时间：2023-05-17 16:11:23
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关键词：风电建设工程、档案、规范化、管理
中图分类号：K206 文献标识码： A
一、前言
随着社会经济的快速发展，社会中各个领域都得到了一定的发展，其相应的档案管理工作越来越重要，并且受到了各级领导的重视。在风电建设工程中加强档案管理工作也是势在必行的环节，为了有效增强工程档案管理工作的能力，一定要加强管理制度的应用，并且对工作人员的专业素质进行提高，进而确保工程档案管理的规范化。
二、风电建设工程档案管理的特点
风电建设工程档案主要就是指建设期间的一些历史记录，其可以真实的反映风电建设工程施工的全过程。在工程建设阶段，档案资料可以为相关建设工作提供一定的参考与指导；在工程竣工移交之后，其还可以为相关管理维护、风电工程正常工作以及发挥投资效益等方
面提供可靠的保障；随着社会经济的不断发展与进步，其还可以为工程扩建提供相关的参考依据。因此，一定要加强风电建设工程的档案管理工作，这样才可以取得相应的经济效益。因为风电建设工程在实施过程中会产生大量的专业技术资料以及管理文件，主要有文字记
录、图表、图纸以及声像资料等，根据相关实践经验表明，只有严格按照国家档案管理制度以及风电行业的相关特点开展档案管理工作，才可以确保其管理工作的规范化与价值性。
在风电建设工程档案管理中主要包括以下特点：一是，风电建设工程涉及的领域比较多，参与的管理单位与施工单位也比较多，进而导致相关工作人员的流动非常大；在施工阶段需要存档的资料一定要进行及时的收集，要不然也就无法达到归档的完整性。二是，风电建设工程是一项涉及多学科、多专业以及具有较强技术性的系统，在开展档案管理工作的时候，一定要实现规范整理、科学分类，并且相关工作人员一定要具备相应的专业知识与技能。三是，竣工档案的编制工作是一项非常复杂，并且要求非常严格的工作，一定要确保相关工作人员具有强烈的事业心与责任感，进而可以自觉按照国家以及风电行业档案管理规范执行具体操作，树立良好的敬业精神。四是，档案管理工作的相关人员一定要对现代化办公设备以及专业技术进行合理的应用，并且对相关文件、文档以及图纸资料进行一定的处理。
三、风电项目档案工作的现状
1、传统观念过重
就风电机构而言，对于项目档案管理并没有像工程建没一样给予同样的重视和关注，大部分的单位认为只要工程质量做得好，过程中无纰漏，施工完毕没问题，设备使用运作好，就是重中之重，这种传统的观念，从根本上就忽视了风电项目档案存在的重要性和必要性，觉得项目档案只不过就是起到了对文字的记载和对资料的保存作用，并没有对项目档案的作用有更深入的理鳃，
2、管理介入较晚
目前我国的风电项目档案，通常都是设计单位绘图完，建设单位兴建完，施工单位运作完，监理单位检查完之后，才向档案管理部门提交相应的档案资料，这就使得档案管理部门只能很被动地接受档案材料，并不能从最开始就介入到工程之中去，甚至到最后竣工完也不能进行相对应的检查，也更不能起什么监督和监理作用，以至于在后续所产生的各种问题中，也只能处于旁观的位置，并不能真正地发挥出项目档案最为重要的作用。
3、项目要件不全
由于在风电项目档案的形成过程中，并不是所有的人员都具有专业的素质和能力，这就会造成在部分环节和过程中，资料相对不健全，档案内容不完善，要件相对不规范，施工记录不详细，设计编号不完整，技术方面依据}己载不足，图纸标记相对紊乱等等，这些项目要件不全，就会进一步导致施工中各个环节的相对脱节，就会对整个工程造成不良的影响，甚至会造成巨大的损失。
4、人员素质参差不齐
就目前来说，风电项目档案工作人员，并不是全是档案专业对口的毕业生，也有一些相对年龄较大，学历相对较低，能力相对不高，素质相对不强的人员在从事项目档案的记录和整理工作，而绝大多数的工作人员在上岗前也并没有接受过相对正规和专业的培训和训练，很多的员工都是在依据自己摸索出来的经验来开展工作，这也势必会造成项目档案记录的各种漏洞和不足。
四、规范风电项目档案管理的措施
1、改变观念
要想提高风电项目档案工作管理水平，首先要改变风电档案管理在整个企业的领导层面，施工方面，监理机构，到档案的管理人员存在的陈旧观念.提高对于风电项目档案管理的认识和深入了解，在最开始从思想上，就要强化对于项目档案的关注和重视，提高对于项目档案内部的认识。
2、领导重视
档案工作一定要争取得到单位分管领导及部门领导重视与支持。工程前期文件、管理性文件的收集除了有可能在前期工作人员手中，还有可能在上级或有关主办单位那里，与有关单位进行联系或从前期工作人员索取资料都需要得到领导支持。对于各参建单位档案管理工作指导，包括对各施工单位下发档案制度，参与各阶段工程质量监督检查以及添置必须的档案用具等都需要得到领导支持。
3、及时介入
为了加强对于项目档案的管理，就更应该让工作人员从一开始的项目设计人手，就逐步介入跟进，加强对于设计、建没、监督、监理、后续等工作的档案记录，直观、动态地反映出整个风电工程的各项指标和依据.为以后工作的开展保存第一手完整、齐备、真实、可靠的资料。
4、建立并且完善档案管理网络与制度
在风电建设工程中，为了实现对档案资料的统一管理，一定要成立一支由建设单位、设计单位、施工单位以及监理单位共同组成的档案管理领导小组，进而建立相应的档案管理网络，对档案管理网络中的相关成员展开相应的职责划分。与此同时，参与建设的相关单位一定要成立相应的档案管理部门，并且安排专门人员进行管理。当完成档案管理网络的建设之后，组织相关成员开展会议，对国家以及风电行业档案管理的法律法规进行学习，结合风电建设工程中实际存在的问题展开讨论，进而提出有效的解决措施。在实际工作中，一定要根据工程建设情况制定相应的规章制度，确保其具有相应的可操作性，并且严格落实业主与监理、现场委托单位、施工与安装的档案分级管理制度，进而确保档案管理工作的全面展开。
