时间：2023-05-28 09:31:13
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[关键词]：高校教育档案 信息化 档案信息资源
高校教育档案是高校在进行教育活动中所留下来的各种信息、数据、文档、资料等。依托先进的信息技术手段，提高高校教育档案管理和应用的效率，使其更好地为高校教育教学服务，是高校教育改革的重要方向。
一、档案信息化管理是时展的必然趋势
高校作为教育的最高层次，承担着培养高素质人才的历史使命，丰富有效的教育教学活动，是高校日常工作的重要组成部分。具体来说，高校教育档案包括关于上级部门开展教育工作的指导性、指令性文件，当期教学计划、各学科教学大纲，重点课程建设资料，教学质量检查、教学观摩、课堂教学质量分析资料，以及学员管理、课堂教育、考试考查等各方面的资料。高校教育档案工作对于高校发展有着积极的意义。通过对高等教育档案信息资源的搜集与整理，可以记录高校教育活动的轨迹，从中探索高校教育的发展规律，积累高校教育工作的重要成果和宝贵经验。高校教育档案信息化建设，是指在教育档案管理活动中，通过现代信息技术对教育档案信息资源进行处置、管理，并提供相应的信息资源利用服务。随着我国高等教育的进一步发展，高校教育活动愈发的丰富与多样化，教育档案管理愈发的繁琐复杂，通过更加便捷的工具来推动和加强高校教育档案管理已经成为一种必然趋势。当今社会已经进入信息时代，现代信息技术代表着科技发展的方向，其功能十分完善、强大，已经能够满足高校教育档案建设的基本需求。将现代信息技术引入到高校高等教育档案建设中来，实现档案管理手段的转变，是高校教育档案发展的重大变革。
二、高校教育档案信息化建设中存在的问题
档案信息化建设是传统档案走向现代档案的重要标志，也是高校教育档案改革与发展的重要途径。当前高校教育档案信息化建设中，存在以下问题，阻碍了档案信息化建设的进程。
1.高校教育档案信息资源缺乏系统性
教育教学活动是高校最重要的工作内容之一，是由高校各个部门和高校教师、辅导员分工协作、密切配合共同完成的系统工程。在这一过程中，参与各种教育教学活动的部门中都产生了大量的档案信息资源，如何将这些繁琐复杂的信息资源及时、准确、有效地录入到高校档案管理系统中，使之成为一个系统完整的高校教育档案体系，成为高校教育档案信息化建设中亟待解决的问题。
2.高校教育档案信息化建设投入不足
目前，我国高等教育已经步入了发展的快车道，但在具体的发展实践中，各高校也面临着诸多困难，需要使用经费的地方也非常多，相对来说，对档案信息化建设的资金投入比例相对较低，用于档案信息化建设的经费也十分有限，无法购置好的软件及硬件设备，使高校教育档案管理落后于学校发展的步伐。
3.高校档案工作人员整体素质有待提高
人是高等教育档案信息化建设的关键因素。高校教育档案信息化建设，对档案工作人员提出了更高的要求――在具备传统的档案业务能力基础上，要具有一定的档案信息化管理意识和先进的理念，还要掌握一些现代信息技术。从现实情况来看，各高校档案工作队伍虽然整体素质已经有所提升，基本保障了档案信息化管理工作的顺利进行，但档案管理工作人员却很少能够比较深入、全面地理解高校教育档案信息化建设的重要意义，自然也就很难积极主动地参与到高校教育档案信息化建设工程中来，影响了高校档案信息化建设的进一步发展。
4.高校教育档案信息资源的利用率较低
高校教育档案是高校有效教育教学活动的记录，是高校发展成果的凝结。从高校发展的角度来讲，高校教育档案信息资源对于高校下一阶段的工作有重要的启示作用；从学生个人而言，这些档案信息资源对于学生的终身发展也有着积极的意义。但从目前的实际情况来看，虽然现代信息技术为高校教育信息资源的检索和利用提供了便利条件，但高校教育档案的利用率仍然偏低，这在一定程度上也阻碍了高校档案信息化建设的进程。
三、高校教育档案信息化建设的几点策略
档案信息化建设是一项复杂的系统工程，要加快档案管理现代化、信息化的建设，应从以下几方面入手：
1.制定并完善高校教育档案信息化建设制度
