息管理的创新服务意识。单位领导的档案管理意识对档案管理工作的影响力颇高，所以对档案的管理工作各级档案管理部门还应该进一步落实加强。单位在人力、物力、财力上给予档案数字化管理工作强有力支持。同时还要在思想层次上支持档案数字化管理工作。在网络信息社会条件下，档案管理者应该充分认识到档案数字化管理工作所面临的严峻挑战和新形势，档案管理工作者应该要加强自身的职业素养，加强档案管理的主动意识，提高自身对档案管理工作的创新意识及服务意识。（2）加强档案管理人员数字化档案管理水平。单位档案管理者和部门应该提高职业技能，进一步加强对数字化档案信息系统的操作的技巧，应当鼓励档案管理者积极参加以计算机信息网络数字化技术为核心的技能学习和培训，并给予必要的支持。档案管理者还应熟练掌握档案专业知识。与此同时，单位还要积极向社会各界引进网络信息数字技术精通的专业人才，并对在职员工定期培训，使之成为档案数字化管理的坚强后盾。基于此，不仅可以提高档案管理团队的网络信息技术现代化技能，而且为档案管理数字化的实施创造了良好的条件。（3）推进档案管理工作的标准化体系建设。档案管理数字化的真正实现要依靠档案馆之间、档案管理主管部门之间、档案室之间的共同努力。而不是单靠某个档案馆所能独立完成的，档案信息数字化管理的真正实现，不仅要确保信息资源的共享，而且各级档案管理主管部门要及时制定和更新档案管理的标准规范，积极促进档案数字化管理工作的有效实施，进一步加强档案工作标准化体系的建立，实现档案管理与时代和信息科技的同步发展。
档案数字化管理与传统以纸质为载体的档案相比，其最大特点就是能够通过网络迅速查询，其流动性也更快。档案数字化管理的实现有利于档案管理信息资源的开发。随着数字化档案管理的不断深入研究、创新发展，数字化档案管理将彻底代替传统的档案给管理方式。
参考文献
[1]姜亮，张宇阳.浅谈数字化档案管理[J].云南档案.2008（1）
[2]朱宝钧.浅议高校数字化档案管理[J].开封教育学院学报.2003（6）
一、高校档案管理的特点
1、高校档案管理的社会性。高校是出人才、出科研成果的地方，历史使命决定了高校与社会的广泛联系。高校所招收的学生来自于社会，又在毕业后走向社会。近百年或十几年的教学过程中，学校积累了造就培养人才全过程的档案材料，反映了学生的学业、学历、文体生活以及思想修养、政治素质等方面情况。高校的科研课题、技术产品设计对象都是选自社会，产生的成果服务于社会。高校保存了国家和相关单位科研项目试验、试制全过程的档案材料，还包括已经应用于社会的科研成果鉴定、技术专利、技术转让，以及新产品招投标等若干方面的档案材料。由此而决定了高校与社会客观广泛的联系，所以社会利用高校档案是必然结果和大势所趋。
2、高校档案管理的综合性。高校在培养人才过程中，有开展教学活动的第一课堂，还有实习工厂、研究院所的试验室，此外，学生还要有针对性地参加社会实践活动。高校档案除了具有反映学校管理的文书档案之外，还包括教学活动中形成的教育专业档案、教职工管理的人事档案、财务活动中形成的会计档案和科研活动中形成的科技档案，以及产业档案、房地产档案等等。而记述上述各种校务活动的档案材料，构成了高校档案的综合性。
3、高校档案管理的系统性。高校档案材料形成部门庞杂，形成的档案载体种类多、数量大，成为一个独特的档案管理系统。该系统包括纸质载体档案、实物档案，还包括电子档案、声像档案；除了传统管理方式之外，还包括虚拟形态的网络档案管理系统。多元档案管理及其形成的一系列文件整理、借阅利用、复制传真等管理活动，构成了复杂的高校档案管理的系统性。
