关键词：高校办公室 管理 问题及对策
一、概述提高高校办公室管理工作的重要性
高校办公室作为集教学、科研、服务师生、对外宣传等的管理行政单位，在整个院校的工作中起着十分重要的作用，其职责是与各个部门进行沟通和协调，根据不同的专业性质来进行分工的行政管理组织。随着高等教育改革和发展步伐的不断加快，高校建设也面临着许多的挑战，如：扩大院校的办学规模、提高整体教学质量和学术声誉等，都面临着较大的压力，在如此大的挑战面前，办公室如何处理并解决好这些问题，是直接关系到学校整体运行及学校整体形象的重要举措。[1]
高校办公室作为高校中一个十分重要的管理部分，其服务的对象是全校的师生，是全校信息的集中汇总和以及协调内部的职能部门，同时，也是整个学校运转过程中中枢神经系统。办公室工作效率的高低，将会直接的影响到高校的整体运作水平，彰显出高效整体管理水平。[2]
二、高校办公室管理中存在的问题
1.对工作职能认识不够清楚
许多高校办公室的工作人员不是对口专业毕业的，在参加工作之后由于种种因素而没有接受相关的系统培训。因此，在日常的工作中，这些人员只有按照领导的指示办事，不能提出具有建设性的意见，在遇到状况的时候，也只能被动的应付，没有较好的解决方法。此外，在高校办公室的管理中，还存在着工作任务分配不清和沟通不够的问题，使得一些简单的事情抢着做，而一些比较复杂事情却没有人去做，导致工作的效率低下，严重的影响到了高校办公室只能的实现。
2.人员的素质较低
在高校办公室任职的工作人员大多来自于不同的岗位，具有不同的专业背景，同时，大部分的工作人员都没有接受过管理学当面的专业培训，缺乏一定的专业技能。此外，由于办公室的工作人员从事日常管理，忙碌于繁重的事务性工作中，在加上学习各项工作的持续改进，他们只能凭着有限的经验来进行工作，缺乏运用现代方法去思考和管理的能力，使得其管理水平不能很好适应高校的快速发展和办公室管理工作的要求。
3.规章制度不够完善
高校办公室的工作繁多且较为复杂，每一项工作看起都十分的琐碎，但却有十分的重要。目前，许多高校办公室都缺乏较为完善的管理制度，来统筹和安排日常事务，办公室的工作纷繁复杂，如果没有制度来对其进行规范管理，那么办公室的工作将会陷入毫无章法的境地，使得办公室工作人员的态度松散，影响到整个部门的工作效率。要想有效的避免这些问题的发生，高校办公室就应建立一套较为完善的规章制度来对办公室进行科学有效的管理。[3]
4.办公自动化的应用不够完善
随着信息技术的快速发展，计算机系统及相关的技术在各个领域得到了广泛的应用，给社会各个方面的发展带来了前进的动力，同时，教育领域的发展方向也在向着信息化的方向靠拢，高校办公室的管理也离不开信息系统。在高校办公室应用先进的设备和技术时，存在着一系列的问题，如：应用人员的素质不高、不能及时对相关的操作人员进行技术指导和培训等，造成先进设备的利用率较低，局限于文件的打印等工作，信息化技术的不能很好的应用，将会影响到办公室各项工作的开展。
三、提高高校办公室管理工作的方法
1.提高办公室工作人员的服务意识
行政管理工作的基本特征就是服务，办公室的工作也不例外，因此，高校办公室人员应放弃旧的思想，确定行政管理就是服务的新思想，努力工作为高校的发展服务，为学校的领导、师生、员工服务，为招生服务和社会机构以及教学等服务。根据高校的教育制度和自身规章制度的变革以及各种新问题、新情况的出现，提供及时的服务，努力学习相关的知识，不断提高自身的服务水平和质量。
2.加强办公室人员的培训工作
办公室工作人员的思想和业务水平直接的关系到学校行政管理工作的水平，甚至有可能会影响到领导的决策。为了有效的提高他们的理论水平，提高他们的综合分析、文字表达、组织协调等水平和能力，高校办公室就应建立相关的制度，加强对办公室工作人员的培训。可以从以下几个方面来加强对办公室人员的培训：
2.1利用各种渠道采取多种形式对办公室工作人员进行培训，针对培训人员的不同特点，派选人员参加进修，学习相关的业务等。
2.2加强对办公室工作的研讨，对教育改革和发展的情况进行研究，探讨学校制度的改进、学生教师服务的新选择以及科研等工作的情况，通过这些探讨和研究可以有效的提高办公室工作人员的素质，进而提高办公室的工作效率。
2.3激励办公室工作人员积极工作，努力的提高自身的业务素质。
3.建立和完善高校办公室工作中的管理体系
为了能够更好的适应高校的发展，办公室在工作中应建立和完善各种规章制度与管理体系，沟通和协调是办公室工作中的主要内容，办公室工作人员应做好协调工作，坚持公平公正的原则，充分的考虑到全体人员的利益。高校办公室管理体制的健全是提高其工作效率的前提，此外，应对高校办公室的职能进行重新定位和细化，充分考虑到改革之后的高校管理体制下，办公室在其中发挥的作用是什么，在明确任务之后还应根据指定的业务内容来明确办公室各个工作人员的职责，提出科学可行的工作计划，从而保证办公室工作的顺利实施。[4]
四、结束语
高校办公室是学校党委和行政的综合办事机构，同时也是学校领导的参谋和助手，是协调多方面的强梁，担任着调查研究、督办查办和提供服务等多项职能。办公室工作效率的高低，将会直接的影响到高校的整体运作水平，彰显出高效整体管理水平。[5]
参考文献：
[1]马小渭.高校办公室管理中的问题及对策研究[D].山东师范大学、公共管理（专业学位）.2014-04-12
[2]阳方、韩栋.高校办公室管理中存在的问题及应对措施探讨[J].首都医科大学教务处.2010-12-07
[3]戴亚军.高校办公室管理中存在的问题及对策研究[D].郑州大学、公共管理.2011-05-01
【关键词】办公室文书；档案管理；问题