5、增强各级资料人员的素质水平
在档案管理工作中，各级资料人员的责任心以及业务水平发挥着非常重要的作用。因为在风电建设工程中参与的单位比较多，因而其各级单位的管理水平之间也就存在着一定的差异。针对这样的情况，一定要对相关资料管理人员展开定期的业务培训，提高工作人员的责任感，进而让相关工作人员更加深入的了解档案管理工作的开展。在加强档案管理工作的过程中，在工程建设初期就要要求各参与单位根据合同内容，制定详细的竣工资料目录，主要包括案卷编号与案卷题名，同时一定要交予监理单位进行相应的审核，以此来实现对档案资料的有效管理。除此之外，在整理竣工档案的时候，一定要严格遵守相应的规范标准，确保收集的时候不会出现漏项，并且保证案卷提名正确以及分类科学，进而才可以为相应的指导与管理工作提供可靠的依据，加强档案管理工作。
6、加强档案业务指导与检查
为做好与工程项目相关文件的归档工作，解决各参建单位在工程文件材料编制、整理和归档工作中存在的各种问题，我们组织各参建单位分管档案的领导、有关工程技术人员和档案人员进行档案业务学习，提出具体的档案收集、整理、移交、验收等工作要求。在工程建设过程中，针对工程人员档案意识不高的问题，档案管理部门还加强对工程资料员的工作指导与培训。一方面帮助一线档案工作人员学习和理解有关标准和规范，掌握业务技能，提高业务水平；另一方面促使工程项目档案工作人员相对稳定，有助于了解工程动态，了解资料的流向，确保档案材料收集齐全、完整、准确。另外，我们还定期在建设工地现场开展检查工作，对工程各参建单位应该归档的资料进行检查，查漏补缺、纠偏纠错，确保工程资料管理制度化、程序化、规范化。
五、结束语
总而言之，随着风电建设工程规模的不断扩大，其档案管理工作的重要性越来越突出。在风电工程建设过程中，只有确保各级领导建立正确、客观的质量观念，加强对档案管理工作规范化的认识，严格落实相关管理制度，才可以确保档案资料能够真实反映风电工程的建设情况。因此，加强风电建设工程档案规范化管理势在必行。
参考文献：
[1] 李敏：《风电建设工程档案规范化管理》，《浙江档案》，2013年05期
[2] 张靓：《对工程档案管理的重要性分析思考》，《办公室业务》，2013年23期
一、重点水利工程建设档案管理的现状
1.相关部门对档案管理制度重视不足，落实不够
在水利工程建设过程中，档案管理工作往往不会被纳入工程建设的同布置、同检查，档案管理与工程建设质量、进度、安全等问题相比，重视程度不够。在工程建设之初各参建单位在工程建设各阶段对档案资料管理应承担的工作职责没有进行明确，造成了档案资料管理职责不清。在日常的文件材料管理方面各单位的岗位责任制、文件归档制度、文件保管制度、档案鉴定制度等大多是流于形式，没有形成有效的管理体制，也就使得水利工程建设档案管理工作无明确的办事规程和行动准则。在实际建设施工过程中，各参建单位对文件材料的管理仍旧是以水利工程建设的实施为主，侧重于科技档案的收集、整理。再加之水利工程建设周期较长、文件材料交接手续不到位，档案验收无档案部门参加等因素，使得档案管理工作的开展未能达到有关规定要求的深度。
2.档案管理人员非专业，保管环境不达标
调查中的重点水利工程内容大多涉及多领域多专业。工程中的各个单项工程会被分成多个标段，标段内又会分包。参与施工的单位多而杂，素质参差不齐。这些施工单位一般重视技术工作，档案收集管理意识薄弱，片面的认为工程质量和按时完工才是主要工作内容，对档案收集管理工作不重视，普遍没有设置专门的档案管理机构和岗位。对于文件材料的收集整理工作，基本是由行政人员、技术人员兼职管理，这部分人员中又以参加工作时间不长的青年居多，他们经验不足，又没有经过专业档案培训，且身兼数职、精力有限。所谓的档案管理工作只是被动的接受并保存文件资料。再加上工程工期长、临时机构解散、人员流动性等不确定性因素，还会发生文件材料遗失、缺项漏项、签章手续不全等问题。这就造成了档案管理工作明显滞后于水利工程建设工作的情况，还会出现工程面临竣工验收时才会想到档案收集整理工作的现象。于是，为了能顺利完成验收，就会突击补材料，这样材料的真实性就无法保证。此外，水利工程项目在施工建设时都会成立项目部，选址一般都在工程所在地，房屋结构为彩钢瓦。由于场地和条件的限制，项目部无集中统一管理档案的档案室，各参建单位的档案会放在办公室的铁皮柜中保存，项目部环境杂乱，档案保管的“八防”标准无法达到。
3.档案收集整理不规范
一是原始资料收集不齐全，整理归类不合理。因档案管理人员缺乏档案专业知识，导致文件资料收集不及时、内容不齐全、整理不规范、分类不准确、卷内文件联系不紧密，组合不合理，案卷书写不规范。如工程建设中，各单位只顾及工程数据资料的收集，往往不会留存施工建设场面的影像资料。有的工程连基本的工程施工前后的对比照片都不齐全。有照片的也没有按档案整理的要求放入档案专用照片册中，并配以详细的文字说明有。二是案卷内容不完整。工程建设档案的形成与收集整理没有系统的流程，归档范围也没有严格的界定，再加上工程建设档案资料内容繁杂，涉及的单位部门较多，受时间约束较大，造成归档材料不完整。如工程施工、监理日志做不到一日一记，出现对应不上的情况；工程的监理，往往只有监理员在工程现场，监理总监不到位，需监理签字的资料会由他人替签或集中补签。三是文件材料的搜集整理与移交接收工作严重脱节，造成档案的缺失。目前，档案行政管理部门一般不直接参与到水利工程建设实施过程中，这样就造成水利工程建设过程中文件材料收集和整理工作中出现的问题不能及时被档案行政管理部门发现，有些因遗漏而未被整理入卷的应归档的文件材料，在水利工程完工移交后，能被找到的可能性几乎为零，从而导致水利工程档案不可逆转的缺失，对今后的保管利用都造成很大的影响。
