时间：2023-05-17 16:11:12
序论：在您撰写档案管理分类方法时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
关键词：问题 方法
我国的广大农民工、到外地工作的一些专业人员都是我国流动人员的组成部分。因为人员的众多、地域的广泛、类别的繁多等情况，导致了我国的流动人员人事档案管理出现了非常多的问题，也降低了管理这些档案的水平和效率。所以我们要针对这些工作实际中出现的问题，采取针对性的解决方法来加以解决，使我国流动人员人事档案的管理工作迈向一个新的台阶。
一、我国流动人员人事档案管理工作中存在的问题
（一）管理意识不到位
首先，我国的流动人员人事档案管理工作中存在的问题是人事档案管理人员管理意识的不到位。一些档案管理人员认为在经济快速发展和人员流动巨大的今天，许多的用人单位、特别是私营企业根本就不关心应聘人员的档案问题，只重视应聘人员的工作能力和社会经验。所以，他们在具体的人事档案管理中根本就不具有很强的管理意识，把许多的人事档案没有进行好好的保管工作和认真的检查工作。
（二）管理方法不到位
其次，我国流动人员人事档案管理工作中存在的问题是管理方法的不到位。其主要的表现有手段单一，许多的档案管理部门只有流动人员人事档案的纸质材料，根本就没有他们的电子档案，所以一旦档案室发生火灾等情况发生时，这些档案也就会付之一炬。同时，许多档案管理单位缺少对于流动人员档案信息的更新，导致许多的流动人员档案的信息只停留在档案信息填写之初的状态，而对其近况没有一点的了解。
（三）管理的封闭性
再次，我国流动人员人事档案管理工作中存在的问题是管理的封闭性。许多的档案所有人都不清楚自己的档案准确的存放地点，使其在需要自己的档案时要费尽周折才能弄清楚。
（四）管理中传递程序不合理
最后，我国流动人员人事档案管理工作中存在的问题是传递程序的不合理。一些档案管理人员在对于档案的传递过程中导致了档案的丢失和损坏，从而使档案的所有者无法对自己档案的内容进行清楚的了解。
二、我国流动人员人事档案管理工作中存在问题的解决方法
（一）提高档案管理人员的综合素质
首先，对我国流动人员档案管理工作中存在问题的解决方法是提高档案管理人员的综合素质。其具体的措施有第一，要加强对于档案管理工作的宣传力度，使许多地方的档案管理工作由被动化向主动化服务转变，做好档案信息的咨询、归类、整理等工作，为广大的流动人员未来的升迁、就业等做好铺垫。第二，要开办专业的培训班，请来专业的人事档案管理专家对于档案管理的工作人员进行专业上的培训和手把手的指导，全面的提高其专业技能和熟悉人事档案工作的法律法规。同时在这个历史的新时期，还要建立和健全流动人员档案信息管理的规章制度，加强对流动人员档案管理的理论研究和政策研究，提高流动人员档案管理的质量和效率。
（二）加强人事档案管理的科学化与正规化
其次，对我国流动人员档案管理工作中存在问题的解决方法是加强人事档案管理的科学化和正规化。第一，要认真的对流动人员的档案进行接收和鉴别分类，把具有价值的人事档案材料进行认真的保存和定期的检查工作，把个人信息相关的内容要装订成册。第二，加强档案信息的收集和完善，把许多个人流动信息的新情况加入到个人原有的档案信息内容之中，丰富个人档案信息的内容。比如：奖励情况、升迁情况、违法犯罪情况、婚姻情况等等，保持档案信息的严肃性、真实性、实效性。第三，对于可以体现出档案个人才能与兴趣爱好的内容要进行重点的登记和说明，比如：思想政治素质、文化教养、实践工作经历、业务学习水平、留学经历、科学研究成果、进修情况等内容可以在流动人员人事档案中可以得到具体的体现，这些对于流动人员未来的升迁与工作都是非常有好处的。第四，要使用高效的计算机系统进行档案信息的分类归{和整理，同时还要对流动人员人事档案信息进行计算机的备份工作，保障档案信息的有效管理。在这种科学化和正规化的管理中可以很好的体现出档案管理的实际应用价值。
（三）创新档案管理模式
再次，对于我国的流动人员人事档案管理过程中存在问题的解决方法是要创新档案管理模式。对于档案信息的分类、利用、装订、归档等工作要进行科学的安排，提高档案信息管理工作中的效率。同时，在流动人员人事档案管理工作中对于计算机的使用上要做到集中化和快速化的处理，用具有强大功能的专业档案处理软件减少档案查询、归类、处理的时间，提高了管理的效率。除此之外，在具体的档案管理工作中要对于档案进行不同化的分类，比如：有一些档案要按照时间进行分类、有些要按照地域进行分类、有些要按照姓氏进行分类、有些要按照年龄进行分类等，针对这些具体的特点，对于流动人员人事档案进行科学分类就可以更好地进行档案的查询和信息归类，提高管理的科学性。
（四）对流动人员档案管理加强开发与利用
最后，对于我国流动人员人事档案管理过程中存在问题的解决方法是加强这些档案的开发和利用，使其发挥出最大的应用价值。比如：可以创建出专业人才数据库，并且扩大宣传效果，让越来越多的专业人才可以进行这个数据库个人专业信息，而档案管理人员经过审核认证后，就可以把其信息在数据库中进行认证推广，而相关的用人单位要进行付费浏览，可以在这个数据中挑选出自己需要的专业人才。简而言之，这个数据库可以发挥出帮助一些专业人才找工作的功能，让工作信息获取的渠道更加的方便快捷，同时还可以弥补目前的找工作网站鱼龙混杂的局面。
三、结语
对流动人员人事档案管理工作的现状与解决方法进行认真的分析研究非常有利于我国档案管理工作的科学化正规化发展，使其发挥出应有的社会价值，更好地为社会发展服务。
参考文献：
[1]朱玉媛，鲁文艳，李军.我国流动人员人事档案管理的现状与对策[J].图书情报知识，2007，（03）.
