时间：2023-05-17 16:11:15
序论：在您撰写城市建设档案管理规范时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
[关键词]市重点工程建设项目；招投标；档案管理
城市重点工程建设项目招投标档案是指经市人大会议审议通过，由市发展改革行政主管部门印发的重点建设项目，在招标投标交易活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、符号、图表、声像等不同载体的原始记录。重点工程建设项目招投标档案是招标投标过程中的真实记录，是招标投标管理工作的重要依据，重点工程建设项目因为规模大，既有勘察、设计、监理等服务，又有主体工程、配套工程、既有土建工程又有机械设备的采购安装，形成周期长，招投标文件具有数量大种类多，发挥作用时间长的特点。作为档案工作者，应当建立健全市重点工程建设项目招投标档案工作，认真研究思考，采取积极的措施，保证招投标档案的真实、准确、完整，为建设项目中标后的跟踪管理和咨询服务提供依据。
目前，城市重点工程建设项目招投标文件主要存在以下几个问题：
首先，工程招投标档案数量巨大、规格不一，给库房管理带来压力。城市重点工程建设项目往往参加单位多，招投标文件数量庞大，没有中标的单位招投标文件更是数量巨大，而且各类文件至少一式三套。目前，现行的档案管理规范中没有对工程招投标文件的规格大小、保管期限等没有明确的规定。一些重点建设项目往往工期长，查阅频繁，招投标文件大小又无法入盒，给档案保管和利用带来不小的管理难度。
其次，招投标档案管理规章制度不完善，造成档案资料管理混乱等问题。很多建设单位没有真正建立招投标档案管理工作机制，与招标签订合同后，招标给什么就接收什么；一些单位对重点工程招投标档案的归档范围、归档要求模糊不清，招投标文件随意堆放，没有分类标准，没有按照按类排列、组卷，以至于给以后的档案查询利用、审计工作带来很多困难。
再有，档案管理专业软件的单一性，无法满足招投标文件数字化的需求，也制约了档案资源的共享。现在不少企业采用了专业档案管理系统，但目前的档案管理系统只能满足招投标档案的目录管理，不能与评标管理软件实现对接，档案的查阅利用，只能根据档号到档案室翻阅原始资料，不仅加大了工作量，也容易造成档案资料的破损。
针对重点工程建设项目招投标档案管理实际存在的一些问题，下面从管理职责、制度建设、规范要求等方面，提出几点改进建议：
1、明确招投标档案管理分工协作机制。应明确部门和相关责任人的职责，进一步规范档案管理，做到分级管理、职责明确。重大建设项目工程招标委托招标机构进行的，由招标机构负责招标投标档案原始记录的收集、整理和移交工作，建设单位负责立卷、归档、集中保管。招投标交易活动结束后，中标通知书发出一周内，应按照归档范围移交档案部门，在规定时间内没有按照要求上交的，可考虑不予划拨费用。建设单位应建立由技术部门、综合档案室人员组成的小组，明确档案管理负责人。负责接收、立卷、归档，并将其纳入本单位档案综合管理分类体系，实现集中管理。
2、建立健全招投标档案管理规章制度。在实际工作中，建设单位主要是依据《中华人民共和国招投标法实施条例》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》整理招投标项目档案，条例中并没有对招投标档案的管理做出详细规定。因此，细化各地现行的工程招投标档案管理办法，才能规范招投标档案管理工作。另外，要与交易中心加强联系，业务审批人员在文件的收集过程中，严格执行标准和依据，对报送人的文件严格审查，不符合归档要求的不予办理，从源头上规范档案材料。
3、规范档案资料的收集、整理、鉴定工作。首先，细化资料收集清单，是精简库存数量的前提。重点建设项目招投标文件，建设单位档案室收集保管的档案材料主要有工程前期文件材料和工程招投标文件材料两部分。在《条例》没有具体规定的情况下，在实际工作中，笔者认为，市重点项目招投标档案应主要包括：1、前期阶段：包括立项批文复印件、招标协议、招标申请等。2、过程阶段：招标公告、投标申请人汇总名单、投标资格预审、招标文件、招标答疑、工程量清单、预算控制价或投标限价、投标人标书，包括技术标、经济标等；3、签约阶段：评标委员会名单、开标记录、符合要求的投标一览表、废标情况说明、评标标准、中标通知书、合同副本、未中标人投标文件等。其次，在精简招投标档案方面，招投标办公室在条件允许的情况下，建立企业诚信档案和信用投标人，以后的投标项目资审文件和投标文件可不再提交有关人员业绩、人员资历材料等复印件。这样，不但减少投标单位的重复工作量，同时也减少了档案的数量。再有，建设单位应统一移交格式，方便以后的管理工作，移交前将归档范围、移交表统一格式后发给招标，中标单位投标文件一正三副，不中标单位一套正本就可以了，改变以往招标将所有招标过程中产生的材料全部交给建设单位，造成资料重复，库存紧张的状况。最后，关于归档年限的设定，将市重点建设项目招投标文件划分为永久、三十年、十年，中标单位土建部分建议划为永久，设备按使用年限划分为三十年和十年，未中标单位建议作为资料保管五年。