4、高校档案管理的通用性。院校档案管理活动的基本规律决定了各个院校各专业在教育体制、理念，教育方式、方法，教学内容和标准，以及教学周期、管理制度等若干方面的共性。因此，记录和反映这些教学活动的高校档案和高校档案管理，也必然存在着共同的特点。某一院校的某一专业的教学大纲、教学计划和教材，不但在同一院校的同一专业的几届同年级的教学活动中可以连续使用多年，而且还可以在不同院校相同专业的同年级教学中相互借鉴，或直接加以利用。随着我国高教事业不断发展进步，教学改革不断深化，教学与世界接轨的步伐不断加快，那么，某些教学理念，管理体制等宏观管理活动，不仅在某一个国家之内，甚至在全世界范围之内，也可以相互借鉴，相互使用。所以，高校档案管理的通用性，就是高校档案管理活动的一大典型特征。
5、高校档案管理步入市场而产生的竞争性。市场经济体制的完善，从客观上决定了高校各项管理活动必须与市场接轨，必须逐步适应市场竞争格局这一局面。档案管理属于高校管理活动的一部分，在高校以市场需求为导向而培养各类人才，高校教育与社会人才市场良性互动的发展过程中，学生档案信息资源必然为社会所需，必须与人才信息数据库相衔接。在学校科研活动紧密围绕国家科研项目与应用技术试产开发过程中，在高校与企业“产学研”强强联手运作中，高校科研产品、技术发明专利又将成为科技市场的“热手货”。高校科研档案信息将按照市场准入法则，逐步步入市场竞争领域。这是高校档案管理工作发展的大势所趋。
我们探讨高校档案管理特点，就是为了发现和掌握高校档案管理工作的发展规律，更好多更快地发挥高校档案的社会作用，更好地为本校及全社会服务。
二、高校档案管理产生的作用
1、在教育评估方面的作用。开展高等教育评估是提高高校教育质量的一项重要举措。然而，评估教育质量与档案利用密不可分。丰富系统的档案材料，全面准确的档案信息，是高校开展教育评估工作的基础和依据。无论评估工作日程安排、评估内容、操作程序、指标确定，最终都凭借大量的档案材料，才能对一个高校作出全面、公正、准确地评估。
2、在教学改革中的作用。高等教育体制改革、教学改革、高校教职工队伍管理改革是普遍的、越来越深化的、涉及我国长远发展的重大活动。不管改革从哪一方面下手，进行到何种程度，取得何种成果，都与高校档案和高校档案管理水平密切相关。比如，全国教育资源的整合配备，高等教育发展规划的制订，某些高校撤并、重新组合，乃至某一高校的专业增加或更新；课程设置、教学计划安排、师资队伍建设、教学管理等方面改革，都是形成档案与利用档案之过程。而上述改革都需要在依靠档案信息和档案数据，在总结经验基础上的方案论证、修改，以确保改革稳步推进和最终成功。
3、在科学研究工作中的作用。高校为培养出社会急需、专业对口、就业率高的人才，离不开科研工作。一所高校能否具备高精尖科学研究水平，也是衡量该校教育水平、教育质量的重要标准。高校科学研究工作首先得力于本校科技档案的利用。科学技术是第一生产力。科技档案是具有潜在利用价值的生产力要素。充分发掘利用高校科技档案资源，将高校科技档案中的先进科技成果，直接为发展高校科学研究工作，为积累高校科技实力，为国家科技发展、经济建设和社会进步服好务，与企业合作，走出一条产学研良性互动的广阔大道，都依赖于高校科技档案价值的全面、系统与深入发挥。
一是领导决策的参谋。学校领导要做出科学的决策，就要进行研究，就要以档案作为重要依据。二是处理各种问题的凭证。档案是过去学校工作的原始记录，可为学校处理各种问题提供凭证。如现在社会上有些人伪造学历证明，我们通过查阅学籍档案和有关资料，就可得到真实的情况。三档案也是宣传教育的素材。档案翔实记录了教育事业发展的历程和教育工作者的奋斗足迹。四档案是教育评估的主要依据。五档案与教学改革密切相关。高等教育体制改革、教学改革、高校教职工队伍管理改革是普遍的、越来越深化的、涉及我国长远发展的重大活动。
近些年以来，随着中国高等教育的持续发展，高职院校教育也呈现出多元化的发展趋势，这些多元化的发展趋势决定了其教育教学模式与管理的多样性特点，同样档案管理作为高校管理工作的组成部分，也形成了其特有的发展模式与发展思路。
