时间：2022-07-31 15:20:49
序论：在您撰写企业档案管理时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
一、观念创新，使档案在服务中发挥经济效益
（一）要管好档案、用好档案，首先要熟悉档案。随着星星的产业结构逐步调整、优化，整体的技术含量也在不断提高，生产品种也从原来单一的冷柜到冰箱、空调、便洁宝、电脑、数码、光电等高端科技产品，为接收和管理好这一类科技档案，档案人员应转变观念，不要在办公室坐等，要主动请教有关技术人员，深入生产车间，熟悉了解生产经营工艺流程，弄懂技术档案的内涵关系和保存意义，使档案人员对各种科技档案、资料做到“胸中有数”。
（二）要确立档案是资产的观念，在企业无论是科技、还是文书、声像、会计档案，都是全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累，是企业发展历程的真实记录和客观评价。以产品为例，从设计试制到品牌的创立，无不包含着一代甚至几代领导者和员工的聪明才智和辛劳汗水，无不凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上，比如，星星从十八年前只有几十人的手工作坊式小厂，发展到现在年产值几十亿元的规模，其创业的经验、历程，是难以用金钱买得到的无价之宝。档案财富是一种非常重要的资产，它除了具有企业无形资产的属性外，还具有专有性、地域性等公共属性。企业法人认识到档案是资产以后，就会千方百计去管理、保护、利用好这些资产，就会下决心做好档案工作。
（三）要确立档案是企业独有的信息和知识观念。在当今瞬息万变的知识经济大潮中，企业各自的档案是独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的知识和技术，如各种设计资料、图纸数据等。占有这方面的档案就是占有企业的技术秘密和独有知识。如果企业的档案材料不收集、整理、保管好，在市场竞争和信息流通的今天，很可能给企业造成无法挽回的损失。
（四）要确立档案具有实用效益的观念。档案资产是固定资产和一些无形资产的伴生物，它是在各种生产要素的配合下产生、共存并发展完善。档案资产的实用效益是在档案利用中发挥出来的，今年十月份，综合档案室及时为星星家电产业总公司技术中心提供冰箱蒸发器所有技术资料，以贾祥胜、洪立忠为主的研发小组利用了原有技术档案作参考，攻克了“冰箱蒸发器改为嵌入式”的自主创新项目，创造经济效益203万元，该项目荣获椒江区企业科协“金点子”活动一等奖。十一月上旬，由集团投资在洪西路立交桥北边利用原厂房改建台州市星星机械交易市场，施工过程中碰到厂区区域、房屋结构不明等难题，进展缓慢，项目负责人忧心如焚，档案室得到求援消息后迅速调出原北厂区总平面图、所有厂房建筑图纸，他们高兴地说：“这些厂房已有十几年历史，没想到档案室能提供这么完整的资料。”确保了该市场在明年元旦前竣工的计划。从上述可看到，档案资料只要管理好，利用好，就能产生更好的经济效益和社会效益。
二、体制创新，使档案工作适应现代企业的高速发展
现代企业制度的基本特征是产权清晰，权责明确，政企分开，管理科学。企业的档案工作要适应现代企业制度，就必须对企业档案工作实行机构创新、机制创新和制度创新。
（一）机构创新的核心是精简。无论哪个企业，精干是一个必然趋势，企业档案工作也要顺应企业的需要，档案管理的工作方法也必须创新，其内容就是要扩大档案工作的外延，深化档案工作的内涵，把过去只是单一的管理档案的档案室扩大为集档案、资料、情报、信息、统计等为一体的“企业档案信息中心”。这个中心机构在行政上受集团总部的领导，业务上归地方档案行政管理部门监督指导。其主要任务和职责是负责集团总部及所属各子公司、各级各类档案资料和其他信息的收集、整理、保管和提供利用等工作，例如，星星集团下有十余个子公司、在全国各地有11家销售公司，通过计算机网络系统实施联网，从而达到各种信息资源的联合开发和资源共享，真正形成一个集团化的信息联合体。这样符合现代企业精干、高效的原则，有利于增加企业档案管理的自主性和灵活性。
（二）机制创新的关键是高效。企业进行整合改造的目的是适应市场经济体制的需要，转换机制，高效运行，创造最大的经济效益和社会效益。企业的档案工作管理机制也要随着企业管理机制的转换而创新，要激活机体，坚持没有创新就没有发展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换；提高办事效率，充分发挥人的聪明才智，让档案资源成为企业科技创新、技术改造的动力源之一。