4.档案信息化程度不高
随着水利事业的不断发展，作为水利工程建设主体的地方水务部门的水利工程档案的数量也在不断增多。从目前调查的情况来看，水务部门及工程参建单位的水利工程建设档案管理工作仍然保留着传统的纸质档案管理模式。计算机的运用主要是进行登记，检索工具只有“目录检索”一种，档案信息化程度低。
二、重点水利工程建设档案规范化管理的建议
1.增强档案意识，建立完善的档案管理网络与制度
[关键词]市重点工程建设项目；招投标；档案管理
城市重点工程建设项目招投标档案是指经市人大会议审议通过，由市发展改革行政主管部门印发的重点建设项目，在招标投标交易活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、符号、图表、声像等不同载体的原始记录。重点工程建设项目招投标档案是招标投标过程中的真实记录，是招标投标管理工作的重要依据，重点工程建设项目因为规模大，既有勘察、设计、监理等服务，又有主体工程、配套工程、既有土建工程又有机械设备的采购安装，形成周期长，招投标文件具有数量大种类多，发挥作用时间长的特点。作为档案工作者，应当建立健全市重点工程建设项目招投标档案工作，认真研究思考，采取积极的措施，保证招投标档案的真实、准确、完整，为建设项目中标后的跟踪管理和咨询服务提供依据。
目前，城市重点工程建设项目招投标文件主要存在以下几个问题：
首先，工程招投标档案数量巨大、规格不一，给库房管理带来压力。城市重点工程建设项目往往参加单位多，招投标文件数量庞大，没有中标的单位招投标文件更是数量巨大，而且各类文件至少一式三套。目前，现行的档案管理规范中没有对工程招投标文件的规格大小、保管期限等没有明确的规定。一些重点建设项目往往工期长，查阅频繁，招投标文件大小又无法入盒，给档案保管和利用带来不小的管理难度。
其次，招投标档案管理规章制度不完善，造成档案资料管理混乱等问题。很多建设单位没有真正建立招投标档案管理工作机制，与招标签订合同后，招标给什么就接收什么；一些单位对重点工程招投标档案的归档范围、归档要求模糊不清，招投标文件随意堆放，没有分类标准，没有按照按类排列、组卷，以至于给以后的档案查询利用、审计工作带来很多困难。
再有，档案管理专业软件的单一性，无法满足招投标文件数字化的需求，也制约了档案资源的共享。现在不少企业采用了专业档案管理系统，但目前的档案管理系统只能满足招投标档案的目录管理，不能与评标管理软件实现对接，档案的查阅利用，只能根据档号到档案室翻阅原始资料，不仅加大了工作量，也容易造成档案资料的破损。
针对重点工程建设项目招投标档案管理实际存在的一些问题，下面从管理职责、制度建设、规范要求等方面，提出几点改进建议：
1、明确招投标档案管理分工协作机制。应明确部门和相关责任人的职责，进一步规范档案管理，做到分级管理、职责明确。重大建设项目工程招标委托招标机构进行的，由招标机构负责招标投标档案原始记录的收集、整理和移交工作，建设单位负责立卷、归档、集中保管。招投标交易活动结束后，中标通知书发出一周内，应按照归档范围移交档案部门，在规定时间内没有按照要求上交的，可考虑不予划拨费用。建设单位应建立由技术部门、综合档案室人员组成的小组，明确档案管理负责人。负责接收、立卷、归档，并将其纳入本单位档案综合管理分类体系，实现集中管理。
2、建立健全招投标档案管理规章制度。在实际工作中，建设单位主要是依据《中华人民共和国招投标法实施条例》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》整理招投标项目档案，条例中并没有对招投标档案的管理做出详细规定。因此，细化各地现行的工程招投标档案管理办法，才能规范招投标档案管理工作。另外，要与交易中心加强联系，业务审批人员在文件的收集过程中，严格执行标准和依据，对报送人的文件严格审查，不符合归档要求的不予办理，从源头上规范档案材料。
3、规范档案资料的收集、整理、鉴定工作。首先，细化资料收集清单，是精简库存数量的前提。重点建设项目招投标文件，建设单位档案室收集保管的档案材料主要有工程前期文件材料和工程招投标文件材料两部分。在《条例》没有具体规定的情况下，在实际工作中，笔者认为，市重点项目招投标档案应主要包括：1、前期阶段：包括立项批文复印件、招标协议、招标申请等。2、过程阶段：招标公告、投标申请人汇总名单、投标资格预审、招标文件、招标答疑、工程量清单、预算控制价或投标限价、投标人标书，包括技术标、经济标等；3、签约阶段：评标委员会名单、开标记录、符合要求的投标一览表、废标情况说明、评标标准、中标通知书、合同副本、未中标人投标文件等。其次，在精简招投标档案方面，招投标办公室在条件允许的情况下，建立企业诚信档案和信用投标人，以后的投标项目资审文件和投标文件可不再提交有关人员业绩、人员资历材料等复印件。这样，不但减少投标单位的重复工作量，同时也减少了档案的数量。再有，建设单位应统一移交格式，方便以后的管理工作，移交前将归档范围、移交表统一格式后发给招标，中标单位投标文件一正三副，不中标单位一套正本就可以了，改变以往招标将所有招标过程中产生的材料全部交给建设单位，造成资料重复，库存紧张的状况。最后，关于归档年限的设定，将市重点建设项目招投标文件划分为永久、三十年、十年，中标单位土建部分建议划为永久，设备按使用年限划分为三十年和十年，未中标单位建议作为资料保管五年。
4、清晰招投标档案的组卷。招标各阶段的勘察设计、工程监理、施工、装饰装修、材料设备采购等应当分别组卷。招投标文件的立卷和归档，应遵循文件材料的形成规律。同一个项目分阶段招标的，每一阶段应分别组卷，内容相同的材料，不必重复归档，在备考表中注明即可，卷与卷之间保持相互联系。