第一，多样性特点。受大专院校生源范围及教学、办学模式多样化的影响，很多大专院校档案材料呈现出复杂化和多样化的发展趋势。同时受高校档案资料的特殊性因素影响，比如档案内容更多的记录了学生的成绩材料、获奖材料、处分材料、入团入党材料等，还包括教师及相关管理人员的学历状况、资历状况及社会经历等内容，因此档案管理工作呈现出一定的多样性与复杂性特点。
第二，真实性特点。大专院校档案材料是对学生、教职工及相关管理人员的学习、工作、实践等内容的最原始记录，能够反映出其在过去某一段时期及过去所有时间段内的学习状况、工作状况、思想品德状况、身体状况、政治面貌等。这些材料均需要经过学校相关部门的审查，以保证材料内容的真实性与各种手续的完备性，需要符合规定的材料撰写的基本要求，因此档案材料区别于个人私自撰写的材料，也不同于手续不全或者无头有尾等类似的材料。
第三，实用性特点。大专院校档案管理工作是个体总体状况的最真实记录，相关用人单位可以根据档案材料有效了解个体的思想政治状况、学习状况、家庭状况、在校表现及整体素质，因此具备一定的实用性特点。
第四，动态性特点。随着高等院校扩招趋势的发展以及学每年的毕业与择业，使得档案出现不断流动的状况，这种边产生边流动的状况使得学校档案管理出现一定的动态性特点，比如周期相对较短、稳定性相对较差等。
新形势下，高职院校档案管理与实际教育改革的需求之间还存在一定的差距，尤其是与高职深入开展产学研相结合的改革力度与成效相比，高职院校的档案管理存在显著的滞后性，主要表现如下：
第一，受高职院校学生档案管理工作多样性与动态性等特点的影响，很多大专院校档案管理工作中存在档案意识薄弱的状况，导致档案管理工作的边缘化。
第二，档案管理机制不健全。针对学生的档案管理，包括档案材料与信息的移交、查阅、归档等环节出现不科学、管理机制不健全的状况，没有形成统一的管理标准，很大程度上影响了档案管理工作的深入开展。另外，很多高职院校并没有将学生的档案管理工作深入纳入到学校的相关管理日程上，因此缺乏有效的监督检查环节与指导考核环节，管理机制不系统。
第三，管理人员的整体素质有待进一步提高。现阶段很多大专院校学生档案管理工作主要靠一些兼职人员组成，其档案管理的业务能力、理论框架等相对薄弱，同时高校也很少组织相应的培训，导致档案管理工作存在很多问题。
针对以上高职院校档案管理存在的问题，我们应该如何有效推动大专院校档案管理工作的开展呢？
第一，不断加强对档案管理知识的宣传力度，强化档案管理意识。从学生自身的利益及未来发展需求出发，重视档案管理工作，采取多种形式宣传档案管理知识，提高档案管理工作人员的基本业务素质，提高学生的档案管理意识，推动档案管理工作良好的内外部环境的形成。
第二，建立有效的档案管理机制。根据学校实际发展状况与发展阶段，出台相应的规范性档案管理文件，使学生的档案管理工作有章可循，保证档案管理工作的进一步发展。
关键词：文书档案；管理
作为服务型及高技术型的工作，文书档案管理不仅在各单位和企业具有重要的作用，还因为时代的进步有着巨大的发展空间。为了保障档案质量，发挥其服务性能，就需要在安全、操作等方面进行优化，完善其制度和规范，从而确保档案的完整性和安全性，加强信息资源的开发和利用价值。
一、文书档案管理概况
1.文书档案管理概念。档案管理是企业管理工作中最基础、最根本的工作，是信息化建设的重要部分。文书档案管理作为档案管理中的重要内容，在业务决策、企业发展上都承担着重要的作用。文书档案管理表面上可以理解为对企业事业单位等历史资料的总结和保存，实际上还肩负着行政管理、科学研究、业务开展以及宣传教育等多项职责，是企业和单位实现科学管理发展的基石。目前，文书档案的重要作用不断被人们发现，其通过收集和归档进行服务工作的价值也越发受到社会的关注，在现有基础上完善管理制度和方法，提升其技术水平与保密等级等，已成为企业事业单位发展的一项核心内容，因此规范文书档案的保密管理、创新管理手段和方法，不仅是时代潮流，也是一种必然的现实需求。