“没有规矩，不成方圆。”高校教育档案信息化建设是一项系统工程，需要有统一标准来规范和约束建设行为。制度就是规矩，是高校档案信息化建设的标准。高校档案管理部门和工作人员要严格遵守国家档案管理制度，并在此基础上制定适合本校、本部门的档案管理制度，对高校教育档案信息资源的搜集、整理、录入、保存、查询等环节进行规定，推出相关适应信息时代的便于操作的相关制度，使高校教育档案工作制度化、规范化、科学化。
2.加大对高校教育档案信息化建设的投入
高校教育教学管理部门要提高档案管理意识，要强化“以史为鉴、以档案为镜”的档案建设观念，重视高校教育档案信息化建设，从政策上和财政上给予倾斜，加大高校教育档案信息化建设的投入力度，从软硬件两方面支持高校教育档案信息化建设。同时，高校档案部门也要善于运用资金，加强对资金使用的监管，并通过有效规划提高资金使用的效率，争取“花少钱，办实事”，推动高校教育档案信息化建设工作。
3.提高高校教育档案工作人员的素质
重视档案工作人员的业务培训工作，创设机会开展校内各部门之间以及各高校之间教育档案工作人员之间的业务交流，使他们就工作中出现的新情况、新问题及新的解决方法进行积极的探讨和研究，引导和帮助他们更新观念，强化教育档案信息化建设意识。并且要主动吸收高素质人才加入到高校教育档案队伍中来，为教育档案工作队伍注入新鲜血液。同时，还可以尝试引入竞争机制，从客观上营造一种氛围，使教育档案工作人员努力学习，提高业务水平，从而打造一支素质优良的档案工作队伍。
4.提高高校教育档案信息资源的利用率
“以使用促发展”。近年来，对高校教育档案信息资源的利用需求不断增加，服务对象也由在校学生扩大至历年毕业生，服务内容也从最初的便于教育教学管理，扩大到提供选课参考、学历认证等方面，这些都为教育档案信息化建设带来了新的助力。高校教育档案信息化建设要关注这一变化，加强对资源的整合与分析，提高信息资源质量，强化档案服务理念。以上措施都将有力地推动高校教育档案管理信息化建设进程。
四、结语
高校教育档案信息化建设是档案事业发展的重要举措，将极大地促进高校档案工作现代化、标准化、公开化和服务化，对于学校教学、教务管理提供更多的支持。要充分认识到高校教育档案信息化建设的重要意义，为推动档案信息化建设做出积极贡献。
参考文献：
关键词：档案信息化；建设；档案管理
档案信息化的核心是转变保存方式，将以实体保存的档案管理模式转化为以数字化信息保存的档案管理模式，从而达到长期保存档案信息，实现档案资源共享，方便档案寻找查阅的目的，提高档案的管理能力。当前，大多数档案管理部门已经实施档案信息化管理，但由于档案信息化建设还处于发展探索阶段，在实施过程中易受到其他因素的影响，降低档案管理能力。因此，本文研究的目的就是通过对档案信息化建设与档案管理的思考，提高档案管理质量，实现档案资源的合理利用。
一、影响档案信息化建设与档案管理效率的因素分析
（一）对档案信息化建设缺乏正确认识
档案信息化建设改变了传统档案管理方式，是对档案管理服务理念的变革，但部分管理人员对此缺乏正确的认识，未认识到信息技术对档案管理的影响，信息技术对档案管理的影响主要体现在三方面：一是利用信息技术实现档案管理的信息化能够提高单个部门的职能效率；二是实现档案信息化的建设能够方便档案的管理与查阅，有效提高个人的工作效率，并为民众提供方便；三是有利于实现档案资源的共享，提升组织效率。但部分人员由于未认识到档案信息化建设的优势，阻碍了档案管理的变革，降低了档案管理能力，影响了档案管理的效率。因此，对档案信息化建设缺乏正确认识是影响档案管理效率的因素之一。
（二）对运用信息资源存在错误观念
对运用信息资源存在错误观念是影响档案信息化建设与档案管理效率的因素之一，阻碍了档案管理水平的提高。传统档案管理理念认为，档案管理的目的就是将档案入馆，较好的长期的保存下来，以便以后的查阅。而现代信息化档案管理的核心是实现资源的共享，将注意力由如何存放档案转移到如何充分利用档案资源上面，以更好地利用档案资源、服务大众为主要目的，以提高档案资源的利用率，发挥档案资源更大的作用与价值。但部分管理人员的观念还是较为传统，只注重档案资料的管理保存，不注重档案资源的合理利用，致使档案管理的效率低下，档案管理水平较低。
（三）档案部门信息化水平存在差异