5、提高招投标档案信息化管理和服务水平。通过对档案专业管理系统与招投标管理系统的接口连接，实现条目检索和全文检索，逐步实现招投标档案的数字化管理。做好档案的编研工作，编制招投标项目汇编，包括录入项目名称、中标单位、合同金额、合同签订日期，并对主要数据进行分类、汇总、分析，对各类数据按照档案的分类要求以及数据之间的联系进行整合，各类分析报表的进行插件处理，改变以往单调、静止的文档提供利用方式，为用户提供图文一体化的利用服务，为投标单位和有关部门提供综合性信息，实现档案的精细化、科学化、信息化，充分发挥招投标档案价值。
关键词：公路工程建设；档案规范管理；创新研究
随着我国经济的发展，人民生活质量的不断提高，对城市基础建设提出了更高的要求。普通公路是我国城市基础建设的重要组成部分，施工质量不仅影响着工程的使用寿命，还直接关系到市民出行安全。目前，我国普通公路的建设里程数量与日俱增，但是在建设质量和工程建设的档案管理水平上却不容乐观，尤其是工程建设档案规范化管理没有受到足够的重视，工程档案管理能力不足。公路工程档案记录了公路从开始规划到修建完成的全部过程，完善的公路工程档案可以提供给公路部门准确的数据和信息，为之后预防性养护、修缮作充分的准备。所以提高对普通公路工程建设档案规范化管理的重视程度，才可以使档案得到充足的利用，起到加强工程建设质量、保证市民安全出行等作用。
一、普通公路工程建设项目档案管理的特点
1.普通公路工程建设项目的档案记录时间较长普通公路的建设周期很长，公路项目从工程项目申报、设计规划、上级部门审批、施工项目招标、施工部门完成公路建设、竣工后有关部门验收等一系列流程要经过很长的时间，而公路工程建设档案记录要从最先的工程项目申报部分开始，这就显示了公路工程档案记录时间长的特点。
2.普通公路工程建设项目的档案所涉及相关部门较多公路工程建设项目投资一般是非常巨大，动辄上千万甚至上亿元，建设规模通常也都比较大，从公路里程上来讲普通公路会有从几十公里到上百公里，涉及的区域可能不止一个省、市，有的公路建设工程，可能需要跨越几个省市，因此，普通公路工程的建设很有可能由多家施工单位分段合作完成。除了施工单位，还会涉及多省市的政府部门、规划设计院、地质勘探部门、设备材料供应商等企事业单位。项目工程档案对所涉及的企事业单位的记录就必须准确、完备。
3.普通公路工程建设项目档案需要专业人员管理公路建设工程的工作量巨大且包含内容繁杂，一方面，除了公路路面建设，整个工程可能还包含了桥梁架构、隧道疏通、配置电路设备、修缮绿化设施等工作，其中的每一项工作都有其特殊的施工工艺和施工技术标准。另一方面，随着公路建设工程进度的变化，会进行不同施工队伍的不同施工部分交接，这种动态性的档案记录和管理工作，会给相关人员带来许多难题。如果要把公路工程项目档案做到足够完善，这就需要档案记录管理人员具有相应的专业化知识储备，并且要强化档案管理人员的细致程度和责任意识，防止工程档案的资料文件出现遗失和缺漏等问题，减少项目工程验收时出现的不必要的工作。
4.普通公路工程建设项目档案信息化随着信息化时代的到来，公路工程建设项目管理也迎来了新的变革，信息技术的应用给项目档案管理带来极大的便捷。公路建设工程档案包含了大量的信息和工程数据，内容复杂且数量巨大，过去档案管理人员需要在工程建设期间将这些信息和数据的纸质形式加以收集分类，之后在工程验收阶段检查项目档案的过程，通常会占用过多的时间，大大降低了工作效率，且出现遗漏和错误的几率也很高。计算机技术的应用，使工程项目档案的管理从过去冗杂的纸质化管理工作逐渐转变为虚拟化管理工作，与传统管理方式不同的是，管理对象由占用大量空间的纸质文件转变成只需要使用一台电脑就可以解决的数据信息文件。工程施工过程不同阶段中所产生的设计图纸、录像都方便存储，在工程共享平台上传档案记录，方便各相关部门和审查机构的查阅和管理。虚拟化、信息化的工程项目档案管理相较于以往的传统管理方式，工作环节得以极大程度的简化，提高了工作效率。
二、普通公路工程建设项目档案管理中存在的缺陷
1.工程项目档案管理意识不强普通公路工程建设项目档案是对在公路建设过程中产生的实际数据进行详细记录，是后期公路预防性养护的重要数据支持，同时具有法律效应。《建设工程质量管理条例》第十六条中明确规定，“建设单位收到竣工报告后，应当组织有关单位进行竣工验收。验收工程需具备以下条件：（1）履行合同中约定的各项工程内容；（2）具有完整的工程记录档案和施工管理内容；（3）有施工单位使用的主要建材、配件和设备的试验报告；（4）有勘察、设计、施工、工程监理等单位分别签署的质量合格文件；（5）有施工单位签署的工程保修书。建设工程经验收合格的，方可交付使用。”从国家法律来讲，应给予工程项目档案管理足够的重视，但是在实际工程建设过程中，施工单位通常只重视工程建设进度而忽略了档案管理，多部门的协同作业的情况下更加重了档案衔接管理的缺失。工程项目档案在实际工程施工中还存在着有关部门为了赶工程进度而违例特批的不规范程序，这样的不规范操作严重影响了档案完善成套，致使档案难以收集而不能验收。
2.档案管理制度不合理公路工程项目档案是公路建设的重要组成部分，在开展工程项目档案管理工作前，需要制定科学合理的管理制度。许多工程档案缺漏都是由于没有科学的管理制度造成，不合理的管理制度难以对接工程的正常施工过程，甚至会导致竣工验收工作难以进行，也给后期公路预防性养护工作和公路修复工作带来极大的影响。目前，许多档案管理制度由于不完善，在实际操作过程中，档案管理人员对工程施工进程难以把握，整体认知不足，造成档案管理不全面等问题。
3.档案管理人员专业性不强公路工程建设项目内容量大且复杂，专业性极强，对档案管理人员的专业知识储备和业务水平有很高的要求。就目前情况来讲，许多工程的项目档案管理工作都是由项目负责人指派工作量较少的文职人员兼任，这些工作人员缺乏工程专业的知识储备且流动性很大，部分单位在没有足够档案管理人员的情况下甚至临时雇用非项目人员。这些情况都会或多或少的导致档案记录的缺失，给公路工程的后续工作造成不必要的麻烦。