（三）制度创新的实质是要从企业各自的实际出发，星星作为一家大型的民营企业，回顾多年来的档案工作实践，领导支持固然非常重要，但具体活动的开展却要靠各项制度的规范和档案专业人员的不懈努力。目前看来，适合各类性质、各类机制的档案管理制度还不够健全，一些重要的档案分散在各部门、各子公司，不够规范，降低了利用率，制度创新已迫在眉睫，我们必须制定较为详尽的制度，不断创新集团档案管理制度，明确规定档案工作的年度方针和目标，以及兼职档案员在档案工作中的义务和责任，评价档案活动效果的方式、方法，按月考核，年终进行总结评比，职责明确，奖罚分明，从而调动全体专兼职档案人员的工作积极性。用制度来规范档案管理工作。
三、管理创新，全面提升档案工作
(一)企业发展了，企业的档案管理工作亦应上水平、上档次、上规模，档案工作的规范化形成和广泛参与，要求提高企业全员的档案意识和档案业务知识，坚持依法治档，确保“集中统一管理”。“集中统一管理”就是统一领导、统一机构、统一制度、统一监督和指导，为了提高集团本部及各子公司兼职档案员的业务水平，今年三月下旬，集团办公室特邀专业老师前来举办档案管理的培训，对集团各部门及各子公司近四十名兼职档案员进行为期三个月的轮流培训。这次培训的特点是理论结合实际操作，每周五、周六安排二名兼职档案员到集团综合档案室参训，培训内容针对各兼职档案员所在部门形成的档案进行详细讲解，授课内容分别为：文书、科技、会计档案等基本知识，培训时要求每个兼职档案员带未理装订的资料，面对面、手把手地指导她们如何装订、分类、排列、编号、编目、装盒等一系列步骤。此次培训，效果显著，也为公司明年档案管理上省级达标奠定了良好的基础。
一、工作平台创新
建立信息系统的目的是将传统业务工作流程优化后，借助于软件编程和数据库管理技术，重塑计算机工作流程来支持、执行和管理机构各项职能的业务活动。这些信息系统在企业办公领域创建起数据信息的产生登录、流转处理、收集归档、鉴定、保存、迁移、利用的全新工作平台。它具有涉及信息量大、参与应用岗位人员众多、数据库功能强大、信息传递迅速、易于交流、信息流向与办公的工作流程非常接近的特点。为企业员工提供了现代文明办公和规范管理的工作平台。同时，信息系统的建立为机构业务活动提供了信息流向规范、控制集中、信息利用方式灵活的工作平台，使文件与档案管理实践跃上了一个新的台阶。
二、流程创新
在纸质文件时代，由于受工作环节、工作岗位、工作步骤的限制，文件与档案管理更多地关注具体的业务活动，管理活动就如一个一个的串行节点，前行工序直接制约着后面的工序。传统工作模式形成的串行工作流程，是影响工作效率的重要因素。而信息化时代，创建文档一体化流程成为全新的理念，它是对分工后的工作环节、工作岗位、工作步骤的一体化集成的过程，它不是把因分工而形成的工作碎块拼装起来，而是根据总体目标经过技术和业务的互联提供无缝的互操作平台。企业档案载体的转变，使企业在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如，生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸，而其中许多又要承袭老产品的大部分成果，因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。文件从生成、流转到归宿的文档一体化流程，意味着信息系统在满足业务活动管理要求的同时，必然也满足了文件与档案管理的要求。
流程的创新，使工作平台提供的文件与档案工作之间实现无缝链接成为现实，它不仅改变了文件与档案工作的质量和内容，对文件与档案工作者的管理实践观念和思路也形成巨大的冲击。
三、管理创新
应有适应时展的管理手段，对于企业档案部门来说，采用科学的管理手段，为实现档案管理的现代化打下基础是非常必要的。信息化时代，计算机设备故障、病毒侵袭、用户误操作、自然灾害等各种因素，都会造成计算机系统的破坏，导致存储数据被破坏或完全丢失。因此，在信息时代文件与档案管理工作添加了信息安全管理这一重要内容。信息安全管理主要通过对信息本身与信息工作人员实施管理两个方面来理解。
信息管理通过采用设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，保证系统运行安全；同时，还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，确保信息运转流畅、安全可靠。流程管理是对整个系统运行状态的监控和对系统的每一项目或任务的流转、执行情况的跟踪和监控。通常系统管理员负责流程的监控管理，这是系统安全稳定运行的重要环节，也是确保系统产生的电子文件的真实原始性、齐全完整性的重要保证。因此，文件、档案管理人员有责任和义务关注流程管理的科学性、准确性。信息工作人员管理主要是加强对信息工作人员的管理，“建设一支高度自觉、遵纪守法的档案人员、技术人员队伍”。
四、制度创新
如何保证信息系统在应用过程中能适应不同阶段、不同性质用户的需求，以发挥最大效能；如何规范地应用、开发信息系统，以获得最好的效果，靠的是企业提供的良好管理政策。在信息化时代，文件与档案管理制度的建设与办公业务管理、信息化管理密不可分。