在整个办公室文书的管理当中，文书与文书档案的管理属于主要的管理工作，并且为整个事业单位的管理形成了良好的保障和支持作用。在现代社会下的迅速发展当中，合理有效的档案管理是提高事业单位工作质量的必要手段。而现如今的党政机关事业单位，在日常的工作当中，总会产生一些文书档案信息，这些档案信息具有相当重要的作用，能够为党政机关事业单位未来的工作形成科学的引导和决策依据。但是，我国现阶段的办公室文书与文书档案管理却存在着相当多的问题，需要进行科学有效地解决。
一、办公室文书与文书档案管理的基本特点
我国当前的党政机关事业单位，已然对档案管理有了较为深刻的认知度，并且在办公室文书和文书档案管理的过程中，形成一定的基本特点。这些特点集中地体现在三个方面。首先是对一些党政机关事业单位的主要数据资料进行收集和保管，而这也属于企业档案管理的主体内容。其次是开展相应的办公室文书工作，需要有相应的文书人员进行。最后是对于一些复杂的文书工作，需要进行精细化的管理，进而实现档案管理的高效性。在整个办公室文书与文书档案管理的过程中，需要将纸作为主要的信息载体，并对一些事件发生的过程、内容以及时间进行相应的记录，并保存下来。而在这个过程中的工作重点主要是对信息进行广泛地收集和整合，接着进行科学的分类，实现管理与保存的高效性。现如今，文书工作也开展了全新的无纸化操作，因而除了纸以外，存储介质成为了新时期主要的信息载体，整体的办公效率有了很大的提高。此外，虽然这些文书仅仅是一些书面性的内容，但是它具有较高的真实性，能够被人们的决策所依赖，并且具有一定的法律依据。因而对其进行合理的保管，能够为党政机关事业单位的工作，带来相当多的实体利益。
二、办公室文书与文书档案管理存在的主要问题
1、基础的办公室文书与文书档案管理建设力度十分小
一般而言，党政机关事业单位都会将办公室的文书以及相关的档案资料放在档案管理建筑的底层部分，这一区域空间通常都不会很大，并且经常会出现潮湿的现象。如果无法实现有效的通风，并将这些文书和文书档案放置较长的时间，将很容易出现损坏的状况。而之所以会出现这些状况，主要是由于基础的办公室文书与文书档案管理建设力度十分小，党政机关事业单位对其也没有太大的重视度，使得整个办公室文书管理上缺乏一定的资金和资源配置，进而难以得到切实有效的发展。而在领导不重视的状况下，党政机关事业单位的文书管理员工也很难将这些工作内容切实地放在心上，而进行了随意地搁置，并且往往没有较好地进行分类，给整体的查阅和管理造成了一定程度上的阻碍。
2、办公室文书与文书档案管理的管理人员专业素质较低
对于办公室文与文书档案管理工作，大多数党政机关事业单位都单纯地认为它是一种十分简单的工作，不需要投入过于专业的人手，仅仅需要一部分懂得管理的人员即可，因而经常会出现一些文化素质并不高的人员进行管理，他们仅仅懂得对这些资料进行储存，并不知道如何进行分类，对于其查阅的优化以及对现代档案管理设备的运用，几乎没有任何的了解。因而在实际的办公室文书与文书档案管理当中，涌现出了相当严重的问题，整天的档案管理效率十分低。同时，由于这些人员的专业素质十分低，经常出现文书档案损坏和丢失的状况，而对于这些状况的出现，这些管理人员都选择了忽视，并没有进行积极地恢复和查找，导致在需要这些文书的过程中难以查找地到，一定程度上给党政机关事业单位的工作形成了较大的阻碍
3、文书档案管理的方式过于落后
除去上述的管理人员自身素质存在问题以外，在管理的方法上也存在着许多的缺陷，不规范的管理方法对于档案来说，就是一场伤害，而在大多数的文书档案管理中，对于档案的管理方式并没有一个较完整的管理策略，在档案标题和档号的管理上。存在很多不科学的管理方式，这种不规范的管理对于档案造成也是十分严重的，其次，在管理的设施上，管理的工作方法一直处在过去阶段，事业单位对于档案管理没有具备发展的眼光，一味的采用传统管理手段，对于新时代下的新技术没有及时的进行吸取，在社会的快速发展下，网络时代为社会带来了很大的方便，计算机的产生既方便了管理人员对于档案的保存，还让管理工作的工作量得到了有效的减小，节省工作时间。但在实际的管理中，部分的事业单位并没有及时对网络保存的技术进行学习，而是继续使用传统的管理方式，而对于档案管理的工作，现实问题就是存在着部分的人仍旧采用以人工检索的方式，这种方式最为凸现的缺陷就在于，它不仅增加了工作量，还使得工作变的更加复杂，事业单位对于文书档案管理的成本增加，单位的管理方式严重与社会的发展脱节，导致文书管理的工作效率得不到提高。
三、办公室文书与档案管理的创新优化策略
1、加强办公室文书与档案管理的规范化
要想使得整个办公室文书它档案管理，实现较高的管理水平，必然要对其进行规范化管理，而要形成规范化的管理，必然需要建立一定的管理机制和条例。而这部分工作本身需要党政机关事业单位的领导来完成，为此，党政机关事业单位的领导必须重新审视办公室文书与档案管理的重要性，并将它放在党政机关事业单位的重点工作内容当中。在实际的管理规范中，党政机关事业单位需要对其中的管理机制和管理方法进行严格的控制，使得管理人员能够切实地对自身的管理职责加以了解，并建立一定的奖惩制度，促使员工形成较高的工作积极性，逐步提升整体的文书档案管理效益。
2、提高办公室文书与文书档案管理人员的专业素质
在整个办公室文书以及相关的文书档案管理工作当中，管理人员发挥着关键的作用，并且会对整个工作的质量产生最为直接的影响。为此，党政机关事业单位应当重视管理人员的管理能力，并采取一定的措施，对管理人员的专业素质进行综合性的培育和训练，使得他们具有较高的档案管理能力。对于这方面的措施，党政机关事业单位可以从两方面开展，首先是从外部招聘，企业需要吸收一些专业素质较高的人员，并对他们的素质进行考核，确保他们具有较高的专业素质后，再投放到实际的管理岗位上。其次是对党政机关事业单位内部人员的能力进行培养，党政机关事业单位可以选择自身内部的一些人才，进行档案管理知识技能上的培养，使他们具备较为先进的办公室文书与文书档案管理能力，并进行不断地更新，迎合当前时代的具体需求，为党政机关事业单位的发展做出切实有效的贡献。