三、加强普通公路工程建设项目档案规范管理的创新措施
1.进行工程建设项目档案规范化管理、数字化的立档管理工作建设项目工程档案的文件材料具有形式多、涉及专业广等特点，根据国家档案局、自治区档案局、交通部、自治区交通运输厅颁布的有关规定，结合建设项目的特点和各类工程档案数字化管理的要求，交通建设管理局编制了《公路建设项目竣工文件编制办法》。项目工程档案从材料的收集、整理以及归档工作更加规范化、标准化、为数字化管理提供了坚定的基础。为了实现工程档案管理工作计算化、网络化并且为了节约库房空间，将信息化管理完全溶入档案管理工作中，对工程档案进行全程扫描、录入、识别、建立数据库、形成数字档案。根据档案整理的有关规定和办法，针对档案收集、整理过程中遇到的实际难点和重点问题，重点予以指导。指导有关部门做好工程前期准备工作，期间文件材料的收集、整理工作，对收集的文件材料进行分类、预立卷等，既做到平时利用又为工程竣工验收做好充分的准备，在开工准备阶段，应建立工程项目档案工作管理网络。各参建单位指定领导分管档案工作，各部门配有专兼职档案员，明确各单位应承担的竣工档案制度任务并落实到人，把竣工档案工作落到实处；在施工阶段，施工、监理资料大量形成，应重点指导项目档案人员如何立卷、检查案卷构成是否合理、检查文件材料填写是否规范，对于容易疏忽的问题和出错的案卷材料进行重点检查，从而提高案卷的内容质量；项目交工验收后，档案专项验收准备阶段是档案整理施工最为紧张的阶段，是验收建设（业主）单位、施工单位、监理单位的竣工档案阶段，施工、监理单位的竣工档案在项目交工验收时已进行初步验收以及工程档案已入库。所以必须使整理好的案卷达到规范、统—的要求，以便更好地为日后档案的查找、利用服务；档案专项验收后，应对项目竣工验收前未完的档案跟踪管理。在这个阶段一方面要做好缺陷工程和未完成工程的档案整理、检查工作；另一方面对于档案专项验收时暂时未归档的文件材料要进行跟踪检查，并要求及时归档组卷，确保档案材料的准确性和完整性。
2.创新公路工程建设项目档案管理体系，加强档案管理的过程管理和控制建立完备的工程建设项目档案管理制度体系是保障档案管理工作的首要任务。工程建设项目档案管理制度体系应在现有制度下进行优化，在公路工程建设初期，协调各合作单位及部门建立全新的共享化档案记录“云平台”，细化对公路工程施工阶段的衔接部分档案规划，档案记录应严格按照规定细则实施，防止为赶工期而越过档案记录的现象出现。新型的工程建设项目档案管理体系应把责任细分到个人，建立奖惩机制。加强档案管理的过程管理和控制，一是要加强对档案工作的检查和技术指导定期对各参建单位的档案工作进行巡查指导，发现问题，解决问题，适当给予技术指导等方面的支持，保证项目档案的完整、规范性及系统性。二是要加强竣工档案编制期，检查指导竣工档案编制工作进入预立卷阶段，档案工作小组针对各参建单位具体情况，进行有针对性的检查指导，各参建单位竣工资料经档案工作小组审核资料的排序、资料的完整性等各方面的内容，确认无误后，方可立卷归档。三是要加强入库档案质量管理对各参建单位移交业主的档案资料，由业主档案小组负责审查接收。按照《竣工文件编制办法》及上级领导、专家历次检查记录，对施工、监理单位提交的竣工文件进行严格审查，竣工文件归档不符合要求的一律退回整改，不完整的要求其补充收集。
3.实现档案管理的信息化，使档案管理更具科学性信息技术的快速发展，在各行各业中都有了良好的应用，公路工程项目档案管理也不例外，信息化、计算机技术的应用可以给档案管理工作带来极大地便利，减少了工作人员在传统档案管理工作中的许多步骤，虚拟化的工作方式，使动态化的档案管理工作更方便，节省人力、物力，大幅度提高了工作效率。应用信息技术管理档案，可以把以往不能统一的工程项目档案规格进行数据统一，按照档案管理体系的指标进行收集和整理，实现档案标准化管理。促进档案管理信息化，提高档案管理科学性，项目档案管理应高度重视信息化工作，注重将建设期间的项目建设管理信息化与档案信息化有机结合起来，率先部署工程质量管理信息系统，为工程质量管理提供实时监控手段，提高档案管理手段的科学性，确保各种档案信息在项目建设期即可充分利用。在竣工文件编制阶段，工程质量管理信息系统中各种数据通过后台导入公路工程项目竣工文档管理系统中，形成电子文档，以解决档案信息在建设期不便利用的问题。
4.加强工程项目档案管理人员综合素质目前，许多公路工程项目档案管理人员综合素养不够，阻碍了档案管理水平的提升。工程项目档案管理团队需要引入具有专业公路工程知识储备和现代化档案管理能力的人才，管理人才对整个团队进行系统化培训，全面提升团队的档案管理水平。同时配合以考核体系和奖惩制度，从根本上保障工程项目档案管理工作的有序开展。完善专业人员聘任和培养制度，提高专业水平，一是在成立档案管理“领导小组”的基础上，招聘专业档案管理人员组成“工作小组”，以提高档案管理工作的专业性。首先，成立项目档案“领导小组”，并指定一名专业人才负责项目档案管理工作，担负整个项目档案工作的统筹规划、组织与协调、监督、指导。再者，根据项目需要招聘专业人才组成档案编制小组，建立起项目档案工作的管理网络，明确职责，并禁止档案人员变动频繁，力求保持竣工资料整理的连续性和稳定性。二是对所有涉及档案管理工作的人员都应定期开展专业知识培训与考核，考核不及格的应淘汰或离岗培训，确保每位档案管理人员都拥有较强的专业知识与操作能力。此外，还应对涉及档案管理和交接等工作的工程管理人员开展专业档案管理知识的培训，确保工程管理人员与档案管理人员对档案管理工作理解的一致性。