从保证信息系统的规范应用、合理开发、信息安全等方面综合考虑，企业需要在行政规章、业务规范、技术规则等几个层面，组织信息部门、业务部门，共同建立起企业级信息管理的标准规范体系。
五、服务创新
信息化时代，文件与档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。
创新之首，即树立信息服务的理念。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多，对信息服务的要求就越多、越广，因此档案工作人员首先要树立信息服务的理念。
信息服务强调主动服务。档案部门要对信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感，要经常动脑筋、想办法去收集信息，调查了解系统用户潜在的需求，有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容和范围、形式，有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工，并转化、制作成信息产品，提供服务。业务部门在建立信息系统之后，面对的一个问题是信息数据的长期大量积累。如何科学地保管、利用它们，成为建设者们必须考虑的问题，而档案管理部门是有足够经验解决这些问题的部门。因此，为信息系统建设单位提供信息数据的解决方案，是一种更高层次、更高水平的信息服务。
六、企业档案管理创新
1、要具备现代化的观念。计算机和信息技术的快速发展，已经和正在档案管理工作中产生划时代的巨大影响。随着企业办公自动化进程的加快，大量机读档案录音、录像、照片等新型电子文档的形成已纳入档案管理。要解决一个观念问题，就是我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上来，而是要借助现代信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些做法进行改革。尽快树立起现代化的观念是每一个档案工作者紧迫的必修课，是档案管理步入现代化的第一步。
一、企业档案管理中的五种关系分析
（一）议“专业性”与“实用性”的关系
档案管理是一门专业学科，这已是共识。既然是学科，就需要专业人才进行管理。以我们公司为例，每年经营管理中产生的档案数量级并不大，种类也远算不上“繁多”，调阅使用的频次更是稀疏，因此无论是数量还是难度都无需匹配专业科班人员。由于专业领域较为狭窄，往往造成“专业性”与“实用性”的矛盾。
说到实用性，档案的价值真谛即在于实用。如何能快速、准确的调阅到想要的档案是我们最实用的需求。因此档案的管理与索引从实用角度来说，无需用上所谓专业复杂的分类索引，而是找出档案专业知识与本企业特点相结合的方法即可，即“适度专业、因地制宜”，将专业性与实用性结合起来。
（二）议档案管理“标准”与“素质”的关系
档案管理在于标准，但更在于培养素质。标准是从稳定的业务形态中提炼出的共性指标。建立标准就要有两个必要条件，一是稳定的业务形态，二是提炼归纳。那么在标准出台之前，如何确保秩序呢？我想这就要培养素质了。这也符合人类社会的发展逻辑，如：人类也是先有人心向善的素质，后有匡扶正义的法律。当然，法律反过来也会促进素质的提升，这是辩证关系。
当然，不可否认，尽快出台统一标准也是改善目前现状的必要策略，但在此仍要呼吁大家主动培养档案意识和素质，让标准和素质彼此结合起来，双向发挥其辩证作用。
（三）议档案“集中”管理与“分级”管理的关系
档案是集中管，还是分级管，公司团队中多年来都有不同的认知。由行政部门集中管理，优势在于标准统一、责任明确；但其劣势也很多，比如集中保存风险、容纳场地较大、业务差异造成的分类不合理、不科学等等。综合来看，集中管理更适用于规模小、数量少、业务种类单一、规模稳定的企业；而对于业务种类多元、处于扩展阶段的企业来说，档案的集中管理与分级管理相结合势在必行。既然是集中管理与分级管理相结合，那么就不是完全割裂、各管一段，而是总体统一、相互协同，专业区分，彼此勾稽：
（四）议“编码”勾稽与“物理”勾稽的关系
在电脑系统的数据库设计中，为避免无效冗余，节省存储空间，应尽量减少同一信息在不同维度或区域的重复存储。同理，在档案管理中，这也是一种高境界的追求。
现实中，在规范的编码规则体系建立之前，如何能够有效的勾稽各类档案呢，就产生了一个略显“笨拙”的办法――物理勾稽，即：就是将同一档案进行复印，将复印件物理连接于勾稽对象上，从而避免了夸板块查询。但是，物理勾稽的缺点也显而易见，它将同一信息在多地重复存储，即浪费空间，也无法有效使查询者“止步”于某层信息，由于所有信息物理的连接在一起，查询者可以不分权限的“一览无余”。为此，编码勾稽必不可少。
编码勾稽就是将不同档案通过编码字段连接在一起，这些相关联的档案平日里根据其属性各存于不同的区域，只有在需要的时候才会通过编码“聚首”，当然这就要求在档案上准确注明勾稽对象的编码。