2.文书档案管理存在的问题。文书档案由于资料繁杂，管理过程设计人员较多、标准化过程难以控制，因此实际工作中常出现各种问题。研究文书管理方法必须对现有问题进行充分认识，以实现深入的结构调整和改进。文书档案管理的概念产生已久，但部分人员对文书档案的管理意识还十分不足。档案管理工作人员过于重视红头文件而忽视普通的编号文件，使得档案时间不连贯、准确性低、工作效率和工作质量低下，难以满足信息查找和处理工作的要求。其次，一些企业或单位档案意识淡薄，缺乏文书档案的收集、整理、归档工作流程，也缺少对文书档案保密管理原则、方式的设计和规定，无法保证文书档案归档率、完整性和准确性，使得相关人员在实际工作中得不到有效的借鉴和指导，降低了档案的利用效率。此外，在很多企业当中，档案与文书分属不同的管理条块，两部分人员若不能得到及时的信息沟通和一致的管理规范，就极容易出现衔接方面的脱节与不顺畅，造成漏归、错归等现象的产生。
3.未来文书档案管理特点及发展趋势。文书档案具有稳定的传承性，是企业创新和发展数据来源，同时作为行政管理中的后台基础工作，又决定着企业的各项事务能否顺利开展。在各种文书档案中，一些重要的档案承载着企业的核心价值，因此具有极强的保密性。不同企业对此采取了不同的保密方法，但保密原则基本相同。文书档案管理的保密原则主要包括全过程标准化控制、分级管理两个方面。前者通过对文书档案实行前端控制和全过程的保密管理，在收集、鉴定、分类等多个环节实行标准化控制，确保档案的安全和完整性。后者则采用划分保密等级的形式，将责任落实落实到具体个人，从而保证档案管理的质量。除了传承性和保密性，信息化逐渐成为现今文书档案管理的新趋势。传统的方法采用纸质档案和人工填写，对环境和人员有较高的要求，且随着时间的发展，必然出现一定的问题和弊端。现阶段企业电子文档虽然普及，但部分企业和单位仅仅局限于将手写内容转化为电子文本，并未完全实现档案管理的信息化，文书档案的信息化管理还未得到真正的开发和利用。
二、新形势下文书档案管理改进方向
1.健全文书档案管理规章制度。为了实现文书档案管理工作的科学开展，需进一步细化档案收集保管流程，明确档案管理职责，同时根据企业或单位的实际情况以及相关的法律法规，对关键问题如归档期限等进行规范和管理。各单位在制定文书档案管理规章制度时，应对突况做出充分考虑，避免由于管理漏洞造成不必要的损失。此外，相关领导档案管理意识不强，资金和人员投入较少，导致档案管理人员素质及薪资待遇普遍低于其他员工，造成其管理意识较差、责任心不强，因此，适当加大档案管理支持力度 ，制定文书档案管理的监督考核机制，将促进档案管理人员工作积极性，从而提高其工作效率。信息化时代使得信息的安全性得到极大的弱化，完善的信息化建设和系统管理应具备完整的防御能力，能够有效地对档案的实体安全和信息安全做出保证。建立这一科学的档案管理规章制度，就要充分考虑其保密性，做到总体设计和具体环节的安全信息管理，以适应不断发展变化的文书档案收集及保密需求。
2.强化档案管理人员专业技能。作为一名优秀的档案管理人员，专业水平和专业技能直接决定了能否应对档案的分类整理立卷等工作，而管理人员的积极性则决定了其是否具有资料的安全保密意识以及责任感。企业或单位在招聘档案管理人员时，从人才引进的角度，应甄选优秀的档案管理专业人才加入企业，提升专业化人才当量。而在日常培训时，可以通过培养管理人员对资料的敏感性树立其管理理念，通过专业技能的学习来实现整体素质的提高。培训的内容和形式可以多样化，例如聘请相关学校的老师现场讲解、开展团队竞赛活动等，通过加深学习体验达到强化专业知识的目的。此外，档案管理部门应当主动与企业文化建设部门及相关部门积极配合，加强部门之间的联系，通过文化宣传来提高企业或单位内部对文书档案管理工作的了解，从而将强档案管理人员的工作积极性和责任感。档案管理人员的整体素质决定着文书档案收集及归档工作效率及质量，多维度的培训不仅有利于个体的自我提升，还有利于充分发挥文书档案的最大价值。