3、构建信息化保存方式
对于传统文书管理方法中管理管理陈旧，管理方法落后的问题，构建网络化，智能化的管理方法是解决它的最好途径，在目前网络和计算机快速发展的情形下，事业单位对于文书档案的管理要建立电子化的档案，这就要求管理人员对于社会发展有较好的学习能力，对于现代化的技术有较完整的把握，在实行文书管理时，充分的将事业单位的档案管理和现代化的技术结合在一起，构建一体化的管理模式，从而实现档案管理高效、快捷、方便、安全的目标，促进整个社会组织及事业单位的快速稳定发展。
综上所述，在整个党政机关事业单位的工作进程中，办公室文书与文书档案管理起着相当大的作用，它能够对党政机关事业单位的很多决策提供依据，并完善当前的工作进程，因而对其进行科学有效的管理具有重要的意义。
参考文献
[1] 王协舟，徐慧姣，高晶晶，刘柯吟. 党政机关公文处理工作政策解读――基于五个新旧文本的分析（一）[J]. 档案学通讯. 2013（05）
关键词高校 办公室管理 对策
中图分类号:G647文献标识码:A
1 当前高校院系办公室管理面临的问题
1.1 管理观念与方式方面的问题
管理的观念是隐藏于管理体制、管理行为等方面背后的指导思想。可以说,任何一个成功的改革都是从观念的改变开始的,就我国现阶段的高等院校院系办公室工作而言,在管理观念上我们还有许多有待于改进的地方。目前高校行政化管理的方式和理念仍占居主导地位。院系办公室一个重要职能就是为院系领导的决策服务,为师生的教育、教学、生活服务。就前者来说,目前普遍存在的现象是院系领导就是绝对权威,没有民主程序和透明度,院系办公室只是履行其指示的消极从属部门。从院系办公室工作自身来说,官本位思想亦有所体现。院系办公室的工作人员缺乏平等、民主的观念,没有服务意识,高高在上,造成教师学生都有很多不满的地方。服务意识和效率意识不够都是当前高校院系办公室工作的重要缺陷。管理僵化、封闭,效率意识不强,人浮于事的现象还随处可见。
1.2 管理制度与体制方面的问题
由于社会发展不断提出新的要求以及旧体制与思想的遗留,我国高校管理中仍存在着不完善之处。其一是职责与业务范围方面的问题。随着高等教育事业的不断发展,高校院系办公室的业务也在不断地扩展,新业务不断涌现。这就为院系办公室的职责和业务范围的确定提出了挑战,产生混乱。其二是责任与目标体制方面的问题。我国当前社会与教育管理正逐步采用“问责制(accountability)”,这是一种将任务、目标与责任相挂钩的管理制度。由于院系办公室工作性质的繁、杂、细,我们还没有制定出一个明确的分工与目标体制,很大程度处于“混沌”状态。其三是人员的聘用与激励制度方面的问题。在人事聘用上,院系办公室处于教育、教学人员聘用的从属地位,如安排家属工作等。这种人事聘用制度在教育管理已经发展到如此复杂的今天已经不合适宜了,弊端多多。而在激励与奖惩制度上,院系办公室的工作人员缺乏必要的激励机制,人员工作的积极性不高。
1.3 管理设备与硬件方面的问题
现代技术手段在教育管理中大有用武之地。由于我国信息化社会的进程较晚,许多先进的管理、办公设备还未能完全惠及高校的院系办公室。从总体上说,我国高校院系办公室的管理设备水平偏低,许多高校院系办公室的办公设备陈旧、不足。虽然计算机在院系办公室已经基本普及,但其数量与质量却不甚令人满意,特别是打印机、复印机、扫描仪、传真、数码相机等的配置情况很不理想。而在一些拥有了现代化办公设备的地方,只是停留在简单的文稿处理与打印,没有有效地利用这些资源。院系办公室的物品都归由学校配置,因而许多人使用起来并不珍惜,损坏、浪费、挪用等现象很常见。这不仅是一个纯粹的设的配置问题,更关系到人员的职业道德。
1.4 人员素质与能力方面的问题
随着社会与教育的发展,院系办公室工作对其工作人员的素质要求不断提高,办公人员的原有素质还是受到了挑战。我国高校院系办公室工作人员多是高校的留校学生,或者是一些从教专家、学者的家属。在入职前,很多人并没有接受过专门的、系统的教育管理或与此相关的专业训练,没有从事政治工作的经验,在政治上不是很成熟。院系办公室工作人员工作的态度有时受到不良风气影响。长期呆在办公室工作的部分人员由于缺乏竞争机构和有效的监督管理,也容易滋生惰性、得过且过。如果办公室人员工作态度不端正、服务意识淡薄,那么就会办事拖沓不积极,能推就推。从办公室人员技术能力来说,则缺乏必要的学业背景或缺乏系统的学习和培训,大部分院系办公室没有专门的办公室管理系统软件的开发人员和设备维护人员,资源利用较低,院系办公室的办公自动化、信息化程度普遍不高,直接地影响着院系各项活动的办事效率和进程。
2 高校院系办公室改革的对策和建议
2.1 办公室管理职能的重新定位是办公室管理职能转换的前提
院系办公室管理的主要职能,就是协助院系领导集体处理教学、科研、日常事务,协调上、下级关系等事务的决策、执行、控制、反馈的活动过程。办公室应当作好领导的参谋和助手,为领导的决策提供尽可能的便利。其次,院系办公室上要承接校级机关的指示、指令和院系领导的指示、指令,下要对职能层进行协调和管理,是领导部门联系上下,协调左右、指挥全局,推动整个院系正常运转的枢纽。办公室还是院系的窗口,是信息网络中心。良好的形象与作风,高效的办事能力不但利于本院系工作的开展,还可以让学校在社会上树立良好的声誉。对学校贯彻执行党的方针政策和上级指示精神,对充分发挥院系领导的指挥作用,促进学校各项事业的圆满完成和进步发展,都有十分重要的意义。