中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）05-000-02
摘 要 工程档案与工程质量之间有着密切的关系，两者相互依存，要把工程档案的质量视为工程质量管理同等重要来抓。本文阐述了建设工程档案在工程质量管理中的重要作用，分析档案规范化管理中应该注意的事项，并提出了建议。
关键词 建设工程 档案 规范化 管理
一、工程档案的重要性及其与工程质量的关系
一方面，从工程档案与工程质量的关系上看，工程档案与工程质量之间有着密切的关系，工程档案是工程质量的依据，工程质量离不开工程档案， 二者相互依存。工程档案管理包含于工程质量管理之中，工程质量是对包含工程档案在内的监督管理。另一方面，从建设工程质量的形式来说，任何一个建设工程都有立项、可行性论证、勘察、设计、材料供应、施工、监理、验收的过程，每一个步骤和环节都有它的质量标准，其活动过程和内容都有真实的记录。其记录、竣工图经过整理、立卷、归档、形成建设工程档案，是反映工程内在质量的重要内容。而工程实物体的质量是反映工程技术人员的精心实施，其外表很直观，很容易被人们发现和重视，但工程建设项目档案的内在质量就不容易被人们简单地发现其质量缺陷，通常是在利用档案信息时发现与实际情况大不一致时，才能反映出它的缺陷所在。所以工程建设档案质量与工程施工质量同等重要，二者不能忽视某一个方面，缺一不可。
二、工程建设档案质量管理应注意事项
基本建设项目由于施工周期长，条件复杂，环境多变，工序繁多，档案形成的时间也相当长，档案管理容易忽视，档案质量的控制也比较困难。如果不能全面、准确、完整、系统地收集、整理和保存建设工程档案，将会给今后档案的利用带来不利影响。为了加强建设工程档案管理这个薄弱环节，消除由于管理不善形成的档案与施工不符、资料残缺等通病，必须在建设工程整个过程中加强档案质量管理。工程建设档案质量管理应注意事项主要有以下几点。
1.工程准备阶段的文件材料，由责任方按照实际反映情况，不能由任何个人和单位伪造，手续印章必须齐全。
2. 工程监理单位要记录工程活动中发现的质量问题及其处理情况、措施、实施过程、处理后的检测结果和鉴证情况。
3.主要原材料构配件的合格证、检验报告应按国家“产品质量法”及相关技术标准核实是否一致，产品的种类、规格、批号出厂日期是否过期，国家规定复检的产品是否现场进行了复检。
4.施工现场的工程地质情况，地基地质与地质勘察的下卧持力层地质的强度是否一致，开挖后的情况记录。验基要对该工程地质情况简要描述。按规定该签章的个人和单位要完善手续。
三、工程档案的归档和验收
建设工程档案最关键的环节是工程竣工时档案的归档和验收。要严格按照《基本建设项目n案资料管理暂行规定》、《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》的要求进行竣工档案验收。施工单位在工程竣工时要做好施工记录、检验记录、交工验收记录和签证等，整理好变更文件和按规定编制好竣工图。工程竣工验收前，由主管部门和建设单位组织检查
竣工图的质量。建设工程竣工档案质量标准总的要求是“完整、齐全、图物相符、规格统一、纸质优良。”竣工时档案检查是工程档案质量保证的关键，经过预检、中间检等跟踪管理，在征集建设工程竣工档案时有了一定的基础；但仍不能掉以轻心。要对前期收集、整理、验收的档案再次复查，最后在各单位会签的基础上正式验收归档。对结尾工程形成的档案材料和竣工验收中存在的需整改的遗留问题，在限期改正之后，及时给予检查验收，以保证建设工程档案竣工验收工作善始善终。
四、加强建设工程档案规范化管理的建议
1.规范建档，奠定基础。在建档过程中，要严格按规范在“全”、“准”、“严”上下功夫。“全”是指要尽可能使工程档案齐全完整，做到归档文件、归档门类、归档项目齐全，确保工程档案资料的归档率。“准”就是根据工程档案归档范围，分清归档界限，在规定时限内将应归档的文件材料全部归档，确保工程档案资料的完整率。“严”就是在工程档案组卷上，严把工程档案质量关，不合格的工程档案资料严禁进入工程档案室，对现有库房内不合格的工程档案资料，按照国标要求重新装订、整理、排架，实行微机打印卷皮，对不同门类、不同载体、不同保管期限的工程档案分别排列，统一编号，保证工程档案案卷合格率。同时，在工程档案形成过程中，项目档案管理人员要严格执行《工程竣工文件材料立卷归档管理办法》，制定归档范围及保管期限表，统一工程档案管理工作标准，尤其要做到工程档案资料与工程项目建设同步进行，尽可能保证工程项目档案的真实性、准确性、完整性，使公路工程档案管理工作逐步走向制度化、规范化。
2.把握关键，科学管理。为确保工程档案管理的科学性和安全性，笔者认为应该做好以下工作：一是抓工程档案归档时间。对已取得的资料，工程档案管理人员要及时同有关人员联系，做好交接手续，本着谁主管谁负责的原则，加强指导，尽快整理，及时立卷归档；二是严格库房管理，认真履行工程档案收进、移出手续。将工程档案收进移出情况详细记录在案，避免工程档案遗失，并按照规定编制室藏工程档案存放索引，橱俱设置存取工程档案标识，使各类工程档案一目了然。定期组织工程档案人员进行库房工程档案资料保管情况的排查，发现问题及时采取措施，认真做好工程档案室温湿度记录制度，确保库房保持适宜的温度和湿度，防止工程档案发生霉变；三是抓好工程档案基础工作。对工程档案的搜集、分类、打号、编目、装订工作要做到及时、准确、全面，达到规范化管理目标；针对工程建设项目涉及面广、牵扯单位多、档案管理人员素质参差不齐的实际，克服“等、靠、要”的思想，实行工程建设与档案管理同步进行，建立项目档案登记制度，做到每路一表，详细记录项目监督、检查、指导情况的全过程，实现工程档案全方位管理；四是明确竣工工程档案资料的编制要求。工程档案管理人员要深入工地开展调研，探索总结工程档案文件材料收集、整理、立卷、归档经验，明确工程档案的收集、整理、分类、编目规则、交接手续、归档套数以及音像、会计等类工程档案资料的整理标准，并对参建单位印章的刻制、单位名称的确定、公文用纸的标准作详细要求，从源头上保证工程档案案卷质量。