由于各地的经济水平不同，档案部门的信息化施设以及管理人员的专业能力都会存在一定的差距，导致了档案部门信息化水平也存在较大的差距，这已经严重影响了档案管理的效率。有些部门较早使用计算机辅助管理档案，档案管理的信息化水平较高，但有些部门却仍旧使用单机操作，无法实现资源共享，档案管理的信息化水平较低，由此导致网络技术的优势未被发挥，档案信息化管理水平参差不齐等问题，从而影响了档案信息化建设与档案管理效率，致使档案管理能力较低，无法合理利用档案资源。
二、加强档案信息化建设与档案管理的几点思考
（一）加强电子文件的管理
随着计算机档案网络的建立，越来越多的重要文件被传输到网络上，致使电子文件的档案管理至关重要。实践表明，通过电子文件的管理能够保存重要信息，使档案信息的价值最大化，具有重要意义。因此，加强电子文件的管理十分重要，需要做到以下几点：一是建立管理电子信息与维护档案资源网络的技术部门，保证电子文件归档制度化、专业化，从而增强电子文件的管理能力；二是做好电子文件的相关处理工作，在电子文件管理过程中，管理人员需要及时进行电子档案的接收、处理、保存以及文件格式的更改等工作，保证电子文件管理的有效性；三是解决好电子文件的保存问题，电子文件的形成时间短，能否长期储存缺乏验证，因此在电子文件管理过程中需要解决好电子文件的保存问题，对于长期储存的文件需要定期复制，避免出现档案信息丢失的情况。
（二）建立网络档案
建立网络档案能够有效提高档案管理的效率，具有较好的效果，建立网络档案需要做到以下两点：一是建立档案网站，发挥网站的优势，通过建立内部服务网站以及公众服务平台，提高档案管理的服务功能，使网络档案成为档案信息服务的平台，大力宣传网络档案信息，实现档案信息的合理利用；二是采购必要的硬件设备，硬件设备是提高档案管理能力的基础，信息化的档案管理离不开计算机设备的支持，必要的硬件设备是保证网络档案信息交换，共享的基础条件。研究表明建立网络档案有助于提高档案管理的安全性与可靠性，具有重要的价值。
（三）提高信息化管理手段
提高信息化管理手段是提高档案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有两点：一是建立健全的管理制度，依照档案管理的规章制度实施档案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是转变管理方式，从传统的管理方式转化为现代化的管理方式，依照工作重点提供信息，组织信息，从而达到提高信息化管理手段的目的。
（四）提高档案管理人员的业务素质
档案管理人员的业务素质决定了档案管理的效率，因此提高档案管理人员的业务素质至关重要，提高档案管理人员的业务素质主要需要做到以下几点：一是选择具备专业能力的档案管理人员，档案管理人员的工作不仅仅是存放档案，还需要完成在网络上对档案进行储存、接收，并对档案格式进行修改等工作，需要管理人员具备计算机知识与能力，因此需要选择具备专业能力，业务素质较强的管理人员。二是定期进行培训，技术在不断地发展，档案管理人员也需要不断地学习，以满足社会对档案管理人员日益增长的要求，通过定期组织培训可以增加管理人员的知识储备，使管理人员与时俱进，提高管理人员的业务素质。三是建立竞争机制，合理设置岗位，做到人尽其才，充分发挥管理人员的主动性，并激发管理人员工作的积极性。探析档案信息化建设与档案管理具有重要的意义，有助于转变传统的档案管理方式，使档案资源得到充分的利用，提高档案的管理能力。因此，本文主要研究了档案信息化建设与档案管理存在的问题以及提高档案管理效率的策略，通过研究档案管理的相关内容，加深对档案信息化建设与档案管理的了解，提高信息化建设与档案管理的能力。总之，对档案信息化建设与档案管理的几点思考是具有重要价值的。
参考文献：
[1]李晓琳,王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理，2016,14(5)：115-116.
[2]王晶，李晓华.档案管理工作必须为档案信息资源的开发和利用服务[J].黑龙江科技信息，2010,02(11)：139-140.