本人认为，扬长避短，相互结合的发挥两种方式的优点是明智选择。即，编码、物理相结合，篇幅适度、关联紧密或属同一项目的档案除用编码方式外同时用物理方式；篇幅较长的及常规档案用编码方式：
例如：以某市场调研项目为例，档案形成的主要步骤如下：
1.项目立项及过程中的请示报告、会议纪要、简报等走公司公文签批流程，最后纳入综合部文书档案管理，综合部对其编文书档案编号，同时项目主控部门留存复印件作为项目档案专项保存；
2.项目具体的调查研究方案以及执行过程中的数据分析、图纸影音、文书表格、实验记录及其他各类业务过程记录等纳入项目档案，项目主控部门自行保存；
3.项目过程中的对外合作合同，纳入合同档案保存，由合同主控部门（审计监察部）编合同档案编号，同时注明与其关联的请示文书的档案编号，使其与文书档案形成勾稽；合同复印件由项目主控部门作为项目档案自行保存；
4.项目经费支出将形成会计档案，会计档案由财务部编码，但应同时注明对应的合同档案编号，使其与合同档案形成勾稽；
5.项目调研结论及结项总结应以报告形式经公司公文流程正式上报，最终由综合部编文书档案编号存档，项目主控部门留存复印件纳入项目档案。
至此，该示例中的各个角色手中应有的档案如表1：
（五）议“电子”档案与“纸质”档案的关系
公司办公区每个人每天都在产生电子档案，尤其随着OA系统的上线及使用的深化，电子档案已占档案的很大比重。但是，电子档案保存分散，易于修改，给管理带来了很大难度，也不可能取代纸质档案，纸质档案仍具有不可替代性。因此，仅仅保存邮件、短信记录、聊天记录以及个人电脑中的资料是远远不够的。电子档案与纸质档案共同保存，“纸质为本，电子备查”可作为处理电子档案与纸质档案之间关系的原则。
电子档案方面：
1.可以逐渐推进个人办公“云存储”，即每个人的电子档案存于公司机房的服务器中，便于实现操作日志的追踪追溯，也提升了信息的安全性。
2.如OA系统上的电子审批能够替代纸质审批后，电子流转的单据、凭证、公文应定期打印，形成纸质档案另行存储，即系统上的电子审批记录与打印出来的纸质审批记录同时保存。
3.如上文所述，?y一电子文件名的命名规则，同时各部门经理要把关所辖员工的电子档案分类方式，即每年确定一次所辖岗位电脑中各级文件夹的逻辑结构，员工只需将所产生的电子文档按照规范的文件名进行命名，并存入已经确定好的文件夹中即可。
纸质档案方面：
部门负责人应在年初参照上述电子文件夹的层级结构为每个岗位建档，比如参照上述文件夹结构，实际配置各类大小文件盒，产生电子文档后，除在电脑中存入对应文件夹外，还应将最终版打印出来放入对应盒中，各类无电子版的纸质文档（如检查记录、收到的纸质文档等）也同样及时对号入座，存入既定文件盒中，这样确保纸质文档大于电子文档（最终版），实现纸质、电子同步存档，也为“四标”体系审核打好基础。
二、加强企业档案管理的新思路
上述文字林林总总散议了档案管理中个人认为较为重要的关系，总结起来要义如表2：
（一）在档案团队建设上
1.以实用为目标，结合档案知识，总部设立专职文档管理员，负责文档签批流转和整体档案的组织管理；各事业部、业务板块设立专（兼）职文档管理人员，负责本板块的档案管理，并配合总部档案工作。
2.加强团队档案素质培养，强化培训，强调档案工作人人有责，人人参与的理念，尤其强调部门负责人要切实履行职责，档案工作重在平时。
（二）在档案管控机制上
1.综合部牵头建立档案相关标准，尤其是编码标准、命名标准、立卷装订标准，建立监管机制，对事业部和板块进行检查。
2.明确档案集中与分级管理相结合的原则，即决策性、商务性、法务性、财务性、基础保障性档案总部集中管理；专业性、业务性、项目性档案各板块分级管理。
关键词：新时期；档案管理；科学化
中图分类号：T49
文献标识码：A
文章编号：1672-3198（2012）04-0245-01
1档案管理科学化的重要性
（1）档案管理的科学化，是企业管理的中重要的一环。但在一些单位，容易忽视档案管理的重要性，对档案材料的管理杂乱无序，从而对企业管理决策产生不良的影响。如有的档案仅保存在个人或各个部门，当有人员调动或离职，就容易造成档案信息的断裂；有的档案管理不规范，档案信息没有及时更新，甚至对机密档案没有严格的管理措施，造成信息泄密和信息流失。
（2）档案管理是企业核心资源的管理，完善的档案管理，反映出一个企业科学管理的水平，是企业核心资源可追溯的重要保证，也是企业重要决策来原的主要依据。可以说，档案管理就是对企业重要信息的科学管理。
（3）档案管理是企业历史信息的管理，档案管理做为企业的一项基本工作，是对企业生产、经营、技术等信息的真实记录，也是企业发展历史的积淀，是企业文化的延伸。做为一项基本工作，建立一套适合本企业业务特点、体现公司规范化的档案管理体系，也是企业信息化的管理的前提。
2档案管理工作中存在的问题