4、清晰招投标档案的组卷。招标各阶段的勘察设计、工程监理、施工、装饰装修、材料设备采购等应当分别组卷。招投标文件的立卷和归档，应遵循文件材料的形成规律。同一个项目分阶段招标的，每一阶段应分别组卷，内容相同的材料，不必重复归档，在备考表中注明即可，卷与卷之间保持相互联系。
5、提高招投标档案信息化管理和服务水平。通过对档案专业管理系统与招投标管理系统的接口连接，实现条目检索和全文检索，逐步实现招投标档案的数字化管理。做好档案的编研工作，编制招投标项目汇编，包括录入项目名称、中标单位、合同金额、合同签订日期，并对主要数据进行分类、汇总、分析，对各类数据按照档案的分类要求以及数据之间的联系进行整合，各类分析报表的进行插件处理，改变以往单调、静止的文档提供利用方式，为用户提供图文一体化的利用服务，为投标单位和有关部门提供综合性信息，实现档案的精细化、科学化、信息化，充分发挥招投标档案价值。
关键词：成教档案；档案管理；特点；问题；对策
随着经济的发展和社会的进步，一些工作对人们的学历水平和技术要求越来越高，因此高校成人教育也越来越受到人们的重视。伴随成人教育的炙手可热，成人教育档案的管理也成为一个重要的管理系统，在成人教育多样性的影响下，成人教育档案的管理也成为一件庞杂而又棘手的工作。用词，在新时期的教育背景下，成人教育档案管理的规范化成为一个值得深入研究和探讨的问题。
一、新时期高校成教档案的特点
成教档案是反映成人教育的学生在学习期间的表现情况和学习活动以及学习成绩的一种记录方式。高校成人教育的独特性使其档案管理也与普通高等教育有所不同，总体来说成人教育的特点有以下几个方面：
1、成教档案载体的多样性。随着信息技术的发展和广泛应用，成人教育档案的载体也由以前单纯的纸质媒体转变为新型的电子媒体。在这些媒体中既有纸张、表格，也有照片、幻灯片之类，这些不同性质的载体所体现的都是最档案的记录性，他们共同记录了高校成人教育的发展，也体现了时代的进步，具有极为重要的保存价值。
2、成人教育档案来源的分散性决定了极强的社会性。成教档案的来源广泛，既包括上级下达的材料和指导性文件，也包括学校资料、学生学籍、教学大纲等。高校的成人教育学生大部分都有各自的职业，来源于不不同的地区，涉及的专业也不同，在学习期间也分布在与不同的教学点，具有极强的社会性和分散性。
3、成教档案具有极大的实用价值，档案的利用率较高。成人教育档案记录着学生在学校的最原始的学习情况和德才成绩，所以成教档案的利用率比普通高校档案的利用率高，学生的工作调动，升职需要的学历证明、报考研究生等都需要利用到学生的成人教育档案。同时因为成教档案还包括学校成人教育的一些教学大纲和学校的成教的发展，可以为研究成人教育提供一些珍贵的原始数据。
4、成人教育学习形式的灵活性造成了成教档案收集的困难性。成人教育因为其学生的特殊性，导致了学习形式的灵活多变性。普通高校的成人教育在一般的情况下都具有成人夜大、成人专升本等多种办学方式，因为其人员的复杂性地域的跨越性就产生了多种教学形式，除了课堂讲课只玩还有网络授课、考察参观、实习等，涉及范围广，运用的形式多，给成教档案的收集造成了一定的困难。
二、目前高校成人教育档案管理中出现的问题
信息技术的发展使大部分的信息管理都实现了网络化和数字化，在建设信息社会这个大潮流的推动下，高校成人教育档案的数字化信息化也成为一种必然的趋势。在信息化发展对传统档案管理的冲击下，成人教育档案的广利不可避免的也会出现不科学的利用和不规范的管理。总的来说，在新时期成人教育档案的管理存在以下几个问题。
1、领导对成教档案管理的意识缺乏，档案管理人员对档案的归档意识不强。社会上普遍的档案管理意识薄弱，在成人教育领域这种现象就更为严重。许多领导认为高校成教不如普通教育重要，认为成教只是为了给学校挣钱，从而不重视成教档案的管理，对成教档案的管理意识非常淡薄。领导的这种意识直接影响了档案管理工作的进行，导致档案管理人员对档案的归档意识不强甚至造成档案配备人员缺乏。这种对成教档案管理的薄弱意识严重阻碍和制约了成教档案管理工作的进一步发展和深入推广。
2、成人教育档案管理方式单一，管理手段极度落后，档案的信息载体单一化。因为对成教档案管理工作的不重视，导致了档案管理部门的设备落后，不能适应现代化的发展，信息化和数字化远远不能实现，导致电子文件记录的信息相对较少。在信息化迅速发展的今天多数的档案仍然还偏向于纸质载体，而没有实现纸质文件和电子文件共同存在记录信息的局面。同时管理手段不能适应新形势的发展，落后于社会形式的发展，造成档案管理的混乱，导致一些保存价值较高的文件和材料容易丢失，在研究中缺乏完整有效地档案资料。
3、没有规范的成教档案管理制度，不能及时更新档案管理模式。对档案的借阅和交接的等工作不重视，没有严密的规章制度，在需要相关的资料时胡乱翻找，不做借阅记录，借走的档案资料不及时归还甚至不归还，导致文件的流失和残缺，有时资料不全竟然找不到在哪个环节出了问题，影响了成教中对学生的管理，严重的甚至影响毕业生的就业和工作单位对人才的选拔和合理利用。陈旧的管理模式中，档案的收集和整理手段滞后于社会的发展，影响档案质量和在研究中的实际利用价值。