1 明确档案信息化
档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的指导之下，各个部门与机构全面应用现代化信息技术，对档案的信息资源以及数据等进行搜集、整理等，保证可以提升档案管理工作效率，优化档案管理工作体系，增强其发展效果。档案信息化就是在档案管理过程中，相关管理人员利用档案实体保管方式，将其作为管理工作的重点项目，然后利用数字化管理技术开展相关工作，向档案管理实体提供信息化服务，转变传统档案管理模式，打破传统档案管理方式的局限性。档案信息化建设必须要明确以下几点：第一，要保证档案信息化建设的数字化与网络化，第二，要保证可以利用档案信息可以有效接收与传递，提升档案信息数据储存效率与质量，达到管理一体化目的。第三，要保证档案信息资源共享，提升档案信息资源的利用效率。第四，要保证档案管理模式的更新，转变传统的档案管理方式[1]。
2 档案信息化建设问题分析
档案信息化建设中还存在较多问题，影响着档案信息化建设的有效性，难以提升档案管理工作质量。具体问题表现为以下几点：
第一，档案信息化数据异构性问题。就是在档案移交成为电子档案中，各个单位与部门之间的数据库不同，并且各个部门的数据来源于数据特征等不同，在实际情况下，会出现内部结构处理方式复杂等问题，导致出现档案信息化数据异构性问题[2]。
第二，高度分散问题。档案信息化建设中，各个档案会散落在管理部门或是经济单位，例如：在建设局与税务局财务报表实际移交的时候，会出现各类重复或是分散的信息数据，相关管理人员要利用大量时间筛选出有价值的信息数据，这就导致档案信息化建设效率降低。
第三，管理方式滞后。在档案信息化建设过程中，经常会出现管理方式滞后的现象，难以提升档案信息化建设质量，主要因为档案信息化建设人员还不能根据信息化建设需求对其进行有效的管理，难以提升信息化建设工作效率与质量。
第四，管理观念滞后。当前，部分档案信息化建设与管理部门还没有认识到档案信息化建设工作的重要性，难以提升档案信息化建设与管理工作质量，甚至还在应用传统的纸质管理措施，无法增强档案信息化建设效果[3]。
3 档案信息化建设与档案管理措施
档案信息化建设与管理部门必须要制定完善的管理制度，减少档案信息化建设与管理中存在的问题。
3.1 建设专门的网络档案系统
档案信息化建设部门需要建设专门的网络档案系统，在网络档案系统中，技术人员可以综合利用数字化平台，例如：建设公众、内部等信息服务网，发挥网站的作用，同时，还要统一档案信息化建设标准，积极建设档案信息化硬件与软件基础设置，提升档案管理水平，促进信息资源共享工作的进步。
3.2 重视电子文件管理工作
档案信息化建设部门必须要重视电子文件管理工作，减少其中存在的问题。首先，要重视计算机网络体系的建设，提升文件传输效率，在文件传输之前，要将档案信息转换成为电子档案格式，提升数据的可靠性与通用性，同时，还要保证电子档案的价值。在传输电子文件期间， 必须要保证网络安全性，提升电子文件传输工作效率与质量，同时，还要保证电子文件数据下载的真实性，将其储存在光盘中[4]。
3.3 制定完善的技术处理制度
在档案信息化技术处理过程中，相关档案管理人员与技术人员必须要制定完善的管理制度，减少档案技术处理工作问题，提升档案技术处理工作效率与质量。在电子文件技术处理中，必须要重视电子文件保存问题的解决，在长时间电子文件保存中，必须要重视保存的准确性与安全性，定期对其进行复制处理，并且建立完善的竞争机制，避免出现电子文件保存不当的现象。
3.4 积极应用现代化管理措施
档案信息化建设部门必须要积极应用各类现代化管理措施，提升资源共享管理效率与质量。在此期间，档案信息化管理人员必须要将传统档案管理方式转变成为现代化的档案管理模式，积极应用网络化技术与数据化技术，提升数据化档案管理质量，减少其中存在的档案管理问题[5]。
3.5 树立正确的服务意识
档案信息化建设部门必须要树立正确的服务意识，利用先进服务观念开展工作，提升档案信息化建设质量与效率。在档案信息化建设部门实际服务期间，相关管理人员必须要制定完善的管理制度，要求树立正确的服务意识，根据档案信息化管理部门的需求，提升档案信息化建设工作效率与质量，减少其中存在的问题，并且采取有效措施解决问题，增强档案信息化建设工作效果，进而优化档案信息化管理体系。
3.6 制定完善的管理制度
档案信息化建设与管理部门必须要制定完善的管理制度，优化档案信息化建设与管理体系，提升档案信息化建设效率。首先，相关管理部门必须要重视档案信息化管理的软件与硬件质量，增强档案信息化建设效果，减少其中存在的问题。其次，档案信息化建设与管理人员必须要制定信息资源整合体系，打破传统档案管理方式的局限性，发挥现代化档案管理工作作用。最后，必须要提升农村管理工作效率，增强档案信息化建设工作效果，避免出现病毒感染的现象与问题，同时，还要重视档案信息化建设与管理工作服务质量。
[关键词]档案信息化建设；档案管理
1.引言