3.搭建信息化文书档案管理平台。传统文书档案收集及归档工作存在过于被动且资源遗漏严重等问题。为此，企业或单位应对传统文书档案收集模式进行改进，在原有模式的基础上搭建新的信息化文书档案管理平台。在平台的研究和建立过程中，除了科技投入，还可以引进信息收集、保管的技术方法，例如图像、声音与文本的转换方法，以此加深对资料的连续性和历史性的了解。在信息保密制度下，通过相关的保密级别，对信息进行数据化处理，加强数据化档案的安全性。最后，企业在选择合适的管理软件时应慎重，目前已较为成熟的办公自动化系统和档案管理系统为企业或单位提供了更多的选择，新技术的发展也使得数据录入等更为简洁，选择管理软件时应对其操作难易程度、后期维护以及保密性能作出充分考量，建设与时俱进同时适合自身发展的信息化文书档案管理平台，充分发挥文书档案的服务性质。信息化的管理平台代替人工，在工作效率、失误频率上都有了显著地提升，但不可避免的存在众多安全隐患，只有管理人员加强日常的软硬件设备维护，完善信息应急措施，才能从根本上发挥信息化平台的优势，确保档案的安全。
三、Y语
文书档案是企业发展过程的记录者，也是核心技术和数据的承载者。明确文书档案管理工作的特点，充分意识其价值，是各单位及企业不可缺少的任务之一。未来的文书档案管理工作将在信息化的道路上不断发展，其保密性和传承性也将不断被强化。完善文书档案收集和归档等工作，建立科学的档案管理平台不仅是个体需要，也符合时代和社会发展的需求。
参考文献：
1林业科技档案的主要特点
1．1专业性
科技档案与其他档案的最根本区别在于它产生、形成于科技活动中，而科技活动是分专业进行的，具有较强的专业性，专业性的特点是实现科技档案管理的重要依据之一［1］。林业科技档案除了具备科技档案的共性外，还有其自身的专业特点。以咸宁林科院为例，在对竹类、杉木、油料作物等方面的研究时，归档材料就含有调查记录表、观察记录表、施工记录表等大量的专业调查数据；如潜山森林公园规划建设工程项目就包括建筑施工图、工程预算书等归档材料，涉及建筑、水利等多个方面、多个专业的内容。
1．2成套性
林业科技项目在立项、审批、调查研究、规划设计、工程施工、竣工验收整个过程中都体现了成套性的特点，即围绕着一个独立的科研项目或课题形成，每一项都是相互关联，密切联系，记录了完整的科研项目活动。
1．3阶段性
由于有的林业科研项目周期长，可以根据项目需要，采取按阶段归档的方法，即按照科研准备、研究试验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用五个阶段进行归档，每完成一个阶段的工作，就可以将该阶段形成的科研文件整理归档，补充到该科研项目档案中去，这样的方法既利于收集、整理，又科学、有序。
1．4保密性
林业科技档案是广大林业科技人员在科学试验、生产实践中形成的，是科技工作者辛勤付出、不懈努力的成果，反映了林业建设真实记录，在某些方面具有专属性和独创性，属于国家和单位的知识产权保护范畴，必须得到尊重和保护，要加强对科技人员和科技档案工作人员的保密教育，定期研究和审查林业科技档案的内容，适当调整保密范围和密级，确保林业科技档案与科技资源的安全。
2林业科技档案管理存在的问题
2．1档案管理模式传统