4、在档案的管理中出现重整理轻利用的现象，使档案的服务功能滞后。在现代的高校成教档案管理中更加注重的是对档案的采集、储存和整理，收集整理完以后就把档案管理工作告一段落，而不去加以来发和利用，从而削弱了档案的服务功能，降低了档案的利用率。是收集整理好的档案资料被束之高阁，不能得到充分合理的开发利用，更遑论开发利用新的档案资源了。这种严重的重整理轻利用的观念极大地制约了档案原有功能的发挥和拓展。
三、实现高效成教档案管理规范化的对策
高校成教档案管理中出现的问题严重阻碍和制约了成教档案管理工作的发展和进一步深入。只有解决这些问题，成交档案管理才能走上正轨，更好地服务于成人教育，为高校的发展，这就要求我们实现成教档案的规范化管理。实现成教档案的规范化管理可以从以下几方面入手。
1、增强领导者的档案管理意识，强化档案管理人员的档案归档意识。要实现成教档案的规范化管理，首先就要转变观念。高校成教档案是记录学校领导者在一个时期内的工作业绩重要依据，也是一个学校进行承继的重要保证，只有领导者的意识增强才能让档案管理者认识到档案管理的重要性和必要性，从而加强归档意识，在档案材料的收集和保存过程中严格把关，避免珍贵档案的流失和不完整。
2、全面提高档案管理人员的素质和专业能力，以适应现代信息化的要求。学校应该定期的对档案管理人员进行哦诶寻，促进不同高校之间成教档案管理人员的业务交流，从而提高他们的专业素养和业务水平。对档案管理人员进行择优录取，给成教档案管理工作队伍注入新的活力，为档案管理工作提供保障。
3、完善管理制度，更新管理模式。成教档案管理制度想要跟上时代的步伐，学校就要对成教管理制度进行及时的调整，有了相关的制度作保证，就可以调动档案管理人员的积极性，激发对工作的热情，从而保证档案管理工作的规范化和科学化。
4、完善和重视档案的利用率，强化档案的服务意识。成教档案的管理就是为了服务于社会和学校，在档案的收集整理之后应该注重对档案的利用，让档案管理切实产生效益，为成人教育的发展以及学校的发展做出贡献。
结语
高校成教档案的管理是一项非常重要和意义重大的工作，只有对成教档案进行规范化的管理，才能让成人教育的发展紧跟时代的潮流，从促进学校和社会的发展起到巨大的推动作用。
参考文献
[1] 粱守英. 浅谈高校成人教育档案规范化管理[J]. 广西教育学院学报, 2008,(05) .
[2] 钱亚军. 浅谈高校成人教育档案管理[J]. 科技信息(科学教研), 2008,(24) .
[3] 李翠萍. 在成人教育教学档案中实施信息化管理的途径[J]. 继续教育研究, 2009,(04) .
关键词：档案信息化；声像电子管理规范；声像档案信息系统
一、研究背景及意义
近年来，信息化建设已成为档案发展的新方向，特别是以信息技术为核心的信息化建设已成为社会发展的强大推动力。2002年国家档案局、中央档案馆《全国档案信息化建设实施纲要》，标志着我国档案信息化建设的启动。《全国档案事业发展“十五”计划》中，国家明确指出“把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局。”紧跟国家信息化建设的步伐，实现档案信息化建设与国家信息化建设同步发展，已经成为档案部门的一项重要而紧迫的任务。回顾我国档案信息化的历程，总共经历了萌芽起步（20世纪70年代末～90年代初期）、快速推进（20世纪90年代中期～21世纪初）以及系统发展（21世纪以后）三个阶段。随着信息化时代的到来，海量电子文件数据的涌现以及包括云计算、大数据处理技术、4G通信等新兴技术的发展，无一不使传统的纸质文件生命周期理论、全宗理论和价值鉴定理论受到了挑战。海量电子文件的管理以及利用已成为档案学理论的新发展方向，也是档案信息化建设的重点方向。本文根据广州市城市建设档案馆自行编制的《广州市城市建设声像电子档案管理规范》以及自主研发的规范化声像电子档案管理系统展开调研，以期简述广州市城市建设档案馆档案信息化建设的现状并提出发展对策。
二、档案信息化的概述
20世纪60年代日本的学者首次提出了信息化，而后20世纪70年代后期西方学者提出了“信息社会”、“信息时代”等概念。我国信息化起步较晚，1997年召开了全国第一次信息化工作会议。目前，关于档案信息化并没有统一的定义，与档案信息化相关的诸如档案数字化、档案信息数字化等，其定义有一定的相似性却又不尽相同。有关档案信息化的内涵，杨公之(2011)定义为“档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。”[1]张珺（2009）认为档案信息化是档案工作与信息技术手段的结合；档案信息化是档案事业发展中的一项动态系统工程，由诸多相关项目构成，是现代信息技术手段对管理目标的支持。[2]孟世恩与王颖（2004）认为档案信息化可理解为“是以现代信息技术在档案工作领域的实际运用为基础，以档案信息的资源化为主导，以实现资源共享为目的推动档案工作发展的进步过程”。[3]《全国档案信息化建设实施纲要》对档案信息化的表述为“以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程。”系统核心功能方面还需要进一步完善。目前对于系统的配置管理、备份恢复、权限管理等核心的后台管理功能都还比较简单，存在严重的管理和安全风险。而且目前系统的部分核心业务功能严重不足，例如软件对于图片档案的完整性管理的缺乏，导致一些查询需要投入大量人力进行，对于声像档案的查询利用和编研工作都带来诸多不便。4.系统设计中尚未考虑到未来电子档案和长期保存需要目前的系统主要处于应付现阶段的管理模式，即以纸质+数字化的双套制模式，不具备原生电子文件归档功能，也没有针对电子档案真实性、完整性、可用性、安全性的设计考虑。从长远来看，结合信息化改革步伐（例如国土规划信息化工作建设目标）以及本地信息环境的现实(云计算环境的逐步成熟和认证技术的落地)，未来城建声像电子档案管理系统应定位高远，需要面向电子档案管理的需要进行通盘考虑。