随着科学技术的不断发展，信息化已经成为社会发展的必然趋势，在企事业单位中，档案管理的信息化建设作为档案建设工作中重要的组成部分，如今已经广泛运用到了档案管理工作之中，并且发挥着重要的作用。近几年来，档案管理建设由传统模式逐渐过渡到现代模式，并逐步朝着信息化、数字化的方向不断发展。档案管理信息化建设在结合单位自身实际情况的同时，运用先进的现代信息技术统一对档案信息资源进行科学有效的管理，这在一定程度上既提高了企事业单位的工作效率，也有利于档案管理规模的不断扩大和发展。但在档案管理事业的具体发展转型中，仍旧存在着部分问题尚待解决，只有彻底清除这些阻碍，才能够不断推动档案信息化建设进程，使之在长期的信息化建设中得到充分的发展。
2.档案管理信息化建设的内涵及意义
档案管理信息化是指国家档案行政管理部门结合单位自身的实际情况，运用现代化科学信息技术对在档案工作中涉及的信息资源进行统一的组织和规划，旨在实现档案信息的传递、接受、利用及存储，并逐步实现资源共享。档案管理的信息化建设对现代档案管理工作具有十分重要的意义。实际上，现代档案管理工作中的档案信息多以电子文件的形式保存，与传统的纸质档案管理模式相比能够有效避免档案的原材料在长时期的保存过程中受到损坏，从而确保档案资料的完整性和准确性。此外，档案管理信息化还能够一定程度上提高各单位档案工作的办事效率，在保证档案信息传输速度的同时确保信息的安全性，从而实现信息资源的交流和保存。
3.档案信息化建设及档案管理工作中出现的问题
3.1档案管理的标准化水平较低。我国对档案管理工作缺乏统一的规范和标准，在具体实施过程中更是缺乏良好的规范性和准确性，部分企事业单位的档案管理水平仍旧有待提高。此外，各个地区和单位档案管理建设的进度各不相同，且对档案的信息化建设缺乏足够重视，部分地区甚至严重落后，这也导致各个地区和单位无法全面有效地开展档案信息资源的统一建设，阻碍了档案管理工作的完善和发展。
3.2缺乏资金支持。档案管理信息化建设需要充足的资金支持来完善工作中的专业软硬件设备，从而为档案信息化建设提供相关基础设施支持，也为档案管理工作提供良好的环境条件。但从目前信息化建设发展过程中看，有关单位对档案信息化管理的资金投入力度远远不够，大都缺乏高性能的基础设施，部分企业和单位在后期档案的储存和完善中，也未能对档案进行及时有效的维修升级，从而影响了档案管理信息化建设的发展。
3.3对档案信息化建设管理的重视程度不够。部分企事业单位的档案管理人员对档案管理信息化建设的认识不够全面，重视程度远远不够，也对现代档案管理模式信息化、数字化的转变进程缺少足够的了解，部分单位内部更是缺乏完整的质量监督体系，从而导致相关管理人员无法对档案信息化管理的工作情况进行全面有效的掌握，致使档案管理工作带有一定程度的滞后性，这对档案管理的发展进程造成了阻碍。
3.4缺少档案管理信息化的专业人才。档案管理的信息化建设工作对相关人员的专业知识和技术要求较高，不仅要求其掌握专业的档案信息化科学技术和管理知识，还需要具备一定的专业素养和工作经验，在具体工作时结合实际情况对档案进行数字化管理。但目前从事档案管理信息化建设的专门人才数量较少且素质不高，并且缺乏一定的管理和工作经验，不利于档案管理及档案信息化建设工作水平的提高。
4.加强档案管理及档案信息化建设的措施办法
4.1推动档案管理工作规范化及标准化进程。目前我国各地、各系统的档案管理工作仍旧缺乏规范性，在具体档案管理信息化建设过程中依旧存在着不少漏洞。对档案管理及信息化建设的具体工作流程制定统一的工作标准，这不但有助于企事业单位提高办事效率和资源利用率，还能从根本上确保档案管理的工作质量。实际上，技术人员在将纸质资料文字转化成数字化信息的工作过程中，不仅要对档案资料进行录入、扫描等工作，还包括档案归档、存储等其他具体工作程序，这之中的每一步程序都需要具体详细的行业规范来约束，只有这样，才能将档案管理和信息化建设工作落实到实处，以防止日后工作中出现一系列问题。
4.2增强档案管理基础设施建设。加强档案管理的基础设施建设，首先应当加大对档案管理工作的资金投入。只有各企事业单位将档案管理工作的资金落实到位，全面了解和宣传档案信息化建设工作的重要性，才能确保有专门的资金购买质量可靠的软硬件设施，保证之后档案管理工作的有序进行。另外，在保证软硬件基础设施正常运行的同时，也要加强对计算机网络平台的建设完善，不断运用先进的信息多媒体技术建立健全档案管理网站，实现信息资源的全面共享。
4.3提高对档案管理信息化建设的认识水平。相关企事业单位应当定时定期对档案管理及信息化建设的工作人员开展培训教育工作，使之充分认识到档案资料信息化管理的重要性，增强宣传力度的同时不断强化对档案管理模式转变的认识。此外，有关单位和部门管理阶层及领导应当不断提高自身的责任意识，运用有效措施和手段不断建立健全档案管理工作责任体系，使档案信息化建设的工作合理有序进行。
5.加强对档案管理信息化建设人才队伍的培养