林业科技档案是林业生产活动的记录和凭证，又是林业生产活动必要的参考和依据，在林业生产活动中具有重要作用［2］，但长期以来，由于受传统模式的影响，林业科技档案信息化管理不够。从档案保存方面看，纸质多于磁质、磁质多于光质、光质多于声像，档案管理现代化水平低，很多林业科技单位只是简单地把档案信息要素录入计算机，在查询、借阅、管理、利用上缺乏技术支撑，严重影响科技档案管理水平。
2．2科技人员存档意识淡薄
部分科技人员对档案材料的收集、整理、归档意识淡薄，只重视科学实践活动和科技成果论文的发表，轻视档案资料的收集，没有认识到林业科技档案是林业科技项目建设工作中的重要组成部分，是项目验收的重要依据，有的人上交档案的积极性不高，不能够主动配合档案管理人员工作，往往是等到检查验收时临时抱佛脚，致使档案管理难以顺利开展。
2．3管理人员专业水平不强
档案的信息化管理给新形势下的档案工作提出了更高的要求，然而在部分林业科技单位，档案管理工作人员身兼数职，没有时间、没有精力去学习更多专业知识或进行专门培训以此提升自己的专业技能。特别是有的档案管理人员没有直接参与到科研活动或科技项目具体过程中，对科研项目本身缺乏基本了解和认知，仅凭个人经验进行分类，导致归档不完整、不准确、不系统，严重影响了林业科技档案收集质量。
2．4档案管理规范化程度不高
有的林业科研单位对林业科技档案管理认识不足，对科技档案资源运用不够，存在重视不够、措施不到位、规范化建设投入少等问题，致使档案管理水平层次低。
2．5档案管理体系不完善
尽管很多林业单位设立了专职或兼职档案管理人员，但管理体系不够健全和完善，缺少专业的林业科技档案管理制度，存在着林业档案统一管理难、归档立卷难、资料查阅难“三难”问题。比如在林业科技档案统一管理方面，由于我国还没有建立统一的林业档案规章制度，各类林业资料往往没有统一由林业科技档案管理部门或管理人员进行统一管理，造成林业科技档案不健全、不完全、不集中问题。
3林业科技档案管理的基本规范
3．1明确归档范围
林业科技档案管理有其自身的特点和规律，必须保证林业科技档案整理的规范化程度，切实遵循林业科技档案以课题成套进行归档的特点。一般按照科研准备、研究试验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用五个阶段组织收集资料归档。具体包括：科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、技术考察及调研报告、课题论证报告、科研课题研究计划和协议书、合同；各种载体的重要原始记录；各种检验分析报告、实验报告，专利申请的有关文件；设计文件、图纸、重要的往来技术文件、课题鉴定申请书、工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料；科研投资情况、决算材料、科研成果和奖励、申报材料及审批材料、获奖证书、推广应用经济效益和社会效益的证明；推广应用方案，技术转让合同，协议书，成果推广应用中形成的技术文件及工作总结，成果宣传报道等等。
3．2确定归档时间
归档时间的确定直接影响到归档文件的质量，决定着归档工作能否正常进行。归档时间应根据林业科技活动的规律和科技文件的形成特点来确定。对于周期较长的林业科研项目，一般采取按阶段归档的方法，即按照科研准备、研究试验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用五个阶段进行归档，每完成一个阶段的工作，就将该阶段形成的科研文件整理归档，补充到该科研项目档案中去。对于活动周期不太长的林业科研项目，可在该项目结束后进行归档。此外，有的林业科研项目不仅周期长，而且由若干子项目、子课题组成，这些子项目、子课题一般相对独立，可在每个子项结束后对该子项进行归档。为便于记忆简易分为：按阶段归档；在一项科技活动结束后归档；按子项归档；按年度归档；随时归档。