三、基于声像电子管理规范的档案信息化建设
广州城市建设档案馆的信息化建设工作开展较早，上个世纪90年代初便开始着手建立档案管理信息系统，在2002年后该馆开始致力于建设数字城建档案馆。目前使用的声像档案管理系统为2005年开发的系统，随着内外部环境的飞速变化与发展，使得现有的系统目前面临着内外部环境的双重压力，其中既有信息系统自身业务需求发展所带来的内部推动力，又有环境调整所带来的外部拉动力，在双向驱动力的作用下，信息系统的升级工作势在必行。因此，该声像系统的搭建正好解决了目前广州市城建档案馆对信息化升级的要求。《广州市城市建设声像电子档案管理规范》由广州市城建档案馆在多年实践中拟定，在业界也是首次明确以声像电子档案为研究对象，其规定了声像电子档案的术语和定义，声像电子档案的收集、整理、移交、保管、利用和元数据要求。针对原系统的不足以及工作中出现的各种问题，并基于《广州市城市建设声像电子档案管理规范》中明确的标准、定义，利用成熟、专业的声像处理技术，从以上有关信息化的表述中，我们可以发现信息技术、开发利用、资源共享这三个关键词，虽然表述略有差异，但是，我们可以认为档案信息化就是运用信息技术开发利用档案，最终达到资源共享的目的。
广州市城建档案馆现有的业务管理模式定型于本世纪初，馆内以“数字化生产、档案编研、自主建设”为立足点，在工作过程中取得了不少成果与荣誉，并曾一度成为城建档案行业的学习典范。随着时代的发展，新的上位法、国家标准和事业单位行政分类改革赋予广州市城市建设档案馆在城建声像档案工作职能上的转变，尤其使得其工作流程、服务方式、服务对象以及数量格式上产生的巨大变化，原有的声像档案管理系统的功能模块已经难以应对日常工作中的管理需求，主要问题体现在以下几方面。1.顶层架构设计不足广州城建档案馆信息化工作总的来说是受业务需求驱动，历经数十年时间的建设由多个系统构成的集合，尚未形成内部密切联系、资源有效共享的覆盖核心业务流程的综合性的信息系统。现有的子系统集合有拼凑之感，无论从命名，乃至到功能覆盖范围来看，系统之间的关系并不是很清晰，软硬件平台不够统一，使用部门和功能比较分散，信息集成度较低。这些已不能适应业务管理要求和新型城市化发展的要求。随着时间的推移和业务管理的不断发展，信息共享和系统集成的难度日益加大。2.系统功能整体性表现不足现有系统在整体层面上存在升级换代缓慢，用户体验友好性不足，子系统零散，缺乏统一入口等问题。现有系统中有相当部分都是独立建设的，各项业务功能基本上是陆续拼接的，使用的编程平台和后台软件存在较大差异，因而难以进行总体性的功能框架展示。目前信息系统对于业务活动的覆盖面还不够充分，例如实体管理与资源存储管理就还很不完善，功能模块之间的联系基本上属于各自为战的局面，用户需要根据自己的职权选择进入不同的系统进行操作，加上命名方面的随意性，导致用户体验较为零乱，没有整体性概念。3.核心功能有待进一步强化建立专门的声像档案管理系统，对声像档案信息资源进行集中有效管理，通过网络方式相互连接和提供利用，实现声像档案信息的有效、规范、科学管理以及资源共享。作为海量声像档案库，能和其他信息系统建立关联，提供声像档案资料从档案收集、档案管理、档案利用完整流程的全流程的管理系统。其中功能模块主要包括配设任务申请、任务分配、成果数据、数据查看、声像档案利用、著录、目录生成、档案移交、专题制作、查询检索、统计报表档案、用户权限管理。本声像电子档案管理系统是基于《广州市城市建设声像电子档案管理规范》的需求而量身订造的。该系统的上线及推广使用，将在一定程度上改变广州市城市建设档案馆目前的工作流程，提高其对声像电子档案管理及调用的效率。这不仅顺应了国家大力发展“互联网＋”的战略方针，而且通过《广州市城市建设声像电子档案管理规范》与系统的相互结合，使得整个系统在使用上有章可循，有法可依。这将有效提高整个系统的搜索效率及降低维护成本。同时，这种标准化的系统也值得国内其他城市参考，我们可以预想在不久的将来全国各地都遵循一个统一标准进行对声像电子文档的管理，存放在一个相同的系统下，这个系统所产生的价值将是不可估量的。
作者:林康子 单位:广东省广州市城市建设档案技术咨询服务公司
参考文献：
[1]杨公之.档案信息化建设导论[M]中国档案出版社，2001(9).
[2]张珺.我国档案信息化建设的分析与对策[D]，2009.
[3]孟世恩，王颖.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].档案学研究，2004（5）.
[4]翟玉芳.档案信息化建设研究[J].档案研究，2016(1).
[5]王美琴.我国档案信息化过程中的主要问题及对策[J].档案研究，2011（1）.