2.2 提高工作人员素质是办公室管理职能转换的核心
随着高校改革向纵深发展,高校内部管理理念、教育模式都发生了较大的变化,院系办公室的职能呈现出精细化、多样化、复杂化的特点。这对院系办公室工作人员的素质提出了新的更高的要求,办公室人员必须主动、积极地适应这种变化,在办公室工作实践中不断提高和完善自身素质,充分发挥办公室的相关职能作用。
首先,办公室工作人员必须具备良好的政治素质和较高的政策水平。院系办公室工作的特殊性要求其工作人员具备良好的政治素质和较高的政策水平,了解党的教育方针和学校的各种政策,掌握院系师生员工的思想状况,善于协调和处理各部门之间、人际之间关系。
其次,办公室工作人员必须爱岗敬业、具备奉献精神。把办公室工作当成一门科学,积极研究探索工作规律,不断提高管理的理论水平和实践能力,明确所肩负的使命,进一步增强搞好工作的责任感和紧迫感,以良好的精神状态把工作做好。
第三,办公室工作人员必须具备良好的知识结构。不仅要学习各方面的政策法规,学习本业务知识,还要广泛涉猎各方面的知识。不仅要熟悉本院系各专业、各学科的特点、专长和发展方向等知识,而且要具备一定的管理学、心理学、计算机网络、外语、甚至经济和法律等方面的知识。
第四,院系办公室工作人员必须具备良好的心理素质。工作人员的心理负荷普遍超重,容易产生烦恼、急躁、焦虑、不安等心理。办公室人员必须具备良好的心理素质,善于调整情绪,以积极健康的心态冷静、高效地完成办公室工作。
第五,院系办公室工作人员必须具备改革、创新的意识。办公室工作人员是院系管理和教学指令的具体执行者,只有转变观念,将创新意识落实到日常管理工作中,才能科学地组织、协调、控制与监督院系工作,保证院系教学、科研工作的顺利进行。
2.3 更新领导者的观念是办公室管理职能转换的基础
院系办公室归根结底是一个从属于院系领导集体的辅与服务性的管理机构,领导者的管理理念在很大程度上决定着院系办公室的工作状况。在具体的管理活动中,应该使领导者树立以人为本的管理理念,唯有如此,才能不断提高管理水平和工作效率。要树立以人为本的管理理念,必须着重在工作中强化四种观念:
第一,民主观念。在办公室各种管理工作中,一要将工作人员放到应有的主体地位,不仅尊重人、理解人,还要做到依靠人、满足人、发展人,努力营造平等、民主的人际氛围。二要充分发挥工作人员在管理中的积极性、创造性和主动性,凝聚全体工作人员的智慧,为实现管理真正的民主化、科学化奠定基础。
第二,法治观念。必须认真学习和掌握党和国家的方针、政策,特别是教育政策、法规,随时了解掌握上级文件中的新政策,立法机关出台的新法规,并把党和国家的法律、法规以及学校的规章制度作为管理办公室的依据,不断规范和完善管理工作的各项制度,对办公室各项事务进行依法管理,规范管理行为。
第三,创新观念。办公室管理必须注重工作人员创新观念的形成,通过以人为本的管理,启发和激发人的积极性、主动性和创造性。一要在办公室管理工作的各个环节注意培养和强化工作人员的创新意识,引导他们探索管理科学化的兴趣,积极鼓励他们不断创新工作机制、方式和方法;二要努力为工作人员充分发挥其个性和创造力提供平台,尽量减少对管理创新活动的干预,提倡人性化管理。
2.4 制度建设是办公室管理职能转换的关键
制度是一个机构的规章、规则、人员的组合编排方式、机构或组织的运行方式的综合。院系办公室的职能要充分发挥,离开了有效的、合理的制度是难以实现的。笔者认为,根据当前的社会机制与教育发展状况,我们应该加强以下几方面的制度建设。
首先,引入竞争与合作机制,通过上岗竞争选择人才,通过合作和谐管理。其次,通过改革分配制度激励人才。形成“收入能高能低,岗位能上能下,有功必奖,有错必罚”的激励机制和约束机制。定期对职工的工作业绩进行审核和评分,以体现公平、公正、公开的竞争原则,让职工有机会通过不断提高业绩水平而获得加薪。第三,建立教育培训制度,提高职工素质。要让每个工作人员尽可能多的接受各种管理的教育培训,培训内容依据每个人的具体情况而定,使职工在技术、知识和能力上不断提高。
2.5 硬件建设是办公室管理职能转换的保障
院系办公室的硬件要努力达到这样的水平:首先,随着计算机技术和软件科学的发展,院系办公室管理可以采用办公专用软件,如数据库管理系统、文字处理软件、电子数据表格软件、通讯及网络软件等等,逐步实现向依托计算机网络和电子数据的无纸化办公的根本性转变,实现办公室工作事务的信息化、自动化、系统化、网络化。其次,管理实现网络化,利用校园局域网,可以查阅、接收学校内部各行政部门以及校外的相关部门的通知、文件材料、信息资料等,并将这些通知及时通过网络转发给有关领导和师生。这样,人力、物力的消耗将会大大降低,而且效率得到提高。
3 结论
总之,在高校院(系)办公室管理中,必须坚持“以人为本”,必须转变那种“以管人为中心”的管理方式,代之以“以人为中心”的管理,尊重教职员工的人格、工作和学习,关心每一位教职员工的情感、存在和价值。全心全意为人民服务是我们党的根本宗旨,我们党的一切奋斗和工作都是为了造福人民。只有这种以人的发展为根本,为人的发展服务的学校管理才能真正达到“管是为了不管”的最高境界,才能最大限度地调动广大教职员工工作和学习的积极性、主动性和创造性,更好地促进学校良好的教风、学风的形成和巩固,从而达到为经济建设和社会发展提供有力的人才支持、智力支撑和知识贡献,努力建设高水平、有特色的地方综合性大学办校目的。
参考文献
[1] 郁斌,郁翔.“以人为本”与高校院系办公室管理. 产业与科技论坛,2009.8(4):231～233.