（1）对档案管理工作重视不够。虽然在企业发展过程中，档案管理工作必不可少，但因其工作属性的原因，相对其他部门而言还是属于边缘部门，企业资金和人事安排都不尽完善，有的档案管理人员是兼职，有的档案管理人员工作岗位变动频繁，这些都容易造成档案管理出现漏洞，档案资料丢失，机密档案泄密等，无法给企业决策提供必要的信息资源。
（2）档案管理模式落后。在企业档案管理工作中，大多数管理人员没有经过系统的技能培训，只是依帮传带的传统模式来学习档案管理，加上档案管理部门在企业各部门中发言权较少，有的部门不及时将档案整理归纳，或者借阅档案不细致登记，都极易造成档案资料流失。
（3）档案管理科学化水平较低。随着信息技术的迅速发展，档案文件的形式也发生较大的变化。在办公自动化的过程中，电子文档、图片、音像资料等成为档案原始记录资料也越来越多的出现。而因档案管理人员计算机操作技能不足，极易造成电子档案损坏、丢失、泄密、病毒感染等事件出现，如何运用现代技术进行科学化档案管理，提高档案资料的完整性、安全性，对档案管理工作者来讲任重而道远。
3新时期档案管理工作的对策
档案管理工作要跟上时代的发展，就需要不断提高管理人员的专业技能和素质，通过科学的档案管理机制，保障档案管理完整性、连续性、完全性，从而为企业决策和发展提供必要的信息资源。新时期档案管理工作可通过以下两个方面做进一步完善。
3.1外部环境
（1）加强对档案工作法律法规的落实，建设档案管理检查和执法队伍，监督和指导档案管理工作的开展。通过对设立诸如《档案法》的宣传月等手段，使人们认识到档案工作的重要性，以此规范和促进档案工作的开展。
（2）积极开展工作交流。通过对档案管理工作先进单位的学习和交流，促进和完善本单位档案管理工作。通过定期举办地区档案管理工作经验交流会，将档案工作出现的新问题、难题，通过与同行的交流，找到科学的解决方案。
（3）加强业务培训和指导。档案管理的行政部门，通过对企业档案工作的检查，发现档案管理中存在的问题，有针对性的开展技能培训和指导，从而提高档案工作人员的业务能力，使其更科学化、更规范化的做好档案管理。
（4）借力档案中介服务。在档案管理中，企业为了节约管理成本，高效配置人力资源，可以将企业档案管理工作委托给档案中介进行管理。而档案中介服务，做为一个平台，提供多样化的托管、代管、寄存、整理等服务，通过档案管理资源的优化配置，提供安全的、科学的档案管理，满足企业档案管理的需求。
3.2内部建设
（1）提高档案工作人员的责任意识。在档案管理工作，明确档案管理的重要性，牢固树立效用理念，创造重视档案工作的企业氛围，方便档案收集，积极解决档案工作中遇到的难题，让档案工作人员积极整理、完善档案资料。
（2）构建科学化档案管理体系。档案管理工作，要满足社会、企业发展的需要，需要建设立档案管理可持续发展的科学管理体系，不搞形式，注重企业档案资料收集的连续性、完整性、保密性、安全性，充分做好档案资料的价值分析，为企业经营决策提供帮助。检查完善档案工作中发现问题，严格执行档案管理制度，提高档案管理和使用效率。
第一条 为加强企业安保台帐资料档案管理，夯实安全管理基础工作，合理利用安保台帐资料档案信息资源，根据《中华人民共和国安全生产法》、国务院《企业事业单位内部治安保卫条例》和《广东安全生产条例》等法律法规，按照《广东××安保档案管理办法》的要求，结合我市××企业实际，特制定本管理细则。
第二条 安保档案是指将企业安全保卫、安全生产管理工作，用文字、图表、声像等不同形式的载体，进行收集、归纳和存放保管，即将安保工作台帐资料收集整理归档。内容包括：依据国家安全保卫、安全生产的法律法规，结合企业特点制订的安全保卫、安全生产规章制度和安全操作规程，安防和消防设施状况、安全检查、培训教育、发破案、事故调查和处理、经警和枪支管理等。
第三条建立健全市、县（市、区）局以及支局（班组）三级安保台帐资料档案管理制度，并作为工作考核内容之一。市、县（市、区）局安全主管部门以及支局（班组）应明确管理人员（台帐档案管理责任人），对本单位安全生产、安全保卫台帐、档案资料的收集、登记、整理，规范管理台帐资料档案。
第四条安保档案管理工作实行统一领导，分级管理。在省局和地方政府主管部门指导下，市局监督保障部负责对全市××企业安保档案实施监督考评管理。
第六条市、县（市、区）局安全管理部门应依据有关规定将安保台帐资料档案管理工作纳入评选安全保卫、安全生产先进单位或个人的条件之一。
第七条安保台帐资料档案归档的范围：
一、市、县（市、区）局和市局直属单位范围：
（一）安全管理机构，包括：机构设置；安全责任人、专（兼）职安全管理人员（含注册安全主任）名册。
（二）安全责任制，包括：各级领导、职能部门和各岗位的安全职责；领导履行安全职责考评的情况；上级单位与本单位签订的安全责任书；本单位与所管辖的二级单位签订的安全责任书。
（三）各级领导对安全保卫、安全生产工作的批示、讲话的文书或声像。
（四）安全保卫、安全生产的管理规章制度；枪支、设备等安全操作规程。
（五）日常工作台帐记录，包括：工作计划和总结；消防设施（设备）、经警、枪支、金库、仓储等安全检查；安全教育、隐患整改、事故调查和处理等记录。