档案管理的人才队伍建设及培养是档案信息化建设中的重要环节，也影响着档案信息化管理水平的高低。但就目前档案管理工作的实际情况来说，从事档案管理信息化建设的高级人才数量匮乏，技术人员的专业知识水平也有待提升。因此，各企事业单位应当积极引进档案信息化管理专门人才，不断壮大档案信息化建设的工作队伍，提高建设的工作能力和工作水平。另一方面，也要增强对现有档案信息化建设工作人员的管理力度，强化其专业知识和技能的培养，不断扩充档案管理信息化建设的人才队伍。
6.结束语
如今，信息化已经成为当今社会发展的重要标志之一，档案管理的信息化建设势在必行，它不但影响着各企事业单位档案管理工作水平和质量，还对经济建设的发展有着重要意义。实际上，档案管理的建设是一个长期且复杂的工作，需要多方面进行配合，只有不断发现并及时解决档案管理及档案信息化建设过程中出现的各类问题，才能更好的推动档案管理工作的发展进程，实现资源的全面有效利用，不断加快信息化建设的步伐。
参考文献
[1]付野.试论档案管理的信息化建设[J].机电兵船档案，2012（6）
1 档案信息化建设现状
1.1 信息来源分散复杂
档案资料通常来源较为分散，难免出现各个相关单位或管理部门移交的档案文件出现重叠的情况，在同一主题下的资料整理出现大量无差异化的信息。因此，对于繁杂冗余的大量档案资料，进行科学的筛选、管理，合理的对具有重要价值的信息进行选择、发掘，就成为了一项重要课题。通常情况下，囿于传统档案人工处理方式的效率限制，档案信息的筛选和挖掘过程繁琐、主观性强，浪费大量人力物力。
1.2 档案管理模式陈旧滞后
随着经济社会的迅速发展，传统的档案管理模式已经不能满足信息化时代的需要。过去的档案管理制度对档案移交、文件信息汇集、资料报送等操作要求周期长、操作滞后，造成档案信息老化、价值缺失、资料不全甚至无据可查，难以保障当前对档案信息的现实需要。
近年来，国家大力推进信息化办公进程，然而在部分档案管理部门，仍然沿用传统的手工档案管理模式。档案管理软硬件设施不足，档案管理流程繁复，造成档案信息服务效率低下。
1.3 人员心态亟待转变
在大力推动档案信息化建设的新形势下，档案管理人员的心态亟待转变。传统档案管理工作中，档案管理单位主动性较低，部分管理人员服务意识差，工作缺乏热情和责任感，难以在实际工作中树立正确的工作态度，无法真正积极的投入到工作当中。很多档案管理人员缺乏专业的档案管理知识，怠于紧跟政策步伐、积极学习新的技能。一些档案管理人员甚至在工作中逃避责任、消极工作，难以很好的端正服务心态。这些思想上、专业技能上出现的心态问题，影响了档案信息化建设和档案管理工作的顺利开展。
2 档案信息化建设的优势
2.1 提高资源利用率和工作效率
档案信息化建设是当今形势的需要，也是档案管理的必然趋势。档案资料涉及的所需信息来源广泛、文件内容复杂、档案管理过程复杂繁琐，建设信息化的档案管理系统能够节省大量的人力和物力资源。传统的档案收集、整理以及信息服务，都需要人工方式进行处理。在繁杂冗余的档案文件中，重叠文件、重复资源、需更新信息等等，时刻需要耗费人力进行及时处理，不仅工作量巨大，还极容易出现各种各样的疏漏或问题。将档案资料转化为电子数据，引入自动化办公流程，建立电子档案管理机制，能够弥传统人工档案管理方式的缺陷。所有档案资料录入至电子档案管理系统后，直接通过软件操作进行筛选、整理，档案管理工作完全可以依靠计算机进行操作，且归档清晰明确，整理方便快捷，大大的提高了资源利用率以及档案管理的工作效率。
2.2 简化操作环节，有利于服务质量的提升
信息化档案管理系统有助于简化传统档案信息服务的相关环节，为档案使用者提供便利，从而提升档案管理部门的服务质量。传统的档案借阅管理操作复杂、过程繁琐，往往造成档案使用者的种种不便，影响档案管理部门的服务质量。在信息化的档案管理背景下，档案使用者可以省却大量中间环节，无须各种手续、证明借阅所需电子档案，还可以通过网络档案管理系统对所需信息进行获取，极大的缩减了办事环节。
3 档案信息化管理方法
3.1 健全档案管理机制
档案管理工作机制的健全，是推进档案管理信息化建设的重中之重，决定着档案信息化建设的指导方向。首先，要保障档案管理制度与实际工作运行条例的建立和健全。档案管理部门应当在建设信息化管理系统的同时，制定相应的电子管理制度，与其他信息化管理条例共同执行，保障档案管理各个环节的政策落实。同时，档案管理机构应加强各部门的组织配合，形成部门之间的协调联动，积极应对电子档案管理的新形式，主动提出问题、发现问题，共同解决问题。对电子档案文件应制定新的政策细则，以解决可能出现的各种新情况。最后，有关档案管理信息化建设方面的绩效评估机制应当予以加强，有意识的提高信息化建设方面所占的绩效比例，以鼓励档案管理信息化建设的积极推进。
3.2 提高管理人员素质
档案管理信息化建设的推进，意味着对档案管理人员的专业素质与思想水平要求的提高。档案管理人员必须认清形势、摆正心态，夯实档案管理的专业知识。同时，信息化档案系统的建立，意味着需要管理人员具备对新设备、新技能掌握。档案人员应当积极学习相关的软硬件操作方式，熟练把握新的工作流程；深入钻研电子档案管理系统的各种操作和调试，为信息化建设的不断改革和提高提出建议；对管理制度和相关政策的建立和改革有所了解，将工作细则落实到切实操作中。