[2] 刘媛媛,沈小兵. 高校院系办公室管理工作中的问题与对策研究. 中国科教创新导刊,2009(13):212.
高校办公室作为集教学、科研、服务师生、对外宣传等的管理行政单位，在整个院校的工作中起着十分重要的作用，其职责是与各个部门进行沟通和协调，根据不同的专业性质来进行分工的行政管理组织。随着高等教育改革和发展步伐的不断加快，高校建设也面临着许多的挑战，如：扩大院校的办学规模、提高整体教学质量和学术声誉等，都面临着较大的压力，在如此大的挑战面前，办公室如何处理并解决好这些问题，是直接关系到学校整体运行及学校整体形象的重要举措。[1]
高校办公室作为高校中一个十分重要的管理部分，其服务的对象是全校的师生，是全校信息的集中汇总和发布以及协调内部的职能部门，同时，也是整个学校运转过程中中枢神经系统。办公室工作效率的高低，将会直接的影响到高校的整体运作水平，彰显出高效整体管理水平。[2]
二、高校办公室管理中存在的问题
1.对工作职能认识不够清楚
许多高校办公室的工作人员不是对口专业毕业的，在参加工作之后由于种种因素而没有接受相关的系统培训。因此，在日常的工作中，这些人员只有按照领导的指示办事，不能提出具有建设性的意见，在遇到状况的时候，也只能被动的应付，没有较好的解决方法。此外，在高校办公室的管理中，还存在着工作任务分配不清和沟通不够的问题，使得一些简单的事情抢着做，而一些比较复杂事情却没有人去做，导致工作的效率低下，严重的影响到了高校办公室只能的实现。
2.人员的素质较低
在高校办公室任职的工作人员大多来自于不同的岗位，具有不同的专业背景，同时，大部分的工作人员都没有接受过管理学当面的专业培训，缺乏一定的专业技能。此外，由于办公室的工作人员从事日常管理，忙碌于繁重的事务性工作中，在加上学习各项工作的持续改进，他们只能凭着有限的经验来进行工作，缺乏运用现代方法去思考和管理的能力，使得其管理水平不能很好适应高校的快速发展和办公室管理工作的要求。
3.规章制度不够完善
高校办公室的工作繁多且较为复杂，每一项工作看起都十分的琐碎，但却有十分的重要。目前，许多高校办公室都缺乏较为完善的管理制度，来统筹和安排日常事务，办公室的工作纷繁复杂，如果没有制度来对其进行规范管理，那么办公室的工作将会陷入毫无章法的境地，使得办公室工作人员的态度松散，影响到整个部门的工作效率。要想有效的避免这些问题的发生，高校办公室就应建立一套较为完善的规章制度来对办公室进行科学有效的管理。[3]
4.办公自动化的应用不够完善
随着信息技术的快速发展，计算机系统及相关的技术在各个领域得到了广泛的应用，给社会各个方面的发展带来了前进的动力，同时，教育领域的发展方向也在向着信息化的方向靠拢，高校办公室的管理也离不开信息系统。在高校办公室应用先进的设备和技术时，存在着一系列的问题，如：应用人员的素质不高、不能及时对相关的操作人员进行技术指导和培训等，造成先进设备的利用率较低，局限于文件的打印等工作，信息化技术的不能很好的应用，将会影响到办公室各项工作的开展。
三、提高高校办公室管理工作的方法
1.提高办公室工作人员的服务意识
行政管理工作的基本特征就是服务，办公室的工作也不例外，因此，高校办公室人员应放弃旧的思想，确定行政管理就是服务的新思想，努力工作为高校的发展服务，为学校的领导、师生、员工服务，为招生服务和社会机构以及教学等服务。根据高校的教育制度和自身规章制度的变革以及各种新问题、新情况的出现，提供及时的服务，努力学习相关的知识，不断提高自身的服务水平和质量。
2.加强办公室人员的培训工作
办公室工作人员的思想和业务水平直接的关系到学校行政管理工作的水平，甚至有可能会影响到领导的决策。为了有效的提高他们的理论水平，提高他们的综合分析、文字表达、组织协调等水平和能力，高校办公室就应建立相关的制度，加强对办公室工作人员的培训。可以从以下几个方面来加强对办公室人员的培训：
2.1利用各种渠道采取多种形式对办公室工作人员进行培训，针对培训人员的不同特点，派选人员参加进修，学习相关的业务等。
2.2加强对办公室工作的研讨，对教育改革和发展的情况进行研究，探讨学校制度的改进、学生教师服务的新选择以及科研等工作的情况，通过这些探讨和研究可以有效的提高办公室工作人员的素质，进而提高办公室的工作效率。
2.3激励办公室工作人员积极工作，努力的提高自身的业务素质。
3.建立和完善高校办公室工作中的管理体系
为了能够更好的适应高校的发展，办公室在工作中应建立和完善各种规章制度与管理体系，沟通和协调是办公室工作中的主要内容，办公室工作人员应做好协调工作，坚持公平公正的原则，充分的考虑到全体人员的利益。高校办公室管理体制的健全是提高其工作效率的前提，此外，应对高校办公室的职能进行重新定位和细化，充分考虑到改革之后的高校管理体制下，办公室在其中发挥的作用是什么，在明确任务之后还应根据指定的业务内容来明确办公室各个工作人员的职责，提出科学可行的工作计划，从而保证办公室工作的顺利实施。[4]
【关键词】文档管理 管理模式 管理方法
中图分类号：G4 文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2017.13.192