3．3划定保管期限
林业科技档案的保管期限一般分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。划分原则为：凡是具有长远利用价值的应该永久保存；凡是在一定时期内，具有利用价值的可以定期30年保存；凡是在较短时期内，具有利用价值的可以定期10年保存；凡是介于相邻两种保管期限之间的档案，其保存期限一律从长。
3．4注重日常管理
在林业科技档案中新技术、新品种、知识产权和种质资源都具有非常高的经济和社会价值，作为存储这些信息的载体—林业科技档案的管理就显得尤为关键。因此，在日常管理中要严格按照《中华人民共和国档案法及其《实施办法》等法律规章，建立健全档案保管、保密、利用、统计、移交和档案人员岗位责任制等等，以严格的制度管人管事。
4强化林业科技档案管理的对策措施
4．1强化认识
作为林业工作部门要充分认识到林业科技档案管理工作是林业工作的重要组成部分，是推动林业科技进步的必要资源；是发展林业经济、创造林业效益的基础工作。特别是基层科研单位领导，要重视档案管理工作，将所需经费列入单位年度财政经费预算，加大资金投入，不断加强基础设施建设，配备必要的硬件设施设备，建立利于档案内网在线查询的信息化管理系统。另外，林业科技档案工作专业性强，档案管理人员要强化认识，与时俱进，除了学习档案专业基础知识外，还需要补充林业科技专业知识，不断提高综合管理水平。同时，有关单位应及时组织档案管理人员参加林业专业知识的学习培训，抓好专业技术教育。只有这样，林业科技档案管理才会科学、规范、有序，档案信息化管理水平才会得到有效提高，档案开发利用才会便捷有效。
4．2完善制度
林业科技档案的开发利用，离不开档案管理制度的保障，相关林业科技单位应以国家有关档案管理制度为依据，结合本单位实际，按照林业科技档案管理规范和社会发展需要，建立健全相关制度，从根本上提高林业科技档案管理正规化建设水平。
4．3加强应用
林业科技档案工作的根本目的就是尽可能地开发利用其信息资源的潜在价值，服务于现代林业建设与林业科技发展，服务于国家的经济建设。林业科技单位要善于提高档案信息资源的利用率、提高档案管理科学化程度、提高工作效率。林业科研人员要主动挖掘本地区林业科技发展特点，善于利用已有的科研成果、科技档案信息，不断拓展服务范围、深入开展送科技下乡活动，将实用的致富信息送到林农手中，为林业生产提供可靠依据。档案管理人员要根据科学研究的实际，围绕特定课题及时地、连续地向科研人员提供对口径的各种档案文献资料，直到课题完成，通过课题跟踪服务，使研究者及时获得攻克难关的资料，避免重复劳动，充分发挥好服务保障作用，使课题研究人员不断充实、修正、完善自己的研究内容和方法。
4．4实现信息化管理
档案信息化建设是目前林业科技档案管理必须采取的重要举措，各单位要把科技档案信息化建设作为信息化建设的重要组成部分进行统筹规划，使档案信息化建设与单位信息化建设同步协调发展。档案管理工作人员要紧跟社会发展潮流，从收集完整齐全、真实可靠的档案信息着手，积极应用计算机技术、光盘技术、多媒体技术，将先进科学技术和设备应用到林业科技档案管理之中，从档案的收集、分类、编目、存贮、查询、借阅、归档等环节实施一体化管理。
4．5建设相对稳定的档案管理队伍
林业科技档案工作连续性强，档案管理人员的频繁调动，无疑将影响到档案工作的连续性，因此，从维护档案工作的长远利益考虑，必须抓紧抓实做好档案管理人员的稳定工作，增强他们的责任感，充分调动从事档案工作的积极性、创造性。同时要根据林业科技工作的特点和需求，不断加强人才队伍建设，培养一批有专业知识，有专业技术的人才充实档案队伍，安排相对固定的人员管理林业科技档案，以保证档案管理工作的延续性，从而促进林业科技档案工作的持续稳定发展。
4．6完善档案管理体系