（六）安全教育，包括：安全教育的年度计划；参加地方政府有关部门组织的安全培训、知识竞赛活动记录；安全责任人、安全管理人员参加安全培训、持证记录；职工安全教育记录；特种作业人员培训、考核、持证上岗记录等。
（七）工程建设项目中安防设施审查（验收），包括：新建、改建、扩建和技术改造等工程项目的安全设施“三同时”报建与审批资料，各种证照领取资料。
（八）安全检查记录，包括：历次（本单位和上级单位）安全检查记录；重点部位、专项安全检查记录。
（九）事故隐患整改，包括：事故隐患登记；应急防范措施；整改要求、计划措施；整改结果等记录。
（十）事故调查和处理，包括：事故上报、登记记录，事故调查报告、处理结案材料和防范措施等。
安全检查和事故隐患整改的记录必须有被检查（隐患整改）单位负责人和检查（负责隐患整改）人员签名。
（十一）发破案记录，包括：发案报告、破案经过、处理结果等。
各单位可根据上述范围结合本单位管理权属范围进行安保档案材料收集归档。
二、支局（班组）范围：
（一）安全管理机构，包括：上级安全机构设置文件和本支局安全工作分工；安全责任人、兼职安全员（副支局长担任，无设副支局长的由支局长负责）及支局人员分工名册。
（二）安全责任制，包括：上级下发的各级领导、职能部门和各岗位的安全职责文件和本单位负责人、各岗位职工安全工作职责；上级对本单位履行安全职责考评的情况；上级单位与本单位签订的安全责任书；本单位与岗位职工签订的安全责任书。
（三）各级领导对安全保卫、安全生产工作的批示、讲话的文件材料；上级下发的安全工作总结、工作要点；本单位工作计划和总结；
（四）安全保卫、安全生产的管理规章制度、检查规范；各种设备的安全操作规程；上级制订以及本单位结合实际制订的遇突发事件的应急处置的救援预案和防范措施，包括如：遇盗抢、诈骗、火灾、洪涝、地震等突发事件的应急处置预案、办法。
（五）日常工作记录台帐，包括：有关消防设施（设备）、电源线路及电器、物品堆放、门（锁）重点部位等上级安全检查隐患及整改（必须有被检查单位检查人员签名）、本支局（班组）每日班前班后自查整改隐患等记录；网点（金库）出入登记簿、值守登记簿；防入侵报警设（撤）防登记簿（卡）等。
（六）安全教育台帐，包括：上级下发的教育的年度计划和本单位年度安全教育学习安排表；参加上级组织的安全培训、知识竞赛活动记录；本单位组织进行的职工安全教育学习记录簿；案例通报等有关学习资料。
（七）案件、事故及事故隐患自查情况上报登记记录，案件、事故（隐患）报告材料（上报后自留一份存档）。
第八条 安保档案工作实行“同步”管理，即：下达任务与提出安全工作要求的文书材料的形成、积累、整理和归档同步；检查工作与检查记录材料的形成、积累、整理和归档同步；鉴定、验收安防设施与鉴定、验收建设工程文件材料的立卷和归档同步；发案（事故）情况、调查处理、结案和归档同步。
第九条安保台帐档案资料的归档应在以下时间内完成：
(一)文书和声像档案由经办部门或者经办人员在每一项工作任务完成后移交档案管理人员归档；
(二)工程建设项目中安防设施档案，在工程任务下达后安全主管部门督促承建单位在工程验收后两个月内，复印一分交安全部门归档，周期过长的可以按形成阶段分期归档；
（三）重要的安全工作会议、专业性技术会议和学术会议的文件材料，在会议结束后一个月内整理、立卷，并移交档案管理人员归档。
（四）带有密级的安全管理文件材料，应由经办人随时形成随时归档。
（五）破案和事故处理后即将材料整理归档，随后将对责任人的处理结果也一并归档。
第十条收集安保档案材料时，应保证安保档案材料的完整。整理材料时，应遵循档案材料的形成规律，保持材料之间的有机联系，便于保管和使用。
第十一条安保档案材料整理过程中，应根据不同内容和载体分别进行立卷。对未完成的档案材料，整理时应单独存放，等完成后组卷归档。
第十二条对录音带、录像带、照片、唱片、光盘等非纸质载体的安保档案材料进行归档时，应将每一单项（盒或盘）作为一个保管单位，单独编排档号，并采取按年度结合内容的方法分类整理和编号。其中与文字材料有直接联系的应编写互见号或互见卡。
第十三条反映和记录本单位在安全管理或活动中并对以后有重要参考借鉴作用的安保档案材料，应永久保存。在本单位组织或参与的重大的安全活动中形成的，并具有一定参考价值的档案材料，应长期保存。
第十四条 在职务活动中形成的文件材料，必须定期移交档案管理人员集中管理，任何个人不得据为己有或者拒绝归档。
第十五条因机构调整安全部门变动时，应当妥善保管安保档案，整理登记后向接收部门移交，不得散失。
档案管理人员调动时，属于归档范围的文件材料必须全部上交，并办理移交手续，不得擅自带走或毁弃。
第十六条 安全部门保存的档案主要供本单位使用。外单位的工作人员查阅档案时，需说明使用其目的和使用范围，并经安全部门负责人批准后方可查阅。