3.转变观念，提高档案利用价值。开发利用工程档案，既是工程档案自身价值的充分体现，又是提高全社会档案意识、促进档案事业健康发展的前提。首先，要在思想上改变过去忽视利用档案的观念，充分发挥主观能动性，切实做好利用工作。其次，在具体工作中要努力实现三个方面的转变：即：在服务方式上，从被动服务向走出去、请进来、主动提供工程档案的有效利用转变；在档案价值取向上，从重视文书档案向重视工程、科研等档案转变；在人的价值取向上，从提倡默默无闻向解放思想、开拓进取、有所作为转变。进一步增强档案人员的服务意识、参与意识和效益意识，而且要改过去长期以来工程档案人员只靠坐等上门查阅工程档案的方式，转变为深入基层和生产第一线，调查了解的方式，并结合所藏档案资料有针对性地提供工程档案。
朝阳区档案局第二届“兰台杯・朝阳符号”――城乡建设成就摄影征集大赛结束大赛历时一年，至投稿截止日共收到来自社会各界的优秀摄影作品126幅（组），经过专家评选，最终选出一等奖2名、二等奖5名、三等奖10名、优秀奖6名。在首届大赛的基础上，本届大赛影响力进一步扩大，受到社会各界广泛关注。区属各单位积极响应，广大摄影爱好者热情参与，用镜头发现区最美景象，记录身边的发展变化，为区城乡建设发展留下了珍贵影像资料。（张敬煜）
丰台区档案馆“第二查档窗口”圆满完成任务前不久，经试运行，区档案馆向区民政局移交的婚姻登记档案数字化副本（含影像919489页、目录200650条），在区民政局婚姻登记处查档窗口正式对外提供利用，至此，区档案馆设立的“第二查档窗口”圆满完成任务。“第二查档窗口”是区档案馆为解决利用者往返于区民政局婚姻登记处与区档案馆办理相关手续的实际问题，以服务群众“最后一公里”为目的设立的。据统计，自2015年9月以来，共接待利用者6301人，出具证明3920份，影像12399页，减少群众查档往返路程10712公里。（厉从辉）
门头沟区人大法制委检查团莅临档案馆实地调研近日，由区人大法制委领导带队，区法院、区政府办、区政府法制办等单位组成的检查团一行13人莅临档案馆政府信息公开查阅中心，实地调研政府信息公开纸质文件查阅和移送工作。检查团在查看了政府信息公开查阅大厅，听取了工作人员关于公开文件的移送、查阅流程等介绍之后，对查阅场所设置在档案馆便于群众知晓、查阅，接收文件集中在政府办便于各公开单位报送，文件的查阅手续简化便于利用等方面给予了肯定，并对此项工作提出了指导意见。（车
西城区档案局赴东城区档案局学习交流为贯彻落实视察北京时的重要讲话精神，进一步发挥档案工作在强化首都文化中心建设中的作用，不断加强各区档案人之间在档案业务中的横向沟通和交流，近日，区档案局一行6人在主管副局（馆）长的带领下赴东城区档案局学习取经，就口述档案采集和展陈征集业务与东城区档案局副局（馆）长和相关科室同志进行了座谈，并参观了东城区的馆藏陈列。（庞晨）
海淀区档案局（馆）整合社会资源筹办“海淀三镇”展览“海淀三镇”包括清河镇、青龙桥镇、海淀镇，为区域内建制较早的重要城镇，历史悠久。为收集好展览素材，区档案局（馆）与本地区文史专家广泛联系，同时运用“互联网+档案”的思维，通过“海淀档案”公众微信号向社会征集“海淀三镇”史料。近期，区档案局（馆）借助海淀文化沙龙平台，进一步听取各界意见，明确了办展思路和方向，为办好展览，最大程度发挥展览宣教效果奠定了基础。区档案局还将与区教委对接，把相关素材制作成学区特色教材，使我区中小学生接受更好的海淀历史文化教育。（李楠）
石景山区档案局加强对档案购买服务工作的管理为进一步落实《北京市机关档案工作指南》，加大档案安全监管力度，近日，区档案局对全区各立档单位档案购买服务情况进行调查摸底，要求相关单位上报《档案购买服务情况报告表》并进行数据汇总。据统计，自2015年以来全区有9家单位开展档案购买服务，涉及8类档案约50余万卷（件），服务内容包括档案数字化加工扫描、纸质档案装订整理及档案实体寄存托管等，共涉及8家档案服务公司。今后，区档案局将加强对此类档案服务外包的监管，适时检查，保证档案实体和信息安全。（李红梅）
房山区档案局征集胜天渠口述档案近日，区档案局工作人员携带录音笔、摄像机、照相机等专业设备来到张坊镇，采访了五位曾经参加修建胜天渠的老人，采集了具有保存价值的原始口述记录。胜天渠是房山水利建设史上的奇迹，此次征集的主要内容包括修建胜天渠的起因、当初的设计理念、胜天渠名字的由来、人财物如何组织保障、修渠的生活作息、遇到的主要困y、通水当天的情形，以及胜天渠修好之后的利用情况等。（张娟娟）
通州区档案局与新奥集团通州分公司合作共建档案工作近日，区档案局与北京新奥集团通州分公司就档案业务合作发展达成协议，制定了《北京市通州区档案局与北京新奥集团有限公司通州分公司共同开展档案事业协同发展工作办法》。《办法》明确了“优势互补，资源共享，协同发展”的指导原则，建立了合作共建领导小组，制定了协同发展工作职责，双方以定期召开档案工作发展联席会议、学术交流等为合作形式，积极搭建人才培养平台，实现档案工作的互利双赢。共建后，双方还将选择合适的机会互派具有丰富实践经验和理论知识的人员到对方档案工作一线深入学习交流，不断提高素质，拓宽视野。（冯国栋）
昌平区档案局推出《我们共同的记忆》历史照片网上展览近日，为配合6月9日国际档案日系列宣传活动，区档案局努力实践“服务先行”的工作理念，利用馆藏在昌平档案信息网上推出了《我们共同的记忆》――昌平历史照片系列网上展览。目前，网上展览已第一期《昨日昌平》，包含昌平东关、政府街等6个地标性建筑的历史照片，后续还将继续推出不同时期、具有本区特色的生产生活历史照片资料，让更多百姓了解昌平历史、熟悉档案工作，走进档案馆。（冯飞）