当前绝大部分学校为了追求教务管理的实效性，大都设置了教务科、学生科、后勤部、伙食科、资助管理科等具体的部门科室。这些科室每学期都需要积累大量的文档，对于这些文档的处理有些科室选择了盲目、随意处理的方式，将大量的文档堆积在一起，没有分类，也没有做科学的处理就存放了起来。久而久之，这些文档就随着岁月的流逝而流失掉了。因此，本文就学校办公室文档管理工作的现状及存在的问题提升文档管理工作的路径展开讨论。
一、学校办公室文档管理工作的现状及存在的问题
（一）管理的条块化分割较为明显，为文档的收集和整理工作带了潜在的压力
对于学生而言最为核心的文档是学籍，目前每个学校都有专门的人员管理学生的学籍，但是受过专业化培训的人员却很少，对于学生有关学籍管理的文档的保全、使用、整理等方面都存在很大的盲目性和随意性。学校的行政管理的条块化分割虽然有助于教务管理工作的高效运行，但是在文档的管理方面却存在很大的隔阂，需要不断的加强部门之间的交流协作。
（二）缺乏硬件设施导致文档管理工作徘徊不前
通常在中学阶段，学校领导对文档管理工作不重视，致使文档管理工作既没有制度性的安排，也没有相应的硬件设施，几个档案柜、几名业余的管理人员就构成了文档管理工作的全部。对重要的文本资源的留存没有清晰的制度设计，没有专门的人员对重要的文档负责。由于硬件设施的长期缺乏，导致文档管理工作漏洞百出，遗失、破损、混淆等现象常常出现。如果遇到自然灾害等不可抗力时，学校的文档将会遇到重大挑战。
（三）文档管理手段落后，文档信息利用率普遍低下
与过去相比文档管理的手段已经大大提高了，各类计算机软件的为学校文档管理提供了便利，但是由于受主客观方面因素的影响，中学文档管理的手段依然很落后，譬如：信息的录入、数据库的建立、资料检索、调阅文档等方面都存在很多的问题。在信息录入方面：绝大部分的学校在信息录入方面很有限，只是将急需的一些信息录入了电脑系统，对于学生的学籍、档案、德育成长记录、班级管理经验、学校人事档案等信息则没有全面的登记收录。在数据库的建立方面，没有采取用科学的数据管理系统，将有效信息录入，只是对于一些具体的信息做了登记，数据的可信度低、数据散失比较厉害。资料检索方面更是落后，对于文档的信息一般不能通过微机调阅，必须通过人工查阅。
（四）文档管理人员专业知识欠缺，管理能力低下
尽管地方教育部门会经常举办一些有关文档专业知识方面的培训，但是真正将文档管理工作当事业干的教职工几乎没有。由于从事文档管理工作必须具备过硬的文字功底，能够熟练的掌握计算机，必须细心、用心、有耐心，而这样的人在中学有很缺乏，既是有合适的人选，本人也不愿意从事文档管理工作，因为从事文档管理工作的人员一般不会进入领导的视野，在评先选优方面也不占优势。因此文档管理工作成为被人忽视、被人淡漠的工作。
二、提升文档管理工作的路径
（一）创新文档管理工作思路
创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。创新行为，首先要有创新意识，有强烈的创新欲望，也只有如此才能有创新动力。学校文档管理工作要创新，就要改变既无动力，又无目说淖纯觯努力文档管理工作从“伸手派”变成先行官、创造者，形成文档管理工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的文档管理工作理念。只有日日思变、天天求新，才能以超前的意识、超前的节奏、超前的服务赢得市场、赢得利用者的满意，才能让文档管理工作在学校范围引起重视。
（二）创新工作方式，优化文档结构，提高文档管理质量
作为文档管理人员首先自身要强大起来。学习能使人由柔弱变大强大，在办公条件受限的条件下文档管理人员可以通过自学的方式提升自身的业务素养。首先计算机技术必须灵活掌握，要做到能够灵活的掌握打字技术，能够熟练灵活的掌握各种计算机软excel、word、ppt等应用软件，对于学校的各种办公软件必须先知先会。在文档分类、文档收集、文档调阅、文档检索等方面要有新作为。利用工作时间和业余时间将学校各类信息收集起来建立数据库，随着学情、教情的变化要不断的完善已经建立起来的数据库。利用计算机文档管理系统将收集起来的数据进行分类，使各类信息能够通过系统检索的方式完成调阅。根据时间顺序将各类文档有序的加以排列，使学生的各类文档有章可循，教师、教务办公等文档能够随时调阅。
（三）完善文档管理设施，加强文档管理人员的业务培训
在我国，各类大学都有自己的校史馆、档案馆，但是中学由于受办公条件的制约绝大部分的中学尤其是中西部落后地区的中学都没有专门的校史馆和档案馆。在新高考模式下，越来越注重学生个人素质的综合考察，对学校文档管理工作提出了新的要求和挑战。因此，作为学校领导者应该站在高考的高度，对涉及学生综合素养方面的文档信息、教师发展的文档信息、教务管理方面的文档信息、行政管理系统方面的文档信息进行重新的整合和规范。设立专门的文档管理的科室，使学校各类文档有章可循，有规可依，使学校的文档管理工作向着现代化、智能化的方向迈进。
【关键词】办公室节约用水；经济管理；投资