加强管理人员的思想教育，提高管理人员在工作中的责任感和服务热情。?魍车牡蛋腹芾砉ぷ髦校?更加侧重于档案的保管而非档案信息的服务。随着档案管理信息化的建设，在档案管理工作中的文件资料搜集、整理等工作量减轻，纸质档案资料的管理转变为电子档案资源的系统管理，档案信息的服务变得更加重要。档案管理人员应当转变传统的被动服务意识，加强自身思想水平的提高，培养主动热情的服务精神。
3.3 加快数字化建设进程
档案管理工作的数字化建设是保障档案信息建设的基础。只有加快档案管理的数字化程度，彩能够实现档案信息化建设所要求的档案资源共享和档案资料电子化。首先，应当提高档案数字化建设的重视程度，为具体工作的开展制定相应的计划方案，同时建立相关监督监管制度。其次，对纸质档案资料的有效录入和数据上传效率应有所提升，保障数字化建设进程。同时对相关电子管理系统予以升级优化，在后台管理和用户使用上使其更加友好便捷。将纸质档案的管理与电子档案管理并重，完善二者结合管理、相互保障的相关机制。最后，在资源共享上加大力度，各档案管理部分相互配合实施联动，在严格遵守国家相关制度的基础，共同建立数字化档案资源与管理系统，为档案信息化建设做出应有贡献。
摘要：随着时代的发展和社会的进步，信息化技术逐渐深入到我们的工作和生活中，同时也为档案的管理和建设提供了高效化、现代化、科学化的信息技术，提高了档案管理的水平和质量，并保证了档案管理更加完善。本文就档案信息化建设、档案管理中出现的问题以及未来的发展和解决措施进行分析。
关键词 ：档案建设 档案管理 信息化
信息时代的到来，使计算机等通信技术得到快速的发展，目前经济学院的档案建设和管理也迈入信息化发展的时代。对档案进行信息化建设主要是通过信息化技术的使用，将档案中的资料和信息与社会的政治、经济、文化发展相互融合，进而使建设的信息化档案资料和信息能够在社会这个交流的平台中最大限度地传播开来，渗透和融合到社会中去，进而为社会服务。
一、档案信息化建设的有效措施
1.促使工作人员树立档案信息化的理念
目前传统的档案建设中，工作人员并没有对档案建设有足够的重视，工作中只是简单地进行档案记录和保管工作，未能真正认识到档案的重要性，这样既无法满足社会发展的需要，但也预示了档案信息化建设的到来。在进行档案信息化建设的过程中，相关的工作人员是工作的主体，他们要对信息化档案建设有充分的了解，树立正确的信息化档案建设理念，在工作中发挥自己的主观能动性，进而促进档案信息化建设的发展进程。工作人员要对档案信息化建设工作负有足够的责任感和使用感，这样才能推动档案中的信息资料更好地传播和融合到社会中去，提高档案管理的质量。
2.提高信息化档案建设的技术水平
在进行信息化档案建设的过程中，工作人员要配置齐全的计算机等硬件设备，并能够根据档案信息的特点选择适当的系统软件进行信息统计，这样能够有效地提高信息化档案建设的技术水平，并能够在建设的过程中不断进行完善，保证档案的信息化传播平台系统性的强大，并能够实现档案的全文和目录数字化，使档案中的信息能够在比较完善的现代化设备中进行内容录入和统一的保存，这样能够有效地提高工作效率。值得注意的是，在进行档案录入时，要严格按照国家的规定和标准进行，并要进行一定的审查，保证信息录入的准确性，减少重复性，推动信息化档案建设的发展。
建设档案信息化后，档案的管理部门能够对档案中的信息进行共享，但是这样就使得档案管理中出现漏洞。所以在建设档案信息化工作时，要界定的网上的信息，按级别进行文件信息预览，对信息进行科学、合理的分类，查阅信息的用户需要经过网络验证才可以查阅信息。也可以明文规定一些信息是可以公开的，一些信息是只有一部分管理人员或者需要特殊条件才可以查阅，通过界定预览者的身份进行信息公开或保密，这样能够有效地保证档案信息的安全性和可靠性。
3.提高档案信息化管理的水平
在初步完成档案信息化建设的基础上，对档案进行管理时主要采用信息化技术，这样能够有效地提高档案管理的水平和质量，保证档案管理更加科学化和现代化。在档案信息化建设之后的管理中主要采用的信息化系统设备，即扫描机设备、打印机、磁性介质等，这些设备在进行档案资料信息化的过程中，推动了电子文件和信息化的发展，同时也保证档案管理工作更加高效、科学。
在档案信息化建设的发展进程中，国家规定了相关的实施纲要，主要是要相关的部门在进行档案信息化建设的过程中选择合适的管理软件系统，并能够有针对性、有计划性地进行档案资料的录入工作，并针对这些信息进行深入的开发研究和利用。
二、档案信息化管理的发展方向
在档案的信息化建设完成之后，要对档案进行管理，工作人员要有针对性地选择合适的档案管理系统软件，结合经济学院自身以及档案的发展优势，制定严格的档案管理制度，保证档案信息化的发展方向。同时还应该要提高档案信息化管理工作人员的工作技能和整体素质，对工作人员进行相关系统技术和能力的培训、考核，保证工作人员能够熟练掌握基本的计算机知识和技能，并能够积极参与到信息化档案管理系统软件的开发中，在工作中不断充实自己，提高对信息化档案管理的工作认识，在档案管理的过程中提高工作效率，促进档案管理的正常运行。