[2]邓绍兴.流动人员人事档案管理难点和对策[J].中国人才，2007，（19）.
1 现阶段档案相关工作分析
1.1 档案管理工作存在不足
在现阶段的档案管理工作中存在档案管理理念落后的情况，档案管理事业的不断发展使得传统的档案管理理念已经不能够适应现代的档案管理工作，时代的发展使得现阶段档案管理工作所涵盖的行业、档案内容、档案形式都有了较大的变化，这也就直接导致了档案管理工作的复杂程度有所上升，为了能够更好的应对这一状况，就需要档案管理人员能够与时俱进，通过不断学习掌握先进的档案管理理念。另一方面，经过大量的调查研究发现目前档案管理行业的从业人员，有很大一部分的管理人员不具备专业的档案管理专业学历背景，这一部分的档案管理人员大多原本是在单位内部的其他工作岗位工作，之后通过岗位调动的方式组成了当前的档案管理团队，这种情况下也就直接导致目前的档案管理团队缺乏专业的档案管理能力，影响了正常档案管理工作的开展。另一方面，现阶段很多单位对于档案管理工作重视程度不够，使得档案管理团队的成员频繁调动，这也就导致了虽然单位经常展开担纲管理工作的培训，但是档案管理团队的管理能力迟迟上不去，最终影响档案管理工作的效果。
1.2 档案归纳整理工作存在的不足
在现阶段的档案归纳管理工作中，经过调查发现一部分的档案管理人员未能够掌握相应的档案归纳整理技巧，在调查过程中最为直接的表现就是档案管理工作人员对档案没有清晰的认知，尤其是一些篇幅较大的资料不知道应该对其进行删除还是整体保留，这也就使得在目前的档案归纳整理过程中出现了大量不必要的档案文件，不仅占据了有限的档案储存空间，还消耗的档案管理人员的经历。
1.3 档案分类工作存在的不足
在档案分类上，没有根据工作实际情况制订合理的分类方案是比较突出的问题，分类标准的交叉使用，使得档案文件分散归档，对文档的检全率具有较大影响。在《归档文件整理规则》中，归档文件的分类方法有三种，分别为保管期限-年度-机构、保管期限-年度-问题以及保管期限-年度，但在实际的归档文件分类中，采用级次分类法、收文发文分类法、文号分类法等方法的现象多有存在，这些分类方法不是全国统一的分类标准，在反映归档文件间的历史联系、形成规律以及文件内容方面多有不足，容易给文件检索与存取造成困难。
2 档案管理工作的相关技巧
2.1 档案管理的相关技巧
档案的管理技巧并非一成不变的，档案的管理技巧往往随着时代的发展自身也在发生着不断的变革，所以档案管理人员在学习档案管理技巧之前要充分的了解新时代下，档案管理工作的相?P理念，并且将先进的管理理念应用到档案管理工作中，只有这样才能够达到事半功倍的效果。在档案管理过程中我们有几个非常需要注意的地方，首先要注意档案是否有损害，档案有历史以及经济文化等方面的作用，有重要的意义，许多原始档案是非常珍贵的孤本或是脆弱的磁盘，在管理中注意档案是否有损害，有哪些损害这些都要进行细致的记录，否则一旦档案发生损害，甚至不可恢复的话，会导致巨大的物质财富和精神财富的损失，特别是文化断层的出现，不利于文化的传承和发展，削弱了国家的软实力；其次还要注意到维护档案安全，一方面的安全指的是作为实物存在的珍贵文物、孤本等的安全，这些珍贵的实物能够真实的映射出当时的统治阶级、政治思想、社会经济、文化等方面，必须让它们能够安全存在。另一方面的安全指的是档案作为记录国家政治、军事等方面决策的文件，如果不能保证它的安全，导致泄密情况的发生的话，那么国家在政治上就会处于不安全的情况，不利于国家的安全、团结和发展；最后还要注意到要延长档案的寿命，有些纸质或老化的机器，由于脆弱性和不可恢复性的特点，在档案管理工作中要注意采取恰当的措施延长档案的寿命，防止不必要的损失。
2.2 档案归纳整理技巧
在档案的整理归纳过程中，首先，注意对档案文件有一个初步的了解，确定档案中哪些是有用的，哪些是需要删除的，科学取舍进行归纳整理，还要根据档案的重要性进行细致的划分，同时档案之间是存在历史联系的，因此在档案归纳整理过程中要注意档案间的联系，不要把它们分割开；其次还要注意加大档案资料的收集力度和收集质量，这样在档案归纳整理过程中可以保证档案完整性，不会有信息的缺失，确保整理工作的顺利进行；其次，由于从前国家针对档案归纳整理没有制定统一的规则标准，因此省市县之间的档案归纳整理方法不尽相同，不利于档案馆之间的交流，针对这种情况国家下发文件《归档文件整理规则》制定了统一的规则标准，我们在进行档案归纳管理时要注意改变从前的归纳整理方式，遵循统一的规则，这样馆和馆之间的交流就变得容易许多；最后还要注意在档案归纳整理过程中如果发现类目不符的情况要逐一进行修订，还有已归档文件如果出现错误的话要注意及时进行更正，同时一些细致的工作如装订、封皮、卷皮填写要保持仔细认真的态度，否则在出现错误后再进行更正的话，就会浪费许多时间和精力，不利于档案事业的发展。
2.3 档案分类技巧
在档案分类过程中要注意，对档案文件内容有大概的了解，根据档案的具体内容进行科学分类，分类是档案工作的核心工作，档案分类正确的话可以保证档案信息的提供和档案利用率的提高，同时针对分类文件要有明确的标识，确保寻找方便，有利于档案工作的顺利进行。
(武汉工程大学环境与城市建设学院,湖北 武汉 430074)
中图分类号:G271文献标识码:A文章编号:1673-0992(2009)07-039-01
摘要:高校院系教学档案是高校档案的重要组成部分,是教学质量评估的重要基础和依据。因此,本文系统分析了高校院系教学档案管理存在的问题,提出了改进教学档案管理工作的方法与途径,旨在加速实现教学档案信息化进程。
关键词:高校院系;教学档案;管理
高校院(系)教学档案,是指高校院(系)在教学过程中逐年积累起来的一系列有关教学工作的原始资料,如学生考试成绩、考试试卷、毕业设计(论文)、专业培养计划、学科建设 、师资队伍培养、教学评估等文档。它是对院(系)教学、科研和学科建设等工作的真实记录,也是院系(系)教学管理工作的缩影。