在开展节约用水办公室的工作中，这项工程的收益容易受很多方面的因素的影响，除了我们能从表面上看出来的问题之外，在其内部也深藏着各种各样的问题，而且隐藏的问题比直观能看到的问题带来的危害更大，所以，如果想要促进我国单位经济的不断向前发展，就需要我们从各种角度进行分析研究，从而制定出合理的解决方案[1]。
一、计划节约用水办公室内部经济管理存在的问题
第一，固定资产管理混乱。在我国开展的节约用水办公室这个项目中，资金的合理运转占据着很重要的地位，因此对原先固有资产的管理就显得尤为重要，虽然对资产的管理在办公室节约用水这个项目中很重要，但相关部门在资金的管理这一方面做的并不太好，以至于在资金的管理方面仍存在着很多的问题，在众多的节约用水办公室中，他们没有对固有资产的管理投入太多的重视，只是象征性的开设一个管理部门，并没有对资金管理制定实质性的管理制度。也有很少一部分办公室针对资产的管理制定了相应的制度，由于他们并不重视这一方面，所以建立的制度不能很好的对固定资产进行管理，因为缺乏可靠的固有资产管理制度，办公室节约用水的资产管理一度陷入迷茫的局面。
第二，超标准列支业务招待费。为了让用于办公室节约用水的资金都用到实处，我国对资金的支出方面做了特别的规定，规定中明确说明了用于招待的费用不能超过公务费的2%，为了这一规定可以得到有效的实施 ，规定中还对支出的方面进行了更加详细的说明，但是由于办公室节约用水在资金的管理方面存在的诸多问题，资金的支出并不能得到有效的管理，造成了资金的管理处于较混乱的境地，严重的影响了节约用水办公室内部财政的发展[2]。
第三，乱列支出。在我国官员内部仍存在利用公职满足私欲这一现象，有的工作人员会利用公款报销来为自己谋取私利，因为大部分办公室没有对支出费用的报销做更详细的规定和要求，进行报销费用的工作人员对报销费用的监管也比较松懈，在报销费用的单子上随便写上一个金额都可以报销，这就会造成资金的浪费。长久下来，会严重影响办公室节约用水资金的正常运转。
第四，会计基础薄弱。我们都知道在经济管理方面，会计起着尤为重要的作用。一个单位的经济发展的好坏在一定程度上直接与会计的专业素养挂钩，如果想要经济可以快速的发展，就需要一些高职业素养的会计。但是在办公室计划节约用水这个项目中，经济管理部门的会计的专业素养并不太高，他们的专业知识和能力都不能够满足办公室节约用水经济管理的需要，如此一来，这就很大程度上制约了办公室节约用水的总体发展。
二、计划节约用水办公室加强内部经济管理的对策
第一，设置管理机构，明确管理责任。如果想把办公室节约用水这个项目进行的更加顺利，有必要设置多个管理机构对办公室节约用谁的发展进行合理的管理和规划。为了避免人浮于事，人力资源部应合理给每个人分配工作，而且分配时不要出现多个人负责同一项工作的现象，造成人力资源的的浪费。同时注意不要把权利和责任集中到某一个人身上，这容易造成工作中人心的不齐。我国的会计法对单位的工作人员提出明确要求，要求相关工作人员严格认真的核对上报财务的真实性。我们知道在办公室节约用水的经济管理是一个繁琐而又庞大的项目，对经济的管理仅靠财务部门的管理人员是不够的，这需要在职的每一个人都付出努力，这样才能实现对经济更好的管理。
第二，建立完善的内部控制体系。采取正确的方法对经济进行管理可以让经济更好的发展，经济的发展可以跟得上事业发展的需求，那单位整体就可以得到更好更快的发展了。因为在管理经济的过程中有时候会遇到各种各样的问题，所以这就需要我们把之前在管理中遇到的问题及解决方案记录下来，为以后发生相似案例提供解决办法。同时我们也需要针对办公室节约用水建立一定的管理体制。当然，我们不可以盲目的建立管理体制，我们可以研究一下其他企I在制定此类制度，吸取有用的经验来为自身的发展铺垫，同时也不要忘了考虑自身的发展情况，这样制定出来的管理和控制体制才最适合自身发展需求。在采用制定好的管理和控制体制后，也要时刻注意在发展过程中体制有可能存在的问题，发现问题后即使提出来然后进行解决，争取可以更好地完善管理制度。
第三，完善部的预算机制。随着时代的不断发展，很多新技术应时代而出，旧科技则被淘汰。在财政的预算方面就发生这样的情况，部门预算代替功能预算对财政进行预算。部门预算可以更好地对预算进行掌控。由于部门预算目前还存在一些问题，需要对部门预算做进一步的提升，而且我们可以把部门预算运用到各个部门中，扩大部门预算的作用范围，让部门预算起到更加实际的作用。在预算过程中要做好严格的监审工作，避免出现有人私自对预算结果进行更改的情况。在资金的支出方面要进行严格的把控，防止有人对公款进行私自挪用。
第四，加强投资管理。在办公室节约用水这个项目的中，企业采用了一种比较聪明的营利方式，他们与许多企业洽谈，让企业对这个项目进行投资，企业投入一定的资金在这个项目中，随着这个项目的发展企业可以投资获得相应的利益。所以由此可以看出投资对一个企业的重要性。投资可以使企业的产业结构朝更好的方向发展，发展基础更加稳定从而可以减少在企业运营遇到的问题。这样可以促进企业的经济更好更快的发展。现在好多企业都把管理的重心放在了投资上面，因此就需要企业好好重视投资方面，对投资进行深入研究并制作好相关文案，掌握好市场的实时动态，获取最新的投资动态，这样可以让投资获得更多的利润。