平谷区档案馆启用新查档大厅为了更好地服务百姓，区档案馆开辟了新查档大厅。新查档大厅总面积200平方米，在功能设置上划分为查档接待、政府公开信息查阅、自助查档三个区域，其中查档服务台设置两个服务窗口，并配有自助取号机和公告电子显示屏。档案查阅区和阅览区提供宽敞明亮的阅览空间，查档人可享受有序的一对一服务和舒适的查阅体验，充分体现了更完善、更舒心的查档服务理念。新查档大厅于5月15日试运行，并于6月1日正式启用。（崔月红）
密云区档案局三项措施助力“拆违打非”工作顺利进行一是针对路远山区群众多的特点，增加午间便民查阅通道和值班人员；二是针对集中查阅份数多、时间紧的特点，开辟绿色通道，专人负责；三是提前做好各镇村建房档案索引，确保群众到馆快速及时查阅。据统计，仅一周时间就出具百余份建房档案证明，为“拆违打非”工作顺利开展提供有力依据。（曹金波）
“顺义人”展览在顺义区档案馆开展6月11日，顺义区档案馆与顺义区摄影家协会共同举办的“顺义人”展览在区档案馆展出。本次展览以写实的方式从不同角度真实记录了新时代创业的年轻人、普通的基层社会工作者、退休老干部、社区道德明星、民间艺人和教师等各行业的100名普普通通的顺义人，在不同的岗位上勇于创新、追求卓越、乐于奉献的平凡而又伟大之举。主办方旨在通过展览向社会展示顺义两个文明建设的成果和普通顺义人文明素|的整体提升，从而进一步激发顺义市民知顺义、爱顺义、建顺义的热情。开展当天，近500人参观了展览。（高树林）
大兴区档案局制作完成《为您服务》宣传手册这套漫画式档案小知识宣传手册，共有5折10页、16幅图片、10个档案小知识，涉及婚姻档案、电子档案、查阅档案等内容，图文并茂地向公众普及档案知识。宣传手册主题突出、形式新颖、精练易懂。在今年的国际档案日活动中，局档案馆向来馆参加活动的区属各单位档案人员及社会公众发放350份，收到良好宣传效果。今后区档案局将继续以更贴近公众需求、易接受理解为原则，编辑制作档案宣传手册，扩大档案工作对社会的影响力。（杨辉）
1.要建立档案管理组织体系。一个稍具规模的工程项目，从项目立项到完工这一过程将形成一定数量的项目档案，对这些档案如何管理是项目各参建单位、档案管理部门不容忽视的问题。笔者认为，要做好这个时期项目档案管理工作，主要有由上至下的组织机构作保证。一是项目业主单位要设立相应的机构。比如，设立项目部，由项目经理总负责，项目部下设施工组、质量组、计划组、设备组、物供组等，配备相关的技术负责人，在负责完成项目任务的同时分别对项目档案的形成、汇集情况进行检查和监管。有条件的应配备项目档案专（兼）职管理员负责集中管理项目档案。二是施工承包单位要有技术负责人分管项目档案工作，也可配备资料员负责项目档案的收集整理。三是档案业务主管部门要协调各部门做好项目档案形成、收集、整理、归档工作，在协调做好这些工作的同时还要履行档案的检查指导监督职能。在实际工作中，凡建立了合理的组织体系的企业或部门，并进行有效地运作，各负其责各把其关，其项目档案管理工作开展就有声有色得心应手。
2.要建立健全项目档案管理的规章制度。项目档案管理既然是一个系统工程，那么就需要有相应的措施来管理，有相应的规范和制度进行约束。日常工作中，项目档案管理需要建立的制度主要有：有关领导分工负责制；项目技术人员负责制；项目档案归档范围与分类标准；档案移交制度；交工文件分类整理编制规范；档案保管利用制度等。建立健全项目档案管理的规章制度，既是项目建设管理工作的要求和重要内容，也是项目档案管理有章可循的有效保证。要让所有参加工程建设项目的工作人员懂得，在工程项目施工建设、安全质量控制的过程中，不可忽视项目档案材料的形成、积累、归档工作；因此，要求各参建单位应针对本单位本部门在工程建设项目中承担的角色认真负责，并制订切实可行的工程项目档案管理规章制度，真正做到把工程建设项目档案管理“纳入到企业管理工作的重要议事日程；纳入有关人员的职责范围；纳入财务预算；纳入合同管理之中”。使工程项目档案管理工作更加规范和科学，达到项目档案管理与项目施工建设同步进行的目标。实际工作中，凡是工程建设项目管理工作计划性强，管理科学，制度落实，程序规范的单位和部门，其项目档案管理工作也相应规范，否则不然。
3.要依据国家项目建设档案管理规范。目前，项目建设档案管理规范主要有：《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《国家重点建设项目档案管理登记办法》，除此之外，还有各行业或地方政府颁布的有关项目建设档案管理等规范性文件也需要了解和熟悉。参建单位只有针对性地去学习和了解，才能较好地管理项目建设档案，保证项目建设档案的收集齐全、完整归档。一谈到档案管理规范，有的人尤其是施工单位片面地认为这只是档案管理部门及档案人员应知晓的事情，于己关系不大。其实，一个工程项目建设从立项到完成中间有许多环节，主要包括：项目立项的可行性研究、立项审批、项目设计、施工、中交验收等等。完成这些过程少不了设计单位、建设单位、施工承包单位、工程质量监理等单位的参与，同时也负责本部门形成的项目技术文件按要求整理移交归档。档案管理部门在项目档案管理方面是以国家或行业的档案管理标准去履行检查指导职能。在实际工作中我们得知，由于有的参建单位先前对国家或行业有关项目档案管理规范不甚了解，因此，在做具体项目档案时临时抱佛脚或我行我素随意乱套标准，结果在档案移交时过不了关，常常使工作处于比较被动的局面。项目档案只有在国家有关规范有效约束之下去操作去管理，才能满足或达到归档要求，因此，对国家项目建设档案管理规范的认识学习、熟悉了解是参建单位不容忽视的问题。