院(系)教学档案管理与学校综合档案馆档案管理一样,都是对院(系)积累起来的一系列有关教学、科研和学科建设等方面的资料进行收集、分类、整理和归档。教学档案具有十分重要的作用,因为它是教学改革与教学评估的重要依据。然而,当前高校院(系)教学档案管理工作存在许多问题,这些问题不解决,不利于教学改革的进行,也不利于教学评估工作的开展。因此,本文系统分析教学档案管理中存在的问题及其原因,力图寻找解决的途径与方法,为科学而规范的管理教学档案提供参考依据。
一、档案管理存在的问题及其原因
当前,高校院(系)教学档案管理工作存在许多问题。这些问题的出现,既有人为的主观原因,如管理者对档案管理不太重视;又有其客观原因,如档案管理方法落后。其中,突出的问题表现在以下几个方面:一是档案管理专业化程度低;二是档案管理制度不健全;三是档案管理手段落后。
(一)档案管理专业化程度低
当前,依照《普通高等学校档案管理办法》的规定,许多高校的档案机构设立了综合档案馆,并由专职档案人员管理。而各院(系)、部这一级单位基本上没有配备专职人员负责本单位的档案管理工作,大多数由教学秘书或其他行政管理人员兼任。由于教学秘书或是行政管理人员的工作性质决定了他们的本职工作头绪多、较繁杂,无法把主要精力投入到档案管理工作上来,因而,形成“资料一大堆,查找难上难”的尴尬局面。
档案管理是一项专业性很强的工作,应当由专职档案管理人员来负责这项工作,而由其他非专业人员来管理档案,会出现这样或那样的问题,必然给急需查找资料的领导及老师造成困难。出现这些情况的主要原因就是档案管理专业化程度低,而这些因素的影响,使得档案管理水平难以提高。
(二)档案管理制度不健全
院(系)教学档案客观而真实反映出院(系)教学工作的实际情况,并在一定程度上折射出学校教学、科研和学科建设发展的轨迹。因此,教学档案是十分重要的文献资料,应当有严格的管理规范。
目前,由于许多院(系)不重视教学档案管理这项工作,使得档案资料收集的内容、整理的范围、分类的标准、移交手续、查询登记等都没有制定严格的管理制度,全凭管理人员的随意性来完成。从而出现资料归档不及时,需要查阅的资料找不到,借阅时不登记,借阅的资料也不按时归还,重要的文档资料丢失时有发生,致使档案资料残缺不全,从一定程度上影响了教学改革及教学评估的质量,同时,严重影响了档案管理的完整性和规范性。上述这些问题的出现,说明了健全教学档案管理制度的重要性。
(三)档案管理手段落后
目前,高校院系教学档案管理技术手段严重滞后,主要表现在教学档案管理仍停留在纸质档案、仅用档案柜保存的状况,大部分档案资料整理还处于手工操作阶段,工作效率低,自动化和信息化程度不高,这与高校管理科学化严重脱节。尽管个别高校院系采用计算机辅助管理档案,但由于没有实现信息网络化,使资料信息资源难以共享,严重影响了工作效率。正因如此,档案资料利用率较低,这种状况不利于教学质量的提高及教学改革的推进。
二、改进教学档案管理的对策
综上所述,许多高校院(系)教学档案管理在不同程度上出现“文档资料不齐全、归档整理不规范、分类统计不科学、借阅制度不健全、管理人员不专业、数据库建设不到位”等诸多问题。这些问题的存在,是多年来院(系)档案管理水平低的症结所在,它严重阻碍档案管理水平的提高,也给教学改革和教学质量评估带来阴影,档案资料利用价值较低的问题也无法得到解决。因此,不能按照原有模式来管理教学档案,必须进行管理创新。
(一)档案管理思维创新
如前所述,当前高校院(系)教学档案管理人员,绝大多数由院(系)教学秘书和办公室行政管理人员兼任,因此档案管理人员专业素质差。而提高专业素质必须通过专业培训来实现,使他们尽快掌握档案管理专业技能与方法。这种思维创新主要表现在档案资料的收集、整理、分类、归档和保管全过程的创新,想方设法提高工作效率。因此,只有思维创新才能由非专业变成专业,由不熟悉变成熟练,院系档案管理工作才能打开新的局面。
(二)档案管理制度创新
实现院(系)教学档案管理规范化,必须根据《高等学校档案部门业务建设规范》的要求,逐步改进和完善院(系)教学档案管理规章制度,使文档资料的收集整理、分类归档、目录检索、文件编号、借阅移交、信息传递等方面都有章可循、有据可依。只有这样,才能使档案管理工作步入规范化的轨道。随着教学改革和教学评估工作的规范化、科学化,教学档案也日益复杂,因此必须使管理制度创新走在实际工作的前面,因为制度指导和约束管理行为。
(三)档案管理技术创新
关键词：城管档案；档案管理；档案整理
档案是指国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录[1]。随着我国城市化建设进程的不断加快，城市规模的不断扩大，城市管理过程中形成的各类档案增长迅速，已经成为了城管工作中的一项重要工作内容。城管档案是指在城市管理活动中直接形成的具有保存价值的各类形式的城市管理活动历史记录。城管档案在城市管理与发展中发挥着重要的作用，是城市各项管理工作重要的参考与依据，也是反映城市管理水平的重要指标之一。
1 城管档案的重要性
城管档案是对过去城市管理工作和历史情况的记录，完整翔实的城管档案可以为机关工作提供备查依据，对城管档案进行调研，则可以深入挖掘城市管理工作内在的规律，为城市管理工作的发展提供最基础的参考资料。随着我国城市化进程的不断加快，城市人口、规模不断增扩，城市管理工作的难度也不断增加，问题不断增多。城管档案在此种发展形势下，其重要性越发突显，成为我国解决城市矛盾问题、提升城市管理水平、指引城市发展方向的最重要的数据信息来源与依据。
2 城管档案归档整理工作中存在的问题
目前，我国城管档案收集、归档整理工作主要是由城管局来负责进行。城管局是城市管理中负责综合行政执法的部门，是由原事业单位“城管办”、“联合执法大队”演变而来。工作内容繁杂、档案管理意识不强等诸多因素使得城管档案工作一直是城管工作中一项次要性的工作。对城管档案管理工作重要性的认识不足使得城管档案工作在相当长的一段时间内处于被动的局面，在档案收集、归档整理、保管、编研利用等方面存在不足之处，尤其是在城管档案的归档整理方面。
归档整理是档案管理工作的重要环节，也是档案管理工作的基础与起点。档案归档整理工作，就是按照一定的原则和方法，将处于零散和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列与编目，组成有序体系的过程[2]。目前，在城管档案归档整理过程中，存在着诸多问题，包括了档案的装订、分类以及排列等方面，其中，档案分类是问题较为突出的环节。
在档案分类上，没有根据工作实际情况制订合理的分类方案是比较突出的问题，而既使用“机构”又使用“问题” 标准来进行分类是较为常见的问题，这种分类标准的交叉使用，使得档案文件分散归档，对文档的检全率具有较大影响。在《归档文件整理规则》中，归档文件的分类方法有三种，分别为保管期限-年度-机构、保管期限-年度-问题以及保管期限-年度，但在实际的归档文件分类中，采用级次分类法、收文发文分类法、文号分类法等方法的现象多有存在，这些分类方法不是全国统一的分类标准，在反映归档文件间的历史联系、形成规律以及文件内容方面多有不足，容易给文件检索与存取造成困难。
对于归档文件的排列问题，《归档文件整理规则》中有着明确的规定：归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。但在实际的工作中，按文号排列、按问题排列或是全部文件都按时间顺序排列的现象十分普遍，给归档文件的存取以及整理造成困难。
3 归档整理问题的成因分析
任何问题的存在都有其产生的深层原因，城管档案的归档整理问题也不例外，只有对问题的成因进行深入分析，才能有效的解决问题。就城管档案管理中的归档整理问题而言，其成因主要是档案工作人员的专业水平与素质因素，当然，更深层的原因也与管理者对档案工作的重视程度有关。
档案管理是一项专业性较强的工作，而档案整理环节，尤其是档案的分类，是最能体现其专业性的地方。目前，城管系统内的档案管理工作大多是粗放型的管理状态，远未达到专业化管理的水平。档案工作人员大多是兼职，设有专职档案员的部门较少，而即便在设有专职档案员的部门，具备档案专业高等教育水平的人才也是少之又少。档案专业人才的缺乏，导致了城管档案管理工作一直滞后于城管部门的整体发展。长时间停留在表面意义上的管理，未能达到专业化的管理水平，对城管档案管理工作向更高层次发展造成了重要影响。
城管档案管理专业人员的缺乏，也使得城管档案管理各项制度的建立与完善缺少了专业指导。如专业人员的缺乏使得档案分类方案的制订无法从单位实际出发来有效规范档案的归档整理工作，导致了分类方法不具体、档案保管期限设置不合理等问题的发生。
4 提高城管档案归档整理工作成效的方法
4.1 加强档案管理专职专业人员的设置与引进
专职与专业人员的设置与引进既是两个方面的事情，同时也是合二为一的。目前，多数城管部门的档案员是兼职，但随着城管档案管理事务的增多，兼职档案员已经无法胜任与满足城管部门档案管理工作的需求，只有设立专职的档案管理工作人员，才能更好的完成档案管理工作的要求，同时，专职的岗位设立也体现了对档案管理工作的重视程度，也是吸引档案管理专业人才的基本条件。而对于专业档案管理人才的引进，要从多渠道、多方面来进行，要从城管部门人力资源战略层面出发来进行。单位应投入更多的资金支持，应提供更多的人才吸引条件，加强人才培训与平台的提升建设，为人才的发展提供上升的空间，只有如此，才能吸引到高素质、高水平的档案管理专业人才投身到城管事业，才能为城管档案管理的长远发展打下坚实的人力资源基础。
4.2 加强现有档案管理人员的专业技能培训
加强对现有档案管理人员专业技能的培训无疑是快速提升档案归档整理工作成效的有效方法。档案管理人员应对《文书档案管理归档文件整理规则》进行学习领会，对实施细则要加强理解。培训内容应以日常工作的常用技能与常见问题进行重点加强，要少理论性多实用性，注重实效。培训应定期举行，可以派员进行外部培训，也可以在单位内部组织，聘请省市档案馆的专业人士进行指导讲座。
4.3 制定科学合理的档案分类方案
档案分类是档案归档整理最重要的也是核心的内容，因此，制订科学合理的档案分类方案对于档案归档整理工作来说是至关重要的。档案分类方案要根据国家档案局2006年公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求以及《文书档案管理归档文件整理规则》来制定。档案分类方案要使用正确的分类方法，要正确界定城管局文件材料的归档范围，准确划分档案保管期限，使保存的档案反映本局职能活动情况，维护其历史面貌。
科学合理的档案分类方案，需要专业的档案管理人员来完成，而且还要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。鉴于城管局档案管理的专业水平，可以在档案分类方案的制定时请上级档案管理部门进行协助指导，方案一旦确定，文件的归档整理便可以按照整理规则顺理成章的进行。
5 结束语
档案整理工作的基本任务是建立档案实体的管理秩序，使档案实体有序化、条理化，其意义与价值在于为整个管理工作提供一个严格有序的工作基础。城管档案归档整理工作中存在的问题，除缺乏专业的档案管理人员外，对于档案管理工作的重视程度不够也是重要因素。因此，加强档案管理工作重要性的宣传，强化档案管理意识，也是提高城管档案管理工作成效的重要内容。
参考文献
关键词：教学档案；分类标准；管理系统
一、教学档案研究的现状
目前，不少高职院校的教学档案管理尚未按教育信息化要求形成完整的机制，如没有配备专职的档案管理人员、兼职人员一般都未受过专业知识与技能培训、档案管理制度也不健全、管理流程与教育信息化要求不匹配等。档案管理存在的主要问题表现在：一是对档案管理工作的重要性认识不够。教学档案数量大、内容多，其作用不受重视，档案管理投入也少，对档案管理工作持得过且过态度，更谈不上创新；部分工作人员认为教学档案管理工作轻松简单，不需要专业知识，致使教学档案管理质量和效率难以突破。二是档案基础工作不规范。需要归档的材料没有及时归档，造成了在评估和重点项目申报中材料的缺失；收集的材料类别混杂，没有及时装盒整理；相当一部分档案材料散存个人手中，造成档案收集不全，归档材料质量不高等。三是档案管理制度不健全，需要文件的时候乱翻乱抽，借阅、转阅不登记，借走后不妥善保管，用后不归还，造成重要文件的流失。四是在档案管理方面应用信息化技术少，与信息发展形势不匹配，档案管理效率差。
二、教学档案管理研究的方法
本课题主要采用三种研究方法：一是调查法。通过同类高职院校中档案管理的相关经验和做法，收集到更多有关教学档案管理工作办法，寻找本课题实施的理论依据以及可以借鉴的优秀经验；二是比较研究法。将现代化的档案管理与传统的档案管理方法相比较，找出两者的优缺点，将两者优点相互结合。三是个案研究法。以湖南水利水电职业技术学院（以下简称“我院”）教务处档案为实例进行试点。
三、教学档案管理系统研究的结论与对策
（1）建立了教学档案分类标准：DA/T22——2000规则同样适应于高职院校教学档案的管理，并能在配套制度环境中发挥作用，能够为教学档案管理提供有效规范。可以建立与DA/T22——2000规则相适应的教学档案分类标准。通过建立的教学档案实体分类目录，按照《归档文件整理规则规范》建立相适应的编号，以教务处的档案为案例，以“件”的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体的过程。对归档文件进行合理的分类，要体现出文件之间的内在联系，使教学类档案成为一个有机整体，便于系统的提供利用，而且对排列、编目后续工作的开展，以及文件柜、文件架的管理有着重要意义。结合我院实际工作以及机构设置的特点，参照《归档文件整理规则》中关于归档文件分类的要求，制定我院归档文件分类方案。采用年度—机构（问题）—保管期限三种分类法，并可以组合成许多种复式分类法。一级类目的标识，采用类目名称主词和汉语拼音的第一个字母，如“JX”即“jiaoxue”（教学）的简称。档号模式规定为“年度号+分类号+案卷号”。如2014年教学综合性第1号卷的档案为2016-JX11-001，分类号（类目）的设置学院文件数量的多少可分为一级、二级或三级类目。2016-JX01-1～N（保管期限为“永久”时从“1”～“N”件排列流水件号）（2）建立教学档案管理制度：通过建立档案分类标准来规范教学档案管理，必须有配套的制度，需依据档案相关法律法规，研制学院的档案管理工作规范框架。在调查的过程中发现，大家对档案不够重视，很多的档案规章都不是很熟悉，档案意识的加强，需要全院的各个部门都引起重视，我们根据《中华人民共和国档案法》、国家教育委员会《高等学校档案管理办法》等档案法规，并结合学院档案工作实际，形成《湖南水利水电职业技术学院档案工作规范体系》，为加强学院的档案工作，充分发挥各类档案的作用，更好地为学院教学、科研及其他各项工作服务。对于档案管理的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和编研提供利用等业务环节有以下相应的制度《湖南水利水电职业技术学院档案管理实施办法》《湖南水利水电职业技术学院档案实体分类方案》《湖南水利水电职业技术学院各类档案工作规范》《湖南水利水电职业技术学院综合档案室工作职责》《湖南水利水电职业技术学院档案材料保管期限规定》等制度，组成档案工作规范体系。通过学习档案规章和学院档案工作规范，对加强全院职工档案归档意识，促进档案建设的标准化、规范化起到重要作用，进而提高学院档案管理水平，更好地发挥档案资源的社会、经济效益。（3）提出教学档案信息化管理系统开发方案：采集.NET技术与物联网技术研究档案管理系统，结合DA/T22——2000规则，通过建立的档案实体分类标准，进行信息交换和通信，以实现智能化识别、定位、跟踪、监控和管理，可以有效地提高档案管理质量和效率，能极大地提升学院档案管理信息化水平。档案管理系统的功能需求：档案管理系统是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，把分散在不同载体、不同位置的信息资源，以数字化的形式存储，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，实现档案的网络查询、借阅、归还、催还，对档案查询和利用情况进行统计分析，使档案管理人员对档案的管理更加容易，提高工作效率，降低管理成本。系统的管理员能够对录入的信息要求准确、完全；对录入的数据随时作更新修改，管理员能够得到最新的信息；为系统管理员和一般用户设置建立完善的权限和身份级别，一般用户不能对信息进行添加、删除。加快检索速度，促进档案的规范化和正规化，对做好学院档案信息化工作，对档案的整理、鉴定、保管、编目、检索、编辑、研究、统计与利用有着积极的推动作用。总而言之，随着高职院校的发展，根据人才培养质量的需要，发现原来确定的归档范围和保管期限已不能适应当前教学改革发展，给当前的档案建设工作造成了困扰。因此，本课题主要研究的是大数据时代高职院校的教学档案与DA/T22——2000规则相适应的教学档案管理系统研究，为教学档案的规范管理和教学档案管理系统的分类提供了依据，适应当前人才培养的需求，对教学档案分类进行研究，以适应档案现代化管理发展的需要。
参考文献：
[1]钱爱华.完善高校教学档案归档范围与分类标准的思考[J].兰台世界，2013（5）.
［关键词］合同档案；风电企业；管理分类
合同档案详细记录了风电企业的各项经济活动，在企业制定年度预算、评估和审计等工作中发挥了重要的参考价值。调查发现，许多企业对合同档案管理的重视程度不高，合同档案管理存在分散、混乱等问题，给档案的查找和利用带来了很大困难。因此，风电企业必须要采取合理的合同档案管理分类办法，实现合同档案的科学分类和优化管理，为各项工作的开展提供指导，维护企业的合法权益。
1企业合同档案的基本特征
对风电企业来说，企业运营中产生的档案种类主要有技术合同、劳动合同、工程合同等，这些档案虽然在具体内容和使用价值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表现为以下几方面。
1.1法律性
法律性是企业合同档案的基本特征，也是区别于企业其他档案的标志之一。合同档案的内容主体是合同，而依法成立的合同，受到法律的保护。因此，企业合同档案具有明显的法律特征，这也意味着无论是合同档案的保存、管理还是销毁，都必须严格依照相关的法定程序。除此之外，合同作为记录了企业经济活动和维护企业法律权益的文件，也只有在具备法律特性的前提下，才能发挥应有的作用。
1.2凭证性
近年来，风电行业蓬勃发展，风电企业在推动自身经济发展的同时，也加剧了行业内竞争的激烈程度。部分企业为了谋求私利，往往会采用不正当的竞争手段，从而带来许多经济纠纷。合同作为企业生产经营活动的真实记录，对企业应尽的义务和拥有的权利进行了明确说明，在解决经济纠纷、维护自身合法权益方面发挥了重要的凭证作用，从而避免了不必要的损失。
1.3规范性
规范性是企业合同发挥法律效力的必要条件，合同档案的规范性主要体现在两方面。一方面是合同档案内容的规范性。一份完整的合同档案，应当包括具有法律效力的内容、当事人的亲笔签名、合同的数量以及书写形式等，只有这些条件符合法律规定，才能确保合同具备法律效力。另一方面是合同档案管理的规范性。合同档案在管理过程中，如果出现损坏或缺失，都会影响其法律效力的发挥。因此，必须要严格按照相关的规定进行管理，保证合同档案的完整性。
1.4繁杂性
企业每年都会产生大量的合同，合同档案的管理工作面临着较大的压力。同时，企业合同档案还需要根据不同的类别进行分类管理，例如，合同签订前的洽谈、招投标等；合同签订后的招标书、评标报告、会议记录等。要想确保合同档案应用价值的发挥，相关工作人员就要收集、整理和保存好这些合同档案。
2企业合同档案管理分类的优化措施
2.1强化企业合同档案管理机制
建立健全合同档案管理机制，能够为合同档案管理工作的优化开展提供必要的制度保障。完善的管理机制应当包含合同档案的收集、汇编、整理、保存等工作。相关工作人员要根据风电企业经营业务的发展情况，有针对性的补充合同档案管理制度的内容，以确保合同档案的管理能够与企业发展向适应。从企业发展的角度说，只有在完善的合同档案管理制度下，才能借助于合同档案，帮助企业减少市场竞争风险，进而在保证自身利益不受损害的情况下，推动风电企业实现健康和持续发展。
2.2加强合同档案之间的联系
企业合同档案数量较多，如果采用单独整编和单独管理，必然会导致档案管理人员的工作压力剧增。因此，为了提高企业合同档案的管理效率，在进行合同档案的整理过程中，相关工作人员需要有重点的寻找合同档案间的内在联系，而合同档案的分类管理，可以显著提升其工作效率，减轻工作压力。例如，可以根据实际工作情况，单立类目、分类组卷，这能够起到化繁为简的效果。当然，企业管理者也要为合同档案管理分类工作提供必要的支持，可指派独立部门负责合同档案管理的相关事宜。
2.3实施合同档案的统一编号
为了便于进行合同档案的管理，风电企业在开展分类管理时，可以将不同的合同进行统一编号。这样一来，今后在查找某一份合同档案时，不需要花费过多的时间进行翻找，而是直接查找编号，极大的提高了合同档案的管理效率。合同档案的编号要按照一定的要求进行，例如可以根据合同档案内容的不同进行分类，如物资类、工程类等；还可以根据合同档案的生成时间进行分类等。需要注意的是，无论采用何种分类形式，都需要在档案袋上进行标注，避免混淆。
2.4定期进行档案材料的整理
合同档案的管理是一项动态的工作，随着企业各项业务的不断开展，也源源不断的产生了许多新的合同档案。因此，风电企业在进行合同档案的管理分类时，也要注重对新生产合同档案的整理和保存。档案管理人员还需要定期进行档案检查，确保合同档案的完整性和安全性。例如，要保持合同档案储存室的整洁干燥，避免因空气潮湿导致档案发霉、变潮。在合同档案移交时，也要提前清点好合同档案的数量、种类，对于失效的合同档案要按照法律流程进行销毁。对合同文件变化情况都要进行及时的掌握，由于有些合同文件资料的不确定性，不能一次性终结，因而不主张将刚签订的合同归入档案室，而需要相关工作人员关注合同的变化情况，将完结的合同档案统一移交给档案管理部门，这会使合同档案分类管理更为全面和系统化。
3优化企业合同档案管理分类的方法
3.1集分式归类原则为核心的合同档案分类管理
企业合同档案的分类管理要重点对科技档案和文书档案进行分类整理，科技档案主要包括企业的生产、科研内容以及建设项目的文件资料，具有技术性和保密性较强的特点。文书档案的分类整理包括企业行政事务的管理以及经营方面的管理内容，这些档案内容不利于查找和统计，在进行分类、收集、整理的过程中，存在较大的难度，因而，需要依循集分式归类的原则，进行合同档案的分类管理，还要依照《合同法》中的无名合同和有名合同的不同种类，进行重新拟定和分类，从而增强合同档案分类管理的有效性。
3.2集分式分类表
我国企业的有名合同主要涵盖了9种不同的合同形式，又称为典型合同，是具有规则和名称的合同形式；而无名合同又称为非典型合同，是没有规则和名称的合同形式。这9种不同形式的合同要以有名合同和无名合同为前提，拟定规范且科学的集分式分类表，并要在集分式分类表中，对合同档案进行分类归档，进行统一的编号和整理。实践证明，集分式分类表能够在很大程度上，提高企业合同档案管理分类的效率，与传统的分类方式相比，无论是在管理工作强度还是人力资源需求上都更具优势，这也是集分式分类方法在企业合同档案管理中得到普遍应用的主要原因。
3.3分类表的使用方法
集分式分类法作为一种新型的合同档案管理办法，具有提升合同档案管理效率、减轻档案管理工作压力等优点，但考虑到合同档案管理工作的重要性，在应用集分式分类管理时，仍然需要使用标准化的操作方法，以确保其应用优势得到完美的体现。首先，要明确合同档案的分类标准及其所包含的基本信息，例如合同档案的生成年份、分类号、合同数量等，这些信息都需要记录在分类表中，以便于档案管理人员进行参考。其次，科学区分合同档案的年号、分类号和流水号，这三个要素分别代表了不同的含义，在合同档案分类管理和后期档案查找中发挥着重要的作用。
4结语
在日趋激烈的行业竞争环境中，合同档案成为关系到企业经营业务开展和市场核心竞争力提升的重要因素，规范化、科学化的合同档案管理，能够确保合同档案的保存安全和其应有价值的发挥。作为风电企业的管理者，应当重视合同档案在企业经营发展中所发挥的重要作用，并以实际行动营造良好的工作氛围，确保合同档案管理分类的顺利开展；对于合同档案的管理人员来说，其也要强化岗位责任意识，不断提升个人专业能力，确保合同档案管理分类工作的顺利完成。
主要参考文献
［1］蓝玉超.新时期国有企业职工档案管理工作存在的问题及对策［J］.兰台世界,2015(z3).
［2］蒋怡琴.解除待履行合同的溯及力研究——以完善《企业破产法》第十八条为切入点［J］.特区法坛,2016(5).
［3］陈雪萍.重视合同档案管理维护企业合法权益——如何做好企业合同档案管理的探讨［J］.祖国,2013(6).
[关键词] 复式分类法；多级目录；档案分类
[中图分类号] G27 [文献标识码] A 文章编号：1671-0037（2014）01-42-2
档案分类是档案管理工作中的重要环节，既是上承档案收集的基础工作，又是下启档案整理的关键程序，是资料组织从无序到有序、从原始到科学的第一步；影响档案管理人员选择档案分类方法的因素复杂多变，能恰当运用科学的方法将档案分类，有助于实现档案便于利用的目标，值得每一位档案员深入了解，认真学习。本文将介绍一般的档案分类方法及其使用过程中的常见问题，逐步深入了解目前档案分类中的复式分类法及多级目录结构编制之间的关系，探索复式分类法与多级目录配合使用的妙处。
1 档案分类方法
1.1 常用的三种档案分类法
1.1.1 年度分类法。年度分类法以形成和处理文件的年度为标准，将档案分成各个类别。适用于使用文书档案逐年归档工作制度的单位。
1.1.2 组织机构分类法。组织机构分类法是根据文件的承办单位将档案进行分类，即按照立档单位的内部组织机构将档案分成若干类别。适用于内部机构稳定、机构头绪不多的单位。
1.1.3 问题分类法。问题分类法是以文件内容所设计的问题为标准，将档案分成各个类别。适用于存在时间不长，组织机构模糊不清、档案数量不大的终结全宗。
2 档案分类法使用过程中的常见问题
2.1 使用年度分类法时难以正确区分文件年度
由于文件产生过程的成文日期、签署日期、日期等不尽相同，因此档案员在鉴定文件所属年份时需多动脑筋、细心思考。以下的文件值得档案管理员认真思考，区分归档的所属年度：
《**公司2013年工作计划》（成文日期：2012年12月15日）
《**公司2012年工作总结》（成文日期：2013年1月6日）
《**公司2012～2015三年发展规划》（成文日期：2013年1月15日）
《**公司第三届科研成果交流会》（该会议于2012年12月16日召开，2013年1月4日闭幕，会议材料需归档的包括会议通知、会议议程、开幕词、交流的科研论文、获奖名单等）
以上文件的年度划分，没有一成不变的参考标准，必须从文体种类入手，细心分析，遵循原则，正确处理：
2.1.1 法规性的文件以批准日期为依据；
2.1.2 指导性的文件以签署日期为依据；
2.1.3 会议记录以开会日期为依据；
2.1.4 计划、总结、预算、决算、统计报表以该文件内容针对的时间为依据；
2.1.5 跨年度计划以开始年度为依据；
2.1.6 跨年度总结以最后年度为依据。
2.2 在使用组织机构分类法时，文件属于多个组织机构（部门）的或为多个组织机构（部门）所利用的，档案管理员往往为图工作简便，只在其中一个组织机构（部门）的档案中保管该份文件。这有悖于档案管理便于利用的最终目的。正确的做法应该是在各组织机构（部门）分别备份。
2.3 问题分类法常见的类别设置，档案工作者在为立档单位设类之前，用通过调研，对立档单位的主要职能、内部机构设置等情况有深入了解，根据实际情况拟定类别，试以某公司为例：
问题分类法容易遇到年度跨度大、涉及部门多的情况，可归入“综合管理类”或设“总类”。
档案管理员应注意在档案管理过程中不断完善类目，其体系应为逐渐完善的动态过程，对不尽合理之处或实际工作有变动的情况需及时调整改良。
因此，单一的档案分类方法在现实情况下是无法满足实际工作需求的，将上述三种单一的档案分类方法综合使用，能使档案分类呈多维立体的态势，最终服务于检索与利用，这就是档案分类中普遍运用到的复式分类法。
3 多级目录
多级目录在电子档案出现以后发展迅速，该目录结构也称为树形结构。在多级目录结构中，每一个根目录包含若干子目录，在子目录中又包含下一级子目录，这样类推下去就构成了多级目录结构。采用多级目录结构的优点是建档单位可以将不同类型和不同功能的文件分类储存，方便档案的管理和查找。如果仅仅依据以上的档案分类方法，可将档案目录平面铺开，形成多级目录。然而，这种单一、扁平的结构在工作中是无法满足实际需求的。只有将多级目录与复式分类法的巧妙结合结合，使扁平的结构立体起来。
4 复式分类法
以年度分类法、组织机构分类法、问题分类法为基础，由年度和组织机构、年度和问题灵活组合形成的档案分类方法叫复式分类方法：
4.1 复式分类法的常见类型：
4.1.1 年度-组织机构分类法。
即先将立档单位内的档案按年度分类，然后在每个年度类下再按组织结构（部门）进行分类。适用于内部组织机构经常变化但不复杂的立档单位，适合现行机关的档案使用。
4.1.2 组织机构-年度分类法。
即先将立档单位内的档案按照组织机构分类，然后在每个组织机构（部门）下按年度分类。适合内部组织机构稳定的立档单位，一般多用于撤销机关的档案分类。
4.1.3 年度-问题分类法。
即先将立档单位内的档案按照年度分类，然后在每个年度下按问题分类。适用于立档单位内部组织机构变化复杂，或由于组织机构间分工不明确、文书工作不正规等难以区分文件所属机构、没有内部机构或内部机构简单的立档单位。
4.1.4 问题-年度分类法。
即先将立档单位内的档案按照问题分类，然后在每个问题下按年度分类。适用于撤销机关档案和历史档案。
档案管理员能根据上述四种复式分类法，编制多级目录，如图所示：
如此，复式分类法的立体维度结构形成。
4.2 使用复式分类方法应以立档单位的实际情况灵活设置，适当变动。试看以下例子：
某公司在成立之初由办公室、生产车间、采购部、销售部和研发部五个部门组成，由于该公司主要经营范围是加工生产，档案管理人员按组织机构-年度分类法来分类整理档案；其后几年内，企业人员变动较大，因为加工订单充裕，公司领导层决定增设生产线，提高盈利效率，生产车间增加到3个，撤并研发部，办公室分立成行政办公室和总务后勤两个部门。这样的例子在企业档案管理中是颇为常见的，档案管理人员应及时作出灵活的应对，对企业档案的分类方法做出调整，以免影响档案的利用效率，甚至导致档案管理混乱。该单位可将原先的组织机构-年度分类法调整为年度-组织机构实现档案的科学管理。
4.3 在以上复式分类法的基本模式下，按照档案管理的实际情况与保管年限结合使用，组合成以下的复式分类方法，使档案管理更趋条理化：
小结：档案管理的分类方法是将档案资料从内容到形式理出立体层次、纵横维度的过程。是一门充满理趣的学科，需要档案管理员用心用脑关注本单位的实际情况，用耐心和恒心去构筑适用好用的框架，在此过程中，多级目录的使用千变万化，但万变万变不离其宗，把握好根目录和二级目录的维度是关键，不少档案管理员将多级目录编成简单的序列，抹杀了多级目录的价值，实在可惜。在二者的完美配合下，实在不难建立合理的档案实体管理体系，更好地对档案实行科学管理与信息资源的开发利用。
参考文献：
[1]中华人民共和国档案法实施办法[S].
[2]张虹，姬瑞环.档案管理基础[M].中国人民大学出版社，2008.