总而言之，档案的信息化建设和管理工作需要有计算机等技术设备的支持，只有这样才能够通过现代化的技术设备，提高档案建设和管理的工作效率，并能够通过相关的软件系统对档案进行动态管理，节省人力和物力。工作人员在工作中要掌握基本的工作技能，提高计算机的知识水平，进而在工作中对档案进行规范化、科学化的建设和管理工作，保证信息化档案能够有效地为社会和国家服务。
参考文献
[1]孙晓蓉.城建档案信息化建设与工程档案管理的思考[J].城建档案,2012
关键词：档案管理 信息化建设 档案信息化
档案信息化就是以原纸质的档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息化，在企业内部，实现档案资源共享，方便企业人力资源部和各个层次的领导及时的查阅动态的本企业人才的档案信息。
1.档案信息化建设的涵义
“档案是资料本身的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。
2.促进档案信息化建设的几点建议
2.1档案工作人员要树立档案信息意识
档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”，档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作。
2.2提高档案信息化水平技术
①配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。
②每个员工的档案全文的数字化。对各职能部门每年提交的档案资料，需要全部的输入，并作备注，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。
③对上网的员工档案信息进行密级界定。首先制订密级标准，对内部档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。
2.3全面提高档案信息的管理水平
信息技术的广泛采用，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。
①随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。因此，选用适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。
②档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，就可以使企业的档案达到高效的管理。
③信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。
④从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。
3.全面推行档案信息化管理，确立档案信息化工程发展的新方向
信息化工程建设的过程就是档案的形成过程，从档案纸质资料的收集-整理-整理成电子版-上传，这些过程都是需要仔细再仔细的，容不得出一点点差错，否则就会导致档案出错，所以，信息化的有效管理会在各方面提高档案管理效率与效益。
①加强内部档案信息化建设，选用适合的企业档案管理软件，制定适合本企业实际工作的档案信息化管理的规章制度，及时改革不适应档案信息化要求的管理体制，提高内部信息交换及共享的水平，创造更多有利于内部利用的条件。
②建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，全面的提高相关岗位人员工作的素质和工作能力。
③档案管理的工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使内部档案的信息系统运行保持在良好状态之中。
④档案的数据质量是计算机管理系统成败的关键，所以必须要严把档案的资料数据关，保证所输入的资料是全面的、准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立资料的审核制度，在档案资料输入之前对档案资料进行审核，在档案资料输入之后还要进行认真的校对。
4.结束语
充分利用计算机功能，提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为企业档案的管理提供了很大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不但可以效地实现企业档案的动态管理，提高企业档案的管理效率，还能节省大量的人力及物力。保证档案信息化建设发展，为促进企业的整体经济、效益的发展，提供了快捷有效的档案管理作用。对于企业来说，档案管理的好坏直接关系到了企业的发展，所以，档案管理是需要我们每个企业的管理层的领导去重视的。
参考文献：