【关键词】城建档案管理；数字化；信息技术；城市化
自我国社会主义市场经济体制确立以来，新时期社会进步飞快，城市建设也获得了广阔的发展空间，城市化脚步越来越快。城市化进程的不断推进中，建筑工程规模和数量不断增加，为了确保城市建设活动有序开展，需要全面开展城建n案管理数字化建设活动，实现数据的高效、安全和便捷存储，为城市建设规划提供更为科学合理的参考依据，推动城市化建设和发展。由此看来，加强城建档案管理数字化建设研究是十分有必要的，对于后续理论研究和实践工作开展具有一定参考价值。
一、城建档案管理数字化建设的意义
城建档案数字化建设是一个具有十分广阔发展前景的行业，在建设和发展过程中，仍然有许多缺陷和不足有待进一步完善。在城建档案数字化建设中，由于传统的城建档案管理方法需要耗费大量的人力、物力和财力，需要人工对纸质档案进行管理和检索，需要占有大面积空间，档案资料查阅速度较慢，效率不高。与此同时，由于档案资料自身具有分散性特点，所以对信息资源的整合和查找只能依靠人工实现，一旦纸质档案出现损坏，将造成大量的珍贵资料丢失，产生严重的危害和影响。城建档案资料完整性和系统性不高，而在广度和深度上同样存在着局限性，而且很多城建档案馆分布在不同区域，档案馆之间的档案资料调度和查阅较困难，需要占用大量的存储空间。数字化城建档案能够有效改善此类问题，利用先进的信息技术和数字化技术实现资源共享和存储技术，充分发挥档案信息原有的功能，提供更大的便利和支持。
二、城建档案管理数字化建设中存在的问题
城建档案管理中，主要工作内容在于如何长期地保存和查阅。伴随着我国科学技术水平的快速提高，越来越多先进技术涌现，并被广泛应用在城建档案管理中，能够实现信息的高效、安全和长期存取。城建档案信息数字化主要是在物质载体上记录，物质载体性能越好，存储时间越长。所以在城建档案数字化建设中，档案信息存储物质载体直接影响到数字信息的存取期限，保证物质载体的稳定性是尤为必要的。
城建档案由于自身性质较为特殊，所以除了记录城建的相关信息以外，还具有一定的法律价值。传统的纸质档案管理中，档案信息存储载体是纸张，很难被改变，可以更有效地确保信息完好。但是对于电子档案而言，档案信息很容易被删改，可能造成数据信息的丢失和不完整，法律价值需要在长期验证中才可以肯定其原有价值。
数字档案资源共享，首要前提是建立一个统一标准，利用统一的格式和规范，实现更大范围的档案资源共享。但是就当前城建档案管理数字化现状来看，仍然缺乏一个统一的标准，在不同程度上制约着资源的共享，影响到信息资源的大范围交换。
三、城建档案数字化建设对策
（一）做好全面规划。城建档案数字化建设中，前期规划工作是一项十分重要的工作，将大量的纸质档案资料信息转化为数字化档案，工作量十分庞大，需要耗费大量的时间和精力。数字化建设中，需要对档案馆内部的信息资源储藏量具有一定的了解，深入调查分析后，才可以突出工作重点，根据档案类型有针对性地开展数字化建设活动。
（二）建立城建档案数字化建设标准。数字档案的资源共享，需要在相关标准和规范的支持下，实现档案信息的数字化。建立城建档案数字化标准，主要是包括对数字化档案管理规范和信息化标准规范，通过对数据信息的收集和整理，为档案信息提供更为安全的保障，并做好网站管理的相关说明。数字化档案管理规范化建设，可以为后续的城建档案数字化建设工作提供更为充分的参考依据。
（三）建设统一的信息系统。城建档案数字化管理不仅仅需要依靠计算机网络开展工作，还需要建立统一的信息系统，利用相配套的设备和软件，搭建一个网络平台，实现数字化档案信息资源的共享。
四、结语
综上所述，城建档案管理数字化建设是应时展需求，提高城建档案管理水平的主要途径，在建设过程中需要充分考虑到数字化档案信息管理的安全问题和系统稳定性，有针对性地开展工作。
【参考文献】
[1]袁志海.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].城建档案，2012，6（1）：35-36.
关键词：城建档案；管理；问题；原因；对策
1 城建档案管理的主要内容
根据《城建档案业务管理规范》（CJJ/158-2011）的规定，城建档案“是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图标、声像等各种载体的文字材料”，随着城镇化建设水平的提升，城市建设管理的外延逐步扩大，内容也更加复杂，任务更加艰巨。总体来看，城建档案管理主要包括城市建设规划、城市建设工程档案、城市建设勘测、城市建设管理等方面的内容，涉及到国土资源、工业、民用、电力、水利、交通、环境保护、园林绿化等不同层面的规划、建设项目。城建档案不仅为城市规划、建设及管理提供了全面、切实的依据，还能够为城镇社会、经济、文化的维护及保障提供重要的资料来源，并创造有利的条件。科学的城建档案管理，能够为城市建设及发展提供深入、详实的材料，完备、准确的城建档案材料，可以为城市健康、可持续发展奠定坚实的基础。
2 城建档案管理存在的问题及成因
2.1 城建档案管理存在的问题
随着城市建设事业的告诉发展，城建档案管理存在的弊端日益凸显，总体来看，城建档案管理存在的问题主要表现在以下几个方面。