第十七条借用安保档案者应负责所借档案的安全和保密，不得擅自转借，不得折叠、剪贴或抽取、拆散档案，严禁在安保档案上勾画、涂抹、填注、加字、改字或以其他方式损害档案的原有状态。
第十八条重要和密级的安保档案，需要向外单位或个人交换、复制时，须报请单位主管领导批准。
第十九条 安保档案的保存价值应定期进行鉴定。对保管期限的变动、密级调整和需要销毁的档案，必须经安全部门负责人批准。
第二十条 安保档案的销毁由档案管理人员执行，并经安全部门负责人批准。销毁档案时，由档案管理人员和安全部门指派人员监督销毁并在销毁清册上签字。
档案销毁后及时调整档案柜架，并在目录及检索工具中做出相应的注明。
库存档案未经鉴定并履行批准手续的，严禁销毁。
第二十一条 凡有下列事迹之一的，应给予奖励。
（一）安保档案的收集、整理或者开发利用方面做出成绩的；
（二）对安保档案的保护和现代化管理做出成绩的；
（三）执行国家档案法律、法规和企业档案管理制度表现突出的。
第二十二条 违反本办法有下列行为之一的，由所在单位对直接责任人员给予行政处分，造成损失的可以根据档案的价值和数量，按有关规定责令赔偿。
（一）损毁、丢失或擅自销毁具有保存价值的或者应当保密的安保档案；
(二) 将职务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有或者拒绝向档案管理人员移交的；
(三)擅自提供、抄录或者公布有密级档案的；
（四）涂改、伪造档案的；
（五）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。
1.企业档案管理的主要内容
企业档案管理的对象即是企业内部各种各样的档案，而服务的目标就是这些提供档案的各类成员，档案管理的主要内容包括对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计以及对其进行利用等。档案管理人员每天按照企业的相应管理制度将大量的文件和档案进行分类整理，将一系列有相关性的档案进行统一的集中化整理后归档，无相关性的文件档案进行分类归档，这就是企业档案管理工作的主要内容。
2.当前我国企业档案管理的现状和存在问题
2.1.企业档案的收集存在的一定难度
由于我国目前的企业并没有完全进入到科学化管理的阶段，一些中小型企业的员工并没有较强的档案管理意识，档案管理人员在档案收集的过程中存在一定的难度。在一些生产制造型的企业，由于很多员工的学历水平不高，无法上交个人档案或档案经历不全面都是企业档案收集过程中存在的问题，同时在档案的收集和管理过程中，也存在一些员工为方便自己的工作需要，不主动上交个人档案导致企业不能及时对员工的档案进行整理，这种现象对企业的档案管理水平的提升产生严重影响。
2.2 企业档案的信息缺乏系统管理
目前，企业的档案管理仍处于传统的档案管理方式，一些企业档案的保管、保存仍然分散在各个部门、机构之间，没有对档案进行统一化的系统管理。同时由于档案的分散管理，不利于信息的有效整合和资源共享，不利于企业的长久发展也使档案管理的科学化发展出现了阻碍。如果不对档案管理进行有效的变革，企业的经济发展将无法满足社会的需求。因此，面对这一现象，许多企业都需要对企业内部的档案管理工作进行变革，以知识指导思想为导向，建立合理的档案管理方式以更好的适应企业档案管理的新要求，更使其满足现代企业的发展步伐。
2.3企业档案管理的发展滞后于信息化的发展
随着信息技术的不断发展，很多企业都认识到了信息技术的应用对企业档案管理的重要性。在企业不断壮大的过程中，因企业的各项活动产生的数字信息不断增多，而企业传统的档案信息管理模式已无法适应大量的信息管理要求，另一方面，企业信息技术的不断发展，致使企业档案管理人员的信息化掌握能力难以及时跟上信息化进程，致使企业档案的信息化管理出现了阻碍。
2.4企业档案管理工作人员的专业知识不高
档案资源的建设工作对档案管理人员的知识素养和专业能力要求比较高，但是目前很多企业的档案管理人员的综合素质、知识结构与这一要求还有一定差距。同时，目前很多的企业的档案管理人员都缺少专业的档案管理训练，并且很多档案管理的工作人员均来自非档案专业，使企业的许多档案管理做不到科学化发展和有效的为公司内部服务，由于档案管理人员的专业性技术不强，无法及时的掌握信息技术在档案管理中的应用，导致企业的档案管理不够现代化，阻碍了企业的长久发展。
3加强企业档案管理措施，提高企业档案管理水平
3.1企业需加大档案管理新技术的应用
当前，信息化的发展对企业档案管理提出了新的发展要求。以往的纸质档案管理是对档案的实体化管理，目前已很难适应企业管理的要求。随着信息技术大量应用于企业生产和管理，可以利用信息技术加强企业的档案管理工作，工作人员在积极开发档案信息资源的同时，并使用信息技术更好的为企业服务，提供企业相关知识文献等。因此，企业若想更好的应用信息技术并得到长久的发展，企业必须积极利用各种信息技术带来的优势，开发并使用具有数据分析和决策支持的档案知识管理系统，促进企业档案管理水平整体的提高。