第五，加强财政管理干部队伍的建设。内部的经济管理很大程度上受在职人员的自身职业素养的影响。如果工作人员的素质比较高那么这个企业内部经济的管理自然也会比较好。既然职员的素质对企业的发展有如此重要的影响，那么企业的人力资源部在招收新人时应在此方面进行严格考察。
第六，培训训练有素的工作人员并且具备高素质的职业道德。我国一直有这样一个政策，在职的会计可以利用空余时间继续学习会计方面的专业知识，但是目前好多在职的会计都认为自己有一份稳定的工作了，不想再花什么心思去继续学习专业知识，只是把继续教育当成一个必须要走的形式。但如果节约用水办公室向自己内部的经济可以发展的更好的话，就应该着重提高会计人员的专业素养，让他们在不断提升自己的过程中可以掌握应对常出现问题的解决方法。防止日后因为会计的专业素养不够导致出现各种问题。
综上所述，我国节约用水办公室确实取得了不错的发展成果，但在办公室内部经济存在的问题制约了节约用水办公室向更好的方向发展。为了可以让节约用水办公室得到更好的发展，我们需要针对这些问题进行深入研究和探索，然后给出合理的解决方案，上文也提到了我们可以从制度的制定和会计专业素养的提升两方面来对问题进行解决，问题得到解决之后我国的节约用水办公室才有希望可以更好更健康的发展下去。
参考文献：
1.煤矿企业办公室管理工作存在的问题
1.1煤矿企业办公室管理工作的具体内容
煤矿企业不同于其他行业，在办公室管理工作中有着自身的特点，作为一个枢纽机构，办公室实现企业各部门的沟通、负责企业信息传达、信息整理的工作。对于办公室工作的要求非常的严格，在文案的起草上，在重大事件的处理上如果稍有疏忽都会造成企业重大的损失，甚至对人们的生活造成一定的影响。办公室工作体现的是辅助的作用，办公室人员在决策的规划和执行的过程中应该体现主动性的特点，对煤矿企业的发展提出更多建设性的建议，对企业的发展带来更有价值的信息，积极的协调各部门之间的关系，配合各部门的工作，提升煤矿企业发展的能力。
1.2煤矿企业办公室管理工作存在的缺陷
煤矿企业办公室管理工作有着非常重要的地位，随着社会主义市场经济体制的不断健全和完善，煤矿企业的发展也应该体现改革和深化的特点，随着企业的经营规模的不断扩大，信息技术手段的广泛应用为煤矿企业办公室工作的发展带来了更多的挑战，办公室的工作难度加大了，管理上的存在的欠缺和不足需要及时的改善。在管理的体制上，需要明确各个部分之间的责任分工，保证消息的有效传达，提升企业的工作效率，实现资源的合理配置。在工作方法上，煤矿企业办公室工作还停留在传统的工作模式上，没有顺应企业发展的状况而不断的创新发展，缺乏专业性的办公手段会造成办公效率的低下。在沟通和交流过程中，煤矿企业的办公室的交流方式应该得到改进，正确的领会上级的决策对于信息的传达有着至关重要的作用。
1.3煤矿企业办公室管理工作问题存在的原因
针对煤矿企业办公室管理发展的现状来看，煤矿企业办公室管理工作之所以发展受到限制，这与管理的手段，企业对工作的认知都有很大的关系。办公室工作复杂繁多，但是却占有重要的位置，如果没有正确的认识到办公室工作的重要性就行造成办公室工作的管理问题。对于办公室工作人员而言，有效的体制是其工作的重要保障，在此基础上员工们进行积极主动的学习和经验总结，认识到办公室在企业当中的重要性，通过科学的实践方式提升工作的效率，实现主动的创新实践。完善企业的管理手段，提升企业的发展空间，为企业的发展带来无限的可能。
2.提升煤矿企业办公室管理工作的对策
2.1完善煤矿企业办公室管理机制
要推进煤矿企业办公室工作的有效实践，就必须不断的优化办公室工作管理能力，在内部建立健全的长效机制，通过制度的规范和引导推进现代办公体制的建立。明确办公室工作的责任分工，通过有效的奖惩机制实现对员工的有效促进，将办公室的基本工作和企业的业绩挂钩，提升企业员工的参与程度，降低工作的失误率，提升煤矿企业办公室工作的效率。注重信息化手段的运用，通过合理的部署和规划提升信息处理的能力，在最短的时间内传达有效的企业信息，实现对企业发展的有效管理。完善煤矿企业办公室管理基础是一切工作开展的基础，必须对办公室工作予以极大的重视程度，发现企业发展的弊端，从根源上解决机制存在的问题。
2.2推进煤矿企业办公室工作的创新实践
创新是发展的动力，也是煤矿企业得以长远发展的最大保障。社会主义市场经济发展存在着很多的变化，如果煤矿企业还停留在原有的发展水平上是无法在市场竞争中长久的生存下来的，所以对于煤矿企业的办公室而言，在技术手段，管理水平和沟通协调等方面进行积极的创新是必要的，企业应该为员工的发展创造更多的机会，通过组织培训和实践，提升办公能力，树立创新的意识，加深企业员工对企业的了解，通过科学的办公模式实现工作的有效实践，对办公室工作提出更多的建议，不断的提升办公的效率和办公的能力。
2,3营造煤矿企业办公室工作的和谐氛围
煤矿企业的办公室工作是实现企业和员工之间的良好纽带，也影响着企业的工作氛围。在煤矿企业的办公室工作过程中，通过掌握先进的工作手段，很好的传达上级的工作指示，从大局出发对煤矿企业的工作进行积极有效的部署，理智的进行科学的判断，对于突发性的发展问题作出及时有效的处理，在企业范围内营造和谐的氛围，推动企业发展的不断深入，积极的推进企业文化的建设，实现企业的长远发展。