一是城建档案管理不规范。一方面，城建档案搜集的方式单一，资料来源过少且不均衡，而且在收集、分类上过于粗放，不仅造成了管理上人力、物力等资源的浪费，也难以充分发挥档案管理资料的价值。另一方面，城建档案管理的程序不够明确，对档案资源处理的效率较低，如对一些不合格的材料没有及时处理，加上部分档案文件的归档未能按照相关要求规范操作，不仅影响了档案的永久性保存，也会造成档案胡乱临时补凑、随意变更等现象，给城建档案管理带来无法挽回的损失。
二是城建档案的利用率低，在城建档案管理实践中，利用城建档案的人或单位还比较少。加上城建档案管理方法封闭，宣传工作不到位，导致城建档案管理工作很少为外界认知，城建档案管理对社会的价值无法体现。
三是档案管理工作水平较低，城市建设进程加快促进了城建档案的需求，但是在城建档案管理中，工作者对档案利用者缺少充分的咨询及答疑能力，如对档案资料的种类、质量及相关设施等了解不足，导致为利用者服务的效率低下。档案管理工作欠缺主动性，加上保密保护政策的要求，影响了城建档案管理的编研工作，降低了城建档案管理整体建设水平。
2.2 造成城建档案管理问题的成因
影响城建档案管理质量的主要有以下几个方面的原因。一是意识理念的落后，很多城市建设、施工及管理单位对城建档案工作的认识不足，理念模糊，即使工作过程中运用城建档案较多的单位，也缺乏科学的城建档案搜集、归类、报送意识，导致城建档案管理中资料不齐、数据不准等问题层出不穷。二是对城建档案管理工作的投入有限，包括对城市档案建设的设施建设、人员的指导及培训等工作，导致对城市档案管理的激励欠缺，严重影响了城市档案管理的长远、健康发展。二是对城市档案管理建设缺乏科学、合理的标准，如对城市建设档案的收录、处理采取标准还不够明确，导致城建档案管理工作难以高效开展。城建档案管理工作中程序混乱，对档案管理的查阅、回收及查阅等缺乏全面的制度管理，影响了城建档案管理工作的规范化发展。不仅如此，城市档案管理内部的考核、人事、考勤等制度未完全建立，严重降低了城市档案管理工作队伍的质量。三是城市档案管理工作的信息化建设水平较差，目前，城建档案管理虽然加速了数字化档案的建设，促进了层级化的城建档案管理网络建设，然而由于城建档案管理的基础设施建设落后，城建档案资料的分类不够专业，加上对在城建档案管理中软件建设不到位，导致城建档案管理信息化难以与档案管理实现有机结合，阻碍了城建档案信息化建设的发展。
3 城建档案管理的对策
3.1 深化城建档案管理的认知
对城建档案管理工作，要从长远发展的角度出发，制定城建档案管理中长期规划，加强城建档案现代化管理理念，将城建档案管理与城市规划、建设紧密结合起来，提升社会对城建档案管理重要性的认知。同时，要提高城建档案管理的要求，为建立切实、高效的城建档案管理体系奠定坚实的基础。在知识经济时代来临的背景下，城建档案管理的信息资源具有重要的社会及经济价值，为此，城建档案管理应在科学的思想理念的指导下，明确自身职责，以科学、有效的方法促进城建档案管理水平的提升。
3.2 完善城建档案管理的制度
城建档案管理工作内容繁重，任务艰巨，只有以完备的制度，才能有效确保城建档案管理工作顺利、稳定开展。首先，应完善城建档案管理工作的法律、法规等相关制度，确立城建档案管理在城市建设中的地位，为城建档案管理工作提供充分的法律依据。其次，城建档案管理工作的程序应合法、规范，对建设单位招投标过程中的相关文件，要严格按照相关标准、程序及要求，对文件资料进行搜集、审核、存储及处理，以为城市建设及管理提供更加准确、全面的材料。最后，在城建档案内部管理中，还应建立科学合理的人事、评价、监督、激励等制度，以促进城市档案管理人力资源价值实现最优化，并且明确不同层级部门、人员的职责，激发城建档案管理的积极性与创造力。
3.3 强化城建档案管理的信息化建设
信息化时代的来临，人们对信息资源的需求更加强烈，在城建档案管理工作中，应从以下几个方面，强化城建档案管理的信息化建设。一是积极整合社会资源，适当增加对城建档案信息化建设的投入，如档案管理信息化基础设施、软件等。通过搭建有效的平台，促进城建档案资源的时效性、准确性，提高城建档案的利用率。二是营造良好的城建档案信息化管理宣传环境，利用网络、电视、移动客户端等媒介，积极宣传城建档案管理的性质及特点，并结合城建档案的搜集、w档等工作，实现城建档案资源的信息化开发，为满足城市建设对档案资源的要求提供有利的条件。三是加强对城建档案管理人员的信息化素质培养，通过多种形似的指导及培训，促进城市档案管理人员改变服务理念，增强信息服务质量，为深化城建档案管理与社会的联系搭建更加稳固的桥梁。
4 结论
综上所述，城建档案管理工作涉及内容繁多，在知识经济及信息化时代，城建档案管理面临严峻的挑战，目前城建档案管理存在的问题主要包括城建档案信息利用率不高，档案管理工作不规范，水平较低，造成这些问题的因素有思想理念上的，也有制度及信息化建设层面上的，为了更好地为现代城市规划、建设及管理提供信息资源服务，城市档案管理应在科学、先进的思想理念指导下，结合切实合理的管理制度及方法，不断提升信息化建设水平，增强城建档案管理人员素质。作为城市建设的重要组成部分，城市档案管理具有广阔的发展空间，从人员、物质、制度、信息化建设等方面逐步改进，既能够使城建档案管理与时展的要求结合地更加紧密，也能够促进城市的建设及运行更加科学、全面、高效。
参考文献
[1]CJJ/158-2011 城建档案业务管理规范[S].北京：中国建筑工业出版社 2011
[2]赵玲，城建档案的地位和作用，城建档案，2009（2），
关键词：城建；电子归档；关键节点；信息导入
城市建设档案主要指的是在城市建设中直接形成且具有保存价值的信息。电子档案与城市建设档案归档的有效结合，可以节省档案管理空间合并人力，对提高归档管理质量具有重要意义，城市建设电子归档也要求关键节点控制和信息导入，只有这样才能充分发挥电子档案的重要意义。因此，山东省烟台市城市建设电子归档必须加强关键节点控制和信息导入，为山东省烟台市的城市建设奠定坚实的基础。
一、城市建设电子归档的关键节点分析
（一）确认城市建设工程项目的启动，签订城市
建设档案合同并及时呈交责任书城市建设工程项目启动意味着电子档案归档工作的开始，签订项目责任书，使档案管理处可以及时、全面掌握城市建设工程项目的建设情况，并树立准确的城市建设电子档案管理目标。
（二）对档案工作人员进行培训
电子档案管理人员的专业技术水平和综合素质与归档工作质量有直接关系，定期组织专业知识培训，既可以增强建设单位对归档工作的重视，及时提供相关资料信息；也可以提高电子归档工作人员的专业技术水平和综合素质，使电子归档工作人员能够充分掌握计算机操作技能，为档案资料收集和资料归档工作质量提供保障。
（三）城市建设工程项目验收
城市建设工程项目验收主要是对其质量进行验收，对城市建设电子档案归档质量有直接影响作用，极大程度决定城市建设电子归档的真实性、完整性和有效性。
（四）城市建设电子档案验收
在进行城市建设电子档案验收之前会进行预验收，在预验收过程中及时解决电子归档存在的问题，然后再进行验收以保证城市建设电子归档的质量。城市建设电子归档的关键节点控制流程如图1所示。
二、电子归档关键节点的信息录入
（一）签订城市建设工程项目责任书
信息：城市建设工程规划许可证信息。作用：在签订城市建设工程项目归档责任书之前，可以发挥催促相关单位的作用，在签订责任书的过程中，可以适当减轻工作负担，对提高归档质量有重要作用。导入方式：从烟台市规划局导入。
（二）对档案工作人员进行培训
信息：已经签订责任书的信息，归档人员的基本信息。作用：通过责任书的有关信息，可以督促相关单位及时开展归档工作人员的专业知识培训，保证档案资料收集的质量，归档人员的基本信息，则是明确责任范围以及培训人员，为专业知识培训课程的安排提供依据。导入方式：将签订的责任书进行信息汇总并转到相关城市建设电子档案管理馆，通过在线培训系统导入归档人员和档案管理人员的基本信息。
（三）城市建设工程项目验收
信息：城市建设工程档案的电子目录。作用：通过电子目录，可以提高档案查阅的效率，对档案归档的质量具有重要影响作用，电子目录质量合格后才能进行电子档案验收，可以有效降低成本。导入方式：通过网络实现电子报送，在电子档案中导出城市建设电子归档内容。
（四）城市建设电子档案验收
信息：城市建设工程项目验收合格信息。作用:表明城市建设电子归档工作完成，及时报送城市建设工程电子档案。导入方式：从工程管理档案管理系统中导入。
三、城建电子归档存在的问题
（一）管理模式落后
现阶段，城市建设电子归档管理模式依然采用的是传统管理模式，这种管理模式已经无法适应电子归档管理的需求，缺乏完整、适用的电子归档管理模式，城市建设的电子档案未能得到有效的开发和利用。
（二）意识比较薄弱
电子归档应用于城市建设档案管理的时间比较晚，归档人员习惯运用传统的归档方法，没有对电子归档形成正确的认识，没有认识到电子归档的重要性，归档人员的专业技术水平比较弱，无法正确进行电子归档工作，工作效率无法得到提高。城市建设电子档案管理处缺乏电子归档专业型技术人才，无法及时发现电子档案存在的问题，不利于电子归档工作的顺利展开。
（三）缺乏完善的制度规范
目前，城市建设电子归档工作缺乏严格的制度规范，无法准确对工作水平进行综合评价，无法为电子归档提供保障。或者未将相应的制度、标准落实到城市建设电子归档工作中，电子归档在城市建设归档工作中的重要作用未能充分发挥出来。
四、加强城建电子归档管理的有效措施
（一）创新管理模式
结合先进技术手段及时创新电子归档管理模式，创建完整、适用的档案管理模式，最大限度发挥出电子归档在城市建设档案归档中的重要作用。
（二）增强电子归档意识
在城市建设归档工作中采用电子归档的方式，应该使归档工作人员充分认识到电子归档的重要性，通过相关专业知识培训，进一步提高归档工作人员应用电子归档的操作能力和专业技术知识，在城市建设归档工作中积极采用电子归档的方式。对电子归档系统进行维护，及时解决电子归档中存在的问题，提高电子归档的重要作用，为城市建设提供准确的参考依据，保证城市建设归档工作顺利开展。
（三）完善相关制度规范
目前，我国已经针对城市建设档案管理出台了一些标准和制度规范，如《建设电子文件和电子档案管理规范》，这就要求我们在进行城市建设归档工作的时候，必须严格执行行业标准，按照标准进行工作，为电子归档工作质量提供充分的保障。综上所述，关键节点信息控制和信息导入的准确性对电子归档的质量具有重要的影响作用，城市建设电子归档中必须充分掌握关键节点，注重关键节点所需信息的导入，保证电子归档的准确性，为城市建设提供准确的参考，有效避免电子归档出现信息盲点，保证电子归档信息的全面性和准确性，对城市建设电子归档进行有效管理。
参考文献：
[1]杨艳新.浅谈对电子文件归档的几点认识[J].城市建设理论研究（电子版），2012(26).
[2]许文辉.谈建设电子文件归档的几个难题[J].浙江档案,2009,(5):48-49.
关键词：城市建设；档案管理；问题；解决措施
中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：
对于人类社会来讲，档案能够帮助人们把握事物的客观规律，能够详细的记录并真实的反映人类的活动。通过档案，我们能够更好地了解过去，为现在的发展打下良好的基础并可以展望未来。由此可见，加强档案管理是我国的一项重要事业。对于城市建设档案来说，它能够促进城市规划、管理和建设等工作，为相关的科研工作提供重要的研究依据。基于这样的情况，就必须要加强城市建设档案的管理工作，有效地发挥城市建设档案的社会化功能，提高城市建设方案的利用率。
一、当前在城市建设档案管理中存在的问题
（一）档案的信息化建设的力度不能够满足社会的需要
档案的信息化建设力度不能够满足社会的需要的问题，主要体现在以下几个方面：第一，在信息化的建设中，系统或软件的开发过慢。对于软件和系统的开发来说，其是对传统档案管理工作的管理手段的升级，这项工作需要从横向和纵向两个方面去分步实施，即必须要从地区和整个系统进行统筹安排，但是就目前的情况来看，其开发工作没有积极的应对。第二，信息化建设中的硬件水平较低。要想实现城市建设档案的信息化，就必须要是资源能够进行共享并可以快速的流转。但是通过调查我们发现，当前在硬件的配置和网路的组建方面仍旧存在着滞后严重的问题。当前，仅仅依靠人力来完成城建档案的收集、整理、保管等工作是不能够满足信息化发展的需求的。第三，管理的理念落后陈旧。对于信息化的档案管理工作来说，其与过去的管理工作有着本质的区别，因此，必须要加强管理理念的转变，加速管理知识和手段的更新。但是，这方面恰恰是当亲城建档案管理的薄弱环节。
（二）档案资源的收集和处理缺乏必要的规范
首先，当前收集档案的方式过于单一。目前档案档案的收集主要还是以纸质档案为主，特种载体的档案的收集较少，不能够满足社会的需要。其次，对档案资源的处理不够规范。这一问题主要有两个方面：第一，只重数量而不重视质量。收集档案较为盲目，范围粗放，致使收集的档案中具有价值的档案较少；第二，档案的整理和分类工作不到位，造成了大量的物力资源和人力资源的浪费。
（三）有关城建档案的行政执法的落实力度不够
这个问题主要体现在两个方面：城市建设档案的执法细则不够完善；行政执法过于缓慢。当前，伴随着我国法治社会建设的不断完善，我国已经制定了相关的法律法规来为城建档案的相关工作提供法律支持，同时也对其服务的领域进行了有效地拓展，但是却缺乏相应的实施细则。此外，对于因城市建设档案管理工作不到位而造成的档案散失和不移交档案等情况，执法单位常常是听之任之，执法过程过于缓慢。
三、解决城市建设档案管理中存在的问题的有效措施
（一）要采取有效措施加快城市建设档案管理的信息化发展
根据在这方面反映出的问题，我们可以以下办法，通过这些针对性强的方法来加快档案管理的信息化发展:首先，要合理的增加硬件的投入。要想推动档案管理的信息化建设，就必须要有效地利用现代化的办公设计，构建档案资源的利用和流转的平台，减少档案的归档周期，提高承建档案的时效性、准确性和利用率。其次。要加快相关的软件和系统的开发，对横向档案管理和纵向档案管理实施分布开发，以满足小区域的档案资源需求为主，并要兼顾大区域的信息化开发。
（二）加强对目标的管理，强化档案的收集和处理
1、要积极的收集不同载体的档案。当前，纸这种载体已经不再是档案的主要载体了，因此必须要加强对特种载体的档案的收集，构建微机化和网络管理的平台，并以此为基础加强对资源的收集，提高手机的效率，做好资源的使用和服务的保障，同时还要加强对纸质资源的载体转换。
2、要加强对档案资源的收集工作的统筹规划。首先，要把资源收集纳入目标的管理之中，对收集的对象、层次和结构进行统一的规划，制定与之相关的目标，并要分阶段达标。其次，要按照城市建设档案管理工作的分类大纲，逐步增加所收集资源的种类，丰富所藏资源的内容，增加资源的覆盖面，要加强对资源分布结构的分析，努力解决资源收集结构不合理的现象。最后，要对档案资源实施规范化管理，最好档案的分类研究，优化档案的收集和处理工作的工作流程，加强对其管理工作的监督。
（三）要加强对城市建设档案管理的执法管理，规范档案管理
首先，要细化、完善承城市建设档案管理的管理办法，完善实施的细则，明确权利和义务，只有这样才能够为城市建设档案管理的行政执法工作提供强有力的法律依据。其次，要切实的履行行政执法的职能，要有针对性开展执法宣传，加强执法机构和管理机构的协调和合作，加强对责任的追究和处罚的力度。只有做好这些工作，才能够有效地强化对城市建设档案管理的执法管理，才能够通过执法管理规范档案管理，确保档案的完整。
结束语：
城市建设档案是我国研究政治、经济和历史等方面的重要信息资源，而且其所提供的信息资源具有很强的真实性和可靠性，在实践生活中具有很强的利用价值。因此，必须要加强对城市建设的档案的管理。对于当今的管理工作来说，其必须要与时俱进，要符合科学发展观的要求，并城市建设、发展的实际需要为基础有针对性的完善档案管理工作。只有这样才能够更好的解决当前档案管理中的问题，才能够使城市建设档案所蕴藏的丰富资源在各个领域发挥出不可代替的作用，才能够有效地推动城市建设的发展。
参考文献：
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[2] 曾娜,吴建华. 城市公共安全信息资源建设——兼论城建档案与城市公共安全的关系[J]. 中国名城, 2011,(06) .
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