3.2强化企业的知识服务能力，实现知识共享
对企业内部的知识服务体系，企业通过构建内部知识网络来实现知识的传递和共享工作。而对于企业外部的知识传递工作，企业也可以外部知识网络实现企业和外部的客户资源和外部市场的交流。为了使信息资源达到安全性的标准，公司内部可以建立相应的共享权限，使公司内部用户可以直接访问此系统，而外部网的客户或市场用户必须通过档案管理部门的主页或者站点系统链接，获得权限后实现知识的查找工作。实现知识共享有利于企业的知识体系发展，更加快了档案管理整体水平的提升。
3.3提高企业档案管理人员的专业知识水平
为了更好的完成企业的档案管理工作，档案管理部门可以引进有专业知识的人才或有相关工作经验的成员，使其迅速融入到企业的工作流程中。同时管理部门的负责人要对档案管理的成员进行公司内部的介绍，使成员加深对公司经营情况的理解，使其自身的知识结构可以适应于公司的发展需要，并且要加强档案管理人员的技能培训，使其适应于当前信息技术的高速发展，运用先进的知识管理手段更好的为企业服务。
关键词:私营企业;档案管理
中图分类号:F208 文献标识码:B文章编号:1009-9166(2010)017(C)-0252-01
档案是对企业生产、技术、科研、经营等活动全面反映的真实记录。对于企业的领导层而言,档案是他们了解企业经营状况和调整企业战略的重要依据;同时档案也是社会各界了解企业经营成果的重要依据。强化企业档案管理对提升企业的核心竞争力,促进企业全面发展有着不容忽视的作用。因此,企业全方位、多角度入手,强化档案管理。
一、强化管理意识
科技发展带动行业革命,随着企业档案管理手段的革新,为了适应全新的管理模式,企业档案管理部门必须解放思想,采取积极有效的措施,提升全体员工的档案意识:首先通过大力对档案管理正面和负面案例的对比宣传,强化领导的档案意识,增强领导对档案管理的重视。其次是要通过各种形式的培训,使领导了解档案管理的重要性、基本内容、注意事项。
二、完善管理机制
档案管理是企业管理的重要组成部分之一。企业要想取得长足的发展,完善企业档案管理的机制势在必行。首先,要为档案管理创造必要的物质条件,加大资金的投入,从硬件设施上给予足够的支持;其次,要依照相关的法律法规建立档案,坚决贯彻执行《档案法》,将档案管理制度落到实处,改变传统档案管理中分散管理,多处存放的模式,将公司的一切档案集中统一管理。再次,是要从实际出发,制定合理的档案工作发展计划,并按一定步骤,逐步实施。结合企业自身实际,将档案管理工作的重点放在如何利用档案信息为企业生产、经营服务上。最后,建立健全激励机制,全面调动档案管理人员的工作积极性,将档案管理的成效与工作人员的薪资、提干、评优等挂钩。
三、更新管理手段
随着现代科学技术的发展,档案管理的手段也是日新月异,同时,市场竞争愈渐激烈,也使企业对档案信息的需求不断增加。在信息时代,为了给企业发展提供更新、更全、更准的档案信息,档案管理部门必须加快档案管理的信息化进程,大胆采用各种先进的档案管理技术手段,做好企业发展的“信息参谋”。
四、树立信息服务理念
随着社会信息产业的发展,信息用户对信息服务也有了越来越高的要求。因此,企业档案管理人员必须树立起主动服务的理念,积极利用技术手段,归纳总结,将信息资源的及其相关的信息转变、制作成信息产品。信息服务具体来说需要档案管理部门做好以下几点:一是要充分考虑客户的信息利用需求,为客户建立专门的信息服务平台,使用户的信息使用更加简单,便捷;二是要对收集的档案信息进行归纳整理,进行深加工,制作成简单易查的信息库,使领导和业务部门可以快速、准确的查找相关信息;三是要加快远程信息系统的建设,为有需求的用户提供远程信息服务。
五、加强人员培训
无论什么工作,它的操作者都是人,就企业档案管理而言,企业档案管理人员的工作能力和综合素质直接影响着企业档案管理工作的质量水平。企业档案管理部门应该把提高员工综合素质和工作能力当成重点任务来抓。为了完成这一目标,企业要加强对员工的培训力度:首先,企业可以在档案管理部门举办专门档案管理业务培训班,使员工掌握档案管理工作中的各种办公设备和相关的办公软件应用;其次,组织档案管理人员与友好企业的同行进行业务上的经验交流,互通有无;再次,鼓励档案管理人员自学,企业出资为档案管理人员配置相应的行业书籍、软件,为档案管理人员的自学提供便利;最后,定期对档案管理人员的业务水平进行考核,将考核结果列为员工加薪、升职的重要考察因素,刺激档案管理人员提升自我的业务水平。
总之,档案是企业的“信息参谋”,企业档案管理工作的好坏直接关系着企业领导制定企业发展计划的正确性,关系着社会各界对企业经营成果认识的真实性。一个成功的企业,离不开成功的企业档案管理,档案工作要跟上时代的发展,要努力为企业的发展提供信息支持。
作者单位:四川省华芝房地产开发有限责任公司
作者简介:胡世明(1971.09― ),男,四川省攀枝花市,职称:馆员,学历:大专,研究方向:档案管理。
参考文献:
