时间：2023-04-21 18:54:01
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【论文关键词】会计信息化档案安全性维护性
会计档案是重要的经济档案,随着会计电算化技术的广泛应用,会计档案的产生与保管也随之发生了根本性变化,原来手工记账中的纸质凭证和档案也被电子凭证和数字档案所取代,由传统意思上的档案变为了信息化档案。
1会计信息化档案的特点
1.1会计信息化档案的载体多样性
传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算纸质材料,它是记录和反映经济业务的重要资料和证据。实行会计电算化后形成的会计档案,既保留了传统意义上书面纸质的会计档案,又包括存储在计算机硬盘、光盘等存储介质中的会计数据和相应电算化环境下的财务软件系统等。
1.2表现形式的特殊性
传统的会计档案直观性强,主要以书面纸质形式保存,可以不借助任何技术手段而直接查看会计信息,但记录信息量低,占用空间大,数据查找不便且不容易保管。信息化会计档案,必须在特定的计算机硬件和软件环境下才能使用,对计算机系统的依赖性很强,但记录信息量大,占用空间小,数据查询简单方便且容易保管。
1.3信息处理的便易性
信息化会计档案因其会计信息的数字化,大大提高了会计档案的利用效率,便于会计档案信息的资源共享,但同时也加大了会计档案被篡改、破坏及泄密的风险。
1.4保管条件较高
信息化会计档案存储介质十分精密,电子数据容易因温度、湿度和其他意外情况而丢失,对使用存放环境要求较高。
2会计信息化档案管理中的问题及对策
2.1安全性
会计信息化条件下,会计档案的调阅将不再完全依赖于手工的查账,会计信息资料可以直接由软件查询,或通过拷贝光盘等存储介质直接获取相关资料,从而在会计信息档案的管理中保证档案的安全是首要问题。确保信息化档案安全首先要完善管理制度,根据相关法律法规和信息化档案的特点,制定和完善符合新环境下的会计档案管理制度,特别是要建立权限分级制度,实行岗位专人专职制度,对不同岗位赋予不同权限,在会计电子档案管理中负有不同职责,采取不相容职责相分离措施,严格岗位责任制,加强相互监督和约束。健全档案归档、档案查阅、档案目录登记和鉴定销毁管理制度,严防会计电子档案毁损、丢失和泄密。其次对信息化档案采取必要的物理保护措施。根据其档案载体的物理特性,在形成这些档案时应采用“AB备份法”进行数据的备份,对于每一备份要注明形成档案的时间与操作员姓名,最好做异地存放,存放地点还应远离磁场,注意防尘防潮防静电防高温。对这些采用磁性介质保存的文档,还要定期进行检查,定期进行复制,以便在再利用或发生意外时能及时恢复数据,保证数据的完整性。第三对传输、存档的会计信息化档案要提供保密功能,最好使用相关的档案管理软件能对产生的会计数据提供相应的加密措施,即使数据丢失,没有特定软件解密仍不能读取数据,保证其不会泄密。第四对保存有信息化档案数据的计算机应采取物理上的隔绝,只接入财务系统内部局域网,与Internet互联网物理断开,同时还要严格禁止在相关的计算机上直接使用移动存储介质,必须用最新杀毒软件查杀完毕后才可使用,防止计算机病毒感染,造成数据被破坏。
（一）档案信息制度不健全带来的信息安全隐患
在档案信息化突飞猛进的背景下，相关的档案信息安全管理制度却未及时地建立起来，给别有用心的人窃取和不当利用档案信息以可乘之机，严重危害着档案信息的安全。比如，有的档案管理单位解答了档案利用者的问题，因为认为该问题具有代表性，就将该问题放入常见问题资讯库中。若该档案管理单位缺乏档案信息的保护制度和保密意识，没有对咨询人的个人信息进行必要的屏蔽和处理，可能会造成用户信息的泄露，侵犯档案利用者的隐私权。再比如，有的地市住房公积金管理网络系统由于缺乏相应的安全制度和技术保障措施，只需要输入公积金缴存人的姓名就可以查阅到其工资水平和住房公积金缴纳情况，而个人的收入状况属于个人不愿向外界透漏的的隐私，这就造成了个人档案信息的泄露。
（二）档案网络化管理带来的信息安全隐患
网络化管理给档案管理工作带来便利。但是，计算机感染木马病毒和遭受黑客恶意攻击的风险给档案信息的安全性带来隐患。木马程序一旦侵入档案管理系统，很可能会破坏档案信息数据，甚至会采取篡改、盗窃、销毁档案数据的破坏手段，造成档案管理的混乱，给档案数据的安全性带来致命损害。另外，以光盘、硬盘等存储介质为载体的电子数据档案有其自身不可克服的缺点，如信息数据不够稳定、易于损坏和难以固定保存等，加之档案存储设备更新速度很快，若不对档案存储设备以及相关的计算机硬件和软件及时更新，解决数字档案的格式转换等问题，极易造成档案数据丢失、毁损或无法顺利读取等情况发生。
（三）档案管理造成的信息安全隐患
档案信息化对档案管理人员的素质提出了更高的要求，要求档案管理人员不但要精通档案管理知识，还要精通互联网知识、计算机和相应档案管理软件的操作方法。但是，当前档案管理人员的年龄结构存在普遍偏大的状况。有些年龄较大的档案管理人员知识更新不够及时，仍然拘泥于传统的档案管理模式，对信息化的档案管理可能会感觉力不从心。因为对档案管理设备和档案管理软件研究不够深入，操作熟练程度不够等原因，在管理过程中容易造成档案数据意外删除等丢失毁损情况，构成档案信息的安全隐患。
二、加强档案信息安全的举措
（一）加强制度建设，提高档案安全管理意识
首先，单位领导要充分认识到档案信息安全管理的重要性，制定相应的档案信息安全管理制度，与档案管理人员签订档案安全管理责任承诺书，安排专门档案管理人员对所有档案信息进行保密管理，规范档案信息的保密审查程序和公开程序，确保做到公开的档案信息不，的档案信息不公开。同时，要完善档案信息安全防范机制，严格禁止其他计算机对档案管理系统网络的接入和访问，的档案信息不允许与互联网联接，的计算机要设置专用密码，在转为非计算机时要按照《保密法》的规定对存储硬盘进行拆除。
（二）不断提高档案安全管理技术，做好电子档案的异质备份工作
首先，提升档案安全管理技术是保障档案信息安全的有效途径，要定期对管理档案的计算机设备进行杀毒软件的升级，及时对病毒进行扫描和查杀，避免木马程序和黑客恶意侵入档案管理系统。同时，定期对档案管理设备如计算机设备、打印机、复印设备等进行检查，确保各种档案管理设备的正常使用。其次，承载电子数据档案的存储设备有别于传统的档案载体文件，对它的读取必须依靠必要的硬件设备和阅读软件才能够实现，对这些电子文件档案同时转化为其他类型的载体就成为必要。做好电子档案的异质备份工作，就可以防止随着技术的发展出现现有的电子档案因为缺乏相应的阅读设备和软件而不能顺利读取的尴尬局面。异质备份的常见方法主要有：将网络下载文件转变成纸质文档；将纸质文档通过扫描等手段转换成电子文档；将现有的电子照片通过拷贝等形式制作成多份备查等。
（三）优化档案管理人员结构，提高档案安全防范意识
档案管理的信息化对档案管理人员的素质提出了更高要求，要优化档案管理人员结构，建立形成梯队的复合型档案管理队伍。档案管理人员不但要熟悉档案管理方面的业务知识以及相关的档案管理法规，还要对计算机操作、互联网知识等现代化的科技知识做到熟练掌握。这就要求我们必须要建立健全档案管理人员的管理制度，对档案管理人员的配备、流入流出等规定严格的程序，明确各类管理人员的工作职责和违反规定造成档案安全信息不当泄露应承担的责任。要定期对档案管理人员进行业务知识和档案信息安全管理方面的培训，提高他们的安全防范意识和防范技能水平。
三、结语
所谓的档案信息化就是指在实际的档案管理工作中，采用信息化的技术和手段，实现信息的共享，为档案应用着提供便利。同时做好档案的开发和整理工作也是现如今社会发展的重要趋势。网络的高度发达成为档案信息化建设的前提和条件，实现档案管理的信息化和网络化符合社会可持续发展的需求，同时还能够提升社会服务的意识，加强服务力度。在进行档案信息化的过程中需要对相应的制度，管理方式等进行高度重视，同时做好档案安全的防御工作也是一种企业或者是事业单位风险评估的重要表现。保证档案信息的真实性和准确性时提升企业信誉程度，树立形象的重要因素。可见，在现如今的社会中，实现档案管理的信息化，加强保证意识具有一定的重要意义，也具有一定的必然性和可行性。
2档案信息化发展的技术环境和政策环境
2.1档案信息化发展的技术环境
从档案信息化的进程上看，其技术环境主要是包括计算机网络的普及以及各种办公方式的优化，做好档案信息的收集、整理以及存储和利用工作是实现档案信息管理的重要环节，在各个关节中都需要将先进的信息技术应用到其中。所以说，各种技术设备和方式的共同作用逐渐完善了档案信息化的进程。另外，还需要提供良好的硬件设施，实现档案信息的资源共享工作，同时保证档案信息传递的快速和便捷。
2.2档案信息化发展的政策环境
由于档案管理的信息化实现给档案管理工作带来较多的便利，因此，国家对这一问题加强了重视。在相关的法律法规中提到了关于档案信息化建设的重要内容。这些举措都是为档案信息化创设一个相对比较公平且开放的环境，使得档案信息能够发挥自身的优势作用，实现全国性和规范性的特点。另外，档案信息的真实性和准确性特点也需要科学的政策环境作为背景，各级单位或者是机关等都应该充分应用网络的相关资源实现档案管理的高效性。不得不提到的是，档案信息的检索功能越来越受到人们的高度重视，在实际的应用中，需要保证应用的快捷性。
3电子档案信息管理存在的安全问题
档案管理的安全问题直接影响到档案管理机构的机密或者是相应工作的进展。因此，保证档案管理工作的安全性，做好安全保证工作，能够有效的解决电子档案信息管理工作中出现的众多问题。虽然档案管理工作人员众多，但是工作中出现的问题比较严重，其中包括以下几个方面。
3.1物理安全问题
物理安全问题是档案信息化中最为主要的问题，所谓的物理安全主要是指档案信息存放的条件以及环境，档案信息多以电子形式保存，因此，保存的温度和湿度等都需要控制在相应的范围内。尽量避免出现消磁，毁坏会这是盗窃的问题。从目前电子档案的管理工作上看，出现破坏的可能性主要有表现在两个方面，第一是计算机自身的软件和硬件方面的问题，另一方面则是人为因素。可见保护电子档案的安全性需要做好辐射的防护，提升工作人员的操作技能等等。
3.2软件安全
软件是计算机系统的重要组成部分，只有保证软件的安全问题才能实现档案信息的正常运行，提升利用程度。软件和硬件都是比较重要的两个方面，要在运行的过程中严格按照相应的标准以及规定来进行，同时对软件的使用权限进行控制，同时还需要对电子档案进行归档和整理，避免黑客对档案信息进行拷贝和篡改。
3.3数据安全问题
数据安全才是档案信息安全的基本，电子信息的保护就是要保证信息不被泄露。同时在电子档案的软硬件共同作用的前提下，需要更加注重对数据安全问题的重视。为了保证安全问题，需要将档案信息进行备份处理。通过科学的介质来进行传递，提高其利用程度。还可以根据档案信息的使用频率来设置权限，这样才能保证档案信息的数据安全问题。
3.4网络安全问题
在计算机系统应用的过程中，可能会受到网络节点的制约，形成一定的破坏性，直接影响到计算机网络的安全性，对于档案信息的安全程度也会产生严重的影响。而且网络问题的出现也会造成其他问题的产生，所以需要根据电子信息档案的相关内容以及应用的特点来设置相应的防火墙结构，做好安全技术的推广，对网络安全问题进行严格地控制。在此过程中需要将网络监管工作落到实处，选择专业的工作人员来进行这一工作。
3.4.1单位的安全防范意识要加强
改进服务的方式增加新的举措，提高创新性，在共享电子档案信息资源的前提下，要加强安全性防范，在共享电子档案信息的同时注意信息流失，除了给计算机各类用户提供计算机网络提供优质服务的同时，在技术时上要加强管理，最终做到信息服务的最优化。
3.4.2重视基础设施的建设提高应用系统的维护
在提供了高效便捷的服务下，我们还要重视基础设施的建设提高应用系统的维护。对那些突发性的灾难，在安全上要有积极的应对措施，并最终达到综合性和智能化的电子档案管理。
4结束语
在档案信息化建设过程中,首先要对现存档案进行数据化处理,通过缩微、扫描等手段,将照片、音像、文书、书籍等转换成电子文件。然后根据档案管理规范,便于检索利用,对其归类,并根据电子信息技术的进步,更新软件,设置防火墙,进行数据备份、数据加密等防范措施。信息化时代需要档案管理人员具备较高的综合素质及专业能力,档案管理员需熟练使用计算机同时又精通档案业务知识。但在目前高校重视教学、科研的情况下,学校很少会把档案管理视为重点,去培育优秀的档案管理人员,人才的匮乏已成为制约高校档案信息化建设的瓶颈。
2对策及措施
2.1加快信息化建设规章制度的制定及推行档案信息化建设能否正常发挥其功能离不开档案管理部门规章制度的建立。制定出符合档案信息化运行的具体措施和办法,明确档案信息化建设的任务和重点,指导高校档案管理规范的建设、运行、管理及维护工作,使高校档案信息化建设有规可守,有章可循,保障高校档案信息化建设朝着制度化、标准化和规范化的方向发展。档案信息化建设的制度一般包括:保密制度、查阅利用制度、网络安全管理制度、操作管理制度、以及具体工作人员的岗位目标责任制等。各项规章制度随着工作实践不断完善,以保证档案规章制度的权威性。
2.2增加资金投入,加强软硬件基础设施高校档案业务要正常运行需要配置计算机、网络软硬件、复印机及扫描仪等设备,这是一项投入大,累积长、见效晚的工作。争取领导重视和支持,加大资金投入力度,是实现、加速档案信息化建设的基本保证。首先,教育主管部门要依法增加高校教育经费投入,使高校有可靠的资金投入档案信息化建设中。其次,高校自身要多方筹措资金,加大档案信息化建设方面的投入力度,以此提高档案信息化软硬件设备。最后,档案管理部门自身也可以通过合理的渠道增加收入,坚持争取财政支持与积极自筹相结合,使高校数据库资源能够发挥其应有的作用。
2.3加强档案信息源建设,完善档案管理应用系统充分利用档案信息化管理软件,在档案管理应用系统中给与各部门权限,使全校各部门可根据自己的权限范围在应用系统中分类传阅相关文件,并注明处理意见,只需在年终归档时向档案馆移交一份归档清单,从而减少了档案馆数据录入工作。或者档案管理部门组织大量人力,以人工输入的方式录入档案数据,有重点、分步骤地将现有档案信息数字化,保证所有保存的电子文件的真实性、安全性和完整性。加强档案信息源建库入网工作,把档案数据库作为学校重要信息资源,构建全校档案文献数据库。同时充分利用并发挥网站的作用,使档案部门网站成为宣传档案工作、开展档案业务的服务窗口。
首先，要建立一套安全有效的会计档案管理制度与财务管理适应，如操作管理制度、数据管理制度、机房管理制度等，这些管理制度同样也是构成单位内部控制体系的重要组成部分。网络安全是会计档案的生命线，可以通过权限管理、加强密码设置、安装正版防毒工具等有效措施，使系统内部的数据得到安全保护。其次，对会计档案资料实行电子文件与纸质文件共同管理的制度，将两者同步归档，既对纸质文件照常整理归档，又对电子文件中的相应的会计信息数据录入存档，起到资源共享，共同互补的作用。最后，建立严格的会计档案使用权限管理制度，既要防止内部人员对外泄密，也要防止外部人员向内窃取。
（二）从基础做起，加强日常会计档案管理工作。
会计档案因存储量大，可以通过计算机硬盘或刻录光盘等将会计数据储存。但电子的会计档案资料易复制、易更改。而纸质的会计档案数据，字迹容易鉴定，有直观可视性，这就决定了信息化会计档案管理的要求远比纸质会计档案要提升许多。同时，会计档案有别于其他文书类档案，具有法律凭证的性质，是单位整个经济活动的全部真实记录。因此，会计档案的完整性尤为重要。首先，对电子设备和防病毒软件时时进行更新与维护。随着信息网络技术的不断更新与进步，计算机网络病毒的攻击力也越来越强，使得会计信息的重要数据容易被破坏。其次，定期对会计电子档案进行备份。建议对数据进行双重备份，并存放在不同的地点，以防止意外灾害给整个财务信息化系统造成无法挽回的后果。最后，注意电子档案的存放方式。由于会计电子档案对周围环境要求苛刻，采用磁性介质保存的会计档案要防水、防火、防尘、防磁，这就体现了电子档案管理的脆弱性。如果存放不当，就有可能造成会计档案信息的销磁或者数据的丢失，所以应远离磁场，严密保管。
（三）注重综合型人才的培养。
（一）城建档案信息技术有待提高。同世界其他先进国家相比，目前我国城建档案软件和技术的研发还处于初级阶段，科技水平不高。由于计算机型号不同、系统软件各异导致各地的城建档案馆所应有的软件不能做到信息共享和互用，城建档案的主管部门还没有建立一个系统的用于数据交换的计算机软件管理系统。同时，由于现行的档案信息整理、分类、著录等还没有统一化、科学化，信息软件防范网络风险的功能不强，应用软件在一定程度上不能适应现实的需要。
（二）城建档案信息资源管理有待规范。城建档案信息化建设的前提是管理的规范化和标准化。但是，在现实工作中城建档案信息资源的管理还存在一定的不足。例如，在声像档案的保管方面，许多档案馆对已经处理过的数字化电子文件不重视，使得电子文件因空气、温度等影响而受损。同时，由于城建档案在一定程度上实现了信息化。但是这种信息化的档案恰恰是被束之高阁，而并没有真正实现与网络对接，转变为“一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品”。这些管理方面的漏洞对城建档案信息化建设带来了压力。
（三）城建档案信息化建设资金有待投入。城建档案的信息化、数字化建设需要相应的计算机、存储、输入输出等设备，因此需要大量资金投入，这往往超出通常城建档案部门所能承担的范围，再加上有的地方对档案信息化建设不够重视，导致档案主管部门的拨款不足或是不能及时到位，使信息化建设进程缓慢或是不能有效开展信息化建设。
（四）城建档案信息化工作人员素质有待提高。城建档案信息化建设的关键在人。因此要推动信息化建设，工作人员首先要具备现代化网络知识和专业知识，而不能仅仅满足于一般的计算机操作。但从目前看，许多地方的档案人员现代技术水平偏低，缺乏相应的技术人才，尤其是城建档案信息处理复合型人才。因此，尽管有的档案馆引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。同时，随着城市建设的飞速发展，每年城建档案馆接收入馆的档案数量激增，由于目前的相应的工作人员数量有限，在档案业务指导、查询、利用等工作量已经饱和，根本没有时间和精力去顾及档案的信息化工作。
二、加强城建档案信息化建设的对策
（一）积极开发城建档案信息化软件。在工作中，要根据实际情况的需要积极开发适用于城建档案信息化建设的软件技术，建立安全稳定的信息软件系统。在进行信息化处理过程中，要把安全、稳定和保密放在第一位，确保归档的数据和信息不被破坏和损毁。对于档案，要采取严格的安全保护措施，一律不得与网络连接；对于非文件，即使在网上查询，也要采取身份确认、防火墙、数据备份等安全防护措施，既防止别人盗用信息又可以有效地防范计算机病毒侵入造成数据破坏，确保软件系统和和数据的安全。
（二）实现城建档案信息管理规范化。在城建档案信息管理实践中，首先要不断完善城建档案信息化规范体系，建立管理、业务、技术三个层面的操作标准与规范，尽快制定《城建档案信息化管理与操作规范》、《城建档案信息化技术保障细则》等规章制度，为城建档案数字化管理提供制度保障。其次，要适应时代和社会发展的需要，积极探索网络环境下的保护知识产权与保障用户公平使用的办法。再次，要建立城建档案信息化建设评估体系，以评促建、以评促改，通过对城建档案信息化建设与管理的评估来推动城建档案信息管理规范化的落实。
（三）加大城建档案信息化建设的资金支持。各地城建档案馆和主管部门要在设备投入方面给予大力支持，积极改善城建档案工作的硬件环境和软件环境，在工作人员待遇、经费使用等方面，有关部门应该重视和解决工作中现实存在的问题，以便于为工作的开展创造良好的条件。
城建档案信息化建设的关键在人。因此要推动信息化建设，工作人员首先要具备现代化网络知识和专业知识，而不能仅仅满足于一般的计算机操作。但从目前看，许多地方的档案人员现代技术水平偏低，缺乏相应的技术人才，尤其是城建档案信息处理复合型人才。因此，尽管有的档案馆引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。同时，随着城市建设的飞速发展，每年城建档案馆接收入馆的档案数量激增，由于目前的相应的工作人员数量有限，在档案业务指导、查询、利用等工作量已经饱和，根本没有时间和精力去顾及档案的信息化工作。
二、加强城建档案信息化建设的对策
（一）积极开发城建档案信息化软件。在工作中，要根据实际情况的需要积极开发适用于城建档案信息化建设的软件技术，建立安全稳定的信息软件系统。在进行信息化处理过程中，要把安全、稳定和保密放在第一位，确保归档的数据和信息不被破坏和损毁。对于档案，要采取严格的安全保护措施，一律不得与网络连接；对于非文件，即使在网上查询，也要采取身份确认、防火墙、数据备份等安全防护措施，既防止别人盗用信息又可以有效地防范计算机病毒侵入造成数据破坏，确保软件系统和和数据的安全。
（二）实现城建档案信息管理规范化。在城建档案信息管理实践中，首先要不断完善城建档案信息化规范体系，建立管理、业务、技术三个层面的操作标准与规范，尽快制定《城建档案信息化管理与操作规范》、《城建档案信息化技术保障细则》等规章制度，为城建档案数字化管理提供制度保障。其次，要适应时代和社会发展的需要，积极探索网络环境下的保护知识产权与保障用户公平使用的办法。再次，要建立城建档案信息化建设评估体系，以评促建、以评促改，通过对城建档案信息化建设与管理的评估来推动城建档案信息管理规范化的落实。
（三）加大城建档案信息化建设的资金支持。各地城建档案馆和主管部门要在设备投入方面给予大力支持，积极改善城建档案工作的硬件环境和软件环境，在工作人员待遇、经费使用等方面，有关部门应该重视和解决工作中现实存在的问题，以便于为工作的开展创造良好的条件。
